CHƯƠNG V

QUẢN TRỊ DỰ TRỮ

I. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ DỰ TRỮ

1. Khái niệm

- Quản trị dự trữ là một quỏ trỡnh doanh nghiệp thiết lập một hệ thống theo dừi cỏc loại hàng húa dự trữ trong doanh nghiệp và ra quyết định về số lượng, thời gian đặt hàng dự trữ nhằm tối ưu húa hoạt động kinh doanh

I. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ DỰ TRỮ

• Mục đích:

- Đảm bảo sự linh hoạt và tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh

- Tiết kiệm chi phí mua hàng

- Đầu cơ

• Chức năng:

- Liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng

- Ngăn ngừa tác động của lạm phát

- Khấu trừ theo số lượng

2. Chi phí dự trữ

• Chi phí đặt hàng:- Chi phí tìm nguồn hàng, gửi đơn đặt hàng- Chi phí nhận hàng- Chi phí liên quan đến thanh toán cho mỗi đơn hàng

Chi phí đặt hàng tăng tỷ lệ với số lần đặt hàng

Để giảm chi phí này số lần đặt hàng phải ít, số lượng đặt hàng mỗi lần lớn

• Chi phí duy trì dự trữ- Chi phí vốn- Chi phí dịch vụ lưu kho- Chi phí thuê nhà kho- Chi phí rủi ro do tồn kho

Chi phí duy trì dự trữ tăng cùng số lượng dự trữ

Để giảm chi phí này cần đặt hàng nhiều lần với số lượng mỗi lần nhỏ

Nhóm chi phí Tỷ lệ so với giá trị dự trữ

Chi phí về nhà cửa và kho tàng- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa- Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng- Chi phí thuê nhà đất

Chiếm 3 – 10%

Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện:

- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị.- Chi phí năng lượng.- Chi phí vận hành thiết bị

Chiếm 1 – 4%

Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý hàng dự trữ.

Chiếm từ 3 – 5%

Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ:

- Thuế đánh vào hàng dự trữ- Chi phí vay vốn- Chi phí bảo hiểm hàng dự trữ

Chiếm từ 6 – 24%

Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được

Chiếm từ 2 – 5%

Cần có sự thoả hiệp giữa chi phí đặt hàng và chi phí duy trì dự trữ

Bài toán tối ưu:

{Chi phí dự trữ = chi phí đặt hàng+ chi phí duy trì dự trữ} min

• Chi phí mua hàng

Khối lượng đơn hàng x giá đơn vị

Tổng chi phí hàng hoá dự trữ =

chi phí đặt hàng+ chi phí duy trì dự trữ + chi phí mua hàng

3. Hệ thống quản trị dự trữ

Nhằm trả lời hai câu hỏi:

- Khi nào đặt hàng? (Thời điểm đặt hàng)

- Đặt hàng bao nhiêu? (Số lượng đặt hàng)

Thời điểm đặt hàng

Có thể đặt hàng theo hai cách:

- Theo chu kỳ cố định

- Khi mức dự trữ giảm xuống dưới một mức tối thiểu (mức báo động đặt hàng)

Số lượng đặt hàng

• Đặt hàng theo chu kỳ cố định

Số lượng đặt hàng đúng bằng mức sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ từ lần đặt hàng trước đến lần đặt hàng này. Duy trì một mức dự trữ (tái tạo dự trữ) Số lượng đặt hàng của mỗi đợt khác nhau

• Đặt hàng khi dự trữ giảm xuống mức tối thiểu

Đặt hàng một số lượng cố định để tái tạo dự trữ

Có thể lựa chọn giữa hai hệ thống QT dự trữ

• Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ (chu kỳ cố định, số lượng thay đổi)

• Hệ thống điểm đặt hàng (số lượng cố định, chu kỳ thay đổi)

a. Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ• Nguyên tắc: Tại một thời điểm cố định (hàng tháng,

hàng quí...) đánh giá mức dự trữ còn lại đặt hàng một số lượng xác định sao cho dự trữ đạt một mức cố định (mức tái tạo dự trữ)

t1 = t2 = t 3 = ... = tn

Q 1 Q 2 Q3 ... Qn

Mức tái tạo dự trữ

Dự trữ

Thời gian

t1 t2 t3

Q1 Q2 Q3

• Đặc điểm: nhằm vào kiểm tra mức độ tồn kho theo những khoảng thời gian đều đặn

Số lượng đặt hàng = Mức tái tạo dự trữ - Lượng tồn kho

Phải xác định mức dự trữ tái tạo hợp lý:- Mức tái tạo cao mức dự trữ TB cao chi phí

bảo quản lớn- Mức tái tạo quá thấp mức dự trữ TB thấp

mức độ rủi ro do thiếu sản phẩm cao

Mức tái tạo = Nhu cầu TB trong một chu kỳ tái tạo và thời gian giao nhận + Dự trữ bảo hiểm

• ƯU ĐIỂM:

CHO PHÉP GHÉP CÁC YÊU CẦU Ở CÙNG MỘT NHÀ CUNG CẤP GIẢM ĐƯỢC CHI PHÍ QUẢN LÝ, CHI PHÍ ĐẶT HÀNG, VẬN CHUYỂN, GIAO NHẬN.

• NHƯỢC ĐIỂM

DỄ XẢY RA TRƯỜNG HỢP “CHÁY KHO” MỨC DỰ TRỮ BẢO HIỂM PHẢI LỚN

HỆ THỐNG CÓ HIỆU QUẢ KHI:

+ YÊU CẦU VÀ THỜI KỲ GIAO NHẬN ÍT THAY ĐỔI

+ KHÔNG THỂ YÊU CẦU HOẶC ĐẶT HÀNG THƯỜNG XUYÊN TỪ NHÀ CUNG CẤP

+ HÀNG HOÁ CÓ GIÁ TRỊ THẤP (DỰ TRỮ LỚN KHÔNG LÀM TĂNG ĐÁNG KỂ CHI PHÍ DỰ TRỮ)

b. Hệ thống điểm đặt hàng

•Nguyên tắc: Đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức độ nào

đó (điểm đặt hàng)

Số lượng đặt hàng mỗi lần bằng nhau để duy trì mức tái tạo

Thời điểm đặt hàng không xác định

Yêu cầu về sản phẩm tăng thời điểm đặt hàng sớm hơn

Yêu cầu về sản phẩm giảm thời điểm đặt hàng muộn hơn

Dự trữ

Thời gian

t1 t2 t3

Q1 Q2 Q3

Điểm đặt hàng

Q 1 = Q 2 = Q3 =... = Qn

t1 t2 t 3 ... tn

Xác định điểm đặt hàng

Điểm đặt hàng = Nhu cầu TB trong khoảng thời gian giao nhận + Dự trữ bảo hiểm

• Đặc điểm: Phải đặt hàng ngay khi mức dự trữ đặt tới điểm đặt hàng

• Nhược điểm

- Không ghép được các đơn hàng tăng chi phí

- Thời gian giao nhận có thể bị kéo dài do nhà sản xuất (đặc biệt quá trình SX có tính thời vụ)

- Luôn phải theo dõi mức dự trữ tăng chi phí khó khăn khi phải quản lý hàng trăm sản phẩm

Hệ thống phù hợp khi:

+ Dòng yêu cầu có mức biến động lớn

+ Sản phẩm có giá trị cao cần hạn chế tình trạng thiếu hụt sản phẩm dự trữ

+ Hệ thống sản xuất linh hoạt

+ Có dự trữ từ phía nhà cung cấp

II. CÁC MÔ HÌNH DỰ TRỮ1. Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ (Basic economic order quantity)

Cho phép xác định số lượng đặt hàng kinh tế (làm cực tiểu tổng chi phí dự trữ)

Giả thiết: -

Đặt:

D: Số lượng yêu cầu trong kỳ

Q: Số lượng đặt hàng

C: Chi phí duy trì dự trữ một đơn vị sản phẩm trong kho trong 1 năm

S: Chi phí trung bình cho một đơn đặt hàng

TSC (total annual stocking cost): Tổng chi phí của hệ thống dự trữ trong năm (bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí dự trữ

SQ

DC

QTSC

2

•Chi phí đặt hàng = số lần đặt hàng trong năm x chi

phí cho mỗi lần đặt hàng

•Chi phí dự trữ = Lượng sản phẩm dự trữ trung bình

x chi phí duy trì dự trữ một đơn vị sản phẩm

Lượng sản phẩm dự trữ trung bình: Q/2

Xác định Q sao cho hàm chi phí này đạt cực tiểu.

d(TSC)/d(Q) = c/2 + (- DS/Q2) = 0

Q* 2DS/C EOQ

EOQSố lượng đặt

hàng

Chi phí đặt hàng

Tổng chi phí dự trữ

Chi phí tồn trữ

Chi phí

Gọi n là số lần đặt hàng trong kỳ:n = D/Q

Số lần đặt hàng tối ưu:DC/2S D/EOQ *n

Chi phí dự trữ tối ưu:

SnCQ

SQ

DC

QTSC .*

2

*

*2

**

•Ví dụ:

Một công ty cung cấp một loại sản phẩm cho thị trường. Biết rằng nhu cầu hàng năm về sản phẩm là D =10000 tấn. Chi phí để duy trì dự trữ một đơn vị sản phẩm là C =4USD/năm. Chi phí cho một đơn đặt hàng là S = 55USD. Hãy xác định số lượng đặt hàng tối ưu của công ty và số lần đặt hàng tối ưu trong năm.

• Ưu điểm của mô hình:

+ Các tham số được sử dụng trong mô hình ít, đơn giản.

+ Mô hình có thể sử dụng dễ dàng cho nhiều loại sản phẩm và nhiều loại chi phí dự trữ phù hợp với từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp.

+ Số lượng tối ưu EOQ ít nhạy cảm với sai số của các tham số được sử dụng

2. Mô hình EOQ trong trường hợp tái tạo dự trữ liên tụcGiả thiết: sản phẩm dự trữ được cung cấp bởi một dây chuyền sản xuất

Gọi:

p: Số sản phẩm sản xuất ra trong 1 đơn vị thời gian của dây chuyền cung cấp (nhịp sản xuất)

d: số lượng hàng hoá được xuất kho (bán) trong một đơn vị thời gian

Để đảm bảo có đủ hàng cung cấp d<p

Q sản phẩm sẽ vào kho trong khoảng thời gian Q/p Số lượng hàng đã xuất kho(bán) trong khoảng thời gian đó là d. Q/p

Mức dự trữ là: Q - Q.d/p = Q(1-d/p)

Mức dự trữ trung bình: Q(1 - d/p)/2

Ta có:

SQ

DC

pd

Q

TSC

2

1

dp

p

C

DS

.

2

pd

EO-1c

2ds q

Vídụ: Nhu cầu hàng năm về sản phẩm là D =14400 tấn. Chi phí để duy trì dự trữ một đơn vị sản phẩm là C = 4USD/năm. Chi phí cho một đơn đặt hàng là S = 55USD. Sản phẩm nhập kho được cung cấp bởi một dây chuyền sản xuất với nhịp p=120 tấn/ngày. Mức yêu cầu về sản phẩm trung bình trong một ngày là 40 tấn. Hãy xác định số lượng đặt hàng kinh tế.

3. Mô hình EOQ trong trường hợp giảm giá bán cho khối lượng đặt hàng lớn Xét mô hình trong hai trường hợp:*) Tất cả số lượng đặt hàng được chuyển đến một lúc

CDSEOQ /2Gọi:

a (aquisition cost): Giá mua một đơn vị sản phẩm với số lượng đặt hàng lớn

TMC(total annual material cost): Tổng chi phí hàng dự trữ trong năm

Ta có:

TMC =TSC +D.a TMC = (Q/2)C + (D/Q)S + D.a

*) Số lượng đặt hàng được chuyển đến dần do được cung cấp bởi một dây chuyền sản xuất với nhịp sản xuất p và nhịp bán hàng là d

dp

p

C

DS

.

2 qEO

TMC = (Q/2)[(p-d)/p]C + (D/Q)S + D.a

Khi muốn đưa ra quyết định có nên đặt hàng với ngưỡng giảm giá của nhà sản xuất hay không, ta tính toán tổng chi phí trong các trường hợp rồi so sánh với nhau

Ví dụ: Một cửa hàng bán một loại sản phẩm ra thị trường. Biết rằng nhu cầu hàng năm về sản phẩm là D =10000 tấn sản phẩm. Chi phí để duy trì dự trữ một đơn vị sản phẩm là C =0,2.a (a là giá mua vào một đơn vị sản phẩm) USD/năm. Chi phí cho một đơn đặt hàng là s = 5,5USD. Nhà cung cấp áp dụng một chính sách giá như sau:

Số lượng sản phẩm (tấn) Giá(USD/tấn) 1-399 2,2 400-699 2 >700 1,8

Chọn phương ỏn dự trữ tối ưu? Xét trong 2 trường hợp:-Tất cả số lượng hàng được chuyển đến một lúc

-Hàng được chuyển đến dần với p = 120 tấn và d = 40 tấn/ngày

III. DỰ TRỮ AN TOÀN (DỰ TRỮ BẢO HIỂM)1) Ý NGHĨA

ĐẢM BẢO DỰ TRỮ TRONG CÁC TRƯỜNG HỢP:

NHÀ CUNG CẤP KHÔNG TUÂN THỦ THỜI HẠN CUNG CẤP, GIAO SẢN PHẨM

MỘT SỐ SẢN PHẨM KHÔNG ĐẠT YÊU CẦU PHẢI LOẠI BỎ

CÓ NHỮNG BIẾN ĐỘNG BẤT THƯỜNG

KÝ HIỆU: SS (SAFE STOCK)

2) Nguyên tắc xác định mức dự trữ an toànGọi:

- X là số lượng yêu cầu trong khoảng thời gian bảo hiểm

- là giá trị trung bình của đại lượng X- f(x) là mật độ xác suất của đại lượng X - Sn là điểm đặt hàng(mức dự trữ mà tại đó bắt

đầu đặt hàng) Ss là mức dự trữ an toàn

Ss = Sn -

Ss = K.

X

X

Trong đó:K: Hệ số được tra bảng phân bố chuẩn, phụ thuộc hệ số phục vụ

(Kpv)

Kpv cho biết độ tin cậy của việc cung cấp sản phẩm

Kpv =99% đảm bảo đến 99% không bị thiếu sản phẩm dự trữ để cung cấp.

: Độ lệch chuẩn của yêu cầu trong khoảng thời gian cần bảo hiểm

f(x)

x

0,02

0

0,04

0,06

0,08

0,1

x Ss

Sn

Ví dụ: Có số liệu về tình hình tiêu thụ sản phẩm qua các kỳ như trong bảng:

Kú Tiªu thô(Xi) Xi - X (Xi - X)2

123456

110901128810885

1191311914

1218116912181196

593 67 769

V. KỸ THUẬT PHÂN TÍCH ABC TRONG PHÂN LOẠI HÀNG DỰ TRỮ

PHÂN LOẠI TOÀN BỘ HÀNG DỰ TRỮ THÀNH 3 NHÓM A, B, C CĂN CỨ VÀO MỐI QUAN HỆ GIÁ TRỊ HÀNG NĂM VỚI LƯỢNG HAY CHỦNG LOẠI HÀNG

* Nhóm A: gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm khoảng 70-80% so với tổng số giá trị hàng dự trữ, nhưng về mặt số lượng chỉ chiếm 15% tổng số hàng dự trữ.

* Nhóm B: gồm những loại hàng dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình, có giá trị 15-25% so với tổng giá trị hàng dự trữ, nhưng về sản lượng chiếm 30% tổng số hàng dự trữ.

* Nhóm C: gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng hoá dự trữ, tuy nhiên số lượng chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng dự trữ.

+ Các sản phẩm loại A được quản lý một cách thường xuyên và chính xác, mức độ ảnh hưởng của nó đến các chi phí lớn (dự trữ bảo hiểm nhỏ).

+ Các sản phẩm loại B thường được quản lý theo phương pháp EOQ đã trình bày ở trên. Mức dự trữ bảo hiểm được xác định trên cơ sở luật phân bố xác suất của dòng yêu cầu của từng loại sản phẩm

+ Các sản phẩm loại C được quản lý bằng kiểm kê định kỳ, số lượng dự trữ và tái tạo cố định. Hệ thống quản lý đơn giản, chi phí ít, tổng dự trữ bảo hiểm lớn.

NVL A B C D E F G H I J

Nhu cầu

1000 500 1550 350 1000 600 2000 100 1200 250

Đơn giá

90 154 17 42,86 12,5 14,17 0,6 8,5 0,42 0,6

Ví dụ: Một công ty tổ chức dự trữ 10 loại nguyên vật liệu A, B, C, D, E, F, G, H, I, J. Các số liệu về nhu cầu hàng năm, giá một đơn vị cho được cho ở bảng bên. Hãy sử dụng kỹ thuật ABC để phân loại hàng tồn kho ở DN.

Bài tập

1. Biết D = 500000 sản phẩm/năm, C = 40% giá trị sản phẩm; S = 59,5 USD và a = 5,5 USD/sản phẩm.

a)Tính EOQ

b)Với giá trị EOQ vừa tính được, xác định TSC

c)TSC sẽ tăng lên như thế nào nếu buộc phải tăng số lượng lên Q = 6000 sản phẩm cho đầy container vận chuyển.

2. Một công ty phải dự trữ một loại sản phẩm giá 800 USD. Nhu cầu về loại sản phẩm này được ước tính là 2400 sản phẩm. Chi phí cố định cho mỗi lần đặt hàng là 1200 USD. Chi phí bảo quản một đơn vị sản phẩm trong một năm theo ước tính bằng 50% giá trị. Nhà cung cấp đưa ra một ngưỡng giảm giá 5% nếu một lần đặt hàng với số lượng 250 sản phẩm.

Chọn phương án tối ưu cho dự trữ sản phẩm này.

3. Mỗi năm một công ty nhập khẩu hai loại sản phẩm từ một nhà cung cấp với số lượng:

Sản phẩm A: 2400 chiếc với giá 800 USD/sp

Sản phẩm B: 600 chiếc với giá 360 USD/sp

Chi phí bảo quản mỗi đơn vị sản phẩm trong một năm bằng 50% giá trị. Chi phí mỗi lần đặt hàng đồng thời hai loại sản phẩm là 2000 USD.

Xác định số lần đặt hàng tối ưu cho hai loại sản phẩm và số lượng mỗi lần đặt hàng.