Proposal Perangkat Lunak

Together We Can Create The Future

1 | P a g e

2011

CV. JAYA VASCODAGAMA

PROPOSAL PENAWARAN HOTEL MANAGEMENT SYSTEM FRONTDESK


2 | P a g e

DEVELOPING SKILLS OF VASCODAGAMA

PROPOSAL PENAWARAN HOTEL MANAGEMENT SYSTEM

FRONTDESK

Written by

JAYA HARRY SINAGA

Edited by

RANDY WIJAYA ,NURUL ISKANDAR ,RIDWAN ,JONI PATULUA AND MUHAMAD DANI


3 | P a g e

Kuliah Umum Jayaharry.blogspot.com

Copyright © 2011 Jayaharry.blogspot.com


Jaya Harry Sinaga [email protected]

Lisensi Dokumen:

Copyright © 2011 Jayaharry.blogspot.com

Seluruh dokumen di Jayaharry.blogspot.com dapat digunakan, dimodifikasi dan

disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang

disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan

ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari Jayaharry.blogspot.com


4 | P a g e

I Pendahuluan Latar Belakang Kehadiran teknologi komputer dengan kekuatan prosesnya telah memungkinkan

pengembangan sistem informasi manajemen hotel berbasis komputer. Dengan

memanfaatkan teknologi komputer, didapat manfaat berupa kemudahan

menyimpan, mengorganisasi dan melakukan pengambilan (retrieval) terhadap

berbagai data. Didukung dengan perangkat lunak dan konfigurasi perangkat

keras yang tepat, hotel dapat membangun sistem informasi manajemen hotel

yang handal dan berpengaruh secara signifikan terhadap kinerja hotel

secara keseluruhan.

Umumnya kejadian yang sering terjadi pada hotel adalah keterbatasan pengolahan data

yang dimulai dari pengolahan data untuk tamu masuk ,tamu keluar,pengecekan kamar

kosong hotel tersebut .Kejadian diatas merupakan salah satu proses yang merupakan

interaksi antara bagian internal hotel ataupun pembuat software yang diwakilkan oleh

pengolahan data ataupun administrasi data yang telah disusun sedemikian rupa

dengan proses dan prosedur-prosedur tertentu . Diharapkan dengan adanya

suatu sistem pengolahan data antara user yang merupakan receptionis dan

pengolahan yang merupakan bagian dari sistem informasi manjemen hotel yang

menerima inputan dari user dan mengolahnya untuk melakukan kegiatan transaksi

kegiatan chek-in atau chek-out dan kegiatan administrasi antara tamu dan

hotel tersebut .


5 | P a g e

I.PROFIL PERUSAHAAN

CV. JAYA VASCODAGAMA adalah suatu perusahaan konsultan yang

memberikan layanan dibidang Software Hotel Management System dan

Analisa Data. Didirikan pada tahun 2011, pada awal mulanya perusahaan ini

hanya bergerak dibidang Teknologi Informasi, namun seiring dengan

perkembangannya perusahaan ini juga memberikan layanan konsultasi di

bidang analisa data yang diperlukan bagi kalangan akademisi maupun

kalangan profesional.

Didukung oleh staff - staff yang menguasai konsep Teknologi Informasi

terbaru dan berpengalaman mengembangkan serta menerapkan Sistem

Informasi serta analisa data di banyak organisasi, CV. JAYA VASCODAGAMA

berkembang menjadi konsultan, perancang dan pengembang Software

yang handal.

Hotel Management System terintegrasi yang stabil dan mudah dipergunakan

adalah kekuatan dan ciri utama dari produk CV. JAYA VASCODAGAMA. Dan

dengan motto `Together We Can Create The Future`, CV. JAYA

VASCODAGAMA akan mambantu membuat masa depan Hotel anda lebih

berkembang, efisien dan efektif.

Beberapa hotel yang telah mempercayakan konsultasi, pengembangan dan

atau pemeliharaan Softwarenya pada CV. JAYA VASCODAGAMA antara lain :

1. HOTEL MUTIARA ****

2. GRAND SWISS BELHOTEL *****

3. Dan Lain - Lain


6 | P a g e


II. RINGKASAN EKSEKUTIF

Resesi global yang sedang melanda dunia belakangan ini sangat berdampak pada menurunnya penerimaan tamu yang berkunjung ke hotel. Banyak pengunjung yang membatalkan rencana untuk berpergian dalam rangka berwisata. Pembatalan ini tentulah berdampak signifikan pada bisnis perhotelan. Oleh sebab itu, manajemen hotel perlu untuk semakin meningkatkan pelayanan terhadap tamu-tamu hotel yang berkunjung sehingga meninggalkan kesan dan menjadi referensi bagi tamu-tamu lainnya. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan menyediakan sistem informasi manajemen hotel. Dewasa ini, banyak sekali tersedia program hotel dengan segmen hotel yang berbeda-beda, mulai dari harga juta-an sampai ratusan juta rupiah. Penyediaan sistem informasi hotel dengan program-program ini terkadang membebani bisnis usaha hotel tersebut, karena pihak hotel masih mengeluarkan biaya sampingan untuk maintenance secara terus-menerus. Vasco Soft Hotel Management System hadir untuk mengatasi permasalahan tersebut. Vasco Soft Hotel Management System terdiri dari beberapa modul. Salah satunya adalah FRONTDESK yang digunakan untuk Divisi Kamar (Room devision). Seksi-seksi yang didukung oleh program ini adalah seksi reservasi, reception, uniform, information, telephone, FO cashier dan nigth audit. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan di semua seksi tersebut dapat diproses dan direkam dengan program ini. Program ini dirancang untuk memenuhi operasional berbagai jenis usaha hotel, mulai dari hotel biasa, hotel besar, resort, villa dengan sistem penjualan kamar per jam, per paket, per bulan, per tahun, per kamar, atau per gedung. Selain itu, dengan sistem harga kamar yang bervariasi untuk setiap tipe penjualan berdasarkan hari, ataupun berdasarkan agen travel tertentu. Dengan penggunaan program ini pihak manajemen hotel dapat menghemat sekitar 60 % dari pengeluaran normal untuk penyediaan kertas, pencetakan blanko/formulir yang dipakai dalam internal hotel yang memiliki sifat resistensi arsip 3 bulan. Harga pembelian lisensi program ini relatif murah. Dengan efisiensi kinerja dan penghematan tanpa menggunakan kertas/blanko, dalam waktu setahun, biaya pembelian lisensi program sudah dapat dikembalikan dari hasil penghematan tersebut. Selain itu, pihak hotel tidak perlu mengeluarkan biaya pemeliharaan (maintenance) untuk program ini. Program ini juga dapat digunakan tanpa melihat berapa jumlah kamar.


7 | P a g e

III. GAMBARAN UMUM

Program manajemen hotel ini merupakan program yang membantu petugas front office untuk menangani semua informasi berkaitan dengan kamar, tamu dan pengunjung hotel serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan pihak manajemen dalam mengembangkan usaha hotel. Perekaman informasi tamu/pengunjung hotel dimulai sejak tamu memasuki hotel (atau saat melakukan reservasi kamar), munculnya tagihan-tagihan dan sewaktu tamu/pengunjung melakukan pembayaran. Pada saat tamu check-out, kuitansi tagihan/pembayaran dapat dicetak. Program ini dapat berjalan pada satu komputer secara mandiri (standalone) ataupun dalam jaringan komputer LAN (Local Area Network). Jumlah kamar pada program ini tidak dibatasi, dan pemilik bebas menambah jumlah kamar hotel. Program ini juga tidak membutuhkan maintenance, karena maintenance program dapat dilakukan sendiri oleh pengelola hotel.

IV. TUJUAN PROGRAM

Untuk memudahkan petugas front office hotel dalam menangani semua informasi kamar, tamu dan pengunjung hotel, serta membuat laporan rutin yang diperlukan. Penghematan waktu dan tenaga dapat mendorong pelayanan tamu dan pengunjung menjadi lebih maksimal. Untuk memudahkan Pengelola/Manajer Hotel dalam mengevaluasi kemajuan penerimaan/pendapatan hotel sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dan cepat untuk terus meningkatkan pendapatan tersebut dalam bentuk promosi atau pelayanan lainnya. Untuk dapat melayani tamu, pengunjung dan pengguna jasa hotel lainnya secara cepat dan memuaskan sehingga menimbulkan image yang baik terhadap hotel Anda sehingga mereka akan kembali lagi ataupun menginformasikan kepada orang lain tentang kepuasan pelayanan yang diterimanya.

V. KEMAMPUAN PROGRAM

Program manajemen hotel ini memiliki berbagai fasilitas untuk membantu petugas front office dalam menangani keadaan kamar yang dipesan oleh tamu, ataupun pengunjung hotel.Penggunaan program ini dimulai sejak tamu/pengunjung hotel melakukan pemesanan, check-in sampai dengan check-out. Seluruh data disimpan dan diolah oleh program. Laporanlaporan yang dihasilkan program mencakup:


8 | P a g e

� Seksi reservasi, antara Lain: � Menangani pemesanan kamar tamu, baik yang dilakukan oleh personal,

perusahaan, dan agen perjalanan (travel agent). � Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan oleh seksi reservasi dalam

memberikan pelayanan kepada tamu, antara lain: membuat reservasi, mengupdate reservasi, atau membatalkan reservasi.

� Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi reservasi.

� Seksi reception, antara Lain: � Menangani tamu-tamu yang datang, baik dari pemesanan kamar maupun tamu yang datang walk-in. � Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan oleh seksi reception dalam memberikan pelayanan kepada tamu, antara lain: menambah data tagihan tamu, menambah data cash all departemen, change of room atau rate, VIP room service requisition, verification of departure date, early check in notice, late check out notice, room status, room discrepancy, arrival book, departure book, dan lain sebagainya. � Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi reception.

� Seksi uniform, antara Lain: � Menangani tamu-tamu yang sedang menginap di hotel. � Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan oleh seksi uniform dalam memberikan pelayanan kepada tamu, antara lain: bellboy errand card, departure slip, luggage book, dan lain sebagainya. � Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi uniform.

� Seksi information, antara Lain: � Menangani tamu-tamu yang sedang menginap di hotel. � Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan di seksi information dalam memberikan pelayanan kepada tamu, antara lain: pemberian pesan untuk tamu, pesan dari tamu, forwarding address dan hotel key personal. � Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi information.

� Seksi telephone, antara Lain: � Menangani tamu-tamu yang sedang menginap di hotel. � Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan oleh seksi telephone dalam memberikan pelayanan kepada tamu, antara lain: pemberian telephone voucher, paging service, dan wake-up call. � Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi telephone.

� Seksi FO cashier, antara Lain: � Menangani tamu-tamu yang sedang menginap di hotel. � Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan di seksi FO cashier dalam memberikan pelayanan kepada tamu, antara lain: opening balance sheet, kas kecil hotel, kas kasir FO, rekening tamu, deposit tamu, voucher tamu, complementer/allowance/adjustment, bill, cash paid out, folio, city ledger, cash receipt, permintaan pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, permintaan pengisian kembali kas kecil, pembayaran uang komisi, money/TC currancy exchange, safe deposit box, dan setoran kasir ke general cashier. � Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi FO cashier .


9 | P a g e

� Seksi night audit, antara Lain: � Merekapitulasi hasil penjualan hotel. � Memverifikasi Arsip Data Komputer (ADK) program. � Membuat jurnal penjualan per account hotel. � Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan oleh seksi night audit, antara lain: membuat rekapitulasi penjualan kamar, telephone, food, beverage, laundry, drugstore, business center, banquette, penerimaan pajak, room service, dan surcharge. � Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi FO cashier.

VI. TARGET PENGGUNAAN PROGRAM Program ini ditujukan untuk dipergunakan pada hotel-hotel Bintang Tiga ke atas, ataupun hotel-hotel non-bintang yang ingin memberikan pelayanan sekelas Bintang Tiga ke atas. Cara pengoperasian program ini sangat sederhana dan mudah, tidak membutuhkan keterampilan khusus. Semua pegawai hotel dipastikan dapat menggunakannya dengan baik. Pelatihan penggunaan program diberikan selama 1 hari dan diharapkan pengguna sudah dapat memakai program. Setiap pengguna mempunyai hak/kode akses yang berbeda-beda sesuai dengan kewenangannya.

VII. SPESIFIKASI KEBUTUHAN KOMPUTER Program ini dapat digunakan pada komputer yang telah ada di hotel, sehingga tidak diperlukan pengadaan komputer baru. Komputer dilengkapi dengan sistem operasi Windows VISTA DAN 7 serta aplikasi MS Office 2007 (minimal) dan MySQL Server dengan menggunakan prosesor Pentium Core 2 duo, I3,I5 (disarankan) atau yang setara.

VII. HARGA LISENSI PROGRAM Harga VASCOSOFT HMS FrontDesk …………………….. Rp. 35.000.000 (Tigah puluh lima juta rupiah). 1. Harga di atas merupakan harga pembelian lisensi software saja. Software dapat diambil langsung ke kami atau dikirim via pos ke hotel pembeli. Jika membutuhkan bantuan dalam instalasi dan atau penggunaan pemakaian, kami dapat memberikan bantuan langsung ke hotel pembeli atas tanggungan hotel yang bersangkutan (biaya transportasi (pulang-pergi) dan akomodasi selama di hotel tersebut. 2. Bebas biaya untuk update program yang dikirimkan melalui email, konsultasi pemakaian program via email. Update berupa perbaikan program dan peningkatan kemampuan program.


10 | P a g e

VIII. PAKET PENJUALAN PROGRAM VASCO SOFT Hotel Management System FrontDesk ini merupakan aplikasi yang juga disertai dengan beberapa aplikasi kecil sebagai berikut: 1. Modul Administrator 2. Outlet for Restaurant and Beverage 3. Outlet for Drugstore 4. Outlet for Laundry 5. Outlet for Business Center 6. Outlet for Banquette 7. Program tambahan untuk fungsi accounting dalam aplikasi FrontDesk, seperti general cashier, cityledger, dsb. 8. Program tambahan untuk fungsi housekeeping dalam aplikasi FrontDesk, seperti mengubah status kamar, pembersihan kamar, dsb.

VIIII. Estimasi Waktu Pengerjaan Proyek

Untuk merealisasikan pekerjaan proyek perangkat lunak “Sistem HOTEL MANAGEMENT SYSTEM FRONTDESK” kurang lebih memerlukan waktu 7 bulan, berikut Tampilan Layout dengan MS.Project 2007:


11 | P a g e


12 | P a g e


13 | P a g e

X. SUMBER DAYA MANUSIA

Untuk melaksanakan proyek perangkat lunak “Sistem HOTEL MANAGEMENT SYSTEM

FRONTDESK” disiapkan Anggota Tim PENGEMBANG 10 orang dengan peran masing-masing seperti dalam tabel di bawah ini.

NO.

Jabatan

Tugas Utama

1. Project

Manager(PM)

(JAYA)

Bertanggung jawab atas jalannya proyek yang sedang dikerjakan

Mengkoordinasikan segala kegiatan.

Memeriksa & menyetujui draft user

interface. Menetapkan target mingguan.

Melakukan quality assurance management.

Melakukan pemeriksaan atas database

requirement. Membuat laporan berkala kepada

pimpinan. 2. System Analyst

(SA1)

(RANDY,RIDWA & JONI)

Memantau database requirement.

Menggali dari Business Process System Analyst

terhadap technical system requirements (workflow, security, dll) Membuat system requirements, yang

tidak termasuk pekerjaan Business Process System

Analyst.

Dengan bantuan informasi Business Process System Analyst, membuat mock- up interface.

Mempelajari domain permasalahan yang terkait dengan proyek ini.

Melakukan perancangan sistem (system design: DFD, UML, ER).

Menyiapkan standar programming.

Melakukan system testing & user acceptance testing.

3. Programmer

(JAYA & M.DANI)

Melakukan implementasi dari desain yang telah dilakukan dari System Analyst, Lead Programmer.

4. Business Process System Analyst (SA2)

(NURUL)

Memberikan informasi mengenai proses bisnis yang

berlaku kepada System Analyst, Lead Programmer dan

Progammer. Melakukan analisa permasalahan.

Melakukan analisa terhadap pelaksanaan

proyek. Melakukan analisa kebutuhan

sistem. 5. Documentator

(RANDY)

Membuat dokumentasi aplikasi (UML, modul

descriptions). Membuat dokumentasi penggunaan

aplikasi (manual). Mengumpulkan semua dokumen

yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.


14 | P a g e

6. Debugger dan

Tester

(M.DANI & RIDWAN

Melakukan system testing. Hal ini dilakukan oleh tester. Pada proses ini diharapkan tester dapat menemukan kekurangan dari program.

Bug fix. Debugger bertugas memperbaiki kekurangan yang ditemukan oleh tester.

7.

Database Administrator

(NURUL

(DB)

Mendesain database yang diperlukan.

Melakukan implementasi desain database. Membuat

koneksi antara database dan sistem.

8.

Designer (NURUL & JAYA

Merancang alur aplikasi

Merancang interface

9.

System User

(ALL)

Melakukan tatap muka langsung dengan pengguna


15 | P a g e

XI Estimasi Biaya Project

Di sini kami akan memberikan estimasi dari cost yang diperlukan dalam

pengimplementasian sistem. Metode estimasi yang digunakan dalam pengerjaan

proyek ini adalah metode estimasi Function Point (FP). Metode estimasi FP

adalah metode estimasi biaya dengan cara mendekomposisikan software

menjadi subfunction-subfunction dimana masing-masing subfunction tersebut

diestimasi banyaknya input dan dikalikan dengan bobot pengali yang merupakan

tingkat kesukaran pengimplementasianya. Akan tetapi estimasi ini akan terus

direvisi sesuai dengan perkembangan yang akan terjadi.

Compleksity Adjustment Value

1 Backup and Recovery 7

2 Komunikasi data 6

3 Pemrosesan terdistribusi 7

4 Kinerja Kritis 7

5 Lingkungan operasi yang

ada

4

6 Entri data 4

7 Transaksi masukan 4

8 File Utama 5

9 Kompleksitas pemeriksaan 6

10 Kompleksitas proses

internal

5

11 Kode yang dipakai kembali 4

12 Instalasi Software 4

13 Instalasi Ganda 5

14 Pengubahan fasilitas oleh

user

5

Ji 73


16 | P a g e


17 | P a g e

Demikian proposal kami ini , dengan harapan tugas ini akan dapat terlaksana

dengan baik, Bantuan baik moril maupun materil dari semua pihak tentunya akan

memperlancar terwujudnya tugas atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima

kasih.

Project Manager/PM

JAYA HARRY SINAGA ------------------------------------------------------- Email: [email protected]

Phone: 061-22-0890 / 0812-6439-8782

Documents

Proposal Perangkat Lunak