0

RAKAN PEMBIMBING PERKHIDMATAN AWAM (AKRAB)

Kementerian Kemajuan Luar Bandar Dan Wilayah

PROSEDUR KERJA AKRAB KKLW

i

R A K A N P E M B I M B I N G P E R K H I D M A T A N A W A M ( A K R A B ) K E M E N T E R I A N K E M A J U A N L U A R B A N D A R D A N W I L A Y A H ( K K L W )

PROSEDUR KERJA AKRAB KKLW

Cawangan Pengurusan Psikologi Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

Kementerian Kemajuan Luar Bandar dan Wilayah Aras 17, No. 47, Lot 4G8, Persiaran Perdana

62100 Putrajaya Telefon 03.8891.5682/5715/5716/5703 • Fax 03.8888.2349

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

Kandungan

Perutusan Penanung AKRAB KKLW........................................ 1 Maklumat Ahli........................................................................... 2 Pengenalan .............................................................................. 3 Lambang AKRAB ..................................................................... 4 Maklumat Korporat AKRAB ...................................................... 5 Senarai Tugas .......................................................................... 6 Proses Kerja (i) ...................................................................... 10 Aliran Kerja (i) ........................................................................ 11 Proses Kerja (ii) ...................................................................... 12 Aliran Kerja (ii) ........................................................................ 13 Proses Kerja (iii) ..................................................................... 14 Aliran Kerja (iii) ....................................................................... 15 Senarai Borang Yang Digunakan ........................................... 16 Lampiran PPK01 Borang Analisis Keperluan Rawatan B001 Borang Temujanji Rakan Sekerja B002 Borang Biodata Rakan Sekerja B003 Borang Ringkasan Temubual Pertama B004 Borang Laporan Sesi/Kemajuan B005 Borang Penamatan Sesi Bimbingan B006 Borang Laporan Keseluruhan

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

1

Perutusan Penaung

AKRAB KKLW

erlebih dahulu saya mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan kesyukuran ke Hadrat Ilahi di atas penghasilan Prosedur Kerja AKRAB KKLW ini. Prosedur ini bertujuan menjelaskan tentang senarai tugas, proses kerja dan aliran kerja AKRAB KKLW secara terperinci.

Ia juga merupakan salah satu usaha bagi memantapkan

pelaksanaan aktiviti AKRAB di peringkat kementarian,

jabatan dan agensi di bawah KKLW. Kandungan buku

prosedir kerja ini dapat dijadikan panduan kepada semua

AKRAB KKLW dalam melaksanakan tugas-tugas yang

telah diamanahkan.

Kita sedar bahawa dalam melaksanakan tugas untuk membimbing dan bantu-membantu pastinya ia akan melibatkan masa dan menambah tanggungjawab yang sedia ada. Sungguhpun demikian, saya percaya usaha membimbing dan membangunkan potensi rakan sekerja lain merupakan satu usaha yang amat murni. Ia seharusnya menjadi amalan baik dan diamalkan dengan meluas dalam sesebuah organisasi.

Harapan saya agar buku ini dapat dimanfaatkan sepenuhnya oleh ahli AKRAB terutamanya jawatankuasa di peringkat kementerian, jabatan dan agensi KKLW untuk menggerakkan pelaksanaan tugas AKRAB. Semoga amanah yang telah diberikan akan dapat terus dilaksanakan dengan cemerlang.

Selamat Maju Jaya Dato’ Ibrahim Bin Muhamad Ketua Setiausaha Kementerian Kemajuan Luar Bandar Dan Wilayah

T

2

Maklumat Ahli

Sila isi maklumat berikut: NAMA : NOMBOR PENTAULIAHAN : AKRAB JAWATAN HAKIKI : GRED JAWATAN : BIDANG TUGAS : BAHAGIAN/UNIT : KELULUSAN AKADEMIK : SIJIL PROFESIONAL : LAIN-LAIN KEMAHIRAN : *Kemaskini maklumat serta maklumkan kepada pegawai penyelaras AKRAB KKLW sekiranya berlaku sebarang pertukaran

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

3

Pengenalan

Rakan pembimbing perkhidmatan awam atau AKRAB merupakan nama khusus bagi rakan sekerja yang dilantik sebagai pembimbing rakan sekerja sepertimana yang dikehendaki dalam pekeliling perkhidmatan bilangan 18 tahun 2005, panduan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia sektor awam. AKRAB merupakan agen penggerak kepada pelaksanaan budaya kerja berprestasi tinggi dalam perkhidmatan awam. Ia diwujudkan dengan objektif bagi menyediakan medium perantaraan untuk memberi peluang pegawai berfungsi secara efektif dan menjadi penyumbang kepada usaha pembangunan modal insan dalam pengurusan sumber manusia di kementerian, jabatan dan agensi.

AKRAB membawa maksud amanah, komitmen, rasional, akhlak dan bestari yang merupakan ciri terpenting yang perlu ada pada seorang rakan pembimbing. AKRAB juga merupakan penjenamaan semula versi rakan pembimbing, pembimbing rakan sekerja, pegawai khidmat nasihat, pegawai khidmat kaunseling dan pelbagai nama yang merujuk kepada peranan sebagai rakan pembimbing di kementerian, jabatan dan agensi. Ini bermakna, di dalam perkhidmatan awam, rakan sekerja yang memainkan peranan sebagai rakan pembimbing keseluruhannya hanya akan dikenali sebagai AKRAB.

Program bimbingan AKRAB berkonsepkan rakan membantu rakan berteraskan asas kaunseling profesional. Pengalaman di semua peringkat organisasi dapat mewujudkan keharmonian, keakraban, saling hormat menghormati, mengenali potensi diri serta mewujudkan budaya kerja yang cemerlang.

Justeru itu, diharap AKRAB dapat bergerak dan bertindak sebagai agen transformasi kepada kelestarian sahsiah penjawat awam baik dari sudut peribadi, sosial, mahupun profesional.

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

4

Lambang AKRAB

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

5

Maklumat

Korporat AKRAB

VISI

Menjadikan AKRAB penggerak Budaya Kerja Kelas Pertama dalam organisasi MISI

Melaksanakan aktiviti khidmat membimbing kepada warga organisasi;

Membantu pegawai yang memerlukan bantuan dalam menghadapi permasalahan kehidupan;

Berperanan sebagai perantara kepada pegawai dengan Pegawai Psikologi

dalam membuat saringan kesesuaian masalah; dan

Mewujudkan huungan baik dengan pihak pengurusan sumber manusia bagi

memudahkan pelaksanaan aktiviti AKRAB.

OBJEKTIF Menyediakan perkhidmatan membimbing bagi membantu rakan sekerja meningkatkan potensi dan kecemerlangan MOTTO “Berkhidmat Membimbing” FALSAFAH “Bantu Diri Untuk Membantu Rakan Lain” PRINSIP Bersedia dan rela membantu rakan yang memerlukan bantuan tanpa mengira agama, bangsa, kedudukan, perlakuan dan fizikal.

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

6

Maklumat Korporat AKRAB

PERANAN

Menjadi ahli yang berketrampilan dan berakhlak mulia;

Mengukuhkan nilai diri yang positif;

Meningkat dan memantapkan ilmu dan kemahiran secara berterusan;

Menjadi role model dikalangan rakan sekerja;

Menjadi rakan yang peka kepada perasaan orang lain dan keadaan sekeliling;

Memberi sokongan kepada perubahan yang lebih baik;

Sumber kepada rakan untuk berkongsi permasalahan;

Memperkuatkan semangat rakan yang ingin berubah; dan

Meningkatkan jalinan kerjasama dengan ahli AKRAB KKLW atau kementerian/agensi lain.

ETIKA

Amanah dan menyimpan rahsia;

Menerima dan menghormati orang lain;

Memahami batasan dan keupayaan diri;

Sentiasa berusaha mempertingkatkan kemahiran daripada pelbagai aspek;

Melaporkan kepada kaunselor tentang kes yang boleh merosakkan diri dan orang lain;

Merujuk kes/permasalahan yang rumit kepada pegawai psikologi; dan

Memahami peraturan dan etika perkhidmatan awam.

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

7

Senarai tugas

1. Melaksanakan penilaian keperluan rawatan rakan sekerja berisiko yang memerlukan bantuan.

2. Melaksanakan bimbingan individu atau kelompok kepada rakan sekerja yang dirujuk.

3. Melaksanakan bimbingan individu atau kelompok kepada rakan sekerja yang dating secara sukarela.

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

8

Proses kerja (i)

PROSES KERJA MENILAI KEPERLUAN RAWATAN RAKAN SEKERJA BERISIKO YANG MEMERLUKAN BANTUAN

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PSM / Urus setia

PSM / Urus setia

Pengerusi AKRAB

AKRAB

AKRAB

Mengenal pasti pegawai berisiko yang merupakan bantuan dengan menggunakan 11 indikator umum (Rujuk PP 18/2005). Merujuk pegawai kepada pengerusi AKRAB kementerian/jabatan/agensi mengikut kesesuaian Menentukan ahli AKRAB yang melaksanakan sesi temubual. Menjalankan proses temu bual bagi menentukan jenis rawatan yang bersesuaian dengan permasalahan rakan sekerja (analisis keperluan rawatan). Melengkapkan boring PPK01 dan mencadangkan rakan sekerja terbabit ke PSM/Urus setia bagi menjalani program pementoran, bimbingan, program psikologi kaunseling, latihan atau program yang bersesuaian.

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

9

Aliran kerja (i)

ALIRAN KERJA MENILAI KEPERLUAN RAWATAN RAKAN SEKERJA BERISIKO YANG MEMERLUKAN BANTUAN

Mengenal pasti pegawai berisiko oleh PSM/Urus setia.

Merujuk pegawai kepada Pengerusi AKRAB kementerian/jabatan/agensi Pengerusi menentukan ahli AKRAB yang bersesuaian Menjalankan analisis keperluan rawatan dan analisis keperluan latihan (sekiranya perlu) Rujukan PSM Tidak perlu Penentuan program Sesi bimbingan rakan sekerja

MULA

TAMAT

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

10

Proses kerja (ii)

PROSES KERJA SESI BIMBINGAN INDIVIDU/KELOMPOK BAGI RAKAN SEKERJA YANG DIRUJUK

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

AKRAB

AKRAB

AKRAB

AKRAB

AKRAB

AKRAB

AKRAB

AKRAB

Mendapat maklumat kes daripada PSM/Urus setia Menetapkan temujanji sesi bimbingan kelompok/individu (melalui surat/memo/emel/telefon) dan melengkapkan borang B001 Membuka fail sesi bimbingan. Menilai rakan sekerja dan mencadangkan bantuan (kaunseling, buddy system, latihan, pemantauan atau tindakan yang bersesuaian dengan kes) kepada PSM. Jika TIDAK PERLU, tamatkan sesi bimbingan (isi borang B005). Jika PERLU, teruskan sesi bimbingan Fasa 2. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 2 dan melaporkan dalam borang B004. Jika TIDAK PERLU, tamatkan sesi bimbingan (isi borang B005). Jika PERLU, teruskan sesi bimbingan Fasa 3. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 3. Menamatkan sesi bimbingan (isi borang B005) dan menyediakan laporan keseluruhan (borang B006) kepada PSM/Urus setia.

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

11

Aliran kerja (ii)

ALIRAN KERJA SESI BIMBINGAN INDIVIDU/KELOMPOK BAGI RAKAN SEKERJA YANG DIRUJUK

Mendapatkan maklumat kes daripada PSM.

Menetapkan temujanji sesi bimbingan individu/kelompok

Melaksanakan sesi bimbingan fasa 1. Perlu bantuan Perlu sesi lanjutan bimbingan Kaunseling, buddy system atau latihan Melaksanakan sesi bimbingan fasa 2

Tidak perlu bimbingan Penilaian terhadap rakan sekerja

Laporan keseluruhan kepada Melaksanakan PSM/PTJ/Urus setia sesi bimbingan

fasa 3

MULA

TAMAT

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

12

Proses kerja (iii)

PROSES KERJA MELAKSANAKAN BIMBINGAN INDIVIDU ATAU KELOMPOK KEPADA RAKAN SEKERJA YANG DATANG SECARA

SUKARELA.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

AKRAB

AKRAB

AKRAB

AKRAB

AKRAB

AKRAB

AKRAB

AKRAB

Menerima rakan sekerja secara walk-in / menetapkan temujanji (melalui emel/telefon) dengan mengisi borang B001. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 1 dan melaporkan dalam borang B002 & B003. Menilai rakan sekerja dan mencadangkan bantuan (kaunseling, buddy system, latihan, pemantauan atau tindakan yang bersesuaian dengan kes) kepada PSM . Jika TIDAK PERLU, tamatkan sesi bimbingan (isi borang B005). Jika PERLU, teruskan sesi bimbingan Fasa 2. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 2 dan melaporkan dalam borang B004. Menilai rakan sekerja. Jika TIDAK PERLU, tamatkan sesi bimbingan (isi borang B005). Jika PERLU, teruskan sesi bimbingan Fasa 3. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 3. Menamatkan sesi bimbingan (isi borang B005) dan menyediakan laporan keseluruhan (borang B006).

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

13

Aliran kerja (iii)

ALIRAN KERJA MELAKSANAKAN BIMBINGAN INDIVIDU ATAU KELOMPOK KEPADA RAKAN SEKERJA YANG DATANG SECARA

SUKARELA.

Menetapkan temujanji/walk-in

Melaksanakan sesi bimbingan fasa 1. Perlu bantuan Perlu sesi lanjutan bimbingan Kaunseling, buddy system atau latihan Melaksanakan sesi bimbingan fasa 2

Tidak perlu bimbingan Penilaian untuk teruskan sesi

Laporan keseluruhan Melaksanakan untuk rekod sesi bimbingan

fasa 3

MULA

TAMAT

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

14

Borang-borang yang digunakan

SENARAI BORANG

PPK 01 Borang Analisis Keperluan Rawatan

B001 Borang Temujanji Rakan Sekerja

B002 Borang Biodata Rakan Sekerja

B003 Borang Ringkasan Temubual

B004 Borang Ringkasan Temubual Pertemuan Pertama

B005 Borang Penamatan Sesi Bimbingan

B006 Borang Laporan Keseluruhan

P R O S E D U R K E R J A A K R A B K K L W

15