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PROJETO InterPARES 3
Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em
Sistemas Eletrônicos
Estudos de caso – Universidade Estadual de Campinas - UNICAMP
RELATÓRIO FINAL ACORDO DE COOPERAÇÃO UNIVERSIDADE
ESTADUAL DE CAMPINAS E ARQUIVO NACIONAL 2008-2013
Campinas, junho de 2013
2
Reitor José Tadeu Jorge
Coordenador geral Àlvaro Penteado Crósta
Pró-Reitora de Desenvolvimento Universitário Teresa Dib Zambon Atvars
Pró-Reitoria de Pesquisa Gláucia Maria Pastore
Pró-Reitora de Pós-Graduação Ítala Maria Loffredo D'Ottaviano
Pró-Reitor de Extensão e Assuntos Comunitários João Frederico da Costa Azevedo Meyer
Pró-Reitor de Graduação Luís Alberto Magna
Chefe de Gabinete Paulo Cesar Montagner
Coordenadora do Arquivo Central do Sistema de Arquivos Neire do Rossio Martins
-----------------------------------
Executores do Projeto - Unicamp Neire do Rossio Martins
Pedro Paulo Abreu Funari
Executores do Projeto - Arquivo Nacional Claudia Carvalho Masset Lacombe Rocha
Margareth da Silva (2007/2009) Brenda Couto de Brito Rocco (2010/2013)
Orientadores - Unicamp
Arquivo Central do Sistema de Arquivos Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos
Arquivísticos Digitais Neire do Rossio Martins
Pedro Paulo Abreu Funari
Orientadores Externos Claudia Carvalho Masset Lacombe Rocha
Margareth da Silva Brenda Couto de Brito Rocco Carlos Augusto Silva Ditadi
Rosely Curi Rondinelli Vanderlei Batista dos Santos
Equipes que realizaram estudos de caso
Assessoria de Comunicação e Imprensa Clayton Levy
Antonio José Scarpinetti Dulcinéia Bordignon
Rádio e Televisão Unicamp
Nuno César Abreu (2007/2009) Jose Eduardo Ribeiro de Paiva (2010/2012)
Sandra Kretly Maria Cristina Ferraz de Toledo
Almir Bonwoart
Sistema de Bibliotecas da Unicamp Luiz Atílio Vicentini
Regina Aparecida Blanco Vicentini Danielle Thiago Ferreira
Diretoria Acadêmica
Antonio Faggiani Zilda Aparecida Rodriguez
Marcos Toloto Victoria Jenny Orbe Souza Campos
Henrique Buonani Pasti
Diretoria Geral de Recursos Humanos Maria do Rosário Almeida Rocha (2007/2008)
Patrícia Maria Morato Lopes (2009/2013) Regina Bernardo Luz Thiago Ricardo Sbrici
Apoio Técnico
Arquivo Central do Sistema de Arquivos Andressa Cristiani Piconi
Fábio Rodrigo Pinheiro da Silva (2007/2011) Humberto Celeste Innarelli (2007/2009)
Elaboração do relatório final
Arquivo Central do Sistema de Arquivos Neire do Rossio Martins Andressa Cristiani Piconi
Janaina Andiara dos Santos
Revisão do relatório final Elaine de Fátima Alcará Corradello
FICHA CATALOGRÁFICA
P438
Pesquisa internacional sobre documentos arquivísticos autênticos permanentes em sistemas eletrônicos, estudos de caso - Unicamp. / Campinas, SP: Arquivo Central – Unicamp, 2013. (Relatório Final – PROJETO InterPARES 3, Acordo de Cooperação Universidade Estadual de Campinas e Arquivo Nacional) 118f. 1. Documentos arquivísticos digitais autênticos. 2. 3. Arquivos e arquivamento (Documentos). 4 Arquivos - Preservação digital. 5. Sistema de Arquivos I. Título. CDD 025.21
3
SUMÁRIO Apresentação ..................................................................................................... 6
PARTE 1 – SOBRE O PROJETO ...................................................................... 8
1.1 Iniciativas - Documentos Arquivísticos Digitais na Unicamp ................. 8 1.2 O Projeto InterPARES ........................................................................ 11 1.3 O Acordo de Cooperação Técnica ...................................................... 12
1.3.1 Objeto e vigência do Acordo ......................................................... 12 1.3.2 Termos Aditivos ao Acordo ........................................................... 12 1.3.3 Responsáveis pela execução do Plano de Trabalho: Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais Autênticos da Unicamp ................ 12
PARTE 2 - ATIVIDADES DESENVOLVIDAS ................................................... 14
2.1 Seleção de tipos documentais para a pesquisa .................................. 14 2.2 Formação de equipes ......................................................................... 15 2.3 Metodologia do InterPARES 3 ............................................................ 17
2.3.1 Principais conceitos adotados .......................................................... 18 2.4 Aplicação da metodologia do InterPARES 3 na Unicamp ................... 28
2.4.1 Atividades desenvolvidas – 2008 a 2012 ......................................... 31 2.4.1.1 Reuniões e visitas técnicas .................................................... 31 2.4.1.2 Encontros ............................................................................... 33 2.4.1.3 Fóruns Públicos ..................................................................... 35 2.4.1.4 Apresentações de estudos de caso da Unicamp em eventos 36 2.4.1.5 Publicações de levantamentos no site do projeto (www.interpares.org) ............................................................................. 37
2.5 Resultados .............................................................................................. 38 2.6 Investimento ........................................................................................... 39 2.7 Finalização do convênio ......................................................................... 40
PARTE 3 – Resultados das análises ................................................................ 41
3.1 Descrição geral dos estudos de caso ..................................................... 41 3.2 Descrição dos contextos ......................................................................... 43
3.2.1 CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM) ............ 44 3.2.2 CS03 – Rádio e Televisão (RTV) .................................................... 47 3.2.3 CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU) ....................... 50 3.2.4 CS05 - Diretoria Acadêmica (DAC) .................................................. 52 3.2.5 CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) ................... 55
3.3 Identificação dos documentos digitais ................................................... 57 3.3.1 CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM) ............ 58 3.3.2 CS03 – Rádio e Televisão (RTV) ..................................................... 61 3.3.3. CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU) ...................... 63 3.3.4. CS05 - Diretoria Acadêmica - DAC ................................................. 65 3.3.5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) .................. 67
4
3.4 Análise Diplomática ................................................................................ 70 3.4.1 CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM) ............ 70 3.4.2 CS03 – Rádio e Televisão (RTV) ..................................................... 72 3.4.3 CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU) ....................... 72 3.4.4 CS05 – Diretoria Acadêmica - DAC ................................................. 80 3.4.5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) .................. 82
3.5 Respostas narrativas às questões de pesquisa pertinentes ao projeto .. 84 3.5.1. Questões genéricas ........................................................................ 84 3.5.2. Questões específicas – por estudo de caso .................................... 87
3.5.2.1. CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM) .... 87 3.5.2.2. CS03 – Rádio e Televisão (RTV) .............................................. 89 3.5.2.3. CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU) ............... 92 3.5.2.4. CS05 – Diretoria Acadêmica - DAC .......................................... 93 3.5.2.5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) ........... 95
3.6 Conclusões por estudo de caso .............................................................. 96 3.6.1 CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM) ............ 96 3.6.2 CS03 – Rádio e Televisão (RTV) ..................................................... 98 3.6.3 CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU) ....................... 99 3.6.4 CS05 – Diretoria Acadêmica - DAC ............................................... 101 3.6.5 CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) ................. 103
ANEXOS ........................................................................................................ 104
Anexo 1 - Roteiro para Análise Contextual dos Estudos de Caso .............. 105 Anexo 2 - Questões a serem respondidas pelos pesquisadores com relação aos ESTUDOS DE CASO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS ............. 113 Anexo 3 - Modelo para análise diplomática ................................................ 115 Anexo 4 - Questões a serem respondidas pelos pesquisadores com relação aos ESTUDOS DE CASO DE SISTEMAS DE MANUTENÇÃO DE ........... 120 DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS* ........................................................... 120 Anexo 5 - Questões a serem respondidas pelos pesquisadores com relação aos ESTUDOS DE CASO DE POLÍTICAS* ................................................ 122 ANEXO 6 – Planos de Ação – Estudos de Caso ........................................ 124 ANEXO 7 – Planos de Ação – Resumos .................................................... 132
APÊNDICES ................................................................................................... 132
5
PROJETO InterPARES 3
Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em
Sistemas Eletrônicos
Estudos de caso - UNICAMP
RELATÓRIO FINAL ACORDO DE COOPERAÇÃO UNIVERSIDADEE
ESTADUAL DE CAMPINAS E ARQUIVO NACIONAL
2008-2013
Campinas, junho de 2013
6
Apresentação
O presente relatório trata do desenvolvimento do Projeto InterPARES 3
na Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP), especialmente no que se
refere aos resultados dos levantamentos e análises de pesquisa realizadas em
cinco estudos de caso.
O desenvolvimento do projeto deveu-se ao acordo de cooperação
técnica firmado em 2008 entre a Universidade, por meio do Arquivo Central do
Sistema de Arquivos - SIARQ/UNICAMP, órgão complementar da Reitoria, e o
Arquivo Nacional do Brasil, por intermédio da sua Coordenadoria de Gestão de
Documentos (COGED), em parceria com a Universidade British Columbia do
Canadá.
O projeto da Universidade contemplou cinco estudos de caso, tendo
como objetivos finais implementar planos de ação para preservação de
documentos digitais confiáveis, autênticos e acessíveis ao longo do tempo,
visando validar teorias e metodologias de preservação de documentos
arquivísticos resultantes dos Projetos InterPARES 1 e 2, e ao mesmo tempo
contribuindo para sua divulgação.
As unidades da Universidade que participaram do projeto integravam um
grupo de estudos de documentos digitais, designado pela Reitoria em 2004. A
seleção dos documentos levou em consideração a relevância destes sob o
ponto de vista de sua permanência, dos aspectos jurídicos e fiscais envolvidos
e em algumas características de produção: imagem fotográfica, filmes,
documentos textuais digitalizados e/ou produzidos por sistemas de dados e da
potencial replicabilidade de conhecimentos a outras unidades e tipos
documentais. Destes documentos selecionados, os registros fotográficos e
audiovisuais já estão sendo capturados em meio digital, ou seja, são natos
digitais; e os documentos textuais, muito embora criados em sistemas e
7
aplicativos, são arquivados em papel, com expectativa de o produtor realizar a
manutenção somente por meio digital, o que reforçou a necessidade de se
estudar soluções arquivísticas e de preservação para o seu tratamento e
armazenamento, tendo em vista aspectos de autenticidade, de confiabilidade e
de acessibilidade ao longo do tempo, objeto de estudo do InterPARES 3.
O presente relatório está organizado seguindo a ordem de
desenvolvimento do projeto, desde o acordo entre a Universidade e o Arquivo
Nacional, contemplando a articulação entre Arquivo Central/SIARQ e demais
unidades envolvidas; a constituição das equipes; a aplicação dos roteiros
previamente recomendados pelo InterPARES 3 para fins de levantamento
(análise de contextos; identificação dos documentos digitais - objetos digitais e
ambiente tecnológico; análise diplomática); a compreensão a respeito da
aplicação dos conceitos, metodologia e replicabilidade dos resultados dos
estudos de caso e, antecedendo os resultados e conclusões, ainda são
apresentados resumos dos estudos de caso e do conteúdo dos roteiros que
nortearam as análises realizadas.
Ao final, um quadro-resumo foi elaborado para fins de visualização e
comparação dos estudos realizados, com o objetivo de se propor
procedimentos e padrões de preservação que possam ser utilizados em casos
semelhantes.
8
PARTE 1 – SOBRE O PROJETO
1.1 Iniciativas - Documentos Arquivísticos Digitais na Unicamp
A Universidade Estadual de Campinas dispõe do Sistema de Arquivos,
órgão complementar da Reitoria, cuja estrutura é composta pelo Arquivo
Central (encarregado da coordenação do Sistema e do arquivamento dos
documentos intermediários e permanentes da Universidade), pela Rede de
Arquivos e Protocolos Setoriais e os órgãos colegiados: Comissão Central de
Avaliação de Documentos e Conselho Consultivo, formado por representantes
dos arquivos, da administração, das unidades e por alunos, responsáveis pela
implementação e proposições de políticas de gestão de documentos
produzidos e recebidos pela Universidade. A preocupação com a gestão e a
preservação digital está presente no âmbito do Sistema de Arquivos, no que se
refere às definições de políticas e procedimentos a serem adotados pela
Universidade e na implementação e manutenção de infraestrutura para
assegurar a acessibilidade, integridade e autenticidade dos documentos em
meio digital.
No intuito de ampliar esse debate sobre os problemas da preservação
digital nos arquivos e compartilhar a elaboração de diretrizes e soluções, os
órgãos recomendaram à Reitoria a nomeação de um grupo de estudos
multidisciplinar1. Os estudos realizados de 2004 a 2007, em literatura, visitas
técnicas e reuniões técnicas com especialistas subsidiaram o grupo na
preparação de um plano de ação que foi apresentado à Reitoria, que previu:
1Grupo de Trabalho para a Padronização de Procedimentos Técnicos para a Preservação e
Acesso de Documentos Arquivísticos Eletrônicos (Portaria GR nº104/2003)
9
a constituição de uma comissão para implementação de
diretrizes e procedimentos e a elaboração de um programa
institucional de preservação digital;
a inclusão de linha específica no planejamento estratégico da
Universidade, a fim de viabilizar a implementação de
infraestrutura necessária para a preservação digital, em âmbito
institucional;
o desenvolvimento de ambiente específico para guarda e
gerenciamento de documentos arquivísticos digitais
(infraestrutura lógica e de hardware e construção de um sistema
institucional para uso comum, que permita captura e
gerenciamento de preservação de documentos arquivísticos
digitais);
a promoção de estudos, eventos e acordos de cooperação que
permitam o desenvolvimento de estudos continuados, para a
formação de pessoas2.
Desse modo, as estratégias propostas têm como linhas mestras: o
reforço sobre a responsabilidade dos órgãos arquivísticos nas questões da
preservação dos documentos arquivísticos digitais; compartilhamento da
construção de políticas, diretrizes e de infraestrutura com a alta administração
e com as unidades da Universidade, inclusive com construtores de sistemas;
sensibilização contínua da comunidade sobre o tema e a formação de pessoas;
continuidade dos estudos; realização de intercâmbio com instituições que
abordam o tema.
Em 2007 foi nomeada a Comissão de Documentos Digitais3 e foram
incluídos linhas e projetos específicos acerca dos documentos digitais no
2 Relatório de Atividades
3 Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da Unicamp
(Resolução GR-045/2007)
10
Planejamento Estratégico da Universidade.4 Como resultados principais destes
esforços destacam-se:
publicação das diretrizes para a gestão, a preservação e o
acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da
Universidade (Resolução GR nº17/2011)
criação de infraestrutura para armazenamento de documentos
digitais no Arquivo Central (como projeto piloto)5
realização de estudos de caso no âmbito do Projeto InterPARES
3.
4 Planejamento Estratégico da Universidade Estadual de Campinas
(http://www.prg.unicamp.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=128&Itemid=50&lang=pt) 5 Recebeu apoio da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP),
processo nº 09/54914-8.
11
1.2 O Projeto InterPARES
Dentre os produtos resultantes do projeto sobre preservação da
integridade de documentos arquivísticos digitais realizado pela Universidade de
British Columbia do Canadá6, insere-se a Pesquisa Internacional sobre
Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em Sistemas Eletrônicos
(InterPARES), sob a responsabilidade da especialista Luciana Duranti, e que
se dividiu em três fases, nas quais a primeira abordou a preservação da
autenticidade dos documentos arquivísticos criados e/ou mantidos em bases
de dados e sistemas de gestão de documentos (InterPARES 1 - 1999 a 2001);
a segunda se voltou para os documentos gerados no contexto de atividades
artísticas, científicas e governamentais em sistemas experimentais, interativos
e dinâmicos (InterPARES 2 - 2002 a 2006) e a terceira, para a tradução das
teorias e metodologias de preservação digital desenvolvidas nas duas fases
anteriores em planos concretos de ação para conjuntos documentais mantidos
por arquivos públicos e privados, com base no desenvolvimento de estudos de
casos nestas instituições (2007 a 2012).
A produção crescente de documentos digitais na Unicamp, a fragilidade
e a vulnerabilidade desses documentos quanto a sua autenticidade e
integridade, a necessidade de estabelecer ações cooperativas e de
disseminação do conhecimento, preconizada na Carta para a preservação do
patrimônio arquivístico digital do Conselho Nacional de Arquivos e o
compromisso de participação no Projeto InterPARES 3, assumido em janeiro
de 2007 pelo Arquivo Nacional com a Universidade de British Columbia, foram
os principais argumentos para a formalização do Acordo de Cooperação
Técnica firmado entre o Arquivo Nacional e a Universidade Estadual de
Campinas, para a inserção desta no projeto (Processos 01P 18769-2007 e 01P
20287-2007).
6 “The preservation of integrity of electronic records”, desenvolvido entre 1994 e 1997
12
1.3 O Acordo de Cooperação Técnica
O Acordo de Cooperação Técnica nº 03, firmado entre o Arquivo
Nacional da Casa Civil da Presidência da República e a Universidade Estadual
de Campinas, para realizar estudo de caso em documentos arquivísticos
digitais produzidos pela Universidade no âmbito do Projeto Internacional de
Pesquisa sobre autenticidade dos documentos digitais (Projeto InterPARES 3)
e seus Termos Aditivos, consta dos Processos UNICAMP 01-P-18769-2007 e
01P 20287-2007 e Processo AN nº 00320.000292/2007-42.
1.3.1 Objeto e vigência do Acordo
O Acordo, publicado no Diário Oficial do Estado em 29 de fevereiro de
2008, tem como objetivo a realização, em parceria com o Arquivo Nacional, de
estudos em conjunto de documentos arquivísticos digitais, identificado pela
Unicamp, para propostas e testes de ações de gestão e de preservação que
assegurem a autenticidade e a acessibilidade destes documentos, em
conformidade com as recomendações do Projeto Internacional de Pesquisa
sobre Autenticidade dos Documentos Digitais – InterPARES (The International
Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems). Sua
vigência é de cinco anos a partir da data de sua assinatura, realizada em 05 de
janeiro de 2008.
1.3.2 Termos Aditivos ao Acordo
Os Termos Aditivos nº 01 e nº 02 ao Acordo de Cooperação Técnica nº
03, preveem a execução do plano de trabalho intitulado “Plano de preservação
de documentos arquivísticos digitais autênticos da Unicamp”.
1.3.3 Responsáveis pela execução do Plano de Trabalho: Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais Autênticos da Unicamp
Os executores indicados pelas partes do Acordo são:
13
Universidade Estadual de Campinas:
Neire do Rossio Martins, coordenadora do Sistema de Arquivos; Pedro Paulo Abreu Funari, professor membro do Conselho
Consultivo do Sistema de Arquivos.
Arquivo Nacional:
Claudia Carvalho Masset Lacombe Rocha, especialista da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos e Diretora do TEAM Brasil do Projeto InterPARES;
Margareth da Silva, especialista da Coordenação-Geral de
Gestão de Documentos.
14
PARTE 2 - ATIVIDADES DESENVOLVIDAS
2.1 Seleção de tipos documentais para a pesquisa
A identificação e a seleção dos conjuntos documentais tiveram como
premissa a relevância institucional para a tomada de decisão, o contexto
organizacional, funcional, tecnológico e cultural, bem como a garantia e a
defesa dos direitos do cidadão, conforme proposto pelo projeto. Reuniões
técnicas foram realizadas para consolidar os seis tipos de documentos digitais
propostos no acordo, resultando na corroboração de cinco e a alteração do tipo
documental: “Artigos, projetos de pesquisa e outros, produzidos em atividades
de pesquisa dos docentes da Universidade, que representam a produção
científica institucional, custodiados pelo Arquivo Central/SIARQ”, que foi
substituído pelo tipo “Boletim de Notas e Frequências de Alunos de Graduação,
sob a responsabilidade da Diretoria Acadêmica”. Dessa forma, foram
selecionados:
Reportagens Fotográficas Digitais, produzidas pela Assessoria de
Comunicação e Imprensa (CS02);
Registros Audiovisuais: Programas de TV produzidos pela Rádio e
Televisão Unicamp (CS03);
Teses e Dissertações Digitais, mantidas pelo Sistema de
Bibliotecas (CS04);
Boletim de notas e frequência dos alunos de graduação, produzido
pela Diretoria Acadêmica (CS05)7;
Projetos de arquitetura e de engenharia, mantidos pelo Arquivo
Setorial da Prefeitura do Campus (CS06)8;
7 Tipo documental que substituiu “Artigos, projetos de pesquisa e outros, produzidos em atividades de pesquisa dos docentes da Universidade, que representam a produção científica institucional, custodiados pelo Arquivo Central/SIARQ, digitalizados e de acesso restrito à Unicamp, constante do Termo Aditivo 1 do Convênio”.
15
Demonstrativo de Pagamento de Pessoal, produzido pela Diretoria
Geral de Recursos Humanos (CS07);
2.2 Formação de equipes
Os executores do Convênio, juntamente com os dirigentes da
Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM), Rádio e Televisão Unicamp
(RTV), Sistema de Bibliotecas (SBU), Diretoria Acadêmica (DAC), Prefeitura do
Campus (PREF) e Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) indicaram os
profissionais para comporem os grupos de pesquisa para o desenvolvimento
dos Estudos de Caso selecionados.
Em Reunião Plenária TEAM Brasil, realizada no Rio de Janeiro de 13 a
16 de maio de 2008, determinaram-se os grupos de pesquisa da UNICAMP
para aplicação da metodologia e seus coaplicantes externos, indicados pelo
Arquivo Nacional. Os grupos foram cadastrados em área restrita do sítio
eletrônico do Projeto InterPARES 39, com o objetivo de promover o intercâmbio
de estudos entre os organismos participantes. São eles:
CS02: Reportagens Fotográficas Digitais
Antonio José Scarpinetti Dulcinéia Bordignon Assessoria de Comunicação e Imprensa da Unicamp Andressa Cristiani Piconi Neire do Rossio Martins Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp Carlos Augusto Silva Ditadi Arquivo Nacional
8 O CS06, cuja entidade digital em estudo inicialmente se denominava “Plantas de engenharia
e arquitetura do Arquivo Setorial da Prefeitura do Campus”, teve seu desenvolvimento suspenso em 2010, em função de reestruturação do órgão. 9 www.interpares.org
16
CS03: Registros Audiovisuais: Programas de TV
Maria Cristina Ferraz de Toledo Almir Bonwoart Rádio e Televisão da UNICAMP Andressa Cristiani Piconi Neire do Rossio Martins Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP Carlos Augusto Silva Ditadi Arquivo Nacional
CS04: Teses e Dissertações Digitais
Luiz Atílio Vicentini Regina Aparecida Blanco Vicentini Danielle Thiago Ferreira Sistema de Bibliotecas da Unicamp Fábio Rodrigo Pinheiro da Silva Neire do Rossio Martins Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp Brenda Couto de Brito Rocco Arquivo Nacional
CS05: Boletim de notas e frequência dos alunos de graduação
Antonio Faggiani Victoria Jenny Orbe Souza Campos Henrique Buonani Pasti Zilda Aparecida Rodriguez Diretoria Acadêmica da Unicamp Andressa Cristiani Piconi Neire do Rossio Martins Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp Cláudia Lacombe Rocha Arquivo Nacional
17
CS07: Demonstrativo de Pagamento de Pessoal
Regina Bernardo Luz Thiago Ricardo Sbrici Diretoria Geral de Recursos Humanos da UNICAMP Fábio Rodrigo Pinheiro da Silva Neire do Rossio Martins Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP Cláudia Lacombe Rocha Arquivo Nacional
2.3 Metodologia do InterPARES 3
A primeira etapa da metodologia proposta pelo Projeto InterPARES
prevê o estabelecimento do contexto e ciclo de pesquisa, a partir da
identificação dos conjuntos de documentos digitais para os quais os planos de
preservação serão desenvolvidos. Posteriormente, iniciam-se os estudos
propriamente, que se desenvolvem nas seguintes etapas:
a) Levantamento de dados sobre o contexto de produção dos
conjuntos documentais, incluindo sua forma, limitações dos
produtores, restrições tecnológicas, importância cultural e funcional
na organização, etc.
b) Primeiras iterações: teste de diferentes soluções em diferentes
contextos, a partir da reflexão sobre os dados pelas equipes,
articulação de soluções possíveis e definição de planos de ação para
testes, que contemplam estratégias, protocolos, requisitos funcionais,
procedimentos e resultados esperados.
c) Comparação das primeiras iterações, a partir do compartilhamento
dos resultados do teste entre os pesquisadores, para análise e
avaliação.
18
d) Segunda iteração: refinamento de soluções para contextos
particulares, a partir do refinamento dos planos e das medidas de
performances, levando-se em conta os prós e os contras registrados
nos resultados dos testes, comparando-se os diferentes contextos.
Após diversas mini-iterações, é definida a versão final do plano de
ação para cada contexto.
e) Comparação das segundas iterações entre parceiros do mesmo
tipo (city archives, university archives, etc.) para estabelecer os
fatores críticos para determinar a melhor solução para estes
contextos específicos, com vistas à elaboração de definições e de
um tipo genérico.
f) Reflexão, análise e síntese dos resultados e processos ao longo da
pesquisa, para elaboração de suposições e considerações teóricas.
2.3.1 Principais conceitos adotados
No contexto deste projeto, os principais conceitos adotados para o
desenvolvimento dos trabalhos foram (a relação completa pode ser consultada
no Apêndice 1 - Base de Dados de Terminologia do InterPARES 3):
acesso - Term Equivalent: access
s., Direito, oportunidade ou meios de encontrar, usar ou chegar a documentos
e/ou informações.
atributo de um documento arquivístico - Term Equivalent: record attribute
s., [Diplomática] Característica definidora de um documento arquivístico ou de
um elemento do documento arquivístico (exemplo: o nome do autor).
autenticidade - Term Equivalent: authenticity
19
s., Credibilidade de um documento arquivístico enquanto tal, isto é, a qualidade
de um documento ser o que diz ser e de estar livre de adulteração e corrupção.
(See also: identidade, integridade).
avaliação de autenticidade - Term Equivalent: assessment of authenticity
s., Consiste em avaliar se um documento tem todos os elementos formais que
supostamente tinha quando produzido ou recebido e arquivado pela primeira
vez.
cadeia de preservação - Term Equivalent: chain of preservation
s., Sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos
documentos, a fim de assegurar sua identidade e integridade (ou seja, a
autenticidade) ao longo do tempo.
captura - Term Equivalent: capture
s., Ato de registrar e salvar uma instância particular de um objeto digital.
característica de um documento arquivístico - Term Equivalent: record
characteristic
s., Característica inerente a todos os documentos arquivísticos, tais como:
forma fixa, conteúdo estável, relação orgânica com documentos arquivísticos
dentro e fora do sistema e contexto identificável.
completeza - Term Equivalent: completeness
s., Característica de um documento arquivístico que se refere à presença, nele
mesmo, de todos os elementos exigidos pelo produtor e pelo sistema jurídico,
para que seja capaz de gerar consequências. É, juntamente da primitividade e
da efetividade, uma qualidade apresentada por um documento arquivístico
original.
componente digital - Term Equivalent: digital component
20
s., Objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais, e inclui os
metadados necessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e
forma, requerendo uma determinada ação de preservação.
confiabilidade - Term Equivalent: reliability
s., Credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do
fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se
refere, e é estabelecida pelo exame da completeza de sua forma e do grau de
controle exercido no processo de sua produção.
conjunto arquivístico - Term Equivalent: archival aggregation
s., Totalidade dos documentos arquivísticos contida numa unidade de
arquivamento agregada.
contexto administrativo - Term Equivalent: administrative context
s., Estrutura, funções e procedimentos do ambiente organizacional ao qual
pertence o produtor de documentos. (See also: contexto documental, contexto
jurídico-administrativo, contexto de proveniência, contexto tecnológico).
contexto de proveniência - Term Equivalent: provenancial context
s., A entidade produtora, seu mandato/missão, estrutura e funções. (See also:
contexto administrativo, contexto documental, contexto jurídico-administrativo,
contexto tecnológico).
contexto documental - Term Equivalent: documentary context
s., Fundo ao qual o documento arquivístico pertence e a estrutura interna
desse mesmo fundo. (See also: contexto administrativo, contexto jurídico-
administrativo, contexto de proveniência, contexto tecnológico).
21
contexto jurídico-administrativo - Term Equivalent: juridical-administrative
context
s., Sistema legal e organizacional ao qual pertence o produtor de documentos
arquivísticos. (See also: contexto administrativo, contexto documental, contexto
de proveniência, contexto tecnológico).
contexto tecnológico - Term Equivalent: technological context
s., Características de hardware, software e outros componentes de um sistema
computacional eletrônico no qual documentos arquivísticos são produzidos.
conversão - Term Equivalent: conversion
s., Processo de transformar um documento ou objeto digital de um formato, ou
versão de formato, para outro. (See also: migração transformativa).
converter documentos arquivísticos - Term Equivalent: convert records
v., Transformar documentos digitais de um formato, ou versão de formato, para
outro, com propósitos de segurança, conservação, superação da obsolescência
tecnológica e prevenção de desastres, garantindo a compatibilidade com
diferentes configurações ou gerações de hardware ou software, ou
compactando a informação e, ao mesmo tempo, deixando intacta sua forma
intelectual (de outro modo, a atividade não é converter, mas produzir). (See
also: migração de documentos arquivísticos, migração transformativa de
documentos arquivísticos).
documento arquivístico - Term Equivalent: record
s., Documento elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática como
instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. (See
also: arquivo, cópia autêntica, documento arquivístico autenticado, documento
arquivístico autêntico, documento arquivístico autoritário, documento
arquivístico completo, documento arquivístico confiável, documento arquivístico
declarado, documento arquivístico digital, documento arquivístico dinâmico,
documento arquivístico eletrônico, documento arquivístico habilitador,
22
documento arquivístico instrutivo, documento arquivístico produzido,
documento arquivístico oficial, documento arquivístico original, documentos
arquivísticos classificados, minuta).
documento arquivístico digital - Term Equivalent: digital record
s., Documento digital que é tratado e gerenciado como um documento
arquivístico.
documento digital - Term Equivalent: digital document
s., Um componente digital, ou um grupo de componentes digitais, que é salvo,
e que é tratado e gerenciado como um documento.
elemento extrínseco - Term Equivalent: extrinsic element
s., [Diplomática] Elemento da forma documental de um documento arquivístico
que constitui sua aparência externa. (See also: elemento intrínseco).
elemento intrínseco - Term Equivalent: intrinsic element
s., [Diplomática] Elemento da forma documental de um documento arquivístico
que constitui sua composição interna e que comunica a ação da qual esse
documento participa, bem como seu contexto imediato. V. tb. elemento
extrínseco (See also: elemento extrínseco, elemento extrínseco).
emulação - Term Equivalent: emulation
s., Reprodução do comportamento e dos resultados de software ou sistemas
obsoletos, por meio do desenvolvimento de hardware e/ou software, novo para
permitir a execução dos hardware e/ou software antigos em computadores
mais modernos. Sinônimo: emulação para preservação.
encapsulação - Term Equivalent: encapsulation
23
s., Processo de vincular um documento ou outro objeto digital ao mecanismo
que dá acesso a ele, normalmente por meio de um pacote que define sua
descrição de uma forma que pode ser entendida por uma ampla gama de
tecnologias (tal como um documento XML). Na literatura técnica, pode ser
encontrado como “encapsulamento”.
forma fixa - Term Equivalent: fixed form
s., Característica de um documento arquivístico que assegura que sua
aparência ou apresentação documental permanece a mesma cada vez que o
documento é manifestado, ou pode ser alterada segundo regras fixas (i.e., é
dotado de variabilidade limitada). (See also: estável, variabilidade limitada).
formato digital - Term Equivalent: digital format
s., Codificação serializada em bytes de um objeto digital que define as regras
sintáticas e semânticas para fazer o mapeamento a partir de um modelo de
informação para uma cadeia de bytes; assim como o mapeamento inverso, a
partir desta cadeia de bytes para o modelo de informação original. Na maioria
dos contextos, o formato digital é usado de forma intercambiável em conceitos
relacionados com arquivo digital, tais como formato de arquivo, wrapper de
arquivo, codificação de arquivo etc. No entanto, existem alguns contextos, "tais
como o transporte em rede de fluxos de conteúdo formatado ou o tratamento
de fluxo de conteúdo em um nível de granularidade mais fina do que a de um
arquivo inteiro, nos quais fazer uma referência específica ao termo ‘arquivo’ é
inadequado". Sinônimo de "apresentação digital".
fundo - Term Equivalent: fonds
s., Conjunto de documentos arquivísticos acumulados por uma pessoa física ou
jurídica em razão de sua função ou atividade. Sinônimo de "arquivo". (See also:
dossiê, dossiê, série).
fundo arquivístico - Term Equivalent: archival fonds
s., Ver: fundo.
24
gestão arquivística de documentos - Term Equivalent: records management
s., Planejamento, implementação, manutenção e controle administrativo
sistemáticos de uma estrutura destinada à elaboração e manutenção de
documentos arquivísticos por parte de um arquivista (ou o responsável pelos
documentos arquivísticos), para garantir a eficiência e a economia na
produção, uso, manuseio, controle, manutenção e destinação desses
documentos.
identidade - Term Equivalent: identity
s., Conjunto de características de um documento ou de um documento
arquivístico que unicamente o identifica e o distingue dos demais. A identidade
de um documento, juntamente de sua integridade, se constitui em um
componente de autenticidade.
integridade - Term Equivalent: integrity
s., Qualidade de ser completo e inalterado em todos os aspectos essenciais.
manifestar - Term Equivalent: manifest
v., Apresentar um objeto digital numa forma apropriada tanto para uma pessoa
(isto é, numa forma legível para o ser humano) como para um sistema de
computador (ou seja, em linguagem de máquina). (See also: reconstituir).
migração - Term Equivalent: migration
s., Processo de mover ou transferir objetos digitais de um sistema para outro.
(See also: atualização de suporte, migração transformativa).
migração de documentos arquivísticos - Term Equivalent: migration of records
s., Processo de mover documentos arquivísticos de um sistema para outro,
para assegurar sua acessibilidade contínua caso o sistema se torne obsoleto,
25
ao mesmo tempo em que deixa intacta suas formas física e intelectual. (See
also: atualização de suporte, converter documentos arquivísticos, migração
transformativa de documentos arquivísticos, )
objeto digital - Term Equivalent: digital object
s., Uma agregação discreta (descontínua) de uma ou mais cadeias de bits e
dos metadados sobre as propriedades do objeto e, se for o caso, dos métodos
para executar operações sobre o objeto.
preservação - Term Equivalent: preservation
s., Conjunto de princípios, políticas e estratégias que orienta as atividades
projetadas para assegurar a estabilidade física e tecnológica e a proteção do
conteúdo intelectual dos materiais (dados, documentos ou documentos
arquivísticos).
preservação arquivística - Term Equivalent: archival preservation
s., Estabilização física e tecnológica dos documentos arquivísticos, assim como
proteção de seu conteúdo intelectual, de forma a manter sua cadeia de
preservação contínua, durável, estável, permanente, ininterrupta e inquebrável
por tempo indeterminado. (See also: preservação digital, preservação
permanente).
preservação digital - Term Equivalent: digital preservation
s., Processo específico de manutenção de materiais digitais ao longo do tempo
e através de diferentes gerações de tecnologia, independentemente do local de
armazenamento.
preservador designado de documentos arquivísticos - Term Equivalent:
designated records preserver
s., Entidade responsável por tomar a custódia física e legal e preservar (isto é,
proteger e assegurar acesso contínuo) cópias autênticas dos documentos
26
inativos de um produtor de documentos. O papel do preservador designado
deve ser o de um custodiador que goze da confiança do produtor. Sinônimos:
preservador designado; preservador. (See also: responsável pelos documentos
arquivísticos).
presunção de autenticidade - Term Equivalent: presumption of authenticity
s., Inferência sobre a autenticidade de um documento arquivístico feita a partir
de fatos conhecidos sobre a maneira como aquele documento foi produzido e
mantido. (See also: requisito de autenticidade, requisitos de referência para a
autenticidade).
produtor - Term Equivalent: creator
s., Pessoa física ou jurídica que elabora, recebe ou acumula documentos
arquivísticos em função de seu mandato/missão, funções ou atividades.
relação orgânica - Term Equivalent: archival bond
s., Relações que os documentos arquivísticos que pertencem a uma mesma
agregação (dossiês, séries, fundos) guardam entre si.
repositório institucional - Term Equivalent: institutional repository
s., Conjunto de serviços que uma instituição oferece aos membros de sua
comunidade para a gestão e disseminação de materiais digitais produzidos
pela instituição e pelos referidos membros.
requisito de autenticidade - Term Equivalent: authenticity requirement
s., Especificação dos elementos da forma documental e do contexto que
precisam ser preservados, a fim de manter a identidade e a integridade (ou
seja, a autenticidade) de um determinado tipo de documento digital.
restrição de acesso - Term Equivalent: access restriction
27
s., Autorização para ler um documento, concedida a uma pessoa, cargo ou
setor dentro de uma organização ou instituição pública. (See also: privilégio de
acesso).
sistema de preservação arquivística - Term Equivalent: archival preservation
system
s., Conjunto de princípios, políticas, regras e estratégias adotado pela
instituição arquivística ou programa arquivístico para manter, ao longo do
tempo, os componentes digitais e a informação a eles relacionada, e para
reproduzir os documentos autênticos relacionados e/ou suas agregações
arquivísticas, o que é feito por meio da interpretação dos controles externos e
de sua aplicação aos documentos selecionados para preservação.
suporte - Term Equivalent: medium
s., Material físico ou substância sobre o qual a informação pode ser ou está
registrada ou armazenada. (See also: suporte digital).
suporte digital - Term Equivalent: digital medium
s., Material físico, como um CD, DVD, DAT ou disco rígido, usado para
armazenamento de dados digitais.
trilha de auditoria - Term Equivalent: audit trail
s., Documentação de todas as interações realizadas com documentos
arquivísticos dentro de um sistema eletrônico no qual qualquer acesso a este
sistema é registrado.
variabilidade limitada - Term Equivalent: bounded variability
s., Mudanças na forma e/ou no conteúdo de um documento digital que são
limitadas e controladas por meio de regras fixas, de maneira que a mesma
consulta ou interação gere sempre o mesmo resultado.
28
2.4 Aplicação da metodologia do InterPARES 3 na Unicamp
Aprovado o Acordo de Cooperação Técnica entre a UNICAMP e o
Arquivo Nacional, os executores se encarregaram de promover ações para a
implementação do plano de trabalho contido no Termo Aditivo ao Acordo de
Cooperação Técnica. A primeira atividade, no âmbito da Universidade, foi
contatar os diretores dos órgãos envolvidos para a definição das equipes e das
estratégias de trabalho, bem como contatar o Coordenador Geral da
Universidade para estabelecer a dinâmica do projeto, incluindo a disposição de
recursos. Foi ainda realizada reunião no Arquivo Nacional para definir a
condução da parceria com os executores do projeto no Brasil e as relações
com a coordenação do projeto InterPARES 3. Estabeleceu-se uma
coordenação executiva no Arquivo Central do SIARQ para orientação das
equipes nos setores da Universidade, secretaria do projeto e comunicação com
a sua coordenação nacional.
A capacitação dos envolvidos sobre teoria e metodologia InterPARES 3,
incluindo conceitos de documentos digitais, documentos arquivísticos digitais,
gestão e preservação de documentos e diplomática documental e preparação
para a realização de levantamentos ficou por conta da equipe do Arquivo
Nacional, por meio de reuniões na própria Universidade e em discussões em
plenárias nacionais.
Os grupos de pesquisa formados, liderados pelos seus assistentes de
pesquisa e sob orientação direta do Arquivo Central/SIARQ, se encarregaram
da disseminação do projeto em suas unidades de atuação, comunicação com
os dirigentes, levantamento de dados sobre os documentos nas áreas
envolvidas por meio da pesquisa-ação, com entrevistas com os responsáveis
pela produção e pela manutenção dos documentos digitais (gerentes e
analistas de sistema).
29
O levantamento de dados teve por objetivo reunir informações sobre o
contexto institucional (jurídico-administrativo), tecnológico (ambiente – sistema
e infraestrutura) e arquivístico, bem como características diplomáticas
(elementos intrínsecos e extrínsecos da forma documental) da entidade digital
em estudo, e a aplicação de roteiros específicos definidos pelo InterPARES 3,
abaixo descritos:
a) Roteiro para análise contextual dos estudos de caso
(Template for Case Study Contextual Analysis)
O roteiro possibilitou o levantamento de informações contextuais
relevantes para cada estudo de caso. Este exercício propiciou aos
grupos de pesquisa uma visão geral sobre suas unidades
organizacionais, assim como das atividades produtoras dos
documentos selecionados para os estudos. O roteiro foi estruturado
em duas seções. A primeira diz respeito ao “test-bed” (instituição ou
unidade objeto do estudo de caso). A segunda diz respeito às
“Atividades que resultam na criação dos documentos em questão”.
Esta segunda seção, por sua vez, é subdividida em duas subseções,
que tratam da “Estrutura administrativa e gerencial” e das
“Entidade(s) digital(is) em estudo” (ANEXO 1).
b) Modelo para análise diplomática
(Template for Diplomatic Analysis)
O roteiro possibilitou aos grupos de pesquisa a análise e a avaliação
do status da(s) entidade(s) digital(is) como documento arquivístico,
permitindo determinar as medidas de preservação que devem ser
voltadas para a forma armazenada10 ou manifestada11 do documento,
além de determinar quais características necessitam ser protegidas
por um plano de preservação (ANEXO 3).
10
O dado que está armazenado, a partir do qual o sistema computacional interpreta e monta o objeto apresentado na tela (nota do tradutor). 11
O que é apresentado ao usuário na tela do computador (nota do tradutor).
30
c) Questões a serem respondidas pelos pesquisadores com relação
aos estudos de caso de documentos arquivísticos12
O roteiro permitiu aos grupos de pesquisa o aprofundamento da
descrição dos documentos digitais em estudo, no que se refere aos
seus componentes, metadados de gestão e preservação utilizados,
documentos relacionados, formatos de produção e armazenamento
etc. Possibilitou ainda complementar a análise diplomática (ANEXO
2).
Após a coleta de dados e após a análise diplomática dos objetos em
estudo, foi possível identificar os seus problemas de preservação e definir
propostas de alteração nas formas de produção e armazenamento, além de um
plano para preservação dos documentos. As iterações e tratamento de dados
foram realizados em reuniões na própria Universidade e em encontros
plenários no Arquivo Nacional, contando com a participação das instituições
integrantes do projeto.
Os resultados constam de relatórios finais dos estudos de caso
traduzidos pelo Espaço da Escrita, órgão vinculado à Coordenadoria Geral da
Universidade (CGU), publicados no site do projeto, o que permitiu sua
comparação com os resultados das equipes internacionais. Além disso, nas
Plenárias Internacionais do projeto, foi possível realizar iterações com os dados
e refinamentos dos planos de ação previstos.
12
Questões respondidas após a condução da análise diplomática completa das entidades digitais que constituem o estudo de caso. Caso esta análise resulte na identificação destas entidades como dado, publicação ou documentos arquivísticos em potencial, o termo documento arquivístico será substituído pelo termo correspondente.
2.4.1 Atividades desenvolvidas – 2008 a 2012
Os grupos de pesquisa da Unicamp trabalharam intensamente nos
levantamentos de dados e na elaboração de propostas de preservação, o que
demandou a realização e/ou a participação em diversos encontros, tanto em
reuniões fechadas quanto em fóruns públicos, para a discussão acerca do
projeto, em especial para a compreensão dos seus conceitos, tais como os
relacionados à gestão arquivística, à preservação e ao próprio documento
digital.
2.4.1.1 Reuniões e visitas técnicas
Reuniões de trabalho (aproximadamente 50) entre as equipes dos
estudos de caso da Unicamp e seus respectivos orientadores do
Arquivo Central/SIARQ, a fim de que fossem preenchidos os
formulários que deram origem aos documentos de Análise de
Contexto, Questionário, Análise Diplomática e Plano de Ação. As
reuniões ocorreram tanto no Arquivo Central/SIARQ, quanto nas
próprias unidades envolvidas nos estudos de caso (Maio/2008 a
novembro/2010, UNICAMP).
Reunião Técnica entre orientadores do Arquivo Nacional e equipes dos
estudos de caso da Unicamp, para esclarecimentos quanto à
realização da Análise Diplomática dos Estudos (11 de setembro de
2009 – Auditório da Agência de Formação Profissional da Unicamp
(AFPU), UNICAMP).
Visita dos orientadores do Arquivo Nacional às unidades/órgãos
envolvidos no projeto, para verificação in loco dos sistemas abordados
em cada estudo de caso (09 de setembro de 2009, UNICAMP).
Reunião técnica entre as equipes dos estudos de caso da Unicamp e
os orientadores do Arquivo Central/SIARQ, para preparação da
apresentação do projeto InterPARES 3 no Fórum Permanente
32
"Documentos Arquivísticos Digitais: autenticidade e certificação" (26 de
agosto de 2009, Auditório do Arquivo Central/SIARQ, UNICAMP).
Reunião técnica entre as equipes dos estudos de caso da Unicamp e
os orientadores do Arquivo Central/SIARQ, visando explanação de
conceitos arquivísticos para a elaboração dos documentos de Análise
Diplomática a serem publicados no sítio eletrônico do Projeto. (26 de
março de 2009, Auditório do Arquivo Central/SIARQ, UNICAMP).
Reunião entre as equipes dos estudos de caso da Unicamp e
orientadores do Arquivo Nacional, para esclarecimentos acerca dos
conceitos arquivísticos constantes dos formulários e discussões sobre
os levantamentos já realizados por cada equipe (24 de novembro de
2008 - Sala Londres da Casa do Professor Visitante, FUNCAMP).
Reunião técnica para preparação de apresentação do
desenvolvimento dos trabalhos dos estudos de caso da Unicamp para
exposição no Painel InterPARES III, no contexto do III Congresso
Nacional de Arquivologia (23 de outubro de 2008, Clube de
Engenharia, Rio de Janeiro - RJ).
33
2.4.1.2 Encontros
9º Encontro Plenário TEAM Brasil, com a participação da Direção e
dos representantes dos estudos de caso do TEAM Brasil do Projeto
InterPARES 3, das seguintes instituições: CS01 (Ministério da Saúde);
CS 08 (Câmara dos Deputados); CSs: 02, 03, 04, 05 e 07 (UNICAMP).
(24 a 26 de outubro de 2011 – Universidade Estadual de Campinas,
Campinas-SP)
8º Encontro Plenário TEAM Brasil, com a participação da Direção e
dos representantes dos estudos de caso do TEAM Brasil do Projeto
InterPARES 3, das seguintes instituições: CS01 (Ministério da Saúde);
CS 08 (Câmara dos Deputados); CSs: 02, 03, 04, 05 e 07 (UNICAMP)
(30 de maio a 1o de junho de 2011 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro-
RJ)
7º Encontro Plenário TEAM Brasil, com a participação da Direção e
dos representantes dos estudos de caso do TEAM Brasil do Projeto
InterPARES 3, das seguintes instituições: CS01 (Ministério da Saúde);
CS 08 (Câmara dos Deputados); CSs: 02, 03, 04, 05 e 07 (UNICAMP).
(16 e 17 de novembro de 2010 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro-RJ)
6º Encontro Plenário TEAM Brasil, com a participação da Direção e
dos representantes dos estudos de caso do TEAM Brasil do Projeto
InterPARES 3, das seguintes instituições: CS01 (Ministério da Saúde);
CS 08 (Câmara dos Deputados); CSs: 02, 03, 04, 05, 06 e 07
(UNICAMP).
(09 a 11 de junho de 2010 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro-RJ)
34
5º Encontro Plenário TEAM Brasil, com a participação da Direção e
dos representantes dos estudos de caso do TEAM Brasil do Projeto
InterPARES 3, das seguintes instituições: CS01 (Ministério da Saúde);
CS 08 (Câmara dos Deputados); CSs: 02, 03, 04, 05, 06 e 07
(UNICAMP).
(11 a 14 de maio de 2009 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro-RJ)
Seminário Internacional do Projeto InterPARES 3, com a participação
de especialistas, professores e pesquisadores de reconhecidas
instituições arquivísticas e universidades, que discutiram a preservação
de documentos arquivísticos digitais autênticos e apresentaram
diretrizes, políticas e resultados já delineados pelo Projeto InterPARES.
(30 de novembro a 02 de dezembro de 2009 – Arquivo Nacional, Rio
de Janeiro-RJ)
4º Encontro Plenário TEAM Brasil, com a participação da Direção e
dos representantes dos estudos de caso do TEAM Brasil do Projeto
InterPARES 3, das seguintes instituições: CS01 (Ministério da Saúde);
CS 08 (Câmara dos Deputados); CSs: 02, 03, 04, 05, 06 e 07
(UNICAMP).
(11 a 14 de maio de 2009 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, RJ)
3º Encontro Plenário TEAM Brasil, com a participação da Direção e
dos representantes dos estudos de caso do TEAM Brasil do Projeto
InterPARES 3, das seguintes instituições: CS01 (Ministério da Saúde);
CS 08 (Câmara dos Deputados); CSs: 02, 03, 04, 05, 06 e 07
(UNICAMP).
(11 a 14 de novembro de 2008 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, RJ)
2º Encontro Plenário TEAM Brasil, com a participação da Direção e
dos representantes dos estudos de caso do TEAM Brasil do Projeto
35
InterPARES 3, das seguintes instituições: CS01 (Ministério da Saúde);
CS 08 (Câmara dos Deputados); CSs: 02 (UNICAMP).
(13 a 16 de maio de 2008 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, RJ)
2.4.1.3 Fóruns Públicos
Fórum Permanente de Ciência e Tecnologia: “Projeto InterPARES 3 –
Preservação e Acesso de Documentos Arquivísticos Digitais
Autênticos: Os Resultados do TEAM Brasil”
(24 de outubro de 2012, Auditório da Biblioteca Central Cesar Lattes,
UNICAMP).
Fórum Permanente de Ciência e Tecnologia: “Repositórios Confiáveis
de Documentos Arquivísticos Digitais”
(09 de agosto de 2011, Centro de Convenções da Unicamp,
UNICAMP).
Fórum Permanente "Documentos arquivísticos digitais: autenticidade e
certificação”
(10 de setembro de 2009, Centro de Convenções da Unicamp,
UNICAMP).
Fórum Extra “Preservação de documentos arquivísticos digitais
autênticos: Projeto InterPARES”
(25 de novembro de 2008, Centro de Convenções da Unicamp,
UNICAMP).
36
2.4.1.4 Apresentações dos estudos de caso da Unicamp em eventos
Conferência UNESCO: “A Memória do Mundo na Era Digital:
Digitalização e Preservação”
Apresentação: “InterPARES: The Brazilian Experience”
(27de outubro de 2012, Vancouver, Canadá)
IV Congresso Nacional de Arquivologia
Apresentações: “Estudos de Caso da Unicamp no âmbito do
InterPARES 3" e "Ações de preservação digital - Estudo de caso da
Unicamp - Sistema de Informação Institucional”
(22 de outubro de 2010, Vitória-ES)
I Encontro de Tecnologia e Gestão da Informação em Saúde, no
contexto do III Fórum de Informação em Saúde
Apresentação: “Estudos de Caso da Unicamp no âmbito do
InterPARES 3"
(11 de novembro de 2009, Brasília-DF)
37
2.4.1.5 Publicações de levantamentos no site do projeto (www.interpares.org)
Equipes
Análise de Contexto
Análise Diplomática
Questionário Plano de
Ação Relatório
Final
CS 02 ASCOM
Publicado em 02/09/09
Publicado em 18/06/10
Publicado em 20/02/09
Publicado em 30/08/11
Publicado em 04/12/12
CS 03 RTV
Publicado em 01/12/10
Publicado em 01/12/10
Publicado em 01/12/10
Publicado em 30/08/11
Publicado em 04/12/12
CS 04 SBU
Publicado em 02/09/09
Publicado em 05/04/10
Publicado em 26/03/09
Publicado em 30/08/11
Publicado em 04/12/12
CS 05 DAC
Publicado em 03/09/09
Publicado em 23/06/10
Publicado em 11/03/09
Publicado em 30/08/11
Publicado em 04/12/12
CS07 DGRH
Publicado em 11/03/09
Publicado em 23/06/10
Publicado em 11/03/09
Publicado em 30/08/11
Publicado em 04/12/12
38
2.5 Resultados
A participação do Arquivo Central/SIARQ, Assessoria de Comunicação e
Imprensa, Rádio e Televisão Unicamp, Sistema de Bibliotecas, Diretoria
Acadêmica e Diretoria Geral de Recursos Humanos no Projeto InterPARES 3
deu origem às seguintes contribuições para as iniciativas concernentes à
gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais na Unicamp:
Fixação e compartilhamento de conceitos arquivísticos entre
participantes do projeto;
“Uniformização” de linguagem proporcionada pela padronização dos
termos utilizados que o próprio projeto prevê;
Sensibilização dos órgãos quanto às questões que envolvem a gestão e
a preservação de documentos arquivísticos digitais;
Possibilidade de identificação e análise de sistemas produtores de
documentos arquivísticos digitais;
Estudo em grupo de assuntos institucionais - busca de soluções
corporativas;
Extensão dos conhecimentos a outros fóruns e para a construção de
instruções normativas;
Compartilhamento de estudos de caso entre documentos de tipologia,
natureza, suporte e sistemas diferenciados (imagens, audiovisual,
textual, banco de dados).
Além disso, os estudos resultaram em planos de ação atualmente em
desenvolvimento nas unidades e órgãos envolvidos, dos quais o resumo é
apresentado na tabela constante do ANEXO 6.
39
2.6 Investimento
Durante o período de maio de 2008 a outubro de 2012, 14 profissionais
dos grupos de trabalho da Universidade compareceram a eventos nacionais
para divulgação dos estudos da Unicamp referentes ao projeto, além de
encontros plenários e Seminário Internacional do Projeto InterPARES 3, na
sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro.
No mesmo período, quatro profissionais do Arquivo Nacional
compareceram à Unicamp para encontros com os grupos de trabalho e
participação em Fóruns Permanentes pertinentes ao projeto.
Além disso, em setembro de 2012 houve apresentação dos estudos de
caso da Unicamp por membro da equipe do Arquivo Central/SIARQ integrante
do projeto na conferência “A Memória do Mundo na Era Digital: Digitalização e
Preservação”, promovida pela Organização das Nações Unidas para a
Educação, a Ciência e a Cultura (UNESCO), na cidade de Vancouver, no
Canadá.
Despesas com passagens, diárias, hotel e traslado:
Eventos nacionais: R$ 21.940,00
Encontros na Unicamp: R$ 7.900,00
Evento no exterior: R$ 5.780,00
Total dos investimentos: R$ 36.430,00
2.7 Finalização do convênio
Concluídos os estudos previstos em Acordo de Cooperação Técnica e
seus Anexos, a finalização do convênio dar-se-á conforme disposto no Artigo
3º da Resolução GR nº 17, de 15 de março de 201213, a partir do
encaminhamento de Relatório Final para Parecer do Conselho Consultivo do
Sistema de Arquivos e, posteriormente, submissão ao Conselho Universitário.
13Resolução nº 17, de 15 de março de 2012: define a natureza dos contratos e convênios, regulamenta a tramitação de processos de convênios e contratos a serem celebrados pela Universidade, de interesse das Unidades de Ensino e Pesquisa, Centros, Núcleos e Colégios Técnicos e demais Órgãos e determina sua análise pelas comissões pertinentes.
41
PARTE 3 – Resultados das análises
3.1 Descrição geral dos estudos de caso
1. CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM)
O estudo de caso trata dos Registros Fotográficos de
coberturas jornalísticas, produzidos pela Assessoria de
Comunicação (ASCOM), visando à implementação de
procedimentos de gestão e preservação para mantê-los
confiáveis, autênticos e acessíveis ao longo do tempo, dada sua
importância científica, cultural e informativa para a universidade.
2. CS03 – Rádio e Televisão (RTV)
O estudo de caso se refere aos “Registros Audiovisuais/
Programas de TV”, produzidos pela Rádio e Televisão da
Universidade Estadual de Campinas (RTV/UNICAMP), e objetiva
a implementação de procedimentos de gestão e preservação em
virtude de sua importância científica, cultural e informativa para a
Universidade.
3. CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU)
O estudo de caso do Sistema de Bibliotecas da Universidade
Estadual de Campinas (SBU/UNICAMP) compreende as “Teses e
dissertações digitais”, cujo interesse é propor e implementar um
plano de ação para a preservação desses documentos
produzidos pelos alunos de pós-graduação para a obtenção de
títulos de doutor e de mestre, inseridas, gerenciadas e dispostas
ao acesso pela Biblioteca Digital, a fim de mantê-las confiáveis,
autênticas e acessíveis ao longo do tempo, em razão de sua
importância como prova de conclusão, pelos alunos, dos cursos
dos programas de pós-graduação.
42
4. CS05 – Diretoria Acadêmica (DAC)
O estudo de caso da Diretoria Acadêmica teve como objetivo
propor e desenvolver um plano de ação para a preservação do
“Boletim de notas e frequência dos alunos de graduação”,
produzido em um sistema informatizado e mantido em banco de
dados desde 2002, pela Diretoria de Serviço de Registro e
Gerenciamento Acadêmico, subordinada à Diretoria Acadêmica
da UNICAMP, para que este fosse capaz de produzir um
documento íntegro e confiável.
5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)
a. Este estudo de caso objetivou propor e implementar um plano de
ação para a preservação do documento “Demonstrativo de
pagamento de pessoal”, produzido pela Diretoria de Pagamento
por meio do Sistema de Informação de Recursos Humanos -
SIRH, visando mantê-lo confiável, autêntico e acessível ao longo
do tempo, dada sua importância como prova de pagamento do
pessoal da Universidade, bem como para finalidades
previdenciárias, entre outras.
43
3.2 Descrição dos contextos
Para cada estudo de caso foram identificados cinco contextos
relacionados aos documentos estudados, tais como:
Contexto de proveniência: refere-se a organogramas, regimentos e
regulamentos internos que identificam a instituição produtora de
documentos;
Contexto jurídico-administrativo: refere-se às leis e normas
externas à instituição produtora de documentos as quais controlam a
condução das atividades dessa mesma instituição;
Contexto de procedimentos: refere-se às normas internas que
regulam a criação, tramitação, uso e arquivamento dos documentos
da instituição;
Contexto documental: refere-se a código de classificação, guias,
índices e outros instrumentos que situam o documento dentro do
fundo;
Contexto tecnológico: o aparato tecnológico (hardware e software)
que envolve o documento.
Como resultados, apresentam-se as análises de cada caso, a seguir:
44
3.2.1 CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM)
Contexto de proveniência
A UNICAMP é um órgão público de natureza autárquica, com regime
especial do governo do Estado de São Paulo, e tem a ASCOM como um órgão
assessor, diretamente subordinado ao Gabinete do Reitor da Universidade.
Contexto jurídico- administrativo
A ASCOM foi instalada em 1980 como assessoria responsável pela
produção de registros fotográficos da UNICAMP, subordinada ao Gabinete do
Reitor, tendo como missão: intermediar as relações entre a UNICAMP e a
mídia (jornais, revistas, rádio, TV, etc.), em atendimento à demanda externa
produzida pelos veículos de comunicação e gerando demanda informativa de
interesse da Universidade; promove a divulgação científica e tecnológica de
âmbito acadêmico em todas as áreas do conhecimento; e divulga, com
objetividade e clareza, informações de interesse da comunidade acadêmica.
Por ser assessoria do Gabinete do Reitor, segue a legislação pertinente às
competências deste órgão, determinadas nos estatutos e no regimento geral da
Universidade.
Contexto de procedimentos
Os registros são produzidos pelos fotógrafos, que acompanham os
jornalistas nas entrevistas ou coberturas de eventos, munidos de equipamentos
fotográficos.
A produção dos registros fotográficos trilha os seguintes passos:
1. Missão fotográfica: fotógrafo sai em campo para realizar a produção
dos registros nas câmeras fotográficas.
2. Armazenamento do material bruto: transferências dos registros da
“memória” da câmera (cartão de memória) para um hard disk de um
computador do setor de Fotografia e Arquivo da ASCOM – onde são
armazenadas e organizadas num diretório com o nome da missão
fotográfica correspondente.
45
3. Seleção de imagens: são eliminadas as imagens sem qualidade
técnica e selecionadas as imagens para publicação e as imagens
que deverão formar um conjunto de reserva técnica, com potencial
de utilização em produções externas, ou mesmo em novas edições
jornalísticas. Os registros fotográficos selecionados são enviados
para o denominado Sistema de Arquivo Digital da ASCOM.
Os registros fotográficos digitais são armazenados em computadores da
rede computacional da ASCOM, em seu formato original, a partir do qual são
derivadas as representações para uso dos editores e jornalistas para a
publicação no Jornal da UNICAMP e no Portal da UNICAMP. Os registros
originais e os publicados são guardados em um repositório próprio e
referenciados no Sistema SIARQ/PESQUISA, desenvolvido pela equipe de
informática do Arquivo Central do Sistema de Arquivos (SIARQ) da UNICAMP,
que segue os requisitos de descrição da “Norma geral internacional de
descrição arquivística – ISAD(G)” e da EAD (Encoded Archival Description). As
imagens não utilizadas constituem um repositório de originais, disponível para
uso dos jornalistas e organizado em diretórios, com os nomes das missões
fotográficas.
Contexto documental
Os registros fotográficos digitais da ASCOM são gerenciados com base
nos instrumentos de gestão arquivística de documentos da Universidade14 e,
no Arquivo Central, estão organizados dentro do fundo documental, desta
maneira: grupo “Gabinete do Reitor”, subgrupo “Assessoria de Comunicação e
Imprensa”, série “Reportagens UNICAMP – missão jornalística”, subsérie
“Registros fotográficos”.
Contexto tecnológico
A produção dos registros fotográficos é feita por câmeras Nikon D-100,
6.2 MPixel, em formato digital JPEG.
14
UNICAMP, Resolução GR n.° 118/2000.
46
Os registros fotográficos selecionados são armazenados no computador
da ASCOM, no qual são empregados métodos para manter os documentos:
sistemas de redundância de dados RAID 5, rotinas de transferência e rotinas
de back-up e armazenamento duplicado em mídia óptica para fins de
segurança.
Para acesso e gerenciamento dos registros fotográficos digitais,
utilizaram-se o Sistema SIARQ/PESQUISA, desenvolvido em sistema
operacional Windows 2000 Server; banco de dados SQL Server 2003;
linguagens de programação HTML e ASP; e servidor WEB: IIS.
47
3.2.2 CS03 – Rádio e Televisão (RTV)
Contexto de proveniência
A UNICAMP é um órgão público de natureza autárquica, com
regime especial do Estado de São Paulo. A RTV está vinculada à Pró-Reitoria
de Extensão e Assuntos Comunitários, órgão da Reitoria, e tem como missão
divulgar a produção da UNICAMP, usando as mídias, realizando programas de
caráter educativo, jornalístico, cultural e científico, e difundindo o conhecimento
gerado no domínio acadêmico (ensino, pesquisa e extensão).
O setor de Arquivo e Documentação da RTV é responsável pelo
recebimento, organização, guarda, preservação e disposição ao acesso das
suas produções, que incluem programas televisivos, registro audiovisual dos
eventos e gravações de reuniões oficiais da universidade.
Contexto jurídico-administrativo
A RTV é regulamentada por um conjunto de atos normativos que
sustentam a sua atuação, cabendo destacar a deliberação da sua criação15 e a
legislação nacional sobre serviço de TV a cabo16 e de direitos autorais17. A
organização e a manutenção da integridade dos documentos atendem ao ato
do Conselho Universitário da UNICAMP, que dá diretrizes para a gestão de
seus documentos18.
Contexto de procedimentos
O processo de produção dos programas de TV segue os seguintes
passos:
Inicial: concepção dos programas de TV pela Coordenadoria de
Projetos, a partir da demanda institucional e de assuntos de
interesse da comunidade universitária.
Averiguação: estudo de viabilidade, a partir da coleta de
informações sobre a disponibilidade de recursos técnicos e
15
UNICAMP, deliberação CONSU-A-04/2004. 16
Lei n.º 8.977/1995. 17
Lei n.º 9.610/1998. 18
UNICAMP, deliberação CONSU A-8/1995.
48
financeiros e demanda de público-alvo.
Consulta: tomada de decisão a respeito da continuidade ou não
do projeto.
Deliberação: a decisão final é dada pela direção da
RTV/UNICAMP, após submissão ao conselho gestor.
Controle de deliberação: elaboração do roteiro do programa de
TV, captação das imagens, edição e finalização.
Execução: após todo o processo de edição e finalização, o
programa de TV entra na grade de programação da RTV e é
veiculado no Canal Universitário.
Contexto documental
A gestão dos documentos produzidos pela RTV integra o
programa arquivístico de classificação e destinação de documentos da
Universidade19, e integra o fundo “UNICAMP”, num arranjo que prevê o grupo
“RTV UNICAMP”, o subgrupo “Televisão (TV)” e a série “Programa de TV”.
Instituição arquivística: Universidade Estadual de Campinas.
Fundo: Pró-Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários.
Grupo: Rádio e Televisão.
Subgrupo: Televisão.
Série: Programa de TV.
Contexto tecnológico
Desde julho de 2010, os programas de TV são produzidos no
formato digital AVI (Audio Vídeo Interleave) e armazenados no storage da área
de pós-produção. É, então, emitido o aviso, via RT (ordem de serviço
eletrônica, implementada na RTV em março de 2011) de entrada de material
para cadastro. O setor de Arquivo e Documentação, primeiramente, transfere
este arquivo em AVI para o storage próprio do acervo, gerando uma cópia de
acesso em DVD e convertendo este arquivo do formato AVI para flash, para
19
UNICAMP, resolução GR n.º 118/2000.
49
disponibilização na internet. Depois, é feito o back-up em fitas LTO, seguindo a
política de segurança do acervo.
Para a preservação do acervo legado, foi realizada a conversão
das fitas magnéticas em formato U'Matic para o formato Digital-S, que foi
migrado para o formato AVI, para guarda no storage do acervo da RTV.
O sistema informatizado (banco de dados) utilizado para a indexação e a
disponibilização, na internet, de metadados dos programas de TV foi
desenvolvido no software Microsoft Office Access 97, utilizando o sistema
operacional Windows NT Server e o servidor WEB: IIS. Atualmente, esse
banco de dados está em processo de substituição por um banco de dados em
MySQL.
50
3.2.3 CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU)
Contexto de proveniência
O SBU integra a UNICAMP, órgão público do Estado de São Paulo, de
natureza autárquica, com regime especial. O SBU foi instituído em 2003,
subordinado à Coordenadoria Geral da Universidade, e tem como objetivos:
dar suporte aos programas de ensino, pesquisa e extensão; definir a política de
desenvolvimento dos diferentes acervos que compõem as bibliotecas da
Universidade; possibilitar à comunidade universitária e à comunidade científica
o acesso à informação armazenada e produzida na UNICAMP; e promover o
intercâmbio de experiências e acervos. Sua missão é a de prover o acesso e a recuperação da informação,
subsidiando o ensino, a pesquisa e a extensão; assim, a Biblioteca Digital da
UNICAMP foi criada com a finalidade de dispor, na web, a produção científica
gerada na universidade.
Contexto jurídico-administrativo
A Biblioteca Digital, que se insere na estrutura organizacional do SBU,
é regulamentada por um conjunto de atos normativos que dá sustentação à
sua atuação, cabendo destacar a sua portaria de criação20, a legislação
nacional sobre direitos autorais21 e as regras da universidade sobre
disponibilização, via internet, de teses e dissertações produzidas em seu
âmbito22. A organização e a manutenção da integridade dos documentos
atendem ao ato do Conselho Universitário da UNICAMP, que dá diretrizes
para a gestão de seus documentos23.
Contexto de procedimentos
20
UNICAMP, Portaria GR n.º 85, de 8/11/2001. 21
Lei n.º 9610, de 19/2/1998. 22
UNICAMP, Parecer da Procuradoria Geral n.° 3325/02; Deliberação da Comissão Central de Pós-Graduação n.º 51/06.
23 UNICAMP, Deliberação CONSU-A-8/1995
51
Após a produção da tese ou da dissertação pelo aluno e pelo docente
(orientador), ocorre a defesa e a aprovação por uma banca examinadora. Em
seguida, o aluno prepara as versões impressa e digital para homologação pela
instância competente; passado esse trâmite, o SBU recebe a tese e a
dissertação, tanto em versão impressa quanto em digital, para catalogação,
inserção na base de dados e depósito legal.
Contexto documental
As teses e as dissertações digitais constituem uma série documental
subordinada à função de “Gestão do Ensino de Pós-Graduação Stricto Sensu”,
subfunção de “Execução e Acompanhamento de Cursos de Pós-Graduação
Stricto Sensu” e atividade de “Obtenção de Títulos de Mestrado e Doutorado”,
pertencentes ao fundo “Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual de
Campinas”.
Contexto tecnológico
A Biblioteca Digital utiliza o software NouRau, desenvolvido por equipe
da própria Universidade, no qual os documentos digitais são armazenados em
PDF e recuperados por uma base de dados cujos descritores utilizam como
padrão o MARC. A plataforma é o Sistema Operacional Linux (GNU/Linux-
DebianWoody), desenvolvido em código-fonte aberto, utilizando ferramentas
livres e gratuitas, como: PHP4.3.5, Perl5.8, Apache1.3.29, PostgreSQL7.4.2.
Além desses softwares, a plataforma é complementada com: FILE, HTDIG,
ANTIWORD, DVI2TTY, PSTOTEXT, RECODE, XLHTML, XPDF.
52
3.2.4 CS05 - Diretoria Acadêmica (DAC)
Contexto de proveniência
A DAC integra a UNICAMP, órgão público de natureza autárquica
com regime especial do Estado de São Paulo. É órgão informativo e de
gerenciamento central da UNICAMP, incumbido do registro e do controle do
corpo discente. Atua no planejamento e no apoio às atividades acadêmicas
da UNICAMP, nos níveis graduação, pós-graduação (inclusive
especialização, residência médica e aprimoramento) e extensão
universitária. Subsidia tecnicamente as decisões institucionais, observando
os preceitos legais do ensino superior brasileiro.
Sua missão é planejar, administrar e apoiar atividades acadêmicas da
UNICAMP em seus diversos níveis de ensino, bem como subsidiar
tecnicamente as decisões institucionais, com plena observância dos
preceitos legais.
A DAC é responsável pela manutenção do sistema e pela emissão de
históricos escolares, diplomas, certificados e relatórios diversos.
Contexto jurídico-administrativo
A DAC é regulamentada por um conjunto de atos normativos que dá
sustentação à sua atuação, cabendo destacar a sua portaria de criação24 e a
legislação nacional sobre educação25.
O boletim de nota e frequência digital é produzido pelos professores
para os alunos matriculados nos cursos de graduação das faculdades e
institutos da Universidade, a partir do controle da frequência dos alunos às
aulas e das avaliações de rendimento escolar dos alunos, registrados no
decorrer das aulas em listas de chamada. Ao final do semestre, as
informações (média final e frequência) são registradas no Sistema de
Gestão Acadêmica, de acordo com o calendário previamente definido pelos
órgãos superiores.
24
UNICAMP, Portaria GR 205/1975. 25
Lei Federal n.º 9.394/1996.
53
Contexto de procedimentos
O boletim de notas e frequência de alunos de graduação é produzido
em sistema informatizado específico. O professor insere as notas e a
frequência dos alunos, por meio da interface em ambiente web, após a
autenticação por senha, em períodos determinados pelo calendário escolar.
Quando da impossibilidade de o professor acessar o sistema, outros
usuários, autorizados por ele, como os secretários das coordenadorias de
graduação, fazem a inserção dos dados no sistema.
A DAC gera uma cópia em papel do boletim e a encaminha, para
conferência, às coordenadorias de graduação das faculdades e institutos
dos respectivos cursos. Quando necessário, as alterações dos dados são
feitas, no sistema, pelos funcionários da DAC, a partir de autorização dos
professores e das coordenações acadêmicas, por meio de um documento
oficial.
Após o processamento, os dados finais do boletim de notas e
frequência dos alunos irão servir de fonte para produção de outros
documentos.
Contexto documental
A gestão de documentos da DAC está inserida no Sistema de
Arquivos (SIARQ) da UNICAMP, criado pelo Conselho Universitário em
1989. O documento arquivístico em estudo está classificado no fundo
“Universidade Estadual de Campinas”, grupo “Pró-Reitoria de Graduação
(PRG)”, subgrupo “Diretoria Acadêmica” e série documental “Boletins de
notas e frequências”.
Contexto tecnológico
O conjunto de bases de dados do Sistema de Gestão Acadêmica
compreende: a base de dados geral (cadastro dos alunos, notas, disciplinas,
etc.), atualizada diariamente; a base de dados do histórico escolar (dados e
estrutura de tabelas), atualizada diariamente; e a base de dados do relatório
de integralização, para consulta dos alunos via web, em máscara HTML,
com atualização semestral.
54
Os boletins de notas e frequência dos alunos são apresentados em
máscara HTML aos professores, que permite a busca por meio dos
parâmetros “disciplina”, “turma” e “período/ ano letivo”.
Os dados são mantidos no Sistema de Gestão Acadêmica, em
tabelas do banco de dados, cujos pontos de acesso principais são o RA
(registro acadêmico do aluno), o nome e o curso.
O boletim de notas e frequência digital é produzido a partir da
execução de uma funcionalidade do Sistema de Gestão Acadêmica, que
seleciona os dados em tabelas armazenadas em bancos de dados DB2.
O arquivo de impressão (PS–PostScript), gerado pela DAC, é
produzido a partir de uma máscara e dos dados do boletim de notas e
frequência dos alunos de graduação, de acordo com a disciplina, a turma e o
período/ ano letivo selecionados.
55
3.2.5 CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)
Contexto de proveniência
A UNICAMP é um órgão público do Estado de São Paulo, de natureza
autárquica, com regime especial. O demonstrativo de pagamento de pessoal é
produzido pela Diretoria de Pagamento, subordinada à Divisão de
Administração de Pessoal (DAP), da DGRH, que tem a competência
institucional de gerenciar os processos administrativos de pessoal da
UNICAMP.
Contexto jurídico-administrativo
A DGRH é regulamentada por um conjunto de atos normativos que dá
sustentação à sua atuação, cabendo destacar a sua portaria de criação
(UNICAMP, Portaria GR nº 121/83) e legislações nacionais e estaduais sobre
questões trabalhistas e de administração de pessoal.
A Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) é regulamentada pela
portaria de instalação, Portaria GR n.º 121/83, de 2/5/1983; pelos estatutos da
UNICAMP, capítulo III, artigo 56, inciso V, baixados pelo Decreto n.º 52.255, de
30/7/1969, e republicados no Diário Oficial do Estado (D.O.E.) em 8/7/1997;
pelo Regimento Geral da UNICAMP, capítulo III, artigos 91 (inciso V), 102 e
108, baixado pelo Decreto n.º 3.467, de 29/3/1974, e republicado no D.O.E. de
12/7/1997; e pelo Programa de Certificação da DGRH, aprovado pela
Deliberação CAD n.º 126/2004, de 23/3/2004.
A DGRH está vinculada à Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário,
órgão da Reitoria, encarregada, entre outras competências, da elaboração e do
processamento do pagamento do pessoal da Universidade (docentes,
funcionários técnico-administrativos e alunos bolsistas), por meio da DAP, em
área denominada Administração das Folhas de Pagamentos. Processa o
pagamento de cerca de 13.500 pessoas e gera, para cada uma delas, o
demonstrativo de pagamento.
Áreas envolvidas no estudo de caso:
DGRH;
DAP;
56
Diretoria de Pagamento; e
Administração das Folhas de Pagamento.
Contexto de procedimentos
O demonstrativo de pagamento de pessoal é produzido pelo Sistema de
Informação de Recursos Humanos (SIRH), a partir da consolidação da folha de
pagamento.
A folha de pagamento, por sua vez, é produzida pela Diretoria de
Pagamento, a partir da consolidação e dos cálculos efetuados sobre os dados
relativos ao cadastro funcional, ganhos, descontos e recolhimentos das
diversas unidades da Universidade. Todos os meses, os dados de férias,
frequência, licenças, designações, dentre outros, são inseridos pelas seções de
recursos humanos das unidades e órgãos, pelos setores de benefícios,
previdência e carreira funcional, e pela própria DGRH. Os dados são
processados pelo sistema e, como resultado, é produzida a folha de
pagamento referente ao mês determinado, que é armazenada no banco de
dados.
A partir da folha de pagamento, os demonstrativos de pagamento são
impressos e enviados aos funcionários, como recibos de seus vencimentos. O
documento pode também ser consultado na web, por meio de uma
funcionalidade que apresenta as mesmas informações da versão impressa.
O conjunto de dados resultantes do processamento da folha de
pagamento de pessoal é mantido mensalmente, em tabelas do banco de dados
do SIRH, e, sempre que necessário, os documentos podem ser novamente
produzidos.
57
Contexto documental
O demonstrativo de pagamento de pessoal constitui uma série
documental subordinada à função “Gestão de recursos humanos”, à subfunção
“Pagamento de pessoal” e à atividade “Elaboração da folha de pagamento”,
pertencente ao fundo “Diretoria Geral de Recursos Humanos da Universidade
Estadual de Campinas”.
Contexto tecnológico
O SIRH é a denominação utilizada na UNICAMP para o sistema
proprietário Vetorh, que foi adquirido em 2000 pela Universidade, para a
administração de recursos humanos. É composto por módulos que são
instalados em um servidor de aplicações, em uma máquina específica, e faz
parte de uma rede compartilhada, utilizando o sistema operacional Microsoft
Windows. Os módulos do SIRH são integrados e utilizam a mesma base de
dados usada pelo sistema gerenciador de banco de dados Oracle, instalado em
um servidor de banco de dados exclusivo para este fim. A equipe de
informática da DGRH interage com a empresa contratada para a manutenção e
customização do Vetorh. A administração e o gerenciamento do banco de
dados são de domínio da DGRH.
Detalhes do ambiente computacional:
Servidor de aplicações
sistema operacional Windows 2000 Server ou superior
SIRH Vetorh Server 5.6.3
Servidor de banco de dados
sistema operacional Linux Red Hat
SGBD Oracle Database 11g
Estações de trabalho
sistema operacional Windows 2000 ou superior
cliente do SIRH Vetorh Client 5.6.3
3.3 Identificação dos documentos digitais
58
Esta seção aborda as respostas elaboradas durante os estudos de caso
às perguntas constantes no ANEXO 2 deste relatório e compreendem a
identificação do documento digital estudado. A seguir, apresentam-se os
textos que resumem as respostas dos estudos de caso.
3.3.1 CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM)
Os documentos “registros fotográficos” são produzidos em decorrência
da produção de artigos, notas e reportagens sobre pesquisas, cursos, projetos
de extensão, convênios de cooperação, transferência de tecnologia e demais
realizações promovidas pela UNICAMP, além da produção de material de
divulgação institucional e da edição das publicações da Universidade.
O fotógrafo realiza os registros fotográficos nas coberturas, com
câmeras digitais profissionais. As imagens são transferidas da “memória da
máquina” (cartão de memória) para um computador (HD) da área de Fotografia
e Arquivo da ASCOM – onde são armazenadas num diretório com o nome da
missão fotográfica correspondente; trata-se, portanto, do material bruto. Utiliza-
se, nesse momento, um software de processamento de imagens
(Adobe/Photoshop) para análise desses registros fotográficos, eliminando os
desqualificados por problemas técnicos. Após a seleção, é realizado um
preparo dos registros fotográficos para a editoria selecionar para publicação.
Os registros fotográficos são classificados e agrupados em coleções temáticas
para outros usos, e armazenados em mídias ópticas. Nesse momento, ocorre a
transferência (via FTP) dos registros fotográficos digitais para o depósito digital
do Sistema Arquivo Digital da ASCOM, no servidor de rede do Arquivo Central
do SIARQ, com arquivamento desses registros em alta resolução. São também
geradas cópias de segurança, em fitas AIT, das imagens armazenadas em
mídias ópticas.
Após o armazenamento, são realizadas a descrição e a indexação dos
registros fotográficos, em base de dados, de acordo com o Manual de
Organização de Arquivos da ASCOM, no sistema SIARQ/PESQUISA.
Metadados descritivos são inseridos manualmente na base de dados
denominada SIARQ/PESQUISA, de acordo com o padrão ISAD(G): nome do
59
arquivo, título, código de referência, nível de descrição, classe, data,
dimensão/suporte, produtor/autor, local, localização de originais, localização de
cópias, nota sobre publicação, notas, palavras-chave/descritor, âmbito e
conteúdo, data da descrição, responsável, endereço do arquivo eletrônico,
história administrativa e biográfica, história arquivística, gênero, procedência,
nota do arquivista, avaliação, incorporações, sistema de arranjo, catalogação
topográfica, condições de acesso, condições de reprodução, características
físicas e requisitos técnicos, instrumentos de pesquisa, unidades de descrição
relacionadas, regras ou convenções, instrução para referência, e data do
preenchimento.
Já os metadados técnicos são produzidos automaticamente no momento
da produção, no equipamento fotográfico digital: identificação do registro
fotográfico (código original do aplicativo do equipamento e número sequencial),
cor, tamanho, padrão, formato, data, hora, formato, largura, altura e resolução.
Eles são registrados nas propriedades do arquivo em formato JPEG.
O levantamento do contexto de produção revelou que os registros
fotográficos são produzidos e mantidos em formato JPEG (300dpi de
resolução). As imagens publicadas em meio eletrônico, no portal da
Universidade ou no Jornal da UNICAMP, são mantidas, também, embutidas em
formato PDF. As imagens para o Jornal da UNICAMP, impresso em papel, são
preparadas, no sistema de cores CMYK, para impressão em escala cinza.
Os documentos são identificados por meio de um identificador único
persistente, formado por um código de referência constituído pelo código do
país, código do detentor e código de referência local.
Para garantir a precisão, a confiabilidade e a autenticidade dos registros
fotográficos digitais, o arquivo original em alta resolução é mantido íntegro, não
sendo permitidas alterações posteriores. O acesso é restrito ao produtor e
demais pessoas autorizadas, por meio de uma conexão direta com o depósito
digital do Sistema Arquivo Digital da ASCOM, da rede do Arquivo Central do
SIARQ – entidade encarregada da gestão e preservação de documentos da
Universidade. Todo o ambiente tecnológico e os procedimentos de acesso e
armazenamento são regidos por uma política de back-up e de segurança de
60
acesso. Além disso, a Universidade conta com uma política de atualização
tecnológica continuada.
O Arquivo Central do SIARQ recebe os registros fotográficos em meio
digital, com a utilização do sistema de FTP, instalado em um dos seus
servidores e com permissões restritas a equipamentos específicos da ASCOM
e endereçados por IPs estáticos, ou seja, somente dois equipamentos
específicos da ASCOM podem fazer a transferência dos documentos digitais
para o Arquivo Central. A liberação de acesso aos servidores do Arquivo
Central é definida por uma política de acesso e gerenciada por um firewall
administrado pelos profissionais de informática do próprio Arquivo Central.
Encontram-se em estudo normas e o projeto para definição de um
repositório corporativo para a transferência de documentos arquivísticos
digitais, sob a orientação do Arquivo Central. Foi instituída, em 2007, a
Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais
da UNICAMP (Portaria GR 45/2007, nomeada em maio de 2008, por meio da
Portaria GR 22/2008).
61
3.3.2 CS03 – Rádio e Televisão (RTV)
Os Programas de TV, que têm a finalidade de proporcionar ao público
em geral o acesso à produção acadêmica, científica e cultural da Universidade,
são idealizados, sob demanda, pela Coordenadoria de Projetos da RTV e
aprovados pelo conselho gestor da unidade.
O produtor responsável elabora o projeto do programa, que é
desenvolvido com a participação das equipes de produção e de pós-produção
da RTV. Após a edição, o programa é distribuído pelo Canal Universitário, por
meio do sistema de TV a cabo e, periodicamente, via web. Após a exibição, o
material é enviado, via rede, para o Setor de Arquivo e Documentação e
armazenado em storage.
Os Programas de TV encaminhados para a guarda e a preservação no
Setor de Arquivo e Documentação são armazenados nos formatos AVI, no
storage do acervo. Além disso, são copiados em fita magnética do tipo LTO4,
para preservação, e em disco óptico DVD, para acesso. São também geradas
cópias para acesso, na internet, no formato Real Media (RM) e, eventualmente,
no formato Moving Picture Experts Group (MPEG).
Os metadados descritivos são inseridos manualmente na base de dados
“Acervo” e registram as seguintes informações: identificador, número da fita,
doação/produção, data de entrada, formato da fita, título, área, sinopse,
sistema de cor, idioma, duração, ano, ficha técnica, local de gravação, direção,
produção, edição, realização, material editado/não editado, disponibilidade,
observação, título da série do programa de TV, tema do programa, sinopse,
diretor, produtor, editor e imagens.
Já os metadados técnicos são produzidos automaticamente no momento
da edição do Programa de TV e incluem: identificação de cada registro
audiovisual, tamanho, padrão, formato, data, hora e outras propriedades do
arquivo AVI (os produtores não preenchem manualmente nenhum metadado
disponível no formato AVI).
A identificação destes documentos é feita por um identificador único (ID),
referente a cada programa de TV, que é atribuído automaticamente pelo
sistema gerenciador de banco de dados. Além disso, as cópias em mídia
62
avulsa são identificadas pela indicação do tipo de mídia e sua respectiva
numeração, inscritas em etiquetas impressas coladas na lombada do estojo da
mídia. Exemplo: LTO1, DVD2, DVC, etc.
Os arquivos em AVI recebidos pelo Setor de Arquivo e Documentação
não podem mais ser alterados após o arquivamento no storage do acervo,
visando à garantia da autenticidade e à confiabilidade dos documentos. Os
discos ópticos DVD-R com as cópias também não podem ser alterados, em
virtude de sua própria natureza, e sua reprodução só é realizada mediante uma
autorização formal.
Os Programas de TV estão relacionados a um documento chamado
“roteiro de edição” que se apresenta desde 2011 através da “Ordem de Serviço
Eletrônica (RT)” que consiste num banco de dados utilizado pela RTV para os
procedimentos de produção dos Programas de TV. A RT possui um número
único e faz parte da classificação do material no acervo. Portanto, atualmente
existem mecanismos formais para explicitar a relação orgânica dos Programas
de TV.
Como o Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP ainda não
possui a custódia dos Programas de TV, ele atualmente orienta estudos sobre
normas e um projeto para a definição de um repositório corporativo para
transferência de documentos arquivísticos digitais. Foi instituída, em 2007, a
Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais
da UNICAMP.
63
3.3.3. CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU)
As teses e as dissertações são produzidas por alunos de doutorado e
mestrado da UNICAMP, como requisito para obtenção dos títulos de Doutor e
Mestre. A versão original em papel é armazenada em depósito legal na
Biblioteca Central do SBU; uma versão digital também é encaminhada para o
SBU para inserção na Biblioteca Digital, permitindo acesso público ao texto na
íntegra, através da internet.
Os metadados da Biblioteca Digital são associados às teses e
dissertações por meio do software Nou-Rau, que captura metadados a partir da
interoperação com a Base Acervus (outro sistema de catalogação do acervo da
UNICAMP, sob a responsabilidade da Biblioteca Central do SBU). A descrição
capturada é complementada manualmente com os seguintes metadados:
títulos em português e inglês; autor(es); palavras-chave em português e inglês;
nome da área de concentração, titulação (mestrado ou doutorado); nome dos
membros da banca; resumos em português e inglês; data da defesa; e código
(base de dados de identificador/catalogação no Sistema de Bibliotecas). Outras
informações são inseridas de forma automática pelo sistema, tais como:
idioma; dono (responsável pela captura na Biblioteca Digital); formato; nome e
tamanho do arquivo; tempo estimado para download; data e horário de criação;
número de visitas e downloads; e código identificador do documento no
sistema de Biblioteca Digital.
Tais metadados são registrados em tabelas do banco de dados
PostgreSQL, as quais, juntamente do arquivo PDF da própria tese/dissertação,
constituem os componentes digitais destes documentos.
Para cada arquivo digital inserido, é produzido um identificador único e
persistente chamado de “bibid”, gerado pelo software de catalogação da base
bibliográfica (Base Acervus).
Visando à garantia da autenticidade dos dados, existem políticas de
segurança que permitem o acesso ao banco de dados da Biblioteca Digital
somente aos técnicos da área de informática, enquanto as operações
64
responsáveis pela criação e publicação das teses e dissertações digitais ficam
restritas a alguns integrantes do Programa de Acesso à Informação Eletrônica
e da Diretoria de Tratamento da Informação do Sistema de Bibliotecas da
UNICAMP. Além disso, há procedimentos que permitem o rastreamento de
ocorrências para fins de auditoria. O armazenamento destes documentos em
servidor próprio, com sistema de back-up e acesso através da interface do
Nou-Rau, tem por finalidade garantir a sua confiabilidade.
As alterações das teses e dissertações ocorrem por meio de pedidos
formais de autores e seus orientadores, que são registrados e mantidos em
arquivos.
As teses e dissertações digitais relacionam-se com seus originais em
papel e com o “Processo de Vida Escolar” do aluno – dossiê que reúne os
documentos do aluno, desde sua matrícula na Universidade até a ata de
avaliação da tese/dissertação defendida, e que é custodiado pelo Sistema de
Arquivos da UNICAMP. Porém, no decorrer do estudo, constatou-se que essas
relações orgânicas não eram explicitadas e, como solução, foi proposta a
inserção do número do “Processo de Vida Escolar” nos originais em papel, por
meio de carimbo, bem como a inclusão deste número na base de dados, como
metadado.
65
3.3.4. CS05 - Diretoria Acadêmica - DAC
O boletim de notas e frequência digital é produzido pelos professores
para os alunos matriculados nos cursos de graduação das faculdades e
institutos da Universidade, e faz o registro do controle da frequência dos
alunos e das avaliações de rendimento escolar, para atender à legislação
nacional de ensino.
O documento é exibido em tela, em formato HTML, a partir de uma
consulta feita no banco de dados. A consulta pode ser realizada pelo
professor e pelos funcionários da DAC, a partir dos seguintes parâmetros de
busca: “disciplina”, “turma” e “período/ano letivo”.
O documento em HTML apresenta elementos com informações sobre
a proveniência, a autoria, a ação, a criação e a transmissão, tais como: o
logotipo com o nome da instituição, o título do documento, o nome da
disciplina e do professor, o período e o ano letivos, a carga horária, os
nomes dos alunos, as horas-aulas dadas e previstas, a situação do aluno
(aprovado ou reprovado) e a data de criação do documento (entrada de
dados no Sistema Acadêmico).
Os documentos são identificados, na base de dados, pelo conjunto de
dados relacionados: disciplina, turma e período/ano letivo.
O sistema registra automaticamente informações sobre a data de
acesso e as datas de entrada de dados no sistema, bem como o controle de
senhas.
O sistema realiza o controle de acesso, sendo as operações de
criação ou alteração dos dados restritas a técnicos autorizados da Diretoria
de Serviço de Registro e Gerenciamento Acadêmico e do Centro de
Computação da Universidade. Há procedimentos que permitem o
rastreamento de ocorrências para fins de auditoria.
O sistema permite retificação de dados, que só pode ser feito pela
Diretoria de Serviço de Registro e Gerenciamento Acadêmico, mediante
solicitação em ofício, feita pelo professor responsável pela disciplina/ turma,
com aprovação da coordenadoria do curso.
66
Os boletins são impressos e armazenados em arquivo. Os ofícios de
retificação mencionados acima são anexados à versão impressa do boletim,
mas as novas versões com as alterações de notas não são impressas.
67
3.3.5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)
O documento digital é exibido pelo sistema em resposta a uma consulta
on-line, que apresenta os dados armazenados no banco de dados com layout
definido em um template para visualização na web. A versão impressa é
composta dos mesmos dados, a partir de um template PostScript específico.
Os templates são mantidos no sistema apenas em sua versão corrente, e,
dessa forma, o sistema só é capaz de apresentar um demonstrativo de
pagamento com o layout em uso no momento da execução da consulta.
Os dados financeiros resultantes do processamento da folha de
pagamento são armazenados e mantidos historicamente nas tabelas do banco
de dados e gerenciados pela própria DGRH.
Os principais destinatários dos demonstrativos de pagamento são os
funcionários e os demais colaboradores sem vínculos empregatícios
(estagiários, bolsistas, médicos residentes), além da DAP e dos gestores de
recursos humanos da Universidade, assim como os órgãos públicos de
fiscalização.
O demonstrativo de pagamento de pessoal digital apresenta elementos
textuais e compreende a seguinte estrutura: área de identificação da
Universidade (logomarca, nome, endereço e registros cadastrais); área de
identificação do funcionário (identificação do funcionário, funções, designações,
denominação na carreira); e área de dados financeiros (eventos de pagamento
e descontos, totalização de pagamentos e descontos).
Para o acesso ao documento, o usuário utiliza o aplicativo “Vida
Funcional On-line”, no módulo “SIRH”, na função “Pagamento” e na opção
“Demonstrativos”, a partir da seleção do período de referência (mês e ano),
após a identificação e o fornecimento de uma senha.
O sistema não mantém a forma manifestada do demonstrativo de
pagamento digital, que é produzida a partir de consulta ao banco de dados da
folha de pagamento cada vez que se faz uma consulta. Para apresentar o
demonstrativo de pagamento na forma manifestada, o SIRH realiza o
processamento dos dados armazenados nas tabelas do banco de dados,
associando-os ao template em uso, e produz uma cópia do documento em
68
tempo de execução, no formato PDF. Após o encerramento da consulta, o
arquivo em PDF com o demonstrativo de pagamento é descartado pelo
sistema.
As informações de identificação do funcionário são armazenadas
historicamente no banco de dados, ou seja, o sistema é capaz de recuperar as
informações cadastrais de um funcionário relativas a uma data específica. No
entanto, no momento da produção da cópia digital do demonstrativo de
pagamento, o SIRH busca as informações de identificação do funcionário que
retratam sua situação quando a consulta é realizada, e não as informações
correspondentes ao período do demonstrativo consultado, que aparecem
originalmente no documento. Já as informações financeiras, relativas aos
dados de pagamento, são recuperadas no documento digital, sem alterações
com relação ao documento original.
O documento digital é identificado pela combinação (chave composta)
de número de matrícula, tipo de pagamento (mensal, complementar, 13º
salário, etc.) e mês/ ano do período de referência do pagamento.
Algumas medidas para garantir a precisão, confiabilidade e
autenticidade do demonstrativo de pagamento digital são: a restrição do acesso
ao banco de dados; a limitação da permissão de acesso ao SIRH somente aos
técnicos das áreas de administração das folhas de pagamento e de informática;
e a adoção de funções de registro de ocorrências, que permitem o
rastreamento para fins de auditoria.
Os dados processados para a produção do demonstrativo são
armazenados nas tabelas do banco de dados e não podem ser alterados. As
alterações de pagamento são feitas em novo processo, gerando, portanto, um
documento complementar, cujos dados são mantidos nas tabelas
correspondentes. Na consulta via web, o funcionário tem acesso ao documento
principal e ao documento complementar, se for o caso.
O demonstrativo de pagamento está relacionado com os seguintes
documentos em papel: relatórios de frequência, relatórios de contagem de
tempo, relatórios bancários, relatórios contábeis e guias de recolhimentos de
pagamento de tributos e de encargos sociais. Os documentos são organizados
69
em dossiês, por tipo documental, dentro da classe “Pagamento de pessoal”
(Ex.: folha de pagamento de pessoal – folha de pagamento, mês/ano). Os
dossiês em papel são armazenados nos arquivos corrente e intermediário da
DGRH.
Ao longo do estudo, foram identificados os demais documentos digitais
produzidos pelo sistema:
a folha de pagamento na forma manifestada – que é produzida pelo
SIRH em resposta a uma consulta, da mesma forma que o
demonstrativo de pagamento digital.
a folha de pagamento na forma armazenada – que corresponde ao
conjunto de tabelas do banco de dados, com as informações
cadastrais de identificação do funcionário e as informações
financeiras que registram o pagamento, e seus relacionamentos.
Este documento armazenado serve de fonte para a produção pelo
sistema dos documentos manifestados (folha de pagamento e
demonstrativo).
a ordem bancária – um arquivo produzido pelo sistema, de acordo
com padrões definidos pelo banco, que é enviado para o banco com
as informações dos depósitos que devem ser feitos nas contas dos
funcionários, relativos aos salários daquele mês.
70
3.4 Análise Diplomática
Esta seção apresenta os resultados da análise diplomática das
entidades digitais anteriormente indicadas como objetos de pesquisa. O intuito
foi avaliar o status das entidades digitais como documentos arquivísticos,
determinar se as medidas de preservação devem ser voltadas para a forma
armazenada26 ou manifestada27 do documento, além de determinar quais as
características que necessitam ser protegidas por um plano de preservação.
A seguir, as análises diplomáticas por estudo de caso:
3.4.1 CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM)
As reportagens fotográficas digitais da ASCOM/UNICAMP foram
consideradas documentos arquivísticos, pois atendem a todas as
características apresentadas na análise diplomática. No entanto são
necessárias algumas alterações nos procedimentos de produção e de
manutenção, com o objetivo de preservar os registros fotográficos por um longo
prazo:
monitorar o formato de arquivo, para implementar as ações
necessárias de preservação em longo prazo;
estudar o formato de captura e armazenamento dos registros
fotográficos, tendo em vista a preservação de longo prazo.
Recomenda-se o uso do formato TIFF para o arquivamento e a
preservação; e
avaliar a segurança do repositório de documentos digitais, para
apoiar a autenticidade e o controle de acesso aos documentos.
Além disso, verificou-se a necessidade de:
melhorar o programa de gestão de documentos da ASCOM,
sistematizando e normalizando procedimentos de seleção,
descarte, indexação, pesquisa, acesso, etc., além de
26
O dado que está armazenado, a partir do qual o sistema computacional interpreta e monta o objeto apresentado na tela. (nota do tradutor). 27
O que é apresentado ao usuário na tela do computador. (nota do tradutor).
71
instrumentos, tais como o plano de classificação e a tabela de
temporalidade; e
revisar e propor recursos humanos e materiais para a produção, o
tratamento, a organização e o acesso aos documentos, tanto do
ponto de vista físico quanto lógico.
72
3.4.2 CS03 – Rádio e Televisão (RTV)
O programa de TV foi considerado um documento arquivístico em
potencial, pois registra uma ação, possui forma fixa e conteúdo estável, e
pessoas e contexto identificáveis. Entretanto, não é explicitada a relação
orgânica com os demais documentos que fazem parte da ação. Detectou-se,
inclusive, que, em alguns casos, esses documentos não são arquivados,
perdendo-se a memória da atividade de produção do programa de TV.
O plano de ação deverá incluir recomendações no sentido de:
estabelecer a relação orgânica dos programas de TV com os
demais documentos que participam da ação, por meio de
metadados que permitam a identificação e a vinculação
arquivística.
estabelecer procedimentos para a preservação em longo prazo,
incluindo a definição de formatos de arquivo, rotinas de
monitoramento e estratégias de preservação (como migração);
revisão dos equipamentos, insumos e materiais utilizados para a
captura, a organização e o acesso aos documentos, visando à
melhoria de infraestrutura;
definir competências e ampliar e capacitar a equipe, em busca da
melhoria da organização dos recursos humanos; e
definir a política de back-up, os formatos e a guarda do material
em locais fisicamente distantes, assim como a criação de cópias
da matriz em fitas magnéticas LTO4, para que a segurança dos
programas de TV seja garantida;
O detalhamento dessas ações deve envolver os atores do processo de
produção e manutenção dos programas de TV.
3.4.3 CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU)
Introdução
73
O Estudo de Caso BR04 do TEAM Brasil, no Projeto InterPARES 3, diz
respeito às teses e às dissertações publicadas na Biblioteca Digital da
Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP). Tem por objetivos estudar e
implementar a preservação dos documentos armazenados neste repositório de
produção científica da Universidade.
A administração do Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual de
Campinas (SBU) compreende: a Coordenadoria; a Assessoria de
Planejamento; a Diretoria de Tecnologia da Informação; a Diretoria de
Tratamento da Informação; a Diretoria de Gestão de Recursos; o Programa de
Acesso à Informação Eletrônica; e a Biblioteca Digital da UNICAMP, a qual foi
oficialmente instituída em 8 de novembro de 2001, para dispor, em ambiente
web, com acesso público: artigos, fotografias, ilustrações, obras de arte,
revistas, registros sonoros, teses, vídeos e outros documentos de interesse
para o desenvolvimento científico, tecnológico e sociocultural, produzidos pela
comunidade científica da Universidade.
Para o presente estudo, foram selecionadas as dissertações e as teses
produzidas por alunos de pós-graduação, respectivamente em nível de
mestrado e de doutorado que, depois de concluídas e homologadas pelas
comissões de pós-graduação da Universidade, órgãos estabelecidos pelo
Conselho Universitário, são encaminhadas para o SBU para registro,
catalogação e disposição ao acesso. Além do original em papel, uma versão
digital é inserida na Biblioteca Digital e disposta ao acesso público, mediante
autorização do autor.
O gerenciamento da Biblioteca Digital é realizado pelo software Nou-
Rau, desenvolvido por uma equipe da Universidade com tecnologia de software
livre, que tem como premissa permitir a interoperabilidade entre sistemas de
informação e o acesso a documentos em diversos formatos.
A Biblioteca Digital conta com aproximadamente 35.000 teses e
dissertações. O total de downloads realizados está em torno de 6.889.600, com
média de visitas entre 15.000 e 20.000 por dia28.
28 Dados coletados em março de 2011.
74
As teses e dissertações originais são documentos arquivísticos
comprobatórios integrantes do processo ou dossiê dos alunos regularmente
matriculados nos programas de pós-graduação das unidades de ensino e
pesquisa. Mesmo tendo os documentos preservados em papel, optou-se pelo
desenvolvimento deste estudo, no âmbito do Projeto InterPARES, por se tratar
de um repositório digital extremamente consultado e, portanto, cabe a adoção
de critérios que lhe garantam a autenticidade e a acessibilidade ao longo do
tempo, prevendo um futuro somente digital.
Identificação do documento
A versão atual do Glossário do InterPARES define “documento
arquivístico” como “um documento produzido ou recebido, no curso de uma
atividade prática, como instrumento ou resultado desta atividade, e mantido
para ação ou referência”29. De acordo com esta definição, para ser considerado
documento arquivístico, uma entidade digital tem que apresentar,
necessariamente, cinco características, a saber: conteúdo estável e forma fixa,
envolvimento em uma ação, relação orgânica, cinco pessoas e cinco contextos.
A aplicação desta definição no conjunto de teses e dissertações da
Biblioteca Digital da UNICAMP implica uma análise feita da seguinte forma:
1. Para ser identificado como um documento arquivístico, a entidade
digital tem que possuir conteúdo estável e forma fixa30, e estar fixada em
uma mídia estável.
29 InterPARES Terminology Database. Disponível em: http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm. 30
Conteúdo estável significa que os dados e a mensagem contidos no documento arquivístico não foram e não
poderão ser alterados, ou seja, não podem ser sobrescritos, alterados, apagados ou sofrerem acréscimos. Forma fixa significa que o conteúdo binário do documento arquivístico é armazenado de maneira que a mensagem que ele transmite possa ser exibida com a mesma apresentação que ele tinha na tela quando foi salvo pela primeira vez, mesmo que sua apresentação digital (isto é, o formato de arquivo) seja diferente. Se o mesmo conteúdo puder ser apresentado na tela de vários modos, a partir de um conjunto limitado de possibilidades, poderemos ter: tanto diferentes visões do mesmo documento arquivístico armazenado, o qual tem conteúdo estável e forma fixa, quanto vários documentos arquivísticos manifestados, cada um deles também com conteúdo estável e forma fixa, derivados do mesmo documento arquivístico armazenado. No primeiro caso, têm-se diferentes apresentações documentais, como, por exemplo, dados estatísticos apresentados como gráfico circular, gráfico de barras ou tabelas, a partir de uma mesma apresentação digital. Uma situação de variabilidade limitada também ocorre se não houver nenhum documento arquivístico armazenado, mas sim dados de conteúdo, de forma e de composição, que são separados e só podem ser reunidos por meio de uma query, e se as alterações da forma forem limitadas e controladas por meio de regras fixas, de maneira que a mesma query ou interação sempre gere o mesmo resultado e tenhamos diferentes
75
As teses e as dissertações são gravadas em formato PDF, garantindo a
forma fixa e o conteúdo estável do documento em sua forma manifestada. Os
documentos ficam armazenados em discos rígidos, em um servidor.
2. Um documento arquivístico tem que participar de uma ação, definida
como o exercício consciente de uma vontade praticada por pessoa física
ou jurídica, com o objetivo de produzir, manter, modificar ou extinguir
situações. Um documento arquivístico é o subproduto natural da ação.
As dissertações e teses produzidas por alunos de pós-graduação em
nível de mestrado e de doutorado, respectivamente, depois de concluídas e
homologadas pelas comissões de pós-graduação da Universidade, órgãos
estabelecidos pelo Conselho Universitário, são encaminhadas para o SBU,
para registro, catalogação e disposição ao acesso. Além do original em papel,
uma versão digital é inserida na Biblioteca Digital e é dado acesso ao público,
mediante autorização do autor, conforme exigência normativa.
3. Um documento arquivístico tem que possuir relação orgânica com os
demais documentos, estejam eles dentro ou fora do sistema. A relação
orgânica é definida como o elo que liga cada documento ao anterior e ao
subsequente da mesma ação e, de forma incremental, a todos os
documentos arquivísticos que participam de uma mesma ação.
Os documentos que possuem relação orgânica com a entidade digital
são: o “Processo de Vida Escolar” dos alunos de pós-graduação, a
tese/dissertação (versão impressa e assinada pelos membros da banca
examinadora), o termo de autorização para publicação da tese/dissertação
assinada pelo autor e os relatórios gerenciais de acesso e downloads. Essa
relação, apesar de não explicitada, justifica-se pela obrigatoriedade da
produção do documento arquivístico em questão para obtenção do título de
mestrado ou doutorado que, após o processo de homologação, deverá ser
encaminhado ao Sistema de Bibliotecas da UNICAMP, para o depósito legal
visões de diferentes subconjuntos de conteúdo, em decorrência da intenção do autor ou dos diferentes sistemas operacionais ou aplicativos.
76
em versão impressa e digital. Entretanto, seria necessário explicitar essa
organicidade para permitir o gerenciamento arquivístico, a preservação e o
acesso a todo o conjunto que retrata a ação de homologação e obtenção de
título de mestrado ou doutorado aos alunos de pós-graduação.
4. A produção de documento arquivístico tem que envolver ao menos três
pessoas, mesmo que não apareçam explicitamente no documento. Estas
pessoas são: o autor, o destinatário e o redator. No ambiente eletrônico,
uma delas deve necessariamente envolver duas outras pessoas: o
produtor e o originador.
Autores: Alunos e docentes de cursos de pós-graduação, responsáveis
pelo conteúdo da tese ou da dissertação.
Redator: Aluno de pós-graduação, responsável pela redação da tese ou
da dissertação.
Destinatário: As teses e dissertações têm como destinatário a unidade
de ensino e pesquisa da UNICAMP, .
Produtor: O produtor é a unidade de ensino e pesquisa da UNICAMP,
tese ou dissertação é realizada.
5. Um documento arquivístico tem que possuir contexto identificável,
definido como o ambiente onde acontece a ação da qual o documento
participa. Os tipos de contexto são: jurídico-administrativo, de
proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico.
Contexto jurídico-administrativo
Deliberação CONSU-A-8/2008 (Regimento dos cursos de pós-
graduação); Portaria GR n.º 85/2001 (Dispõe sobre a criação da Biblioteca
Digital da UNICAMP); Informação CCPG n.º 001/02 (Disposição eletrônica de
teses e dissertações em sítio próprio ou da Biblioteca Central); e Informação
77
CCPG n.º 003/06 (Estabelece as regras para publicação das teses e
dissertações, em texto completo, na Biblioteca Digital da UNICAMP).
O documento é produzido no cumprimento da ação de homologação e
concessão de título de mestrado ou doutorado a alunos de pós-graduação. Em
seguida, é encaminhado em versão impressa e digital para depósito legal no
Sistema de Bibliotecas da UNICAMP, órgão vinculado à Coordenadoria Geral
da Universidade.
Contexto de proveniência
O Sistema de Bibliotecas da UNICAMP, por intermédio da Biblioteca
Digital, instituída pela Portaria GR n.º 85/2001, tem por objetivo dar acesso
público à produção científica produzida na Universidade, em texto completo, na
web.
Contexto de procedimentos
a) Produção da tese ou dissertação pelo autor (alunos e
docentes/orientadores de cursos de pós-graduação);
b) aprovação da tese ou dissertação pela banca examinadora, após a
defesa pelo aluno de pós-graduação;
c) preparação de original impresso e versão digital para homologação
pela instância competente;
d) recebimento da tese ou dissertação pelo Sistema de Bibliotecas, em
versão impressa e digital, para catalogação, inclusão em base de
dados e depósito legal;
e) conferência da versão digital com o original impresso para
certificação de conformidade do conteúdo;
f) captura da versão digital da tese ou dissertação após a conferência
para a base de dados;
g) complementação de metadados da tese ou dissertação no banco de
dados referenciais da Biblioteca Digital; e
78
h) publicação, em texto completo, para acesso na web, da tese ou
dissertação.
Contexto documental
As teses e dissertações digitais constituem uma série documental
subordinada à função de “Gestão do Ensino de Pós-Graduação Stricto Sensu”,
subfunção de “Execução e Acompanhamento de Cursos de Pós-Graduação
Stricto Sensu” e atividade de “Obtenção de Títulos de Mestrado e Doutorado”,
pertencente ao fundo Sistema de Bibliotecas da UNICAMP.
Contexto tecnológico
O software da Biblioteca Digital, no qual os documentos digitais são
armazenados em PDF, tem como plataforma o Sistema Operacional Linux
(GNU/Linux - Debian Woody) e foi desenvolvido em código fonte aberto,
utilizando ferramentas livres e gratuitas como: PHP 4.3.5, Perl 5.8, Apache
1.3.29, PostgreSQL 7.4.2. Além desses softwares, foram instalados: FILE,
HTDIG, ANTIWORD, DVI2TTY, PSTOTEXT, RECODE, XLHTML, XPDF.
Conclusões da análise diplomática
Deve ser preservada a forma armazenada, ou seja, todos os
componentes digitais que compõem o documento (o arquivo PDF e os
metadados).
As teses e dissertações inseridas na Biblioteca Digital da UNICAMP são
documentos manifestados, relacionados a um conjunto de componentes
digitais. Os componentes digitais incluem o arquivo PDF com a tese ou
dissertação e eventuais anexos em formatos diversos, além dos registros do
banco de dados com os metadados do documento.
As teses e dissertações são documentos arquivísticos em potencial. Em
relação aos elementos e atributos, os documentos possuem forma fixa e
conteúdo estável, assim como pessoas e contexto identificáveis, no entanto, a
79
relação orgânica não está explícita, tanto entre os documentos que
compreendem a ação produtora, quanto no plano de classificação de
documentos da instituição e na identificação de todos os seus componentes
digitais.
Assim, as estratégias de preservação devem atingir a gestão de
documentos no que se refere à relação orgânica: os arquivos PDF, os anexos
em formatos variados e as tabelas do banco de dados com os metadados
relacionados, bem como a revisão.
80
3.4.4 CS05 – Diretoria Acadêmica - DAC
O boletim de notas e frequência foi considerado um documento
arquivístico em potencial, emitido pelo professor por meio do sistema
acadêmico. Ele é mantido no sistema em sua forma armazenada, e tem como
componentes a tabela com os dados (que não podem ser alterados), o
template (máscara de apresentação), a rotina utilizada para apresentá-lo em
tela, além dos metadados de emissão do documento (incluindo a data/ hora em
que o professor emitiu o boletim no sistema). O documento manifestado não é
mantido; cada vez em que é feita uma consulta, o sistema gera uma cópia
manifestada deste documento.
A análise diplomática mostrou que o documento não atende a todos os
elementos e atributos necessários a um documento arquivístico, como forma
fixa e conteúdo estável, e não está explícita a relação orgânica com os outros
documentos que participam da ação, a saber: ofícios de solicitação de
alteração de notas e frequência, pareceres dos professores e coordenadores
sobre a alteração de notas e frequência e histórico escolar atualizado.
Assim, é preciso implementar algumas alterações no sistema, de forma
que se faça o registro da relação orgânica com os demais documentos que
participam da ação e que se assegurem a forma fixa e o conteúdo estável.
Foram apontadas duas opções para a preservação do boletim de notas
e frequência dos alunos de graduação:
preservar os componentes digitais do documento de notas e
frequência emitido pelo professor, para garantir a preservação da
forma armazenada deste documento; ou
reter o boletim de notas e frequência em sua forma manifestada
(PDF, XML ou outro formato similar).
Além disso, para garantir a explicitação da relação orgânica, foi
recomendado o registro, em metadados, do vínculo dos pareceres dos
professores e coordenadores quanto a solicitações de alteração de notas com
os boletins correspondentes.
81
82
3.4.5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)
Apesar de ser produzido em decorrência do cumprimento das
atribuições e atividades de pagamento da UNICAMP, o demonstrativo de
pagamento digital foi considerado um documento arquivístico em potencial,
pois não atende a algumas características básicas de um documento
arquivístico. De acordo com a análise diplomática, o documento não tem forma
fixa e conteúdo estável e não explicita a relação orgânica com os demais
documentos que participam da ação.
O demonstrativo de pagamento é um documento digital manifestado que
é emitido pelo sistema a partir da folha de pagamento (um documento digital
armazenado), como resultado de uma consulta realizada pelo
funcionário/colaborador. Esse documento não é retido na forma manifestada; a
cada consulta do colaborador, o sistema emite e apresenta uma cópia digital de
demonstrativo de pagamento.
A folha de pagamento é mantida em sua forma armazenada e é
composta por: dados de conteúdo (tabela com dados históricos da folha de
pagamento), dados de forma (template com o layout) e dados de composição
(rotina de apresentação). O sistema também é capaz de emitir a folha de
pagamento na forma manifestada, em resposta a uma consulta.
Concluiu-se que é necessário implementar ações para manter a forma
fixa e o conteúdo estável, e explicitar a relação orgânica do demonstrativo de
pagamento digital com os demais documentos que participam da ação. Foi
levantada, também, a necessidade de analisar a melhor forma de preservar o
documento digital armazenado que representa a folha de pagamento.
Recomendações para o plano de ação:
1. Definir se existe a necessidade de reter o demonstrativo de
pagamento manifestado. Em caso positivo, definir a temporalidade e
a destinação do demonstrativo de pagamento de pessoal.
2. Implementar uma alteração no sistema, de forma a garantir que todas
as informações apresentadas no demonstrativo de pagamento digital
(identificação do funcionário e dados financeiros) sejam iguais às do
demonstrativo original, a fim de assegurar o conteúdo estável.
83
3. Implementar uma alteração no sistema, de forma a possibilitar a
inclusão de metadados que registrem a relação orgânica com os
demais documentos que registram a ação (folha de pagamento,
relação de crédito bancário e outros demonstrativos relativos ao
funcionário).
4. Definir uma estratégia para preservação da folha de pagamento na
forma armazenada, pelo tempo definido na tabela de temporalidade.
84
3.5 Respostas narrativas às questões de pesquisa pertinentes ao
projeto31
Esta seção compreende as respostas elaboradas com base nas análises
de contexto e diplomática voltadas para a compreensão, pelos pesquisadores,
do InterPARES 3 a respeito da aplicação dos conceitos, da metodologia e
replicabilidade dos resultados dos estudos de caso a outras instituições
congêneres. São estas as seguintes perguntas e respostas:
a) Questões genéricas – referentes a todos os estudos de caso
b) Questões específicas a cada estudo de caso
3.5.1. Questões genéricas
Quais são os organismos de regulação, auditoria e decisão política que
devem ser sensibilizados para a importância da preservação digital, e
qual é a melhor forma de influenciá-los?
Os organismos a serem sensibilizados são aqueles ligados ao
planejamento estratégico e à definição de políticas arquivísticas, de informação
e de tecnologia de informação e comunicação, que no contexto de uma
universidade são órgãos deliberativos superiores, tais como conselho
universitário e congregações das faculdades e institutos. Uma das formas de
influenciá-los e sensibilizá-los é criar, no âmbito dos arquivos, comissões ou
grupos compostos por docentes, pesquisadores, alunos e administradores,
para desenvolvimento de estudos e propostas de preservação digital. Assim,
haverá uma sensibilização horizontal e vertical das áreas da organização,
dependendo da representação nas referidas comissões, que devem contar com
membros de órgãos acadêmicos e administrativos (operacionais e decisórios).
Os grupos poderão propor, portanto, de forma conjunta, às instâncias
superiores e decisórias, atos e procedimentos para solução da gestão e da
preservação de documentos arquivísticos.
31
Listadas em: (http://www.interpares.org/ip3/ip3_questions.cfm?team=4)
85
Como e quando esses arquivos devem se preparar para a preservação
digital?
Os arquivos institucionais devem preparar orientações e boas práticas
de preservação, para que as unidades produtoras de documento possam
implementar, em seus arquivos locais, desde o momento da produção dos
documentos, medidas que assegurem a confiabilidade, autenticidade e acesso,
pelo tempo que for necessário.
O que diferencia a preservação de documentos arquivísticos digitais da
preservação de outras entidades digitais que podem estar sob a
responsabilidade dos arquivos?
A preservação de documentos arquivísticos digitais, diferentemente da
preservação de outras entidades digitais, tem de ser capaz de garantir as
características básicas do documento arquivístico, especialmente em relação a
forma fixa, conteúdo estável e relação orgânica com os demais documentos
que registram a ação.
Que tipo de relacionamento estes arquivos devem estabelecer com os
produtores dos documentos pelos quais são responsáveis?
Deve haver parceria entre os produtores e os arquivos na construção de
soluções de preservação digital. O arquivo deve conhecer o produtor e oferecer
orientações técnicas arquivísticas sobre a gestão e a preservação dos
documentos. O produtor, por sua vez, deve oferecer informações sobre seu
funcionamento e seus documentos, permitindo a identificação daqueles que
são arquivísticos, além de se dispor a incorporar conhecimentos arquivísticos
em seus processos de trabalho. Essa interação é necessária para o
desenvolvimento conjunto de soluções que melhorem a produção dos
documentos e o seu arquivamento, visando à manutenção da confiabilidade, da
autenticidade e do acesso.
Um plano de ação selecionado para um conjunto documental pode ser
válido para outro conjunto documental do mesmo tipo, que seja produzido
e preservado pelo mesmo tipo de organização ou pessoa no mesmo
país?
86
Sim, é possível, se as condições forem as mesmas levantadas neste
estudo de caso.
Um plano de ação escolhido para um determinado tipo de documento ou
sistema pode ser válido para qualquer organização produtora ou
preservadora, independentemente de seu contexto?
É possível que outras instituições com as mesmas características
possam adaptá-lo à sua realidade.
Como os profissionais de arquivo podem manter atualizado seu
conhecimento a respeito de preservação digital perante ciclos cada vez
mais curtos de mudança tecnológica?
Os profissionais de arquivo podem se manter atualizados participando
de grupos de estudo, inclusive em rede, de cursos, congressos e eventos sobre
os temas, ou ainda, estabelecendo programas e formando grupos de estudos
nas próprias organizações, em parceria com projetos nacionais e
internacionais.
87
3.5.2. Questões específicas – por estudo de caso
Que planos de ação para a preservação de longo prazo destes conjuntos
de documentos podem ser propostos?
3.5.2.1. CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM)
No estudo de caso da ASCOM/UNICAMP, verificou-se que os registros
fotográficos eram produzidos e mantidos definitivamente apenas no formato
digital de imagem JPEG, no Arquivo do SIARQ. Como foram considerados
documentos arquivísticos, uma vez que atendem às cinco características
básicas presentes na análise diplomática, foi elaborado o seguinte plano de
ação, com vistas à preservação em longo prazo dos documentos digitais.
1. Alteração do formato digital das fotografias produzidas na
ASCOM
Inicialmente, as fotografias eram produzidas em câmera fotográfica
digital e exportadas para computadores (para o processamento técnico e
armazenamento) apenas em formato JPEG. Foi feita a proposta de alteração
deste procedimento, de tal forma que, em um primeiro momento, a produção
do registro fotográfico na câmera deverá ser CAMERA_RAW (formato
proprietário de cada câmera digital, variando conforme o modelo e o
fabricante), para que sejam mantidas todas as características originais da
imagem geradas na câmera fotográfica, necessárias para o processamento
técnico em software de imagem digital. Em seguida, a imagem fotográfica em
formato RAW será exportada para o software de processamento de imagens,
em que serão acessadas, avaliadas e selecionadas para a edição e produção
das fotografias digitais finais, e definitivamente armazenadas no arquivo, em
formato TIFF-6, que se constituirá no formato digital matriz.
O formato digital CAMERA_RAW não foi considerado um formato
apropriado para a preservação e o acesso em longo prazo, e será mantido
apenas no ambiente de trabalho do produtor (ASCOM), pelo tempo em que se
considerar necessário para a finalização do registro fotográfico destinado ao
88
uso inicial proposto (coberturas jornalísticas e de comunicação social de
eventos, pessoas, lugares etc.).
Como foi definido que o formato digital padrão para o arquivamento da
fotografia será o TIFF-6, dele derivarão todos os formatos digitais que se façam
necessários para o uso e a disseminação na organização, como o JPEG que,
segundo critérios, poderão ter armazenamento apenas temporário.
As matérias jornalísticas publicadas e convertidas para o formato digital
PDF, que contêm imagens digitais em JPEG, serão armazenadas e
preservadas como registro documental da ação.
2. Incremento da segurança da solução de armazenamento
Realizadas as ações necessárias de preservação em longo prazo das
fotografias digitais para manter a integridade, a confiabilidade e o acesso aos
documentos, parte-se para o incremento da segurança da solução de
arquivamento (storage), como segue:
a) implementação de trilha de auditoria para permitir o rastreamento das
ocorrências;
b) definição de metadados de agentes (uso e rastreamento);
c) definição de política de segurança e acesso; e
d) cópias de segurança (back-up).
3. Definição das ações de preservação dos registros fotográficos
digitais da ASCOM, por meio de:
a) elaboração de instrução de procedimentos para a produção das
fotografias digitais pelos fotógrafos;
c) aquisição de equipamentos de fotografia digital profissionais;
d) monitoramento de formatos das fotografias digitais e do ambiente
tecnológico (processamento de imagem); e
e) capacitação de pessoal.
89
3.5.2.2. CS03 – Rádio e Televisão (RTV)
No estudo de caso da RTV/UNICAMP, verificou-se que os
programas de TV foram produzidos em diversos formatos, analógicos e digitais,
ao longo do tempo. Atualmente, utiliza-se o formato digital AVI, que foi
considerado como padrão. Da mesma forma, é utilizado o formato digital
ShockWave Flash (SWF), para o uso no sistema de transmissão e recepção no
Canal Universitário a cabo, que também é armazenado.
Ao longo do estudo de caso, o acervo legado da RTV também foi
inventariado, uma vez que se apresentava em vários formatos (U'Matic,
Betacam, e outros) e em diversos dispositivos de armazenamento (DVDs e fitas
magnéticas). Cabe informar que, em momentos distintos, foram realizadas
conversões do legado para o formato digital, bem como a renovação dos
dispositivos de armazenamento digital (mídias móveis), para permitir seu
acesso e uso.
Outro fato examinado é que não eram produzidos e/ou arquivados
documentos com o registro das diversas etapas de produção e disseminação
dos programas de TV, tais como: o projeto do programa de TV, os estudos de
viabilidade, o roteiro etc., produzidos e custodiados pela RTV. Quando estes
documentos eram produzidos e arquivados, tampouco se registrava a relação
destes com os programas de TV correspondentes. No banco de dados com
metadados descritivos, eram apenas registrados dados com a descrição do
programa de TV, sem nenhuma referência a outros documentos relacionados.
Assim, entendeu-se que seria necessária uma ação para solucionar essa
deficiência.
Neste sentido, foi proposto o seguinte plano de ação:
1. Produção de um dossiê, reunindo os documentos que registram as
diversas etapas de produção do programa de TV.
2. Introdução de um novo sistema informatizado para o controle da
produção do programa de TV, por meio do qual será feito o registro
das ações e atividades referentes à produção, ao uso e ao
arquivamento dos programas, e será atribuído um número único para
90
cada um deles. Este sistema deverá aproveitar, na medida do
possível, as informações já inseridas no banco de dados utilizado
atualmente, que tem as informações descritivas do acervo já
acumulado. Essa base de dados deverá ser preservada, juntamente
com os programas de TV. A relação orgânica dos dossiês com seus
respectivos programas será explicitada por meio dos metadados
registrados nessa base, que incluirão o código de classificação e o
identificador do programa.
3. Definição de formato para arquivamento, objetivando a preservação
de longo prazo: indicou-se o formato AVI para o arquivamento dos
programas de TV, acompanhados por um conjunto de metadados de
contexto.
4. Definição de formato para acesso na internet: flash.
5. Aprimoramento da solução de armazenamento dos programas de TV
utilizada atualmente, para a garantia de sua segurança. A definição
desta solução deverá incluir:
◦ identificação dos agentes (usuários autorizados);
◦ definição de política de segurança e acesso;
◦ implementação de trilha de auditoria para permitir o
rastreamento das ocorrências;
◦ definição dos equipamentos e dispositivos de
armazenamento necessários; e
◦ definição de procedimentos de back-up, utilizando
unidades de fita LTO4.
6. Elaboração de um manual com os procedimentos para a produção, o
armazenamento e a preservação dos programas de TV, a ser
denominado “Manual de Procedimentos de Preservação Digital para
a RTV”. O manual deverá incluir:
◦ definição de formatos digitais para acesso;
91
◦ monitoramento da obsolescência tecnológica dos
suportes e formatos; e
◦ formas de acesso.
7. Encaminhamento da Estratégia Geral de Gestão e Preservação à
alta administração, solicitando:
◦ qualificação de pessoas para o cumprimento da gestão e
da preservação; e
◦ provimento dos recursos financeiros para a
implementação e a manutenção da infraestrutura
tecnológica definida para o arquivamento confiável dos
programas de TV.
92
3.5.2.3. CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU)
No estudo de caso do SBU/UNICAMP, verificou-se que as teses e as
dissertações da Biblioteca Digital são mantidas em formato de arquivo PDF e
recuperadas por meio de metadados inseridos em base de dados NouRau,
formando um conjunto a ser preservado. Apesar de apresentarem forma fixa e
conteúdo estável, os documentos foram considerados potencialmente
arquivísticos, pois não têm explícita em seus metadados a relação orgânica
com outros documentos da mesma ação. Notou-se, ainda, que o sistema e os
procedimentos da Biblioteca Digital precisam ser fortalecidos no que diz
respeito à captura, à segurança, à gestão e à preservação.
Para tanto, um conjunto de ações, em formato de plano, foi estabelecido
como solução inicial. Algumas dessas ações já foram implementadas, como,
por exemplo, o registro do número do prontuário do aluno na versão impressa
da tese e da dissertação, e a inclusão de metadado correspondente na base de
dados. Porém, outras ações ainda estão em fase de implementação; são elas:
elaboração de novo portal para a Biblioteca Digital, de modo a permitir a
inclusão (upload) dos Anexos que acompanham as teses e as dissertações;
monitoramento e prevenção de possíveis alterações da forma documental,
decorrentes de digitalização ou conversão de originais ao formato exigido pela
Biblioteca Digital; implementação de mecanismo de trilha de auditoria para
permitir o rastreamento das ocorrências; geração de arquivo XML de indexação
das teses/ dissertações e respectivos Anexos para arquivamento conjunto;
implementação de mecanismo de verificação da integridade do arquivo, a partir
da instalação de antivírus e de chaves MD-5, para checar o tamanho e o
formato de arquivo.
93
3.5.2.4. CS05 – Diretoria Acadêmica - DAC
O boletim de notas e frequência dos alunos de graduação foi
considerado um documento arquivístico em potencial, pois não atende a todos
os elementos e atributos necessários a um documento arquivístico, tais como
as características de forma fixa e de conteúdo estável, e não tem explicitado,
em metadados, a relação orgânica com outros documentos que participam da
mesma ação. Verificou-se, ainda, que o sistema e seus procedimentos
precisam ser fortalecidos no que diz respeito à captura de documentos, à
segurança do sistema e à preservação.
O plano de ação determinado pelo grupo de estudos foi:
Explicitar a relação orgânica da entidade digital com os demais
documentos, por meio do registro de metadados.
Alterar o sistema, de forma que seja possível exibir o documento
com o layout que tinha no momento de sua produção, para que a
forma documental não seja alterada.
Implementar alterações no sistema, de forma a registrar as
alterações em notas dos alunos, mas sem alterar a apresentação
do documento original emitido pelo professor. Para isso, as notas
alteradas devem ser exibidas no boletim de notas e frequência
dos alunos como um registro de alteração.
Avaliar a segurança do sistema quanto à confiabilidade dos
documentos, por meio de: implementação de uma trilha de
auditoria, para permitir o rastreamento das ocorrências; definição
de metadados de agentes (uso e rastreamento); e definição de
uma política de segurança, no que se refere a cópias de
segurança (back-up).
Definir a estratégia de gestão e preservação, visando consolidar
as ações anteriores e prospectar instruções para os
procedimentos, como, por exemplo: a elaboração de um manual
de procedimentos, uma solução de preservação dos boletins de
notas e frequência e documentos correlatos, o monitoramento de
94
formatos dos documentos e do ambiente tecnológico, a
capacitação de pessoal, etc.
95
3.5.2.5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)
O plano de ação proposto definiu ações que solucionassem os
problemas que foram identificados e viabilizassem a manutenção adequada
desse documento arquivístico em meio digital. Dentre as ações previstas estão:
a inclusão de metadados no sistema para explicitar a relação orgânica com os
demais documentos que registram a ação; a implementação de alterações no
sistema para a manutenção de históricos cadastrais, juntamente com históricos
salariais, de forma a garantir que todas as informações apresentadas no
documento digital (de pagamento e cadastral) sejam iguais às do
demonstrativo original, em papel, a fim de garantir o conteúdo estável; e a
manutenção de históricos de templates, para que as informações sejam
manifestadas sempre em sua estrutura de origem, a fim de garantir a forma
fixa.
A equipe da DGRH desenhou uma solução inicial, a fim de implementar
algumas ações propostas. Está sendo desenvolvida uma aplicação para
produzir e arquivar a forma manifestada do demonstrativo, em formato de
arquivo estável, que será mantida em tabela no banco de dados.
Foi também apontada a necessidade de se estudar os demais
documentos digitais produzidos pelo sistema, que foram identificados ao longo
do estudo de caso, e de implementar ações similares para a preservação
destes, principalmente em relação à forma armazenada da folha de
pagamento, pois ela serve de fonte para que o sistema produza os documentos
manifestados.
96
3.6 Conclusões por estudo de caso
3.6.1 CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM)
O estudo de caso mostrou ser possível aplicar o corpo de conceitos,
princípios e métodos do Projeto InterPARES na Universidade.
Após a identificação do documento digital e de seus contextos
(produção, arquivamento, tecnologias, etc.), bem como sua análise diplomática,
concluiu-se que os registros fotográficos digitais são documentos arquivísticos.
O grupo detectou a necessidade de planejar melhorias no que tange à
produção do registro fotográfico, à segurança do sistema, à manutenção e ao
acompanhamento das reformatações, a fim de garantir maior grau de
confiabilidade e autenticidade ao documento. Assim, foi definido um plano de
ação para implantação de melhorias, visando: monitorar os formatos JPEG,
CAMERA_RAW e TIFF, no que se refere a atualizações e implantação de
procedimentos de migrações; e implementar uma trilha de auditoria para o
rastreamento de ocorrências.
Algumas soluções e definições já estão sendo implementadas:
manutenção dos metadados descritivos na base de dados, que
deverá ser preservada, bem como os relacionamentos com os
objetos digitais descritos (registros fotográficos);
registro do código de classificação do documento arquivístico e
descrição dos demais documentos relacionados à produção
desses documentos; e
reforço dos requisitos de segurança, com a identificação dos
agentes e a implementação de trilhas de auditoria.
O monitoramento dos formatos de arquivos e do próprio sistema serão
objetos de aplicações a serem desenvolvidas a partir de requisitos de
preservação digital, devidamente publicados por instituições idôneas.
Outro elemento importante levantado foi a necessidade de se elaborar
um plano de preservação dos documentos digitais arquivísticos sob a guarda
da ASCOM/UNICAMP, além da necessidade de se formar um grupo que
97
continue com os estudos de preservação digital na Universidade e a parceria
com o SIARQ para o desenvolvimento de futuras ações conjuntas
institucionais.
98
3.6.2 CS03 – Rádio e Televisão (RTV)
O estudo de caso mostrou ser possível aplicar o corpo de
conceitos, princípios e métodos do Projeto InterPARES em uma Universidade.
A RTV é encarregada pela produção e armazenamento de registros
audiovisuais. Tem uma seção de arquivo e documentação estruturada, que
gerencia a guarda e o acesso aos documentos da unidade, inclusive aqueles
em formato digital.
O estudo evidenciou a necessidade de se implementar melhorias
no processo de produção dos programas de TV, visando: explicitar a relação
orgânica da entidade digital com os demais documentos, por meio de registro
de metadados; monitorar os formatos de preservação e de acesso para a
implantação de procedimentos de migrações; e implementar uma trilha de
auditoria para o rastreamento de ocorrências.
No plano de ação, foram detalhadas algumas soluções e foi
apontada a necessidade de estudos para o desenvolvimento de outras. Os
responsáveis pelo acervo da RTV na Universidade já iniciaram a
implementação e o desenvolvimento de algumas delas:
elaboração do “Manual de Procedimentos de Preservação Digital
para a RTV”;
implantação de um sistema informatizado para gerenciar a produção
dos programas de TV e explicitar a relação orgânica entre eles e os
demais documentos; e
aquisição de equipamentos para a adaptação da infraestrutura para a
guarda de arquivos em AVI, para preservação, e em flash, para
visualização na internet, o que inclui um storage para o
armazenamento dos documentos e da unidade de back-up em LTO4.
Outro aspecto importante evidenciado no estudo de caso foi a
necessidade de se formar uma parceria com o Sistema de Arquivos para o
desenvolvimento de ações conjuntas institucionais.
99
3.6.3 CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU)
O estudo de caso mostrou ser possível aplicar o corpo de conceitos,
princípios e métodos do Projeto InterPARES em uma Universidade, mesmo em
se tratando de bibliotecas. A Biblioteca Digital do SBU/UNICAMP é um
preservador de documentos arquivísticos digitais. Após a identificação do
documento digital e de seus contextos (de produção, de proveniência,
documental, jurídico-administrativo e tecnológico), bem como sua análise
diplomática, conclui-se que as teses e dissertações digitais são documentos
arquivísticos em potencial, pois possuem forma fixa e conteúdo estável, além
de pessoas e contexto identificáveis. No entanto, a relação orgânica não está
explícita entre os documentos que compreendem as ações produtoras
relacionadas no plano de classificação de documentos do arquivo da
instituição.
Além disso, o grupo detectou a necessidade de se planejar melhorias no
que tange à captura e à segurança do sistema, assim como à manutenção e ao
acompanhamento das reformatações e do próprio sistema, a fim de aumentar a
confiabilidade, por exemplo. Para tal, identificou-se a necessidade da
implantação de melhorias, visando: explicitar a relação orgânica da entidade
digital com os demais documentos, por meio de registro de metadados;
monitorar os formatos PDF e os diversos formatos dos Anexos, no que se
refere a atualizações e implantação de procedimentos de migrações; monitorar
e prevenir possíveis alterações da forma documental decorrentes de
digitalização ou conversão de originais ao formato exigido pela Biblioteca
Digital; e implementar uma trilha de auditoria para rastrear ocorrências.
Algumas soluções e definições foram implementadas: o documento será
arquivado em sua forma manifestada, ou seja, serão mantidos nos formatos
representados pela Biblioteca Digital, acompanhados por um conjunto de
metadados de contexto; a base de dados será preservada, bem como os
relacionamentos com os objetos digitais (teses e dissertações); a manutenção
da relação orgânica será feita com a inserção de metadados (código de
classificação do documento arquivístico, número do processo ou dossiê do
aluno de pós-graduação e descrição dos demais documentos do produtor,
100
gerados durante o gerenciamento da biblioteca digital); os requisitos de
segurança deverão ser reforçados, com a identificação dos agentes e com a
implementação de trilhas de auditoria; e o monitoramento dos formatos de
arquivos e do próprio sistema serão objetos de aplicações a serem
desenvolvidas a partir de requisitos de preservação digital, devidamente
publicados por instituições idôneas.
Outro elemento importante levantado foi a necessidade de se elaborar
um plano de preservação dos documentos digitais arquivísticos sob a guarda
da Biblioteca, incluindo, entre as diretrizes mais específicas, a necessidade de
formar um grupo que continue com os estudos de preservação digital na
Universidade, que possa atender às demais bibliotecas do SBU e à parceria
com o Sistema de Arquivos da Universidade para o desenvolvimento de ações
conjuntas institucionais.
101
3.6.4 CS05 – Diretoria Acadêmica - DAC
O estudo de caso mostrou ser possível aplicar o corpo de conceitos,
princípios e métodos do Projeto InterPARES na Universidade. A
DAC/UNICAMP é um produtor de documentos arquivísticos digitais, tendo o
Arquivo Central do SIARQ como órgão preservador desses documentos. Após
a identificação do documento digital e de seus contextos, bem como a
realização da análise diplomática, concluiu-se que os boletins de notas e
frequência são documentos arquivísticos em potencial, pois não atendem às
características de forma fixa e conteúdo estável, e a relação orgânica com os
demais documentos que compreendem a ação não é explicitada. Além disso, o
grupo detectou a necessidade de se planejar melhorias no que tange à captura,
à segurança do sistema, à manutenção e ao acompanhamento das
reformatações, a fim de aumentar a confiabilidade.
A partir das orientações apontadas pelo estudo do InterPARES, a equipe
responsável pelo sistema na Universidade já tomou algumas decisões, que
estão começando a ser implementadas:
o documento será arquivado em sua forma manifestada, ou seja,
serão mantidos no formato PDF, acompanhados por um conjunto de
metadados de contexto;
será mantido o histórico das alterações do documento;
a manutenção da relação orgânica será feita por meio da inserção de
metadados que identifiquem os ofícios que autorizam a alteração da
nota;
os requisitos de segurança deverão ser reforçados, com a
identificação dos agentes e com a implementação de trilhas de
auditoria; e
o monitoramento dos formatos de arquivos e do próprio sistema
serão objetos de aplicações a serem desenvolvidas a partir de
requisitos de preservação digital, devidamente publicados por
instituições idôneas.
102
103
3.6.5 CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)
Como resultado do estudo de caso da DGRH/UNICAMP, será
desenvolvido um programa específico para melhorar o armazenamento do
documento estudado e, posteriormente, esse programa será estendido para
outros documentos similares no órgão. Os resultados deste estudo também
servirão de suporte para as comissões e o Arquivo Central, na elaboração do
programa de preservação de documentos arquivísticos digitais para a
Universidade.
Os documentos deverão ser mantidos na própria DGRH, enquanto
estiverem nas fases corrente e intermediária e, quando atingirem a fase
permanente, deverão ser preservados pelo Arquivo Central do Sistema de
Arquivos da Universidade.
O estudo de caso mostrou ser possível aplicar o corpo de conceitos,
princípios e métodos do Projeto InterPARES. Verificou-se que conceitos e
procedimentos de preservação de documentos digitais devem permear todo o
ciclo de vida, desde a produção, e não somente nas fases de armazenamento
dos documentos.
104
ANEXOS
105
Anexo 1 - Roteiro para Análise Contextual dos Estudos de Caso
Roteiro para Análise Contextual dos Estudos de Caso (Template for Case Study Contextual Analysis)
Dezembro de 2007 (tradução revisada em maio de 2009)
O objetivo deste roteiro é possibilitar o acúmulo da informação contextual relevante para
cada estudo de caso. Por meio deste exercício, será criada uma visão geral que permitirá
uma imersão nos tipos de produtores de documentos e nas atividades que estão sendo
estudadas.
O roteiro foi estruturado em duas seções. A primeira diz respeito ao campo de teste
(instituição ou unidade objeto do estudo de caso). A segunda diz respeito às “Atividades
que resultam na produção dos documentos arquivísticos em questão”. Esta segunda seção,
por sua vez, é subdividida em duas subseções: “Estrutura administrativa e gerencial” e
“Entidade(s) digital(is) em estudo”.
I. CAMPO DE TESTE
Esta informação é essencial para a compreensão do campo de teste. O foco da análise é o
contexto administrativo imediato do estudo de caso (ex.: Não se trata do Departamento de
Polícia de Vancouver, mas da unidade responsável pelos documentos arquivísticos em
estudo).
Na hipótese de algum item a seguir não se aplicar ao estudo de caso em questão, ou de a
informação não estar disponível, indique a razão, sempre que possível. Os itens que se
seguem são uma “indicação” a respeito do conteúdo a ser incluído. Pode ser necessário
incluir informação adicional que seja relevante para a boa compreensão do campo de
teste; neste caso, favor incluir tal informação. Em outros casos, o conteúdo indicado pode
não ser relevante ao estudo de caso e, desta forma, não precisará ser incluído. É sempre
melhor ser redundante do que perder uma informação que pode ser necessária.
1. Nome
Forneça o nome oficial e outros nomes do campo de teste. 2. Localização
Forneça o país, estado e/ou cidade que mais exercem influência legal sobre o campo de teste. 3. Origem
Forneça as origens do campo de teste, tais como informações a respeito de como e por que
iniciou suas atividades.
Projeto InterPARES 3 página 1 /
Roteiro para Análise Contextual Dezembro 2007 (tradução da versão original)
Forneça a data oficial de produção e/ou o evento de produção.
4. Estatuto jurídico
Forneça o estatuto jurídico. Por exemplo: “pequena empresa com fins lucrativos”, “grupo de
pesquisa”, “organização não-governamental”, “órgão da administração pública federal”.
Forneça o ano do estabelecimento legal, se aplicável.
Especifique a legislação mais relevante que regulamenta o campo de teste. Por exemplo:
“legislação de direito autoral”, “regulamentação de empresas”.
Forneça informações a respeito de algum estatuto jurídico herdado de outras organizações ou
associações, algum padrão exigido legalmente, códigos ou regulamentações que se apliquem ao
campo de teste. 5. Normas
Forneça informações sobre padrões, metodologias, códigos ou regulamentações não-exigidos
legalmente aos quais o campo de teste está submetido.
Forneça informações sobre padrões, metodologias, códigos ou regulamentações não-exigidos
legalmente e estabelecidos por organizações, associações profissionais, tradições ou disciplinas aos
quais o campo de teste está submetido. Por exemplo: “metodologia arquivística”. 6. Recursos financeiros
Forneça informações a respeito dos recursos financeiros relacionados ao caso estudado. Por
exemplo: “subsídios”, “doações”, “vendas”. 7. Recursos (físicos)
Forneça informações a respeito do contexto físico no qual o campo de teste funciona,
incluindo informações relevantes sobre equipamentos e infra-estrutura. Por exemplo: “uma sala de
trabalho, compartilhada com outro grupo”.
8. Governança1
Forneça informação a respeito de como o campo de teste é administrado. Por exemplo:
“cooperativa”, “associação”, “parceria”.
Forneça informações a respeito da estrutura do campo de teste, incluindo também o
organograma, caso seja relevante.
Forneça informações a respeito dos empregados, membros ou parceiros (quantidade, áreas de
especialização, qualificação, rotatividade).
Forneça informações a respeito da localização do campo de teste dentro da estrutura
organizacional, se aplicável.
Forneça informações a respeito de políticas e regulamentações internas.
9. Mandato
Forneça informações a respeito das responsabilidades legalmente atribuídas ao campo de teste.
Forneça informações a respeito de qualquer mandato estabelecido.
1Governance, no original em inglês, que significa: (1) ato ou efeito de governar; (2) administração, gestão,
direção.
Projeto InterPARES 3 página 2 /
Roteiro para Análise Contextual Dezembro 2007 (tradução da versão original)
10. Filosofia
O núcleo da cultura organizacional do campo de teste.
Forneça informações a respeito da visão e dos valores do campo de teste
Forneça informações a respeito das áreas ou disciplinas relacionadas ao campo de teste. Por
exemplo: “museologia”, “geologia”.
Forneça informações a respeito das escolas de pensamento seguidas pelo campo de teste, caso
isto influencie suas escolhas e práticas. 11. Missão
Os caminhos estabelecidos para o campo de teste alcançar seu mandato.
Forneça a declaração da missão, que pode ter sido alterada ao longo do tempo.
12. Política
Uma declaração formal da direção de como o campo de teste irá alcançar seu mandato, missão,
funções ou atividades específicas.
Forneça a declaração da política. 13. Funções
Liste todas as principais funções desempenhadas pelo campo de teste para cumprir seu
mandato/missão/política. Por exemplo: “administração”, “pesquisa”, “treinamento”,
“exposições”. 14. Reconhecimentos
Forneça informações a respeito de qualquer conquista, homenagem ou prêmio que o campo de
teste tenha recebido em decorrência de seu trabalho.
II. ATIVIDADES QUE RESULTAM NA PRODUÇÃO DOS
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS EM ESTUDO
Esta seção é dividida em duas sub-seções. A primeira diz respeito à estrutura administrativa e
gerencial na qual cada um dos documentos arquivísticos digitais em questão são
produzidos. A segunda tem foco nos documentos arquivísticos digitais em si. Ambas as
sub-seções têm o objetivo de recolher informações que permitam a caracterização dos tipos
de atividades e documentos arquivísticos que dizem respeito ao campo de teste.
II.a Estrutura administrativa e gerencial
Na hipótese de algum item a seguir não se aplicar ao estudo de caso em questão, ou de a
informação não estar disponível, indique o motivo no relatório, sempre que possível.
Projeto InterPARES 3 página 3 /
Roteiro para Análise Contextual Dezembro 2007 (tradução da versão original)
1. Descrição geral
Forneça uma descrição geral das práticas administrativas pertinentes. Por exemplo: “O produtor
tem que gerar cópias em papel e em formato digital”. 2. Tipo de atividades
Liste os tipos de atividades relacionadas aos documentos em questão. Por exemplo:
“acompanhar a movimentação de suspeitos”, “gerar formulários para solicitação de recursos
financeiros”. 3. Documentos que resultam das atividades
Liste os principais tipos de documentos que resultam destas atividades. Por exemplo: “recibos”,
“relatórios”, “correspondência”. 4. Existência de programa de gestão de documentos
Forneça uma descrição da existência de atividades relacionadas à gestão de documentos.
Forneça informações a respeito de qualquer política que o produtor tenha com relação a seus
documentos arquivísticos. 5. Indivíduos responsáveis pela manutenção dos documentos arquivísticos
Forneça o(s) nome(s) e qualificações do(s) indivíduo(s) responsável(is) por manter os
documentos arquivísticos após a sua produção.
Forneça informações a respeito da relação dos indivíduos responsáveis pela manutenção dos
documentos arquivísticos com a produção dos mesmos. Por exemplo: “Uma vez pronto, o autor
mantém o documento arquivístico em seu computador”. 6. Existência de estratégias de manutenção
Um conjunto de práticas articuladas formalmente – ou simplesmente implementadas – pelo campo
de teste, seu planejamento ou um roteiro voltado para a manutenção de documentos arquivísticos.
Indique o local onde os documentos arquivísticos são armazenados.
Indique o suporte no qual os documentos arquivísticos são armazenados. Por exemplo: “Alguns
documentos são armazenados em DVD e outros, em papel, mas a maioria está em formato digital no
HD de cada funcionário”.
Forneça a descrição da organização dos documentos arquivísticos durante a manutenção feita
pelo produtor. Por exemplo: “Documentos são distribuídos, sendo alguns deles mantidos pela parte
contratante”.
Forneça uma breve descrição de qualquer método utilizado para manter os documentos.
Forneça uma breve descrição dos métodos utilizados para tentar prevenir a obsolescência
tecnológica, ainda na fase corrente ou na intermediária. 7. Requisitos e restrições legais
Forneça uma descrição de como a legislação pertinente influencia as políticas e procedimentos
segundo os quais as atividades de produção de documentos arquivísticos são postas em práticas.
Forneça uma descrição de como a legislação pertinente influencia a produção, forma, conteúdo,
identidade, integridade, organização e manutenção dos documentos arquivísticos.
Projeto InterPARES 3 página 4 /
Roteiro para Análise Contextual Dezembro 2007 (tradução da versão original)
8. Requisitos e restrições normativos
Regras, escritas ou não, de uma disciplina ou área de pensamento específica da qual o produtor é
adepto. As regras, escritas ou não, não se limitam a requisitos e restrições científicos, artísticos e
éticos.
8.1 - Requisitos e restrições científicos
Fundamentos científicos de uma disciplina com a qual o produtor se identifica e que
requerem, influenciam ou proíbem determinados procedimentos.
o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições científicos influenciam as
políticas e procedimentos que põem em prática as atividades.
o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições científicos pertinentes
influenciam a produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação
dos documentos arquivísticos que resultam dessas atividades. 8.2 - Requisitos e restrições artísticos
Fundamentos artísticos ou escolas de pensamento com os quais o produtor se identifica, e que
requerem, influenciam ou proíbem determinados procedimentos.
o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições artísticos pertinentes influenciam as políticas e os procedimentos segundo os quais as atividades são postas em prática.
o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições artísticos pertinentes
influenciam a produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação
dos documentos arquivísticos resultantes dessas atividades. 8.3 - Requisitos e restrições éticos
Convenções e regras de comportamento que a instituição usa ou com as quais se identifica, e que
requerem, influenciam ou proíbem determinados comportamentos.
o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições éticos pertinentes influenciam
as políticas e procedimentos segundo os quais as atividades são postas em prática.
o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições éticos pertinentes influenciam a
produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação dos documentos arquivísticos que resultam dessas atividades.
9. Requisitos e restrições tecnológicos
Requisitos e restrições tecnológicos relacionados apenas às funções administrativas e gerenciais.
Forneça uma descrição dos equipamentos utilizados:
o Arquitetura (ex.: topologia de rede, infra-estrutura, hardware);
o Ferramentas de produção ou entrada de dados (ex.: software, câmera, microfone);
o Ferramentas de processamento (ex.: software, console).
Forneça uma lista dos tipos de mídia2
produzidos (ex.: texto, imagem fixa, áudio, imagem em
movimento, aplicativo).
Forneça uma lista dos tipos de formato em que os documentos arquivísticos são produzidos
(ex.: PDF, DOC, JPG).
2
N.T.: “Tipos de mídia” referem-se, neste caso, à natureza da informação manifestada. Estão relacionados,
por exemplo, aos media types estabelecidos no padrão MIME, que é definido na minuta do RFC 2046
Standard.
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Roteiro para Análise Contextual Dezembro 2007 (tradução da versão original)
Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições tecnológicos pertinentes influenciam as
políticas e procedimentos que orientam as atividades administrativas.
Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições tecnológicos pertinentes influenciam a
produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação dos documentos que
deles resultam.
II.b Entidade(s) digital(is) em estudo
Na hipótese de algum item a seguir não se aplicar ao estudo de caso em questão, ou de a
informação não estar disponível, indique o motivo no relatório, sempre que possível. 1. Descrição geral da entidade
Forneça o(s) nome(s) e tipo(s) da(s) entidade(s) digital(is) em estudo.
Forneça uma descrição dos objetivos e funções da(s) entidade(s) digital(is).
Forneça uma descrição de como a(s) entidade(s) digital(is) se relaciona(m) com o mandato,
missão, política ou funções do produtor. 2. Tipo de atividades
Forneça uma descrição das atividades relacionadas com a produção da(s) entidade(s) digital(is). 3. Documentos resultantes das atividades
Forneça uma lista dos documentos que apóiam as atividades relacionadas à(s) entidade(s)
digital(is). Por exemplo: “portarias”.
Forneça uma lista dos documentos que resultam das atividades relacionadas à(s) entidade(s)
digital(is). Por exemplo: “imagens digitalizadas”. 4. Existência de estratégias de manutenção
Forneça uma breve descrição de qualquer método que seja utilizado para manter a(s)
entidade(s) digital(is).
Forneça uma breve descrição de qualquer método que seja utilizado para evitar a obsolescência
tecnológica.
5. Requisitos e restrições legais
Forneça uma descrição de como as leis pertinentes influenciam as políticas e procedimentos que
põem em prática as atividades relacionadas à(s) entidade(s) digital(is).
Forneça uma descrição de como as leis pertinentes influenciam a produção, forma, conteúdo,
identidade, integridade, organização e preservação da(s) entidade(s) digital(is). 6. Requisitos e restrições normativos
Regras, escritas ou não, de uma disciplina ou área de pensamento específica da qual o produtor é
adepto. As regras, escritas ou não, não se limitam a requisitos e restrições científicos, artísticos e
éticos.
6.1 - Requisitos e restrições científicos
Fundamentos científicos de uma disciplina com a qual o produtor se identifica ou utiliza, e que
requerem, influenciam ou proíbem determinados procedimentos.
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112
Roteiro para Análise Contextual Dezembro 2007 (tradução da versão original)
o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições científicos influenciam as políticas e procedimentos que põem em prática as atividades relacionadas à(s) entidade(s) digital(is).
o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições científicos pertinentes influenciam a produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação da(s) entidade(s) digital(is) ou dos documentos arquivísticos gerados por ou a partir dela(s).
6.2 - Requisitos e restrições artísticos
Fundamentos artísticos ou escolas de pensamento que o produtor usa ou com os quais
ele se identifica, e que requerem, influenciam ou proíbem determinados procedimentos.
o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições artísticos pertinentes influenciam as políticas e procedimentos que põem em prática as atividades relacionadas à(s) entidade(s) digital(is).
o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições artísticos pertinentes influenciam a produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação da(s) entidade(s) digital(is) ou dos documentos arquivísticos gerados por ou a partir dela(s).
6.3 - Requisitos e restrições éticos
Convenções e regras de comportamento que a instituição usa ou com as quais se
identifica, e que requerem, influenciam ou proíbem determinados comportamentos. o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições éticos pertinentes
influenciam as políticas e procedimentos que põem em prática as atividades relacionadas à(s) entidade(s) digital(is).
o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições éticos pertinentes influenciam a produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação da(s) entidade(s) digital(is) ou dos documentos gerados por ou a partir dela(s).
7. Requisitos e restrições tecnológicos
Forneça uma descrição dos equipamentos utilizados:
o Arquitetura (ex.: topologia de rede, infra-estrutura, hardware);
o Ferramentas de produção ou entrada de dados (ex.: software, câmera, microfone);
o Ferramentas de processamento (ex.: software, console).
Forneça uma lista dos tipos de apresentação documental3
em que os documentos
arquivísticos são produzidos (ex.: texto, imagem fixa, áudio, imagem em movimento).
Forneça uma lista dos tipos de formato em que os documentos arquivísticos são produzidos
(ex.: PDF, DOC, JPG).
Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições tecnológicos pertinentes influenciam
as políticas e procedimentos que orientam as atividades relacionadas à(s) entidade(s)
digital(is).
Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições tecnológicos pertinentes influenciam
a produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação da(s)
entidade(s) digital(is) ou dos documentos gerados por ou a partir dela(s).
3 N.T.: “Apresentação documental” é um temo geral que se refere à maneira como o documento se
manifesta na tela.
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113
Anexo 2 - Questões a serem respondidas pelos pesquisadores
com relação aos ESTUDOS DE CASO DE DOCUMENTOS
ARQUIVÍSTICOS
Questões a serem respondidas pelos pesquisadores com relação aos
ESTUDOS DE CASO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS1
1. Que atividades geram estes documentos arquivísticos digitais?2
2. Com que objetivo estes documentos arquivísticos digitais são produzidos?
3. Estes documentos arquivísticos digitais são produzidos para que usuários?
4. Quais são os elementos formais, os atributos e os comportamentos3 (caso existam) essenciais destes documentos arquivísticos digitais?
5. Quais metadados são adicionados manualmente aos documentos arquivísticos pelo seu autor ou seu produtor? Quais metadados são gerados automaticamente e associados ao documento?
6. Em que formatos os documentos arquivísticos digitais existem (ex.: arquivos Word ou Excel, imagens TIFF, arquivos WAV etc.)?
7. Quais são os componentes digitais destes documentos arquivísticos digitais?
8. Como estes documentos arquivísticos digitais são identificados (ex.: Existe um
identificador único persistente)?
9. Que medidas são tomadas pelo produtor para garantir a acurácia, confiabilidade e autenticidade do documento arquivístico digital e sua documentação?
10. Uma vez que um documento arquivístico digital foi produzido, como é utilizado? Em
outras palavras, onde é armazenado (ex.: No computador pessoal do produtor, remetido
a um sistema de informação, impresso etc.)?
11. Como são feitas e registradas as alterações nestes documentos arquivísticos digitais?
12. Estes documentos arquivísticos digitais têm relação orgânica com documentos em
outros suportes? Em caso positivo, quais documentos? Como esta relação é
explicitada?
13. Caso o arquivo da instituição tenha a custódia dos documentos arquivísticos em
questão, quando e como foram recebidos estes documentos? Como foram
processados? Como são preservados?
14. Caso o arquivo da instituição não tenha a custódia dos documentos arquivísticos em questão, quando espera recebê-los?
1 Observe que estas questões serão respondidas após a condução de uma análise diplomática completa das
entidades digitais que constituem o estudo de caso. Caso esta análise resulte na identificação destas entidades
como dados, publicações ou documentos arquivísticos em potencial, o termo “documento arquivístico” será
substituído pelo termo correspondente. 2 Pode ser necessário modelar estas atividades para se ter um bom entendimento a respeito da produção dos
documentos arquivísticos em questão. Neste caso, a modelagem será feita concomitantemente à análise
diplomática. 3 Behavior no original, em inglês.
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115
Anexo 3 - Modelo para análise diplomática
Modelo para análise diplomática
(Template for Diplomatic Analysis) CS[##]
Estudo de caso [título do estudo de caso]
INTRODUÇÃO
Parágrafo 1 - Descrição geral do estudo de caso.
O estudo de caso número # do InterPARES 3…
Parágrafo 2 - Descrição do ambiente tecnológico no qual a entidade digital a ser analisada
está inserida.
O …. projeto / programa / sistema / banco de dados …
Parágrafo 3 - Identificação e descrição geral da entidade digital a ser analisada.
Esse texto apresenta os resultados da análise diplomática da entidade digital acima
indicada. O objetivo desta análise é: avaliar o status da(s) entidade(s) digital(is)
identificada(s) como documento(s) arquivístico(s); determinar se as medidas de
preservação devem ser voltadas para a forma armazenada1 ou manifestada2 do documento;
e determinar quais as características que necessitam ser protegidas por um plano de
preservação.
IDENTIFICAÇÃO DO(S) DOCUMENTO(S) ARQUIVÍSTICO(S) A versão atual do Glossário do InterPARES define “documento arquivístico” como “um
documento elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática como instrumento ou
resultado desta atividade, e mantido para ação ou referência”3. De acordo com esta
definição, para ser considerado documento arquivístico, uma entidade digital tem que
apresentar necessariamente cinco características, a saber: conteúdo estável e forma fixa,
envolvimento em uma ação, relação orgânica, cinco pessoas e cinco contextos.
A aplicação desta definição na [entidade digital]4 implica uma análise feita da seguinte
forma:
1 [NT] Os dados que estão armazenados, a partir dos quais o sistema computacional interpreta e constrói o
objeto apresentado na tela. 2 [NT] O que é apresentado ao usuário na tela do computador. 3
InterPARES Terminology Database: http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm. 4 [NT] Toda vez que aparecer [entidade digital], leia-se o objeto que está sendo analisado.
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Modelo para Análise Diplomática Dezembro 2007 (tradução da versão original)
1. PARA SER IDENTIFICADO COMO UM DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO, A ENTIDADE DIGITAL TEM QUE
POSSUIR CONTEÚDO ESTÁVEL E FORMA FIXA5, E ESTAR FIXADA EM UMA MÍDIA ESTÁVEL.
O conteúdo da [entidade digital] é estável ou não. Justificar;
A forma documental6 da [entidade digital] é fixa ou não. Justificar;
A [entidade digital] está fixada em uma mídia estável ou não. Justificar.
2. UM DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO TEM QUE PARTICIPAR DE UMA AÇÃO, DEFINIDA COMO O EXERCÍCIO
CONSCIENTE DE UMA VONTADE PRATICADA POR PESSOA FÍSICA OU JURÍDICA, COM O OBJETIVO DE
PRODUZIR, MANTER, MODIFICAR OU EXTINGÜIR SITUAÇÕES. UM DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO É O
SUBPRODUTO NATURAL DA AÇÃO.
Indique o nome da ação que motivou a produção da [entidade digital] e ilustre como ela
participa na ação.
3. UM DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO TEM QUE POSSUIR RELAÇÃO ORGÂNICA COM OS DEMAIS DOCUMENTOS,
ESTEJAM ELES DENTRO OU FORA DO SISTEMA. A RELAÇÃO ORGÂNICA É DEFINIDA COMO O ELO QUE LIGA
CADA DOCUMENTO AO ANTERIOR E AO SUBSEQÜENTE DA MESMA AÇÃO E, DE FORMA INCREMENTAL, A
TODOS OS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS QUE PARTICIPAM DE UMA MESMA AÇÃO.
Indique o nome dos documentos arquivísticos ou agregações de documentos arquivísticos
com os quais a [entidade digital] possui relação orgânica e a justificativa. Se a relação
orgânica não for explicitamente identificável, indique se deveria existir ou não.
4. A PRODUÇÃO DE DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO TEM QUE ENVOLVER AO MENOS TRÊS PESSOAS, MESMO
QUE NÃO APAREÇAM EXPLICITAMENTE NO DOCUMENTO. ESTAS PESSOAS SÃO: O AUTOR, O DESTINATÁRIO
E O REDATOR. NO AMBIENTE ELETRÔNICO, UMA DELAS DEVE NECESSARIAMENTE ENVOLVER DUAS
OUTRAS PESSOAS: O PRODUTOR E O ORIGINADOR.
5Conteúdo estável significa que os dados e a mensagem contidos no documento arquivístico não foram e não poderão ser
alterados, ou seja, não podem ser sobrescritos, alterados, apagados ou sofrerem acréscimos. Forma fixa significa que o
conteúdo binário do documento arquivístico é armazenado de maneira que a mensagem que ele transmite possa
ser exibida com a mesma apresentação que ele tinha na tela quando foi salvo pela primeira vez, mesmo que sua
apresentação digital (isto é, o formato de arquivo) seja diferente. Se o mesmo conteúdo puder ser apresentado na tela de
vários modos, a partir de um conjunto limitado de possibilidades, poderemos ter: tanto diferentes visões do
mesmo documento arquivístico armazenado, o qual tem conteúdo estável e forma fixa, quanto vários documentos
arquivísticos manifestados, cada um deles também com conteúdo estável e forma fixa, derivados do mesmo documento
arquivístico armazenado. No primeiro caso, têm-se diferentes apresentações documentais, como, por exemplo,
dados estatísticos apresentados como gráfico circular, gráfico de barras ou tabelas, a partir de uma mesma
apresentação digital. Uma situação de variabilidade limitada também ocorre se não houver nenhum documento
arquivístico armazenado, mas sim dados de conteúdo, de forma e de composição, que são separados e só podem ser
reunidos por meio de uma query, e se as alterações da forma forem limitadas e controladas por meio de regras fixas, de
maneira que a mesma query ou interação sempre gere o mesmo resultado e tenhamos diferentes visões de diferentes
subconjuntos de conteúdo, devido à intenção do autor ou devido a diferentes sistemas operacionais ou aplicativos. 6 Na Base de Dados de Terminologia do InterPARES, lê-se a definição de forma documental: regras de representação, de
acordo com a quais o conteúdo de um documento arquivístico, seu contexto administrativo e documental, e sua autoridade
são comunicados. A forma documental possui elementos intrínsecos e extrínsecos.
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Modelo para Análise Diplomática Dezembro 2007 (tradução da versão original)
O autor do documento arquivístico é a pessoa física ou jurídica que tem
autoridade e capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo
comando o documento foi emitido. Indique o autor e justifique.
O redator é a pessoa física ou jurídica que tem autoridade e capacidade para
articular o conteúdo do documento arquivístico. Indique o redator e justifique.
O destinatário é a pessoa física ou jurídica para quem o documento é dirigido ou
para quem foi intencionado. Indique o destinatário e justifique.
O produtor é a pessoa física ou jurídica a cujo fundo o documento pertence.
Indique o produtor e justifique.
O originador é a pessoa a quem pertence o endereço eletrônico do qual o
documento é enviado ou a conta de login na qual ele é gerado. Indique o originador e justifique
5. UM DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO TEM QUE POSSUIR CONTEXTO IDENTIFICÁVEL, DEFINIDO COMO O
AMBIENTE ONDE ACONTECE A AÇÃO DA QUAL O DOCUMENTO PARTICIPA. OS TIPOS DE CONTEXTO SÃO:
JURÍDICO-ADMINISTRATIVO, DE PROVENIÊNCIA, DE PROCEDIMENTOS, DOCUMENTAL E TECNOLÓGICO.
O contexto jurídico-administrativo é o sistema legal e organizacional ao qual a
instituição produtora pertence. Contexto jurídico
Contexto administrativo
O contexto de proveniência refere-se à entidade produtora, seu mandato,
estrutura e funções. Contexto de proveniência
O contexto de procedimentos compreende os procedimentos relativos às atividades
no curso das quais o documento é produzido. Observe que, para descrever este contexto, pode ser necessário fazer uma modelagem
das atividades que geram a(s) entidade(s) digital(is) em questão.
Procedimentos: ........
Realizar a análise diplomática das diversas fases de cada procedimento na produção da
[entidade digital].
a) Inicial: A fase introdutória de qualquer procedimento é “constituída por aqueles
atos, escritos ou orais, que o iniciam”7.
7 Luciana Duranti, Diplomatics: New Uses for an Old Science, 115.
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Modelo para Análise Diplomática Dezembro 2007 (tradução da versão
original)
b) Averiguação: Esta fase preliminar “é constituída pela coleta dos elementos
necessários para avaliar a situação”8.
c) Consulta: Esta fase “é constituída pela reunião de opiniões e sugestões depois
que os dados relevantes foram coletados”9.
d) Deliberação: Esta fase “é constituída pela tomada de decisão final”10.
e) Controle de deliberação: Esta fase “é constituída pelo controle exercido na
essência da deliberação e/ou na sua forma, por pessoa física ou jurídica diferente
do autor do documento que concretiza a transação”.11
f) Execução: “Os documentos produzidos nesta fase são os originais dentre
aqueles que concretizam as transações”12. Em outras palavras, a fase de
execução resulta na emissão do primeiro documento capaz de produzir as
conseqüências pretendidas pelo autor.
O contexto documental é definido como o fundo arquivístico ao qual o documento
pertence e sua estrutura interna. Contexto documental
O contexto tecnológico é definido como as características dos componentes
tecnológicos de um sistema informatizado no qual os documentos são produzidos.
Contexto tecnológico
CONCLUSÕES
Conclusões gerais a respeito do status da entidade digital sendo examinada:
Caso a [entidade digital] não seja um documento arquivístico: Ilustre e explique o status da(s) entidade(s) digital(is), seja como dado, publicação ou
um documento arquivístico em potencial.
Caso sejam necessários procedimentos de preservação, descreva as principais
características que necessitam ser protegidas por um plano de preservação.
Caso a [entidade digital] seja um documento arquivístico: Recomende e explique se a preservação deve ser dirigida à forma armazenada ou
manifestada.
Descreva as principais características que devem ser protegidas por um plano de
preservação.
8 Ibid. 9 Ibid. 10 Ibid. 11 Ibid. 12 Ibid, 116.
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Anexo 4 - Questões a serem respondidas pelos pesquisadores
com relação aos ESTUDOS DE CASO DE SISTEMAS DE
MANUTENÇÃO DE
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS*
* Este formulário não foi utilizado no contexto deste projeto
Questões a serem respondidas pelos pesquisadores com relação aos
ESTUDOS DE CASO DE SISTEMAS DE MANUTENÇÃO1 DE
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS 1. A entidade produtora tem um sistema de manutenção de documentos em uso para seus
documentos arquivísticos tradicionais? Em caso positivo, quais são seus instrumentos (ex.: plano de
classificação, tabela de temporalidade e destinação)? Em caso negativo, existe algum instrumento
de controle específico, como índices?
2. A entidade produtora pretende estabelecer um sistema de manutenção de documentos integrado e
centralizado, que controle todos os documentos arquivísticos da instituição, em todos os suportes e
formatos? Em caso positivo, que unidades produtoras de documentos irão partilhar
do sistema? Em caso negativo, a entidade produtora almeja sistemas distintos para documentos
arquivísticos digitais e tradicionais, ou deseja sistemas de manutenção de documentos separados
para cada unidade produtora?
3. Em que sistema(s) os documentos são produzidos atualmente (ex.: funcionalidades, software,
hardware, periféricos etc.)?
4. De que aplicações o sistema de manutenção de documentos irá herdar ou capturar os
documentos arquivísticos digitais e seus respectivos metadados (ex.: e-mail, sistemas de
workflow, aplicativos de escritório, bases de dados etc.)?
5. Os documentos arquivísticos digitais que serão capturados no sistema de manutenção de
documentos arquivísticos já estão organizados de forma a refletir os processos de produção? Qual a
metodologia disponível para organizá-los (ex.: classificação funcional), caso exista uma?
6. Quem deve ter acesso aos documentos arquivísticos e respectivos metadados controlados pelo
sistema de manutenção de documentos?
7. A entidade produtora (junto com os arquivos ou não) já definiu os componentes intelectuais e
tecnológicos e/ou os requisitos funcionais para o sistema de manutenção de documentos
arquivísticos? Em caso positivo, quais são eles? Em caso negativo, quais são os requisitos
fundamentais e os componentes necessários que deverão ser implementados neste sistema?
8. Que padrões/esquema de descrição ou de metadados estão sendo utilizados na produção,
manutenção e uso dos documentos arquivísticos digitais?
9. Quais são os recursos financeiros e tecnológicos da entidade produtora?
10. Quais são as questões específicas dos documentos arquivísticos da entidade produtora, com
relação a acesso, segurança, privacidade de dados e legislação da liberdade de informação?
11. No que diz respeito ao sistema de manutenção de documentos arquivísticos representado no
modelo da Cadeia de Preservação do InterPARES 2, que nível de complexidade é necessário a este
sistema para atender à entidade produtora?
1 [NT] O termo em inglês correspondente, no original, é recordkeeping, que compreende a manutenção, o uso e a
destinação dos documentos arquivísticos correntes e intermediários.
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122
Anexo 5 - Questões a serem respondidas pelos pesquisadores
com relação aos ESTUDOS DE CASO DE POLÍTICAS*
* Este formulário não foi utilizado no contexto deste projeto
Questões a serem respondidas pelos pesquisadores com relação aos
ESTUDOS DE CASO DE POLÍTICAS 1. Como são normalmente desenvolvidas as políticas, e em que contexto estão sendo desenvolvidas
(ex.: prestação de contas, transparência)?
2. Que tipo de colaboração (interna – entre unidades da organização – ou externa – com outras
organizações ou equipes de especialistas) é estabelecida para projetar e estabelecer uma política?
3. Quem é responsável por definir uma política voltada para os documentos arquivísticos1?
4. Quem é responsável por implementar uma política voltada para os documentos arquivísticos?
5. Quais são os procedimentos para garantir que todas as partes interessadas estejam
cientes, compreendam e apliquem a política voltada para os documentos arquivísticos?
6. Quem é responsável por averiguar a implementação da política voltada para os
documentos arquivísticos?
7. Qual é o relacionamento entre o arquivo e os produtores dos documentos arquivísticos? (Ex.:
Estão colaborando com a produção e a gestão dos documentos? Em caso negativo, a unidade de
arquivo determina prazos de guarda e destinação final?)
8. Qual é a relação entre as unidades envolvidas com a gestão dos documentos arquivísticos
(ex.: pessoal de arquivo e de TI; departamentos que produzem documentos e departamentos de
TI)? Existe colaboração? Em caso positivo, de que forma? Com que freqüência?
9. Em que medida as políticas, procedimentos e padrões existentes controlam ou
influenciam a produção, manutenção, preservação e uso dos documentos arquivísticos? Há
necessidade de modificá-los ou de incrementá-los?
10. Que tipo de obrigações, preocupações ou questionamentos existem com relação à produção,
à manutenção, à preservação ou ao uso dos documentos arquivísticos, seja do ponto de vista
legal, moral (ex.: controle sobre a expressão artística) ou ético?
11. Existe uma política voltada para documentos arquivísticos tradicionais? Em caso positivo,
quando foi definida e com que freqüência é revisada? Em caso positivo, ela é implementada na
íntegra? Em caso positivo, ela atende às necessidades e aos propósitos dos arquivos?
12. Caso não exista uma política voltada para os documentos arquivísticos, quais são os
procedimentos ou processos informais para conduzir a transferência de documentos, assim como seu
processamento e preservação?
13. O arquivo tem quantos funcionários em sua equipe? Quais são a qualificação e as
competências destes funcionários?
14. Quem são os usuários principais ou exclusivos do arquivo?
15. Quantos documentos arquivísticos são recebidos pelo arquivo anualmente?
16. O arquivo já recebeu algum material digital? Em caso positivo, que tipo de material e como foi
processado e preservado? Em caso negativo, que tipo de material digital o arquivo espera receber e
quando?
17. Caso o arquivo esteja preservando material digital, qual é o principal método de preservação
utilizado (ex.: cópia, migração, emulação etc.)? Com que freqüência o arquivo trata estes materiais?
18. Quais são os recursos financeiros, de conhecimento e tecnológicos disponíveis no arquivo?
Quais são as expectativas em relação a estes recursos? 1 [NT] No original em inglês, a expressão “política voltada para os documentos arquivísticos” aparece como
records/archives policy. Todas as vezes que este documento mencionar “documentos arquivísticos”, estão sendo
considerados os documentos nas fases corrente, intermediária e permanente (records/archives).
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124
ANEXO 6 – Planos de Ação – Estudos de Caso
CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM)
O QUE (WHAT)
PARA QUE (WHY)
QUEM (WHO)
QUANDO (WHEN)
ONDE (WHERE) COMO (HOW)
Necessidade de
atuação
Justificativa / benefícios
Responsável
Prioridade
Qual área
Atividades necessárias p/ implementar
1 – Estudar os formatos de captura e armazenamento (preservação e acesso) dos registros fotográficos, visando preservação de longo prazo.
Definição de formatos de captura, armazenamento e acesso
Antônio Scarpinetti
Dulce Bordignon
1
Editoria de Fotografia
Administração
- agendar visita às outras instituições jornalísticas (FolhaPress, Estadão e Globo.com) para conhecer sistemas (soluções informatizadas), equipamentos e formatos utilizados para armazenamento e acesso de imagens (benchmark); - estudar a possibilidade de adoção de outro formato de captura (TIFF ou RAW), diferente do atual, para alinhar-se aos procedimentos de armazenamento definidos para o acervo fotográfico custodiado pelo SIARQ, ou seja, armazenamento de imagens em TIFF (alta resolução) para preservação, e em JPEG (baixa resolução), para acesso; - estudar a possibilidade de adoção do mesmo formato para captura e armazenamento; - definir os padrões (formato e resolução) para captura e armazenamento (preservação e acesso), visando assegurar a qualidade das imagens; - elaborar instruções de procedimentos com os padrões definidos.
125
O QUE (WHAT)
PARA QUE (WHY)
QUEM (WHO)
QUANDO (WHEN)
ONDE (WHERE) COMO (HOW)
Necessidade de
atuação
Justificativa / benefícios
Responsável
Prioridade
Qual área
Atividades necessárias p/ implementar
2– Monitorar formato de arquivo para implementar as ações necessárias de preservação de longo prazo.
Definição de estratégias para evitar a obsolescência tecnológica (hardware e software).
Antônio Scarpinetti
Dulce Bordignon
Andressa Piconi
Prof. José Ranali/Prof. Paulo
2 Editoria de Fotografia
Administração
SIARQ
GR
- elaborar instruções de procedimentos para monitoramento de formatos de arquivo definindo estratégia de migração, periodicidade, responsabilidades, recursos, etc., a partir de estudos;
- definir metadados para monitoramento de formato de arquivo (migração, periodicidade, responsabilidades, recursos etc.);
- verificar a possibilidade da inserção da ASCOM no Plano de Atualização Tecnológica Continuada (PATC).
3 – Avaliar a segurança do repositório de fotografias digitais para apoiar a autenticidade e o controle de acesso aos documentos.
Garantia da segurança do repositório digital
Andressa Piconi
Antônio Scarpinetti
Dulce Bordignon
3 SIARQ
Editoria de Fotografia
Administração
- definir procedimentos de recolhimento para as fotografias digitais armazenadas no repositório; - definir procedimentos de acesso, de uso e de backup para as fotografias digitais armazenadas no repositório; - verificar se a solução informatizada a ser adotada permite a comunicação com outro sistema e contempla trilha de auditoria para registro de uso e acesso às fotografias digitais do repositório.
4 – Manter e explicitar a relação orgânica do registro fotográfico com os demais documentos que compreendem a ação, tais como: Portal da Unicamp, Jornal da Unicamp e demais comunicações institucionais
Andressa Piconi
Antônio Scarpinetti
Dulce Bordignon
3
ASCOM
SIARQ
- estudar, definir e inserir na base de dados atual os metadados necessários para explicitar a relação orgânica dos documentos
126
CS03 – Rádio e Televisão (RTV) O QUE (WHAT)
PARA QUE (WHY)
QUEM (WHO)
QUANDO (WHEN)
ONDE (WHERE) COMO (HOW)
Necessidade de atuação (Ação)
Justificativa / benefícios Responsável Prioridade Qual área Atividades necessárias p/ implementar
1. Explicitar relação orgânica (criar dossiê)
- Vínculo arquivístico, para que o documento arquivístico seja completo.
Maria C. F. Toledo
Almir Bowar (RTV)
Neire R. Martins
Andressa C. Piconi
(SIARQ)
1 RTV SIARQ
- Iniciativa de implantação de sistema de ordens de serviço para permitir o acompanhamento do processo e, consequente, a relação orgânicas dos documentos. - Classificar os filmes produzidos para definição dos que são gerados a partir de atividades-meio (com. Institucional) e atividades-fim (projetos de cultura e extensão).
2 – Analisar sistema de dados (Access 97)
- Melhoria da descrição do documento - Aperfeiçoamento tecnológico - Relação orgânica explícita
Maria C. F. Toledo
Almir Bowar (RTV)
Neire R. Martins
Andressa C. Piconi
(SIARQ)
2 RTV SIARQ
- Utilização do SIGAD, que terá interoperabilidade com outros sistemas para a gestão arquivística de documentos digitais produzidos pelos mesmos; - Utilização do PESQUISARQH para descrição e acesso aos documentos de guarda permanente.
127
3 – Ambiente tecnológico
- Análise do acervo (AVI) e do acervo legado (MPEg) - Incluir procedimentos para futuras migrações
Maria C. F. Toledo
Almir Bowar (RTV)
Neire R. Martins
Andressa C. Piconi
(SIARQ)
1 RTV
SIARQ
- Reorganização do banco de dados; - Conversão de formatos (DVCAM, Betacam, Digital S) para AVI, que será o formato padrão para arquivo; - Migração para suporte físico do acervo em AVI (fitas de backup LTO ou discos Blu-Ray – a definir); - Registro de procedimentos para inserção de metadados na base de dados, com fins de elaboração de instruções;
128
CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU)
O QUE (WHAT)
PARA QUE (WHY)
QUEM (WHO)
QUANDO
(WHEN)
ONDE (WHERE)
COMO (HOW)
Necessidade de atuação (Ação)
Justificativa / benefícios Responsável Prioridade
Qual área Atividades necessárias p/ implementar
1 – Incluir o número do processo do aluno de pós-graduação na base de dados
Explicitar relação orgânica com os demais documentos
Regina e Danielle (BD-SBU)
Marcos Dario (DTI-
SBU)
Fábio (SIARQ)
- extrair da base de dados uma lista com nomes, nível (mestrado ou doutorado) e unidade acadêmica dos alunos de pós-graduação; - pesquisar no Sistema de Protocolo o número do processo dos alunos de pós-graduação; - prever campo na base de dados para registro do número do processo do aluno de pós-graduação.
2 – Monitorar os formatos PDF e os diversos formatos dos anexos
Viabilizar atualizações e implantação de procedimentos de migrações
Regina e Danielle (BD-SBU)
Marcos Dario (DTI-
SBU)
- descrever as estratégias de monitoramento dos formatos, indicando a periodicidade de revisão e apontando as ações de migrações; - prever metadados na base de dados para registro de formatos de arquivos (incluindo anexos), versão de software, etc.; - prever metadados na base de dados para registro das migrações realizadas
3 – Elaborar instrução de procedimentos de gestão e de preservação
Implantar plano de gestão e de preservação, a ser revisado e acompanhado periodicamente.
Regina e Danielle (BD-SBU)
Marcos Dario (DTI-
SBU)
- elaborar relatório das ações realizadas (antes e depois), contemplando novos campos adicionados na base de dados, - definir política de segurança e implantar mecanismos de trilha de auditoria, estratégias de monitoramento de formatos e ações de migração.
129
CS05 – Diretoria Acadêmica – DAC
O QUE (WHAT)
PARA QUE (WHY)
QUEM (WHO)
QUANDO (WHEN)
ONDE (WHERE) COMO (HOW)
Necessidade de atuação (Ação)
Justificativa / benefícios Responsável Prioridade Qual área Atividades necessárias p/ implementar
1 – Análise da forma (armazenada e/ou manifestada) a ser preservada em cada uma das fases: corrente, intermediária e permanente.
Assegurar condições de confiabilidade e a autenticidade
Neire R. Martins 1 CS_05 CCUEC SIARQ
- estudar de custo benefício da preservação do documento manifestado (PDF, XML) , forma armazenada (banco de dados: tabelas ou XML), considerando vantagens e desvantagens de cada forma de armazenamento. - definir e indicar requisitos de armazenamento e metadados correspondentes (gestão de ambos – armazenado e manifestado)
2– Análise da gestão arquivística do documento (legislação, classificação, temporalidade, estrutura de arquivamento)
Registrar a relação orgânica com os demais documentos que registram a ação (anexos, etc.) Definição de tempo de arquivo (aplicação da temporalidade prevista) Estrutura de arquivamento (convencional e digital)
Neire 1 CS_05 CCUEC SIARQ
Comissão de Avaliação de Documentos
- reavaliar os prazos de guarda e destino do documento (fases corrente, intermediária e permanente) para aplicação no sistema, com base num código de classificação. - registrar a relação orgânica com os demais documentos que participam da ação por meio de metadados. - organizar o repositório digital - analisar e definir metadados de descrição arquivística para inclusão nos sistemas (fase corrente com base no E-ARQ) - estabelecer requisitos e metadados para o SIGAD, para que atenda as necessidades apontadas.
3 – Revisão das normas de segurança do documento arquivístico digital
- assegurar a integridade e autenticidade dos documentos e de seus metadados
Neire 1 CS_05 CCUEC SIARQ
- identificar requisitos de segurança que garantam a autenticidade e confiabilidade a partir de normas nacionais e internacionais de preservação de documentos (trilha de auditoria, perfis de acesso, dentre outros)
130
CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)
O QUE (WHAT)
QUEM (WHO)
QUANDO (WHEN)
TEMPO COMO (HOW)
PARA QUE (WHY)
STATUS1
Necessidade de atuação (Ação) Responsável Prioridade Início/Fim
dd/mm/aaaa
Dedicação por pessoa
Atividades necessárias p/ implementar
Justificativa / benefícios/ Resultados
Quando Finalizado -data
1. Definir os requisitos necessários para a retenção do demonstrativo de pagamento manifestado.
Regina e Maristela
(DGRH) e Fábio E Vânia
(SIARQ)
1 / Não definido
Análises administrativa e legal
Análise de temporalidade e destinação
Inclusão em tabela de temporalidade
Definir estratégia de manutenção para fins arquivísticos e probatórios.
Ver documento F
2. Identificar os documentos que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento.
Regina, Jordão e Maristela
Marcelo Everaldo Thiago
(DGRH), Fábio e Vânia (SIARQ)
1 / Não definido
Levantamento dos documentos administrativos e legais que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento.
Elaboração de plano de classificação dos documentos da folha de pagamento.
Análise e definição de metadados para inclusão nos sistemas de RH
Elaboração de inventário dos documentos (digitais ou não) da folha de pagamento
Registrar a relação orgânica com os demais documentos que registram a ação (folha de pagamento, relação de crédito bancário e outros documentos).
F – Conferência final
3. Diagnosticar a situação atual dos documentos que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento no sistema de RH.
Thiago,
Everaldo e Maristela
2 / Não definido
Análise do sistema e elaboração de dossiê descrevendo a situação atual dos documentos.
Análise da viabilidade da manutenção de históricos cadastrais, juntamente com históricos salariais.
Descrever a posição atual do sistema com relação aos documentos relacionados com a folha de pagamento.
F – somente para demonstrativo de pagamento
131
O QUE (WHAT)
QUEM (WHO)
QUANDO (WHEN)
TEMPO COMO (HOW)
PARA QUE (WHY)
STATUS1
Necessidade de atuação (Ação) Responsável Prioridade Início/Fim
dd/mm/aaaa
Dedicação por pessoa
Atividades necessárias p/ implementar
Justificativa / benefícios/ Resultados
Quando Finalizado -data
4. Elaborar o plano de guarda e preservação dos documentos que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento.
Thiago,
Everaldo e Maristela (DGRH) e
Fábio, Neire e Vânia (SIARQ)
Não definido
Estudo e definição da viabilidade de adoção de formatos e guarda (, definir junto com DAC)
Definição se irá guardar a forma manifestada ou armazenada para cada um dos documentos (definir também o formato de guarda)
Definição dos requisitos de sistema para guarda e preservação de cada documento.
Apresentação do plano de guarda e preservação proposto.
Consolidar as ações anteriores e definir o processo de guarda e preservação para posterior implementação.
F – somente para demonstrativo de pagamento
5. Implementar no sistema de RH solução de guarda e preservação dos documentos que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento.
Thiago, Andressa Everaldo Jordão Neire
Outubro/10 Dezembro/10
Não definido Tratar repositório e Estudos de metadados e formatos: implementar a solução
Permitir que o sistema de RH atenda aos requisitos de guarda e preservação de documentos arquivísticos digitais.
E
Jordão Thiago
Everaldo
Janeiro/11 A ser definido
Não definido
Desenvolvimento da solução no sistema – forma armazenada
Incluir melhorias na aplicação de visualização do demonstrativo de pagamento “Vida funcional online – forma manifestada fixa e conteúdo estável
Vânia Silviane Marcelo Regina
Outubro/10 Dezembro/10 (proposta)
Digitalizar os arquivos em microfichas e microfilmes
6. Tratar o passivo. Não definido
Nota 1: Status = N–novo; E-em execução; F– finalizado na <dd/mm/aaaa>; C-Cancelado
ANEXO 7 – Planos de Ação – Resumos
Projeto InterPARES 3 - Resumo das estratégias previstas nos planos de ação resultantes dos estudos de caso da Universidade Estadual de Campinas
Es
tud
o d
e
Cas
o CS02 - Registros Fotográficos
Digitais (Assessoria de Comunicação e Imprensa da
Unicamp)
CS03 - Registros Audiovisuais: Programas de TV (Rádio e
Televisão Unicamp)
CS04 - Teses e Dissertações Digitais (Sistema de Bibliotecas
da Unicamp)
CS05 - Boletim de Notas e Frequência de Alunos de
Graduação (Diretoria Acadêmica da Unicamp)
CS07 - Demonstrativo de Pagamento de Pessoal
(Diretoria Geral de Recursos Humanos da Unicamp)
Nece
ssid
ad
e d
e a
tuaçã
o
Fo
rma
to Definir formatos de captura e
armazenamento (preservação e acesso) dos registros fotográficos, visando preservação de longo prazo
Manter o formato AVI para preservação e o formato flash para acesso dos registros audiovisuais
Manter o formato de captura e armazenamento em PDF e permitir a inclusão (upload) dos anexos que acompanham as teses e as dissertações
Manter o documento em sua forma manifestada (formato PDF), acompanhados por um conjunto de metadados de contexto, bem como seu histórico de alterações.
Manter o documento em sua forma manifestada (formato PDF), acompanhados por um conjunto de metadados de contexto, bem como seu histórico de alterações.
Rela
çã
o O
rgâ
nic
a
Explicitar a relação orgânica do registro fotográfico com os demais documentos que compreendem a ação, através do registro do código de classificação do documento arquivístico e descrição dos demais relacionados à sua produção
Explicitar a relação orgânica do registro audiovisual com os demais documentos que se inserem na sua ação produtora, através da implantação de sistema informatizado para gerenciamento da produção e classificação dos filmes produzidos e registro de metadados
Explicitar a relação orgânica das teses e dissertações com os documentos inseridos na sua ação produtora, por meio de registro de metadados
Explicitar e manter a relação orgânica do documento a partir da inserção de metadados que identifiquem os ofícios que autorizam a alteração das notas
Explicitar e manter a relação orgânica do documento com outros documentos administrativos e legais que se inserem na sua ação produtora, a partir do registro de metadados
Mo
nit
ora
me
nto
Definir e assegurar a manutenção de metadados descritivos na base de dados para monitoramento de formato de arquivo, bem como estratégias de migração, para evitar a obsolescência tecnológica
Monitorar os formatos de preservação (AVI) e de acesso (flash) para a implantação de procedimentos de migrações
Monitorar os formatos PDF e os diversos formatos dos anexos, no que se refere as atualizações e implantação de procedimentos de migrações;
Monitorar formatos de arquivos e do próprio sistema a partir de aplicações a serem desenvolvidas a partir de requisitos de preservação digital
Manter os históricos de templates do demonstrativo de pagamento, para que as informações sejam manifestadas sempre em sua estrutura de origem, a fim de garantir a forma fixa.
Infr
ae
str
utu
ra
Definir a estrutura de armazenamento dos registros fotográficos no repositório da ASCOM e os procedimentos de transferência destes para o repositório do Arquivo Central.
Adaptar a infraestrutura de armazenamento de arquivos para fins de preservação e acesso: formato AVI em storage (preservação) e fitas LTO4 (backup); e formato flash em storage
Monitorar e prevenir possíveis alterações da forma documental decorrentes de digitalização ou conversão de originais para o formato exigido pela Biblioteca Digital
Implementar melhorias no sistema de gestão acadêmica no que tange à captura, à segurança do sistema, à manutenção e ao acompanhamento das reformatações do documento
Desenvolver uma aplicação para produzir e arquivar a forma manifestada do demonstrativo, em formato de arquivo estável, que será mantida em tabela no banco de dados.
Se
gu
ran
ça
Avaliar a segurança do repositório de fotografias digitais, através da identificação de agentes; definição de procedimentos de recolhimento, acesso, uso e backup dos documentos; e implementação de trilha de auditoria em sistema, para apoiar a autenticidade e o controle de acesso aos documentos.
Assegurar que o sistema informatizado disponha de trilha de auditoria, para rastreamento de ocorrências
Implementar trilha de auditoria em sistema para rastreamento de ocorrências
Reforçar os requisitos de segurança do documento, a partir da identificação de agentes e implementação de trilha de auditoria
Implementar no sistema de RH solução de guarda e preservação dos documentos que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento.
Pla
no
de
Pre
se
rva
çã
o
Elaborar plano de preservação de documentos arquivísticos digitais sob a guarda da ASCOM
Elaborar plano de preservação de documentos arquivísticos digitais sob a guarda da RTV
Elaborar plano de preservação de documentos arquivísticos digitais sob a guarda do SBU
Elaborar plano de preservação de documentos arquivísticos digitais sob a guarda da DAC
Elaborar o plano de guarda e preservação dos documentos que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento.
Arquivo Central/SIARQ-UNICAMP
132
APÊNDICES
Apêndice 1
Base de Dados de Terminologia do InterPARES 3
Objetivo
O objetivo da Base de Dados de Terminologia do InterPARES 3 é auxiliar profissionais de arquivo -
arquivistas, gestores de documentos arquivísticos e gestores da informação - na compreensão de
conceitos relativos aos documentos arquivísticos que abordam questões sobre preservação de
documentos autênticos em sistemas eletrônicos. Por serem fundamentados na Arquivologia,
Diplomática e Ciência da Informação, os termos desta base de dados são essenciais para a pesquisa
desenvolvida pelo InterPARES e facilitam a comunicação e o entendimento entre as áreas
relacionadas com documentos arquivísticos.
Conteúdo
A Base de Dados de Terminologia do InterPARES 3 inclui um glossário e um dicionário. O Glossário é
uma lista de termos, e suas definições são fundamentais para nosso entendimento dos ambientes
de produção, manutenção e preservação dos documentos arquivísticos em desenvolvimento. São as
definições utilizadas no curso da pesquisa do InterPARES. Entretanto tais definições estão num
contexto específico, e os termos não são necessariamente utilizados da mesma maneira por todos
os nossos parceiros de testes. Quando um termo usado por um campo de testes em particular
apresenta uma definição diferente do mesmo termo usado por pesquisadores do InterPARES, ele
deverá ser definido nos documentos da pesquisa que pertençam a esse campo de testes.
Para refletir o caráter internacional das disciplinas relacionadas a documentos arquivísticos, de foma
geral, e da pesquisa do InterPARES, de forma específica, o Glossário dispõe de traduções de muitos
dos termos nos idiomas dos nossos parceiros. O trabalho de tradução está em curso e os termos
serão incluídos à medida que as traduções forem submetidas e aprovadas.
O Dicionário possui definições dos mesmos termos conforme são utilizados comumente nas áreas
teóricas específicas e nos grupos de prática, apresentando a fonte quando for pertinente. As
definições do Dicionário advêm de glossários e dicionários já existentes e de uso comum.
133
Estrutura da Base de Dados de Terminologia
O Glossário fornece o termo aprovado e a definição utilizada na pesquisa, nos documentos de
trabalho e nos documentos publicados, oriundos do IP3. Com a mesma rapidez com que a
tecnologia evolui, os termos relativos a documentos arquivísticos precisam ser constantemente
refinados. Para entender tal evolução, os termos do Glossário foram retirados a partir dos glossários
das fases 1 e 2 do InterPARES, e novos termos foram incluídos quando necessário. Se a definição em
uso for distinta da adotada por InterPARES 1 e 2, esta deve estar relacionada no Dicionário. Cada
termo do Glossário apresenta sua classe gramatical e uma definição, sendo a fonte identificada
como InterPARES 1, 2 ou 3.
O Dicionário contém definições de termos de natureza específica relevantes para a pesquisa do
InterPARES e para profissionais de arquivo. Cada termo possui uma definição que consta no
Glossário, em negrito, seguida de definições comuns a outras áreas teóricas ou grupos de prática,
que são identificados ao final.
acessibilidade Term Equivalent: accessibility
s., Disponibilidade e usabilidade da informação.
acesso Term Equivalent: access
s., Direito, oportunidade ou meios de encontrar, usar ou chegar a documentos e/ou informações.
acurácia Term Equivalent: accuracy
s., Grau ao qual dados, informações, documentos e documentos arquivísticos são precisos, corretos,
verdadeiros, livres de erros ou distorções, ou pertinentes ao assunto.
afixar Term Equivalent: affix
v., Armazenar num suporte de uma maneira imutável. (See also: salvar, )
134
agência Term Equivalent: agency
s., Corpo administrativo dotado de autoridade que lhe foi delegada para agir competentemente
como representante de uma entidade superior. Toda agência constitui uma pessoa jurídica
composta por outras pessoas jurídicas.
analógico Term Equivalent: analogue
a., Representação de um objeto ou processo físico por meio do uso de sinais eletrônicos ou padrões
mecânicos continuamente variáveis.
anexo Term Equivalent: attachment
s., Documento que, ao ser fisicamente associado a um documento arquivístico por uma ação, se
torna parte desse documento.
anexo de correio eletrônico Term Equivalent: e-mail attachment
s., Arquivo de computador que é anexado e transmitido junto com uma mensagem de correio
eletrônico. O arquivo anexado pode ser de qualquer tipo.
aplicativo Term Equivalent: application
s., Programa de computador que permite que o usuário processe dados e realize cálculos
necessários para atingir um resultado almejado, diferentemente de um sistema operacional
desenvolvido para controlar o "hardware" do computador e executar todos os outros programas.
arquivar Term Equivalent: file
v., Reter um documento, elaborado ou recebido, entre os documentos arquivísticos que participam
da mesma ação/fato ou se relacionam à mesma pessoa ou assunto, de maneira que possa ser
recuperado para ação ou referência. (See also: fundo, série, )
arquivar Term Equivalent: archive
v., Salvar, no modo "offline", dados, documentos e documentos arquivísticos digitais, normalmente
aqueles que não se encontram em uso corrente.
135
arquivo Term Equivalent: archives
s., [instituição]Uma agência ou instituição responsável pela preservação e comunicação de
documentos arquivísticos selecionados para preservação permanente; [lugar]Lugar onde são
mantidos documentos arquivísticos selecionados para preservação permanente; [documentos
arquivísticos] Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica ou
organização na condução de seus negócios, e preservados.
arquivolologia Term Equivalent: archival science
s., Conceitos, princípios e metodologias que orientam o tratamento de arquivos.
assinatura digital Term Equivalent: digital signature
s., Assinatura eletrônica baseada em criptografia de chave pública. (See also: assinatura eletrônica, )
assinatura eletrônica Term Equivalent: electronic signature
s., Marca digital que tem a função de uma assinatura, está anexada ou logicamente associada a um
documento arquivístico, e é usada por um signatário para assumir a responsabilidade pelo (ou dar
consentimento ao) conteúdo do documento. (See also: assinatura digital, )
atividade Term Equivalent: activity
s., Conjunto de atos ou ações com um propósito.
ato Term Equivalent: act
s., Exercício consciente da vontade de uma pessoa, com a intenção de criar, manter, modificar ou
extinguir situações. Sinônimo: ação.
136
atributo Term Equivalent: attribute
s., Característica que identifica de maneira única um documento arquivístico ou um de seus
elementos.
atributo de um documento arquivístico Term Equivalent: record attribute
s., [Diplomática] Característica definidora de um documento arquivístico ou de um elemento do
documento arquivístico (exemplo: o nome do autor).
atualização de documentos arquivísticos Term Equivalent: refreshing of records
s., Processo de atualização de documentos arquivísticos digitais, no curso normal das atividades,
para assegurar sua acessibilidade contínua, caso seu suporte de armazenamento se torne obsoleto
ou se deteriore ao longo do tempo, ao mesmo tempo que deixa intacta sua forma intelectual. (See
also: converter documentos arquivísticos, migração de documentos arquivísticos, migração
transformativa de documentos arquivísticos, )
atualização de suporte Term Equivalent: refreshing
s., Processo de copiar o conteúdo digital de um suporte digital para outro (incluindo-se a cópia para
o mesmo tipo de suporte). (See also: conversão, migração, migração transformativa, )
autenticação Term Equivalent: authentication
s., Declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, por
uma pessoa jurídica investida de autoridade para tal (funcionário, notário, autoridade certificadora).
autenticar Term Equivalent: authenticate
v., Declarar, seja oralmente, por escrito ou por afixação de um selo, que uma entidade é o que diz
ser, depois de sua identidade ter sido verificada.
autenticidade Term Equivalent: authenticity
s., Credibilidade de um documento arquivístico enquanto tal, isto é, a qualidade de um documento
ser o que diz ser e de estar livre de adulteração e corrupção. (See also: identidade, integridade, )
137
autor Term Equivalent: author
s., Pessoa física ou jurídica que tem autoridade ou aptidão legal para emitir o documento
arquivístico em cujo nome ou sob cujo comando o documento foi emitido.
autoridade Term Equivalent: authority
s., Direito ou permissão para atuar legalmente como representante de outrem, especialmente a
capacidade de uma pessoa de afetar as relações jurídicas de outra por meio de atos celebrados
segundo manifestações de anuência desta; poder delegado por um superior a seu representante.
avaliação Term Equivalent: appraisal
s., Processo de estimar o valor dos documentos arquivísticos com o propósito de determinar a
duração e as condições da sua preservação.
avaliação de autenticidade Term Equivalent: assessment of authenticity
s., Consiste em avaliar se um documento tem todos os elementos formais que supostamente tinha
quando produzido ou recebido e arquivado pela primeira vez.
back-up Term Equivalent: backup
s., Cópia de um arquivo de dados produzida para fins de recuperação pelo sistema.
base de dados Term Equivalent: database
s., Coleção de dados e as relações entre eles, estruturados de maneira a permitir seu acesso,
manipulação e extração por diferentes aplicativos ou linguagens de recuperação de dados.
base de dados "back-end" Term Equivalent: back-end database
s., Base de dados que contém e gerencia dados para um sistema de informação, distinto dos
componentes de apresentação ou de interface daquele sistema.
138
bit Term Equivalent: bit
s., Menor unidade de informação (representada por "0" ou "1") que um computador pode ter em
sua memória. Sinônimo: "bit" binário.
cadeia de bits Term Equivalent: bitstream
s., Dados digitais codificados numa sequência não estruturada de bits que são transmitidos,
armazenados ou recebidos como uma unidade.
cadeia de bytes Term Equivalent: byte stream
s., Cadeia de bits em que estes são agrupados em unidades chamadas bytes.
cadeia de preservação Term Equivalent: chain of preservation
s., Sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos documentos, a fim de assegurar
sua identidade e integridade (ou seja, a autenticidade) ao longo do tempo.
captura Term Equivalent: capture
s., Ato de registrar e salvar uma instância particular de um objeto digital.
capturar Term Equivalent: capture
v., Registrar e salvar (isto é, fixar num armazenamento não volátil, em suporte digital, de maneira
sintática estável) uma instância particular ou um estado de um objeto digital.
capturar documentos Term Equivalent: capture documents
v., Registrar e salvar (isto é, fixar num armazenamento não-volátil, em suporte digital, de maneira
sintática estável) instâncias de documentos externos recebidos ou documentos internos criados
pelo produtor no sistema de elaboração de documentos, de acordo com as especificações dos
procedimentos integrados de negócio e de documentação e dos privilégios de acesso para a
elaboração de documentos.
139
característica de um documento arquivístico Term Equivalent: record characteristic
s., Característica inerente a todos os documentos arquivísticos, tal como: forma fixa, conteúdo
estável, relação orgânica com documentos arquivísticos dentro e fora do sistema e contexto
identificável.
carimbo digital de tempo Term Equivalent: digital timestamp
s., Código binário incorporado a um documento arquivístico, indicando a hora em que um evento,
tal como produção, recebimento, leitura, alteração ou a supressão, ocorreu.
certificado de autenticidade Term Equivalent: certificate of authenticity
s., Declaração, por parte do produtor ou do preservador, de que um ou mais documentos
arquivísticos digitais reproduzidos ou reproduzíveis são autênticos.
cifragem Term Equivalent: encryption
s., Conversão de dados num código secreto (ou de texto simples em texto cifrado) para transmissão
numa rede aberta.
classificação Term Equivalent: classification
s., Organização sistemática de documentos arquivísticos em grupos ou categorias de acordo com
métodos, procedimentos ou convenções representadas em um plano.
classificar Term Equivalent: classify
v., Arranjar sistematicamente em grupos ou categorias, de acordo com critérios estabelecidos.
codificação Term Equivalent: encoding
s., Representação de símbolos de um alfabeto por símbolos ou conjuntos de símbolos de um outro
alfabeto.
140
codificação analógica Term Equivalent: analogue encoding
s., Codificação baseada em sinais eletrônicos ou padrões mecânicos continuamente variáveis, em
vez de valores numéricos discretos (como os gerados por um sistema digital).
codificação digital Term Equivalent: digital encoding
s., Uso de valores numéricos discretos (como os valores binários 0 e 1), em vez de um espectro
contínuo de valores (como os gerados por um sistema analógico).
codificação serializada em "bytes" Term Equivalent: byte-serialized encoding
s., Processo de conversão de um objeto digital de um estado de cadeia de "bits" para um estado de
cadeia de "bytes".
código binário Term Equivalent: binary code
s., Código composto dos dígitos "0" e "1", chamados "bits", transmitido por uma série de pulsos
elétricos (os dígitos "0" em baixa voltagem e os dígitos “1” em uma voltagem maior).
código de classificação Term Equivalent: classification code
s., Conjunto de símbolos alfabéticos, numéricos ou alfanuméricos usado para identificar o
documento arquivístico em seu contexto documental.
compatibilidade Term Equivalent: compatibility
s., Capacidade de diferentes dispositivos ou sistemas (programas, formatos de arquivo, protocolos,
linguagens de programação) trabalharem juntos ou permutarem dados sem modificação.
compatibilidade reversa Term Equivalent: backward compatibility
s., Habilidade que um aplicativo de "software" ou sistema tem de compartilhar dados ou comandos
com suas versões anteriores ou, até mesmo, com outros aplicativos ou sistemas mais antigos, em
especial aqueles que eles visam a substituir. Por vezes, a compatibilidade reversa limita-se à
capacidade de ler dados antigos, não incluindo a capacidade de gravar dados em um formato que
possa ser lido pelas versões anteriores.
141
competência Term Equivalent: competence
s., Esfera de responsabilidade funcional delegada a uma pessoa física ou jurídica.
completeza Term Equivalent: completeness
s., Característica de um documento arquivístico que se refere à presença, nele mesmo, de todos os
elementos exigidos pelo produtor e pelo sistema jurídico para que seja capaz de gerar
conseqüências. É, juntamente com primitividade e efetividade, uma qualidade apresentada por um
documento arquivístico original.
componente Term Equivalent: component
s., "Input", parte, peça, conjunto ou subconjunto, sistema ou subsistema que seja identificável de
forma única e que: (1) seja exigido para completar ou terminar uma atividade, item ou tarefa; (2)
desempenhe uma função necessária e diferenciada na operação de um sistema; ou (3) vise a ser
incluído como parte de um item finalizado, embalado e rotulado. Componentes são geralmente
removíveis por inteiro e considerados indivisíveis para um determinado uso ou propósito.
componente analógico Term Equivalent: analogue component
s., Objeto analógico que é parte de um ou mais documentos analógicos, e que requer uma
determinada ação de preservação.
componente digital Term Equivalent: digital component
s., Objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais, e os metadados necessários para
ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma, requerendo uma determinada ação de
preservação.
comprimir Term Equivalent: compression
v., (Re)codificar dados digitais para economizar espaço de armazenamento ou tempo de
transmissão.
142
confiabilidade Term Equivalent: reliability
s., Credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um
documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da
completeza de sua forma e do grau de controle exercido no processo de sua produção.
conjunto arquivístico Term Equivalent: archival aggregation
s., Totalidade dos documentos arquivísticos contida numa unidade de arquivamento agregada.
conteúdo Term Equivalent: content
s., Mensagem contida no corpo de um documento arquivístico.
contexto administrativo Term Equivalent: administrative context
s., Estrutura, funções e procedimentos do ambiente organizacional ao qual pertence o produtor de
documentos. (See also: contexto documental, contexto jurídico-administrativo, contexto de
proveniência, contexto tecnológico, )
contexto de proveniência Term Equivalent: provenancial context
s., A entidade produtora, seu mandato/missão, estrutura e funções. (See also: contexto
administrativo, contexto documental, contexto jurídico-administrativo, contexto tecnológico, )
contexto documental Term Equivalent: documentary context
s., Fundo ao qual o documento arquivístico pertence e a estrutura interna desse mesmo fundo. (See
also: contexto administrativo, contexto jurídico-administrativo, contexto de proveniência, contexto
tecnológico, )
contexto jurídico-administrativo Term Equivalent: juridical-administrative context
s., Sistema legal e organizacional ao qual pertence o produtor de documentos arquivísticos. (See
also: contexto administrativo, contexto documental, contexto de proveniência, contexto
tecnológico, )
143
contexto tecnológico Term Equivalent: technological context
s., Características de hardware, software e outros componentes de um sistema computacional
eletrônico no qual documentos arquivísticos são produzidos.
controle administrativo Term Equivalent: administrative control
s., 2. Os meios de localizar fisicamente os acervos dos arquivos intermediário e permanente por
meio de numeração e listagem. (See also: controle intelectual, )
s., 1. Exercício de autoridade sobre a manutenção, uso, destinação e acessibilidade de arquivos
correntes, para executar a função para qual foram criados. (See also: custódia, custodiador, )
controle intelectual Term Equivalent: intellectual control
s., Controle estabelecido sobre o material arquivístico por meio de registros, em instrumentos de
pesquisa, de sua proveniência, arranjo, composição, escopo, conteúdo informacional e relações
internas e externas. (See also: controle administrativo, )
conversão Term Equivalent: conversion
s., Processo de transformar um documento ou objeto digital de um formato, ou versão de formato,
para outro. (See also: migração transformativa, )
converter documentos arquivísticos Term Equivalent: convert records
v., Transformar documentos digitais de um formato, ou versão de formato, para outro, com
propósitos de segurança, conservação, superação da obsolescência tecnológica e prevenção de
desastres, garantindo a compatibilidade com diferentes configurações ou gerações de hardware ou
software, ou compactando a informação e, ao mesmo tempo, deixando intacta sua forma
intelectual (de outro modo, a atividade não é converter, mas produzir). (See also: migração de
documentos arquivísticos, migração transformativa de documentos arquivísticos, )
cópia Term Equivalent: copy
s., A duplicata de um objeto, resultante de um processo de reprodução.
144
cópia autêntica Term Equivalent: authentic copy
s., Cópia certificada por um agente autorizado para desempenhar tal função, bem como para torná-
lo legalmente admissível em juízo.
cópia autoritária Term Equivalent: authoritative copy
s., Manifestação de um documento arquivístico que é considerada pelo produtor como sendo seu
documento oficial, geralmente sujeita a procedimentos de controle que não são exigidos em outras
manifestações.
cópia básica Term Equivalent: basic copy
s., Duplicata de um objeto salvo no formato do arquivo no qual foi originalmente criado ou no qual
foi usado pela última vez e salvo, tornando-o, assim, mais imediatamente acessível e legível na área
de trabalho individual do produtor.
cópia com valor de original Term Equivalent: copy in form of original
s., Cópia idêntica ao original e que possui os mesmos efeitos, mas que foi gerada
subsequentemente.
cópia conforme Term Equivalent: conformed copy
s., Cópia exata de um documento em que foram registradas explicações sobre elementos que não
foram ou não puderam ser copiados; por exemplo, uma assinatura por escrito pode ser substituída,
numa cópia conforme, por uma observação de que havia a assinatura de uma pessoa no original.
corporação Term Equivalent: corporate body
s., Organização ou grupo de pessoas, criado por um estatuto, que é identificado por um nome
específico e que atua como uma entidade de direito.
145
correio eletrônico Term Equivalent: e-mail
s., Tradução de "electronic mail" ("e-mail"). Protocolo da Internet que permite a usuários de
computador trocar mensagens e arquivos de dados, em tempo-real, com outros usuários, por meio
de redes locais ou remotas.
credibilidade Term Equivalent: trustworthiness
s., Acurácia, confiabilidade e autenticidade de um documento arquivístico.
criptografia Term Equivalent: cryptography
s., Prática e estudo de proteção da informação por meio de sua transformação (encriptação) em um
formato ilegível, chamado texto cifrado. Apenas aqueles que possuem a chave secreta (privada)
podem decifrar a mensagem em texto comum.
crosswalk Term Equivalent: crosswalk
s., Diagrama ou tabela que representa o mapeamento semântico de campos ou elementos de um
padrão de metadados para campos ou elementos de outro padrão com função ou significado
similar.
custódia Term Equivalent: custody
s., Responsabilidade pela tutela de documentos arquivísticos, que consiste na sua posse física, e não
necessariamente em sua posse legal. (See also: controle administrativo, )
custódia ininterrupta Term Equivalent: unbroken custody
s., Linha rastreável e ininterrupta de cuidado, controle e, normalmente, de posse de um conjunto de
documentos arquivísticos, da produção à preservação, que pode servir como um meio de proteger a
autenticidade desses documentos. (See also: cadeia de preservação, )
custodiador Term Equivalent: custodian
s., Pessoa ou instituição que tem responsabilidade ou a custódia (de uma criança, de uma
propriedade, de papéis ou outros bens).
146
custodiador confiável Term Equivalent: trusted custodian
s., Preservador que pode demonstrar que não tem nenhum motivo para alterar os documentos
arquivísticos preservados, ou para permitir que outros os alterem, e é capaz de implementar todos
os requisitos para preservação de cópias autênticas de documentos arquivísticos. (See also:
preservador designado de documentos arquivísticos, requisito de autenticidade, requisitos de base
para a autenticidade, responsável pelos documentos arquivísticos, )
dado Term Equivalent: data
s., Menor unidade de informação dotada de significado.
dado analógico Term Equivalent: analogue data
s., Menor unidade de informação dotada de significado, expressa sob a forma de sinais eletrônicos
ou padrões mecânicos contínuos fixados em um suporte analógico.
dado digital Term Equivalent: digital data
s., As menores unidades de informação dotadas de significado, expressas em bits que são
codificados digitalmente e registrados em um suporte digital.
data grid Term Equivalent: data grid
s., Registro de entidades digitais em um espaço de nomes (name space) lógico. Manipulações de
material registrado podem, então, ser automatizadas por meio de qualquer API (Application
Programming Interface) padrão.
data stream Term Equivalent: data stream
s., Sequência de sinais codificados digitalmente usada para representar informação em processo de
transmissão. Também chamado de cadeia de dados.
declarar documentos arquivísticos Term Equivalent: declare records
147
v., Reter intelectualmente documentos arquivísticos, produzidos ou recebidos, por meio da
atribuição de um código de classificação e de um número de registro, acrescentando esse código e
esse número aos metadados de identificação do documento.
descompressão Term Equivalent: decompression
s., Fazer com que uma imagem ou dados comprimidos retornem à sua forma descomprimida. Alguns
métodos de compressão provocam perda de informação de maneira que, ao serem
descomprimidos, a imagem ou dados não equivalem mais ao original.
descrever documentos arquivísticos Term Equivalent: describe records
v., Registrar informações sobre a natureza e a aparência dos documentos arquivísticos recebidos
para preservação permanente e sobre seus contextos jurídico-administrativo, de proveniência, de
procedimentos, documental e tecnológico, bem como sobre qualquer mudança que eles tenham
sofrido desde o primeiro momento da sua produção. (See also: descrição arquivística, )
descrição arquivística Term Equivalent: archival description
s., Criação de uma representação acurada de uma unidade de descrição (fundo, série etc) e de suas
partes constituintes, por meio da captura, análise, organização e registro da informação que serve
para identificar, gerenciar e localizar documentos arquivísticos e o contexto em que foram
produzidos. (See also: controle administrativo, controle intelectual, )
destinatário Term Equivalent: addressee
s., Pessoa(s) a quem se destina um documento arquivístico
digital Term Equivalent: digital
a., Representação de um objeto ou processo físico por meio de valores binários discretos
(descontínuos).
148
direito autoral Term Equivalent: copyright
s., Direito de propriedade sobre uma obra de autoria original (por exemplo, uma obra literária,
musical, artística, fotográfica ou cinematográfica) fixada num suporte tangível, que dá ao detentor
desse direito o poder exclusivo de reproduzir, adaptar, distribuir, executar e expor sua obra.
documentação do sistema Term Equivalent: documentation
s., Todo material que serve para descrever um sistema e torná-lo prontamente compreensível, mais
do que para contribuir de algum modo para a operação do sistema em si. Documentos são
freqüentemente classificados de acordo com seus propósitos; assim, para um determinado sistema,
pode haver documentos de requisitos, documentos de projetos e assim por diante. Ao contrário da
documentação voltada para o desenvolvimento e manutenção do sistema, a documentação do
usuário (ou manual do usuário) descreve os aspectos do sistema que são de interesse dos usuários
finais.
documento Term Equivalent: document
s., Uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte
(registrada) com uma sintaxe estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável. (See also:
anexo, documento arquivístico, documento digital, documento elaborado, documento identificado,
esquema de documento SGML, )
documento analógico Term Equivalent: analogue document
s., Componente analógico, ou grupo de componentes, que é fixado em um suporte analógico, além
de ser tratado e gerenciado como um documento.
documento arquivístico Term Equivalent: record
s., Documento elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática como instrumento ou
resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. (See also: arquivo, cópia autêntica,
documento arquivístico autenticado, documento arquivístico autêntico, documento arquivístico
autoritário, documento arquivístico completo, documento arquivístico confiável, documento
arquivístico declarado, documento arquivístico digital, documento arquivístico dinâmico,
documento arquivístico eletrônico, documento arquivístico habilitador, documento arquivístico
instrutivo, documento arquivístico produzido, documento arquivístico oficial, documento
arquivístico original, documentos arquivísticos classificados, minuta, )
149
documento arquivístico analógico Term Equivalent: analogue record
s., Documento analógico que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico.
documento arquivístico autenticado Term Equivalent: authenticated record
s., Documento arquivístico cuja autenticidade foi declarada num determinado momento por uma
pessoa jurídica com autoridade para tal (funcionário público, notário, autoridade certificadora). (See
also: documento arquivístico autêntico, )
documento arquivístico autêntico Term Equivalent: authentic record
s., Documento arquivístico que é o que diz ser e que é livre de adulteração ou corrupção. (See also:
documento arquivístico autoritário, documento arquivístico completo, documento arquivístico
confiável, )
documento arquivístico autoritário Term Equivalent: authoritative record
s., Documento arquivístico considerado pelo produtor como o documento oficial e que está sujeito a
controles de procedimentos não exigidos para outras cópias. O documento arquivístico autoritário é
aquele que se encontra no setor que detém a responsabilidade principal por ele, sendo este setor
designado na tabela de temporalidade. (See also: documento arquivístico autenticado, documento
arquivístico autêntico, documento arquivístico completo, documento arquivístico confiável, )
documento arquivístico completo Term Equivalent: complete record
s., Documento arquivístico que contém todos os elementos exigidos pelo produtor e pelo sistema
jurídico para que seja capaz de gerar conseqüências. (See also: documento arquivístico autêntico,
documento arquivístico confiável, )
documento arquivístico confiável Term Equivalent: reliable record
s., Documento arquivístico capaz de sustentar os fatos que afirma. (See also: documento
arquivístico autêntico, documento arquivístico autoritário, documento arquivístico completo, )
150
documento arquivístico corrente Term Equivalent: active record
s., Documento arquivístico necessário ao produtor para desempenhar a atividade para que foi
produzido ou para referência frequente. Sinônimo: documento arquivístico ativo.
documento arquivístico declarado Term Equivalent: declared record
s., Documento, elaborado ou recebido, ao qual foi dado um código de classificação e um número de
registro.
documento arquivístico digital Term Equivalent: digital record
s., Documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico.
documento arquivístico dinâmico Term Equivalent: dynamic record
s., Documento arquivístico cujo conteúdo depende de dados que podem ter variações e são
mantidos em bases de dados e planilhas internas ou externas ao sistema no qual o documento é
gerado.
documento arquivístico eletrônico Term Equivalent: electronic record
s., Documento arquivístico analógico ou digital que é conduzido por um condutor elétrico e requer o
uso de equipamento eletrônico para ser inteligível por uma pessoa.
documento arquivístico executado Term Equivalent: executed record
s., Documento arquivístico que tenha participado da fase de execução de um procedimento
administrativo e ao qual tenham sido anexados metadados que comunicam as ações tomadas no
curso do procedimento, tais como: prioridade de transmissão; data, hora e/ou local da transmissão;
ações tomadas etc.
documento arquivístico habilitador Term Equivalent: enabling record
s., Documento arquivístico prospectivo, codificado em linguagem computacional, que está
ativamente envolvido em executar uma ação ou processo. É uma das seis categorias funcionais de
151
documentos arquivísticos, juntamente com os dispositivos, instrutivos, narrativos, probatórios e de
apoio.
documento arquivístico instrutivo Term Equivalent: instructive record
s., Documento arquivístico prospectivo que contém instruções sobre a execução de uma ação ou
processo. É uma das seis categorias funcionais de documentos arquivísticos, juntamente com os
habilitadores, dispositivos, narrativos, probatórios e de apoio.
documento arquivístico oficial Term Equivalent: official record
s., Versão ou apresentação completa, final e autorizada de um documento arquivístico. (See also:
documento arquivístico autoritário, )
documento arquivístico original Term Equivalent: original record
s., Primeira cópia ou exemplar originário a partir do qual um outro instrumento é transcrito, copiado
ou iniciado.
documento arquivístico produzido Term Equivalent: created record
s., Documento elaborado ou recebido, declarado como sendo um documento arquivístico, e
arquivado para ação ou referência, geralmente num sistema de gestão arquivística de documentos.
(See also: elaboração de documento arquivístico, produção de documentos arquivísticos, produzir
documento arquivístico, )
documento digital Term Equivalent: digital document
s., Um componente digital, ou um grupo de componentes digitais, que é salvo, e que é tratado e
gerenciado como um documento.
documento elaborado Term Equivalent: made document
s., Documento composto ou compilado pelo produtor de documentos. (See also: documento
recebido, )
152
documento identificado Term Equivalent: identified document
s., Um documento elaborado ou recebido ao qual são anexados metadados de identidade (exemplo:
pessoas, ações e datas de compilação).
documento recebido Term Equivalent: received document
s., Documento transmitido de uma pessoa física ou jurídica externa para um produtor de
documentos arquivísticos. (See also: documento elaborado, )
documentos arquivísticos classificados Term Equivalent: classified records
s., Documentos arquivísticos, produzidos ou recebidos pelo produtor, aos quais foi atribuído um
código com base no plano de classificação.
dossiê Term Equivalent: file
s., Conjunto de documentos arquivísticos que se relacionam por pessoa, projeto, ou outro assunto.
(tradução de "file", que é sinônimo do termo "dossier", em inglês) (See also: fundo, série, )
dossiê Term Equivalent: dossier
s., Reunião de todos os documentos arquivísticos que participam do mesmo fato ou estão
relacionados ao mesmo evento, pessoa, lugar, projeto ou outro assunto. (tradução de "dossier")
(See also: fundo, série, )
dtd Term Equivalent: document type definition
s., A definição de um tipo de documento SGML ou XML, o qual consiste em um conjunto de
definições de etiquetas de marcação (tags) e sua interpretação.
dvd Term Equivalent: digital videodisc
s., Tipo de suporte óptico digital com uma ou duas faces, capaz de armazenar de 4,7 a 8,5 gigabytes
de dados digitais em duas faixas ou sulcos contínuos, microscópicos e espirais, que são gravados e
lidos por um raio laser. As especificações do seu formato lógico são regidas pela norma Universal
Disk Format (UDF). Sigla de: "digital versatile disc"; "digital video disc".
153
e-discovery Term Equivalent: electronic discovery
s., Processo de reunir, preparar, revisar e produzir informação armazenada eletronicamente
("eletronically stored information – ESI") no contexto do processo legal.
elaboração de documento arquivístico Term Equivalent: record-making
s., Conjunto de princípios, políticas, regras e estratégias que controla o processo de produzir
documentos arquivísticos a partir de documentos elaborados ou recebidos. (See also: manutenção
de documentos arquivísticos, produção de documentos arquivísticos, produzir documento
arquivístico, )
elemento de dado Term Equivalent: data element
s., Componente discreto do dado.
elemento de forma Term Equivalent: element of form
s., Parte constituinte da forma documental de um documento arquivístico, visível na face do
documento. Pode ser tanto extrínseco, como um selo, como intrínseco, como uma subscrição.
elemento de um documento arquivístico Term Equivalent: record element
s., [Diplomática] Parte constituinte da forma de um documento arquivístico; um elemento é uma
expressão visível na face do documento arquivístico (exemplo: assinatura).
elemento extrínseco Term Equivalent: extrinsic element
s., [Diplomática] Elemento da forma documental de um documento arquivístico que constitui sua
aparência externa. (See also: elemento intrínseco, )
elemento intrínseco Term Equivalent: intrinsic element
s., [Diplomática] Elemento da forma documental de um documento arquivístico que constitui sua
composição interna e que comunica a ação da qual esse documento participa, bem como seu
154
contexto imediato. V. tb. elemento extrínseco (See also: elemento extrínseco, elemento
extrínseco,)
emulação Term Equivalent: emulation
s., Reprodução do comportamento e dos resultados de "software" ou sistemas obsoletos, por meio
do desenvolvimento de "hardware" e/ou "software", novo para permitir a execução dos "hardware"
e/ou "software" antigos em computadores mais modernos. Sinônimo: emulação para preservação.
encapsulação Term Equivalent: encapsulation
s., Processo de vincular um documento ou outro objeto digital ao mecanismo que dá acesso a ele,
normalmente por meio de um pacote que descreve do que ele trata de uma forma que pode ser
entendida por uma ampla gama de tecnologias (tal como um documento XML). Na literatura
técnica, pode ser encontrado como “encapsulamento”.
entrada de documentos Term Equivalent: accession
s., Conjunto de documentos arquivísticos aceito formalmente em custódia, de uma única vez.
v., Assumir e registrar a custódia física e legal de um conjunto de documentos arquivísticos.
esquema de documento sgml Term Equivalent: schema document
s., Um documento compatível com SGML que define a estrutura e os conteúdos de outros
documentos compatíveis com SGML, de maneira similar a uma DTD (Document Type Definition).
estável Term Equivalent: stable
a., Refere-se ao conteúdo dotado de variabilidade limitada, isto é, tanto imutável quanto mutável,
de acordo com regras estabelecidas.
evidência Term Equivalent: evidence
s., Todos os meios pelos quais é confirmado ou não qualquer fato alegado, cuja veracidade é
submetida a investigação.
155
fita dat Term Equivalent: digital audio tape
s., Tipo de suporte digital magnético que pode armazenar até 4 gigabytes de dados digitais por
cassete, usando gravação de varredura helicoidal. Sigla de: digital áudio tape. (See also: fita DLT, )
fita dlt Term Equivalent: digital linear tape
s., Tipo de suporte digital magnético que pode armazenar até 35 gigabytes de dados digitais por
cassete, utilizando gravação longitudinal. Sigla de: digital linear tape. (See also: fita DAT, )
forma documental Term Equivalent: documentary form
s., Regras de representação de acordo com as quais o conteúdo de um documento arquivístico, seu
contexto administrativo e documental, e sua autoridade são comunicados. A forma documental
possui elementos intrínsecos e extrínsecos.
forma física Term Equivalent: physical form
s., [Diplomática] Conjunto de atributos formais do documento arquivístico que determina sua
aparência externa. (See also: forma intelectual, )
forma fixa Term Equivalent: fixed form
s., Característica de um documento arquivístico que assegura que sua aparência ou apresentação
documental permanece a mesma cada vez que o documento é manifestado, ou pode ser alterada
segundo regras fixas (i.e., é dotado de variabilidade limitada). (See also: estável, variabilidade
limitada, )
forma intelectual Term Equivalent: intellectual form
s., [Diplomática] Conjunto de atributos da forma do documento arquivístico que representa e
comunica os elementos da ação na qual esse documento se insere, bem como os elementos do seu
contexto imediato, tanto documental como administrativo. (See also: forma física, )
formato de dados Term Equivalent: data format
156
s., Organização dos dados dentro de arquivos de computador, geralmente projetada para facilitar o
armazenamento, a recuperação, o processamento, a apresentação ou a transmissão de dados por
um programa de computador.
formato digital Term Equivalent: digital format
s., Codificação serializada em bytes de um objeto digital que define as regras sintáticas e semânticas
para fazer o mapeamento a partir de um modelo de informação para uma cadeia de bytes; assim
como o mapeamento inverso, a partir desta cadeia de bytes para o modelo de informação original.
Na maioria dos contextos,o formato digital é usado de forma intercambiável em conceitos
relacionados com arquivo digital, tais como formato de arquivo, wrapper de arquivo, codificação de
arquivo etc. No entanto, existem alguns contextos, "tais como o transporte em rede de fluxos de
conteúdo formatado ou o tratamento de fluxo de conteúdo em um nível de granularidade mais fina
do que a de um arquivo inteiro, nos quais fazer uma referência específica ao termo ‘arquivo’ é
inadequado". Sinônimo de "apresentação digital".
função Term Equivalent: function
s., Atividades voltadas para a realização de um objetivo.
fundo Term Equivalent: fonds
s., Conjunto de documentos arquivísticos acumulados por uma pessoa física ou jurídica em razão de
sua função ou atividade. Sinônimo de "arquivo". (See also: dossiê, dossiê, série, )
fundo arquivístico Term Equivalent: archival fonds
s., Ver: fundo.
gerar back-up Term Equivalent: back up
v., Produzir cópia de um arquivo de dados para fins de recuperação pelo sistema.
gestão arquivística de documentos Term Equivalent: records management
157
s., Planejamento, implementação, manutenção e controle administrativo sistemáticos de uma
estrutura destinada à elaboração e manutenção de documentos arquivísticos por parte de um
arquivista (ou o responsável pelos documentos arquivísticos), para garantir a eficiência e a economia
na produção, uso, manuseio, controle, manutenção e destinação desses documentos.
governo eletrônico ("e-gov") Term Equivalent: e-government
s., Uso de tecnologias da informação, em especial a Internet, para aprimorar os serviços do governo
e suas interações com os cidadãos ("G2C"), com os negócios e as indústrias ("G2B") e entre os
diferentes setores do governo ("G2G"), por meio da simplificação de processos e da integração
entre sistemas, eliminando os redundantes.
identidade Term Equivalent: identity
s., Conjunto de características de um documento ou de um documento arquivístico que unicamente
o identifica e o distingue dos demais. A identidade de um documento, juntamente com sua
integridade, se constitui em um componente de autenticidade.
informação Term Equivalent: information
s., Conjunto de dados organizado para transmitir uma unidade complexa dotada de significado.
integridade Term Equivalent: integrity
s., Qualidade de ser completo e inalterado em todos os aspectos essenciais.
manifestar Term Equivalent: manifest
v., Apresentar um objeto digital numa forma apropriada tanto para uma pessoa (isto é, numa forma
legível para o ser humano) como para um sistema de computador (isto é, em linguagem de
máquina). (See also: reconstituir, )
manutenção de documentos arquivísticos Term Equivalent: recordkeeping
s., Função de capturar, armazenar e manter documentos arquivísticos e informação sobre eles, bem
como o conjunto de regras que regulam tal função.
158
mapa de bits Term Equivalent: bitmap
s., Representação digital composta de pontos organizados em linhas e colunas, cada um
representado por um só bit de dados que determina o valor da um pixel em uma imagem
monocromática de uma tela de computador. Numa imagem em escala de cinza ou colorida, cada
ponto é composto de um conjunto de bits que determina os valores individuais de um grupo de
pixels que, combinados, criam a impressão visual de uma sombra ou matiz (cor) específica. Também
chamado “bit map”.
migração Term Equivalent: migration
s., Processo de mover ou transferir objetos digitais de um sistema para outro. (See also: atualização
de suporte, migração transformativa, )
migração de documentos arquivísticos Term Equivalent: migration of records
s., Processo de mover documentos arquivísticos de um sistema para outro, para assegurar sua
acessibilidade contínua caso o sistema se torne obsoleto, ao mesmo tempo que deixa intacta suas
formas física e intelectual. (See also: atualização de suporte, converter documentos arquivísticos,
migração transformativa de documentos arquivísticos, )
migração transformativa Term Equivalent: transformative migration
s., Processo de conversão ou upgrade de objetos digitais ou sistemas para uma geração mais atual
de hardware e/ou software. (See also: atualização de suporte, conversão, migração, )
migração transformativa de documentos arquivísticos Term Equivalent: transformative migration
of records
s., Processo de conversão de documentos arquivísticos, no curso normal da atividades (de outro
modo, a ação não é migração, mas produção), para manter sua compatibilidade com uma geração
mais nova de hardware e/ou software, ao mesmo tempo que deixa intacta sua forma intelectual.
(See also: atualização de suporte, converter documentos arquivísticos, migração de documentos
arquivísticos, )
minuta Term Equivalent: draft
s., Documento arquivístico feito com propósito de correção.
159
modelo de dados Term Equivalent: data model
s., Resultado do projeto da base de dados que visa identificar e organizar os dados requeridos, lógica
e fisicamente. Um modelo de dados diz que informação deve ser contida em uma base de dados,
como será usada, e como os itens na base de dados serão relacionados entre si.
multiplataforma Term Equivalent: cross-platform
a., Capacidade que um "software" ou "hardware" tem de funcionar da mesma maneira em
diferentes plataformas; é facilitada pela adoção de produtos e formatos abertos. Sinônimos:
independente de plataforma; de plataforma neutra.
normalização Term Equivalent: normalization
s., Processo de criar e/ou armazenar documentos digitais ou outros objetos digitais num número
limitado, sempre padronizado, de dados ou formatos de arquivos.
objeto analógico Term Equivalent: analogue object
s., Agregação discreta de um tipo ou classe de dados analógicos (por exemplo, texto, áudio, vídeo ou
imagem).
objeto digital Term Equivalent: digital object
s., Uma agregação discreta (descontínua) de uma ou mais cadeias de bits e dos metadados sobre as
propriedades do objeto e, se for o caso, dos métodos para executar operações sobre o objeto.
padrão de direito Term Equivalent: de jure standard
s., Padrão estabelecido por um corpo deliberativo oficial, seja ele nacional (por exemplo, ANSI e
ABNT), multinacional (por exemplo, CEN) ou internacional (por exemplo, ISO).
padrão de fato Term Equivalent: de facto standard
s., Padrão que não foi estabelecido por qualquer corpo deliberativo oficial, mas que é utilizado
amplamente e reconhecido por seus usuários como tal.
160
pasta Term Equivalent: folder
s., Pasta na qual documentos arquivísticos não eletrônicos, pertencentes a um mesmo dossiê, são
conservados, geralmente em ordem cronológica. Um dossiê pode estar distribuído em várias
pastas/volumes.
perícia forense digital Term Equivalent: digital forensics
s., Uso de métodos comprovados e desenvolvidos cientificamente no sentido de preservar, reunir,
validar, identificar, analisar, interpretar, documentar e apresentar prova digital a partir de fontes
digitais, com o propósito de facilitar ou incrementar a reconstituição de eventos de caráter criminal,
ou ajudar a antecipar ações não autorizadas que demonstram ameaçar operações planejadas.
perícia forense em documentos arquivísticos digitais Term Equivalent: digital records forensics
s., Identificação de documentos arquivísticos dentre todos os objetos digitais produzidos por
sistemas digitais complexos, assim como a determinação de sua autenticidade.
pessoa autorizada Term Equivalent: competent person
s., Pessoa física ou jurídica com autoridade e competência para agir dentro de uma determinada
esfera de responsabilidade.
pessoa jurídica Term Equivalent: juridical person
s., Entidade que tem a capacidade ou o potencial de agir legalmente e se constitui tanto de uma
sucessão ou conjunto de pessoas físicas como de instituições.
plano de classificação Term Equivalent: classification scheme
s., Plano para identificação sistemática e arranjo das atividades e dos documentos arquivísticos em
categorias, de acordo com convenções logicamente estruturadas, métodos e regras de
procedimentos.
161
preservação Term Equivalent: preservation
s., Conjunto de princípios, políticas e estratégias que orienta as atividades projetadas para assegurar
a estabilidade física e tecnológica e a proteção do conteúdo intelectual dos materiais (dados,
documentos ou documentos arquivísticos).
preservação arquivística Term Equivalent: archival preservation
s., Estabilização física e tecnológica dos documentos arquivísticos, bem como proteção de seu
conteúdo intelectual, de forma a manter sua cadeia de preservação contínua, durável, estável,
permanente, ininterrupta e inquebrável por tempo indeterminado. (See also: preservação digital,
preservação permanente, )
preservação digital Term Equivalent: digital preservation
s., Processo específico de manutenção de materiais digitais ao longo do tempo e através de
diferentes gerações de tecnologia, independentemente do local de armazenamento.
preservação permanente Term Equivalent: permanent preservation
s., Estabilização física e tecnológica e proteção do conteúdo intelectual de materiais visando sua
continuidade, permanência, estabilidade, durabilidade, ininterrupção e solidez, por prazo
indeterminado.
preservador designado de documentos arquivísticos Term Equivalent: designated records preserver
s., Entidade responsável por tomar a custódia física e legal e preservar (isto é, proteger e assegurar
acesso contínuo) cópias autênticas dos documentos inativos de um produtor de documentos. O
papel do preservador designado deve ser o de um custodiador que goze da confiança do produtor.
Sinônimos: preservador designado; preservador. (See also: responsável pelos documentos
arquivísticos, )
presunção de autenticidade Term Equivalent: presumption of authenticity
s., Inferência sobre a autenticidade de um documento arquivístico feita a partir de fatos conhecidos
sobre a maneira como aquele documento foi produzido e mantido. (See also: requisito de
autenticidade, requisitos de referência para a autenticidade, )
162
primeira manifestação de um documento arquivístico Term Equivalent: first manifestation of a
record
s., Forma documental que um documento arquivístico tem quando é aberto pela primeira vez ao ser
recebido ou depois de ter sido capturado e declarado como um documento arquivístico. (See also:
documento arquivístico original, )
privilégio de acesso Term Equivalent: access privilege
s., Autorização concedida a empregados e servidores públicos para acessar um sistema, a fim de
reunir, classificar, registrar, recuperar, anotar, ler, transferir ou eliminar informação dentro de uma
organização ou instituição pública. (See also: restrição de acesso, )
procedimento de produção Term Equivalent: creation procedure
s., Procedimento que orienta a formação do documento arquivístico e/ou sua participação na ação.
procedimento documental Term Equivalent: documentary procedure
s., Conjunto de regras que orientam a elaboração de um documento arquivístico. Quanto mais
padronizado e rigoroso for o procedimento, mais presumidamente confiável o documento será.
processamento de dados Term Equivalent: data processing
s., Execução sistemática de uma operação individual ou de uma sequência de operações, por parte
de uma ou mais unidades centrais de processamento, em dados convertidos para um formato
inteligível por máquinas, com o objetivo de atingir o resultado para o qual foi desenhado o
programa de computador que controla esse processamento.
processo de negócio Term Equivalent: business process
s., Conjunto de procedimentos que norteiam a execução de uma atividade.
produção de documentos arquivísticos Term Equivalent: record creation
163
s., Primeira fase do ciclo de vida de um documento arquivístico, na qual este é elaborado ou
recebido e arquivado para ação ou referência. (See also: documento arquivístico produzido,
elaboração de documento arquivístico, )
produtor Term Equivalent: creator
s., Pessoa física ou jurídica que elabora, recebe ou acumula documentos arquivísticos em função de
seu mandato/missão, funções ou atividades.
produzir documento arquivístico Term Equivalent: create record
v., Ato de elaborar e reter ou receber e reter documentos arquivísticos.
reconstituir Term Equivalent: reconstitute
v., Associar e reunir os componentes digitais armazenados de um documento arquivístico, para
possibilitar sua reprodução e manifestação de forma autêntica.
registro de entrada de documentos Term Equivalent: accession record
s., Registro da aceitação pelo custodiador da responsabilidade pela preservação do conjunto de
documentos arquivísticos claramente identificado.
registro de protocolo Term Equivalent: protocol register
s., Tipo de registro que assinala os atributos de identificação de entrada, saída e da movimentação
interna dos documentos aquivísticos, especificando a ação tomada.
relação orgânica Term Equivalent: archival bond
s., Relações que os documentos arquivísticos que pertencem a uma mesma agregação (dossiês,
séries, fundos) guardam entre si.
repositório institucional Term Equivalent: institutional repository
164
s., Conjunto de serviços que uma instituição oferece aos membros de sua comunidade para a gestão
e disseminação de materiais digitais produzidos pela instituição e pelos referidos membros.
requisito de autenticidade Term Equivalent: authenticity requirement
s., Especificação dos elementos da forma documental e do contexto que precisam ser preservados, a
fim de manter a identidade e a integridade (ou seja, a autenticidade) de um determinado tipo de
documento digital.
requisitos de base para a autenticidade Term Equivalent: baseline authenticity requirements
s., Condições mínimas necessárias para capacitar o preservador a atestar a autenticidade das cópias
dos documentos digitais do produtor sob a sua custódia.
requisitos de referência para a autenticidade Term Equivalent: benchmark authenticity
requirements
s., Condições que servem como parâmetro para o preservador avaliar a autenticidade dos
documentos digitais do produtor durante o processo de avaliação.
responsabilização administrativa Term Equivalent: administrative accountability
s., Responsabilização de autoridades não-políticas e não-jurídicas, como servidores públicos e
gestores de alto escalão. Inclui o desenvolvimento, a aplicação e a documentação de procedimentos
para a realização das ações, a fim de assegurar que elas sejam executadas de acordo com a regra e
em sequência correta, de modo que os gestores possam prestar contas, precisamente e a qualquer
momento, por qualquer ação que tenha sido realizada.
responsável pelos documentos arquivísticos Term Equivalent: trusted records officer
s., Indivíduo ou unidade dentro da organização produtora que é responsável por manter e gerenciar
os documentos arquivísticos do produtor, que não tem motivo para alterá-los ou permitir que
outros os alterem e que é capaz de implementar todos os requisitos de autenticidade. (See also:
custodiador confiável, preservador designado de documentos arquivísticos, requisito de
autenticidade, requisitos de referência para a autenticidade, )
165
restauração de dados Term Equivalent: data restoration
s., Processo de recuperação de dados ou documentos arquivísticos na forma de "bits", a partir de
um suporte digital obsoleto, degradado, danificado ou com falhas, seguido de etapas para restaurar
a inteligibilidade dos dados ou documentos arquivísticos recuperados.
restrição de acesso Term Equivalent: access restriction
s., Autorização para ler um documento, concedida a uma pessoa, cargo ou setor dentro de uma
organização ou instituição pública. (See also: privilégio de acesso, )
reter Term Equivalent: set aside
v., Declarar um documento como sendo arquivístico, retendo -o para uso ou referência futuros,
geralmente num sistema de manutenção de documentos arquivísticos.
salvar Term Equivalent: save
v., Fixar um objeto digital em memória não volátil em um suporte digital.
série Term Equivalent: records series
s., Dossiês, unidades de arquivamento, ou documentos individuais que: (1) são arranjados de acordo
com a classificação ou sistema de arquivamento ou (2)são mantidos como uma unidade ou porque
resultam do mesmo processo de acumulação ou de arquivamento, e que têm uma forma particular,
ou por causa de uma outra relação originária da sua produção, recebimento ou uso.
(See also: dossiê, dossiê, fundo, )
sistema analógico Term Equivalent: analogue system
s., Sistema que lida com dados ou objetos analógicos, diferentemente de um sistema digital.
sistema de arquivos Term Equivalent: records system
s., Sistema que compreende os documentos arquivísticos do produtor, seu sistema de gestão e de
preservação e que é controlado pelo próprio produtor.
166
sistema de descrição arquivística Term Equivalent: archival description system
s., Conjunto de instrumentos descritivos que fornecem o controle intelectual e físico sobre os
documentos de uma instituição arquivística ou de um programa arquivístico. Inclui guias,
inventários, índices e listagens topográficas, mas não está limitado a eles.
sistema de manutenção de documentos arquivísticos Term Equivalent: recordkeeping system
s., Conjunto de regras que orientam o armazenamento, uso, manutenção e destinação de
documentos arquivísticos e/ou informação sobre esses documentos, bem como as ferramentas e
mecanismos usados para implementar essas regras.
sistema de preservação arquivística Term Equivalent: archival preservation system
s., Conjunto de princípios, políticas, regras e estratégias adotado pela instituição arquivística ou
programa arquivístico para manter, ao longo do tempo, os componentes digitais e a informação a
eles relacionada, e para reproduzir os documentos autênticos relacionados e/ou suas agregações
arquivísticas, o que é feito por meio da interpretação dos controles externos e de sua aplicação aos
documentos selecionados para preservação.
sistema de recuperação Term Equivalent: retrieval system
s., Conjunto de regras que norteia a busca e a localização de documentos arquivísiticos num sistema
de gestão arquivística de documentos, bem como as ferramentas e mecanismos usados para
implementar essas regras.
sistema de seleção Term Equivalent: selection system
s., As estratégias de avaliação, os procedimentos de monitoramento e as regras e procedimentos de
eliminação de um sistema de preservação permanente, bem como as ferramentas e os mecanismos
necessários para efetuar a seleção de documentos arquivísticos.
sistema digital Term Equivalent: digital system
s., Qualquer sistema que manipule dados binários, ao contrário de um sistema analógico.
167
sistema jurídico Term Equivalent: juridical system
s., Grupo social organizado com base num sistema de regras e que inclui três componenetes: o
grupo social, o princípio organizacional do grupo social e o sistema que reúne as regras conhecidas
pelo grupo social.
status de transmissão Term Equivalent: status of transmission
s., Grau de perfeição de um documento arquivístico, isto é, se se trata de minuta, original ou cópia.
suporte Term Equivalent: medium
s., Material físico ou substância sobre o qual a informação pode ser ou está registrada ou
armazenada. (See also: suporte digital, )
suporte analógico Term Equivalent: analogue medium
s., Material físico, como papel, pergaminho, pedra, argila, película ou certos tipos de fitas
magnéticas de áudio e vídeo, usado para armazenamento de dados analógicos.
suporte digital Term Equivalent: digital medium
s., Material físico, como um CD, DVD, DAT ou disco rígido, usado para armazenamento de dados
digitais.
transmissão Term Equivalent: transmission
s., Movimentação de um documento arquivístico no espaço (de uma pessoa ou organização para
outra, ou de um sistema para outro) ou no tempo.
trilha de auditoria Term Equivalent: audit trail
s., Documentação de todas as interações realizadas com documentos arquivísticos dentro de um
sistema eletrônico no qual qualquer acesso a este sistema é registrado.
168
variabilidade limitada Term Equivalent: bounded variability
s., Mudanças na forma e/ou no conteúdo de um documento digital que são limitadas e controladas
por meio de regras fixas, de maneira que a mesma consulta ou interação gere sempre o mesmo
resultado.
versão autoritária Term Equivalent: authoritative version
s., Versão de um documento arquivístico que é considerada pelo produtor como sendo seu
documento oficial, geralmente sujeita a procedimentos de controle que não são exigidos em outras
versões.
Fonte: Projeto InterPARES - TEAM Brasil - Base de Dados de Terminologia do InterPARES 3. Disponível em:
<http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm>. Acesso: 03 jul. 2013.
169
Apêndice 2 Layout do novo Portal da Biblioteca Digital da UNICAMP
170
Apêndice 3
Processo da Folha de Pagamento
Demonstração do processo de emissão de folha de pagamento (Thiago Sbrici - DGRH)
171
Apêndice 4
TERMO ADITIVO Nº 01 AO ACORDO DE COOPERAÇÃO TÉCNICA QUE ENTRE SI CELEBRAM O ARQUIVO NACIONAL, DA CASA CIVIL DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA E A UNIVERSIDADE ESTADUAL DE COMPINAS.
O ARQUIVO NACIONAL, órgão integrante da estrutura básica da Casa Civil da Presidência da República, com sede
na cidade do Rio de Janeiro/RJ, instalado na Praça da República, 173, Centro, inscrito no CNPJ sob o nº
04374067/0001-47, doravante designado AN, neste ato representado por seu Diretor-Geral, JAIME ANTUNES DA
SILVA, nomeado pelo Decreto de 22 de junho de 1992, publicado no Diário Oficial da União de 23 de junho de 1992,
brasileiro, casado, professor e arquivista, residente e domiciliado na cidade do Rio de Janeiro/RJ, portador da Carteira de
Identidade nº 0204.7550-5, expedida pela SSP/DETRAN-RJ, e inscrito no CPF/MF sob o nº 212.140.187-34 e a
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS, autarquia em regime especial, com sede na Cidade Universitária
“Zeferino Vaz”, Distrito de Barão Geraldo, Campinas, São Paulo, inscrita no inscrito no CNPJ/MF sob o nº
46.068.425/0001-33, doravante designado UNICAMP, neste ato representado por seu Magnífico Reitor, Professor
Doutor JOSÉ TADEU JORGE, nomeado pelo Decreto Estadual de 15/04/2005, publicado no Diário Oficial do Estado
de São Paulo de 16/04/2005, brasileiro, casado, professor e engenheiro de alimentos, residente e domiciliado na cidade
de Campinas, estado de São Paulo, portador da Carteira de Identidade nº 5.462.890-8, expedida pelo SSP/SP, e inscrito
no CPF/MF sob o nº 822.997.228-15, e considerando a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o Decreto nº 4.073, de 3 de
janeiro de 2002, a produção crescente de documentos digitais, a fragilidade e a vulnerabilidade desses documentos
quanto a sua autenticidade e integridade, a necessidade de estabelecer ações cooperativas e de disseminação do
conhecimento, preconizada na Carta para a preservação do patrimônio arquivístico digital do Conselho Nacional de
Arquivos e o compromisso assumido, em janeiro de 2007, peloArquivo Nacional com a Universidade de British
Columbia, sediada em Vancouver no Canadá, de participação no Projeto InterPARES 3, firmam o presente Termo
Aditivo nº 01 ao Acordo de Cooperação nº 03 – Processo AN nº 00320.000292/2007-42, celebrado entre as partes em
, mediante as seguintes cláusulas e condições:
CLÁUSULA PRIMEIRA – Do Objeto
Constitui objeto do presente Termo Aditivo nº 01 a execução do Plano de Trabalho intitulado: Plano de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais Autênticos da Unicamp (anexo 1).
As atividades objeto deste Termo Aditivo nº 01 serão desenvolvidas conjuntamente pela UNICAMP, através de seu
Arquivo Central do Sistema de Arquivos e pelo Arquivo Nacional, através da sua Coordenadoria Gestão de
Documentos, da Casa Civil.
§ 1º. As Partícipes indicam como executores deste Termo Aditivo:
a) Pela UNICAMP: Neire do Rossio Martins, coordenador do Sistema de Arquivos, e Pedro Paulo Abreu Funari,
professor membro do Conselho Consultivo do Sistema de Arquivos.
b) Pelo ARQUIVO NACIONAL: Claudia Carvalho Masset Lacombe Rocha especialista da Coordenação-Geral de
Gestão de Documentos e Diretora do TEAM Brasil do Projeto InterPARES e Margareth da Silva, especialista da
Coordenação-Geral de Gestão de Documentos.
CLÁUSULA TERCEIRA - Recursos, Pagamento e Reajuste
As partes arcarão com os custos das obrigações ora assumidas, de acordo com as suas disponibilidades humanas, materiais e orçamentárias, não havendo entre elas transferência de recursos financeiros.
172
CLÁUSULA QUARTA – Das Obrigações das Partes
Os signatários do presente Acordo de Cooperação Interinstitucional se comprometem a
empreender as seguintes ações: I - elaborar e executar Planos de Trabalho anuais, consolidando iniciativas para implementação
do presente Acordo; II - promover o intercâmbio de conhecimentos, recursos tecnológicos, experiências, informações e
documentos técnicos necessários às atividades a serem desenvolvidas; III - estabelecer e manter um fluxo de informações sobre as ações realizadas e os resultados
alcançados, por meio de relatórios semestrais; IV - identificar entidades colaboradoras para a implementação de parcerias em prol do presente
objeto; e V - cumprir e fazer cumprir o presente Acordo.
CLÁUSULA QUINTA – Dos Direitos de Propriedade Intelectual
O direito de propriedade resultante dos trabalhos desenvolvidos no âmbito do presente Termo de Cooperação está regulado pelo disposto na Lei n° 10.406 de 10 de janeiro de 2002, em seu artigo n° 1.228. No caso de direitos autorais, entendendo-se sob a denominação os direitos de autor e os que lhe são conexos, estão regulados pela Lei n° 9.610, de 19 de fevereiro de 1998, a qual, em cada caso específico deve ser reportada.
CLÁUSULA SEXTA – Da Divulgação
As Partícipes concordam em submeter, com antecedência, por escrito à aprovação da outra participante, qualquer
matéria decorrente da execução do objeto deste Termo Aditivo a ser eventualmente divulgada através de publicações,
relatórios, congressos, propaganda e outros, resguardadas as características de confidencialidade.
CLÁUSULA SÉTIMA – Da Vigência
O presente Termo Aditivo vigorará pelo prazo de 2 (dois) anos, a partir da data de sua assinatura, podendo ser
prorrogado mediante acordo, por escrito, entre as Partícipes, observado o prazo do Convênio ora aditado.
CLÁUSULA OITAVA – Da Rescisão
8.1 O presente Termo Aditivo poderá ser rescindido por acordo entre as partes ou, unilateralmente, por qualquer delas,
desde que aquela que assim o desejar comunique à outra, por escrito, com antecedência de 60 dias (sessenta).
8.2. Havendo pendências, as partes definirão, mediante Termo de Encerramento do Termo Aditivo as responsabilidades
pela conclusão ou encerramento de cada um dos trabalhos, respeitadas as atividades em curso.
8.3. O presente Termo Aditivo poderá ser rescindido de pleno direito por qualquer das partes, a qualquer tempo, desde
que haja descumprimento das obrigações assumidas por uma delas.
CLÁUSULA NONA – Da Publicação
A publicação do extrato do presente Termo Aditivo ao Acordo de Cooperação no Diário Oficial da União e do Estado é condição indispensável para sua eficácia, devendo ser providenciado por ambas as partesaté o quinto dia útil do mês seguinte ao de sua assinatura, devendo esta ocorrer no prazo de vinte dias a contar daquela data.
173
CLÁUSULA DÉCIMA – Da Irrenunciabilidade
A tolerância, por qualquer das Partícipes por inadimplementos de qualquer cláusula ou condição do presente Termo
Aditivo, deverá ser entendida como mera liberalidade, jamais produzindo novação, modificação, renúncia ou perda de
direito de vir a exigir o cumprimento da respectiva obrigação.
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMEIRA – Das Alterações
Este instrumento somente poderá ser alterado mediante a formalização de Termo Aditivo com este objetivo.
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA – Do Foro
Os casos omissos e as controvérsias oriundas da execução do presente Termo Aditivo serão resolvidos por acordo entre as partes, respeitados o seu objeto e a legislação que regulamenta a matéria, elegendo-se o foro da Justiça Federal da cidade do Rio de Janeiro, renunciando a quaisquer outros, por mais privilegiados que sejam, para dirimir quaisquer questões não consensualmente acordadas.
E por concordarem as partes com o conteúdo e condições acima acordadas, assinam as 4 (quatro) vias deste documento de igual teor e forma, para que produza entre si os efeitos legais, na presença de 2 (duas) testemunhas que, igualmente, o subscrevem.
Arquivo Nacional, de de 2007. JAIME ANTUNES DA SILVA Diretor-Geral do Arquivo Nacional
JOSÉ TADEU JORGE Reitor da Universidade Estadual de Campinas
Testemunhas
1. Assinatura:_________________________________
Nome___________________________________
CPF_____________________________________
2. Assinatura:____________________________
Nome__________________________________
CPF___________________________________
174
ANEXO 1
DO TERMO ADITIVO Nº 01 AO ACORDO DE COOPERAÇÃO Nº 03 CELEBRADO ENTRE O ARQUIVO NACIONAL E A UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS
ACORDO DE COOPERAÇÃO TÉCNICA – TERMO ADITIVO
PLANO DE TRABALHO: PLANO DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS AUTÊNTICOS DA UNICAMP
1. Objeto - Elaborar e testar plano de preservação de conjuntos de documentos arquivísticos digitais autênticos
da Unicamp, levando-se em conta seu contexto administrativo, legal e funcional, tipologias, formas e tecnologias diferenciadas com importância cultural e funcional, gerados pela Universidade e que precisam ser preservados por longo prazo, aplicando a teoria e os métodos elaborados pelo InterPARES, para servir de modelo para plano institucional. Os tipos de documentos selecionados para a pesquisa:
1. Artigos, projetos de pesquisa e outros, produzidos em atividades de pesquisa dos docentes da universidade, que representam a produção científica institucional, custodiados pelo Arquivo Central/SIARQ, digitalizados e de acesso restrito à Unicamp;
2. Teses e dissertações da Biblioteca Digital do SBU, digitalizados e de acesso público; 3. Demonstrativo de pagamento de pessoal do Arquivo Setorial Digital da Diretoria Geral de Recursos
Humanos, produzidos em sistema próprio de administração de pessoal e de acesso restrito à Unicamp;
4. Fotografias institucionais produzidas pela Assessoria de Comunicação de Imprensa da Reitoria, custodiadas pelo Arquivo Central/SIARQ e de acesso público, capturadas digitalmente e armazenadas em repositório específico;
5. Filmes institucionais do Arquivo Setorial da TV Unicamp e de acesso público, produzidos e mantidos em mídias off line.
6. Plantas de engenharia e arquitetura do Arquivo Setorial da Prefeitura do Campus, digitalizadas e de acesso restrito.
2. Justificativa - A produção crescente de documentos digitais, a fragilidade e a vulnerabilidade desses documentos
quanto a sua autenticidade e integridade, a necessidade de estabelecer ações cooperativas e de disseminação do
conhecimento, preconizada na Carta para a preservação do patrimônio arquivístico digital do Conselho Nacional de
Arquivos eo compromisso assumido em janeiro de 2007, peloArquivo Nacional com a Universidade de British
Columbia, sediada em Vancouver no Canadá, de participação no Projeto InterPARES 3, foram os principais argumentos para a formalização do Acordo de Cooperação firmado entre a Universidade Estadual de Campinas e o Arquivo Nacional.
Para situar o Projeto InterPARES é necessário destacar que a Universidade de British Columbia (UBC) do Canadá, iniciou entre 1994 e 1997 o projeto de pesquisa intitulado The preservation of integrity of electronic records (A preservação da integridade dos documentos de arquivo eletrônicos) As conclusões da pesquisa foram relatadas em um livro intitulado Electronic Records: Their Nature, Reliability and Authenticity (Documentos de arquivo eletrônicos: sua natureza, fidedignidade e autenticidade). Outros produtos foram o glossário de
termos referentes aos documentos eletrônicos e a colaboração com o grupo de trabalho de gestão de documentos do Departamento de Defesa dos Estados Unidos(DOD)
32, em conjunto com o Arquivo Nacional
dos Estados Unidos (NARA), cujo produto mais importante foi a elaboração do padrão de requisitos funcionais
para a gestão de documentos eletrônicos, que atualmente vigora como norma para a administração federal americana.
InterPARES - Um dos desdobramentos do projeto da UBC foi o InterPARES - International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems - cuja equipe é formada por professores e pesquisadores de várias disciplinas como ciência da informação, direito, história, ciência da computação e engenharia de diversos países (Estados Unidos, Canadá, Austrália, Reino Unido, Itália, Espanha, Portugal, China, entre outros). É mantido entre outros, com recursos da Social
32
DoD 5015.2-STD - Design criteria standard for electronic records management software applications - Department of Defense Records Management Program
175
Sciences and Humanities Reseach Council of Canada’s Major Collaborative Research Initiatives (SSHRC-MCRI), National Historical Publications and Records Commission e da National Science Foundation of the United States. O projeto tem base na Universidade de British Columbia e é dirigido pela professora Luciana Duranti.
O InterPARES se dividiu em fases, sendo que a primeirafoi realizada entre 1999 e 2001 e abordou a preservação da autenticidade dos documentos de arquivo criados e/ou mantidos em bases de dados e sistemas de gestão de documentos, no curso das atividades das organizações. Produziu a publicação The long term preservation of authentic electronic records: findings of InterPARES Project.
O InterPARES 2 foi realizado no período de 2002 a setembro de 2006. Este projeto se voltou para os documentos gerados no contexto de atividades artísticas, científicas e governamentais em sistemas experimentais, interativos e dinâmicos. O projeto também apresentou diversos produtos tais como uma base de dados de terminologia, modelos conceituais de preservação, registro e analises de diversos esquemas de metadados, diretrizes para produção, manutenção e preservação de documentos digitais autênticos e um conjunto de estratégias para guiar políticas e estratégias de preservação de documentos digitais de longo prazo.
A partir de outubro 2007 será iniciada a terceira fase do projeto InterPARES 3 que pretende traduzir o corpo teórico e metodológico de preservação digital produzido nas duas primeiras fases em planos concretos de ação para conjuntos documentais mantidos por arquivos públicos e privados. O InterPARES 3 será formado por um conjunto de equipes (TEAM) nacionais ou regionais, que desenvolverão estudos de casos em organizações produtoras e preservadoras de documentos
33.
A parceria entre o Arquivo Nacional e o Projeto InterPARESvem de encontro com as iniciativas da Universidade Estadual de Campinas, que criou em 2003 o Grupo de Documentos Eletrônicos – GDAE/UNICAMP
34, nomeado
pela Portaria GR 104/2003, para estudar e propor à administração superior e aos órgãos e unidades administrativas e acadêmicas políticas, procedimentos e infraestrutura para garantir a produção, o armazenamento e o acesso de documentos digitais produzidos e/ou recebidos em decorrência de suas atividades, por longo prazo, autênticos e íntegros. O próprio convênio já é um dos resultados das iniciativas do GDAE/UNICAMP e está em conformidade com as propostas apresentadas em relatório de março de 2007, juntado ao Processo nº 01 P-15769/2004, sendo:
a) Criação de comissão especial de implementação da gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais, conforme proposta do grupo de estudo
b) Criação de programa de preservação digital dentro do Planejamento Estratégico da Unicamp; c) Formulação de política e instruções de gestão e preservação arquivística de documentos,
adequadas as já existentes; d) Infraestrutura para a gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais; e) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos Digitais, atualizando os
sistemas eletrônicos existentes; f) Programa de Disseminação, Sensibilização e Capacitação continuada; g) Incentivo á criação de Linha de Pesquisa na Unicamp sobre preservação digital; h) Intercâmbio com instituições técnicas e de pesquisa.
As demandas da Universidade sobre gestão de documentos digitais também foram formalizadas no Planejamento Estratégico da Universidade, aprovado pelo Conselho Universitário em 2004, sob a linha 12.5 intitulada Do convencional ao Digital.
Aprovadas as propostas, a Reitoria da Universidade está criando uma Comissão de Documentos Digitais para implementá-las, formada por representação gerencial e decisória de todas as pró-reitorias, de unidades de ensino e pesquisa e por executores especialistas em gestão de documentos e sistemas eletrônicos de gestão, que deverão atuar em projetos específicos e em estudos para a determinação de um modelo de plano de preservação de documentos arquivísticos digitais, proposto como objeto do InterPARES, que se encaixa nos objetivos já discutidos com a administração superior e equipes técnicas.
A Unicamp dispõe de conhecimento e de prática em gestão de documentos e informações através de seu Sistema de Arquivos: Arquivo Central, Comissões de Arquivo e da Rede de Arquivos e Protocolos; e de seu
33
Texto extraído do Projeto InterPARES 3 – IntraPARES Brasil, de Claudia Lacombe. CTDE. Rio de Janeiro, nov. 2006 (original não publicado) e do http://www.interpares.org/ (acessado em novembro de 2006) 34
O GDAE/UNICAMP formado por representantes dos seguintes órgãos: Sistema de Arquivos; Instituto de Filosofia e Ciências Humanas, Instituto de Computação, Núcleo de Estudos Estratégicos, Sistema de Bibliotecas, Centro de Computação, Procuradoria Geral, Coordenadoria Geral de Informática, Diretoria Geral de Recursos Humanos.
176
Sistema de Bibliotecas: Biblioteca Central, Comissões de Biblioteca e da Rede de Bibliotecas Seccionais; que compreende o registro, classificação, descrição, tramitação, avaliação, arquivamento e disposição de documentos e informações ao usuário interno e externo. Dispõe também de conhecimento de sistemas e tecnologia para armazenamento de grandes bases de dados corporativas, com medidas de back-ups e migração por demanda, por meio de seu Centro de Computação.
Entretanto, os sistemas de informação corporativos ou outros sistemas de informação têm gerado e armazenado documentos arquivísticos digitais sob as mais variadas formas, tipos e tecnologias, sem que haja procedimentos de preservação que garantam a autenticidade, a confiabilidade e a acessibilidade por longo prazo. Há uma forte tendência de se desenvolverem e implementarem sistemas mantendo documentos arquivísticos somente no meio digital, todavia, tanto a legislação brasileira sobre o assunto como as metodologias e aplicações de preservação estão aquém de garantir a autenticidade e a confiabilidade necessárias como provas legais e informações para as gerações futuras.
Aliando o corpo de conceitos, princípios e métodos de preservação digital elaborados nas primeiras fases do Projeto InterPARES e o conhecimento da Unicamp em gestão de documentos, levando em conta seu contexto administrativo, legal e funcional, o grupo de trabalho formado para esse projeto, pretende gerar um plano de preservação que contemple documentos de tipologias, formas e tecnologias diferenciadas, com importância cultural e funcional gerados pela Universidade e que precisam ser preservados por longo prazo.
Espera-se que os estudos obtidos sejam aproveitados pelo InterPARES na elaboração de modelos de planos para países ou em nível internacional e na geração do conjunto de módulos orientados para treinamento em instituições arquivísticas e cursos universitários de arquivos, e também apoie a definição de um plano de preservação digital corporativo para a Universidade (anexo 2). 3. Descrição Detalhada das Especificações Técnicas do Objeto
3.1 Estudos conceituais Preparação da equipe para a realização das atividades do projeto.
3.2 Levantamento de dados Levantamento do contexto e limitações dos produtores e preservadores do conjunto documental selecionado, incluindo forma documental, restrições tecnológicas, importância cultural e funcional etc. No caso, far-se-á os levantamentos relativos aos documentos científicos dos docentes, teses e dissertações, demonstrativos de pagamento de pessoal, fotografias e filmes institucionais e plantas de engenharia e arquitetura.
3.3 Primeiras iterações: testando diferentes soluções em diferentes contextos Refletir sobre os dados, articular coletivamente soluções possíveis e definir um plano de ação que será testado. Este plano deverá incluir: estratégias, protocolos, requisitos funcionais, procedimentos e resultados esperados.
3.4 Comparação das primeiras iterações Os resultados do teste serão compartilhados entre os pesquisadores e analisados. Uma avaliação desses resultados irá permitir a reflexão a respeito dessa ação e o refinamento dos respectivos planos de ação.
3.5 Segunda iteração: refinando soluções para contextos particulares Depois da avaliação inicia-se um novo ciclo. A segunda iteração deverá levar em conta os prós e contras registrados nos resultados dos testes, comparando-se os diferentes contextos. Dessa forma serão refinados os planos de ação e as medidas de performance. A segunda iteração será constituída de diversas mini-iterações até que se defina um plano de ação definitivo para cada contexto.
3.6 Comparação das segundas iterações Os resultados serão comparados entre parceiros do mesmo tipo (city archives, university archives etc.) para estabelecer os fatores críticos para determinar a melhor solução para estes contextos e se estão relacionados à forma documental, tecnologia, cultura organizacional ou outro. Esta comparação irá permitir a elaboração de definições e de um tipo genérico. Além disso, uma vez por ano os resultados serão comparados com os das equipes internacionais. A troca de informação entre as equipes internacionais se fará ao longo do ano por meio do web site compartilhado/comum do InterPARES.
3.7 Reflexão, análise e síntese Ao longo da pesquisa os pesquisadores irão refletir sobre os resultados e processos e explicitar suas suposições e elaborar considerações teóricas. 4. Cronograma
177
Fases da Descrição: 3.1 e 3.2 - 5 meses 3.3 e 3.4 – 7 meses 3.5 a 3.7 – 12 meses
5. Planejamento das Despesas, Custos Envolvidos e Fontes de Recursos
5.1 – Recursos internos – pessoal: especialistas cedidos pelos órgãos envolvidos no projeto; 5.2 – Recursos internos – financeiros; pagamento de consultoria, viagens e visitas técnicas, com recursos sob demanda, a serem aprovados e indicados pela Reitoria da Universidade. 5.3 – Recursos internos – equipamentos e insumos: cedidos pelos órgãos envolvidos no projeto. 6. Resultados Esperados e Participação nos mesmos
Definição do Plano de Preservação de Autenticidade Documentos Arquivísticos Digitais selecionados, com conceitos do InterPARES;
Aprendizado na elaboração de Planos de Preservação a partir da aplicação dos conceitos, princípios e métodos ao conjunto de documentos arquivísticos selecionados e das reflexões feitas durante o processo;
Apresentação dos resultados obtidos no estudo para a Comissão de Documentos Digitais da Unicamp, aos organismos de tecnologia de informação e comunicação e aos órgãos responsáveis pela gestão e preservação de documentos arquivísticos, para reflexão e aproveitamento nos projetos corporativos de gestão e preservação de documentos da universidade;
Contribuição ao Projeto InterPARES para a elaboração de modelos de planos de ação para tipos de documentos, produtores de documentos ou preservadores de universidades, no Brasil ou em nível internacional;
Contribuição ao Projeto InterPARES para a geração de um conjunto de módulos orientados para treinamento em instituições arquivísticas ou cursos universitários da área de arquivo.
8. Periodicidade dos Relatórios de Gestão
Semestrais 9. Envolvidos
Unidades e Órgãos: Coordenadoria Geral da Universidade - CGU Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp - SIARQ Diretoria Geral de Recursos Humanos - DGRH Sistema de Bibliotecas da Unicamp – SBU Televisão da Unicamp - TVU Centro de Computação – CCUEC Coordenadoria de Tecnologia de Informação e Comunicação/CONTIC Prefeitura do Campus – PREF Procuradoria Geral
178
Anexo 2 InterPARES Brasil
Introdução e justificativa
Claudia Lacombe Arquivo Nacional
A produção crescente de documentos digitais no final do século XX mudou em diversos aspectos os negócios, a pesquisa, a administração pública e mesmo a vida privada. Cada vez mais as organizações e indivíduos vêm criando, trocando e processando informações exclusivamente em formato digital, porém, apenas recentemente, foi reconhecida a grave ameaça que pesa sobre os documentos digitais no que diz respeito a sua autenticidade, preservação e acesso de longo prazo. A preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos é uma questão primordial pois já foram perdidas algumas gerações de documentos devido à rápida obsolescência tecnológica, à fragilidade dos meios de armazenamento digital e a práticas de preservação inadequadas. Além disso, é difícil provar a autenticidade dos documentos que resistiram, pois os documentos digitais são facilmente manipuláveis. Como fonte primária do conhecimento sobre as atividades de indivíduos e organizações, documentos de arquivo asseguram a transparência tanto administrativa e legal como histórica de suas atividades e proporcionam a matéria-prima da memória coletiva. A tecnologia digital tem, entretanto, desafiado profundamente os métodos tradicionais pelos quais os documentos de arquivo são identificados e reconhecidos como fontes fidedignas e autênticas. Os desafios colocados pelos documentos arquivísticos digitais tem sido objeto de estudo de diversos projetos de pesquisa, que desenvolveram teorias e métodos essenciais para a preservação de longo prazo de documentos arquivísticos autênticos produzidos e mantidos em formato digital. Esses projetos forneceram a base para a formulação de políticas, estratégias e padrões capazes de assegurar a longevidade e a confiança na autenticidade dos documentos digitais. Entre 1994 e 1997, foi desenvolvido o projeto de pesquisa intitulado The preservation of integrity of electronic records (A preservação da integridade dos documentos de arquivo eletrônicos) também conhecido como Projeto da Universidade de British Columbia (UBC). O projeto tinha como objetivos identificar e definir os requisitos para a produção, o uso e a preservação de documentos eletrônicos fidedignos e autênticos. O projeto da Universidade de British Columbia resultou em diversos produtos, tais como publicações, artigos e trabalhos nos quais foram apresentados conceitos, ideias e métodos para assegurar a autenticidade e preservação de longo prazo dos documentos eletrônicos. As conclusões da pesquisa foram relatadas em um livro intitulado Electronic Records: Their Nature, Reliability and Authenticity (Documentos de arquivo eletrônicos: sua natureza, fidedignidade e autenticidade). Outros produtos foram o glossário de termos referentes aos documentos eletrônicos e a colaboração com o grupo de trabalho de gestão de documentos do Departamento de Defesa dos Estados Unidos (DOD), em conjunto com o Arquivo Nacional dos Estados Unidos (NARA), cujo produto mais importante foi a elaboração do padrão de requisitos funcionais para a gestão de documentos eletrônicos, que atualmente vigora como norma para a administração federal americana. Um dos desdobramentos do projeto da Universidade de British Columbia foi o InterPARES - International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems - cuja equipe é formada por professores e pesquisadores de várias disciplinas como ciência da informação, direito, história, ciência da computação e engenharia de diversos países (Estados Unidos, Canadá, Austrália, Reino Unido, Itália, Espanha, Portugal, China, entre outros). O InterPARES 1 foi realizado entre 1999 e 2001 e abordou a preservação da autenticidade dos documentos de arquivo criados e/ou mantidos em bases de dados e sistemas de gestão de documentos, no curso das atividades das organizações. O projeto produziu diversos resultados como requisitos conceituais para autenticidade, modelos de processos de seleção e preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos, um glossário, um sítio na Internet e principalmente uma publicação intitulada The long term preservation of authentic electronic records: findings of InterPARES Project. O InterPARES 2 foi realizado no período de 2002 a setembro de 2006. Este projeto se voltou para os documentos gerados no contexto de atividades artísticas, científicas e governamentais em sistemas experimentais, interativos e dinâmicos. O projeto também apresentou diversos produtos tais como uma base de dado de terminologia, modelos conceituais de preservação, registro e analises de diversos esquemas de metadados, diretrizes para produção, manutenção e preservação de documentos digitais autênticos e um conjunto de estratégias para guiar políticas e estratégias de preservação de documentos digitais de longo prazo. Em julho de 2007 será iniciada a terceira fase do projeto InterPARES que pretende traduzir o corpo teórico e metodológico de preservação digital produzido nas duas primeiras fases em planos concretos de ação para conjuntos documentais mantidos por arquivos públicos e privados. O InterPARES 3 será formado por um
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conjunto de IntraPARES nacionais ou regionais, que desenvolverão estudos de casos em organizações produtoras e preservadoras de documentos. Essa pesquisa tem encontrando boa receptividade junto a arquivistas e instituições arquivísticas de vários países, que pretendem responder às questões postas pelos documentos digitais. No Brasil, podemos assinalar, por exemplo: a pesquisa de Rosely Rondinelli intitulada o Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos, os trabalhos de Heloisa Bellotto, Arquivos permanentes: tratamento documental e Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documentos de arquivo, além do sítio na Internet da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos do Brasil - Conarq. O Arquivo Nacional criou em 2003 um grupo de trabalho em documentos digitais, dentro da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos; e o Conselho Nacional de Arquivos criou um Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, que vem atuando desde 1996. Essas duas instituições vêm encaminhando algumas iniciativas para enfrentar os problemas que afetam os documentos de arquivo digitais, que seguem a abordagem do InterPARES. Deve-se mencionar a Carta para a preservação do patrimônio arquivístico digital brasileiro, as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos nº 20 e 24, que tratam da gestão e do recolhimento de documentos arquivísticos digitais, além do Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos - e-ARQ. O Arquivo Nacional e o Conarq, em função dos trabalhos desenvolvidos, participou como convidado das últimas reuniões do InterPARES 2 e foi convidado a integrar a equipe de pesquisa do InterPARES 3. Problema e questões de pesquisa Nas duas primeiras fases do projeto InterPARES foi desenvolvido um corpo de conceitos, princípios e métodos que se constitui em uma estrutura básica para qualquer solução de preservação digital. No entanto, uma das principais conclusões do InterPARES é que tais soluções são específicas e devem ser direcionadas pelos preservadores levando-se em conta: a) o contexto cultural, administrativo, legal e funcional de cada organização; b) natureza e características do produtor dos documentos digitais; c) tipologia dos documentos produzidos e sua forma documental e tecnologia utilizada; d) limites impostos pelos recursos financeiros e humanos; e) cultura organizacional do produtor e do preservador. A teoria e métodos produzidos pelo InterPARES são prontamente aplicáveis na definição de estratégias e procedimentos em grandes instituições, como os arquivos nacionais, mas não podem ser diretamente
aplicáveis em organizações de médio e pequeno porte sem uma série de adaptações e traduções dos métodos e estratégias em planos de ação para cada conjunto documental. Neste contexto, podemos apontar algumas questões relevantes:
1) Como adaptar o conhecimento existente a respeito da preservação de documentos arquivísticos digitais às necessidades e circunstâncias de organizações de pequeno e médio porte?
2) Dentre os documentos arquivísticos digitais a serem preservados por organizações de pequeno e médio porte, quais necessitam de mais atenção neste momento e quais são os problemas mais urgentes relacionados à sua criação e manutenção?
3) Que planos de ação para a preservação de longo prazo destes conjuntos de documentos podem ser propostos?
4) Um plano de ação escolhido para um conjunto documental pode ser válido para outro conjunto documental do mesmo tipo, produzido e preservado pelo mesmo tipo de organização ou pessoa?
5) Que tipo de conhecimento e requisitos são necessários para os responsáveis pela definição de planos de ação para a preservação de documentos arquivísticos digitais em organizações de pequeno e
médio porte?
Resultados esperados
A primeira categoria de produtos será, para cada parceiro envolvido como test-bed, um conjunto específico de planos de ação para os documentos digitais existentes. Após análise comparativa das organizações e jurisdições nacionais, estes planos de ação devem resultar em modelos deplanos para tipos de documentos, produtores de documentos ou preservadores, dentro de um país ou a nível internacional. A aplicação de teoria e métodos gerais em realidades concretas e específicas irá gerar uma segunda categoria de produtos: um conjunto de módulos orientados para treinamento em instituições arquivísticas ou cursos universitários da área de arquivo.
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Metodologia
1- Estabelecimento do contexto e ciclo de pesquisa
Cada parceiro/test bed vai identificar o conjunto de documentos digitais para o qual será desenvolvido um plano de preservação.
Desta forma, o contexto do problema é resolvido com a teoria e por sua vez a teoria será desenvolvida na resolução dos problemas.
2- Levantamento de dados
Levantamento do contexto e limitaçõesde cada parceiro/test bed e do conjunto documental selecionado, incluindo forma documental, restrições tecnológicas, importância cultural e funcional,
etc. 3- Primeiras iterações: testando diferentes soluções em diferentes contextos
Todos os parceiros (test bed and resource) irão refletir sobre os dados, articular coletivamente soluções possíveis e definir um plano de ação que será testado. Este plano deverá incluir: estratégias, protocolos, requisitos funcionais, procedimentos e resultados esperados.
4- Comparação das primeiras iterações
Os resultados do teste serão compartilhados entre os pesquisadores e analisados. Uma avaliação desses resultados irá permitir a reflexão a respeito dessa ação e o refinamento dos respectivos planos de ação.
5- Segunda iteração: refinando soluções para contextos particulares
Depois da avaliação inicia-se um novo ciclo. A segunda iteração deverá levar em conta os prós e contras registrados nos resultados dos testes, comparando-se os diferentes contextos. Dessa forma serão refinados os planos de ação e as medidas de performance. A segunda iteração será constituída de diversas mini-iterações até que se defina um plano de ação definitivo para cada contexto.
6- Comparação das segundas iterações
Os resultados serão comparados entre parceiros do mesmo tipo (city archives, university archives, ...)
para estabelecer os fatores críticos para determinar a melhor solução para estes contextos e se estão relacionados à forma documental, tecnologia, cultura organizacional ou outro. Esta comparação irá permitir a elaboração de definições e de um tipo genérico. Além disso, uma vez por ano os resultados serão comparados com os das equipes internacionais. A
troca de informação entre as equipes internacionais se fará ao longo do ano por meio do web site compartilhado/comum do InterPARES.
7- Reflexão, análise e síntese
Ao longo da pesquisa os pesquisadores irão refletir sobre os resultados e processos e explicitar suas suposições e elaborar considerações teóricas.
Parceiros de Teste do Arquivo Nacional/InterPARES Planos de Preservação Digital:
Ministério da Saúde – Coordenação Geral de Documentação e Informação
Câmara dos Deputados – Arquivo do Centro de Documentação e Informação
UNICAMP – Arquivo Central do Sistema de Arquivos