REALIZAR O PROCESSAMENTO ESPECIAL E O ARQUIVAMENTO ... · DEFINITIVO DE AUTOS DE PROCESSO Proposto por: Equipe da Divisão de Processamento Especial e Arquivamento (DIPEA) Analisado

REALIZAR O PROCESSAMENTO ESPECIAL E O ARQUIVAMENTO DEFINITIVO DE AUTOS DE PROCESSO

Proposto por:

Equipe da Divisão de Processamento Especial e

Arquivamento (DIPEA)

Analisado por:

Diretor da Divisão de Processamento Especial e

Arquivamento (DIPEA)

Aprovado por:

Diretor-Geral da Diretoria Geral de Fiscalização e

Assessoramento Judicial (DGFAJ)

IMPORTANTE: Sempre verifique no site do TJRJ se a versão impressa do documento está atualizada.

Base Normativa: Código: Revisão: Página:

Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFAJ-014 04 1 de 38

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para o processamento especial e baixa

definitiva de autos de processos judiciais.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica a Divisão de Processamento

Especial e Arquivamento (DIPEA), passando a vigorar a partir de 19/11/2015.

3 DEFINIÇÕES

TERMO OBJETO

Arquivar Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos.

Autos Base física dos autos de processo judicial ou administrativo.

Baixa

1 - Toda movimentação de autos de processo que esgote a tramitação deste no órgão, procedendo-se ao respectivo registro informatizado.

2 – Registrar no sistema informatizado a devolução de autos de processo.

Colaborador Aquele que presta algum tipo de serviço à Instituição de forma regular, como funcionário terceirizado, estagiário, mensageiro, dentre outros.

Custas Valores devidos pelo processamento de feitos e fixados segundo a natureza dos autos de processo e a espécie de recurso (CPC, artigos 19-35).

Intimação Comunicação de decisão da autoridade judiciária que enseja manifestação processual do destinatário, sob pena de preclusão (CPC, artigos 234-242).

Carga

Ato de retirar os autos de processo de cartório pelo usuário.





TERMO OBJETO

Despacho Ordinatório

Despacho que impulsiona os autos de processo, sem conteúdo decisório.

Mandato Procuração ou substabelecimento que outorga poderes, com ou sem reserva (CPC, artigos 36-40).

Aviso de Recebimento (AR)

Documento dos Correios, cuja finalidade é o registro do envio da correspondência, bem como da entrega ou não ao destinatário.

Ofício Instrumento que veicula mensagem ou determinação de autoridade pública a outra ou a um particular, em caráter oficial.

Maço Conjunto de autos processuais reunidos para remessa ao arquivo.

Sistema de Distribuição e Controle Processual (DCP)

Sistema utilizado para distribuição e acompanhamento processual de primeira instância, também denominado Projeto Comarca.

Sistema PROGER

Sistema utilizado para protocolizar petições e documentos destinados às serventias judiciais de primeira instância.

Sistema de Controle de Malote (SISCOMA)

Sistema informatizado de controle de malotes e rastreabilidade de documentos.

4 REFERÊNCIAS

Ato Executivo Conjunto TJ/CGJ nº 124/2007, que criou a Unidade Especial

de Processamento do Arquivo (UNEPA);

Ato Executivo TJ nº 1658/2009, que criou o Grupo de Apoio ao

Processamento do Arquivo – GAPA;

Ato Executivo nº 106/2011, que vinculou o Grupo de Apoio ao

Processamento do Arquivo – GAPA, diretamente à Diretoria Geral de

Fiscalização e Assessoramento Judicial (DGFAJ);





5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Diretor de Divisão

Gerenciar e acompanhar, permanentemente, os serviços de recebimento de documentos e autos de processo; o processamento de autos judiciais; a publicação de andamentos processuais; os serviços de envio de documentos; o atendimento de balcão e a digitação, sob a responsabilidade da DIPEA;

efetuar a exclusão de petição no sistema DCP;

designar os integrantes de equipe responsáveis por cada execução de tarefas;

providenciar a correção de inconsistências em processos recebidos na DIPEA;

encaminhar processos para o Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGCOM/DEGEA) e serventias;

supervisionar as Centrais de Arquivamento e os Núcleos de Arquivamento;

definir as rotinas administrativas das Centrais de Arquivamento e dos Núcleos de Arquivamento;

receber planilhas consolidadas das Centrais de Arquivamento e dos Núcleos de Arquivamento;

elaborar Relatórios.

Equipe de Recebimento

Receber autos de processo oriundos da DGCOM/DEGEA e de serventias;

conferir guia de recebimento;

certificar e devolver os autos de processo a serventia de origem quando houver inconsistências;

restaurar autos de processo oriundos da DGCOM/DEGEA;

encaminhar autos de processo para a equipe de processamento.

realizar o atendimento aos usuários no balcão de atendimento;

fazer carga de autos de processo para os advogados;

receber autos de processos com carga para advogados;





FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Equipe de Processamento Especial

e Arquivamento

Proceder o envio eletrônico dos expedientes para publicação no Diário da Justiça Eletrônico (DJERJ);

conferir os expedientes publicados;

realizar o atendimento aos usuários no balcão de atendimento;

fazer carga de autos de processo para os advogados;

receber autos de processos com carga para advogados;

digitar documentos (ofícios, certidões para o FETJ, mandados etc);

elaborar os ofícios eletrônicos de baixa e cumprir as exigências;

receber petições,ofícios e outros documentos;

receber autos de processo oriundos da 2ª Instância;

encaminhar documentos;

encaminhar e receber autos de processo conclusos;

encaminhar autos de processo para as serventias;

arquivar e encaminhar autos de processo para a DGCOM/DEGEA.

6 CONDIÇÕES GERAIS

6.1 O servidor, em todos os atos praticados, deve apor nome e matrícula de

modo a permitir sua identificação.

6.1.1 Quando o nome e a matrícula do servidor que realizou a operação vierem

identificados pelo próprio sistema corporativo, basta aposição de sua

rubrica.

6.1.2 Tratando-se de colaborador, cadastrado na DIPEA, o mesmo apõe nos

documentos que receber a data do recebimento, nome e identificação civil

ou CPF;

6.2 É facultada a entrega, diretamente na DIPEA, de petições de juntada de

procurações e substabelecimentos.





6.3 Toda movimentação processual é lançada no sistema informatizado DCP.

6.4 A DIPEA recebe diretamente os autos de processo devolvidos pelo advogado

com expedição de guia de vista.

6.5 A DIPEA recebe, dentre outros, os seguintes documentos:

Ofícios;

correspondências com Aviso de Recebimento (AR);

mandados;

autos de processos do Tribunal de Justiça;

autos de processos entregues e devolvidos pelo Advogado;

autos de processos oriundos do DGCOM/DEGEA para proceder o

arquivamento definitivo;

resultados de agravo.

6.6 São devidas custas de desarquivamento quando ocorrer pedido de vista ou

de prosseguimento dos autos de processos recebidos na DIPEA, oriundos de

arquivamento provisório no DGCOM/DEGEA.

6.7 O desentranhamento de peça dos autos não induz renumeração, bastando

certificar o fato em folha que ocupa o lugar da que foi desentranhada.

6.8 Todas as folhas de petições/documentos, juntadas nos autos de processo

judicial, são numeradas na respectiva parte superior direita.

6.9 Quando há mudança de advogado, procede às alterações dos dados no

Sistema DCP.





6.10 O encaminhamento de autos de processo e demais documentos é

realizado:

Via malote;

via correio com aviso de recebimento (AR) e com guia de postagem

registrada;

guia de remessa de autos.

6.11 Na Comarca da Capital e nas Regionais, os autos de processo são

encaminhados ao destinatário pelo Serviço de Malote (SISCOMA), com guia

de remessa do sistema DCP.

7 RECEBER AUTOS DE PROCESSOS PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO

7.1 A equipe de recebimento confere os números dos autos de processo com a

guia de entrega do SISCOMA e verifica se estão corretos.

7.1.1 Se estiverem corretos, encaminha os autos de processo à equipe de

processamento;

7.1.2 Se não estiverem corretos, encaminha os autos de processo ao Diretor da

DIPEA, que toma as seguintes ações:

solicita informações, por e-mail, ao DGCOM/DEGEA ou a Diretoria Geral

de Tecnologia da Informação (DGTEC);

lança no Sistema DCP a localização dos autos de processo;

aguarda resposta do DGCOM/DEGEA ou da DGTEC;

junta resposta do e-mail nos autos.

7.2 Quando a pendência for solucionada encaminha os autos de processo à

equipe de processamento.





8 PROCESSAR FEITOS RECEBIDOS DO DGCOM/DEGEA PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO

8.1 A equipe de processamento acessa o sistema DCP e verifica se os autos de

processo e/ou apenso estão virtualmente disponíveis para a DIPEA.

8.1.1 Em caso positivo, procede a análise dos autos de processo.

8.1.2 Em caso negativo, encaminha o autos de processo ao Diretor da DIPEA.

8.2 O Diretor da DIPEA verifica se há pedido de desarquivamento feito pela

serventia de origem dos autos.

8.2.1 Havendo pedido, devolve os autos de processo à equipe de processamento.

8.2.1.1 A equipe de processamento providencia a devolução dos autos de

processo à serventia de origem.

8.2.2 Não havendo pedido, o Diretor da DIPEA encaminha e-mail à DGTEC,

solicitando a disponibilização dos autos e aguarda a resposta.

8.2.2.1 Caso não seja atendido, reitera o e-mail até o seu atendimento.

8.2.3 Recebida a resposta, devolve os autos de processo à equipe de

processamento.

8.3 A equipe de processamento verifica se os dados dos autos de processo estão

corretos:

nome das partes;

endereço atualizado;

advogado;

assunto;





classe;

cadastro, etc.

8.3.1 Corrige as inconsistências.

8.4 Verifica se há petição para juntar na serventia de origem.

8.4.1 Havendo petição, solicita por e-mail e aguarda o prazo de 10 dias.

8.4.1.1 Se o e-mail não for respondido no prazo, certifica o ocorrido e encaminha

os autos de processo à serventia de origem.

8.4.1.2 Se a petição não for localizada na serventia, junta a resposta do e-mail

aos autos de processo e encaminha ao Diretor da DIPEA, para exclusão

da petição no Sistema DCP.

8.4.1.3 Se a petição for localizada na serventia, aguarda seu recebimento da

serventia para fazer a juntada nos autos de processo.

8.5 Verifica se há depósito não levantado e/ou objetos probatórios (CD, pen

drive, fita VHS, chave, documentos juntados por linha) juntados aos autos de

processo.

8.5.1 Se houver, certifica a ocorrência no processo e encaminha ao Juiz.

8.5.2 Aguarda a devolução e cumpre determinação.

8.6 Verifica se há agravo de instrumento ou agravo retido apensado aos autos

de processo.

8.6.1 Se houver, toma as seguintes ações:

A- Se for de instrumento:

desentranha as peças previstas em lei;





certifica o desentranhamento e o desapensamento nos autos do

processo e no agravo;

junta as peças desentranhadas aos autos de processo e,

encaminha o agravo para arquivamento.

B- Se for de instrumento transformado em retido:

desapensa o agravo;

certifica no autos de processo e no Agravo a desapensação;

encaminha o agravo para ser arquivado.

8.7 Verifica se há sentença prolatada nos autos.

8.8 Se houver, verifica se foi lançada no Sistema DCP.

8.8.1 Caso não tenha sido lançada, transcreve a sentença no Sistema DCP.

8.9 Verifica se há certidão com trânsito em julgado nos autos e no sistema DCP.

8.9.1 Se não houver certifica.

8.10 Havendo certidão de débito de custas ao Fundo Especial do Tribunal de

Justiça (FETJ), encaminha os autos para ser arquivado sem baixa no

Cartório Distribuidor na hipótese do devedor ser o réu na ação; e, com

baixa, se o devedor for o autor na ação.

8.11 Se não houver determinação de baixa nos autos de processo encaminha ao

Juiz, aguarda a devolução e cumpre o despacho de baixa.

8.11.1 Se os autos de processo deram início anteriormente ao ano de 2000 e o

débito for apenas de pagamento de emolumentos, providencia a baixa





independente de recolhimento, certificando nos autos e no sistema DCP

tal ocorrência.

8.11.1.1 Aguardar a resposta do ofício por 10 (dez) dias úteis subsequentes a

sua criação.

8.11.1.2 Se a resposta não for recebida, encaminha, quinzenalmente, a relação

de ofícios sem cumprimento, via e-mail, ao Cartório Distribuidor

competente, com cópia ao Juiz Auxiliar da Corregedoria Geral da

Justiça responsável pela DIPEA, reiterando a solicitação até a resposta.

8.11.1.3 Recebida a resposta, verifica se o ofício foi cumprido.

8.11.1.4 Em caso positivo, encaminha os autos de processo para ser arquivado.

8.11.1.5 Em caso negativo, cumpre a exigência formulada e reencaminha ofício

de baixa ao competente Cartório Distribuidor.

8.12 Não havendo sentença prolatada nos autos, encaminha ao Juiz e aguarda

sua devolução.

8.13 Devolvido com sentença, publica e aguarda o prazo legal.

8.14 Se houver interposição de recurso, certifica a tempestividade e o preparo

do recurso.

8.15 Encaminha os autos de processo para o Juiz e aguarda a devolução.

8.16 Publica o despacho e aguarda o prazo legal.

8.17 Se o recurso não for recebido e houver interposição de agravo, aguarda o

resultado.

8.17.1 Se não houver interposição de agravo, certifica o trânsito em julgado da

sentença e encaminha os autos para baixa e posterior arquivamento.





8.18 Se o recurso for recebido e decorrer o prazo, com ou sem manifestação do

interessado, certifica nos autos o ocorrido e encaminha para a 2ª instância.

8.19 Se o processo for devolvido sem sentença, publica o despacho e aguarda o

prazo legal.

8.19.1 Se houver manifestação da parte interessada para prosseguimento do

feito, encaminha os autos de processo para a serventia de origem.

8.19.1.1 Se não houver manifestação da parte interessada para

prosseguimento do feito, procede à intimação, via postal, para

responder em 48 horas.

8.19.1.2 Aguarda devolução do AR e junta aos autos de processo.

8.20 Se o AR retornar positivo, aguarda o prazo legal.

8.21 Verifica se a parte interessada se manifestou para prosseguimento.

8.21.1 Em caso positivo, aguarda o recebimento da petição;

8.21.2 Junta a petição e analisa a necessidade de encaminhar os autos de

processo ao Juiz;

8.21.3 Se houver necessidade, encaminha os autos de processo ao Juiz e

aguarda devolução

8.21.4 Cumpre o determinado pelo Juiz.

8.21.5 Se não houver necessidade, dá prosseguimento ao feito.

8.22 Em caso negativo, certifica o decurso do prazo e encaminha os autos de

processo ao Juiz, aguardando a devolução;

8.22.1 Cumpre o determinado pelo Juiz.





8.23 Se o AR retornar negativo, confere o motivo da devolução.

8.24 Se o AR retornar negativo por erro material de digitação, corrige e reitera a

intimação por AR.

8.24.1 Aguarda a devolução do AR e junta aos autos de processo.

8.24.2 Se o AR for devolvido negativo, abre conclusão ao Juiz, aguarda a

devolução dos autos de processo e dá cumprimento ao determinado.

8.25 Se o AR retornar negativo por motivo de recusa, ausência, não procurado

ou área não atendida por entrega domiciliar, certifica o ocorrido nos autos

de processo e reitera a intimação por via postal.

8.25.1 Aguarda a devolução do AR, juntando aos autos de processo.

8.25.2 Se o AR for devolvido negativo, pelo mesmo motivo, encaminha os autos

de processo ao Juiz.

8.25.3 Aguarda a devolução e dá cumprimento ao determinado.

8.26 Se o AR retornar negativo por motivo de mudança de endereço,

falecimento ou destinatário desconhecido, encaminha os autos de processo

ao Juiz, aguarda a devolução e dá cumprimento ao determinado.

8.27 Se o AR não retornar no prazo de 60 (sessenta) dias, pesquisa na Guia de

Postagem do sistema DCP o número do AR utilizado para a intimação e

consulta a resposta do AR no site dos Correios disponibilizado pela Intranet,

no campo “Rastreamento de Objetos”. Imprimir a folha da Guia de

Postagem e o resultado do rastreamento.

8.27.1 Juntar nos autos do processo a Guia de Postagem e o resultado do

“Rastreamento de Objetos”, nesta ordem; certificando o ocorrido no

processo e no sistema DCP.





9 RECEBER PETIÇÕES PARA JUNTADA EM PROCESSOS

9.1 A equipe de recebimento recebe e confere as petições com a “guia de

remessa” recebida.

9.1.1 Caso a petição não esteja mencionada na guia, analisa e providencia a

devida inclusão.

9.1.2 Caso a petição conste da guia e não esteja no malote, certifica o ocorrido

na própria guia e lança no Sistema DCP o não recebimento da mesma.

9.2 Devolve uma via da guia de remessa à unidade de origem, com data do

recebimento, nome, matrícula e assinatura.

9.3 Separa as petições e procede a juntada das mesmas nos autos de processo,

numerando as folhas e lançando a juntada no sistema DCP.

9.4 Disponibiliza os autos para a equipe de processamento.

10 PUBLICAR ANDAMENTO DOS AUTOS DE PROCESSOS

10.1 A equipe de processamento retira os autos de processos disponibilizados

para publicação e verifica se consta a assinatura do Juiz no despacho, na

decisão ou na sentença.

10.1.1 Caso o Juiz não tenha assinado, encaminha os autos para assinatura.

10.2 Procede ao envio eletrônico no sistema DCP.

10.2.1 Guarda os autos de processo até a publicação no Diário da Justiça

Eletrônico do Estado do Rio de Janeiro (DJERJ), separados por data de

expediente.

10.2.2 No dia da publicação, separa o expediente por tipo de determinação

(sentença, despacho, decisão) e aguarda o prazo.





11 DIGITAR DOCUMENTOS

11.1 A equipe de processamento recolhe os autos de processo disponibilizados

para digitação.

11.2 Analisa o que deve ser digitado com o objetivo de cumprir a determinação

judicial.

11.3 A numeração sequencial do documento digitado é fornecida pelo próprio

Sistema DCP, por ocasião da geração do documento, exceto a numeração

dos documentos administrativos.

lança no sistema DCP as informações necessárias, para emissão dos

documentos;

acessa a opção Andamento Individual;

informa o número dos autos de processo;

informa o andamento “Digitação de documentos”;

informa a opção “Textos” e seleciona o tipo de texto;

registra os parâmetros solicitados, por exemplo, data, nome do Juiz, nome

do servidor que assina, nome do servidor que subscreve, prazo para

resposta, nome e endereço do autor/réu/parte/interessado, finalidade.

11.4 Seleciona a opção de impressão do documento na tela e realiza os ajustes

necessários.

11.5 Imprime o documento e disponibiliza para assinatura.

12 ATENDER SOLICITAÇÕES

12.1 As equipes de recebimento e de processamento atendem ao público em

sistema de rodízio, com o apoio dos colaboradores;





12.2 O usuário pode solicitar os autos de processo para as situações de

“consulta”, “extração de cópia“ ou “carga”.

12.3 Para possibilitar a pesquisa de autos de processo, o usuário apresenta o

boleto obtido no terminal de consulta disponibilizado nas instalações do

Fórum, ou por intermédio do site do Tribunal de Justiça na internet, ou

informa o número dos autos de processo ou o nome das partes.

12.4 No caso de consulta aos autos, solicita a carteira da OAB ao advogado e à

parte, o seu documento de identidade.

12.5 O documento é anexado ao boleto de consulta e mantido em local próprio

no balcão de atendimento e, quando terminada a consulta ou retornados os

autos, devolve o documento ao usuário.

12.6 Se não houver o boleto de consulta, o documento do usuário fica anexado

com anotação do número dos autos de processo.

12.7 No caso de solicitação de cópia de peças dos autos de processo por

advogado ou estagiário devidamente inscrito na OAB, constituído ou não

nos autos, poderá deles dispor mediante a respectiva apresentação da

carteira da Ordem, que fica retida no DIPEA até a devolução dos autos.

12.8 No caso de carga dos autos de processo, verifica se existe procuração nos

autos outorgando ao advogado poderes de representação da parte, e se

não há impedimento para que os autos de processo sejam liberados.

12.9 Não é permitida carga se o advogado não tiver procuração nos autos.

12.10 Caso tenha procuração, o integrante de equipe registra o empréstimo no

Sistema DCP (Módulo Andamento de Autos de processos), informando

data e nome do advogado.





12.11 Imprime em duas vias a Guia “Vista de autos a Advogado” pelo Sistema

DCP (Módulo Andamento de Autos de processos) e solicita a assinatura do

advogado, juntando uma via no processo.

12.12 Entrega os autos de processo e arquiva a outra guia em pasta própria.

12.13 No ato de devolução dos autos, o atendente confere a integridade dos

autos de processo mediante a análise do número de volumes, número de

apensos, número de folhas e registra no Sistema DCP (Módulo Andamento

de Autos de processos) a data da devolução.

12.14 Caso os autos não estejam íntegros, comunica imediatamente ao Diretor

de Divisão da DIPEA, que certifica a irregularidade apurada nos autos,

abrindo, a seguir, conclusão ao Juiz, para a adoção das providências

cabíveis.

12.15 Emite o Recibo de Devolução dos Autos pelo Sistema DCP (Módulo

Andamento de Autos de processos) e entrega ao advogado, quando

solicitado, registrando o nome e matrícula, de modo a permitir a

identificação do servidor.

12.16 O advogado pode também devolver os autos de processo e confirmar a

atualização de sua devolução via boleto de consulta, sem necessidade da

emissão de recibo de devolução.

12.17 Guarda os autos de processo em local próprio, lançando sua localização no

Sistema DCP.

12.18 O Diretor da DIPEA dá cumprimento à ordem legal dos autos de processo

realizando, independentemente de despacho judicial, as intimações para

devolução dos autos não devolvidos no prazo.





12.19 Verifica, mensalmente, os autos fora da DIPEA com prazos esgotados, com

o auxílio da relação de autos de processos retirados da DIPEA e não

devolvidos.

12.20 Intima o advogado, detentor dos autos não devolvidos no prazo

estabelecido, a restituí-los em 24 horas, pelo DJERJ, podendo valer-se,

ainda, da via telefônica ou intimação pessoal.

12.21 Em caso de descumprimento, expede mandado de busca e apreensão.

12.22 Caso o advogado não seja encontrado oficia à Ordem dos Advogados do

Brasil – OAB comunicando o fato para as providências cabíveis.

13 ENCAMINHAR DOCUMENTOS

Por meio do malote:

13.1 A equipe de processamento recolhe o documento disponibilizado para

remessa em cumprimento a sua finalidade.

13.2 Verifica se o documento está instruído com as peças necessárias ao

cumprimento de sua finalidade. Devolve o documento não instruído

devidamente.

13.3 Cola, em cada envelope, etiqueta numerada com código de barras do

SISCOMA exclusivamente na frente e parte inferior direito dos envelopes

(CNCGJ art. 91)

13.4 Preenche a guia de malote emitida pelo sistema DCP, informando o número

da etiqueta com código de barras no campo “envelope”, o(s)

destinatário(s), o tipo do(s) documento(s) e a respectiva descrição:

seleciona “adicionar”, “adicionar envelope” e “gravar”;

se inclui novo envelope, seleciona “limpar dados”.





13.5 Imprime três (3) vias da guia de malote e uma via da etiqueta do

destinatário emitida pelo Sistema DCP.

13.5.1 Cola a etiqueta do destinatário no envelope e encaminha ao Serviço de

Malotes da Diretoria Geral de Logística (DGLOG/SEMAL), com duas vias

da guia de malote através do mensageiro.

13.5.2 Arquiva a 3ª via da guia.

Por via postal através de carta comercial:

13.6 A equipe de processamento encaminha documentos em âmbito local e

nacional, por meio postal, através de carta comercial.

13.7 Utiliza carta com registro para intimações e ofícios que prescindam de

rastreabilidade:

13.8 Acessa no sistema DCP a opção “impressão/guia de postagem”:

Informa os dados necessários;

imprime 3 (três) vias da guia de postagem e 2 (duas) vias de etiqueta do

destinatário;

13.9 Coloca o documento no envelope e apõe as etiquetas do destinatário e do

remetente no envelope e no AR.

13.9.1 Envolve o lote de documentos com a guia de postagem;

13.9.2 Entrega os documentos ao mensageiro, com duas vias da guia de

postagem, arquivando a terceira via com recibo.

14 ENCAMINHAR AUTOS DE PROCESSO PARA SERVENTIAS

14.1 A equipe de processamento recolhe os autos de processos disponibilizados

para remessa, em atendimento a ato ordinatório ou a despacho do Juiz.





14.1.1 Lança os dados da remessa no sistema DCP, da seguinte forma:

acessa o módulo processo;

acessa a opção Andamento individual;

informa o destinatário;

informa nº de volume(s), apenso(s) e número de folhas;

imprime 03 (três) vias da Guia de Remessa de autos.

14.2 Encaminha, com duas vias da guia de remessa, os autos do processo ao

destinatário.

14.2.1 Arquiva a terceira via da guia de remessa de autos, provisoriamente, até

o retorno da definitiva com o recebimento do respectivo destinatário.

14.3 Cola, em cada envelope, etiqueta numerada com o código de barras.

14.4 Preenche a guia de malote emitida pelo Sistema DCP, informando o número

da etiqueta com código de barras no campo “envelope”, o destinatário(s), o

tipo do(s)documento(s) e a respectiva descrição:

seleciona “adicionar”, “adicionar envelope”, e “gravar”;

se inclui novo envelope, seleciona “limpar dados”.

14.5 Imprime três (3) vias da guia de malote e uma via da etiqueta do

destinatário emitida pelo Sistema DCP;

14.6 Cola a etiqueta do destinatário no envelope e encaminha ao SEMAL, com

duas vias da guia de malote através da entrega ao mensageiro;

14.7 Cola as etiquetas contendo código de barra do SISCOMA exclusivamente na

frente e na parte inferior direita dos envelopes. (CNCGJ art. 91);





14.8 Arquiva a 3ª via da guia.

15 ENCAMINHAR AUTOS DE PROCESSO PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO

15.1 A equipe de processamento separa os autos de processos por tipo de baixa

(com baixa e sem baixa no distribuidor).

15.2 Acessa o Sistema DCP e lança o tipo de arquivamento dos autos de

processo.

15.3 Relaciona os autos de processos para arquivamento no Sistema DCP.

15.4 Acondiciona os autos de processo em caixa-arquivo.

15.5 Preenche e cola etiqueta identificadora do maço e Unidade Organizacional

(UO) na caixa-arquivo, confere o conteúdo e lacra.

15.6 Acessa o Sistema DCP e prepara guia de remessa para o SEMAL,

relacionando os maços.

15.7 Aguarda o SEMAL para recolher as caixas-arquivo.

15.8 Entrega ao SEMAL uma via da guia de remessa e a caixa-arquivo e arquiva

a outra via da guia.

15.9 Aguarda devolução pelo DGCOM/DEGEA de caixa-arquivo com

inconsistência.

15.10 Em caso positivo, corrige a inconsistência e devolve o maço para o

DGCOM/DEGEA, de acordo com o procedimento acima.

15.11 No caso de arquivamento de maço administrativo, utiliza o formulário

próprio em duas vias. Encaminha duas vias com o maço e aguarda o

retorno da segunda via com a devida conferência e recebimento.

15.11.1 Arquiva a via recebida pela DGCOM/DEGEA.





16 SUPERVISIONAR AS CENTRAIS E OS NÚCLEOS DE ARQUIVAMENTO

16.1 A equipe de recebimento recebe por e-mail solicitações ou dúvidas das

Centrais e dos Núcleos de Arquivamento;

16.2 Verifica o conteúdo, responde a solicitação ou dúvida e arquiva a resposta

em pasta própria;

16.3 O Diretor da DIPEA, ou servidor por ele indicado, recebe das Centrais e dos

Núcleos de Arquivamento, até o 10º dia de cada mês, planilha contendo a

consolidação dos seguintes dados:

o número do processo;

o número da GRERJ;

a data do recolhimento;

valor recolhido das custas.

16.4 Arquiva as planilhas em pasta própria.

17 INDICADOR DE MONITORAMENTO

NOME FÓRMULA PERIODICIDADE

Trâmite de Processos na DIPEA

[( ∑ de processos remetidos) / ( ∑ de processos recebidos) x 100

Mensal

18 GESTÃO DE REGISTROS

18.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em

seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros

apresentada a seguir:





IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO

CCD* RESPON-SÁVEL

ARMAZE-NAMENTO

RECUPERAÇÃO PROTE-

ÇÃO

RETENÇÃO

(ARQUIVO

CORRENTE - PRAZO DE

GUARDA NA

UO**)

DISPOSIÇÃO

Guia de remessa 0-6-2-2c DIPEA Pasta Data Condições

apropriadas 3 anos

Eliminação

na UO

Guia de postagem 0-7-1b DIPEA Pasta Data Condições

apropriadas 2 anos

Eliminação

na UO

Guia de remessa (SISCOMA)

0-7-1-2b DIPEA Pasta Data Condições

apropriadas 1 ano

***DGCOM/ DEGEA

Pedido de Arquivamento (Administrativo)

0-6-2-6-3a DIPEA Pasta Data Condições

apropriadas

5 anos

***DGCOM/

DEGEA

Vista de Autos a Advogados

0-6-2-2m DIPEA Pasta Data Condições

apropriadas 1 ano

Eliminação na UO

Cópia de correspondência expedida (ofício, memorando, e-mail, comunicação interna, etc...)

0-6-2-2j DIPEA Pasta/Pasta Eletrônica

Data/número/ assunto

Condições apropriadas/ Backup e condições

apropriadas

1 ano Eliminação

na UO

Planilha de Controle de Arrecadação

0-5-3c DIPEA Pasta/Pasta Eletrônica

Unidade Organizacional

Condições apropriadas/ Backup e condições

apropriadas

2 anos Eliminação

na UO

Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de

Difusão do Conhecimento.

Notas:

a) Eliminação na UO – procedimentos da RAD-DGCOM-009 – Organizar os Arquivos Correntes das Unidades

Organizacionais.

b) DGCOM/DEGEA – procedimentos das RAD-DGCOM-002 - Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; RAD-

DGCOM-017 - Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e RAD-DGCOM-021 - Gerir

Arquivo Permanente.

c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O

armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e

Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.

19 ANEXOS





Anexo 1– Fluxograma do Procedimento Receber Autos de Processos para

Arquivamento Definitivo;

Anexo 2 – Fluxograma do Procedimento Processar Feitos Recebidos do

DGCOM/DEGEA para Arquivamento Definitivo;

Anexo 3 – Fluxograma do Procedimento Receber Petições para Juntada em

Processos;

Anexo 4– Fluxograma do Procedimento Publicar Andamento dos Autos de

Processos;

Anexo 5 – Fluxograma do Procedimento Digitar Documentos;

Anexo 6 – Fluxograma do Procedimento Atender Solicitações;

Anexo 7 – Fluxograma do Procedimento Encaminhar Documentos;

Anexo 8– Fluxograma do Procedimento Encaminhar Autos de Processo para

Serventias;

Anexo 9 – Fluxograma do Procedimento Encaminhar Autos de Processo Para

Arquivamento Definitivo.

Anexo 10 - Fluxograma do Procedimento Supervisionar as Centrais e os

Núcleos de Arquivamento

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ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO RECEBER AUTOS PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO





ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PROCESSAR FEITOS RECEBIDOS DO DGCOM/DEGEA PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO





ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PROCESSAR FEITOS RECEBIDOS DO DGCOM/DEGEA PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO (CONTINUAÇÃO)

























ANEXO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO RECEBER PETIÇÕES PARA JUNTADA EM PROCESSOS





ANEXO 4 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PUBLICAR ANDAMENTO DOS AUTOS DE PROCESSOS





ANEXO 5 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO DIGITAR DOCUMENTOS





ANEXO 6 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ATENDER SOLICITAÇÕES





ANEXO 7 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENCAMINHAR DOCUMENTOS





ANEXO 8- FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENCAMINHAR AUTOS DE PROCESSO PARA SERVENTIAS





ANEXO 9 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENCAMINHAR AUTOS DE PROCESSO PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO





ANEXO 10 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO SUPERVISIONAR AS CENTRAIS E OS NÚCLEOS DE ARQUIVAMENTO

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REALIZAR O PROCESSAMENTO ESPECIAL E O ARQUIVAMENTO ... · DEFINITIVO DE AUTOS DE PROCESSO Proposto por: Equipe da Divisão de Processamento Especial e Arquivamento (DIPEA) Analisado