PUBLIC OFFICERS PUBLIC OFFICE AND OFFICERS Public Office 

Definition 

A public office is the right, authority and duty created and conferred by law, by which for a given period, either fixed by law or enduring at the pleasure of the appointing power, an individual is invested with some portion of the sovereign functions of the government, to be exercised by him for the benefit of the public.  (Mechem)  

Purpose and Nature 

A public office is created to effect the end for which government has been instituted which is the common good;  not profit, honor, or private interest of any person, family or class of persons (63 A Am Jur 2d 667)

                   Nature:      (1)  A public office is a public trust. (Art. XI, Sec. 1, 1987 Consti)

(2) It is a responsibility and not a right.  (Morfe v. Mutuc) 

Elements 

(1)  Must be created either by (a)  the Constitution, (b) the Legislature, or (c) amunicipality or other body through authority conferred by the Legislature; (2)  Must possess a delegation of a portion of the sovereign power ofgovernment, to be exercised for the benefit of the public; (3)  The powers conferred and the duties discharged must be defined, directly orimpliedly by the Legislature or through legislative authority; (4)  The duties must be performed independently and without control of asuperior power other than the law;

 Exception:  If the duties are those of an inferior or subordinate office, created or authorized by the Legislature and by it placed under the general control of a superior office or body;

(5)  Must have some permanency and continuity

 Note: This is not to be applied literally. The Board of Canvassers is a public office, yet its duties are only for a limited period of time.

                                                                   (cf. Barney v. Hawkins) 

Public Officer v. Public Employment 

Public   employment   is   broader   than   public   office.   All   public   office   is   public employment, but not all public employment is a public office.

 Generally, a position is a public office when it is created by law, with duties cast 

upon the incumbent which involve the exercise of some portion of the sovereign power, and in the performance of which the public is concerned.  Public employment is a position which lacks one or more of the foregoing elements. 

Public Office v. Public Contract 

Public Office Public Contract     

Creation Incident of sovereignty Originates   from   will   of contracting parties

 Object

 Carrying out of sovereign as well as   governmental   functions affecting even persons not bound by the contract

 Obligations   imposed   only upon the persons who entered into the contract 

 Subject Matter

 Tenure, duration, continuity

 Limited duration

 Scope

 Duties   that   are   generally continuing and permanent

 Duties are very specific to the contract

 Where duties are defined

 The law

 Contract

  No vested right to public office 

GENERAL RULE:        A public office, being a mere privilege given by the state, does not vest  any   rights   in   the holder  of   the  office.   This   rule applies when the law is clear.

 EXCEPTION:             When the law is vague, the person’s holding of the office 

is protected and he should not be deprived of his office. 

Public Office not property 

A public office is not the property of the public officer within the provision of the Constitution   against   deprivation   of   property   without   due   process   of   law   or   within   an agreement in a treaty not to impair the property or rights of private individuals.             Exceptions: 

(1)  In quo warranto proceedings relating to the questionas to which of 2 persons is entitled to a public office

 (2)  In an action for recovery of compensation accruing by virtue of

the public office  

Modes of Creation of Public Office 

(1)                                                    by the Constitution(2)                                                    by statute / law(3)                                                    by a tribunal or body to which the power to create the 

office has been delegated  

Scope and Extent of Power of legislature 

GENERAL RULE:       The creation of a public office is primarily alegislative function.

                                     Exceptions: (1)  where the offices are created by the

        Constitution;                                                                 (2)  where the Legislature delegates such power.

Delegation of power to create public office 

Q: What is the effect where an office is created pursuant to illegally delegated powers?

A:  The office would have no existence.

 

Methods of Organizing offices

(1)  Single-head:  one head assisted by subordinates.  Swifter decision andactions but may sometimes be hastily made.

 (2)  Board System:  collegial body in formulating polices and implementing           programs.  Mature studies and deliberations but may be slow in            responding to issues and problems. 

Modification and Abolition 

GENERAL RULE:       The power to create an office includes the power to modify or abolish it.  (i.e., this is generally a legislative function)

                                     EXCEPTIONS: 

(1) Where the Constitution prohibits such modification / abolition;(2) Where the Constitution gives the people the power to modify or abolish the office; 

 Estoppel to deny existence of office 

Q: When is a public officer estopped from denying that he has occupied a public office?

A:  When he has acted as a public officer, esp. where he has receivedpublic monies by virtue of his office.

Public OfficerVolunteer Service under RA 6713

  Definition 

A public officer is one who performs public functions / duties of government by virtue of direct provision of law, popular election, or appointment by competent authority.  His duties involve the exercise of discretion  in the performance of  the functions of  the government, and are not of a merely clerical or manual nature.  (See Sec. 2 (14), E.O. 292)

                         Note: For the purpose of applying the provisions of the Revised Penal

Code, employees, agents, or subordinate officials, of any rank or class, who perform public duties in the government or in any of its branches shall be deemed as public officers. Illustrations:

·         In   the   case  of  Maniego   v.  People,   a   laborer  who  was   in 

charge   of   issuing   summons   and   subpoenas   for   traffic violations  in a judge's sala was convicted for bribery under RPC 203.  The court held that even temporary performance of  public   functions  is sufficient   to constitute a person as a public official. 

·         In the case of People v. Paloma, a sorter and filer of money orders   in   the  Auditor's  Office  of   the  Bureau  of  Posts  was convicted for infidelity in the custody of documents.  The court 

pointed out that the sorting and filing of money orders in the Bureau of Posts is obviously a public function or duty.

  Who are not considered public officers? 

·         Special policemen salaried by a private entity and patrolling only the premises of such private entity (Manila Terminal Co. v. CIR);

 ·         Concession forest guards (Martha Lumber Mill v. Lagradante);

 ·         Company cashier of a private corporation owned by the government (Tanchoco v. 

GSIS)

May a person be compelled to accept a public office? 

GENERAL RULE:                   NO.                   EXCEPTIONS: 

(1)  When citizens are required, under conditions provided by law,to   render  personal  military  or   civil   service   (Sec.  4,  Art.   II,   1987 Const.);

 (2)  When a person who, having been elected by popular election to a public office,   refuses without   legal  motive to be sworn  in or   to discharge   the   duties   of   said   office   (Art.   234,   RPC;  Note: the penalty shall be either arresto mayor, or a fine not exceeding P 1,000.00, or both)

  No presumption of power 

Villegas v. Subido

Nothing is better settled in the law than that a public official exercises power, not rights.   The government  itself   is  merely an agency through which the will  of   the state  is expressed   and   enforced.   Its   officers   therefore   are   likewise   agents   entrusted   with   the responsibility of discharging its functions.   As such, there is no presumption that they are empowered to act.  There must be a delegation of such authority, either express or implied.  In the absence of a valid grant, they are devoid of power.  

Classification of Public Offices and Public Officers 

Creation 

(1)                                        Constitutional(2)                                        Statutory 

Public Body Served 

(1)                                        National(2)                                        Local 

Department of government to which their functions pertain 

(1)                                        Legislative(2)                                        Executive(3)                                        Judicial

Nature of functions 

(1)                                        Civil(2)                                        Military

 Exercise of Judgment or discretion 

(1)                                        Quasi-judicial(2)                                        Ministerial 

Legality of Title to office 

(1)                                        De Jure(2)                                        De Facto 

Compensation 

(1)                                        Lucrative(2)                                        Honorary  

DE FACTO OFFICERS 

De Facto Doctrine 

Q: What is the de facto doctrine?

A: It is the principle which holds that a person, who, by the proper authority, is admitted and sworn into office is deemed to be rightfully in such office until:

                               (a) by judicial declaration in a proper proceeding he is ousted therefrom; or                              (b) his admission thereto is declared void.

 Q: What is the purpose for the doctrine?

A: It is to ensure the orderly functioning of government.  The public cannot afford to check the validity of the officer's title each time they transact with him.

 De Facto Officer defined

 Q: When is a person a de facto officer?

 A:   Where the duties of the office are exercised under any of the following circumstances:

 (1)  Without  a known appointment  or  election,  but  under  such circumstances 

of reputation   or   acquiescence as   were   calculated   to   induce   people, without inquiry, to submit to or invoke his action, supposing him to the be the officer he assumed to be;  or 

(2)  Under color of a known and valid appointment or election, but where the officer   has failed   to   conform   to   some   precedent   requirement   or condition (e.g., taking an oath or giving a bond); 

(3)  Under color of a known election or appointment, void because: 

(a)  the officer was not eligible;(b)  there was a want of power in the electing or appointing body;(c)  there was a defect or irregularity in its exercise;

 such ineligibility, want of power, or defect being unknown to the public. 

(4)  Under color of an election or an appointment by or pursuant  to a public, unconstitutional law, before the same is adjudged to be such. Note: Here, what is unconstitutional is not the act creating the office, but the act by which the officer is appointed to an office legally existing. (Norton v. County of Shelby)

Officer De Jure v. Officer De Facto

  De Jure De Facto Requisites

 (1)    Existence of a de jure office; (2)    must   possess   the   legal 

qualifications for the office in question;

 (3)    must   be   lawfully   chosen   to 

such office; (4)    must have qualified himself to 

perform   the   duties   of   such office according to the mode prescribed by law.

 (1)   De jure office;  (2)   Color   of   right   or   general 

acquiescence by the public; (3)   Actual   physical   possession   of 

the office in good faith   

 Basis of Authority

 Right:  he has the lawful right / title to the office

 Reputation:   Has   the   possession and performs the duties under color of   right,   without   being   technically qualified in all points of law to act

 How ousted

 Cannot be ousted.

 Only   by   a   direct   proceeding   (quo warranto); not collaterally

 Validity of official acts

 Valid,   subject   to   exceptions   (e.g., they were done beyond the scope of his authority, etc.)

 Valid as to the public until such time as his title to the office is adjudged insufficient.

 Rule   on Compensation

 Entitled   to   compensation   as   a matter of right;  The principle of "no work, no pay" is not applicable to him.

 Entitled   to   receive   compensation only   during   the   time  when   no   de jure officer is declared; He  is paid only  for actual  services rendered by him.

  

Officer De Facto v. Intruder 

De Facto Intruder Nature 

 Officer   under   any   of   the   4 circumstances discussed under Part II (above).

 One  who   takes   possession   of   an office   and   undertakes   to   act officially   without   any   authority, either actual or apparent

 Basis of authority

 Color of right or title to office

 None.   He   has   neither   lawful   title nor color of right or title to office.

 Validity   of   "official" acts 

 Valid as to the public until such time as his title to the office is adjudged insufficient 

 Absolutely   void;   they   can   be impeached   at   any   time   in   any proceeding   (unless and until he continues to act for so long a time

as to afford a presumption of his right to act)

 Rule   on compensation

 Entitled   to   receive   compensation only   during   the   time  when   no   de jure officer is declared; He  is paid only  for  actual  services rendered by him.

 Not entitled to compensation at all.

                          Q: Can an intruder / usurper ripen into a de facto officer?

 A:  Yes.  With the passage of time, a presumption may be created in the minds of the public that the intruder has a right to act as a public officer.

  

                        Q: Is good faith a factor in the ripening of intruder status into de facto status?

A: Yes.  HOWEVER, it must be noted that the good faith must be on the part of the public;  not on the part of the intruder.

  

Elements of a De Facto Officership

(1)  De jure office(2)  Color of right or general acquiescence by the public;(3)  Actual physical possession of the office in good faith

Note: This is not absolutely true. An intruder / usurper may ripeninto a de facto officer.

  

Examples of De Facto Officers 

·         A judge who continued to exercise his duties after his appointment was disapproved by the CA according to a newspaper report, but before receiving the official notification regarding the rejection of his appointment (Regala v. Judge of CFI); 

·         A lawyer instructed by the Acting Provincial Governor to file an information for homicide, where the latter had no authority to designate him as assistant fiscal, and where the DOJ had not authorized him to act as such (People v. Penesa); 

·         A third-ranking councilor who is designated to act as mayor by an officer other than the proper appointing authority prescribed by law, and lacking the consent of the Provincial Board (Codilla v. Martinez)

  

Examples of those not considered as De Facto Officers 

·         A judge who has accepted an appointment as finance secretary and yet renders a decision after having accepted such appointment (Luna v. Rodriguez);

 ·         A judge whose position has already been abolished by law, and yet promulgates a 

decision   in  a  criminal  case after   the  abolition  and over   the objection of   the  fiscal (People v. So)

  

Legal Effect of Acts of De Facto Officers 

As regards the officers themselves

GENERAL RULE: A party suing or defending in his own right as a

public officer must show that he is an officer de jure.  It is not sufficient that he be merely a de facto officer.    

As regards the public and third persons

GENERAL RULE: The acts of  a de facto officer  are valid as  to  third persons and  the public until his title to office is adjudged insufficient.

  

Official Acts of De Facto Officers not subject to collateral attack 

RULE:   The   title   of   a   de   facto   officer   and   the   validity   of   his acts cannot be collaterally questioned  in  proceedings   to  which  he   is  not  a party, or which were not instituted to determine the very question.

 REMEDY:  Quo warranto proceedings             Who may file:  

(1)  The person who claims to be entitled to the office;(2)  The Republic of the Philippines, represented by 

(a) the Solicitor-General; or(b) a public prosecutor

 Nueno v. Angeles

In this case, there were four (4) petitioners seeking to oust six (6) Board Members.  The Court held that this could not be done unless all 4 of them were entitled to the offices of the 6.  

Liabilities of De Facto Officers 

·         The   liability   of   a   de   facto   officer   is   generally   held   to   be   the   same   degree   of accountability for official acts as that of a de jure officer.

 ·         The de facto officer  may be  liable for  all  penalties  imposed by  law for any of  the 

following acts: 

(a)  usurping or unlawfully holding office;(b)  exercising the functions of public office without lawful right;(c)  not being qualified for the public office as required by law.

 ·         The de facto officer cannot excuse his responsibility for crimes committed in his official 

capacity by asserting his de facto status.  

ELIGIBILITY AND QUALIFICATIONS Definition 

·  Eligibility, which is the term usually used in reference to the Civil Service Law, refers               to the endowment / requirement / accomplishment that fits one for a public office.

 ·  Qualification generally refers to the endowment / act which a person must do before  

   he can occupy a public office.  Power to Prescribe Qualifications

 GENERAL RULE:        Congress  is  empowered  to  prescribe  the qualifications  for  holding 

public office, subject to the following restrictions: 

·         Congress cannot exceed its constitutional powers; 

·         Congress cannot impose conditions of eligibility inconsistent with constitutional provisions; 

·         The qualification must be germane to the position ("reasonable relation" rule); 

·         Congress cannot prescribe qualifications so detailed as to practically amount to making   an   appointment.   (Legislative   appointments   are   unconstitutional   and therefore void for being a usurpation of executive power.); 

·         Where   the   Constitution   establishes   specific   eligibility   requirements   for   a particular constitutional   office,   the   constitutional   criteria   are exclusive,   and Congress cannot add to them exceptif   the Constitution expressly or  impliedly gives the power to set qualifications.

                                  

Q: What legislative enactments are tantamount to legislative appointments? A:        

·         Extensions of the terms of office of the incumbents; ·         The People's Court Act, which provided that the President could designate Judges of 

First   Instance,   Judges-at-large   of   First   Instance   or   Cadastral   Judges   to   sit   as substitute Justices of the Supreme Court in treason cases without them necessarily having to possess the required constitutional qualifications of a regular Supreme Court Justice.  (Vargas v. Rilloraza);

 ·         A proviso which limits the choices of the appointing authority to only one eligible, e.g. 

the incumbent Mayor of Olongapo City (Flores v. Drilon); 

·         A legislative enactment abolishing a particular office and providing for the automatic transfer of the incumbent officer to a new office created  (contemplated in Manalang v. Quitoriano);

 ·         A provision  that  impliedly prescribes  inclusion  in a  list  submitted by  the Executive 

Council of the Phil. Medical Association as one of the qualifications for appointment;  and which confines the selection of the members of the Board of Medical Examiners to the 12 persons included in the list (Cuyegkeng v. Cruz) ;

 

Time of Possession of Qualifications 

Q: When must the qualifications be possessed?

A:         Where the time is specified bythe Constitution or law:                       At the time specified

  Where the Constitution or law is silent:                                              

There are 2 views: 

(1) qualification must be at the time of commencement of term or induction into office;

 (2) qualification / eligibility must exist at the time of the election or appointment

 * Eligibility is a continuing nature, and must exist throughout the holding of the public office.  Once the qualifications are lost, then the public officer forfeits the office.

   Qualifications usually prescribed a)     President (Sec. 2, Art. VI, Constitution)      Vice President (Sec. 3, Art. VII, Constitution) 

·         Natural-born citizen·         40 years old on day of election·         resident of the Philippines for at least 10 yrs immediately preceding election day

 b)   Senator (Sec. 3, Art. VI, Constitution) 

·         Natural-born citizen·         35 years old on day of election·         able to read and write·         registered voter·         resident of the Philippines for not less than two years immediately preceding election day

 c)    Congressmen (Sec. 6, Art. VI, Constitution) 

·         Natural-born citizen·         25 years old on day of election·         able to read and write·         registered voter in district in which he shall be elected·         resident thereof for not less than one year immediately preceding election day

 d)    Supreme Court Justice 

·         Natural born citizen·         at least 40 years old·         15 years or more a judge or engaged in law practice·         of proven CIPI (competence, integrity, probity and independence)

 e)    Civil Service Commissioners (Sec. 1 [1], Art. IXB. Constitution) 

·         Natural-born citizen·         35 years old at time of appointment·         proven capacity for public administration·         not a candidate for any elective position in elections immediately preceding appointment

 f)    COMELEC Comm. (Sec. 1[1], Art. IXC) 

·         Natural-born citizen·         35 years old at time of appointment·         college degree holder·         not a candidate for elective position in election immediately preceding appointment·         chairman and majority should be members of the bar who have been engaged in the practice of 

law for at least 10 years  (See Cayetano v. Monsod) g)    COA Commissioners 

·         Natural-born citizen·         35 years old at time of appointment·         CPA with >10 year of auditing experience or·         Bar member engaged in practice of law for at least 10 years

·         Not have been candidates for elective position in elections immediately preceding appointment Cayetano v. Monsod               Practice of law means any activity,  in or out of court, which 

requires   the   application   of   law,   legal procedure,   knowledge,   training   and experience.  Generally, to practice law is to give notice or   render  any kind of  service which   requires   the  use  in  any  degree of legal knowledge or skill.

 Aquino v. COMELEC:            Residency of not less than 1 year prior to the elections for the 

position of Congressman.   In election law, residence refers to domicile, i.e. the place where a party actually or constructively has his permanent home, where he intends to return.   To successfully effect a change of domicile,   the   candidate   must   prove   an actual   removal   or   an   actual   change   of domicile.  Here, it was held that leasing a condominium unit in the district was not to acquire  a  new  residence  or  domicile  but only to qualify as a candidate. 

 Marcos v. COMELEC:           Domicile, which includes the twin elements of actual habitual 

residence,   and animus manendi,   the intention of remaining there permanently.  It  was  held   that   domicile  of   origin   is  not easily lost, and that in the absence of clear and positive proof of a successful change of domicile, the domicile of origin should be deemed to continue.

Religious Test or Qualification

 No religious test shall be required for the exercise of civil or political rights. (Art. III, Sec. 5, 

1987 Constitution)  

FORMATION OF OFFICIAL RELATION 

Modes of Commencing Official Relation 

(a)    Election (b)    Appointment

 (c)    Others:

(i)    Succession by operation of law; (ii)   Direct provision of law, e.g. ex-oficio officers

  

Election: Selection or designation by a popular vote 

Appointment

Definition 

Q: Distinguish between designation and appointment.

  Designation Appointment

 Definition

 Imposition  of  additional  duties upon an existing office

 Selection   of   an   individual   to occupy  a  certain  public  office by   one   authorized   by   law   to make such selection 

 Extent of Powers

 Limited

 Comprehensive

 Security of tenure?

 No.

 Yes.

 When   deemed abandonment   of prior office

 Assumption   of   a   designated position   is   not   deemed abandonment   of   the 1st position

 Assumption  of  a  2ndappointive position   is   usually   deemed abandonment of the first office.

  

Nature of Appointing Power 

The   power   to   appoint   is   intrinsically   an   executive   act   involving   the   exercise   of discretion.  (Concepcion v. Paredes)

 The power and prerogative to a vacant position in the civil service is lodged with the 

appointing authority.                                    

Constitutional Provisions 

Q: Who can the President nominate and appoint with the consent of theCommission on Appointments?

A: ·         Heads of the executive departments (Art. VII, Sec. 16,

                  1987 Const.); 

·         Ambassadors (ibid); 

·         Other public ministers and consuls (ibid); 

·         Officers of  the armed forces from the rank or colonel or naval captain (ibid); 

·         Other officers whose appointments are vested in him by the Constitution (ibid),   including Constitutional  Commissioners  (Art.   IX-B,  Sec.  1 (2)   for CSC;  Art. IX-C, Sec. 1 (2) for COMELEC; Art. IX-D, Sec. 1 (2) for COA).

Q: Who can the President appoint without the need for CA approval? A: All   other   officers   of   the   government   whose   appointments   are   not   otherwise provided for by law;

 ·         Those whom he may be authorized by law to appoint;

 ·         Members of the Supreme Court;

 Note:  To be appointed from a list of at least 3 nominees prepared 

by the Judicial and Bar Council (Art. VIII, Sec. 9, 1987 Const.) 

·         Judges of lower courts; 

Note:  To be appointed from a list of at least 3 nominees prepared by the Judicial and Bar Council (Art. VIII, Sec. 9, 1987 Const.)

 ·         Ombudsman and his deputies

 Note:  To be appointed from a list of at least 6 nominees prepared 

by the Judicial and Bar Council, and from a list of 3 nominees for every vacancy thereafter (Art. XI, Sec. 9, 1987 Const.)

  

Q: Does the President have the power to make appointments whenCongress is in recess?

A:  Yes.  However, such appointments shall be effective only until: 

(1)  disapproval by the Commission on Appointments; or 

(2)    the next adjournment of the Congress (Sec. 16, Art. VII, 1987 Const.)

Q: What is the effectivity of appointments extended by an ActingPresident? A: Such appointments shall remain effective unless revoked by the elected   President   within   90   days   from   his   assumption   or reassumption of office.  (Sec. 14, Art. VII, 1987 Const.)

  

Qualification Standards and Requirements under the Civil Service Law 

Qualification Standards:

·         Express  the minimum requirements for  a class of  positions  in  terms of education   ,   training   and   experience,   civil   service   eligibility,   physical fitness, and other qualities required for successful performance.  (Sec. 22, Book V, EO 292)

 Ø       A statement of   the minimum qualifications of  a 

position   which   shall   include   education, experience,   training,   civil   service   eligibility, and physical   characteristics   and   personality traitsrequired   by   the   job.   (Sec.   2,   Rule   IV, Omnibus Rules)

 ·         With  respect   to  a particular  position,  such qualification  standards shall 

serve as the basis for the determination by the appointing authority of the degree of qualifications of an officer or employee (ibid);

 ·         Shall be used as basis for civil service examinations for positions in the 

career service, as guides in appointment and other personnel actions, in the adjudication of protested appointments, in determining training needs, and as aid  in  the  inspection and audit of   the agencies'  personnel  work programs (ibid);

 ·         Shall be administered in such manner as to continually provide incentives 

to  officers   and  employees   towards  professional   growth  and   foster   the career system in the government service (ibid);

 Ø       It  shall  be the responsibility of  the departments 

and   agencies   to   establish,   administer   and maintain   the   qualification   standards   on   a continuing   basis   as   an   incentive   to   career advancement.  (Sec. 7, Rule IV, Omnibus Rules)

 

·         Their   establishment,   administration,   and   maintenance   shall   be   the responsibility   of   the department   /   agency,   with   the   assistance   and approval  of   the  CSC and   in   consultation  with   the  Wage and  Position Classification Office (ibid);

 Ø       Whenever   necessary,   the   CSC   shall 

provide technical assistance to departments and agencies in the development of their qualification standards.  (Sec. 5, Rule IV, Omnibus Rules)

 ·         Shall be established for all positions in the 1  st     and 2   nd      levels    (Sec. 1, Rule 

IV, Omnibus Rules); 

 Political Qualifications for an Office

 GENERAL RULE:       Political qualifications are not required for public office.

 Exceptions: (1)   Membership   in   the  electoral   tribunals  of  either   the 

House of Representatives or Senate (Art. VI, Sec. 17, 1987 Const.);

 (2)   Party-list representation;

 (3)   Commission on Appointments;

 (4)  Vacancies in the Sanggunian (Sec. 45, Local Government Code)

 Property Qualifications

 In the cases of Maquera v. Borra and Aurea v. COMELEC, the Supreme Court struck down 

R.A. 4421 which required candidates for national, provincial, city and municipal offices to post a surety bond equivalent to the one-year salary or emoluments of the position to which he is a candidate, which shall be forfeited in favor of the govt. concerned if the candidate fails to obtain at least 10% of the votes cast.

 The Supreme Court held that property qualifications are  inconsistent with the nature and 

essence   of   the  Republican   system  ordained   in   our  Constitution   and   the   principle   of   social   justice underlying the same.  The Court reasoned out that:

 "Sovereignty resides in the people and all government authority emanates from them, and this, in turn, implies necessarily that the right to vote and to be voted shall  not  be dependent  upon  the wealth of   the  individual  concerned.   Social justice   presupposes  equal   opportunity   for   all,   rich   and  poor  alike,   and   that, accordingly, no person shall, by reason of poverty, be denied the chance to be elected to public office."

 

Aliens not eligible to public office This is self-explanatory.

Effect of removal of qualifications during the term

 Q: What happens if the qualification is lost which the officer is holding office?

A: The officer must be terminated.

 Effect of pardon upon the disqualification to hold public office

 GENERAL RULE:          A pardon shall not work the restoration of the right to

                                                               hold public office.  (Art. 36, Revised Penal Code)

 Exceptions:     (1)  Where such right to hold public office is expressly restored by 

the terms of the pardon (Art. 36, RPC); 

(2)  When a person is granted pardon because he did not   commit   the   offense   imputed   to   him   (Garcia   v. Chairman, COA)

 Rules governing effects of pardon:

(1)  A public official who has been convicted of a crime but has been pardoned must secure a reappointment before he / she can reassume his / her former position.  (Monsanto v. Factoran) 

Note: Acquittal is the only ground for automatic reinstatement of a public officer to his / her former position.

(2)   Pardon  does not exempt   the   culprit   from payment   of   the   civil   indemnity imposed upon him / her by the sentence. (Art. 36, par. 2, RPC) (3)  A convicted public official who has been pardoned is not entitled to backpay and other emoluments due to him during the period of his suspension pendente lite.  (Monsanto v. Factoran) 

Discretion of appointing official 

�     Discretion, if not plenary, at least sufficient, should thus be granted to those entrusted with the responsibility of administering the officers concerned, primarily the department heads.  They are in the most favorable position to determine who can best fulfill the functions of the office   thus   vacated.   Unless,   therefore,   the   law   speaks   in   the   most   mandatory   and peremptory tone, considering all the circumstances, there should be, as there has been, full recognition of the wide scope of such discretionary authority.  (Reyes v. Abeleda) 

�     Appointment is an essentially discretionary power and must be performed by the officer in which it is vested according to this best lights, the only condition being that the appointee should possess the qualifications required by law.  (Lapinid v. CSC) 

�     The only function of the CSC is to review the appointment in the light of the requirements of the Civil  Service Law, and when it  finds the appointee to be qualified and all  other  legal requirements   have   been   otherwise   satisfied,   it   has   no   choice   but   to   attest   to   the appointment.  It cannot order the replacement of the

  appointee simply because it considers another employee to be better qualified.   (Lapinid v. CSC) 

�     To hold that the Civil Service Law requires that any vacancy be filled by promotion, transfer, reinstatement, reemployment, or certification in that order would be tantamount to legislative appointment which is repugnant to the Constitution.  The requirement under the Civil Service Law that the appointing power set forth the reason for failing to appoint the officer next in rank  applies  only   in   cases  of   promotion  and  not   in   cases  where   the  appointing   power chooses  to  fill   the vacancy by  transfer,   reinstatement,   reemployment  or  certification,  not necessarily in that order.  (Pineda v. Claudio) 

�     The  CSC  is  not  empowered   to   change  the  nature  of   the  appointment  extended  by   the appointing officer, its authority being limited to approving or reviewing the appointment in the light of the requirements of the Civil Service Law.  When the appointee is qualified and all the legal requirements are satisfied, the CSC has no choice but to attest to the appointment.  (Luego v. CSC) 

�     Appointment is a political question. 

�     Where   the   palpable   excess   of   authority   or   abuse   of   discretion   in   refusing   to   issue promotional appointment would lead to manifest injustice, mandamus will lie to compel the appointing authority to issue said appointments.  (Gesolgon v. Lacson)

  

Effectivity of Appointment 

Q: When does an appointment take effect?

A:   Immediately upon its issuance by the appointing authority.   (Rule V, Sec. 10, Omnibus Rules).

  

When appointment becomes complete, final and irrevocable 

GENERAL RULE:                   An appointment, once made, is irrevocable and not subject to reconsideration.

 Qualification: Where the assent, confirmation, or approval of some other

officer or body is needed before the appointment may be issue and be deemed complete.

Exceptions:     (1)  When the appointment is an absolute nullity (Mitra v. Subido);

 (2)   When there is fraud on the part of the appointee (Mitra v. Subido);

 (3)  Midnight appointments

        A   completed  appointment   vests  a   legal   right.   It cannot be   taken  away  EXCEPT for cause, and with previous notice and hearing (due process).

  

Midnight appointments 

A   President   or   Acting   President   is   prohibited   from   making   appointments   2   months immediately before the next presidential elections and up to the end of his term.  (Art. VII, Sec. 15, 1987 Const.)

 Exception:    Temporary   appointments   to   executive   positions   when   continued    

vacancies therein will prejudice public service or endanger public safety.

ASSUMPTION AND TERM OR TENURE OF OFFICE Qualification to Office 

Appointment and Qualification to Office Distinguished 

Appointment and qualification to office are separate and distinct things.  Appointment is the act of being designated to a public office by the appointing authority.  Qualification is the act of signifying one's acceptance of the appointive position.   This generally consists of the taking / subscribing / filing of an official oath, and in certain cases, of the giving of an official bond, as required by law.  (Mechem)

 No one can be compelled to accept an appointment. Lacson v. Romero

 The appointment to a government post involves several steps:  (1) the President nominates; 

(b) the Commission on Appointments confirms the appointment; and (c) the appointee accepts the appointment by his assumption of office.  The first 2 steps are mere offers to the post but the last step rests solely with the appointee who may or may not accept the appointment.

 Borromeo v. Mariano

 A judge may not be made a judge of another district without his consent.  Appointment and 

qualification   to   office   are   separate   and   distinct   things.   Appointment   is   the   sole   act   of   the appointee.  There is no power which can compel a man to accept the office.

 Effect of Failure to Qualify 

·         Failure to qualify is deemed evidence of refusal of the office. ·         It is a ground for removal: 

If qualification is acondition precedent:               Failure to qualify ipso facto deemed

rejection of the office                                     If not condition precedent:       Failure is not ipso facto rejection 

·         Justifiable   reasons   for   delay   in   qualifying   include   sickness,   accident,   and   other fortuitous events that excuse delay.

 ·         The Omnibus Election Code provides that the officer must qualify (i.e., take his oath of 

office and assume office) within 6 months from proclamation.  Otherwise, the position will be deemed vacant.

 Exception:  If the non-assumption of office is due to a cause

beyond his control. 

·         Qualification is significant because it designates when security of tenure begins. Oath of Office 

·         An oath is an outward pledge whereby one formally calls upon God to witness to the truth of what he says or to the fact that he sincerely intends to do what he says.

 ·         Although the law usually requires the taking of an oath, it is not indispensable.  It is a mere incident to 

the office and constitutes no part of the office itself.  However, the President, Vice-President and Acting President are required by the Constitution (Art. VII, Sec. 5) to take an oath or affirmation before entering into the execution of their office.  Such oath-taking is mandatory.

 Q: Who are authorized to administer oaths?

A: (1)  Notaries public;                        (2)  Judges;                        (3)  Clerks of court;                        (4)  Secretary of House / Senate;                        (5)  Secretary of Exec. Departments;                        (6)  Bureau Directors;                        (7)  Register of Deeds;                        (8)  Provincial governors;                        (9)  City mayors;                        (10) Municipal mayors;

(11) Any other officer in the service of the government of the Philippines        whose appointment is vested in the President;(12) Any other officer whose duties, as defined by law or regulation,        require presentation to him of any statement under oath

Q: Who are obliged to administer oaths in all instances, and not just in matters of official business?

A:         (1)  Notaries public;

                                          (2)  Municipal judges;

                  (3)  Clerks of court 

Time of Taking the Oath of Office 

A public officer must take his oath of office before entering upon the discharge of his duties. 

Requalification 

If a public officer is re-elected or re-appointed, he must take another oath and fulfill the other condition precedents before assuming office.  The oath and other qualifications made prior to assumption of his previous office will not be valid for subsequent terms of office.

Giving of Bonds

Persons required to give bond 

Q: Who are the public officers generally required to give a bond? A: (1)   Accountable   public  officers   or   those   to  whom are  entrusted   the   collection    and 

custody of public money; 

       (2)  Public  ministerial   officers  whose   actions  may   affect   the   rights   and   interests   of individuals.

 The bond is in the nature of an indemnity bond rather than a penal or forfeiture bond.      The bond is also an obligation binding the sureties to make good the officer’s default.  It is required not for the benefit of the office holder, but for the protection of the public interest and   is  designed   to   indemnify   those  suffering   loss  or   injury  by   reason of  misconduct  or neglect in office.  

Effect of Failure to Give Bond within the Prescribed Period 

If not condition precedent:       Failure to give bond merely constitutes a ground forforfeiture of the office;  it is not forfeiture of the office ipso facto.

IF condition precedent:           Failure to give bond within the prescribed period

renders the office vacant.  

Term and Tenure of Office 

Term of Office and Tenure of Office Distinguished 

Term of Office                                     Tenure of Office 

De jure De facto                         Fixed and definite period of time         Period during which the incumbent

during which the officer may               actually holds the office.  It may be                        claim to hold the office as of right       shorter than the term.                                    Alba v. Evangelista 

It is only in those cases in which the office is held at the pleasure of the appointing power and where the power of removal is exercisable at its mere discretion that the officer may be removed without notice or hearing.

                       

 Power of the Legislature to Fix and Change the Term of Office 

RULES: ·  Where the term is fixed            by the Constitution:                 Congress has no power to alter the term.             However, such term of office can be shortened or extended by the vote of the people ratifying a constitutional amendment. · Where the term is not fixed:             Congress may fix the terms of officers

                                                other than those provided for in the Const. 

Congress has the power to change the tenure of officers holding offices created by it.  However, if the term is lengthened and made to apply to the incumbents, this could be tantamount to a legislative appointment which is null and void.

 When Term of Office Dependent upon "Pleasure of the President" 

Congress can legally and constitutionally make the tenure of certain officials dependent upon the pleasure of the President. (Alba v. Evangelista)

 Where the office is held at the pleasure of the appointing power and such appointing power 

can exercise the power of removal at his mere discretion, the public officer may be removed without notice or hearing.  (Alba v. Evangelista)

  

No Vested Interest in Term of Office 

Public office is a privilege revocable by the sovereignty at will.  An incumbent cannot validly object to the alteration of his term since he has no vested right  in his office.  (Greenshow v. U.S.)

  

Term of Office Not Extended by Reason of War 

There is no principle, law or doctrine by which the term may be extended by reason of war.  (Nueno, et al. v. Angeles)

  

Doctrine of Holdover 

Q: What is the doctrine of hold-over?

A: A public officer whose term has expired or services have been terminated is allowed to continue holding his office until his successor is appointed or chosen and had qualified.  (Mechem)

 Purpose of the Hold-Over Rule

 Public   interest.   It   is   to   prevent   a   hiatus   in   the   government   pending   the   time  when   a 

successor may be chosen and inducted into office. 

Holding-Over Rules 

(1) Where the law provides for it:       The office does not become vacant upon the expiration of   the   term   if   there   is   no successor   elected   and qualified   to   assume   it.  Incumbent will hold-over even if   beyond   the   term   fixed   by law.

 

(2)  Where the law is silent:                Unless hold-over is expressly or impliedly prohibited, incumbent may hold-over. 

(3)  Where the Constitution limitsthe term of a public officer anddoes not provide for hold-over:     Hold-over is not permitted.

  

Commencement of Term of Office 

RULES: 

(1) Where the time is fixed:    The term will begin on the specified date. (2) Where no time is fixed:     The term will generally begin on the date

of   the   election   or   the appointment.

  

POWERS AND DUTIES OF PUBLIC OFFICERS Source of Government Authority:              The people, the sovereignty. Scope of Powers of a Public Officer 

Lo Cham v. Ocampo The duties of a public office includes all those which truly are within its scope: 

 (1) those which are essential to the accomplishment of the main purpose for which the office was created; or

 (2) those which, although incidental or collateral, are germane to and serve to promote the accomplishment of the principal purpose.           

Territorial Extent of Powers of Public Officer 

GENERAL RULE:       Where a public officer is authorized by law to perform the duties of his office at a particular place, action at a place not authorized by law is ordinarily invalid.   (Note: This rule is applicable to all public officers whose duties are essentially local in nature, e.g. judges.)

 EXCEPTIONS:            (1)  Consuls; 

(2) Police officers, who may arrest persons for crimes committed outside Philippine territory;

 (3)  Doctrine of hot pursuit

            Duration of Authority of Public Officers 

The duration of the authority of public officers is limited to that term during which he is, by law, invested with the rights and duties of the office.

 Construction of Grant of Powers 

Strict   construction.   Will   be   construed   as   conferring   only   those   powers   which   are expressly imposed or necessarily implied.

 Classification of Powers 

Discretionary Ministerial Definition

 Acts which require the exercise of reason   in   determining   when, where,   and   how   to   exercise   the power

 Acts   which   are   performed   in   a given state of facts, in a prescribed manner,   in   obedience   to   the mandate of legal authority, without regard to or the exercise of his own judgment   upon   the   propriety   or impropriety of the act done (Lamb v. Phipps)

Can be delegated?

 Generally, NO.    Exception:   When   the   power   to substitute   /   delegate   has   been given

 Generally, YES.      Exception:   When   the   law expressly   requires   the   act   to   be performed by the officer in person and / or prohibits such delegation

When is mandamus proper?

 Only   if   the   duty   to   do   something has   been   delayed   for   an unreasonable period of time.

 In all cases.

Is public officer liable?

 Generally not liable  Exceptions:   if   there   is   fraud   or malice

 Liable if duty exercised contrary to the manner prescribed by law.

  Discretion; Discretionary PowerMinisterial Duty

Q: What is discretion?

A:  Discretion, when applied to public functionaries, means a power or right conferred upon them by law of acting officially in certain circumstances, according to the dictates of their own judgment and conscience, uncontrolled by the judgment or conscience of others.  (Lamb v. Phipps)

                         Q: What is a ministerial act?

A: A purely ministerial act is one which an officer or tribunal performs in a given state of facts,   in   a prescribed   manner, in   obedience   to   the   mandate   of   legal authority, without   regard   to   or   the   exercise   of   his   own   judgment upon   the propriety or impropriety of the act done.  A ministerial act is one to which nothing is left to the discretion of the person who must perform.   It is a simple, definite duty arising under conditions admitted or proved to exist and imposed by law.  It is a precise act, accurately marked out, enjoined upon particular officers for a particular purpose.  (Lamb v. Phipps)

                        Lamb v. Phipps

     Auditors and comptrollers, as accounting officers, are generally regarded as quasi-judicial officers.   They   perform   mere   ministerial   duties   only   in   cases   where   the   sum   due   is conclusively   fixed  by   law  or   pursuant   to   law.   Except   in   such   cases,   the  action  of   the accounting   officers   upon   claims   coming   before   them  for   settlement   and   certification   of balances found by them to be due, is not merely ministerial but judicial and discretionary.  Mandamus will therefore not issue.

  

Torres v. Ribo

     The powers of the Board of Canvassers are quasi-judicial and therefore discretionary. 

Aprueba v. Ganzon

     Mandamus will not issue to control or review the exercise of discretion of a public officer where the law imposes on him the right or duty to exercise judgment in reference to any matter in which he is required to act.

      The privilege of operating a market stall under license is not absolute but revocable under an implied lease contract subject to the general welfare clause.

       Mandamus never lies to enforce the performance of contractual obligations.

  

Miguel v. Zulueta

     Public officers may properly be compelled by mandamus to remove or rectify an unlawful act if to do so is within their official competence.  Q: When will the writ of mandamus issue? A:

·         To correct a gross abuse of discretion, a palpable excess of authority resulting in manifest injustice (Gesolgon v. Lacson); 

·         Where the question of constitutionality is raised by the petitioner (Cu Unjieng v. Patstone);

Q: When will the writ of mandamus never issue?

A: (1)  To control discretion;  (2)  When another adequate remedy exists;       (3)  To enforce the performance of contractual obligations, as in the

issuance of a license / permit  (Aprueba v. Ganzon);                                    Q: In filing a mandamus suit, when does a taxpayer not have to show that he

has any legal or special interest in the results of such suit?

A:  When the question is one of public right and the object of the mandamus is to procure the enforcement of a public duty, such as the observance of  the  law.   (Miguel v. Zulueta)

  

Time of Execution of Powers 

·         Where not indicated:         Within a reasonable time ·         Where indicated:               Merely directory             Exceptions:

(1)  When there is something in the statute which shows a different intent (Araphoe City v. Union Pac);

 (2)  Where   a   disregard   of   the   provisions   of   the   statute   would 

injuriously affect a public interest or public right; 

(3) When the provision is accompanied by negative words importing that the acts shall not be done in any other manner or time than that designated.

  Ratification of Unauthorized Acts 

·         If act was absolutely void       at the time it was done:                 Cannot be ratified ·         If merely voidable:                         Can be ratified and rendered valid  

�     Where superior officers have authority to ratify the acts of their inferiors, they are restricted to the ratification of acts and contracts which they themselves are empowered to make. 

�     It is not enough that the public officer acted beyond his powers in order that he may be held liable for damages.   If the act committed is reasonably related to his duties and the officer was in good faith, he will not be held liable.

  

Government not estopped by the unauthorized or Illegal acts of officers  

�     As between an individual and his government, the individual cannot plead the void act of an official to shield him from the demand of the government that he (the individual) fulfill an obligation which he has contracted with   the government,  after   the benefits  accruing  to  him as a  result  of   that obligation have been received.   The government can neither be estopped nor prejudiced by the illegal acts of its servants.  (Government v. Galarosa) Hilado v. Collector

 A tax circular issued on a wrong construction of the law cannot give rise to a vested right that  

can be invoked by a taxpayer.  

Accountability and Responsibility of Public Officers and Employees Norm of Performance of Duties 

Q: What are the standards of personal conduct provided for in Sec. 4, RA 6713?

A:   (1)  Commitment to public interest;      (2)   Professionalism;

                  (3)   Justness and sincerity;                  (4)   Political neutrality;                  (5)   Responsiveness to the public;                  (6)   Nationalism and patriotism;                  (7)   Commitment to democracy;                  (8)   Simple living  RIGHTS AND PRIVILEGES OF PUBLIC OFFICERS Right to Office 

The right to office is the right to exercise the powers of the office to the exclusion of others.  

Right to Salary or Compensation 

GENERAL RULES: 

�     A   public   officer   is   not   entitled   to   compensation   for   services   rendered   under an unconstitutional statute or provision thereof.

 Exception:       If some other statute provides otherwise. 

�     If no compensation is fixed by law, the public officer is assumed to have accepted the office to serve gratuitously.

 �     After services have been rendered by a public officer, the compensation thus earned 

cannot be taken away by a subsequent law.  However, he cannot recover salary for a period during which he performed no services.

 �     One without legal title to office either by lawful appointment or election and qualification 

is not entitled to recover salary or compensation attached to the office. 

�     One   who   intrudes   into   or   usurps   a   public   office   has   no   right   to   the   salary   or emoluments attached to the office.

  Compensation not an element of public office

 Compensation is not indispensable to public office.   It  is not part of the office but merely 

incident thereto.  It is sometimes expressly provided that certain officers shall receive no compensation, and a law creating an office without any provision for compensation may carry with it the implication that  the services are to be rendered gratuitously.

 Salary, Wages, and Per Diems Defined and Distinguished

  

Salary:             time-boundWages:           service-boundPer Diem:        allowance for days actually spent for special duties 

Salary of Public Officer Not Subject to Attachment 

·         The salary of a public officer or employee may not, by garnishment, attachment, or order  of  execution,  be seized before  being paid  by  him,  and appropriated   for   the payment of his debts.

 ·         Money in the hands of public officers, although it may be due government employees, 

is not liable to the creditors of these employees in the process of garnishment because the sovereign State cannot be sued in its own courts except by express authorization by statute.  Until paid over by the agent of the government to the person entitled to receive  it,  public  funds cannot  in any  legal  sense be part  of  his effects subject   to attachment by legal process. (Director of Commerce and Industry v. Concepcion)

 Future or Unearned Salaries Cannot be Assigned 

The salary or emoluments in public office are not considered the proper subject of barter and sale.  (22 R.C.L. 541)

 Agreements Affecting Compensation Held Void 

An agreement by a public officer respecting his compensation may rightfully be considered invalid as against public policy where it tends to pervert such compensation to a purpose other than that  for which it was intended, and to interfere with the officer's free and unbiased judgment in relation to the duties  of  his  office.   (This   is  usually  with   reference   to  unperformed services and  the  salary  or   fees attached thereto.) Right to Recover Salary: De Jure Officer and De Facto Officer

                         Monroy v. CA and del Rosario

Where a mayor filed a certificate of candidacy for congressman then withdrew such certificate and reassumed the position of mayor, thus preventing the vice-mayor from discharging the duties of  the position of mayor, the mayor should reimburse to the vice-mayor, as the right rightful occupant of  the position of mayor, the salaried which he had received.

  

Rodriguez v. Tan 

Where a duly proclaimed elective official who assumes office is subsequently ousted in an election protest, the prevailing party can no longer recover the salary paid to the ousted officer.  The ousted officer, who acted as de facto officer during his incumbency, is entitled   to   the   compensation,   emoluments   and   allowances  which   are   provided   for   the position.

 Exception: If there was fraud on the part of the de facto officer which would vitiate his election.

 Q: When can the de jure officer recover from:

(a) the government?

When the government continues to pay the de facto officer  even after the notice 

of adjudication of the protest in favor of the de jure officer.

(b) A de facto officer?

When notice of adjudication of the title to the de jure officer has been given, and the de facto officer still continues to exercise duties and receive salaries and emoluments.

                          (c) An intruder / usurper?

At all instances.

  

Additional or Double Compensation Prohibited Q: Differentiate additional compensation from double compensation.

Additional Double

 There is only 1 position, but                There are 2 positions, and with additional functions   and                         the   public   officer   is   getting   additional compensation.                                     emoluments for both positions.

  Q: Differentiate the 2 kinds of allowances. Commutable Reimbursable Given by virtue of the position             The public officer must presentwhether or not he incurred                              a receipt or certification underexpenses for which the allowance                 oath that such amount was spentis given.  Received as a matter                      in order that the public officerof right.                                                            may recover the money spent. There is a conclusive presumptionthat it was spent.    

RULES:

�     Pensions   /   gratuities are   not   considered   as   additional,   double,   or   indirect 

compensation. (Sec. 8, Art. IX-B, 1987 Constitution) 

�     By its very nature, a bonus partakes of an additional remuneration or compensation. (Peralta v. Auditor General)

 �     An allowance for expenses incident to the discharge of the duties of office is not an 

increase  of   salary,   a  perquisite,   nor   an  emolument  of   office.   (Peralta   v.  Auditor-General)

  Can Public Officer Recover Salary for Period of Suspension?

 RULES: 

�     If preventively suspended:            NO, he cannot recover salary. 

BUT:    If he is subsequently exonerated, he can recover            salary for the period of his preventive suspension. 

�     If he was given penalty ofremoval from office, but was        YES, he can recover becausecompletely exonerated upon         he was completely exonerated.appeal:                                              

�     If he was given penalty ofremoval from office, but his          NO, because he was still foundpenalty was commuted from        guilty although the penalty wasremoval to mere suspension,       reduced.or demotion:                                                  

�     If the suspension / removalfrom office is unjustified:               YES. 

                         Q: In summary, when can payment of salaries corresponding to the period when an employee was suspended be allowed? A:         (1)  When he is found innocent of the charges which                                                                        caused his suspension;                                               

                        (2)  When the suspension is unjustified (Abellera v. City of                                    Baguio)

   ADMINISTRATIVE DISCIPLINE Over Presidential Appointees Olonan v. CSC 

Administrative charges were filed against the PUP President and other officers for violations of RA 3019 with  the CSC. Olonan et.al.   filed a motion to dismiss the complaint  contending principally   that   the CSC has no  jurisdiction to try and decide the case against her, she being a presidential  appointee. The CA upheld Olonan’s contention. There is nothing in the provisions of the Constitution or the Administrative Code of 1987 which gives the CSC the power to discipline presidential  appointees  like petitioner herein.  Sec.  47(1),  Book V of  EO 292 which provides that “a complaint may be filed directly with the CSC by a private citizen against a government official or employee  in which case it  may hear and decide the case” must be read together with Sec. 48 which  is entitled “Procedure in Administrative Cases Against Non-Presidential Appointees.” The very subject of Sec. 48 implicitly limits the scope of  the CSC’s  jurisdiction  in administrative cases to non-presidential  appointees and makes patent  the 

conclusion that the disciplinary authority over presidential appointees lies elsewhere – the President as appointing power himself. 

Power to Appoint Implies the Power to Remove; Exceptions a)   Justices of the Supreme Court (by impeachment)b)   Members of Constitutional Commissions (by impeachment)c)   Ombudsman (by impeachment)d)     Judges of inferior courts (disciplinary or removal power vested

in the Supreme Court) Bonifacio Sans Maceda v. Vasquez 

A judge who falsifies his Certificate of Service is administratively liable to the SC for serious misconduct and inefficiency under Sec. 1, Rule 140 of the Rules of Court and criminally liable to the State under the Revised Penal Code for his felonious act. Where a criminal complaint against a judge or other employee arises from their administrative  duties,   the  Ombudsman must  defer  action  on  said  complaint  and   refer   the  same  to   the  SC  for determination whether said judge or court employee had acted within the scope of their administrative duties. Thus, the Ombudsman should first refer the matter to the SC for determination of whether the certificates reflected the true status of his pending case load, as the SC had the necessary records to make such a determination. Art. VIII, Sec. 6 of the Constitution exclusively vests in the SC administrative supervision over all courts and court personnel. Dolalas v. Ombudsman-Mindanao 

Citing the Maceda case, the SC power of administrative supervision over judges and court personnel is exclusive. Investigation by the Ombudsman violates the specific constitutional mandate of the SC and undermines the independence of the judiciary.  Over Non-Presidential Appointees Grounds ·           Sec. 46(a), Book V of EO 292 provides that “No officer or employee in the Civil Service shall be suspended or  

dismissed except for cause as provided by law and after due process.” The grounds constituting just  cause are enumerated in Sec. 46(b).

 Jurisdiction ·     Original complaints may be filed: (a) directly with the CSC or (b) with the Secretaries and heads of agencies and 

instrumentalities, provinces, cities and municipalities for officers and employees under their jurisdiction. ·     Decisions of Secretaries and heads of agencies and instrumentalities, provinces, cities and municipalities shall be 

final in case the penalty imposed is suspension for not more than thirty days or fine in an amount not exceeding thirty days’ salary.

 ·     In case the decision rendered by a bureau or office head is appealable to the Commission, the same may be 

initially appealed to the department and finally  to  the Commission and pending appeal,   the same shall  be executory   except   when   the   penalty   is   removal,   in   which   case   the   same   shall   be   executory   only   after confirmation by the Secretary concerned.

 ·         Decisions imposing the penalty of suspension for more than thirty days or fine in an amount exceeding thirty  

days’ salary, demotion in rank or salary or transfer, removal or dismissal from office shall be appealable to the CSC.

 Procedure in Administrative Cases Against Non-Presidential Appointees             Administrative proceedings may be commenced against a subordinate officer or employee by the Secretary or head of office of equivalent rank, or head of local government, or chiefs of agencies, or regional directors, or upon sworn written complaint of any other person. For complaints filed by any other person 

·     Complainant shall submit sworn statements covering his testimony and those of his witnesses together with his documentary evidence.

 ·     If based on such papers a prima facie case is found not to exist, the disciplining authority shall dismiss the case.  

Otherwise, he shall notify the respondent in writing of the charges against the latter. ·     Respondent shall be allowed not less than seventy-two hours after receipt of the complaint to answer the charges 

in writing under oath, together with supporting sworn statements and documents. He shall also indicate whether or not he elects a formal investigation if his answer is not considered satisfactory.

 ·     If the answer is found satisfactory, the disciplining authority shall dismiss the case. ·     Although a respondent does not request a formal investigation, one shall nevertheless be conducted when from 

the allegations of the complaint and the answer of the respondent, including the supporting documents, the merits of the case cannot be decided judiciously without conducting such an investigation.

 ·     The   decision   shall   be   rendered   by   the   disciplining   authority  within   thirty   days   from   the   termination   of   the 

investigation or submission of the report of the investigator, which report shall be submitted within fifteen days from the conclusion of the investigation.

 ·     Either party may avail himself of the services of counsel and may require the attendance of witnesses and the 

production of documentary evidence in his favor through the compulsory process of subpoena or subpoena duces tecum.

  Appeals and Petition for Reconsideration ·     Appeals, where allowable, shall be made by the party adversely affected by the decision within fifteen days from 

receipt of the decision unless a petition for reconsideration is seasonably filed, which petition shall be decided within fifteen days.

 ·     A petition for reconsideration shall be based only on any of the following grounds:     

(a)   new evidence has been discovered which materially affects the decision rendered;(b)   the decision is not supported by the evidence on record; or(c)   error  of   law  or   irregularities   have  been   committee  which  are   prejudicial   to   the   interests   of   the respondent.

 ·     Only one petition for reconsideration shall be allowed.           Mendez v. Civil Service Commission                          The remedy of appeal in civil service cases may be availed of only in a case where respondent is 

found guilty of the charges against him. But when the respondent is exonerated of said charges, as in this case,   there  is no occasion  for  appeal.  PD 807 shows  that  it  does not contemplate a  review of  decisions exonerating officers or employees from administrative charges. “Party adversely affected by the decision” in Section 39 of the Civil Service Law refers to the government employee against whom case was filed.

 Summary Proceedings ·           No formal investigation is necessary and the respondent may be immediately removed or dismissed if any of 

the following circumstances is present: 

(1) When the charge is serious and the evidence if guilt is strong;(2)  When   the   respondent   is   a   recidivist   or   has   been   repeatedly   charged   and   there   is 

reasonable ground to believe that he is guilty or the present charge; and (3)  When the respondent is notoriously undesirable.

 Preventive Suspension 

·     The   proper   disciplining  authority  may   preventively   suspend   any   subordinate   officer   or   employee  under   his authority pending an investigation, if the charge against such officer or employee involves:

 (a)  dishonesty; or(b)  oppression or grave misconduct; or(c)  neglect in the performance of duty; or(d)  if there are reasons to believe that the respondent is guilty of charges which would warrant his 

removal from the service. ·     Maximum period for preventive suspension is ninety (90) days for national officials. Under the Local Government 

Code, local appointive and elective officials may be preventively suspended for only sixty (60) days. If the case is filed in the Ombudsman, the latter may impose a preventive suspension for a period of six (6) months.

 ·     When the administrative case against the officer or employee under preventive suspension is not finally decided 

by the disciplining authority within the period of ninety (90) days after the date of suspension of the respondent who is not a presidential appointee, the respondent shall be automatically reinstated in the service.

 Penalty ·     In meting out punishment, the same penalties shall be imposed for similar offenses and only one penalty shall be 

imposed in each case. ·     The disciplining authority may impose the penalty of removal from the service, demotion in rank, suspension for 

not more than one year without pay, fine in an amount not exceeding six months’ salary, or reprimand. (Sec.  46(d), Book V, EO 292)

 ·     If   the   respondent   is   found   guilty   of   two   or  more   charges   or   counts,   the   penalty   imposed   should   be   that 

corresponding   to   the   most   serious   charge   or   count   and   the   test   may   be   considered   as   aggravating circumstances. (Sec. 17 of the Implementing Civil Service Rules and Regulations)

 ·     A reprimand whether  given by  the Civil  Service Commission or   the head of  department  or  agency shall  be 

considered a penalty. However, a warning or an admonition shall not be considered a penalty. (Sec. 15 of the Implementing Civil Service Rules and Regulations)

             Tobias v. Veloso                         Reprimand is a penalty. In this case, police chief is not entitled to back wages as Sec. 16 of the Police 

Act of 1966 expressly provides that a suspended member of the police force shall be entitled to his salary for the period of his suspension upon exoneration. A reprimand is not equivalent to an exoneration. It is more severe than an admonition, which is considered a mild rebuke. A reprimand is administered to a person  in  fault by his superior officer or a body to which he belongs.  It  is an administrative penalty,  although it may be slight form of punishment.

  NOTE:  A warning is an act or fact of putting one on his guard; an admonition is a                                    gentle or friendly reproof or a mild rebuke; while a reprimand is a formal                             and 

public censure or  a severe reproof. Removal of Administrative Penalties or Disabilities ·     In   meritorious   cases   and   upon   recommendation   of   the   CSC,   the   President   may   commute   or   remove 

administrative penalties or disabilities imposed upon officers or employees in disciplinary cases, subject to such terms and conditions as he may impose in the interest of the service.

  Over Elective Officials Impeachment ·     A verified complaint may be filed by any member of  the House of Representatives or by any citizen upon a 

resolution of endorsement by any member thereof. 

·     Complaint   shall   be   included   in   the  Order  of  Business  within   ten   sessions  days  and   referred   to   the  proper  Committee within three sessions days thereafter.

 ·     The Committee, after hearing, and by a majority vote of all its members, shall submit its report to the House within  

sixty session days  from such  referral,   together with  the corresponding  resolutions.  The resolution shall  be calendared for consideration of the House within ten session days from receipt thereof.

 ·     A vote of at  least one-third of all   the members of the House shall  be necessary either  to affirm a favorable  

resolution with the Articles of Impeachment of the Committee, or override its contrary resolution. ·     In case the verified complaint or resolution of impeachment is filed by at least one-third of all the members of the 

House, the same shall constitute the Articles of Impeachment, and trial by the Senate shall forthwith proceed. ·     The Senate shall have the sole power to try and decide all cases of impeachment. When sitting for that purpose, 

the Senators shall be on oath or affirmation. When the President of the Philippines is on trial, the Chief Justice of the Supreme Court shall preside, but shall not vote. No person shall be convicted without the concurrence of  two-thirds of all the members of the Senate.

 ·     Judgment in cases of impeachment shall not extend further than removal from office and disqualification to hold 

office under the Republic of the Philippines, but the party convicted shall nevertheless be liable and subject to prosecution, trial and punishment according to law.

 ·     No impeachment proceedings shall be initiated against the same official more than once within a period of one 

year.  Local Elective Officials (Sec. 60-68, Local Government Code) Grounds for Disciplinary Actions 

(1)               Disloyalty to the Republic of the Philippines (2)        Culpable violation of the Constitution (3)        Dishonesty, oppression, misconduct in office, gross negligence, or

dereliction of duty (4)        Commission of any offense involving moral turpitude or an offense punishable by

at least prision mayor (5)        Abuse of authority (6)        Unauthorized absence for fifteen (15) consecutive days, except in the case of members of the 

sangguniang panlalawigan, sangguniang panlungsod, sangguniang bayan, and sangguniang barangay

 (7)       Application for, or acquisition of, foreign citizenship or residence or the status of

an immigrant of another country (8)       Such other grounds as may be provided in this Code and other laws.

 Procedure (1) Verified Complaint       A verified complaint may be filed against any erring local elective official and submitted to the following disciplinary authorities: 

Office of the President            -           elective official of a province, a highly urbanized city,   an   independent   component   city   or component city;

 Sangguniang panlalawigan     -           elective official of a municipality

 Sangguniang panlungsod orsangguniang bayan                 -           elective barangay official

 (2) Answer       Within seven (7) days after the administrative complaint is filed, the Office of the President or the sanggunian concerned, as the case may be, shall require the respondent to submit his verified answer within fifteen (15) days from receipt thereof (3) Investigation              The investigation of the case shall be commenced within ten (10) days after receipt of such answer of the respondent.             However, no investigation shall be held within ninety (90) days immediately prior to any local election, and no preventive suspension shall be imposed within the said period. Preventive Suspension ·     Preventive suspension may be imposed: 

a)   By the President:                    if the respondent is an elective official of a province,       a   highly   urbanized   or   an   independent 

component city; 

b)   By the governor:                      if the respondent is an elective official of a                                                      component city or municipality; or c)   By the mayor:                          if the respondent is an elective official of the                                                      barangay.

 ·     Preventive suspension may be imposed at any time after the issues are joined, when the evidence of guilt  is 

strong, and given  the gravity of  the offense,  there  is great probability   that  the continuance  in office of  the respondent could influence the witnesses or pose a threat to the safety and integrity of the records and other evidence.

 ·     However, any single preventive suspension of local elective officials shall not extend beyond sixty (60) days. ·     Furthermore, in the event that several administrative cases are filed against an elective official, he cannot be 

preventively suspended for more than ninety (90) days within a single year on the same ground or grounds existing and known at the time of the first suspension.

 ·     Upon expiration of the preventive suspension, the suspended elective official shall be deemed reinstated in office 

without prejudice  to  the continuation of  the proceedings against him, which shall  be terminated within one hundred twenty (120) days from the time he was formally notified of the case against him.

           Note:   The   respondent   official   preventively   suspended   from   office   shall   receive   no   salary   or compensation during such suspension; but upon subsequent exoneration and reinstatement, he shall be paid full salary or compensation including such emoluments accruing during such suspension.

                    Note: No preventive suspension shall be imposed within ninety (90) days immediately prior to any local 

election. If preventive suspension has been imposed prior to the 90-day period immediately preceding local election, it shall be deemed automatically lifted upon the start of the aforesaid period.

 Rights of Respondent 

The respondent shall be accorded full opportunity to appear and defend himself in person or by counsel,  to  confront  and  cross-examine   the  witnesses  against  him,  and   to   require   the  attendance  of  witnesses  and   the production of documentary process of subpoena or subpoena duces tecum. Form and Notice of Decision 

·     The investigation of the case shall be terminated within ninety (90) days from the start thereof. ·     Within thirty (30) days after the end of the investigation, the Office of the President or the sanggunian concerned 

shall render a decision in writing stating clearly and distinctly the facts and the reasons for such decision. ·     The penalty of suspension shall not exceed the unexpired term of the respondent or a period of six (6) months for 

every administrative offense, nor shall said penalty be a bar to the candidacy of the respondent so suspended as long as he meets the qualifications required for the office.

 ·     The penalty of removal from office as a result of an administrative investigation shall be considered a bar to the 

candidacy of the respondent for any elective position. Administrative Appeals ·     Decisions in administrative cases may, within thirty (3) days from receipt thereof, be appealed to the following: 

a)         The sanggunian panlalawigan:           in the case of decisions of: 

(1)   sangguniang panlungsod of component cities; and (2)   sangguniang bayan; 

  b)         The Office of the President:   in the case of decisions of: 

(1)   the sangguniang panlalawigan;(2)   the sangguniang panlungsod of highly urbanized cities;(3)   the   sangguniang   panglungsod   of   independent   component 

cities. 

Decisions of the Office of the President shall final and executory. Execution Pending Appeal             An appeal shall not prevent a decision from becoming final or executory. The respondent shall be considered as having been placed under preventive suspension during the pendency of an appeal in the event he wins such appeal. In the event the appeal results in an exoneration, he shall be paid his salary and such other emoluments during the pendency of the appeal.  TERMINATION OF OFFICIAL RELATIONS Modes of Termination 1)         Expiration of Term or Tenure of Office 

a)         End of a fixed termb)         End of Pleasure where one holds office at pleasure of appointing authorityc)         Loss of confidence in primarily confidential employment

 2)         Reaching the age limit; Retirement3)         Bona fide abolition of office4)         Abandonment of office5)         Acceptance of an incompatible office6)         Resignation7)         Resignation8)         Removal for cause9)         Temporary appointments’ termination10)       Recall11)       Impeachment12)       Prescription of right to office13)       Death

14)       Conviction of crime where disqualification is an accessory penalty15)       Filing of certificate of candidacy16)       Performance of act or accomplishment of purpose for which the office was created  Expiration of Term or Tenure of Office End of Fixed Term ·           Upon the expiration of the officer’s term, unless he is authorized by law to hold over, his rights, duties and 

authority as a public officer must be ipso facto terminated. 

End of pleasure where one holds office at the pleasure of the appointing authority           Alba v. Evangelista                    President can validly  terminate  tenure of  Vice Mayor of  Roxas City as  the office was created at   the 

pleasure of the President. What is involved here is not the question of removal, or whether legal cause should precede or not that of removal. What is involved here is the creation of an office and the tenure of  such office, which has been made expressly dependent upon the pleasure of the President.

           Fernandez v Ledesma                  The Charter of Basilan City provides that the President shall appoint and may remove at his discretion any 

of the city’s officers, including its Chief of Police, with the exception of the municipal judge, who may be removed only according to law. The legislative intent is to make continuance in office dependent upon the pleasure of the President. Congress has the power to vest such power of appointment. Further, “A public office is the right for a given period, either fixed by law or enduring at the pleasure of the creating power.” Alba v. Evangelista states that the replacement is not removal, but an expiration of tenure, which is an ordinary mode of terminating official relations. What is involved is not removal, or whether legal cause should precede such removal, but the creation of an office and the tenure of such office, which has been made expressly dependent upon the pleasure of the President.

 Loss of Confidence in Primarily Confidential Employment             Hernandez v. Villegas 

     Even officers and employees of the civil service occupying primarily confidential positions are subject to the constitutional safeguard against removal or suspension except for cause.

     Official and employees holding primarily confidential positions continue only for so long as confidence in   them endures.   The  termination  of   their  official   relation can be  justified  on  the  ground of   loss of confidence because in that case, their cessation from office involves no removal but merely the expiration of the term of office.

Ingles v. Mutuc

     The statement that an officer holding a position which is primarily confidential in nature is “subject to removal at the pleasure of the appointing power” is inaccurate.  Such statement (a mere obiterin the case of  De   los  Santos   v.  Mallare),   if   detached  from  the  context  of   the  decision   in   said  case,  would  be inconsistent with the constitutional command to the effect that “no officer or employee in the Civil Service shall be removed or suspended except for cause as provided by law,” and it is conceded that one holding in the government a primarily confidential positions is “in the Civil Service.”

      This should not be misunderstood as denying that the incumbent of a primarily confidential position holds office at the pleasure only of the appointing power.   It should be noted however, that when such pleasure turns into displeasure, the incumbent is not “removed” or “dismissed” from office - his “term” merely “expires” in much the same way as an officer, whose right thereto ceases upon expiration of the fixed  term  for which he had been appointed or  elected  is not and cannot be deemed “removed” or “dismissed” therefrom, upon the expiration of said term.  The main difference between the former - the 

primarily confidential officer - and the latter is that the latter’s term is fixed or definite, whereas that of the former is not pre-fixed but indefinite, at the time of his appointment or election, and becomes fixed and determined when  the  appointing  power  expresses  its  decision   to  put  an end  to   the  services  of   the incumbent.  When this event takes place, the latter is not “removed” or “dismissed” from officer - his term has merely expired.

             Gray v. De Vera                                                    President appointed Gray as Board secretary of the People’s Homesite and Housing Corporation but was 

later terminated through a board resolution due to loss of confidence. SC reversed ruling that Gray’s appointment was a permanent one. Although the President, EO 99, declared the position of secretary to the board of a government corporation “primarily confidential in nature,” it does not follow that a board secretary  whose appointment  was  permanent  may be  removed  from office  without  a   formal  charge specifying the ground for removal and without giving him an opportunity to be head. Such removal was illegal since there was no lawful cause for removal.

       By declaring   that   the position  is  primarily   confidential   in  nature,   the  President   intended  that   the position be filled by an appointee of unquestioned honesty and integrity. The act of Gray in reporting the board’s  act   of  mismanagement   and  misconduct  was   in   consonance  with   the  honesty   and   integrity required for the position.

           Cariño v. ACCFA                    SC  reversed   termination  of   lawyers  who were  appointed  as  permanent  employees  of  ACCFA.  That 

petitioners’ positions are primarily confidential is immaterial. The Constitution merely excepts primarily confidential positions from the coverage of “the rule requiring appointments in the civil service to be made on the basis of merit and fitness as determined from the competitive exams,” but does not exempt such positions  from  the operation of  the principle  that  no officer or  employee  in  the civil  service shall  be removed or suspended except for cause as provided by law, which recognizes no exception.

  Reaching the Age Limit; Retirement Conditions for entitlement to retirement benefits (R.A. No. 8291) a)         he has rendered at least fifteen (15) years of service;b)         he is at least sixty (60) years of age at the time of retirement; andc)         he is not receiving a monthly pension benefit from permanent total disability. Compulsory Retirement      Unless the service is extended by appropriate authorities, retirement shall be compulsory for an employee at least sixty-five (65) years of age with at least fifteen (15) years of service; Provided that if he has less than fifteen (15) years of service, he may be allowed to continue in the service in accordance with existing civil service rules and regulations. Retirement benefits (1)         the lump sum payment defined in RA No. 8291 payable at the time of retirement plus an

old-age  pension  benefit  equal   to   the  basis  monthly  pension  payable  monthly   for   life,   starting  upon expiration of the give-year (5) guaranteed period covered by the lump sum; or

 (2)        cash payment equivalent to eighteen (18) months of his basic monthly pension plus monthly pension for life 

payable immediately with no five-year (5) guarantee.             Beronilla v GSIS                   The compulsory retirement of government officials and employees upon reaching the age of 65 years is 

founded on public policy which aims by it to maintain efficiency in the government service and, at the same time, give to the retiring public servants the opportunity to enjoy during the remainder of their lives the recompenses for their long service and devotion to the government, in the form of a comparatively easier life, freed from the rigors, discipline and the exacting demands that the nature of their work and their relations with their superiors as well as the public would impose on them.

           UP Board of Regents v. Auditor General                  A BOR resolution extended the services of a UP professor for another year. In the same year, he reached 

the age of 65. The Auditor General questioned the legality of the resolution arguing that the services rendered after the compulsory retirement age were illegal and that he was not entitled to compensation. SC  upheld  Auditor  General   ruling   that   as   government   employees,  UP  professors   are   compulsorily covered by the Retirement Law which creates a uniform retirement system for all members of the GSIS.

           Rabor v. CSC                  At the age of 55, Rabor was hired as a government employee at the Davao City Mayor’s Office in 1978. In 

1991, he was advised to apply for retirement. He was already 68 years old with 13 years of service. He requested that his services be extended in order that he may complete the 15-year service requirement. This was denied and Rabor claimed that the doctrine enunciated in Cena v. CSC should be applied in his case.

      SC ruled that the Cena doctrine is not applicable. CSC Memo Circular No. 27, s. of 1990 cited in the  decision in Cena v. CSC, provides that “any request for the extension of service of compulsory retirees to complete the 15-year service requirement for retirement shall be allowed only to permanent appointees in the career service who are regular GSIS members, and shall be granted for a period not exceeding one (1) year.” Cena further stated that the authority to grant the extension was a discretionary one vested in the head of the agency concerned. To reiterate, the head of the government agency concerned is vested with discretionary authority to allow or disallow extension of service of an employee who has reached 65 years old without completing 15 years of government service; this discretion to be exercised conformably with CSC Memo Circular No. 27, s. of 1990.

  Bona Fide Abolition of Office ·     As a general rule, absent some Constitutional prohibition, Congress may abolish any office it creates without  

infringing upon the rights of the officer or employee affected. ·     To consider an office abolished, there must have been an intention to do away with it wholly and permanently. ·     Termination by virtue of the abolition of the office is to be distinguished from removal. There can be no tenure to a 

non-existent office. After the abolition, there is in law no occupant. In case of removal, there is an office with an  occupant who would thereby lose his position. It  is in that sense that from the standpoint of strict  law, the question of any impairment of security of tenure when there is an abolition of office does not arise. The right itself disappeared with the abolished office as an accessory following the principal.

  Abolition Must Be in Good Faith      As well settled to the rule that the abolition of an office does not amount to an illegal removal or separation of its  incumbent is the principle that,  in order to be valid, the abolition must be made in good faith, not for personal or political reasons, and not implemented in violation of law.           Reorganization             Reorganization occurs where there is an alteration of the existing structure of government offices or units  therein,  including the  lines of control,  authority and responsibility between them to promote greater efficiency,  to remove redundancy of functions, or to effect economy and make it  more responsive to the needs of their public  clientele.   It  may result   in  the  loss of one’s position through removal  or  abolition of office.  Reorganization of   the government may be required by law independently of specific constitutional authorization. But in order to be valid, it must also be done in good faith.                       Board of Directors of PCSO v. Alandy                   Alandy was the incumbent Assistant General Manager of the PCSO. In 1954, Resolution No. 314 was 

passed to reorganize the PCSO. The position of Assistant General Manager was converted to General Field Supervisor to which Alandy was appointed. However, in 1955, the position of Assistant General 

Manager was again created through Resolution No. 422 and a different person was appointed to the position. SC invalidated the new appointment and reinstated Alandy to his position as PCSO Assistant General  Manager.  What  occurred  here   is   that   the  position   of  Assistant  General  Manager  was  not abolished but was merely converted to another position. As such,  the conversion merely caused the giving of additional functions to Alandy, who still held the position of Assistant General Manager.

           Dario v. Mison                    In pursuance of its reorganization policy, Pres. Aquino issued EO 127 in 1987 which provided for the 

reorganization of the Bureau of Customs. Pursuant to EO 127, Commissioner Mison terminated a total of 310 employees. Upon appeal, the CSC ordered the reinstatement of 283 employees which was upheld by the SC. The dismissal are not valid. There is no dispute that pursuant to the Freedom Constitution and the various executive orders  issued by Pres.  Aquino,   the different  departments  of  government  were authorized to carry on reorganization programs. But the nature and extent of the power to reorganize were circumscribed by the source of the power itself. The Reorganization process is made up of two stages. The first stage, which was effected pursuant to Proclamation 3, allowed removals “not for cause,” and it ended on 02 February 1987. On the other hand, the second stage is a continuing one from 02 February 1987 pursuant to the 1987 Constitution. The 1987 Constitution requires that removal “not for cause” must be a result of reorganization. Such removals must also pass the test of good faith, a test  obviously not required under the first stage which was envisioned as a purgation.

       A  reorganization  is  carried out   in  good  faith   if   it   is   for   the purpose of  economy or   to  make  the bureaucracy more efficient. Good faith, as a component of reorganization under a constitutional regime, is judged from the facts of each case. In the case at bar, there was lack of good faith. Mison’s argument  that the reorganization is progressive would be valid only if it was pursuant to Proclamation 3. However, in spite of her immense revolutionary power, Pres. Aquino still promulgated EO 17 which established safeguards   against   the   propensity   that   accompany   reorganizations   and   established   the   rule   that dismissals  should  be based on  findings of   inefficiency,  graft  and unfitness  to   render  public  service. Assuming then that the reorganization in the first stage was progressive and still valid, such dismissals as ordered by Mison would still have to comply with the terms set down in EO 17.

             Rubenecia v. CSC                   SC upheld power of the CSC to transfer jurisdiction over administrative appeals from the Merit Systems 

Protection Board to the CSC en banc itself. The 1987 Administrative Code made clear that the MPSB was intended to be an office of the CSC like any other of the other 13 offices in the CSC. In other words, the MPSB was a part of the internal structure and organization of the CSC. It was not an autonomous entity created by law and merely attached for administrative purposes to the CSC. Thus, it was a proper subject  of  organizational  change which  the CSC  is  authorized  to  undertake under   the  present  Civil Service law. The resolution merely re-allocated to the CSC itself the functions of the MPSB relating to the determination of administrative disciplinary cases to “streamline the operation of the CSC.”  It did not purport   to  abolish   the  MPSB nor   to  effect   the   termination  of   the   relationship  of   public  employment between CSC and any of its officers or employees.

  Abandonment of Office ·     A public office may become vacant ipso facto by abandonment and non-user. When an office is once abandoned, 

the former incumbent cannot legally repossess it even by forcible re-occupancy. ·     Abandonment  must  be  total  and absolute,  and must  be under  such circumstances as clearly   to   indicate  an 

absolute relinquishment thereof. Moreover, the officer should manifest a clear intention to abandon the office and its duties. Abandonment by reason of acceptance of another office, in order to be effective and binding, must spring from and be accompanied by deliberation and freedom of choice, either to keep the old office or renounce it for another. Temporary absence is not sufficient.

   Acceptance of an Incompatible Office ·     He  who,  while  occupying  one  office,  accepts  another  office   incompatible  with   the   first, ipso facto absolutely 

vacates the first office. That the second office is inferior to the first does not affect the rule. And even though the 

title to the second office fails as where election is void, the rule is still the same, nor can the officer then regain the possession of his former office to which another has been appointed or elected.

 ·     If the law or Constitution as an expression of public policy forbids the acceptance by a public officer of any other 

office other than that which he holds, it is not a case of incompatibility but of legal prohibition.             Incompatibility of offices exists where:

 (a)  There is conflict in such duties and functions so that the performance of the duties of one interferes  with   the   performance   of   the   duties   of   another,   as   to   render   it   improper   for considerations of public policy for one person to retain both. (b)  One is subordinate to the other and is subject in some degree to its supervisory powers for in such situation where both are held by the same person, the design that one acts as a check on the other would be frustrated. (c)  The Constitution or the law itself, for reasons of public policy, declares the incompatibility even though there is no inconsistency in the nature and functions of the offices.

  Exceptions to the Rule on Holding of Incompatible Offices 

(a)        Where the officer cannot vacate the first office by his own act, upon the principle that he will not be permitted to thus do indirectly what he could not do directly, as where the law requires the approval of the provincial board before a municipal official can resign.

 (b)         First   office   is   held   under   a  different  government   from  that  which   conferred   the 

second. 

(c)        Officer is expressly authorized by law to accept another office. 

(d)        Second office is temporary.  Resignation ·     A resignation of a public officer need not be in any particular form, unless some form is prescribed by statute. 

Ordinarily, it may either be in writing or by parol. The conduct of an employee may properly be regarded as constituting a resignation  from  the position held by him.  However,   to constitute a complete and operative resignation of public office, there must be an intention to relinquish a part of the term, accompanied by the act  of relinquishment.

 ·     The right of a public officer to resign is well recognized, even where it is provided than an officer may hold over 

until election and qualification of a successor. The right is sometimes recognized or secured by constitution or statute.

 ·     The views in the various jurisdictions are conflicting in regard to what constitutes acceptance of a resignation and 

whether an acceptance is required. According to some authorities, no acceptance is necessary to render a resignation effective, especially when the resignation is unconditional and purports to take effect immediately. Indeed, it may be provided by statute that the resignation of a public officer is to take effect at the time of filing it.

 ·     However, many other cases take the view that to be effective, the resignation must be accepted by competent 

authority. Without acceptance, the resignation is nothing and the officer remains in office. (63 Am Jur 2d., sec. 163)

 ·     Prof. Barlongay:  Two (2) elements are necessary to constitute an effective acceptance: 

(1)   intention to relinquish office coupled with actual relinquishment; and(2)   acceptance of resignation.

   

·     A “courtesy resignation”  cannot properly  be  interpreted as resignation  in a  legal  sense.  It   just  manifests  the submission of a person to the will of the political authority.

 ·      Prof. Barlongay:  Courtesy resignation is not allowed in (1) career positions and (2) non-career positions with 

security of tenure (i.e. local elective officials).  Removal for Cause             No officer or employee of the civil service shall be removed or suspended except for cause provided by law (Sec. 2(3), Art. IX, 1987 Constitution).  Grounds for Removal from Office ·     For Presidential appointees, Prof. Barlongay states that there is no specific law providing for the grounds for their  

removal.  Determination of grounds  is  just a matter of practice and by analogy,  the grounds used for non-presidential appointees are made applicable.

 ·     For civil  service officials and employees, see Sec. 46, Book V, E.O. No. 292 which provides for at  least 30 

grounds for disciplinary action. ·     For local elective officials, Sec. 60 of the Local Government Code provides for the grounds where an elective 

local official may be disciplined, suspended or removed from office.  Misconduct need not be “in office” in case of appointive officers.Misconduct must be “in office” in case of elective officers.  Misconduct committed during a prior term, not a ground for dismissal           Pascual v. Provincial Board                  The SC held that the weight of authority follows the rule which denies the right to remove one from office  

because of misconduct during a prior term. Offenses committed or acts done during a previous term are generally held not to furnish cause for removal and this is especially true where the Constitution provides that   the   penalty   in   proceedings   for   removal   shall   not   extend   beyond   the   removal   from  office   and disqualification from holding office for  the term for which the officer was elected and appointed. The underlying theory is that each term is separate from other terms and that re-election to office operates as a condonation of the officer’s previous misconduct to the extent of cutting off the right to remove him therefore.

   Transfer from One Position to Another May or May Not ConstituteViolation of Security of Tenure ·     A transfer is a movement from one position to another which is of equivalent rank, level, or salary without break in 

service involving the issuance of an appointment. ·     It shall not be considered disciplinary when made in the interest of public service, in which case, the employee 

concerned shall be informed of the reasons therefore. If the employee believes that there is no justification for the transfer, he may appeal to the SC.

 ·     The transfer may be from one department or agency to another or from one organizational unit to another in the 

same department or agency; Provided, however that any movement from the non-career service to the career service shall not be considered a transfer.

  Lacson v. Romero                   Lacson was appointed provincial fiscal of Negros Oriental by the President. However, three years after,  

another  person was appointed  to  the same position while  Lacson was nominated  to  the position of 

provincial fiscal of Tarlac. Lacson never accepted the appointment and did not assume the duties of said office. The SC held that Lacson has the right to occupy the office of provincial fiscal of Negros Oriental as he neither accepted nor assumed the office of provincial fiscal of Tarlac and no one can compel his to do so.

       The intended transfer of Lacson to Tarlac, if carried out without the approval of Lacson, would be equivalent to a removal from his office in Negros Oriental. The reason is that a fiscal is appointed for each province and Lacson could not legally hold and occupy the two posts of fiscal of Tarlac and Negros Oriental simultaneously. Therefore, to be a fiscal of Tarlac must mean his removal from office in Negros.

      Since the transfer in the case at bar is considered a removal, such should be for cause in order for the  other  person  to  legally  occupy  the office  in  Negros.  There was no cause  for  Lacson’s   removal.  He therefore remains as fiscal of Negro.

Termination of Temporary Appointment           Quitiquit v. Villacorta                  The appointment being temporary in character, the same can be terminated at pleasure by the appointing 

power.           Ferrer v. de Leon                  One holding an office in a temporary capacity may be ousted at anytime with or without cause. What determines character of appointment           Hojilla v. Marino                  The controlling factor in determining the character of the appointment is the appointment itself. Even if a 

position is permanent, if the appointment is made temporary, the appointment is determinative. What is determinative is not the nature of the office (permanent or temporary), but the nature of the appointment.

  ·     One appointed to a position of another who was illegally suspended or dismissed, holds it in temporary capacity 

and must yield to the latter. The reason for this is that there was no valid termination.  Recall ·     The Congress shall enact a local government code which shall provide for a more responsive and accountable 

local government structure instituted through a system of decentralization with effective mechanisms of recall, initiative and referendum …(Sec. 3, Art. X, 1987 Constitution)

 ·     Procedure for recall is provided in Sections 69-75 of the Local Government Code.  Garcia v. COMELEC                  SC upheld initiation of recall through the Preparatory Recall Assembly. Recall is a mode of removal of a  

public officer by the people before the end of his term of office. The people’s prerogative to remove a public officer is an incident to their sovereign power, and in the absence of constitutional restraint, the power   is   implied   in   all   government   operations.   There   are   two   reasons  why   a   Preparatory   Recall Assembly is allowed: (1) to diminish the difficulty of initiating recall through direct action of the people; (2) to  cut  down on expenses.  Moreover,   the Constitution does not  provide  for  any particularly  mode of initiating recall elections. Initiation by the Preparatory Recall Assembly may be considered as initiation of recall by the people, although done indirectly through representatives. In any event, the composition of the Preparatory Recall Assembly is politically neutral, so loss of confidence cannot be said to be inspired by difference in political party affiliation.

 

Prescription of Right to Office           Unabia v. City Mayor                  No reinstatement is possible in the case at bar. Even if the removal was void for lack of cause, Unabia filed  

his petition for reinstatement with the CFI after a delay of one year and fifteen days. Any person claiming a right to a position in the civil service is required to file his petition for reinstatement within one year, otherwise he is deemed to have abandoned his office. Reason is public policy and convenience, stability in the public service.

 ·      Prof. Barlongay:  The one-year  period   is   the prescriptive  period  to  claim public  office   (whether   through quo 

warranto or otherwise). The one-year period presupposes judicial action, not administrative action.  Filing of Certificate of Candidacy ·     Sec.  66 of   the Omnibus Election  Code states   that  any person holding appointive public  offices or  positions, 

including active AFP members, is considered ipso facto resigned from office by the mere filing of certificate of candidacy.

 ·     Only the moment and act of filing are considered.  Once the certificate is filed, the seat is forever forfeited and 

nothing, save a new election or appointment, can restore the ousted official. ·         Note:  The following provisions have been repealed by Sec. 14 of R.A. 9006 (Fair Election Act of 2001): 

            à  Sec. 67 of B.P. 881 which states  that any elective official,  whether national or local, running for any office OTHER than one which he is holding in a permanent capacity, except for President and Vice President, shall be considered ipso facto resigned from office by the mere filing of a certificate of candidacy.

 à    The first  proviso of Sec.  11 of R.A. 8436 which states  that "Any elective official, running for any officer other than one which he is holding in a permanent capacity, except for President and Vice-President, shall be considered ipso facto resigned upon the start of the campaign period."

  Performance of Act or Accomplishment of Purpose for which the Office was Created ·           Performance of act or accomplishment of purpose renders office functus officio.