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Propuesta del Modelo de Procesos Pontificia Universidad Javeriana Cali
Propuesta del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
Pontificia
Universidad
Javeriana Cali
Diseño del Modelo de
Procesos de la
Universidad con Ciclos
de Gestión
Noviembre 17 de 2015
V 6
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Tabla de Contenido
Introducción ....................................................................................................................... 5
Contexto de la propuesta en el marco de la planeación 2012-2021 .............................. 11
Glosario de términos utilizados en el documento .......................................................... 16
Glosario de términos metodológicos .............................................................................. 18
Conceptualización base.................................................................................................... 23
Gestión por procesos ................................................................................................ 24
Modelo de procesos con ciclos de gestión ............................................................... 30
El método para el diseño del modelo de procesos .................................................. 33
Premisas del diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad
Javeriana Cali ............................................................................................................. 39
Identificación de elementos base .................................................................................... 41
Estrategia de la Universidad ..................................................................................... 41
Productos y servicios en la Universidad ................................................................... 42
Agentes principales .................................................................................................... 42
Foco del modelo de procesos ..................................................................................... 45
Línea focal o misional ................................................................................................ 46
Línea de dirección o estratégica ................................................................................ 47
Línea de soporte o de apoyo ...................................................................................... 48
Presentación de la propuesta del Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali ....................................................................................... 51
El diseño ilustrativo del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad
Javeriana Cali .......................................................................................................54
El centro del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali:
grupo de Ciclos Focales ........................................................................................56
Ciclo Formación del Estudiante ................................................................................ 57
Ciclo Oferta Formativa .............................................................................................. 59
Page 2 of 2
Ciclo Servicios a la Comunidad ................................................................................. 61
Ciclo Bienestar de la Comunidad Educativa............................................................. 63
Ciclo Gestión del Talento Humano ........................................................................... 65
Ciclo Investigación ..................................................................................................... 67
Ciclo Integración del Egresado ................................................................................. 69
La dirección del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali:
grupo de Ciclos Estratégicos ................................................................................ 72
Ciclo Planeación Integral ........................................................................................... 73
Ciclo Gestión de la Calidad Institucional .................................................................. 75
Ciclo de Relacionamiento .......................................................................................... 77
El soporte del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali:
grupo de Ciclos y Procesos de Apoyo .................................................................. 79
Ciclos de apoyo .......................................................................................................... 80
Ciclo Gestión de Servicios y Recursos Financieros ................................................. 80
Ciclo Gestión de Información Financiera y Fiscal ................................................... 81
Ciclo Gestión de Servicios y Recursos Tecnológicos ................................................ 82
Ciclo Gestión de Compras ......................................................................................... 84
Ciclo Gestión de Servicios y Recursos físicos ........................................................... 85
Ciclo Gestión de Atracción y Promoción .................................................................. 86
Ciclo Servicios y Recursos de Apoyo para el Aprendizaje y la Investigación ........ 88
Procesos de Apoyo .....................................................................................................90
Proceso Gestión jurídica ............................................................................................ 91
Proceso Gestión documental ..................................................................................... 92
Proceso Gestión de Riesgo y Control ........................................................................ 93
Preguntas frecuentes ....................................................................................................... 96
Consideraciones finales y recomendaciones ................................................................ 103
Anexo 1. Lineamientos para la presentación del modelo de procesos ....................... 106
Introducción
PwC 5
Introducción
Como parte del despliegue de la Planeación Institucional 2012-2021 en la Pontificia
Universidad Javeriana Seccional Cali, se identificó como un asunto fundamental el
implementar un modelo de gestión que facilitara el desarrollo de las iniciativas
estratégicas de la Institución y que se basara en un enfoque de gestión por procesos,
para que permitiera la integración del conjunto de actividades que agregan valor a los
grupos de interés de la Universidad; un modelo de procesos con el que la Institución
se identificara y potencializara sus capacidades hacia la consecución de los objetivos
que se ha propuesto alcanzar en el periodo objeto de su planeación.
Para lo anterior, la Universidad incluyó en su planeación estratégica el proyecto P14 «
Mejoramiento de los Procesos de la Seccional », en el que se ha diseñado el Modelo de
Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali, que a su vez ha servido como
punto de partida para el desarrollo de este proyecto, cuyo propósito principal es
mejorar los procesos de la Seccional teniendo en cuenta la incorporación de la gestión
por procesos en la Universidad, para contribuir al logro de las Megas definidas en la
Visión Institucional 2021 y considerando el impacto en las personas, los procesos
actuales y la estructura1.
En el presente documento se describe en detalle el Modelo de Procesos propuesto para
la Pontificia Universidad Javeriana Cali, el cual fue diseñado con un enfoque de
transversalidad de los procesos y a la luz de la entrega de resultados a los usuarios
finales, que son los receptores de los servicios que ofrece la Universidad. La
metodología utilizada ha sido la de ciclos de gestión propuesta por PwC, que fuera
implementada desde el año 2011 en la Vicerrectoría Administrativa de la Seccional,
entregando resultados positivos2 como lo han demostrado las mejoras presentadas en
el servicio, gracias a la articulación de los ciclos de gestión que fueron abordados en
ese entonces.
Fundamentados en los resultados y beneficios que alberga este modelo de gestión, se
ha diseñado el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali,
considerando todos los procesos que describen su modelo de operación, manteniendo
estricta alineación con la Planeación Institucional 2012-2021, para garantizar que su
conformación atienda las demandas de los objetivos estratégicos y facilite el despliegue
del P14 y de los demás proyectos que hacen parte de dicha planeación.
La Propuesta del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali se
elaboró a partir del referenciamiento3 de otras Instituciones de Educación Superior
1 Planeación institucional Pontificia Universidad Javeriana Cali 2012-2021. 2 Ver sección Preguntas frecuentes, cuarta pregunta: «Se menciona que para la Universidad ha
habido beneficios en el "piloto" que se ha desarrollado con la Vicerrectoría Administrativa,
pero en concreto, ¿cuáles son esos beneficios?». En este apartado se presenta con mayor detalle
las mejoras y resultados positivos obtenidos de la adopción de los ciclos de gestión en la
Vicerrectoría Administrativa. 3 Benchmarking: entregable matriz comparativa entre los modelos encontrados a la luz de aspectos críticos de la Universidad Javeriana Cali – 10/12/2013.
A partir del propósito de mejorar los procesos de la Seccional teniendo en cuenta la incorporación de la gestión por procesos en la Universidad como un medio para lograrlo, se desarrolla en este documento la descripción detallada del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali , el cual fue diseñado con un enfoque de transveralidad de los procesos a la luz de la entrega de resultados al usuario o receptor de los servicios que ofrece la Universidad, haciendo uso de la metodología de Ciclos de Gestión propuesta por PwC y que viene siendo implementada desde el año 2011 en la Vicerrectoría Administrativa de la seccional.
Previo al trabajo con ciclos de gestión en la Vicerrectoría Administrativa en la Universidad, el cierre contable anual se efectuaba alrededor del mes de abril y con gran esfuerzo por parte del equipo de Contabilidad. Una vez se implementaron algunos elementos de la gestión por procesos con foco en los objetivos de los ciclos de gestión, el cierre contable anual se pude terminar en el mes de enero.
PwC 6
(IES) nacionales e internacionales, así como de las particularidades de la Pontificia
Universidad Javeriana en Cali contenidas en las siguientes bases documentales:
• Estatutos Pontificia Universidad Javeriana. 2013
• Proyecto Educativo Institucional (Acuerdo 66 de 1992). Universidad Javeriana
• Planeación Estratégica de la Seccional al 2021.
• Código de Buen Gobierno. 2010
• Políticas, acuerdos y directrices
• Reglamentos • Resolución 2333 (6 marzo
2012). Por medio de la cual se renueva la Acreditación Institucional de Alta Calidad a la Pontificia Universidad Javeriana en la ciudad de Bogotá D.C. y se otorga la Acreditación Institucional de Alta Calidad a la Seccional en la ciudad de Cali.
Considerando el referenciamiento y las particularidades de la Universidad, PwC
construyó una propuesta de Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana
Cali sobre la cual se desarrollaron 4 sesiones de taller4 de diseño del modelo, que
contaron con la participación de un grupo interdisciplinario designado por la
Institución y el equipo de expertos de la Firma:
• Ana Milena Yoshioka, Vicerrectora Académica
• Juan Vianey Gómez, Vicerrector Administrativo
• Mauricio Cortés, Director oficina de Planeación
• Diego Linares, Director oficina Investigación, Desarrollo e Innovación
• Alba Doris Morales, Jefe oficina de Gestión Humana
• Iris Cabra, Asistente oficina de Planeación
• Hernando García, Coordinador de procesos y calidad
• Alexandra Hincapié, Gerente de proyecto PwC
• Guillermo Real, Experto sector educación superior PwC
• Katherine Ramírez, Consultor Senior de proyecto PwC
La propuesta del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali fue
presentada al grupo directivo de la Vicerrectoría Académica el día 16 de enero de 2015.
En esa jornada, que fue denominada de “validación”, se recogieron observaciones que
permitieron ajustar la propuesta que se expone en este documento. Los participantes
de esta sesión de trabajo fueron:
• Ana Milena Yoshioka, Vicerrectora Académica
• Juan Vianey Gómez, Vicerrector Administrativo
• Mauricio Cortés, Director oficina de Planeación
• Alexander Ruiz, Director Encargado Biblioteca
• Andrés Echavarría, Director Biblioteca
• Beatriz Helena Giraldo, Directora oficina Gestión Estudiantil
• Diego Linares, Director oficina Investigación, Desarrollo e Innovación
• Fabián Ignacio Ramírez, Director oficina de Desarrollo Académico
• Julio César Grisales, Director Centro de Consultoría y Educación Continua
• Liliana Martínez, Directora oficina Registro Académico y Admisiones
• Manuel Ramiro Muñoz, Director Instituto de Estudios Interculturales
4 Los días 22 de noviembre de 2013, 20 febrero de 2014, 11 abril de 2014 y 20 de junio de 2014.
El Modelo de procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali fue construido en conjunto entre la Universidad y PwC y presentado al grupo directivo de la Vicerrectoría Académica donde se recogieron algunas observaciones ya incluidas en este documento.
PwC 7
• Ximena Botero, Directora oficina Gestión Profesoral
• Alba Doris Morales, Jefe oficina de Gestión Humana
• Tatiana Valencia, Coordinadora JaveVirtual
• Oscar M. Vásquez, Coordinador oficina de apoyo al Emprendimiento
• Gaia Pagano, Coordinadora Instituto de Estudios Interculturales
• Andrea Gamboa Bermeo, Analista oficina de Desarrollo Académico
• Hernando García, Coordinador de Procesos y Calidad
• Jennifer López, Analista de Mejoramiento de Procesos
• Alexandra Hincapié, Gerente de Proyecto PwC
• Katherine Ramírez, Consultor Senior de Proyecto PwC
Como un segundo ejercicio de validación del Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali, se efectuaron sesiones de trabajo en donde se analizó el
modelo en conjunto desde las diversas perspectivas y conocimiento de los
participantes, enriqueciendo las definiciones y propuestas presentadas en estas
jornadas, efectuadas el 24 y 30 de Abril y el 5 de Junio de 2015 con la participación de:
• Ana Milena Yoshioka, Vicerrectora Académica
• Luis Fernando Granados S.J., Vicerrector del Medio Universitario
• Juan Vianey Gómez, Vicerrector Administrativo
• Alberto Arias, Decano de Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
• Ana Victoria Prados, Directora de carrera de Ingeniería electrónica
• Solanlly Ochoa, Directora de carrera de Psicología
• Julio César Paz, Director de Departamento de Gestión de organizaciones
• María Claudia Villegas, Directora de Departamento de Arte, arquitectura y
Diseño
• Paula Margarita Hurtado, Directora de Departamento de Ciencias de la salud
• Enrique Quintana, Director oficina Jurídica
• Jaime Alberto Reinoso, Director de Centro de Servicios Informáticos
• Mauricio José Cortés, Director oficina de Planeación
• Diego Linares, Director oficina Investigación, Desarrollo e Innovación
• Liliana Tamayo, Directora de Centro de Bienestar
• Ricardo Caicedo, Director de Centro de Expresión Cultural
• Alba Doris Morales, Jefe oficina de Gestión Humana
• César Casas S. J., Asistente del Vicerrector Administrativo
• Álvaro Figueroa C., Profesor del Departamento de Ingeniería Civil e
Industrial
• Alexei Arbona, Profesor y Miembro del Consejo de Regentes
• Luis Roberto Rivera, Asistente del Rector
• Ricardo Alberto Arango, Coordinador de prácticas médicas de la Facultad de
Ciencias de la Salud
• Hernando García, Coordinador de Procesos y Calidad
• Jennifer López, Analista de Mejoramiento de Procesos
• Alexandra Hincapié, Gerente de Proyecto PwC
• Katherine Ramírez, Consultor Senior de Proyecto PwC
Este documento se encuentra estructurado en siete (7) secciones organizadas
secuencialmente, de forma que el lector se contextualice con la información necesaria
PwC 8
antes de ser introducido al Modelo de Procesos. La primera sección es el “Contexto de
la propuesta en el marco de la planeación 2012-2021”, en la que se presenta el
antecedente que da origen a la iniciativa de construir el Modelo de Procesos, los retos
y tendencias de las instituciones de educación superior y la situación actual de la
Universidad frente a sus procesos, señalando las oportunidades de mejora que
justifican la necesidad de construir el Modelo de Procesos de la Pontifica Universidad
Javeriana Cali.
La segunda sección es el “Glosario de términos”, que se encuentra dividido en dos, por
un lado están los términos usados en el documento, que son definiciones de carácter
general y por otro lado, está el glosario de términos metodológicos que son términos
relativos con la metodología BCMM (Business Cycle Management Methodology –
Metodología de gestión de ciclos de negocio) propuesta por PwC y tenida en cuenta
para la elaboración de la propuesta del modelo.
En la tercera sección, “Conceptualización base”, se encuentran los conceptos relativos
a la gestión por procesos y se introduce el concepto End-to-End Business Processes
(Procesos de negocio, gestión para la Universidad, de punta a punta). Así mismo, se
expone la metodología de gestión de ciclos BCMM (por sus siglas en inglés) de PwC,
considerando las 5 fases que comprende y las 6 dimensiones integradoras. Finalmente
se enuncian cada uno de los elementos en los que se fundamenta un modelo de
procesos, explicando su razón de ser.
En la cuarta sección se exponen las “Premisas del diseño del Modelo de Procesos de la
Pontifica Universidad Javeriana Cali”, en donde se expone la información relativa a los
elementos que permitieron enmarcar el modelo, tales como: estrategia de la
Universidad, misión, visión, megas, productos y servicios de la Universidad, atributos
y agentes principales. Acto seguido se presenta la quinta sección “Identificación de
elementos base”, que expone los elementos que integran el modelo explicando a nivel
general el propósito que deben cumplir los ciclos de gestión según la línea en la que
estén enmarcados.
En la sección sexta, “Presentación de la propuesta del Modelo de Procesos de la
Pontifica Universidad Javeriana Cali” se expone el modelo en sí, diseñado a partir de
la fundamentación teórica, incluyendo la representación gráfica del mismo junto con
sus componentes. Además, el lector encontrará la representación gráfica de los grupos
de ciclos según se trate de:
Grupo de ciclos focales.
Grupo de ciclos estratégicos.
Grupo de ciclos de apoyo.
Para cada grupo de ciclos se indica los ciclos que lo integran y se incluye una
representación gráfica que familiariza al lector con la definición de cada grupo de
ciclos de gestión. Luego se presentan para cada uno de ellos, el objetivo, el alcance y
los procesos que lo integrarían.
Es importante recalcar que el Modelo es personalizado a la Pontificia Universidad
Javeriana y que no está integrado únicamente por ciclos, sino que tiene un carácter
mixto, es decir, también está integrado por grupos de procesos que no hacen parte de
PwC 9
ningún ciclo. En la parte final de la presentación de la propuesta se mencionan éstos,
que corresponde en el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
al grupo de procesos de apoyo.
En la séptima y última sección de “Consideraciones finales y recomendaciones”, se
puntualizan algunos aspectos que amplían o facilitan el entendimiento del enfoque del
Modelo y que deben ser considerados a futuro, una vez se detalle el Modelo y se realice
su desglose en distintos niveles jerárquicos.
Para el correcto entendimiento de los conceptos expuestos, así como de la propuesta
del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali, se recomienda al
lector revisar previamente el Glosario de Términos, de manera que cuente con la
definición de los conceptos y expresiones que se emplean en el desarrollo de los
capítulos del documento.
A lo largo de todo el documento se encuentran notas aclaratorias relacionadas con el
contenido del mismo, que fueron consideradas como preguntas frecuentes, las cuáles
pretenden dar un mayor entendimiento al lector y que podrán ser usadas por el equipo
del proyecto para la socialización del modelo a todos los miembros de la Comunidad
Educativa Javeriana.
Contexto de la propuesta en el marco de la planeación 2012-2021 (Inserto construido
por la Universidad)
Contexto de la propuesta en el marco de la planeación 2012-2021
Las Universidades forman parte de la red de organizaciones, estamentos y actores que
constituyen el tejido de una sociedad. Para perfeccionar la administración de la educación
superior, y de las universidades en sí, medida a través de un mejor desempeño de las
funciones que les son propias, docencia, investigación y extensión, se ha llevado a cabo la
introducción y transferencia, a la administración de las mismas, de una serie de conceptos,
herramientas y metodologías que provienen de las ciencias de la organización y la
administración, entre ellos los de planeación y direccionamiento estratégico, sostenibilidad
organizacional, enfoques de gestión basados en el usuario-cliente o basados en la gestión de
procesos y Responsabilidad Social Empresarial (RSE), ente otros. (Tünnermann-2011)5
Aunque estos conceptos y términos, advierten los especialistas, se han aplicado
tradicionalmente a las empresas productivas y de otros servicios, son igualmente utilizables
en las instituciones de educación superior (IES), con las adaptaciones del caso, dada su
naturaleza académica y sin perder de vista el carácter de bien público de la educación
superior. Desde hace ya más de 15 años, Clark (1998)6 señaló, durante la Primera Conferencia
Mundial sobre la Educación Superior, que había llegado el momento para una más
pronunciada “empresarialización” de la Universidad, entendiendo por esto no su
transformación en una unidad comercial o de mercado, como suelen señalar los detractores
de esta idea, sino “su conversión en una instancia capaz de responder con iniciativa propia a
las múltiples demandas que hoy tienen las sociedades que buscan el crecimiento, la cohesión
social y la incorporación a la sociedad global de la información”.
Esta transferencia e introducción de términos y metodologías han sido analizadas por la
Compañía de Jesús, como consta en el documento “Universidades para el mundo. Las
universidades jesuitas de México ante los desafíos del cambio de época”, donde se plantea
que la construcción de la universidad jesuita del futuro, plenamente enraizada en la realidad
local, regional, nacional y mundial, tiene que realizarse considerando el marco de ciertas
tendencias globales y locales que está experimentando la educación superior, a partir del
momento histórico-cultural que vive la humanidad en nuestros días (Fernandez – 2010)7 .
De acuerdo con Fernández (2010), “En esta búsqueda de mayor congruencia entre nuestra inspiración y nuestro quehacer cotidiano, tenemos que irnos transformando hacia adentro para asegurar una mucha mayor incidencia hacia afuera. Más concretamente, se propone
5 TÜNNERMANN BERNHEIM, Carlos, et al. La educación superior frente a los desafíos contemporáneos. Pensamiento Universitario, 2011, no 22, p. 95-109. 6 CLARK, Burton R. The entrepreneurial university: Demand and response 1. Tertiary Education & Management, 1998, vol. 4, no 1, p. 5-16. 7 FERNÁNDEZ FONT, Fernando S.J. Universidades para el mundo. Las universidades jesuitas de México ante los desafíos del cambio de época. Documento generado por el Seminario de Educación Superior del asistente provincial para Educación de la Compañía de Jesús. Octubre, 2010.
que las organizaciones de baja complejidad se transformen a organizaciones de alta complejidad, lo que implica dejar prácticas tradicionales, esquemas rígidos y verticales que buscan control, para dar paso a nuevas prácticas de gestión compleja del conocimiento, con estructuras horizontales y flexibles y visiones centradas en los procesos y en los resultados”.
Igualmente, en el Proyecto Educativo Común (PEC), adoptado por la Conferencia de Provinciales Jesuitas de América Latina en 2005 (CPAL-2005)8, se estableció que en las instituciones de educación jesuitas “…la visión, la misión, la integración del sector educativo, los cambios, las dificultades de sostenibilidad y nuevas exigencias requieren un nuevo diseño organizacional…”, y destaca la planeación y la organización como elementos esenciales de la vida de las instituciones y la importancia de un estilo de gestión identificado con la visión ignaciana del ser humano y de la sociedad.
En el ámbito nacional, el MEN, en relación con las tendencias del fortalecimiento de la gestión de instituciones de educación superior en el país, ha planteado, en la prospectiva de la educación para los próximos años (MEN-2002)9, que los mecanismos tradicionales de inspección y vigilancia del Estado han evolucionado a sistemas de aseguramiento de la calidad, que establecen criterios y condiciones mínimas que reafirman el ejercicio de la autonomía de las instituciones y su capacidad de autorregulación, a la vez que les permiten rendir cuentas sobre la calidad del servicio educativo, con lo que se fortalece su capacidad de gestionar procesos que les permitan alcanzar los resultados esperados. En línea con lo anterior, ya se ha mencionado como una de las estrategias para mejorar la eficiencia del sistema de educación superior el incluir como parte de la acreditación institucional una evaluación detallada del modelo de gestión de las instituciones de educación superior y que cuente con procesos soportados en sistemas de información.
En el año 2002, cuando se dio inicio en la Javeriana al proyecto de un Sistema de Información Universitaria (SIU), se señaló que resultaba “…imprescindible rediseñar e implantar procesos organizacionales estándares, ágiles y oportunos a través de toda la Universidad y sus sedes” (PUJ-2002)10, así como también “… maximizar la eficiencia y agilidad en la gestión universitaria a través de procesos simplificados y uso de tecnologías que faciliten la gestión de la administración universitaria”(PUJ-2002)
Dichos requerimientos se ratificarían en parte en el año 2012, cuando profesores del departamento de Ingeniería Civil e Industrial llevaron a cabo un diagnóstico de los principales problemas relacionados con los procesos en la Seccional, a través de un sondeo a distintos miembros y estamentos de la Comunidad Educativa sobre la percepción de los procesos más críticos en la Universidad; también identificados en otros estudios institucionales como las autoevaluaciones institucional y de programas, en donde se explicitaron algunos de los principales problemas relacionados con los procesos y en general sobre las actividades académico-administrativas (PUJ-2012)11
8 CPAL, Proyecto Educativo Común de la compañía de Jesús en América Latina., Brasil, 2005. 9 PEÑA BORRERO, Margarita. Educación: Visión 2019. [Education: Visión 2019]. Bogotá: Ministerio de Educación Nacional. 2006. 10 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Marco de referencia Proyecto 1. Administración de Estudiantes. Bogotá, Junio 7 de 2002 11 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Proyecto P14: Rediseño y mejoramiento de los procesos académicos y administrativos. Cali: Junio de 2012
Del diagnóstico se extraen algunas de las problemáticas y sus posibles causas:
Toma de decisiones:
o Centralización en la toma de decisiones, sin reconocer las especificidades de las unidades y dependencias de la Universidad.
o Desarticulación de procesos debido a iniciativas de mejoramiento aisladas, a que no se comparten las buenas prácticas, a la falta de claridad en los procesos y a la implementación de cambios no comunicados.
o Sistemas de información deficientes, complejos, desactualizados y lentos. o Falta claridad en las políticas académicas y administrativas, por una incoherencia entre
las prioridades, las políticas y el presupuesto. o Procesos burocratizados y con falta claridad en los procesos, por falta de comunicación
y relación entre dependencias.
Afectaciones a la Formación Integral
o Falta de seguimiento al ciclo de vida del estudiante. o Poca disponibilidad de la planta física, por incremento en la oferta de cursos y
concentración en franjas horarias. o Deficiente gestión del talento humano especializado y falta de formación en gestión
académica para los directivos nombrados. o Necesidad de mejorar la vocación de servicio hacia los usuarios de los servicios. o Algunos espacios son poco adecuados e insuficientes (biblioteca, lugares de estudio,
áreas de descanso). o Dificultad para aplicar criterios de selección de estudiantes, debido a la disminución en
el número de inscritos. o Incoherencia entre las políticas institucionales y las normas, lo cual afecta el desempeño
de los programas y departamentos.
Difusión de programas, proyectos y logros de la Universidad:
o Deficiente gestión en comunicación interna y externa. o Una página WEB desactualizada, deficiente y obsoleta.
Factores que inciden en la disminución de la confianza de la Comunidad Educativa
o Las dificultades en la comunicación. o La lentitud en las decisiones, se pierden oportunidades o La baja vocación de servicio o Estar centrados en la tarea o actividad y no en el proceso. o La demora en la toma de decisiones. o La falta de claridad en las políticas académicas y administrativas
Para lograr una mejora integral no es suficiente con rediseñar o mejorar los procesos, es necesario definir y actualizar el marco normativo vigente, ya que este afecta o influye en todos los procesos de la organización.
Es así, como en el marco de la Planeación Institucional 2012-2021, se ha establecido como una de las Megas que la definen, la Mega Sostenibilidad (PUJ-2015)12, cuyo propósito es realizar actividades y ejecutar proyectos necesarios para el cumplimiento de las funciones
12 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Planeación estratégica de la Seccional al 2021, Cali, julio de 2015.
sustantivas y para el desarrollo presente de la Institución, sin que ello implique el sacrificio o deterioro de la capacidad futura de la misma. Para asegurar esta capacidad, la Universidad debe adquirir, crear y preservar activos y recursos tangibles e intangibles. En la Seccional la sostenibilidad se buscará en tres aspectos: el económico, el ambiental y el social.
En este marco, se ha planteado como uno de los ejes que representan el trabajo de la Seccional en esta Mega, el de la gestión universitaria, que se entiende como el conjunto de acciones que la Universidad realiza para asegurar el resultado presente y futuro en materia financiera y para el cual dispone de recursos físicos, tecnológicos y operativos que soportan su quehacer. Una eficiente administración de estos recursos le permite a la Universidad disponer de la estructura e infraestructura necesaria y adecuada a las mayores exigencias de la educación superior. (PUJ-2015)13
En este planteamiento estratégico de la Seccional se ha establecido el proyecto Mejoramiento de los Procesos de la Seccional, P-14, como uno de los varios instrumentos que permitirán materializar la Mega de sostenibilidad en el eje de gestión universitaria y que a la vez es transversal a las acciones de mejoramiento propuestas en el proceso de autoevaluación institucional, ya que se centra en mejorar la gestión del día a día de los servicios que se ofrecen en la Universidad y que apuntan a la satisfacción de las expectativas que tienen las personas que los solicitan.
Este proyecto P14-Mejoramiento de los Procesos de la Seccional, busca contribuir al mejoramiento de la gestión universitaria logrando mayores y mejores niveles de desempeño de los procesos operativos en la Seccional, a través de la incorporación de la gestión por procesos en la Universidad.
De esta forma se incorporará en la Universidad la gestión por procesos con un enfoque en los usuarios, esto significa que se incluyen todos los procesos académicos y administrativos, considerando también las relaciones que se establecen con todos los grupos de interés. En ese sentido, la implementación de Gestión por Procesos no se hará en su forma original y se adaptará a las características de la Universidad; se tendrá particular cuidado con los posibles impactos o efectos en las personas de la comunidad Javeriana, en los procesos y reglamentos, y en la estructura organizacional.
Como parte del trabajo adelantado, se ha realizado un conjunto de actividades participativas que permiten presentar a continuación la propuesta del modelo de procesos que se pretende implementar. De esta forma este documento más que convertirse en un punto de llegada del proyecto P14, es en realidad, para el mejoramiento de la gestión universitaria, un punto de partida a partir del cual todos los miembros de la Comunidad Educativa Javeriana trabajarán y participarán en su construcción y apropiación.
13 Idem.
Glosario de términos
PwC 16
Glosario de términos utilizados en el documento
Los términos y definiciones que se presentan a continuación fueron definidos y acordados por el equipo que participó en la diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali:
Administración: proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales.14
Alta dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan una organización.15
Aseguramiento: acción y efecto de asegurar. Hacer que alguien o algo queden seguros y firmes. Decir algo con seguridad y sin duda. Confirmar o aseverar la realidad o certeza de algo. Hacer que algo quede seguro o garantizado.16
Atributo de producto-servicio: cada una de las cualidades o propiedades de un ser17; para este caso del producto-servicio.
Cadena de valor: conjunto de actividades que lleva a cabo una organización para diseñar, generar productos y/o servicios y ofrecerlos al consumidor final18.
Calidad: grado en que un conjunto de características cumple con los requisitos.
Certificación: acto mediante el cual una persona o institución independiente atestigua que una persona, organización, producto, proceso o servicio se ajusta a determinadas normas mediante un acta o comprobante en el que se da fe documental del cumplimiento de todos los requisitos exigidos en dichas normas.
Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.19
14 CHIAVENATO, Idalberto, et al. Introducción a la Teoría general de la Administración-Capítulo 4. 1995. 15 NORMA, I. S.O. 9000: 2005. Sistemas de Gestión de la Calidad–Fundamentos y vocabulario, 2005. 16 RAE, Real Academia Española. Diccionario de la lengua española. Vigésima segunda Edición. Disponible en línea en http://www. rae. es/rae. html, 2001. 17 Ídem 18 PORTER, Michael E. Competitive adventage: Creating and Sustaining Superior Performance. 1985. 19 NORMA, I. S. O. 9000: 2005. Sistemas de Gestión de la Calidad–Fundamentos y vocabulario, 2005.
PwC 17
Eficacia: grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.20
Efectividad: la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado.
Estrategia: arte, de dirigir las operaciones militares. Arte, traza para dirigir un asunto. En un proceso regulable, conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento21.
Estructura de la organización: disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal22.
Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización23.
Mapa de procesos: representación del conjunto de procesos de una organización y sus interrelaciones a nivel macro. Proporciona una visión sistémica de la organización24.
Metodología: ciencia del método. Conjunto de métodos que se siguen en una
investigación científica o en una exposición doctrinal.
Modelo: representación de un sistema real con cierto grado de precisión y en la forma más completa que sea posible, sin que llegue a ser en sí la realidad misma25.
Organización: conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones26.
Productos y servicios: es el resultado de un proceso27.
Proyecto: proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos28.
Satisfacción del cliente29: percepción del cliente (usuario) sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos30.
20 NORMA, I. S. O. 9000: 2005. Sistemas de Gestión de la Calidad–Fundamentos y vocabulario, 2005. 21 RAE, Real Academia Española. Diccionario de la lengua española. Vigésima segunda Edición. Disponible en línea en http://www. rae. es/rae. html, 2001 22 NORMA, I. S. O. 9000: 2005. Sistemas de Gestión de la Calidad–Fundamentos y vocabulario, 2005. 23 Ídem 24 Definición sustentada en conceptos de PÉREZ FERNÁNDEZ DE VELASCO, José Antonio; Gestión por procesos. ESIC Editorial, 2007. 25 NORMA, I. S. O. 9000: 2005. Sistemas de Gestión de la Calidad–Fundamentos y vocabulario, 2005. 26 Ídem 27 Ídem. 28 Ídem. 29 El cliente es entendido en este documento como el usuario. 30 NORMA, I. S. O. 9000: 2005. Sistemas de Gestión de la Calidad–Fundamentos y vocabulario, 2005.
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Glosario de términos metodológicos
Los términos que se presentan a continuación son propios de la metodología BCMM (Business Cycle Management Methodology) propia de PwC:
Actividad: acción que se lleva a cabo en cumplimiento de un propósito, tiene un principio y un fin, consume recursos y puede estar sometida a reglas o normas (Comprende tareas ejecutadas por el talento humano o por sistemas de información). Hace parte de un proceso.
Acuerdo de nivel de servicio –ANS-: elemento que formaliza la relación
entre usuarios y proveedores de los ciclos y procesos, en el que se establecen los puntos de contacto y de comunicación, las responsabilidades y niveles de servicio que regirán la relación, con miras a fijar claramente las necesidades y el nivel de satisfacción de cada parte (Usuario y Proveedor), con lo que se obtendrá la sinergia que dinamiza el ciclo y/o el proceso.
Agentes principales: grupos de interés hacia los cuales el Modelo de Procesos debe proporcionar respuestas, productos y/o servicios, iniciativas u otro tipo de resultados que satisfagan sus necesidades.
Alcance de ciclo de gestión: identifica los límites del ciclo de gestión, es decir, su inicio, finalización y cobertura. Para mayor ilustración sobre el alcance ver el Anexo 1.
Alcance del proceso: identifica los límites del proceso, es decir, su inicio, finalización y cobertura. Para mayor ilustración sobre el alcance ver el Anexo 1.
Alineación estratégica: dimensión en la que se identifica y entiende de forma clara hacia dónde la organización se propone orientar sus esfuerzos, en dónde quiere invertir y qué alcanzará con esas iniciativas, como parte de esta alineación estratégica, se identifican los procesos críticos para la estrategia organizacional vigente y se priorizan contemplando aspectos tales como la eficiencia, minimización de los riesgos, reducción de redundancias y con mayor énfasis en la calidad del servicio resultante del proceso.
Ciclo de gestión: encadenamientos de procesos que se organizan de manera secuencial alrededor de un propósito común que se encuentra focalizado en la satisfacción de una necesidad, la cual es única e irrepetible al interior del modelo de procesos y que puede entregar resultados a usuarios internos o externos a la organización.
Cultura de procesos: dimensión de la metodología BCMM Business Cycle Management Methodology de PwC en la que se definen las iniciativas y políticas de la alta dirección alrededor de la gestión por procesos, así como los planes periódicos de gestión del cambio y la identificación de los elementos culturales positivos y propios de la organización que deban ser contemplados en la
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instalación de la cultura de procesos a todo nivel. En la metodología BCMM de PwC esta dimensión abarca la concepción en cada persona de asumir los roles de usuario y de proveedor de por lo menos uno de los procesos que conforman el modelo, contemplando su involucramiento en el alcance o no de los objetivos trazados para cada proceso. La cultura de procesos representa la forma de actuar de los participantes de la organización enfocada en la creación de valor para el cliente, a partir de la definición de los procesos que se desarrollan, con el fin de optimizar su ejecución y enfocarse en la calidad. La cultura de procesos fomenta el trabajo en equipo y la eficiencia global al acabar con la creación de islas que dificultan la colaboración.
Enfoque End To End (E2E Business Processes): marco de referencia usado internacionalmente para la modernización de los modelos de operación31, que en términos de procesos hace uso de ciclos de procesos estándar o particularizados según la industria y persigue la transversalidad de los mismos al interior de la organización. Este enfoque involucra la visión global del encadenamiento de procesos y/o actividades, desde que surge una necesidad a satisfacer en la organización, hasta que esta es satisfecha, contemplando que el nacimiento de la necesidad se da en el mismo punto en que ésta fue satisfecha. Es decir, que se consideran todos los procesos y/o actividades necesarias de punta a punta para satisfacer la necesidad.
Entradas de proceso: insumos tales como información, documentos o recursos necesarios que serán transformados en el proceso.
Foco del modelo de procesos: eje principal alrededor del cual se fundamenta, concentra y desarrolla el diseño del modelo de procesos, considerándose como el centro de todo el modelo sobre el cual todos los procesos de la organización se reúnen. Representa el foco hacia el cual se encaminan todos los ciclos de gestión que conforman el modelo; siendo este el centro alrededor del cual todos los ciclos y procesos de la organización concentrarán sus esfuerzos para la satisfacción de las necesidades de los usuarios.
Gestión del conocimiento de la gestión por procesos: dimensión que involucra la dinamización de la gestión por procesos a través de la actualización del modelo de procesos y de sus ciclos de manera permanente, la divulgación de los mismos y el fomento en la cultura organizacional alrededor de la gestión por procesos.
Gestión por procesos: disciplina para gestionar toda la organización basándose en los procesos, la cual busca la coordinación mediante el contacto directo entre las personas interesadas, la oportuna planeación y la adopción de directrices y políticas para el fomento del mejoramiento y la continuidad de los procesos. Prioriza la participación a todo nivel, el entrelazamiento y la integración para que todos trabajen coordinadamente en equipo.
Jerarquía de procesos: nivel de segregación de los procesos que conforman el modelo de procesos. Considerando en un primer nivel los ciclos de gestión y
31 Definición sustentada en: OFFICE OF THE DEPUTY CHIEF MANAGEMENT OFFICER, Department of Defense. End-To-End Business Process Integration Framework. 2013.
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en un segundo nivel los procesos; los ciclos de gestión (Nivel I) están conformados por procesos (Nivel II).
Línea de dirección o estratégica: agrupamiento de ciclos y/o procesos que proporcionan dirección a la organización; aquellos que trazan el rumbo y disponen de elementos estratégicos clave a su interior, encaminados hacia el desarrollo de los demás procesos y al logro de la Visión.
Línea de procesos: agrupamiento de un conjunto de procesos afines, según sean de connotación estratégica, focal o de apoyo.
Línea de soporte o apoyo: agrupamiento de ciclos y/o procesos que facilitan a los demás grupos de ciclos y/o procesos los resultados y entradas que éstos necesitan para la generación de productos y/o servicios.
Línea focal o misional: agrupamiento de ciclos y/o procesos que enmarcan el encadenamiento de generación de valor para la entrega de los productos y/o servicios que se ofrecen desde la organización. Contiene los ciclos que se encuentran en directa relación con el foco del modelo de procesos.
Mejoramiento y perfección: dimensión que analiza a profundidad los resultados de los ciclos de gestión y sus procesos considerando su alineación con los objetivos estratégicos, su grado de contribución al alcance de la Visión y la flexibilidad y adaptación del modelo hacia la dinámica organizacional, que está caracterizada por un comportamiento de cambio permanente en su entorno.
Modelamiento de ciclos: dimensión en la que se determina el modelo de procesos sobre el cual se desplegará el diseño en detalle de los ciclos de gestión y de los procesos, así como los demás niveles de la jerarquía del modelo de procesos (procedimientos, actividades y tareas) que sean necesarios para el mejoramiento del desempeño de la organización.
Modelo de procesos: esquema integrado y personalizado de la organización,
mediante el cual se facilita la gestión por procesos y orientado al alcance de los objetivos estratégicos establecidos.
Naturaleza del ciclo de gestión: criterio principal de clasificación de los procesos que deben estar incluidos en un ciclo, el cual habilita el encadenamiento y organización de procesos con características afines alrededor de la satisfacción de una necesidad. La Naturaleza se encuentra vinculada al objetivo del ciclo de gestión, mas no es el objetivo mismo. Para mayor ilustración sobre el alcance ver el Anexo 1.
Objetivo del ciclo de gestión: identifica la intención y finalidad del ciclo de gestión hacia la cual deben dirigirse los recursos y los esfuerzos para dar cumplimiento a una meta que persigue el ciclo dentro del modelo de procesos. Para mayor ilustración sobre el alcance ver el Anexo 1.
Objetivo del proceso: identifica la intensión y finalidad del proceso hacia la cual deben dirigirse los recursos y los esfuerzos para dar cumplimiento a una meta que persigue el proceso dentro del ciclo de gestión al que pertenece o dentro del modelo de procesos. Para mayor ilustración sobre el alcance ver el Anexo 1.
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Procedimiento: descripción secuencial de las actividades que se llevan a cabo dentro de un proceso.
Proceso: secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que se transforman en productos/servicios o resultados con características definidas, unos insumos o recursos variables, agregándoles valor con un sentido específico para el usuario-cliente.
Proceso de apoyo: proceso que pertenece al grupo de ciclos y/o procesos de apoyo dentro del modelo de procesos y que se caracterizan por ser o proporcionar el soporte que permite realizar la operación de la organización.
Proceso estratégico: proceso que pertenece al grupo de ciclos y/o procesos estratégicos o de dirección y que permite desarrollar e implantar la estrategia de la organización. Ejemplo: los procesos relacionados con la planeación estratégica organizacional.
Proceso focal: proceso que pertenece al grupo de ciclos y/o procesos focales y/o misionales, que se caracterizan porque afectan de modo directo la prestación de un servicio y por lo tanto la satisfacción del foco del modelo de procesos. Ejemplo: los procesos relacionados con la prestación del servicio de educación superior que se ofrece.
Productividad: dimensión en que se tiene la medición de resultados alcanzados frente a las metas de cada ciclo de gestión, teniendo en cuenta el aporte de sus procesos, así como el del equipo de trabajo participante, bajo una visión de conjunto, en donde el aporte de cada miembro del equipo es clave.
Promesa de valor al usuario: representa los atributos que las
organizaciones suministran a través de sus servicios y/o productos para crear fidelidad y satisfacción de los usuarios-clientes.
Proveedor del proceso: fuente de las entradas que se requieren para la transformación y generación del resultado esperado (producto / servicio) en un proceso.
Salidas de proceso: productos y/o servicios resultado de la transformación al interior de un proceso.
Usuario: destino de las salidas de proceso que satisfacen sus necesidades. Persona o proceso al que se le entrega un producto o se le presta un servicio.
Conceptualización base
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Conceptualización base El proceso, de acuerdo con las normas ISO 9000, es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan para transformar los elementos de entrada en resultados. Un proceso está conformado por elementos base, como se puede observar en la Gráfica No. 1:
Gráfico No 1. Elementos que conforman un proceso
Fuente: Norma ISO 9000. Versión 2008
Alrededor de este concepto se fundamenta el desarrollo del modelo de procesos, como uno de los tres pilares en que se consolida la gestión integral en las organizaciones (Véase Gráfico No. 2.).
Gráfico No. 2. Gestión Integral en las Organizaciones
Fuente: Gateway. PwC.
Un proceso tiene un principio y un fin.
La finalidad de un proceso es generar un producto y/o servicio para satisfacer la necesidad de un usuario.
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A partir de la planeación estratégica, la cual establece el marco de actuación y la focalización de la organización hacia el logro de objetivos medibles y alcanzables, se hace necesario contar con los otros dos pilares de la Gestión Integral, para que articulados puedan apalancar el alcance de los propósitos de largo plazo de la organización. En orden, una vez se cuenta con el direccionamiento estratégico (Planeación Estratégica de la Seccional al 2021), se define el cómo se responderá a esa estrategia trazada, así como el qué hacer y el cómo generar los servicios. Estas preguntas se responden a través del establecimiento del modelo de procesos alineado a la estrategia trazada.
Posteriormente, se alinea la estructura organizacional con el modelo de procesos y con la estrategia de la organización, en donde la gestión organizacional permite precisar cómo se debe organizar y qué roles desempeñarán los talentos. Este proceso necesita estar acompañado de la transformación cultural de la organización, de manera que se interiorice el concepto hacia una realidad natural, benéfica y entendible.
En línea con lo anterior, la Universidad ha emprendido la labor de construir un modelo de gestión integral en el que una vez ha definido su gestión estratégica, continúa con la gestión de procesos, punto en el que nos encontramos, a través del diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali.
Gestión por procesos
Es la forma de gestionar toda la organización basándose en los procesos, entendiendo esto, como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor agregado sobre un insumo para conseguir un resultado que a su vez satisfaga los requerimientos del usuario.
La gestión por procesos prioriza el proceso sobre la función, es decir, el enfoque es la integralidad, donde la razón última no es el producto o servicio sino el usuario. Este cambio de enfoque ha implicado una modificación a los modelos de gestión tradicionales, que fueron ampliamente utilizados décadas atrás y que frente al dinamismo del entorno y las demandas de los grupos de interés que rodean a las organizaciones, hoy no responden acertada y oportunamente a las necesidades de estos grupos
El enfoque basado en procesos, involucra un cambio de perspectiva sobre algunos de los elementos de la gestión (Véase Tabla No. 1)., aportando un conjunto de beneficios, que según el tipo de organización, pueden implementarse alcanzando ganancias tempranas, de mediano y largo plazo:
Un proceso transforma o complementa las entradas para generar valor al usuario.
Un proceso debe ser medido, controlado, evaluado y mejorado.
La gestión por procesos se fundamenta en la orientación al usuario y hacia el cumplimiento de objetivos.
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Tabla No. 1. Enfoque funcional vs. enfoque procesos
Enfoque Funcional Enfoque Procesos
Unifuncionalidad Polifuncionalidad Funciones Procesos
Fragmentación Integración Individuo Equipo
Rigidez Flexibilidad Medir para evaluar la tarea Medir para mejorar el proceso
Operación manual Incorporar tecnología Patrones Líderes
Enfoque en el producto Enfoque en el usuario-cliente
Fuente: fundamentos BCMM
Todas las organizaciones se desempeñan bajo esquemas de procesos.
La gestión por procesos se fundamenta en la generación de valor agregado al usuario, buscando así la eficiencia de la organización como un todo y no la de cada una de sus áreas, unidades o departamentos, requiriendo para ello romper los silos o islas en las que se convirtieron las unidades funcionales que plantea el organigrama tradicional32. De allí, y desde hace muchos años, las organizaciones han adoptado el enfoque de gestión por procesos a través del establecimiento de su Cadena de Valor o de un Mapa de Procesos, como el conjunto de procesos y sus interrelaciones alrededor de la satisfacción de las necesidades de sus usuarios, de forma que con la transformación de las entradas de dichos procesos se agregue valor a los productos y/o servicios que se van a entregar a sus usuarios.
Por lo anterior, el esquema de gestión por procesos implica el involucramiento de los actores de forma que sea sencillo de entender y acoger; la complejidad de la adopción de este enfoque se concentra fundamentalmente en la metodología que se emplee para organizar los procesos que la organización desarrolla con foco en la satisfacción de la expectativa de valor del receptor.
En esta vía, se hace necesario que la metodología para la transformación de una organización con un enfoque de trabajo funcional a uno de trabajo por procesos, apoye la transición de una manera más natural, lógica y sobre todo que proporcione a las personas un claro entendimiento de la transversalidad requerida entre los procesos para poder satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios. En concordancia, un tradicional, pero claro ejemplo de la transversalidad, es cuando realizamos una adquisición de un bien o servicio en la que requerimos de los departamentos/áreas/oficinas comúnmente presentes en la estructura organizacional: Departamento o Carrera, Compras, Almacén, Jurídica, Contabilidad y finalmente Tesorería para efectuar el pago al proveedor. En un enfoque funcional, este conjunto
32 PÉREZ FERNÁNDEZ DE VELASCO, José Antonio; Gestión por procesos. ESIC Editorial, 2007.
La gestión por procesos se focaliza en la eficiencia global de los recursos al tener una visión de la transversalidad de los procesos.
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de áreas no interactúan integralmente persiguiendo un solo objetivo: proveer los bienes y/o servicios a quien los requiere en la organización; cada área aporta de manera independiente a este mismo propósito, mientras en un enfoque por procesos todas estas áreas deben estar involucradas alrededor de la consecución de un mismo objetivo.
Los procesos pueden estar documentados o ser de aceptación común (empíricos).
Para alcanzar lo anteriormente expuesto, PwC ha adoptado el concepto End-to-End (E2E) Business Processes33, que es un marco de referencia usado internacionalmente para la modernización de los modelos de operación de diversas compañías e instituciones, y que se ha convertido en uno de los elementos para la construcción de organizaciones más eficientes y productivas, apoyadas en tecnología, automatización de sus procesos y el mejoramiento continuo de su gestión.
El marco E2E Business Processes hace uso de ciclos de procesos estándar conocidos por sus siglas, entre los cuales se encuentran P2P (Purchase to pay), O2C (Order to Cash) o H2R (Hire to Retire), o ciclos particularizados de acuerdo con la industria y la organización, los cuales permiten enmarcar el quehacer de cada empresa de una forma estándar, por lo que comúnmente se denominan “ciclos de negocio”34. Este marco (E2E), acompañado de los “ciclos de negocio”, ha servido de fundamento en la construcción de los flujos de operación incluidos en los ERP35 y demás sistemas integrados de información disponibles en el mercado, de forma que se hacen necesarios para gestionar por procesos y generar realmente un cambio en la organización. Atendiendo la naturaleza de la Universidad Javeriana Cali, los denominados “ciclos de negocio”, serán renombrados como “ciclos de gestión”.
De la mano del marco E2E expuesto en el párrafo anterior, PwC ha desarrollado la metodología de gestión de ciclos BCMM36 la cual se concentra en el diseño, construcción y despliegue de los procesos de la organización descritos a través de ciclos de negocio37 dispuestos alrededor de la satisfacción de una necesidad; a partir de la cual se estructurará el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali. Esta metodología aborda 5 Fases esenciales: evaluación, diseño, construcción, implementación y operación/revisión, como hilo conductor, que se integra alrededor de 6 dimensiones (Véase Grafica No. 3)
33 DAYAL, Umeshwar; HSU, Meichun; LADIN, Rivka. Business Process Coordination: State of the Art, Trends, and Open Issues. En VLDB. 2001. p. 3-13. 34 Considerando la característica de institución de educación superior, la Pontificia Universidad Javeriana Cali ha adoptado el término con la denominación “Ciclos de gestión”. 35 Enterprise Resource Planning. 36 PwC, Business Cycle Management Methodology. 37 Para la Pontificia Universidad Javeriana Cali denominados Ciclos de gestión.
PwC ha utilizado su metodología de gestión con ciclos para el diseño del Modelo de procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali.
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Gráfica No. 3. Business Cycle Management Methodology (BCMM)
Fuente: BCMM. PwC
En la metodología de ciclos de gestión, el éxito de la implementación de la gestión por procesos no se encuentra en la documentación de los procesos y sus actividades, sino en la conjugación de las dimensiones38: «estrategia», «modelo de procesos», «instalación de cultura y filosofía de procesos», «gestión del conocimiento», «gestión de la productividad» y el «mejoramiento y perfección», con un enfoque permanente hacia la búsqueda de la perfección del modelo y de su operación al interior de la Organización (Véase Gráfica No. 4).
Gráfica N°. 4. Dimensiones de la Metodología de Gestión de Ciclos BCMM.
Fuente: BCMM. PwC
38 PwC, Dimensiones de la Metodología de Gestión de Ciclos BCMM.
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En esta metodología, iniciando por la Alineación Estratégica, se identifica y entiende de forma clara hacia dónde se propone la organización orientar sus esfuerzos, en dónde quiere invertir y qué alcanzará con esas iniciativas; se inicia con la implementación de la estrategia haciéndola tangible en los diferentes niveles de la organización, a través de la gestión de los programas y proyectos desprendidos de la estrategia alrededor de los ciclos de gestión. Como parte de esta alineación estratégica se identifican los procesos críticos para la estrategia organizacional vigente y se priorizan contemplando aspectos tales como la eficiencia, minimización de los riesgos, reducción de redundancias y con mayor énfasis en la calidad del servicio resultante del proceso. En la dimensión Modelamiento de Ciclos (que es la dimensión de donde se ha diseñado el Modelo de procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali como parte del proyecto P14), se determina el modelo de procesos sobre el cual se deseplegará el detalle del diseño de los ciclos de gestión, los procesos, procedimientos y actividades que sean necesarios para el mejoramiento del desempeño de la organización, alineado con la simplificación, la medición y el adecuado soporte a la toma oportuna de decisiones.
Un modelo de procesos es un esquema integrado y personalizado de la organización, mediante el cual se facilita la gestión por procesos hacia una visión sistémica del trabajo, orientado al alcance de los objetivos estratégicos establecidos.
Una vez establecido el modelo de procesos de la Institución, basado en ciclos de gestión que fomentan la visión transversal (Enfoque End To End), se continúa con el desglose de procesos a los niveles de detalle que se requieran, es decir, los procesos se especifican de acuerdo con su jerarquía establecida para la organización a nivel de subprocesos, procedimientos, actividades, tareas y pasos que conjugados, orienten el talento humano hacia la eficiencia y hacia el aseguramiento de los resultados de cada proceso, en cuanto a los propósitos y metas particulares, lo mismo que su aporte al conjunto.
En la dimensión Cultura de Procesos, se definen las iniciativas y políticas de la alta dirección alrededor de la gestión por procesos, así como los planes periódicos de gestión del cambio y la identificación de los elementos culturales positivos y propios de la Universidad que deban ser contemplados en la instalación de la cultura de procesos a todo nivel. Es situar a la Institución en un “cambio de chip”, de la función hacia el proceso, de la visión individual a la colectiva, de la marcación de fronteras a la marcación de metas, de la especialización en la tarea a la especialización en el proceso.
Esta dimensión abarca la concepción de quecada persona asume los roles de usuario y de proveedor de por lo menos uno de los procesos que conforman el modelo, contemplando su involucramiento en el alcance o no de los objetivos trazados para cada proceso.
La gestión por procesos facilita la identificación de limitantes para conseguir los objetivos y para poder tomar decisiones que impliquen un enfoque más global.
La gestión por procesos fomenta una mayor comunicación entre ejecutores que en las áreas de trabajo de una organización funcional,las cuales normalmente no se comunican.
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La dimensión Gestión del Conocimiento involucra la actualización del modelo de procesos y sus ciclos de manera permanente, la divulgación de los mismos y la introducción de los nuevos actores de la Universidad en la cultura que se vive en ella alrededor de la gestión por procesos, así como el instalar conversaciones orientadas en los ciclos de gestión de la Institución para responder a interrogantes como: ¿qué podemos mejorar? ¿qué hemos hecho bien? ¿qué éxitos hemos alcanzado? ¿cómo podemos emplear las lecciones aprendidas para perfeccionar nuestro modelo?.
En concreto, la Gestión del Conociminto incorpora la publicación de la información de los procesos y de sus cambios, el implementar campañas periódicas de beneficios y ventajas de la gestión por procesos, la medición periódica de la interiorización de la cultura de gestión por procesos y el despliegue de plan de capacitaciones alrededor del modelo de procesos con ciclos de gestión.
Una vez se ha implementado el modelo objeto, en la dimensión Gestión de la Productividad, se tiene la medición del día a día, a través del establecimiento de metas y resultados alcanzados por cada ciclo de gestión y el grado de aporte que cada uno de sus procesos da al cumplimiento del objetivo de todo el ciclo, y la administración del equipo de personas actoras en los ciclos y procesos, bajo una visión de equipo, en donde la visión individual de cada persona, como actor clave dentro del modelo de procesos, es prioritaria.
En esta dimensión se establecen los “Acuerdos de Nivel de Servicio” (ANS)39, como un elemento que formaliza la relación entre usuarios y proveedores de los ciclos y procesos, en el que se establecen los puntos de contacto y de comunicación, las responsabilidades y niveles de servicio que regirán la relación, con miras a fijar claramente las necesidades y el nivel de satisfacción de cada parte (usuario/Proveedor), con lo que se obtendrá el beneficio del ciclo y/o del proceso.
Finalmente, la dimensión Mejoramiento y Perfección analiza a profundidad los resultados de los ciclos de gestión y sus procesos, mirados desde su alineación con los objetivos estratégicos, su grado de contribución al alcance de la Visión y la flexibilidad y adaptación del modelo hacia la dinámica de la Universidad, que está caracterizada por un comportamiento de cambio permanente en su entorno.
En esta dimensión se contemplan aspectos tales como la complejidad de la Misión de la Institución, las demandas del entorno, las políticas de gestión interna, la dinámica y cultura del talento humano, la evaluación tecnológica y el cumplimiento de la normatividad.
Cada vez que se revise un proceso se van a encontrar oportunidades de mejora, ¿cómo saber cuál será la propuesta acertada?
Precisamente en eso consiste la cultura de gestión a través de los procesos, es la búsqueda permanente de la perfección de todo el modelo.
39 Ver sección Glosario de términos metodológicos
La gestión por procesos genera un mayor empoderamiento, ya que la labor del ejecutor se ve reflejada en el logro del objetivo.
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En esta dimensión se dispone de elementos de juicio sobre los cuales se actúa en los ciclos de gestión con la finalidad de mejorar su desempeño y resultados; el uso de metodologías, herramientas e instrumentos de diagnóstico y mejora que faciliten la evolución del modelo y por consiguiente de la organización.
Ejemplos de este tipo de instrumentos usados en esta dimensión son filosofías como Lean o metodologías como Six Sigma, hoy empleadas en modelos de gestión madurados y consolidados que buscan mejorarse continuamente.
Modelo de procesos con ciclos de gestión
Un modelo es una representación de un sistema real con cierto grado de precisión y en la forma más completa que sea posible, sin que llegue a ser en sí la realidad misma.
Gráfica No. 5. Representación gráfica de un
ciclo
Los ciclos de gestión son
encadenamientos de procesos que se
organizan de manera secuencial
alrededor de un propósito común
que se encuentran orientados a la
satisfacción de una necesidad, la cual
es única e irrepetible al interior del
modelo de procesos y que puede
entregar resultados a usuarios-
clientes internos o externos a la
organización o institución.
Fuente: BCMM. PwC
Los ciclos de gestión pueden o no estar diseñados secuencialmente siguiendo el ciclo Planear - Hacer -Verificar - Actuar (PHVA), el que se involucre PHVA es porque se está en función del encadenamiento de los procesos del ciclo para satisfacer la necesidad para la cual se disponen, mas no es una regla en el diseño de los ciclos de gestión que se deban diseñar siguiendo esta secuencia. Habrá ciclos de gestión concentrados únicamente en alguno de los componentes del PHVA, ya que algunos de ellos pueden estar enfocados en el planear, otros en el hacer, otros en el verificar y otros en el actuar.
Los ciclos de gestión se encuentran diferenciados por su naturaleza, que es el principal
criterio de clasificación de los procesos que deben estar incluidos en él y que se
Los ciclos de gestión facilitan la transversalidad con el fin de alcanzar un objetivo medible alrededor de la satisfacción de una necesidad.
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encuentra en directa relación con el objetivo que el ciclo de gestión persigue. Ejemplos
de naturaleza de un ciclo pueden ser adquisición de bienes y servicios, gestionar el
talento humano de la organización, generar servicios, etc. Los ciclos de gestión pueden
estar relacionados con uno o más ciclos, bien sea entregando o recibiendo flujos de
información necesarios para el funcionamiento de todos los ciclos, en respuesta a los
requerimientos de prestación de servicios o de suministro de bienes, de acuerdo con el
objeto de la organización.
Gráfica No. 6. Elementos de los procesos con visión de ciclos de gestión
Fuente: BCMM. PwC
Para que los ciclos de gestión definidos en una organización funcionen de manera coordinada y den respuesta a las necesidades de los usuarios, se requiere que los participantes aporten de manera integrada a cada proceso que conforma los ciclos y que haya una gestión coordinada entre ciclos y personas.
Cada ciclo de gestión debe contar con un objetivo alcanzable y medible, un alcance que defina sus limites y naturaleza, las entradas y salidas, así como sus fuentes (Proveedores) y destinos (usuarios), los cuales pueden ser otros ciclos, procesos o entidades.
PwC 32
Beneficios de la adopción de la gestión por procesos con ciclos de gestión
Entre los múltiples beneficios del modelo de procesos con ciclos de gestión se
contempla el disponer de una forma práctica, entendible y real en la implementación
de la gestión por procesos al involucrar, además de los procesos, el talento humano y
la tecnología alrededor de la satisfacción de una misma necesidad alineada a las
necesidades reales de los usuarios. Otros de los beneficios que se tienen con la
adopción de este modelo, se pueden observar en la Gráfica No. 7:
Gráfica No. 7. Beneficios de la adopción de la gestión por procesos con ciclos de
gestión
PwC 33
Fuente: BCMM. PwC
El método para el diseño del modelo de procesos
De acuerdo con la gráfica No. 3. Business Cycle Management Methodology BCMM,
presentada anteriormente, en la fase “Diseño”, el diseño del modelo de procesos
contempla 6 pasos secuenciales que recorrer:
1. Establecimiento de criterios aplicables, premisas y consideraciones
iniciales: contemplando los conceptos de procesos asociados en la metodología
BCMM se establecen cuáles de ellos serán considerados en el diseño del modelo
de procesos.
Los términos clave y conceptos metodológicos utilizados en el Modelo de
procesos propuesto para la Pontificia Universidad Javeriana Cali se presentan
en la tercera sección de este documento denominada “Glosario de términos”.
En este paso también se identifican consideraciones iniciales que se deban tener
en cuenta en el diseño del modelo y de ellas se pueden incluso establecer premisas
que fundamenten el razonamiento bajo el cual se enfocará el diseño. En adición,
en este paso se recopilan y analizan los insumos propios de la organización o
institución, tales como su estrategia y su modelo de procesos actual, entre otros.
Para el caso de la Pontificia Universidad Javeriana, se revisó el conjunto de
documentos e información indicada en la introducción de este documento y se
PwC 34
establecieron las premisas contempladas en el diseño, las cuales se encuentran
en la cuarta sección de este documento denominada “Premisas del diseño del
modelo de procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali."
2. Identificación de elementos base: identificación de seis (6) elementos
fundamentales, los cuales facilitan el entendimiento de la realidad que se desea
representar con el modelo. Estos elementos se describen a continuación y están
representados en la Gráfica No. 8.
La identificación estos elementos base, que se llevó a cabo para el diseño del
Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali, se encuentran
descritos en la quinta sección “Identificación de elementos base”.
a. Estrategia: considerando principalmente la estrategia vigente se realiza la
identificación de los aspectos clave hacia los que se concentra la
organización, sobre los que el modelo de procesos apalanca, con sus ciclos de
gestión, el alcance de los propósitos trazados. En los diferentes elementos
que conformen la estrategia de la organización se busca:
i. Direccionadores de la meta a la que se quiere llegar, comúnmente
relacionados con crecimiento, consolidación en el mercado, entre
otros.
ii. Mención clara del usuario en el que se focaliza la organización y
sobre el cual se induce el “Foco” del modelo de procesos.
Este elemento permite entender y establecer las iniciativas estratégicas de la
organización, para contemplarlas en el diseño del modelo de procesos a
través de aquellos ciclos de gestión que deben disponer de la capacidad
requerida. Para la Pontificia Universidad Javeriana Cali se encuentra
enmarcado en el alcance de las Megas propuestas a 2021 según su
Planeación Institucional 2012-2021.
b. Productos y servicios: facilitan la identificación de la oferta de la
organización hacia el mercado, a qué se dedica y qué resultados deben
proporcionar sus ciclos y procesos focales para lograr la satisfacción de las
necesidades de los usuarios. El conocer los atributos del servicio y la promesa
de valor al usuario suministra información acerca de las características sobre
las cuales la organización genera, desarrolla, presta y entrega los servicios
que hacen parte de su oferta. A partir de la identificación de los productos
(bienes y servicios) que ofrece la organización o institución al mercado se
establecen los flujos de generación de valor.
c. Agentes principales: su identificación permite contar con el contexto de
aquellas partes interesadas que se encuentran involucradas con los procesos
del modelo, bien sea como participantes, proveedores o usuarios de los ciclos
que conformarán el modelo de procesos.
En el caso de la Pontificia Universidad Javeriana Cali, Se reúnen aquellos
grupos de interés hacia los cuales el modelo de procesos de la Universidad
debe proporcionar respuestas, productos y/o servicios, iniciativas u otro
tipo de resultados que satisfagan las necesidades de dichos grupos.
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d. Foco del modelo: es el usuario principal de la organización, es el agente que se busca satisfacer con los productos y servicios ofrecidos. Representa el eje hacia el cual se encaminan todos los ciclos de gestión que conforman el modelo, siendo este el centro alrededor del cual todos los ciclos y procesos de la organización concentrarán sus esfuerzos para la satisfacción de sus necesidades.
e. Línea focal o misional: enmarca el encadenamiento de generación de valor
para la entrega de los productos y servicios que se ofrecen desde la
organización y que se encuentran directamente relacionados con el foco del
modelo de procesos. En este elemento se identifican las naturalezas de los
ciclos que deberán pertenecer a la línea focal o misional. Para la Pontificia
Universidad Javeriana Cali este grupo de procesos se denomina “Grupo
Ciclos Focales”.
f. Línea de dirección o estratégica: se consideran aquellos ciclos y/o procesos
que proporcionan dirección a la organización, aquellos que trazan el rumbo
y disponen de elementos estratégicos clave a su interior para el desarrollo de
su operar hacia el logro de la Visión. Para la Pontificia Universidad
Javeriana Cali este grupo de procesos se denomina “Grupo de Ciclos
Estratégicos”.
g. Línea de soporte o apoyo: contiene los ciclos y/o procesos que facilitan a los
demás grupos de ciclos los resultados y entradas que éstos necesitan para la
generación de productos y servicios; son aquellos que como su denominación
lo indica, apoyan a todos los demás ciclos de gestión inmersos en el modelo
de procesos, incluso se apoyan a sí mismos. Para la Pontificia Universidad
Javeriana Cali este grupo de procesos se denomina “Grupo de Ciclos y
Procesos de Apoyo”.
Gráfica N°. 8. Elementos base para el diseño del modelo de procesos
Fuente: BCMM. PwC
El diseño del Modelo de procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali se fundamentó en la identificación de los elementos: Estrategia, Productos y Servicios, Agentes principales, Línea misional o focal, Línea de dirección o estratégica y Línea de soporte o apoyo.
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3. Diseño de ciclos de gestión alrededor de las naturalezas
identificadas: considerando el concepto de ciclo de gestión y a partir de las
naturalezas identificadas en cada línea de procesos, para la Pontificia
Universidad Javeriana Cali se tienen los siguientes ciclos: focales, estratégicos
y de apoyo, para los cuales se diseñan los procesos contenidos en cada ciclo de
gestión.
El diseño de los ciclos de gestión de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
se encuentra en la Sexta sección “Presentación de la propuesta de Modelo de
Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali”, y se realiza a través
de la exposición de cada uno de los 3 grupos de procesos y los ciclos de gestión
que contiene el Modelo.
4. Identificación de otros componentes del modelo que no sean
considerados como ciclos (procesos): una vez diseñados los ciclos y
contenidas las naturalezas que pueden dar cabida a la conformación de ciclos
de gestión en el modelo de procesos, se continúa con la consideración de
aquellos temas que no fueron incluidos en la definición de los procesos de los
ciclos diseñados y que quedaron pendientes luego del planteamiento de los
ciclos. Estas naturalezas y temas se analizan a la luz de establecer los procesos
a los que dan cabida y en los que estarán inmersos, de forma que se complete
con ciclos y procesos el diseño.
El diseño de los otros componentes del modelo que no sean considerados
como ciclos para la Pontificia Universidad Javeriana Cali se encuentra en la
sexta sección. Presentación de la propuesta de modelo de procesos de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali, a través de la exposición de los
procesos que no se encuentran contenidos en ciclos de gestión y que hacen
parte del grupo de ciclos y procesos de apoyo
5. Diagramación del modelo de procesos contemplando el foco, los
ciclos y los otros componentes: considera la manera en que el foco y los
ciclos y procesos son ilustrados para que se evidencien de manera clara las
interrelaciones entre estos elementos alrededor del foco del modelo de
procesos. Es recomendable que el diseño ilustrativo que se elija para
representar gráficamente el modelo de procesos se encuentre asociado al foco,
generalmente rodeándole con los ciclos de gestión y procesos diseñados.
La diagramación del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad
Javeriana Cali se muestra en la sexta sección, “Presentación de la propuesta
de Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali”.
6. Validación y refinamiento del modelo al interior de la
organización: el diseño del modelo de procesos se efectúa de manera
iterativa partiendo de una primera versión que es sometida al entendimiento,
revisión y validación con grupos focales conformados por líderes expertos en
los procesos de la organización o institución, con visión global de la
integralidad de todos los procesos y conocimiento de los conceptos de gestión
por procesos con los que se está planteando el diseño. El propósito es
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robustecer y complementar el diseño de manera que sea lo más cercano
posible a la realidad de la organización que busca representar, logrando un
modelo de procesos que soporte la estrategia y apalanque el logro de su visión.
Posterior a las sesiones de validación, el modelo es sometido a aprobación por
la alta dirección de la organización, en la instancia que esta tenga establecido
de acuerdo con su modelo de gobierno, para, a partir del mismo, dar inicio al
detallamiento de los ciclos y procesos que conforman el modelo según la
jerarquía de procesos establecida.
Para el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali, PwC
planteó una propuesta de diseño del modelo sobre la cual un grupo de
Colaboradores le analizó y robusteció como una primera instancia, y
posteriormente fue revisado y validado por otro grupo de Colaboradores que
representan el quehacer de todas las Unidades, dependencias, niveles de
gobierno y áreas de conocimiento.
Premisas del diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
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Premisas del diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali40 Para el diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali se establecieron las siguientes premisas clave que direccionaron el diseño:
40 Corresponde al paso 1, del método para el diseño del modelo de procesos definido en la tercera sección “Conceptualización Base”.
La concepción del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali sefundamentó en la metodología de gestión por procesos con ciclos de gestión BCMMpropuesta por PwC, encontrando que el modelo resultante contiene ciclos deprocesos en mayor proporción y procesos independientes, estos últimos nopertenecen a ningún ciclo, pero corresponden al quehacer de la Universidad.
El Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali ha sido diseñadopara la Seccional, siguiendo su propia condición, particularidad y PlaneaciónInstitucional y por ello no refleja los procesos de la Sede Central.
El Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali se fundamenta enel concepto de “Proceso” y no ha sido diseñado para que refleje la estructuraorganizacional de la Universidad, motivo por el cual se hará necesario efectuar unarevisión por parte de la Institución del impacto del modelo en la estructura actual.
El Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali ha sido diseñadoguardando alineación con la Planeación Institucional 2012-2021 y los planesoperativos en vigencia, cualquier cambio en los mismos debe ser tomado comoelemento de análisis frente al soporte que proporciona el Modelo al alcance de laestrategia.
En el diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Califueron contemplados los ciclos de gestión ya en operación en la Universidad, esdecir, los que se lideran desde la Vicerrectoría Administrativa, y sobre algunos deellos se proponen modificaciones y ajustes requeridos en función de la articulaciónde todo el Modelo.
El Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali contempla eldeber ser a la luz de la estrategia de la Institución a través de la Misión y Visión, demanera que en algunos casos se presentan elementos que actualmente no operan deesta forma manera en la Universidad, pero que se consideran como necesarios parael alcance de las Megas definidas en la Planeación Institucional.
La descripción de los ciclos de gestión y de los procesos obedece a los lineamientosde redacción y definición contenidos en el anexo de este documento, en donde seestablece la forma en la que se deben presentar los elementos naturaleza, objetivo yalcance de ciclo de gestión, y objetivo y alcance de procesos.
El Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali facilitaría a la Institución el quehacer a través del conjunto de procesos que deben responder a la realidad de la Institución y que estarán articulados para satisfacer una necesidad por medio de cada uno de los ciclos.
Identificación de elementos base
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Identificación de elementos base41
En esta sección se expone la información relacionada con los elementos base del modelo de procesos propuesto para la Pontificia Universidad Javeriana Seccional Cali y los cuales fundamentaron el marco del modelo.
Estrategia de la Universidad
Se tomó como fundamento para el planteamiento del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali, considerando sus principales definiciones y lineamientos (Planeación Institucional 2012-2021):
Misión
La Pontificia Universidad Javeriana es una institución católica de educación superior, fundada y regentada por la Compañía de Jesús, comprometida con los principios educativos y las orientaciones de la entidad fundadora. Ejerce la docencia, la investigación y el servicio con excelencia, como universidad integrada a un país de regiones con perspectiva global e interdisciplinaria y se propone:
• la formación integral de personas que sobresalgan por su alta calidad humana, ética, académica, profesional y por su responsabilidad social,
• la creación y el desarrollo de conocimiento y de cultura en una perspectiva crítica e innovadora para el logro de una sociedad justa, sostenible, incluyente, democrática, solidaria y respetuosa de la dignidad humana.
Visión
En el 2021, la Pontificia Universidad Javeriana de Cali será reconocida por:
• la excelencia humana y académica. • su dinámica internacional y su articulación a la red mundial de
universidades Jesuitas. • la cultura de innovación y emprendimiento. • su responsabilidad social.
41 Corresponde al paso 2, del método para el diseño del modelo de procesos definido en la tercera sección “Conceptualización base”.
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Megas
A través de seis Megas la Seccional explicita el escenario hacia dónde quiere llegar,
concreta los factores y aspectos que quiere impactar, determina los medios y resultados requeridos, asigna recursos y establece indicadores a través de los cuales se monitorea el avance en los logros propuestos.
Las Megas estratégicas de la Universidad son:
- Excelencia humana y académica - Investigación - Sostenibilidad - Dinámica internacional - Innovación y emprendimiento - Responsabilidad social
Productos y servicios en la Universidad
Los productos de la Universidad se encuentran enmarcados en los servicios que ofrece a la comunidad, centrados principalmente en la formación integral del individuo como aporte a la sociedad de la que es parte. En complemento e interacción con los productos de la Universidad, la Institución cuenta con atributos que la caracterizan y definen nacional e internacionalmente.
Productos/Servicios • Programas de pregrado
• Programas de postgrado
• Programas de educación no formal
• Servicios y proyectos a la comunidad – sociedad, tales como servicios de
consultoría, proyectos de intervención, resultados de la investigación u otros
servicios y proyectos
Algunos atributos de los productos/servicios • Formación integral
• Relaciones, convenios, alianzas
• Conocimiento
• Calidad
• Trayectoria y reconocimiento
Agentes principales
Son aquellas personas relacionadas con la operación de la Universidad, con quienes
ésta interactúa; son aquellas partes interesadas (Stakeholders o grupos de interés).
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Tabla No. 2. Identificación de agentes internos de la Universidad
Agentes Internos
Estudiantes
Aportan a la vida universitaria sus inquietudes, aspiraciones, intuiciones, perspectivas cognoscitivas, nuevas actitudes y una peculiar sensibilidad ante la realidad, como fuerza renovadora propia de su generación y de su situación en el proceso de la vida.
Profesores
Aportan al proceso educativo y a la vida universitaria, además de su competencia académica para crear ciencia y transmitirla, su calidad y madurez humana. Su labor es esencial para la formación integral de las personas que hacen parte de la Comunidad Educativa Javeriana y para el cumplimiento de todos los objetivos de la Universidad.
Personal administrativo
Aportan al desarrollo de la docencia, la investigación y el servicio, así como a la creación y al fomento del Medio Universitario a través del apoyo en procesos, servicios, recursos y funciones de soporte administrativo.
Egresados
Son las personas que han completado un plan de estudios y han obtenido el grado respectivo en un programa académico de pregrado o posgrado de la Universidad. En los egresados de la Universidad se concreta la labor formadora de la misma. El desempeño de ellos en la sociedad es expresión y testimonio del resultado logrado por la Universidad en dicho quehacer.
Autoridad de gobierno
Les corresponde la dirección de las actividades académicas, del Medio Universitario y administrativas. Son autoridades de gobierno en el nivel general, en su orden: el Consejo Directivo Universitario y el Rector. Los Vicerrectores son autoridades de gobierno para los asuntos de su competencia. Son autoridades de gobierno en la Seccional, el Consejo Directivo de Seccional, el Rector de Seccional, los Vicerrectores y los Directores, así como los demás que señale el Reglamento Orgánico de la Seccional. En las facultades son también autoridades de gobierno, en su orden, el Consejo de Facultad y el Decano de Facultad.
El Consejo Directivo Universitario y el Consejo Directivo de Seccional podrán establecer otras autoridades de gobierno en sus ámbitos de competencia.
Organismos colegiados
Las autoridades gobierno son responsables de trazar políticas y tomar decisiones, dentro de su ámbito respectivo, de acuerdo con las funciones que les asignan los Estatutos o los Reglamentos de la Universidad. Son autoridades colegiadas: Consejo de Regentes, Consejo Directivo Universitario, Consejo Directivo de Seccional, Consejo de Facultad, Consejo Académico, Consejo del Medio Universitario, Consejo Administrativo
Rectores, Vicerrectores y
Son las autoridades personales de gobierno responsables de tomar decisiones de acuerdo con las funciones que les asignan los Estatutos o los Reglamentos de la Universidad, así como de
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Agentes Internos
Decanos de Facultad
ejecutar lo establecido por el organismo colegiado que presiden, en los casos que corresponda. Son autoridades personales de gobierno: Rector de la Universidad, Rector de Seccional, Vicerrectores (Académico, Administrativo y del Medio Universitario) y Decanos de Facultad
Directores de Unidades Académicas y de Dependencias Administrativas
Directores de Carrera, Departamento y de Postgrado; Secretarios de Facultad, Directores de Unidades de la Rectoría y de la Vicerrectoría Académica, Directores de Centro, Jefes de Unidades de la Vicerrectoría Administrativa, Director de instituto.
Javeriana Bogotá
Es la Sede Central de la Pontificia Universidad Javeriana como un solo ente jurídico.
Autoridad de regencia
Les corresponde asegurar la consecución de los fines para los cuales se creó la Universidad, velar por su estabilidad, desarrollo y progreso; exigir el fiel cumplimiento de los Estatutos y dar las orientaciones que han de regir la vida de la Universidad. Son autoridades de regencia, en su orden, el Gran Canciller, el Vice-Gran Canciller y el Consejo de Regentes.
Fuente: construcción conjunta a partir de documentación base referenciada en la introducción de este documento y consolidada en talleres de diseño.
Tabla No. 3. Identificación de agentes externos de la Universidad
Agentes Externos
Comunidad de influencia de la Universidad
Impacto de la Universidad dentro de su entorno. Son los que generan las necesidades de formación en la educación formal y no formal, investigación, intervención social y otros servicios. Reciben servicios para satisfacer necesidades diferentes a la formación académica.
Entes gubernamentales
Son los que regulan y controlan la operación de la Institución en diferentes aspectos, tanto académicos como administrativos. También generan necesidades de formación, investigación, intervención social y otros servicios, y son receptores de otros servicios prestados por la Institución.
Padres de familia/ acudiente
Son solicitantes y auditores de los servicios prestados. Mantienen su relación desde la selección de la futura profesión de sus hijos hasta la obtención del grado.
Empresas / empleadores
Son los receptores de los futuros egresados de la Universidad, así como de otros servicios prestados por la Institución.
Otras Universidades
Instituciones que pueden recibir a estudiantes y docentes para realizar pasantías o intercambios con el fin de fortalecer el conocimiento en diferentes áreas y culturas.
Patrocinadores
Son aquellos que por medio de convenios y acuerdos patrocinan las investigaciones que se lleven a cabo en la Universidad, así como la formación de estudiantes sobresalientes o el desarrollo de obras del campus, entre otros.
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Agentes Externos
Otras obras de la Compañía de Jesús
Apoyan la labor social, son aliados en algunas de las iniciativas sociales
Proveedores Suplen los bienes y servicios requeridos para la operación de la Universidad
Fuente: construcción conjunta a partir de documentación base referenciada en la introducción de este documento y consolidada en talleres de diseño.
Foco del modelo de procesos
Se identifica como foco para el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad
Javeriana Cali a la Comunidad Educativa Javeriana ya que42:
1. Dentro de la expresión "Comunidad Educativa Javeriana" se encuentran
también los beneficiarios directos de la gestión. En este sentido, no solo es un
foco desde donde se realiza el servicio, sino que incluye también beneficiarios,
entre ellos dos estamentos centrales: profesores y estudiantes.
2. Se habla de "Comunidad Educativa Javeriana " como algo dado, pero también
como algo que se construye y recrea permanentemente. Una comunidad de
aprendizaje, que se va desarrollando en la medida en que enfrenta sus retos.
3. “Un elemento adicional es la sinergia en la que se puede profundizar, al hablar
de "Comunidad Educativa Javeriana". Si la fuerza de la gestión por procesos
es la articulación y la mirada sistémica que garantiza la alineación de todos con
el modelo de gestión, viene muy bien hablar de la Comunidad Educativa como
un "sistema de gestión"”43.
4. Precisamente la gestión de los ciclos de gestión recae en todos los estamentos
de la Universidad. Con la Comunidad Educativa Javeriana como Foco del
modelo de procesos de la Universidad se reconoce la participación central de
todos en el proceso.
5. Al situarla como el foco, se sitúa también la responsabilidad y el compromiso
de todos según su rol, funciones y desempeño. Es una manera de expresar que
cada uno es responsable y que tiene la tarea de unirse con otros para la
realización óptima de su trabajo.
42 Conceptos recogidos de los talleres de validación del Modelo de procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali. 43 Interpretación del Padre Luis Fernando Granados S.J., en el análisis del foco del Modelo de procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
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Línea focal o misional
Se identifican las naturalezas44 que están en directa relación con el Foco del modelo de procesos, la Comunidad Educativa Javeriana, a través de la prestación de los servicios que ofrece la Universidad y la satisfacción de las necesidades a este usuario principal:
Gráfica No. 9. Naturalezas para diseño de ciclos de gestión focales
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Como se aprecia en la Gráfica No. 9, la línea focal o misional que en el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali describirá los ciclos de gestión a contener en el grupo de Ciclos Focales, contiene:
• La formación integral del estudiante (aprendizaje, programas formativos, investigación, bienestar)
44 Ver sección “Glosario de términos metodológicos”, término Naturaleza del ciclo de gestión
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• La gestión de docentes y del talento humano de la Universidad como actores fundamentales en la Comunidad Educativa Javeriana
• Prestación de servicios y participación en proyectos de desarrollo de la comunidad vecina
• Inclusión de egresados como actores fundamentales de la Comunidad Educativa Javeriana.
Línea de dirección o estratégica
Se identifican las naturalezas que están asociadas a direccionar y disponer los elementos e instrumentos necesarios para que la Universidad alcance la Visión enmarcada en las Megas estratégicas:
Gráfica No. 10. Naturalezas para diseño de ciclos de gestión estratégicos
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Como se aprecia en la Gráfica No. 10, la línea de dirección o estratégica que en el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali describirá los ciclos de gestión a contener en el grupo de Ciclos Estratégicos, contiene:
Los Ciclos de gestión del grupo estratégico no son los que alcanzarán las Megas, sino los que facilitarán las herramientas que los Ciclos de gestión del grupo focal necesitarán para alcanzarla.
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• Establecimiento y seguimiento de las iniciativas estratégicas de la Universidad
• Desarrollo de red de relaciones de la Universidad que facilite las iniciativas estratégicas de la Institución
• Calidad institucional y desarrollo del modelo de gestión Institucional
Línea de soporte o de apoyo
Se identifican las naturalezas que están asociadas al soporte de la operación de la Universidad, es decir, aportan a los ciclos del grupo focal y facilitan información, recursos y ayuda al interior de la Institución a todos los ciclos y procesos, a ellos mismos inclusive:
Gráfica No. 11. Naturalezas para diseño de ciclos de gestión de apoyo
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
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Como se aprecia en la Gráfica No. 11, la línea de soporte o apoyo que en el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali describirá los ciclos de gestión a contener en el grupo de Ciclos y Procesos de Apoyo, contiene:
• Compras y administración de inventarios
• Gestión de los servicios y recursos tecnológicos
• Administración de información financiera y fiscal
• Gestión de servicios y recursos financieros
• Gestión de servicios y recursos físicos
• Promoción y comercialización de servicios
• Gestión de servicios de apoyo para el aprendizaje y la investigación
• Gestión jurídica
• Gestión documental
• Gestión de riesgo y control
Los Ciclos de gestión del grupo de soporte facilitan información, recursos y ayuda al interior de la Institución a todos los ciclos y procesos, a ellos mismos inclusive.
Presentación de la propuesta del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
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Presentación de la propuesta del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
En esta sección se describe el modelo de procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali resultado de las sesiones de diseño y validación que se han desarrollado en la Universidad, considerando la explicación del gráfico ilustrativo que le representa, los grupos de ciclos y procesos que lo conforman45. Seguido, se describe el desglose de cada uno de ellos dentro de las categorías generadas de acuerdo con la metodología (Focal, Estratégico y Apoyo). Para cada ciclo de gestión o proceso se describe el objetivo, alcance y procesos46 que lo componen y se incluyen unas notas que surgieron de las diferentes reuniones de validación que ha tenido el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali, en algunos casos son notas generales o descripciones por proceso, por lo que no se ha seguido un esquema estándar en su redacción.
El Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali ha sido
concebido de manera circular, en
concordancia con el enfoque de gestión
por procesos con ciclos de gestión, y
bajo el concepto de “giro” en torno a un
foco, la Comunidad Educativa
Javeriana. Alrededor de esta es que los
ciclos y procesos operan y trascienden
hacia el interior de la Institución.
El Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali contempla
tres grandes grupos de ciclos y procesos
que en su conjunto y de manera articulada
responden al quehacer de la Universidad
en términos de las actividades necesarias
para prestar los servicios que ésta ofrece.
45 Corresponde al paso 5, del método para el diseño del modelo de procesos definido en la tercera sección “Conceptualización base”. 46 Corresponde al paso 3, del método para el diseño del modelo de procesos definido en la tercera sección “Conceptualización base”.
El modelo de procesos de la Universidad cuenta con tres grandes grupos de procesos: los Focales, los Estratégicos y los de Apoyo.
Gráfica No. 12. Grupos de ciclos y procesos del modelo de procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana
Cali – PwC.
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Alrededor del foco definido, los tres grandes grupos de procesos son:
Grupo de Ciclos Focales
Son aquellos que rodean de manera directa a la Comunidad Educativa Javeriana y
permiten la prestación de los servicios de la Universidad en concordancia con los
atributos de servicio y la promesa de valor al usuario final de estos. En este grupo de
ciclos se incluyen aquellos que responden claramente a la Misión de la Universidad y
que en su operación soportan la Formación Integral de personas y la creación y
desarrollo de conocimiento y cultura. Los Ciclos Focales también ayudan a alcanzar la
Visión a través de los instrumentos que dispone para ello el grupo de Ciclos
Estratégicos.
Los Ciclos Focales se encuentran en el centro del modelo, alrededor del foco, sobre el
cual los demás ciclos y procesos, es decir, los otros dos grupos de ciclos y procesos del
Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali, concentran sus
esfuerzos y resultados. En este grupo se encuentran albergados únicamente ciclos de
gestión.
Estos ciclos se encuentran directamente relacionados con los siguientes elementos
base en que se fundamentó el diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali:
Gráfica No. 13. Elementos base identificados para el diseño de los ciclos focales del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Grupo de Ciclos Estratégicos
Este grupo de ciclos se encuentra en la parte externa del modelo, ya que es aquel que
permanece en contacto directo con el entorno para identificar los cambios e impactos
globales que se presenten y que requieran una disposición, un lineamiento o una
En el grupo de Ciclos Focales se encuentran los procesos que rodean de manera directa a la Comunidad Educativa Javeriana.
En el grupo de Ciclos Estratégicos se encuentran los procesos que direccionan y disponen de los instrumentos necesarios para alcanzar la Visión de la Universidad.
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actualización flexible que estos Ciclos Estratégicos deban interiorizar hacia los otros
dos grupos de ciclos y procesos más cercanos al foco.
Los ciclos que se encuentran en este grupo estratégico giran permanentemente
alrededor de todo el modelo de procesos, de ahí que el modelo cuente con la ilustración
de “giro” a través de las flechas que conectan los tres componentes del grupo de ciclos
estratégicos (en color amarillo en la Gráfica No. 12). Así, el Modelo de Procesos de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali debe interpretarse con una cobertura global, que
la dan los ciclos de este grupo al estar en contacto con todos los ciclos y procesos de los
grupos focales y de apoyo. En este grupo se encuentran albergados únicamente ciclos
de gestión.
Estos ciclos se encuentran directamente relacionados con los siguientes elementos
base en que se fundamentó el diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali:
Gráfica No. 14. Elementos base identificados para el diseño de los ciclos estratégicos del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Grupo de Ciclos y Procesos de Apoyo
Sobre este grupo de ciclos y procesos también recaen y aplican las directrices que
establece el grupo de Ciclos Estratégicos, normalmente orientadas hacia la mejora, el
rendimiento y el fomento de la eficiencia en los mismos y su gran aporte al apoyo que
ofrecen a la Universidad. En el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad
Javeriana Cali, estos ciclos y procesos se encuentran rodeando al grupo de Ciclos
Focales, dándoles soporte al igual que el grupo de Ciclos Estratégicos, a los cuales
también se encargan de apoyar. En este grupo se encuentran albergados ciclos de
gestión y además procesos que no hacen parte de ningún ciclo de gestión en
particular.
Estos ciclos y procesos se encuentran directamente relacionados con los siguientes
elementos base en que se fundamentó el diseño del Modelo de Procesos de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali:
En el grupo de Ciclos y Procesos de Apoyo se encuentran los ciclos y procesos que aportan a todos los procesos del modelo y a ellos mismos .
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Gráfica No. 15. Elementos base identificados para el diseño de los ciclos de apoyo del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
El Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali cuenta con Ciclos de Gestión albergados en los tres grupos que describen el modelo de procesos. También se encuentran procesos que no están albergados en Ciclos de Gestión, al no tener secuencialidad y comportamiento cíclico en su composición. Estos procesos se encuentran albergados en el grupo de Ciclos y Procesos de Apoyo.
El diseño ilustrativo del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
El diseño ilustrativo del modelo se fundamentó en el concepto de relación entre
personas, que asociadas al foco del modelo, la Comunidad Educativa Javeriana, se
concentran en proteger y apoyar ese centro, como se muestra en la Gráfica No. 16:
Gráfica No. 16. Concepción del diseño ilustrativo del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
La ilustración del modelo se fundamenta en el concepto de tres personas entrelazadas alrededor de un mismo foco.
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El foco del modelo, la Comunidad Educativa Javeriana, se rodea de los grupos de ciclos
y procesos de la Universidad; en primera instancia por el grupo de «Ciclos Focales» los
cuales permanecen en contacto directo con el foco, y en segunda instancia rodeado por
los demás ciclos y procesos, los que unidos, representan las “personas” que rodean el
centro. En la ilustración, mientras que los tres «Ciclos Estratégicos» se asemejan a las
cabezas de estas “personas”, los «Ciclos y Procesos de Apoyo», que se asemejan a los
brazos de dichas personas, que se entrelazan para envolver a los Ciclos Focales y al foco
del modelo.
El “giro” de las personas que rodean el foco del modelo se representa entonces por el
envolvimiento de los Ciclos Estratégicos y de los Ciclos y Procesos de Apoyo, ya que
toman la información del entorno para transformarla hacia el centro del Modelo e
interiorizar aquellas iniciativas, necesidades y planes propios de la operación de la
Institución.
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El centro del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali: grupo de Ciclos Focales
El centro del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali se
encuentra conformado por siete (7) ciclos de gestión focales, los cuales rodean a la
Comunidad Educativa Javeriana, Foco del Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali:
Gráfica No. 17. Ciclos de Gestión Focales del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
De acuerdo con las siete naturalezas que fueron identificadas en la línea focal o
misional, se diseñaron siete Ciclos Focales para el Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali. A continuación se establecen sus objetivos y alcances, los
que sirven como descriptores iniciales de estos ciclos de gestión.
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Ciclo Formación del Estudiante
Gráfica No. 18. Ciclo de gestión focal Formación del Estudiante.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Formar integralmente personas para que sobresalgan por su alta
calidad humana, ética, académica, profesional y responsabilidad
social.
Alcance:
Inicia con la admisión y finaliza con la certificación del
cumplimiento académico. Aplica para la formación de estudiantes
de educación formal y participantes de educación no formal.
Procesos
que lo
componen:
1. Admisión 2. Matrícula 3. Enseñanza – aprendizaje 4. Gestión Académica –administrativa 5. Certificación de cumplimiento académico
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Este es el ciclo en el que se lleva a cabo principalmente la función Docencia,
aplica para educación formal y no formal; las diferencias se dan en el nivel de
procedimiento más no en el nivel de ciclo o proceso en donde las actividades
generales son las mismas.
- En este ciclo es donde se lleva a cabo la transformación del ser, donde se logra
el postulado de la “Formación Integral”; al formar al estudiante en sus etapas
y madurez, allí se deben desarrollar todas sus dimensiones (Formación
Integral).
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- En este ciclo, según el Proyecto Educativo y los Estatutos vigentes, el
estudiante es agente de su propia formación. En este ciclo se trata de suscitar
experiencias, escenarios y relaciones para que la formación acontezca como
proceso de humanización desde el cuidado de las dimensiones de lo humano.
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Ciclo Oferta Formativa Gráfica No. 19. Ciclo de gestión focal Oferta Formativa.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Gestionar el portafolio de programas que desde una perspectiva
crítica e innovadora permita transferir conocimiento y cultura, e
incidir en el logro de una sociedad justa, sostenible, incluyente,
democrática, solidaria y respetuosa de la dignidad humana.
Alcance:
Inicia con el análisis de la viabilidad de la oferta formativa y
finaliza con la actualización de la misma. Aplica para la oferta
formativa brindada por la Universidad en educación formal y no
formal. Procesos
que lo
componen:
1. Análisis de viabilidad de la oferta formativa 2. Definición de la oferta formativa 3. Revisión y control de la oferta formativa 4. Actualización de la oferta formativa
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Este ciclo gestiona el ciclo de vida del portafolio de programas (educación
formal y no formal) que tiene la Universidad y se encuentra relacionado con el
ejercicio de la función Docencia.
- Este ciclo es el encargado de la articulación de programas, gestión de dobles
programas y dobles titulaciones, educación formal y no formal.
- En educación formal abarca todo lo que se hace en relación con el diseño y
creación de los programas, incluyendo registro calificado, el cual, una vez es
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obtenido, entrega “el programa” al Ciclo de Atracción y Promoción para que lo
ofrezca en el mercado y lleve a cabo las labores de divulgación y comerciales,
para que los aspirantes se inscriban a los mismos. Igualmente, este ciclo
incluye las actividades conducentes a mantener actualizado y vigente el
programa (Comités de Carrera, reformas de programa, cambios de plan,
modificación de asignaturas, etc).
- En educación no formal se abarca todo lo que se hace en relación con el diseño
y creación de los diplomados y seminarios, incluyendo la gestión para creación
en presupuesto, programación y demás, para que pueda ser ofrecido
igualmente desde el ciclo de Atracción y Promoción.
- En el proceso 1, “Análisis de viabilidad de la oferta formativa”, se analiza la
viabilidad de acuerdo con las tendencias y se hace revisión de los programas
actuales. Este proceso toma insumos que le proporciona el ciclo de apoyo
Atracción y Promoción, el cual le provee información del entorno para
considerarla.
- En el proceso 2, “Definición de la oferta formativa”, se hace el diseño del
programa, aprobación, registro calificado en el Ministerio de Educación
Nacional, e involucra la administración del catálogo.
- El proceso 3, “Revisión y control de la oferta formativa”, recibe insumos de la
Autoevaluación Institucional. Como resultado deben identificarse necesidades
de modificación y ajustes sobre la definición del programa. Este proceso
incluye el día a día del Director de Carrera, de Postgrados y los profesores de
Departamento. Este proceso incluye la acreditación de alta calidad los
programas.
- En el proceso 4, “Actualización de la oferta formativa”, se desarrollan las
modificaciones y ajustes de los programas o planes de estudio de acuerdo con
la revisión. Se incluye la renovación de los registros calificados, así como el día
a día de la administración del programa (modificación y ajustes,
asignaturas…).
PwC 61
Ciclo Servicios a la Comunidad
Gráfica No. 20. Ciclo de gestión focal Servicios a la Comunidad.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Gestionar el portafolio de servicios técnicos y profesionales que
contribuyan a la solución de necesidades de la sociedad, a difundir
conocimiento e intercambiar experiencias.
Alcance:
Inicia con la planeación de los servicios a la comunidad y finaliza
con el mejoramiento de los mismos. Aplica para los servicios de
extensión - proyección social prestados por la Universidad,
exceptuando los servicios de educación no formal. Incluye el diseño
de los servicios a la comunidad que se ofrecen.
Procesos
que lo
componen:
1. Planeación de servicios a la comunidad 2. Diseño del servicio a la comunidad 3. Prestación del servicio a la comunidad 4. Evaluación de resultados del servicio prestado a la
comunidad 5. Mejoramiento de los servicios a la comunidad
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Inicialmente se plantearon 2 ciclos de gestión, uno orientado a los proyectos
para la comunidad y otro para los servicios para la comunidad, sin embargo,
luego del análisis se consolidaron en un solo ciclo de gestión, ya que se debe
tener en cuenta que lo que realmente se presta a la comunidad son servicios
que pueden ejecutarse a través de proyectos. Otro aspecto a tener en cuenta es
que luego del desarrollo de un proyecto se puede consolidar un servicio
permanente para ofrecer a la comunidad.
PwC 62
- En este ciclo se desarrolla parte de la función sustantiva Servicio, que incluye
principalmente los servicios de consultoría, laboratorios, consultorios,
acompañamiento a familias cafeteras, servicios involucrados con la
Responsabilidad Social Universitaria, arrendamiento de dispositivos,
Momentum, incubadora de Campus Nova, entre otros. Es importante resaltar
y diferenciar que este ciclo se encarga de la prestación del servicio como tal,
orientado a la comunidad, por ejemplo, servicios de pruebas y ensayos en los
laboratorios, sin embargo, la creación y disposición del laboratorio y su
administración no hacen parte de este ciclo, estas se encuentran en ciclos que
disponen de los servicios internos y recursos necesarios para la prestación de
los servicios (como el Ciclo Servicios y Recursos Físicos o el Ciclo Servicios y
Recursos Tecnológicos).
- El aspecto que define que un servicio y/o proyecto sea del alcance de este ciclo
es el impacto y pertinencia que para la sociedad conlleve este servicio y/o
proyecto, es decir, que se encuentre directamente involucrado con la Misión
de la Universidad. Aspectos como el margen económico no son considerados
como criterios de ubicación en este ciclo.
- El ciclo contempla la inclusión de los requerimientos de la Comunidad
Educativa Javeriana, definición del portafolio de servicios no formativos que
ofrece la Institución e identificación de necesidades. Este ciclo se apalanca con
el ciclo de Atracción y Promoción para la divulgación y comercialización de los
servicios que se ofrecen.
PwC 63
Ciclo Bienestar de la Comunidad Educativa
Gráfica No. 21. Ciclo de gestión focal Bienestar de la Comunidad Educativa.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Gestionar efectivamente el bienestar de la comunidad educativa,
para favorecer su desarrollo integral a nivel personal, profesional,
cultural, espiritual, familiar, social y de salud, bajo los principios y
valores Javerianos.
Alcance:
Inicia con la identificación de las necesidades de bienestar y
finaliza con el mejoramiento de los mismos. Los programas de
bienestar gestionados aplican para todos los miembros de la
Comunidad Educativa Javeriana, incluyendo le talento humano
académico y administrativo. Procesos
que lo
componen:
1. Identificación de necesidades de bienestar 2. Diseño y desarrollo de programas de bienestar 3. Evaluación de los programas de bienestar 4. Mejoramiento de programas de bienestar
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Este Ciclo se encarga de todas las actividades encaminadas a propiciar los
elementos necesarios para llevar a cabo la formación integral de las personas
que hacen parte de la Comunidad Educativa Javeriana, a través de programas
que fomentan la identidad Javeriana, los principios y valores Javerianos y en
procura del desarrollo armónico de todas las dimensiones del individuo.
CICLO BIENESTAR
DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA
Identificación de
necesidades de Bienestar
Diseño y desarrollo de programas de
Bienestar
Evaluación de los
programas de bienestar
Mejoramiento de programas de bienestar
PwC 64
- Este ciclo tiene alcance en todos los miembros de la Comunidad Educativa
Javeriana, incluyendo el talento humano de la Universidad (profesores y
personal administrativo). Para lo anterior, el Proceso “Bienestar del talento
humano”, que actualmente hace parte del Ciclo de Gestión del Talento
Humano, liderado desde la Vicerrectoría Administrativa, se debe ser integrado
a este Ciclo de Bienestar de la Comunidad Educativa.
- Se resaltan en este ciclo temas de interculturalidad, énfasis en la competencia
de la comprensión de lo humano como parte de la formación integral y como
refuerzo de la identidad. El ciclo propicia el acercamiento al tema ético. “Estar
a la altura de los tiempos47”.
47 FERNÁNDEZ FONT, F. Universidades para el Mundo: Las Universidades Jesuitas de México ante los Desafíos del Cambio de Época. 2010.
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Ciclo Gestión del Talento Humano
Gráfica No. 22. Ciclo de gestión focal Gestión del Talento Humano.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo: Atraer, desarrollar y retener el mejor talento humano, para constituirlo en el impulsor del logro de los objetivos institucionales y en clara ventaja competitiva de la Universidad.
Alcance:
Inicia con la planeación de la estrategia para atraer al mejor talento humano y finaliza con la desvinculación del mismo. Incluye la administración de la compensación, su desarrollo y formación integral. No incluye la gestión del bienestar del talento humano.
Procesos que lo componen:
1. Dirección del talento humano 2. Atracción y vinculación 3. Compensación y administración laboral 4. Gestión del desempeño 5. Desarrollo del talento humano 6. Salud y seguridad en el trabajo 7. Movilidad laboral
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- El ciclo de la Gestión del Talento Humano, viendo su configuración actual es
trasladado del grupo de Ciclos de Apoyo al grupo de Ciclos Focales, debido a
que, al ser para la Universidad la Comunidad Educativa Javeriana el Foco del
Modelo de Procesos, este ciclo es el que acompaña y contribuye a la gestión de
talentos de las personas (profesores y personal administrativo) que son
considerados los actores de la Comunidad Educativa Javeriana.
PwC 66
- El Proceso “Bienestar del talento humano”, hoy en el ciclo Gestión del Talento
Humano, deja de hacer parte de este ciclo y pasa a ser parte del Ciclo Focal
«Bienestar de la Comunidad Educativa».
PwC 67
Ciclo Investigación
Gráfica No. 23. Ciclo de gestión focal Investigación.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Ampliar las fronteras del conocimiento desde una perspectiva
interdisciplinaria en procura de una sociedad justa, sostenible,
incluyente, democrática, solidaria y respetuosa de la dignidad
humana, de acuerdo con los ejes de investigación definidos por la
Universidad.
Alcance:
Inicia con la planeación de la investigación y finaliza con la
transferencia de los resultados de la misma hacia la sociedad.
Incluye la gestión de las actividades, insumos y potenciadores
necesarios para la generación y protección del conocimiento y la
innovación. Procesos
que lo
componen:
1. Planeación de la investigación 2. Administración y ejecución de la investigación 3. Seguimiento a la investigación 4. Transferencia de los resultados de la investigación
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Ciclo de Gestión que desarrolla principalmente la función sustantiva
Investigación, que enriquece la Docencia y el Servicio. Alineada con el
planteamiento de la Misión:
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… “Ejerce la docencia, la investigación y el servicio con excelencia,
como universidad integrada a un país de regiones, con perspectiva global e
interdisciplinar, y se propone: la formación integral de personas que
sobresalgan por su alta calidad humana, ética, académica, profesional y por
su responsabilidad social; y, la creación y el desarrollo de
conocimiento y de cultura en una perspectiva crítica e
innovadora, para el logro de una sociedad justa, sostenible, incluyente,
democrática, solidaria y respetuosa de la dignidad humana.”…
- Este ciclo incluye todo lo relacionado con el cumplimiento de la Política de
Investigación (Grupos, Departamentos, proyectos, ejes… etc.) e involucra la
gestión del conocimiento alrededor del conocimiento y la innovación.
- Este ciclo se encuentra en relación dinámica con el ciclo Formación del
Estudiante, considerando que en la medida en que se investiga se aprende.
- En el proceso 1, “Planeación de la investigación”, determina la orientación
hacia la que se deben disponer las actividades, iniciativas y proyectos de
investigación, a través del establecimiento de unos ejes sobre los cuales la
Universidad debe realizar investigación. Define el plan de investigación de la
Universidad, teniendo en cuenta su inherencia en los Programas de Pregrado,
Maestría y Doctorado.
- En el proceso 2, “Administración y ejecución de la investigación”, incluye la
gestión alrededor de las iniciativas, proyectos, grupos y demás componentes
del plan de investigación de manera que sus participantes se identifiquen
como actores en el proceso de formación académica. En cuanto a la ejecución
de la investigación, se debe tener en cuenta que no es solo la ejecución de
proyectos, sino que también se incluyen las actividades de investigación.
- En el proceso 3, “Seguimiento a la investigación”, se contempla el monitoreo
de las actividades, grupos y proyectos en función del plan de investigación y
los ejes de investigación establecidos en procura de atender la formación
integral gracias a la conexión con los ciclos focales , es decir, que actividades,
grupos y proyectos sean realmente tomados por ciclos como el de la Oferta
Formativa, por el Ciclo de Formación del Estudiante o el de Servicios a la
Comunidad, en los que se materialicen los elementos de la investigación de
acuerdo con los ejes investigativos establecidos y se aprecie claramente la
articulación de la investigación con la Docencia y el Servicio.
- En el proceso 4, “Transferencia de los resultados de la investigación”, se
incluyen las formas de transferir conocimiento generado de la ejecución de las
actividades de investigación, esto es: un prototipo, un modelo, una
metodología, una política pública y toda obra de creación aportantes al
conocimiento, también la creación de empresas (emprendimiento) siguiendo
un modelo tipo Spin-Off. Este ciclo se debe concentrar también en la
consecución de patentes u otras maneras de cuidar el conocimiento. De este
proceso existen salidas a los demás procesos, en donde se resalta la
direccionada al Ciclo de Relacionamiento, en donde se puede compartir y
divulgar los resultados a entes externos o parte de la red de relaciones de la
Universidad. En lo concerniente con la comercialización del conocimiento
PwC 69
generado, se incluye aquí la identificación y plan de comercialización del
conocimiento, pero la ejecución como tal de la comercialización se encuentra
en el Ciclo de Servicios a la Comunidad.
Ciclo Integración del Egresado
Gráfica No. 24. Ciclo de gestión focal Integración del Egresado.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Integrar de manera efectiva al egresado Javeriano con la
Universidad, para fomentar su participación como miembro activo
de la Comunidad Educativa.
Alcance:
Inicia con la determinación de estrategias que atraigan y motiven
al egresado Javeriano a interactuar con la Universidad y finaliza
con el mejoramiento de dichas acciones de acuerdo con los
resultados alcanzados. Comprende el involucramiento del
egresado con la Universidad en las calidades que se adapten a sus
competencias, intereses y características. Estas calidades abordan
la docencia, la investigación, la participación en los servicios y
proyectos para la comunidad así como en la responsabilidad social
universitaria. Procesos
que lo
componen:
1. Atracción del egresado 2. Gestión de la relación con los egresados 3. Seguimiento a la relación con los egresados 4. Mejoramiento de la relación con los egresados
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Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Este ciclo plantea la integración del egresado como participante activo de la
comunidad educativa, para que pueda contribuir con su conocimiento y
trayectoria a la docencia, investigación, participación en los servicios y
proyectos, y en la Responsabilidad Social Universitaria. También comprende
su integración vista desde la contribución que hace la Universidad en su
desarrollo profesional en los ámbitos de la sociedad en los que se desenvuelva.
- Este ciclo persigue mejorar las oportunidades de crecimiento profesional y personal de los egresados, considerando un enfoque en el que se agregue valor al egresado a través del análisis y soporte en su empleabilidad, emprendimiento, influencia e impacto en la sociedad.
- La evaluación del impacto de los egresados se encuentra en la Autoevaluación
Institucional (Ciclo Estratégico Gestión de la Calidad Institucional) y la
autoevaluación de programas (Ciclo Focal Oferta Formativa). Se aplica
también el seguimiento en la desvinculación o no empleabilidad del egresado,
la cual se convierte en una entrada para el Ciclo Focal Oferta Formativa, ya que
es importante contar con la opinión del egresado para poder aportar mejoras
al diseño o ajustes al programa académico.
- Como uno de los programas relacionados con egresados se encuentra la
gestión de la bolsa de empleos para egresados.
- El egresado como integrante de la Comunidad Educativa Javeriana es un actor
que requiere que la Universidad desarrolle iniciativas, actividades y
programas encaminados a mantener y fortalecer la relación con él, así como a
fomentar su integración a la Institución. Se le otorga trascendencia a los
egresados al plantearlos en un ciclo focal; podrían estar en el Ciclo Focal de
Bienestar o en el Ciclo Estratégico de Relacionamiento, pero se recomienda a
futuro, una vez se cuente con madurez en el Ciclo Integración del egresado,
pueda ser absorbido por uno de estos ciclos. La idea es que los egresados
“vuelvan” a la Universidad y permanezcan en relación activa, ya sea como
estudiantes nuevamente (educación formal y no formal), consultores,
investigadores, docentes, empresarios que fomenten y apoyen las iniciativas
institucionales o a otros egresados, etc. Se busca desde el ciclo que ese
“regreso” se propicie y asegure su vinculación constante con la Universidad, o
a través de la búsqueda de mejores oportunidades laborales o de crecimiento
profesional para los egresados.
- Igualmente, este ciclo debe proporcionar información sobre el cumplimiento
de la misión con respecto a:
• …”con perspectiva global e interdisciplinar, y se propone: La
formación integral de personas que sobresalgan por su alta
calidad humana, ética, académica, profesional y por su
responsabilidad social; y,”…
PwC 71
- En el proceso 1, “Atracción del egresado”, incluye en sí la gestión de la
información del egresado como base para el desarrollo y despliegue de los
programas encaminados a él, así como la disposición de estrategias de fomento
interno en la Universidad para alcanzar que el egresado, pese a haber
alcanzado su plan de estudios, no se aleje de la Universidad, sino que por el
contrario sea un participante activo de la Comunidad Educativa Javeriana.
- El proceso 2, “Gestión de la relación con los egresados”, se encuentra orientado
a la planeación y configuración de los programas para el egresado, por lo que
este proceso tiene una fuerte relación con el Ciclo de Bienestar de la
Comunidad Educativa.
- En el proceso 3, “Seguimiento a la relación con los egresados”, se monitorean
los resultados de la aplicación de los programas de egresados con miras a que
sea un miembro activo de la Comunidad Educativa Javeriana.
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La dirección del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali: grupo de Ciclos Estratégicos
El grupo de Ciclos Estratégicos del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad
Javeriana Cali está representado por tres (3) ciclos de gestión que interactúan entre sí
y giran alrededor de los demás ciclos y procesos del modelo, para interiorizar las
políticas, lineamientos, directrices, iniciativas e instrumentos para alcanzar las metas
trazadas por la Institución:
Gráfica No. 25. Ciclos de Gestión Estratégicos del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Al igual que los ciclos del grupo focal, estos tres ciclos de gestión rodean a la
Comunidad Educativa Javeriana con una orientación estratégica, como la habilidad
principal de este grupo de ciclos de gestión, para comprender rápida y oportunamente
los cambios del entorno, oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades de la
Universidad, con lo que se puede identificar el mejor planteamiento estratégico e
implementarlo.
Con base en las tres naturalezas que fueron identificadas en la línea de dirección o
estratégica se diseñaron tres Ciclos Estratégicos para el Modelo de Procesos de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali. A continuación se establecen sus objetivos y
alcances, los que sirven como descriptores iniciales de estos ciclos de gestión.
PwC 73
Ciclo Planeación Integral
Gráfica No. 26. Ciclo de gestión estratégico Planeación Integral.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Gestionar efectivamente la estrategia de la Universidad,
asegurando su pertinencia, alineación con los principios
institucionales y su desarrollo permanente para acercar a la
Seccional al logro de las MEGAS trazadas.
Alcance:
Inicia con la identificación y establecimiento del marco normativo
interno y finaliza con la actualización del plan institucional.
Incluye la formulación, planeación, ejecución, seguimiento y
control, y cierre de los proyectos desprendidos del plan
institucional. Comprende también el monitoreo sobre los cambios
del entorno que rodea las rutas de actuación de la Universidad
para la actualización del plan institucional.
Procesos
que lo
componen:
1. Definición del marco normativo 2. Definición del plan institucional 3. Despliegue del plan institucional 4. Seguimiento a la planeación institucional
5. Actualización de la planeación institucional
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Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Es importante contar con un ciclo de gestión que desarrolle las actividades
necesarias para que la Institución periódicamente idee estrategias que le
permitan mantener la vigencia del ejercicio del Proyecto Educativo.
- Este ciclo es de carácter estratégico porque las salidas de éste se convierten en
lineamientos para la planeación y ejecución del resto de los ciclos del Modelo
de Procesos; desde allí se articulan las planeaciones de los demás ciclos de
gestión y procesos como una sola planeación macro, acompañada del
monitoreo de cada una de ellas a través de sus resultados e influencia en los
demás ciclos.
- Por lo anterior, este ciclo tiene mayor connotación con la planeación macro de
largo, mediano y corto plazo, está última ligada con el presupuesto anual.
- En este ciclo se contempla: identificación de nuevos programas académicos,
sostenibilidad de la Universidad, vínculo con el presupuesto, priorización de
las inversiones, alineando la planeación con los procesos y la estructura
organizacional y los planes de las unidades y dependencias, alineación de
procesos y de las Facultades con la planeación estratégica-institucional, y el
despliegue de la planeación. Es clave la alineación de la Planeación
Institucional con las planeaciones de todos los demás ciclos y procesos.
- Este ciclo incluye la alineación estratégica y el abordaje de las principales
prioridades de las iniciativas estratégicas de la Universidad, también involucra
la cultura organizacional, ya que desde éste ciclo es se establecen los valores y
principios que constituyen los pilares de la cultura Javeriana.
- Se considera en el proceso No. 3, “Despliegue del plan institucional” la gestión
de proyectos de desarrollo que facilitan el alcance de las Megas estratégicas.
PwC 75
Ciclo Gestión de la Calidad Institucional
Gráfica No. 26. Ciclo de gestión estratégico Gestión de la Calidad Institucional.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Direccionar eficientemente el mejoramiento de la calidad
institucional, para la formación integral de personas, la creación y
desarrollo de conocimiento y cultura en el marco de las políticas y
procesos de la Universidad.
Alcance:
Inicia con la planeación de la calidad institucional y finaliza con el
mejoramiento de la satisfacción de los requisitos de calidad de los
servicios que ofrece la Universidad. Involucra el mejoramiento
permanente de los procesos de la Universidad como resultado de
la evaluación de la calidad institucional. Procesos
que lo
componen:
1. Planeación de la calidad institucional 2. Desarrollo del Modelo de gestión institucional
3. Evaluación de la calidad institucional
4. Mejoramiento de la calidad
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Inicialmente se contempló la denominación de «Excelencia» para este ciclo,
sin embargo, la excelencia es un elemento al cual debe orientarse todo el
Modelo de Procesos, a través de cada uno de sus ciclos y procesos, y no que se
pueda interpretar que sólo se encuentra contemplada en uno de los ciclos de
gestión de todo el modelo o que pueda entenderse que éste ciclo se encarga de
la Mega Excelencia Humana y Académica. La denominación gestión de la
PwC 76
Calidad Institucional proporciona una perspectiva más concreta alrededor de
la naturaleza de este ciclo.
- Este Ciclo se fundamenta en el principio director de la búsqueda continua del
“Magis” en el quehacer de la Universidad y que por ello debe tener un conjunto
de procesos que se gestionan para tal fin. Igualmente es importante evidenciar
que la misión de la Universidad establece que el ejercicio de las funciones
sustantivas se hace con “Excelencia”.
- Se contempla en este ciclo la Acreditación Institucional y la gestión y
mejoramiento de la calidad.
- En los ciclos y procesos actuales, que son liderados desde la Vicerrectoría
Administrativa, se contempló un proceso transversal de gestión de
mejoramiento, sin embargo, luego de análisis del modelo propuesto se
estableció que ese proceso hace parte del ciclo Gestión de la Calidad
Institucional, como uno de sus elementos fundamentales dentro de la filosofía
de gestión por procesos.
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Ciclo de Relacionamiento
Gráfica No. 28. Ciclo de gestión estratégico Relacionamiento.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Fortalecer y orientar hacia resultados la red de relaciones con los
grupos de interés para implementar estrategias, fomentar la
interacción interna y externa con los públicos y establecer las rutas
de actuación sobre las cuales la Universidad desarrolle su misión y
visión, de acuerdo con las realidades globales y el plan
Institucional.
Alcance:
Inicia con la planeación de las relaciones de interés para la
Universidad y finaliza con la determinación de acciones a seguir
frente a dicha red de relaciones. Incluye la gestión de las relaciones
formales de la Institución, la articulación de la red en los ámbitos
interno y externo y la gestión de la comunicación organizacional y
con el entorno. No incluye la gestión en las relaciones espontáneas
e innatas de los miembros de la Comunidad Educativa en el
desarrollo de sus actividades. Procesos
que lo
componen:
1. Planeación de relaciones 2. Fortalecimiento de las relaciones con grupos de interés 3. Interacción interna y externa 4. Evaluación y monitoreo de las redes de relaciones 5. Determinación de acciones frente a la red de relaciones
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Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Este ciclo se encarga de gestionar aquellas actividades encaminadas a tener y
desarrollar relaciones con el entorno en el que la Universidad ejerce influencia,
ya sea en los ámbitos local, nacional o internacional. Su intención es la
creación, mantenimiento y renovación del sistema de comunicación
organizacional efectivo en donde se impulse la relación con los grupos de
interés
- Se entiende que el relacionamiento incluye la gestión de las redes que
potencien el alcance de las Megas, no es solo el establecimiento de los
“acuerdos o convenios”, sino que debe hacerse el cultivo de la relación, el
desarrollo, aprovechamiento y fortalecimiento de la misma, de manera que se
construya, mantenga, fortalezca y dinamice la red de relaciones de la
Universidad con su entorno.
- En este ciclo se considera la producción, circulación y gestión alrededor del
consumo de significados entre la Universidad y sus públicos, fomentando las
relaciones colectivas a través de la comunicación institucional. Comprende el
disponer formas más eficientes para alcanzar los objetivos esperados y
proyectarlos a los grupos de interés, de manera que se ponga en común
propósitos, iniciativas, objetivos, métodos, ciclos, procesos, acciones y
resultados que espera la Institución.
- Este ciclo pretende lograr que la Universidad, concebida como un sistema
autónomo que se relaciona con el entorno propio de su dimensión, implante
estrategias a través de la comunicación interna y externa con partes
interesadas (usuarios, comunidad, proveedores, entidades gubernamentales y
aliados estratégicos).
- En este ciclo se gestionan los flujos de comunicación de: directrices,
innovación, coordinación, ciclos y procesos, decisiones de la alta dirección; así
como la forma en que se comunica la Universidad con los públicos externos
(usuarios, proveedores, otras instituciones de educación superior - IES,
medios de comunicación), y su impacto en la comunidad. Además, en este ciclo
se establecen las estrategias para el fomento de la identidad e imagen
institucional y la promoción de vivir esta identidad, así como, configurar
flexibilidad y dar a conocer a los públicos de interés para afrontar y gestionar
los cambios de forma que se proyecten exitosos.
- En el proceso 1, “Planeación de relaciones”, se clasifican las relaciones y como
principal resultado se tiene el plan de comunicaciones de la Universidad que
involucra la forma de relacionarse a través de las comunicaciones.
- Derivado de la validación del Modelo de Procesos de Pontificia Universidad
Javeriana Cali, surgieron varias inquietudes con relación al Proceso de
Comunicaciones, que inicialmente se consideró como un Proceso de Apoyo,
razón por la cual, se ajustó el ciclo de Relacionamiento, incorporando los
elementos de éste proceso, de acuerdo con las últimas tendencias y buenas
prácticas, que incorporan la comunicación relacional como un elemento clave.
PwC 79
El soporte del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali: grupo de Ciclos y Procesos de Apoyo
El grupo de Ciclos y Procesos de Apoyo del Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali está representado por siete (7) ciclos de gestión y tres (3)
procesos de apoyo que interactúan y que al igual que los ciclos del grupo estratégico,
“giran” alrededor de los ciclos de gestión focales, para dar soporte a través de la
disposición de recursos, servicios y conceptos que permitan la operación de la
Institución:
Gráfica No. 29. Ciclos de Gestión de Apoyo y Procesos de Apoyo
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Con base en las siete (7) naturalezas que fueron identificadas en la línea de soporte o
apoyo, se diseñaron el mismo número de ciclos de gestión y tres procesos de apoyo en
el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali. A continuación se
establecen sus objetivos y alcances, los que sirven como descriptores base de estos
ciclos de gestión.
Las notas que se encuentran en este grupo de ciclos y procesos, son más breves, debido
a que muchos de estos ya se habían establecido en el proyecto que se desarrolló en la
Vicerrectoría Administrativa en el año 2011.
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Ciclos de apoyo
Ciclo Gestión de Servicios y Recursos Financieros
Gráfica No. 30. Ciclo de Apoyo Gestión de Servicios y Recursos Financieros.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- En el ejercicio de diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali no se involucraron modificaciones a este Ciclo de Gestión. En el detalle de ciclos y procesos de todo el modelo se deben revisar las interrelaciones con otros ciclos y procesos (proveedores-entradas, salidas-clientes).
Objetivo:
Administrar efectivamente la oferta de servicios complementarios
y de bienes brindados por la Universidad, para garantizar el
recaudo de los ingresos y contribuir a la sostenibilidad de la
Institución.
Alcance:
Inicia con la planeación de la oferta de servicios y recursos
financieros y finaliza con la administración de los mismos.
Incluye la oferta de servicios financieros tales como la
financiación de matrícula.
Procesos que
lo
componen:
1. Planeación de la oferta de servicios, bienes y recursos financieros
2. Oferta de servicios y bienes 3. Facturación 4. Gestión de cartera 5. Recaudo 6. Administración de recursos financieros
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Ciclo Gestión de Información Financiera y Fiscal
Gráfica No. 31. Ciclo de apoyo Gestión de Información Financiera y Fiscal.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo: Administrar de manera confiable y oportuna la información financiera para facilitar la toma de decisiones.
Alcance:
Inicia con la planeación y formulación del presupuesto y finaliza con el análisis de reportes financieros y fiscales generados dentro del ciclo. Aplica para la información financiera utilizada en la toma de decisiones de la Universidad: Presupuesto, Costos, Contabilidad y Tributaria.
Procesos que lo componen:
1. Planeación y formulación del presupuesto 2. Control de la ejecución del presupuesto 3. Gestión de costos 4. Generación de información financiera y fiscal 5. Análisis de información financiera y fiscal
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- En el ejercicio de diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali no se involucraron modificaciones en este ciclo de gestión. En el detalle de los ciclos y procesos de todo el modelo se deben revisar las interrelaciones con otros ciclos y procesos (proveedores-entradas, salidas-clientes).
PwC 82
Ciclo Gestión de Servicios y Recursos Tecnológicos
Gráfica No. 32. Ciclo de apoyo Gestión de Servicios y Recursos Tecnológicos.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Gestionar en forma oportuna y eficiente servicios, recursos y soluciones tecnológicas para posibilitar la obtención de la información requerida por la Universidad, así como el soporte para la prestación de servicios que ofrece la Institución.
Alcance:
Inicia con la planeación de tecnologías de la información y finaliza con la gestión de la información. Aplica para los servicios y recursos de apoyo y de base tecnológica que se prestan a la comunidad educativa. Incluye el soporte a las soluciones tecnológicas, la gestión de la seguridad de la información, así como el soporte para la prestación de servicios que ofrece la Institución.
Procesos
que lo
componen:
1. Planeación de la gestión de tecnologías de la información 2. Soporte del servicio de tecnologías de la información 3. Mantenimiento y prestación de servicios de tecnologías de
la información 4. Gestión de sistemas de información 5. Monitoreo y vigilancia tecnológica 6. Gestión de la información
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Se hace hincapié en que el enfoque de este ciclo es la prestación de servicios
apoyados en recursos tecnológicos de manera que se aporte al cumplimiento
de los objetivos trazados en la Universidad, más no para administrar los
recursos de tecnologías de información.
PwC 83
- Como parte del ciclo, se pueden adoptar metodologías, marcos y postulados
de acuerdo con la necesidad, como Itil, Cobit, entre otros, más no se crean o
diseñan como parte de los procesos del ciclo. Como se muestra en el
planteamiento de los procesos que conforman este ciclo, su alcance se
encuentra enmarcado en la planeación, gestión y soporte a usuarios de los
servicios proporcionados a la Institución.
- En el proceso 1, “Planeación de la gestión de tecnologías de la información”, se
contempla la prospectiva tecnológica, considerando el usuario final de las
tecnologías que deben habilitarse para la satisfacción de las necesidades de
información que se requieren.
- En la validación del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana
Cali se tuvieron varias inquietudes frente al desglose de los procesos
contenidos en este ciclo de gestión, y se acordó que cuando se realice el detalle
de los procesos y demás niveles en la jerarquía de los procesos, se definirá en
qué proceso estarían incluidos temas como vigilancia tecnológica y
focalización del aprendizaje del usuario sobre las herramientas tecnológicas.
- El proceso 5, “Monitoreo y vigilancia tecnológica” proporciona información al
proceso 1 (Planeación de la gestión de tecnologías de la información), para que
desde allí se considere en el establecimiento de iniciativas que impulsen el
apoyo de los servicios y procesos con tecnologías de la información.
- El proceso 6, “Gestión de la información”, contempla la producción y
seguridad de la información.
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Ciclo Gestión de Compras
Gráfica No. 33. Ciclo de apoyo Gestión de Compras.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo: Satisfacer de manera efectiva los requerimientos de bienes y servicios solicitados por los usuarios, para el efectivo funcionamiento de la Universidad.
Alcance:
Inicia con la planeación de las compras e inventarios y finaliza con la generación del pago. Incluye la administración del inventario de artículos consumibles. No incluye la administración de inventario de activos fijos.
Procesos
que lo
componen:
1. Planeación de compras e inventarios 2. Gestión de proveedores 3. Ejecución de compra de bienes y servicios 4. Administración de inventarios 5. Generación de pagos
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- En el ejercicio de diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali no se involucraron modificaciones en este ciclo de gestión. En el detalle de los ciclos y procesos de todo el modelo se deben revisar las interrelaciones con otros ciclos y procesos (proveedores-entradas, salidas-clientes).
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Ciclo Gestión de Servicios y Recursos físicos
Gráfica No. 34. Ciclo de apoyo Gestión de Servicios y Recursos Físicos.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Gestionar oportuna y efectivamente los recursos físicos de la Universidad, para proveer un óptimo servicio que coadyuve en el desarrollo y la formación integral de los miembros de la Comunidad Educativa Javeriana, y para servir de soporte en la prestación de servicios que ofrece la Institución.
Alcance:
Inicia con la planeación de los recursos físicos y finaliza con la disposición adecuada de los mismos. Aplica para la puesta en servicio, administración, inventario y control del ciclo de vida de los activos fijos de la Universidad.
Procesos
que lo
componen:
1. Planeación de recursos físicos 2. Control de recursos físicos 3. Préstamo de recursos físicos 4. Mantenimiento preventivo de recursos físicos 5. Mantenimiento correctivo de recursos físicos 6. Disposición final de recursos físicos
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- En el ejercicio de diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali se involucró únicamente la modificación en la denominación del ciclo, al que se le incluyó el término «servicios» antes del término «recursos físicos», ya que el enfoque real de los procesos que conforman este ciclo de gestión es la prestación de servicios al interior de la Universidad a través de los recursos físicos. No se involucraron más modificaciones en este ciclo de gestión. En el detalle de los ciclos y procesos de todo el modelo se deben revisar las interrelaciones con otros ciclos y procesos (proveedores-entradas, salidas-clientes).
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Ciclo Gestión de Atracción y Promoción
Gráfica No. 35. Ciclo de apoyo Gestión de Atracción y Promoción.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo: Atraer eficazmente los públicos objetivos de los servicios que ofrece la Universidad, para facilitar el cumplimiento de las metas de ingresos y sostenibilidad financiera de la seccional.
Alcance:
Inicia con el entendimiento de las necesidades del entorno en el área de influencia de la Universidad y finaliza con la comercialización de los servicios de la Universidad. Incluye el diseño de la estrategia para la oferta de los servicios, la divulgación del portafolio de servicios, el establecimiento de precios y caracterización de mercados. No incluye el diseño de los servicios que ofrece la Universidad ni tampoco el cierre de la comercialización. (Cierre de la venta).
Procesos
que lo
componen:
1. Entendimiento de las necesidades del entorno 2. Diseño de estrategia para ofrecer los servicios 3. Promoción y divulgación de servicios 4. Seguimiento al ofrecimiento de servicios 5. Comercialización de servicios
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Se busca que este ciclo proporcione información del entorno que sea
información base que permita desarrollar estrategias para incorporar en el
portafolio de servicios de la Universidad, o a través de disposiciones y planes
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de divulgación y atracción de la comunidad hacia los servicios que ofrece la
Institución.
- Este ciclo contempla la promoción para que se ofrezcan los programas y demás
servicios en el mercado y se lleven a cabo las labores comerciales para que los
aspirantes se inscriban a los programas, así como otros grupos de interés
“adquieran “los demás servicios que se ofrecen en la Institución.
- Es de aclarar que el Ciclo de la Oferta Formativa involucra el diseño y
mejoramiento de los programas, mientras que el Ciclo de Atracción y
Promoción apoya al anterior proporcionándole parte de la información del
entorno, como entrada base para que ese Ciclo la emplee en el diseño, revisión
y actualización de los programas que hacen parte del portafolio de la
Universidad. Lo mismo sucede con el Ciclo de Servicios a la Comunidad, el
cual se apoya en el Ciclo de Atracción y Promoción para la consecución de
información del entorno, así como para la divulgación de los servicios que
ofrece la Universidad a la Sociedad.
- Se contempla que el “cierre de la venta” de los servicios que ofrece la
Universidad haga parte de cada uno de los ciclos de gestión del modelo que
prestan servicios: Ciclo Formación del Estudiante (que contempla la admisión
a programas académicos de educación formal y la inscripción a programas de
educación no formal), Ciclo Servicios a la Comunidad (que contempla la
planeación y prestación de servicios), Ciclo Gestión de Servicios y Recursos
Financieros (que contempla los servicios de financiación de matrícula, la venta
de activos fijos dados de baja, así como artículos de consumo Tienda
Javeriana).
- En el proceso 2, “Diseño de estrategia para ofrecer los servicios”, se contempla
el establecimiento de los canales y formas de comercialización, fijación de los
precios y las formas en las que se darán a conocer los servicios.
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Ciclo Servicios y Recursos de Apoyo para el Aprendizaje y la Investigación
Gráfica No. 36. Ciclo de Servicios y Recursos de Apoyo para el Aprendizaje y la Investigación.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo: Proveer con calidad y oportunidad los recursos necesarios para habilitar servicios en apoyo al aprendizaje, la investigación y la innovación.
Alcance:
Inicia con la identificación de necesidades de recursos y servicios para la formación-aprendizaje y la investigación y finaliza con la revisión de la satisfacción de necesidades de estos recursos. Incluye la creación y/o mejora, así como la administración de los recursos y servicios de apoyo que pueden estar soportados en tecnologías de información. No incluye el desarrollo de las tecnologías de información asociadas a los recursos y servicios para el aprendizaje y la investigación.
Procesos
que lo
componen:
1. Identificación de necesidades de recursos y servicios para el aprendizaje y la investigación
2. Creación y/o mejora de recursos y servicios para el aprendizaje y la investigación
3. Administración de recursos y servicios para el aprendizaje y la investigación
4. Revisión de la satisfacción de necesidades con los recursos y servicios de aprendizaje y la investigación
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Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Este ciclo se relaciona con otros ciclos que gestionan la adquisición, desarrollo
y administración de recursos físicos y tecnológicos, asumiendo un rol más de
coordinador que ejecutor en estos ámbitos.
- Este ciclo proporciona apoyo a las funciones sustantivas a través de la
prestación de servicios de apoyo a los Ciclos Focales de la Universidad y que
se encuentran relacionados con la enseñanza-aprendizaje. Incluye el
desarrollo e implementación de servicios y recursos específicos para el
desarrollo de la función docencia, como son la Biblioteca, BlackBoard, entre
otros.
- Es importante resaltar que entre los recursos que se pueden disponer se
encuentran soluciones tecnológicas como una perspectiva fundamental para
el aprendizaje y la investigación; también están los recursos que apoyan tanto
a estudiantes como a docentes (Javevirtual, salones, laboratorios, la biblioteca,
multimedios, etc.). Lo que los identifica como parte de este ciclo es que están
dedicados al apoyo de la formación de estudiantes y al desarrollo de la
Investigación y por tanto su aporte es prestar servicio o ser medio para el
aprendizaje y la investigación, para lo cual están dispuestos y son gestionados.
- Se aclara que este ciclo puede requerir (y es natural que así sea) de otros ciclos
para el desarrollo de servicios para el aprendizaje y la investigación, como
pueden ser el Ciclo de Servicios y Recursos Físicos o el Ciclo de Servicios y
Recursos Tecnológicos. En esos casos lo que se presenta es una interacción
entre los Ciclos de gestión, en donde este ciclo establece específicamente la
necesidad para prestar el servicio al Ciclo Formación del Estudiante y al Ciclo
Investigación.
- Este ciclo se encarga de identificar transversalmente qué se necesita para
lograr aprendizaje académico, por lo que define el tipo de infraestructura física
y tecnológica que es necesaria para cumplir las metas, y que a través de los
demás Ciclos se adquieren, disponen y gestionan, por medio de servicios que
se prestan a la Comunidad Educativa.
- Javevirtual es un servicio de apoyo académico que se vale de la tecnología.
Tiene perspectiva académica por ello no se mezcla con Centro de Servicios
Informáticos (CSI). En términos de procesos, la relación se demuestra a través
de la interacción entre este Ciclo y el Ciclo de Servicios y Recursos
Tecnológicos.
- Todo lo tecnológico no es un recurso para el aprendizaje, pero muchos de los
recursos para el aprendizaje si tienen componentes tecnológicos.
- Los ciclos que gestionan servicios y recursos físicos, tecnológicos y de
aprendizaje operan individualmente, pero están interrelacionados. En un
futuro se discutirá si estos tres ciclos deben seguir separados, por ello se busca
la completitud del modelo o su misma madurez para determinar si es posible
la fusión entre estos tres ciclos de gestión.
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- Los recursos son una parte necesaria para la prestación del servicio por ello
están ubicados en la naturaleza del ciclo.
- En el proceso 1, “Identificación de necesidades de recursos y servicios para el
aprendizaje y la investigación”, se involucra la planeación a través de la cual se
tiene como resultado el catálogo de servicios de apoyo al aprendizaje y la
investigación.
- En el proceso 2, “Creación y/o mejora de recursos y servicios para el
aprendizaje y la investigación”, se contempla el diseño y la coordinación
necesaria por la participación de otros ciclos, como el de Servicios y Recursos
Tecnológicos o el de Servicios y Recursos Físicos, para disponer los servicios
de apoyo (incluyendo recursos).
Procesos de Apoyo48
La presencia de Ciclos y Procesos en este grupo se debió al comportamiento de estas
naturalezas en la Universidad; en el caso de los siete (7) ciclos de apoyo anteriormente
descritos, cuentan en su interior con un conjunto de procesos encadenados que siguen
una secuencia lógica alrededor de la misma naturaleza, mientras que en el caso de los
siguientes tres (3) procesos no siguen un comportamiento cíclico, sino que son
procesos asesores que de acuerdo con una necesidad puntual son utilizados en el
quehacer de la Universidad.
Estos procesos terminan de conformar el grupo de Procesos de Apoyo y con ello el
Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali:
48 Corresponde al paso 4, del método para el diseño del modelo de procesos definido en la tercera sección “Conceptualización base”.
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Proceso Gestión jurídica
Gráfica No. 37. Proceso de apoyo Gestión jurídica.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Gestionar integral y oportunamente los servicios jurídicos para minimizar los riesgos jurídico-legales y económicos de la Universidad, salvaguardando a la Institución en las acciones y proyectos que emprende o en las iniciativas en las que participa.
Alcance:
Inicia con el monitoreo de la normatividad que impacta a la Universidad, y finaliza con el soporte jurídico otorgado a los procesos de la Universidad. Comprende la definición y administración de los servicios jurídicos externos, así como la generación de conceptos y asesorías en esta materia.
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Proceso Gestión documental
Gráfica No. 38. Proceso de apoyo Gestión Documental.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Administrar efectivamente los documentos generados y recibidos por la Universidad para disponerlos a los usuarios que les requieren y controlarlos durante su periodo de vigencia de acuerdo con las políticas documentales de la Institución.
Alcance:
Inicia con la planeación de la gestión de documentos y finaliza con la gestión de requerimientos asociados.
Contempla el trámite de documentos y la verificación de requisitos para incorporarlos en los archivos que aplique, así como la conservación de documentos incluyendo la actualización del inventario de documentos, la depuración de expedientes, la eliminación de documentos, la atención a consultas del archivo y la aplicación de la tabla de retención documental.
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Proceso Gestión de Riesgo y Control
Gráfica No. 39. Proceso de apoyo Gestión de Riesgo y Control.
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Objetivo:
Identificar, valorar y monitorear los riesgos a los que está expuesta la Universidad para salvaguardar a la Institución frente a los impactos que puedan afectar el logro de sus objetivos estratégicos y el cumplimiento de su misión.
Alcance:
Inicia con la identificación de los riesgos y finaliza con las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Incluye el análisis y tratamiento de los riesgos, la identificación y diseño de controles y la gestión del control interno.
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Una vez explicados a un nivel de detalle los ciclos de gestión y los procesos de apoyo,
se presenta el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali,
diseñado bajo un enfoque de gestión por procesos con miras hacia el mejoramiento del
modelo de gestión de la Universidad. El modelo diseñado ha considerado la necesidad
de la Institución de contar con un modelo flexible, que le facilite la focalización de su
operación en el cumplimiento de su Misión y en el alcance de su Visión, siguiendo sus
propias particularidades:
Gráfica No. 40. Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
Fuente: construcción conjunta Pontificia Universidad Javeriana Cali – PwC.
Preguntas frecuentes
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Preguntas frecuentes
¿Por qué es importante la definición de un modelo de procesos para la Pontificia Universidad Javeriana Cali?
Para hablar de la importancia de modelo de procesos, es necesario considerar que los procesos y su estrecha relación con el concepto de calidad, incorporan al usuario como eje fundamental. De lo que se desprende, que la importancia radica en que el modelo de procesos está en total concordancia con la promesa de valor que la Universidad hace a la comunidad.
Contar con un modelo de procesos es el punto de partida para la implementación de la gestión por procesos, radicando su importancia, en que éste será el diagrama general a partir del cual los colaboradores vamos a diseñar y rediseñar los procesos que desarrollamos en la prestación de los servicios brindados por la Universidad. El modelo de procesos, además, servirá de base para definir los límites de control que garantizan que se cumpla nuestra promesa de valor a los usuarios. Así mismo, el modelo de procesos deberá ayudar a fortalecer la comunicación y colaboración, así como afianzar la cultura de procesos al interior de la Universidad, propiciando el trabajo en equipo al seguir un objetivo común alrededor de la prestación de los servicios.
¿Con el modelo de procesos los tiempos de respuesta en los procesos serán menores a los actuales?
Con el modelo de procesos la Universidad da un paso clave en el mejoramiento de sus procesos, contemplando la interacción entre procesos y personas, sin embargo, el resultado dependerá de que todos los involucrados trabajen para diseñar procesos más ágiles, incorporar mejores prácticas y monitorear permanentemente su ejecución y resultados para identificar y aprovechar las oportunidades de mejoramiento.
¿La Pontificia Universidad Javeriana Cali tiene experiencia previa en el diseño e implementación de este tipo de modelos?
Sí. --Desde hace más de 3 años con la metodología de implementación de ciclos de gestión propuesta por PwC, la Vicerrectoría Administrativa -ha venido operando con este modelo, mostrando resultados positivos. El modelo propuesto para la Universidad busca potenciar tales beneficios en el resto de los servicios brindados en la Seccional.
Se menciona que para la Universidad ha habido beneficios en el "piloto" que se ha desarrollado con la Vicerrectoría Administrativa, pero en concreto, ¿cuáles son esos beneficios?
Desde el año 2011, algunos de los ciclos propuestos en el modelo se han implementado bajo el liderazgo de la Vicerrectoría Administrativa, y fruto de esto la Universidad ha percibido algunos cambios y mejoramientos en los servicios que son brindados desde estos ciclos. A continuación se presentan brevemente algunos de estos logros:
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En el caso del Ciclo de Información Financiera y Fiscal, se ha evidenciado una
mejora notable al reducir los tiempos de registro y consolidación contable que
ha permitido pasar de más de 6 meses en el año 2011 a no más de 20 días para
la presentación, con los índices de confiabilidad esperados y validados por
Revisoría Fiscal, de los estados financieros de la Universidad al cierre de cada
mes. Adicionalmente, desde el año 2011 se han hecho cambios en el método y
en los sistemas de información (Solpres) que permiten la formulación del
presupuesto anual, facilitando que la elaboración anual de este se ajuste a los
planes de gestión de las unidades y dependencias de la Universidad.
En el Ciclo de Servicios y Recursos Financieros, con la adecuación de las
instalaciones físicas en las que consolidaron los servicios de las Oficinas de
Financiación y Cartera, Registro Académico y Admisiones, Promoción
Institucional y Tesorería, se ha logrado medir el tiempo de proceso en cada uno
de los trámites que se realizan en estas instalaciones. Para el caso de los servicios
de financiación estudiantil, en el año 2012 para la legalización de un crédito se
tuvieron tiempos promedio totales de hasta 54 minutos, con tiempos promedio
de espera de hasta 43 minutos; luego de aplicar cada semestre evaluaciones de
percepción y ajustes a los métodos de trabajo, estos valores se encuentran en 26
y 17 minutos respectivamente, lográndose además incrementar la cobertura de
estudiantes con financiación de matrícula con créditos propios de la
Universidad, pasando de 1.052 a 1.475 estudiantes en el mismo periodo.
Este ciclo también ha logrado cambios significativos en la diversificación de la oferta de concesionarios en el campus, otorgando concesiones a oferentes de propuestas gastronómicas diferentes a las habitualmente brindadas en la Universidad, ejemplo de ello es la vinculación de los concesionarios Tekers y La Plazoleta.
En el Ciclo de Compras, la revisión de procedimientos condujo a que se
implementara un nuevo esquema de compra de servicios de transporte especial
de personas y un nuevo esquema para la compra de servicios de mensajería, así
como el portafolio digital de papelería y un manual de contratación de servicios
para la Seccional.
En el Ciclo de Recursos Físicos, atención de más y más proyectos de
actualización del campus, programa de eficiencia energética, programas para el
manejo de residuos PGIRS y RESPEL, avances en un Sistema de Gestión
Ambiental para la Seccional, Plan Maestro de Planta Física, iluminación del
campus, percepción más alta del aseo de los baños e instalación de aires
acondicionados en todos los salones y la mayoría de las áreas de oficinas del
campus, e igualmente la estandarización de tiempos de proceso que han
permitido lograr que cerca del 80% de los requerimientos de mantenimiento
correctivo sean atendidos en no más de 2 días.
En el Ciclo de Talento Humano la evaluación de varios procedimientos e ideas
originadas en los estudios de percepción, han dado origen a varios proyectos y
actividades Beneflex, programa de formación de directivos, día del niño,
alineación del procedimiento de análisis de cargos nuevos con presupuesto,
selección de profesores, digitalización de hojas de vida de colaboradores,
virtualización de acceso a recibos de nómina, certificados laborales y
certificados de ingresos y retenciones que han traído consigo mejoras
significativas en el quehacer diario y en el bienestar de todos los colaboradores.
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¿Quién se encargará de liderar la mejora continua de los procesos?
La mejora continua es un trabajo en equipo, que involucra a todos. Cuando la Universidad esté implementando los nuevos procesos diseñados o rediseñados, se definirán roles de líderes de proceso que direccionarán la identificación de oportunidades de mejora y su adecuada implementación a partir de los equipos de trabajo definidos.
La Universidad enfrenta nuevos desafíos frente a los rápidos y permanentes cambios de su entorno, ¿cómo puede adaptarse el modelo a esta dinámica?
El modelo de procesos se concibe como un elemento clave en el logro de los objetivos de la Universidad, ante todo es una representación de la misma. Ahora bien, es natural que como resultado de la mejora continua, los cambios en el entorno, la Planeación Institucional o las nuevas tecnologías, los procesos sufran cambios y tengan que evolucionar.
El modelo de procesos no es estático, por el contrario es dinámico y podrá ser ajustado en la medida en que las condiciones del momento lo exijan; eso sí, de acuerdo con los métodos definidos para tal fin. Finalmente, el modelo contribuirá a que la adopción de las acciones necesarias, resultado de los cambios, se ejecuten de una forma más natural y flexible.
¿Cómo se entiende la gestión por proyectos frente al modelo de procesos de la Pontifica Universidad Javeriana Cali?
La gestión de proyectos es un componente transversal al modelo, dado que es una herramienta de gestión que puede ser abordada como parte del quehacer de algunos de los procesos. Por ejemplo la investigación, que requiere, típicamente, de proyectos para la obtención de sus resultados; también se utiliza la gestión de proyectos como un medio para la obtención de algún producto o resultado particular y único que requiera la Universidad.
Adicionalmente, con la gestión de proyectos se posibilita, en gran medida, que la Universidad se acerque al logro de las MEGAS establecidas en su planeación estratégica a través de los proyectos, los cuales se direccionan y gestionan desde el ciclo Planeación Integral.
Desde la perspectiva del Project Management Institute - PMI®, la gerencia de proyectos es una metodología basada en procesos - que está en concordancia con el modelo de gestión por procesos que se está proponiendo para la Universidad.
¿Qué relación existe entre el modelo de procesos y la estructura organizacional?
Existe una estrecha relación. Desde los conceptos de la Gestión Integral, es desde la estrategia de la Universidad que se define el modelo de procesos y al establecer "el hacer", mediante el desglose y detallamiento de los procesos, se tiene el insumo base que direcciona el diseño de la estructura organizacional macro.
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Contando con los procesos detallados, es posible diseñar una estructura organizacional igualmente a niveles detallados, asegurando que la existencia de cada cargo esté sustentada en las necesidades de los usuarios de los procesos.
En relación con las unidades y dependencias actuales, ¿cómo son integradas en los ciclos de Gestión?
El modelo de procesos contempla el qué hacer de la Universidad a través de los objetivos y alcances que se dan a cada ciclo de gestión, considerando el qué hacer de la Institución, más no el quién se encarga de estas responsabilidades.
La estructura organizacional deberá revisarse a partir del modelo de procesos de manera que se articule ambos elementos del modelo de gestión: procesos y organización. Por lo anterior, es natural que un área funcional participe en varios de los ciclos y procesos del modelo, o en algunos casos se concentren sus actividades en uno solo de los ciclos o procesos.
En concreto, el entendimiento del modelo de procesos no debe circunscribirse a la estructura organizacional actual de la Universidad, ya que posterior al desglose del modelo de procesos, es necesario efectuar la revisión de la estructura para garantizar que esté acorde con el qué hacer de la Institución a través de los objetivos de sus ciclos y procesos así como su interrelación.
En resumen, metodológicamente primero se establece el modelo de procesos y posteriormente la estructura organizacional que lo “operacionaliza” y hace posible que éste cobre vida y ambos (procesos y estructura) puedan facilitar el logro de los objetivos estratégicos de la Institución.
¿Qué importancia tiene la medición de los procesos mediante indicadores en el modelo de gestión por ciclos?
Una vez implementados los procesos diseñados o rediseñados, es vital la medición permanente como parte de la mejora continua. Los indicadores de ciclos y de sus procesos permitirán establecer oportunidades de mejoramiento y nuevos retos qué perseguir por los equipos de trabajo. Estos indicadores también facilitarán la articulación del quehacer de la Universidad a través de sus procesos con el alcance de los indicadores asociados a las MEGAS estratégicas establecidas en la Planeación Institucional en vigencia.
¿La adopción del modelo requiere cambios? ¿Cómo será la implementación y transición al nuevo modelo?
La Universidad es consciente de que una transformación organizacional, como la que implica la adopción de un nuevo modelo de procesos, requiere de un adecuado manejo del cambio. Por lo anterior se diseñará un plan para manejo del cambio, acompañado del plan de comunicaciones respectivo, que posibilite identificar a los distintos actores involucrados en la implementación del modelo, con el fin de hacer un adecuado manejo de la transición. Sabemos que la consolidación del modelo descansa en el recurso humano de la Universidad, por lo anterior, parte clave de este cambio será el involucramiento de líderes o gestores de cambio que apoyen la adopción del nuevo
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modelo, mediante el ejemplo y la difusión de los beneficios que se pretende obtener con esta nueva forma de organizar los procesos de la Universidad. Los planes de cambio requeridos para hacer realidad esta transformación, privilegiarán las actividades y programas que involucren y promuevan la alta participación de todos los actores involucrados.
Luego de la aprobación del modelo por parte del Consejo Directivo de la Seccional, se llevará a cabo el desglose y detallamiento de los ciclos y procesos propuestos, ejercicio en el que se hará participe a la Comunidad Educativa Javeriana según la naturaleza y alcance de cada ciclo.
Se buscará con esto que se lleve a cabo un diseño-rediseño de los procesos actuales, orientándolos hacia el logro de los retos planteados en la Planeación Estratégica de la Seccional al 2021. Para lograrlo, se vinculará a los actores de todas las instancias, estamentos, unidades, dependencias y saberes involucrados en cada proceso.
Posteriormente, con los involucrados, se revisará la organización actual de los equipos de trabajo para hacer las propuestas de ajuste necesarias y así poder diseñar una estructura que facilite el logro de los objetivos de los ciclos de gestión.
Luego de contar con estructura y procesos claros, se procederá con la implementación de los cambios propuestos.
¿Cómo y de qué manera la propuesta de gestión por procesos y ciclos de gestión garantiza que se potencie y profundice la identidad institucional y a la vez permita profundizar significativamente en nuestra misión?
Es clave precisar que el modelo por sí solo no genera los beneficios, sino la implementación de la gestión por procesos como un modelo de gestión de la Universidad, El modelo, per se, es la base fundamental sobre la cual se construye una gestión por procesos, cuyo propósito se concentra en el aporte de valor que agrega a cada proceso y que permite una mayor satisfacción de a los usuarios de los servicios que son ofrecidos en procura de cumplir con la Misión de la Pontificia Universidad Javeriana.
Este enfoque de gestión fomenta un cambio de cultura que, prioriza el mejoramiento de procesos, con los actores de los mismos, y propende porque los resultados obtenidos estén alineados con la misión y visión institucional.
¿Cómo se articula el modelo de procesos de la Seccional con la Sede Central?
El modelo de procesos propuesto ha sido diseñado para la Seccional considerando la relación que ésta tiene con la Sede Central, pero no representa a ambas. En cuanto a la adopción del enfoque de gestión por procesos como modelo de gestión, tanto la Seccional como la Sede Central se encuentran desarrollándolo bajo métodos distintos, pero tienen la misma intensión: implementar una cultura de procesos en la Institución, como eje fundamental para afrontar los nuevos retos y realidades que la Universidad enfrenta.
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¿Cómo se va a hacer y cómo se van a asignar los roles de la gobernabilidad de los procesos? Es decir, ¿Cómo definir y clarificar los líderes de procesos, instancias de aprobación?
Como se mencionó anteriormente, una vez se cuente con el modelo de procesos aprobado, se deberá llevar a cabo el desglose y detallamiento de cada uno de los ciclos y procesos, identificando, además de los procedimientos que reflejan las actividades necesarias para satisfacer las necesidades de los usuarios de los servicios de la Universidad, las oportunidades de mejora.
Contando con este nivel de detalle se revisará la estructura de cargos de la Universidad, para garantizar su alineación con los diseños elaborados y así poder implementarlos. En la gestión por procesos se presenta un gobierno fundamentado en la dinámica de equipos de trabajo mediante la asignación de roles de líderes de ciclos y de procesos, así como participantes de procedimientos que en conjunto facilitan el alcanzar los objetivos. En la revisión de la estructura serán tenidos en cuenta las características particulares de la forma de gobierno de la Universidad, Consejos, Autoridades de gobierno, etc.
¿Qué representa el foco Comunidad Educativa Javeriana del modelo de procesos?
Se ha identificado que la Comunidad Educativa Javeriana es el núcleo alrededor del cual se desarrollan las funciones sustantivas en la Universidad, así mismo, es el centro de la gestión de la Universidad. El Proyecto Educativo fundamenta claramente el valor de la Comunidad Educativa (Ver Proyecto Educativo No 01 al 06) y reconoce en ella la participación de todos los que se involucran en la realización de los objetivos que se derivan del ser y naturaleza de la Universidad.
De esta manera, la representación gráfica del quehacer de la Universidad representada en el modelo, ilustra que la Comunidad Educativa Javeriana como foco, es el centro alrededor del cual todos los ciclos y procesos de la Universidad concentrarán sus esfuerzos para la satisfacción de las necesidades de todos los usuarios de sus servicios.
¿Qué sucederá cuando más adelante se detallen los procesos que conforman los ciclos de gestión del modelo y se determine que es necesario aplicar ajustes al Modelo de Procesos?
El modelo de procesos en esta etapa recoge de manera integral el quehacer de la Universidad alrededor de su foco, la Comunidad Educativa Javeriana, pero a un alto nivel; represéntalo más cerca posible la organización de la Institución por procesos y su alineación con la Planeación Institucional en vigencia, sin embargo, es posible que en el momento de efectuar el desglose y detallamiento de cada proceso sea necesario aplicar ajustes sobre el planteamiento que se ha establecido hasta este momento, lo cual se considera como algo normal o posible, fundamentalmente porque, al igual que la Universidad, el Modelo de Procesos es flexible y adaptable a las necesidades cambiantes de los usuarios, así como al entorno dinámico que rodea a la Institución. Que el Modelo de Procesos cambie es reflejo de su adaptación a la realidad de la Universidad como elemento vivo base de su gestión.
Consideraciones finales y recomendaciones
Consideraciones finales y recomendaciones
El Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali cuenta con un
marcado enfoque hacia el servicio que se aporta desde cada ciclo y/o proceso a sus
usuarios, lo que permite que todo el modelo se concentre en la disposición de
servicios alrededor de la Comunidad Educativa Javeriana, que ha sido considerada
como el foco del modelo.
En el diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali se
contemplaron los ciclos de gestión que ya se encuentran en operación en
la Institución:
- Ciclo Gestión de Compras
- Ciclo Gestión de Servicios de Recursos Financieros
- Ciclo Gestión de Información Financiera y Fiscal
- Ciclo Gestión de Recursos Físicos
- Ciclo Gestión del Talento Humano
Al contemplar el modelo desde una concepción integral se requirió de cambios en
dos (2) de estos ciclos:
Ciclo Gestión del Talento Humano: ubicación de este ciclo como parte del
grupo de ciclos focales en el modelo, debido a que se concentra en algunos de los
actores principales de la Comunidad Educativa Javeriana, evidenciando así la
relevancia y trascendencia del talento humano para la Universidad.
Adicionalmente, y como resultado del análisis integral del modelo, dentro de los
ciclos focales de la Universidad se encuentra el ciclo Bienestar de la Comunidad
Educativa, el cual involucra tanto a estudiantes como al talento humano de la
misma (profesores y personal administrativo), motivo por el cual el ciclo Gestión
del Talento Humano es modificado en cuanto a los procesos que lo conforman,
excluyendo de éste el “Proceso bienestar de talento humano” e integrando su
alcance al ciclo focal Bienestar de la Comunidad Educativa.
Ciclo Gestión de Recursos Físicos: se modifica la denominación y definición
hacia «Gestión de Servicios y Recursos Físicos», por lo que se recomienda realizar
una revisión de las caracterizaciones de ciclo y procesos, de manera que su
propósito sea hacia la prestación de servicios a la Institución apoyados en recursos
físicos, haciendo que prevalezca el servicio como el enfoque.
A partir del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
aprobado de manera formal, se debe continuar con el desglose y detallamiento del
mismo a través de la caracterización de ciclos y procesos, y el diseño de los
siguientes niveles de la jerarquía de los procesos (desagregación de los mismos a
nivel de procedimientos, actividades, tareas, pasos), requeridos para la puesta en
marcha y despliegue del Modelo.
Frente a la Responsabilidad Social Universitaria, la cultura organizacional, la
excelencia, la innovación organizacional y la internacionalización, todas ellas se
analizaron en el ejercicio del diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali y se concluyó que no se encuentran configurados como
ciclos o procesos en particular al ser temas transversales, con impactos en distintos
ejes de actuación al interior y exterior de la Institución. Son perspectivas que se
encuentran inmersas en todo el modelo y hacia las cuales se debe orientar cada uno
de sus componentes.
En este modelo se ha planteado el Ciclo de Integración del Egresado debido a la
necesidad que se tiene de su atracción e inclusión activa en la vida de la
Universidad, sin embargo, a futuro, una vez se cuente con mayores fortalezas en
este ámbito, se puede plantear la integración de este ciclo al Ciclo de Bienestar de
la Comunidad Educativa y al Ciclo de Relacionamiento.
El Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali presentado en este documento requiere de su detallamiento a nivel de cada uno de los ciclos de gestión y procesos que lo conforman, ejercicio en el cual se debe presentar una mayor particularización de cada ciclo de gestión, de manera que adopten su propia identidad a través de los procesos que les conforman.
Anexos
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Anexo 1. Lineamientos para la presentación del modelo de procesos
Con el fin de contar con un documento donde se describa cómo presentar de forma unificada los diferentes elementos del modelo de
procesos, esto es, Naturaleza del ciclo de gestión, Objetivo del ciclo de gestión, Alcance del ciclo de gestión, Objetivo del proceso, Alcance
del proceso, a continuación se establece el conjunto de especificaciones que determinan la forma y modo para describir estos elementos
descriptores del modelo de procesos en la Pontificia Universidad Javeriana Cali, de manera que puedan emplearse como base para el
diseño, revisión y actualización de los ciclos y procesos que conforman el modelo de procesos de la Institución.
Con el fin de contar con un documento donde se describa cómo presentar de forma unificada los diferentes elementos del modelo de
procesos, esto es, Naturaleza del ciclo de gestión, Objetivo del ciclo de gestión, Alcance del ciclo de gestión, Objetivo del proceso, Alcance
del proceso, a continuación se establece el conjunto de especificaciones que determinan la forma y modo para describir estos elementos
descriptores del modelo de procesos en la Pontificia Universidad Javeriana Cali, de manera que puedan emplearse como base para el
diseño, revisión y actualización de los ciclos y procesos que conforman el modelo de procesos de la Institución.
Estos lineamientos se establecen para que puedan emplearse como base para el diseño, revisión y actualización de los ciclos y procesos que conforman el modelo de procesos de la Institución.
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Naturaleza del ciclo de gestión Definición: Criterio principal de clasificación de los procesos que deben estar incluidos en el ciclo, el cual
habilita el encadenamiento y organización de procesos con características afines alrededor de la
satisfacción de una necesidad. La Naturaleza se encuentra vinculada al objetivo del ciclo de gestión
más no es el objetivo mismo.
La naturaleza del ciclo de gestión tiene 2 momentos en función de la etapa en la que se encuentre el
modelo de procesos:
1. Cuando el modelo de procesos se encuentra en diseño. En esta etapa la naturaleza es el único
elemento de diseño de ciclo con que se cuenta, ya que aún no se tienen objetivos y alcances
que clarifiquen el qué, para qué y las fronteras para diferenciar un ciclo de otro en el mismo
modelo de procesos. Por esta razón la naturaleza puede contener elementos del objetivo y/o
del alcance del ciclo los cuales serán utilizados más adelante.
2. Cuando el modelo de procesos se encuentra diseñado. En esta etapa, al contar con los
objetivos y alcances de los ciclos de gestión, la naturaleza es editada a una estructura sencilla
y resumida que facilite la rápida identificación y diferenciación del ciclo al interior del
modelo de procesos.
Lineamientos: Hace mención al principio organizador de un ciclo de gestión, es la declaración de su característica principal.
Se conforma por un verbo y su complemento.
Cuando un ciclo de gestión se encuentra en construcción la naturaleza puede llegar a contener más elementos
que anuncien los componentes que contendrá el objetivo y el alcance del ciclo, pero al tener estos dos elementos
diseñados para el ciclo la naturaleza debe resumirse a: un verbo y su complemento.
El verbo se redacta en su forma sustantiva (Ejemplo: Adquisición (Sustantivación)).
El verbo debe representar básica y sencillamente la característica principal del ciclo.
La naturaleza debe ser irrepetible al interior del modelo de procesos.
En ocasiones el mismo nombre del ciclo puede ser la naturaleza del mismo, como por ejemplo el Ciclo de Gestión
del Talento Humano en donde su naturaleza es la Gestión del Talento humano de la Universidad.
Ejemplo: Adquisición de bienes y servicios
Gestión de los ingresos económicos.
Gestión del talento humano.
Establecer la oferta formativa.
No se debe: Ya teniendo objetivos y alcances de ciclos de gestión, es decir, en etapa ya de construcción del modelo de procesos:
Incluir el objetivo y/o el alcance en la naturaleza del ciclo.
Incluir adjetivos calificativos.
Incluir metas e indicadores.
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Contar con la misma naturaleza de otro ciclo de gestión.
Hacer mención a áreas, departamentos, dependencias y/o unidades funcionales ni describir sus labores.
Incluir varias naturalezas al interior del mismo ciclo de gestión.
Cuando el ciclo o los ciclos se encuentran en diseño y no se cuenta con objetivo y alcance de cada uno, es decir, en
etapa de diseño del modelo de procesos):
Contar con la misma naturaleza de otro ciclo de gestión.
Hacer mención a áreas, departamentos, dependencias y/o unidades funcionales ni describir sus labores.
Incluir varias naturalezas al interior del mismo ciclo de gestión.
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Objetivo del ciclo de gestión Definición: Identifica la intención y finalidad del ciclo de gestión hacia la cual deben dirigirse los recursos y los
esfuerzos para dar cumplimiento a una meta que persigue el ciclo dentro del modelo de procesos.
Estructura:
Lineamientos: Está compuesto en su orden por el qué y el para qué.
El qué está conformado en secuencia por:
1. El o los verbos:
- Los verbos que se redactan en infinitivo (terminado en ar, er, ir).
- Los verbos que se incluyan deben representar el propósito principal del ciclo.
- Incluir como máximo 3 verbos
2. Característica de medición:
- Involucrar conceptos medibles y observables directamente relacionados con el para qué del ciclo de
gestión a través de adjetivos calificativos asociados a los verbos y complementos que conforman el
qué del ciclo. Por ejemplo: eficientemente, oportunamente.
- Su ubicación en la estructura del qué puede variar a la posición del numeral 3, es decir, que primero
se incluya el complemento y posteriormente la característica de medición.
3. Complemento
- Indica sobre qué sujeto, aspecto, proceso o actor se aplican las acciones indicadas por los verbos.
- Su ubicación en la estructura del qué puede variar a la posición del numeral 2, es decir, que primero
se incluya el complemento y posteriormente la característica de medición.
El para qué está conformado en secuencia por:
1. Para:
- Descripción resumida de la intensión principal del ciclo, qué necesidad busca satisfacer el ciclo de
gestión.
- El para qué proporciona la idea del indicador que determinará el resultado del objetivo.
2. Cumplimiento:
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- Se refiere a la normativa aplicable al ciclo de gestión sobre la cual se debe asegurar el cumplimiento de
parte del ciclo.
- Este no es un elemento obligatorio, es un componente deseable de incluir en el objetivo del ciclo en el
caso en que el proceso se rija formalmente por normatividad interna y/o externa.
Ejemplo: Proveer de manera eficiente y efectiva los bienes y servicios de usuarios, para satisfacer sus necesidades de
acuerdo con la normativa de adquisiciones de la Institución en vigencia.
Administrar de manera eficiente la oferta de servicios y bienes brindados por la Universidad para garantizar
el recaudo de los ingresos y contribuir a la sostenibilidad de la Institución.
Atraer, retener y desarrollar el mejor talento humano en la Universidad, para fortalecer su identidad con la
cultura organizacional y su orientación al logro de los objetivos institucionales, constituyéndolo en una
clara ventaja competitiva de la Institución.
No se debe: Incluir un listado de verbos que representan los procesos que contiene el ciclo.
Repetir el nombre del ciclo en el objetivo.
Perseguir el mismo propósito de otro ciclo de gestión.
Hacer mención a áreas, departamentos, dependencias y/o unidades funcionales ni describir sus labores.
Citar detalladamente la normatividad aplicable al ciclo (en casos de cambios en normativa lo que se debe ajustar
es el normograma asociado al ciclo).
Incluir varios propósitos al interior del mismo objetivo, es decir, del mismo ciclo de gestión.
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Alcance del ciclo de gestión Definición: Identifica los límites del ciclo de gestión, su inicio, su finalización y su cobertura.
Estructura:
Lineamientos: Debe estar alineado con el objetivo, delimita sobre qué aspectos tiene cubrimiento el ciclo de gestión.
Está compuesto en su orden por la determinación de las fronteras y la especificación de su cobertura.
Las fronteras son aquellas que se declaran para delimitar el ciclo de gestión y están conformadas en secuencia
por:
1. El inicio:
- Indica el proceso con el que comienza al ciclo de gestión.
- Puede incluirse algún complemento que proporcione mayor detalle sobre la actividad principal con
la que se da inicio al ciclo.
2. La finalización:
- Indica el proceso con el que culmina al ciclo de gestión.
- Puede incluirse algún complemento que proporcione mayor detalle sobre la actividad principal con
la que se da fin al ciclo.
En cuanto a la especificación de la cobertura del alcance:
- Son postulados utilizados para definir qué es lo que se incluye en las fronteras del ciclo y qué es lo
que está fuera de dichas fronteras.
- Proporciona mayor detalle de lo que contempla y lo que no el ciclo de gestión.
- Pueda que no se requiera especificar lo que no incluye el ciclo de gestión al ser completamente claro
su alcance con sólo mencionar lo que aplica.
Ejemplo: Inicia con el desarrollo de estrategias de identificación de mejores prácticas aplicables a los procesos de la
Universidad y finaliza con la medición y seguimiento del impacto de acciones de mejora implementadas en
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los procesos. Aplica para la oferta de servicios financieros y de alquiler de espacios, así como de bienes
materiales en la tienda Javeriana. No aplica para la oferta de programas académicos.
Inicia con la planeación y generación de estrategias para atraer el mejor talento que requiera la Universidad
y finaliza con la desvinculación del mismo. Aplica para todo el talento humano de la Institución: Docentes
y colaboradores administrativos. Incluye la administración de la compensación y la gestión alrededor de la
formación integral y bienestar del talento humano.
No se debe: Plantear metas, las metas están asociadas a los indicadores del ciclo.
Repetir el objetivo.
Incluir un listado de los procesos que contiene el ciclo.
Tener el mismo alcance de otro ciclo de gestión.
Hacer mención a áreas, departamentos, dependencias y/o unidades funcionales ni describir sus labores.
Dejar abierta la cobertura del ciclo, es decir, que en realidad no delimite al objetivo y permita la existencia de
zonas grises entre los ciclos de gestión.
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Objetivo del proceso Definición: Identifica la intensión y finalidad del proceso hacia la cual deben dirigirse los recursos y los
esfuerzos para dar cumplimiento a una meta que persigue el proceso dentro del ciclo de gestión al
que pertenece o dentro del modelo de procesos.
Estructura:
Lineamientos: Está compuesto en su orden por el qué y el para qué.
El qué está conformado en secuencia por:
1. El o los verbos:
- Los verbos que se redactan en infinitivo (terminado en ar, er, ir).
- Los verbos que se incluyan deben representar el propósito principal del ciclo.
- Incluir como máximo 3 verbos.
2. Característica de medición:
- Involucrar conceptos medibles y observables directamente relacionados con el para qué del proceso
a través de adjetivos calificativos asociados a los verbos y complementos que conforman el qué del
mismo. Por Ejemplo: eficientemente, oportunamente.
- Su ubicación en la estructura del qué puede variar a la posición del numeral 3, es decir, que primero
se incluya el complemento y posteriormente la característica de medición.
3. Complemento
- Indica sobre qué sujeto, aspecto, proceso o actor se aplican las acciones indicadas por los verbos.
- Su ubicación en la estructura del qué puede variar a la posición del numeral 2, es decir, que primero
se incluya el complemento y posteriormente la característica de medición.
El para qué está conformado en secuencia por:
1. Para:
- Descripción resumida del propósito principal del proceso, qué necesidad busca satisfacer el proceso.
- El para qué proporciona la idea del indicador que determinará el resultado del objetivo.
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2. Cumplimiento:
- Se refiere a la normativa aplicable en particular al proceso sobre la cual se debe asegurar el cumplimiento
de parte del mismo.
- Este no es un elemento obligatorio, es un componente deseable de incluir en el objetivo del proceso en
el caso en que se rija formalmente por normatividad interna y/o externa.
Ejemplo: Definir, coordinar e implementar soluciones tecnológicas seguras y oportunas que permitan optimizar los
ciclos de gestión de la Universidad, sus procesos asociados y el servicio a los usuarios internos y externos
de éstos de acuerdo con las directrices institucionales.
Comunicar y divulgar la información relacionada con la gestión por procesos a través de los ciclos de gestión
hacia sus usuarios internos y externos de manera oportuna y confiable para dar a conocer
permanentemente a la comunidad las políticas, actividades y conceptos que faciliten la cultura de gestión
por procesos en la institución.
No se debe: Incluir un listado de verbos que representan las actividades o procedimientos que contiene el proceso.
Repetir el nombre del proceso en el objetivo.
Perseguir el mismo propósito de otro proceso.
Hacer mención a áreas, departamentos, dependencias y/o unidades funcionales ni describir sus labores.
Citar detalladamente la normatividad aplicable al proceso (en casos de cambios en normativa lo que se debe
ajustar es el normograma asociado al proceso).
Incluir varios propósitos al interior del mismo objetivo, es decir del mismo proceso.
Usar nombres de procesos similares al de los ciclos y evitar que los objetivos de procesos sean redactados de
forma similar
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Alcance del proceso Definición: Identifica los límites del proceso, su inicio, su finalización y su cobertura.
Estructura:
Lineamientos: Debe estar alineado con el objetivo, delimita sobre qué aspectos tiene cubrimiento el proceso.
Está compuesto en su orden por la determinación de las fronteras y la especificación de su cobertura.
Las fronteras son aquellas que se declaran para delimitar el proceso y están conformadas en secuencia por:
1. El inicio:
- Indica la actividad principal con la que comienza el proceso.
- Puede incluirse algún complemento que proporcione mayor detalle sobre la actividad principal con
la que se da inicio al proceso.
2. La finalización:
- Indica la actividad principal con la que culmina el proceso.
- Puede incluirse algún complemento que proporcione mayor detalle sobre la actividad principal con
la que se da fin al proceso.
En cuanto a la especificación de la cobertura del alcance:
- Son postulados utilizados para definir qué es lo que se incluye en las fronteras del proceso y qué es
lo que está fuera de dichas fronteras.
- Proporciona mayor detalle de lo que contempla y lo que no el proceso.
- Pueda que no se requiera especificar lo que no incluye el proceso al ser completamente claro su
alcance con sólo mencionar lo que aplica.
Ejemplo: Inicia con el desarrollo de estrategias de identificación de mejores prácticas aplicables a los procesos de la
universidad y finaliza con la medición y seguimiento del impacto de acciones de mejora implementadas en
los procesos. Incluye la implementación de las mejores prácticas y métodos para fomentar la optimización
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de los procesos de la Universidad. Aplica para todos los procesos que conforman el modelo de la
Universidad.
Inicia con la planeación estratégica con proveedores de la Universidad y finaliza con la evaluación a
proveedores para determinar la continuidad sobre la relación comercial. Comprende el registro y
actualización de todos los proveedores así como su selección. No aplica para la selección de Docentes y
expertos internacionales.
No se debe: Plantear metas, las metas están asociadas a los indicadores del proceso.
Repetir el objetivo.
Incluir un listado de las actividades que contiene el proceso.
Tener el mismo alcance de otro proceso.
Hacer mención a áreas, departamentos, dependencias y/o unidades funcionales ni describir sus labores.
Dejar abierta la cobertura del proceso, es decir, no limitar las fronteras del proceso dentro del ciclo de gestión y
dentro del modelo de procesos, lo que hace que el alcance en realidad no delimite al objetivo y permita la
existencia de zonas grises entre los procesos.
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![La investigación de procesos ecológicos 65 La investigación de … · 2017-04-13 · La investigación de procesos ecológicos 65 [65] La investigación de procesos ecológicos](https://img.dokumen.tips/doc/110x75/5e42b9d4daf21016510ffb65/la-investigacin-de-procesos-ecolgicos-65-la-investigacin-de-2017-04-13-la.jpg)
