14
APROBAT, RECTOR, Prof. Dr. DORU PAMFIL ____________________ PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL DOCUMENTELOR COD PS -01 EDIŢIA : 2 STANDARDE DE REFERINŢĂ SR EN ISO 9001:2008 DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1 Avertisment: Documentul de faţă este proprietatea USAMV Cluj-Napoca. Reproducerea şi difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul Organizatiei Copiile sunt numerotate şi ţinute sub control. ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZAT Responsabil Sistem de Management Integrat al Calităţii (RSMC) Prof Dr. Socaciu Carmen Reprezentant Management Calitate (RMC) Ec. Poruţiu Viorel SENATUL USAMV CLUJ-NAPOCA Preşedinte Senat Prof. Dr. Mărghitaş Liviu Alexandru __________________________ ___________________________ ___________________________ VALABILĂ DIN DATA DE _______________________________

PS-01 Controlul documentelor - dac.usamvcluj.rodac.usamvcluj.ro/data/3 REGULAMENTE SI PROCEDURI/SIMC/Procedu… · CONTROLUL DOCUMENTELOR COD PS -01 EDI ... calitatii şi necompletate

Embed Size (px)

Citation preview

APROBAT, RECTOR,

Prof. Dr. DORU PAMFIL

____________________

PROCEDURĂ DE SISTEM

CONTROLUL DOCUMENTELOR

COD PS -01

EDIŢIA : 2

STANDARDE DE REFERINŢĂ SR EN ISO 9001:2008 DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1

Avertisment: Documentul de faţă este proprietatea USAMV Cluj-Napoca.

Reproducerea şi difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul Organizatiei Copiile sunt numerotate şi ţinute sub control.

ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZAT Responsabil Sistem de

Management Integrat al Calităţii (RSMC)

Prof Dr. Socaciu Carmen

Reprezentant Management Calitate (RMC)

Ec. Poruţiu Viorel

SENATUL USAMV CLUJ-NAPOCA

Preşedinte Senat

Prof. Dr. Mărghitaş Liviu Alexandru

__________________________ ___________________________ ___________________________

VALABILĂ DIN DATA DE _______________________________

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PS-01

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL

DOCUMENTELOR

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 2 din 14

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

INDICATORUL REVIZIILOR

Nr. crt.

Ediţia/ revizia/

data

Conţinut sumar sau identificare modificare/analiză

Elaborat

Verificat Aprobat

Funcţie, nume, prenume şi semnătur ă

1. Ed.2 Rev.1/ 14.02.2011

Elaborare procedură de sistem PS–01 Ed.2 Rev.1 / 14.02.2011

RSMC

Prof Dr. Socaciu Carmen

RMC

Ec. Poruţiu Viorel

RECTOR

Prof. Dr. Doru Pamfil

Cod F-PS--01-03, ed.2, rev. 1

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PS-01

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL

DOCUMENTELOR

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 3 din 14

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

1. SCOP ŞI DOMENIU DE APLICARE

Procedura descrie activităţile desfăşurate pentru controlul tuturor documentelor folosite în sistemul de management al calitatatii, pentru a se asigura că la activităţile unde se utilizează documente sunt disponibile versiunile relevante ale documentelor aplicabile.

Procedura se aplică de către personalul implicat în activităţile de identificare, elaborare, verificare, aprobare, analiză, modificare, difuzare, păstrare şi utilizare a documentelor SMC proprii. Procedura se aplică de asemenea de către personalul implicat în identificarea, procurarea, distribuţia, păstrarea şi asigurarea disponibilităţii documentelor SMC de origine externă.

Procedura nu se aplică înregistrărilor calităţii pentru controlul cărora există procedură documentată.

2. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

2.1. MSMC - Manualul sistemului de management al calitatii ; 2.2. SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; La elaborarea prezentei proceduri s-au consultat şi următoarele documente: 2.3. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular;

3. TERMENI, DEFINI ŢII ŞI PRESCURTĂRI

3.1. TERMENI ŞI DEFINI ŢI Termenii utilizaţi şi definirea acestora sunt în conformitate cu SR EN ISO 9000:2006 şi MSMC. Pentru o mai bună înţelegere a textului prezentei proceduri se reţine termenul:

• Document = informaţia împreună cu mediul său suport (SR EN ISO 9000:2006). 3.2. PRESCURTĂRI USAMV- Universitatea de Stiinte Agricole si Medicina Veterinara; RMC - Reprezentantul Managementului pentru Calitate ; SMC - Sistem de management al calitatii ; MSMC - Manualul sistemului de management al calitatii ; PS - Procedură de sistem în managementul calitatii ; PO- Procedură operaţională in sistemul de management al calitatii ; RSMC – Responsabil sistem de management al calitatatii ; DA- Directia Administrativa; OJ - Oficiul juridic; IL - Instrucţiuni de lucru; F - Formular; R - Registru.

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PS-01

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL

DOCUMENTELOR

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 4 din 14

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

4. SCHEMA PROCESULUI DE CONTROL AL DOCUMENTELOR

A. DOCUMENTE INTERNE B. DOCUMENTE EXTERNE Necesar de Necesar de inf. interne inf. externe Acces la documente NU Acces la documente noi DA Utilizare documente NU DA NU DA Eliminare Utilizare documente documente

Arhiva

1.a Identificarea documentelor

necesare

2.a. Elaborarea documentelor

4a. Multiplicarea şi difuzarea

documentelor

5.a. Modificarea documentelor (2.a)

7.a. Difuzarea modificării şi

retragerea doc. anulate (4.a.)

8.a. Păstrarea arhivei

1.b. Identificarea şi solicitarea documentelor

necesare

2.b. Procurarea documentelor externe

3.b. Distribuirea şi accesul la documentele

externe

4.b. Actualizarea/ procurarea noilor ediţii

Decizie

Decizie

3.a. Verificarea şi aprobarea docum.

6.a.Verificarea şi aprobarea modificării

(3.a.)

Păstrarea documentelor

externe anulate

6.b. Eliminare doc. anulate

5.b. Marcare document Arhivare

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PS-01

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL

DOCUMENTELOR

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 5 din 14

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

5. DESCRIEREA ACTIVIT ĂŢII

5.1. Identificarea documentelor interne şi externe ţinute sub control Documentele ţinute sub control prin prezenta procedură se prezintă în Listele centralizatoare ale

documentelor SMC care se afla la RSMC, conform model formular F-PS-01-01 din Anexa 1 la prezenta procedură. Acestea cuprind documente interne aferente SMC (MSMC, proceduri, instrucţiuni, regulamente) şi documente externe (standarde, legi, normative, instrucţiuni, documente ale clienţilor).

Lista centralizatoare a tuturor documentelor interne aferente SMC din cadrul USAMV este întocmită şi ţinută la zi de către RSMC.

Documentele care se constituie şi în înregistrări ale calităţii (comenzi, contracte, certificate, rapoarte, buletine, planificări, registre, formulare completate, etc.) sunt ţinute sub control prin procedura PS-02 “Controlul înregistrărilor”. Formularele introduse prin procedurile sistemului de management al calitatii şi necompletate sunt considerate documente interne, iar completate sunt considerate înregistrări.

Documentele interne ale SMC sunt codificate după cum urmează: MSMC : Manualul sistemului de management al calitatii ; PS- Proceduri de sistem ; PO- Proceduri operaţionale ; IL- Instrucţiuni de lucru cu nr. xy de la 01 la 99; F-cod document-xy: Formular sub procedura care a generat formularul (codul complet), cu număr xy de la 01 la 99; R-cod document-xy: Registru de evidenţă sub procedura/fisa de proces care a generat registrul (codul complet), cu nr. xy de la 01 la 99;

Documentele externe sunt codificate de către emitent şi sunt identificate prin: denumire (eventual cod) şi ediţie sau an de editare.

Identificarea documentelor interne se face prin : � denumire; � cod, ediţie, revizie; � dată, pagină, număr total de pagini.

Aceste elemente sunt consemnate pe macheta cap de pagină a documentului sistemului de management al calitatii şi pe prima pagină a documentelor externe.

Necesitatea elaborării de noi documente poate apare: � la apariţia de noi activităţi sau cerinţe; � urmare a acţiunilor corective solicitând documente noi; � urmare a reviziei sistemului de management aplicat; � urmare a reformulărilor de politică sau obiective noi; � la apariţia de noi documente externe utilizabile în sistem.

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PS-01

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL

DOCUMENTELOR

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 6 din 14

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

A. CONTROLUL DOCUMENTELOR INTERNE 5.2.a Elaborarea documentelor interne

Documentele sunt elaborate de către funcţiile nominalizate conform responsabilităţilor de la capitolul 6 şi conform matricei responsabilităţilor de la punctul 5.5.1. 5.3.a Verificarea şi aprobarea documentelor interne

Documentele sunt verificate şi aprobate înainte de emitere, conform responsabilităţilor de la capitolul 6 şi punctul 5.5.1. din prezenta procedură, pentru a se confirma adecvarea lor şi pentru precizarea autorităţii şi legalităţii lor, după caz. 5.4.a Multiplicarea şi difuzarea documentelor interne

Documentele sunt difuzate pe bază de Listă de difuzare/retragere, conform model formular F-PS-01-02 din Anexa 2 la prezenta procedură şi se întocmeşte de către elaborator şi se aprobă de RM.

Ediţiile în vigoare ale documentelor aplicabile sunt disponibile utilizatorilor. Originalul documentelor aprobate se păstrează în arhiva de istorie la elaborator, iar utilizatorii

primesc câte un exemplar controlat, conform Listei de difuzare/retragere. Se pot difuza copii ale documentelor SMC în regim necontrolat dar cu marcarea ştampilei

« COPIE NECONTROLATĂ » pe fiecare pagină a documentului. Pentru astfel de documente nu există responsabilitatea actualizării acestora. Astfel de documente se difuzează în scopul promovării imaginii universitatii sau marketing. Documentele difuzate în regim controlat sunt păstrate de către destinatari în stare de integralitate şi

lizibilitate. Multiplicarea şi difuzarea se face de către elaborator.

5.5.a. Modificarea documentelor interne

Modificările documentelor se pot efectua prin revizii şi actualizări periodice sau la apariţia de modificări în politici şi obiective, în activităţile efectuate, în standardele de referinţă sau în legislaţie.

Modificările sunt efectuate de către elaborator şi se identifică astefel: - modificarea numarului de revizie pe paginile modificate; - modificarea editiei (creşte cu o unitate) care se va consemna pe toate paginile; - consemnarea în tabelul “Indicatorul reviziilor”; - aplicarea unei bare in dreptul textului modificat si identificarea modificarii in indicatorul reviziilor; - la trei revizii procedurile si/sau manualul de sistem integrat se reediteaza; - daca modificarile care intervin in proceduri depasesc 60% din totalul procedurii , aceasta se reediteaza.

Modificările documentelor sunt menţionate în indicatorul reviziilor conform model formular F-PS-01-03 din Anexa 3 la prezenta procedură. 5.6.a. Verificarea, analiza şi aprobarea modificărilor documentelor interne

Modificările documentelor sunt verificate şi aprobate conform responsabilităţilor de la capitolul 6 şi punctul 5.5.1. înainte de emitere. 5.7.a. Difuzarea modificărilor şi retragerea documentelor anulate

Difuzarea modificărilor se face după aceeaşi procedură ca şi documentele iniţiale.

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PS-01

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL

DOCUMENTELOR

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 7 din 14

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

Documentele anulate sunt retrase din toate punctele de utilizare odată cu difuzarea documentelor care le înlocuiesc sau le modifică, prin grija elaboratorului. În acest sens, elaboratorul semnează de retragere în Lista de difuzare/retragere.

Documentele retrase sunt eliminate prin rupere/tocare de către entitatea care difuzează sau retrage.

5.8.a. Păstrarea arhivei Originalele documentelor modificate sunt păstrate în arhiva de catre RSMC.

Fiecare document anulat are menţionat pe copertă «ANULAT». Aceste documente sunt păstrate separat de documentele aplicabile în vigoare, pentru a nu fi utilizate din greşeală. 5.9.a. Analiza documentelor Analiza documentelor SMC se efectuează o dată la 3 ani, de obicei înaintea auditului de recertificare. Scopul analizei documentaţiei este de a verifica: - necesitatea documentului; - necesitatea întocmirii altor documente; - adecvarea documentaţiei scopului propus; - adecvarea documentaţiei SMC implementat. Analiza se efectuează de către elaborator, rezultatul analizei se verifică şi se aprobă de către funcţiile nominalizate în matricea de la punctul 5.5.1. la prezenta procedură, pentru fiecare document. Analiza se va înregistra în Indicatorul reviziilor, conform model formular F-PS-01-03 din Anexa 3 la prezenta procedură. B. CONTROLUL DOCUMENTELOR EXTERNE 5.2.b. Procurarea documentelor externe

Procurarea documentelor externe se face prin grija funcţiilor care le utilizează sau răspund de procurarea acestora conform responsabilităţilor de la capitolul 6 şi punctul 5.5.2. 5.3.b. Distribuirea şi accesul la documentele externe

Documentele externe pot fi distribuite controlat sub formă de xerocopii sau după caz, pe suport informatic la utilizatori sau puse la dispoziţie pentru utilizare. Detaliile sunt prezentate în matricea de la punctul 5.5.2.

La cerere, utilizatorii pot primi pentru folosire xerocopii ale unor documente externe, utilizate frecvent în activităţile acestora. 5.4.b. Actualizarea/procurarea noilor ediţii

Funcţiile responsabile conform capitolului 6 şi punctului 5.5.2. urmăresc apariţia noilor ediţii şi modificarea documentelor externe aplicabile acestora şi asigură procurarea şi disponibilitatea pentru utilizatori.

5.5.b. Păstrarea documentelor anulate. Marcare document anulat. Arhivare Utilizatorii pot păstra un document extern anulat cu condiţia marcării acestuia cu ştampila “DOCUMENT ANULAT”. Depozitarea unor astfel de documente se realizează într-un spaţiu diferit de cel în care se păstrează documentele valabile, astfel încât să nu poată fi folosit.

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PS-01

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL

DOCUMENTELOR

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 8 din 14

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

5.6.b. Eliminarea documentelor anulate Utilizatorii elimină documentele externe neaplicabile prin rupere/tocare. 5.5. Matricea activităţilor de controlul documentelor 5.5.1. Matricea activităţilor şi responsabilităţilor pentru controlul documentelor interne

Tipul de document

Identificare necesar

documente

Elaborat Modificat Verificat Aprobat Gestionar original

Difuzare la utilizator

0 1 2 3 4 6 7 8 MSMC RSMC RSMC RSMC RM RECTOR Arhiva

RSM RSMC

PS

RSMC RSMC RSMC RM RECTOR Arhiva . RSMC

RSMC

PO

Proprietar proces

Proprietar proces

Proprietar proces

RM RECTOR Arhiva Proprietar

proces

Proprietar proces

FP

Proprietar proces

Proprietar proces

Proprietar proces

RM RECTOR Arhiva Proprietar

proces

Proprietar proces

Organigrama

SSRU SSRU SSRU RM-DA Birou Senat

Serv. RU Serv. RU

ROI SSAd SSAd DGA RECTOR Birou Senat

SSAd SSAd

Alte docum. interne

Proprietar proces

Proprietar proces

Proprietar proces

RM RECTOR Arhiva Proprietar

proces

Proprietar proces

5.5.2. Matricea activităţilor şi responsabilităţilor pentru controlul documentelor externe

Tipul de document Identificare Procurare Gestionare original

Distribu ţie sau asigurare acces

Urmărirea modificării

sau reeditării Standarde de calitate RSMC RSMC

SA RSMC RSMC RSMC

Standarde de securitate şi sănătate în muncă

SSA SSA SSA SSA SSA

Standarde tehnice

RSMC SST SST SST SST

Alte documentaţii tehnice externe

RSMC+OJ

RSMC RSMC RSMC RSMC+OJ

Legislaţii aplicabile RSMC +OJ SRU+SST

OJ+SRU+SST OJ SRU+SST

OJ SRU+SST

RSMC +OJ

Legislaţie de securitate şi sănătate în muncă

SSA +OJ SSA+OJ SSA SSA SSA+OJ

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PS-01

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL

DOCUMENTELOR

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 9 din 14

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

6. RESPONSABILITĂŢI 6.1. Consiliul de Administraţie :

♦ Aprobă Organigrama USAMV Cluj-Napoca

6.2. Rectorul ♦ Aprobă documentele SMC-DA şi modificările acestora; ♦ Aprobă alte documente interne, după caz.;

6.3. RM

♦ Verifica si avizeaza documentele SMC şi modificările acestora; ♦ Aprobă Listele de difuzare/retragere pentru MSMC, PS, PO, FP, IL; ♦ Aproba Lista centralizatoare a documentelor SMC.

6.4. Serviciul Resurse Umane

♦ Identifică, elaborează, modifică, gestionează originalul şi difuzează la utilizator organigrama;

6.5. RSMC ♦ Identifica necesitatea elaborarii, elaboreaza, modifica si gestionează originalul (arhiva de istorie)

pentru MSMC, procedurile de sistem si procedurile operationale; ♦ Identifică, procură, gestionează originalul, distribuie (asigură accesul) şi urmăreşte modificarea

sau reeditarea standardelor de calitate si a altor externe; ♦ Întocmeşte Lista centralizatoare a tuturor documentelor interne aferente SMC; ♦ Întocmeşte Lista de difuzare/retragere pentru documentele elaborate.

6.6. SSAd. ♦ Identifică, procură, gestionează originalul, distribuie (asigură accesul) şi urmăreşte modificarea

sau reeditarea standardelor de securitate şi sănătate în muncă; ♦ Identifică, gestionează originalul, distribuie (asigură accesul) şi urmăreşte modificarea sau

reeditarea legislaţiei de securitate şi sănătate în muncă. 6.7. Proprietarii de proces

♦ Identifică, elaboreaza, modifica şi gestionează originalul pentru FP, IL si alte documente interne;

♦ Verifica si avizeaza fişele de proces şi instrucţiunile de lucru; ♦ Identifică, avizeaza şi gestionează originalul altor documente interne.

6.8. Funcţii responsabile de controlul documentelor externe

♦ Identifică şi procură documentele externe necesare; ♦ Difuzează sau ţin la dispoziţie pentru consultare aceste documente; ♦ Urmăresc modificările documentelor necesare şi procură noile ediţii.

6.9. Oficiu Juridic

♦ Identifică, procură, gestionează originalul, distribuie (asigură accesul) şi urmăreşte modificarea sau reeditarea legislaţiei aplicabile;

♦ Identifică, procură şi urmăreşte modificarea sau reeditarea legislaţiei de mediu, legislaţiei de securitate şi sănătate în muncă si altei legislatii aplicabile in organizatie.

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PS-01

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL

DOCUMENTELOR

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 10 din 14

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

6.10. Destinatarii documentelor

♦ Păstrează documentele primite în condiţii de securitate fizică; ♦ Utilizează ediţiile în vigoare ale documentelor aplicabile; ♦ Pot păstra documente externe anulate; ♦ Elimină documentele externe neaplicabile prin rupere/tocare.

6.11. Utilizatorii

♦ Identifică alte documente interne necesare.

7. ÎNREGISTRĂRI

Nr. crt.

Înregistrarea Suportul Completează Locul de păstrare Durata

1. Lista centralizatoare a documentelor SMC

Formular F-PS-01-01

RSMC RSMC 2 ani

2. Lista de difuzare/retragere documente

Formular F-PS-01-02

Funcţia elaboratoare

Funcţia elaboratoare

2 ani

3. Indicatorul reviziilor Formular F-PS-01-03

Funcţia elaboratoare

Funcţia elaboratoare

Permanent

4. Pagina de garda Formular F–PS-04– 01

Funcţia elaboratoare

Funcţia elaboratoare

Permanent

8. ANEXE 8.1. Anexa 1: Formular F-PS-01-01• Lista centralizatoare a documentelor SMC 8.2. Anexa 2: Formular F-PS-01-02• Lista de difuzare/retragere documente. 8.3. Anexa 3: Formular F-PS-01-03• Indicatorul reviziilor. 8.4. Anexa 4: Formular F–PS-01-04●Pagina de garda

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PS-01

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL

DOCUMENTELOR

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 11 din 14

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

ANEXA 1

Model Formular F-PS-01-01/ Ed.2 Rev. 1

LISTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR SMC valabilă de la data de 14.02.2011

A. DOCUMENTE INTERNE

Nr. crt.

DENUMIRE DOCUMENT ELABORATOR COD Ed./ rev.

1. Manualul sistemului de management al calitatii RSMC MSMC-01 2/1 2. Controlul documentelor RSMC PS-01 2/1 3. Controlul înregistrarilor RSMC PS-02 2/1 4. Audit intern RSMC PS-03 2/1 5. Controlul produsului/serviciului neconform RSMC PS-04 2/1

6. Actiuni corective RSMC PS-05 2/1 7. Actiuni preventive RSMC PS-06 2/1 8. Analiza efectuata de management RSMC PO-01 2/1 9. Competenta, constientizare, instruire SSRU PO-02 2/1 10. Managementul resurselor umane SSRU PO-03 2/1 11. Mentenanta echipamentelor SST PO-04 2/1 12. Achizitii SSAP PO-05 2/1 13. Controlul echipamentelor de masurare si

monitorizare SST PO-06 2/1

14. Comunicarea interna Secretar Şef PO-07 2/1 15. Evaluarea satisfactiei clientului si tratarea

reclamatiilor RSMC PO-08 2/1

B. DOCUMENTE EXTERNE

Nr. crt.

DENUMIRE DOCUMENT ELABORATOR COD Ed.

Aprobat, Întocmit, RMC RSMC Ec. PORUTIU VIOREL Prof. Dr. Socaciu Carmen _____________________ _____________________

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PS-01

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL

DOCUMENTELOR

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 12 din 14

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

ANEXA 2 F-PS-DA-01-02/ Ed.2 Rev.1

APROBAT, Elaborator: RMC-DA, Viorel Porutiu __________

LISTA DE DIFUZARE/RETRAGERE

Nr. crt.

Data difuzarii

Data retragerii

Document difuzat / retras

Exemplar numar

Primire Retragere Funcţie, nume,

prenume şi semnătur ă

Funcţie, nume, prenume şi semnătur ă

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Întocmit, RSMC-DA,

Prof. Dr. Socaciu Carmen _____________________

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PS-01

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL

DOCUMENTELOR

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 13 din 14

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

ANEXA 3

F-PS-DA-01-03/ Ed.2, Rev. 1

INDICATORUL REVIZIILOR Nr. crt.

Ediţia/ revizia/

data

Conţinut sumar sau identificare modificare/analiză

Elaborat

Verificat Aprobat

Funcţie, nume, prenume şi semnătur ă

RSMC,

Prof. Dr. Socaciu Carmen

RM,

Ec. Porutiu Viorel

RECTOR,

Prof.Dr. Pamfil Doru

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PS-01

EDIŢIE: 2

PROCEDURĂ DE SISTEM CONTROLUL

DOCUMENTELOR

REVIZIE: 1

Data: 14.02.2011 PAG. 14 din 14

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

Anexa 4

Model pentru pagina de garda: Formular cod F–PS-DA-01– 04/ Ed.2, Rev.1

UNIVERSITATEA DE STIINTE AGRICOLE SI MEDICINA VETERINARA

CLUJ-NAPOCA DIRECTIA ADMINISTRATIVA

APROBAT

DENUMIRE DOCUM ENT …………………….

COD:

STANDARDE DE REFERINTA:

Difuzat in regim controlat cu nr:

Destinatar :………………….

ELABORAT VERIFICAT VIZAT

Avertisment:Documentul de fata este proprietatea USAMV Cluj-Napoca

Reproducerea si difuzarea documentului sunt in exclusivitate dreptul societatii. Copiile sunt numerotate si tinute sub control

cod: F–PS-DA-04–01/ ed. rev.