Upload
others
View
27
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PROSEDUR KUALITI TERAS
LATIHAN
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
15.8.05 1 Asal
04.05.09 2 3.0 Penilaian Prosedur
Pindaan perkara di para 1.0
Pindaan perkara di para 2.0
Pindaan perkara di para 3.0
Pindaan perkara di para 4.0
NO. KELUARAN : 4
TARIKH KUATKUASA : 04.05.2009
PROSEDUR KUALITI TERAS
BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2
LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 1 / 7
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini adalah untuk mengurus, menyedia dan melaksanakan program latihan
jabatan bagi melahirkan lapisan kakitangan yang terlatih, berkemahiran dan cekap untuk
meningkatkan produktiviti jabatan.
2.0 SKOP
Mengenalpasti, menyediakan dan melaksanakan program serta menilai latihan/ kursus
yang telah diberikan kepada lapisan pegawai yang dianjurkan oleh jabatan dan pihak
luar.
PROSEDUR KUALITI TERAS
BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2
LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 2 / 7
3.0 PERINCIAN PROSEDUR
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
1.0 Keperluan Latihan KPP/PP 1.1. Mengenalpasti keperluan latihan
setiap pegawai berdasarkan : 1.1.1. BKLP (Borang Keperluan
Latihan Pegawai) 1.1.2. Skop/ Bidang Kerja 1.1.3. Set Lengkap Panduan
Latihan Jabatan untuk 3 tahun.
1.1.4. Tahun Berkhidmat (Carta Tempoh Berkhidmat)
1.1.5. Tawaran Kursus anjuran pihak luar dari masa ke semasa
� BKLP (JPBD Sel./B/PK/05)
KPP/PP/PPP(K) 1.2. Membuat edaran BKLP kepada semua lapisan kakitangan di awal tahun.
� BKLP (JPBD Sel./B/PK/05)
KPP/PP 1.3. Menyediakan analisis berdasarkan BKLP dengan menyenaraikan permintaan latihan yang melebihi 60% sebagai panduan keutamaan latihan.
� BKLP (JPBD Sel./B/PK/05)
KPP/PP/PPP(K)/PPP
1.4. Menyediakan takwim latihan tahunan.
2.0 Pengurusan Dan Perlaksanaan Latihan
Anjuran Jabatan Yang Dijalankan Di Dalam Pejabat
P/KPP 2.1. Kemukakan cadangan latihan/ kursus kepada P atau;
2.2. Arahan perlaksanaan melalui keputusan mesyuarat / jawatankuasa berkaitan.
PROSEDUR KUALITI TERAS
BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2
LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 3 / 7
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan � Rekod Kualiti
PP/PPP/JT(K)/JT
2.3. Semak cadangan pegawai. Sekiranya tidak setuju, arah buat pindaan dan sekiranya setuju, sahkan cadangan berserta senarai pegawai yang terlibat.
PPP(K)/PPP/ JT(K)
2.4. Sediakan memo penyertaan pegawai berkaitan dan kemukakan kepada P/TP/KPP/PP untuk ditandatangani.
PPP/JT(K)/JT 2.5. Edar memo kepada Pegawai berkaitan berserta ; 2.5.1. BPKL (Borang Pengesahan
Kehadiran Latihan) 2.5.2. BPLK (Borang Penilaian
Latihan Kemahiran ) – Penilaian hanya dibuat bagi kursus/ latihan yang melibatkan teknikal/ kemahiran sahaja. Penilaian dibuat 2 bulan dari tarikh kursus.
� BPKL (JPBD Sel./B/PK/04)
� BPLK (JPBD Sel./B/PK/06)
PPP/JT(K)/JT 2.6. Dapatkan semula perkara 2.5.1 dan 2.5.2 (jika perlu) daripada Pegawai berkaitan.
PPP/JT(K)/JT 2.7. Rekodkan kehadiran latihan pegawai di dalam Buku Rekod Kehadiran Latihan Pegawai.
� BRKLJ
PROSEDUR KUALITI TERAS
BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2
LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 4 / 7
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan � Rekod Kualiti
3.0 Pengurusan Penyertaan Latihan Yang Dianjurkan Pihak Luar
KPP/PP 3.1 Terima arahan dari P berkaitan surat penyertaan latihan yang diterima oleh penganjur.
PP 3.2 PP berbincang dengan P senarai nama cadangan. Jika P setuju, diteruskan pendaftaran. Jika P tidak setuju di arah buat pindaan.
� Fail Berkaitan
PPP(K)/PPP/ JT(K) /JT
3.3 Hantar borang penyertaan latihan kepada pihak penganjur untuk pengesahan pegawai yang akan hadir melalui surat / fax / email.
PPP/JT(K)/JT 3.4 Edar memo kepada Pegawai berkaitan berserta ; 3.4.1 BPKL (Borang Pengesahan
Kehadiran Latihan) 3.4.2 BPLK (Borang Penilaian
Latihan Kemahiran) – Penilaian hanya dibuat bagi kursus/ latihan yang melibatkan teknikal/ kemahiran sahaja. Penilaian dibuat 2 bulan dari tarikh kursus.
� BPKL (JPBD Sel./B/PK/04)
� BPLK (JPBD Sel./B/PK/06)
PP/PPP/JT(K)/JT 3.5 Memaklumkan kepada Bahagian Pentadbiran untuk urusan pengeluaran pesanan tempatan untuk pembayaran latihan dan penginapan (jika perlu).
PROSEDUR KUALITI TERAS
BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2
LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 5 / 7
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan � Rekod Kualiti
PPP/JT(K)/JT 3.6 Dapatkan semula perkara 3.4.1 dan 3.4.2 (jika berkaitan) daripada Pegawai berkenaan.
PPP/JT(K)/JT 3.7 Rekodkan kehadiran latihan pegawai di dalam Buku Rekod Kehadiran Latihan Jabatan.
� BRKLJ
4.0 Pengurusan Penyertaan Kursus Wajib Dan Tujuan Pengesahan Dalam Jawatan
KPP/PP 4.1 Terima arahan dari P berkaitan surat penyertaan kursus berkaitan oleh penganjur.
KPP/PP/PPP(K) 4.2 Mengenalpasti dan mengurus penyertaan pegawai berkaitan ke : 4.2.1 Kursus Induksi Umum 4.2.2 Kursus Induksi Khusus (bagi
lantikan SPN sahaja, pihak Jabatan menyediakan Kursus Induksi Khusus)
4.2.3 Peperiksaan Skim Perkhidmatan
� Fail Berkaitan
PPP/JT(K)/JT 4.3 Edar memo kepada Pegawai berkaitan berserta ; 4.3.1 BPKL (Borang Pengesahan
Kehadiran Latihan)
� BPKL (JPBD Sel./B/PK/04)
PP/PPP/JT(K)/JT 4.4 Memaklumkan kepada Bahagian Pentadbiran untuk urusan pengeluaran Pesanan Tempatan untuk pembayaran latihan dan penginapan (jika perlu).
PROSEDUR KUALITI TERAS
BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2
LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 6 / 7
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan � Rekod Kualiti
PPP/JT(K)/JT 4.5 Dapatkan semula perkara 4.3.1 daripada Pegawai berkenaan
PPP/JT(K)/JT 4.6 Rekodkan kehadiran latihan pegawai di dalam Buku Rekod Kehadiran Latihan Jabatan.
� BRKLJ
5.0 Pengurusan Penyertaan Bagi Penilaian Tahap Kecekapan (PTK)/ Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL)
KPP/PP/PPP(K) 5.1 Terima arahan dari P berkaitan surat tawaran PTK/ KPSL dari penganjur
PPP(K)/PPP/ JT(K)
5.2 Mengenalpasti dan mengurus penyertaan pegawai yang layak menduduki sebagaimana pekeliling
PPP/ JT(K)/ JT 5.3 Edar memo kepada Pegawai berkaitan berserta ; 5.3.1 BPKP (Borang Pengesahan
Kehadiran Peperiksaan)
� BPKP (JPBD Sel./B/PK/02)
PP/PPP/ JT(K)/ JT
5.4 Memaklumkan kepada Bahagian Pentadbiran untuk urusan pengeluaran pesanan tempatan untuk pembayaran latihan dan penginapan (jika perlu)
PPP/ JT(K)/ JT 5.5 Rekodkan kehadiran latihan pegawai di dalam Buku Rekod Kehadiran Latihan Jabatan.
� BRKLJ
PROSEDUR KUALITI TERAS
BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2
LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 7 / 7
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan � Rekod Kualiti
6.0 Menyediakan Rekod Kehadiran Latihan Jabatan
PP/PPP(K)/PPP/ JT(K)/ JT
6.1 Kemaskini Rekod Kehadiran Latihan setiap pegawai.
� BRKLJ
PPP(K)/PPP/ JT(K)/ JT
6.2 Menyediakan Analisis Pencapaian Latihan bagi semua pegawai.
KPP/PP 6.3 Menyerahkan kepada P untuk pengesahan / pemakluman didalam mesyuarat atau Jawatankuasa berkaitan.
PP/PPP(K)/PPP/ JT(K)/ JT
6.4 Menyimpan semua rekod berkaitan.
Tindakan semasa
PROSEDUR KUALITI TERAS
BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2
LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 8 / 7
4.0 LAMPIRAN
4.1 Carta Alir Pengurusan Penyertaan Latihan Anjuran Jabatan
Proses Tanggungjawab
KPP/PP
KPP/PP/PPP(K)
KPP/PP
KPP/PP/PPP (K)/ PPP
P/KPP
PP/PPP/ JT(K)/JT
PPP (K)/ PPP/ JT(K)
PPP/ JT(K)/JT
PPP/ JT(K)/JT
Edar BKLP kepada Semua Pegawai
Kenalpasti Keperluan Latihan
Sediakan Analisis Berdasarkan BKLP
Sediakan Takwim Latihan Tahunan
Kemukakan Cadangan Latihan/Kursus Kepada P / arahan pelaksanaan melalui keputusan mesyuarat
jawatankuasa berkaitan
Semak cadangan pegawai
Mula
Edar memo kepada pegawai yang terpilih bersama borang pengesahan kehadiran dan borang
penilaian latihan kemahiran (Jika Berkaitan)
A
Tindakan sebelum
Dapatkan Semula BPKL dan BPLK
Rekod Kehadiran Latihan Pegawai Dalam Buku Rekod Kehadiran Latihan Jabatan
PROSEDUR KUALITI TERAS
BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2
LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 9 / 7
4.2 Carta Alir Pengurusan Penyertaan Latihan Anjuran Pihak Luar
KPP/PP
PP PP
PPP(K)/PPP/JT(K)/JT
PPP/JT(K)/JT
PP/PPP/JT(K)/JT/ PT(K)
PPP/JT(K)/JT
PPP/JT(K)/JT
Relevan
Rekod Kehadiran Latihan Pegawai Dalam Buku Rekod Kehadiran Latihan Jabatan
Terima arahan dari P
Urus penyertaan pegawai
Edar memo kepada pegawai berkaitan berserta BPKL dan BPLK
Jika tidak relevan
Hantar borang penyertaan kepada pihak penganjur
Tamat
Semak
Maklum Bahagian Pentadbiran Urus pengeluaran pesanan tempatan (jika perlu)
Dapatkan semula BPKL dan BPLK dan sijil ( jika berkaitan ) dari pegawai berkenaan
Mula
PROSEDUR KUALITI TERAS
BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2
LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 10 / 7
4.5 Carta Alir Pengurusan Penyertaan Kursus Wajib Dan Pengesahan Jawatan
KPP/PP
KPP/PP/PPP (K)
PPP/JT(K)/JT
PP/PPP/JT(K)/JT/ PT(K)
PPP/JT(K)/JT
PPP/JT(K)/JT
Rekod Kehadiran Latihan Pegawai Dalam Buku Rekod Kehadiran Latihan Jabatan
Terima arahan dari P
Edar memo kepada pegawai berkaitan berserta BPLK
Semak
Maklum Bahagian Pentadbiran Urus pengeluaran pesanan tempatan (jika perlu)
Dapatkan semula BPKL dan sijil ( jika berkaitan ) dari pegawai berkenaan
Mula
Kenalpasti dan Urus Penyertaan Pegawai (Yang Berkaitan)
Tamat
PROSEDUR KUALITI TERAS
BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2
LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 11 / 7
4.5 Carta Alir Pengurusan Penyertaan PTK / KPSL
KPP/PP/PPP (K)
PPP (K)/PPP/JT(K)
PPP/JT(K)/JT
PP/PPP/JT(K)/JT/ PT(K)
PPP/JT(K)/JT
Rekod Kehadiran Latihan Pegawai Dalam Fail Berkaitan.
Terima arahan dari P
Edar memo kepada pegawai berkaitan berserta BPKP
Semak
Maklum Bahagian Pentadbiran urus pengeluaran Pesanan Tempatan (jika perlu)
Mula
Kenalpasti dan Urus Penyertaan Pegawai (Yang Berkaitan)
Tamat
PROSEDUR KUALITI TERAS
BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2
LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 12 / 7
4.5 Carta Alir Penyediaan Rekod Kehadiran Pegawai
PP/PP/PPP(K)/PPP/JT(K)/JT
PPP(K)/PPP/JT(K)/JT
KPP/PP
PP/PP/PPP(K)/PPP/JT(K)/JT
Simpan Semua Rekod Berkaitan
Kemaskini Rekod Kehadiran Setiap Pegawai
Sediakan Analisi Pencapaian Latihan Bagi Semua Pegawai
Serahkan Pada P Untuk Pengesahan / pemakluman dalam mesyuarat atau
Jawatankuasa berkaitan
Mula
Tamat
PROSEDUR KUALITI TERAS
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2 LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 13 / 7
4.6 Glosari
i. Latihan Bermaksud kursus / bengkel / seminar yang dianjurkan oleh jabatan
atau agensi untuk meningkatkan tahap kecekapan pegawai
4.7 Singkatan
BKLP - Borang Keperluan Latihan Pegawai BPKP - Borang Pengesahan Kehadiran Peperiksaan BPLK - Borang Penilaian Latihan Kemahiran BPKL - Borang Pengesahan Kehadiran Latihan BRKLJ - Buku Rekod Kehadiran Latihan Jabatan
P - Pengarah
KPP - Ketua Penolong Pengarah
PP - Penolong Pengarah
PPP(K) - Penolong Pegawai Perancang (Kanan)
PPP - Penolong Pegawai Perancang
JTK - Juruteknik Kanan
JT - Juruteknik PT(K) - Pembantu Tadbir (Kanan) BP - Bahagian Pengurusan
PROSEDUR KUALITI TERAS
JPBD.Sel./PT/04
NO. KELUARAN : 2 LATIHAN
TARIKH KUATKUASA : 04.05.09
MUKA SURAT : 14 / 7
4.8 Rekod Kualiti
No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan
i. Borang Keperluan Latihan Pegawai 5 tahun ii. Borang Pengesahan Kehadiran
Peperiksaan 5 tahun
iii. Borang Penilaian Latihan Kemahiran Bahagian
Perancangan Korporat
5 tahun
iv. Borang Pengesahan Kehadiran Latihan
5 tahun
v. Borang Keperluan Latihan Pegawai 5 tahun