PROPUESTA: POLÍTICA NACIONAL PARA LA GESTIÓN Y ... · DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL Propuesta: Política Nacional para la Gestión y Conservación de Documentos (Versión

Elaborado:Grupo de Trabajo, Dirección General del Archivo Nacional. Febrero, 2018.

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUDDIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALMINISTERIO DE PLANIFICACIÓN NACIONALMINISTERIO DE CIENCIA, TECNOLOGÍA Y TELECOMUNICACIONESMINISTERIO DE LA PRESIDENCIA

PROPUESTA: POLÍTICA NACIONAL PARA LA GESTIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PARA GARANTIZAR LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, AL 2028

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

MINISTERIO DE PLANIFICACIÓN NACIONAL MINISTERIO DE CIENCIA, TECNOLOGÍA Y TELECOMUNICACIONES

MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA

DOCUMENTO DE TRABAJO

PROPUESTA: POLÍTICA NACIONAL PARA LA GESTIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

PARA GARANTIZAR LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, AL 2028

Elaborado:

Grupo de Trabajo, Dirección General del Archivo Nacional

Febrero, 2018

MINISTERIODECULTURAYJUVENTUDDIRECCIÓNGENERALDELARCHIVONACIONAL

Propuesta:PolíticaNacionalparalaGestiónyConservacióndeDocumentos(Versión3)

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www.archivonacional.go.cr

TABLA DE CONTENIDO

Presentación______________________________________________________________4

Introducción______________________________________________________________7

I. Síntesis del diagnóstico sobre la situación archivística nacional_________11

1. Antecedentes____________________________________________________________ 11

2. Metodología y fuentes utilizadas __________________________________________ 12

3. Principales conclusiones del estado de la situación________________________ 13

3.1. El impacto mayor ______________________________________________________ 13

3.2. Recurso Humano_______________________________________________________ 17

3.3. Desempeño del Archivo Central como órgano rector del sistema archivístico institucional _________________________________________________________________ 20

3.4. Valoración documental_________________________________________________ 25

3.5. Infraestructura y conservación documental______________________________ 27

3.6. Desempeño del órgano rector del Sistema Nacional de Archivos__________ 28

3.7. Identificación del problema _____________________________________________ 31

II. Marco Normativo _____________________________________________________33

III. Institucionalidad____________________________________________________44

1. El Archivo Nacional ______________________________________________________ 44

2. La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos __________ 46

3. Los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos_____ 47

4. Sistema Nacional de Archivos_____________________________________________ 48

5. Esquema de la interacción de las instituciones_____________________________ 51

IV. Enfoque y principios orientadores___________________________________52

V. Metodología________________________________________________________58

1. Las etapas del proceso___________________________________________________ 58

1.1. Identificación de la necesidad de una política nacional ___________________ 58

1.2. Incorporación de la política en el plan de trabajo_________________________ 62

1.3. Elaboración de la política_______________________________________________ 63



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1.4. Consulta de la política__________________________________________________ 63

1.5. Elaboración de la versión final de la política _____________________________ 66

1.6. Formalización de la política_____________________________________________ 66

2. Esquema del Proceso ____________________________________________________ 66

3. Resumen de la concordancia de la política con otros marcos orientadores___ 68

VI. Estructura de la política_____________________________________________69

2. Objetivo general:_________________________________________________________ 69

3. Ejes de las políticas: _____________________________________________________ 69

3.1. Eje 1: Fortalecimiento del sistema archivístico institucional. ______________ 69

3.2. Eje 2: Formación profesional, capacitación continua y liderazgo de los archivistas___________________________________________________________________ 74

3.3. Eje 3: Mejoramiento de los sistemas para la gestión de documentos electrónicos en las instituciones públicas______________________________________ 75

3.4. Eje 4: Modernización de la función rectora del Sistema Nacional de Archivos 78

Índice de cuadros Cuadro 1 Normativa Internacional________________________________________________________33Cuadro 2 Normativa Nacional____________________________________________________________36

Índice de gráficos Gráfico 1 Cantidad de instituciones que han presentado Informes de desarrollo archivísticos en el período 2010-2016..................................................................................................................................21



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Presentación HACIA LA FORMULACIÓN DE UNA POLÍTICA PÚBLICA: Una oportunidad para

innovar y renovar en la gestión y conservación de los documentos para garantizar la transparencia y el acceso a la información pública, al 2028

Las políticas públicas constituyen instrumentos de primer orden para el buen gobierno.

En la actualidad hay un reconocimiento por parte de los diferentes actores sociales y de la ciudadanía en general, sobre la necesidad de abordar temas y problemas complejos, aumentado la capacidad de gobierno, mediante el fortalecimiento de las políticas públicas. La gestión de los documentos y la administración de los archivos no escapan a esta realidad y, por tanto, deben formar parte de la agenda pública del país.

Hoy en día, el entorno se caracteriza por una demanda de información ilimitada, por un lado, con una exigencia cada vez mayor de los ciudadanos para acceder a más información pública, pertinente y ágil en su recuperación y, por el otro, con un aparato estatal cada vez más complejo y con mayor restricción de recursos; lo que también provoca paradójicamente una explosión documental sin precedentes; todo en un marco donde la tecnología se encarga de revolucionar las formas tradicionales de gestionar lo público. En los últimos 40 años se han producido más documentos que en los 400 anteriores; lo que desborda la capacidad de los archivos, que buscan soluciones a sus problemas crecientes con recursos decrecientes.

En este escenario, se hace indispensable proponer una agenda pública que permita analizar este contexto, teniendo como referente las buenas prácticas en el ámbito nacional e internacional y que permita identificar, con la participación de todos, los temas prioritarios y las formas más eficientes para encarar estos nuevos desafíos, que en muchos casos nos alcanzan sin resolver del todo los viejos. Se trata entonces, de asumir un compromiso que, en esta ocasión, se propone concretar con la formulación de una política pública, que permita definir las cartas náuticas para navegar por este mar de información pública.

Para formular esta política sobre gestión y conservación de documentos en cualquier soporte, se propone la identificación de unas áreas estratégicas que se dirán más adelante y que, a nuestro entender, han capturado la mayor parte de la atención en el Sistema Nacional de Archivos, en adelante Sistema, y que repercuten directamente en el funcionamiento de la administración de los documentos y los archivos públicos. Temas que destacan en la cotidianidad como son la transparencia, el acceso a la información, la rendición de cuentas y la lucha contra la



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corrupción.

¿Pero cómo podemos contribuir para garantizar estas aspiraciones de la ciudadanía desde nuestro campo de acción?

Es una pregunta sencilla de respuesta compleja. Esto implica que el diseño de nuestra política debe estar basado en un análisis conjunto y objetivo de la realidad, de los verdaderos espacios de acción que se tienen, de estrategias reales que se puedan seguir y de instrumentos de política que se puedan adoptar para alcanzar los objetivos esperados. Dicho de otra forma, tomando en cuenta las condiciones actuales, los recursos disponibles y el cuerpo normativo vigente, lo que hace necesario introducir elementos creativos que permitan innovar para la solución de los problemas y el fortalecimiento del Sistema, aspecto clave en el diseño e implementación de una política pública.

Desde el punto de vista de los actores invitados a participar en el diseño e implementación de esta política, abogamos por una actitud propositiva, emprendedora y de liderazgo profesional y organizacional.

¿Cómo se abordará la formulación de esta política?

Se ha nombrado un grupo de trabajo en el Archivo Nacional para elaborar un documento de trabajo, que incluye una definición de ejes-problemas y un breve diagnóstico del estado actual e ideas propuestas que permiten definir los elementos de la política. Tanto para el diagnóstico como para las propuestas iniciales, se ha recurrido a la información disponible en la institución, producida internamente o bien, proporcionada por los archivos del Sistema. Para la formulación de las propuestas se han considerado las buenas prácticas profesionales en el ámbito nacional e internacional, así como lo establecido en el marco jurídico vigente.

Desde el punto de vista técnico político, se han realizado gestiones de coordinación con otras instituciones públicas que puedan dar fuerza a esta política como aliados estratégicos, entre ellos: el Viceministerio de Asuntos Políticos y Diálogo Ciudadano del Ministerio de la Presidencia, por su interés en mejorar los servicios a los ciudadanos y la información es clave en este propósito; el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, por su función rectora de las políticas públicas y de la planificación en general; el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, por su función rectora en la ciencia, la tecnología y las telecomunicaciones; el Ministerio de Cultura y Juventud, por ser el ente al cual está adscrito el Archivo Nacional, entre otras. Es importante recordar que las políticas públicas deben trascender los periodos de gobierno y permanecer en el tiempo, por lo que la vinculación con otras políticas públicas constituye también una garantía para tal



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propósito.

Se han definido los siguientes ejes de la política:

1) Fortalecimiento del sistema archivístico institucional.

2) Formación profesional, capacitación continua y liderazgo de los archivistas.

3) Mejoramiento de los sistemas para la gestión de los documentos electrónicos en las instituciones públicas

4) Modernización de la función rectora del Sistema Nacional de Archivos.

Finalmente, esta propuesta será ajustada conforme con las recomendaciones que se reciban de los diferentes grupos que se consulten, con el fin de avanzar hacia otras etapas de consulta y formalización requeridas.

Nuestro objetivo es que en el primer trimestre del 2018, quede debidamente formalizada esta política, como un instrumento que consolide la función estratégica de los archivos en las instituciones públicas y en la sociedad en general.

Por tal razón, le invitamos a sumarse a este esfuerzo nacional, para lo cual puede hacernos llegar sus comentarios y aportes por las vías que se establecerán con este propósito.

Virginia Chacón Arias Carmen Campos Ramírez

Directora General Subdirectora General



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Introducción

“Sin archivos organizados no hay acceso a la información, transparencia ni rendición de cuentas”. 1

Una frase simple y comprensible, pero con un gran impacto en su contenido. Constituye la conclusión final a la que llegó el grupo de participantes del 8 Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica, realizado en el 2013, con el auspicio de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) y el Archivo General de la Nación de la República de Colombia.

Era de esperarse una conclusión como la indicada, tratándose de una actividad internacional que reunió a un grupo de autoridades nacionales, profesionales en el campo de la archivística y ciencias afines y demás personas involucradas en la gestión de la información, de los documentos y su conservación. De hecho, este es un tema crucial que preocupa y ocupa a los responsables de los archivos y que forma parte de la agenda de discusión en este tipo de encuentros que se vienen realizando en los últimos años en el mundo y, en Costa Rica también se viene dando prioridad a estos temas. Recuérdese que en el Congreso Archivístico Nacional del 2014, la actividad más relevante que organiza el Archivo Nacional en el año y que reúne a gran cantidad de archivistas, el tema central fue justamente el acceso a la información y el papel protagonista de los archivos en este proceso.

El acceso a la información y la transparencia constituyen un pilar fundamental del actual plan de gobierno, por lo que ha venido impulsando iniciativas de desarrollo en este campo. Congruente con lo anterior, en abril del 2017, se promulgan los decretos N°40200-MP-MEIC-MC y N°40199-MP, sobre Transparencia y Acceso a la Información Pública y, Apertura de Datos Abiertos. Aunque vale recordar que no necesariamente las políticas públicas encuentran su sustento en los planes nacionales, en este caso, se cuenta con esa condición que da más fuerza a esta propuesta.

Por su parte, en la cotidianidad de la discusión de los problemas nacionales y sobre todo las inconformidades de los ciudadanos por sus necesidades insatisfechas, muchas veces llevadas a la mesa por los medios de comunicación, de manera espontánea se alude a los documentos e información que contienen. En estas discusiones se hace mención sobre los documentos que se utilizaron o no; que se produjeron o no; que se localizaron o no en las instituciones, necesarios para las acciones y decisiones tomadas por sus jerarcas. No obstante lo anterior, a pesar del valor innegable de los documentos para tales propósitos fundamentales de los 1TomadodeldocumentodeConclusiónGeneralyRecomendacionesdel8SeminarioInternacionaldeArchivos



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ciudadanos, no se cuestiona qué sucede en las instituciones respecto de la gestión de dichos documentos; por qué razón no se tienen disponibles cuando se necesitan o sencillamente por qué no aparecieron. Es importante señalar y reconocer en este mismo orden de ideas, que en muchos casos el Estado resulta demandado por sus actuaciones y las supuestas implicaciones, sin embargo se ha visto imposibilitado en la defensa debido justamente a la falta de las pruebas o evidencias que demuestren cuál fue la motivación y actuación de sus autoridades.

Estas implicaciones que para quienes están involucrados en los archivos resultan muy obvias, no lo son para el resto de la ciudadanía y otros actores de la organización social del país, por lo que resulta estratégico generar acciones de política que permitan la discusión de este tema.

Es sabido, que de manera constante, la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia atiende y declara con lugar recursos de amparo contra las instituciones públicas, por violación del derecho de acceso a la información, generada en muchas ocasiones, por la ausencia de procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de las distintas personas usuarias.

Reconocer el valor estratégico de los archivos y, por tanto, lograr un reconocimiento público que permita apoyar las acciones que se propongan para avanzar en su desarrollo, como condición indispensable para garantizar el derecho al acceso a la información pública y demás beneficios derivados a partir de este acceso, es una necesidad. Entre estos beneficios adicionales que se obtienen se pueden mencionar los siguientes: transparencia real, posibilidad de rendir cuentas con rigurosidad, oportunidad y credibilidad, así como imponer todos los obstáculos posibles a las intenciones de corrupción de quienes desean facilitarle el paso en las instituciones públicas.

Congruente con esta argumentación, se concluye entonces que la situación de los archivos y su grado de desarrollo no es un asunto de menor importancia, desconectado del resto de la gestión administrativa institucional y, por ende, sin implicaciones para el buen gobierno. Estas implicaciones y sobre todo el reconocimiento de los beneficios que se obtendrían de cumplir con la legislación archivística existente y, por tanto, propiciar las condiciones necesarias para el buen desarrollo de los archivos, justifican la necesidad y conveniencia de formular e implementar una política nacional. Esta política nacional permitirá consensuar con los actores involucrados, un plan de acción con la gradualidad requerida para aunar los esfuerzos y disponer de los recursos económicos para que, con compromiso y eficiencia, se cumpla a cabalidad.



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Desde lo institucional y de acuerdo con los informes que anualmente se reciben en el Archivo Nacional, sobre el desarrollo de los archivos en aspectos básicos de su funcionamiento, también se tienen brechas por atender.

Se destaca en primer lugar y de manera prioritaria, aquellas instituciones que ni siquiera presentan los informes requeridos, porque sencillamente no tienen un técnico o profesional a cargo de su Archivo Central y por consiguiente, tampoco tienen este archivo; en estos casos se puede concluir que no cumplen con lo mínimo requerido para una buena gestión de los documentos. Al no contar con un archivista que lidere los procesos técnicos archivísticos en la institución, no es posible de manera programada y sistemática iniciar un proceso de desarrollo archivístico. El futuro de la gestión documental y de los documentos, incluidos los que podrían tener valor para la ciencia y la cultura, quedan a la mano del buen criterio o sentido común de quienes tienen la responsabilidad de producirlos, lo cual resulta totalmente inconveniente. De acuerdo con los resultados de inspecciones realizadas en instituciones públicas con esta dramática situación, se han encontrado problemas serios con la custodia y conservación de los documentos, incluyendo su pérdida por deterioro. En estas instituciones resulta muy revelador lo que se ha observado en las visitas de inspección respecto de la ubicación de los documentos en lugares y mobiliarios inapropiados e insalubres.

Seguidamente, se identifican aquellas instituciones que cumplen parcialmente y en diferentes grados con la normativa, por lo que es posible conocer su situación y establecer disposiciones o recomendaciones, según sea el caso para su mejoramiento continuo. En estas situaciones, los resultados que se han obtenido de las acciones de fiscalización, han sido muy variados, desde instituciones que han venido avanzando en su desarrollo de manera constante, hasta aquellas que no han podido implementar las acciones, en la mayoría de los casos por falta de recursos, entre ellos el recurso humano o por negligencia de sus autoridades puesto en evidencia por la falta de apoyo institucional.

Producto del esfuerzo institucional y apoyo de los jerarcas, se tienen aquellas instituciones que cumplen a cabalidad la normativa vigente y continúan implementando acciones para su mejora continua, basada en las buenas prácticas profesionales a nivel nacional e internacional. En estos casos, estas instituciones se convierten en buenos ejemplos o referentes para validar estrategias de desarrollo, atendiendo las particularidades de cada una y la disponibilidad de los recursos. Sobre todo, pueden colaborar y seguir avanzando en la atención de los desafíos actuales como los que impone la tecnología con la gestión documental electrónica, así como atender aquellas demandas que el aumento en la producción documental genera. Estas instituciones también enfrentan el reto de la sostenibilidad, lo que



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significa mantener su nivel de desarrollo y no desmejorarlo, lo cual resulta cada vez más difícil cuando se tienen altos niveles de logro.

Esta coyuntura de desarrollo institucional también hace necesaria la formulación de una política que permita equilibrar y llevar en un plazo determinado, el desarrollo archivístico a un nivel adecuado y así disminuir o eliminar las brechas existentes.

El documento que se facilita como base para la elaboración de la política, se ha estructurado de la siguiente manera:

Presentación.

Introducción, que tiene como propósito justificar las razones para proponer una política para la gestión y la conservación de los documentos.

Capítulo I: Síntesis del diagnóstico sobre la situación archivística nacional. Incorpora los siguientes puntos: Antecedentes, Metodología y fuentes utilizadas, las principales conclusiones del estado de la situación y la identificación del problema central.

Capítulo II: Marco normativo, incorpora la normativa nacional e internacional.

Capítulo III: Institucionalidad, describe las instancias involucradas en la política.

Capítulo IV: Enfoque y principios orientadores.

Capítulo V: Metodología: describe las etapas del proceso de formulación de la propuesta, incluyendo las consultas realizadas a los diferentes actores involucrados.

Capítulo VI: Estructura de la política: Incorpora el objetivo general, los ejes de la política, los objetivos y las principales acciones propuestas.

Se propone, posteriormente la incorporación de un capítulo referido al modelo de gestión que contenga la propuesta del plan de acción y establezca los mecanismos de implementación, seguimiento y evaluación de la política.

La definición de este modelo, permitirá establecer la vigencia del plan de acción, que podría plantearse por cinco años, de tal forma, que haya oportunidad de revisar y ajustar el plan, para el siguiente quinquenio, tomando en cuenta que esta política se propone para un periodo de 10 años. Esta temporalidad se plantea con un periodo conveniente para cumplir con los objetivos y metas que se propongan, sobre todo desde el punto de vista de los recursos disponibles, como de la imperiosa necesidad de que por lo menos, se cuente con dos promociones de grados en la carrera de Archivística.



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I. Síntesis del diagnóstico sobre la situación archivística nacional

1. Antecedentes

La Ley del Sistema Nacional de Archivos, n° 7202, creó el Sistema Nacional de Archivos, el cual está compuesto por el conjunto de archivos públicos de Costa Rica y por los archivos privados y particulares que se integren a él. Específicamente, el artículo 2 de este cuerpo legal dispone:

“Artículo 2.- La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones.”

Durante los veintiséis años en que la Ley 7202 ha estado vigente, el Archivo Nacional ha desarrollado una serie de estrategias con la finalidad de impulsar el desarrollo archivístico costarricense, por medio de diferentes instrumentos y servicios como lo son: la emisión de políticas y directrices, las asesorías específicas presenciales, asesorías modelo, actividades de capacitación, resolución de consultas técnicas presenciales o escritas, entre otros.

Asimismo, congruente con lo establecido en el marco jurídico vigente, el Archivo Nacional en aras de salvaguardar el patrimonio, mejorar la gestión y la conservación de los documentos, ha implementado un programa modesto en cobertura pero permanente, de inspecciones y de seguimientos a los archivos centrales y de gestión, desde la creación del Sistema en 1990.

De igual manera, en el tiempo transcurrido desde la existencia del Sistema, el Archivo Nacional ha efectuado diferentes estudios y diagnósticos que han abarcado diferentes áreas de la Archivística, tales como la organización de los archivos; la valoración, selección y eliminación de documentos; la conservación, infraestructura, mobiliario y equipamiento; así como el desempeño de la rectoría del Sistema, entre otros. Este tipo de análisis ha servido como base para que el órgano rector del Sistema planifique sus estrategias y trate de suplir las necesidades y vacíos que se presentan para su desarrollo.

El presente apartado tiene como finalidad realizar una síntesis del diagnóstico de la situación archivística nacional, tomando como base los estudios, informes técnicos y



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controles que el Archivo Nacional mantiene sobre el Sistema, con la finalidad de determinar los ejes en los cuales debe basarse una política de gestión y conservación de documentos.

2. Metodología y fuentes utilizadas

El presente estudio toma como base los datos recolectados y las recomendaciones emitidas en la memoria del XXIII Congreso Archivístico Nacional: “Estado de la situación archivística en Costa Rica: una mirada al desempeño nacional”, documento en el cual a través de un equipo multidisciplinario e interinstitucional se elaboró un diagnóstico de los avances en el desarrollo archivístico de Costa Rica. A partir del citado documento, el Archivo Nacional y el Sistema han ejecutado acciones para cumplir las recomendaciones emitidas en su oportunidad.

También se han utilizado los datos recabados en el “Informe sobre el Cumplimiento de la Ley 7202 y su Reglamento en las Instituciones que Integran el Sistema Nacional de Archivos (Cumley)” del año 2016. Este informe aporta la evaluación del cumplimiento de los tres aspectos básicos que deben cumplir en todas las instituciones públicas que estén a derecho con la Ley 7202, a saber: un local adecuado para la conservación y custodia de los documentos tradicionales; un archivista o encargado de archivo central capacitado en la materia para ejercer las funciones de esta unidad, según lo estipulado en el artículo nº 43 de la mencionada ley y un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) conformado según lo establece el artículo nº. 33 de la citada ley y que se encuentre activo.

Por otra parte, para evaluar aspectos más específicos, relacionados con la gestión y organización de documentos; la valoración, selección y eliminación documental; los servicios brindados por los archivos centrales; la gestión de documentos en soporte digital y otros temas, se ha recurrido a los últimos cuatro informes anuales de desarrollo archivístico, que se efectúan tomando como base los informes de desarrollo archivístico que remiten las instituciones que componen el Sistema, en cumplimiento del inciso j) del artículo 42 de la Ley n° 7202.

Finalmente, se han utilizado los controles de inspecciones y asesorías brindadas por el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional a las instituciones del Sistema, así como los controles que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos utiliza para el proceso de valoración documental.

Vale mencionar la consulta realizada al Informe Final del Proceso de Autoevaluación de la Sección de Archivística de la Universidad de Costa Rica, elaborado por el



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señor Luis Fernando Jaén García, Coordinador General, en agosto del 2011. Este proceso de autoevaluación contempló el análisis riguroso de los aspectos administrativos, investigación, acción social, docencia, infraestructura, entre otros, correspondiente al quinquenio 2002-2007.

La utilización y contraste de las fuentes antes mencionadas pretende establecer un panorama amplio del estado de la situación del desarrollo archivístico nacional.

Sin duda, en los procesos de diálogo y consulta que se realizarán para enriquecer esta propuesta, también serán ocasiones propicias para ampliar este diagnóstico a partir de la información y visiones que aporten los demás actores involucrados.

3. Principales conclusiones del estado de la situación

3.1. El impacto mayor

Lamentablemente después de 26 años de promulgada la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, apenas el 32.5% de las instituciones públicas evaluadas en el 2016 cumple la ley, esto quiere decir, como se ha dicho en párrafo anterior, que cumplen con tres elementos básicos: cuentan con un Archivo Central, con un encargado de dicho archivo y tienen integrado debidamente el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised). Este comité tiene la función de determinar el valor administrativo y legal que tienen los documentos que produce la institución en el cumplimiento de sus funciones, por lo tanto, el tiempo que deberán conservarse en los archivos de gestión de las unidades administrativas o en el Archivo Central.

Seguidamente, el informe antes citado, también revela que un 22.5% de las instituciones evaluadas cumple parcialmente con dichos elementos, lo que da como resultado que un 55% de las instituciones cumplen de manera total o parcial dicha legislación. Hay un 10% de las instituciones que este informe no evalúa y que asume que cumplen también la normativa, por cuanto están adscritas a otras instituciones que si cumplen y que forman parte del 55% antes señalado.

Finalmente un 35% de las instituciones no cumplen o cumplen parcialmente alguno de los aspectos señalados de manera deficitaria. Este es el grupo de instituciones que mayor impacto tiene en estos resultados.

Este incumplimiento de los aspectos básicos para el adecuado funcionamiento de los archivos, acarrea también el incumplimiento de otra legislación conexa, como lo es la Ley General de Control Interno n° 8292, en cuanto a los sistemas de información que se mencionan en los artículos 15 y 16 de dicha ley, así como las



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Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-CFOE), emitidas por la Contraloría General de la República. Además, de otras leyes como las que se mencionan a continuación: N°8220 Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos; N°8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos; N°8968 Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales y N°9097 Ley de Regulación del Derecho de Petición, entre otras.

Además de este incumplimiento de la legislación archivística y conexa, es relevante señalar como una limitación para cambiar esta realidad, el ambiente de impunidad que impera en aquellos casos que se interponen denuncias ante las instancias administrativas y judiciales, sin resultado positivo. En contraposición de este lamentable resultado, cabe destacar aquellos casos en que las unidades de auditorías internas han asumido la responsabilidad de dar seguimiento a las disposiciones que se emiten desde el órgano rector para corregir los incumplimientos, en aras del fortalecimiento del control interno. Este involucramiento de las auditorías internas ha permitido mejorar, aunque levemente, la situación en algunas instituciones; lo que permite concluir que es una buena opción aliar a estas unidades en el desarrollo de los archivos.

Desde el punto de vista del impacto que provocan estos incumplimientos parciales o totales del cuerpo normativo, es imposible dejar de mencionar las dificultades que impone a nivel institucional cumplir con el precepto constitucional de garantizar el acceso a la información pública a los ciudadanos. No es posible servir información pertinente, oportuna y de manera activa, si no se tiene un sistema archivístico institucional operando de manera articulada y con personas preparadas a cargo de los procesos archivísticos.

Si no hay acceso a la información, entonces tampoco habrá transparencia ni posibilidades reales de rendir cuentas sobre las actuaciones de los jerarcas y demás funcionarios públicos; lo que se traduce en un incumplimiento a los artículos 27 y 30 de la Constitución Política y la Ley N°9097 sobre la regulación del derecho de petición.

Al no contar con un Sistema Nacional de Archivos desarrollado, también se pone en riesgo el patrimonio documental, tomando en cuenta que parte de la documentación que producen y reciben las instituciones formará parte de ese patrimonio. De acuerdo con los registros que lleva el órgano rector sobre los documentos que han sido declarados de valor histórico por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), se tiene una cantidad exorbitante de documentos, casi igual a la que se conserva en el Archivo Nacional, que debe ser transferido en los próximos años a la institución, no obstante lo anterior, muchos de



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estos documentos no ha sido posible localizarlos. Esta situación se pone de manifiesto cuando el Archivo Nacional solicita la transferencia de documentos y las instituciones indican que no los tienen, sobre todo los más antiguos. Esta pérdida patrimonial por deterioro o extravío, también ha sido posible determinarla en el proceso de valoración documental, donde se pone en evidencia el faltante de los documentos. Finalmente, también ha sido posible ser testigo de esta pérdida por deterioro, en las visitas de fiscalización del órgano rector, donde se observan los documentos, muchas veces con daños irreversibles y normalmente ubicados en espacios inapropiados, que suelen ser los peores lugares de la institución.

Complementa este análisis, los resultados que se han obtenido en los procesos de autoevaluación del sistema específico de valoración de riesgos, que ha llevado a cabo el órgano rector en los últimos años, donde se ha identificado el riesgo estratégico que se transcribe a continuación:

“Pérdida de documentos e información en cualquier soporte (tradicional, electrónico, entre otros), con valor administrativo legal para las instituciones del Estado, parte de los cuales podrían tener valor científico cultural.”

Como una de sus causas más relevantes justamente se menciona el incumplimiento de la normativa, evaluándolo como uno de los riesgos más importantes del órgano rector y del Sistema. Una de las medidas adoptadas para mitigar este riesgo que es afectado por factores exógenos al órgano rector, ha sido el traslado del riesgo a todos los jerarcas de las instituciones que incumplen la normativa, advirtiendo de las consecuencias de no contar con un sistema archivístico institucional funcionando debidamente. Por otra parte, se han implementado mejoras en la metodología de trabajo para el proceso de valoración documental, de forma tal que esta labor se realice de manera más eficiente, para lo cual es necesario contar con el personal profesional que se destaque en esta labor de alta responsabilidad e impacto para el patrimonio documental de la Nación, el que a la fecha es insuficiente.

Por otra parte, el órgano rector no ha contado con los recursos suficientes para emprender un proceso planificado y agresivo de transferencias de documentos con valor científico cultural, que permita disminuir este riesgo y que gradualmente, se trasladen los documentos al Archivo Nacional, una vez que hayan cumplido los 20 años de producidos, tal como lo establece la normativa. Se ha carecido del personal suficiente para esta labor y sobre todo de la infraestructura y mobiliario para conservar debidamente este patrimonio.

La Junta Administrativa del Archivo Nacional, ha realizado los esfuerzos, sobre todo económicos, fijando como prioridad la construcción de la cuarta etapa de su edificio,



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que concluyó en enero de 2018, cuyo equipamiento no se tiene seguro, en virtud de las restricciones del presupuesto del Gobierno Central, que ha dificultado la asignación de los recursos que complementen los que ha venido aportando la Junta Administrativa. Además y gracias a una donación de una empresa, ha logrado dotarse de un repositorio digital, para la conservación debida de los documentos electrónicos.

Paralelo a los viejos problemas sin resolver en los archivos, se suma en los últimos años la producción de documentos electrónicos y la introducción de las denominadas políticas de cero papel, a propósito del impacto de la tecnología en la gestión institucional y de la promulgación de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos N° 8454 del 2005 y su reglamento. Sin desconocer el valor estratégico y de actualidad que tienen ambos elementos y su contribución con la eficiencia y el ahorro de los recursos, es menester señalar que se ha puesto en evidencia que la situación actual se caracteriza por un desorden en la producción y organización de estos documentos, generando problemas en el acceso, la transparencia y la rendición de cuentas, principalmente porque las instituciones están produciendo y recibiendo documentos electrónicos con y sin firma digital, sin contar con los gestores documentales ni los repositorios digitales idóneos.

Este aseveración es congruente con los resultados obtenidos en el informe de cumplimento de la ley elaborado en el 2016, donde 151 instituciones en promedio indicaron producir o recibir documentos en soporte electrónico o digitalizado, sin embargo, solamente 47 instituciones indicaron que los documentos cuentan con firma digital. Este resultado también pone en evidencia la confusión que se presenta en las instituciones del Sistema, al considerar que gestionan documentos electrónicos por el hecho de utilizar las herramientas de la Ofimática, y por ende, incumpliendo con los requisitos y formalidades que exige la ley para su producción.

Otros datos reveladores del citado informe, indican que 36 instituciones en promedio dijeron contar con algún sistema para la gestión documental electrónica; mientras que 43 instituciones en promedio manifestaron que cuentan con equipos interdisciplinarios para la implementación de gestores documentales electrónicos, sin embargo, solamente 23 indicaron que el encargado del Archivo Central forma parte de esos equipos de trabajo.

Como corolario de lo anterior, se puede concluir que en la actualidad no solo corren el riesgo de perderse los documentos producidos en soportes tradicionales sino los electrónicos, por cuanto en muchas instituciones no se toman las previsiones para gestionarlos y conservarlos debidamente. Muchos de los documentos electrónicos que se están produciendo están quedando guardados en las computadoras



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asignadas a las personas funcionarias y no en los repositorios que la institución pueda dedicar a este propósito, por tanto no están siendo registrados ni controlados en la gestión documental de las unidades productoras. Esta situación se agrava si se considera que probablemente tampoco cuentan con políticas y sistemas apropiados de respaldos de la información.

Sobre esta problemática, además de los informes citados como fuentes de información, también es importante traer a conocimiento, los resultados que se obtienen de las acciones de fiscalización que realiza el órgano rector, por medio de las inspecciones que realiza el Departamento Servicios Archivísticos Externos. Estos informes describen la situación encontrada en la institución inspeccionada y brindan disposiciones obligatorias y recomendaciones técnicas, para orientar las acciones institucionales en la ejecución de las medidas que permitan solventar estos incumplimientos.

Finalmente es posible concluir que el resultado es contundente: reconocer que aún persisten incumplimientos en el Sistema Nacional de Archivos, que el Sistema se encuentra a media máquina hacia su consolidación, lo que denota que aún se enfrenta un problema de interés público que atenta contra los intereses de los ciudadanos de acceso a la información y transparencia. De no atenderse en forma prioritaria esta situación, puede ocasionar una parálisis en el desarrollo o bien, un desmejoramiento de los logros alcanzados.

3.2. Recurso Humano

Uno de los problemas que genera mayor impacto en la gestión de documentos y los sistemas de información, es la insuficiencia del recurso humano. Desde la imposibilidad de creación de las plazas requeridas por las instituciones, por las restricciones presupuestarias imperantes en la gestión pública en los últimos años, hasta la posibilidad de nombrar a un profesional debidamente formado en esta disciplina.

En el caso de las instituciones del Gobierno Central ha imperado la restricción impuesta para la utilización de plazas que quedan vacantes y la imposibilidad de crear plazas nuevas para atender las necesidades de la institución, de manera obligatoria y, como una recomendación en el resto de las instituciones públicas. El impacto de estas limitaciones es realmente avasallador en las instituciones públicas y en el quehacer de los archivos. Igualmente, también se dan situaciones de instituciones donde sus jerarcas no comprenden la importancia de los archivos y de los archivistas como gestores de la información y, por ende, no dan prioridad a la



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creación de estas plazas y en general, a la búsqueda de soluciones a los problemas que los aquejan.

De acuerdo con los datos del último informe de desarrollo archivístico presentado por 146 instituciones públicas, que representaron el 45% del total de instituciones, solamente el 62.8% cuenta con un encargado del Archivo Central, con formación en Archivística, representando 91 instituciones. Para el resto de instituciones (33.2%), estos encargados tienen formación en otras áreas como Administración, Informática, Bibliotecología, Historia, Secretariado, entre otras. Del total de profesionales reportados, para todas las áreas, solamente 75 cuentan con el grado de licenciatura. Es importante destacar que en el período 2012-2016 se mostró un aumento en la cantidad de jefes o encargados de archivos con formación en Archivística, pasando de 61 a 91 personas, casi un 50% de crecimiento en el periodo, con una tasa anual promedio del 10%.

Respecto de la formación profesional, se tiene que solamente la Universidad de Costa Rica (UCR), imparte la carrera en los niveles de bachillerato y licenciatura, lo cual constituye una limitante. De acuerdo con estadísticas de esta universidad, en el período 1978 - 2016, la carrera ha graduado a 266 bachilleres y 40 licenciados; calculando un promedio de 7 graduados por año, tomando como referencia solo los bachilleres. Cabe señalar, que esta carrera se imparte en la sede Rodrigo Facio de esa universidad, por lo que muestra un alto nivel de concentración de estudiantes en el área Metropolitana, lo que también impone una barrera a quienes laboran en los archivos de instituciones fuera de San José, especialmente municipalidades.

Ahora bien, si se considera que se requiere por lo menos una persona con preparación académica en Archivística en cada una de las 329 instituciones que conforman el Sistema, existe una demanda insatisfecha de 79 profesionales, partiendo del supuesto de que el 100% de los profesionales graduados se encuentran laborando en instituciones del Estado. No obstante lo anterior, esa aproximación tiene sesgos relevantes, por una parte y dado los años de vigencia de la carrera (38 años), con certeza hay un grupo de estos profesionales ya jubilados; mientras que se tiene conocimiento que hay profesionales en esta disciplina, laborando en la Universidad de Costa Rica, en empresas privadas y en instituciones del Poder Ejecutivo y autónomas, que por su tamaño y complejidad requieren más de un profesional en esta materia.

Además, según datos apuntados en acápite anterior, solamente 91 jefes o encargados de archivos de las 146 instituciones que cumplimentaron el último



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informe de desarrollo archivístico, eran profesionales en Archivística, por lo que el faltante de profesionales es mayor.

También se tiene conocimiento que la Universidad Técnica Nacional ha venido graduando a técnicos en Archivística, para un total de 88 graduados en este nivel, en el periodo del 2012 al 2016. Cabe destacar, que en estas estadísticas se registran 31 graduados en las sedes del Pacífico y Guanacaste; mientras que los restantes 57 graduados corresponden a la sede Central. Congruente con estos datos, se tiene que esta universidad está brindado apoyo a instituciones autónomas, principalmente en el sector municipal.

Complementa esta información, la oferta académica privada en el nivel de licenciatura que está ofreciendo la Universidad San Juan de la Cruz, en la carrera Administración de Empresas con énfasis en Gestión y Servicios de Información y, que admite a egresados de bachillerato de la Universidad de Costa Rica.

Retomando la formación académica brindada por la UCR y considerando los 38 años desde la creación de la carrera, es relevante transcribir lo que indica el informe final de autoevaluación de la carrera realizada en el 2011: “El marco filosófico que guía la formación que se imparte a los archivistas en Costa Rica, adolece de fundamentación teórica, toda vez que aún coexisten distintas visiones, heredadas de las primeras etapas de desarrollo de la Carrera, manifestadas en cómo se visualizan los procesos y cómo se asume la interdisciplinariedad; a pesar de los esfuerzos hechos en las distintas modificaciones que se han hecho al plan de estudios para darle un fundamento epistemológico al por qué y al para qué de una formación en Archivística”.2

Desde la academia, se vislumbran también, oportunidades de mejora en la formación profesional, además de la urgente necesidad de ampliar la oferta académica, lo cual también permite considerar su apertura en otras universidades públicas. Una de las universidades que ha mostrado interés es la Universidad Estatal a Distancia (UNED), sin embargo aún no se ha concretado la propuesta.

Existencia de un programa de formación continua para profesionales en archivística en la UCR, con poca difusión y accesibilidad, de manera que no se aprovecha por la mayoría de los profesionales en esta materia.

Como se ha mencionado, no todos los encargados de los archivos en el Sistema son profesionales en Archivística, sino que hay profesionales en otras disciplinas,

22Informe final del proceso de autoevaluación de la Sección de Archivística. Luis Fernando Jaén García, Coordinador Comisión General. Agosto-2011



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quienes han resultado ser muy eficientes en su gestión y se han preocupado por participar en los cursos de capacitación y actualización que ofrece el órgano rector. En algunos casos, incluso tienen personal a cargo en los niveles técnicos o profesionales en Archivística, que permite un impacto positivo en el quehacer archivístico.

Otro hallazgo identificado es la existencia de técnicos en archivística de otros centros de educación, sin acreditación; provoca que estas personas incumplan los requisitos establecidos para ocupar las plazas de profesionales en archivística en las instituciones públicas.

Complementa el análisis del perfil profesional de los Archivistas, la falta de un colegio profesional que los agrupe y les permita recibir los beneficios de esta afiliación. Se presentó un proyecto de ley para la creación de este colegio al Plenario Legislativo el 30 de octubre de 2014, conformando el expediente N°19.389, el cual fue traslado con dictamen positivo de la Comisión de Ciencia, Tecnología y Educación, a la Secretaría del Directorio el 10 de diciembre de 2015 y seguidamente, al orden del día del Plenario el 8 de mayo de 2016.

En cuanto al plan de capacitación y actualización profesional que ofrece el Archivo Nacional, que se compone de diversas modalidades de capacitación y actualización profesional (incluyendo el congreso anual), se mantiene activo todos los años y se hacen esfuerzos por revisar y actualizar los temas y contenidos de las actividades, incorporando ofertas interesantes en áreas como: gestión de documentos electrónicos, firma digital, gestión de expedientes administrativos, sin descuidar las ofertas tradicionales que se tienen en cuanto a las funciones técnicas archivísticas, que se ofrecen sobre todo a los encargados de los archivos que no tienen formación universitaria en archivística o en cualquier otra disciplina. El gran desafío que se plantea el órgano rector es mantener y ampliar la oferta y su cobertura, lo cual se dificulta por los exiguos recursos con que cuenta, incluyendo el personal facilitador; por lo que será necesario buscar alternativas innovadoras y viables, con el apoyo de la tecnología.

3.3. Desempeño del Archivo Central como órgano rector del sistema archivístico institucional

Antes de presentar los hallazgos más relevantes del desempeño de los archivos en las instituciones, es importante mencionar que el análisis contempla las instituciones que han presentado el Informe Anual de Desarrollo Archivístico, que en el último año lo presentaron 146 instituciones, lo que constituyó un 45% del total de las



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instituciones públicas que integran el Sistema. Es el año que más instituciones han presentado el citado informe.

Al comparar la cantidad de instituciones que cumplen con la obligación legal de presentar este informe, se denota un crecimiento del 30%, pasando de 113 instituciones en el periodo 2010-2011 a 146 instituciones en el 2015-2016; sin embargo el dato no ha sido creciente todos los años, como se puede apreciar en el siguiente gráfico:

Gráfico 1 Cantidad de instituciones que han presentado Informes de desarrollo archivísticos en el período 2010-2016

Fuente: informe de desarrollo archivístico a nivel nacional 2015-2016

Sobre las funciones archivísticas

Básicamente este apartado analiza el desempeño de los archivistas o encargados de los archivos en la ejecución de las funciones archivísticas, como la clasificación, ordenación, descripción, valoración, entre otros, a partir de los resultados obtenidos en el último informe. Todas estas funciones archivísticas son indispensables para identificar, conocer y organizar la información que producen las instituciones y, por tanto, hacer posible su consulta y facilitación, tanto a la propia administración como a los ciudadanos, contribuyendo de manera decidida con el acceso a la información.

Para comprender estos resultados, es importante tener presente los hallazgos obtenidos en recursos humanos, sobre todo en materia de formación profesional, recordando que solamente el 62.8% de las personas encargadas de los archivos indicaron tener formación en Archivística. A este grupo de profesionales en servicio, hay que sumar un grupo importante de personas encargadas de archivos que tienen



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o no formación en otras áreas, y que han participado en las actividades de capacitación del Archivo Nacional, donde se abordan de manera prioritaria, las funciones técnicas archivísticas.

En cuanto a la clasificación de los documentos, el 81.4% de las instituciones manifestaron que tienen un cuadro de clasificación de documentos normalizado, mientras que el resto de las instituciones indicaron que no lo tienen. Pero no basta con tener un cuadro de clasificación, por lo que resulta de especial relevancia los resultados obtenidos en cuanto a su aplicación en los archivos de las oficinas de las instituciones, donde los resultados están divididos a la mitad, indicando para un primer grupo que si se aplican, mientras que para el segundo grupo, se aplican parcialmente. En términos reales, el resultado de los cuadros de clasificación normalizados que realmente se aplican en los archivos de gestión se reduce a la mitad, aproximadamente a un 40% del total de instituciones que presentaron el informe.

La ordenación normalizada de los documentos también resulta importante en estas funciones técnicas, destacando que el 84.1% de las instituciones, utilizan alguno de los métodos de ordenación, siendo los más utilizados el numérico, alfabético y cronológico. Parece ser que es una de las funciones que más se cumple en los archivos de gestión de las instituciones. Es indiscutible la necesidad de identificar algún método que permita ordenar los documentos que producen las oficinas.

Por su parte, en materia de descripción de documentos, únicamente el 58% de las instituciones indican utilizar alguna norma de descripción, entre ellas la más citada es la ISAD-G3. La mayoría de los archivistas indican favorecer la descripción a nivel de unidad documental, seguidamente y en menor proporción, por serie, fondo y subfondo. En cuanto a los documentos que tienen descritos, el 50% indica que tienen entre un 76% y un 100%, mientras que un 44% tiene porcentajes menores de documentos descritos entre un 75% a un 0%. Por su parte, 7 instituciones no respondieron la pregunta, por lo que en un escenario pesimista, el porcentaje de documentos sin describir puede ser mucho mayor.

La descripción resulta ser una función relevante en el quehacer archivístico, en virtud de su impacto directo en la localización y facilitación de los documentos, por lo que incide en la transparencia y el acceso a la información. Congruente con lo anterior y, de acuerdo con los resultados obtenidos en esta función, es válido suponer las dificultades que enfrentan las instituciones para tales propósitos.

3NormaInternacionalGeneraldeDescripciónArchivística,ConsejoInternacionaldeArchivos.AdoptadaporelComitédeNormasdeDescripción.Estocolmo,Suecia.Setiembre,1999.



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Es evidente que existe una deuda pendiente en las instituciones en cuanto al fortalecimiento de los procesos técnicos archivísticos, ante la ausencia de: sistemas de clasificación normalizados en los archivos de gestión y centrales; aplicación de la normativa vigente para la descripción multinivel; controles en el proceso de facilitación de documentos a personas usuarias internas y externas; calendarios o cronogramas de transferencias de los archivos de gestión a los archivos centrales, lo que provoca saturación en esas áreas; capacitación o asesoría por parte de las personas encargadas de archivos centrales a las encargadas de archivos de gestión; y control de los procesos técnicos archivísticos en la institución. Hecho este comentario, es preciso recordar que esta información corresponde solamente a la suministrada por las 146 instituciones que presentaron el último informe de desarrollo archivístico, de las 329 instituciones que conforman el Sistema.

Todo lo anterior, en perjuicio del derecho de acceso a la información que tienen los ciudadanos, la transparencia (activa y pasiva) y la rendición de cuentas, como se ha dicho de manera reiterada en este diagnóstico.

Sobre la ubicación del Archivo Central en la estructura orgánica

Complementa el análisis del posicionamiento técnico del Archivo Central y de la persona archivista o encargada, la posición que ocupa esta unidad administrativa en la estructura orgánica, recordando que la normativa establece que deberá depender de la máxima autoridad administrativa.

¿Pero cómo interpretan este mandato las instituciones? Según los resultados obtenidos del informe, de las 146 instituciones evaluadas, 90 (62.1%) mencionaron que la Unidad de Archivo Central se refleja en el organigrama, 54 (37.2%) indicaron que no y 1 (0.7%), incluyó información que impidió categorizar la respuesta.

También se logró determinar que alrededor del 71% de los archivos centrales de las instituciones dependen de unidades administrativas intermedias u operativas y solamente el 29% dependen de la máxima jerarquía administrativa de la institución. También es posible identificar que algunos archivos están adscritos a unidades administrativas que tienen a cargo centros de información, a cargo de profesionales en Bibliotecología.

En el documento “Lineamientos generales para reorganizaciones administrativas”, emitido por el Ministerio de Planificación en enero del 2013, se establece en los lineamientos para el componente de estructura, que en las instituciones se dispondrá de un Archivo Central, el cual podría constituir una unidad, según el volumen y complejidad de sus funciones, ubicada en el nivel operativo institucional, pero dependiendo de la máxima autoridad administrativa; por lo que se concluye que



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los archivos que se reflejan en la estructura orgánica no cumplen con esta disposición de dependencia jerárquica.

Vale analizar en el contenido de esta disposición de Mideplan, que no es un hecho el reconocimiento de la unidad administrativa para el archivo institucional, lo que dependerá de su volumen y complejidad. Lo cual constituye un cambio de visión, por cuanto en el documento de lineamientos vigentes en el 2007, se indicaba de manera contundente, que en cada institución se dispondría de una unidad de Archivo Central, sin sujeción a los criterios de volumen y complejidad.

Se reconoce la necesidad de concienciar a los jerarcas sobre la importancia del Archivo Central, su ubicación y la promoción de una cultura archivística institucional.

Sobre los servicios que brinda el Archivo Central

Los servicios que a continuación se analizan corresponden a la facilitación de los documentos y la información a personas usuarias internas y externas, gestión de transferencias de documentos desde los archivos de gestión hacia el Archivo Central y las asesorías o capacitaciones a las personas encargadas de los archivos de gestión.

Un resultado muy positivo, es la manifestación de la mayoría de las personas encargadas de los archivos que presentaron el informe (136 instituciones) que mencionaron conocer y cumplir la normativa nacional relacionada con el acceso a los documentos (art 24-28, 30 de la Constitución Política, Ley n°8968 Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales y su reglamento, Ley n° 9097 Regulación del Derecho de Petición, entre otras). Este aspecto es fundamental como punto de partida para la implementación de esta política.

En cuanto al préstamo documental, cabe destacar que 131 instituciones manifestaron disponer de un procedimiento para el préstamo de documentos, así como de la existencia de controles para llevar a cabo esta función.

Igualmente, una gran mayoría (127 instituciones) reportaron realizar transferencias de los archivos de gestión al archivo central, por medio de un procedimiento normalizado. No obstante, cuando se verifica el uso de calendarios establecidos para recibir las transferencias documentales en el Archivo Central, solamente el 55.2% (80 instituciones) indicaron planificar y programar esta actividad.

En relación con la capacitación a las personas encargadas de archivos de gestión, 125 archivos centrales señalaron brindar este servicio, lo cual constituye un resultado positivo y una fortaleza para la gestión de las acciones que se proponen.



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Más del 93% de las personas encargadas de los archivos centrales manifestaron que brindan asesoría a las encargadas de los archivos de gestión. En este sentido, se puede determinar que no existe una relación clara del tipo de asesorías que brinda el archivo central a los archivos de las oficinas, por lo menos con la información que brinda el Informe Anual de Desarrollo Archivístico. Se supone que esta asesoría debe estar muy relacionada con los procesos técnicos archivísticos, sin embargo como se indicó en párrafos anteriores, persiste una brecha importante en la ejecución de estos procesos en el sistema archivístico institucional.

3.4. Valoración documental

De acuerdo con el marco normativo vigente, uno de los elementos fundamentales para una adecuada valoración documental, es que cada una de las instituciones cuente con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED). Específicamente, el artículo 33 de la Ley Nº 7202 del Sistema, establece que:

“Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2º de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación.”

De las 145 instituciones estudiadas, 128 que representan el 88.3% señalaron haber conformado dicho Comité. La integración de este comité resulta ser uno de los aspectos más favorables obtenidos en el informe, no obstante lo anterior, lo importante es que sea un comité activo, que sesione con regularidad en la atención de sus competencias. Una de las razones en la obtención de este resultado, podría explicarse porque su conformación, incorpora dos cargos clásicos de la administración (el asesor legal y el superior administrativo), y en cuanto al archivo, señala que es la persona encargada, no necesariamente un profesional en Archivística, dando mayor flexibilidad a su integración, sobre todo recordando las estadísticas de recurso humano incorporadas en este apartado.

Una de las formas de validar la efectividad del trabajo de este comité es la aprobación de las tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales. Según el informe, 97 instituciones indicaron contar con estos instrumentos, incluso conocidos por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), lo que representa el 75% del total de instituciones que tenían conformado el comité.

Como dato complementario, se obtiene que el 80% de las instituciones que tenían conformado su comité, indican haber eliminado documentos.



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Aunque también es un proceso que no se cumple a cabalidad, parece ser que avanza más que los demás, por lo menos en las instituciones que presentaron el informe, igualmente no se tiene certeza de cuanto han avanzado en la valoración de todo el acervo documental, sin embargo presenta mayor dinamismo. Es probable que la saturación de los documentos en muchas oficinas, presione para que se avance en esta labor, sobre todo por medio de valoraciones parciales. En este mismo sentido, la CNSED ha emitido declaraciones generales para ciertas oficinas de la administración, donde se identifican documentos con valor científico cultural y documentos que no tienen este valor y, que por tanto, pueden eliminarse cuando caduque el valor administrativo y legal, determinado por el CISED.

Nada de lo anterior sucede en aquellas instituciones que no tienen una persona archivista o encargada del Archivo Central y que, por tanto, no pueden conformar el CISED, a cargo del proceso de valoración documental. Lo anterior, pone en riesgo los documentos con valor administrativo y legal, lo cual resulta grave por cuanto pueden requerirse como pruebas en juicios, por ejemplo, o de interés para los ciudadanos. Además, también se pone en riesgo el patrimonio documental. Además de favorecer la saturación documental, el desperdicio de recursos al custodiar documentos que pueden haber perdido ya su valor primaria y entorpecer el acceso a la información contenida en esos documentos.

Congruente con el resultado anterior y como contraparte al proceso de valoración documental, en el Departamento Servicios Archivísticos Externos y en la CNSED, se destaca el aumento en la cantidad de trámites recibidos, pasando de 107 en el 2011 a 157 en el 2016, así como la disminución en tiempo promedio de atención de las solicitudes, siendo que en los años 2010-2011 se podía tardar hasta un año en la resolución de un trámite de valoración y, al cierre del año 2016, el plazo promedio de atención fue de 2,32 meses con un nivel de cumplimiento anual cercano al 95% de atención de los trámites que se presentaron.

A manera de resumen general, se tienen las siguientes conclusiones:

• 220 instituciones en promedio (66,87%) no cuentan con un Cised debidamente conformado.

• 246 instituciones en promedio no cuentan con tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales conocidas por la CNSED (74,77%).

Las cifras anteriores causan un riesgo inminente de eliminación de documentos al margen de la ley, en esas instituciones.



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Finalmente y desde la perspectiva de la CNSED, se ha determinado que las instituciones no están aplicando las normas emitidas con las declaraciones generales, en la valoración de sus documentos y aún, incorporan rutinariamente, la totalidad de los tipos o series documentales que se producen en las unidades administrativas. Lo anterior, puede implicar la saturación de documentos en las oficinas productoras, dado que los archivos centrales no están realizando las eliminaciones de series y tipos documentales que han sido autorizadas por medio de las resoluciones que se han publicado en La Gaceta. Esto también impacta el trabajo de la CNSED, dado que se siguen recibiendo trámites de valoración documental, de unidades administrativas que previamente han sido valoradas por medio de las resoluciones publicadas entre 2014-2016, por lo que el trabajo de la CNSED se acrecienta y sigue siendo a solicitud de parte, en perjuicio de que pueda realizar estudios de macro valoración que promuevan la eficiencia administrativa, tanto de este órgano colegiado como de las instituciones del Estado.

Es menester señalar que la CNSED ha valorado también, aunque en menor cantidad y más recientemente, tablas de plazos de conservación de documentos electrónicos.

3.5. Infraestructura y conservación documental

En 136 instituciones de las que presentaron el informe indicaron tener un local establecido para el Archivo Central o institucional.

A continuación se enuncian los resultados obtenidos para algunos de los elementos y criterios que cumplimentan las condiciones idóneas para la conservación de los documentos. Se hace la advertencia, que para algunos aspectos la valoración resulta muy técnica, por lo que estos datos pueden considerarse como una aproximación al estado de la infraestructura de los archivos.

Más del 50% de las instituciones afirmaron contar con focos de contaminación ambiental alrededor del archivo y un 37% aproximadamente, señalaron contar con focos de humedad, no obstante más del 40% no la controlan.

Más del 80% de las instituciones mencionaron utilizar niveles de luz artificial bajos. Sin embargo, 132 archivos centrales manifestaron la incidencia de filtraciones de luz natural pero solo 100 de ellos tomaron las medidas correctivas correspondientes.

Con respecto de la temperatura dentro de los depósitos documentales, solo el 57.9% de los archivos centrales indicaron controlarla mediante equipos de aire acondicionado.

Los pisos, suelos y cielorrasos de 96 locales (66.2%) están construidos con



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materiales no inflamables. Al consultar si en los archivos centrales contaban con equipos que permitan controlar el fuego en caso de un siniestro, el 80.7% afirmaron que sí. Además, el 81.4% señalaron proporcionar mantenimiento a estos equipos, 13.8% no y 4.8% no contestaron.

El 89.7% de los archivos centrales determinaron que el sistema eléctrico de sus locales se encontraba en buen estado.

El 75.9% de las instituciones determinaron contar con un programa sobre el control de plagas en los depósitos, el 22.1% de archivos centrales no y 2% no respondieron.

Cabe enfatizar que en relación con la seguridad de los locales de archivo central, 133 instituciones mencionaron restringir el acceso a los depósitos documentales, lo cual resulta una de las mejores prácticas en la custodia y conservación de los documentos.

3.6. Desempeño del órgano rector del Sistema Nacional de Archivos

En aras de remozar el Reglamento a la Ley del Sistema, el Archivo Nacional conformó una comisión interna que se ha encargado de la redacción de las reformas correspondientes. Producto del trabajo de esta comisión, se elaboran dos propuestas de reglamento, uno para reglamentar los aspectos relacionados con el Sistema, denominado Reglamento Ejecutivo de la Ley, y el otro, relacionado con los asuntos propios de la organización y funciones del Archivo Nacional, denominado Reglamento de Organización y Servicios del Archivo Nacional. La propuesta de reglamento ejecutivo fue sometida a consulta pública, obteniéndose una respuesta muy favorable y con observaciones muy valiosas, que permitieron mejorar la propuesta original. Dichos reglamentos fueron debidamente aprobados y publicados y entraron en vigencia desde el 7 de diciembre de 2017.

En relación con la redacción de un proyecto de ley, es importante indicar que se redactaron dos proyectos que fueron sometidos a conocimiento de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y actualmente se está a la espera de observaciones e indicaciones al respecto.

En materia de rectoría del Sistema, cabe destacar, que desde la Dirección General del Archivo Nacional, se realizó un análisis de la metodología para realizar inspecciones y se determinó que se haría de la siguiente manera:

• Visita de inspección en sitio, independientemente si es a solicitud de las instituciones o por programación de la Dirección General del Archivo Nacional



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• Seguimiento de inspección escrito, por medio del cual se solicita informar los avances, luego de la inspección en sitio realizada.

• Seguimiento de inspección en sitio.

Bajo esta metodología, en el período 2012-2016, el Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE) realizó 107 actividades de inspección, en los sectores municipal, autónomo, salud, financiero, bancario y ministerios.

Más recientemente se retoma esta metodología de trabajo y se proponen mejoras, entre ellas, la revisión de los instrumentos que se utilizan, un proceso más riguroso de recolección de la información y documentación, así como la presentación de planes de trabajo, por medio de los cuales, la institución programa y se compromete, con la ejecución de las acciones que permitan subsanar o mejorar la situación archivística encontrada. Otro cambio en esta actividad fiscalizadora del órgano rector, fue la incorporación de una reunión con la persona jerarca, de previo a emitir el informe final de la inspección, para presentar los resultados y recibir las observaciones, si las tuvieran.

Respecto del crecimiento en el programa de capacitación o actualización profesional dirigido al personal que labora en archivos centrales y de gestión en las instituciones del Sistema, el Archivo Nacional ha realizado esfuerzos por mantener cursos anuales y bianuales en temas como administración de archivos centrales; administración de archivos de gestión; conservación preventiva de documentos; confección de tablas de plazos de conservación de documentos; gestión de expedientes administrativos; clasificación, ordenación y descripción de documentos, entre otros, sin dejar de lado el congreso archivístico nacional.

En el 2013, se conformó una comisión para la elaboración de la norma de descripción nacional. Esta comisión finalizó su trabajo y el 19 de mayo del 2017 se publicó en el Alcance Digital nº 107 del diario oficial La Gaceta nº 94, la Norma Nacional de Descripción Archivística.

De igual manera, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) ha emitido las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014 publicadas en la Gaceta n°. 5 del 8 de enero del 2015, CNSED-01-2016 publicada en la Gaceta n°.154 de 11 de agosto de 2016 y CNSED-01-2017 publicada en La Gaceta nº 6 del 15 de enero del 2018, relacionadas con la declaratoria general de valor científico cultural de series documentales producidas en todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de Planificación Institucional, Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas, Recursos Humanos, Áreas Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales), Proveedurías, Unidades de Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades Informáticas,



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Telecomunicaciones), Oficinas de Prensa, Relaciones Públicas, Comunicación o Protocolo, Áreas de Cooperación Internacional, Organismos Internacionales o sus similares, y Contralorías de Servicios; de todas las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos. A propósito de estas resoluciones, es válido señalar que lamentablemente no se aplican en todas las instituciones, por lo que todavía se reciben tablas de plazos de documentos que incorporan series documentales que han sido declaradas sin valor científico cultural y que por tanto, pueden ser eliminadas, cuando caduque la vigencia administrativa y legal, fijada por los comités institucionales de selección y eliminación de documentos.

Esta Comisión Nacional también ha emitido documentos como por ejemplo, “Criterios de valoración para la declaratoria de documentos con valor científico cultural”; “Modelo de asesoría para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos de unidades administrativas (Auditorías internas, Asesoría Legal, Departamento Financiero, Proveeduría, Recursos Humanos)”; el instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales de documentos; el formulario para la presentación de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales de documentos, y el procedimiento “Valoración documental, declaratoria de valor científico cultural y autorización de eliminación de documentos”; entre otros.

Uno de los cambios más significativos para poder agilizar la resolución de los trámites de valoración documental, es que a partir del año 2014, la CNSED analiza en sesión las valoraciones parciales y solamente traslada a los profesionales del DSAE las solicitudes de tablas de plazos. Este cambio ha provocado que a la fecha el promedio de atención de cada solicitud sea de 2,32 meses, con un nivel de cumplimiento anual cercano al 95% en atención de los trámites que se presentan. A pesar de esta mejora significativa en la gestión de la CNSED, es un desafío encontrar nuevas formas de agilizar este procedimiento y brindar una respuesta más oportuna a las instituciones del Sistema. Sin duda, la estrategia de las declaraciones generales de documentos con valor científico cultural y, por ende, la identificación de aquellos que pueden eliminarse, una vez que venza el plazo administrativo y legal, es muy válida; en el tanto la CNSED puede seguir emitiéndolas y, por otro lado, que las instituciones las apliquen.

Uno de los principales instrumentos que permite tomar el pulso del desarrollo archivístico nacional, es precisamente el informe anual de desarrollo archivístico que se elabora todos los años. Adicionalmente, desde el 2015, se cuenta con la colaboración de estudiantes de la Escuela de Estadística de la Universidad de Costa Rica, para que con estos informes de desarrollo archivístico, se logre formular un indicador del desarrollo archivístico nacional. En diciembre del 2015, se emitió una



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primera versión del indicador y actualmente se está depurando la información con el objetivo de contar con este indicador en el 2018.

La Junta Administrativa del Archivo Nacional ha girado instrucciones a las personas jerarcas con respecto al cumplimiento de la ley y se han promovido actividades de suma relevancia, entre las que se destaca la reunión realizada en abril del 2017 con personeros de la Contraloría General de la República, en donde se acordó que el Archivo Nacional participaría de una capacitación dirigida a los auditores internos convocada por ese ente contralor y que se realizó el 20 de julio del 2017. Asimismo, se acordó incorporar en una próxima versión del Índice de Gestión Institucional (IGI), por los menos 6 ítems relacionados con la gestión documental y el acceso a la información.

Finalmente, es necesario mencionar la nueva estrategia para ejercer la función rectora de la Junta Administrativa, a la luz de los pronunciamientos de la Procuraduría General de la República. Estos pronunciamientos delimitan el alcance de esta función, en las instituciones que tienen autonomía administrativa y de gobierno, donde se podrán acoger los resultados obtenidos de esta función, como recomendaciones; mientras que para las instituciones del Gobierno Central, son de acatamiento obligatorio. No obstante lo anterior, se reitera en estos pronunciamientos, que todas las instituciones que integran el Sistema, están obligadas a cumplir con las disposiciones de la Ley 7202. Sobre esta nueva estrategia de rectoría se comentará más adelante.

3.7. Identificación del problema

A partir del análisis de la situación archivística actual, se concluye sobre la existencia de un problema estructural en las instituciones del Estado, que no cuentan con archivos debidamente organizados ni las condiciones físicas y ambientales requeridas para su conservación, en forma parcial o total. Este problema ocasiona un gran perjuicio, tanto en la eficiencia institucional, como a la ciudadanía, en el tanto, las instituciones enfrentan dificultades para atender las solicitudes de los ciudadanos para la satisfacción de sus necesidades, así como se pone en riesgo la garantía constitucional de acceso a la información pública.

Además de los efectos en la eficiencia y el acceso a la información, la falta de archivos organizados en las instituciones, también aporta a los factores estructurales que faciliten los actos de corrupción y de abusos en las instituciones públicas, por lo que se hace imperativo para prevenir, mitigar y combatir estos males, resolver la situación de los archivos públicos.

Como complemento, ante la existencia de esta problemática, los documentos que



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tienen declaratoria de valor científico y cultural corren el riesgo de pérdida o deterioro, dada las inexistentes condiciones básicas para su conservación permanente, o bien, la negligencia de las autoridades institucionales.

Aunado a la mala gestión de los archivos, se suma más recientemente la gestión de los documentos electrónicos, lo que aumenta el riesgo de desorganización documental y de pérdida de documentos con valor administrativo y legal, así como el patrimonial, según sea el caso.



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II. Marco Normativo La debida gestión documental o de la información de las instituciones públicas, como eje fundamental para garantizar el acceso y la transparencia administrativa, encuentra sustento en la normativa vigente, tanto internacional como nacional, que se enuncia a continuación:

Cuadro 1 Normativa Internacional

Normativa N° y fecha de la norma

Aspectos relevantes

Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción

Ley N°8557 de 29 de noviembre de 2006.

Establece el deber de los Estado Parte de instaurar procedimientos o reglamentaciones que permitan al público en general obtener, cuando proceda, información sobre la organización, el funcionamiento y los procesos de adopción de decisiones de su administración pública y, con el debido respeto a la protección de la intimidad y de los datos personales, sobre las decisiones y actos jurídicos que incumban al público. Asimismo, contempla el deber de aumentar la transparencia y promover la contribución de la ciudadanía a los procesos de adopción de decisiones, y garantizar el acceso eficaz del público a la información.

Declaración Universal sobre los Archivos

Adoptada por la UNESCO el 10 de noviembre de 2011, en la 36ª Conferencia General celebrada en París, Francia

Enuncia que los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado, ya que son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad,



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Aspectos relevantes

promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.

Convenio de Santa Cruz de la Sierra Constitutivo de la Secretaría General Iberoamericana (SEGIB)

El convenio que creó la SEGIB fue ratificado por Costa Rica mediante la Ley N°8452 del 13 de julio de 2005 y el Decreto Ejecutivo N° 32680 del 24 de agosto de 2005. La SEGIB apoya la organización de la Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno, da cumplimiento a sus mandatos e impulsa la Cooperación Iberoamericana en el ámbito de la educación, la cohesión social y la cultura. En el año 1998, en el seno de las Cumbres Iberoamericanas de Jefes de Estado y de Gobierno se creó el Programa de Apoyo a los Archivos Iberoamericanos (ADAI).

El Programa ADAI incentiva lazos de solidaridad entre todos los países integrantes de su comité intergubernamental, con el objetivo de promover la protección y difusión del patrimonio documental iberoamericano a través de la concesión de ayudas a proyectos archivísticos. Actualmente forman parte de este Programa 16 países, entre ellos Costa Rica.

Directrices para la Preservación del Patrimonio Digital

CI-2003/WS/3 Marzo de 2003 Preparado por la Biblioteca Nacional de Australia

División de la Sociedad de la Información

Dispone que debido a la gran cantidad de información digital que actualmente se genera alrededor del mundo y en diferentes formatos, se hace necesario que las instituciones culturales, como bibliotecas, museos, archivos, entre muchos otros, “como guardianes de la memoria”, requieran de políticas y



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Aspectos relevantes

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO).

técnicas específicas de preservación de la documentación digital. Por este motivo se elaboraron las directrices generales que sirven de manual de referencia para el “Proyecto de Carta para la Preservación del Patrimonio Digital elaborado por la UNESCO”.



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Cuadro 2 Normativa Nacional


Aspectos relevantes

Constitución Política

1949 Dispone que la Administración Pública estará sometida a un procedimiento de evaluación de resultados y rendición de cuentas. Garantiza la libertad de petición, en forma individual o colectiva, ante cualquier funcionario público o entidad oficial, el derecho a obtener pronta resolución y el libre acceso a los departamentos administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público.

Ley del Sistema Nacional de Archivos

N° 7202 de 24 de octubre de 1990

Es el principal marco legal en materia archivística del país, crea el Sistema Nacional de Archivos y establece como su órgano rector a la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Regula el funcionamiento de los órganos que forman parte del Sistema, sus derechos y obligaciones relativos a la debida gestión, custodia y conservación de los documentos que producen.

Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos

N°8220 de 4 de marzo de 2002

Establece la obligación de todo funcionario, entidad u órgano público de proveerle al administrado información sobre los trámites y requisitos que se realicen en la respectiva unidad administrativa o dependencia.

Ley General de Control Interno

N°8292 de 31 de julio de 2002

Establece el deber de las instituciones públicas de contar con sistemas de información que permitan una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dispone que la gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones



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Aspectos relevantes

informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.

Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública

N°8422 de 6 de octubre de 2004

Esta ley establece la obligación del funcionario público de orientar su gestión a la satisfacción del interés público, que conlleva identificar y atender las necesidades colectivas prioritarias, de manera planificada, regular, eficiente, continua y en condiciones de igualdad para los habitantes de la República. Asimismo dispone que es de interés público la información relacionada con el ingreso, la presupuestación, la custodia, la fiscalización, la administración, la inversión y el gasto de los fondos públicos, así como la información necesaria para asegurar la efectividad de esta ley, en relación con hechos y conductas de los funcionarios públicos.

Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos

N°8454 de 30 de agosto de 2005

Regula que cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos. Dispone que el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija para cada acto o negocio jurídico en particular. Asimismo, establece que cuando legalmente se requiera que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y otras características básicas. En lo relativo al Estado y sus instituciones, esta ley determina, que se aplicará la Ley del Sistema Nacional de Archivos y que la Dirección General del Archivo Nacional dictará las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los



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Aspectos relevantes

documentos, mensajes o archivos electrónicos.

Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales

N°8968 de 7 de julio de 2011

Garantiza a cualquier persona, independientemente de su nacionalidad, residencia o domicilio, el respeto a sus derechos fundamentales, concretamente, su derecho a la autodeterminación informativa en relación con su vida o actividad privada y demás derechos de la personalidad, así como la defensa de su libertad e igualdad con respecto al tratamiento automatizado o manual de los datos correspondientes a su persona o bienes.

Ley de Regulación del Derecho de Petición

N°9097 de 26 de octubre de 2012

Esta ley regula el precepto establecido en el artículo 27 de la Constitución Política, relativo al derecho de todo ciudadano, independientemente de su nacionalidad, de ejercer el derecho de petición, individual o colectivamente, y correlativamente el deber de la Administración de atender dentro de los plazos establecidos las solicitudes que reciba, deber que solo es posible cumplirlo si se tiene la información debidamente organizada.

Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos

Decreto N° 40554-C de 29 de junio de 2017

Aclara o amplía el significado de las disposiciones contenidas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos, contiene un glosario sobre términos archivísticos, la estructura del Sistema, y en su Capítulo V regula las funciones archivísticas a realizar en la organización de los archivos que pertenecen al Sistema, tales como reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, valorar y seleccionar, eliminar, administrar y facilitar los documentos producidos o recibidos.

Reglamento de Organización y Servicios del Archivo Nacional

Decreto N° 40555-C de 29 de junio de 2017

Regula la estructura, organización interna, funciones y servicios del Archivo Nacional.

Reglamento a la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento

Decreto N°32333 de 12 de abril de

Este cuerpo de normas establece el deber de las instituciones de mantener información sobre el ingreso, la presupuestación, la custodia, la fiscalización, la administración, la inversión y el



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Aspectos relevantes

Ilícito en la Función Pública

2005 gasto de los fondos públicos de manera veraz, completa y oportuna, por lo que, debe organizarse con el fin de que se facilite su acceso a la ciudadanía en forma amplia y transparente.

Reglamento a la Ley Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos

Decreto N°37045 de 22 de febrero de 2012

Establece que la Administración no podrá alegar atraso en el trámite de un asunto por pérdida o extravío de la información que una o varias de sus mismas oficinas emitan o posean, o que haya sido previamente presentada por el ciudadano.

Decreto Fomento del Gobierno Abierto en la Administración Pública y Creación de la Comisión Nacional por un Gobierno Abierto

Decreto N°38994-MP-PLAN-MICITT de 29 de abril de 2015

Establece el fomento de los principios de un gobierno abierto en la Administración Pública y crea la Comisión Nacional por un Gobierno Abierto

Decreto sobre Apertura de Datos Abiertos

Decreto N° 40199-MP de 26 de abril de 2017

Establece la forma mediante la cual, los datos de carácter público, se ponen a disposición de la población como datos abiertos, con el propósito de facilitar su acceso, uso, reutilización y redistribución para cualquier fin lícito.

Decreto sobre Transparencia y Acceso a la Información Pública

Decreto N°40200-MP-MEIC-MC de 27 de abril de 2017

Tiene por objeto que el Estado garantice el cumplimiento efectivo del derecho humano de acceso a la información pública, de forma proactiva, oportuna, oficiosa, completa y accesible.

Directriz emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, con las regulaciones técnicas generales y de

Publicada en La Gaceta N°61 del 28 de marzo de 2008

Contiene regulaciones en materia de gestión, conservación e informática para la producción de documentos electrónicos en las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.



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Aspectos relevantes

acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos

Directriz general, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente

Publicada en La Gaceta N°39 del 25 de febrero de 2015

Contiene las regulaciones técnicas generales para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, en las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.

Directriz General para la normalización del tipo documental Carta, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional

Publicada en el Alcance Digital N°7 a La Gaceta N°8 del 17 de enero de 2018

Establece y unifica los criterios para la elaboración del tipo documental Carta, en las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.Es de aplicación obligatoria para todos los órganos del Poder Ejecutivo y se instruye a los jerarcas del Poder Legislativo y Judicial y sus órganos, así como al Tribunal Supremo de Elecciones, Universidades Estatales, Municipalidades y demás entes públicos con independencia administrativa, para que en el marco de su normativa particular y suscompetencias, implementen las disposiciones señaladas en esta directriz

Directriz General para la normalización del tipo

Publicada en La Gaceta N°8 del 17 de enero de

Establece y unifica los criterios para la elaboración del tipo documental Actas de Órganos Colegiados, en las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.Es de aplicación obligatoria para todos los



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Aspectos relevantes

documental Actas de Órganos Colegiados, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional

2018 órganos del Poder Ejecutivo y se instruye a los jerarcas del Poder Legislativo y Judicial y sus órganos, así como al Tribunal Supremo de Elecciones, Universidades Estatales, Municipalidades y demás entes públicos con independencia administrativa, para que en el marco de su normativa particular y sus competencias, implementen las disposiciones señaladas en esta directriz

Norma Técnica General para la elaboración del tipo documental Actas Municipales, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional

Publicada en el Alcance Digital N°5 a La Gaceta N°6 del 15 de enero de 2018

Contiene las regulaciones para la producción de actas municipales y se instruye a los gobiernos locales, para que en el marco de su normativa particular y sus competencias, implementen las disposiciones establecidas en dicha norma.

Norma Nacional de Descripción Archivística, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional

Publicada en el Alcance N°107 a La Gaceta N°94 del 19 de mayo de 2017

Proporciona un modelo técnico para la normalización de la descripción archivística en los archivos de las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos costarricense, así como en los archivos privados y particulares que deseen aplicarlo.

Directriz sobre Transparencia y Acceso a la Información Pública

Directriz N°073-MP-MEIC-MC de 27 de abril de 2017

Dirigida al Sector Público Descentralizado. Tiene por objeto que el Estado garantice el cumplimiento efectivo del derecho humano de acceso a la información pública, de forma proactiva, oportuna, oficiosa, completa y accesible.



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Aspectos relevantes

Directriz sobre Apertura de Datos Abiertos

Directriz N° 074-MP del 27 de abril de 2017

Dirigida al Sector Público Descentralizado. Establece la forma mediante la cual, los datos de carácter público, se ponen a disposición de la población como datos abiertos, con el propósito de facilitar su acceso, uso, reutilización y redistribución para cualquier fin lícito.

Directriz sobre Masificación de la implementación y el uso de la firma digital en el sector público costarricense

Directriz N° 067-MICITT-H-MEIC del 03 de abril de 2014

Dispone que todas las instituciones del sector público costarricense deberán tomar las medidas técnicas y financieras necesarias que le permitan disponer de los medios electrónicos para que los ciudadanos puedan obtener información, realizar consultas, formular solicitudes, manifestar consentimiento y compromiso, efectuar pagos, realizar transacciones y oponerse a las resoluciones y actos administrativos. Se busca con esta directriz hacer efectivo el derecho a exigir igualdad en el acceso por medios electrónicos a todos los servicios que se ofrecen por medios físicos, pudiendo las personas físicas utilizar en cualquier escenario la capacidad de firma digital certificada, ya sea para autenticarse o para firmar todos los trámites con la institución por vía electrónica.

Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores

Acuerdo 0-A de 20 de mayo de 2013 del MICITT

Define las Políticas de Certificado dictadas por la Dirección de Certificadores de Firma Digital para el Sistema Nacional de Certificación Digital.

Dispone que la autoridad certificadora registrada debe implementar las políticas en los servicios de certificación que incluyen: la emisión, gestión, suspensión y revocación de los certificados, las cuales son de acatamiento obligatorio para la Autoridad Certificadora Raíz y por cualquier otra Autoridad Certificadora Registrada en los niveles inferiores de la jerarquía nacional de certificadores registrados.



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Aspectos relevantes

Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente

Acuerdo 0-B de 20 de mayo de 2013 del MICITT

Define las características de los formatos oficiales de documentos electrónicos firmados digitalmente, al amparo de la Ley No. 8454 y su Reglamento, las que deben ser incorporadas por el firmante, receptor o validador de un documento electrónico en los procesos de generación o validación de la firma digital, según corresponda, y verificadas por cualquier receptor del documento electrónico en el respectivo proceso de validación de la firma digital del mismo.

Los formatos oficiales serán acogidos por toda entidad pública, empresa privada o particular, como el estándar en el cual basarán sus documentos electrónicos firmados digitalmente, mismos que generan o consumen en sus respectivos procesos de negocio apoyados en sistemas de información.

Normas de control interno para el Sector Público

Resolución de la Contraloría General de la República N° R-CO-9-2009 de las 9 horas del 26 de enero del 2009

Estas normas establecen el deber de los jerarcas y los titulares subordinados de las instituciones públicas, de asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales.



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III. Institucionalidad La Política para la Gestión y Conservación de Documentos será tutelada por el Archivo Nacional de Costa Rica, por medio de su Junta Administrativa, quien ejerce la función rectora del Sistema Nacional de Archivos. Esta labor la llevará a cabo con el apoyo de las unidades técnicas y administrativas que conforman la estructura orgánica de la institución, así como por medio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en lo que corresponda a la determinación del valor científico y cultural de los documentos y a las autorizaciones para la eliminación de los documentos que no tienen este valor.

Por su parte, la implementación de la política, seguimiento y evaluación también estará a cargo de los diferentes actores que tienen responsabilidades en el plan de acción que la acompaña, entre ellos: el propio Archivo Nacional, las instituciones públicas y las universidades.

Cabe destacar la participación estratégica del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt), en cuanto a los compromisos que se asuman en materia de sistemas de información y de gestión de los documentos electrónicos con firma digital avanzada.

1. El Archivo Nacional

El Archivo Nacional es la institución cultural más antigua del país, cumpliendo en julio de 2018, 137 años de creación. En sus orígenes, fue creado como un archivo histórico, por tanto con la responsabilidad de la custodia del patrimonio documental del país. Esta función de origen se mantiene hoy día, con nuevos desafíos generados por el crecimiento y complejidad de la administración pública, así como por el impacto de las nuevas tecnologías en la gestión de los servicios, los archivos y los documentos. En la actualidad, el tema patrimonial adquiere gran relevancia en cuanto al rescate de los documentos que tienen este valor y que deberán ser transferidos gradualmente y según lo establece la ley, a la institución; por lo que se requerirá propiciar las condiciones físicas, ambientales y tecnológicas para llevar a cabo adecuadamente esta función.

Un buen indicador que permite dimensionar el quehacer institucional como responsable del patrimonio documental, es la cantidad de documentos que resguarda en sus depósitos, calculado en 18 kilómetros lineales. Complementa este indicador, otra cantidad igual de documentos que tienen este valor y que se encuentran en los archivos de las instituciones públicas y que se espera trasladar



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gradualmente a la institución, en el marco de un plan de largo plazo para el rescate y la transferencia de estos documentos.

El Archivo Nacional es una institución que ha evolucionado en el tiempo, sobre todo en las últimas dos décadas, consolidando su estructura orgánica y nuevas funcionalidades que le ha impuesto el marco normativo que se ha promulgado en el transcurso de los años.

Congruente con lo anterior, además de la misión patrimonial mencionada, el Archivo Nacional tiene dos objetivos fundamentales más que le encomienda el marco jurídico vigente, incorporando la función rectora del citado Sistema y su contribución al control del ejercicio del notariado en Costa Rica. Respecto de este último objetivo estratégico también se suma lo que establece en la materia el Código Notarial y normativa conexa.

Además de su función de custodio y facilitador del patrimonio documental de la Nación, corresponde a la institución por intermedio de su Junta Administrativa, ejercer la función rectora del Sistema Nacional de Archivos, el cual está integrado por los archivos de las instituciones públicas, y por los privados y particulares que deseen adherirse. En el cumplimiento de esta función le corresponde emitir las políticas y lineamientos para el desarrollo archivístico nacional, brindar la capacitación requerida, asesorar e inspeccionar a los archivos, en materia de la gestión de la información y administración de sus archivos.

Esta función adquiere una relevancia estratégica en la actualidad, tomando en cuenta que la transparencia administrativa, el acceso a la información pública por parte de los ciudadanos y la rendición de cuentas, solo es posible si las instituciones cuentan con archivos debidamente organizados, para lo cual será necesario como lo ordena el artículo 41 de la Ley del Sistema, que se cuente con un archivo central y los archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de los documentos. Resulta necesario además, para la administración debida de estos archivos, que las instituciones cuenten por lo menos con un técnico profesional en Archivística a cargo de dichos archivos.

Por su parte, el Código Notarial y la misma legislación archivística impone también responsabilidades al Archivo Nacional, no solo como custodio de los protocolos notariales, sino como una instancia más para garantizar la seguridad jurídica del país, mediante acciones de registro, actualización, control y denuncia ante las instancias competentes, sobre el incumplimiento de deberes de las personas notarias que se detecten en el ejercicio de la función notarial. Estos documentos notariales, además del innegable valor legal que ostentan, también tienen valor



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científico cultural, por lo cual constituyen parte del patrimonio y se encuentran reunidos en el Archivo Notarial los de los últimos 60 años, mientras que los anteriores se encuentran custodiados en el Archivo Histórico.

Desde el punto de vista de la gestión estratégica administrativa, es importante destacar la ley de creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, Nº 5574 de 17 de setiembre de 1974, por medio de la cual se propicia una labor administrativa que permite una mayor independencia de gestión, siendo que le establece una fuente de financiamiento que entre otros fines, plantea la necesidad de brindar a la institución un edificio que permita la mejor conservación del patrimonio documental, así como prever las requerimientos futuros de más instalaciones físicas y las condiciones idóneas para funcionar.

Respecto de su organización, como se observa en el organigrama que se anexa a este documento, la institución está conformada en el nivel político por una Junta Administrativa, presidida por el Ministro de Cultura y Juventud o su representante; y una Dirección General a la cual están adscritas las unidades de Asesoría Jurídica, Planificación Institucional, Proyección Institucional, Contraloría de Servicios y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Además, dependiendo de la Dirección General, pero en el nivel operativo, se ubica la Unidad de Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines, cuya función es estratégica para la formación y actualización de las personas profesionales en este campo, sobre todo tomando en cuenta que es una biblioteca única en el país.

En el nivel operativo, está integrado por un conjunto de 6 departamentos, de los cuales cuatro cumplen funciones sustantivas relacionadas con el quehacer archivístico: Archivo Histórico, Archivo Notarial, Servicios Archivísticos Externos y Conservación y; dos departamentos como apoyo administrativo: Administrativo Financiero y Tecnologías de Información.

Seguidamente y como parte del nivel operativo, cuatro de estos departamentos cuentan con unidades técnicas que permiten la consecución adecuada de los objetivos y funciones establecidas en la normativa vigente.

2. La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), fue creada como un órgano colegiado de la Dirección General del Archivo Nacional. Esta Comisión ha requerido del criterio técnico y experto de las personas profesionales en Archivística e Historia del Departamento Servicios Archivísticos



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Externos, como insumo fundamental en la toma de decisiones que le competen por ley, sin que cuente a la fecha con profesionales ni apoyo secretarial que se dediquen al 100% a la función de valoración documental.

La CNSED tiene la competencia técnica de definir el valor científico cultural de los documentos (artículo 3 de la Ley N° 7202) y de dictar normas aplicables para la selección y eliminación de documentos (artículo 31 de la Ley N° 7202) que carezcan de este valor. Esa potestad normativa es para establecer regulaciones generales, que faciliten la gestión documental de los entes públicos, estableciendo los criterios de selección que la llevarán a determinar si un documento tiene valor científico cultural y en consecuencia, estipular en qué momento un documento puede ser eliminado.

En relación con las consultas que recibe la CNSED, el Reglamento Ejecutivo a la Ley Nº 7202 establece dos procedimientos por medio de los cuales las instituciones pueden realizarlas, a saber, la tabla de plazos de conservación de documentos y las consultas parciales. Las funciones de determinar el valor científico cultural de los documentos y la de resolver consultas sobre eliminación de documentos van ligadas, dado que para que la CNSED pueda resolver ese tipo de consultas, lo que hace es determinar el valor científico cultural o no de la documentación. Hecha esta valoración, la entidad productora podrá eliminar aquellos documentos que no hayan sido declarados con valor científico cultural, una vez que caduque su vigencia administrativa y legal.

3. Los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos

De acuerdo con la Ley 7202 del Sistema, las instituciones públicas deben contar con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) que debe estar conformado por el encargado del Archivo Central, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de los documentos.

Dicho comité tiene como funciones: evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la institución y consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cuando se deba eliminar documentación que haya finalizado su trámite administrativo. (Artículo 33 de la ley)



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Asimismo, al ser este comité un órgano colegiado debe contar con un Presidente, un Secretario y elaborar las actas de las sesiones respectivas, todo de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Administración Pública.4

Debido a la gran responsabilidad que otorga la legislación a estos comités, es indispensable que las instituciones públicas cuenten con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos o similar, que esté debidamente conformado y que participe de manera activa y continúa en establecer la vigencia administrativa y legal de los documentos. Es el establecimiento de esta vigencia la que fija los plazos en que los documentos deben conservarse y, la que determina cuándo estos se pueden eliminar, lo cual, está vinculado con una correcta gestión documental, permite la transparencia administrativa y una apropiada rendición de cuentas sobre el accionar de la administración pública.

Estos comités deben asumir en forma responsable y completa las funciones y, por ende, las responsabilidades establecidas en la legislación y normativa en materia archivística. Asimismo, sus integrantes deben capacitarse de manera continua en materia de valoración documental con el fin de tener claridad sobre el trabajo que realizan y su importancia.

4. Sistema Nacional de Archivos

Tal como lo establece el Artículo 1 de la Ley n° 7202, el Sistema está integrado por el conjunto de los archivos públicos de Costa Rica y por los privados y particulares que se integren a él. Como referencia, se señala que de acuerdo con la organización de la Administración Pública establecida por Mideplan, el Sistema se compone de 329 instituciones públicas.

Como complemento, la citada ley en su Artículo 2, establece que las instituciones que conforman este Sistema, regularán su funcionamiento con apego a lo establecido en esta ley y su reglamento ejecutivo, incluyendo los archivos de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo y de los demás entes públicos. Reitera la integración de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones.

Por lo tanto, la política que se propone aplicará para el conjunto de las instituciones del Sistema, quienes asumirán los compromisos del desarrollo de sus archivos, a partir del nivel de avance que presente cada uno, para lo cual se recomienda realizar una autoevaluación del modelo de gestión de la información y de los documentos que estén implementando y, así determinar, cuál es el punto de partida de cada uno.

4 Informe técnico Propuesta Metodológica para las valoraciones documentales, agosto 2012. Página 21.



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Finalmente, el Artículo 11 de la citada ley, determina que el órgano rector del Sistema será la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Con el fin de ejercer debidamente esta rectoría y ante las dudas surgidas sobre los alcances del ejercicio de esta función, en las instituciones que ostentan autonomía e independencia en sus funciones administrativas, se plantearon varias consultas a la Procuraduría General de la República.

Producto de las respuestas obtenidas por medio de los dictámenes C-157-2016, C-183-2016 y C-001-2017 de esa Procuraduría, la Junta Administrativa replantea su accionar y emite una nueva estrategia para ejercer esta rectoría del Sistema, con respecto de las instituciones autónomas y semiautónomas, universidades estatales, municipalidades, poderes legislativo y judicial, empresas públicas del Estado y demás entes públicos con independencia en el ejercicio de sus funciones administrativas.

Un resumen de las principales líneas estratégicas planteadas se enuncia a continuación:

1. Emisión de políticas, directrices y normativa técnica por parte de la Junta Administrativa, de carácter obligatorio para las instituciones del Poder Ejecutivo, mientras que para las instituciones con autonomía administrativa y de gobierno, así como órganos de los poderes Legislativo y Judicial, se les instruirá para que la incorporen en su normativa particular.

2. Fiscalización a instituciones que componen el Sistema. El Archivo Nacional conserva su competencia de fiscalización y control en las instituciones del Poder Ejecutivo. Se podrán efectuar inspecciones en las instituciones con autonomía administrativa y de gobierno, así como órganos de los poderes Legislativo y Judicial, previa autorización del jerarca institucional y, en el entendido de que los resultados que se emitan, tendrán carácter de recomendación. Por tanto, en estos casos, no se generarán denuncias ni seguimientos, excepto cuando se compruebe la destrucción de documentos con valor científico cultural.

3. El Archivo Nacional conserva su potestad de verificar la conservación y custodia de los documentos con valor científico cultural, por lo que podrá realizar visitas a todas las instituciones del Sistema, sin distingo alguno, con este propósito.

4. Transferencia y conservación de documentos. Las instituciones deben transferir al Archivo Nacional los documentos con valor científico cultural, en virtud de ser la institución encargada de proteger y custodiar el patrimonio documental. Igualmente, el Archivo Nacional podrá solicitar, de acuerdo con los resultados de



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las visitas de verificación de estado de conservación de los documentos y de su plan de transferencias, los documentos que deben transferir las instituciones.

5. Valoración, selección y eliminación de documentos. La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es la competente para determinar el valor científico y cultural de los documentos, por tanto, está facultada para emitir normativa técnica general y recomendaciones para todas las instituciones a que se refiere el Artículo 2 de la Ley 7202. Por tal razón, las normas que ha emitido esta comisión se encuentran a derecho. Las instituciones con autonomía administrativa y de gobierno, así como los órganos de los poderes Judicial y Legislativo, no están obligadas a consultar a la citada comisión sobre la eliminación de los documentos, sin embargo no pueden eliminar documentos que hayan sido declarados de valor patrimonial.

6. Se continuará brindando a todas las instituciones que integran el Sistema, los servicios de asesorías, capacitación y de difusión, que tradicionalmente ha ofrecido el Archivo Nacional.

Concluye la estrategia, recordando que todas las instituciones están obligadas a cumplir con lo estipulado en los artículos del 1 al 44 de la Ley 7202, relacionados con el personal y las funciones que deben cumplir los archivos del Sistema.

JUNTAADMINISTRATIVA

ARCHIVONACIONAL

ARCHIVONACIONAL

SNACISED del Archivo Nacional

Sistema Nacionalde Archivos

Depto.TecnologíasInformación

Depto.Archivo

Histórico

Depto.ArchivoNotarial

Depto.Administrativo

Financiero

Depto.Conservación

Depto.Servicios

ArchivísticosExternos

Pertenece a...

Asesora a...

Archivos privados

Archivos particulares

Archivos públicos - Comités Institucionalesde Selección y Eliminación de Documentos (CISED)

CNSEDComisión Nacional de

Selección y Eliminaciónde Documentos

Micitt Responsable de sistemas de información y de gestión de los documentos electrónicos con firma digital avanzada

Universidades Responsables de la formación docente y de las personas profesionales en archivística

Propuesta: Política Nacional para la Gestión y Conservación de Documentos(Versión 3)

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUDDIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

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5. Esquema de la interacción de las instituciones



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IV. Enfoque y principios orientadores Esta política se fundamenta de manera prioritaria, en dos enfoques básicos: derechos humanos y gestión por resultados.

Respecto del enfoque de derechos humanos, la propuesta pretende contribuir con el cumplimiento del derecho al acceso a la información pública por parte de los ciudadanos, enunciado en el artículo 30 de la Constitución Política. Reiteradamente se ha mencionado, la relación intrínseca y de dependencia, que se da entre la existencia de archivos organizados y la posibilidad real de facilitar la información a los ciudadanos, a partir de sus peticiones individuales o colectivas en defensa y garantía de sus derechos, o bien, desde la institucionalidad abierta al escrutinio público, por medio de la transparencia administrativa y la rendición de cuentas.

En cuanto a la gestión por resultados, se adquiere un compromiso con la evaluación periódica del grado de avance en el cumplimiento de las metas, en los diferentes niveles de la planificación. Esta estrategia de seguimiento y evaluación, permitirá contar con los insumos necesarios, para realizar los ajustes requeridos, con el fin de cumplir con los objetivos generales de la política y por ende, en la solución de los problemas.

A continuación se presentan los principios que regirán la formulación e implementación de esta política, con el fin de incidir en el desarrollo del país y de sus archivos:

• Acceso a la información, transparencia y rendición de cuentas: La promulgación e implementación de esta política, tiene como propósito fundamental contribuir con la facilitación de la información pública a los ciudadanos, en forma ágil y oportuna, sin ninguna restricción más allá de lo que establezca la ley y, en la medida que los recursos de las instituciones lo permitan, de manera activa y optimizando el uso de las tecnologías de la información. Esta política contribuye con el fortalecimiento de una cultura de transparencia y rendición de cuentas.

• Complementariedad: El propósito y contenido de esta política es congruente con otras normas relacionadas emitidas por instancias de gobierno; sobre todo con el tema del acceso a la información, la rendición de cuentas y la transparencia. Además responde a uno de los tres pilares que sustentan el plan nacional de desarrollo “Un Gobierno abierto, transparente, eficiente, en lucha frontal contra la corrupción”. También es conforme con la normativa emitida por el



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Micitt, respecto de la implementación de la firma digital y los formatos autorizados para los documentos electrónicos.

• Ética: El desarrollo y mejoramiento continuo del Sistema Nacional de Archivos exige un comportamiento ético de todos los involucrados. Destaca el comportamiento de la persona profesional a cargo de la gestión de la información y de los documentos, quien asume una posición de integridad, imparcialidad, transparencia y responsabilidad. Se trata de un rol que debe garantizar que los documentos son los que originalmente se generaron en el cumplimiento de las funciones de las instituciones y por parte de las personas funcionarias, así como que se han tomado las medidas que correspondan para garantizar su debida conservación. Además, esta persona funcionaria advertirá de manera oportuna y sincera, cuando la prestación del servicio y, por ende, el acceso a la información se ponga en riesgo, indicando las causas y las posibles soluciones. Se dispone de un marco de referencia para guiar esta actuación, constituido por dos documentos básicos: Declaración Universal sobre los Archivos y el Código de Ética de los Archivistas Costarricenses.

• Visión Sistémica: Una visión sistémica y coordinada, de tal forma que constituya

un mecanismo de articulación en un proceso que considera todos los elementos del Sistema Nacional de Archivos, entre ellos: los archivos que componen el sistema archivístico institucional; el órgano rector de dicho Sistema; la academia; otras instancias tomadoras de decisión a lo interno y externo de la institución; así como otras instituciones de gobierno interesadas y vinculadas con el quehacer archivístico y su incidencia en el acceso a la información pública.

• Consulta y participación: La clave para la formulación de una política no es la

planificación en sí misma, sino el ejercicio de reflexión y el análisis que se lleva a cabo con la más amplia participación de todos los involucrados. El proceso de consulta permite dar sostenibilidad a la propuesta y garantizar su cumplimiento.

• Priorización y abordaje estratégico: Este proceso debe centrarse en lo estratégico y no en lo operativo o cotidiano, por lo que se requiere un esfuerzo de priorización de los equipos de trabajo y centrado en los problemas identificados como prioritarios.

• Utilización de información estratégica: Debe fundamentarse en el conocimiento y la experiencia acumulada, así como en la información disponible en cada una de las instancias involucradas. El Archivo Nacional cuenta con datos e información que ha procesado para dar solidez y enriquecer el aporte a este trabajo. Igualmente, se reconoce en el Informe de Autoevaluación de la



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Carrera de Archivística de la Universidad de Costa Rica, una fuente valiosa de información para el análisis del talento humano.

• Predominio del criterio experto: Este proceso de reflexión y análisis para la

identificación de los principales problemas y la definición de las líneas de acción, debe realizarse aplicando además el criterio experto de los participantes.

• Austeridad y aprovechamiento de los recursos: Una política y plan de acción

basados en la austeridad y en el uso óptimo de los recursos disponibles, aumentando la eficiencia, evitando la improvisación y generando ahorros para la reinversión en los programas prioritarios.

• Servicio público: Los archivos del sistema y las personas profesionales a cargo,

ejecutarán sus funciones con el fin de satisfacer las necesidades que presenten las personas usuarias internas y externas a las instituciones, reconociendo que todos los ciudadanos tienen derecho de disfrutar de este servicio en igualdad de condiciones. El servicio se ofrecerá con regularidad y continuidad, para lo cual se deben disponer de manera eficiente, los recursos disponibles. La política presume un mejoramiento del Sistema para garantizar este servicio público, brindado en las mejores condiciones para la satisfacción de las necesidades individuales y colectivas. En el caso de los archivos, brindan un servicio que contribuye directamente a satisfacer las necesidades de información de la Administración y de los ciudadanos.

• Legalidad: Los archivos actuarán sometidos al ordenamiento jurídico y solo

podrán realizar aquellos actos o prestar aquellos servicios que autorice dicho ordenamiento. Están sometidos a un procedimiento de evaluación de resultados y rendición de cuentas.

• Economía: La política conlleva un objetivo de reducción de costos para las instituciones que la implementen, por cuanto pretende convertir la gestión documental y su conservación, en un proceso eficiente en las instituciones, identificando los tipos de documentos desde que se producen o se reciben, su vigencia administrativa y legal y, por tanto, el tiempo de conservación que requieren y sus condiciones, sin detrimento de aquellos que deben conservarse de forma permanente en la oficina productora o en el Archivo Nacional, por su valor para la memoria institucional o por ser declarado de interés para la ciencia y la cultura. Con esta definición se alcanzará un punto de equilibrio en los costos, evitando mantener cantidades exorbitantes de documentos que no se requieren y que podrían eliminarse, así como optimizando los espacios físicos o repositorios digitales disponibles, o bien evitando los costos en alquileres innecesarios. Por



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defecto, la institución puede generar la economía necesaria que le permita, de manera racional y gradual, garantizar la debida gestión y conservación de aquellos documentos que sí lo requieren. Estas economías pueden ser cuantificadas y servir de argumentación ante las personas tomadoras de decisiones, mostrando los beneficios que se obtienen con la implementación de la política. Otras economías que se pueden obtener, son aquellas relacionadas con los costos no incurridos por la atención de procesos judiciales, que se puedan presentar por la desatención a los requerimientos de información u otros trámites relacionados con los servicios que se prestan por medio de los archivos institucionales.

• Eficiencia y eficacia: Estos principio están íntimamente relacionados con el de economía e incluso llegando más allá, por cuanto la eficiencia considera el consumo de recursos de todo tipo y no solo el económico; la eficacia por su parte, contempla el cumplimiento de lo programado. La política pretende lograr un nivel de desarrollo adecuado en la gestión de los documentos y administración de los archivos, por medio de la tecnificación y normalización de los procesos, así como consolidando una articulación entre los archivos de gestión y el Archivo Central de la institución. Sin duda, el mejoramiento en la gestión de los documentos y la información, redundará en beneficios para la eficiencia administrativa de los demás procesos institucionales y sobre todo, para la fundamentación de la toma de decisiones.

• Normalización: En lo posible, esta política propicia la normalización en los

procesos técnicos archivísticos, de tal forma que permitan la interoperabilidad de los sistemas y se pueda compartir información, favoreciendo su acceso y utilidad. Un buen ejemplo de la implementación de este principio es la norma nacional de descripción, basada en estándares internacionales, lo que permitiría compartir y acceder a la información, incluso con otros archivos del mundo. La normalización también contribuirá con la eficiencia.

• Innovación y adaptación al cambio: El diseño y la implementación de la política

requiere de la innovación por parte de sus actores, con el fin de proponer nuevas formas para llevar a cabo la labor archivística y resolver las necesidades, donde el ingenio y la tecnología se vuelvan aliados para optimizar los recursos disponibles, racionalizar los costos y cumplir los objetivos de manera eficiente. En la simplicidad de las propuestas para resolver los problemas está el éxito, sobre todo su aceptación e implementación. La adaptación a todo cambio en la necesidad social que satisfacen, es una responsabilidad de los archivos.



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• Talento humano: El centro de la política son las personas, que en sus distintos roles, tienen la responsabilidad de su implementación. Destaca el rol del archivista o del profesional a cargo de la información, líder de la gestión en su institución y el llamado a proponer acciones innovadoras que le permitan resolver los problemas y desafíos que se presenten en el desempeño de su función. Con capacidad para dirigir y coordinar acciones a nivel institucional e interinstitucional. Se reconoce la conveniencia y necesidad de propiciar la capacitación continua y actualización profesional de los archivistas, por medio de programas innovadores desde la academia y del propio órgano rector.

• Gradualidad: La implementación de esta política y de su plan de acción se

realizará en forma programada para un determinado periodo de tiempo, de tal forma que se consideren los recursos disponibles y su proyección en el tiempo. Así mismo y dada la realidad archivística institucional, algunos de sus elementos deben prepararse con tiempo y en coordinación con otras instituciones, como las universidades, en lo relacionado con la formación y disponibilidad del recurso humano.

• Mejora continua y oportunidades de acreditación: Dar prioridad a la evaluación permanente de los procesos archivísticos y la prestación de servicios, con el fin de mantener una disposición a la mejora. Avanzar, de manera voluntaria hacia la acreditación en el desempeño de sus sistemas de gestión de documentos, en aquellas instituciones que lo consideran pertinente; en el marco de un programa de mejora continua y de compromiso con la ciudadanía de poner a prueba la calidad de los servicios que ofrece. Además, de estas oportunidades que tienen las instituciones de acreditar la calidad de su gestión según normas nacionales e internacionales, también se promoverá la acreditación de los servicios de custodia de documentos tradicionales, así como de los repositorios digitales, en este último caso en coordinación con el Micitt.

Utilización de información estratégica

Ética

Talento humano

Austeridad y aprovechamiento de los recursos

Servicio Público

Legalidad

Normalización

Acceso a la información pública

Transparencia

Rendición de cuentasEconomía

Eficiencia y eficacia

Mejora continua y oportunidades de acreditación

Complementariedad

Gradualidad

FORMULACIÓNDE LA POLÍTICA

EJECUCIÓNDE LA POLÍTICA

RESULTADOSDE LA POLÍTICA

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Innovación y adaptación al cambio



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V. Metodología Para la elaboración de esta política se ha procurado una estrategia de trabajo que permita la más amplia participación de los diferentes actores y sectores involucrados, cumpliendo con uno de los principios orientadores que guían este proceso y con otros marcos orientadores de la planificación nacional, como es el Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018 “Alberto Cañas Escalante”. Este plan nacional establece una imperiosa necesidad y rigurosidad metodológica para hacer partícipe a la ciudadanía e instituciones involucradas, en la generación e implementación de propuestas que tiendan a la solución de los problemas nacionales.

En el caso de la política que se propone, esta participación no solo se garantiza en su propia formulación, sino en procesos previos que han servido como antecedentes, para determinar la necesidad y conveniencia de su formulación, tomando en cuenta el nivel de desarrollo del Sistema.

Para comprender el proceso que conlleva esta política y como se han propiciado diferentes escenarios para su consulta y validación, a continuación se enuncian unas etapas o momentos que lo han caracterizado.

1. Las etapas del proceso

1.1. Identificación de la necesidad de una política nacional

En virtud de su rol de órgano rector, el Archivo Nacional se ha preocupado por mantener información actualizada sobre el desarrollo archivístico nacional. En el artículo 42, inciso j) de la Ley 7202 del Sistema, relativo a las funciones de los archivos centrales, se establece la obligación de presentar un informe anual sobre la situación archivística de las instituciones. A pesar, de que no todas las instituciones presentan este informe anual, la información recopilada, ha permitido determinar la situación y evolución de este desarrollo, tal como se ha mostrado en el diagnóstico que acompaña esta política.

Con estos informes anuales que presentan las instituciones, se realiza un análisis e informe consolidado a nivel nacional, a cargo de los profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional, el cual incluye conclusiones y recomendaciones, dirigidas tanto al órgano rector como a jerarcas y encargados de los archivos públicos. Ese informe es conocido y aprobado por la Junta Administrativa de la institución, quien tiene la función de la rectoría del Sistema, tomando el acuerdo en la mayoría de los casos, de divulgar los resultados obtenidos



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y de comunicar las conclusiones y recomendaciones a las instancias involucradas, para su atención e implementación.

Además de este seguimiento anual del desarrollo del Sistema, el Archivo Nacional lideró la elaboración de un diagnóstico sobre la situación archivística nacional, en el 2011, con la participación de un grupo de archivísticas a cargo de los archivos públicos, quienes atendieron el llamado y se comprometieron con esta tarea.

Los resultados de este diagnóstico se dieron a conocer en el XXIII Congreso Archivístico Nacional, titulado “Estado de la situación archivística en Costa Rica: una mirada al desempeño nacional”, realizado en el mismo año y quedaron publicados en la memoria de esta actividad. Uno de los aspectos más valiosos de este diagnóstico, fue la generación de acciones de corto y mediano plazo para atender las deficiencias encontradas, a los diferentes actores involucrados: al órgano rector, a los archivos y archivistas de las instituciones del Sistema, a los centros de educación superior, a los jerarcas de las instituciones públicas y a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED). El Archivo Nacional ha dado seguimiento a estas recomendaciones, sobre todo las encomendadas al órgano rector y a la CNSED, sin embargo, a pesar de que muchas se cumplieron, no han impactado significativamente en el desarrollo archivístico nacional, tal y como se esperaba. Como se ha dicho en el resumen del diagnóstico, aún persiste un grupo importante de instituciones que no cumplen con los elementos básicos que establece la normativa vigente, para el adecuado funcionamiento de sus archivos.

Desde entonces, el Archivo Nacional ha reconocido la necesidad de buscar alternativas para el desarrollo de los archivos, tomando en cuenta que no depende estrictamente del órgano rector, para la atención de las deficiencias o limitaciones encontradas, sino de las propias instituciones, las cuales también enfrentan otros problemas, sobre todo de disponibilidad de recursos y de definición de sus prioridades, que no les permiten avanzar en esta ruta de desarrollo. Como se ha indicado, en línea atrás, también ha habido negligencia o desinterés de los jerarcas de algunas instituciones públicas, en la atención de los problemas que aquejan sus archivos.

Es importante mencionar, que en la búsqueda y motivación del desarrollo archivístico nacional, el Archivo Nacional ha utilizado como espacio propicio para tal propósito, los congresos archivísticos nacionales, cuya edición XXIX se llevó a cabo en el 2017. A continuación se mencionan los temas que han sido tratados en los congresos durante el periodo 2012 al 2017 y donde se puede constatar, que se han tratado temas de la mayor relevancia archivística y de su impacto en la gestión pública:



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Año Nombre de la actividad

Temática

2012 El buen gobierno y los archivos

Transparencia administrativa, acceso a la información, eficacia y eficiencia en la administración pública, prácticas del buen gobierno y gobierno electrónico, nuevas tendencias archivísticas al servicio de la transparencia y el gobierno digital.

2013 Desafío archivístico: la gestión electrónica entre normas

Los retos y desafíos de los archivistas ante los documentos electrónicos, diseño de sistemas electrónicos, preservación digital y normas archivísticas.

2014 El acceso a la información: llave para la democracia

Políticas de gobierno abierto, datos abiertos, transparencia y acceso a la información, herramienta de participación ciudadana y lucha contra la corrupción, la gestión documental, el acceso y uso de la información pública en Costa Rica, retos del archivista como garante del acceso a la información.

2015 Conservación preventiva: mejores prácticas de seguridad y preservación, mayores posibilidades de acceso y difusión

Gobierno abierto y la permanencia de los archivos, desafíos de la preservación digital, incidencia de factores tecnológicos en la preservación y conservación de los documentos, patrimonio fotográfico, materiales nanoparticulados como opción novedosa para la conservación del papel frente al deterioro ambiental, repositorios digitales, guía de buenas prácticas para la creación de un observatorio permanente de archivos y televisiones locales, pautas estratégicas de conservación preventiva para el acondicionamiento de instalaciones de archivos centrales.

2016 Modelo de Gestión de Documentos y Administración de archivos

Presentación del Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos, elaborado por profesionales de la Subdirección General de Archivos Estatales de España para la Red Internacional de Transparencia y Acceso a la Información. Presentación de los resultados obtenidos de la aplicación del modelo en el Archivo Nacional y otras instituciones públicas, como un plan piloto.



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Año Nombre de la actividad

Temática

2017 Sistema Nacional de Archivos: nuevas reglas del juego

Nuevos reglamentos a la Ley 7202, nueva estrategia para la función rectora del Sistema, norma nacional de descripción y consulta al documento de política para la gestión y conservación de documentos.

Como se puede apreciar, muchos de los temas antes detallados, están contemplados en los ejes de la política que se propone y, han sido abordados, por expertos nacionales e internacionales. Desde el año 2012, Costa Rica forma parte de la Alianza por un Gobierno Abierto. Con el primer plan de acción se demostró ser un país comprometido con el fortalecimiento de plataformas digitales para garantizar el acceso a la información. Con el segundo plan de acción (2015-2017), se evidenció un mayor compromiso ya que para la Administración actual, un gobierno abierto y transparente constituye no solamente una prioridad, sino que es parte de sus principios estratégicos y uno de los tres pilares del Plan Nacional de Desarrollo.

Para la construcción del segundo plan de acción, se consideraron los aportes brindados desde la sociedad civil, por medio del grupo “Yo soy gobierno abierto”, mientras que desde la institucionalidad pública, se nombraron enlaces institucionales, entre ellos el Archivo Nacional. Con ambos insumos, desde la sociedad civil y los enlaces institucionales, fueron consolidados y convertidos en las propuestas de compromisos, cuyo documento fue presentado a la Comisión Nacional del Gobierno Abierto.

El compromiso N° 5 de este documento propuesto por el Archivo Nacional, ubicado en el eje de Transparencia y Acceso a la información y denominado “Diseño de plan piloto para la implementación del modelo de gestión de documentos y administración de archivos” indicó:

“El manejo adecuado de la información determina la eficiencia de una organización. En Costa Rica el sector público carece de un único modelo para gestionar los documentos y archivos de gobierno, lo que resta capacidades a las instituciones. Se propone implementar un plan piloto que desarrolle el modelo único de gestión de documentos y administración de archivos en Costa Rica, para las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos.



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Esto mejorará sin duda, las capacidades de la institución para atender correctamente las solicitudes de la gente.”

Este modelo, que no es más que un espacio y una metodología de autoevaluación para determinar las debilidades en la gestión de los documentos y proponer las mejoras, incorpora también la necesidad de que se cuente con políticas en este campo, de ahí que aporte a la justificación de este iniciativa. Por medio del Decreto ejecutivo N° 38994-MP-PLAN-MICITT del 29 de abril de 2017, se fomenta el Gobierno Abierto en las instituciones públicas y se crea la Comisión Nacional por el Gobierno Abierto. En su artículo 1 se establece el objetivo que a continuación se transcribe: “Fomentar los principios del Gobierno Abierto en la Administración Pública de Costa Rica, principios que se manifiestan en: mejorar los niveles de transparencia, garantizar el acceso democrático a la información pública, promover y facilitar la participación ciudadana e impulsar la generación de espacios de trabajo colaborativo interinstitucional y ciudadano; mediante la innovación y aprovechando al máximo las facilidades que brindan las Tecnologías de la Información y Comunicación”.

Por su parte, dicha comisión nacional tiene como objetivo coordinar y facilitar la implementación del Gobierno Abierto, para lo cual acompaña en la formulación y evaluación de los planes nacionales que se determinen necesarios, así como puede recomendar las políticas públicas requeridas.

1.2. Incorporación de la política en el plan de trabajo

En el plan de trabajo del 2017, se incorporó la meta institucional de formular una política para la gestión y la conservación de los documentos, con el fin de brindar otro marco orientador para el desarrollo de los archivos. Esta meta se incluye en el programa presupuestario denominado “Sistema Nacional de Archivos”, por medio del cual, se detallan todas aquellas acciones tendientes a lograr la promoción, desarrollo y fiscalización de los archivos.

Para la ejecución de esta meta, se propuso la integración de un grupo de especialistas del Archivo Nacional, quienes tuvieron la responsabilidad de elaborar una propuesta de la política y con un calendario de trabajo que abarca el 2017 y el primer trimestre del 2018.

En esta decisión se consideró que el Sistema cuenta con un abundante marco jurídico que contempla las competencias y funciones de los archivos del Sistema, entre ellas la tan mencionada Ley 7202 del Sistema y sus dos recientes



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reglamentos, vigentes desde el 7 de diciembre de 2017; así como otra legislación conexa, que también establece obligaciones a los archivos y las instituciones.

1.3. Elaboración de la política

Tal como se indica en el punto anterior, se integra un grupo de trabajo que tiene la responsabilidad de elaborar este documento.

En las reuniones iniciales de este grupo, se analizó la forma de llevar a cabo esta meta, incluyendo los aspectos de estructura del contenido. Para tales propósitos, se repasan los aspectos relacionados con la formulación de políticas públicas, incluyendo la Guía para la elaboración de políticas públicas de Mideplan; igualmente se toman como referencia otras políticas elaboradas por instituciones públicas y, en relación con la gestión y conservación de documentos, se consideró la política que al respecto tiene España, en cuanto a los documentos electrónicos.

Una vez establecida la propuesta preliminar del contenido de la política, el grupo de trabajo se organizó en subgrupos por temáticas o posibles ejes de la política, con el fin de iniciar la redacción del documento. Un apartado relevante de esta política, es el dedicado a la exposición del estado de la situación archivística nacional, con el fin de identificar los problemas y sus efectos, estableciendo la prioridad en su atención y por ende, su incorporación en el desarrollo de la propuesta. Por su parte, es destacable el análisis y selección de la normativa nacional e internacional que permite fundamentar la propuesta y sobre todo, definir el alcance de su aplicación.

Se elaboraron varias versiones iniciales de esta política, las cuales fueron revisadas y enriquecidas por el grupo de trabajo, obteniendo una versión más completa, que fue sometida a la primera consulta, que se dirá seguidamente.

1.4. Consulta de la política

1.4.1. Consulta realizada a los participantes del XXIX Congreso Archivístico Nacional, “Sistema Nacional de Archivos: nuevas reglas del juego”

Una vez elaborada la propuesta, se somete a consulta de los participantes del XXIX Congreso Archivístico Nacional, realizado del 19 al 21 de julio del 2017.

La consulta se realiza el 21 de julio, para lo cual se prepararon unas guías para sistematizar los resultados, así como se integran 11 grupos de trabajo, con aproximadamente 15 personas cada uno. Cada grupo a cargo de una persona coordinadora y otra relatora.

Como marco de referencia y de previo al trabajo de los grupos, se realiza una



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presentación sobre las políticas públicas: conceptualización, ciclo, justificación, propuesta y estrategia de trabajo.

Seguidamente, se inicia el trabajo de los grupos, cuyos miembros tienen la oportunidad de analizar cada uno de los elementos de la política, emitir sus opiniones y proponer mejoras para enriquecer la propuesta inicial. Los aspectos analizados se enuncian a continuación:

1. Resumen del diagnóstico archivístico nacional. 2. Marco normativo nacional e internacional. 3. Principios orientadores. 4. Enunciado general del objetivo de la política. 5. Ejes de la política, objetivos y acciones propuestas. 6. Elementos del modelo de gestión, en construcción.

Es menester señalar, que el trabajo de los grupos se caracterizó por un alto interés y compromiso con el proyecto, lo que fue evidente en el nivel de discusión y aporte que realizaron sus integrantes, y cuyo resultado final, ha quedado plasmado en las guías de trabajo.

Congruente con lo anterior, también fue posible observar la seriedad del trabajo realizado, en la presentación que hizo la persona designada por cada grupo, para compartir los resultados más importantes de este análisis, con el resto de los participantes del congreso.

Los resultados obtenidos de esta primera consulta, contenidos en las mencionadas guías, se analizaron por el grupo de profesionales del Archivo Nacional, con el fin de verificar la pertinencia y su incorporación en la propuesta.

Como conclusión, vale destacar que hubo consenso en los participantes de esta primera consulta, sobre el valor y pertinencia de la política, con el fin de acelerar el desarrollo archivístico nacional, tomando en cuenta que se cumplen veintisiete años de promulgada la Ley 7202 del Sistema y todavía, persiste casi un 50% de instituciones donde no se cumplen los aspectos básicos de esta ley y su reglamento ejecutivo.

1.4.2. Análisis técnico de la propuesta por parte del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (Mideplan), rector de las políticas públicas

El documento que fue sometido a la primera consulta antes reseñada, también se remite al Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, para el análisis



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técnico, instancia que atiende con prioridad la solicitud, emitiendo una opinión técnica, que fue analizada por el Archivo Nacional e incorporada, en la nueva versión del documento.

Mideplan brinda un conjunto de observaciones y sugerencias, para mejorar la propuesta y ajustarla a los requerimientos técnicos que establece ese órgano rector.

1.4.3. Consulta a diferentes actores y sectores de la sociedad

Una versión mejorada, tanto con los aportes recibidos por los participantes en el congreso archivístico nacional, como con las recomendaciones técnicas del Mideplan, será remitida a las instancias que a continuación se detallan, para su análisis y comentarios, para lo cual se otorgará un plazo de un mes para recibir esta retroalimentación:

1. Jerarcas de las instituciones públicas. 2. Directores o jefes de las unidades de Informática, Planificación, Auditorias y

Contralorías de Servicios, de las instituciones públicas. 3. Coordinadores académicos y docentes de la Carrera de Archivística en las

universidades de Costa Rica y Técnica Nacional. 4. Candidatos electos de los partidos políticos para la segunda ronda electoral. 5. Magistrados de la Corte Suprema de Justicia. 6. Defensoría de los Habitantes. 7. Contraloría General de la República. 8. Diputados. 9. Comisión Nacional por un Gobierno Abierto.

Como complemento, es importante mencionar que en esta etapa del proceso, se remitirá nuevamente el documento de la política al Mideplan, para una segunda revisión técnica.

1.4.4. Consulta pública por medio del sitio web institucional

Además de remitir la versión mejorada de la política a las instancias antes señaladas, también se procederá a publicar en el sitio web institucional, con el fin de recibir los aportes de los ciudadanos. Para tal propósito y por medio de la Unidad de Proyección Institucional del Archivo Nacional, se hará la divulgación de esta consulta utilizando las redes sociales y otros mecanismos de comunicación disponibles.

1.4.5. Grupos focales

Seguidamente se organizan grupos focales con participación de los siguientes



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grupos de interés, y que previamente han recibido el documento para su análisis. El objetivo propuesto es profundizar en el análisis de la política y en aquellos aspectos que competen a estas personas funcionarias:

A los Contralores de Servicios, por su interés en el acceso a la información pública y la prestación de servicios a los ciudadanos.

A los Auditores Internos, por su interés en el cumplimiento de la Ley General de Control Interno y la eficiencia administrativa en el uso de los recursos públicos, incluyendo la información y los documentos.

A los Coordinadores Académicos y docentes de las universidades seleccionadas, por su interés en la formación profesional de los archivistas y los planes de actualización profesional.

1.4.6. Consulta a especialistas internacionales

Una versión mejorada, incorporando los resultados obtenidos en las consultas anteriores, será remitida para la revisión y validación técnica, a un grupo de especialistas internacionales en el campo de la gestión de la información y los documentos.

1.5. Elaboración de la versión final de la política

En esta etapa del proceso, el grupo de trabajo del Archivo Nacional, procederá a elaborar la versión final de la política, la cual incorpora los resultados obtenidos en los grupos focales, los aportes de los expertos internacionales y las observaciones técnicas del Mideplan.

1.6. Formalización de la política

Finalmente, la propuesta de la política avanza hacia una etapa de formalización, donde las autoridades de los ministerios de la Presidencia, Cultura y Juventud, Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones y de Planificación, proceden a acordar la firma del documento y su publicación, por medio de un decreto ejecutivo, instrumento legal recomendado por el Mideplan en la Guía para la elaboración de políticas públicas.

2. Esquema del Proceso



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FEBRERO

MARZO

ABRIL

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

ENERO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SETIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

20

17

20

18

1.1. Identificación de la necesidad de una política nacional

1.2. Incorporación de la política en el plan operativo Institucional

1.3. Elaboración de la política

1.4. Consulta de la política

1.5. Elaboración de la versión final de la política

1.6. Formalización de la política

Inclusión de la meta en el POI del Archivo Nacional Conformación del grupo de especialistas del Archivo Nacional

Subgrupos por temáticaso posibles ejes

Redacción del documento

Análisis por parte del grupo de especialistas del Archivo Nacional,

de los resultados obtenidos de las consultas y observaciones

técnicas de Mideplan

Alianzas estratégicas que apoyen la propuesta:MCJ, Ministerio de la Presidencia, Mideplan, Micitt

1º versión de la política

Revisión, ajuste y adición de los capítulos

Grupo de especialistas del Archivo Nacional formulan

el plan de acción que acompaña la política Revisión con

grupos focales(ver 1.4.5)

Se remite a Mideplan para análisis técnico Consulta en el XXIX Congreso Archivístico Nacional




4º versión de la política (incluye plan de acción)

Propuesta del plan de acción

Firma de documento porPresidencia, MCJ, MICITT y Mideplan

Publicación por medio deun decreto ejecutivo

2011El Archivo Nacional lideró la elaboración de un diagnóstico sobre la situación archivística nacional, con la participación de un grupo de archivistas a cargo de los archivos públicos.

Se presentan los resultados del diagnóstico en el XXIII Congreso Archivístico Nacional, titulado “Estado de la situación archivística en Costa Rica: una mirada al desempeño nacional”.

2012Costa Rica forma parte de la Alianza por un Gobierno Abierto (Plataformas digitales).

2014Para hacer el plan de acción de Gobierno Abierto (2015-2017) se tomaron en cuenta los aportes del grupo “Yo soy gobierno abierto” y enlaces de instituciones públicas (como el Archivo Nacional).

Se toma como punto de partida los “informes anuales sobre la situación archivística” que los archivos centrales pertenecientes al SNA presentan todos los años. De cada “informe anual” el Departamento de Servicios Archivísticos Externos (SAE) del Archivo Nacional realiza un análisis e informe consolidado a nivel nacional, el cual incluye conclusiones y recomendaciones, dirigidas tanto al órgano rector como a jerarcas y encargados de los archivos públicos.

ANTECEDENTES

Se remite a Mideplan

Análisis e implementación derecomendaciones técnicas

Se remite a diferentesactores (ver 1.4.3)

Se remite al personaldel Archivo Nacional

Consulta especialistasinternacionales

Consulta pública en elsitio web institucional

Grupo focal: Archivistas Grupo focal: Coordinadores y docentes de la UCR y UTN

Análisis por parte del grupo de especialistas del Archivo Nacional, de los resultados obtenidos de las consultas



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3. Resumen de la concordancia de la política con otros marcos orientadores

La siguiente tabla muestra la relación de la política con otros marcos orientadores vigentes en el país:

Política Relaciones

Gestión y conservación de documentos para garantizar la transparencia y el acceso a la información pública, al 2028

Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018, Pilar “Un Gobierno abierto, transparente, eficiente, en lucha frontal contra la corrupción”

Decreto N° 38994-MP-PLAN-MICITT del 29 de abril de 2015: Fomento del Gobierno Abierto en la Administración Pública y creación de la Comisión Nacional por un Gobierno Abierto. En el artículo 9, se establece como una de las funciones de esta comisión, recomendar a la Presidencia de la República, la implementación de políticas públicas en relación con el fomento del Gobierno Abierto.

Objetivos de Desarrollo Sostenible. Objetivo 16: Promover sociedades pacíficas e inclusivas para el desarrollo sostenible, facilitar el acceso a la justifica para todos y crear instituciones eficaces, responsables e inclusivas a todos los niveles. Metas 16.6 Crear instituciones eficaces, responsables y transparentes a todos los niveles y 16.10 Garantizar el acceso público a la información y proteger las libertades fundamentales, de conformidad con las leyes nacionales y los acuerdos internacionales.



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VI. Estructura de la política

2. Objetivo general:

La Política Nacional para la Gestión y Conservación de Documentos aporta al Estado una ruta de desarrollo al 2028, que promueve y contribuye con el acceso a la información pública y a la transparencia en la gestión, por medio del fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos. Contribuye con la superación de las deficiencias y brechas que existen entre las instituciones públicas en materia de gestión y conservación de los documentos. Propicia la consolidación de los sistemas archivísticos institucionales, mediante el establecimiento de sistemas de gestión documental y de administración de archivos, que favorezcan el seguimiento, la evaluación y autoevaluación, con el objetivo estratégico de apoyar la gestión institucional de manera eficiente y teniendo como eje fundamental al talento humano que labora en los archivos.

3. Ejes de las políticas:

Con base en el marco normativo, los principios orientadores y el objetivo general propuesto, a continuación se presentan los ejes que se han definido para el diseño e implementación de esta política, con sus respectivos objetivos. Cabe mencionar que estos enunciados están vinculados e interrelacionados, por lo que es posible reconocer la interdependencia que se da entre ellos, tanto en términos estratégicos como operativos.

3.1. Eje 1: Fortalecimiento del sistema archivístico institucional



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3.1.1 Objetivo específico 1: Normalización y tecnificación de procesos archivísticos

Consolidar el funcionamiento del sistema archivístico institucional, por medio de la tecnificación y normalización de los procesos archivísticos de la producción documental, control y registro de los documentos, sistemas de clasificación y descripción, así como métodos de ordenación, según corresponda, en los archivos de gestión de las unidades administrativas, los archivos especializados y el Archivo Central, con el fin de facilitar el acceso a la información.

Acciones propuestas:

a) Incorporar en la planificación institucional, lo relativo a la gestión y conservación de los documentos, para lo cual se propone utilizar modelos o herramientas existentes que han sido diseñados para evaluar este aspecto, como lo es el Modelo de Gestión de Documentos y de Administración de Archivos, proporcionado por la Subdirección de los Archivos Estatales de España.

b) Promover la incorporación de la valoración del riesgo institucional que contempla la Ley General de Control Interno, en el análisis de los procesos y procedimientos relacionados con los sistemas de gestión documental.

c) Orientar y tecnificar las labores archivísticas que realizan las personas encargados de los archivos de gestión de las instituciones, mediante la emisión de normativa interna, capacitación continua y velar por su implementación.

d) Establecer un sistema de clasificación normalizado e implementar los cuadros de clasificación en las unidades administrativas de las instituciones públicas, que se hagan del conocimiento de todas las personas funcionarias y se publiquen en el sitio web institucional, con el fin de favorecer la transparencia.

e) Diseñar, desarrollar e implementar un sistema de descripción de documentos para uso en todas las instituciones públicas, basado en la norma nacional de descripción.

f) Promover la descripción normalizada de los documentos que producen las unidades administrativas de las instituciones públicas, utilizando para ello la norma nacional de descripción y de acuerdo con un plan. Se favorecerá la descripción en el nivel más general: fondo, subfondo, series y unidad documental, tomando en cuenta los resultados de la valoración documental y en particular las declaraciones generales. Se facilitará el intercambio de la información entre las instituciones.



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g) Formalizar en la estructura orgánica institucional y en el organigrama respectivo, la Unidad del Archivo Central dependiendo de la máxima autoridad administrativa, para lo cual se facilitarán los estudios administrativos en las instituciones públicas y la creación de las plazas propuestas en esta política.

h) Promover la debida integración de los comités institucionales de selección y eliminación de documentos, una vez que se cuente con las personas encargadas de los archivos centrales, procurar su capacitación y funcionamiento continuo.

i) Impulsar y promover la aplicación de las declaraciones generales y demás normativa específica que ha emitido la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, con el fin de apoyar la descongestión de las oficinas y archivos centrales saturados por documentos cuya vigencia administrativa y legal ha vencido y que no poseen valor científico y cultural.

3.1.2 Objetivo específico 2: Aumento de la cobertura del desarrollo archivístico

Aumentar la cobertura del desarrollo archivístico nacional, procurando las condiciones para que las instituciones cumplan con los aspectos básicos que establece la legislación archivística y conexa, incluida la dotación de recursos humanos, alcanzando un 80% al 2028. (Cantidad de instituciones 100 en el periodo, 10 por año, Tasa de crecimiento anual del 3%, total 30%).


a) Realizar acciones para sensibilizar sobre la importancia de la gestión de la información y de los documentos como condición indispensable para facilitar el acceso a la información pública. Acciones dirigidas a los diferentes actores involucrados: jerarcas; auditorías internas; jefes de las unidades productoras; jefes o encargados de los archivos centrales y especializados; responsables de los archivos de gestión (secretarias, asistentes administrativos, entre otros); y demás personas funcionarias de las instituciones. Igualmente debe considerarse en este esfuerzo de crear conciencia sobre la importancia de los archivos, a los ciudadanos.

b) Dotar el presupuesto gradual para la creación de las plazas nuevas para el cargo de Jefe o encargado del Archivo Central, y en la medida de lo posible, los puestos adicionales que se requieran para atender las necesidades de las



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instituciones, según su tamaño y complejidad. (100 instituciones en el periodo, 10 por año).

c) Establecer un plan especial para la formación de los nuevos profesionales en Archivística que se requieran para ocupar los puestos que se crean en las instituciones, que incluya el análisis de cuales otros profesionales de ciencias afines a la Archivística puedan completar su formación en el nivel de posgrado en esta especialidad. Este plan de formación deberá considerar la posibilidad de ampliar la cobertura en las diferentes sedes universitarias del país.

d) Proponer la creación de un grupo de plazas especiales a cargo del Archivo Nacional, que permita conformar un equipo de profesionales en Archivística, que se conviertan en asesores de la gestión básica de los documentos en las instituciones que no pueden nombrar sus propios archivistas, seleccionando aquellas funciones estratégicas que permitan ir diseñando el sistema institucional de archivos.

3.1.3 Objetivo específico 3: Infraestructura física y mobiliario para los archivos

Propiciar las condiciones de infraestructura física y mobiliario que requieren los archivos para conservar debidamente los documentos, mediante el financiamiento de las soluciones que más se ajusten a sus necesidades y tomando en cuenta los estándares vigentes a nivel nacional e internacional. Se deben contemplar las condiciones ambientales de temperatura y humedad, y otros factores establecidos en el Reglamento Ejecutivo a la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, tanto a lo interno de las instituciones como por medio de soluciones externas.


a) Todas las instituciones públicas deben elaborar un plan de infraestructura para el Archivo Central con la participación de otros profesionales y las autoridades: área de depósito, de consulta o atención de personas usuarias y de trabajo.

b) Todas las instituciones públicas deben elaborar un plan de mobiliario y equipamiento básico para el Archivo Central, para el almacenamiento y la conservación de los documentos en cualquier soporte.

c) Si fuera necesario, hacer uso de los servicios de custodia de documentos externos, estos custodios deben cumplir con las normas básicas para el control y la conservación de los documentos, establecidos en la normativa vigente.



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d) Diseñar e implementar una directriz que contemple una guía de buenas prácticas basadas en normativas nacionales o internacionales, para los casos de los servicios de custodia externa de los documentos de las instituciones públicas.

e) Formular e implementar en todas las instituciones públicas, un sistema integrado de conservación preventiva de documentos, para garantizar su mantenimiento durante todo el ciclo vital.

f) Establecer el plan de inversiones requerido por el Archivo Nacional para dotar de las condiciones necesarias para recibir las transferencias de documentos de los archivos centrales al Archivo Histórico y Archivo Intermedio.

g) Formular e implementar un plan de rescate de documentos esenciales en los archivos centrales.

3.1.4 Objetivo específico 4: Valoración documental

Promover buenas prácticas en materia de valoración documental con la finalidad de establecer de forma adecuada los plazos de conservación de los documentos, evitando la saturación documental y la eliminación indiscriminada, para garantizar la transparencia administrativa, la rendición de cuentas, la salvaguarda de los derechos ciudadanos y la memoria histórica de la Nación.

a) Dar continuidad a la emisión de las declaraciones generales donde se identifican los documentos que producen las instituciones públicas, según las unidades administrativas que las conforman y que tienen valor científico cultural, así como aquellos que por su contenido y de acuerdo con los criterios utilizados por la CNSED para determinar este valor, pueden ser eliminados cuando caduque su vigencia administrativa y legal, determinada por el CISED.

b) Realizar una propuesta de cómo identificar documentos que producen las instituciones públicas en las unidades administrativas sustantivas, que puedan tener valor científico cultural, a partir de los instrumentos de registro y control que llevan estas instituciones, con el fin de proponer declaraciones generales y específicas de documentos con este valor.

c) Impulsar un proyecto de diseño y desarrollo de una plataforma tecnológica para apoyar la valoración documental, convirtiéndolo en una gestión electrónica, con el fin de mejorar la eficiencia del proceso.



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3.2. Eje 2: Formación profesional, capacitación continua y liderazgo de los archivistas

3.2.1 Objetivo específico 1: Recurso Humano

Fortalecer la profesionalización de los archivistas y su actualización, mediante las ofertas educativas innovadoras y de mayor cobertura, para lo que se optimizará el uso de los recursos tecnológicos disponibles y las tendencias actuales en materia archivística.


a) Diseñar, desarrollar e implementar un programa de aula virtual para la capacitación y actualización profesional.

b) Elaborar programas de capacitación que incorporen temas de actualidad y acordes con el desarrollo de la disciplina.

c) Elaborar e implementar un plan general para el desarrollo de competencias gerenciales en los archivistas o en quienes cumplan esta función, en las instituciones del Sistema. El plan incorpora temáticas como liderazgo, toma de decisiones, negociación, trabajo en equipo, comunicación y planificación.

d) Promover la creación de un posgrado en Archivística que permita la incorporación de otros profesionales en ciencias afines.

e) Promover programas formativos con universidades extranjeras, que permitan llevar cursos de actualización profesional o formación continua, por medio de la modalidad presencial, semipresencial o virtual.



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f) Impulsar la creación de un colegio profesional de Archivistas, que vele por el ejercicio ético y profesional de sus afiliados, y en la participación estratégica en la discusión de los temas relevantes del país y el Sistema, que aporten al desarrollo y bienestar nacional.

g) Promover el trabajo interdisciplinario en la gestión documentos y el acceso de la información en las instituciones, de tal forma que se propongan acciones de mejora, unificando criterios. Se reconoce la importancia de trabajar en equipos interdisciplinarios, dada la incidencia y convergencia que están presentes en otras ciencias de la información.

3.3. Eje 3: Mejoramiento de los sistemas para la gestión de documentos electrónicos en las instituciones públicas

3.3.1 Objetivo específico 1: Sistemas para la gestión de documentos electrónicos

Garantizar la autenticidad, inalterabilidad y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos que se producen y reciben en las instituciones públicas, por medio del desarrollo de sistemas de gestión electrónica y la disposición de repositorios digitales, que cumplan con los requisitos básicos para una adecuada gestión y conservación de estos documentos.


a) Facilitar a los archivos del Sistema los lineamientos y criterios técnicos por considerar en el diseño, desarrollo o compra de sistemas de gestión de



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documentos electrónicos, los cuales deberán observar las normas nacionales e internacionales. Dichos sistemas deben instalarse y operar sobre plataformas tecnológicas seguras, que garanticen la continuidad permanente de los servicios de información que se brindan a las personas usuarias internas y externas.

b) Los sistemas de gestión de documentos electrónicos que adopten las instituciones públicas deben contemplar los plazos de conservación de cada serie documental y su ejecución desde la producción de los documentos hasta su disposición final.

c) Implementar planes que permitan gradualmente, la eliminación de entornos híbridos o mixtos en la gestión de los expedientes, en este sentido, el uso de la digitalización plantea una posibilidad para cumplir este propósito, sobre todo en los periodos de transición para consolidar estos sistemas de gestión electrónica.

d) Establecer una política institucional para la generación de respaldos periódicos de información que garantice la permanencia, la integridad, la autenticidad y la accesibilidad de la información en los documentos.

e) Establecer políticas de migración de los documentos electrónicos, con el objeto de garantizar la autenticidad y su permanencia.

f) Contar con los repositorios digitales fiables, diseñados especialmente para los documentos electrónicos con el fin de garantizar la autenticidad, acceso y custodia a largo plazo, tanto a lo interno de las instituciones como por medio de soluciones externas. Para el almacenamiento de la información, crear una estructura lógica de almacenamiento siguiendo el cuadro de clasificación de la institución, esto con el fin de mantenerla organizada para su fácil acceso. Para el aseguramiento de la información y garantía de acceso, utilizar dispositivos físicos de almacenamiento que residan en sitios seguros, que ofrezcan garantía de continuidad de acceso a la información digital en el tiempo.

g) Mantener un plan de actualización permanente, dada la obsolescencia acelerada de los equipos y programas informáticos, de acuerdo con las demandas tecnológicas necesarias, con el objetivo de que la información sea accesible en todo momento por las entidades autorizadas.

h) Diseñar e implementar un sistema de acreditación de los servicios de repositorios digitales de documentos, en coordinación con el Micitt.



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i) Crear un Centro de Gestión de Información Gubernamental que permita de forma segura, confiable y con garantía de acceso continuo en el tiempo, el almacenamiento y gestión de la información que se produzca y se administre en las instituciones del Sistema. Para la creación de este centro, el Gobierno Central proveerá los recursos necesarios para su construcción o utilizará los recursos con que cuentan otras de sus instituciones de Gobierno, optimizando de esta manera, los recursos tecnológicos, financieros y humanos que ya existen y se utilizan.

j) Elaborar un plan de contingencia ante posibles desastres, incluyendo planes de recuperación de datos tras una situación de fallo, como una alternativa a la correcta recuperación a partir de copias de seguridad.

3.3.2 Objetivo específico 2: Digitalización de documentos

Fomentar la formulación de proyectos de digitalización de documentos en los archivos del Sistema, mediante la elaboración de pautas y rutinas técnicas que permitan dirigir y documentar todos los procesos, desde su preparación hasta su facilitación al ciudadano en los sitios web oficiales, por medio de herramientas tecnológicas, como estrategia para mejorar el acceso a la información, la prestación de los servicios y su conservación permanente.


a) Elaborar planes estratégicos donde se consignen los fondos, sub fondos o series documentales que serán digitalizados a lo largo del tiempo.

b) Diseñar los protocolos de digitalización que corresponden a cada fondo, sub fondo o serie documental que se digitalicen y donde se describan las pautas y rutinas técnicas y administrativas que se seguirán durante cada proceso, así como las personas responsables de su realización, para garantizar la autenticidad de las imágenes y poder certificarlas.

c) Dotar de infraestructura, conectividad, equipamientos, programas y almacenamientos necesarios para realizar los programas de digitalización, tomando en cuenta las características de los documentos a reproducir y los objetivos que se busca alcanzar con cada proyecto.

d) Poner en práctica el sistema integrado de conservación preventiva de documentos, en lo que corresponde a la preservación de las imágenes reproducidas y sus metadatos.



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3.4. Eje 4: Modernización de la función rectora del Sistema Nacional de Archivos

3.4.1 Objetivo 4: Rectoría del sistema

Contribuir con el impulso del desarrollo de los archivos del Sistema, por medio de la generación de programas innovadores que permitan al órgano rector, tener mayor presencia en el cumplimiento de sus funciones, competencias y capacidades, así como brindar más apoyo y orientación continua sobre las técnicas a los archivistas, en los temas que se identifiquen como prioritarios.

Acciones propuestas: a) Diseñar y desarrollar un sistema de información que permita contar con

indicadores y estadísticas del desarrollo archivístico nacional.

b) Consolidar la estrategia del censo guía de los archivos que introdujera en su oportunidad, la Subdirección General de Archivos Estatales de España, y aplicarlo a nivel nacional, con el fin de mantener un registro de los servicios y herramientas de acceso a la información brindada en los archivos de las instituciones públicas del país.

c) Realizar un estudio de factibilidad para el diseño e implementación de un registro nacional de archivos.” (que será actualizado por los propios archivos del Sistema y el Archivo Nacional, en lo que a cada uno corresponde, que incluya todo lo relativo a la institución, a saber ubicación en el organigrama, recurso humano, aspectos de infraestructura, inspecciones, asesorías, valoraciones, denuncias administrativas y judiciales, entre otros, todo en un mismo sistema).



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d) Elaborar una estrategia de intervención y servicios de asesoría continua a las instituciones públicas que no cumplen totalmente con la legislación archivística y conexa, que permita determinar las acciones prioritarias y la selección de las instituciones.

e) Elaborar material didáctico sobre guías técnicas relacionadas con aspectos específicos de las funciones técnicas de los archivistas y su correcta divulgación, haciendo uso de los recursos tecnológicos disponibles, con el fin de apoyar la función asesora del órgano rector.

f) Consolidar la nueva estrategia para llevar a cabo la función de fiscalización de los archivos del Gobierno Central o de aquellos que lo solicitaran; favoreciendo la rigurosidad y documentación del proceso, la mejora continua por medio de los planes de acción para enfrentar las debilidades o incumplimientos identificados, así como el seguimiento y la evaluación de los resultados.

g) Intensificar el plan de transferencias de documentos con valor científico cultural al Archivo Nacional, dando prioridad a los más antiguos y que presenten el mayor riesgo de pérdida o deterioro. Brindar capacitación y tramitar las transferencias por lo menos con un año de anticipación.

h) Coordinar la incorporación de criterios archivísticos en la evaluación del Índice de Gestión Institucional, promovido por la Contraloría General de la República.

i) Consolidar el Índice de Desarrollo Archivístico y convertirlo en un instrumento que permita autoevaluar la gestión de los archivos.

j) Coordinar la incorporación en el Índice de Transparencia en el Sector Público, promovido por la Defensoría de los Habitantes, algunos productos de la gestión archivística. (publicación de cuadros de clasificación, tablas de plazos y actas de eliminación de documentos, entre otros)

k) Concientizar a las auditorías internas, para que incorporen en sus planes de trabajo auditorías relacionadas con sistemas de información y gestión de documentos, producto de las evaluaciones del riesgo que realicen en las instituciones.

l) Proponer el trabajo conjunto entre colegios, grupos organizados, instituciones y el órgano rector.

Archivo Nacional de Costa Rica

Archivo Nacional de Costa Rica@AN_CostaRica


Elaborado:Grupo de Trabajo, Dirección General

del Archivo Nacional.

Febrero, 2018.

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PROPUESTA: POLÍTICA NACIONAL PARA LA GESTIÓN Y ... · DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL Propuesta: Política Nacional para la Gestión y Conservación de Documentos (Versión