TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌCXÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHÒNG KHẢO THÍ VÀ ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG

Số: 30 /XHNV-KT&ĐBCLv/v Thống nhất sử dụng mẫu quy trình

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 4 năm 2011

Kính gửi: - Ban Giám hiệu,- Ban đề án Chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ cốt lõi.

Theo tinh thần cuộc hợp ngày 14/4/2011 của Trưởng Ban đề án Chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ cốt lõi, Phòng KT&ĐBCL có nhiệm vụ xây dựng và thống nhất mẫu quy trình áp dụng cho toàn trường, sau khi tham khảo ISO 9001:2008, Phòng KT&ĐBCL nhận thấy một số vấn đề sau:

Các quy trình của Trường gồm có các quy trình cốt lõi và các quy trình nội bộ khác, trong đó quy trình cốt lõi bao gồm 6 quy trình bắt buộc sau:

Quy trình Kiểm soát tài liệu;

Quy trình Kiểm soát hồ sơ;

Quy trình Đánh giá nội bộ;

Quy trình Kiểm soát sự không phù hợp;

Quy trình Khắc phục;

Quy trình Phòng ngừa;

Ngoài việc thống nhất dùng chung các quy trình cốt lõi, các quy trình nội bộ khác cũng cần được thống nhất giữa các đơn vị với nhau để các quy trình này được sử dụng chung cho toàn trường.

Ban đề án nên giao việc xây dựng Quy trình Đánh giá nội bộ cho Phòng KT&ĐBCL, 05 quy trình còn lại do Phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện, bởi nó phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của 02 Phòng này.

Phòng KT&ĐBCL sẽ cung cấp biểu mẫu cũng như tài liệu tham khảo đến các đơn vị thông qua website của Phòng: www.hcmussh.edu.vn -> Đơn vị trực thuộc -> Phòng ban -> Phòng KT&ĐBCL -> Biểu mẫu.

Trân trọng.

Nơi nhận:- Như trên;- Lưu: TC-HC, KT&ĐBCL

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINHTRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC

XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Số: 01 /XHNV-KT&ĐBCLV/v chuẩn hóa các quy trình

nghiệp vụ cốt lõi

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng 01 năm 2012

Kính gửi: Các đơn vị

Để chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ cốt lõi, Nhà trường đề nghị các đơn vị

tham khảo, chỉnh sửa, bổ sung các quy trình đặc thù riêng của mỗi đơn vị có sự phê

duyệt của Hiệu trưởng và công bố rộng rãi các quy trình, bao gồm cả các biểu mẫu

liên quan đính kèm, trên website riêng của từng đơn vị để các đơn vị khác liên quan

trong Trường tiện tham khảo, sử dụng.

Phòng KT&ĐBCL sẽ cung cấp biểu mẫu cũng như tài liệu tham khảo đến các

đơn vị thông qua website trong mục Biểu mẫu trên http://ktdbcl.hcmussh.edu.vn

Trân trọng.

Nơi nhận:- Như trên;- Lưu: TC-HC, KT&ĐBCL

HIỆU TRƯỞNG

PGS.TS. Võ Văn Sen

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Mẫu quy trình….. Trang 1/????

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

QUI TRÌNH TÊN QUY TRÌNH

MÃ SỐNGÀY HIỆU LỰC

: (QT.ĐƠN VỊ-STT QT):

PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU

Soạn thảo Xem xét Phê duyệt

Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Nguyễn Văn C

...... Đại diện lãnh đạo Lãnh đạo

BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU

Ngày sửa đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu lực

Chú ý: những nội dung chỉnh sửa/ thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết

TÊN QUY TRÌNH Mã số :

Mẫu quy trình….. Trang 2/????

Ngày ban hành :

Phiên bản :

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

1. Mục đích:2. Phạm vi:3. Tài liệu tham khảo:

- TCVN ISO 9001:2008, mục ....4. Định nghĩa:4.1. Sử dụng một số chữ viết tắt sau:4.2. Ký hiệu tên các phòng ban, chức danh:4.3. Các khái niệm khác:5. Nội dung:

Mô tả nội dung, trình tự, địa điểm, thời gian tiến hành công việc; bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện và thực hiện theo những chỉ dẫn nào.

Điều quan trọng để xác định được đúng phần này là phải nắm vững yêu cầu và đặc điểm của công việc (các tính chất đặc trưng, độ phức tạp, các yếu tố tạo thành, các mối quan hệ tương tác lẫn nhau...); các quá trình (chung và riêng); năng lực cán bộ, công chức và các nguồn lực có thể huy động.

Đây là phần cốt lõi của Quy trình. Mỗi tổ chức và mỗi đơn vị, cá nhân trong tổ chức cần phân tích, chọn lựa phương án thích hợp cho mình, miễn sao rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, đảm bảo kiểm soát được quá trình và công việc tạo ra. Theo kinh nghiệm ở nhiều nơi, nên kết hợp sử dụng Lưu đồ với mô tả bằng lời thì thuận tiện cho người thực hiện hơn

5.1.Quy định trách nhiệm:-

5.2.Lưu đồ: (xem mẫu lưu đồ ở trang bên)

Mẫu quy trình….. Trang 3/????

Phần này quy định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện quy trình.

Trách nhiệm Tiến trình Tài liệu / biểu mẫu

6. Mô tả chi tiết các quy trình:7. Lưu hồ sơ:8. Phụ lục: Các biểu mẫu

Mẫu quy trình….. Trang 4/????

XX YYYY ZZ KK- - -

XX - Loại tài liệu:QĐ - Quy địnhQT - Quy trìnhHD - Hướng dẫn công việc BM - Trong trường hợp biểu mẫu phát sinh độc lập không theo quy trình

YYYY: Chữ cái viết tắt của bộ phận ban hành tài liệu (nếu quy trình cấp trường thì không cần)

ZZ: Số thứ tự tài liệu có trong bộ phận. Không áp dụng cho mã số các biểu mẫu phát sinh độc lập

KK: Số thứ tự của biểu mẫu có trong quy trình hoặc trong bộ phận

Bắt đầu

Bước công việc

Bước công việc

Xem xét/Phê duyệt

Kết thúc

Y

N