WyzwanieDrukowanie jest jednym z najważniejszych aspektów codziennego funkcjonowania Grand Hotel — od podstawowej obsługi w recepcji, wymagającej drukowania między innymi rachunków dla gości, po biura, w których pracownicy wykorzystują drukarki podczas wykonywania swoich codziennych obowiązków.

Grand Hotel pragnął zmniejszyć rosnący rachunek za wydruki, odświeżyć swój związany wieloma umowami, starzejący się park drukarek różnych producentów oraz zwiększyć niezawodność podczas wykonywania podstawowych czynności, takich jak obsługa w recepcji. Wszystko to w ramach jednej umowy.

Informacje o kliencieGrand Hotel leży na zielonych, morskich przedmieściach Malahide w północnym hrabstwie Dublin i jest jednym z najbardziej znanych ośrodków w tym regionie. Położenie w odległości 15 minut jazdy z lotniska w Dublinie oraz morska okolica sprawiają, że jest często wybierany przez biznesmenów i turystów.

Z 203 pokojami do obsłużenia oraz różnymi typami klientów hotel należy do najbardziej obleganych w całym kraju. Oprócz świadczenia usług gościom Grand Hotel pełni również rolę siedziby głównej dla małej grupy siostrzanych hoteli.

Przykład zastosowania rozwiązań firmy OKI

„ Gotowi na przyszłość” — firma OKI zapewnia obniżenie kosztów i zwiększenie wydajności w Grand Hotel w Malahide

GRAND HOTELOBNIŻA KOSZTY DRUKOWANIA O 30%

Branża: hotelarstwo Rozwiązanie: Managed Print Services

Lokalizacja: Irlandia

RozwiązanieFirma Netspeed, partner IT OKI, przedstawiła hotelowi koncepcję usług Managed Print Services (MPS). Po wstępnych spotkaniach, na których omówiono, w jaki sposób usługi MPS mogłyby działać w Grand Hotel, postanowiono rozpocząć planowanie wdrożenia rozwiązania firmy OKI.

Według Erniego Brennera, dyrektora finansowego w Grand Hotel, wdrożenie usług MPS nie stwarzało praktycznie żadnego ryzyka. „Usłyszeliśmy o usługach MPS i uznaliśmy, że nie ma się nad czym zastanawiać” — powiedział. „Firma OKI przedstawiła nam plan, a my zdecydowaliśmy, że go wykorzystamy”.

Pierwsza faza przejścia na strukturę wydruków ukierunkowanych na usługi polegała na ocenie przez firmę OKI działań hotelu związanych z drukowaniem i obsługą dokumentów. Wcześniej dyrektor Brenner dokonał własnego audytu i był ciekaw, czy dane zgromadzone przez firmę OKI pokryją się z jego własnymi ustaleniami. „Zapoznaliśmy się z ogólnymi kosztami wydruków oraz wydatkami na pojemniki z tonerem i porównaliśmy je z pakietem usług MPS” — powiedział.

Tak jak wiele innych przedsiębiorstw, Grand Hotel posiadał wiele drukarek różnych producentów wykorzystywanych na podstawie różnych umów.

Ernie Brenner (Grand Hotel), Suzanne Colgan (Netspeed) i David Quinn (OKI Systems Ireland)

„ Rzadko miewamy teraz problemy, a firma OKI odpowiada na wszelkie zgłoszenia przez Internet, korzystając z możliwości zdalnej naprawy lub błyskawicznie wysyłając technika, gdy niezbędna jest jego wizyta. W wielu przypadkach firma OKI rozwiązuje problemy, jeszcze zanim powstaną”.

Ernie Brenner, dyrektor finansowy w Grand Hotel

Hotel wymagał ujednoliconego zestawu tańszych, bardziej wydajnych drukarek, które można by użytkować w ramach pojedynczej umowy serwisowej. „Wcześniej korzystaliśmy z różnych pojemników z tonerem wielu różnych producentów, a z każdym mieliśmy zawartą osobną umowę. Nasz magazyn był zawalony pojemnikami z tonerem różnych marek”.

„Obliczenia firmy OKI związane z możliwymi oszczędnościami i zwiększeniem wydajności pokrywały się z naszymi, co zrobiło na mnie wrażenie. Postanowiliśmy wdrożyć zaproponowane rozwiązanie. Spodobał nam się również poziom oferowanych przez firmę OKI usług serwisowych, a także pomysł zmodernizowania bazy drukarek przy jednoczesnym wprowadzeniu funkcji skanowania i drukowania przy biurkach oraz drukowania w kolorze — czego nie robiliśmy dotychczas.

KorzyściJak informuje Brenner, zastosowanie usług MPS pozwoliło zmniejszyć wydatki Grand Hotel na wydruki o 30%, zapewniając jednocześnie wzrost wydajności. „Mieliśmy ponad 44 drukarki, faksy, kopiarki i inne urządzenia” — powiedział. „Od momentu wdrożenia

usług MPS firmy OKI zmniejszyliśmy tę liczbę do około 25. Posiadamy dużą liczbę pojedynczych biur, więc nie mogliśmy zmniejszyć liczby poszczególnych urządzeń, tak jak w przypadku biur o otwartej przestrzeni. Udało nam się usprawnić pracę wielu biur przez zaopatrzenie je w urządzenia wielofunkcyjne, tym samym rozszerzając zakres zastosowań, na przykład o skanowanie do komputera i kopiowanie.

„Tam, gdzie było to możliwe, usunęliśmy pojedyncze drukarki i zastąpiliśmy je jednym urządzeniem wielofunkcyjnym, zwiększając jednocześnie zakres funkcji dostępnych dla użytkowników. Nasza recepcja jest obszarem kluczowym, ponieważ możliwość drukowania potrzebna jest zawsze, a same urządzenia muszą być szybkie, niezawodne i trwałe, a także mieć możliwość korzystania z papieru o różnej gramaturze”.

Firma OKI jako jedyna oferuje zdecentralizowany model w ramach rozwiązania MPS, którego nie mogą zapewnić inni producenci kopiarek A3.

Brenner i jego pracownicy są zadowoleni, że hotel dysponuje teraz bazą „nowoczesnych” urządzeń, które wyparły „problematyczne i drogie” rozwiązania.

Korzyści widoczne na pierwszy rzut oka: • Obniżenie kosztu drukowania

o 30% • Monitorowanie sprzętu online i

konserwacja urządzeń • Lepszy sprzęt• Lepsza optymalizacja bazy

drukarek zgodnie z potrzebami indywidualnymi i grup roboczych

PrzyszłośćDyrektor Brenner powiedział, że Grand Hotel będzie kontynuował współpracę z firmą OKI, podkreślając, jak bardzo zadowolony jest z obniżki kosztów drukowania i konserwacji urządzeń. Grand Hotel niedawno odnowił umowę MPS z firmą OKI, uwzględniając pełne odświeżenie sprzętu oraz obejmując umową również Marine Hotel w Sutton.

„Końcowe efekty całego procesu to niższy koszt utrzymania i skrócony czas konserwacji urządzeń, a także ich wydłużony czas pracy i lepsza umowa serwisowa w porównaniu do naszych poprzednich urządzeń” — powiedział Brenner. „Czujemy, że jesteśmy gotowi na przyszłość i nadal będziemy kontynuować współpracę z firmą OKI. Polecamy ją innym hotelom i zamierzamy w dalszym ciągu rozwijać naszą relację”.

Opisując współpracę Grand Hotel z firmą OKI, Brenner wyrażał się w samych superlatywach. „Wszystkie nasze problemy zostały rozwiązane od ręki. Umowa jest weryfikowana co sześć miesięcy, a wszystkie wyliczenia firmy OKI dotyczące szacowanych kosztów były bardzo dokładne”.

„Same drukarki są niezawodne i komunikują się bezpośrednio z firmą OKI, gdy zaczyna brakować tonera. Administracja jest uproszczona dzięki ciągłemu procesowi zarządzania firmy OKI, który zajmuje się zaopatrzeniem i innymi potencjalnymi problemami. Rzadko miewamy teraz problemy, a firma OKI odpowiada na wszelkie zgłoszenia przez Internet, korzystając z możliwości zdalnej naprawy lub błyskawicznie wysyłając technika, gdy niezbędna jest jego wizyta. W wielu przypadkach firma OKI rozwiązuje problemy, jeszcze zanim powstaną”.

linkedin.com/company/oki-europe-ltd youtube.com/okieurope1twitter.com/OKI_Europe_Ltd

Program Smart Managed Print Services firmy OKI polega na użyciu szeregu wypróbowanych i gruntownie przetestowanych metod oraz narzędzi w celu dokonania oceny bieżących kosztów i procesów w organizacji związanych z drukowaniem przed przygotowaniem profesjonalnej oferty

dopasowanej do indywidualnych wymagań klienta. Nasz zespół sprzedaży i inżynierów ściśle współpracuje z kluczowymi partnerami, aby móc oferować rozwiązania Managed Print z korzyścią dla klientów.

www.oki.com/eu

Suzanne Colgan (Netspeed), Ernie Brenner (Grand Hotel) i David Quinn (OKI Systems Ireland)

„ Obliczenia firmy OKI związane z możliwymi oszczędnościami i zwiększeniem wydajności pokrywały się z naszymi, co zrobiło na mnie wrażenie. Postanowiliśmy wdrożyć zaproponowane rozwiązanie”.

Ernie Brenner, dyrektor finansowy w Grand Hotel