Upload
burke-gehr
View
103
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Qualitätsbewertung CAF
Erfahrungen des Workshop
im Polizeipräsidium Münster
am 7. und 8. Februar 2002
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 2
Inhalt
CAF – das Instrument vorstellen Der Workshop – unsere Erfahrungen CAF – die bisherigen Ergebnisse Ausblick – wie geht es weiter ?
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 3
CAF – Was ist das ?
Gemeinsames europäisches Qualitätsbewertungssystem,
basierend auf EFQM und Speyerer Qualitätswettbewerb,
organisiert durch EIPA
Common Assessment Framework
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 4
Prinzipien CAF – Europa:
1. es entspricht dem besonderen Charakter von Verwaltungsorganisationen und ist für diese besonders geeignet,
2. es ist mit den wichtigsten Organisationsmodellen vereinbar, die sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch im privaten Sektor in Europa zum Einsatz gelangen.
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 5
Zielsetzung CAF – Europa:1. Es soll den Verwaltungsorganisationen, die eine Verbesserung ihrer
Managementfähigkeit anstreben, an Qualitätsmanagement interessiert sind und dazu eine einfache Form der Selbstbewertung vornehmen wollen, als „erster Einstieg„ im Umgang mit diesen Instrumenten dienen.
2. Es soll als Bindeglied zwischen den verschiedenen Modellen und Methoden des Qualitätsmanagements dienen, die in den öffentlichen Verwaltungen der EU-Mitgliedstaaten eingesetzt werden, indem es einen gewissen Grad der Vergleichbarkeit der Ergebnisse, die derzeit mit unterschiedlichen Systemen erzielt werden, sicherstellt.
3. Es soll die Einführung von leistungsvergleichenden Untersuchungen (benchmarking) von Einrichtungen des öffentlichen Sektors ermöglichen.
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 6
CAF im PP Münster – Warum ?
Instrument ausprobieren Qualität unserer Arbeit bestimmen Stärken – Schwächen – Analyse ermöglichen Verbesserungsmöglichkeiten erkennen Ergebnisvergleich aus Mitarbeiter- und
Bürgerbefragung
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 7
... und auch darum:
Für den Einsatz in Teilbereichen der Behörde testen
Vergleichsmöglichkeit für andere Bewertungssysteme schaffen (innosys)
Erfahrungen weiterleiten (DHV, EIPA)
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 8
Organisation CAF
• Workshop über zwei Tage planen
• Moderationsteam (mind. 3) einsetzen
• Repräsentatives Bewertungsteam strukturieren und einladen
• Arbeitsbogen „übersetzen“
• Technische Unterstützung planen
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 9
Der Workshop
Mit Unterstützung eines
Moderatorenteams bewerten 13
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die
Qualität
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 10
Das Bewertungsteam
Zu berücksichtigen: Dienststellen Status Funktion Geschlecht Personalrat Gleichstellungs-
beauftragte
Zusammensetzung: Dezernent VL UA/L GS FueGr/L BP/PSD SB Ermittlungsdienst SB Verwaltung SB Wachdienst
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 11
Ablauf des Workshop
Einführung in das CAF-Verfahren Erster Bewertungsdurchgang Erörterung anhand der Ergebnisse Zweiter Bewertungsdurchgang Bewertung des Verfahrens
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 12
CAF – ein Arbeitsbogen
Insgesamt 9 Themenfelder mit Indikatoren
Kriterien zur Befähigung, Effizienz interner Abläufe
Kriterien zu Ergebnissen, externe Ergebnisse und Wirkungen
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 13
Fakten zum Arbeitsbogen• 9 Themenfelder• 40 Kriterien• 224 einzelne
Aussagen• 5 Bewertungsstufen
2 Durchgänge erforderlich
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 14
Diskussionen zum Arbeitsbogen zum Verfahren zu den Inhalten zu eigenen
Erfahrungen und Erkenntnissen aus der Behörde
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 15
Spielregeln
Eine Bewertung erfolgt nur aufgrund
der eigenen Wahrnehmung, nicht nach dem Hören-Sagen.
Im Team ist die Bewertung offen, nach außen ist es
eine Bewertung des Teams.
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 16
Zum CAF-Verfahren
Gut Bedingt geeignet Für ein PP ungeeignet Ein Anstoß Verbesserungswürdig Überambitioniert Bietet Ansätze
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 17
Kritik am CAF
Europäisches Instrument – Sprache Europäisches Instrument – Strukturen Europäisches Instrument – Abstraktion Fünf-Stufen-Bewertung, besser sechs Feld „Keine Bewertung“ –
Ergebnisverfälschung
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 18
Subjektiv - Objektiv
Subjektive Meinung, Beobachtung, Erfahrung werden abgefragt
Teilnehmer empfinden Ergebnisse als nicht
objektiv
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 19
Nutzen CAF ?
• Ergebnisse müssen interpretiert werden
• Unmittelbar aus den Punktwerten können keine Maßnahmen abgeleitet werden
• Nicht der Punktwert an sich stellt das Ergebnis dar, sondern die individuelle Gewichtung der jeweiligen Behörde
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 20
Fazit
Verfahren wird kritisch, aber als anwendbar beurteilt
CAF kann mit geringem Aufwand eingesetzt werden
Ergebnisse scheinen für strategische Steuerung geeignet
Endgültige Einschätzung kann erst nach der angestrebten Analyse erfolgen
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 21
Noch mal CAF ?
• Arbeitsbogen um behörden-spezifische Kriterien ergänzen
• Weiterentwicklung der Verrechnungssoftware
• Ablauf Workshop
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 22
Ergebnis CAF
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
2.3
3.1
3.2
3.3
3.4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
6.1
6.2
6.3
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
8.1
8.2
8.3
8.4
9.1
9.2
9.3
Erster Durchlauf Zw eiter Durchlauf
So ... oder so.
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 23
Qualität - allgemein
• Entwicklungsfähig• In den meisten Bereichen zu verbessern• Thema• Ist höher wie von mir persönlich eingeschätzt• Nicht system- sondern personenbezogen gut• Schon ganz gut, aber nicht gut genug• Gut, aber noch ausbaufähig• Zufriedenstellend, in Teilbereichen noch verbesserungswürdig• Kann sich sehen lassen
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 24
Qualität - Zahlen
Entsprechend der Leitlinie CAF und der Spielregeln werden veröffentlicht:
Die Bewertung des Teams Zahlen der zweiten Bewertung Zahlen für 9 Themenfelder Zahlen für 40 Kriterien
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 25
Allgemeines zur BewertungThemenfelder 1 - 5 Themenfelder 6 - 9
Noch nicht eingeleitet / umgesetzt
1Keine Ergebnisse /
Ergebnisse rückläufig
Vor kurzem in Angriff genommen
2Ergebnisse zeigen gewisse
Verbesserungen
Teilweise umgesetzt 3Ergebnisse zeigen mehrjährigen
Verbesserungstrend
Bereits umgesetzt 4Angestrebte Leistungsziele
erreicht
Permanenter Qualitätsverbesserungszyklus
5Konstant Ergebnisse auf hohem
Niveau
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 26
Konkrete Bewertung
w urde noch nicht
einge-leitet/umge
setzt
w urde vor kurzem in Angriff
genommen
w urde teilw eise
umgesetzt
ist bereits umgesetzt
ein permanent
er Qualitätsverbesserungszyklus
ist eingeführt
Durchschnitt
N
1.3.1Vereinbarung von messbaren Zielen auf allen Organisationsebenen
2 0 5 4 2 3,31 13
1.3.2Umfassende Information der MitarbeiterInnen
1 1 8 3 0 3,00 13
1.3.3Beratung und Unterstützung der MitarbeiterInnen
0 2 8 3 0 3,08 13
1.3.4Anregung und Unterstützung von Eigenverantw ortung
0 2 4 7 0 3,38 13
1.3.5 Gew ährung von Vertrauen 0 3 4 6 0 3,23 13
1.3.6Vermittlung von Handlungssicherheit durch eine klare Linie
0 1 8 3 0 3,17 12
1.3.7Rückkoppelung von Leistungsergebnissen
0 3 9 1 0 2,85 13
1.3.8Anerkennung der Leistung Einzelner und von Teams 0 3 9 1 0 2,85 13
3 15 55 28 2 3,11
Beurteilen Sie anhand von Beobachtungen und Erfahrungen, inwieweit die folgenden Merkmale auf die Führungsebene Ihrer Organisation zutreffen
Bewertung
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 27
Diagramm 9 Themenfelder
1,00
1,50
2,00
2,50
3,00
3,50
4,00
4,50
5,00
1 2 3 4 5 6 7 8 9
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 28
Ergebnisse ThemenfelderFührungsebene 3,13
Organisationspolitik und -strategie 3,07
Personalmanagement 3,10
Externe Partnerschaften und Ressourcen 3,04
Prozess- und Veränderungsmanagement 3,21
Kunden-, Bürgerorientierte Resultate 2,73
Mitarbeiterzufriedenheit 2,59
Auswirkungen auf die Gesellschaft 2,93
Leistungsergebnisse der Organisation 2,16
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 29
40 Kriterien
1,00
1,50
2,00
2,50
3,00
3,50
4,00
4,50
5,00
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 30
Ausblick - intern
Vertiefte, allgemeine Ergebnisanalyse Stärken und Schwächen Analyse Abgleich mit anderen Informationen /
Kennzahlen Entwicklung einer Strategie Wiederholung und Weiterentwicklung CAF
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 31
Ausblick - extern
Erfahrungen und Daten zur Verfügung stellen
Internationale Datenbank (EIPA) Vergleich mit anderen Instrumenten Externe Zertifizierung Benchmarking
12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 32
Zum Schluss
Fragen Sie uns
... nach Begriffen ?
... nach Erfahrungen ?
Wir unterstützen
... bei ersten Gedanken !
... bei der Organisation !