RAPORT I AUDITIMIT PËR MENAXHIMIN FINANCIAR DHE …

REPUBLIKA E KOSOVËS

ZYRA E AUDITORIT TË PËRGJITHSHËM

Nr. dokumentit: 23.11.11-2011-08

RAPORT I AUDITIMIT

PËR MENAXHIMIN FINANCIAR DHE KONTROLLET NË N.Q. “TERMOKOS’’- PRISHTINË PËR VITIN E

PËRFUNDUAR ME 31 DHJETOR 2011

Prishtinë, Korrik 2012

3

ZYRA E AUDITORIT TË PËRGJITHSHEM - Rr. Musine Kokollari Nr 16, Prishtinë 10000, Kosovë Tel.: +381 (0) 38 2535 /121/ 262 - FAX: +381(0) 38 2535 122 /219

http://oag-rks.org/

TABELA E PËRMBAJTJES

Lista e shkurtesave ................................................................................................................ 4

Përmbledhje e përgjithshme ................................................................................................ 5

1 Hyrje ................................................................................................................................ 7

2 Gjendja e rekomandimeve të vitit të kaluar .............................................................. 8

3 Rezultati financiar në krahasim me buxhetin e aprovuar ....................................... 9

4 Menaxhimi financiar ................................................................................................... 13

4.1 Të hyrat vetjake ............................................................................................................... 13 4.2 Shpenzimet ...................................................................................................................... 15 4.3 Pasuritë ............................................................................................................................ 17 4.4 Trajtimi i borxheve ......................................................................................................... 19

5 Kontrolli menaxherial ................................................................................................. 20

5.1 Sistemet e kontrollit të brendshëm .............................................................................. 20 5.2 Sistemi i auditimit të brendshëm ................................................................................. 21

6 Një konkluzion i përgjithshëm mbi menaxhmentin e Termokosit ...................... 22

Shtojca I: Rekomandimet e vitit të kaluar ........................................................................ 23

4


http://oag-rks.org/

Lista e shkurtesave

AB Auditimi i Brendshëm

AP Auditori i Përgjithshëm

ATK Administrata Tatimore e Kosovës

BK Buxheti i Kosovës

ISA Institucioni Suprem i Auditimit

LMFPP Ligji 03/L-48 për Menaxhimin e Financave Publike dhe Përgjegjësitë

LPP Ligji nr. 02/L-99 për Prokurimin Publik i ndryshuar dhe plotësuar më 8 shkurt 2007, përfshirë ligjin e ri, nr. 03/L-241 në fuqi prej 1 dhjetor 2010.

MEF Ministria Ekonomisë dhe Financave

MFK Menaxhimi Financiar dhe Kontrollet

NJAB Njësia e Auditimit të Brendshëm

NP Ndërmarrje Publike

OE Operatori Ekonomik

ONISA Organizata Ndërkombëtare e Institucioneve Supreme të Auditimit (INTOSAI)

PVF Pasqyrat Vjetore Financiare

RVA Raporti Vjetor i Auditimit

SNISA Standardet Ndërkombëtare të Institucioneve Supreme të Auditimit (ISSAI)

SNK Standardet Ndërkombëtare të Kontabilitetit

SNKSP Standardet Ndërkombëtare të Kontabilitetit në Sektorin Publik (IPSAS)

SNRF Standardet Ndërkombëtare për Raportim Financiar

UA Udhëzim Administrativ

ZAP Zyra e Auditorit të Përgjithshëm

ZRRE Zyra e Rregullatorit të Energjisë

5


http://oag-rks.org/

Përmbledhje e përgjithshme

Zyra e Auditorit të Përgjithshëm (ZAP) ka kryer auditimin e Menaxhimit financiar dhe kontrollit për vitin e përfunduar më 31 dhjetor 2011.

Auditimi ynë është kryer në pajtim me standardet ndërkombëtare të auditimit, të hartuara nga INTOSAI (ONISA) dhe ka përfshirë testimet dhe procedurat që ne menduam se ishin të nevojshme për të dhënë një konkludim lidhur menaxhimin financiar dhe kontrollet.

Rekomandimi ynë kryesor është që Bordi i Drejtorëve duhet të sigurojë se Drejtori Menaxhues kryen një analizë gjithëpërfshirëse të veprimtarisë së Termokosit për të identifikuar shkaqet dhe arsyet e situatës aktuale. Për më tepër, duhet të përgatitet një program gjithëpërfshirës për përmirësimin e situatës i cili në detaje tregon hapat e nevojshme që duhet të ndërmerren për të tejkaluar këtë situatë. Komuna, si aksionare kryesore duhet të përfshihet aktivisht në realizimin e këtij programi përmirësues dhe të ndihmojë në implementimin e tij.

Përveç kësaj, Bordi i Drejtorëve duhet të siguroj një raportim të jashtëm më të mirë dhe mbikëqyrë veprimtarinë e Termokos-it në një mënyrë më të qartë dhe më të fuqishme. Drejtori menaxhues duhet të ndërmerr masa duke siguruar implementimin e kornizës të rishikuar të menaxhimit financiar dhe që auditori i brendshëm i përcjell atë në mënyrë profesionale.

Me qëllim që të përmirësohet funksionimi i sistemit të menaxhimit financiar dhe të kontrolleve të brendshme, ne ju rekomandojmë që të siguroni:

• Se janë ndërmarrë veprime të shpejta të cilat sigurojnë se rekomandimet e mbetura nga vitet e mëhershme janë adresuar në mënyrë të duhur;

• Një Programi për sanimin e gjendjes financiare, duke përcaktuar masat e duhura, afatet kohore dhe bartësit e detyrave. Një nga masat e propozuara do të ishte forcimi i kontrolleve mbi faturimet dhe rritja e inkasimeve;

• Rishikimin e sistemit aktual të kontrollit të brendshëm dhe për fushat e identifikuara me mangësi domethënëse, të merren masa të menjëhershme për të nxjerrë politika dhe procedura specifike me qëllim përmirësimi;

• Aplikimin e një softueri të kontabilitetit, i cili mund të gjeneroj bilancin e gjendjes, pasqyrën e të hyrave dhe shpenzimeve si dhe rrjedhës së parasë;

• Të bëhet përdorimi i një sistemi automatik i faturimit për të hyrat dhe harmonizimi me të dhënat e kontabilitetit;

• Të vendosen mekanizma efektiv për arkëtimin e borxheve nga klientët, sepse shkalla e ulët e inkasimit, vë në pikëpyetje vazhdimësinë e kompanisë;

6


http://oag-rks.org/

• Procedurat e prokurimit janë në përputhje të plotë me LPP-në;

• Janë eliminuar mangësitë e caktuara në sistemin e furnizimit me mazut, duke shtuar kontrollet mbi zbatimin e kontratave; dhe

• Janë përgatitur regjistra të plotë mbi pasuritë dhe zhvlerësimi i pasurive është bërë në mënyrë të drejtë.

Menaxhmentit të N.Q ‘’Termokosit’’ i është dhënë mundësia për të dhënë komente mbi draftin e këtij Raporti. Menaxhmenti i kompanisë ka pranuar të gjeturat dhe konkluzionet tona të paraqitura në Raportin e auditimit mbi Menaxhimin Financiar dhe Kontrollet për vitin 2011. Më tutje, ata janë zotuar se do ti bëjnë të gjitha përpjekjet për ti adresuar të gjitha rekomandimet e dhëna.

7


http://oag-rks.org/

1 Hyrje

Ky auditim ka të bëjë me Menaxhimin Financiar dhe Kontrollet (MF/K) në NQ’’Termokos’’-Prishtinë, si dhe percjelljen e rekomandimeve të auditimit për vitin e 2010.

Është përgjegjësi e Bordit të Drejtoreve të NQ “Termokos” që të vendos kontrolle efektive për menaxhimin financiar. Bordi përmes drejtorit menaxhues duhet të siguroj që këto sisteme implementohen në pajtueshmëri me politikat e Bordit.

Ky auditim ka të bëjë me cilësinë e kontrolleve të brendshme dhe menaxhimit financiar dhe kontrollit të “Termokos-it” për vitin 2011.

Fushëveprimi i auditimit është fokusuar në përgjegjësitë mbi menaxhimin financiar, lidhur me:

• Nëse të dhënat kontabël dhe raportimi i brendshëm janë të mjaftueshme;

• Nëse të dhënat kontabël, sistemet dhe transaksionet janë në pajtim me ligjet dhe rregulloret në fuqi;

• Për përshtatshmërinë e funksioneve të kontrollit të brendshëm dhe të auditimit të brendshëm; dhe

• Kontollet e menaxhmentit mbi aplikacionet e sistemit të kontrollit të brendshëm.

Me qëllim të përmbushjes së përgjegjësive tona, ne kemi ndërmarrë aktivitetet si në vijim:

• Kemi rishikuar raportet vjetore financiare të Termokosit, në raport me buxhetin e miratuar për vitin 2011;

• Kemi kryer testime substanciale gjithëpërfshirëse mbi transaksionet financiare;

• Kemi zbatuar një kombinim të mostrimit sipas gjykimit dhe sipas rastit, në përzgjedhjen e transaksioneve për testim;

• Jemi mbështetur në një lloj kombinimi të intervistave, rishikimeve analitike, rishikimin e dokumenteve dhe verifikimin fizik për të vlerësuar vlefshmërinë dhe rregullsinë e transaksioneve financiare; dhe

• Kemi vlerësuar cilësinë e punës së Auditimit të Brendshëm në Termokos.

8


http://oag-rks.org/

2 Gjendja e rekomandimeve të vitit të kaluar

Në raportin tonë të auditimit të menaxhimit financiar për vitit 2010 janë dhënë katërmbëdhjetë (14) rekomandime. Prej këtyre rekomandimeve, një (1) ishte adresuar plotësisht, dy (2) ishin adresuar pjesërisht, ndërsa të tjerat nuk ishin trajtuar. Statusi i adresimit të rekomandimeve të mëhershme është përshkruar më në detaje në Shtojcën I.

Fakti se nga gjithsej 14 rekomandimet e dhëna, vetëm një ishte adresuar plotësisht, shpreh mungesën e fokusit dhe aftësisë për të ndërmarrë veprime përmirësuese. Derisa veprimet e duhura nuk ndërmerren, mangësitë e theksuara më lartë do të vazhdojnë të ekzistojnë.

Shprehim shqetësimin tonë për të gjitha rekomandimet e pa implementuara

Rekomandimi 1

Rekomandojmë Bordin e Drejtoreve që të siguroje se Drejtori Menaxhues ndërmerr:

• Veprime të shpejta në mënyrë që të gjitha rekomandimet e mbetura nga vitet e mëhershme janë adresuar në mënyrë të duhur.

9


http://oag-rks.org/

3 Rezultati financiar në krahasim me buxhetin e aprovuar

Në vijim është prezantuar një analizë për të hyrat dhe shpenzimet e vitit 2011.

Tabela 1: Pasqyra e të hyrave dhe shpenzimeve

Zërat/Vitet Buxheti i

planifikuar

2011

Të hyrat dhe shpenzimet

2011


2010


2009

Të hyrat nga shërbimet e ngrohjes

6,512,761 1,426,309 3,467,825 4,588,059

Të hyrat e tjera 199,310 150,029 342,856 245,157

Totali 7,737,071 1,576,338 3,810,681 4,833,216

Kosto direkte e prodhimeve të shitura

8,454,940 2,070,366 3,437,489 3,870,592

Fitimi/humbja Bruto (717,869) (494,028) 373,192 962,624

Gjithsej shpenzimet operative:

1,593,795 1,580,295 1,994,328 2,891,328

Amortizimi 836,217 648,056 620,689 687,071

Pranimet nga subvencionet

1,025,000 2,614,4461 1,921,243 1,963,802

Neto Fitimi (Humbja) (3,147,881) (107,933) (721,662) (694,532)

Siç shihet në tabelën e mësipërme të hyrat e planifikuara për vitin 2011, ishin gjithsej 7,737,071€. Në kuadër të hyrave të planifikuar janë përfshirë edhe subvencionet e parashikuara nga Buxheti i Konsoliduar i Kosovës në shumë prej 1,025,000€.

Termokos gjatë vitit 2011 ka pasur të hyra nga faturimi në shumë prej 1,576,338€. Siç shihet gjatë vitit 2011 të hyrat nga faturimi janë zvogëluar për 2,234,343€, krahasuar me vitin 2010. Sipas pohimeve të zyrtarëve, kjo ulje e të hyrave nga faturimi ka rezultuar me probleme të mjeteve financiare për furnizimit me mazut.

1 Pranimet nga subvencionet janë si vijon: 1,100,000€ nga Komuna dhe 1,514,446€ nga Qeveria

10


http://oag-rks.org/

Po ashtu, edhe shpenzimet operative krahasuar me një vit me parë janë zvogëluar për 414,033€. Përkundër uljes së shpenzimeve operative gjatë vitit 2011, kompania ka një rezultat negativ financiar. Në fund të vitit humbja ishte në vlerë prej 107,933€.

Sipas planifikimit të buxhetit, kompania kishte planifikuar një humbje edhe më të lartë në shumë prej 3,147,881€.

Në kuadër të shpenzimeve operative, kompania kishte përfshirë llogarinë zbritje në faturim, e cila sipas Standardeve të Kontabilitetit do duhej të ishte pas të hyrave nga faturimi.

Gjatë vitit 2011, sipas të dhënave nga kontabiliteti ishin inkasuar gjithsej 1,107,522€. Ndërsa të dhënat nga sistemi i faturimit ishin regjistruar si inkasime shuma prej 909,513€. Ne nuk kemi vërejtur se për vitin 2011, nuk është bërë barazimi të hyrave të inkasuara në mes departamentit të financave dhe departamentit të faturimit.

Konkluzioni

Të dhënat në tabelë tregojnë se Termokos nuk kishte arrit të përgatisë një plan të mirë dhe të bazuar në parametra real. Kjo, për faktin se kompania çdo vit ka probleme me mbledhjen e të hyrave operative. Rezultat negativ financiar për kompaninë kishte rezultat negativ financiar për vite me radhë. Të hyrat e mbledhura vetjake dhe subvencionet nga Buxheti i Kosovës nuk ishin të mjaftueshme për daljen nga gjendja e vështirë financiare. Si rezultat i kësaj, kompania ka probleme të shumta financiare dhe është vënë në dyshim funksionimi i mëtutjeshëm i veprimtarisë. Prandaj, sigurimi i fondeve dhe gjetja e mekanizmave për rritjen e inkasimit të të hyrave vetjake, duhet të jenë preokupim kryesor i bordit për të rimëkëmbur biznesin.

Rekomandimi 2

Rekomandojmë Bordin e Drejtoreve që të siguroje se Drejtori Menaxhues do të iniciojë:

• Hartimin e një strategjie të qartë dhe afatgjatë me të gjitha masat e duhura për të ngritur shkallën e inkasimit të të hyrave dhe sanimin e gjendjes financiare në përgjithësi;

• Barazimet e rregullta në mes drejtorisë së financave dhe departamentit të faturimit me qellim te zvogëlimit te mundësive për manipulim

11


http://oag-rks.org/

Tabela 2 Vështrim i Bilancit të Gjendjes

Zërat/Viti 2011 2010 2009

Mjetet Qarkulluese 21,324,210 5,957,244 5,282,587

Arka dhe Xhirollogaria 187,990 317,844 123,215

Llogari të Arkëtueshme 17,136,7942 2,088,295 1,679,854

Kërkesat tjera Afatshkurta 1,265,062 1,207,290 2,303,353

Shpenzimet e parapaguara dhe të hyrat Akruale (rimbursimi i tvsh-së)

2,069,036 1,870,960 -

Stoqet 665,328 472,885 1,176,165

Borxhet e këqija dhe të dyshimta - - -

Mjetet Fikse 7,027,888 7,258,805 7,551,058

Të arkëtueshmet afatgjate 8,610 8,610 8,610

Impiantet, pajisjet, makinat 4,547,640 4,701,748 4,929,204

Ndërtesat 1,150,638 1,227,347 1,292,144

Toka 1,321,000 1,321,100 1,321,100

Gjithsej Pasuritë 28,352,008 13,216,049 12,833,645

Gjithsej detyrimet Afatshkurta 7,251,243 6,857,592 5,753,557

Llogaritë e Pagueshme 2,467,860 2,279,966 1,878,452

Tatimi i pagueshëm në të ardhura 1,773,650 1,820,073 2,667,959

Të hyrat e shtyra 2,688,510 2,757,553 1,207,146

Tatimi në fitimit i periudhës raportuese - -

Detyrimet tjera Afatshkurta 325,561 -

Kapitali 21,096,517 6,358,457 7,080,088

Kapitali i ndërmarrjes 25,408,528 10,562,564 10,562,564

Dhuratat e Kapitalizuara - - -

Fitimet e Bartura (4,204,078) (3,482,445) (2,787,944)

Fitimi i periudhës raportuese (humbja) (107,933) (721,6620 (694,532)

Gjithsej Detyrimet dhe Kapitali 28,352,008 13,216,049 12,833,645

2 Llogarite e arkëtueshme me provizionet e viteve të kaluara

12


http://oag-rks.org/

Siç shihet në tabelën 2, janë prezantuar informacionet financiare nga bilanci i gjendjes së përgatitur nga Termokosi. Ne kuadër të llogarive të arkëtueshme janë përfshirë edhe provizionet e viteve të kaluara në shume prej 15,560,456€, të cilat provizione ishin bërë pa pasur ndonjë politikë të brendshme.

Borxhet ndaj Termokosit mbi 17 milion euro

Sipas bilancit të gjendjes, llogaritë e arkëtueshme në fund të vitit 2011 ishin regjistruar në shumë prej 17,136,794€. Kjo shumë e lartë e të arkëtueshmeve është bartur prej vitit në vit. Ne nuk kemi vërejtur ndonjë masë të ndërmarrë ndaj konsumatorëve për inkasimin e borxheve të grumbulluara vite me radhë. Megjithatë, bordi i drejtoreve në nëntor 2011, kishte hartuar një plan për arkëtimin e borxheve nga konsumatorët.

Shpenzimet e parapagimit

Në kuadër të shpenzimeve të parapaguara në bilancin e gjendjes ishte prezantuar vlera prej 2,069,036€. Termokosi nuk kishte shpalosur këtë shumë të lartë të parapagimit se çka konkretisht përfshin kjo shumë. Pra, prezantimi i këtij zëri ka mbetur i pa sqaruar në shënimet shpjeguese të pasqyrave bazike.

Konkluzion

Bordi i Drejtoreve te ‘’Termokosit’’ ka probleme të mëdha në menaxhimin financiar të kompanisë. Pasqyrat financiare të cilave ne u referohemi, nuk janë audituara dhe si të tilla përmbajnë shumë paqartësi. Fakti se mbi 17 milion euro janë grumbulluar si borxhe të pa inkasuara për vite me radhë, ka pasur si rezultat që kompania çdo vit të përfundoj vitin fiskal me humbje. Gjithashtu, mungesa e keshit ka bërë që kompanisë çdo vit t’i ndahen subvencione nga BK.

Rekomandimi 3

Rekomandojmë Bordin e Drejtorëve që të sigurojë se Drejtori Menaxhues do të iniciojë:

• Se bilanci i gjendjes përfshinë të gjitha informacionet financiare relevante, duke përfshirë edhe shpalosjet e duhura; dhe

• Se të gjitha zërat e paraqitur në bilancin e gjendjes janë të dokumentuar dhe asnjë prej zërave në Pasqyrat Financiare nuk janë keq deklaruar .

13


http://oag-rks.org/

4 Menaxhimi financiar

4.1 Të hyrat vetjake

Të hyrat e planifikuara për vitin 2011 ishin 6,712,071€, ndërsa të hyrat e mbledhura ishin 1,107,572€.

Sistemi jo i besueshëm i faturimit

Sistemi i faturimit për klientët, bëhet në mënyrë manuale, kështu që shuma e ngarkuar për klientë nuk ndërlidhet me sistemin e kontabilitetit. Llogaritë e arkëtueshme në sistemin e faturimit, mungesa e një lidhje automatike me llogaritë e regjistruara në kontabilitet. e bën sistemin jo të besueshëm.

Nuk bëhen barazime midis faturimeve dhe kontabilitetit

Sipas të dhënave nga kontabiliteti, shuma e inkasuar e të hyrave për vitin 2011 ishte 1,107,572€, ndërsa departamenti i faturimit kishte regjistruar gjithsej të hyra në shumën prej 909,513€. Mungesa e barazimit ka pasur si rezultat diferencën prej 198,059€. Sipas pohimeve të zyrtarit financiar, ky mos barazim ka ndodhur për shkak se të hyrat e arkëtuara në kontabilitet përfshijnë edhe të hyrat nga palët e treta..

Konkluzioni

Regjistrimi manual i të dhënave financiare dhe mungesa e automatizimit të sistemit të faturimit me sistemin e kontabilitetit, mund të shpije në rrezikun për gabime të mundshme dhe raporte kontradiktore të të dhënave financiare. Po ashtu, mos barazimet e rregullta mund të kenë si pasojë që në kuadër të sistemit të faturimit, të ndryshohen të dhëna pa lënë gjurmë.

14


http://oag-rks.org/

Rekomandimi 4

Me qëllim të shmangies së mundësisë së ndërhyrjeve në sistem pa lënë gjurmë të ndryshimeve, rekomandojmë Bordin e Drejtorëve të siguroj:

• Zhvillimin e një Programi të kontabilitetit dhe faturimit ku ndërhyrjet e pa autorizuara në sistem nuk janë të mundshme, programi të regjistroj të gjitha ndryshimet dhe ato të jenë të dukshme. Kjo me qëllim që të siguroj një sistem të qëndrueshëm të saktë, sistem efikas dhe efektiv të kontrollit mbi të hyrat dhe faturimet;

• Sistem automatik i faturimit të jetë i lidhur direkt me programin e kontabilitetit; dhe

• Harmonizimet e të dhënave të bëhen në baza të rregullta.

4.1.1 Zbritjet e lejuara

Zbritjet e lejuara nga faturimet pas ankesave të qytetarëve

Gjatë vitit 2011, në zyrën për ankesa nga qytetarët ishin evidentuar gjithsej 2.381 ankesa, që krahasuar me vitin 2010 janë zvogëluar prej 1.532 sosh. Këto ankesa ishin bërë nga pakënaqësia me shërbimet e kryera nga ngrohtorja.

Pasi ishin shqyrtuar këto ankesa, në kontabilitet ishte regjistruar si zbritje në faturim shuma prej 265,367€. Zbritjet në faturim për sezonin 2011/2010 nuk kishin të bënin vetëm për këtë sezon të ngrohjes, por për disa vite të kaluara. Ne nuk kemi gjetur se këto vendime ishin bazuar në ndonjë udhëzues të shkruar për zbritjet e lejuara.

Konkluzion

Edhe pse ngrohtorja kishte shtuar angazhimet për shërbime më cilësore ndaj klientëve, prapë se pra ajo ka pasur një numër të konsiderueshëm të ankesave. Po ashtu, zbritjet e lejuara për vitet e kaluara, e bëjnë mjaftë konfuz vlerësimin nëse të gjitha kërkesat kishin arsyeshmërinë e bazuar. Bazuar në të dhënat financiare, zbritjet e lejuara për vitin 2011, kanë shkaktuar një humbje të hyrash në shumë prej 265,367€.

Rekomandimi 5

Rekomandojmë Bordin e Drejtoreve që të sigurojë se Drejtori Menaxhues të iniciojë:

• Miratimin e një politike me kritere të qarta dhe kushtet për lejimin e zbritjeve.

15


http://oag-rks.org/

4.2 Shpenzimet

4.2.1 Prokurimi

Gjatë vitit 2011 ‘’Termokos’’ përmes prokurimit kishte lidhur kontrata në vlerë prej 408,039€. Për testim kemi marrë 8 kontrata në vlerë totale prej 389,099€ apo rreth 95% nga vlera totale e kontratave.

Testimet tregojnë se Termokos ka ndërmarrë procedurat e prokurimit, të cilat nuk janë në pajtim me Ligjin mbi Prokurimin Publik si dhe me praktikat e mira të menaxhimit. Dobësitë të cilat janë vërejtur ishin:

Anashkalimi i rregullave të prokurimit

Në bazë të rishikimit të tenderit ‘’Furnizim me mazut dhe naftë për ngrohje’’ kemi vërejtur se NQ ’’Termokos’’ Prishtinë, më datën 21.11.2011, kishte publikuar njoftimin për dhënien e kontratës, ndërsa pas dy dite, kishte nënshkruar kontratën me operatorin ekonomik ‘’Exfis’’ Prishtinë. Në këtë tender operatori tjetër ‘’Patroni’’ kishte parashtruar ankesë pranë Organit Shqyrtues të Prokurimit, me datën 25.11.2011.

Sipas vendimit të Organit Shqyrtues të Prokurimit, Termokosi ka bërë shkelje të Ligjit të Prokurimit, përkatësisht nuk ka respektuar nenin 26 pika 4.1 të LPP dhe si rezultat i kësaj Termokosi ishte gjobitur në shumë prej 20,000€.

Vonesa me furnizim të mazutit pason me shkëputje të kontratës

Më datën 10.10.2011, Termkosi kishte kërkuar furnizim me mazut nga operatori i kontraktuar ‘’Compact Group’’ me një afat prej 4 ditësh. Pasi që operatori nuk kishte respektuar këtë afat kohor, Termokosi kishte ndërmarrë vendim për shkëputjen e kontratës me operatorin ekonomik.

Kontratë për furnizim me mazut pa procedura të prokurimit

Pas shkëputjes së kontratës me operatorin ekonomik’’Compact Group’’ Termoksi kishte lidhur një marrëveshje me OE ‘Exfis’ më datën 31.10.2011. Kjo marrëveshje për huadhënie ishte bërë drejtpërdrejt me operatorin, duke kërkuar furnizim me mazut në sasi prej 120 tonë.

Aneks kontratë pa justifikim të nevojave

Ne kemi vërejtur se Termokosi kishte lidhur aneks kontratë ne shumë prej 29,939€ me operatorin ekonomik ‘’Water and Eergy’’ për furnizimin me pjesë rezervë. Sipas rishikimit të dokumentacionit, kemi vërejtur se entiteti nuk ishte në gjendje të justifikoj nevojën për furnizimin me këto pjesë rezervë.

16


http://oag-rks.org/

Furnizim me naftë jo me operatorin e kontraktuar

Me rastin e rishikimi të pagesave për derivate të naftës, kemi vërejtur se gjatë vitit 2011 është blerë naftë me para të gatshme në shumë prej 17,528€. Këto blerje janë bërë nga furnizues të ndryshëm edhe pse gjatë kësaj kohe kompania kishte një kontratë furnizimi me furnizuesin “Standard Benz”. Mirëpo, si pasojë e borxheve të larta furnizuesi kishte refuzuar të furnizoj me naftë kompaninë. Gjithashtu, përmes arkës janë kryer pagesa për derivate edhe gjatë periudhës kur ATK-ja kishte bllokuar llogarinë e kompanisë më datën 03.05.2011 deri 08.06.2011.

Konkluzioni

Zhvillimi i aktiviteteve të prokurimit, duke mos përfillur rregullat dhe kërkesat që dalin nga LPP, Termokosit i ka shkaktuar dëm financiar. Madje, për shkelje procedurash, Termokos vetëm nga OSHP ishte ndëshkuar me 20,000€ gjobë.

Rekomandimi 6

Rekomandojmë Bordin e Drejtorëve të siguroj:

• Se zyra e prokurimit zhvillon procedura të prokurimit konform kërkesave ligjore;

• Se blerjet dhe furnizimet bëhen në bazë të një planifikimi paraprak të mirëfilltë dhe vetëm në bazë të nevojave; dhe

• Forcimin e kontrolleve më me rastin e blerjes së karburanteve dhe respektimin e kontratave.

4.2.2 Kompensimet (pagat dhe mëditjet)

Buxheti për paga dhe mëditje për vitin 2011 sipas planit të biznesit ishte 1,441,368 €, ndërsa shpenzimet janë 990,723€. Për të testuar rregullsinë e pagesave dhe procedurat e rekrutimit të personelit, ne kemi përzgjedhur 15 mostra nga personeli dhe kemi vërejtur se Termoksi nuk ka kontrolle të mjaftueshme në menaxhimin e burimeve njerëzore.

4.2.3 Subvencionet dhe transferet

Buxheti për vitin 2011 për kategorinë e subvencioneve dhe transfereve ishte 1,025,000€. Gjatë vitit 2011 ‘’Termokos’’ kishte përfituar nga BK subvencione në shumë prej 2,680,827€. Këto subvencione ishin dhënë për pagesën e faturave për blerjen e mazutit si dhe për investime kapitale. Për pranimin e mjeteve nga BK, të cilat kompania i kishte shpenzuar për blerjen e mazutit në fund të vitit, nuk ishin kryer rregullimet e duhura.

17


http://oag-rks.org/

Këto mjete ishin regjistruar si të hyra të shtyra dhe në fund të vitit fiskal nuk ishin rregulluar në pasqyrat financiare.

Konkluzioni

Subvencionet e pranuara, edhe pse ishin shfrytëzuar për blerjen e mazutit, në bilancin e gjendjes ishin prezantuar ende si të hyra të shtyra. Mos rregullimi i të hyrave të shtyra nuk pasqyron në mënyrë të drejtë dhe të saktë të hyrat e fituara.

Rekomandimi 7

Rekomandojmë Bordin e Drejtorëve që të siguroje se Drejtori Menaxhues të inicioje:

• Se të hyrat e shtyra nga subvencionet, me rastin e shpenzimit të tyre, të bëhen rregullimet e fundvitit. Ato duhet të regjistrohen si të hyra të rregullta.

4.3 Pasuritë

4.3.1 Trajtimi i të arkëtueshmeve

Nuk janë kryer analiza për llogaritë e arkëtueshme

Sipas rishikimit të bilancit të gjendjes, llogaritë e arkëtueshme ishin prezantuar në shumë prej 17,136,794€. Kompania nuk ka arritur që të bëjë analiza për vjetërsinë e të arkëtueshmeve. Me fjalë tjera, kompania nuk kishte bërë analiza vjetore për të gjitha llogaritë e pa mbledhshme dhe mundësitë për mënyrën e inkasimit të llogarive të arkëtueshme. Kjo ndërlidhet me mungesën e politikave të shkruara dhe udhëzues mbi menaxhimin e arkëtueshmeve si dhe trajtimin e borxheve të këqija dhe të dyshimta.

Konkluzioni

Mungesa e një analize për vjetërsinë dhe vlerësimin e pasojave shtojnë rrezikun për menaxhim të dobët të llogarive dhe arkëtimin e tyre. Kjo gjendje ndikon direkt në pozitën financiare të kompanisë.

18


http://oag-rks.org/

Rekomandimi 8

Ne rekomandojmë Bordin e Drejtorëve që të sigurojë se Drejtori Menaxhues të inicioje::

• Se bëhen analiza mujore për të gjitha borxhet e pa arkëtuara, si të vitit vijues ashtu edhe për borxhet e viteve të kaluara; dhe

• Aprovimin e një udhëzuesi mbi atë se si të trajtohen borxhet e këqija dhe të dyshimta si dhe mënyra e shlyerjes.

4.3.2 Trajtimi i pasurive kapitale dhe jo-kapitale

Regjistri i aseteve nuk përmban informacionet e nevojshme

Është vërejtur se regjistri i pasurive është mbajtur jo në ndonjë program të veçantë, por në Excel. Ky regjistër nuk përmban të dhënat se kur është blerë aseti dhe të dhënat mbi prejardhjen e pasurisë. Në pasqyra financiare, sidomos në shpalosje, ishte prezentuar gjithashtu edhe vlera prej 53,937€ si pasuri të paprekshme për të cilat zyrtarët përgjegjës nuk ishin në gjendje të shpjegojnë se për çfarë pasurie është fjala.

Me fjalë tjera, kompania nuk ka një politikë që rregullon regjistrimin, mbajtjen dhe zhvlerësimin e pasurisë.

Konkluzioni

Mangësitë e evidentuara më lartë janë indikacion që menaxhmenti të mos ketë kontrolle të mjaftueshme mbi pasuritë dhe kësisoj pasuritë mund t’i ekspozohen rrezikut të humbjeve dhe keqpërdorimit.

19


http://oag-rks.org/

Rekomandimi 9

Rekomandojmë Bordin e Drejtorëve që të sigurojë se Drejtori Menaxhues do të iniciojë:

• Regjistrimin e pasurisë së ndërmarrjes në regjistrin e pasurisë;

• Mbajtja, ruajtja dhe sigurimi i pasurive;

• Numërimet fizike;

• Llogarimbajtja e pasurive, përfshirë njohjen fillestare, masat pasuese, zhvlerësimin, dëmtimin dhe mospranimin, nivelet e autorizimit për përvetësime dhe transfere; dhe

• Barazimet dhe kryerja e kontrolleve periodike.

4.4 Trajtimi i borxheve

Pasqyra e obligimeve të pakryera ndaj furnitorëve në fund të vitit 2011 ishte 4,567,071€. Ne kemi vërejtur se borxhet ndaj furnizuesve me mazut dhe artikujve tjerë, kapin shumën prej 2,467,860€. Përveç kësaj shume, si borxh ndaj punëtorëve, kompania kishte detyrime të papaguara ndaj pagave për punëtorët e saj në shumë prej 240,255€.

Konkluzioni

Bazuar në borxhet e papaguara në fundvitin 2011, si dhe inkasimi i dobët, janë sinjal se kompania gjendet në një pozitë të vështirë financiare.

Rekomandimi 10

Rekomandojmë Bordin e Drejtorëve që të siguroj hartimin e:

• Një Programi për sanimin e gjendjes financiare, duke përcaktuar masat e duhura, afatet kohore dhe bartësit e detyrave. Një nga masat e propozuara do të ishte forcimi i kontrolleve mbi faturimet dhe rritja e inkasimeve.

20


http://oag-rks.org/

5 Kontrolli menaxherial

5.1 Sistemet e kontrollit të brendshëm

Sistemi aktual i kontrolleve të brendshme nuk ofron sigurinë e mjaftueshme që kompania të përmbushë në mënyrë të suksesshme objektivat e saj. Lidhur me gjendjen e menaxhimit financiar dhe kontrolleve, në raportin e viti të kaluar, ne kemi dhënë 14 rekomandime, prej të cilave kompania kishte adresuar plotësisht vetëm një dhe dy te tjetra kishte e adresuar pjesërisht. Kjo është një tregues se menaxhmenti i kompanisë nuk i kishte kushtuar vëmendjen e duhur korrigjimit të dobësive dhe mangësive ekzistuese.

Sistemi i kontrollit të brendshëm ende përcillet me mungesë të udhëzimeve, politikave dhe procedurave të qarta. Menaxhimi i riskut pothuajse është fushë e pa hulumtuar. Kjo më së miri përshkruhet me faktin se kompania për vite me radhë operon me humbje. Humbja rritet nga viti në vit dhe menaxhmenti nuk ka ndonjë strategji të qartë se si të dilet nga situata.

Dobësitë më të theksuara në dizajnin dhe implementimin e kontrolleve të brendshme janë :

• Mangësitë dhe pasaktësitë në raportet financiare të gjeneruara nga softueri i kontabilitetit për regjistrimin e transaksioneve të kompanisë;

• Mos barazimi i gjendjes së të hyrave në mes Departamentit të financave dhe Departamentit të faturimit, si dhe mundësitë për ndërhyrje në programin e kontabilitetit pa lënë gjurmë auditimi;

• Kontrollet e dobëta mbi faturimet dhe inkasimet, që si rezultat kishin një numër të madh ankesash nga qytetarët;

• Rekrutimet në numër të kufizuar të aplikuesve; dhe

• Mangësitë në kontrollet e prokurimit.

Trajtimi i borxheve gjithashtu kërkon një kujdes të shtuar. Kompania ka detyrime nga kontesti gjyqësore mbi 1 milion euro. Kontesti i ngritur gjyqësor ndaj kompanisë ishte bërë nga operatori ekomomik ‘’Compact Group’’.

Konkluzioni

Nga kjo që u tha më lartë del konkluzioni se Termokosi ka probleme edhe me dizajnin e kontrolleve por edhe me implementimin e tyre. Kontrollet e brendshme në formën e tanishme, nuk ofrojnë sigurinë e duhur se objektivat e përcaktuara nga menaxhmenti i kompanisë po arrihen.

21


http://oag-rks.org/

Rekomandimi 11

• Rishikimin e sistemit aktual të kontrollit të brendshëm dhe për fushat e identifikuara me mangësi domethënëse, të merren masa të menjëhershme për të nxjerrë politika dhe procedura specifike me qëllim përmirësimi.

5.2 Sistemi i auditimit të brendshëm

Njësia e Auditimit të Brendshëm në Termokos ka një auditor, i cili është edhe drejtor njësie.

NJAB ka përpiluar planin vjetor të auditimit të brendshëm për vitin 2011. Nga plani vjetor i auditimit të NJAB, ne kemi vërejtur se NJAB gjatë vitit 2011, ka përfunduar gjashtë (6) raporte finale.

Në kuadër të auditimeve të përfunduara është përfunduar edhe auditimi lidhur me Auditmin e shpenzimeve për periudhën janar – korrik 2011, i cili nuk ka qenë i planifikuar, por me kërkesë nga Kryeshefi Ekzekutiv.

Komiteti i auditimit

NQ “Termokos” më 07.07.2011 ka themeluar Komitetin e Auditimit në përbërje prej tre (3) anëtarëve. Komiteti i Auditimit., ka mbajtur vetëm një takim. Nga temat e takimeve, kemi vërejtur se Komiteti i Auditimit të NQ “Termokos” nuk ka qenë mjaft funksional. Komiteti i Auditimit për shkak të themelimit në qershor të vitit 2011 nuk ka bërë veprime të mjaftueshme për të ndikuar në përmirësimin e cilësisë së auditimit të brendshëm.

Konkluzioni

Përkundër themelimit të Komisionit të Auditimit, ne nuk kemi vërejtur se ky Komitet ka kontribuar aq ne mbështetjen e e Auditimit te Brendshëm.. Gjithashtu Komiteti i Auditimit nuk ka bërë asnjë veprim për të ndikuar në ndikuar në implementimin e rekomandimeve.

Rekomandimi 12

Rekomandojmë Bordin e Drejtorëve që të siguroj se:

• Komiteti i auditimit të jetë më funksional me qëllim të ngritjes së përformances së auditimit të brendshëm dhe organizatës.

22


http://oag-rks.org/

6 Një konkluzion i përgjithshëm mbi menaxhmentin e Termokosit

Konkluzionet e përgjithshme

Menaxhmenti i Termokos-it përballet me probleme të shumta. Edhe mëtutje mangësitë kryesore menaxheriale vazhdojnë të mbeten:

• Mos ndarja e duhur e detyrave dhe kontrollet e dobëta;

• Mungesa e Rregulloreve të brendshme dhe procedurave të shkruara;

• Mos funksionalizimi i organeve të duhura për qeverisje të përbashkët, siç janë funksionalizimi i plotë i komisionit të auditimit, Bordit të drejtorëve dhe komisionet tjera profesionale;

• Mungesa e procesit të duhur të buxhetimit dhe parashikimit;

• Shkalla e ultë e likuiditetit dhe mungesa e mjeteve në para;

• Sistemet e aplikacioneve të TI-së jo plotësisht të besueshme (faturimi) dhe ndërhyrjet e pa autorizuara në sistem, pa lënë gjurmë auditmi; dhe

• Trajtimi i borxheve të këqija dhe inkasimet.

Rekomandimi 13

Rekomandojmë Bordin e Drejtorëve të Termokos të merr masa të menjëhershme që në bashkëpunim me menaxhmentin e Kompanisë;

• Të bëj një analizë gjithëpërfshirëse të veprimtarisë së Termokosit për të identifikuar shkaqet dhe arsyet e gjendjes aktuale; dhe

• Të përgatit një Program gjithëpërfshirës të sanimit të gjendjes, duke propozuar në hollësi të gjithë hapat konkret për tejkalimin e situatës. Komuna si aksionar kryesor, duhet të jetë aktivisht e involvuar në realizimin e këtij Programi sanues dhe të asistoj realizimin e tij.

23


http://oag-rks.org/

Shtojca I: Rekomandimet e vitit të kaluar Komponenta e Auditimit

Rekomandimet e dhëna Rekomandimet plotësisht të implementuara

Pjesërisht të adresuara

Të pa adresuara

4. Buxheti i të hyrave dhe shpenzimet

Hartimin e një strategjie të qartë me të gjitha masat e duhura për të ngritur shkallën e inkasimit të të hyrave.

Nuk ishte implementuar

4. Prezantimi i drejte i te gjitha zërave

Për hartimin e një politike te brendshme për borxhet e këqija

Nuk ishte implementura.

5.Pajtueshmeria me raportimin e jashtëm

Përgatitja e PVF sipas Standardeve të Kontabilitetit dhe raportimi me kohë.

Përgatitja e PVF ishte bërë me kohë, por ato nuk ishin rregulluar dhe korrigjuar gabimet e bartura nga viti në vit.

Këto pasqyra nuk ishin ndërtuar sipas Standardeve të Kontabilitetit sepse ato ishin të pasakta.

5.2 Cilësia e informatave

Organizimi i trajnimeve për ngritjen profesionale

Menaxhmenti nuk ka implementuar këtë rekomandim.

6.1 Të hyrat Përmisim në sistemin e kontabilitetit dhe sistemin e faturimit

Gjatë vitit 2011, nuk ishin ndërmarrë hapa për permisim të sistemit.

24


http://oag-rks.org/

6.2 Zbritjet e lejuara

Zbritjet në faturim bëhen vetëm për periudhën sezonale

Nuk ishte implementuar që zbritja të mos bëhet për periudha të kaluara sezonale.

6.3 Shpenzimet Zhvillimi i procedurave të prokurimit sipas kërkesave ligjore

Ende kishte probleme ne zbatimin e LPP.

6.3.2 Pagat dhe Mëditjet

Hartimin e politikes për kompensim të pagave

Deri në shtator të vitit 2011 nuk ishin marrë vendim për nxjerrjen e një politike te qartë për kompensimin e pagave.

6.4 Subvencionet

Rregullimin në fundvitin e të hyrave nga subvencionet

Për shkak të bartjes së gabimeve prej vitit në vit, kompania nuk ka arritur që të bëjë korrigjime në të hyrat nga subvencionet e regjistruara si të hyra të shtyra.

6.5 Trajtimi i të arkëtueshmeve

Se do të ndërmerren të hapa konkrete për përpilimin e politikave dhe metodologjinë për vlerësimin e pasojave për të gjitha llogaritë e arkëtueshme dhe të dyshimta.

Nuk është marrë asnjë iniciative për studimin dhe vlerësimin e vjetërsisë se borgjeve të vjetra.

6.5.2 Pasurit kapitale dhe jo kapitale

Regjistrimin e pasurisë së ndërmarrjes dhe krahasimin me regjistrin e pasurive të evidentuara në bazën e të dhënave;

Ne kemi vërejtur se zyrtari i pasurisë ka bërë regjistrimin e pasurive.

Regjistrimi i plotë i pasurisë me të gjitha informacionet relevante nuk ishte kryer në tërësi.

25


http://oag-rks.org/

6.5.3 Borgjet Ndërmarrjen e masave të menjëhershme për hartimin e një programi sanues të gjendjes financiare të Kompanisë.

Nuk ishin ndërmarrë masa sanuese se gjendjes financiare.

7.1Kontrolli i brendshëm

Një analizë të thellë të dështimit të kontrolleve dhe të ndërmarrë veprime konkrete për të korrigjuar dhe rivendosur kontrollet e duhura.

Nuk ishin ndërmarre masa për veprime korrigjuese.

7.2 Auditimi i brendshëm

Trajnimin e auditorit të brendshëm në fushën e kontabilitetit dhe auditimit të brendshëm; dhe

Themelimin e komitetit të auditimit dhe funksionalizimin e tij.

Ishte implementuar rekomandimi për formimin e komisionit të auditimit.

Nuk ishin implementuar rekomandimi për trajnimin në fushën e kontabilitetit dhe auditimit.

Totali 14 1 2 11

Documents

RAPORT I AUDITIMIT PËR MENAXHIMIN FINANCIAR DHE …