Rangkuman dari hasil penelitian ke Badan Perpustakaan dan Kearshipan provinsi Jawa

Timur adalah sebagai berikut.

Saat berada di dalam ruangan kami mendapatkan materi tentang seputar Arship dan

Kearshipan. Di situ di jelaskan bahwa arsip dibagi menjadi 2 yaitu arsip statis dan arsip dinamis.

Arsip dinamis masih dibagi lagi menjadi dinamis aktif dan dinamis non-aktif. Arsip statis berisi

sejarah / arsip ketetapan.

Pembagian arsip dinamis :

1. Arsip aktif : arsip yang dipakai terus menerus

2. Arsip non-aktif : arsip yang sudah menurun frekuensi kegunaanya

Jika arsip sebuah perusahaan telah berumur kurang lebih 10 tahun, akan dikembalikan

kepada pihak perusahaan sendiri untuk dimusnahkan. Arsip yang paling tua yang terdapat di

Badan Perpustakaan dan Kearshipan adalah laporan stegnet 1819 pada masa pemerintahan

Hindia-Belanda. Arsip ini menggunakan bahasa Belanda. Bahkan daftar arsip KPK juga terdapat

disana.

Ada beberapa arsip yang bisa masuk ke dalam Badan Perputakaan dan Kearsipan salah

satu diantaranya adalah arsip tokoh masyarakat. Arsip ini termasuk arsip perseorangan. Syarat

memasukkan arsip tersebut adalah orang ersebut harus merupakan tokoh masyarakat yang cukup

dikenal misalnya arsip seorang pendiri pondok pesantren yang cukup terkenal. Pihak keluarga

bisa dengan suka rela memberikan arsip yang menyangkut tentang orang tersebut untuk dirawat

di Badan Perpustakaan dan Kearsipan. Hal ini juga berlaku untuk para pejabat negara. Pejabat

negara yang tidak membuat arsip tentang dirinya dapat dikenakan sanksi penurunan jabatan. Hal

ini biasanya dilakukan untuk meminimalisir tidak korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN).

Nama : Ari Nurhidayaty Ningtyas

NIM : A02212041

Smt/Jrs : V / SKI – A

Tugas : Kearshipan Sejarah

Sesuai peraturan UU no 43 tahun 2009 tentang kearsipan salah satunya menjelaskan

bahwa setiap perguruan tinggi negeri harus memiliki arsip. Dan arsip ini diletakkan di rektorat

untuk keamanan. Disana juga dijelaskan bahwa arsiparis dibedakan menjadi 2 yaitu arsiparis ahli

dan arsiparis terampil. Arsiparis ahli adalah seorang sarjana (segala jurusan) dan sudah menjadi

PNS. Sedangkan arsiparis terampil adalah seorang yang sebelum menjadi arsiparis mereka harus

mengikuti pelatian dan kuliah minimal D3.

Untuk tata letak Badan Perpustakaan dan Kearsipan juga sangat diperhatikan. Badan

kearsipan memiliki daerah terlarang yang tidak boleh dimasuki sembarang orang. Daerah ini

digunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang dianggap penting. Selain itu Badan Perputakaan

dan Kearsipan juga memiliki depo. Depo ini harus diletakkan di daerah yang jauh dari

keramaian. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya pencurian arsip-arsip penting.

Disana kami juga diberi tahu bagaimana langkah-langkah meminjam arsip di Badan

Perputakaan dan Kearsipan.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Datang ke Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

2. Masuk ke meja pelayanan dan melakukan absensi disana.

3. Menaruh tas dan barang-barang yang kita bawa ke dalam loker yang telah disediakan.

4. Masuk ke dalam ruang peminjaman.

5. Meminta slip peminjaman ke petugas.

6. Mengambil katalog.

7. Pilih judul arsip yang akan dibaca (maksimal 5 judul).

8. Mengisi slip peminjaman dan memberikan kepada petugas.

9. Tunggu petugas mengambilkan arsip.

10. Baca arsip (maksimal 3 jam). Apabila belum selesai, arsip bisa difotocopy di ruangan

tersebut.

11. Selesai kembalikan arsip kepada petugas.

12. Ambil barang-barang di loker dan kembalikan kunci kepada petugas.

Itulah beberapa hasil penelitian di Badan Perpustakaan dan Kearsipan yang telah saya

lakukan.