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UNIVERSIDAD GALILEOFISICC –IDEALicenciatura en Informática y Administración de Recursos HumanosControl y Evaluación de Proyectos CEI Roosevelt
Nombre: Sandy Elizabeth Rodríguez Gómez Carné: 07114052
Fecha: 26 de Octubre de 2008
INDICEPAGINA
1 CARATULA 1
2 INDICE 2/3/4/5.
3 INTRODUCCION 6
A MARCO GENERAL DE REFERENCIA
A,1 RESEÑA HISTORITA DE LA EMPRESA 7
A,2 DEFINICION DEL DEPARTAMENTO DE GESTION 8/9/10
A,3 TAREAS ADMINISTRATIVAS 11/12/13/14/15
A.4 ORGANIGRAMA MAESTRO 16
A,5 ORGANIGRAMA FUNCIONAL 17
B ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA
B,1 EN DONDE ESTAMOS 18/19/20/21/22
B,2 A DONDE QUEREMOS LLEGAR 23
B,3 QUE PODEMOS HACER 24
B,4 COMO PODEMOS LOGRARLO 25
C EL PROBLEMA
C,1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA Y CAUSAS 26
C,2 DETERMINACION Y JUSTIFICACION DEL PROBLEMA 26
C,3 A QUE DEPARTAMENTO AFECTA 27/28
D PERFIL DEL PROYECTO 29/30/31
E PLAN DE IMPLEMENTACION (solución, propuesta)
E,1 DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES 32
E,2 ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES 33
E,3 DIAGRAMA DE GANTT 34
F PLAN DE CAPACITACION
F,1 DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES 35
F,2 ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES 35
F,3 DIAGRAMA DE GANTT 36
G PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMACION
G,1 DETERMINACION HERRAMIENTAS DE HARDWARE 37
G,2 DETERMINAR USAR LA TECNOLOGIA SOFTWARE 38
G.3 DESCRIBIR Y JUSTIFICAR TIPO DE SISTEMA DE INFORMACION 39
H DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO
H,1 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS 40
H,2 DIAGRAMA DE CONTEXTO 41
PROCESOS, ALMACENES Y FLUJO DE DATOS
H,3 ELABORACION DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 42/43
CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTO 1A, DEFINIR LAS LISTA DE ACTIVIDADESA,1 IDENTIFICAR ACTIVIDADES DE PRIMER ORDEN, SEGUNDO ORDEN 44
TERCER ORDEN (CUADRO SINOPTICO)
A,2 LISTADO DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS DEL CUADRO SINOPTICO 45
ANTERIOR
B DEFINICION DE ACTIVIDADES PRECEDSENTESY SUB-DESCENDENTES
B,1 ELABORACION DE TABLA DE LAS ACTIVIDADES PRECEDENTES Y 46
SUB-SECUENTES
C MATRIZ DE TIEMPOSC,1 ELABORACION, MANUAL DE CALCULO DE LAS ACTIVIDADES EN UNA 47
MATRIZ DE SECUENCIAS
D CONSTRUCCION DEL CPM-PERT O RED A TIEMPO "T"
D,1 DIAGRAMA DE SECUENCIA MANUAL 48
E, CALCULO DE LAS OCCURRENCIAS TEMPRANAS INICIALES Y FINALES
SOBRE EL DIAGRAMA CPM-PERT
E,1 CALCULO DE OCURRENCIAS TEMPRANAS Y OCURRENCIAS TARDIAS 49
( en anexos: CALCULOS Y USO DE FORMULAS)
E,2 CALCULO DE LAS OCURRENCIAS TARDIAS INICIALES Y FINALES 50/51
( en anexos: CALCULOS Y USO DE FORMULAS) Y HOLGURA SIMPLE
E,3 ESTABLECIMIENTO DEL CAMINO CRITICO O RUTA CRITICA 52
( en anexos: CALCULOS Y USO DE FORMULAS)
F, CALCULO DE HOLGURASF,1 CALCULO DE HOLGURAS TOTALES 53
( en anexos: CALCULOS Y USO DE FORMULAS)
F,2 CALCULO DE HOLGURAS LIBRES 53
( en anexos: CALCULOS Y USO DE FORMULAS)
F,3 CALCULO DE HOLGURAS INDEPENDIENTES 53
( en anexos: CALCULOS Y USO DE FORMULAS)
G DETERMINACION DE COSTO DEL PROYECTO
G,1 DETERMINAR LOS COSTOS DE CADA ACTIVIDAD DEL PROYECTO 54
G,2 DETERMINAR LOS COSTOS DEL PROYECTO TOTAL 54
H, UTILIZACION DEL MS-PROJECT
H,1 DIAGRAMA DE GANTT 55
H,2 DIAGRAMA DEL PERT 56
CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTO 2
A FASE 1. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
A,1,1 FACTIBILIDAD ECONOMICA 57
A,1,2 FACTIBILIDAD TECNICA 58
A,1,3 FACTIBILIDAD OPERATIVA 59
A,1,4 DETERMINAR LOS TERMINOS DE REFERENCIA 59
CALIDAD Y ESPECIFICACIONES 59
COSTOS ( PRESUPUESTOS) 59
TIEMPO 60
B FASE 2, AUDITORIA AL NUEVO SISTEMA
B,1 ALCANCE DE AUDITORIA EN FORMA ORIZONTAL 60
B,1,1 SEGURIDAD FISICA (equipo, mobiliario e instalaciones) 60/61
B,1,2 SEGURIDAD DATOS (procesos y almacenamientos) 62
B1,3 SEGURIDAD PROCEDIMIENTOS 62
C ANALIZAR LOS PUNTOS DE RIESGO Y CONTROL EN EL SISTEMA
C,1 DEFINICION DE LOS PUNTOS DE RIESGO EN EL SISTEMA 63
(DIAGRAMA GANE-SARSON)
C,2 EXPLICACION LOS PUNTOS DE RIESGO SIN CONTROL 64
D MANUAL DE CONTINGENCIA
D,1 TABLA DE ANALISIS DE CONTINGENCIA 65
D,2 TABLA DE LLAMADAS 66
D,3 TABLA DE INSTRUCTIVO 66
INTRODUCCION
CONCLUSIONES FINALES 67
RECOMENDACIONES 68
ANEXOS FINALES 69
ENTREVISTAS
DIAGRAMAS ESTADISTICOS
PROPUESTO (solucion)
FORMULAS Y CALCULOS DE ACTIVIDADES
CAUSA Y EFECTO
MATRIZ FODA
GRAFICA
CROQUIS O PLANO
GLOSARIO 78,79
BIBLIOGRAFIA 80
El presente proyecto contiene el proceso de cómo
automatizar, aparentemente se puede decir que la empresa a
la cual uno presta un servicio no llena los requisitos que uno
desea, pero en realidad no sabemos en que situación se
encuentra la empresa, pero hasta que uno no descubre, no
analiza en sí la problemática en la que se encuentra. A
través de éste pre-análisis que he realizado en ésta empresa
me he dado cuenta que manejar un departamento no es tan
fácil como parece.
Ahora que ya se tiene identificado el problema es hora de que
podamos resolverlo como equipo empresarial, y que se llegue
a una posible solución con el planteamiento que también se
ha realizado en éste proyecto. Agradezco a quien haya
tenido la idea de realizar éste proyecto aunque un tanto difícil
pero de gran beneficio para nosotros como alumnos que
podamos apoyar a la empresa tanto en el aspecto laboral
como también apoyo administrativo; ayudará a mejorar la
Misión que la empresa tiene y podrá alcanzar la Visión a la
que se quiere llegar.
A. MARCO GENERAL DE REFERENCIA
A.1 RESEÑA HISTORICA
ADPROSA nace en 1996 como una empresa dedicada a buscar y
ofrecer soluciones habitacionales a personas de todo estrato socio-
económico. Mediante la búsqueda de terrenos en la ciudad capital o
centros urbanos del país. Ofrece una alternativa al alcance de
personas que puedan comprar un terreno o vivienda para tener un
hogar seguro.
Es una empresa Guatemalteca con más de diez años de
experiencia en el desarrollo, Promoción y Venta de proyectos
habitacionales, que se ha caracterizado por buscar y ofrecer soluciones
habitacionales a personas que desean una alternativa para adquirir un
terreno o casa, en la ciudad capital y centro urbano del país.
Esta conformada por un equipo de personas altamente calificadas,
quienes para sus funciones, cuentan con tecnología avanzada y sobre
todo, con un compromiso a la calidad, eficiencia y productividad, por lo
que se ha logrado satisfacer a más de 20,000 familias guatemaltecas.
Se identifica por ser una de las primeras empresas Constructoras,
promotoras y Desarrolladoras del país, que trabajan a través del
Sistema FHA, habiendo obtenido el Tikal de Oro en el año 2,004 por
haber ocupado el primero lugar como Empresa Constructora, Segundos
lugares como Empresa Promotora y Vendedora de Vivienda del 2,003.
En el año 2,005 obtuvo nuevamente el orgullo de estar dentro del
segundo lugar en la categoría de Empresas Promotoras y Constructoras
y un tercer lugar como empresa Vendedoras.
A.2 DEFINICION DEL DEPARTAMENTO DE
GESTION Y FORMALIZACION
Es el departamento en donde ingresan ventas al área de
asignación, se ingresan al sistema se traslada el expediente al área de
complementación de papelería, cuando este expediente está completo
las personas de la misma área se encargan de llenar formularios para
enviarlos a la respectiva constructora, y a la entidad que les dará el
crédito, y si el cliente ha solicitado subsidio se envía a FOGUAVI.
En el lapso de veinte días a un mes la Constructora, FOGUAVI y el
BANCO envía la aprobación física, y se procede a llamar a los clientes
para que firmen las respectivas escrituras de la casa o lote que han
solicitado, luego de éste paso, continúan con el trámite entre la empresa
y el Banco para que este desembolse lo que el cliente se quedará
pagando por el tiempo que han pactado con la empresa. Está
constituido de la siguiente manera:
A.2.1 MOBILIARIO DE OFICINA
Escritorios
Sillas
Archivos
Pizarra
Bandejas Archivadoras
Archivadores Aéreos
A.2.2 EQUIPO DE OFICINA
18 Computadoras
8 Máquinas de escribir eléctricas
1 Fotocopiadora
2 impresoras
8 Teléfonos de extensión
1 Fax
Cañonera
A.2.3 MATERIAL DE OFICINA
Archivadores (Leitz)
Fastener´s
Carpetas Colgantes
Lapiceros
Lápices
Borradores
Engrapadoras
Perforadores
Resmas de hojas bond tamaño Carta y Oficio
A.2.4 RECURSO HUMANO
Jefe de Gestión y Formalización
Encargada del Área de Asignación
Asistente de Asignación
Encargada del Área de Análisis
Asistente de Análisis 1
Asistente de Análisis 2
Asistente de Análisis 3
Encargada del Área de Formalización
Asistente de Formalización 1
Asistente de Formalización 2
Encargada del Área de Liquidación
Asistente de Liquidación 1
Asistente de Liquidación 2
Asistente de Liquidación 3
Asistente de Liquidación 4
Asistente de Liquidación 5
Asistente de Liquidación 6
Asistente de Liquidación 7
A.3 TAREAS ADMINISTRATIVAS
JEFE DE GESTION Y FORMALIZACION
Encargado por velar que se ingresen todos los casos a la
respectiva afianzadora así mismo que estos sean aprobados por parte
de Foguavi (Fondo Guatemalteco para la Vivienda) FHA (Fondo de
Hipotecas Aseguradas), y el Banco que estos les aprueben a cada caso
el subsidio. También que los mismos sean liquidados y llegar a la meta
propuesta que se realizan mensualmente.
Encargada del Área de Asignación
Se encarga de recibir, revisar e ingresar todas las ventas
emitidas por el departamento de Ventas, asignar y desglosar sus
respectivos precios a cada lote o casa e ingresarlos al sistema de la
empresa, si el cliente ha dado un reserva de Q1,000.00 se traslada a
otra área; si éste ha dado únicamente Q500.00 se queda en el área de
asignación hasta que el mismo complete la parte solicitada de la reserva
que es una cuota límite no menor de Q1,000.00 en un tiempo no mayor
de 8 días.
Asistente de Asignación
Encargada de extenderles los recibos de pago a los clientes que
han cancelado el enganche de la propiedad, aplicarlo al sistema para
llevar un mejor control de lo que dicho cliente ha dado de su enganche
ya que éste está pactado para cancelarlo mensualmente siempre en un
tiempo estipulado.
Encargada Área de Análisis
Encargada de analizar todos los expedientes que le han sido
trasladados del área de asignación. En esta área se debe completar la
papelería que la afianzadora y el banco solicitan, realiza un chequeo en
Infornet para verificar si los clientes tienen malas referencias o alguna
deuda crediticia.
Asistentes de Análisis
Se encargan de llenar todos los documentos requeridos y armar
los expedientes que son enviados a las diferentes afianzadoras para que
estos sean aprobados y así trasladarlos al área de Formalización.
Encargada Área de Formalización
Se encarga de darle seguimiento a los expedientes que son enviados a
las afianzadoras para que estos sean aprobados y verificar si les hacen
falta documentos que anteriormente no se enviaron, o que la
afianzadora solicite y así que de estos se emitan las aprobaciones
respectivas; solicitar certificaciones de Registro de la Propiedad para
cada expediente.
Asistente de Formalización 1
Encargada de revisar la aprobación emitida por la respectiva
afianzadora, solicitar cheques para que los casos sean ingresados a las
afianzadoras, ingresar las propiedades que son trasladadas de análisis,
llevar el seguimiento de actualizarlas en el sistema, y así trasladarlos al
área de liquidación.
Asistente de Formalización 2
Se encarga de llevar el control de la papelería faltante de los clientes
que tengan crédito o deuda en algún banco o cualquier otra entidad,
localizar a los clientes y solicitarles la documentación requerida por la
afianzadora y así poder completar la papelería, y enviar los expedientes
de los casos suspendidos al banco respectivo.
Encargada departamento de Liquidación
Se encarga de que los casos aprobados por las afianzadoras
foguavi y bancos, que han sido trasladados del área de Formalización y
sean liquidados es decir que el banco desembolse la cantidad total que
corresponde a la propiedad vendida.
Asistente de Liquidación 1
Encargado de solicitar la un informe de tercera inspección el cual
indica que la casa ya puede ser construida, enviarla al banco velar para
que ésta sea aprobada y así emitan dicho documento y proceder con el
trámite.
Asistente de Liquidación 2
Encargada de enviar papelería necesaria para solicitar la
escrituración al departamento jurídico, ésta papelería es trasladada con
una carta que va detallada con el precio de venta, subsidio foguavi,
nombre de los solicitantes. También se encarga de llamar a los clientes
para que se presenten a firmar dicho documento legal a las oficinas.
Asistente de Liquidación 3
Encargada de ingresar los datos de las escrituras a una base de
Datos del sistema de la empresa ya que este sirve para cualquier
consulta jurídica, en ella se ingresa el No. De Escrituras, nombre de los
clientes, propiedad, precio de la vivienda, no. de factura, entre otros
datos. Leer las escrituras antes de que los clientes firmen, si éstas
tienen algún error debe mandarlas a testar al departamento jurídico.
Asistente de Liquidación 4
Encargada de verificar en el sistema si el cliente debe parte del
enganche y si es así imprimir el estado de cuenta de lo que debe. Llenar
toda la papelería que los clientes firman, entre ellos están: el pagaré (si
tiene deuda), titulo de agua, certificado de garantía, si en caso el
cliente no debe se hacer una carta indicándole la fecha en la cual se le
entregan las llaves de su casa y otros requisitos para realizar el trámite
del agua. Se elabora una programación la cual se traslada al
departamento técnico y que prepare la casa para la fecha estipulada,
también se envía un reporte de los clientes que deben parte del
enganche al área de cobros para que procedan al mismo.
Asistente de Liquidación 5
Esta encargada de enviar los documentos en original y copias tal y
como el banco lo solicite, ya que éstos documentos deben ir
debidamente firmados por los clientes y por el representante legal de la
entidad; y ser enviados al banco para que las escrituras sean firmadas
por el Representa Legal del Banco, esta persona debe velar para que
estos documentos sean firmados lo mas pronto posible, y trasladarlos a
la siguiente área.
Asistente de Liquidación 6
El departamento jurídico traslada a ésta área 3 copias simples
legalizadas de la escritura y éste se encarga de enviar 1 copia del
testimonio o copia de la escritura legalizada, contraseñas y facturas
autenticadas al Registro de la propiedad para que éstas sean enviadas
lo más pronto posible al banco y así el banco teniendo toda la
documentación requerida procede a hacer el desembolso a la empresa.
Asistente de Liquidación 7
Las otras dos copias del testimonio legalizado son trasladadas al
asistente 7 y él mismo se encarga de archivar 1 en el expediente, de
enviar otra copia a FOGUAVI con una carta de autorización de traslado
del subsidio, debidamente firmada por los clientes para que sea
trasladado a la cuenta del banco con el cual se ha trabajado ya que el
otorgamiento de ésta ayuda por parte del gobierno no les es entregada
en efectivo y por la misma razón firman la carta anteriormente
mencionada.
A.4 ORGANIGRAMA MAESTRO
A.5 ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO (FUNCIONAL)
PRESIDENCIA
Gerencia técnica
Gerente de compras
Gerencia de operaciones
Gerencia financiera
Asesor ArquitecturaAsistente
de Presidencia
Mercadeo
Gerente de Riesgo
Recursos Humanos
Equipo de trabajo
GERENTE GENERAL
Asesor Legal
Asistente de Gerencia
Equipo de trabajo
Equipo de trabajo
Equipo de trabajo
Equipo de trabajo
Equipo de trabajo
JEFE
Asignación Análisis Formalización Liquidación
Equipo de Trabajo
Equipo de Trabajo
Equipo de Trabajo
Equipo de Trabajo
B. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA
Como todos los años en el Instituto de Hipotecas Aseguradas –
FHA, llevó a cabo el reconocimiento denominado Galardón FHA a la
Excelencia en Financiamiento y Desarrollo Habitacional a aquellas
instituciones que se distinguieron durante el año 2,006, como empresas
Constructoras, Promotoras y Vendedoras, que trabajan a través del
sistema FHA.
B.1 EN DONDE ESTAMOS? (QUE SOMOS)
MISION
Es la Gerencia Administrativa Financiera y de Recursos
Humanos de Sistemas Aplicativos a nivel Nacional e internacional
contando con personal altamente capacitado para así brindar
información contable, veraz y oportuna para la toma de decisiones.
OBJETIVOS
* Establecer y fomentar canales de comunicación entre los
colaboradores de los departamentos.
* Actualizar el sistema de contabilidad.
* Integrar los módulos contables: facturación, cuentas por pagar,
cuentas por cobrar, planillas para crear un sistema integrado de
contabilidad.
* Capacitar a empleados del departamento en el nuevo sistema y
usuarios interno.
*Crear plaza de Coordinador de Recursos Humanos
*Establecer lineamientos de selección, contratación, inducción y
capacitación continua.
*Establecer plan de incentivos por metas alcanzadas.
METAS
Ser la Gerencia Administrativa Financiera y de Recursos Humanos
de Sistemas Aplicativos a nivel Nacional e internacional que de forma
eficiente, oportuna y en equipo puede dar información contable
manteniendo los registros al día para que en base a los Estados
Financieros se puedan tomar nota al 100% las decisiones adecuadas.
PRESIONES INTERNAS
Uno de los factores mas importantes para ésta empresa es el tiempo;
entre otros como por ejemplo el recurso humano capacitado, el
ambiente de trabajo, la comunicación entre el personal.
Presión interna de cada departamento éste debe realizarce en un tiempo
estipulado, ya que si no se cumple con mencionadas características la
meta no puede llegar a cumplirse.
El encargado del departamento debe ser el responsable para las tareas
o actividades que se le asignen en el área, si ésta no se cumpliera las
áreas que continúan tampoco podrán cumplir con la meta estipulada.
RESTRICCIONES EXISTENTES
Utilizar ropa inadecuada, o el uniforme incompleto
Maquillaje exagerado
Intimidar a los compañeros
Para el uso del Teléfono se necesita un código de ocho dígitos, el cual no
puede ser utilizado por nadie más que a la persona que se lo asignaron,
con éste código se puede hablar por el teléfono en 5 minutos y se pasa
del tiempo límite se corta la llamada.
El recurso a utilizar no es el suficiente para toda la empresa.
Las impresoras son escasas, únicamente hay 1 por departamento, para
todas las áreas.
FILOSOFIA
El éxito de ADPROSA depende del todo el personal. Realizando
capacitaciones consecuentemente para que los empleados desarrollen
su máximo potencial dentro de la empresa. Trabajando en un ambiente
agradable, y ofrecerles oportunidades de desarrollo, el personal dará el
100% en el trabajo cada día.
PRINCIPIOS Y VALORES
Honestidad en el cumplimiento de nuestros compromisos
Ética en nuestro actuar
Colaboración
Entusiasmo en el cumplimiento de las actividades de la empresa
Respecto por las creencias y la dignidad humana
Autenticidad
Alegría
Empatía en el manejo de las relaciones interpersonales
FORTALEZAS Y DEBILIDADES (INTERNAS)
FORTALEZAS
Equipo de Cómputo
Personal Calificado
Trabajo en equipo
Superestructura Tecnológica
Honradez
Puntualidad
Responsabilidad
Se cumple con metas de producción
Capacitación continúa del personal
DEBILIDADES
Contabilidad se ha convertido en el último recurso
El Software no es muy avanzado
Duplicidad y Triplicidad de trabajo
Sistema de Cómputo desintegrado
Falta de Comunicación entre colaboradores (Ventas, procedencia
de ingresos.
El manejo del recurso humano se percibe como una labor
secundaria al de contabilidad.
Poco personal para atender solicitudes de los empleados
No cuenta con el espacio suficiente para Atención al Cliente.
La empresa cuenta con un 30% de clientes en mora.
OPORTUNIDADES Y AMENAZAS (EXTERNAS)
OPORTUNIDADES
Capacitación
Tecnología
Ascensos Laborales
Planes de Financiamiento de los Bancos
AMENAZAS
Cambios constantes de Leyes Fiscales
Fiscalización de la SAT
Atraso de pago de los Clientes
Salarios Competitivos o Cuantitativos, que otras constructoras
ofrecen.
COMPETENCIA
Los precios de los inmuebles, son más factibles que en otras
constructoras.
Las facilidades que los clientes tienen para cancelar el enganche
Las facilidades de obtener el crédito o aprobación con las
entidades que estén aliadas a ésta empresa.
No todas las Inmobiliarias ofrecen subsidio FOGUAVI
B.2 A DONDE QUEREMOS LLEGAR?
Redefinición de objetivos a corto plazo
A corto plazo se desea prestar un mejor servicio a los clientes a través
de un proceso más rápido.
Implementar un método nuevo de Automatización tanto como de
personal como de procedimientos en diversos procesos de la Gestión
Mediano plazo
Motivar a los clientes a generar su propio hogar como parte importante
del desarrollo familiar y social.
Mantener un adecuado ambiente de trabajo y comunicación
permanente.
Capacitar a empleados del departamento en el nuevo sistema y usuarios
internos.
Crear un clima de estabilidad laboral y satisfacción.
Llegar a ser la empresa líder del mercado y continuar en la categoría
del Desarrollador con Responsabilidad Social.
Largo plazo
Poder expandir los servicios a países extranjeros.
Tener instalaciones propias y sobretodo muy amplias.
Crear un puesto para un Coordinador de Recursos Humanos.
Establecer lineamientos de selección, contratación, inducción y
capacitación continua.
Establecer incentivos por metas alcanzadas.
B.3 QUE PODEMOS HACER
MAXI – MAXI
Al implementar un departamento de Atención al cliente, se podrá
brindar un excelente servicio a los clientes tanto externos como
internos y así mismo cubrir diversas necesidades de la empresa.
MINI - MAXI
Implementar Capacitaciones para los colaboradores de la empresa
para el aspecto administrativo y Tecnológico, y según el
aprovechamiento que cada uno le de a dicha capacitación podrá
tener asenso tanto económico como laboral.
MAXI - MINI
El rol de la empresa es de mucho beneficio tanto para ella como para
las personas que anhelan un lugar propio en donde vivir. A parte de
que existen varios proyectos de condominios y residenciales en
diversos lugares del país.
Al tener una mejor comunicación con todo el equipo de trabajo, se
tendrá una satisfacción reciproca entre clientes y empleados.
MINI - MINI
Para minimizar o disminuir las debilidades internas como lo es la
planificación de procedimientos laborales se debe estar en constante
capacitación, estar al alcance de la tecnología en cuanto a procesos
automatizados por lo que influye mucho la globalización a nivel
empresarial.
B.4 COMO PODEMOS LOGRARLO?
Establecer Prioridades
Se espera contar con el poyo de la Administración para la compra
de nuevo equipo de cómputo para el Departamento automatizado
como también para los demás departamentos
Capacitación para el Departamento de Atención al cliente y al
departamento de Gestión, utilizando el nuevo software
Acciones a Tomar
Que el empleado tome la iniciativa y no esperar a que el jefe
ordene. (El empleado para tomar iniciativa debe tener experiencia
y conocimiento)
Motivación personal
Propuestas de Trabajo
Capacitaciones continuas que se pongan en práctica.
Se deben planificar las acciones a seguir para que las actividades
a realizarse mejoren los procedimientos.
C. EL PROBLEMA
La problemática en éste departamento, no solamente afecta a
éste si no a las demás áreas, y es a causa de los atrasos que previenen
de una empresa externa que trabaja en forma conjunta. Dicha empresa
emite unas aprobaciones al área de formalización pero lo hace en una
forma muy apresurada y voluminosa y eso perjudica el proceso en
tiempo a cada una de las áreas de la empresa, debido a ese atraso
todo el proceso se acorta e inicia la presión de cumplir con la meta
gerencial estipulada en un corto tiempo esto afecta a la empresa a
darle una pobre imagen ya que debido a todo lo anteriormente expuesto
no se da una atención adecuada.
C.1 Antecedentes
Para la aprobación de Créditos de los clientes, se solicitan diversos
documentos que se le piden a los clientes, el cual requiere de quince
días mínimo para entregarlo, cuando este ya completó su papelería se
envía a la Aseguradora. Posteriormente pasa a otro análisis en dicha
aseguradora el cual es tardado y eso complica el proceso por la misma
problemática todo el proceso se atrasa.
C.2 Determinación y Justificación
No había sido necesario darle solución o adentrarse más a esta
problemática, ya que no contaban con el volumen de expedientes con
los que hoy en día existen, ya que con el poco volumen de trabajo no
generaban ningún inconveniente.
C.3 A que Departamentos afecta el problema y como lo
hace en cada una de ellos
C.3.1 Departamento de Formalización
Esta área recibe Aprobaciones de FOGUAVI, FHA y el BANCO para
revisar, algunas correctas y otras incorrectas éstas se devuelven para la
respectiva corrección aún tomadas en cuenta para la meta de ésta área
y las devuelven en contra tiempo; Debe estar la papelería completa para
poder trasladarla al área de escrituración
C.3.2 Departamento de Escrituración
La papelería completa se traslada al área jurídica y se llenen los
datos del cliente, se procede a llamar al cliente en lo que se ingresan
datos y los citan 1 hora después, en ese lapso de tiempo se deben llenar
formularios a máquina, entre otros documentos. Los clientes se
presentan a firmar y regularmente las escrituras no se han impreso por
el área jurídica los clientes deben esperar 15, 20 o hasta media hora
para que se le entregue dicho documento para comenzar a leer.
No solamente son 2 o 5 clientes son entre 8 a 10 y casi siempre
aplican dos o tres personas y todas deben hacer acto de presencia ya
que las tres personas firman los documentos. El lugar es muy reducido
y obviamente no caben en la sala de atención y eso ocasiona molestias
tanto al personal como a los clientes.
C.3.3 Departamento de Liquidación
Esté es afectado con la meta, ya que si se atrasan las aprobaciones
se atrasa todo el proceso, esto quiere decir que el banco se atrasa en
desembolsar el dinero que el cliente se quedará pagando por tantos
años a dicha entidad. La peor consecuencia de este atraso perjudica
también al personal de la empresa ya que para la quincena o fin de mes
y el banco no liquida, no se les puede pagar a los trabajadores, ya que
la empresa también carece de fondos o un ahorro que respalde alguna
oportunidad en la cual no haya dinero, y está depende de lo que ingrese
al momento de llevar todos los documentos que el banco necesite para
realizar el respectivo desembolso. Problema que afecta a toda la
empresa por el atraso del pago quincenal.
D. PERFIL DEL PROYECTO
D.1 Establecimiento de Objetivos
Crear una base de Datos en donde se ingresen todos los datos del
cliente para que el proceso sea más fácil y rápido
Capacitaciones constantes de software (AS400, Word, etc)
Convivir y capacitarse entre entidades para que la relación laboral
sea más armoniosa e interesante en el trabajo.
D.2 Metas a alcanzar
Automatizar diversos procesos para ofrecer un mejor
servicio a los clientes.
Instalación de nuevo equipo a la oficina
Capacitar al personal con nuevos programas de software
Titulo del Proyecto
AUTOGESTION Y FORMALIZACION
Coordinador del Proyecto :
Jefe del Depto. Gestión y Formalización.
Subcoordinador:
Jefe de Operaciones.
Descripción del Proyecto:
Se tratara de solucionar la problemática que consiste en
producir mas, en el menor tiempo posible, esto quiere decir
que las tareas que aún se realicen repetidas veces, se puedan
seguir haciendo sin alterar el tiempo en que se debe cumplir
la meta de cada área. No solamente lograr metas sino
realizar un excelente trabajo eficaz y eficientemente con el
cual el cliente quede satisfecho de lo que está comprando.
Personal Involucrado
Jefe de Departamento de Gestión y formalización
Jefe de Departamento de Operaciones
Encargadas de Área
Equipo de Trabajo de cada área.
COSTO DEL PROYECTO
DESCRIPCIONPROVEEDO
R COSTO Personal Involucrado 25,200.00
Elaboracion de Sistema Computarizado
Asesoria Empresarial 3,000.00
Compra de equipo Compulandia 8,000.00 instalacion de red Installer, S.A 1,200.00
Capacitacion sobre sistema y Mantenimiento
Asesoria Empresarial 1,000.00
Suministros y Materiales Office Depot 800.00
COSTO TOTAL 39,200.00
Costo Beneficio
Descripción Costo Actual Costo Propuesto
Beneficio % de Variación
Nómina Depto. Q 25,200.00 Q 15,900.00 Q 9,300.00 3.6Teléfono Q 2,000.00 Q 1,500.00 Q 500.00 2.5
Luz Q 3,000.00 Q 2,950.00 Q 50.00 1.6Mantenimiento de
Computadoras Q 1,800.00 Q 1,200.00 Q 600.003.3
Uniformes Q 10,000.00 Q 8,500.00 Q 1,500.00 1.5
TOTALES MENSUALES Q 42,000.00 Q 8,500.00 Q 11,950.00
2.84
E. PLAN DE IMPLEMENTACION
E.1 Definición de Las Actividades
Se realizó una entrevista con el Jefe de Recursos Humanos para
poder obtener información a cerca de la Historia de la Empresa.
Se realizó un análisis a toda la empresa, se eligió el
departamento que tiene más dificultad con el proceso.
Se realizaron entrevistas orales, al personal del departamento
de Gestión y Formalización,
Se pidieron opiniones a cerca del análisis, a todo el personal
del departamento, incluyendo al Jefe y las encargadas de cada
área.
Se realizaron organigramas para determinar el cargo de cada
uno de los trabajadores.
Se procedió a buscar una posible solución al problema.
E.2 Análisis de las Actividades y Adjudicación de Tiempos
ACTIVIDAD DURACIO
N
FECHA DE
INICIO
FECHA DE
FINALIZACI
ON
PERSONA
RESPONSABL
E
INVESTIGACIONES 8 días 01/08/2008 12/08/2008
Sandy
Rodríguez
ENTREVISTAJEFE DE RECURSOS
HUMANOS 3 días 13/08/2008 15/08/2008
Sandy
Rodríguez
ENTREVISTA JEFE DE DEPTO. 2 días 15/08/2008 18/08/2008
Sandy
Rodríguez
ENTREVISTAS AL PERSONAL 15 días 13/08/2008 02/09/2008
Sandy
Rodríguez
ANALISIS DE LO INVESTIGADO 8 días 03/09/2008 12/09/2008
Jenny Galindo
ELABORACION ORGANIGRAMA
GRAL 5 días 15/09/2008 19/09/2008
Sandy
Rodríguez y
Jenny Galindo
ELABORACION ORGANIGRAMA
ACTUAL 2 días 22/09/2008 9:00 23/09/2008
Sandy
Rodríguez y
Jenny Galindo
INVESTIGACIONES 8 días 01/08/2008 9:00 12/08/2008
Sandy
Rodriguez
E.3 DIAGRAMA DE GANTT PROJECT
F. PLAN DE CAPACITACION
F.1DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES
Se ha realizado un diagnóstico sobre las necesidades de
capacitación, se les ha hecho saber sobre el planteamiento de
necesidades ante la gerencia general, donde se logró la planificación de
capacitación por INTECAP, ésta institución impartirá cursos desde como
atender al cliente hasta como automatizar un programa, o un proceso de
la vida laboral. Esta capacitación será a nivel empresa ya que todos
necesitan aprender para desenvolverse de una forma diferente, fácil y
con un menor esfuerzo.
F.2. ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES Y ADJUDICACION DE
TIEMPOS
ACTIVIDAD DURACIO
N
FECHA
DE INICIO
FECHA DE
FINALIZACI
ON
NOMBRE DE
LOS
RECURSOS
EVALUACION DE LOS PUESTOS 5 días 29/09/2008 03/10/2008
Sandy Rodríguez
DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION 2 días 06/10/2008 07/10/2008
Sandy Rodríguez
PLANTEAMIENTO DE NECESIDADES A LA GERENCIA 2 días 08/10/2008 09/10/2008
Sandy Rodríguez
PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES 2 días 10/10/2008 13/10/2008
Sandy Rodríguez
PLANIFICACION DE CAPACITACION 8 días 14/10/2008 23/10/2008
Sandy Rodríguez
CAPACITACION PERSONAL ADMINISTRATIVO 7 días 24/10/2008 03/11/2008
Sandy Rodríguez
F.3 DIAGRAMA DE GANTT PROYECT
G. PLANTEAMIENTO ESTRATEGICO DE LA INFORMACION
G.1 DETERMINACION DE LAS HERRAMIENTAS (HARDWARE)
NECESARIAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
CANTIDA
D
DESCRIPCION UBICACIÓN
5 Pentium 3 de 526 memoria Ram con 40
gigas de disco duro
1 Atención al Cliente
1 Área de Análisis
1 Departamento de
Contabilidad
2 Área de Liquidación
8 Impresoras Láser Epson 1 Recursos humanos
1 Tesorería
3 Técnico
3 Gestión
1 Impresora de impacto 1 Contabilidad
G.2 DETERMINAR COMO USAR LA TECNOLOGIA
(SOFTWARE)
Cantidad de
Licencia
Descripción del
Software
Utilización
10 Bizflow Se utilizará para llevar un control de cada
área, verificar datos del cliente en el cual
solamente esa área puede acceder
20 EGC (Emulador de
Datos)
Servirá para llevar control únicamente
para la Gerencia General, éste se debe
actualizar diariamente
5 Windows Vista Se instalará en las máquinas de los
gerentes
2 Server (Adprosa) Se instalará en los servidores, para el
control y administración de los usuarios
10 Acceso a Internet Revisar las aprobaciones de las
Afianzadoras por medio de Internet
G.2.1 PLANTEAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA
INFORMACION
El software que se va a utilizar es el Windows XP, que es la última
tecnología, en la cual va a tener Office 2007 completo, también va a
tener el Norton Antivirus para proteger de cualquier virus, se realizarán
conferencias con proyectores. Lo anteriormente mencionado ayudará
mucho por el office mas actualizado hasta la fecha de hoy es mas
interactivo, donde sus funciones son más fáciles, y así se tendrá más
facilidad de trabajo también se va a tener Internet.
G.3 DESCRIBIR Y JUSTIFICAR TECNICAMENTE QUE TIPO
DE SISTEMA DE INFORMACION SE DEBE UTILIZAR PARA
ADECUAR Y MANEJAR LA INFORMACION QUE
INCLUIRÍAN LOS DATOS
El sistema de ventas a implementar se cataloga como un
sistema transaccional (TPS), debido que en él se llevaran todas las
transacciones de ventas de la empresa, y el cual contendrá un módulo
de sistemas de información gerencial (GIS) ya que se mostrara un sin
número de consultas y reportes, que ayudarán a la gerencia en la toma
de decisiones.
H. DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO
H.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
H.2 DIAGRAMA DE CONTEXTO
H.2 Determinación de elementos del sistema: entidades, procesos, almacenes y flujo de datos.
H.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACTUAL
NUMERO NOMBRE: Gráfico de Proceso de Gestion ACTUAL
APROBADO EN VIGOR
GERENTE GENERAL MODIFICADO
ADMO, PAGINA: ASISTENTE
No, DESCRIPCION / PROCEDIMIENTO SUPERVISOR ADMO, TIEMPO COSTO
Se procede a revisar papeleria y luego ingresar datos de los clientes
1.1 si es que vienen todos los datos correctos 1:00:00 Q 50.00
Luego de cumplir con el requerimiento anterior se traslada a
1.2 un análisis mas profundo en donde se le solicita al cliente 0:30:00 Q 25,00
mas papeleria si es necesario
Despues de este análisis se envia a la afianzadora y
1.3 al banco ara otro nuevo análisis y poder autorizarle 100:00:00 Q 450,00
el crédito
INICIO
H.3.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROPUESTO
CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTOS 1A. Definir la lista de actividades
A.1 Identificar actividades de primer orden, segundo orden, tercer orden. (Elaboración de un cuadro sinóptico)
A.2 Listado de actividades seleccionadas del cuadro sinóptico anterior, indispensable para la secuencia lógica del proyecto (sirve para definir las actividades precedentes y subsecuentes.)
B. DEFINICION DE ACTIVIDADES PRECEDENTES Y SUB-SECUENTES
B1. Elaboración de una tabla de las actividades precedentes y sub-secuentes misma que servirá para la definición de la diagramación de secuencias o diagrama de flechas.
C. MATRIZ DE TIEMPOS Define los tiempos de cada actividad en base a la formula de tiempo estándar.
T=TO+4(tm)+ TP
6
C.1 Elaboración, manual del calculo de las actividades en una matriz de secuencia
ACTIVIDAD TO TM TPTIEMPO
REAL 1 8 9 10 92 3 4 5 43 15 16 17 164 2 3 4 35 8 9 10 96 5 6 7 67 2 3 4 38 5 6 7 69 2 3 4 3
10 2 3 4 311 2 3 4 312 8 9 10 913 7 8 9 814 4 5 6 515 5 6 7 6
D. CONSTRUCCION DEL CPM-PERT O RED DE TIEMPO “T”
D.1
F. CALCULO DE HOLGURAS
F.1 CALCULO DE HOLGURAS LIBRESF.2 CALCULO DE HOLGURAS TOTALESF.3 CALCULO DE HOLGURAS INDEPENDIENTES
G. DETERMINACION DE COSTOS DEL PROYECTO
G.1 DETERMINACION DE COSTOS POR CADA ACTIVIDAD DEL PROYECTO
COSTO DESCRIPCION PROVEEDOR COSTO
Personal Involucrado 25,200.00
Elaboracion de Sistema Computarizado
Asesoria Empresarial 3,000.00
Compra de equipo Compulandia 8,000.00 instalacion de red Installer, S.A 1,200.00
Capacitacion sobre sistema y Mantenimiento
Asesoria Empresarial 1,000.00
Suministros y Materiales Office Depot 800.00 COSTO TOTAL 39,200.00
G.2 DETERMINACION DE COSTO DEL PROYECTO TOTAL
HOLGURAS
ACTIVIDAD TIEMPO Ei Ej Li Lj LIBRE TOTAL INDEPENDIENTE 1 8 0 8 0 8 0 0 02 3 8 11 8 20 0 9 03 15 8 23 8 8 0 15 04 2 8 10 8 21 0 11 05 8 23 31 8 31 0 0 156 5 31 36 31 36 0 0 07 2 36 38 36 38 0 0 08 5 38 43 38 43 0 0 09 2 43 45 43 45 0 0 010 2 45 47 45 47 0 0 011 2 47 49 47 49 0 0 012 8 49 57 49 57 0 0 013 7 57 64 57 64 0 0 014 4 64 68 64 68 0 0 015 5 68 73 68 73 0 0 0
H. MS-PROJECT H.1 DIAGRAMA DE GANTT
CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTO 2
A. FASE 1: ESTUDIO DE FACTIBILIDADA.1.1 Factibilidad económica
La empresa de acuerdo a los estudios financieros realizados
demuestra que a través de este sistema, que el departamento de
gestión desea implementar, podrá recuperar su Clientela a tiempo.
Por lo que en base al costo y al tiempo de entrega de la vivienda al
cliente, así como al pago del mismo, este demuestra tener una
factibilidad económica como se muestra en el cuadro de costo y
beneficio anteriormente detallado.
DESCRIPCIONCOSTO COSTO
ACTUAL PRESUPUESTO BENEFICIONómina Departamento Q 25,200.00 Q 15,900.00 Q 9,300.00Teléfono Q 2,000.00 Q 1,500.00 Q 500.00Luz y Agua Q 3,000.00 Q 2,950.00 Q 50.00Mantenimiento software y computo Q 1,800.00 Q 1,200.00 Q 600.00Uniformes Q 10,000.00 Q 8,500.00 Q 1,500.00COSTO TOTAL MENSUAL Q 42,000.00 Q 8,500.00 Q 11,950.00
Costo Beneficio
A.1.2 factibilidad técnica
Después de varias pruebas realizadas al equipo y al sistema que
se implementara se llego a la definición de que si cumple con
todos los requisitos, ya que el sistema fue diseñado especialmente
para esta empresa, y antes de diseñarlo también se tomo en
cuenta el tipo de equipo que se necesitaría para que el sistema se
desenvuelva eficientemente y eficazmente. Tanto el sistema como
el equipo que se adquirió previstos espacios de almacenamientos
físicos y de software para llevarle acabo ciertas modificaciones si
el mismo lo necesitara al estar ya en funcionamiento.
Los métodos y procedimientos propuestos son los indicados para
adaptarlos a los procesos del sistema y las necesidades del
usuario, ya que cuenta con los recursos necesarios.
Al realizar varias pruebas técnicas, el sistema y el equipo
demostró que cumple con todos los requisitos que el
departamento de Bodega necesita para que la empresa funcione
eficaz y eficientemente, y según sus objetivos se vuelva fuerte
económicamente en el mercado nacional, ya que con el sistema
contara con solvencia para poder invertir en mercados nacionales
e internacionales.
A.1.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA
El encargado de cada departamento recibirá una capacitación de
acuerdo a la programación del nuevo sistema a implantarse, lo
cual proveerá los conocimientos necesarios para que el mismo
funciones al 100% y evitara complicaciones y retrasos.
Así también la empresa que diseño el sistema a implantarse le
proporcionara a nuestra empresa todos los manuales que
especifican todos los procedimientos necesarios para que la
persona encargada pueda desenvolverse completamente dentro
del funcionamiento del sistema
A.1.4 DETERMINACION DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA, TOMANDO EN CUENTA LOS PARAMETROS DEL PROYECTO
CALIDAD Y ESPECIFICACIONES
Se determino la implementación del sistema debido a su calidad y
actualidad de sus procesos y sus buenos resultados.
COSTOS (Presupuesto)
El costo incluye definir el grupo de trabajo, el programa o sistema
a instalarse, efectuar visitas a la unidad de informática para
conocer detalles del mismo, elaborar un cuestionario para la
obtención de información para evaluar preliminarmente el
presupuesto y para verificar que el mismo no exceda lo estimado,
de lo contrario se deberá buscar mejores precios pero contando
con la misma calidad y rendimiento.
TIEMPO
El tiempo en el que se espera que la implementación, desarrollo o
funcionamiento del sistema se lleve a cabo dentro de los
parámetros descritos al inicio del proyecto y de acuerdo a la
presentación preliminar que se tiene del mismo, se espera que el
tiempo sea un poco menor ya que el tiempo de respuesta que el
sistema presente es excelente.
B. FASE 2. AUDITORIA AL NUEVO SISTEMA
B.1 Alcance de auditoria en forma horizontal
B.1.1 SEGURIDAD FISICA (equipo, mobiliario e instalación)
En la implantación de este nuevo sistema el resguardo de los activos físicos de la empresa y la seguridad del personal se encuentra enmarcado dentro de los siguientes eventos, ya que cada día es mayor el numero de situaciones irregulares que se presentan, en las diferentes áreas o entidades de la empresa.
Inseguridad En Ascensores Recepcion a La Intemperie Fácil Acceso a La Empresa Fácil Acceso a Las Oficinas Inseguridad Y Mayor Soporte Al Servidor Inseguridad En Archivadores Puerta Libre A Oficina Jefe Inmediato Forzar O Romper Ventanal Forzar O Romper Ventanal Fuga De Agua En Baño Aire Acondicionado Fuera De Servicio Forzar o Romper Ventanal
Los antes mencionados son riesgos, que se deben controlar y minimizar, por lo que la empresa esta tomando en cuenta que el área en la cual se ubicara el equipo y el nuevo software cuente especialmente con lo siguiente.
seguridad y cámara en salida de ascensores Recepcion mas asegurada Apertura con control de seguridad Apertura con control de seguridad Cámara de video en pasillos Seguridad y soporte en servidor Privacidad a los trabajadores Cámara de video en departamento Puerta a bodega de archivos Sustitución de vidrio por pared Sustitución de ventanal de vidrio por pared Chorros con sensores automáticos Mantenimiento de aire acondicionado Sustitución ventanal de vidrio por pared Toma corrientes asegurados
B.1.2 Seguridad de datos (Procesos y Almacenamiento)
Se refiere al resguardo de los datos que se deberán manejar en la empresa o departamento afines con el sistema a implantar a nivel físico como eléctrico. Entre los riesgos más latentes para la organización se encuentran.
Ingreso inadecuado de datos Proceso inadecuado de datos Almacenamiento inadecuado de datos Copias inadecuadas o que no las poseen Salidas inadecuadas Infiltración predeterminada de virus o información
Por lo que para resguardar la información se realizara una capacitación del personal por lo menos una vez cada seis meses para que de esta manera evitar el posible ingreso y proceso inadecuado de los datos, cada día al finalizar la jornada laboral también deberá llevarse a cabo un back up de toda la información.
B.1.3 Seguridad de Procedimiento
Se deberá vigilar las normas y procedimientos predeterminaos para la utilización del sistema y el equipo a implantarse.
Entre los aspectos que se están considerando para la seguridad de procedimientos están.
Ingreso y salida al sistema inadecuadamente Mantenimiento del equipo Controles de usuarios Controles de recuperación Verificación de documentos Avisos en el sistema que no llena los requisitos por los
documentos solicitados
C. ANALIZAR LOS PUNTOS DE RIESGO Y CONTROL EN EL SISTEMA
C.1 Diagrama de flujo de datos (Gane Sarson) identificar tanto los riesgos como los puntos de control con la simbología que considere oportuno.
C.2 Considerando que los puntos de riesgo no necesariamente requieren control, explico técnicamente por que dejo puntos de riesgo sin control.
Se considera conveniente definir que cada punto posee un punto de control para supervisar lo real con lo previsto, determinar si hay desvíos y cuales son sus causas para corregir acciones o revisar decisiones y planes.
Y así el proceso de vigilar las actividades se cumpla como se planifico, corregir cualquier desviación significativa dado que la información que se estará operando es sumamente importante para el desarrollo de la empresa.
D. MANUAL DE CONTINGENCIA
Tomando como base su diagrama de flujo del sistema que utilizo para identificar sus puntos de riesgo y de control, ahora desarrolle el Manuel de Contingencia.
Asuma que en todos los puntos de control que establecí, pueda existir falla o error
D.1 DIAGRAMA DE CONTINGENCIAS DEL SISTEMA
D.2 TABLA DE LLAMADAS
TELEFONOPRIORIDAD NOMBRE PUESTO DIA NOCHE LOCALIZA
1Dennise Mazariegos
Encargada de Formalización 55670900 55670900
Depto, Formalización
2Jorge Rodriguez
Encargado de Sistema 42443279 22799999
Depto, Sistema
3Carolina Arreaga
Encargada de Bancos 55315053 4149 4080
Depto, Bancos
4 Dany Moran Computo 56528305 4897 4789Depto, Computo
D.3 TABLA DEL INSTRUCTIVO
No, QUIEN ACCION
QUE HACER SI NOSE LOGRA
1 USUARIOREVISAR PUNTOS DE RED Y CABLES CONECTADOS IR PASO 2
2 USUARIO REVISAR MANUAL DE INSTRUCCIONES IR PASO 3
3 USUARIOSI HAY ALGUN INCONVENIENTE TRATAR DE DARLE SOLUCION IR PASO 4
4 USUARIOSI NO FUERA ASI DEBE LLAMAR AL TECNICO IR PASO 5
5 USUARIO RESUELTO CON ÉXITO
CONCLUSION
Este proyecto me ha sido de mucha utilidad, ya que
durante el tiempo laborando dentro de la empresa no sabia la
historia, la misión, la visión entre otras cosas muy
interesantes. Gracias a la oportunidad que Dios me ha
brindado de seguir estudiando y superarme he estado
aprendiendo cada mínimo detalle, que muchas veces
pasamos por alto, puede ser tan sencillo pero pueda que sea
un complemento esencial para nuestra empresa o quizá para
nosotros mismos. Conforme el avance de los cursos de
Control y Evaluación de Proyectos 1 y 2 fue mucho más
interesante darle seguimiento a este proyecto.
RECOMENDACIONES
Para que la empresa en la cual trabajamos busca ser líder, el
personal debe ser primero el líder
Trabajar en equipo (ayudarse unos a otros)
Tener comunicación, tanto empleados y gerentes y viceversa
Aprovechar a lo máximo el tiempo
Aprovechar los recursos materiales, no desperdiciar
El ambiente en que se trabaje, es una base importante
Los Gerentes deben motivar a sus empleados incentivándolos.
Poner en práctica lo nuevo que se aprende y darlo a conocer a
los demás
ANEXOS FINALES
En estos anexos encontrara una serie de documentos que fueron utilizados de apoyo para realizar este proyecto, ya que sirvieron de base para tomar algunas decisiones importantes.
A continuación encontraremos:
ENTREVISTAS
DIAGRAMAS ESTADISTICOS
CAUSA Y EFECTO
PRESUPUESTOS ( DE LA SOLUCION)
GRAFICAS
CROQUIS O PLANO
F.1 CÁLCULO DE HOLGURAS TOTALES LIBRES E INDEPENDIENTES
HOLGURA LIBRE
HL (1)= 8-(0+8)HL (1)= 8-8HL (1)= 0
HL (2)= 11-(8+3)HL (2)= 11-11HL (2)= 0
HL (3)= 23-(8+15)HL (3)= 23-23HL (3)= 0
HL (4)= 10-(8+2)HL (4)= 10-10HL (4)= 0
HL (5)= 31-(23+8)HL (5)= 31-31HL (5)= 0
HL (6)= 36-(31+5)HL (6)= 36-36HL (6)= 0
HL (7)= 38-(36+2)HL (7)= 38-38HL (7)= 0
HL (8)= 43-(38+5)
HL (8)= 43-43HL (8)= 0
HL (9)= 45-(43+2)HL (9)= 45-45HL (9)= 0
HL (10)= 47-(45+2)HL (10)= 47-47HL (10)= 0
HL (11)= 49-(47+2)HL (11)= 49-49HL (11)= 0
HL (12)= 57-(49+8)HL (12)= 57-57HL (12)= 0
HL (13)= 64-(57+7)HL (13)= 64-64HL (13)= 0
HL (14)= 68-(64+4)HL (14)= 68-68HL (14)= 0
HL (15)= 73-(68+5)HL (15)= 73-73HL (15)= 0
F.2
HOLGURA TOTAL
HT (1)= 8-(0+8)HT (1)= 8-8HT (1)= 0
HT (2)= 20-(8+3)HT (2)= 20-11HT (2)= 9
HT (3)= 8-(8+15)HT (3)= 8-23HT (3)= 15
HT (4)= 21-(8+2)HT (4)= 21-10HT (4)= 11
HT (5)= 31-(23+8)HT (5)= 31-31HT (5)= 0
HT (6)= 36-(31+5)HT (6)= 36-36HT (6)= 0
HT (7)= 38-(36+2)HT (7)= 38-38HT (7)= 0
HT (8)= 43-(38+5)HT (8)= 43-43HT (8)= 0
HT (9)= 45-(43+2)HT (9)= 45-45HT (9)= 0
HT (10)= 47-(45+2)HT (10)= 47-47HT (10)= 0
HT (11)= 49-(47+2)HT (11)= 49-49HT (11)= 0
HT (12)= 57-(49+8)HT (12)= 57-57HT (12)= 0
HT (13)= 64-(57+7)HT (13)= 64-64HT (13)= 0
HT (14)= 68-(64+4)HT (14)= 68-68HT (14)= 0
HT (15)= 73-(68+5)HT (15)= 73-73HT (15)= 0
F.3
HOLGURA INDEPENDIENTE HI (1)= 11-(8+3)
HI (1)= 11-11HI (1)= 0
HI (2)= 11-(8+3)HI (2)= 11-11HI (2)= 0
HI (3)= 23-(8+15)HI (3)= 23-23HI (3)= 0
HI (4)= 10-(8+2)HI (4)= 10-10HI (4)= 0
HI (5)= 31-(8+8)HI (5)= 31-16HI (5)= 15
HI (6)= 36-(31+5)HI (6)= 36-36HI (6)= 0
HI (7)= 38-(36+2)HI (7)= 38-38HI (7)= 0
HI (8)= 43-(38+5)HI (8)= 43-43HI (8)= 0
HI (9)= 45-(43+2)HI (9)= 45-45HI (9)= 0
HI (10)= 47-(45+2)HI (10)= 47-47HI (10)= 0
HI (11)= 49-(47+2)HI (11)= 49-49HI (11)= 0
HI (12)= 57-(49+8)HI (12)= 57-57HI (12)= 0
HI (13)= 64-(57+7)HI (13)= 64-64HI (13)= 0
HI (14)= 68-(64+4)HI (14)= 68-68HI (14)= 0
HI (15)= 73-(68+5)HI (15)= 73-73HI (15)= 0
FORMULAS MATRIZ DE TIEMPOS
ACT. CALCULOS DIJ
1 T= 8+36+ 10 = 54 = 9 6 6
2 T= 3+16+5= 24 = 4 6 6
3 T= 15+64+17= 96 = 16 6 6 6
4 T= 2+12+4= 18 = 3 6 6
5 T= 8+36+10= 54= 9 6 6
6 T= 5+24+7= 36= 6 6 6
7 T= 2+12+4= 18= 3 6 6
8 T= 5+24+7= 36= 6 6 6
9 T= 2+12+4= 18= 3 6 6
10 T= 2+12+4= 18= 3 6 6
11 T= 2+12+4= 18= 3 6 6
12 T= 8+36+10= 54= 9 6 6
13 T= 7+32+9= 48= 8 6 6
14 T= 4+20+6= 30= 5 6 6
15 T= 5+24+7= 36 = 6 6 6
MATRIZ FODA
FACTORES FORTALEZAS INTERNAS DEBILIDADES INTERNAS INTERNOS * Solidez con 12 años de experiencia * El Software no es muy avanzado
y capacidad para satisfacer a los clientes * Duplicidad y Triplicidad de trabajo
* Falta de estructura organizacional * Honradez adecuada * Puntualidad * Horarios muy restrinjidos * Responsabilidad * Falta de capacitacionFACTORES * Personal Calificado * Falta de controlesEXTERNOS * Falta de comunicaciónOPORTUNIDADES EXTERNAS ESTRATEGIA MAXI-MAXI ESTRATEGIA MINI-MAXI
* CapacitaciónAl implementar un departamento de
Atención al cliente, se podrá brindar un excelente servicio a los clientes tanto externos como internos y así mismo
cubrir diversas necesidades de la empresa.
Implementar Capacitaciones para los colaboradores de la empresa para el aspecto administrativo y Tecnológico, y según el aprovechamiento que cada uno le de a dicha capacitación podrá tener asenso tanto económico como laboral.
* Tecnología
* Ascensos Laborales * Planes de Financiamiento de los Bancos
AMENAZAS EXTERNAS ESTRATEGIAS MAXI-MINI ESTRATEGIAS MINI-MINI
*Cambios constantes de Leyes Fiscales
El rol de la empresa es de mucho beneficio tanto para ella como para las personas que anhelan un lugar propio en donde vivir. A parte de que existen varios proyectos de condominios y residenciales en diversos lugares del país.
Para minimizar o disminuir las debilidades internas como lo es la planificación de procedimientos laborales se debe estar en constante capacitación, estar al alcance de la tecnología en cuanto a procesos automatizados por lo que influye mucho la globalización a nivel empresarial.
*Fiscalización de la SAT*Atraso de pago de los Clientes*Salarios Competitivos o .Cuantitativos, que otras constructoras ofrecen
DIAGRAMA ISIKAWA
CORTO TIEMPO PARA LA REALIZACION DE PROCESOS EN EL DEPTO. DE GESTION Y FORMALIZACION
ENTIDADES (aprobaciones) PERSONAL
EQUIPO DE TRABAJO
INSTALACIONES
Retraso de envió
Obstaculiza las metas
No hay reuniones seguidas
El depto de sistemas no cumple con sus atribuciones
El equipo de cómputo es antiguo
Los clientes se molestan por las incomodidades
Área en donde liquidación atiende clientes es mas reducido
Liquidación atiende escrituración
El depto de atención al cliente gana comisiones por completar papelería y el depto de liquidación no, únicamente se complica el logro de la meta
La junta directiva de Adprosa no colabora lo suficiente para apresurar el trámite y que no sea voluminoso
MUY POCO TIEMPO Y MUY APRESURADO
Croquis actual
Croquis propuesto
GLOSARIO
Afianzadora: Es la entidad que trabaja conjuntamente con la
empresa, y es quién analiza el expediente y es quién da el primer
banderazo de salida para las siguientes entidades.
Aprobaciones: Son documentos de suma importancia ya que éstos son
los que indican que el crédito del cliente ha sido finalmente aprobado.
Base de Datos: Esta requiere una serie de datos los cuales al momento
de tenerlos deben ser ingresados para poder llevar un mejor control
sobre documentos legales que se manejan.
CASA: Es una afianzadora que trabaja conjuntamente con la empresa y
con G&T, tiene flexibilidad con el análisis de los expedientes.
Contraseña: Es una factura, comprobante o contraseña en la cual
indica el valor por el pago de los expedientes que son ingresados al
Registro de la Propiedad
Desembolso: Es un traslado de dinero que el banco realiza por el
precio de venta de cada casa a la empresa, ya que el cliente se queda
financiando su crédito por el tiempo que se pacata con el Banco,
Emulador: Es un sistema interno en donde se lleva el control del
proceso en que estado se encuentra cada expediente, y por lo mismo
debe actualizarse consecuentemente.
Escrituración: Es el proceso que se realiza al momento de que el
crédito sea aprobado por afianzadoras y el Banco, se procede a llamar
al cliente para que firme sus escrituras de compraventa.
FHA: Son las siglas de Fondo de Hipotecas Aseguradas y es una
afianzadora que trabaja conjuntamente con la empresa y con otros
bancos, no tiene tanta flexibilidad con el análisis de los expedientes.
Son rígidamente estrictos en el sentido de hacer un análisis inigualable.
FOGUAVI: Su significado es Fondo Guatemalteco para la Vivienda, y
éste es otorgado por el gobierno a personas que realmente tienen
necesidad, para la empresa es también una afianzadora.
Suspendidos: Estos casos son especiales ya que de las afianzadoras
envían un reporte que indica quienes tienen dificultad en comprobar
ingreso o cosas similares al ejemplo y debe dárseles un seguimiento
profundo, cuando la papelería solicitada es presentada a la afianzadora
se debe esperar para que den alguna respuesta ya sea negativa o bien
positiva.
BIBLIOGRAFIA
Automatización de Oficinas
F01 Fundamentos
Fundamentos de Análisis de Sistemas
Sistematización de Oficinas
Ing. Nidia Giorgis de Orozco 2ª. Edición 2006
Evaluanet (Paloma Sarasola)
Ejemplo Adobe Reader 6.0 Proyecto “ Suger
Montano”
Control y Evaluación de Proyectos 1.
Control y Evaluación de Proyectos 2 2ª. edición
enero 2008
Material de apoyo Evaluanet capítulos 1,2,3
Guía para la Elaboración del Proyecto de
Sistematización de Procedimientos Administrativos
