RAPORT DE AUDIT INTERN INTERIMAR

RAPORT AUDIT INTERN CU PRIVIRE LA MISIUNEA

NR. 2 DIN 2008

Structura auditata: Compartimentele: vinzari-incasari, juridic si financiar

Misiunea de audit: Vinzarea produselor si incasarea clientilor

1.Date de identificare a misiunii de audit

Echipa de auditare:

-Man Alexandru-coordonator misiune audit

-Podariu Claudia-auditor

-Buzila Cristina - auditor

Ordinul de efectuare a misiunii de audit:

Auditarea activitatilor cuprinse in planul de audit intern s-a facut in baza Ordinului de misiune nr. 2/07.02.2008.

Baza legala a activitatii de auditare:

Auditarea s-a efectuat avand in vedere:

-planul de audit intern anual aprobat de conducerea S.C. SARA S.A.;

-reglementarile legale privind auditul intern;

-reglementari interne.

Durata actiunii de auditare:

Activitatea de auditare a fost desfasurata in perioada 25.02.2008-25.04.2008.

Perioada supusa auditarii:

Auditarea activitatii privind efectuarea livrarilor si incasarea clientilor, desfasurata in cadrul Directiilor Comerciale si Financiare s-a efectuat pentru perioada 01.12.2007-31.03.2008.

Scopul actiunii de auditare:

-de a da asigurari managementului ca livrarile catre clienti, respectiv incasarile acestora sunt corect efectuate si inregistrate in contabilitate;

-de a da asigurari ca exista controale instituite pentru fiecare activitate/operatiune si ca acestea functioneaza.

Obiectivele actiunii de auditare:

-asigurarea ca livrarile catre clienti si incasarile de la clienti se fac in conformitate cu procedurile scrise;

-asigurarea ca sumele incasate sunt corecte;

-asigurarea eficacitatii controalelor interne;

-asigurarea ca incasarile sunt corect inregistrate, cronologic si in perioada la care se refera;

-asigurarea ca exista stabilite competente, responsabilitati atat prin proceduri cat si in fisa postului persoanelor care efectueaza/verifica/inregistreaza operatiuni de livrari catre/incasari de la/clienti;

-asigurarea separarii sarcinilor prin proceduri, respectiv fisa postului.

Tipul de audit: Audit de conformitate.

Instrumente si tehnici utilizate:

a)verificarea in vederea asigurarii validarii, confirmarii si acuratetei inregistrarilor in contabilitate.

Ca tehnici de verificare au fost utilizate:

Comparatia pentru sumele incasate si sumele inregistrate in contabilitate;

Examinarea pentru detectarea erorilor in completarea documentelor de livrare si incasare sau a erorilor de inregistrare in contabilitate;

Garantarea pentru verificarea realitatii tranzactiilor inregistrate in contabilitate cu documentele justificative;

Urmarirea pentru a se vedea daca toate tranzactiile au fost efectuate.

b)interviul pentru lamurirea de aspecte legate de organizarea si desfasurarea activitatilor;

c)esantionare pentru analiza intocmirii documentelor si efectuarea livrarilor/incasarilor;

d)observarea fizica in vederea formarii unei pareri proprii privind modul de intocmire si emitere a documentelor.

Ca instrumente de audit s-au utilizat chestionarele-liste de verificare pentru a stabili conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare obiectiv auditabil.

Documente si materiale examinate in cadrul Directiei Comerciale, a Directiei Financiare si a Departamentului Juridic:

Verificarea la fata locului a vizat urmatoarele documente si materiale intocmite pentru perioada 01.12.2007-31.03.2008:

Contracte, anexe la contracte, oferte de pret;

Facturi, avize de insotire a marfii, liste de coletaj, dispozitii de livrare, comenzi clienti, confirmari comanda;

Chitante, foi de varsamant, ordine de plata ;

note contabile, jurnale de contabilitate;

bugete;

jurnale de conturi, jurnale de casa, extrase de conturi, balante de verificare analitice si sintetice, fise de conturi pe gestiuni si clienti;

registrele de evidenta speciale si obligatorii prevazute de lege;

confirmari de solduri;

organigrama, circuitul documentelor, fisa postului, regulamentul de organizare si functionare etc.

documente privind controlul intern: decizii privind controlul ulterior, privind privind punctajul debitorilor, etc

Materiale intocmite pe timpul auditarii:

foi de lucru privind descrierea activitatilor auditate;

fise de identificare a activitatilor privind principale probleme constatate;

liste de verificare pe obiective;

fise de identificare si analiza a riscurilor;

documente de lucru;

tabelul punctelor tari si slabe;

tematica detaliata de audit;

programul de audit;

programul interventiei la fata locului;

chestionare, liste de verificare;

rapoarte preliminare de audit

minutele sedintelor de deschidere, conciliere, inchidere.

Organizarea Directiei comerciale

Obiectivele directiei comerciale sunt realizate prin intermediul urmatoarelor directii: directia vanzari directe, directia vanzari depozite, directia vanzari orizont,directia logistica si departamentul export)

Principala sarcina a Directiei Comerciale este de a asigura, in baza Programelor de obiective anuale si a Programelor de activitate saptaminale, realizarea strategiei de vanzari.

Activitati desfasurate in cadrul Directiei comerciale :

Directia comerciala (directiile vanzari directe, vanzari depozite, vanzari orizont, logistica si departamentul export) :

-intocmeste si urmareste realizarea strategiei de vanzari;

-raspunde de realizarea valorii MVI programat;

-realizeaz aciuni de promovare a produselor firmei cat si a celor conexe prin prezentarea de cataloage de produse, oferte si liste de preturi, documentaii tehnice, avize si agremente;

-analizeaza oferetele de licitatii din tara si propune intocmirea ofertei pentru acestea, participa la licitatii;

-studiaz piaa produselor si culege informaii despre concurenta;

-raspunde de ncasarea facturilor la termenele scadente;

-urmareste, analizeaza si programeaza impreuna cu cei implicati comenzile de livrare marfa

-urmareste si analizeaza cu cei implicati programele saptamanale si lunare de productie in vederea asigurarii cantitative si calitative a comenzilor pentru livrare la termenele programate;

-raspunde de preintampinarea formarii stocurilor supranormative si introducerea in circuitul economic a celor existente;

-gestioneaza mijloacele de transport proprii si asigura optimizarea activitatii de transport a produselor catre clienti;

-identifica si contacteaza potentiali clienti externi in vederea promovarii exportului, urmareste incheierea de contracte la export, urmareste primirea comenzilor si verifica derularea lor;

-intocmeste documentele de export pentru prezentare la vama;

Organizarea Directiei financiare

Directia financiara este una din verigile de baza din cadrul directiei economice prin care se realizeaza obiective ce stau in fata managementului in general, si in special a managementului financiar contabil.

Sarcina de baza a directiei financiare este aceea de a asigura, prin planul financiar si de trezorerie, fondurile necesare continuarii realizarii obiectului de activitate a entitatii economice.

Activitati desfasurate in cadrul Directiei financiare

Directia financiara

-efectueaza calcule de fundamentare a indicatorilor economici corelati cu indicatorii financiari privind productia marfa vanduta si incasata, veniturile, mijloacele circulante si alti indicatori economici si financiari;

-raspunde de eliminarea imobilizarilor financiare atat in ceea ce priveste creantele cat si alte forme de manifestare a acestor imobilizari;

-urmareste si incaseaza toate facturile emise pentru produsele si serviciile livrate;

-intocmeste, daca este cazul, impreuna cu compartimentul tehnic/proiectare, conform planului de finantare a compartimentului cercetare produse noi; in acest sens isi asuma responsabilitatea ca eficienta acestei actiuni sa fie maxima;

-intocmeste si raspunde de circulatia in valuta a costurilor pentru fiecare produs prevazut in planul de export si actioneaza pentru obtinerea unui beneficiu in valuta la fiecare tranzactie comerciala externa;

-urmareste primirea in termen a facturilor pentru marfurile exportate si importate;

-urmareste permanent circulatia documentelor de decontare cu banca, analizeaza lunar volumul facturilor neincasate la extern si stabileste masurile corespunzatoare pentru a accelera ritmul incasarilor in valuta;

-efectueaza decontarea in termen a operatiunilor rezultate din activitatea de export.

Organizarea Departamentului Juridic

Departamentul Juridic asigura consultanta si reprezentarea persoanei juridice, apara drepturile si interesele legitime ale acesteia in raporturile ei cu autoritatile publice, institutiile de orice natura, precum si cu orice persoana juridica sau fizica romana sau straina;

In conditiile legii si ale regulamentelor specifice ale unitatii, avizeaza si contrasemneaza actele cu caracter juridic

Activitati desfasurate in cadrul Departamentului Juridic referitor la activitatea de vanzare - incasare

Departamentul Juridic

-redacteaza proiectele de contracte sau alte acte cu continut juridic in legatura cu activitatea societatii;

-verifica pentru legalitate si avizeaza contractele incheiate cu clientii societatii;

-urmareste respectarea contractelor incheiate cu clientii unitati;

-urmareste situatia facturilor neincasate si intreprinde demersurile necesare pentru achitarea acestora de catre clientii unitatii.

In vederea realizarii obiectivelor mentionate mai sus acestea sunt repartizate personalului din cadrul Directiilor Comerciala, Financiara si a Departamentului Juridic atat prin fisa postului cat si prin alte ordine si dispozitii scrise sau verbale. Pentru o functionare coerenta a fluxului informational generat de aceste directii este nevoie de eliminarea paralelismelor atat in ceea ce priveste transmiterea deciziilor manageriale cat si in ceea ce priveste responsabilitatea fiecarei persoane din cadrul acestora.

2.Matricea riscului de control intern propusa pentru ciclul Vinzari-incasari la SA SARA SA

2.1.Obiective de audit privind operatiunile de vinzari.

Control internVinzarile

inreg.

corespund

unor livrari

catre

clienti reali

(existenta)Operatiunile de vinzari existente sunt inregistrate

(exhaustivitate)Vinzarile inreg.

corespund cantitatii

de bunuri livrate

si sunt corect

facturate si

inregistrate

(exactitatea)Vinzarile

inregistrate

sunt

corect

clasificate

(clasificare)Vinzarile sunt

inregistrate

la datele

corecte

(cronologie)

Operatiunile de

vinzari

sunt corect

transferate

in conturi

creante-clienti

si corect

sintetizate

(sintetizare,

sistematizare)

1.Se examineaza documentele inainte ca facturile sa fie trimise clientilorCCCCCC

2.Plata la termen este aprobata inainte de a se face livrareaCCCCCC

3.Succesiunea nr.avizelor este verificata de contabilit.pentru a se verifica dac toate avizele au fost facturate----CC

4.Subtotalurile sunt comparate cu totalurile generate de computerC-CCCC

5.Sumele vinzarilor din facturi sunt cele din lista de preturi aprobataC-CCCC

6.Contabilitatea compara total creante-clienti cu contuil din cartea mare.C-CCCC

7.Situatiile soldurilor sunt comparate periodic cu ale clientilor.C-CCCC

8.Lipseste verificarea interna a posibilitatii inregistrarii repetate a facturilorNNNNNN

9.Lipsesc mecanismele de control pentru verificarea in timp util a inreg.operatiunilor.NN---N

10.Risc de control estimat.micmediumicmicmicmic

C=mecanism de control intern;

N=neajuns al controlului intern.

Punctele 1-7 din tabel reprezinta mecanisme de control intern;

Punctele 8 si 9 din tabel reprezinta neajunsurile.

Aprecierea riscului s-a facut pe trei nivele: mic, mediu, mare.

2.2.Obiective de audit privind operatiunile de incasari.

Control internIncasarile

inreg.

corespund

unor mijl.

banesti

primite de companie

(existenta)Mijloacele banesti primite sunt inregistrate in jurnalul incasarilor

(exhaustivitate)Incasarile sunt inreg.la banca in extrasul de cont la nivelul sumelor primite

(exactitatea)Operatiunile de incasare

sunt

corect

clasificate

(clasificare)Incasarile sunt

inregistrate

la datele

corecte

(cronologie)

Operatiunile de

incasare

sunt corect

inregistrate prin stingerea conturilor

creante-clienti

si corect

sintetizate

(sintetizare,

sistematizare)

1.Se confrunta soldul contului bancar cu evidentele contabile curente.C-CCCC

2.Cecurile sunt stampilarte cu o stampila de andosare restrictiva.CCCCCC

3.Situatiile recapitulative sunt expediate periodic la clienti.CCCCCC

4.Subtotalurile sunt comparate cu totalurile generate de computerCCCCCC

5. Contabilitatea compara total creante-clienti cu contuil din cartea mare.CCCCCC

6.Listele preliminare ale efectelor de plata nu sunt folosite pentru verificarea incasarilor.------

7.Receptionerul gestioneaza mijloace banesti dupa ce acestea sunt inregistrate ca si incasari.------

8.Persoana care prelucreaza datele are acces la incasari si tine evidenta creantelor-clienti.------

9.Incasarile in numerar peste plafonul de casa nu sunt depuse zilnic la banca.NN----

10.Lipseste verificarea interna a clasificarilor incasarilor.NN-N--

11.Risc de control estimat.micmicmicmicmicmic

C=mecanism de control intern;

N=neajuns al controlului intern.

Punctele 1-5 reprezinta mecanisme de control;

Punctele 6-10 reprezinta neajunsuri.

Aprecierea riscului s-a facut pe trei nivele: mic, mediu, mare.

3.Constatari

Obiectivele de audit selectate in functie de analiza riscurilor:

1.Intocmirea corecta a contractelor(d.p.d.v. a clauzelor de livrare si a conditiilor de incasare) si a documentelor de livrare/incasare.

2.Realitatea creantelor, durata (viteza) incasarii si probabilitatea incasarii acestora in totalitate.

3.Inregistrarea corecta a documentelor de livrare / incasare in evidentele operative si contabile (inclusiv a contractelor).

4.Inregistrarea corecta a sumelor incasate in contabilitate.

5.Efectuarea controalelor privind livrarile/incasarile.

Din punctul de vedere al auditului intern s-a urmarit daca pentru obiectivele selectate exista proceduri de lucru,proceduri de control si daca aceste proceduri se respecta intocmai.

Problema 1

Procedurile de lucru intocmite trebuie sa contina si responsabilitatile de verificare a operatiilor/activitatilor. Prin fisa postului i se responsabilizeaza fiecarei persoane atributiile de verificare si control.

Controalele efectuate asupra documentelor intocmite se formalizeaza prin semnatura persoanei care a efectuat controlul.

Constatare

Majoritatea procedurilor cu referire la activitatile de Vanzari si Incasari contin responsabilitati de verificare a operatiilor/activitatilor, precizate in partea de Control/Autocontrol. Aceste proceduri au fost revizuite in perioada Dec.2007-Martie.2008. Exista totusi proceduri care nu au fost inca revizuite si nu precizeaza in mod distinct aceste responsabilitati (Gestionarea comenzilor si a contractelor pentru usi si ferestre derulate prin Parteneri ALFA, Gestionarea comenzilor si a contractelor pentru sistemul ALFA 5000 prin confectionerit ALFA , Actionarea in judecata, Procese cu caracter litigios, Procese cu caracter nelitigios).

Au fost formalizate controalele, astfel incat pe registre, documente de livrare, documente de incasare s-au facut mentiunile de rigoare, s-au semnat de persoana care a efectuat controlul.

Cauza

Procedurile de lucru sunt in curs de revizuire. Anterior procedurile de lucru nu mentionau in mod distinct responsabilitatile de verificare. Ca urmare a masurilor dispuse in baza Misiunii de Audit nr.1 si fisele de post sunt in curs de actualizare pentru a preciza detaliat atat atributiunile de serviciu cat si responsabilitatile de verificare si control.

Consecinta

Necunoasterea de catre angajati a responsabilitatilor de verificare si control care le apartin poate duce la nerealizarea eficienta a controlului intern.

Recomandare

Avand in vedere faptul ca atat procedurile cat si fisele de post sunt in curs de revizuire managementul va trebui sa urmareasca pe parcurs daca se mentioneaza in noile proceduri responsabilitatile de verificare a operatiilor/activitatilor si daca prin fisele de post i se responsabilizeaza fiecarei persoane atributiile de verificare si control.

Problema 2

Procedurile de lucru privind Vanzarile si Incasarile cuprind competentele stabilite pentru fiecare operatie sau post de executie.

Constatare

Nu toate comenzile ferme de la clienti trec prin filtrul Directiei de Vanzari, respectiv a reprezentantilor comerciali responsabili cu anumiti clienti. Se intampla astfel ca aceeasi comanda trimisa de client de 2 ori este tratata ca si doua comenzi diferite ( ex.1.comanda trimisa clientului care a refuzat receptia marfii pe motiv ca produsele aferente comenzii respective i-au fost deja livrate; ex 2.gestionarul depozitului a sesizat faptul ca, comanda a fost deja livrata).

Cauza

Conform Procedurii, comenzile venite prin Registratura trec prin mapa DGAC, care le distribuie Dir. vanz. directe spre analiza. Practic, numai o parte din comenzile ferme de la clienti poarta rezolutia DGAC sau Dir. vanz. Directe; comenzile ferme de la clienti sunt preluate de Dir. vanz. depozite si Director Logistica pe baza de semnatura de la Registratura si sunt repartizate celor 2 analisti clienti pe sisteme instalatii si sisteme amenajari interioare + cabluri + teracota + granule, stabilind totodata termenul pentru confirmare (conform FIAP nr.A.03).

Consecinta

O comanda returnata presupune cresterea nejustificata a cheltuielilor de logistica; atat cheltuieli de gestiune si manipulare cit si cheltuieli de transport.

Recomandare

Disciplinarea propriilor angajati in ceea ce priveste respectarea procedurilor si competentelor.

Este de luat in considerare daca reprezentantii comerciali ar trebui implicati in analiza comenzilor ferme de la clienti. Ne insusim parerea conducerii care nu este de acord cu implicarea reprezentantilor comerciali in gestionarea comenzilor.

Problema 3

Procedurile de lucru intocmite trebuie sa contina si responsabilitatile de executare a operatiilor / activitatilor. Prin fisa postului i se responsabilizeaza fiecarei persoane atributiile de executat si realizat.

Constatare

Conform procedurii ''Organizarea contabilitatii tertilor si a compensarilor reciproce'', inregistrarea operatiunilor de incasare prin banca si casierie este efectuata de catre postul Evidenta si urmarire creante terti (la fel se mentioneaza si in fisa de post), in realitate insa acest post inregistreaza doar incasarile prin Banca. Postul Financiar decontari in lei inregistreaza incasarile in numerar prin casierie. (Conform FIAP nr. A.07 )

Reprezentantii comerciali responsabili cu promovarea profilelor de tamplarie PVC ALFA 5000 (3 persoane) executa si atributii de gestionare comenzi clienti (inregisrare comenzi in SAP, confirmari de comanda clienti, verificare si urmarire stocuri, necesare de productie) iar in fisele de post nu se mentioneaza nimic despre aceste atributii. Punctul de vedere al conducerii (DGAC) este faptul ca aceste atributii vor fi repartizate Analistului Servicii Client pe sisteme amenajari interioare + cabluri + teracota + granule.

In cazul depozitelor zonale activitatea de gestionare comenzi clienti este responsabilitatea postului Facturist. In practica aceasta activitate este realizata si de reprezentantii comerciali (inclusiv Gestionar in cazul depozitului Constanta) desi in fisele de post ale acestora nu sunt introduse astfel de sarcini de serviciu. Este important de discutat masura in care reprezentantii comerciali zonali ar trebui responsabilizati prin mentionarea acestor atributii in fisele de post, avand in vedere personalul limitat de care dispun depozitele zonale, cu precizarea competentelor care le revin in legatura cu aceste atributii(Conform FIAP nr. A.01).

Cauza

In cazul inregistrarii incasarilor cauza este neactualizarea procedurilor si a fiselor de post in momentul redistribuirii atributiilor.

Referitor la reprezentantii comerciali atributiile de gestionare comenzi nu au fost mentionate in fisele de post pentru ca un reprezentant comercial nu ''ar trebui sa aiba astfel de atributii''.

Consecinta

Necunoasterea de catre angajati a atributiilor ce le revin poate duce la nerealizarea in mod corespunzator a acestora iar faptul ca unele atributii nu sunt mentionate in fisele de post nu implica raspunderea angajatului fata de executarea lor.

Recomandare

Toate atributiile de executat si realizat sa fie prezentate in fisa postului iar odata cu modificarile acestor atributii sa se actualizeze si fisele de post sau procedurile de lucru. Daca managemantul isi insuseste recomandarea auditului intern va trebui sa urmareasca transpunerea in practica a acestor recomandari.

Problema 4

Procedurile de lucru cuprind principalele operatiuni si activitati care se efectueaza in cadrul directiilor comerciale si financiare cu privire la vanzari si incasari. Sunt cunoscute si realizate in mod corespunzator de personalul responsabil.

Constatare

Procedurile de lucru contin principalele operatiuni si activitati care se efectueaza incadrul directiilor comerciale si financiare si a departamentului juridic cu privire la vanzari si incasari si sunt cunoscute de personalul din entitate.

Totusi s-a identificat operatia de introducere in sistemul SAP a datelor de identificare clienti si a clauzelor contractuale referitoare la termene si modalitati de plata efectuata de Inginer Planificare Productie, care nu este precizata in nici o procedura si nu este mentionata nici in fisa de post a acestuia. Director Vanzari Depozite sustine ca Inginer Planificare Productie nu ar trebui sa realizeze aceasta operatie drept urmare se va responsabiliza o alta persoana cu realizarea acesteia.

O problema evidentiata la Directia Logistica se refera la livrarile neprogramate sau in regim de urgenta care afecteaza negativ livrarile programate, cu consum suplimentar de resurse. Conform situatiei tirurilor comandate si expediate in luna ianuarie 2008 intocmita de Directia Logistica rezulta ca, pe total entitate, nr. de tiruri comandate reprezinta 67% din nr. de tiruri expediate, de remarcat, de asemenea situatia Depozit Bucuresti, nr.tiruri comandate reprezinta 37% din nr.tiruri expediate.

Cauza

Lipsa actualizarii procedurilor si a fisei de post odata cu repartizarea / modificarea atributiilor.

Principalele motive care duc la aparitia livrarilor neprogramate sunt: 1)nerespectarea termenului de catre depozitele din tara privind transmiterea Necesarului lunar si a Necesarului Saptamanal sau intocmirea defectuasa a acestora din punct de vedere a necesarului de produse/mijloace de transport; 2)nu se primesc de la clienti, macar lunar, necesare estimative pe tipuri de produse si cantitati; 3)tratarea preferentiala a anumitor clienti.

Consecinta

Atributiile care nu sunt mentionate in fisele de post sau in proceduri nu implica raspunderea angajatului fata de executarea lor.

Nerespectarea termenului de catre depozitele din tara privind transmiterea Necesarului lunar si a Necesarului Saptamanal sau intocmirea defectuasa a acestora din punct de vedere a necesarului de produse/mijloace de transport; faptul ca nu se primesc de la clienti, macar lunar, necesare estimative pe tipuri de produse si cantitati; tratarea preferentiala a anumitor clienti duce la incarcarea excesiva a programului zilnic de livrari, cu consecinte negative in activitatea de livrare si in gradul de satisfacere a clientilor.

Recomandare

Actualizarea procedurilor de lucru si a fiselor de post sa se efectueze ori de cate ori apare o modificare in atributiile posturilor si sa fie adusa la cunostinta tuturor salariatilor astfel incat sa se evite aplicarea incorecta sau defectuoasa a acestora iar salariatii sa fie responsabilizati fata de executarea acestor atributii.

Reprezentantii comerciali ar trebui sa se implice mai mult in colaborarea cu clientii in ceea ce priveste previzionarea unui necesar, macar lunar, a comenzilor de aprovizionat pe tipuri/cantitati de produse. Se recomanda o mai buna colaborare dintre Directia vanzari si Directia Logistica .

Problema 5

Toate documentele de incasari se inregistreaza in evidenta contabila, respectiv in registre, in jurnale, cartea mare etc. Instrumentele de plata primite de la clienti sunt depuse spre incasare la timp.

Constatare

Documentele de incasari sunt inregistrate in ordine cronologica si sistematica in documentele contabile (jurnale, registre etc), iar instrumentele de plata primite de la clienti sunt depuse spre incasare la timp; exceptie un CEC in valoare de 3000 ron, inregistrat de Galati, emis in 24.01.2008, scadent in 07.03.2008 netrimis la Bistrita si nedepus in banca in data de 13.03.2008. (FIAP nr. A.05 )

Din chestionarele administrate si discutiile cu personalul am ajuns la concluzia ca inventarierea instrumentelor de plata nu se face intr-un cadru organizat (verificari personale, informare verbala a Directorului Depozit), cu consemnarea rezultatelor inventarierii pe suport de hartie sau informatic, in vederea verificarilor ulterioare. De altfel singura referire procedurala la aceasta operatiune se face in fisa de post a casierului din Bistrita, fara insa a se preciza cui si sub ce forma se prezinta rezultatele.

Cauza

Nedepunerea la timp a instrumentelor de plata spre decontare.

Consecinta

Denaturari ale situatiilor transmise conducerii. Intarzieri nejustificate la plata. Risc de nedecontare a documentului de plata in cazul depasirii cu 7 zile in cadrul aceleiasi banci sau 15 zile in cazul bancilor corespondente a scadentei.

Recomandare

Organizarea unui control intern corespunzator in legatura cu aceste operatiuni. Responsabilizarea persoanelor si urmarirea mai eficienta a acestora.

Problema 6

Referitor la contractele incheiate cu clientii clauzele contractuale sunt clare; se respecta clauzele privind modalitatile si termenele de plata. Se respecta reglementarile in vigoare.

Constatare

Datele de identificare client precum si clauzele contractuale referitoare la modalitati si termene de plata sunt introduse in sistemul SAP de catre postul Inginer planificare productie. Clientii ocazionali se introduc in sistem'' cu plata pe loc''. Sistemul SAP permite ca la facturare sa se introduca alte termene sau modalitati de plata care apar listate pe factura, insa in contabilitate (referitor la scadenta si neincasata) se in considerare termenul din contract, introdus de inginer planificare productie. In general se respecta termenul de plata precizat in contract . In ceea ce priveste modalitatea de plata in urma verificarilor s-a identificat un client care conform contractului plateste cu CEC iar in SAP apar plati cu OP sau Compensare (conform FIAP nr. A.02 ).

Limita de creditare, stabilita in functie de situatia financiara a clientului si de capacitatea de plata a acestuia nu este introdusa in sistem pentru toti clientii. Limita de creditare odata introdusa in sistemul SAP asigura imposibilitatea livrarii de marfa peste aceasta valoare.

Nu se calculeaza decat ocazional penalitati pentru intarziere la plata!

Cauza

Nerespectarea clauzelor contractuale.

Inginer planificare productie nu are autorizatie pentru introducerea limitei de creditare in sistemul SAP. Directiei IT care are posibilitatea introducerii limitei i s-a solicitat o singura data, in urma cu aproximativ doi ani, sa introduca limitele de creditare ale clientilor existenti in acea perioada (conform FIAP nr.A.02).

Nerespectarea OUG nr.119/2007 privind masurile de combaterea intarzierii executarii obligatiilor de plata rezultate din contracte comerciale.

Consecinta

Nerespectarea limitei de creditare poate produce pierderi suplimentare nejustificate pentru societate in cazul incapacitatii de plati a unui client.

OUG nr.119/2007, privind masurile de combaterea intarzierii executarii obligatiilor de plata rezultate din contracte comerciale, prevede obligativitatea calculului de penalitati pentru intarziere la plata facturilor. In cazul unui control al organelor financiare competente in afara de amenda se poate cere sa calculam penalitatile retroactiv si sa platim impozit pe aceste venituri neconstituite, cu penalitatile si majorarile de rigoare pentru neplata impozitului la termen.

Recomandare

Responsabilizarea persoanelor referitor la respectarea clauzelor contractuale si urmarirea mai eficienta a acestora.

Daca apar modificari in prevederile contractuale pe parcursul derularii contractelor, sa fie reglementate operativ prin acte aditionale la contracte.

Autorizarea pentru introducerea / modificarea limitei de creditare in sistemul SAP a responsabilului cu introducerea datelor de identificare client (a termenelor si modalitatilor de plata) .

Revizuirea Procedurii '' Elaborarea, analiza si urmarirea contractelor vanzari intern'' pentru a: preciza responsabilul cu introducerea datelor de identificare client si prezenta in detaliu activitatea de contractare cu precizarea limitelor de competente pentru toate posturile implicate.

Configurarea in sistemul SAP a calculului de penalitati pentru intarziere la plata cu posibilitati de facturare atat periodic sau la cerere cat si facturare automata concomitent cu facturarea produselor.

Problema 7

Documentele de livrare si incasare contin datele minim obligatorii conform cu reglementarile legale si deciziile interne; sunt indosariate in mod corespunzator asigurand-se accesul operativ la documente.

Constatare

Desi in general se cunosc datele obligatorii pe care trebuie le sa contina o factura fiscala s-au intalnit facturi nesemnate de primire, fara semnatura delegat, doar exemplarul verde, fara informatii identitate delegat (conform FIAP nr. A.04). In ceea ce priveste indosarierea facturilor, prevederile Deciziei nr.168 din 24.08.2007 referitor la modul de efectuare a livrarilor si de circulatie a documentelor de livrare nu sunt respectate de catre toti factorii responsabili. Astfel s-au intalnit: -dosare cu lipsa exemplarul verde al facturilor fiscale;

- lipsa atat exemplarul rosu cat si exemplarul verde al facturilor fiscale ;

- facturistul de la depozitul Brasov retine formularul verde si trimite la contabilitate formularul negru si rosu;

- referitor la facturile anulate facturistii de la depozitele Iasi si Galati retin la depozit formularul negru;

De la depozite facturile vin gata indosariate, iar in contabilitate nu se verifica daca au fost trimise toate. In ceea ce priveste facturile rosii care sunt trimise la client pentru semnarea de primire si stampilare, pot sa treaca si doua luni pana sa ajunga in contabilitate. Casiera care este desemnata (verbal) sa indosarieze FF. nu poate tine o evidenta clara asupra acestora (daca le-a primit pe toate sau nu).

Cauza

Decizia nr. 168 / 24.08.2007, prin care se modifica toate reglementarile anterioare referitor la gestionarea facturilor emise catre client nu a fost primita de toate persoanele responsabile (facturista de la depozit tevi afirma ca nu a primit-o, iar din raspunsurile celor de la depozite ne dam seama ca nici acestia) desi in registrul de iesire al registraturii decizia apare ca si transmisa pe fax catre depozite, sau ridicate de alte persoane care si-au asumat raspunderea transmiterii mai departe.

Prin Decizia nr.168/24.08.2007 nu se stabileste o persoana care sa verifice daca toate facturile sunt sosite si indosariate corespunzator.

Consecinta

In caz de necesitate, pentru gasirea documentelor ratacite se pierde timp. Lipsa semnaturilor care atesta faptul ca, clientul a primit produsele, sau lipsa documentelor, duce la imposibilitatea probarii in instanta, in caz de actionare in judecata, a efectuarii livrarii. De asemenea in temeiul art.41 si art.42, din legea contabilitatii nr. 81/1991 suntem pasibili de amenda de la 300 la 4000, pentru nerespectarea reglementrilor emise de Ministerul Finanelor Publice cu privire la ntocmirea i utilizarea documentelor justificative i contabile pentru toate operaiunile efectuate,..., pstrarea i arhivarea acestora, ...etc.

Recomandare

Personalul trebuie instruit asupra reglementarilor legale in vigoare cu referire la activitatile pe care le desfasoara, si verificat periodic daca le respecta.

Este important ca toate Deciziile conducerii, cu referire la modul de desfasurare al activitatilor, in afara de transmiterea lor sa se verifice si daca sunt cunoscute si intelese de catre toti factorii responsabili astfel incat sa se evite aplicarea incorecta sau defectuoasa a acestora iar salariatii sa fie responsabilizati fata de executarea acestor activitati.

De asemenea odata cu reorganizarea directiei economice sa se stabileasca o persoana pentru verificarea cel putin prin sondaj daca documentele de livrare sunt sosite in totalitate.

Concluzii si recomandari generale

A.Referitor la organizarea Directiei Comerciale , a Directiei Financiare si a departamentului Juridic:

Concluzii:

Raportat la cele constatate si consemnate mai sus auditul intern formuleaza citeva concluzii cu caracter subiectiv bazate pe elementele colectate si analizate pe parcursul misiunilor desfasurate la SC SARA SA .

Directiile vanzari directe, vanzari depozite, vanzari orizont, logistica, financiara si departamentele export si juridic din cadrul entitatii auditate au functionat, in perioada supusa auditarii cu un numar de 87 salariati din care 4 posturi ocupate de sefi de departamente si 11 posturi ocupate de directori executivi. Organizarea si functionarea departamentelor au fost conform organigramei si Regulamentului de organizare si functionare.

Pentru toti salariatii au fost stabilite fise ale posturilor prin care s-au stabilit relatiile ierarhice de subordonare si sarcinile de serviciu. Fisele posturilor au fost semnate de luare la cunostinta si vizate de persoanele cu aceste atributii.

La nivelul structurii auditate exista proceduri de lucru intocmite, prin care sunt prezentate si detaliate operatiunile si posturile care realizeaza activitatea respectiva, s-au stabilit inclusiv grafice care precizeaza operatiile, cine le executa si relatiile dintre posturi sau persoane . Aceste proceduri sunt detaliate cu responsabilitati in executarea fiecarei operatii sau post. Procedurile de control intern sunt precizate intr-o caseta distincta la finalul procedurilor de lucru in cazul procedurilor revizuite iar la celelalte urmeaza sa fie introduse pe masura revizuirii.

Angajamentele legale s-au intocmit in toate cazurile si au fost semnate de conducatorul entitatii sau persoana delegata cu aceste prerogative. Pentru toate incasarile efectuate au existat contracte incheiate, conventii, comenzi, etc.

Verificarea existentei creantei s-a realizat prin verificarea documentelor care au justificat ca bunurile au fost livrate.

Au fost formalizate controalele, astfel incat pe registre, documente de livrare si incasare s-au facut mentiunile de rigoare, s-au semnat de persoana care a efectuat controlul.

Nu au fost efectuate incasari de la clienti carora nu li s-au livrat bunurile, toate incasarile facandu-se dupa livrare si receptia de catre clienti a bunurilor si dupa vizarea documentelor ce privesc livrarea si respectiv receptia, exceptand avansurile primite de la clienti, si incasarile in baza contractelor de vanzari tamplarie Orizont dat fiind specificul activitatii de productie comenzi speciale.

Recomandari :

Auditorii recomanda actualizarea sistemica a procedurilor. Prin proceduri sa se stabileasca responsabilitati cat mai detaliate in executarea activitatilor de Vanzari Incasari si verificarea acestora. Precizarea la finalul fiecarei proceduri de lucru prin ce activitati/operatiuni se asigura controlul intern al executarii corecte a procedurilor de lucru si care forma de control intern se aplica.

Pentru o functionare coerenta a fluxului informational generat de Directiile vanzari directe, vanzari depozite, vanzari orizont, logistica, financiara si departamentele export si juridic este nevoie de eliminarea paralelismelor atat in ceea ce priveste transmiterea deciziilor manageriale cat si in ceea ce priveste responsabilitatea fiecarei persoane din cadrul acestor directii.

Procedurile de lucru au fost intocmite mai mult cu privire la operatiile de executare si nu cu privire la competente. Acest lucru poate avea ca efect nerealizarea sau realizarea ineficienta a unei operatii sau activitati. Raportat la acest lucru auditorii recomanda stabilirea prin proceduri si a competentelor in executarea activitatii sau operatiei.

Responsabilizarea persoanelor care au atributii de executie respectiv de control intern si urmarirea mai eficienta a acestora.

Modificarea si actualizarea procedurilor de lucru, a procedurilor de control intern si a formelor de control intern care urmeaza sa fie aplicate si aduse la cunostinta celor in cauza astfel incat sa se evite aplicarea incorecta sau defectuoasa a acestora si sa se verifice daca acest lucru se si intampla.

B.Referitor la organizarea controlului intern

Concluzii:

Prin modul cum a fost organizat controlul intern si prin responsabilitatile delegate si consemnate in fisa postului s-a putut constata interesul managementului pentru organizarea cat mai judicioasa a controlului intern sub cele doua forme de exercitare a acestuia(controlui de gestiune si controlul financiar-contabil) si receptivitatea la posibila evaluare a controlului intern efectuata de un auditor intern din afara entitatii. Este prima dovada de conformare a managementului cu regularitatea, adica cu aplicarea intocmai a legislatiei.

S-a inteles ca managementul, nu auditorul, trebuie sa defineasca si sa aplice mecanismele de control intern a entitatii. Acest concept este in acord cu cerinta conform careia managementul, nu auditorul, este responsabil de intocmirea situatiilor financiare in conformitate cu principiile contabile general acceptate.

Managementul entitatii auditate a realizat ca este responsabil de definirea si organizarea mecanismelor de control intern care sa ofere o asigurare rezonabila, nu absoluta (aproape imposibil de realizat), cu privire la faptul ca situatiile financiar - contabile exprima o imagine fidela a entitatii.

Intregul mecanism de control intern este conceput si organizat de manageri si trebuie sa raspunda scopului pentru care el a fost realizat.

Managementul a realizat ca un control intern real ar fi extrem de costisitor si a inteles ca auditul intern reprezinta nu numai o obligatie legala cat mai ales o alternativa mai ieftina si eficienta datorita caracterului sau independent si purtator al unor experiente diversificate.

Managementul a inteles ca obiectivele controlului intern sunt reprezentate de : securitatea activelor, calitatea informatiilor, respectarea directivelor, optimizarea resurselor si alte obiective specifice misiunilor.Toate obiectivele trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii :

-sa participe la realizarea misiunii companiei ;

-sa fie repartizate in interiorul companiei;

-sa fie monitorizate prin sistemul informational;

-sa se incadreze in timp;

-sa fie ambitioase.

Auditul intern apreciaza ca la entitatea auditata toate aceste conditii sunt indeplinite. Exista situatii cind nu se respecta intocmai graficele propuse dar acest fapt nu duce la denaturarea calitatii controlului respectivele situatii datoridu-se, in principal unor actiuni neprevazute dispuse de management. Aceasta concluzie reiese din analiza, pe baza procedeelor specifice, a fiecareia din aceste elemente .

Auditul intern a putut constata, prin participare directa, ca in scopul realizarii obiectivelor controlului intern, entitatea, prin organele de decizie manageriala, asigura conditiile si mijloacele tehnice necesare. Personalul selectat, care asigura atat controlul financiar preventiv cat si controalele de gestiune, are o calificare si experienta corespunzatoare sarcinilor concrete ce le sunt incredintate. In perspectiva prin procedurile de control intern managementul va trebui sa nominalizeze si celelalte forme de control intern ce se vor aplica (autocontrolul, control mutual, control partenerial, control ierarhic, administrativ, inspectii...)

Sistemele de informare si coordonare constituie un ansamblu integrat in entitate. Sistemele de informare vizeaza toate functiile, nu numai cele contabile (securitatea, mediul social, achizitii, etc.) si ele sunt viabile si usor de verificat, exhaustive, disponibile in timp util, utile si pertinente.

Auditul intern a obtinut din partea managementului dovezi clare, scrise, care atesta ca sistemul de informare si coordonare are un caracter unitar constituind un ansamblu integrat in care se regasesc toate corelatiile intre compartimente atat pe orizontala cat si pe verticala.

Auditul intern apreciaza ca s-au respectat aceste dezideratele reclamate de o organizare care tinde sa devina buna, a controlului intern.

Obiectivitatea: organizarea (organigrama) nu se construieste in functie de oameni;

Securitatea sau separarea sarcinilor asigurarea inlaturarii situatiilor de incompatibilitate. Cinci functii fundamentale sunt incompatibile in cadrul unei entitati :

-functia de autorizare (de decizie) a ordonatorului care are puterea de angajare a entitatii

-functia de inregistrare contabila a celui care inregistreaza ;

-functia financiara a celui care plateste, incaseaza;

-functia de detinere se refera la gestiunea de bunuri ;

-functia de control.

Din analiza Organigramei cit si din verificarile efectuate am constatat urmatorul caz de incompatibilitate: postul de facturist/cogestionar la depozitele zonale care efectueaza livrarile, gestioneaza produsele in lipsa gestionarului, incaseaza facturile si inregistreaza in SAP incasarile, cumuleaza trei din cele cinci functii incompatibile (functia de inregistrare contabila, functia financiara, functia de detinere). In acest caz se recomanda atat stabilirea foarte clar a competentelor prin fisa postului cat si organizarea unui control intern corespunzator in legatura cu acest post (control ierarhic operativ prin sondaj).

Auditul intern a analizat daca dispozitivul de organizare se traduce prin implementarea celor 4 elemente constitutive :

1.Organigrama ierarhica - s-a efectuat auditul de conformitate interoganduse persoanele daca stiu ce functii ocupa, ce sarcini au si cui sunt subordonate ; organigrama este datata.

2.Analiza de post care ar trebui sa fie atasata organigramei precizand printre altele relatiile structurale ale titularului (de cine depinde si cine depinde de el, de unde ii parvin elementele necesare indeplinrii sarcinilor si cui transmite rezultatul muncii sale) nu este implementata in cadrul entitatii auditate.

Am constatat ca fisa postului nu este actualizata intotdeauna odata cu modificarile organizationale aparute sau cu modificarile atributiilor si a responsabilitatilor. De aceea recomandam, ca actualizarea fiselor de post sa se faca cu mai mult dinamism ori de cate ori este nevoie iar, in unele cazuri, mai bine detaliate sarcinile si responsabilitatile persoanei in cauza.

3.Evidenta competentei si libertatii de actiune a angajatilor delegarile de competente trebuie sa fie scrise, cunoscute de beneficiar si de ierarhia lui, de terti, si sa fie actualizate in functie de schimbari, de mutari, de modificari.

Din interviurile realizate si din chestionarele administrate concluzionam ca, in putine cazuri ce-i drept, nu se poate face o distinctie clara intre competente si sarcini. In aceasta situatie exista riscul de depasire de competente sau dimpotriva a neindeplinirii lor depline putand determina atitudini generatoare de suprapuneri de competente sau reduceri a libertatii de actiune.

4.Elementul material modul in care este organizata entitatea asigura, in general, protectia fizica a bunurilor si a persoanelor si consta in :

-securitatea in birouri ;

-securitatea magaziilor ;

-calitatea inchizatorilor ;

-seiful casierului;

-asigurarea PSI ;

-asigurarea conditiilor de a se evita exploziile si accidentele de orice fel.

Avind in vedere istoricul entitatii auditate, a faptului ca aceasta entitate este una reprezentativa in domeniul economic din care face parte am constatat ca a existat, in special in ultima perioada, o preocupare de a adapta controlul intern la nevoile proprii. In ultima perioada s-a pus un accent deosebit pe managementul performant, productia pe comenzi, aprovizionarea in plafonul strict asigurator al productiei, valorificarea stocurilor fara miscare sau cu miscare lenta, provizionarea stocurilor de siguranta, etc. Toate acestea au impus, pe de o parte, adaptarea continua a controlului intern la conditiile noi create iar pe de alta parte la aplicarea unui control intern performant care sa asigure aplicarea corecta si imediata a politicilor manageriale. Acest lucru a generat preocuparea de a asigura indeplinirea si implementarea tuturor celor patru elemente constitutive a controlului intern.

Metodele si procedurile entitatii : sunt, in general, bine definite si vizeaza toate activitatile si procesele. Se respecta, in general regula de a fi scrise, simple si precise, actualizate in mod regulat (datate) aduse la cunostinta executantilor; constituie un instrument de lucru, sunt informatizate pentru a putea fi consultate de oricine.

Aplicand procedee specifice auditului intern ca interviul,chestionarul si vizualizarea am constatat ca fiecare organ de control intern isi cunoaste sarcinile si competentele, exista un sistem de coordonare, monitorizare si informare prestabilit concretizat in organigrama si scheme grafice ce pun in evidenta toate relatiile de colaborare, subordonare si decizionale prestabilite in conformitate cu necesitatile strategiei de management.

La S.C. SARA SA exista un bun control intern asupra unor activitati din cadrul entitatii dar nu putem spune acelasi lucru despre controlul intern la nivelul intregii entitati auditate. Acest lucru se desprinde din modul de organizare a controlului intern care nu este facuta in mod unitar fapt determinat pe de o parte de lipsa unui cadru legislativ adecvat si coerent iar pe de alta parte de situatia concreta prin care a trecut entitatea pe parcursul derularii programului de implementare SAP.

Controlul intern este adaptat specificului entitatii dar nu este in deplina concordanta cu nevoia de colectare si exploatare cu multa rapiditate si in timp real a datelor necesare managementului .

Politicile si practicile din domeniul resurselor umane sunt adecvate nevoii entitatii in sensul ca angajatii cu sarcini de control intern sunt competenti, demni de incredere si cu experienta in domeniul controlului.

Din investigatiile realizate auditul intern concluzioneaza ca, in general, supervizarea respecta esenta actului in sine existand procedee de aplicare a vizei care sunt aplicate in conformitate cu legislatia si regulamentele interne. Supervizarea se manifesta ca un act de indrumare, asistenta si mod de solutionare a situatiilor conflictuale.

Recomandari:

Apreciem ca mediul de control este bun dar managementul trebuie sa forteze mai mult implicarea controlului intern in scopul asigurarii manifestarilor obiective a deciziilor de management.

Procedurile existente sunt bine aplicate dar trebuie diversificate si identificate noi proceduri cu caracter aplicativ la conditiile concrete ale entitatii.

Auditul intern recomanda urmatoarele:

a)Conceperea si organizarea unitara a controlului intern pornind chiar de la riscurile mentionate mai sus sau alte riscuri ce vor fi sesizate;

b)Extinderea competentelor controlului intern asupra activitatilor entitatii care impun acest lucru;

c)Adaptarea controlului intern la cerintele aplicarii Standardelor Internationale de Contabilitate, a auditului financiar si a auditului intern prin imbunatatirea si perfectionarea metodelor si procedurilor compatibile cu aceste cerinte;

d)O politica de pregatire profesionala a conducerii in domeniile in care punctele forte si cele slabe sunt importante, aceasta politica de pregatire va contribui astfel la sporirea calitatii controlului intern al entitatii care inseamna implicit si imbunatatirea managementului.

e)Aplicarea de tehnici noi de gestiune permanenta a controlului intern si deci de evaluare a acestuia chiar de catre personalul operational (ex. gestionarea controlului intern prin prisma riscurilor determinate sau posibil de determinat apreciate dupa criteriile frecventa si gravitate, autoevaluarea, etc...).

f)Atribuirii controlului intern a unei autoritati si responsabilitati bine precizate.

g)Implementarea Analizei de post care sa fie atasata organigramei precizand relatiile structurale ale titularului ( de cine depinde si cine depinde de el, de unde ii parvin elementele necesare indeplinrii sarcinilor si cui transmite rezultatul muncii sale ). Sa se precizeze sarcinile de control, sa fie comunicata personalului interesat, sa se verifice daca a fost inteleasa de acesta, sa fie actualizata in functie de evolutia entitatii, arhivata si pastrata de persoanele responsabile.

Incheiere

Prezentul raport de audit intern a fost intocmit in baza Listei centralizatoare a obiectelor auditabile, a programului de audit si a celor de interventie la fata locului, a constatarilor efectuate in timpul colectarii si prelucrarii informatiilor si in timpul muncii pe teren. Toate constatarile efectuate au la baza documentele de lucru intocmite pe care se bazeaza sustinerile noastre.

Cu siguranta ca auditul intern nu a epuizat nici concluziile si nici recomandarile adresate entitatii auditate urmand ca acest capitol sa fie completat in urma discutiilor ce vor avea loc cu ocazia sedintei de inchidere a prezentei misiuni de audit intern.

Prezentului se anexeaza chestionarele, procedurile si foile de lucru intocmite pe parcursul desfasurarii misiunii.

Drept pentru care am intocmit prezentul raport in scopul informarii exprese si la dispozitia directorului general al entitatii, a directorului general comercial, a directorului general adjunct economic precum si a personalului din directiile comerciala si financiara,a departamentului juridic respectiv a personalului implicat in activitatea de control intern.

Data 27.05.2008

Auditor intern

Supervizor

PODARIU CLAUDIA

MAN ALEXANDRU