kalite.karatay.edu.tr Raporu Sistemi... · Web viewRaporlarımızı zengin metin editörlerine yazabildiğimiz gibi Word dosyası olarak hazırlayıp dosya şeklinde de oluşturabiliriz

FAALİYET RAPORU KULLANIM KILAVUZU

Doküman NoKL-022

İlk Yayın Tarihi26.01.2017

Revizyon Tarihi-

Revizyon No00

Sayfa1 / 9X


26.01.2017


Doküman NoKL-022


Revizyon Tarihi-

Revizyon No00

Sayfa2 / 9X

Faaliyet Raporu, tüm idari personellerin faaliyetlerinin tek çatı altında toplanarak, gerektiği zaman gerektiği yerde kontrol edilebilmesi için tasarlanmıştır. Yöneticilerimizin tüm personellerden tek tek rapor isteyip düzenlemeler yaptıktan sonra tekrar rapor yazması yerine tek seferde tüm personellerin raporlarını görüp kendi raporunuzu düzenlemek faaliyet raporlarının en güzel yanıdır.

1. Sisteme Giriş

Tarayıcımıza ‘faaliyet.karatay.edu.tr’ yazıp entere bastığımızda Faaliyet Raporu sayfamıza kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapma ekranımız gelecektir. Kullanıcılar, kendilerine tanımlanmış e-posta adresi ve şifre ile sisteme giriş


Doküman NoKL-022


Revizyon Tarihi-

Revizyon No00

Sayfa3 / 9X

yapabilirler. Şifresi verilmeyen personeller birimlerine ait koordinatörlerine ya da ofis yöneticilerine başvurabilirler.

2. Sistem Kullanımı

E-posta adresi ve şifre ile giriş yapıldıktan sonra karşımıza gelen sayfanın sol kısmında menü bulunmaktadır. Menüde kullanıcı işlemleri ve faaliyet raporlar görülebilir, bunlarla ilgili işlemler yapılabilir. Ofis yöneticileri ve koordinatörler, kendi biriminde bulunan personellere ait kullanıcı işlemleri gerçekleştirebilir. Yeni kullanıcı ekleyebilir, var olan kullanıcı üzerinde düzenleme yapabilir ya da kullanıcı silebilir.

Sol menü, ünvana göre kategoriler şeklinde düzenlenmiştir. Her bir link toplu şekilde faaliyetlerin görünmesini sağlar. Örneğin; personel ismi üzerine tıklandığında sadece o personele ait faaliyet raporları listelenebilir, departman üzerine tıklandığında o departmana ait tüm


Doküman NoKL-022


Revizyon Tarihi-

Revizyon No00

Sayfa4 / 9X

personellerin faaliyet raporları listelenir. Genel sekreter yardımcıları, tüm personellerin faaliyetlerini görebilir ancak sadece koordinatörlerin faaliyetleri üzerinde işlem yapabilir. Genel sekreter de aynı şekilde tüm personellerin faaliyetlerini görebilir ancak sadece genel sekreter yardımcılarının faaliyetleri üzerinde işlem yapabilir.

Raporlar, personelin kendi onayı olmadan bir üst amire iletilmez. Rapor onaylandıktan sonra üst amir onaylanan raporu görebilir. Personel, raporunu geri çekebilir. Geri çekilen raporlar da bir üst amire iletilmez.

Üst amir, personelin onayladığı raporu görüntüleyip, personele ait raporu onayladığı takdirde personel kendi raporu üzerinde artık hiçbir değişiklik yapamaz (düzenleyemez, silemez, onayını geri çekemez).

Üstteki resimde görüldüğü gibi son üç rapor amir tarafından onaylandığı için silme ve düzenleme işlemi yapılamamaktadır. İkinci raporda ise rapor kullanıcı tarafından onaylanmış ancak amir tarafından onaylanmadığı için silme ve düzenleme işlemi yapılabilmektedir.

a) Faaliyet Raporu Eklemeve Düzenleme


Doküman NoKL-022


Revizyon Tarihi-

Revizyon No00

Sayfa5 / 9X

Faaliyet Raporu ekleme işlemi faaliyet raporlarının bulunduğu sayfadaki ‘Rapor Ekle’ butonuna tıklayarak, faaliyet raporu düzenleme işlemi de listedeki mavi butona tıklanarak yapılır.

Rapor Ekleme ve Düzenleme sayfalarında zengin metin editörü sayesinde Word programında rapor hazırlar gibi rapor hazırlanabilir.


Doküman NoKL-022


Revizyon Tarihi-

Revizyon No00

Sayfa6 / 9X

Bu metin editörlerinde metinlere istenilen biçim verilebilir, yazı ve zemin renklerini değiştirebilme gibi düzenlemeler yapılabilir. Bu sayede düzenli ve detaylı bir rapor hazırlama imkanı olur.

Raporlarımızı zengin metin editörlerine yazabildiğimiz gibi Word dosyası olarak hazırlayıp dosya şeklinde de oluşturabiliriz. Dosya eklendikten sonra raporla ilgili haftaya ait bir tarihi seçerek kaydetmemiz yeterlidir.


Doküman NoKL-022


Revizyon Tarihi-

Revizyon No00

Sayfa7 / 9X

Yukarıda görüldüğü gibi dosya seçme alanı en üstte, rapora ait hafta ise dosya seçme kısmının altındadır. Tarih aralığı kısmından haftaya ait bir tarih seçildiğinde sağ tarafında haftanın başlangıç ve bitiş günleri ile kaçıncı hafta olduğu yazar. Aynı şekilde alt kısımda da hafta ve o haftaya ait yıl yazar. Faaliyet haftası ve Faaliyet yılı değiştirilemez.

Faaliyet Raporunu düzenlemek için faaliyet listesindeki mavi butona basılır. Mavi butona basıldığında faaliyete ait verilerle beraber düzenleme sayfası gelir. Gerekli değişikliklerden sonra rapor kaydedilir. Faaliyet eklenirken ya da düzenlenirken tarih seçildiğinde tespit edilen haftaya ait bir rapor varsa kaydet butonu pasif hale gelir ve o haftaya ait rapor bulunduğu uyarısı verilir.

b) Yöneticiler için Haftalık Faaliyet Raporu ve Yönetici Özeti Çıktısı

I. Faaliyet Raporu


Doküman NoKL-022


Revizyon Tarihi-

Revizyon No00

Sayfa8 / 9X

Haftalık faaliyet raporunu alabilmek için menüden ‘Raporlar: Faaliyet Raporu’ linkine tıklanır. Hafta ve yılı seçtikten sonra çeşitli filtrelemelerle istediğimiz raporu toplu ya da tek tek çekebiliriz.

Sol taraftaki resimde görüldüğü gibi kriterler seçildikten sonra aşağıda yapılması istenilenlerden birini seçerek raporu çekebiliriz. ‘Raporu Göster’ butonu web üzerinde raporu gösterir, ‘Raporu Yazdır’ butonu raporu yazıcıya gönderir, “Word’e Kaydet” butonu da raporu yazıldığı şekliyle otomatik olarak Word dosyası haline getirir.

II. Yönetici Özeti

Yöneticilerin faaliyet raporu eklerken kendi faaliyetlerini yazdığı gibi bir de yönetici özeti adı altında ayrı bir alan açılmıştır. Ekleme ve düzenleme sayfalarındaki Yönetici Özeti kısmı, tüm personellerin faaliyet raporlarının incelenerek özet haline getirildikten sonra yazıldığı kısımdır.

Yönetici özetini rapor halinde çekebilmek için menüden ‘Raporlar: Yönetici Özeti’ linkine tıklanır. Yöneticinin ilgili haftadaki özet raporu bu sayfada görüntülenebilir.


Doküman NoKL-022


Revizyon Tarihi-

Revizyon No00

Sayfa9 / 9X

Soldaki resimde görüldüğü gibi açılan sayfada gerekli bilgiler yazıldıktan sonra aşağıdaki butonlarla istediğimiz işlemi yapabiliriz.

Documents

kalite.karatay.edu.tr Raporu Sistemi... · Web viewRaporlarımızı zengin metin editörlerine yazabildiğimiz gibi Word dosyası olarak hazırlayıp dosya şeklinde de oluşturabiliriz