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Quantification des produits de santeacute
Un Guide pour estimer ET planifier lapprovisionnement
des achats
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la
quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation previsionnelle de chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE
LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement Comparer le budget disponible et les
coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources
suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
JUIN 2014
Ce document a eacuteteacute conccedilu pour revue par lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement
international Il a eacuteteacute reacutealiseacute par lUSAID | PROJET DELIVER Commande de travail no 4
Quantification des produits
de santeacute
Un Guide pour estimer et planifier lapprovisionnement
des achats
Les opinions des auteurs exprimeacutees dans cette publication ne reflegravetent pas neacutecessairement lopinion de
lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international ou du gouvernement des Eacutetats-Unis
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail no 4
Le projet contractuel ndeg 4 de lUSAID | PROJET DELIVER est financeacutee par lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) dans le cadre du contrat ndeg GPO-I-00-06-00007-00 numeacutero de commande AID-OAA-TO-10-00064 ayant deacutemarreacute le 30 septembre 2010 Elle est mise en œuvre par John Snow Inc en collaboration avec PATH Crown Agents Consultancy Inc Eastern and Southern African Management Institute FHI360 Futures Institute for Development LLC LLamasoft Inc le Groupe Manoff Inc Pharmaceutical Healthcare Distributers (PHD) PRISMA et VillageReach Le projet vise agrave ameacuteliorer les chaicircnes dapprovisionnement des produits de santeacute essentiels en renforccedilant les systegravemes dinformation de gestion logistique en simplifiant les systegravemes de distribution en identifiant les ressources financiegraveres pour lachat des produits de santeacute et le fonctionnement de la chaicircne dapprovisionnement et en ameacuteliorant lestimation de besoins en produits de santeacute et la planification des approvisionnements Le projet encourage les preneurs de deacutecisions et les bailleurs de fonds agrave inteacutegrer la logistique comme un facteur essentiel de la reacuteussite globale de leurs mandats de santeacute publique
Citation recommandeacutee
USAID | PROJET DELIVER projet contractuelle ndeg4 2014 Quantification des produits de santeacute Un Guide pour estimer et planifier lapprovisionnement des achats Arlington Va USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg4
Reacutesumeacute
LUSAID | PROJET DELIVER projet contractuelle 4 a eacutelaboreacute ce guide pour la quantification des produits de santeacute il aidera les conseillers techniques les responsables de programme les directeurs dentrepocirct les agents dapprovisionnement et les fournisseurs de services dans (1) lestimation des besoins et des coucircts totaux des produits pour une mise en œuvre regraveussie des strategravegies et des objectifs du programme national de santeacute (2) lidentification des besoins et des deacuteficits de financement pour se procurer les produits neacutecessaires et (3) la planification des calendriers dachat et de livraison des expeacuteditions pour assurer un approvisionnement durable et efficace des produits de santeacute
La meacutethode eacutetape par eacutetape de quantification preacutesenteacutee dans ce guide est compleacuteteacute par une seacuterie de documents daccompagnement speacutecifiques aux produits qui comprennent des instructions deacutetailleacutees sur les preacutevisions de la consommation de meacutedicaments antireacutetroviraux de kits de deacutepistage du VIH de meacutedicaments antipaludiques et de fournitures de laboratoire
Photo de couverture Les eacutetapes de la quantification USAID | PROJET deacutecembre 2010
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
Table des matiegraveres
Acronymes vii
Remerciements ix
Objectif1
Qui doit utiliser ce manuel 1
Quel est lobjectif de ce Guide 1
Comment utiliser ce Guide2
Introduction agrave la quantification3
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement 3
Quantification et inteacutegration de la chaicircne drsquoapprovisionnement3
Qui doit effectuer une quantification 4
La standardisation comme condition preacutealable agrave la quantification5
Les eacutetapes de la quantification7
Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification) 7
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel13
Planification des approvisionnements 25
Utiliser les reacutesultats de la quantification 31
Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification 33
Reacutefeacuterences37
Annexes 39
A Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification41
B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute43
C Flux des donneacutees pendant la quantification 45
D Instructions pour exporter les donneacutees preacutevisionnelles mensuelles de Quantimed dans un fichier XML (pour importation ulteacuterieure dans le logiciel PipeLine)47
Figures
1 Eacutetapes de la quantification7
2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits de santeacute 19
3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV 22
4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement34
5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un fichier Excel raquo 47
6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] 48
7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]49
8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation] 50
9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]51
10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] 51
11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation] 52
12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 52
13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 53
14 laquo Product Import raquo [Importation du produit] 53
Tableaux
1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH14
2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles 24
vi
Acronymes
3TC Lamivudine
ARV Meacutedicaments antireacutetroviraux
AZT Zidovudine
CDV Conseil et deacutepistage volontaire (VIH et Sida)
CHAI Clinton Health Access Initiative
CHU Centre hospitalier universitaire
CIDRZ Centre de recherche contre les maladies infectieuses de Zambie (Universiteacute dAlabama)
d4T Stavudine
DCIP Deacutepistage et conseil agrave linitiative des prestataires
ddI Didanosine
DPN Diagnostic preacutecoce du nourrisson
DST Directive standardiseacutee de traitement
EFV Eacutefavirenz
EGSD Eacutequipe de gestion de la santeacute de district
FPLM Family Planning Logistics Management (projet) [Projet de la logistique pour la planification familiale]
GFATM Global Fund to Fight AIDS Tuberculosis and Malaria [Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme]
IO Infection opportuniste
LPVr Lopinavirritonavir
max-min Maximum-minimum (type de systegraveme de controcircle de linventaire)
MDS Mois de stock
MS Ministegravere de la Santeacute
NMCC National Malaria Control Council (Conseil national de lutte contre le paludisme)
NVP Neacutevirapine
ONG Organisation non gouvernementale
PTME Preacutevention de la transmission de la megravere agrave lenfant (du VIH)
RH Rifampicineisoniazide
RHZE Rifampicineisoniazidepyrazinamideeacutethambutol
SampE Suivi et eacutevaluation
SGIS Systegraveme de gestion de linformation sanitaire
SIDA Syndrome dimmunodeacuteficience acquise
SIGL Systegraveme dinformation sur la gestion logistique
SPN Soins preacutenatals
TAR Theacuterapie antireacutetrovirale
TB Tuberculose
TDR Porteacutee des travaux
USAID Agence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international
VIH Virus dimmunodeacuteficience humaine
viii
Remerciements
Cette publication est deacutedieacutee aux nombreuses personnes des communauteacutes des organisations non gouvernementales (ONG) des organisations confessionnelles des ministegraveres de la santeacute et des autres organisations qui ont toujours lutteacute pour laccegraves aux meacutedicaments et aux services de santeacute essentiels La publication est eacutegalement deacutedieacutee aux amis et aux collegravegues qui ont travailleacute avec lUSAID | PROJET DELIVER et ses projets anterieurs John Snow Inc le Projet DELIVER et le projet de la Logistique pour la planification familiale (FPLM) I II et III et aux milliers de professionnels engageacutes dans les ministegraveres de la santeacute et les ONG qui travaillent au quotidien pour fournir agrave leurs clients et agrave leurs programmes des produits essentiels de santeacute publique
Les contrats de lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) ont financeacute lassistance technique les projets dans les pays et la recherche qui a produit les expeacuteriences et les leccedilons preacutesenteacutees dans ce guide Nous exprimons notre gratitude agrave leacutequipe de professionnels du Bureau du VIH sida et de la Division de la Segravecuritegrave de la Logistique des Produits de lrsquoOffice de la Population et de la Santeacute de la reproduction (PRN) du Centre pour la population la santeacute et la nutrition Bureau de Santeacute globale de lAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement international pour leurs encouragements et leurs conseils et pour leur engagement agrave ameacuteliorer les laboratoires et les programmes de santeacute publique sur le virus de limmunodeacuteficience humaine (VIH) et le syndrome dimmunodeacuteficience acquise (sida) par le biais de la logistique
Nous adressons nos sincegraveres remerciements agrave leacutequipe de base eacutelargie du personnel technique sur le terrain et dans le bureau du projet agrave Arlington en Virginie qui a deacuteveloppeacute et reacutedigeacute certaines parties de ce guide Les enseignements tireacutes de lexpeacuterience de lUSAID | PROJET DELIVER et de ses projets preacutedeacutecesseurs dans la conduite des exercices de quantification dans de nombreux pays et pour de nombreuses cateacutegories de produits nauraient pas eacuteteacute possibles sans ces preacutecieuses contributions
ix
x
Objectif
Qui doit utiliser ce manuel
Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes
Quel est lobjectif de ce Guide
Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes
Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires
Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits
Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures
Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute
La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash
De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification
De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles
1
Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits
Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute
Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification
Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme
Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base
De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification
De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification
De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification
Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification
Comment utiliser ce Guide
Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels
Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits
2
Introduction agrave la quantification
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur
La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel
coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend
des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee
processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications
Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees
Quantification et inteacutegration de la chaicircne
drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage
3
Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique
Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)
Qui doit effectuer une quantification
Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification
Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays
En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des
capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes
les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales
LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes
4
La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
5
6
Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
7
Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
8
Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
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millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
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Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
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Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
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Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
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une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
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Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
53
54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
Quantification des produits
de santeacute
Un Guide pour estimer et planifier lapprovisionnement
des achats
Les opinions des auteurs exprimeacutees dans cette publication ne reflegravetent pas neacutecessairement lopinion de
lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international ou du gouvernement des Eacutetats-Unis
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail no 4
Le projet contractuel ndeg 4 de lUSAID | PROJET DELIVER est financeacutee par lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) dans le cadre du contrat ndeg GPO-I-00-06-00007-00 numeacutero de commande AID-OAA-TO-10-00064 ayant deacutemarreacute le 30 septembre 2010 Elle est mise en œuvre par John Snow Inc en collaboration avec PATH Crown Agents Consultancy Inc Eastern and Southern African Management Institute FHI360 Futures Institute for Development LLC LLamasoft Inc le Groupe Manoff Inc Pharmaceutical Healthcare Distributers (PHD) PRISMA et VillageReach Le projet vise agrave ameacuteliorer les chaicircnes dapprovisionnement des produits de santeacute essentiels en renforccedilant les systegravemes dinformation de gestion logistique en simplifiant les systegravemes de distribution en identifiant les ressources financiegraveres pour lachat des produits de santeacute et le fonctionnement de la chaicircne dapprovisionnement et en ameacuteliorant lestimation de besoins en produits de santeacute et la planification des approvisionnements Le projet encourage les preneurs de deacutecisions et les bailleurs de fonds agrave inteacutegrer la logistique comme un facteur essentiel de la reacuteussite globale de leurs mandats de santeacute publique
Citation recommandeacutee
USAID | PROJET DELIVER projet contractuelle ndeg4 2014 Quantification des produits de santeacute Un Guide pour estimer et planifier lapprovisionnement des achats Arlington Va USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg4
Reacutesumeacute
LUSAID | PROJET DELIVER projet contractuelle 4 a eacutelaboreacute ce guide pour la quantification des produits de santeacute il aidera les conseillers techniques les responsables de programme les directeurs dentrepocirct les agents dapprovisionnement et les fournisseurs de services dans (1) lestimation des besoins et des coucircts totaux des produits pour une mise en œuvre regraveussie des strategravegies et des objectifs du programme national de santeacute (2) lidentification des besoins et des deacuteficits de financement pour se procurer les produits neacutecessaires et (3) la planification des calendriers dachat et de livraison des expeacuteditions pour assurer un approvisionnement durable et efficace des produits de santeacute
La meacutethode eacutetape par eacutetape de quantification preacutesenteacutee dans ce guide est compleacuteteacute par une seacuterie de documents daccompagnement speacutecifiques aux produits qui comprennent des instructions deacutetailleacutees sur les preacutevisions de la consommation de meacutedicaments antireacutetroviraux de kits de deacutepistage du VIH de meacutedicaments antipaludiques et de fournitures de laboratoire
Photo de couverture Les eacutetapes de la quantification USAID | PROJET deacutecembre 2010
USAID | PROJET DELIVER
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Teacuteleacutecopie 703-528-7480
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Table des matiegraveres
Acronymes vii
Remerciements ix
Objectif1
Qui doit utiliser ce manuel 1
Quel est lobjectif de ce Guide 1
Comment utiliser ce Guide2
Introduction agrave la quantification3
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement 3
Quantification et inteacutegration de la chaicircne drsquoapprovisionnement3
Qui doit effectuer une quantification 4
La standardisation comme condition preacutealable agrave la quantification5
Les eacutetapes de la quantification7
Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification) 7
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel13
Planification des approvisionnements 25
Utiliser les reacutesultats de la quantification 31
Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification 33
Reacutefeacuterences37
Annexes 39
A Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification41
B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute43
C Flux des donneacutees pendant la quantification 45
D Instructions pour exporter les donneacutees preacutevisionnelles mensuelles de Quantimed dans un fichier XML (pour importation ulteacuterieure dans le logiciel PipeLine)47
Figures
1 Eacutetapes de la quantification7
2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits de santeacute 19
3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV 22
4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement34
5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un fichier Excel raquo 47
6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] 48
7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]49
8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation] 50
9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]51
10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] 51
11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation] 52
12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 52
13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 53
14 laquo Product Import raquo [Importation du produit] 53
Tableaux
1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH14
2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles 24
vi
Acronymes
3TC Lamivudine
ARV Meacutedicaments antireacutetroviraux
AZT Zidovudine
CDV Conseil et deacutepistage volontaire (VIH et Sida)
CHAI Clinton Health Access Initiative
CHU Centre hospitalier universitaire
CIDRZ Centre de recherche contre les maladies infectieuses de Zambie (Universiteacute dAlabama)
d4T Stavudine
DCIP Deacutepistage et conseil agrave linitiative des prestataires
ddI Didanosine
DPN Diagnostic preacutecoce du nourrisson
DST Directive standardiseacutee de traitement
EFV Eacutefavirenz
EGSD Eacutequipe de gestion de la santeacute de district
FPLM Family Planning Logistics Management (projet) [Projet de la logistique pour la planification familiale]
GFATM Global Fund to Fight AIDS Tuberculosis and Malaria [Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme]
IO Infection opportuniste
LPVr Lopinavirritonavir
max-min Maximum-minimum (type de systegraveme de controcircle de linventaire)
MDS Mois de stock
MS Ministegravere de la Santeacute
NMCC National Malaria Control Council (Conseil national de lutte contre le paludisme)
NVP Neacutevirapine
ONG Organisation non gouvernementale
PTME Preacutevention de la transmission de la megravere agrave lenfant (du VIH)
RH Rifampicineisoniazide
RHZE Rifampicineisoniazidepyrazinamideeacutethambutol
SampE Suivi et eacutevaluation
SGIS Systegraveme de gestion de linformation sanitaire
SIDA Syndrome dimmunodeacuteficience acquise
SIGL Systegraveme dinformation sur la gestion logistique
SPN Soins preacutenatals
TAR Theacuterapie antireacutetrovirale
TB Tuberculose
TDR Porteacutee des travaux
USAID Agence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international
VIH Virus dimmunodeacuteficience humaine
viii
Remerciements
Cette publication est deacutedieacutee aux nombreuses personnes des communauteacutes des organisations non gouvernementales (ONG) des organisations confessionnelles des ministegraveres de la santeacute et des autres organisations qui ont toujours lutteacute pour laccegraves aux meacutedicaments et aux services de santeacute essentiels La publication est eacutegalement deacutedieacutee aux amis et aux collegravegues qui ont travailleacute avec lUSAID | PROJET DELIVER et ses projets anterieurs John Snow Inc le Projet DELIVER et le projet de la Logistique pour la planification familiale (FPLM) I II et III et aux milliers de professionnels engageacutes dans les ministegraveres de la santeacute et les ONG qui travaillent au quotidien pour fournir agrave leurs clients et agrave leurs programmes des produits essentiels de santeacute publique
Les contrats de lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) ont financeacute lassistance technique les projets dans les pays et la recherche qui a produit les expeacuteriences et les leccedilons preacutesenteacutees dans ce guide Nous exprimons notre gratitude agrave leacutequipe de professionnels du Bureau du VIH sida et de la Division de la Segravecuritegrave de la Logistique des Produits de lrsquoOffice de la Population et de la Santeacute de la reproduction (PRN) du Centre pour la population la santeacute et la nutrition Bureau de Santeacute globale de lAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement international pour leurs encouragements et leurs conseils et pour leur engagement agrave ameacuteliorer les laboratoires et les programmes de santeacute publique sur le virus de limmunodeacuteficience humaine (VIH) et le syndrome dimmunodeacuteficience acquise (sida) par le biais de la logistique
Nous adressons nos sincegraveres remerciements agrave leacutequipe de base eacutelargie du personnel technique sur le terrain et dans le bureau du projet agrave Arlington en Virginie qui a deacuteveloppeacute et reacutedigeacute certaines parties de ce guide Les enseignements tireacutes de lexpeacuterience de lUSAID | PROJET DELIVER et de ses projets preacutedeacutecesseurs dans la conduite des exercices de quantification dans de nombreux pays et pour de nombreuses cateacutegories de produits nauraient pas eacuteteacute possibles sans ces preacutecieuses contributions
ix
x
Objectif
Qui doit utiliser ce manuel
Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes
Quel est lobjectif de ce Guide
Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes
Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires
Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits
Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures
Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute
La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash
De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification
De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles
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Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits
Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute
Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification
Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme
Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base
De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification
De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification
De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification
Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification
Comment utiliser ce Guide
Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels
Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits
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Introduction agrave la quantification
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur
La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel
coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend
des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee
processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications
Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees
Quantification et inteacutegration de la chaicircne
drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage
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Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique
Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)
Qui doit effectuer une quantification
Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification
Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays
En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des
capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes
les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales
LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes
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La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
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Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
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Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
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millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
25
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
26
Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
27
Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
53
54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail no 4
Le projet contractuel ndeg 4 de lUSAID | PROJET DELIVER est financeacutee par lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) dans le cadre du contrat ndeg GPO-I-00-06-00007-00 numeacutero de commande AID-OAA-TO-10-00064 ayant deacutemarreacute le 30 septembre 2010 Elle est mise en œuvre par John Snow Inc en collaboration avec PATH Crown Agents Consultancy Inc Eastern and Southern African Management Institute FHI360 Futures Institute for Development LLC LLamasoft Inc le Groupe Manoff Inc Pharmaceutical Healthcare Distributers (PHD) PRISMA et VillageReach Le projet vise agrave ameacuteliorer les chaicircnes dapprovisionnement des produits de santeacute essentiels en renforccedilant les systegravemes dinformation de gestion logistique en simplifiant les systegravemes de distribution en identifiant les ressources financiegraveres pour lachat des produits de santeacute et le fonctionnement de la chaicircne dapprovisionnement et en ameacuteliorant lestimation de besoins en produits de santeacute et la planification des approvisionnements Le projet encourage les preneurs de deacutecisions et les bailleurs de fonds agrave inteacutegrer la logistique comme un facteur essentiel de la reacuteussite globale de leurs mandats de santeacute publique
Citation recommandeacutee
USAID | PROJET DELIVER projet contractuelle ndeg4 2014 Quantification des produits de santeacute Un Guide pour estimer et planifier lapprovisionnement des achats Arlington Va USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg4
Reacutesumeacute
LUSAID | PROJET DELIVER projet contractuelle 4 a eacutelaboreacute ce guide pour la quantification des produits de santeacute il aidera les conseillers techniques les responsables de programme les directeurs dentrepocirct les agents dapprovisionnement et les fournisseurs de services dans (1) lestimation des besoins et des coucircts totaux des produits pour une mise en œuvre regraveussie des strategravegies et des objectifs du programme national de santeacute (2) lidentification des besoins et des deacuteficits de financement pour se procurer les produits neacutecessaires et (3) la planification des calendriers dachat et de livraison des expeacuteditions pour assurer un approvisionnement durable et efficace des produits de santeacute
La meacutethode eacutetape par eacutetape de quantification preacutesenteacutee dans ce guide est compleacuteteacute par une seacuterie de documents daccompagnement speacutecifiques aux produits qui comprennent des instructions deacutetailleacutees sur les preacutevisions de la consommation de meacutedicaments antireacutetroviraux de kits de deacutepistage du VIH de meacutedicaments antipaludiques et de fournitures de laboratoire
Photo de couverture Les eacutetapes de la quantification USAID | PROJET deacutecembre 2010
USAID | PROJET DELIVER
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Table des matiegraveres
Acronymes vii
Remerciements ix
Objectif1
Qui doit utiliser ce manuel 1
Quel est lobjectif de ce Guide 1
Comment utiliser ce Guide2
Introduction agrave la quantification3
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement 3
Quantification et inteacutegration de la chaicircne drsquoapprovisionnement3
Qui doit effectuer une quantification 4
La standardisation comme condition preacutealable agrave la quantification5
Les eacutetapes de la quantification7
Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification) 7
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel13
Planification des approvisionnements 25
Utiliser les reacutesultats de la quantification 31
Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification 33
Reacutefeacuterences37
Annexes 39
A Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification41
B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute43
C Flux des donneacutees pendant la quantification 45
D Instructions pour exporter les donneacutees preacutevisionnelles mensuelles de Quantimed dans un fichier XML (pour importation ulteacuterieure dans le logiciel PipeLine)47
Figures
1 Eacutetapes de la quantification7
2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits de santeacute 19
3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV 22
4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement34
5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un fichier Excel raquo 47
6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] 48
7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]49
8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation] 50
9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]51
10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] 51
11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation] 52
12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 52
13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 53
14 laquo Product Import raquo [Importation du produit] 53
Tableaux
1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH14
2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles 24
vi
Acronymes
3TC Lamivudine
ARV Meacutedicaments antireacutetroviraux
AZT Zidovudine
CDV Conseil et deacutepistage volontaire (VIH et Sida)
CHAI Clinton Health Access Initiative
CHU Centre hospitalier universitaire
CIDRZ Centre de recherche contre les maladies infectieuses de Zambie (Universiteacute dAlabama)
d4T Stavudine
DCIP Deacutepistage et conseil agrave linitiative des prestataires
ddI Didanosine
DPN Diagnostic preacutecoce du nourrisson
DST Directive standardiseacutee de traitement
EFV Eacutefavirenz
EGSD Eacutequipe de gestion de la santeacute de district
FPLM Family Planning Logistics Management (projet) [Projet de la logistique pour la planification familiale]
GFATM Global Fund to Fight AIDS Tuberculosis and Malaria [Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme]
IO Infection opportuniste
LPVr Lopinavirritonavir
max-min Maximum-minimum (type de systegraveme de controcircle de linventaire)
MDS Mois de stock
MS Ministegravere de la Santeacute
NMCC National Malaria Control Council (Conseil national de lutte contre le paludisme)
NVP Neacutevirapine
ONG Organisation non gouvernementale
PTME Preacutevention de la transmission de la megravere agrave lenfant (du VIH)
RH Rifampicineisoniazide
RHZE Rifampicineisoniazidepyrazinamideeacutethambutol
SampE Suivi et eacutevaluation
SGIS Systegraveme de gestion de linformation sanitaire
SIDA Syndrome dimmunodeacuteficience acquise
SIGL Systegraveme dinformation sur la gestion logistique
SPN Soins preacutenatals
TAR Theacuterapie antireacutetrovirale
TB Tuberculose
TDR Porteacutee des travaux
USAID Agence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international
VIH Virus dimmunodeacuteficience humaine
viii
Remerciements
Cette publication est deacutedieacutee aux nombreuses personnes des communauteacutes des organisations non gouvernementales (ONG) des organisations confessionnelles des ministegraveres de la santeacute et des autres organisations qui ont toujours lutteacute pour laccegraves aux meacutedicaments et aux services de santeacute essentiels La publication est eacutegalement deacutedieacutee aux amis et aux collegravegues qui ont travailleacute avec lUSAID | PROJET DELIVER et ses projets anterieurs John Snow Inc le Projet DELIVER et le projet de la Logistique pour la planification familiale (FPLM) I II et III et aux milliers de professionnels engageacutes dans les ministegraveres de la santeacute et les ONG qui travaillent au quotidien pour fournir agrave leurs clients et agrave leurs programmes des produits essentiels de santeacute publique
Les contrats de lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) ont financeacute lassistance technique les projets dans les pays et la recherche qui a produit les expeacuteriences et les leccedilons preacutesenteacutees dans ce guide Nous exprimons notre gratitude agrave leacutequipe de professionnels du Bureau du VIH sida et de la Division de la Segravecuritegrave de la Logistique des Produits de lrsquoOffice de la Population et de la Santeacute de la reproduction (PRN) du Centre pour la population la santeacute et la nutrition Bureau de Santeacute globale de lAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement international pour leurs encouragements et leurs conseils et pour leur engagement agrave ameacuteliorer les laboratoires et les programmes de santeacute publique sur le virus de limmunodeacuteficience humaine (VIH) et le syndrome dimmunodeacuteficience acquise (sida) par le biais de la logistique
Nous adressons nos sincegraveres remerciements agrave leacutequipe de base eacutelargie du personnel technique sur le terrain et dans le bureau du projet agrave Arlington en Virginie qui a deacuteveloppeacute et reacutedigeacute certaines parties de ce guide Les enseignements tireacutes de lexpeacuterience de lUSAID | PROJET DELIVER et de ses projets preacutedeacutecesseurs dans la conduite des exercices de quantification dans de nombreux pays et pour de nombreuses cateacutegories de produits nauraient pas eacuteteacute possibles sans ces preacutecieuses contributions
ix
x
Objectif
Qui doit utiliser ce manuel
Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes
Quel est lobjectif de ce Guide
Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes
Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires
Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits
Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures
Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute
La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash
De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification
De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles
1
Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits
Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute
Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification
Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme
Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base
De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification
De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification
De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification
Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification
Comment utiliser ce Guide
Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels
Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits
2
Introduction agrave la quantification
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur
La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel
coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend
des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee
processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications
Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees
Quantification et inteacutegration de la chaicircne
drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage
3
Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique
Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)
Qui doit effectuer une quantification
Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification
Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays
En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des
capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes
les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales
LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes
4
La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
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Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
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Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
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millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
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Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
53
54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
Table des matiegraveres
Acronymes vii
Remerciements ix
Objectif1
Qui doit utiliser ce manuel 1
Quel est lobjectif de ce Guide 1
Comment utiliser ce Guide2
Introduction agrave la quantification3
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement 3
Quantification et inteacutegration de la chaicircne drsquoapprovisionnement3
Qui doit effectuer une quantification 4
La standardisation comme condition preacutealable agrave la quantification5
Les eacutetapes de la quantification7
Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification) 7
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel13
Planification des approvisionnements 25
Utiliser les reacutesultats de la quantification 31
Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification 33
Reacutefeacuterences37
Annexes 39
A Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification41
B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute43
C Flux des donneacutees pendant la quantification 45
D Instructions pour exporter les donneacutees preacutevisionnelles mensuelles de Quantimed dans un fichier XML (pour importation ulteacuterieure dans le logiciel PipeLine)47
Figures
1 Eacutetapes de la quantification7
2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits de santeacute 19
3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV 22
4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement34
5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un fichier Excel raquo 47
6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] 48
7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]49
8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation] 50
9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]51
10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] 51
11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation] 52
12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 52
13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 53
14 laquo Product Import raquo [Importation du produit] 53
Tableaux
1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH14
2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles 24
vi
Acronymes
3TC Lamivudine
ARV Meacutedicaments antireacutetroviraux
AZT Zidovudine
CDV Conseil et deacutepistage volontaire (VIH et Sida)
CHAI Clinton Health Access Initiative
CHU Centre hospitalier universitaire
CIDRZ Centre de recherche contre les maladies infectieuses de Zambie (Universiteacute dAlabama)
d4T Stavudine
DCIP Deacutepistage et conseil agrave linitiative des prestataires
ddI Didanosine
DPN Diagnostic preacutecoce du nourrisson
DST Directive standardiseacutee de traitement
EFV Eacutefavirenz
EGSD Eacutequipe de gestion de la santeacute de district
FPLM Family Planning Logistics Management (projet) [Projet de la logistique pour la planification familiale]
GFATM Global Fund to Fight AIDS Tuberculosis and Malaria [Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme]
IO Infection opportuniste
LPVr Lopinavirritonavir
max-min Maximum-minimum (type de systegraveme de controcircle de linventaire)
MDS Mois de stock
MS Ministegravere de la Santeacute
NMCC National Malaria Control Council (Conseil national de lutte contre le paludisme)
NVP Neacutevirapine
ONG Organisation non gouvernementale
PTME Preacutevention de la transmission de la megravere agrave lenfant (du VIH)
RH Rifampicineisoniazide
RHZE Rifampicineisoniazidepyrazinamideeacutethambutol
SampE Suivi et eacutevaluation
SGIS Systegraveme de gestion de linformation sanitaire
SIDA Syndrome dimmunodeacuteficience acquise
SIGL Systegraveme dinformation sur la gestion logistique
SPN Soins preacutenatals
TAR Theacuterapie antireacutetrovirale
TB Tuberculose
TDR Porteacutee des travaux
USAID Agence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international
VIH Virus dimmunodeacuteficience humaine
viii
Remerciements
Cette publication est deacutedieacutee aux nombreuses personnes des communauteacutes des organisations non gouvernementales (ONG) des organisations confessionnelles des ministegraveres de la santeacute et des autres organisations qui ont toujours lutteacute pour laccegraves aux meacutedicaments et aux services de santeacute essentiels La publication est eacutegalement deacutedieacutee aux amis et aux collegravegues qui ont travailleacute avec lUSAID | PROJET DELIVER et ses projets anterieurs John Snow Inc le Projet DELIVER et le projet de la Logistique pour la planification familiale (FPLM) I II et III et aux milliers de professionnels engageacutes dans les ministegraveres de la santeacute et les ONG qui travaillent au quotidien pour fournir agrave leurs clients et agrave leurs programmes des produits essentiels de santeacute publique
Les contrats de lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) ont financeacute lassistance technique les projets dans les pays et la recherche qui a produit les expeacuteriences et les leccedilons preacutesenteacutees dans ce guide Nous exprimons notre gratitude agrave leacutequipe de professionnels du Bureau du VIH sida et de la Division de la Segravecuritegrave de la Logistique des Produits de lrsquoOffice de la Population et de la Santeacute de la reproduction (PRN) du Centre pour la population la santeacute et la nutrition Bureau de Santeacute globale de lAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement international pour leurs encouragements et leurs conseils et pour leur engagement agrave ameacuteliorer les laboratoires et les programmes de santeacute publique sur le virus de limmunodeacuteficience humaine (VIH) et le syndrome dimmunodeacuteficience acquise (sida) par le biais de la logistique
Nous adressons nos sincegraveres remerciements agrave leacutequipe de base eacutelargie du personnel technique sur le terrain et dans le bureau du projet agrave Arlington en Virginie qui a deacuteveloppeacute et reacutedigeacute certaines parties de ce guide Les enseignements tireacutes de lexpeacuterience de lUSAID | PROJET DELIVER et de ses projets preacutedeacutecesseurs dans la conduite des exercices de quantification dans de nombreux pays et pour de nombreuses cateacutegories de produits nauraient pas eacuteteacute possibles sans ces preacutecieuses contributions
ix
x
Objectif
Qui doit utiliser ce manuel
Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes
Quel est lobjectif de ce Guide
Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes
Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires
Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits
Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures
Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute
La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash
De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification
De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles
1
Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits
Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute
Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification
Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme
Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base
De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification
De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification
De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification
Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification
Comment utiliser ce Guide
Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels
Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits
2
Introduction agrave la quantification
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur
La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel
coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend
des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee
processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications
Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees
Quantification et inteacutegration de la chaicircne
drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage
3
Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique
Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)
Qui doit effectuer une quantification
Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification
Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays
En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des
capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes
les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales
LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes
4
La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
5
6
Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
7
Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
8
Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
9
millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
10
pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
23
Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
24
aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
25
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
26
Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
27
Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
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Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
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38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
53
54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]51
10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] 51
11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation] 52
12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 52
13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 53
14 laquo Product Import raquo [Importation du produit] 53
Tableaux
1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH14
2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles 24
vi
Acronymes
3TC Lamivudine
ARV Meacutedicaments antireacutetroviraux
AZT Zidovudine
CDV Conseil et deacutepistage volontaire (VIH et Sida)
CHAI Clinton Health Access Initiative
CHU Centre hospitalier universitaire
CIDRZ Centre de recherche contre les maladies infectieuses de Zambie (Universiteacute dAlabama)
d4T Stavudine
DCIP Deacutepistage et conseil agrave linitiative des prestataires
ddI Didanosine
DPN Diagnostic preacutecoce du nourrisson
DST Directive standardiseacutee de traitement
EFV Eacutefavirenz
EGSD Eacutequipe de gestion de la santeacute de district
FPLM Family Planning Logistics Management (projet) [Projet de la logistique pour la planification familiale]
GFATM Global Fund to Fight AIDS Tuberculosis and Malaria [Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme]
IO Infection opportuniste
LPVr Lopinavirritonavir
max-min Maximum-minimum (type de systegraveme de controcircle de linventaire)
MDS Mois de stock
MS Ministegravere de la Santeacute
NMCC National Malaria Control Council (Conseil national de lutte contre le paludisme)
NVP Neacutevirapine
ONG Organisation non gouvernementale
PTME Preacutevention de la transmission de la megravere agrave lenfant (du VIH)
RH Rifampicineisoniazide
RHZE Rifampicineisoniazidepyrazinamideeacutethambutol
SampE Suivi et eacutevaluation
SGIS Systegraveme de gestion de linformation sanitaire
SIDA Syndrome dimmunodeacuteficience acquise
SIGL Systegraveme dinformation sur la gestion logistique
SPN Soins preacutenatals
TAR Theacuterapie antireacutetrovirale
TB Tuberculose
TDR Porteacutee des travaux
USAID Agence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international
VIH Virus dimmunodeacuteficience humaine
viii
Remerciements
Cette publication est deacutedieacutee aux nombreuses personnes des communauteacutes des organisations non gouvernementales (ONG) des organisations confessionnelles des ministegraveres de la santeacute et des autres organisations qui ont toujours lutteacute pour laccegraves aux meacutedicaments et aux services de santeacute essentiels La publication est eacutegalement deacutedieacutee aux amis et aux collegravegues qui ont travailleacute avec lUSAID | PROJET DELIVER et ses projets anterieurs John Snow Inc le Projet DELIVER et le projet de la Logistique pour la planification familiale (FPLM) I II et III et aux milliers de professionnels engageacutes dans les ministegraveres de la santeacute et les ONG qui travaillent au quotidien pour fournir agrave leurs clients et agrave leurs programmes des produits essentiels de santeacute publique
Les contrats de lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) ont financeacute lassistance technique les projets dans les pays et la recherche qui a produit les expeacuteriences et les leccedilons preacutesenteacutees dans ce guide Nous exprimons notre gratitude agrave leacutequipe de professionnels du Bureau du VIH sida et de la Division de la Segravecuritegrave de la Logistique des Produits de lrsquoOffice de la Population et de la Santeacute de la reproduction (PRN) du Centre pour la population la santeacute et la nutrition Bureau de Santeacute globale de lAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement international pour leurs encouragements et leurs conseils et pour leur engagement agrave ameacuteliorer les laboratoires et les programmes de santeacute publique sur le virus de limmunodeacuteficience humaine (VIH) et le syndrome dimmunodeacuteficience acquise (sida) par le biais de la logistique
Nous adressons nos sincegraveres remerciements agrave leacutequipe de base eacutelargie du personnel technique sur le terrain et dans le bureau du projet agrave Arlington en Virginie qui a deacuteveloppeacute et reacutedigeacute certaines parties de ce guide Les enseignements tireacutes de lexpeacuterience de lUSAID | PROJET DELIVER et de ses projets preacutedeacutecesseurs dans la conduite des exercices de quantification dans de nombreux pays et pour de nombreuses cateacutegories de produits nauraient pas eacuteteacute possibles sans ces preacutecieuses contributions
ix
x
Objectif
Qui doit utiliser ce manuel
Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes
Quel est lobjectif de ce Guide
Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes
Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires
Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits
Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures
Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute
La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash
De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification
De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles
1
Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits
Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute
Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification
Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme
Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base
De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification
De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification
De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification
Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification
Comment utiliser ce Guide
Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels
Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits
2
Introduction agrave la quantification
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur
La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel
coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend
des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee
processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications
Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees
Quantification et inteacutegration de la chaicircne
drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage
3
Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique
Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)
Qui doit effectuer une quantification
Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification
Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays
En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des
capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes
les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales
LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes
4
La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
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Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
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Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
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millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
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Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
53
54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
Acronymes
3TC Lamivudine
ARV Meacutedicaments antireacutetroviraux
AZT Zidovudine
CDV Conseil et deacutepistage volontaire (VIH et Sida)
CHAI Clinton Health Access Initiative
CHU Centre hospitalier universitaire
CIDRZ Centre de recherche contre les maladies infectieuses de Zambie (Universiteacute dAlabama)
d4T Stavudine
DCIP Deacutepistage et conseil agrave linitiative des prestataires
ddI Didanosine
DPN Diagnostic preacutecoce du nourrisson
DST Directive standardiseacutee de traitement
EFV Eacutefavirenz
EGSD Eacutequipe de gestion de la santeacute de district
FPLM Family Planning Logistics Management (projet) [Projet de la logistique pour la planification familiale]
GFATM Global Fund to Fight AIDS Tuberculosis and Malaria [Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme]
IO Infection opportuniste
LPVr Lopinavirritonavir
max-min Maximum-minimum (type de systegraveme de controcircle de linventaire)
MDS Mois de stock
MS Ministegravere de la Santeacute
NMCC National Malaria Control Council (Conseil national de lutte contre le paludisme)
NVP Neacutevirapine
ONG Organisation non gouvernementale
PTME Preacutevention de la transmission de la megravere agrave lenfant (du VIH)
RH Rifampicineisoniazide
RHZE Rifampicineisoniazidepyrazinamideeacutethambutol
SampE Suivi et eacutevaluation
SGIS Systegraveme de gestion de linformation sanitaire
SIDA Syndrome dimmunodeacuteficience acquise
SIGL Systegraveme dinformation sur la gestion logistique
SPN Soins preacutenatals
TAR Theacuterapie antireacutetrovirale
TB Tuberculose
TDR Porteacutee des travaux
USAID Agence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international
VIH Virus dimmunodeacuteficience humaine
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Remerciements
Cette publication est deacutedieacutee aux nombreuses personnes des communauteacutes des organisations non gouvernementales (ONG) des organisations confessionnelles des ministegraveres de la santeacute et des autres organisations qui ont toujours lutteacute pour laccegraves aux meacutedicaments et aux services de santeacute essentiels La publication est eacutegalement deacutedieacutee aux amis et aux collegravegues qui ont travailleacute avec lUSAID | PROJET DELIVER et ses projets anterieurs John Snow Inc le Projet DELIVER et le projet de la Logistique pour la planification familiale (FPLM) I II et III et aux milliers de professionnels engageacutes dans les ministegraveres de la santeacute et les ONG qui travaillent au quotidien pour fournir agrave leurs clients et agrave leurs programmes des produits essentiels de santeacute publique
Les contrats de lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) ont financeacute lassistance technique les projets dans les pays et la recherche qui a produit les expeacuteriences et les leccedilons preacutesenteacutees dans ce guide Nous exprimons notre gratitude agrave leacutequipe de professionnels du Bureau du VIH sida et de la Division de la Segravecuritegrave de la Logistique des Produits de lrsquoOffice de la Population et de la Santeacute de la reproduction (PRN) du Centre pour la population la santeacute et la nutrition Bureau de Santeacute globale de lAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement international pour leurs encouragements et leurs conseils et pour leur engagement agrave ameacuteliorer les laboratoires et les programmes de santeacute publique sur le virus de limmunodeacuteficience humaine (VIH) et le syndrome dimmunodeacuteficience acquise (sida) par le biais de la logistique
Nous adressons nos sincegraveres remerciements agrave leacutequipe de base eacutelargie du personnel technique sur le terrain et dans le bureau du projet agrave Arlington en Virginie qui a deacuteveloppeacute et reacutedigeacute certaines parties de ce guide Les enseignements tireacutes de lexpeacuterience de lUSAID | PROJET DELIVER et de ses projets preacutedeacutecesseurs dans la conduite des exercices de quantification dans de nombreux pays et pour de nombreuses cateacutegories de produits nauraient pas eacuteteacute possibles sans ces preacutecieuses contributions
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Objectif
Qui doit utiliser ce manuel
Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes
Quel est lobjectif de ce Guide
Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes
Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires
Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits
Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures
Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute
La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash
De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification
De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles
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Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits
Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute
Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification
Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme
Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base
De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification
De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification
De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification
Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification
Comment utiliser ce Guide
Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels
Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits
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Introduction agrave la quantification
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur
La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel
coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend
des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee
processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications
Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees
Quantification et inteacutegration de la chaicircne
drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage
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Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique
Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)
Qui doit effectuer une quantification
Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification
Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays
En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des
capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes
les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales
LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes
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La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
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Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
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Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
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millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
24
aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
25
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
26
Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
27
Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
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Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
53
54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
SampE Suivi et eacutevaluation
SGIS Systegraveme de gestion de linformation sanitaire
SIDA Syndrome dimmunodeacuteficience acquise
SIGL Systegraveme dinformation sur la gestion logistique
SPN Soins preacutenatals
TAR Theacuterapie antireacutetrovirale
TB Tuberculose
TDR Porteacutee des travaux
USAID Agence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international
VIH Virus dimmunodeacuteficience humaine
viii
Remerciements
Cette publication est deacutedieacutee aux nombreuses personnes des communauteacutes des organisations non gouvernementales (ONG) des organisations confessionnelles des ministegraveres de la santeacute et des autres organisations qui ont toujours lutteacute pour laccegraves aux meacutedicaments et aux services de santeacute essentiels La publication est eacutegalement deacutedieacutee aux amis et aux collegravegues qui ont travailleacute avec lUSAID | PROJET DELIVER et ses projets anterieurs John Snow Inc le Projet DELIVER et le projet de la Logistique pour la planification familiale (FPLM) I II et III et aux milliers de professionnels engageacutes dans les ministegraveres de la santeacute et les ONG qui travaillent au quotidien pour fournir agrave leurs clients et agrave leurs programmes des produits essentiels de santeacute publique
Les contrats de lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) ont financeacute lassistance technique les projets dans les pays et la recherche qui a produit les expeacuteriences et les leccedilons preacutesenteacutees dans ce guide Nous exprimons notre gratitude agrave leacutequipe de professionnels du Bureau du VIH sida et de la Division de la Segravecuritegrave de la Logistique des Produits de lrsquoOffice de la Population et de la Santeacute de la reproduction (PRN) du Centre pour la population la santeacute et la nutrition Bureau de Santeacute globale de lAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement international pour leurs encouragements et leurs conseils et pour leur engagement agrave ameacuteliorer les laboratoires et les programmes de santeacute publique sur le virus de limmunodeacuteficience humaine (VIH) et le syndrome dimmunodeacuteficience acquise (sida) par le biais de la logistique
Nous adressons nos sincegraveres remerciements agrave leacutequipe de base eacutelargie du personnel technique sur le terrain et dans le bureau du projet agrave Arlington en Virginie qui a deacuteveloppeacute et reacutedigeacute certaines parties de ce guide Les enseignements tireacutes de lexpeacuterience de lUSAID | PROJET DELIVER et de ses projets preacutedeacutecesseurs dans la conduite des exercices de quantification dans de nombreux pays et pour de nombreuses cateacutegories de produits nauraient pas eacuteteacute possibles sans ces preacutecieuses contributions
ix
x
Objectif
Qui doit utiliser ce manuel
Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes
Quel est lobjectif de ce Guide
Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes
Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires
Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits
Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures
Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute
La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash
De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification
De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles
1
Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits
Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute
Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification
Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme
Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base
De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification
De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification
De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification
Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification
Comment utiliser ce Guide
Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels
Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits
2
Introduction agrave la quantification
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur
La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel
coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend
des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee
processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications
Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees
Quantification et inteacutegration de la chaicircne
drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage
3
Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique
Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)
Qui doit effectuer une quantification
Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification
Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays
En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des
capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes
les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales
LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes
4
La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
5
6
Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
7
Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
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Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
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millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
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Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
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Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
53
54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
Remerciements
Cette publication est deacutedieacutee aux nombreuses personnes des communauteacutes des organisations non gouvernementales (ONG) des organisations confessionnelles des ministegraveres de la santeacute et des autres organisations qui ont toujours lutteacute pour laccegraves aux meacutedicaments et aux services de santeacute essentiels La publication est eacutegalement deacutedieacutee aux amis et aux collegravegues qui ont travailleacute avec lUSAID | PROJET DELIVER et ses projets anterieurs John Snow Inc le Projet DELIVER et le projet de la Logistique pour la planification familiale (FPLM) I II et III et aux milliers de professionnels engageacutes dans les ministegraveres de la santeacute et les ONG qui travaillent au quotidien pour fournir agrave leurs clients et agrave leurs programmes des produits essentiels de santeacute publique
Les contrats de lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) ont financeacute lassistance technique les projets dans les pays et la recherche qui a produit les expeacuteriences et les leccedilons preacutesenteacutees dans ce guide Nous exprimons notre gratitude agrave leacutequipe de professionnels du Bureau du VIH sida et de la Division de la Segravecuritegrave de la Logistique des Produits de lrsquoOffice de la Population et de la Santeacute de la reproduction (PRN) du Centre pour la population la santeacute et la nutrition Bureau de Santeacute globale de lAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement international pour leurs encouragements et leurs conseils et pour leur engagement agrave ameacuteliorer les laboratoires et les programmes de santeacute publique sur le virus de limmunodeacuteficience humaine (VIH) et le syndrome dimmunodeacuteficience acquise (sida) par le biais de la logistique
Nous adressons nos sincegraveres remerciements agrave leacutequipe de base eacutelargie du personnel technique sur le terrain et dans le bureau du projet agrave Arlington en Virginie qui a deacuteveloppeacute et reacutedigeacute certaines parties de ce guide Les enseignements tireacutes de lexpeacuterience de lUSAID | PROJET DELIVER et de ses projets preacutedeacutecesseurs dans la conduite des exercices de quantification dans de nombreux pays et pour de nombreuses cateacutegories de produits nauraient pas eacuteteacute possibles sans ces preacutecieuses contributions
ix
x
Objectif
Qui doit utiliser ce manuel
Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes
Quel est lobjectif de ce Guide
Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes
Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires
Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits
Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures
Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute
La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash
De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification
De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles
1
Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits
Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute
Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification
Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme
Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base
De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification
De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification
De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification
Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification
Comment utiliser ce Guide
Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels
Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits
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Introduction agrave la quantification
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur
La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel
coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend
des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee
processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications
Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees
Quantification et inteacutegration de la chaicircne
drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage
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Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique
Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)
Qui doit effectuer une quantification
Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification
Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays
En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des
capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes
les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales
LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes
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La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
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Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
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Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
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millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
26
Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
27
Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
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46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
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54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
x
Objectif
Qui doit utiliser ce manuel
Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes
Quel est lobjectif de ce Guide
Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes
Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires
Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits
Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures
Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute
La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash
De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification
De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles
1
Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits
Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute
Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification
Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme
Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base
De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification
De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification
De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification
Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification
Comment utiliser ce Guide
Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels
Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits
2
Introduction agrave la quantification
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur
La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel
coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend
des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee
processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications
Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees
Quantification et inteacutegration de la chaicircne
drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage
3
Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique
Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)
Qui doit effectuer une quantification
Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification
Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays
En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des
capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes
les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales
LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes
4
La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
5
6
Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
8
Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
9
millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
10
pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
23
Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
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Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
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une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
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Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
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38
Annexes
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40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
53
54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
Objectif
Qui doit utiliser ce manuel
Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes
Quel est lobjectif de ce Guide
Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes
Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires
Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits
Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures
Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute
La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash
De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification
De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles
1
Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits
Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute
Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification
Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme
Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base
De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification
De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification
De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification
Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification
Comment utiliser ce Guide
Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels
Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits
2
Introduction agrave la quantification
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur
La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel
coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend
des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee
processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications
Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees
Quantification et inteacutegration de la chaicircne
drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage
3
Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique
Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)
Qui doit effectuer une quantification
Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification
Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays
En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des
capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes
les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales
LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes
4
La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
5
6
Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
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Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
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millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
20
experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
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Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
53
54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits
Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute
Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification
Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme
Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base
De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification
De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification
De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification
Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification
Comment utiliser ce Guide
Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels
Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits
2
Introduction agrave la quantification
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur
La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel
coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend
des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee
processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications
Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees
Quantification et inteacutegration de la chaicircne
drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage
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Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique
Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)
Qui doit effectuer une quantification
Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification
Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays
En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des
capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes
les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales
LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes
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La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
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Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
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Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
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millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
27
Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
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3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
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Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
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Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
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USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
Introduction agrave la quantification
Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur
La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel
coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend
des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee
processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications
Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees
Quantification et inteacutegration de la chaicircne
drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage
3
Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique
Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)
Qui doit effectuer une quantification
Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification
Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays
En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des
capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes
les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales
LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes
4
La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
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Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
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Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
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millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
14
Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
15
Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
17
Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
26
Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
27
Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
53
54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique
Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)
Qui doit effectuer une quantification
Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification
Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays
En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des
capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes
les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales
LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes
4
La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
5
6
Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
8
Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
9
millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
10
pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
25
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
26
Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
27
Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
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Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
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46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
53
54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
La standardisation comme condition preacutealable agrave la
quantification
Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus
Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps
Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte
Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits
Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays
5
6
Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
8
Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
9
millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
13
Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
14
Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
25
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
26
Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
27
Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
53
54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
6
Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
7
Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
8
Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
9
millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
10
pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
11
le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
12
les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
13
Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
26
Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
27
Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
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Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
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54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom
Les eacutetapes de la quantification
Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement
Figure 1 Eacutetapes de la quantification
Qu
an
tifi
cati
on
PREPARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification
Recueillir les donneacutees neacutecessaires
ESTIMATION DES PREVISIONS
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles
Calculer la consommation projeteacutee de
chaque produit
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale
PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement
Calculer les besoins et les coucircts totaux
des produits
Elaborer le plan drsquoapprovisionnement
Comparer le budget disponible et les coucircts
Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles
Mobiliser des ressources suppleacutementaires
Acheter les quantiteacutes neacutecessaires
Les fonds sontshyils suffisants
Augmenter les fonds
OUI
NON
OUI
NON
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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
8
Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
9
millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
10
pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
13
Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
14
Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
27
Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
28
Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
29
30
Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
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3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
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Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
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Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
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USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)
Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
Deacutecrire le programme
Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services
PREacutePARATION
Deacutecrire le programme
Deacutefinir la couverture et lobjectif
de la quantification
Collecter les donneacutees neacutecessaires
et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS
Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification
La porteacutee de la quantification
Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement
On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs
Lobjectif de la quantification
Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification
Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement
Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits
8
Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement
Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits
Peacuteriode de la quantification
Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur
Collecte des donneacutees neacutecessaires
Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs
Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification
9
millions
Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions
Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL
Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes
peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees
Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois
Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas
visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes
services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients
Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute
Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12
deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12
eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)
Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un
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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme
Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification
Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne
Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer
Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions
Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement
Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours
Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme
les informations sur le produit
le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant
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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels
les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
les informations sur le financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
les informations sur la distribution
les coucircts du deacutedouanement
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant
les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays
Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits
Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles
les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits
leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute
les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits
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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants
la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques
les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques
les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement
les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme
Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel
Organiser analyser et ajuster les donneacutees
Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant
Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees
PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des
PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien
Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees
Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale
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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock
Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne
Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques
Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH
Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH
Type de
donneacutees
Donneacutees Qualiteacute des
donneacutees
Autres remarques
Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible
consommation niveau central
Les stocks disponibles au niveau
central
deacutemission des produits
au cours de 12 derniers
mois
dans les eacutetablissements
Les donneacutees de
consommation non
disponibles au niveau des
sites
Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest
services la base des rapports de suivi et
deacutevaluation du MS y compris le
nombre de personnes testeacutees
pour le conseil et de deacutepistage
volontaire du VIH (CDV) et la
preacutevention de la transmission de
la megravere agrave lenfant
Le nombre de visites de soins
preacutenatals
rapportagecompletude
des rapports de 75 au
cours de trois derniers
mois
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes pour la
seacutecuriteacute du sang
Aucune donneacutee nest
disponible sur le nombre de
tests utiliseacutes dans le cadre
de la formation
Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les
morbiditeacute adultes uniquement le taux
de preacutevalence nest pas
disponible pour les moins
de 15 ans
Donneacutees
deacutemographiques
Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest
disponible sur le taux de
croissance deacutemographique
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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees
la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de
produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre
facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes
demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification
Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits
Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits
Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification
Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees
Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables
En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash
Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees
Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock
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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees
Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits
Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees
Ajustement pour les rapports incomplets
Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants
Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports
Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees
Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants
Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises
Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees
En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere
Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux
La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)
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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante
Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees
Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque
Ajustement pour les ruptures de stock
Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation
Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash
La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =
1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock
Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes
Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock
Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale
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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles
Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes
Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision
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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits
de santeacute
Donneacutees historiques de
consommation Quantiteacute de
chaque produit prescrit ou
utiliseacute au cours des 12 derniers
mois (lorsque les donneacutees sont
disponibles ou peuvent ecirctre
estimeacutees)
Donneacutees deacutemographiques de
morbiditeacute
Donneacutees sur la croissance et les
tendances deacutemographiques
Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence
de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute
au sein dun groupe de population deacutefini
(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees
pour deacutefinir la totaliteacute des besoins
estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les
cibles ou le pourcentage des besoins
totaux agrave couvrir)
Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave
surestimer les besoins en produits Elles
doivent ecirctre compareacutees aux estimations
utilisant les donneacutees de consommation
et des services
Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la
quantification
Estimer la consommation
future de chaque produit
pour chaque anneacutee de la
quantification
Analyse des tendances
historiques de la
consommation
Analyse des facteurs
susceptibles dinfluencer
les variations de la
demande de
consommation
Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de
produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification
Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des
proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque
produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique
patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de
laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee
pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou
utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification
Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le
nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies
eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un
traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification
Analyse des tendances historiques
Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la
demande pour les cibles la couverture du programme
Donneacutees historiques des
services
Le nombre de visites de
services et de tests fournis et
effectueacutes deacutepisodes dune
maladie ou dun eacutetat de santeacute
traiteacute ou le nombre de
patients suivant un traitement
permanent continu au cours
des 12 derniers mois (lorsque
les donneacutees sont disponibles
ou peuvent ecirctre estimeacutees)
Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles
Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision
1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes
2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits
Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de
deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la
transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011
Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10
ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins
preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008
Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de
suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS
La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees
Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute
utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification
Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10
2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage
du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS
Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies
Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les
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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles
Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes
Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash
Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages
Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques
Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash
1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose
2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter
a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple
b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention
c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II
3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe
4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients
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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV
Nombre total de patients
Adultes - 90
Traitements de premiegravere intention shy
95
TDF3TC + NVP shy40
TDF3TC + EFV shy20
AZT3TC + NVP shy25
AZT3TC + EFV shy15
Traitements de deuxiegraveme intention shy
5
TDF3TC + LPVr shy20
ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50
ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30
Enfants - 10
Traitements de premiegravere
intention - 95
AZT + 3TC + EFV shy30
AZT + 3TD + NVP - 70
Traitements de deuxiegraveme
intention - 5
AZT + ddl + LPVr shy80
ABC + ddl + LPVr shy20
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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit
Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute
le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de
chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique
MULTIPLIEacute PAR
le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee
Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I
Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide
eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)
Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee
Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH
Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre
diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation
Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque
mois
Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles
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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles
Type de donneacutees
Facteur de conversion Consommation estimeacutee
Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave
dispenser agrave utiliser X =
Quantiteacutes de produit
Services Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Donneacutees
deacutemographiques
de morbiditeacute
Nombre estimeacute de patients
nombre deacutepisodes de maladie
ou deacutetats de santeacute nombre
de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Cibles du
programme
Nombre cibleacute de patients
nombre de patients nombre
deacutepisodes de la maladie
nombre de tests de laboratoire
X
DST algorithme de
test proceacutedure de
laboratoire =
Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification
Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles
Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale
Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification
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aux coucircts communautaires
totaux
Planification des approvisionnements
En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des
donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions
Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan
planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits
continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan
dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement
leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles
coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs
Organiser et analyser les donneacutees
Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash
le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier
les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration
la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues
les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme
les informations sur le fournisseur
les tarifs du fournisseur
les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur
les deacutelais de livraison des fournisseurs
les frais demballage et drsquoexpegravedition
Informations relatives au financement
toutes les sources de financement pour lachat des produits
le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds
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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source
les informations sur les achats
tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier
les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement
Exemples dhypothegraveses tireacutees dune
quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011
les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant
niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois
le pays Le financement de la 8e phase du
les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le
sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010
Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du
Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010
important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits
Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements
Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits
Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy
1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee
2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service
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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)
Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises
Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation
+
[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]
Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique
Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel
Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour
Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies
le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock
toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue
la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine
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Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)
Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit
Eacutelaborer le plan dapprovisionnement
Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs
Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits
Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation
Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes
Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue
Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct
deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et
La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de
reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les
pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera
quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander
Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits
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Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes
Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement
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Utiliser les reacutesultats de la
quantification
Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock
La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes
la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires
la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits
la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats
la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment
lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage
Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash
la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification
lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees
un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses
un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)
les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification
le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)
31
une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur
le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois
les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes
32
Eacutevaluer et mettre agrave jour la
quantification
La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits
Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes
La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur
Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision
Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel
La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit
Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock
Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes
Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement
Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps
Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement
Connaissances et compeacutetences neacutecessaires
Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes
pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes
33
bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees
engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine
la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale
34
Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement
Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des six derniers
mois et analyser toutes les tendances
pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009
Examiner et actualiser les donneacutees si
neacutecessaire des preacutevisions actuelles du
mois de janvier 2009 au mois de
deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees
des six derniers mois
Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir
des sites Veacuterifier et valider lexactitude
et lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees
dans PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix
et les autres donneacutees sur les produits
dans PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et
prendre les mesures neacutecessaires
Recueillir les donneacutees relatives agrave la
consommation aux stocks disponibles
aux pertes et aux ajustements agrave partir des
sites Veacuterifier et valider lexactitude et
lexhaustiviteacute des donneacutees
Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010
Mettre agrave jour le statut de toutes les
livraisons preacutevues ou commandeacutees dans
PipeLine
Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et
les autres donneacutees sur les produits dans
PipeLine
Mettre agrave jour la consommation preacutevue
par rapport agrave la consommation reacuteelle
pour les trois derniers mois dans PipeLine
Organiser les donneacutees des 12 derniers
mois Identifier toute lacune y affeacuterant
Effectuer un examen approfondi des
preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et
compleacuteter un estimation preacutevisionnelle
pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai
2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ
Saisir les nouvelles preacutevisions dans
PipeLine
Elaborer un plan drsquoapprovisionnement
pour les deux prochaines anneacutees dans
PipeLine
Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre
les mesures neacutecessaires
EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA
35
36
Reacutefeacuterences
John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1
37
38
Annexes
39
40
Annexe A
Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
19 20 21 22 23 24 25
Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi
Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en
calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier
de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des
des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux
(EDT)
Lusaka
Eacutequipe de
gestion de la
santeacute de
district
(EGSD)
Hospital de Kabwe
Centre de santeacute de
Kalingalinga - Lusaka
Centre de recherche
contre les maladies
infectieuses de Zambie
(CIDRZ) - Lusaka
Reacuteunions avec les
principaux intervenants
dans le Centre national
de lutte contre le
paludisme (National
Malaria Control
Center)
Eacutetude sur la
compilation et la
collecte de donneacutees
Eacutevaluation de
leacutetablissement -
Hocircpital universitaire
(University Teaching
Hospital (UTH)
Cancer Center
Reacuteunion avec le MS et
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
meacutedicaments
antipaludiques et aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes (IO)
Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec
les principaux
intervenants shy
MS
Eacutevaluation de
leacutetablissement
- Chilenja shy
Centre
41
19 mai - 16 juin 2008
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
26
Matin
Travaux
preacuteparatifs en
vue du
prochain
atelier sur la
construction
des
hypothegraveses
lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
et aux
meacutedicaments
contre les
infections
opportunistes
(IO)
Apregraves-midi
Visite du site
de latelier
27
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments
antipaludiques
Crestview Hotel
28
Matin et apregraves-midi
Atelier sur lrsquoeacutelaboration
des hypothegraveses lieacutees
aux meacutedicaments
contre les infections
opportunistes
Crestview Hotel
29
Matin et apregravesshy
midi Atelier sur
lrsquoeacutelaboration des
hypothegraveses lieacutees aux
meacutedicaments contre
les infections
opportunistes
Collecte des
statistiques provenant
du Centre hospitalier
universitaire
30
Matin
Analyses des cibles des
hypothegraveses au National
Malaria Control
Center avec les
intervenants cleacutes
Apregraves-midi
Saisie des donneacutees
preacuteliminaires dans le
logiciel Quantimed
31
Matin et apregraves-midi
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et
PipeLine
1
Matin
Saisies des donneacutees
dans les logiciels
Quantimed et PipeLine
Apregraves-midi
Quantification des
reacutesultats de lanalyse
des antipaludiques
2 3 4 5 6
Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi
apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport
Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission
reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des
donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes
le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les
Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre
de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections
des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes
prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel
la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du
le paludisme aux meacutedicaments de lutte
contre le paludisme et les
infections opportunistes
infections
opportunistes
rapport de mission
42
Annexe B
Programmes logiciels pour la
quantification des produits de
santeacute
Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions
I Outils preacutevisionnels
Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification
ProQ
ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares
Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom
Quantimed
Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou
43
un groupe de zones administratives ou geacuteographiques et pour une varieacuteteacute de meacutedicaments ou de produits pharmaceutiques y compris les meacutedicaments antireacutetroviraux et les meacutedicaments contre les infections opportunistes et les infections sexuellement transmissibles le paludisme (moustiquaires et meacutedicaments) et les meacutedicaments contre la tuberculose Pour obtenir Quantimed veuillez eacutecrire agrave ladresse quantimedmshorg
Outils preacutevisionnels de lInitiative CHAI (ARV pour adultes et ARV peacutediatriques et fournitures de laboratoire)
LInitiative Clinton Health Access a mis au point des feuilles de calcul Excel pour estimer les ARV pour adultes et les ARV peacutediatriques ainsi que les produits de laboratoire Ces feuilles de calcul utilisent les donneacutees sur les services et les donneacutees deacutemographiques pour les ARV et les donneacutees deacutemographiques pour les fournitures de laboratoire Pour avoir accegraves agrave ces outils veuillez eacutecrire agrave procurementclintonfoundationorg
Feuilles de calcul Excel pour les preacutevisions
Les feuilles de calcul Excel peuvent ecirctre utiliseacutees pour faire des preacutevisions Les feuilles de calcul varieront dun utilisateur agrave lautre mais peuvent ecirctre formateacutees pour suivre les eacutetapes de la quantification deacutecrites dans ce guide
II Planification de lapprovisionnement et outils de suivi du logiciel
Pipeline
Le logiciel PipeLine
Le logiciel PipeLine est un logiciel conccedilu pour planifier les approvisionnements et aider les responsables de programme agrave saisir et agrave suivre les donneacutees preacutevisionnelles essentielles agrave assurer la disponibiliteacute reacuteguliegravere de tous les produits et agrave maintenir les niveaux de stock minimum et maximum eacutetablis agrave leacutechelle nationale ou du programme afin deacuteviter toute rupture de stock PipeLine est un outil de niveau central qui aide les utilisateurs agrave planifier de maniegravere optimale les calendriers dapprovisionnement et de livraison des produits de santeacute et agrave surveiller leacutetat des expeacuteditions Les deacutecideurs politiques les fournisseurs de produits et les bailleurs de fonds peuvent geacuteneacuterer des rapports surveiller leacutetat des expeacuteditions et utiliser le logiciel comme un outil cleacute dans la planification des programmes PipeLine peut ecirctre utiliseacute pour tout type de produit de santeacute
Pour acceacuteder au logiciel PipeLine et au manuel de lutilisateur veuillez consulter le site web de lUSAID | PROJET DELIVER agrave ladresse wwwdeliverjsicom
44
Annexe C
Flux des donneacutees pendant la quantification
Estimation de la
consommation des produits
Estimation des
besoins et des coucircts totaux des produits
Elaboration du plan drsquoapprovisionnement
Comparaison des
fonds disponibles par rapport aux coucircts totaux des produits
INTRANTS
Politiques
strateacutegies et prioriteacutes du
programme (caracteacuteristiques et utilisation des produits)
Plans drsquoexpansion du programme
(cibles) changements politiques
Donneacutees historiques sur la consommation
les services la morbiditeacute et la deacutemographie
Hypothegraveses preacutevisionnelles (quantifier les
facteurs qui influencent la demande)
INTRANTS
Consommation
estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
Estimation des besoins et des
coucircts totaux des produits
Stock disponible
au moment de la quantification
Coucircts drsquoune uniteacute
de produit au moment de la
quantification
Deacutelais de livraison (par
produit et par fournisseur)
Niveaux max-min
des stocks (y compris le stock
de seacutecuriteacute)
EXTRANTS
Consommation estimeacutee pour chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Quantiteacute totale
estimeacutee pour chaque produit
Coucirct total estimeacute par produit
Coucirct total estimeacute
de tous les produits
neacutecessaires
INTRANTS
Sources de
financement pour chaque produit
Fournisseurs pour chaque produit
Deacutelais
drsquoexpeacutedition
EXTRANTS
Quantiteacutes
drsquoexpeacuteditions
Livraisons des
expeacuteditions
Calendrier de chaque anneacutee de
la quantification
EXTRANTS
Deacuteficit total budgeacutetaire
Expeacuteditions
financeacutees
Expeacuteditions non
financeacutees
INTRANTS
Calendrier et
montants des engagements de
financement pour chaque produit et pour chaque anneacutee de la
quantification
45
46
Annexe D
Instructions pour exporter les
donneacutees preacutevisionnelles mensuelles
de Quantimed dans un fichier XML
(pour importation ulteacuterieure dans
le logiciel PipeLine)
Veacuterifier que la version dispose de deux boutons sur le cocircteacute droit au-dessus du texte laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo comme lindique la Figure 5l
Figure 5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un
fichier Excel raquo
Veacuterifier que les quantiteacutes afficheacutees sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines correspondent aux paramegravetres des champs laquo Price Type raquo laquo PP Date raquo et laquo Months raquo et indiquent les Conditions Soins fournis que vous souhaitez inclure dans le calcul
Cliquer sur le bouton laquo xml raquo et leacutecran laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] saffichera (voir la Figure 6)
47
Figure 6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml]
Remarque Le champ laquo Recipient raquo doit ecirctre afficheacute avec le nom de la seacuterie de donneacutees active
Cliquer sur le bouton laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter] lencadreacute indiqueacute dans la Figure 7 saffichera
48
Figure 7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]
Seacutelectionner le dossier pour sauvegarder le fichier xml file (il peut sagir du dossier pertinent dans PipeLine) dans le champ laquo Save in raquo taper le nom dun fichier dans le champ laquo File name raquo puis cliquer sur laquo Save raquo Le nom de fichier par deacutefaut et le nom de la seacuterie de donneacutes Vous ne devez pas oublier le chemin daccegraves du fichier enregistreacute afin de le retrouver facilement pendant limportation dans PipeLine
Le chemin daccegraves complet et le nom du fichier xml apparaissent dans leacutecran preacuteceacutedent (Figure 6) Le bouton laquo Create XML raquo est maintenant actif Cliquer sur ce bouton Un eacutecran de confirmation (Figure 8) saffichera
49
Figure 8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation]
Cliquer sur laquo OK raquo vous reviendrez sur leacutecran laquo Analysis and ReportsgtScaling-up Morbidity-Based Estimate Medicines raquo et le fichier xml doit ecirctre enregistreacute dans le dossier seacutelectionneacute
Importer les donneacutees de consommation preacutevue de Quantimed vers PipeLine 51
Des instructions geacuteneacuteriques pour limportation de donneacutees de preacutevision peuvent ecirctre trouveacutees sur les pages A-6 agrave A-10 du manuel de lutilisateur de PipeLine 40
Pour importer les donneacutees de consommation agrave partir de Quantimed deux types de fichiers sont neacutecessaires pour lexportation Un fichier repreacutesentera les donneacutees de consommation preacutevue geacuteneacutereacutees par Quantimed lautre fichier sera une liste de produits (voir le Systegraveme de gestion de la chaicircne drsquoapprovisionnement pour consulter une copie) Les deux fichiers doivent ecirctre geacuteneacutereacutes au format XML ils auront une extension xml
50
1 Agrave partir du menu deacuteroulant laquo Import raquo seacutelectionner laquo Consumption gt Forecast raquo comme cela est indiqueacute agrave la Figure 9
Figure 9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]
2 Seacutelectionner les emplacements des fichiers de donneacutees de consommation et de la liste des produits au format xml qui ont eacuteteacute geacuteneacutereacutes par Quantimed dans la boicircte de dialogue laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] Voir la Figure 10
Figure 10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles]
51
3 Lorsque vous seacutelectionnez laquo OK raquo leacutecran laquo Forecast Import Reconciliation raquo saffiche (voir la Figure 11) Lorsquun produit est deacutejagrave saisi dans PipeLine il saffichera dans la colonne laquo PipeLine Product raquo agrave droite
Figure 11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation]
4 Dans leacutecran laquo Forecast Data Import Reconciliation raquo cliquer sur la case agrave cocher dans la colonne de seacutelection pour deacuteseacutelectionner tous les produits pour lesquels vous ne souhaitez pas importer les donneacutees de preacutevision La coche sera supprimeacutee une fois que vous aurez cliqueacute dessus Voir la Figure 12
Figure 12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
5 Assurez-vous que la case laquo Override Default Case Size on Import raquo est cocheacutee si vous souhaitez remplacer les tailles par deacutefaut de la case par des tailles par deacutefaut dans le fichier dimportation qui est deacutejagrave dans votre base de donneacutees de PipeLine
52
Figure 13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des
preacutevisions
6 Apregraves avoir importeacute les donneacutees un rapport saffichera confirmant que les donneacutees ont eacuteteacute importeacutees Ce rapport nest pas enregistreacute vous devez limprimer si vous souhaitez conserver une copie pour vos dossiers (voir la Figure 14)
Figure 14 laquo Product Import raquo [Importation du produit]
53
54
Pour plus dinformations veuillez consulter le site deliverjsicom
56
USAID | PROJET DELIVER
John Snow Inc
1616 Fort Myer Drive 16th Floor
Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis
Teacuteleacutephone 703-528-7474
Teacuteleacutecopie 703-528-7480
Courriel askaskdeliverjsicom
Site web deliverjsicom