Upload
greg-marcelo
View
28
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
este es un archivo para entender la gestion de proyectos
Citation preview
1
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
2
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUPPrefacio:
La Gestión de Proyectos se puede describir como un proceso de planteamiento,
ejecución y control de un proyecto, desde su comienzo hasta su conclusión, con
el propósito de alcanzar un objetivo final en un plazo de tiempo determinado, con
un coste y nivel de calidad determinados, a través de la movilización de recursos
técnicos, financieros y humanos. Incorporando variadas áreas del conocimiento,
su objetivo es el de obtener el mejor resultado posible.
La clave para empezar con éxito un proyecto es que tengamos
los términos de referencia bien establecidos. Para ello,
debemos conocer la autoridad y el patrocinador, los objetivos, el
ámbito, las restricciones, los costes y /o presupuesto, los
recursos, las entregas, las fases del proyecto, las estrategias,
riesgos, hipótesis, roles y responsabilidades.
Un aspecto muy importante para mantener el apoyo de la
organización es que los objetivos del proyecto estén en
perfecta conexión con los de aquella y además que se hagan
explícitos.
Comprende cuatro Unidades de Aprendizaje:
Unidad I: Análisis del Marco General de la Gestión de Proyectos.
Unidad II: Gestión de Planificación y Calidad en la Administración
del Proyecto.
Unidad III: Técnicas de Procesos para la Optimización de los Proyectos.
Unidad IV: Administración de Proyectos de Inversión estándar.
3
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
Estructura de los Contenidos
Análisis del marco general de la gestión de proyectos
Gestión de p
lanificación y calidad
en la a
dministración del
proyecto
Técnicas de procesos para la
optimización
de los proyectos
Administraci
ón de proyectos
de inversión estándar
Gestión de
proyectos.
Planificación y control de proyecto.
Ciclo del proyecto.
Marco lógico del proyecto.
Etapa de Planificación del Proyecto.
Lógica de I
ntervención.
Factores de Calidad.
Finalización de Marco Lógico.
Calendario de actividades y de recursos.
Procesos relacionados
con el alcance.
Procesos relacionados
con los recursos.
Procesos relacionados
con las adquisiciones.
Importancia del proyecto de inversión.
Contenido del proyecto de inversión.
Proyecto de
inversión.
Evaluación económica
– financiera.
La competencia que el estudiante debe lograr al final de
la asignatura es:
“Conoce el proceso de planificación y desarrollo estratégico de
las distintas gestiones de un proyecto”.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
4
Índice del Contenido
I. PREFACIO 02II. DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS 03 - 148UNIDAD DE APRENDIZAJE 1: ANÁLISIS DEL MARCO GENERAL DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS 05-471. Introducción 06
a. Presentación y contextualización 06b. Competencia 06c. Capacidades 06d. Actitudes 06e. Ideas básicas y contenido 06
2. Desarrollo de los temas 07-42a. Tema 01: Gestión de proyectos. 07b. TEMA 02: Planificación y control de proyecto. 15c. Tema 03: Ciclo del proyecto. 26d. Tema 04: Marco lógico del proyecto. 32
3. Lecturas recomendadas 434. Actividades 435. Autoevaluación 446. Resumen 47UNIDAD DE APRENDIZAJE 2: GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN Y CALIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN
DEL PROYECTO.48-76
1. Introducción 49a. Presentación y contextualización 49b. Competencia 49c. Capacidades 49d. Actitudes 49e. Ideas básicas y contenido 49
2. Desarrollo de los temas 50-71a. TEMA 01: Etapa de Planificación del Proyecto. 50b. TEMA 02: Lógica de Intervención. 56c. TEMA 03: Factores de Calidad. 62d. TEMA 04: Finalización de Marco Lógico. 67
3. Lecturas recomendadas 724. Actividades 725. Autoevaluación 736. Resumen 76UNIDAD DE APRENDIZAJE 3: TECNICAS DE PROCESOS PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LOSPROYECTOS
77-111
1. Introducción 78a. Presentación y contextualización 78b. Competencia 78c. Capacidades 78d. Actitudes 78e. Ideas básicas y contenido 78
2. Desarrollo de los temas 79-106a. TEMA 01: Calendario de actividades y de recursos 79b. TEMA 02: Procesos relacionados con el alcance 88c. TEMA 03: Procesos relacionados con los recursos 95d. TEMA 04: Procesos relacionados con las adquisiciones 101
3. Lecturas recomendadas 1074. Actividades 1075. Autoevaluación 1086. Resumen 111UNIDAD DE APRENDIZAJE 4: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN ESTÁNDAR. 112-1451. Introducción 113
a. Presentación y contextualización 113b. Competencia 113c. Capacidades 113d. Actitudes 113e. Ideas básicas y contenido 113
2. Desarrollo de los temas 114-140a. TEMA 01: Importancia del proyecto de inversión. 114b. TEMA 02: Contenido del proyecto de inversión. 120c. TEMA 03: Proyecto de inversión. 130d. TEMA 04: Evaluación económica – financiera. 137
3. Lecturas recomendadas 1414. Actividades 1415. Autoevaluación 1426. Resumen 145III. GLOSARIO 146IV. FUENTES DE INFORMACIÓN 147V. SOLUCIONARIO 148
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
5
6
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
Introducción
a)Pr esen t a ci ón y con t e xt ua l i za ci ón
Los temas que se presentan en la siguiente unidad, tienen por finalidad introducir
y familiarizar al alumno con la conceptualización y la importancia de gestión
de proyectos.
b)C o m p e t en c i a
Determina el marco general de la gestión de proyectos como parte del
inicio del desarrollo de la planificación estructurada por la organización.
c) C a p a cid a d es
1. Conoce las distintas técnicas y estrategias de gestión.
2. Elabora adecuadamente la planificación objetiva del proyecto.
3. Explica el ciclo estimado de acuerdo al tipo de proyecto en meta.
4. Describe las condiciones establecidas en el marco lógico del proyecto.
d)A c t it udes
Se interesa por la buena gestión de los distintos proyectos.
Muestra habilidad para la planificación objetiva del proyecto.
e)Pr esen t a ci ón d e Id e as b ás i c a s y c on t en id o esenc i ales d e la U n id a d :
La Unidad de Aprendizaje 01: Análisis del marco general de la Gestión
de Proyectos, comprende el desarrollo de los siguientes temas:
TEMA 01: Gestión de proyectos
TEMA 02: Planificación y control de proyecto
TEMA 03: Ciclo del proyecto.
TEMA 04: Marco lógico del proyecto.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
7
Gestiónde
Proyectos
TEMA 1
Competencia:
Conocer las distintas técnicas y estrategias de gestión.
8
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
Desarrollo de los Temas
Tema 01: Gestión de Proyectos
Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas
de inicio y fin definidas, encaminado a la creación de un producto o servicio
único y conforme a unos requisitos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo,
coste y recursos.
Algunas características de los proyectos son:
Pueden ser de larga duración y estar sujetos a
influencias externas e internas.
Frecuentemente tienen restricciones de coste y recursos.
Conllevan cierto grado de riesgo e incertidumbre.
Crean productos entregables únicos, entendiendo por
productos entregables los productos, servicios o resultados generados.
Se desarrolla en pasos, se define de forma general al comienzo del proyecto,
y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto
desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los
productos entregables.
Tienen una duración limitada, con un comienzo y un final definido. El final
se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando se
cancela por quedar claro que los objetivos no pueden ser alcanzados o porque
la necesidad deja de existir.
El hecho de que tengan un comienzo y un fin definido,
así como su desarrollo gradual permite hablar de un ciclo de
vida del proyecto. Por ciclo de vida se entiende el
conjunto de fases que conectan el inicio de un proyecto
con su fin. La transición de una fase a otra dentro del ciclo
de vida de un
proyecto generalmente está definida por alguna forma de transferencia
9
técnica.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
10
La relación entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto a
obtener se muestra en la siguiente figura:
GESTIÓN DE PROYECTOS
Una vez definido lo que es un proyecto, se puede abordar qué es la gestión de
proyectos. La definición más formal sería la aplicación de un conjunto de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.
La gestión de proyectos no es un proceso perfectamente definido. Es más,
cada profesional tiene enfoques distintos a la hora de gestionar sus proyectos,
unos valoran más el control y el seguimiento mientras que otros se centran
en los aspectos de Liderazgo y gestión de personas.
GESTIÓN EFICAZ DE PROYECTOS
La experiencia en los últimos años revela que para que los proyectos de
inversión lleguen a buen puerto es necesario que exista una gestión integral
del proyecto que abarque todo el ciclo de vida del mismo, es decir, desde que
el proyecto es sólo una necesidad o idea, hasta el cierre formal del mismo.
Ante esta evidencia, parece ineludible que surja la pregunta de por qué no todo
el mundo usa una buena práctica de gestión de proyectos, sus técnicas y
sus procesos. Habitualmente, se debe a factores como: la necesidad de
inversión inicial, falta de compromiso y conocimiento por parte de la
organización, o la desconfianza y ala inversión al control por parte del equipo de
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
11
trabajo.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
12
Algunos de estos temores son naturales y lógicos, mientras que otros son
emocionales e irracionales.
Es obvio que las características del proyecto no van a cambiar por el hecho
de usar un proceso formal de gestión de proyectos. Implantar una eficiente
gestión de proyectos no quiere decir que no se tendrán problemas, ni
significa que los riesgos simplemente desaparezcan, o que no haya
sorpresas. Lo que sí que cambia es la forma en que los eventos son
gestionados cuando el proyecto está en curso. El valor de una buena práctica de
gestión de proyectos es contar con un proceso estandarizado para lidiar con las
posibles contingencias.
En ningún caso el tiempo, coste o esfuerzo dedicado a la gestión del
proyecto debe entenderse como una pérdida para el proyecto, todo lo
contrario, es un elemento imprescindible para lograr la calidad del resultado
final.
Algunos de los beneficios más destacables que aporta una eficaz gestión de
proyectos son:
Ahorros de tiempo y coste.
Más rapidez en la resolución de problemas.
Optimización en la resolución de riesgos.
Mayor efectividad en la comunicación y
gestión de expectativas.
Mayor calidad de productos y servicios.
Optimización de la gestión financiera.
Mejora del proceso de toma de decisiones.
Mejora del ambiente laboral.
PARTICIPANTES EN UN PROYECTO
Entre los grupos de interés más característicos de un proyecto se encuentran
los siguientes:
Director del proyecto: la persona responsable de dirigir el proyecto.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
13
Cliente/Usuario: la persona u organización que utilizará el producto
del proyecto.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
14
Equipo del proyecto: el grupo que realiza el trabajo del proyecto.
Equipo de dirección del proyecto: Los miembros del equipo que participan
en las actividades de dirección del proyecto.
Patrocinador: la persona o el grupo que proporciona los recursos
financieros, monetarios o en especie, para el proyecto.
Influyentes: personas o grupos que no están directamente relacionados
con el proyecto, pero que pueden ejercer una influencia positiva o negativa
sobre el curso del mismo.
Funciones del responsable de la gestión del proyecto
El término proyecto se utiliza para denominar un conjunto de actividades
coordinadas con el objeto de producir un bien o servicio.
La gestión del proyecto tiene por objetivo disponer los componentes para
definir, evaluar, controlar, y entregar los resultados deseados. Para ello
el responsable del proyecto realiza las siguientes funciones:
Interpretar los planes estratégicos de la empresa y la
posición relativa del proyecto en dichos planes. Como
resultado de dicha interpretación se obtienen:
o Objetivos concretos del proyecto a partir de los que se construirá la lista
de subobjetivos o componentes del proyecto.
o Compromisos de realización del proyecto basados en el conocimiento
de los recursos disponibles.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
15
Preparar el plan de diseño, desarrollo, control y entrega del proyecto.
Es frecuente utilizar técnicas derivadas del análisis del ciclo de vida del
proyecto. En este caso, las funciones del responsable del proyecto se
derivan de las necesidades identificadas en cada fase del ciclo de vida:
o Fase de concepción: examinar las necesidades actuales y las
deficiencias en los sistemas existentes, examinar el entorno y la
empresa para determinar la factibilidad técnica, económica y legal del
proyecto, enunciar las formas alternativas de satisfacer las necesidades
identificar los conocimientos precisos para la investigación y desarrollo, y
definir la organización provisional para el proyecto.
o Fase de definición: confirmar las estimaciones iniciales sobre recursos
precisos y tiempo necesario para completar el proyecto.
Los costes del sistema se muestran en el gráfico. Se han descompuesto
los costes en costes de implementación (no recurrentes) y costes de
operación (o costes recurrentes). El gráfico 4 muestra también el efecto del
aprendizaje (es decir, el efecto de la mejora en los procesos) en los costes de
operación.
El plan del proyecto
Un plan de proyecto es básicamente un mapa de ruta que nos
informa cómo trasladamos desde A hasta B. Por lo general,
consideramos que el plan es el punto de partida de un proyecto: un
comienzo, una guía para los desarrollos futuros.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
16
No obstante, es importante reconocer que un plan es consecuencia de un gran
esfuerzo. El plan surge gradualmente, a medida que se definen las necesidades,
se especifican los requerimientos, se hacen predicciones acerca del futuro y se
estiman los recursos disponibles. Sólo después de que éstas y otras cuestiones
han sido meditadas, comprendidas, clarificadas, desmenuzadas, reelaboradas y
nuevamente clarificadas, podremos trazar finalmente un plan que nos sirva como
mapa de carreteras. Por lo general, los planes son tridimensionales.
Se concentran en el tiempo, el dinero y los recursos humanos y materiales. A lo
largo del tiempo se han elaborado instrumentos de planificación para las tres
dimensiones. La dimensión temporal se maneja por medio de agendas. Existe una
amplia gama de instrumentos (algunos sofisticados, otros simples) para la
elaboración de agendas y horarios. Estos instrumentos nos permiten determinar
cuándo deben comenzar las diferentes tareas, cuándo se alcanzarán ciertas
metas, etcétera. En este sentido analizaremos dos de las herramientas de
programación más conocidas: los diagramas de Gantt y las redes de programación.
La dimensión del dinero se maneja por medio de presupuestos que nos
muestran cómo se distribuirán los fondos de nuestro proyecto. La necesidad de
elaborar presupuestos es una realidad universal en las organizaciones (sean
privadas, públicas, académicas o sin fines de lucro) se esfuerza especialmente por
confeccionar buenos presupuestos. Si bien hay principios universales que sustentan
la buena práctica de la elaboración de presupuestos, la manera específica de
formularIos varía considerablemente de una organización a otra.
La confección de un presupuesto es algo muy personal, que refleja la filosofía,
las actitudes y las estructuras de la organización.
La dimensión de los recursos humanos y materiales se ocupa de la mejor manera
de asignar nuestros limitados recursos en un proyecto. Existen muchas
herramientas para realizar la asignación de recursos. Entre ellos destacan los
gráficos de Gantt de recurso, las hojas de cálculo de recursos, las matrices de
recurso y los gráficos de cantidad de recursos.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
17
10 Pasos que se siguen para elaborar un plan
Obtener el compromiso de la administración o gerencia
Establecer un comité de planificación ante el desastre
Elaborar un estudio de capacidad de recuperación ante el desastre
Elaborar un estudio o análisis de riesgo
Establecer prioridades del sistema
Analizar y definir requerimientos para la recuperación
Diseñar el programa para la recuperación
Realizar entrenamiento para la reducción del servicio
Probar el Plan
Dar mantenimiento al plan.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
15
Planificacióny
Controlde
Proyecto
TEMA 2
Competencia:
Elaboraradecuadamente laplanificación objetiva del
proyecto.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
16
Tema 02: Planificación y Control de Proyecto
Cuando una persona acomete la planificación o el diseño de la
metodología de control de un proyecto, tarde o temprano debe
formularse la siguiente pregunta: "¿Cuánto debemos planificar y
controlar?" No hay una respuesta óptima para esta pregunta. A
primera vista, parecería que simplemente tendríamos que
planificar
mucho, a fin de minimizar la incertidumbre del proyecto y controlarlo totalmente.
Tendemos entonces a expresar nuestra idea en frases como las siguientes:
"Toda planificación es poca" y "Un proyecto con controles débiles es un proyecto
fuera de control”. Lamentablemente, la planificación y el control tienen un coste. La
siguiente fórmula expresa bien la relación entre los costes del proyecto y los
costes de la planificación:
Costes del proyecto = Coste de producción + Costes administrativos
Lo que esta fórmula expresa es que los incrementos en los costes de la planificación
y el control (es decir, los costes administrativos) elevan los costes totales del
proyecto. La fórmula ilustra también el hecho de que los incrementos en los costes
de planificación y control significan que estamos gastando proporciones cada vez
menores de nuestro presupuesto en actividades directamente productivas.
¿Qué proporción del presupuesto del proyecto debe dedicarse a los costes de
planificación y control? ¿El 10 por ciento? ¿El 20 por
ciento? ¿El 50 por ciento? ¿Más? La respuesta que
demos a esta pregunta estará vinculada con una serie
de factores importantes:
o Complejidad del proyecto.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
17
o Tamaño del proyecto.
o Nivel de incertidumbre.
o Requerimientos organizacionales.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
18
Instrumentos de planificación y control: El plan
Gran parte del trabajo de planificación consiste en determinar la relación de las
diferentes tareas entre sí y luego programar esas tareas a fm de que el proyecto
pueda ser realizado de manera eficiente y lógica. A lo largo de los años se fueron
elaborando muchos instrumentos de trabajo que han convertido a esta tarea casi en
una rutina. Existen tres instrumentos de trabajo que satisfacen prácticamente todas
las necesidades para programar cualquier proyecto, desde el más simple hasta el
más complejo, el diagrama de Gantt y la red de planificación.
El ciclo de vida del proyecto
Los proyectos tienen comienzo, medio y fin. Este dato puede parecer evidente, pero si
se trabaja en gestión de proyectos, el momento del ciclo
vital en que se encuentra será de la mayor importancia,
ya que influirá sobre lo que deberá hacer y sobre las
opciones que se le presentarán. Hay diversas maneras
de considerar el ciclo vital del proyecto. Una de las
más
comunes estimas que se divide en cuatro grandes fases: concepción del
proyecto, planificación, implementación y finalización.
En las ciencias de la información es muy usado el enfoque que establece seis
fases: reconocimiento de las necesidades, definición de los requerimientos, diseño
del sistema, implementación, verificación y mantenimiento.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
19
En la Figura 1 el proyecto se acelera rápidamente y se desacelera con lentitud.
Esto podría ilustrar un típico proyecto de investigación de mercado, donde hay una
gran cantidad de actividad inicial, como recolección de datos de los consumidores por
medio de cuestionarios y entrevistas. Una vez reunidos los datos, el consumo de
recurso baja gradualmente, a medida que se analizan los datos y se redactan las
conclusiones.
En la Figura 2, por el contrario, se observa un incremento gradual de la actividad,
hasta que el proyecto llega a su cima, y luego un rápido final. Esto suele ocurrir
con los proyectos de investigación científica, en los que una parte importante del
tiempo total suele estar dedicada a formular hipótesis de trabajo, diseñar un
experimento, poner a punto equipamiento, etcétera.
La actividad del proyecto alcanza un pico cuando el experimento ha sido
efectivamente realizado y se han observado los datos
resultantes.
Independientemente de cómo se considere
el ciclo vital, el punto más importante para
tener en cuenta es que a lo largo de su
vida todo proyecto es dinámico, es un
organismo en continuo desenvolvimiento.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
20
Desde otra perspectiva, dirigida fundamentalmente a registrar las principales
características del ciclo vital, a éste se le divide en seis funciones, que se
cumplen durante el curso de un proyecto: selección del proyecto, planificación,
implementación, control, evaluación y terminación. La Figura 3 ilustra este enfoque.
Examinemos brevemente cada una de las seis funciones.
Selección del proyecto
Los proyectos surgen de necesidades. El proceso de gestión
de proyecto empieza cuando alguien tiene una necesidad
que debe ser satisfecha. Las necesidades pueden ser
diversas: reducir el número de formularios que los pacientes
deben completar para ser internados en un hospital,
desarrollar
Lamentablemente, vivimos en un mundo donde escasean los recursos y no
podemos desarrollar proyectos para satisfacer todas nuestras necesidades. Es
preciso elegir. Y elegimos valiéndonos de la selección de proyectos.
Seleccionamos algunos proyectos y rechazamos otros.
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
21
Se toman decisiones sobre la base de la cantidad de recursos de que disponemos,
de las diferentes necesidades que hay que satisfacer, del coste que supone
satisfacerlas y de la importancia relativa que tiene satisfacer algunas necesidades e
ignorar otras. La selección del proyecto es sumamente importante, por que
nos lleva a comprometemos para el futuro. Las decisiones que tomamos en
este terreno empiezan por paralizar ciertos recursos, a veces por pocos días, a
veces por años.
Y esas decisiones tienen lo que los economistas
llaman costes de oportunidad; al seleccionar el
proyecto A y no el B, estamos renunciando a los
beneficios que el proyecto B nos podría haber
brindado. El proceso de selección del proyecto podría
ser desencadenado por
diversos factores. El estímulo para cometer ese proyecto podría surgir, por
ejemplo, del medio exterior, en forma de un pedido de propuesta (PDP) [request for
proposal (RFP)] o de una invitación para licitar (IPL) [invitation for bid IFB)]. En ese
caso, los clientes potenciales solicitan ofertas para construir algo o para ofrecer cierto
servicio.
En otras ocasiones el estímulo es interno: surge de la organización misma a través
de sus directivos o de un equipo de trabajo encargado de reencauzar ciertos
procesos de la empresa. En tal caso tendremos que decidir si tenemos los recursos,
la voluntad y la capacidad para acometer determinado proyecto.
Planificación
El plan es un mapa de ruta que nos indica cómo ir de un punto a otro. La
planificación se desarrolla especialmente para el proyecto. Al comienzo, es común
tener un preplán informal, es decir, una idea general de lo que el proyecto
demandaría, si resolviéramos emprenderlo. Estos preplanes pueden asumir
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
22
formas diversas. Por ejemplo, una propuesta es, en cierto modo, un preplán, ya que
traza un mapa de ruta para el proyecto. De la misma manera, los estudios de
viabilidad, el estudio de casos y los análisis competitivos son, de alguna forma,
preplanes.