Upload
taufan-ardiansyah
View
853
Download
90
Embed Size (px)
DESCRIPTION
PROPOSAL SIM Penggajian Karyawan
Citation preview
PROPOSAL
Sistem Informasi Penggajian &
Absensi Karyawan
Disiapkan untuk:
PT. Bestfood Nusantara
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 2
DAFTARISI
Daftar isi …………………………………………………………………………………………..2
1 Latar Belakang ………………………………………………………………………………. 3
2 Pemahaman Kami Atas Kebutuhan PT. Bestfood Nusantara ………………………………… 4
3 Ruang Lingkup ……………………………………………………………………………….. 5
4 Metodologi …………………………………………………………………………………… 6
4.1 Review ………………………………………………………………………………. 6
4.2 Development …………………………………………………...……………………. 6
4.2 UAT …………………………………………………………………………………. 6
4.2 Go Live ………………………………………………………………………………. 6
5 Hasil Akhir …………………………………………………………………………………… 7
6 Estimasi Waktu Penugasan ……………………………………………………………………8
7 Biaya Jasa Operasional ……………………………………………………………………….. 9
8 Contoh Aplikasi …………..………………………………………………………………….. 10
9 Penutup ………………………………………………………………………………………. 30
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 3
1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi semakin pesat seiring dengan perkembangan zaman.
Sehubungan dengan hal ini, semua perusahaan yang bersaing berlomba-lomba untuk
menerapkan teknologi dan sistem informasi dalam proses bisnisnya. Salah satu contoh
penerapan teknologi dan sistem informasi dalam perusahaan yaitu penggunaan sistem informasi
penggajian karyawan / payroll yang didalamnya sudah terdapat modul absensi menggunakan
fingeprint dalam pengumpulan, pengolahan serta penyimpanan informasi dan pengambilan
kembali informasi yang dibutuhkan.
Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya (resources) yang penting dalam
perusahaan sebagai tenaga penggerak. Oleh sebab itu perusahaan memilki kewajiban
memberikan imbalan atas kerja keras, waktu dan pemikiran dari karyawan dengan berupa gaji,
tunjangan, bonus yang sesuai dan tepat waktu. Hal ini dimaksudkan untuk menunjukkan
loyalitas dari perusahaan dan meningkatkan semangat karyawan perusahaan untuk tetap
produktif dalam mengerjakan tugas-tugasnya.
PT. Bestfood Nusantara merupakan perusahaan bertaraf internasional yang bergerak di bidang
Food, Beverage & Hospitality yang memiliki banyak cabang di jakarta dan beberapa di luar
jakarta dan memiliki jumlah karyawan yang sudah cukup banyak yang terbagi kedalam beberapa
divisi. Terkait dengan sistem penggajian dan absensi karyawan perusahaan masih memiliki
beberapa kendala seperti: lamanya pengiriman data absensi dari masing-masing kantor cabang
ke kantor pusat, pembayaran gaji dengan jumlah yang tidak sesuai dengan yang seharusnya,
pembayaran gaji yang tidak tepat pada waktunya dikarenakan memerlukan waktu untuk
mengirim data absensi dari kantor cabang ke kantor pusat dimana keamanan dari data absensi
tersebut tidak sepenuhnya valid.
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 4
2. Pemahaman Kami Atas Kebutuhan Perusahaan
Dalam pelayanannya, PT. Bestfood Nusantara selalu menjaga komitmen akan kemandirian dan
integritasnya.Oleh sebab itu Sistem Informasi Manajemen Penggajian Karyawan dan Absensi
dalam pengelolaan informasi data harus sangat diperhatikan.
Berdasarkan kebutuhan dan lingkup pekerjaan dalam Pertemuaan yang diadakan pada hari
kamis, 9 Agustus 2012, lingkup pekerjaan yang dilakukan mencakup :
1. Aktifitas penggajian meliputi: absensi karyawan integrasi dengan fingerprint, perhitungan
gaji bulanan, tunjangan, lembur, cuti, pinjaman serta pajak penghasilan yang langsung
dibebankan pada perhitungan gaji .
2. Aktifitas kepegawaian yaitu: kegiatan pembayaran gaji karyawan beserta bonus atau komisi.
3. Aktifitas pajak PPh pasal 21 yang dibebankan sebagai potongan atas gaji karyawan.
4. Laporan-laporan yang dihasilkan yaitu laporan absensi bulanan dan laporan gaji karyawan
yang mendetail unsur-unsur yang terkait didalamnya, laporan pinjaman, laporan klaim dan
SPT.
Sistem informasi yang dirancang memiliki pengendalian intern untuk pencatatan data,
penyimpanan data, otorisasi dan keterbatasan akses karyawan terhadap data tertentu serta data
tersimpan secara terpusat sehingga karyawan dapat melakukan absensi di seluruh kantor cabang
dan keamanan data sangat terjamin.
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 5
3. Ruang Lingkup
Berdasarkan pemahaman kami atas kebutuhan PT. Bestfood Nusantara, maka penugasan ini
memiliki ruang lingkup sebagai berikut:
1. Aktifitas penggajian meliputi: absensi karyawan integrasi dengan fingerprint, perhitungan
gaji bulanan, tunjangan, lembur, cuti, pinjaman serta pajak penghasilan yang langsung
dibebankan pada perhitungan gaji .
2. Aktifitas kepegawaian yaitu: kegiatan pembayaran gaji karyawan beserta bonus atau komisi.
3. Aktifitas pajak PPh pasal 21 yang dibebankan sebagai potongan atas gaji karyawan.
4. Laporan-laporan yang dihasilkan yaitu laporan absensi bulanan dan laporan gaji karyawan
yang mendetail unsur-unsur yang terkait didalamnya, laporan pinjaman, laporan klaim dan
SPT.
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 6
4. Metodologi
Berikut ini adalah pendekatan dan metodologi kami dalam merancangsistem:
Field Research Development User Testing Migration
& Training & Go Live
Penjelasan detil dari metodologi akan dijelaskan di bawah ini:
4.1 Field Research
Dengan melakukan survey langsung ke perusahaan dengan tujuan memperoleh data-data
primer seperti struktur organisasi perusahaan, pengendalian intern yang ada dalam
perusahaan, kebijakan pada prosedur penggajian dan unsur-unsur yang terkait dalam
penggajian.
4.2 Development
Pada tahap ini kami melakukan pembuatan aplikasi/sistem berdasarkan survey yang
sudahdilakukan.
4.3 User Testing & Training
Pada tahap ini kami melakukan testing kepada user dan kemudian memberikan training
hingga user mengerti menggunakan aplikasi yang telah dibuat.
4.4 Migration & Go Live
Pada tahap ini kami melakukan migrasi atau perpindahan data dari sistem lama ke
sistem baru dan selanjutnya sistem sudah bisa digunakan untuk operasional sehari-
harinya.
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 7
5. Hasil Akhir
Hasil akhir dari penugasan ini adalah sebagai berikut :
1. Modul Absensi:
- Fasilitas Pembagian Bagian dan Sub bagian yang fleksibel
- Fasilitas pengaturan Izin Pegawai (Sakit, Cuti, Alpha dan Dinas) yang fleksibel
- Fasilitas pengaturan shift jam masuk dan pulang karyawan yang fleksibel untuk karyawan,
staff dan security.
- Pengaturan hari kerja yang fleksibel
- Fasilitas pengaturan izin tidak masuk dan izin meninggalkan pekerjaan yang fleksibel.
- Pencatatan biodata karywan secara lengkap baik yang aktif maupun yang telah nonaktif.
- Pencatatan jam lembur pegawai.
2. Modul Penggajian:
- Pencatatan data gaji pokok dan tunjangan (uang makan, transport, premi target dll) yang
flexibel.
- Pencatatan transaksi potongan gaji (jamsostek, spsi, pinjaman dll) dapat disesuaikan
dengan kebutuhan perusahaan.
- Laporan data gaji/upah pegawai harian, bulanan dan periodik.
- Cetak slip gaji/upah.
- Laporan biaya lembur bulanan dan periodik sesuai dengan peraturan pemerintah.
- Cetak slip lembur pegawai.
- Laporan PPh 21 sesuai dengan peraturan pemerintah.
3. Dokumentasi
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 8
6. Estimasi Waktu Penugasan
Tahapan Bulan ke-1 Bulan ke-2 Bulan ke-3 Bulan ke-4
M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4
Field Research Melakukan kick off meeting X Observasi X X X
Interview X X X
Development Membuat standart modul-modul aplikasi X X X X X X X X User Testing & Training UAT X X Training X X Migration & Go Live Migration X X Go Live X X X X
Catatan: Jadwal tersebut diatas dengan asumsi bahwa data dan informasi yang kami terima secara tepat waktu, termasuk ketersediaan
waktupersonil dari pihak perusahaan yang terkait untuk dilakukan wawancara serta pengisian dokumen lainnya seperti kuesioner dan
lain-lain untuk menunjang informasi yang kami butuhkan dalam penugasan ini
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 9
7. Biaya Jasa Operasional
Berdasarkan ruang lingkup dari penugasan, maka biaya jasa profesional yang kami tawarkan
adalah sebagai berikut:
Professional Fee IDR Rp. 45.000.000,-
Discount
(after negotiation)
Rp 5.000.000,-
Total IDR Rp. 40.000.000,-
Investasi yang Kami tawarkan diatas tidak termasuk biaya akomodasi, penginapan dan biaya
makan apabila ke luar kota selama pekerjaan.
Termin pembayaran atas jasa professional ini kami tawarkan sebagai berikut:
Termin
Deskripsi (%)
1. Field Research
Melakukan survey, pengumpulan data dan informasi
perusahaan
10%
2. Development
melakukan pembuatan aplikasi/sistem berdasarkan survey
yang sudah dilakukan
60%
3. User Testing &
Training
melakukan testing kepada user dan kemudian memberikan
training hingga user mengerti menggunakan aplikasi yang
telah dibuat
15%
4. Migration &
Go Live
melakukan migrasi atau perpindahan data dari sistem lama ke
sistem baru dan selanjutnya sistem sudah bisa digunakan
untuk operasional sehari-harinya.
15%
- Untuk Termin 1, 3 dan 4 pembayaran dilakukan diawal (sebelum pekerjaan dilakukan).
Termin 2, pembayaran dilakukan setelah proses Development dilakukan.
- Datang ke kantor apabila kami memerlukan data, selebihnya kami akan mengerjakan dari luar
kantor.
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 10
8. Contoh SIM Penggajian yang pernah kami buat
Form :
1. Absen kedatangan
Gambar L.1 : User interface Absen kedatangan
2. Absen pulang
Gambar L.2: User interface Absen pulang
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 11
3. Absen apel
Gambar L.3: User interface Absen apel
4. Arsip Absensi (Form_Konfirmasi).
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 12
Gambar L.4: User interface Arsip absensi
5. Form Penugasan
Gambar L.5 : User interface From penugasan
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 13
6. Lihat Profil
Gambar L.6: User interface Lihat profil pegawai
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 14
7. Ms Pegawai
Gambar L.7 : User interface Ms pegawai
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 15
Clik button + akan keluar form new_pegawai
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 16
Gambar L.8 : User interface Form pegawai baru
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 17
8. Master absensi
Gambar L.9 : User interface Master absensi
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 18
9. Menu.
Gambar L.10 : User interface Menu
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 19
10. Pengajuan Cuti
Gambar L.11 : User interface Pengajua cuti
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 20
11. Verifikasi Cuti
Gambar L.12: User interface Verifikasi cuti
12. Verifikasi Absensi
Gambar L.13: User interface Verifikasi absensi
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 21
13. Verifikasi Cuti (Manajemen)
Gambar L.14: User interface Verifikasi cuti
14. Master gaji
Gambar L.15: User interface Master gaji
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 22
15. Master tunjangan
Gambar L.16: User interface Master tunjangan
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 23
16. Master potongan
Gambar L.17: User interface Master potongan
17. Form sanksi
Gambar L.18: User interface Form sanksi
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 24
18. Perhitungan PPh21
Gambar L.19: User interface Perhitungan PPH 21
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 25
19. Verifikasi pembayaran gaji
Gambar L.20: User interface Verifikasi pembayaran gaji
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 26
Report :
1. Laporan transaksi kehadiran pegawai
Gambar L.21: User interface Laporan transaksi kehadiran pegawai
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 27
2. Rekap bulanan. Bulan dan tahunnya bentuknya combobox.
Gambar L.22: User interface Rekap bulanan
3. Report data pegawai
Gambar L.23: User interface Report data pegawai
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 28
4. SK penugasan.
Gambar L.24: User interface SK penugasan
5. SK cuti
Gambar L.25: User interface SK cuti
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 29
6. Slip gaji
Gambar L.26: User interface slip gaji
Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012
Private and Confidential Page 30
9. Penutup
Demikian Penawaran Jasa ini ditawarkan untuk dapat memenuhi kebutuhan PT. Bestfood
Nusantara. Kami mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada kami dan
kami berharap dapat berlanjut dalam bentuk kerja sama yang baik. Jika ada hal-hal yang perlu
didiskusikan lebih lanjut, kami bersedia untuk memberikan penjelasan dan presentasi kepada
pihak manajemen PT. Bestfood Nusantara.
Hormat Saya,
M. Taufan Ardiansyah
IT Consultant