PS Media Planning

S.C. ZET CORPORATE S.R.L.PROCEDURA SPECIFICA

MEDIA PLANNINGCod: PS – 0XXData: …….2006

Pag. 1 din 5

Evidenta modificarilor:

Nr. crt.

Pagina Capitol/ subcapitol

Descrierea modificarii Data/ Revizia

Observatii

NUME FUNCTIA DATA SEMNATURAELABORATVERIFICATAPROBAT

Note:1. Acest document contine informatii si date care sunt proprietatea SC ZET CORPORATE SRL.2. Prezenta procedura specifica este destinata utilizarii exclusive pentru propriile cerinte.3. Utilizarea integrala sau partiala a acestei proceduri in orice scop sau activitate sau reproducerea partiala/integrala in orice publicatie si prin orice procedeu (electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc.) este interzisa fara acordul scris al PROPRIETARULUI.

Cod: FPS 001-1/1.1

Versiunea: 1.1. Document: Original



Pag. 2 din 5

1. SCOP

Procedura ilustreaza modul in care se planifica aparitiile media in presa si televiziune, modul in care se verifica si se cuantifica rezultatele si modul in care se deschid serviciile pentru parteneri si editori.

2. DOMENIU DE APLICARE

Aceasta procedura specifica se aplica proiectelor SC ZET COPRORATE .SRL care necesita promovare prin publicitate in mass media.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA

3.1. SR EN ISO 9001/2001, Sistemele de management al calitatii. Cerinte.

4. DEFINITII SI PRESCURTARI

4.1. DEFINITII

4.1.1. Media planning: proces unic constand dintr-un ansamblu de activitati coordonate si controlate, cu date de inceput si de sfirsit, intreprinse pentru realizarea unui obiectiv comercial privind veniturile si imaginea firmei. Planificarea se face in functie de specificul serviciului promovat, a mediului de promovare, rezultatele anterioare obtinute, costurile si obiectivele firmei.

4.1.2. Spatiu publicitar: reprezinta dimensiunea masurata fizic (in cazul presei) sau temporal (in cazul televiziunilor sau radio-urilor) in care se poate face promovarea produselor si serviciilor si care se caracterizeaza prin anumite trasaturi specifice:

- dimensiune- audienta mediului de promovare- publicul vizat- pozitionare in cadrul mediului de promovare- rating de piata

4.1.3. Macheta publicitara: mod de promovare a produselor si serviciilor firmei in presa. Se transmite in format electronic si trebuie sa contina anumite elemente specifice: mesaj publicitar, tarif/pret serviciu/produs, modul in care se poate comanda (nr de telefon, adresa etc.), numar de telefon de informatii etc. si sa se conformeze cu cadrul legislativ in vigoare.

4.1.4. Spot televiziune/radio: reprezinta modul de promovare a produselor/serviciilor firmei in televiziune/radio. Trebuie sa contina anumite elemente specifice (pret, modalitate de comanda, mesaj publicitar etc) si sa se conformeze cu cadrul legislativ in vigoare.

4.1.5. Parteneriat: acord intre doua persoane juridice privind derularea de activitati comerciale, in coditii stabilite si agreate in prealabil de ambele parti, in scopul dezvoltarii/extinderii activitatii si obtinerii de profit.

4.1.6. Media plan: document care centralizeaza si stabileste modul si suportul in care societatea comerciala isi va promova produsele/serviciile pe o perioada determinata de timp in functie de obiectivele firmei, situatia pietei si bugetul alocat.

4.2. PRESCURTARI

4.2.1. SMC: Sistemul de Management al Calitatii4.2.2. MC: Manualul Calitatii4.2.3. PG: Proceduri Generale4.2.4. PS: Proceduri Specifice4.2.5. DC: Director Calitate

5. ASPECTE PREALABILE, FORMULARE

5.1. Aspecte prealabile. Planificarea aparitilor publicitare in media (media planning) este esentiala pentru asigurarea calitatii si cuprinde toate activitatile semnificative de culegere informatii, analiza si planificare a activitatii astfel incat aceasta sa genereze maximum de profitabilitate pentru firma.

5.2. In etapa de planificare a aparitiilor publicitare, firma urmareste:- planificarea si urmarirea respectarii media planurilor din perioada anterioara;- verificarea corectitudinii si conformitatii machetelor pentru presa;- adaptarea publicitatii in functie de rezultatele obtinute;- actualizare bazei de date de servicii.

5.3. Modul de completare a “Media planului” - Cod: FPS-0XX-1/1.1.




Pag. 3 din 5

Camp Completare camp0. Se completeaza luna pentru care se face media planul1. Numarul curent2. Se introduce suportul media in care se vor promova serviciile 3. Se completeaza cu data aparitiei machetei in suportul media4. Se completeaza cu data limita de predare a machetei 5. Se compelteaza cu pretul unei aparitii in suportul media respectiv6. Se completeaza cu perioada cuprinsa intre ziua aparitiei publicatiei in care se promoveaza macheta si ziua

precedenta urmatoarei aparitii7. Se completeaza de catre grafician in momentul realizarii machetei (OK)8. Se completeaza confirmarea aparitiei de catre media planner (da, nu)9. Se specifica numarul total de aparitii in decursul acelei luni calendaristice

10. Se specifica suma totala care trebuie platita pentru toate aparitiile publicitare (in toate mediile de promovare) in decursul acelei luni in conditiile respectarii media planului

11. Numele si semnatura persoanei care a intocmit planul (Media planner)12 Data intocmirii media planului13. Avizul Directorului Comercial

MEDIA PLAN(……0…….)

Cod: FPS-0XX-1/1.1.

1.Nr. Crt.

2. Mediu de promovare

3. Aparitie publicatie

4.Termen limita predare macheta

5. Pret/ Aparitie

6. Durata valabilitate aparitie

7. Realizat

8.Confirmareaparitie

9. Numar total aparitii 10.Total investitii

11.Intocmit, Media planner

12.Data intocmirii:

13.Aviz , Director Comercial

Nota: Media planul este un document complex, actualizat pe parcursul perioadei.

Etapele principale sunt urmatoarele: - Analizarea rezultatelor anterioare si a obiectivelor firmei- Planificarea publicitatii in functie de rezultatele obtinute pe parteneri si mediul de piata (preturi, concurenta etc.)- Intocmire media plan - Implementarea si validarea- Monitorizarea rezultatelor

6. DESCRIEREA PROCEDURII

6.1. Media planner-ul, numit de catre Directorul General, initiaza intocmirea a doua media planuri lunare (pentru machete si pentru spoturi) care coordoneaza strategia de promovare a produselor si serviciilor firmei pe parcursul unei luni calendaristice in concordanta cu obiectivele generale si comerciale ale firmei.Media planner-ul analizeaza obiectivele firmei, rezultatele anterioare obtinute (impreuna cu responsabilul pentru fiecare partener/editor), cerintele si specificul pietei, bugetul alocat, serviciile si produsele care se doresc a fi promovate. Serviciile si produsele ce vor fi promovate se caracterizeaza prin:- tarif/pret- public tinta- accesibilitate.6.2. Cele doua media planuri sunt realizate pe baza contractelor de publicitate incheiate de catre personalulDepartamentului Comercial cu suporturile media. Astfel, toate informatiile din contractele semnate, vor ajunge, prin intermediul personalului din Departamentului Comercial, la Media planner care intocmeste Media planul - Cod: FPS-0XX-1/1.1. 6.3. Media planurile se intocmesc la sfarsitul lunii in curs pentru luna urmatoare.6.4. Media planurile sunt transmise Directorului Comercial pentru avizare. Dupa analizarea media planurilor, acesta poate solicita modificarea anumitor componente. 6.4. In final, Directorul Comercial si Directorul General vor decide cu privire la aceptarea si implementarea mediaplanurilor. Media planurile pot fi modificate de fiecare data cand este necesar, pentru adaptarea la cerintele si schimbarile pietei, cu acordul Directorului General si Directorului Comercial si cu informarea prealabila a tuturor factorilor interni sau externi implicati.6.5. Media planner-ul transmite Media planul graficianului/graficianului video pentru luarea la cunostinta amachetelor/spoturilor care trebuie realizate in luna urmatoare, precum si a dead-line-ului.




Pag. 4 din 5

In functie de serviciile care se doresc a fi promovate pe fiecare suport media si considerand toate caracteristicileunei machete sau spot de promovare, reprezentantii comerciali. La finalizarea machetei, graficianul semneaza fisa pe care o arhiveaza fizic. Un exemplar al Fisei de descriere macheta va fi arhivat si de reprezentantii comerciali.

6.6. In tabelul urmator este prezentata abordarea ca proces a activitatii de media planning:

Elemente ale abordarii Definire elementeDenumire proces Media planning (planificare strategiei de promovare in

media)Indicatori de performanta Numar de neconformitati datorate planificarii deficitare

Abaterea fata de rezultatele planificateDurata realizarii planurilor

Proprietar de proces Media planner

IntrariDimensiuni, coloristica machete/spoturi, tarife parteneri – media plannerDate aparitiei publicatii, dead line machete – conform media planului stabilitMonitorizari spoturi tv Proiecte in derulare - Departamentul ComercialObiective generale firma - Directorul GeneralStatistici de rezultate si comenzi pe parteneri

Iesiri Media planuri presa si tv, dead line machete, dead line si efecuare plati.

Proces din amonte Procese ale Departamentului Tehnic ce asigura derularea serviciilor firmeiDescrierea machetelor de catre media planner Analiza necesitati promovare produs

Furnizor de proces Directorul GeneralDepartamentul Comercial

Proces din aval Realizarea machetelor/spoturilor de catre grafician/ grafician videoAnaliza publicitate in functie de rezultatele obtinute pe parteneriAdaptare media plan in functie de schimbari

Client intern Departamentul ComercialDirector General

Client extern Partenerii mediaClientii externi

7. RESPONSABILITATI

7.1. Directorul General7.1.1. Stabileste strategia care sta la baza elaborarii media planului impreuna cu Directorul Comercial7.1.2. Decide cu privire la aceptarea si implementarea media planului impreuna cu Directorul Comercial.

7.2. Directorul Comercial7.2.1. Avizeaza media planurile si schimbarile acestuia in decursul unei luni.7.2.2. Stabileste strategia care sta la baza elaborarii media planurilor impreuna cu Directorul General7.2.3. Decide cu privire la aceptarea si implementarea media planurilor impreuna cu Directorul General

7.3. Media Planner7.3.1. Intocmeste “Media planul”, cod: FPS-0XX-1/1.1.7.3.2 Actualizeaza media planuurile ori de cate ori este necesar si informeaza factorii implicati.7.3.3. Coordoneaza implementarea media planului. Asigura respectarea acestuia in termenii si conditiile stabilite.

7.4. Directorul Calitatii7.4.1. Verifica modul de respectare a prevederilor prezentei proceduri.

8. MASURI PENTRU ASIGURAREA CALITATII

8.1. Prezenta procedura se revizuieste o data la doi ani sau ori de câte ori se constata necesitatea, prin grija Directorului Calitatii.

8.2. Urmarirea implementarii prevederilor prezentei proceduri este condusa de catre Directorul Calitatii.

8.3. Utilizatorii procedurii daca observă neconcordanţe in continutul procedurii, intre proceduri sau intre proceduri si modul de desfasurare a activitatii au obligatia de a le comunica imediat si in scris Directorului Calitatii, care analizeaza modalitatea de solutionare.




Pag. 5 din 5

9. INREGISTRARI ALE CALITATII

9.1. “Media plan” - Cod: FPS-0XX-1/1.1.

10. ANEXE

10.1. Schema informationala a activitatii de Media planning, Anexa PS-0XX-1/1.1.


Documents

PS Media Planning