Proposal Mppl

A. LATAR BELAKANG

Pengelolahan surat dalam suatu organisasi memegang peranan

penting dalam proses administrasi. Dalam hal ini sistem pengolahan

persuratan menjadi salah satu faktor yang sangat berpengaruh terutama

pada bagian Intelegensi dan Keamanan (Intelkam) di Polda Sulut yang

merupakan tujuan pembuatan project ini. Sehingga perlu adanya

perubahan dalam distribusi surat agar lebih efektif dan efisien. Proses

pengelolahan surat keluar dan surat masuk sangat diharapkan dapat

dilakukan dengan lebih baik. Aplikasi surat menyurat menjadi salah satu

kunci untuk mengatasinya. Dengan adanya aplikasi surat menyurat ini

dapat mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan

surat dan disposisi, mengurangi penggunaan kertas, memperkecil

kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mempercepat proses

pencarian surat, memudahkan pengontrolan disposisi surat, serta mudah

dalam penggunaan.

Pada dasarnya sebuah instansi pastinya memiliki file berupa

dokumen surat-surat penting, baik surat yang keluar dan surat yang masuk.

Menurut kasus yang kami temukan, saat ini proses distribusi surat masih

menggunakan cara manual yaitu ketika berbagi dokumen masih

menggunakan flash disk dan dapat menghabiskan waktu saat penyampaian

dokumen ke sub bagian.. Dalam membuat surat keluar kita perlu membuat

kepala suratnya dulu, memasukkan nama atasan, memasukkan nomor

surat, dll. Hampir semua instansi masih menggunakan metode tersebut

dalam hal surat-menyurat.

Perancangan aplikasi ini juga memudahkan proses komunikasi

data antar bagian serta pembuatan laporan yang selalu di up date dan bisa

dilihat berdasarkan laporan bulanan maupun tahunan.

Hasil dari penelitian ini adalah Perancangan Aplikasi Surat

Masuk dan Surat Keluar Pada bagian Intelengensi dan Keamanan

(Intelkam) POLDA SULUT dan dapat disimpulkan bahwa perancangan

aplikasi ini memberikan banyak kemudahan dalam pengelolahan distribusi

PROPOSAL APLIKASI SURAT MENYURAT BERBASIS WEB

1

surat-menyurat.

B. Rumusan Masalah

Bagaimana membangun sebuah aplikasi surat menyurat berbasis

web dengan menggunakan bahasa pemrograman php dan mysql ?

C. Tujuan

Tujuan dari penelitian ini sendiri yaitu membangun suatu aplikasi

surat menyurat berbasis web dengan menggunakan bahasa

pemrograman php dan mysql.

D. Manfaat

Adapun manfaat penelitian diantaranya sebagai berikut.

Bagi pihak User :

1. Penghematan waktu lebih diutamakan karena telah

menggunakan aplikasi.

2. Dapat berinteraksi dengan semua pihak satuan Intelkam dengan

menggunakan fitur chat.

3. Distribusi surat menyurat lebih cepat.

4. Keamanan surat.

5. Tidak memerlukan tenaga untuk mendistribusikan file/dokumen.

6. Menggunakan jaringan intranet.

7. Memori penampungan data lebih besar

Bagi Mahasiswa :

1. Mendapatkan pengalaman dalam membangun sebuah aplikasi

yang dapat memenuhi kebutuhan user.


2

2. Dapat mengimplementasikan ilmu pengetahuan yang didapatkan

selama masa perkuliahan ke dalam aplikasi yang dibutuhkan.

3. Dapat merancang dan membangun suatu rekayasa perangkat

lunak yang bernilai dan memiliki fitur-fitur baru sesuai

kebutuhan user.

4. Dapat mempelajari php dan mysql

5. Membangun kebersamaan dalam teamwork.

E. Ruang Lingkup dan batasan masalah

Ruang lingkup pembuatan aplikasi ini sebagai berikut.

1. Mengumpulkan dan memproses data yang berhubungan dengan

Intelkam Polda Sulut

2. Mengidentifikasi dan menganalisis surat masuk dan keluar.

3. Merancang dan membuat storyboard, antarmuka (interface),

arsitektur perangkat lunak, desain komponen, desain

komunikasi/interaksi antar komponen, dan proses dari aplikasi

yang akan dibangun.

4. Menjamin kerahasiaan dokumen hanya dalam lingkup Intelkam

dan Polda.

Batasan masalah pembuatan aplikasi ini sebagai berikut.

1. Aplikasi ini bersifat rahasia, hanya dalam lingkup Polda dan

bagian Intelkam

2. Aplikasi ini hanya menggunakan bahasa Indonesia.

3. Hanya menggunakan jaringan intranet.


3

F. Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak (PL)

Metodologi yang digunakan pada proyek ini adalah RAD (Rapid

Application Development) yang terdiri dari 4 fase utama yaitu analisis

persyaratan, analisis modeling, desain modeling dan konstruksi serta

menggunakan kakas pemodelan objek yaitu UML ( Unified Modelling

Language ).

Fase 1: Analisis persyaratan

Tujuan :

1. Untuk mengidentifikasi layanan, batasan, dan obyektifitas dari

sistem pengumpulan data yang dilakukan terhadap stakeholders

2. Untuk mendefinisikan persyaratan user dan sistem

Hasil : Spesifikasi awal dari persyaratan user dan sistem

Fase 2: Analisis Modeling

Tujuan:

1. Menganalisis semua kegiatan dalam arsitektur sistem secara

keseluruhan dengan melibatkan identifikasi dan deskripsi abstraksi

sistem PL yang mendasar dan hubungan – hubungannya.


4

2. Meningkatkan pemahaman terhadap permasalahan tanpa

mempertimbangkan solusi teknis.

Hasil: Diagram model logis dari sistem yang sedang berjalan,

diantaranya use case diagrams, ERD (Entity Relationship Diagram) dan

DFD (Data Flow Diagram).

Fase 3: Desain Modeling

Tujuan:

1. Melakukan perancangan sistem berdasarkan analisis yang telah

dilakukan sebelumnya. Tahap analisis dan desain mengalami

perulangan hingga diperoleh rancangan sistem yang benar-benar

memenuhi kebutuhan.

2. Memberikan spesifikasi yang jelas dan lengkap kepada programmer

komputer dan teknisi.

Hasil: Antarmuka, dan spesifikasi desain

Fase 4: Konstruksi

Tujuan:

1. Untuk menunjukkan platform, hardware dan software yang

digunakan, serta batasan dalam implementasi.

2. Menguji performansi prototipe perangkat lunak yang telah


5

dibangun agar dapat diketahui apakah prototipe tersebut telah sesuai

dengan spesifikasi analisis dan perancangan yang telah diidentifikasi

sebelumnya.

Hasil: Platform, hardware dan software yang digunakan, serta

daftar batasan implementasi, dan rencana pengujian

Fase 5: Pengujian

Tujuan:

1. Melaksanakan serangkaian kegiatan pengujian berdasarkan tujuan

dan kasus uji

2. Agar kita dapat mengetahui letak kelebihan dan kekurangan aplikasi

ini.

Hasil : Test Plan

G. Penjadwalan dan Estimasi Biaya

Tabel 1.1 Penjadwalan Proyek

No. Kegiatan DurasiTgl Mulai /

Selesai

Resources (

Sumber Daya )

Ketergantung-

an antara

Sumber Daya


6

1.Pembuatan Judul

Aplikasi

Manajemen Proyek

Perangkat Lunak

1 hari17 September

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

-

2. Konsultasi Judul

Aplikasi

Manajemen Proyek

Perangkat Lunak

1 hari 18 September

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

-

3. a. Pembuatan

Proposal Proyek

2 hari 20 September

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

1,2

b. Pembuatan

Storyboard

2 hari 21-22

September

2013

Rainer Massie 3a

c. Pengumpulan

Proposal

1 hari 24 September

2013

Rainer Massie,

Steve Wibowo3a,3b

4. Pembuatan

Kuisioner dan

Pertanyaan

Wawancara

1 hari 24 September

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

3

5. Melakukan

Interview dan

Pembagian

Kuisioner

3 hari 25-26

September

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

4


7

6. Fase 1 : Spesifikasi

Persyaratan

5 hari 27

September -

29 Oktober

3,4,5

a. Komunikasi dan

Perencanaan Proyek

1/2 hari 27 September

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

3,5

b. Studi Kelayakan 1/2 hari 28 sept 2013 Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

4,5

c. Spesifikasi

Pengguna

2 hari 28-29 sept

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

6a,6b

1.Mengindentifikasi

Target Pengguna

1/4 hari 28 sept

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

6b

2.Mengidentifikasi

dan Menganalisis

Masalah,

Kesempatan, dan

Pengarahan

1/2 hari 28 sept

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

6c1

3. Elisitasi Bisnis

Proses dari Klien

1/4 hari 28 sept

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

6c2


8

Rainer Massie,

Steve Wibowo

4. Mengidentifikasi

Major Entitas yang

ada pada Domain

Klien

1/4 hari 29 sept

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

6c3

5. Mengidentifikasi

Ketergantungan

Sistem

1/2 hari 29 sept

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

6c4

6. Mengidentifikasi

dan Memprioritas-

kan Kebutuhan

Pengguna

1/4 hari 29 sept

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

6c5

d. Spesifikasi

Sistem

2 hari 29sept-30

oktober

2013

1. Membuat

Definisi Sistem

1/4 hari 29 sept

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

6

2.Mendokumentasi-

kan Spesifikasi

Fungsional Sistem

1/2 hari 29 sept

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

6d1


9

Steve Wibowo

3. Estimasi

Keuntungan

1/2 hari 30 sep 2013 Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

6d2

4. Mendaftarkan

Asumsi-asumsi

Bisnis yang Penting

1/4 hari 30sep 2013 Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

6d3

5. Mengidentifikasi

Sumber Daya untuk

Membangun Sistem

1/4 hari 30 sep 2013 Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

6d4

7. Pengumpulan

Fase 1

1 okt 2013 Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

6

8 Fase 2 : Analisis

Modeling

13 hari 1– 4

Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

a. Mengidentifikasi

Pelaku Bisnis

2 hari 1 okt 2013 Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

7


10

Rainer Massie,

Steve Wibowo

b. Menganalisis

Proses dan Kinerja

Sistem

7 hari 1 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

8a

1. Mengilustrasikan

Model Use Case


Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

8b

2. Mendokumen-

tasikan Use Case

Course of Events


Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

8b1

3.Mengidentifikasi-

kan Ketergantungan

antar Use Case

2 hari 2 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

8b2

c.Mengidentifikasi-

kan Struktur Obyek

dan Relasinya

4 hari 3-4 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

8b

1. Memilih Obyek-

obyek Potensial

1 hari 3 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

8b


11

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

2.Mendokumentasi-

kan Bisnis Obyek

dan Relasinya

2 hari 3 - 4

Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

8c1

3. Analisis

Perubahan Keadaan

Obyek

1 hari 4 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

8c2

9 Pengumpulan

Fase 2

5 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

10 Fase 3 : Desain

Modeling

12 hari 6 – 17

Oktober

Oktober

2013

8

a. Memodelkan

Kembali Diagram

Use Case untuk

Merefleksikan

Lingkungan

Implementasi

2 hari 6 – 7

Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

8

b. Memodelkan 11 hari 8 – 19 Sherly Thahir, 8,10a


12

Interaksi Obyek

dan Behaviours

Oktober

2013

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

1. Mengidentifikasi

dan

Mengklasifikasikan

Desain Obyek Use

Case

1 hari 8 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

10b

2. Mengidentifikasi

atribut – atribut

obyek

1 hari 9 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

10b1

3. Memodelkan

High Level Object

Interaction untuk

Setiap Use Case

1 hari 10 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

10b2

4. Memodelkan

Object Interactions

yang Mendetail

untuk Use Case

1 hari 9 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

10b3

5. Memodelkan

Object Interaction

yang mendetail

untuk Use Case

1 hari 10 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

10b4


13

c. Merancang

Arsitektur

Komponen Sistem

dan Relasinya

1 hari 11 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

10b

d. Desain

Antarmuka

3 hari 12 – 14

Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

10c

e. Membuat

Algoritma

2 hari 15 – 16

Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

10c,10d

11 Pengumpulan

Fase 3

17 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

10

12 Fase 4 :

Implementasi

26 hari 17 – 12

November

2013

a. Lingkungan

Implementasi

1/2 hari 17 Oktober

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

11

b. Implementasi 1 hari 17 Oktober Sherly Thahir, 12a


14

Basis Data 2013 Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

c. Melakukan

Pemrograman

27 hari 18 – 14

November

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

12a,12b

d. Implementasi

Antarmuka

6 hari 15 – 20

November

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

12a,12b,12c

13 Pengumpulan

Fase 4

21

November

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

12

14 Fase 5 : Pengujian 4 hari 22 – 26

November

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

a. Indentifikasi

Tujuan Pengujian

Sistem

1 hari 22

November

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

13


15

b. Buat Kriteria

Pengujian Sistem

1 hari 23

November

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

13,14a

c. Buat Kasus untuk

Pengujian

1 hari 24

November

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

14a,14b

d. Lakukan

Pengujian Sistem

1 hari 25

November

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

14a,14b,14c

15 Pengumpulan

Fase 5

1 hari 26

November

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

14

16 Presentasi 1 hari 2 Desember

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

Steve Wibowo

3,7,9,11,13,15

17 Pengumpulan

Laporan dan

Program

3 hari 3 – 5

Desember

2013

Sherly Thahir,

Leonard

Soedjono,

Rainer Massie,

3,7,9,11,13,15


16

Steve Wibowo

Tabel Estimasi Biaya

No Rincian Biaya

1. Biaya Pengumpulan Data

- Fotocopy kuisioner

50 lembar*@Rp.200

Rp. 10.000

2. Biaya Antar Personil :

- Project Manager

Rp. 1.000.000,- / aplikasi

- System Analyst

Rp. 800.000,- / aplikasi

- Designer


- Programmer


Rp. 1.000.000,-

Rp. 800.000,-

Rp. 650.000,-

Rp. 750.000,-

3. Biaya dokumen:

Tinta hitam + tinta warna

Kertas HVS A4 70g

Biaya jilid, kertas cover,

plastik cover

Hard cover

Rp. 80.000,-

Rp. 100.000,-

Rp. 15.000,-

Rp. 50.000,-

4. Pengujian aplikasi :

- Konsumsi untuk penguji

- 4 orang*Rp 5.000

Rp. 20.000,-

5. Transportasi dan bensin 500.000,-


17

6. Biaya pulsa :

Internet

Sms

Telepon

Rp. 150.000

Rp. 50.000

Rp. 100.000

7. Biaya Konsumsi untuk 4

orang

Rp. 1.200.000,-

8. Biaya tidak terduga Rp. 300.000,-

Total Rp. 5.775.000,-

H. Project deliverables:

1. Semua source code yang digunakan dalam pembuatan aplikasi.

2. Executable file.

3. Membuat user manual.

4. Dokumentasi proyek seperti print out hasil akhir pembuatan aplikasi,

dan penjelasan setiap scene.

User Sign-Off


18

Sherly N. Thahir

Project Manager

Liza Wikarsa, BCS, MComp

Supervisor

We, the undersigned, agree that we are in agreement with the scope, objectives, financial estimates and the plans documented in this

Project Proposal.

Manado, 12 September 2013

LAMPIRAN

Sherly, ttng SB masih belum ada gambaran…..


19

STORY BOARD

1. MENU UTAMA

Gambar 1.1 Interface Menu Utama

Keterangan:

1. Berisikan tulisan nama aplikasi “APLIKASI ALAT MUSIK KOLINTANG”

2. Berisikan gambar dan animasi tentang kolintang dan kebudayaan Minahasa

3. Tombol untuk masuk ke tahap untuk memilih media interaksi sebelum melakukan permainan alat musik Kolintang

4. Tombol untuk masuk ke informasi-informasi tentang alat musik tradisional Kolintang

5. Tombol untuk masuk ke menu Help6. Tombol untuk keluar dari aplikasi


20

2. PEMILIHAN MEDIA INTERAKSI

Gambar 1.2 Interface Media Interaksi

Keterangan:

1. Berisikan tulisan “PEMILIHAN MEDIA INTERAKSI”2. Berisikan gambar dan animasi tentang kolintang dan kebudayaan

Minahasa3. Tombol untuk masuk ke permainan Kolintang dengan menggunakan

media interaksi keyboard dan mouse4. Tombol untuk masuk ke permainan Kolintang dengan menggunakan

media interaksi webcam5. Tombol untuk kembali ke tahap sebelumnya yaitu Menu Utama


21

3. KEYBOARD

Gambar 1.3 Interface Keyboard

Keterangan:

1. Tombol untuk kembali ke tahap sebelumnya yaitu “Pemilihan Media Interaksi”

2. Berisikan tulisan judul lirik lagu yang dipilih3. Berisikan bar-bar kolintang dan tempat untuk memainkan alat musik

Kolintang4. Berisikan tampilan lirik-lirik lagu yang dipilih beserta not-not lagunya5. Tombol untuk memilih lagu “Si Patokaan”6. Tombol untuk memilih lagu “Esa Mokan”7. Tombol untuk memilih lagu “O Ina Nikeke”

4. LIRIK


22

5. WEBCAM


23

Gambar 1.4 Interface Webcam

Keterangan:

1. Menampilkan bar-bar kolintang dan area webcam2. Menampilkan gambar batas posisi badan dari pemain3. Tombol untuk kembali ke tahap sebelumnya yaitu “Pemilihan Media

Interaksi”

6. TENTANG KOLINTANG


24

Gambar 1.5 Interface Tentang Kolintang

Keterangan:

1. Tombol untuk melihat video 1 alat musik Kolintang2. Tombol untuk melihat video 2 alat musik Kolintang3. Tombol untuk kembali ke tahap sebelumnya yaitu “Menu Utama”4. Menampilkan informasi-informasi tentang alat musik tradisional

Kolintang

7. VIDEO KOLINTANG 1


25

Gambar 1.6 Interface Video 1

Keterangan:

1. Menampilkan video dari alat musik Kolintang2. Tombol untuk kembali ke tahap sebelumnya yaitu “Tentang Kolintang”

8. VIDEO 2

Gambar 1.7 Interface Video 2


26

Keterangan:

1. Menampilkan video dari alat musik Kolintang2. Tombol untuk kembali ke tahap sebelumnya yaitu “Tentang Kolintang”


27

Documents

Proposal Mppl