PS-03 Auditul intern - dac.usamvcluj.rodac.usamvcluj.ro/data/3 REGULAMENTE SI PROCEDURI/SIMC/Proceduri de...Înregistr ările auditului (plan de audit intern, chestionar de audit intern,

APROBAT,

RECTOR, Prof. Dr. DORU PAMFIL

_______________

PROCEDURĂ DE SISTEM

AUDITUL INTERN

COD PS-03

EDIŢIA : 2

STANDARDE DE REFERINŢĂ SR EN ISO 9001:2008 DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1

Avertisment: Documentul de faţă este proprietatea USAMV Cluj-Napoca . Reproducerea şi difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul Organizatiei.

Copiile sunt numerotate şi ţinute sub control.

ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZAT

Responsabil Sistem de Management Integrat al Calităţii (RSMC)

Prof. Dr. Socaciu Carmen

Reprezentant Management Calitate (RMC)

Ec. Poruţiu Viorel

SENATUL USAMV CLUJ-NAPOCA

Preşedinte Senat

Prof. Dr. Mărghitaş Liviu Alexandru

__________________________ ___________________________ ___________________________

VALABILĂ DIN DATA DE _______________________________

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL

CALITĂŢII

COD: PS-03

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM AUDIT INTERN

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 2 din 12

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

INDICATORUL REVIZIILOR

Nr. crt.

Ediţia/ revizia/

data

Conţinut sumar sau identificare modificare/analiză

Elaborat

Verificat Aprobat

Funcţie, nume, prenume şi semnătur ă

1. Ed.2 Rev.1/ 14.02.2011

Elaborare procedură de sistem PS–03 Ed.2 Rev.1 /14.02.2011

RSMC

Prof. Dr. Socaciu Carmen

RM

Ec. Viorel Porutiu

RECTOR

Prof. Dr. Doru Pamfil

Cod F-PS-01-03, ed.2, rev. 1


CALITĂŢII

COD: PS-03

EDIŢIE: 2


REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 3 din 12




1. SCOP ŞI DOMENIU DE APLICARE Procedura descrie activităţile desfăşurate pentru planificarea şi efectuarea auditurilor interne în

scopul de a verifica dacă SMC este conform cu cerinţele standardului adoptat, efectiv implementat şi menţinut eficient şi eficace.

Procedura stabileşte responsabilităţile personalului implicat în activitatea de audit intern şi se aplică de către toate compartimentele din cadrul USAMV Cluj-Napoca. 2. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ 2.1. MSMC - Manualul de management al calitatii ; 2.2. SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; La elaborarea prezentei proceduri s-au consultat şi urmatoarele documente: 2.3. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; 2.4. SR EN ISO 19011:2003 –Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si/sau de mediu 3. TERMENI, DEFINI ŢII ŞI PRESCURTĂRI 3.1. TERMENI ŞI DEFINI ŢI

Termenii utilizaţi şi definirea acestora sunt în conformitate cu SR EN ISO 9000:2006 şi MSMC. Pentru o mai bună înţelegere a textului prezentei proceduri se reţin termenii: • Audit = proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit şi

de evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit (SR EN ISO 9000:2006);

• Auditor = persoană care are aptitudini demonstrate si competenta demonstrata de a efectua un audit (SR EN ISO 9000:2006);

• Auditat = organizaţie care este auditată (SR EN ISO 9000:2006); • Echipă de audit = unul sau mai mulţi auditori care efectuează un audit, sustinuti daca este

nevoie de experti tehnici (SR EN ISO 9000:2006). 3.2. PRESCURTĂRI DGA - Director General Administrativ; DA- Directia Administrativa RM - Reprezentant management pentru calitate ; RSMC – Responsabil sistem de management calitate ; SMC - Sistem de management al calitatatii ; MSMC - Manualul sistemului de management al calitatatii ; RNAc/Ap - Raport de neconformităţi, acţiuni corective/acţiuni preventive; Ac/Ap - Acţiuni corective/Acţiuni preventive; AI - Audit intern; PS - Procedură de sistem în managementul calitatii;


CALITĂŢII

COD: PS-03

EDIŢIE: 2


REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 4 din 12




4. SCHEMA PROCESULUI DE AUDIT INTERN Necesitatea auditului Program anual de AI aprobat Lista auditorilor interni calificaţi Notificare de AI Chestionar de AI Raport de AI RNAc/Ap

1. Planificarea auditurilor interne

2. Pregătirea auditului intern

3. Desfăşurarea auditului intern

4. Raportarea auditului

5. Analiza neconformităţilor, Ac/Ap

6. Verificarea acţiunilor corective PS-05

7. Date de intrare la analiza efectuată de management


CALITĂŢII

COD: PS-03

EDIŢIE: 2


REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 5 din 12




5. DESCRIEREA ACTIVIT ĂŢII

5.1. Planificarea auditurilor interne Auditurile interne sunt planificate funcţie de natura şi importanţa proceselor/activităţilor şi

locaţiilor ce urmeaza a fi auditate, pe baza rezultatelor evaluării riscurilor activităţilor şi după caz, funcţie de constatările auditurilor anterioare.

Planificarea este făcută astfel încât fiecare compartiment/proces să fie auditat cel puţin o dată pe an. 5.1.1. Întocmirea programului anual de audit intern

Programul anual de AI se întocmeşte de către RSMC şi se aprobă de către DGA, conform model formular F-PS-03-01 din Anexa 1 la prezenta procedură. Acesta se difuzează prin grija RSMC tuturor compartimentelor din cadrul USAMV.

Auditul intern va fi efectuat de către auditori competenti. Echipa de audit planificată trebuie să fie competentă şi independentă de zona auditată. După caz se poate reprograma auditul sau se poate modifica echipa de audit. 5.1.2. Calificarea auditorilor interni

Auditorii interni ai USAMV se instruiesc prin cursuri efectuate de către firme specializate. Aceştia se introduc în "Lista auditorilor interni calificaţi", conform model formular F-PS-DA-03-02 din Anexa 2 la prezenta procedură. Această listă se întocmeşte de Coordonatorul programelor de audit şi se aprobă de RM. Pana la instruirea auditorilor interni, auditurile interne sunt efectuate de auditori externi, prin subcontractare. 5.2. Pregătirea auditului intern

Auditorul şef întocmeşte Planul de audit intern, conform model formular F-PS-03-03 din Anexa 3 la prezenta procedură, anunţă entitatea auditată, convin detaliile şi transmite o copie a Planului cu cel puţin 3 zile înaintea auditului.

Auditorul şef întocmeşte un chestionar de audit intern în care se consemnează cerinţele examinate, conform model formular F-PS-03-04 din Anexa 4 la prezenta procedură.

5.3. Desfăşurarea auditului intern

Auditul intern se desfăşoară conform planificării. Atunci când este necesar (la reclamaţii frecvente, la schimbări semnificative în sistem, verificări

de realizări Ac/Ap, etc.) se pot desfăşura audituri neplanificate, de regulă la propunerea RM. Auditul intern demarează cu o scurtă reuniune între auditor şi auditaţi în care se precizează

obiectivele şi criteriile auditului, programul, cerinţele examinate, modul de identificare şi rezolvare a neconformităţilor.

În continuare se examinează procesele şi activităţile desfăşurate pentru stabilirea conformităţii cu cerinţele documentelor SMC şi cu standardul de referinţă.

Constatările din auditul intern sunt înregistrate de către auditorul şef în chestionarul de audit intern, conform model formular F-PS-03-04 din Anexa 4 la prezenta procedură.


CALITĂŢII

COD: PS-03

EDIŢIE: 2


REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 6 din 12




5.4. Raportarea auditului Auditorul şef întocmeşte Raportul de AI conform model formular F-PS-03-05 din Anexa 5 la

prezenta procedură care conţine constatările, neconformităţile şi concluziile vizavi de obiectivele auditului.

Se mai menţionează după caz, realizarea obiectivelor calităţii şi dovezile de eficacitate a SMC în zonele auditate.

Rapoartele de AI se păstrează la compartimentele auditate si RSMC.

5.5. Analiza neconformităţilor. Ac ţiuni corective/Acţiuni preventive Eventualele abateri constatate faţă de cerinţele standardelor de referinţă şi documentelor SMC se

notează de către auditorul şef în Raportul de AI. Neconformitatea se discută cu auditatul, se deschide RNAc/Ap de către auditorul şef conform model formular F-PS-05-01 din Anexa 1 la PS-DA-05: "Acţiuni corectiva şi preventive".

Auditorul intern participă la analiza neconformităţilor şi poate stabili Ac/Ap. RNAc/Ap se păstrează la compartimentele auditate si RSMC.

5.6. Verificarea acţiunilor corective

La termenele fixate prin RNAc/Ap, RM sau auditorul şef verifică stadiul rezolvării acţiunilor corective/preventive, eliminarea cauzelor care au condus la neconformităţi şi completează RNAc/Ap conform model formular F-PS-05-01 din Anexa 1 la PS-05. Eficacitatea acţiunilor corective realizate se examinează la auditul intern următor. 5.7. Înregistrarea auditului

Înregistrările auditului (plan de audit intern, chestionar de audit intern, raport de audit intern, rapoarte de neconformităţi) se păstrează de către RSMC şi entităţi auditate şi constituie elemente de intrare la analiza efectuată de management. 6. RESPONSABILITĂŢI 6.1. Directorul General Administrativ

♦ Aprobă Programul anual de audit intern; ♦ Aprobă instruirea şi nominalizarea auditorilor interni; ♦ Aprobă Lista auditorilor interni calificaţi; ♦ Poate propune audituri neplanificate.

6.2. RSMC

♦ Întocmeşte Programul anual de audit intern; ♦ Întocmeşte Lista auditorilor interni calificaţi.

6.3. Auditorul intern

♦ Auditează activitatea planificată; ♦ Participă la analiza neconformităţii şi poate stabili Ac/Ap; ♦ Poate urmări desfăşurarea implementării acţiunilor corective/preventive.

6.4. Auditorul şef

♦ Întocmeşte Planul de audit intern; ♦ Întocmeşte chestionarul de audit intern şi consemnează constatările;


CALITĂŢII

COD: PS-03

EDIŢIE: 2


REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 7 din 12




♦ Auditează activitatea planificată, stabileşte neconformităţi şi le înregistrează în RNAc/Ap; ♦ Participă la analiza neconformităţii şi poate stabili Ac/Ap; ♦ Întocmeşte raportul de audit intern şi stadiul rezolvării acţiunilor corective/preventive; ♦ Verifică stadiul rezolvării acţiunilor corective/preventive şi completează RNAc/Ap; ♦ Verifică eliminarea cauzelor care au condus la neconformităţi.

6.5. Auditatul ♦ Pune la dispoziţie toate înregistrările şi dovezile obiective privind SMC; ♦ Cooperează în desfăşurarea cât mai obiectivă a auditului intern; ♦ Analizează cauzele neconformităţii şi stabileşte Ac; ♦ Poate deschide RNAc/Ap; ♦ Efectuează activităţile solicitate de către auditor; ♦ Păstrează o copie a înregistrărilor auditului.

6.6. RSMC-DA

♦ Difuzează entităţilor funcţionale programul anual de AI; ♦ Păstrează înregistrările auditului.

7. ÎNREGISTRĂRI

Nr. crt.

Înregistrarea Suport Completează Loc de păstrare Durata

1. Program anual de audit intern

Formular F-PS-03-01

RSMC RSMC si

compartimente 3 ani

2. Lista auditorilor interni calificaţi

Formular F-PS-03-02 RSMC

RSMC 3 ani

3. Plan de audit intern

Formular F-PS-03-03

RSMC RSMC Auditat 3 ani

4. Chestionar de audit intern

Formular F-PS-03-04


5. Raport de audit intern

Formular F-PS-03-05


6. RNAc/Ap

Formular F-PS-05-01

RSMC RSMC Auditat/entitate 3 ani

8. ANEXE 8.1. Anexa 1: Formular F-PS-03-01 • Program anual de audit intern. 8.2. Anexa 2: Formular F-PS-03-02 • Lista auditorilor interni calificaţi. 8.3. Anexa 3: Formular F-PS-03-03 • Plan de audit intern. 8.4. Anexa 4: Formular F-PS-03-04 • Chestionar de audit intern. 8.5. Anexa 5: Formular F-PS-03-05 • Raport de audit intern.


CALITĂŢII

COD: PS-03

EDIŢIE: 2


REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 8 din 12




ANEXA 1

F-PS-03-01 USAMV CLUJ-NAPOCA Data : ...................

PROGRAM ANUAL DE AUDIT INTERN pentru anul ......... Nr. crt.

Entitate auditată Perioada programată

Echipa de audit Observaţii/ Recomandări

Aprobat, Întocmit, RMC RSMC Ec.VIOREL PORUTIU Prof. Dr. Socaciu Carmen

_____________ ___________________


CALITĂŢII

COD: PS-03

EDIŢIE: 2


REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 9 din 12




ANEXA 2

F-PS-03-02 USAMV CLUJ-NAPOCA Data : ...................

LISTA AUDITORILOR INTERNI CALIFICA ŢI pentru anul .........

Nr. Domeniu Nume şi prenume Obs.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

Responsabil DAC, Dr. Ing. Rusu Anda Raluca ____________________


CALITĂŢII

COD: PS-03

EDIŢIE: 2


REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 10 din 12




ANEXA 3 F-PS-03-03

USAMV CLUJ-NAPOCA

PLAN DE AUDIT INTERN nr. ….. din ………….

1. Denumirea entităţii/procesului: 2. Scop audit: 3. Referenţial: ISO 9001:2008 ; Procedurile aplicabile 4. Echipa de audit: 5. Tip audit: Pe proces:-.planificat (conform planului anual) - neplanificat - de urmărire 6. Activitati auditate Data

Ora

Cerinţa examinată

Auditori

Auditaţi

Întocmit,

RSMC Prof. Dr. Socaciu Carmen

_____________________


CALITĂŢII

COD: PS-03

EDIŢIE: 2


REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 11 din 12




ANEXA 4 F-PS-03-04

USAMV CLUJ-NAPOCA

CHESTIONAR DE AUDIT INTERN nr. ......... din ..................

Compartiment auditat: Proces(e) auditat(e):

Nr. crt.

Cerinţa examinată

Dovezi de audit Constatări de audit

C N

C – conform; N – neconform. Întocmit, RSMC Prof. Dr. Socaciu Carmen _____________________


CALITĂŢII

COD: PS-03

EDIŢIE: 2


REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 12 din 12




ANEXA 5 F-PS-03-05

USAMV CLUJ-NAPOCA

RAPORT DE AUDIT INTERN nr. …. din ……………..

1. Data :

2. Obiectivele auditului:

3. Auditori :

4. Entitate / procese auditate :

5. Persoane contactate :

6. Obiectivele auditului :

7. Documente de referinţă şi criterii de audit :

8. Constatările auditului :

9. Neconformităţi constatate :

10. Concluziile faţă de obiectivele auditului :

11. Eficacitatea sistemului şi atingerea obiectivelor :

12. Difuzare : (entitate, funcţie, nume, prenume şi semnătură) Întocmit, Acceptat, RSMC Conducere auditat Prof. Dr. Socaciu Carmen Prof.Dr. PAMFIL DORU ______________________ ____________________ Data 14.02.2011

Documents

PS-03 Auditul intern - dac.usamvcluj.rodac.usamvcluj.ro/data/3 REGULAMENTE SI PROCEDURI/SIMC/Proceduri de...Înregistr ările auditului (plan de audit intern, chestionar de audit intern,