Upload
doannguyet
View
228
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10 – PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 1
PROSEDUR KUALITI
PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH
..............................................
Pengarah Bahagian Latihan Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia
Tarikh : 30 Muharam 1437H 12 November 2015
...............................................
Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia Tarikh : 30 Muharam 1437H 12 November 2015
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 2
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk menggariskan tatacara pengurusan latihan
supaya dapat dilaksanakan dengan berkesan di JKSM.
2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Latihan untuk memenuhi keperluan
latihan Pegawai Syariah dan pegawai-pegawai lain yang dianjurkan oleh
Bahagian latihan JKSM dan agensi luar.
3. DEFINISI
BIL. ISTILAH PENGERTIAN
3.1 Pengendali
Kursus Luar
Syarikat pakar runding latihan atau agensi-agensi
kerajaan yang menawarkan program latihan.
3.2 Program Agensi
Luar
Program latihan yang dianjurkan oleh pengendali
kursus luar JKSM.
3.3 Latihan Proses pemindahan ilmu pengetahuan secara kemas,
berdisiplin dan terancang bertujuan menambah
pengetahuan dan kemahiran untuk memenuhi
keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi.
3.4 AKL (TNA) Analisa Keperluan Latihan (Training Need Analysis)
3.5 E-TMS Sistem Pengurusan Latihan Elektronik dibangunkan
bertujuan untuk menyokong dan memperkemaskan
proses pengurusan latihan di JKSM selaras dengan
Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam yang
telah menggariskan mengenai keperluan
mengadakan perancangan latihan kepada semua
kakitangan awam. Ianya boleh dicapai melalui url
berikut https://etms.esyariah.gov.my/e-tms
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 3
4. SINGKATAN
BIL SINGKATAN PENGERTIAN
4.1 KP/KHS Ketua Pengarah/Ketua Hakim Syarie JKSM
4.2 KP Ketua Pendaftar
4.3 PK(P) Pengarah Kanan (Pengurusan)
4.4 P(BL) Pengarah Bahagian Latihan
4.5 KPP(PD) Ketua Penolong Pengarah Pembangunan Dasar
4.6 KPP(PL) Ketua Penolong Pengarah Pengurusan Latihan
4.7 PS Pegawai Syariah
4.8 PPK(PL) Penolong Pengarah Kanan Pengurusan Latihan
4.9 PP(PL) Penolong Pengarah Pengurusan Latihan
4.10 PPSK(BL) Penolong Pegawai Syariah Kanan Bahagian
Latihan
4.11 PT (BL) Pembantu Tadbir Bahagian Latihan
4.12 JKSM Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia
4.13 JKSN Jabatan Kehakiman Syariah Negeri
4.14 MSN Mahkamah Syariah Negeri
4.15 KPT (BL) Ketua Pembantu Tadbir Bahagian Latihan
4.16 PPL Pegawai-pegawai Lain
4.17 PS (BL) Pembantu Syariah Bahagian Latihan
4.18 SPL Seksyen Pengurusan Latihan
4.19 SPD Seksyen Pembangunan Dasar
4.20 PPK (UGKK) Penolong Pengarah Kanan Unit Gubalan
Kurikulum/ Keurusetiaan
4.21 PPS Perkhidmatan Pegawai Syariah
4.22 POL Pelan Operasi Latihan
4.23 USP Urus Setia Program Latihan
4.24 USPL Urus Setia Pelaksana Program Latihan
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 4
BIL SINGKATAN PENGERTIAN
4.25 E-TMS Eletronic Training Management System
4.26 BKPSM Bahagian Khidmat Pengurusan Dan Sumber
Manusia
4.27 BL Bahagian Latihan
5. RUJUKAN
5.1 Manual Kualiti
5.2 JKSM-PKPS 09 : Pembinaan Modul dan/atau Kurikulum Latihan
5.3 Perancangan Aktiviti Tahunan JKSM
5.4 Pelan Operasi Latihan (POL)
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 5
6. PROSES KERJA
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
P(BL)
KPP(PD)
P(BL)
A. PERANCANGAN LATIHAN
1. Mengenal pasti latihan dan kemahiran setiap PPS/
PPL berdasarkan Laporan Analisis Keperluan
Latihan (AKL) atau Dasar Latihan JKSM atau
sumber-sumber lain.
2. Mengarahkan KPP(PD) membuat perancangan
program latihan dan menyediakan POL.
3. Menyediakan Kertas Cadangan Senarai Program
Latihan dan anggaran keperluan peruntukan
kewangan program latihan dan POL.
4. Mengadakan Mesyuarat Bahagian Latihan bagi
membincangkan Kertas Cadangan Senarai
Program Latihan dan anggaran keperluan
peruntukan kewangan dan POL.
5. Membentangkan POL dalam Mesyuarat
Perancangan Aktiviti Tahunan JKSM.
P(BL)/ KPP(PL)
PPK(PL)/ PP(PL)
B. PELAKSANAAN LATIHAN ANJURAN JABATAN
1. Mengarahkan PPK(PL)/ PP(PL) membuat kertas
konsep berdasarkan POL atau perancangan Aktiviti
Tahunan JKSM dan kompetensi yang telah
dikenalpasti atau melalui arahan/ cadangan KP/KHS
atau Pihak Pengurusan atau PBL.
2. Menyediakan kertas konsep dan kemukakan
kepada P(BL)/ KPP(PL) untuk semakan.
3. Membentangkan kertas konsep di dalam Mesyuarat
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 6
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PPK(PL)/ PP(PL)
KPP(PL)/ PPK(PL)/
PP(PL)
KP/KHS
P(BL)
USP
PS(BL)
PPK(PL)/ PP(PL)/ PS(BL)
PS(BL)/ PT(BL)
USPL
PS(BL)
Jawatankuasa Penilaian Perolehan Kemudahan
Latihan Secara Pakej (JPL) untuk perakuan
jawatankuasa bagi kelulusan KP/KHS. Jika bukan
pakej, terus ke no.5.
4. Jika tidak diperakukan, buat pindaan/ program
dibatalkan.
5. Mengemukakan memo perakuan dan kertas konsep
kepada KP/KHS untuk mendapatkan kelulusan.
6. Menerima kelulusan daripada KP/KHS untuk
melaksanakan program latihan.
7. Melantik P(BL) sebagai Pengarah Program Latihan
8. Melantik USPL.
9. Menyediakan surat/memo jemputan peserta.
10. Mengedarkan surat jemputan atau Dokumen
Latihan melalui email kepada peserta.
11. Menerima pengesahan kehadiran peserta.
12. Mengatur persiapan dan keperluan latihan seperti
nota kursus, buku program, alat tulis, dan lain-lain
keperluan.
13. Melaksanakan latihan pada tarikh dan tempat yang
ditentukan.
14. Mengedarkan Pre-test dan post-test (jika perlu)
pada permulaan dan akhir kursus untuk mengukur
tahap kompetensi peserta sebelum dan selepas
kursus.
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 7
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
USPL
PPK(PL)/ PP(PL)
PS(BL)
PT(BL)
PPSK(BL)
KPP(PD)
P(BL)
15. Memastikan Borang Penilaian (I) (Borang Penilaian
Kursus) seperti di Lampiran 1 diisi oleh peserta
dalam E-TMS pada akhir sesi.
16. Menyediakan laporan program latihan dan serahkan
kepada P(BL).
17. Membentangkan laporan program latihan dalam
Mesyuarat Bahagian Latihan.
18. Menyerahkan Sijil Penyertaan/Penghargaan
program dan Borang Akuan Terima Sijil
Penyertaan/Penghargaan Program kepada peserta.
19. Mengedarkan Borang Penilaian (II) selepas 3 bulan
program latihan dilaksanakan kepada
Penyelia/Ketua Jabatan peserta kursus untuk
Penilaian Keberkesanan Latihan.
20. Mendapatkan Borang Penilaian (II) daripada
Penyelia dan Ketua Jabatan.
21. Membuat analisis penilaian keberkesanan latihan.
22. Mengemukakan hasil analisis tersebut kepada
P(BL).
23. Membentangkan hasil analisis tersebut dalam
MKSP.
P(BL)
C. PENGURUSAN LATIHAN (ANJURAN PIHAK
LUAR)
1. Menerima minit dari KP/KHS/ KP/ PK(P) mengenai
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 8
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
KPP(PL)/ PPSK(BL)
PT(BL)
tawaran program latihan dari pengendali kursus.
2. Membincangkan dengan KP/KHS/ KP/ PK(P) (jika
perlu) untuk pencalonan peserta berdasarkan
keperluan latihan dan kompetensi yang telah
ditetapkan.
3. Jika bersetuju, tindakan diteruskan. Jika tidak, surat
tawaran disimpan dalam fail.
4. Mengarahkan KPP(PL) / PPSK(BL) mengambil
tindakan terhadap tawaran program.
5. Menyemak peruntukan dengan unit kewangan,
BKPSM untuk mendapatkan peruntukan kewangan
(jika perlu).
6. Memaklumkan persetujuan penerimaan tawaran
kepada pengendali kursus.
7. Mendapatkan kelulusan kehadiran calon / pengganti
yang akan menghadiri latihan/kursus.
8. Menghantar senarai calon yang akan menghadiri
latihan /kursus kepada pengendali kursus untuk
tindakan selanjutnya.
9. Merekodkan kehadiran berdasarkan rekod Buku
Log Latihan, Slip Kehadiran, Sijil atau lain-lain
bentuk rekod kehadiran. SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 9
7. CARTA ALIRAN
A. PERANCANGAN LATIHAN
Mula Kenalpasti Latihan Dan Kemahiran Setiap PPS/ PPL Sediakan Perancangan Latihan Dan POL Adakan Mesyuarat Bahagian Latihan Bentangkan POL Dalam Mesyuarat Perancangan Tahunan JKSM
Tamat
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 10
B. PELAKSANAAN LATIHAN ANJURAN JABATAN
Tidak
Ya
Ya
Batal
Tidak
Tidak
Ya
A
Mula Sediakan Kertas Konsep Latihan Secara Pakej? Bentangkan Kertas Konsep Dalam Mesyuarat JPL Diperakukan? Kemukakan Memo Perakuan Dan Kertas Konsep Kepada KP/KHS Untuk Kelulusan
Terima Jawapan KP/KHS – Lulus?
Edarkan Surat/ Memo Jemputan
Terima Pengesahan Kehadiran
Atur Keperluan Latihan Laksanakan Program
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 11
A
Edar Pre-Test Dan Post-Test (Jika Perlu) Edarkan Borang Penilaian I (Borang Penilaian Kursus) Menyediakan Laporan Program Membentangkan Laporan Program Menyerahkan Sijil Penyertaan/ Penghargaan Progam Dan Borang Akuan Terima Sijil Mengedarkan Borang Penilaian II (Selepas 3 Bulan Program Latihan Dilaksanakan) Mendapatkan Borang Penilaian II Membuat Analisis Keberkesanan Latihan Mengemukakan Hasil Analisis Kepada P(BL) Membentangkan Hasil Analisis Dalam MKSP
Tamat
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 12
C. LATIHAN OLEH PIHAK LUAR
Mula Terima Minit Bincangkan Senarai Calon Peserta Perlu ? Semak Peruntukan Kewangan Maklumkan Persetujuan Penerimaan Tawaran Kepada Pengendali Kursus Hantar Senarai Calon Kepada Penganjur Kursus Rekodkan Kehadiran
Tamat
Tid
ak
Simpan Surat Tawaran
Ya
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 13
8. REKOD
BIL REKOD LOKASI TEMPOH
SIMPAN
8.1 Fail Latihan Kakitangan BKPSM/ BL Selagi
berkhidmat
di JKSM
8.2 Fail Tawaran Pengendali Kursus
Luar
BKPSM/ BL 5 tahun
8.3
Buku Rekod Perkhidmatan BKPSM Sepanjang
berkhidmat
8.4 Minit Mesyuarat Bahagian Latihan BL 5 tahun
8.5 Memo Kelulusan KP BKPSM / BL 5 tahun
8.6 Borang Penilaian I BL 5 tahun
8.7 Borang Penilaian II BL 5 tahun
8.8 Borang Aku-Terima Sijil
Penyertaan/ Penghargaan
BL 5 tahun
9. LAMPIRAN
9.1 Lampiran 1 – Borang Penilaian (I) (Borang Penilaian Kursus)
9.2 Lampiran 2 – Borang Penilaian (II) Keberkesanan Program Latihan
Anjuran JKSM Ke Atas Peserta
9.3 Lampiran 3 – Borang Aku -Terima Sijil Penyertaan/ Penghargaan
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 14
LAMPIRAN 1 JKSM-PKPS10-1
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 15
LAMPIRAN 2 JKSM-PKPS10-2
BORANG PENILAIAN II KEBERKESANAN PROGRAM LATIHAN ANJURAN JKSM KE ATAS PESERTA
(A) MAKLUMAT PROGRAM
1. Nama :…………………………………………………………………………………………
2. Tarikh : Mula : ……………………..………..… Tamat : …………..…….……..…………
3. Tempat : ………………………………………………………………………………………
4. Penganjur :……………………………………………………………………………………
(B) MAKLUMAT PEGAWAI YANG DINILAI/PESERTA
1. Nama :……………………………………………………………………..…………………
2. Jawatan : …………………………………………… 3. Gred : ……………………
4. Jabatan :……………………………………………………………………..…………………
(C) PENILAIAN KEBERKESANAN PROGRAM 1. Pemerhatian oleh Penyelia/Pegawai Penilai
Bil. Perkara Yang Dinilai Sebelum
PROGRAM
Selepas
PROGRAM
1. Ilmu Pengetahuan bidang kerja
2. Kemahiran dalam bidang kerja
3. Pelaksanaan dasar, peraturan dan arahan pentadbiran
4. Keberkesanan komunikasi
5. Ketrampilan diri
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 16
2. Komen Penyelia/Pegawai Penilai : ……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
………………………………………… … Tarikh : ………………… Tandatangan Penyelia/Pegawai Penilai Cop Nama dan Jabatan Panduan : 1. Borang ini hendaklah diisi oleh Penyelia/Pegawai Penilai dalam tempoh 2 minggu
selepas 3 bulan kakitangan di bawah seliaannya (peserta) menghadiri PROGRAM yang dikendalikan oleh JKSM.
2. Sila isi skala pemarkahan di ruangan SEBELUM dan SELEPAS PROGRAM yang
disediakan. Skala pemarkahan adalah seperti berikut :
TAHAP SKALA PENJELASAN
Sangat
Tinggi
10 Hasil kerja sentiasa melebihi tahap maksimum yang telah
ditentukan
9 Hasil kerja sentiasa menemui tahap maksimum yang telah
ditentukan
Tinggi
8 Hasil kerja kerapkali menemui tahap maksimum yang telah
ditentukan
7 Hasil kerja kadangkala menemui tahap maksimum yang telah
ditentukan
Sederhana
6 Hasil kerja sentiasa melebihi tahap minimum yang telah
ditentukan
5 Hasil kerja kadangkala menemui tahap minimum yang telah
ditentukan
Rendah
4 Hasil kerja kerapkali menemui tahap minimum yang telah
ditentukan
3 Hasil kerja kadangkala menemui tahap minimum yang telah
ditentukan
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 17
TAHAP SKALA PENJELASAN
Sangat
Rendah
2 Hasil kerja kerapkali menemui tahap minimum yang telah
ditentukan
1 Hasil kerja sentiasa di bawah tahap minimum yang telah
ditentukan
Tafsiran :
1. Penyelia/Pegawai Penilai adalah terdiri daripada Ketua Jabatan/Ketua Bahagian/Ketua Seksyen di jabatan Pegawai Yang Dinilai (merujuk Pegawai Penilai LNPT).
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 18
LAMPIRAN 3 JKSM-PKPS10-3
BORANG AKU-TERIMA SIJIL PENYERTAAN/PENGHARGAAN
PROGRAM LATIHAN _____________________________________________ PADA ____________________________________
Y.A.A. Ketua Pengarah/Ketua Hakim Syarie Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia Aras 2 – 4 , Blok D7, Parcel D, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62677 Putrajaya (u.p : Bahagian Latihan, JKSM) Tuan, Saya……………………………………………………………………………………….................... No. Kad Pengenalan ……………………………………………. Beralamat…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… dengan ini memaklumkan BAHAWA SAYA TELAH MENERIMA SIJIL PENYERTAAN/PENGHARGAAN bagi pogram latihan tersebut. Sekian, terima kasih. ………………………………………………………. (Nama : ) * Nota : Sila kembalikan borang ini dengan faks di talian 03-88895853/03-88891627.
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM