Publisher Xp

8/18/2019 Publisher Xp

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Office XP, 1ª parte

Ya tienes Office XP en tu casa, flamante y por estrenar. Pero, tras la emoción inicial,te asaltan los primeros temores: ¿se instalará igual que los otros Office? ¿Estará mi equipo preparado para tanta innovación? Y yo ¿sabré utilizarlo? Sigue leyendo y saldrás de dudas. Así, antes de meterte en “faena”, sabrás lo que te espera...

Desde hace algunos me-ses, ya puedes adquirir Microsoft Office eXPe-

rience,la última versión deOffice, el popular paquetede aplicaciones para ofici-na.Así, suma a su historiauna versión que se presen-ta con numerosas mejoras

y novedades, que hemosreunido y pormenorizado

para ti en este curso de Mi-crosoft Office XP.

Esta suite incorpora seisaplicaciones fundamentales:

Word,Excel,Access, Power-Point,Outlook y FrontPage.

Además de reunirlas, Officese caracteriza por integrar-las perfectamente en un pa-quete homogéneo. Ahora, la integraci ón es

tal,que podrás trabajar com-binando distintos tipos dearchivos de esta misma sui-te sin ningún

problema. Por ejemplo,en- via r un documento Word

por correo electrónico des-de este procesador de tex-to, o insertar una tabla deExcel en Word, sin perder ningún elemento del for-mato original.

No obstante, si ya estásfamiliarizado con versio-nes anteriores de Office,podrás comenzar a traba-

jar con las funciones bási-

cas de la versión XP sinprácticamente ningún pro-

blema,ya que la estructura y func ionamiento básicode las aplicaciones, encuanto a menús, barras deherramientas y opciones,sigue siendo la misma.

Sin embargo,son muchaslas mejoras introducidas y que consisten en el perfec-cionamiento del trabajo engrupo,la mayor integracióncon Internet, las mejoras vi-suales y la simplificación enla manera de trabajar en ca-da una de las aplicaciones.01 (Pág. 16)

Novedades de Office XP A continuación, te ex

nemos algunas de las nodades más importantes incluye esta suite:

Trabajo en grupo Office XP ofrece nue

herramientas para el traben colaboración,algo c

vez más importante en n

tros días.Por ejemplo,ahpodrás enviar un trabaotros miembros de tu epo para que lo revisen y licen los cambios oportuen él.Luego,cuando recel documento ya revisaOffice registrará y combrá en un solo documentodas todas las modificaciorealizadas por los distin

revisores (eliminacioncambios de formato, mficaciones,inserciones omentarios) y te indicardeseas aceptarlos o no.

Mediante la integraccon los Servicios de EquSharePointtambién posible compainformación entre aplicanes de Office XP y el s

web del equipo. Así,miembros del mismo pod“subir”documentos,parpar en discusiones,etcéte

Integración con InternEs posible tener en

hoja de cálculo datos sipre actualizados de unagina web,para así analilos con más detalle.Adempodrás descargarte deternet todo tipo de plallas ,imágensonidos desde los proppaneles de tareas de Off

Simplificación del trabEl nuevo Panel de Tar

pone las características m

03 (Pág. 16)

02 (Pág. 16)

Es posible publicadocumentos en la R

Las mejoras de Office XP agilizan el trabajo

Requisitos mínimos 11Instalación 12Funciones de Of fice XP 15 Activación del programa 16Instalaciones f uturas 16

F o t o : S t o c k P h o t o s .

M o n t a j e : C o m p u t e r H o y .

Instalar Office XP N

Microsoft Word 2002 N

Microsoft Excel 2002 N

Microsoft Access 2002 N

Microsoft PowerPoint 2002 N

Microsoft FrontPage N

Publisher y otras aplicaciones N


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importantes a un solo click de distancia,para,por ejem-plo,encontrar documentosrápidamente o dar formatoal texto de forma muchomás sencilla.

Existen etiquetas inteli-gentes y un conjunto de bo-

tones que se comparten através de las aplicaciones y que te avisan,mientras tra-bajas, de opciones impor-tantes para cada situación.Por ejemplo,una ficha inte-ligente aparece y te sugie-re la solución cuando unafórmula contiene un error.

También se mostrará si tellevas texto desde Word a,por ejemplo PowerPoint, y

te permitirá decidir si losdatos pegados conservaránel formato original o seadaptarán al formato de lanueva ubicación.

Nuevo sistema de activación La versión Office XP posee

una nueva característica de-nominada “Activación de Mi-crosoft Office”.Ésta nace co-mo una nueva tecnologíaantipiratería diseñada paracomprobar la legitimidad dela licencia del producto ins-

talado,ya que te obliga a ac-tivar el producto si quieresutilizarlo.La activación ase-gura que la clave del pro-ducto,introducida durantela instalación,no sea utiliza-da en más equipos.Se trata,en sí, de un proceso muy

sencillo que durará sólo al-gunos minutos y que podrásrealizar a través de Internet(en el caso de que poseas co-nexión a la Red) o por telé-

fono.Todo el proceso estaráguiado por un Asistente y secreará una identificación delhardware que representa laconfiguración de tu equipoen el momento de la actua-lización,quedando esta con-figuración ligada a tu núme-ro clave del producto. Deesta forma,no podrás insta-lar de nuevo Microsoft Offi-ce XP en otro equipo queno coincida con esa mismaconfiguración:

Ahora , puede que te asal-te una duda ¿Qué ocurre sirealizo cambios en la con-figuración de mi PC? Si las

actualizaciones de hardwa-re son pequeñas serán asu-midas, como tales, por el

Asistente para la actualiza -ción, pero, si son muy sig-

nificativas,tendrás que volver a activar el productoponiéndote en contactocon Microsoft.Aunque esteproceso de activación lo ex-plicamos con más detalleen los próximos apartados,te adelantamos que puedesutilizar Office XP sin acti-

varlo un máximo de 50 ve -ces.A partir de ahí,trabaja-rás en él en modo reducido.Es decir, muchos menús y opciones no estarán dispo-nibles y, aunque podrás vi-

sualizar documentos,no se-rá posible modificarlos.

Éstas son, a rasgos gene-rales, las principales mejo-ras que introduce Office XP.No obstante,y según vayasavanzando por los capítu-los de este curso, compro-barás que las novedades sematerializan en muchísimasmás funciones y herra-mientas. En algunos casos,

ampliando opciones quecontenían las versionesprevias de Office,y en otrasincluyendo funciones no-

vedosas al c ien por cien.En cualquier caso, antes

de probarlas tendrás queinstalar de la manera ade-cuada en tu equipo estasaplicaciones.Así que apren-de a realizar una instala-ción correcta siguiendo losprocesos que en esta pri-mera entrega del curso tedetallamos.

Consideraciones previas

Antes de poder instalarOffice XP en tu equipo y se-

guir este curso, necesitarásque el PC cumpla una seriede requisitos mínimos.En al-gunos casos,son en realidadrecomendaciones más que

verdaderos requisitos,ya queesta suite podrá funcionar en equipos con caracterís-ticas inferiores.No obstante,siempre que quieras conse-guir el óptimo funciona-miento del programa, teaconsejamos que cumplas oincluso superes estos requi-sitos,ya que,a veces,aún reu-

niendo las especificacionestécnicas mínimas,puede quelos recursos del sistema sequeden “cortos” y que Offi-ce XP no funcione correcta-mente.Esto podrás notarlosobre todo cuando trabajes

con varias aplicaciones a vez, intercambiando infomación entre ellas,o cuandutilices documentos “largo

y con muchas imágenes,que ésta es una de los opraciones en las que más mmoria RAM

necesita.Cuánta más tengamejor será el funcionamieto del programa.Así que sabes, aplícate el lema “cuánto más mejor”y Offi

XP funcionará muy bien.

¡Y es que siempre ocurlo mismo! A medida que lprestaciones del softwaaumentan,queda claro qse necesitan equipos mcho más potentes,para p

der aprovechar todo el ptencial del programa. Dnada vale disponer de upotente y novedoso so

ware s i trabaja a “saltos va a “ped ales” porqu e equipo no está a su altur

Como ya te indicamos el test publicado en el nmero 73 de Computer Hoexisten en el mercado dtintas ediciones de Offi

XP: Off ice XP ProfessionEdición Especial,Office XProfessional,la versión E

tándar y Office XP Develper.El decantarte por una ellas dependerá de tus ncesidades personales.No

vides comparar las distint vers iones para as í elegir más apropiada.

04 (Pág. 16)

La Ayuda de estasuite de la empresa

Microsoft está aho-

ra totalmente inte-

grada con Internet.Por ejemplo, sin sa-

lir de Excel 2002,

podrás encontrar

información en laRed, sobre cual-

quier tema especí-

fico. Esta Ayuda en

línea complementala que ya incorpora

cada uno de los

programas de Offi-

ce XP y además esactualizable.

Ahora, mientras trabajas en un documento, aparecen botones

en él, que te advierten, por ejemplo, de errores cometidos.

Requerimientos mínimos Requerimientos mínimos

Para utilizar Microsoft Office XP,la configuración del sistema re-comendada es Windows 2000Professional en un equipo conun procesador Pentium III y 128megabytes (Mb) de memoriaRAM. Aparte de esto, tambiénse considera como aceptablecualquier procesador Pentiuma partir de 133 Megahercios(MHz). Y funcionará indistinta-mente bajo los sistemas opera-tivos Windows 98, Windows 98Second Edition,Windows Mille-nium o Windows NT.En cuanto a la memoria RAM,los requisitos dependerán delsistema operativo que tengasinstalado. Así, serán necesa-rios 24, 32 o 64 Mb si utilizas

Windows 98, Windows Me oNT, o Windows 2000 Profesio-nal, respectivamente. Además, independientementede esto, por cada aplicaciónque utilices simultáneamen-te, requerirás 8 Mb de memo-ria RAM adicionales.El espacio libre en disco ne-cesario puede variará depen-diendo de la configuración, yaque una instalación persona-lizada puede necesitar demás o menos espacio en dis-co. Como norma general, ne-cesitarás 270 Mb de espaciopara una instalación típicaque incluya las opciones máshabituales de cada una de lasaplicaciones de Office.

Una licencia de XP para cada PC

Las funciones básicasson las mismas

La Ayuda resultamás útil que nunca


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Antes de poder aprove-char todas las funciones deOffice XP tendrás que ins-talarlo correctamente. Nocreas que el proceso de ins-

talación consiste en la me-ra copia de archivos desdeel CD hasta el disco duro.También proporciona a tusistema operativo la infor-mación necesaria para quereconozca el programa y puedas aprovechar al má-ximo su potencial.

Para este curso, hemoselegido la edición Office XPProfessional Edición Espe-cial y la instalaremos bajoel sistema operativo Win-dows Millennium. Se tratade una versión de actuali-

zación,con lo que partimosde que previamente tene-mos instalado en nuestroequipo Office 2000,que se-rá actualizado a Office XP.No obstante,ten en cuentaque para el resto de versio-nes de Office XP los pasosde instalación serán prácti-camente idénticos a losaquí descritos.

1Desde el Escritorio de Windows, introduce elprimer CD de Office XP en

la unidad lectora.Si tu siste-ma operativo es WindowsMe sigue en el paso5.Si,por el contrario, es Windows 98,antes de la instalación deOffice se llevará a cabo unaactualización de Windows y de componentes de Office.Esto ocurre porque el pro-grama de instalación esta-blece que se necesitan las

versiones más recientes dealgunos componentes delsistema para poder ejecutar Office XP. Por el contrario,como Windows Me y Win-

dows 2000 ya incluyen lasmismas versiones, o poste-riores, de estos componen-tes,no es necesario en ellosla actualización.De esta ma-nera, en Windows 98 la pri-mera pantalla que obtendrásserá ésta:Espera unos segundos y suaspecto cambiará:

Nota: si no aparece ningu-na de las pantallas descritasen este punto,comienza túmismo la instalación. Haz

un doble click sobre

y luego en el icono corres-pondiente a tu unidad deCD-ROM .

2 Ahora, haz click en elbotón , q ueaparece en la última venta-na y, en la nueva, acepta elcontrato de licenciaactivando la casilla

y pulsa seguidamente sobreel botón .

3 Automát icamente, co-menzará el proceso deactualización:

Si durante éste el Asistentedetecta la existencia de al-

gún programa abierto, temostrará este mensaje:Lo mejor es que cierres es-tas aplicaciones y que pul-ses .Aunque,tam-bién puedes optar por hacer click directamente en

y el proceso continuará.

4Tras la correcta actua-lización del sistema,el

programa te mostrará estemensaje:Pulsa directamente sobre elbotón y el sistema sereiniciará automáticamen-te. No te preocupes de na-da más, ya que, tras reini-ciarse, la instalación deOffice se reanudará de for-ma automática y podrás

continuar entonces con el

paso número5

.

5 Tras las ventanas previas y la llamada ,

obtendrás la del Asistentepara la instalación de Offi-ce XP. En ella, teclea tus da-tos de usuario ,así como la clave del pro-ducto

que, como ya te indica lapropia ventana,aparece enel reverso de la caja del CDen una etiqueta amarilla.Después,pulsa .

6Si no te has despistadoal teclear la clave, vi-

sualizarás la pantalla paraaceptar los términos de lalicencia. Pero si la has te-cleado mal, aparecerá estemensaje de advertencia:Tendrás que pulsar sobre elbotón y volver a te-clear (aunque esta vez co-

rrectamente) la clave. Lgo, pulsa de nuevo so

y continúa copaso número 7.

Instalación de Office XP

En Windows 98, la actualizción de los archivos de sistma y la instalación de OffiXP en sí son dos cosas totamente independientes. Pello, si posteriormente dcides desinstalar esta suiteluego la vuelves a instalar se iniciará automáticamenla Actualización de los fichros de sistema.No obstante,si en determindas circunstancias necesitforzar esta actualización, pdrás hacerlo.Para ello, intduce el CD de Office XP en

unidad correspondiente, hclick en el botón en . Luego, teclealínea de comandos:

Ten en cuenta que la primeletra corresponde a la unidCD-ROM. Por último, pusobre .


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7Haz click en la casilla de verificación llamada

y pulsa en , paraobtener una nueva ventana:Esta pantalla es de gran im-portancia, ya que te permi-tirá elegir el tipo de instala-ción que quieres realizar.Así,si dejas activada la opciónque aparece por defecto,

,se copiaránen tu equipo los archivos co-rrespondientes a los pro-gramas y herramientas deOffice XP que más se usan,

como son Excel,Word, Po- werPoint,Access, Outlook,los correctores ortográficos

y Microsoft Graph ent reotros muchos.

Además, las versiones ante-riores de Office que tengasinstaladas actualmente en tuPC serán borradas y reem-plazadas por Office XP.

8 Si por ejemplo optaspor el tipo de instala-ción , se instalaránsólo los archivos que se

usan habitualmente.Con la instalación ,se instalan ahora todos losproductos y herramientas deOffice.Por último,la opción

te permite se-leccionar los componentesa instalar.En los tres casospodrás decidir si quieresmantener las versiones an-teriores de Office que pue-dan estar instaladas en tu PC.

9 En este caso,vas a llevar a cabo una instala-ción personalizada, así que

activa la opción denomina-da, . Luego, ob-serva que el cuadro inferior te muestra el lugar dondese instalará Windows XPpor defecto:No obstante, puedes utili-zar el botón paraseleccionar otra ubicacióndistinta o teclearla directa-mente. Por ejemplo, hazclick al final de la ruta y es-cribe un nombre de carpe-

ta diferente ,para que el sistema la cree.

10 A continuación,pul-sa . En lanueva ventana,marca las ca-sillas correspondientes a losprogramas de Office quequieres instalar. En esteejemplo,activa todas las ca-sillas:

11Una vez que hayasdecidido los progra-mas que quieres instalar,ac-tiva el botón ,para determinar qué fun-ciones se instalarán de ca-da programa y pulsa en

. La nueva ventanate muestra una lista con los

programas de Office XP y te permite seleccionar lasfunciones que se instalaránde cada uno:

12 Para ver las funcio-nes que incorporacada programa, sólo tienesque hacer click en el signo

y se desplegará una lista por-menorizada de todas esasherramientas .

13 Verás que,cada fun-ción viene acompa-ñada de un símbolo,que,co-mo es obvio, tiene unsignificado.Por ejemplo, elsímbolo

indica que esta función seinstalará en el disco duro.No obstante,si quieres cam-biar el modo en que ésta ins-tala esta función,puedes ha-cer click sobre ese mismosímbolo, ,y seguidamente seleccionar cualquiera de las entradasque aparecerán disponiblesen el menú contextual queobtendrás:

El significado de cada unoaparece en el cuadro “Modosde instalar funciones”.

Nota: para instalar Micro-soft Access al completo,hazclick primero sobre su ico-no, , y luego en la entrada llamada

.El fondo gris cambiará ablanco:Esto indica que esta función

y todas su subfunciones si-guen el mismo método de

instalación.

14 De forma similar, siahora decides queno quieres instalar Micro-soft Outlook, haz click ensu correspondiente icono,

, y elige . Su as-pecto revelará este hecho:

. Además, si haces click en sucasilla , quedarás to-talmente convencido deque ninguna de sus herra-

mientas se instalarán .

Seguidamente,haz click enla casillapara contraer la rama.

15 Aho ra, vas a esta -blecer que, de unmismo programa, se insta-len sólo algunas fun-ciones. Así que hazclick, por ejemplo,jus-to sobre esta casilla

y podrás ver una li sta

de sus herramientas .Para que no se instale lasegunda de las opcio-nes,haz click sobre ella

y elige .

16 La siguiente fun-ción correspon-de a las plantillas que es-te procesador de textoscontiene.Para saber cuá-les,pincha en

y,cuando veas la lista decomponentes ,

repite el paso15

,paraasí elegir cuáles quieresinstalar y cuales no.Po-dría ser algo parecido aesto:

En el cuadro “Elige las fciones de Office XP quieres instalar”de la págpodrás ver una descripcde las funciones que cherramienta incorpora.en cuenta que,aunque anas aparecen por defecto

sinstaladas,pueden ser mútiles para ti.Así que no vides indicar su instalac

Nota: si quieres instalar vez todas las funciones cionales de Office XP,click directamente en el no y

.

Modos de instalar funciones Modos de instalar funciones

Esta función se instalará y se guardará en el disco duro.

Esta función y todas las subfunciones que incluya se instalarán y se guardarán en el disco duro.

La función se instalará en el disco duro cuando la utilices pprimera vez. En ese momento, tendrás que tener el CD de intalación en la unidad correspondiente, para que así se llevecabo la instalación.

Esta función no se instalará.Aunque siempre podrás instalala más tarde si lo deseas.

Algunas símbolos sólo aparecerán en ocasiones especiales. Pejemplo los iconos y sólo están disponibles si la instalción se realiza desde un servidor de red. Y las funciones o sufunciones relacionadas estarán en ese servidor.


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17 Una vez selecciona-das las opciones ainstalar,pulsa en

y aparecerá una nueva ven-tana:

En ella, activa el botón deopción denominado como:

si lo que quieres es borrar la versión anterior de Offi-ce de tu equipo. Si por elcontrario quieres mante-nerla,pulsa sobre el botón

y desactiva las casillas de losprogramas que deseas queno se borren.En este caso,harás que se mantengan to-dos y cada uno de ellos:

Nota: si te decantas por laprimera opción,no se eli-minarán los archivos per-sonales que tengas creados.

18 Luego,pulsa y,en la última venta-na,sobre .El procesode instalación comenzará.

Una ventana te informa delprogreso de la misma:Cuando termine, lo sabráspor el siguiente cuadro demensaje:

Elige las funciones de Office XP que quieres instalar Elige las funciones de Office XP que quieres instalar

Access: si no eres todavía un experto en elmundo de las bases de datos, es recomenda-

ble que instales la ayuda de este programa y sus Asis-tentes. Además, la base de datos “Neptuno” es unejemplo de lo que puedes llegar a hacer.Con la funciónSnapshot Viewer podrás enviar informes de Access,sin necesidad de que el destinatario tenga Access ensu PC. Instala la última función si programas en VBA.

Excel: igual que en Access, la ayuda, losejemplos y las plantillas te facilitan el traba-

jo. Los complementos representan funciones másavanzadas. Por ejemplo, Solver te permite optimizarecuaciones a través de métodos matemáticos.

Outlook: es importante que instales la función“Importadores y exportadores”,para poder in-

tercambiar datos entre programas de correo electróni-

co o incluso para importar archivos de otras aplicacio-nes. Por otro lado, la función “Correo no deseado” tepermitirá evitar la entrada de determinado correo.

PowerPoint: aparte de las funciones de ayuday las plantillas,deberás instalar los convertido-

res si quieres poder abrir desde PowerPoint presenta-ciones creadas en Hardvard Graphics o en Lotus Free-lance para Windows.La nueva característica de Office“Difusión de presentaciones”te será útil si quieres queotros usuarios puedan ver una presentación a travésde una intranet. Los efectos de sonido harán más es-pectaculares tus presentaciones.

Word: la herramienta “Reparar texto corta-

do” recupera documentos con textos en idio-mas de Europa del Este y alfabetos complejos. Si novas a trabajar con documentos de este tipo, evitainstalar esta función. También se incluyen muchos Asistentes y plantillas. Instala sólo los necesarios.

Funciones: éstas son utilizadas por todas lasaplicaciones Office. La función Clip Organi-

zer ocupa mucho espacio en disco ya que incluyeimágenes y temas para tus documentos. La función“Soporte internacional” sirve para ver documentosde otros idiomas, como japonés o hindú, y las herra-mientas de corrección abarcan varios idiomas, porello debes instalar sólo los idiomas en los que vayasa trabajar. Las funciones con la coletilla “Web Com-ponents” te resultarán sólo útiles si vas a publicar

páginas web desde Excel y Access. Y sólo si vas aprogramar en VBA,deberás instalar su ayuda.

Herramientas: éstas son aplicaciones auxilia-res para utilizar con Office. Algunas son nue-

vas, como los Complementos de etiquetas inteli-gentes, y otras ya aparecían en versiones anteriores:Información del sistema, Microsoft Graph (para creargráficos en Word,Access y PowerPoint), la Barra de ac-ceso directo, Microsoft Photo Editor (para digitalizar yeditar imágenes fotográficas) o el Editor de ecuaciones(inserta símbolos matemáticos y ecuaciones en docu-mentos). También podrás guardar la configuración detus aplicaciones Office a través de un Asistente.

Son muchas las funciones de Office que puedes o no instalar.Vienen agrupadas por aplicaciones y es aconsejable que instales

sólo las que vas a ut ilizar. Así, ahorrarás espacio en tu disco duro.

Si acabas de instalar OfficeXP y decidiste que, durante elproceso,no se eliminasen lasversiones anteriores de Offi-ce que tuvieses también ins-taladas en tu equipo, com-probarás que al hacer click sobre los iconos habitualesque utilizabas para acceder acada una de estas aplicacio-nes de una versión anterior,por ejemplo en los del menúInicio

accedes a las versiones XP.La nueva versión de Office seha “apoderado” de los acce-sos directos, así que, paraabrir las versiones anteriores,tendrás que crear nuevos ac-cesos directos.


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SuiteEs un lote de programasque se vendenconjuntamente ya queoperan bien entre ellosy el conjunto es máspotente que las partes porseparado. Suelen incluirun procesador de texto,una hoja de cálculo, ungestor de base de datosy un programa de presen-taciones gráficas.

SharePointSharePoint Team Servicesde Microsoft es un sitioweb corporativo para ungrupo de usuarios,comopor ejemplo los emplea-dos de una compañía.En él, se pueden encon-

trar,compartir y publicarinformación fácilmente ydesde cualquier lugar. Además, podrás crearpáginas web para el gru-po directamente desdelos programas de OfficeXP, así como abrir, editary añadir archivos com-partidos.

PlantillaUn tipo de archivo espe-cial que permite que to-dos los documentos ba-

sados en él presenten elmismo aspecto. Porejemplo,Word 2002 in-cluye una amplia gamade plantillas para crearfaxes,cartas,informes,tesis, etcétera.Ademásde estas plantillas, esteprograma te permitecrear las tuyas propias demanera muy sencilla.

Memoria RAMCuando se abre un pro-grama o un documento, lainformación pasa directa-

mente a la memoria RAMy el ordenador accede aella y a sus datos muchomás rápido que al discoduro. Su tamaño determi-na la cantidad de datosque se pueden procesaral mismo tiempo, y el nú-mero de programas quese pueden utilizar a lamisma vez. Es temporal ypierde su contenido alapagar el PC.

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Como ya te comentamosen las páginas iniciales deesta entrega, la primera vezque utilices Office XP ten-drás que activarlo, y así po-

der utilizarlo sin problemas.

1 Así, la primera vez queaccedas a,por ejemplo,Microsoft Word 2002 ob-tendrás en pantalla la si-guiente ventana:

El texto que hay en ella esbastante explicativo.

2 Para actualizar ahoramismo el producto por

Internet,debes seleccionar y pul sar

en .

3 Una nueva ventana tedará información sobreel proceso:

Léela,y pulsa . Enla siguiente ventana,tendrásque rellenar algunos datospersonales tuyos. Hazlo y pulsa otra vez .

4 Tras unos segundos,cuando se haya com-pletado todo el proceso, el

Asistente para la activaciónte informará de ello. Sólo

tendrás entonces que pul-sar y podrás utilizar esta suite sin problemas.

Nota: también puedes for-zar la activación de Office

XP, si haces click consecu-tivamente sobre ,

y a continuación en , y

.

En cualquier caso, cuanintentes activar un Off

XP que ya está instaladootro equipo obtendrás advertencia:Como ves, sólo podráslizarlo un número limitde veces. Después funnará en un modo “reddo”, que te privará de m

chas de sus opciones.

Una vez instalado Office XP, es posible que tengas

que volver a utilizar su dis-co de instalación.Bien por-que no funcione correcta-mente o porque necesitesañadir o eliminar alguna desus funciones instaladas.

1Para ello,haz click en elbotón , sitúateen y después eli-ge .Luego,en la

ventana del Panelde Control, hazdoble click en elicono

y por último sitúate en la fi -

cha .

2 En la lista inferior deprogramas instalados,selecciona la entrada

y pulsa sobre .

3 Aparecerá una nueva ventana en pantalla.Si Office no funcionaba co-rrectamente, activa la se-

gunda opción y pulsa . Luego, in-

troduce el CD de instala-ción en la unidad corres-pondiente, selecciona unade estas dos opciones

y pincha en .El programa se encargaráahora de reinstalar o dearreglar tu Office XP.

4 Si por el contrario loque quieres es añadir oeliminar funciones a tu con-figuración actual de Office,tendrás que seleccionar,enel paso 3,la opción:Luego,tras pulsar ,

visualizarás una pantalla que ya te debe sonar .Utiliza sus opciones según lodescrito en el apartado “Ins-talar Office XP”.

5 La última de las opcio-nes del paso 3, te ser- virá, obv iamente, para de-sinstalar esta suite de tuequipo:

Activación de Office XP

Instalaciones futuras

Archivos adicionales en el CD Archivos adicionales en el CD

El segundo CD de Office XP(CD Media Content de OfficeXP) contiene más de 24.000imágenes, animaciones y ar-chivos de sonido,para que tusdocumentos sean más espec-taculares y profesionales.Si no quieres instalar el pro-grama que incluye esta aplica-

ción, podrás acceder a todoestos ficheros por ejemplo través del Explorador de Windows. Todos ellos se encuentran clasificados en las distintas carpetas que encontraráal acceder a la ruta .Ten en cuenta que la J: corresponde a la unidad de CD-ROM


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Añadir textoSelección de textoDar formato al textoCopiar y mover textoGestionar archivosWord 2002 de la A a la Z 4

Ya puedes empezar a trabajar con la nueva versión de tu procesador de texto Word. Pero antes de hacerlo, seguro que te viene bien tener una visión general y una pautas previas sobre su nuevo aspecto y sobre las novedades más evidentes que hallarás. Así, sabrás cómo aprovechar mejor todo el potencial que Word te brinda ahora.

Tras haber instalado Mi-

crosoft Office XP, llegael momento de utilizar

el procesador de textos queincluye.Así que accede a él

y échale un vistazo general.Si eres usuario de versio-

nes anteriores de Word,comprobarás que la distri-bución de los elementos enla pantalla y las opcionesmás generales parecen ser las mismas,a excepción dealgún que otro componen-te nuevo que no conocíasde antes.

No obstante,son muchos

los cambios hechos en esta versión.Por un lado, se hanrealizado mejoras en fun-ciones ya existentes en

Word. Por otro, se han in-

cluido opciones completa-mente nuevas cuya finali-dad es conseguir que alusuario le resulte muchomás fácil,que en versionesanteriores,aprovechar las

posibilidades que ofrece el

software, así como explorar todos sus recovecos de unamanera mucho más intuiti-

va que antes.Nosotros vamos a echar-

te una mano en esta tarea,ayudándote a dar los pri-meros pasos en Word 2002.

Así te familiarizarás con susfunciones fundamentales,y también sabrás cómo recu-rrir a la propia ayuda delprograma (ahora muchomás completa y accesible)para así desvelarte el fun-

cionamiento de otras mu-

chas opciones,más avanza-das o específicas, que se-guro,en algún momento,teserán de gran utilidad.

Acabas de poner Wordmarcha y te proponesmenzar a trabajar en el áen blanco que este prosador de textos pone disposición.Ésta, en pripio, es una tarea fácil.

No obstante,tienes quener en cuenta algunas csideraciones que, sin dute facilitarán el trabajo.

1 Antes de comenzar aclear, vas a cerrar el

nel de tareas con un cen su icono

ya que aprenderás a usaun poco más tarde.

2 Ahora f íja te en el pto de inserción

Éste es un elemento dema importancia en toprocesador de textos y arece parpadeando.Tod

que escribas, pegues osertes irá a parar al luexacto donde se encueneste cursor.

Ahora, es más fácilutilizar Word Instalar Office XP Nº

Microsoft Word 2002 Nº

Microsoft Excel 2002 Nº

Microsoft Access 2002 Nº

Microsoft PowerPoint 2002 Nº

Microsoft FrontPage Nº

Publisher y otras aplicaciones Nº

Añadir tex


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Siempre que quieras rea-lizar una operación deter-minada sobre un bloque detexto,tendrás primero queseleccionarlo. Hazlo así:

1El modo más corrientepara que seleccionestexto consiste en que hagasclick delante de la letra amarcar, , y que,manteniendo el botónizquierdo del ratón pulsa-do, arrastres hasta selec-cionar el resto del texto:

.

2De forma alternativa aesto, puedes seleccio-nar una sola palabra direc-tamente, realizando dobleclick sobre ella:O,de forma parecida,un pá-rrafo completo haciendotres veces seguidas click so-

bre cualquiera de las pabras que lo forman:

3 Luego, para desactivla selección de un bl

que de texto marcado, tedrás que pinchar en cuquier lugar fuera de ésta

4 Además, ahora Wo2002 te permite reazar una selección múltipde texto.Para ello,por ejeplo selecciona una palab

mantén pulsada la tecla¡ y selecciona o tra porció

de texto

Como ves, ambos quedmarcados.

Selección de texto

En esta versión, a parte delos botones que aparecenen la barra de herramientasFormato (cuya utilidad des-

cribimos en el apartado “Dela A a la Z” de esta entrega) y de las opciones y

que aparecen aldesplegar el menú ,ahora puedes acceder deuna forma aún más rápida

y e ficaz a las opci ones deFormato a través del nuevoPanel de tareas. Así, de esta manera:

1Para volver a visualizar el Panel de tareas quecerraste en el paso 1 delapartado “Añadir texto”,

despliega el menú y eli-ge la entrada .

Allí , aparecerá:

2Haz click ahora en laflecha

selecciona después la en-trada y, au-tomáticamente, el aspectodel Panel cambiará:

3Para empezar,vas a apli-car unos determinados

formatos de carácter a laprimera línea.Así que se-lecciónala

y haz click directamente en

el enlace

del Panel de tareas (bajo elenlace aparece una des-cripción del actual formatode carácter que tiene apli-cado la selección).

4 Automát icamente, apa-recerá la ventana que tepermite cambiar el forma-to de la selección: .

Así, por ejemplo, elige el ti -

po de letra

el estilo , el tamaño, un color de fuente rojo

y el efecto . Lue-go,pulsa y fuera dela selección y podrás ver elcambio:

5 A partir de ahora, cada vez que sitúes el cursor sobre esa palabra, podrás

ver en el panel derecho to-dos los formatos que tieneaplicados:

6De igual forma,puedesaplicar formatos a pá-rrafos completos.Por ejem-plo, sitúate ahora sobre el

siguiente párrafo

y h az click en el segundoenlace que también apare-ce en el Panel de tareas

En la ventana que obtienes,aplica estos valores:

Y en la lista del espacio etre párrafos éste:

Pulsa para ver el rsultado tanto en el textocomo en el Panel de tare

Como ves,desde este panpodrás saber los formatque una determinada slección de texto tiene apcados.Además, tendrásposibilidad de realizar cambios desde él de una manra muy directa.

Dar formato al texto

Sabiendo esto, cuando co-miences a introducir texto

sólo tendrás que escribir,sin preocuparte de pulsar $ al alcanzar el margen de-recho, ya que Word iniciaráautomáticamente una líneaal llegar a dicho margen.Por ejemplo,introduce es-te texto:

3 En este caso,si quieresacabar la línea antes dellegar al margen, tendrásque pulsar$. Hazlo y, deesta manera, comenzarásuna nuevadesde la que podrás teclear

un nuevo párrafo:

4Llegado a este punto,puede que te encuen-tres con la necesidad de in-sertar texto en una posiciónanterior del documento.Para ello, sólo tendrás quesituar el cursor en el lugar adecuado,por ejemplo en

y hacer click. All í, quedarásituado el cursor:

5Si quieres introducir texto en esta posición,tecléalo directamente

o, si quieres añadir una lí-nea nueva, pulsa$ y es -cribe por encima


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7 Además, tienes otrasopciones nuevas muy cómodas.Por ejemplo, si se-leccionas ahora una palabracon un formato distinto alde las palabras que la rode-an, ,despliegas la lista

y el iges la entrada llamada,

conseguirás aplicarle a lapalabra marcada el mismoformato que el texto que larodea: .

8 Aparte de lo visto has-ta aquí sobre formatos,el Panel de tareas posee

otra pantalla con más op-ciones de este tipo.Para acceder a ella, vuelvea desplegar la lista superior de este panel

y elige, en esta ocas ión, laentrada denominada como.El panel mos-

trará este aspecto:

9Como ves,aparece unalista con todos los for-matos y estilos utilizados y aplicables en este docu-mento.Así, podrás dar deuna manera muy rápida unformato ya utilizado a todoun bloque de texto.

Por ejemplo,selecciona elúltimo párrafo del docu-mento actual

y haz cl ick en la entrada Automát icamente, a todoese párrafo se le aplicaráuna sangría de primera lí-nea y un espacio mayor res-pecto al párrafo anterior.Esdecir, el formato que apli-caste al párrafo en el paso

número6

.

Word, como otras apl ica-ciones que trabajan en Win-dows,permite copiar y pe-gar texto, gráficos,tablas,etcétera... a distintas zonasde un documento.La formade hacerlo es la siguiente:

1Selecciona el bloque detexto que quieres co-piar en otra zona del docu-mento

y pul sa la combinación deteclas¡+c o pulsa sobre

Seguidamente,sitúa el cur-sor en el lugar de destinodel texto copiado

y pincha seguidamente so-bre el botón

2Podrás ver un nuevoicono:

Haz click en él y verás unaserie de opciones:Elige la segunda de ellas,

,

y tomará el formato de la lí-nea en que se pegueSi hubieses elegido la ter-cera opción,el resultado ha-bría sido éste:

Luego, pulsae

para quedesaparezca el icono

3 Si copias consecutiva-mente varios bloquesdistintos de texto y luegodespliegas la lista llamada

del Panel

de tareas y eliges la entradade este mismopanel,podrás ver una mues-tra de todas las copias rea-lizadas:

4Con sólo hacer dobleclick sobre una de ellas,

su contenido completo

recerá donde tengas sido el cursor. Obviamenel botón inserá todo el contenido Portapapeles ylo vaciará.

Copiar y mover texto

Como has visto,crear do-cumentos en Word es unatarea sencilla.Además de

crearlos,Word también pre-senta numerosas herra-mientas para guardarlos y recuperarlos fácilmente.

1Empieza archivando eldocumento actual, conun click en el botón

En la ventana que aparece,selecciona su ubicación,

, y asíg-nale un nombre descripti-

vo:

Luego,pulsa y que-dará archivado, aunque semantendrá en pantalla.

A partir de ahora,un simpleclick sobre el icono

será suficiente para guardar los cambios que realices.

2 Si ahora quieres abrir un documento nuevo,puedes hacer click directa-mente sobre el botón

y obtendrás un archivo enblanco.También puedes ac-

ceder a la lista denominadadel Panel

de tareas y elegir la entrada, para te-

ner más opciones:

3 Así , justo debajo de laentrada

están los nombres de los úl-timos documentos utiliza-dos. Pincha en ellos y seabrirán.

4Con un click en una deestas entradas

obtendrás un documento,una página web o un men-saje de correo en blanco.

5 Si has creado un domento complicadquieres crear otro simpero ligeramente distinpincha en

6Pulsa en

y accederás a las plallas y los asistentes de W

Gestionar archivos

Para que el Panel de tareaparezca siempre al inicde Word, despliega el me

, elige la entrda , sitúate en lacha y activa la cas

.


10/38Nº 7942


Word 2002 de la A a la Z Word 2002 de la A a la Z

En la barra de títuloaparece por un lado

el nombre del programa,eneste caso , y

el del documento activo:.

Estos tres botonessuperiores, ,

sirven para minimizar, res-taurar y cerrar Word, res-pectivamente.Mientras queel que aparece justo deba-

jo, , deberás ut il izarlosiempre que quieras cerrar el documento activo.

Los títulos de losmenús de esta barra

permiten acceder a todaslas opciones de Word.Haciendo un click sobreuno de ellos se muestran

los comandos que más asi-duamente se emplean. Siquieres ver todos los quecontiene un menú,deberáshacer doble click sobre él.

Algunas de las fun-ciones más habitua-

les de Word se cor respon-den con estos botones:

El primero de ellos sirve pa-ra crear un documento nue-

vo en blanco.

El segundo te permite abrir uno ya existente. El terce-ro se utiliza para guardar loscambios realizados en el do-

cumento. Con el cuartopuedes diseñar un docu-mento para enviarlo por co-rreo electrónico,y con elúltimo puedes buscar ar-chivos en tu equipo.

Así, si haces cl ick sobre e lúltimo, el Panel de tareas(ver punto ) te dejará te-clear parte del nombre delfichero a localizar

Luego, tendrás que pulsar y verás los arch ivos

coincidentes:

Con un click en el enlace, de

esta misma ventana, podrásbuscar texto en el conteni-do del documento activo.

El primero de estostres botones

te permite enviar a impri-mir el documento que ten-

gas en pantalla. El sigute te muestra una vista pliminar de éste y el últisirve para realizar una r

sión ortográfica de toddocumento o del texto tengas seleccionado.

Al hacer click soel botón

el bloque de texto o el fico que tengas selecciodo pasará al Portapapede Office. Con un clickel segundo de los icono

A

D

Ñ

E

FB

C

V

S T

X Ñ

R

Q

E F G H I

X

J K

U

Y

C

D


11/38Nº 79


insertarás una copia en ellugar donde esté colocadoel cursor. En el apartado“Copiar y mover texto” en-contrarás información másdetallada sobre esto.

En caso de equivo-

carte, tendrás la po-sibilidad de deshacer la ac-ción realizada con el botón

Word reúne las acciones he-chas una sobre otra, así laúltima acción es siempre laprimera en la lista de las quese pueden deshacer:

Un porcentaje dezoom muy peque-

ño, , reduce el docu-mento,para que tengas una

visión global de él . Por e lcontrario un zoom mayor,

, te aumenta el texto y, aunque ves con más de-

talle, pierdes perspectiva.

No todos los iconosque contiene una

barra de herramientas estána la vista.Sólo aparecen losque empleas habitualmen-te. Pero si haces click en es-ta marca, podrás pinchar y utilizar otros muchos:

El tipo de fuenteque elijas a través de

la lista, ,será el que apliques al tex-to seleccionado o a lo pró-ximo que teclees.El propionombre de la fuente mues-tra el aspecto de esa letra:

La segunda lista, , tepermite establecer en pun-tos el tamaño de la letra.

Estos botones

aplican el estilo negrita,cur-siva o subrayado simple.

El primero de estosbotones

aplica una alineación iz-quierda al párrafo que se-

lecciones,y el segundo unaalineación centrada.Apartede estos tipos de alinea-ción, existe la justificada

que ajusta cada línea a am-bos márgenes, y la alinea-ción derecha:

Para aplicar estas dos últi-mas, haz click en

Este icono lo encontrarás ala derecha de la barra de he-rramientas.

Los dos primerosiconos

sirven para crear listas nu-meradas con viñetas o connúmeros.Tras hacer click en uno de ellos, cada vezque pulses la tecla $ seañadirá directamente unanueva viñeta o se conti-nuará consecutivamente lanumeración existente. Losdos últimos

sirven para disminuir y au-mentar la sangría de los pá-rrafos.Así quedarán sangra-dos unos respecto a otros.

La ayuda de Word viene ahora más ac-

cesible que nunca. Desdeesta lista,y sin necesidad deacceder a los menús, pue-des teclear directamente tupregunta: . Luego,bastará con pulsar$ y ob-tendrás temas relacionados:

Además, si después de “na- vegar” por distintas panta-llas y temas de ayuda,quie-res acceder a una pregunta

anterior,no tendrás que volver a teclearla, bastará conque despliegues la lista

y al lí encontraráslas últimas consultas:

El Panel de tareasaparece a la derecha

de la ventana de Word y sepuede abrir y cerrar inde-

pendientemente.Su conte-nido cambia según las op-ciones seleccionadas en la

ventana principal y puedetratarse de opciones de for-mato de texto y de párrafo,de creación de nuevos do-cumentos,del Portapapeles

de Office, de búsqueda, deinserción de imágenes pre-diseñadas, de combinaciónde correspondencia o detraducción.

Como ya has vistoen el apartado ,

el contenido del Panel detareas cambia automática-mente según la acción queestés realizando en el do-cumento.Pero tú tambiénpuedes forzar el cambio.Pa-ra ello, despliega la lista

y pinch a

sobre una de las siguientesentradas:

Su utilidad coincide con lodescrito en el punto .

Al hacer cl ick en elicono

aparecen los distintos tiposde tabulaciones:centrada,derecha y decimal.Es decir,

Tras elegir el tipo de tabu-lación,debes hacer click enla regla para fijarla

Las reglas de Wordson útiles para co-

nocer el tamaño de los már-genes y para tener referen-cia de las distancias.

Este es el área de tra-bajo. Muestra el do-

cumento para escribir en élo modificar su contenido.

Las palabras subra- yadas en rojo tienen

un error ortográfico. Ha-ciendo click sobre ella con

el botón derecho del ratóobtendrás una lista de psibles correcciones:

Un subrayado ond

lado verde indiposibles errores gramaticles. Pulsa sobre la palabcon el botón derecho dratón y sabrás la solución

Este símbolo bauna letra indica q

Word ha reali zado una atocorrección en la palabr

Al situar el puntero en épodrás pinchar en la flec

y se leccionar una de est

opciones:

La primera recupera la plabra original y la última permite acceder a las ociones de autocorrecció

El cursor te indien todo momen

dónde estás situado en documento.

Existen varios m

dos de ver un docmento:normal,diseño wediseño de impresión y equema.

Estas barras de deplazamiento sirv

para moverte más rápidmente por el documento

Los dos iconos qtienen dibujada u

flecha similar a ésta

sirven para desplazarte p

elementos,por ejemplo ppáginas.Con el central

eliges el elemento a busc

La barra de estadofrece informació

por ejemplo la página atual, , y el número ttal de un documento:

G

H

I

J

K

L

M

N

Ñ

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

Z

Ñ

Ñ

B

M

O

I

N


12/38Nº 8044


Si ya te has hecho con la última versión de la hoja de cálculo de Microsoft, Excel 2002, lo más adecuado es que la conozcas más a fondo y que exprimas todas sus posibilidades. Lee este artículo y así, además de conocer sus principales funciones,descubrirás también sus grandes novedades. Seguro que te resultarán muy útiles.

Excel 2002 es una hoja decálculo cuyo fin es me-

jorar a su antecesora, Mi-crosoft Excel 2000.Por ello,parece lógico pensar que suutilidad y opciones funda-mentales siguen siendo lasmismas.Es decir,se trata deuna herramienta funda-mental a la hora de organi-zar, calcular y analizar datosnuméricos.Con ella puedeselaborar desde un simple y sencillo presupuesto case-ro, hasta diseñar modelos

de facturación o de conta-bilidad mucho más com-plejos,para ser usados por una pequeña o incluso me-diana empresa.

En definitiva, Excel brin-da muchas posibilidades pa-ra un amplio abanico deusuarios y te ofrece las he-rramientas necesarias paragestionar de manera senci-

lla tus hojas de cálculo,a lasque podrás incorporar to-do tipo de gráficos, com-partir datos con otros usua-rios e incluso publicarlosen Internet.

Si quieres ahondar en ca-da uno de sus aspectos fun-damentales y en las mejorasque esta nueva versión in-cluye,lee esta entrega delcurso y no tendrás ningúnproblema a la hora de po-ner manos a la obra y de co-menzar a utilizar esta utilí-

sima hoja de cálculo.¡No telo pienses más,ya verás co-mo es más sencillo de loque parece!

Instalar Office XP Nº

Microsoft Word 2002 Nº

Microsoft Excel 2002 Nº

Microsoft Access 2002 Nº

Microsoft PowerPoint 2002 Nº

Microsoft FrontPage Nº

Publisher y otras aplicaciones Nº

IntroducciónDa formato a tus datosCopiar datos Añadir cálculos Funciones y la AyudaUn ejemplo prácticoExcel 2002 de la A a la Z

La Ayuda de Excelte facilita el trabajo

Cada vez que inicias cel, visualizarás un librotrabajo nuevo con tres

jas disponibles. Cada unaellas está organizada enlas y columnas.Y la insección de dos de éstas

lugar a una celdacada celda podrás

troducir distintos tide datos.Aprende cu

y cómo puedes hacesiguiendo estos pasos

1Para situarte en una da, sólo tendrás quelocar el cursor sobre el

y hacer click. Un borderededor de la celda

te indicará que ahora e

seleccionada.

2 A continuación, tectoda la información quieres que tenga,por ejplo esta palabra,

y, cua ndo termines, pu$ o haz click en el ico

que hay en la barra de mulas superior.

3En ambos casos,el ctenido de la celda qdará fijado y, como se tr

Introducci


13/38Nº 80


de texto, estará alineado ala izquierda respecto del an-cho de celda:

4En la celda inferior ..

teclea un dato numérico,por ejemplo,

Tras pulsar$,comproba-rás que los números que-dan,en principio,alineadosa la derecha:

5 Lo mismo ocurre conlas fechas.Al introdu-cirlas, se ajustan igualmen-te a la derecha:

Esto ocurre así porque Mi-crosoft Excel las interpretacomo números.

6Si una vez introducidoun dato quieres enton-

ces modificarlo,lo primeroque tienes que hacer es se-leccionar la celda que locontiene:

Comprueba que la barra defórmulas reproduce fiel-mente su contenido:

A continuación,para añadir más texto desde esta mismabarra de fórmulas,puedeshacer click al final de la pa-labra actual

y teclear normalmente elresto de la frase:

7 Luego,pulsa$.Comoel texto escrito es mayor que el ancho de co-lumna, la frase parece “in-

vadir” la columna B,

aunque en realidad toda se

halla en la columna A

.En estos casos, si quieresque la primera columna au-mente su anchura, sólo ten-drás que situar el punterodel ratón en su separador de columna

pinchar y arrastrar hacia laderecha, hasta que quepatodo el contenido:

La operación inversa,es de-cir,arrastrar el separador ha-cia la izquierda

hará que disminuya ahorala anchura:

Nota:el símbolo

#indicaque esa celda contiene un

dato numérico que no sepuede visualizar, ya que laanchura de la columna noes la suficiente.

8 Si ahora quieres que lacolumna A muestre to-do su contenido ajustándo-se automáticamente al datomás largo que contenga,só-lo tendrás que volver a si-tuar el puntero en el sepa-rador de columna

y realizar una doble pulsa-ción. La columna adoptaráautomáticamente una an-chura que haga posible quese visualicen todos los da-tos que en este momentocontiene:

Aunque no es imprescin-dible,es aconsejable que losdatos de tu hoja de cálculotengan la mejor aparienciaposible.A esta acción se le

denomina “dar formato” y puedes hacerla a través dela barra de herramientasFormato (ver apartado Ex-cel 2002 de la A a la Z) odesde los menús de Excel.

A continuación, te explica-mos esta última opción:

1 Antes de nada, es nece-sario que selecciones lacelda o el rango de celdasal que quieres aplicar el for-mato.Un rango contiene va-rias celdas,y,para seleccio-nar uno, debes hacer click

en la primera de las celdasque lo compondrán

y pinchar y arrastrar haciala derecha y hacia abajo,hasta que queden marcadastodas sus celdas:

2Seguidamente,desplie-ga el menú y luego pincha en la entrada

.Obtendrás un cua-dro de diálogo con diferen-tes opciones de formato:

En este caso,como el rangoseleccionado contiene tan-to datos de tipo texto comonuméricos, aplicarás un for-mato válido para ambos ti-pos.Para ello,pasa a la pes-taña y seleccionael tipo de alineación:

3Luego,pasa a la terceraficha, , y selec-ciona ahora el tipo de fuen-te , el estilo

, el tamaño de letra y el color de letra

4La siguiente pestaña,, puedes utili -

zarla para aplicar un bordea la selección,ya que la cua-drícula que muestra la hojade cálculo no se imprimiráluego.Así que selecciona un

tipo de borde

y haz cl ick en el icono

para indicar que debe apa-recer un contorno alrede-dor de la selección

5Del mismo modo, pin-cha en la línea simple y luego en el icono

para que de esta manera setracen líneas interiores enel rango marcado:

Por último, la fichasirve para dar color al inte-rior de las celda. Así queaccede ahora a la lista

y hazclick en un estilo de trama

y seguidamente en el color:Después, pulsa en el botón

y en cualquier cel-

da fuera de la selección.Vrás que todos los formatquedarán aplicados:

6Para observarlo mejopuedes aumentar el a

cho de la primera column

Ahora, vas a dar formato slo a los valores numérico

Así que selecc iona sólo celda A2

y pu lsa ¡+1.Luego,dede la primera ficha,selecciona la categoría

Da formato a tus datos


14/38Nº 8046


y teclea entonces el núme-ro de decimales que quie-res que muestre la cifra

,activa a cont inuación la casilla

y se-lecciona la entrada

7Tras pulsar , po-drás ver el resultado:

Aparte de las opciones pa-ra los bordes de las celdasque viste en los apartados4 y 5, existe una herra-mienta nueva para tal fin.

Accede a ella al desplegar el menú , situarte sobre

y elegi r . Una nueva barra de

herramientas aparecerá enpantalla:

8Para utilizarla, selec-ciona el estilo que ten-drá el borde que quieres

aplicar

su color,por ejemplo

y pulsa en el icono

Obtendrás un menú condos opciones:

Haz click en la primera deellas, , sitúa elpuntero en la celda de la es-quina superior izquierdadel rango al que quieres po-ner un borde:

y pincha y arrastra hasta laesquina opuesta:

9 Ahora , pul sa direc ta -mente sobre el botón

para deshacer la acción y repite el proceso, pero se-

lecciona,en esta ocasión,laopción denominada como,.

El efecto será ahora muy si-milar a éste:

Si posteriormente quieborrar una línea, pulsa

bre el icono

y luego sobre misma línea

¡Desaparecerá!

Muchas veces, al trabajar en Excel, necesitas mover datos de una celda a otra oentre rangos. Esta hoja decálculo te permite hacer es-to de una forma sencilla.

Así, de esta manera:

1Selecciona el rango acopiar

pincha en el botón

haz click en la celda a par-tir de la cual quieres dejar una copia

y pul sa ¡+v. Un icono

aparecerá al final del rangopegado:

2Haz click y obtendrásuna serie de posibilida-des. Si seleccionas la pri-mera de ellas,denominada

, losdatos se pegarán con el for-

mato original.Haz más gran-de la columna y podráscomprobarlo:

La segunda opción, llamada,de-

jará los datosasí:

La fecha apare-ce como un nú-mero porque no tiene apli-cado el formato de fecha.Podrás dárselo si pulsas¡+1 y en la primera fichaseleccionas

y eliges el t ipo de formatoSe verá ahoraasí , como unafecha en todaregla:

3

Por otro lado,la opción

que se denomina como

pegará los datos y automá-ticamente aumentará el ta-maño de la columna paraque no tengas que hacerlocomo en los dos casos an-teriores:

La última de las posibilida-des, , es espe-cialmente útil.

Pegará los datos sin forma-to, pero al cambiar los va-lores origen, ,también lo harán directa-mente los de destino:

4Todo lo que vayas co-piando, hasta 24 ele-mentos,se irá acumulando

en el Portapapeles de Offi-

ce. Para llegar a él,desplie-ga el menú y elige

. En la partederecha de la ventana, po-drás ver el Panel de tareas:

5Despliega su lista su-perior, ,y se-

lecciona ahora la entrada. El panel cam-

biará de aspecto, y verásuna lista con todo lo quehas copiado:Haz click en la flecha queaparece a la derecha decualquiera de estos ele-mentos

y se despl ega rá un mecontextual que mostrdos posibilidades:

6 La primera, obviamte,inserta el contenen la celda en la que essituado

y la segunda elimina esemento del PortapapelesOffice. Por otro lado,Si sas el botón cías completamente ePortapapeles.

Copiar datos

Para seleccionar un randiscontinúo de celdas, slecciona el primero de ello

mantén pulsada la tecla¡y marca elsegundoComo ves,ambosquedanmarcados.


15/38Nº 8048


Hay algo fundamental quepuedes realizar con una ho-

ja de Excel: los cálculos nu-méricos.Aprende cómo lle-

varlos a cabo en este mismo

apartado.

1Pasa a la segunda hoja,haciendo click en supestaña

y teclea unos datos numé-ricos como éstos:

2 Ahora, sitúate en la cel-da donde quieres obte-

ner el resultado

y comienza tecleando elsigno . Esto indica a Ex-cel que lo que vas a intro-

ducir es una fórmula. Se-guidamente, escribe unareferencia a la primera cel-da de la función

y teclea el primer operador matemático:

3Continúa, hasta crear una fórmula como ésta:

Puedes ver que Excel asig-na idénticos valores a lasceldas y a su correspon-diente referencia en la fór-mula.Luego,pulsa$ y ob-

tendrás el resultado:

4 Lo mejor de todo estoes que si, por ejemplo,cambias algún valor origen,te sitúas en la celda A3

y tecleas directamente unnuevo valor

al pulsar$ el resultado se

recalculará de forma auto-mática:

5

También puedes hacer

referencia a celdas deotras hojas.Por ejemplo,dela celda A8.Pulsa 2 y,ade-más de editar su contenido,te situarás justo al final:

.Desdeahí,teclea .

6 Seguidamente,haz click en la pestañapara pasar a esa hoja y, en

ella,haz click en la celda

Vuelve a la segunda hoja ,, y com-

prueba que la fórmula hace

referencia ahora a una cel-da de otra hoja distinta:.

Tras pulsar$, verás el re-sultado:

7

Como ves, en la celda

ves el resultado, y la fór-mula inicial sólo aparece,alseleccionar la celda, en labarra de fórmulas:

Ahora Excel incorpora unaherramienta que te permi-te tener siempre visible lafunción.

8Para llegar a ella, des-pliega el menú , si-

túate después en la entrada y pin -

cha en . A continuación, en la nueva barra que obtienes, pul-sa en su botón

y obtendrás una ventana.

9Seguidamente, pinchaen la celda que contie-ne la fórmula

en y so-bre . Podrás ver lafunción:

A partir de ahora, aunquecambies de celda, seguirás

viendo en la ventana la fun-ción existente en la A8.

Añadir cálculos en la hoja

Además de las fórmulascon operadores matemáti-cos que puedes crear,Excelincorpora innumerablesfunciones para,por ejem-

plo, obtener promedios,desviaciones típicas o cál-culos de intereses.

La mejora forma de quelas conozcas es a través dela Ayuda de Excel, que aho-ra se presenta con muchamejoras.

1Para que entiendas elfuncionamiento de lasfunciones, vas a comenzar con la llamada SUMA .Éstate permite sumar rangos deceldas completos ya sean al-ternos o discontinuos.An-

tes de nada, sitúate en unahoja en blanco,por ejemploen la .

2 Ahora, para acceder atodas las funciones deExcel, despliega el menú

y el ige . Ahora, en la ventana queaparece, puedes desplegar la lista denominada como

y seleccionar luego la cate-goría de funciones quequieres aplicar,

o,alternativamente,si no sa-bes dónde se encuentra,te-clear lo que quieres hacer,

y pulsar el botón .

3 Automát icamente tendrás una lista de ciones relacionadas. Ente caso, marca la prime

y haz c lick en el hiperculo que se encuentra en la pte inferior de la ventana

4Obtendrás la ventde Ayuda de Excelella, encontrarás ejempsobre la utilidad y el usoesta función.Como nodad, Excel te permite “

varte” estos e jemplos hoja de cálculo,para tra

los como datos reales.Para ello, seleccionaejemplo (sin los encabdos de fila y columna)

y pulsa¡+c.

Funciones y Ayuda de Excel

Operadores matemáticos Operadores matemáticos

Los símbolos matemáticosque puedes utilizar en las fór-mulas son: / (división), * (mul-tiplicación), - (signo negativo),+ (signo positivo) y ^ para lapotencia.

Para cambiar el orden de priridad entre ellos,debes utilizlos paréntesis. Así, la fórmu=10*5+6 es igual a 56, mietras que esta otra, =10*(5+6da como resultado 110.


16/38Nº 8050


5 Ahora, cierra la ventanade ayuda y la de fun-ciones con un click en elbotón . Luego, des-de la hoja,sitúate en la cel-da A1 y puls a¡+v.Hazclick en el botón

y selecciona la entrada.Las

fórmulas, los valores y lasexplicaciones apareceránen tu hoja de cálculo:

6 Si ahora pulsas la com-binación de teclas%+ , podrás ver las fór-mulas introducidas:

Vuelve a pulsar estas teclas, y recuperarás los valoresiniciales.

7Las funciones tambiénpuedes teclearlas di-

rectamente en la hoja decálculo.Por ejemplo,sitúa-te en la celda C2 y teclea

Como ves, al introducir elprimer paréntesis ha apa-recido una sugerencia enuna banda amarilla.Si quie-res más ayudas y consejos

sobre esta función,ademásde la lista de argumentosque has obtenido,haz click también en

Automáticamente, Excel te

llevará a ellos.

8También es posible queutilices la lista llamada,que

aparece a la derecha de labarra de menús,para pre-guntar a Excel. Hazlo contus propias palabras.Quizáscon una frase similar a ésta:

9 Luego,pulsa$ y Exte dirá cuántas funnes existen relacionacon ese tema:Pincha en la que quierobtendrás ayuda y ejemp

Lo mejor,para que te “suel-tes”en el manejo de Excel,es que realices un ejemplocompleto como éste:

1 Abre un libro nuevocon un click en

Cuando lo tengas en panta-lla, ve situándote por susceldas y teclea estos datos:

2Para centrar el títulorespecto al ancho delos datos de la factura, se-lecciona la celda que locontiene y todas respecto alas que quieres centrarlo:

Seguidamente,tendrás quehacer click en el botón

y fuera de la selección, pa-ra que veas el resultado:

3 Ahora, selecciona todoel rango A1 : D9 ,des-pliega el menú y eli-ge . En la nueva

ventana que aparece, esco-ge el estilo y pul-sa por último sobre el bo-tón .

4Desactiva la casilla

y luego pul-sa . Quedará así:

5 Ahora,para insertar unafila nueva, haz click enel encabezado sobre el queaparecerá:

Luego, despliega el menú y el ige . Una

nueva fila estará disponible:

6 Al p inchar en e l icono.podrás elegir el formato aaplicar a la nueva fila:

7 Ahora, sitúate en la cel-da D4 y teclea

Tras pulsar $, verás en-tonces el resultado:

8Como las dos celdasque están situadas por

debajo tendrán una fórmu-la similar, es decir, el preciomultiplicado por las unida-

des,no hace falta que vuel- vas a teclear cada una deellas.Sólo, vuelve a situarteen la D4, coloca el punte-ro del ratón en el cuadro dellenado

y pincha y arrastra hasta laD6.Cuando sueltes,la fór-mula se habrá copiado enlas dos

9Colócate en la celdaD8 y,para sumar todoel rango superior directa-mente,haz click en

Excel seleccionará enton-ces automáticamente todoel rango superior con datosnuméricos:

Nota: si haces click en laflecha del botón

podrás utilizar otras muchasfunciones:

10 Ahora, sitúate en lacelda D9, teclea losiguiente

y pulsa$.En la celda D10escribe y presionatambién$. Excel detecta-rá un error y mostrará unapequeña marca verde en lacelda: .

11Haz click en la celdacon el error y pulsaen el botón

que aparecerá. Obtendrásuna serie de opciones:

Si ahora haces click en, obten -

drás ayuda sobre errores y,si después pulsas sobre

,

podrás, desde la barra defórmulas, teclear lo que fal-ta: . Pulsa$ y ob-tendrás los resultados:

12 Selecciona ahora elrango D4:D10 y haz click en el botón

Apl icarás un for mato demoneda a los números:

Seguidamente,sitúate ecelda F3 y teclea

Tras pulsar$, se aplicel formato de esa fila aumáticamente:

13 Seguidamente,sa en el icono

y aparecerá una nueva vtana. Sin cerrarla, selecna el rango D4:D10 (

contiene importes en setas) y su referencia secribirá automáticamen

14 Termina de rellela ventana condos estos datos:

Pulsa . El resultfinal será como éste:

Un ejemplo práctico


17/38Nº 80


En la barra de título ves e l nombre de la

aplicación, , y el del libro de trabajo ac-tivo: .

Usa los botonespara mi-

nimizar, restaurar y cerrar Excel. Los inferiores,

hacen lo mismo, pero conel libro de trabajo.

Accede a los títulosde la barra de me-

nús, y verás los comandosde Excel.

Escribe tus dudas,,

y Excel te ofrecerá ayuda.

Estos botones de labarra de herramien-

tas estándar,

sirven para abrir libros detrabajo nuevos, archivosexistentes y para guardar los cambios realizados.Otros,realizan acciones másespecíficas,como el botón

que te permite crear gráfi-cos a partir de datos exis-tentes en la hoja.

Para acceder a todoslos botones de las

barras de herramientas,pul-sa sobre la marca

La barra de herra-mientas Formato

puedes utilizarla para apli-car distintos estilos a los da-tos de una hoja. Por ejem-plo,el tipo de letra , sutamaño o los estilos ne-grita,cursiva y subrayado:

La barra de fórmulasmuestra en todo mo-

mento cuál es la celda activa: . Y, en su ex-tremo derecho, reproduceel contenido real de la cel-da.Así, en el caso de unafunción, mostrará la sinta-xis de ella y no el resultado:

.

Haz click aquí y todala hoja de cálculo

quedará seleccionada.

Éste es el encabeza-do de columna.Cada

una está identificada por una o dos letras.En cada ho-

ja existen 256 columnas (dela A hasta la IV ).

Cada fila va numera-da consecutivamen-

te.En total, en cada hoja decálculo,hay 65.536 filas.

El área de trabajo es-tá compuesta por

celdas. Como se ve, cadacelda es la intersección deuna fila y de una columna.

Las etiquetas inteli-gentes se muestran

cuando realizas determina-das acciones.Así,en este ca-so, al pegar una función,aparece este botón

Haz click en él, y obtendrásasí un menú con distintas

acciones.

El Panel de Tareasaparece a la derecha

de la ventana de Excel y sepuede abrir y cerrar de ma-nera independiente.Su contenido cambia segúnel valor que tengas selec-cionado en la lista desple-gable denominada como

.Despliégala y obtendrás op-ciones y herramientas paracrear nuevos documentos,

acceder al Portapapeles Office, realizar búsquedo insertar imágenes.

Cada libro de trab jo nuevo tiene

principio tres hojas de cculo:Para situarte en una, hclick sobre su ficha y motrará su contenido.

Con las barras ddesplazamiento pu

des moverte rápidamenpor la hoja de cálculo.

La barra de dibuaparece por defec

activada y contiene numrosos iconos para insertobjetos y dibujos.

La barra de estadpresenta inform

ción sobre lo que haces.Pejemplo,cuando introducdatos en una celda,apareeste mensaje: .

Excel 2002 de la A a la Z Excel 2002 de la A a la Z

A

B

F

H

M Ñ

O

P

Q

N

I

J

K

L

G

C

D

E

D

B

L

H

M

G

O

J

F

O


18/38Nº 8160


¡Cómo que no tienes datos suficientes para crear una basede datos! ¿No posees una colección de vídeos? ¿O recetasde cocina que ya invaden el cajón? Éstas son las razones parausar Access y nosotros te explicamos cómo hacerlo.

En los tiempos que co-rren, son muchísimas lassituaciones en las que se

maneja un gran volumen de

datos. Es el caso de cual-quier empresa, de las bi-bliotecas o,sin ir tan lejos,de tu propia casa, con tuscolecciones de discos o de

vídeos.Por esta razón,es im-prescindible usar progra-mas que gestionen de for-ma adecuada y rápida lainformación. Son los deno-minados gestores de basesde datos y uno de ellos es

Access 2002. Gracia s a él,podrás administrar sin pro-blemas todos tus datos.

1Una vez abierto el pgrama Microsoft Acc2002, haz click en el bo

y podrás visualien la parte dere

de su ventana, el

nel de tareas.

2Desde él, es pble realizar distas acciones. Por ej

plo, si pulsas sobrentrada

obtendrás la ayuda de Asistente que te guiaráhora de crear distintos tide bases de datos ya prseñadas:

3Por otro lado, enapartado verás las ú lt imas basesdatos usadas:

En la entrada se te permite accedeotras bases de datos tengas ya creadas y a r

vadas en tu disco.

4En este caso, creauna nueva al pulsarbre . Dpués, indica su ubicac

, su nbre,

y pulsa .Automátmente, se mostrará en ptalla la ventana principaesta nueva base de dato

Nota: la barra de títu

indica que este archivosido guardado en la vers2000.Así,podrás abrirlo

Acc ess 2000 y 2002. Pcambiar esto, pincha

,en , yla ficha selecci

Primeros pasos 60Creación de tablas 61Diseño de relaciones 61Introducir datos en tablas 62

Diseño de consultas 62Creación de formularios 64Creación de informes 64 Access 2002 de la A a la Z 66

Instalar Office XP Nº 78

Microsoft Word 2002 Nº 79

Microsoft Excel 2002 Nº 80

Microsoft Access 2002 Nº 81

Microsoft PowerPoint 2002 Nº 82

Microsoft FrontPage Nº 83

Publisher y otras aplicaciones Nº 84

Una base de datos creadaen Access es un fichero conextensión MDB en el quepuedes incluir distintos ti-pos de objetos,como tablas,consultas,formularios o,por ejemplo,informes. Antes de diseñar cua l-

quiera de estos objetos,ten-drás primero que crear es-te archivo de esta forma:

Primeros pasos


19/38Nº 81


La base de datos que vasa crear incluirá informaciónsobre los hipotéticos pedi-dos que unos clientes rea-lizan a tu empresa y los ar-

tículos que posees. Así que todos estos datostendrás que almacenarlosen tablas.Además,como Ac-cess se ajusta a un modelode base de datos relacional,crearás varias tablas que or-ganizarán la informaciónpor temas (datos de losclientes,de los productos y de los pedidos).Cada tablaestá compuesta por campos(columnas) y registros (fi-las). Estos últimos poseeninformación sobre una mis-ma entrada,por ejemplo to-

dos los datos de un clienteconcreto. Y los campo s son cada

uno de los elementos indi- viduales de información decada registro, por ejemploel Nombre o el Teléfono delos clientes.

Luego,fijarás también re-laciones entre estas tablas,para que así puedas obte-ner datos de cualquiera ode varias de ellas a la vez.

1Para crear la primera ta-

bla,haz click en los bo-tones y .Luego, selecciona la entra-da y pulsa so-bre .

2En la ventana de diseñode tablas que aparece,teclea el nombre del primer campo de lo que será la ta-bla CLIENTES:

y pulsa T. En la columnaderecha, deja el valor

para indicar que este cam-po tendrá datos de este ti-po y, en la ventana inferior,teclea el número cuatro:

.Así,en estecampo, sólo podrás intro-ducir, como máximo, cua-tro caracteres.El resto delas propiedades deberás de-

jarlas como aparecen.

Nota: en un campo de ti-po “texto” también puedesintroducir números, perono podrás realizar ningúntipo de cálculo numéricocon ellos.

3 Luego,sitúate en la pro-piedad y teclea ahora el valor

Esto hará que sólo puedasteclear cuatro caracteresnuméricos como código pa-

ra tu cliente.

4Continúa creando cua-tro campos más, todosde tipo texto:

Manteniendo el cursor jus-to en el último de ellos:

, asígnale a supropiedadel valor .

Así, luego, al teclear teléfo-nos, aparecerán automáti-camente los paréntesis y

podrás introducir prefijosde dos o tres dígitos.

5Por último, añade uncampo más, ,pulsaT, despliega la lista

y luego elige el valor . Éste es

un campo de tipo texto,pe-ro que admite hasta 65.535caracteres.

6 A continuación, sitúateen el primer campo

y pulsa sobre el icono

Un símbolo aparecerá a laizquierda: .Te indica que éste es elcampo clave de la tabla y que identifica de forma ex-clusiva a cada uno de los re-gistros de la tabla, no pu-diendo existir dos con elmismo valor en este campo.

Y, más tarde, te servirá paracrear relaciones entre tablas.

7 Ahora, cierra la tablacon un click en

pulsa , teclea su nombre

y pulsa .

8Repite los pasos ante-riores y crea una tablamás llamada PRODUC- TOS , que posea todos es-tos campos:

Al primero de ellos, asígna-le estas propiedades:

(Las últimas convierten elcontenido de este campoen mayúsculas y hacen queel primer carácter del có-digo sea una letra y el restonúmeros).

Al campo PAIS_ORIGENasígnale estas propiedades:

Así su valor por defecto se-

rá “España” y hará que nadmita ningún país distinde los tres que aparecenalguien lo hace,obtendrámensaje de advertencia la propiedad

9Crea una última tab

llamadaPEDIDO

con estos campos:

Al segundo, apl íca le estpropiedades:

Al tercero éstas:

Al cuarto asígnale ésta otr. En

último, sitúate en la fic, de la parte inf

rior, y escribeEsto hará que los valores este campo se rellenentravés de una lista despgable con dos únicos valres posibles: Efectivo

Transferencia.

Creación de tablas

Ya t ienes c rea das l as ta -blas de tu base de datos.

Ahora, debes relacionarlasentre sí,para que luego pue-das introducir y obtener in-formación de ellas sin nin-

gún tipo de problema.

1Para acceder a la venta-na de relaciones, hazclick en el icono

que puedes ver por encimade la ventana de base de da-tos.En la nueva ventana queaparece

debes ir haciendo dobleclick sobre el nombre de lastablas que quieres relacio-nar.En este caso,en todas.Luego,pulsa .

2Para empezar, vas a re-lacionar ahora las tablas

CLIENTES y PEDIDOS.La primera actuará comoprincipal y la otra como se-cundaria o relacionada.Larelación la crearás desde elcampo clave, es decir des-de el campo denominadoCODIGO_CLIENTE quees común en ambas.Ten encuenta, que en la primeratabla este campo es clave,lo que hace que no se pue-da repetir ningún valor en

él y en consecuencia nun-ca se admitirán dos códigosde cliente repetidos. Encambio, en la tabla PEDI-DOS no es campo clave y admite,por ello,duplicados,

ya que,obviamente, un mis-mo cliente realizará variospedidos y, por lo tanto, su

código se tendrá que repe-tir.Pues bien,para crear unarelación de este tipo, hazclick en

y arrastra hasta ese mismocampo pero, esta vez, de latabla PEDIDOS

3 Al soltar el ratón, ob -tendrás una nueva ven-tana.En ella, activa la casi-lla

y pul sa . Esta últimacaracterística evitará que,al introducir datos en la ta-bla PEDIDOS, des de altaun pedido a nombre de un

cliente cuyo código noexiste todavía en la tablaCLIENTES.También, im-pide que elimines un clien-te cuyo código aparezca enalgún pedido registrado enla tabla PEDIDOS.

4 Las dos tablas se verahora así:

Repite el proceso con ltablas PEDIDOS y PRDUCTOS siguiendo la mma lógica.Quedarán de eta forma:¡No olvides cerrar esta vetana y guardar los cambio

Diseño de relaciones


20/38Nº 8162


Una vez definida la es-tructura de las tablas y susrelaciones, debes introdu-cir datos en ellas.Así,de es-ta manera:

1Desde la ventana de ba-se de datos, selecciona

el nombre de la tabla

y pulsa el botón .Ob-tendrás una cuadrícula contantas columnas como cam-pos hayas creado en el di-seño de la tabla:

2El primer campo es im-prescindible que lo re-llenes,ya que ésta es otra delas características de uncampo clave,así que teclea

y pulsa la teclaT.Te situa-rás en el siguiente campo:

Termina de rellenar el con-tenido completo del regis-tro con estos datos

y, al pul sar otra vez T, tecolocarás en uno nuevo:

Nota: no olvides que en el

campo teléfono sólo debesteclear el número y un es-pacio en blanco en el casode prefijos de dos números.De los paréntesis se encar-gará Access, al aplicar lamáscara de entrada que de-finiste en el diseño de la ta-bla en este campo.

3Continúa añadiendo to-dos estos registros:Si necesitas borrar alguno,sitúa el cursor en cualquie-ra de sus campos y pulsa

Tras pulsar el botón delmensaje de confirmaciónque aparece, se borrará.

4Cuando termines, cie-rra la tabla y guarda loscambios. Luego, de formaparecida, rellena la tabla

PRODUCTOS con los da-tos que podrás encontrar escritos en la primera ima-gen de la página 68 de estamisma entrega.

Sólo debes tener en cuentaque para rellenar el últimocampo, IMAGEN, debeshacer click en él

desplegar el menú y elegir la entrada . Así , tras activar el botón

y pinchar en , podrás selec-cionar el archivo de imagenque quieres asignar a esteregistro: .

Luego pulsa dos veces en y quedará así:

5 Y por último,completala tabla PEDIDOS conesta información:Ten en cuenta, al introducir datos,el efecto que tendránlas propiedades de los cam-pos que fijaste en el diseñode las tablas.

Introducir datos en las tablas

Toda la información de tubase de datos está recogidaen las tablas que posee. Ahora, llega e l momento

de obtener información es-

pecífica de ellas.¿Quizá ne-cesites saber en un mo-mento dado los teléfonosde esos clientes que reali-zaron el último pedido enmarzo? Para contestar a pre-guntas de este tipo sirvenlas consultas.Aprende a uti-lizarlas y a crearlas siguien-do estos pasos:

1Desde la ventana de ba-se de datos,haz click enel botón y so-bre . Luego, selec-ciona y pulsa

.

2 Ahora, debes indicar dequé tablas quieres ob-tener información. En estecaso, haz doble click sóloen una, , y pul-sa , aunque podríasseleccionar varias tablas pa-ra una misma consulta.

3Te situarás en la venta-na de diseño. Para em-pezar,crearás una consultaque te muestre el Nombre,

y el Precio de los productosde Francia.Así que ve ha-ciendo doble click en cadauno de estos campos

Sus nombres aparecerán enla cuadrícula inferior:

4Usa la última columnapara poner el criterioque filtrará la información

(va entre comillas porquees un campo de tipo texto).Para ver el resultado,pulsaen el botón

Se ejecutará la consulta, y aparecerán los datos:

(El último no cuenta, apa-rece con España porque és-

te es el valor predetermi-nado para ese campo).

5Pincha a continuaciónen el icono y ahora, añade

para indicar que quieque se muestren los artlos originarios de Francde Alemania.Tras ejecutar la consulta

verás:

Nota: los operadores l

cos son dos:O

e Y

. Si engar de teclear la expres, hubie

puesto no habría aparecido ninartículo,ya que el opera Y obliga a que se cumplas dos condiciones a la

Y no hay clientes que sde los dos países simuneamente.

6 Aho ra cambia la csulta a: Al poner cr iter ios en lumnas diferentes, toellos se deben cumplir

decir, bcas artlos conprecio

perior a 20.000 pesetasbricados en España y cnombre comience por

Ejecuta la consulta y sabcuáles son:

Diseño de consultas

Ejemplos de criterios Ejemplos de criterios

Significado

Mayor, menor, igual, mayor o igual que,menor o igual que ydistinto. Se utilizan en campos numéricos.Cadenas de caracteres que contienen la sílaba mo.Cadenas de cinco letras, en la que la primera es una T y latercera y cuarta m y o.Igual que la anterior pero con longitud indefinida.Fechas comprendidas entre los meses de febrero y marzo.

Criterios

>,=, =#1/02/2000# y


21/38Nº 8164


La manera más cómodade introducir datos en lastablas de una base de datoses a través de los formula-rios.Mediante ellos,puedes

visual izar, añadir,modificar y eliminar esta informaciónutilizando un diseño muchomás atractivo y personali-zado a tu gusto.

1Para crear un formula-rio nuevo,pulsa conse-cutivamente en los botones

y .Apare-cerá una ventana en la quepuedes elegir el tipo de for-mulario que quieres crear:

2El modo más rápido pa-ra crearlos consiste enutilizar los Autoformularios.

Así que sel ecciona la en-trada denominada como

y, en la par te infer ior, elnombre de la tabla en laque basarás el formulario:

. Luego, pulsa.

3 Automáticamente , ob-tendrás un formulario

en pantalla y, como elegis-te el tipo “en columna”, encada pantalla aparecen losdatos de un registro:

Ahora, para hacer modifi -caciones en su diseño,pul-sa en el botón

4El diseño del formula-rio está compuesto por una serie de controles:Cada uno de los cuales tie-ne a su vez propiedadesque puedes cambiar para

personalizarlos. Por ejem-plo, para conseguir que laimagen de los productosocupen todo el cuadrado,haz doble click sobre el bor-de ese marco

y aparecerá una ventanacon sus propiedades.

5En ella, pincha en la fi-cha denominada como y cambi a el valor

directamente por este otro:.

Para ver el resultado,pulsa

y comprueba que ahora laimagen se ajusta al cuadro:

6 Accede de nuevo al di-seño. Para seleccionar un campo, sólo tienes quehacer click en él y quedaráseleccionado junto con suetiqueta adjunta:

Para desplazar ambos,sitúa

el puntero, con forma demano extendida,sobre cual-quiera y arrástralo:

Para mover sólo uno, tdrás que situar el punten el cuadro superior

7Una vez seleccioncualquier control, p

des utilizar las opcioneformato de la barra

para cambiar su letra,cres,bordes,etc.Y, si pula tecla#, lo eliminar

8 Si luego quieres reperar un campo elinado,pulsa 8 y obtenduna lista con los campola tabla en la que está b

do el formulario:

Selecciona el que quierecuperar, por ejem

,y pulsa Volverá a aparecer en eseño del formulario.

Creación de formularios

Ya sabes cómo introducir información en tu base dedatos y cómo gestionarla.

Ahora, debes obtener unacopia impresa de ella quemuestre los datos de un mo-do atractivo,para que pue-das enviarlos.

1Haz click consecutiva-mente en y . En esta ocasión,se-

lecciona la entrada llama-da ,

la tabla y pulsasobre el botón .

2Desde la primera pan-talla del Asistente, hazclick en el botón

para incluir todos los cam-pos de la tabla en el infor-me. Si solamente quieresutilizar algunos,tendrás queir seleccionándolos por se-parado y pulsar

3Luego, pulsa .En la nueva ventana,puedes elegir, si quieres,elcampo por el que se agru-parán los datos. Selecciona

la entrada y haz click en

La agrupación se verá así:

4 Vuelva a pulsar sobre.Ahora,indicaque en cada grupo los re-gistros se ordenen por elcódigo y pul-

sa . En la nueva

ventana, selecciona un es-tilo para agrupar los datos,,y la orientación

de la página, , y Pulsa de nuevo .

5 A continuación, elige eldiseño del informe quequieres aplicar

y pulsa y .En pocos segundos obten-drás el informe en pantalla:

6Si quieres modificar sudiseño,pulsa ahora so-bre el botón

y, al igual que con los for -mularios, utiliza la barra deherramientas Formatopara cambiar el color de laletra,tamaño, estilo o bor-des de cualquiera de loscontroles que hay en el in-forme.También podrás cam-biarlos de posición desdede esta misma ventana dediseño de informes.

Creación de informes


22/38Nº 8166


Access 2002 de la A a la Z Access 2002 de la A a la Z

Justo a la izquierdade la barra de título,

se ve el nombre de la apli-cación: . Losbotones sirven pa-ra minimizar, restaurar y ce-rrar la ventana de Access.

Haz click en un tí-tulo y aparecerán las

opciones más habituales de Access, mientras que unadoble pulsación despliegael menú completo.

Escribe tu duda enesta lista, , y

pulsa$.Access te mostra-rá todos los temas relacio-nados y disponibles.

Estos botones re-presentan las accio-

nes más habituales que sesuelen realizar.Por ejemplo,abrir una basede datos existente

imprimir el objeto selec-cionado (en este caso la ta-bla ) al pulsar

o copiarlo a través de

Para exportar in-formación de Ac-

cess, pulsa en la flecha deeste icono.Podrás acceder a distintas aplicaciones:

Al pinchar en est ebotón,obtienes tres

posibilidades. Con la pri-mera, , un

Asistente anal iza rá tus ta -blas y las dividirá,si hacefalta,en varias,para que su-funcionamiento sea más efi-caz. La segunda opción,

, permi-

te que Access optimice elrendimiento de tu base dedatos. Con ,obtienes un informe de laspropiedades de los objetos.

Si eres un usuarioavanzado, utiliza es-

te botón y accederás a la ventana de Visual Basic.

Con este icono semuestran las propie-

dades del objeto.

El primer botón abrela ventana de rela-

ciones entre las tablas.Al ha-cer click en la flecha del se-gundo, se muestran todoslos objetos que se puedencrear en Access:

Pulsa en uno de ellos y secreará automáticamente.

Sirve para activar al Asi stente de Off ice

para la ayuda:

La ventana de basede datos muestra el

nombre de la base de datosactiva, , y con los iconos po-drás minimizarla, maximi-

zarla o cerrarla.

El botón sirvepara abrir el objeto

que tengas seleccionado,( ),en esta ventana.Con el segundo, ,accedes a

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