Projektmodell - PROJEKTiL · Kommunikationsplan Syfte Syftet med kommunikationsplanen är att rätt person ska bli informerad vid rätt tillfälle, via lämplig informationskanal

Styrande rutindokument | Rutin Sida 1 (17)

GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION

Region Norrbotten divse-4-8144 2.0

GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV

2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam

Projektmodell -

PROJEKTiL

Bygger på version 1.0 av PROJEKTiL.

Uppdateringar sedan senaste versionen i VIS:

Uppdaterat enligt synergiärende 69555

Sida 2 (17)





Innehållsförteckning

Inledning ........................................................................................................ 3

Vad är projekt? ........................................................................................... 3

Syfte med projektmodellen ......................................................................... 3

Målgrupp för Region Norrbottens projektmodell ....................................... 4

Ansvarig för Region Norrbottens projektmodell ........................................ 4

Region Norrbottens projektriktlinjer ......................................................... 4

Projektets livslängd .................................................................................... 4

Kvalitetssäkring: Projektrevisioner och granskning ................................... 4

Riskanalys ................................................................................................... 5

Projektdokumentation ................................................................................. 6

Kommunikationsplan ................................................................................. 6

Rapportering och uppföljning ..................................................................... 6

Region Norrbottens projektmodell ............................................................. 7

Beslut .......................................................................................................... 7

Faser ........................................................................................................... 9

Roller i projektorganisation ...................................................................... 10

Dokumentmallar ....................................................................................... 14

Termer ...................................................................................................... 16

Sida 3 (17)





Inledning Syftet med projektmodellen PROJEKTiL är att ge riktlinjer och anvisningar

för hur projekt ska bedrivas och styras inom Region Norrbotten.

Projektmodellen består av följande delar:

Beskrivning av projektmodellen (projektets flöde med faser, beslut, rol-

ler, mallar och termer). Beskrivningen är detta dokument.

Mallar för beslutsdokument. Mallarna finns i VIS mallcenter vilket gör

att de finns tillgängliga när nya dokument skapas i VIS.

Frågor och kommentarer på Region Norrbottens projektmodell PROJEKTiL

hänvisas till funktionsbrevlådan [email protected]

Vad är projekt? Projekt är ett sätt att bedriva ett målinriktat arbete i en temporär organisation

– en engångsorganisation och ett arbetssätt som utmärker sig av, bland annat,

följande egenskaper:

Projekt leder fram till ett bestämt mål, resultat och leverans.

Projekt kräver olika resurstyper och kompetenser.

Projekt är tidsbegränsat.

Projektarbete är av engångskaraktär.

Inom Region Norrbotten ska det alltid övervägas att använda projektformen

som arbetssätt när ovanstående kriterier är uppfyllda för ett uppdrag eller

arbetsuppgift.

Det ska också övervägas att använda delar av de metoder och arbetssätt, som

projektformen innehåller, när det gäller andra uppdrag och arbetsuppgifter,

även om inte samtliga projektkriterier uppfylls. Projektarbetsformen kan ge

en bättre möjlighet till styrning och uppföljning och därigenom genomföra

arbetet på ett effektivare och mera målinriktat sätt.

Syfte med projektmodellen Inom Region Norrbotten finns en mängd samtidigt pågående projekt. I dessa

projekt ingår en mängd olika resurser med olika kompetenser från olika delar

av organisationen. Detta medför att det är svårt för ledning och beslutsfattare

att få en översikt över de pågående projekten och resurserna.

För att kunna prioritera rätt projekt måste bra beslutsunderlag finnas som

grundar sig på projektens status, effektmål samt tids- och kostnadsramar.

Projekten är jämförbara endast om alla arbetar med samma projektmodell.

En projektmodell ger riktlinjer och anvisningar för hur projektarbete ska

styras inom Region Norrbotten genom att beskriva relationen mellan projekt-

ledare och styrgrupp/projektägare. Den beskriver även projektets beslut,

faser, roller, dokument samt termer som hör till organisationens projektverk-

samhet.

mailto:[email protected]

Sida 4 (17)





En projektmodell ger gemensamma spelregler som medför att vi arbetar på

ett enhetligt sätt samt pratar samma språk.

Projektmodellen ska även:

säkerställa att ett långsiktigt, strategiskt affärs- och nyttoperspektiv alltid

finns med under projektets gång samt att projektets resultat är kopplat

till organisationens strategiska inriktning

projektmedlemmarna lättare ska komma in i projektet

enklare att kunna ta del av erfarenheter från tidigare projekt

underlätta kommunikationen mellan alla som jobbar med projekt

tydliggöra ansvar och befogenheter för de olika projektrollerna

beskriva projektflöde på ett enkelt överskådligt sätt

Målgrupp för Region Norrbottens projektmodell Projektmodellen (PROJEKTiL) ska nyttjas i samtliga projekt som bedrivs

inom Region Norrbotten. Eventuella avsteg kan göras då projekt bedrivs i

samverkan med externa aktörer.

Ansvarig för Region Norrbottens projektmodell Projektmodellen kommer att utvecklas och ändras löpande och distribueras

via Region Norrbottens intranät Insidan.

Kommentarer och frågor gällande projektmodellen skickas till funktions-

brevlådan [email protected]

Förbättringsförslag skrivs i Synergi och skickas till 01 Region Norrbotten –

Service - Projektkontoret

Region Norrbottens projektriktlinjer

Projektets livslängd Ett projekt inom Region Norrbotten bör inte överstiga ett år. En lång kalen-

darisk genomförandetid för ett projekt medför en projektrisk, eftersom om-

världsförändringar under tiden kan förändra projektets förutsättningar. En

lång genomförandetid innebär också att projektets nyttoeffekter kommer sent

och att projektet är svårt att styra och följa upp.

Om ändå tiden för projektet beräknas bli längre än ett år, på grund av änd-

rade förutsättningar och krav på projektets resultat, ska projektet delas in i

tydliga faser. Varje fas ska vara kortare än ett år och leverera ett tydligt och

användbart resultat. Om projektet försenas och därigenom blir längre än ett

år ska en grundlig avrapportering göras till projektägaren, som då får ett bra

underlag för att besluta om projektets fortsättning.

Kvalitetssäkring: Projektrevisioner och granskning Kvalitetssäkring för projektet kan ske genom:

mailto:[email protected]

Sida 5 (17)





löpande åtgärder som uppföljningsrapporter, checklistor och tester

intern projektgranskning (Regionalt projektkontor är ett stöd i detta)

extern projektrevision (vid mer omfattande projekt)

Styrgruppen beslutar inför BP2 (projektets start) med hänsyn till projektets

art och omfattning vilken grad av kvalitetssäkring som varje projekt ska

omfattas av.

Syfte

Regelbundna projektgranskningar bör genomföras under projektets livstid,

för att på ett så tidigt stadium som möjligt undvika risker och hot mot pro-

jektet och säkerställa projektets arbetsprocess och resultat. Om kvalitetssäk-

rande åtgärder förbises ökar risken för att projektet misslyckas. Detta gäller

särskilt projekt med stor andel av IT-utveckling.

Resultatet av en projektgranskning/revision ger underlag för beslut om åt-

gärder för att säkerställa det fortsatta projektets genomförande mot fast-

ställda mål.

Vem och vilka

Initiativtagare till projektrevision kan vara:

Extern intressent/myndighet, till exempel Landstingsrevisorerna

Initiativtagare till projektgranskning kan vara:

Projektägare i avsikt att stärka kontrollen över strategiskt viktiga projekt

Projektägare eller projektledare som tar över ansvaret för ett pågående

projekt och önskar verifiera projektets status

Projektledare som vill ha sitt projekt genomlyst för bedömning av möj-

ligheterna att lyckas

Medarbetare som ser behov

Beslut om att genomföra intern projektgranskning av projekt tas av projektä-

gare eller styrgrupp och genomförs av oberoende person. Beslut om extern

revision tas av Landstingsrevisorerna eller den politiska organisationen. Pro-

jektledare ansvarar för att beslutad projektrevision eller granskning genom-

förs enligt beslut.

När

Projektrevision och granskning kan göras både under projektets gång eller i

efterhand.

Riskanalys

Syfte

Syfte med en riskanalys är att identifiera: hot mot projektet, kritiska aktivite-

ter samt händelser som försvårar genomförandet av projektet.

Den ska även användas för att föreslå och planera in handlingsalternativ som

eliminerar riskerna och hoten.

Sida 6 (17)





Vem och vilka

En riskanalys ska göras för samtliga nya projekt och genomförs av projekt-

ledaren tillsammans med projektgruppen och projektägaren.

När

Riskanalysen bör genomföras innan projektet startar, så att resultatet från

riskanalysen kan vara en del av startbeslutsunderlaget. Den kan även göras

för pågående projekt när det bedöms nödvändigt. Analysen ska sedan lö-

pande revideras och presenteras på styrgruppsmöten.

Referensdokument

I VIS mallcenter finns en mall för redovisning av Riskanalys.

Projektdokumentation

Syfte

Alla projekt bör dokumenteras noggrant, både för att underlätta kommuni-

kationen inom och utom projektet samt för att verka för erfarenhetsöverfö-

ringar till senare projekt.

Riktlinjer för dokumentation

Varje projekt bör som minimum skriva de dokument som efterfrågas i Reg-

ion Norrbottens projektmodell och som har tydliga mallar. Det är inte nöd-

vändigt att skriva under varje rubrik i mallarna, men om viss rubrik inte är

aktuell för projektet ska inte rubriken tas bort utan bara noteras som ”Inte

aktuellt”.

Kommunikationsplan

Syfte

Syftet med kommunikationsplanen är att rätt person ska bli informerad vid

rätt tillfälle, via lämplig informationskanal med önskad informationsmängd

för att få bästa möjliga engagemang för projektet.

Vem och vilka

En kommunikationsplan bör göras för samtliga nya projekt och genomförs

av projektledaren tillsammans med projektgruppen och projektägaren.

När

Kommunikationsplanen grundar sig på att man har analyserat vilka som är i

särskilt intresserade av projektets progress och resultat. Därmed bör kom-

munikationsplanen göras i samband med BP2.

Rapportering och uppföljning

Vem och vilka

Samtliga övergripande projekt inom Region Norrbotten bör löpande rappor-

tera om projektets progress enligt nedan.

Sida 7 (17)





Syfte

För att få en överblick av Region Norrbottens projekt, så är det önskvärt att

de rapporterar till Regionalt Projektkontor alt Utvecklingsforum eller Digita-

liseringsavdelningen. Det kommer att medföra att det finns information om

pågående projekt samt deras status i rapporteringen till Utvecklingsrådet.

Detta fungerar som stöd för Region Norrbottens ledning vid beslut och koor-

dinering av pågående projekt.

När och vad

Alla projekt inom Region Norrbotten ges möjlighet att använda dokument-

mallar och stöd som tillhandahålls av Regionalt projektkontor via VIS.

Projektkontorets hemsida innehåller, bland annat, dessa stöd för projektad-

ministration:

Projektmodell med beslutsmallar

Hjälpmallar till projektmodellen

Exempel på hur mallarna ser ut när de har skapats i VIS

Region Norrbottens projektmodell

Beslut Beslutspunkt (BP) är ett bestämt och i projektplanen inplanerat tillfälle, när

man fattar beslut om projektets fortsatta verksamhet. Vid varje beslutspunkt

bör en omvärldsanalys genomföras.

Har det hänt någonting som kan påverka projektet sedan starten? Ska pro-

jektet fortsätta enligt plan? Är det en fortsatt bra investering? Ett beslut kan

innebära ett av tre alternativ:

1. Fortsättning av projektet

2. Avveckling av projektet

Sida 8 (17)





3. Bordläggning; att beslut inte tas förrän ytterligare information har pre-

senterats.

Innan ett BP-beslut tas, ska projektet utvärderas avseende projektets möjlig-

heter att nå sina mål samt utsikterna för projektets leverans. Projektet ska

utvärderas med avseende på följande aspekter:

Leverans och progress Har projektet uppnått och levererat vad som planerats? Finns förutsätt-

ningar för att projektet även i fortsättningen ska kunna leverera enligt

plan?

Förbrukning av resurser Har projektet hållit sig inom tilldelade resurser enligt plan? Finns förut-

sättningar för att projektet även i fortsättningen ska kunna hålla sig inom

uppsatta resursramar?

Omvärldssituation Har det hänt något i projektets omgivning som förändrat förutsättningar-

na för projektet eller dess leverans? Motiveras projektets kostnader fort-

farande av den förväntade nyttan? Har detta projekts prioritet jämför

med andra projekt förändrats?

Beslutspunkt Beskrivning Beslutsfattare Roller som ska vara

utsedda vid beslut

Beslutsdokument

BP0 Innebär att påbörja initie-

ringsfasen, d v s undersöka

förutsättningarna för ett

projekt.

BP0 ligger utanför pro-

jektet

För regionövergri-

pande projekt ska detta

beslut fattas i Utveckl-

ingsrådet.

I verksamhetsinterna

projekt Linjechef.

Ansvarig för initie-

ring

Behovsbeskrivning,

annat beslutsun-

derlag från verksam-

heten eller politiskt

beslut

BP1 Beslut om projektets eta-

bleringsfas genom specifi-

cering och planering av

genomförandet ska startas

eller ej.

Projektet startar/startar

ej

För regionövergri-

pande projekt ska detta

beslut fattas i Utveckl-

ingsrådet

Projektägare/BIT

/LG gällande övriga

projekt.

Projektledare

Styrgrupp

Mottagare och/eller

förvaltningsorgani-

sation

Projektdirektiv

BP2 Beslut att starta/ej starta

genomförandet av pro-

jektet.

Genomförandefasen star-

tar/startar ej

Projektägare i samråd

med styrgrupp.

BIT/LG om så krävs.

Projektmedlemmar

Referensgrupp

Projektplan med

nyttokalkyl och

överenskommelse för

realisering av nytta

Sida 9 (17)





Beslutspunkt Beskrivning Beslutsfattare Roller som ska vara

utsedda vid beslut

Beslutsdokument

BP3:or BP3-beslut kan fattas vid

ett flertal förutbestämda

tillfällen under projektets

gång. Varje BP3 kan även

vara beslut om en delleve-

rans av projektets slutre-

sultat.

Beslut om fortsatt ge-

nomförande enligt plan,

beslut om ändring av

plan eller beslut att av-

sluta projektet.

Projektägare beslutar

ensam om projektets

fortsättning.

Styrgruppen tar ge-

mensamt övriga beslut.

Uppföljnings-

rapporter

BP4 Beslut att godkänna pro-

jektets resultat för leverans

till mottagaren.

Beslut att starta avveckl-

ingsfasen, stoppa projektet

eller komplettera genomfö-

randefasen.

Styrgrupp beslutar om

godkännande av pro-

jektets resultat.

Projektägare beslutar

om att starta avveckl-

ingsfasen.

Uppföljningsrapport

BP5 Beslut att godkänna pro-

jektets slutrapport.

Beslut att godkänna pro-

jektet och dess resultat

eller ej, samt att arkivera

dokument om resultatet

godkänts.

Projektägare Slutrapport

Faser Fas Beskrivning av fas

Initieringsfas Under fasen undersöker man möjligheterna att genomföra en idé, ur såväl tekniskt, som resurs-

mässigt perspektiv. Man ska även kontrollera att idén passar in verksamhetens planer.

Man ska under fasen även definiera uppdragets mål, göra grov tidplan, ge förslag på organisation

samt föreslå kostnadsramar. Ett förslag till projektdirektiv tas fram.

Etableringsfas Under fasen specificerar man målet i detalj, tar fram en kalkyl över projektet, tar fram en riskana-

lys, bestämmer sig för organisation samt planerar för hur arbetet att nå målet ska genomföras

inom ramen för projektet. Man bör även samråda med önskade resurser och preliminärboka dessa.

En nyttokalkyl och en överenskommelse för realisering av nyttan tas fram och förankras hos

mottagaren. Det ska här tydligt framgå vem som är ansvarig för realisering av nyttan samt hur

denna ska realiseras och följas upp.

Mottagaren av projektets resultat ska kontaktas för att bestämma hur överlämnandet ska genom-

föras samt hur mottagaren ska delta i projektets genomförande.

Ett förslag till projektplan tas fram.

Sida 10 (17)





Fas Beskrivning av fas

Genomförandefas

Projektet tar fram detaljplaner och genomför fortsatta riskanalyser med alla projektets deltagare.

Projektet genomförs enligt projektplanen och genomförandet rapporteras regelbundet till alla

projektets intressenter. Uppföljningsrapporter tas fram.

Möten ska hållas regelbundet. Rapportering i Projektplatsen för styrning och uppföljning av pro-

jektet ska göras kontinuerligt.

Under genomförandefasen kan projektet leverera delleveranser av slutprodukten. Slutleverans

sker vid slutet av fasen.

Avvecklingsfas Projektets intressenter utvärderar projektet och dokumenterar erfarenheter och observationer.

Alla eventuella förslag till förbättringar av både projektarbetet samt övriga organisationen doku-

menteras och delges alla intressenter.

Projektet avvecklas och arkivering av dokument görs.

Slutrapport tas fram.

Roller i projektorganisation En projektorganisation är temporär och bara etablerad under projektets

livscykel.

Roll Ansvarsområde Uppdrag och/eller mandat Utsedd av

Projektägare

Projektägare är den som

ansvarar för projektets

finansiering. Oftast den chef

som ansvarar för projektets

genomförande och för att

nyttorealisering görs.

Ansvar för projektets budget

och finansiering.

Upprätta projektdirektiv.

Godkänna slutrapport.

Ansvara för att effektmålen

både mäts och nås eller att

någon annan ansvarig utses

för detta.

Är ordförande i styrgruppen

Initierar granskningar och revision-

er av projektet.

Utser styrgruppen

Efter beslut om BP0 i utvecklings-

rådet för dialog med projektkon-

toret om tillsättning av projektle-

dare.

Utser projektledare vid verksam-

hetsinterna projekt.

Stödjer projektledaren.

Fattar vid verksamhetsinterna pro-

jekt BP1 (annars tas dessa i utveckl-

ingsrådet) och BP5-beslut samt

BP2, BP3, BP4-beslut avseende

projektets fortsättning.

-

Sida 11 (17)






Styrgrupp

Bör helst bestå av högst fem

personer, med befogenheter

och kunskap för de för pro-

jekten nödvändiga besluten.

Projektets resultat ska vara i

linje med projektdirektiven.

Säkerställa att projektet

följer projektplanen och

aktivt stödja projektledaren

Hålla sig informerade om

projektet och omvärlden för

att få ett bra beslutsfattande.

Tillföra projektet de resurser som

behövs.

Säkerställa att projektledningen har

kontroll och att projektet kommer

att nå mål.

Fattar beslut inom projektets ramar

(BP2, BP3, BP4) tillsammans med

projektägaren.

Stödjer aktivt projektledaren.

Projektägare

Sida 12 (17)






Projektledare Projektets genomförande i

enlighet med projektplanen.

Att projektet når sina mål.

Tillgodose mottagarens krav

inom projektets ramar.

Ansvara för projektets resul-

tat till och med BP 5.

Rapporterar genomförandet

och förändringar gentemot

plan i projektet.

Projektdokumentationen.

Knyta rätt kompetenser till

projektet med stöd av pro-

jektägare och styrgrupp.

Kontrollera, kontera och

godkänna projektets fakturor

innan attestansvarig atteste-

rar.

Följa upp och ansvara för

projektets budget och rap-

portera till projektets styr-

grupp.

Ta del av och förstå un-

derlagen från ekonomisy-

stemet.

Rapportera i Projektplatsen

För sitt projekt ta fram en

budget över förväntat utfall

fördelat över tiden för att

kunna följa upp hur arbetet

fortskrider i ekonomisk

mening.

Förankra projektbudget och

ekonomirutiner för projektet

i projektgruppen.

Genomföra och löpande

revidera riskanalys.

Se till att beslutad revision

och granskning genomförs.

Informera alla projektets

intressenter.

Planerar, leder, fördelar samt följer

upp arbetet inom projektet

Leder de personer som arbetar i

projektet.

Förfogar över de medel som tillde-

lats projektet.

Beslutar om omfördelning av kost-

nader inom projektets budgetram

Styrgrupp i sam-

råd med berörd

linjechef och

projektägare.

Sida 13 (17)






Projektmedlem Har personligt ansvar att

genomföra överenskomna

åtaganden i projektet

Rapportera resultat och

avvikelser i projektet.

Rapportera arbetad tid i

projektet när så efterfrågas.

Förankra projekt i hemma-

organisationen och fungera

som förenande länk.

Ta del av projektinformat-

ion.

Arbeta i projektet enligt överens-

kommelse.

Delta i projektmöten.

Styrgrupp i sam-

råd med projekt-

ledare enligt

överenskommelse

med berörda lin-

jechefer (resursä-

gare)

Resursägare Resurser utlånade till pro-

jektet. Är oftast den som

tillsätter resurs efter förfrå-

gan från styrgruppsmedlem

eller projektledare.

Ansvarar för att tilldelad

personal har rätt kompetens.

Se till att resurser finns tillgängliga

enligt de beslut som finns tagna för

projektet.

Kan ingå i styrgrupp.

Ansvarig för att resursöverens-

kommelser med projektet hålls.

Mottagare Ansvara för projektresultatet

efter överlämnandet vid BP4

och att nyttorealisering görs

och mäts.

Ska ingå i styrgrupp eller referens-

grupp.

Projektägare

Projektadministratör (ej

obligatorisk roll)

Varierar från projekt till

projekt.

Avlasta projektledaren vad gäller

administrativa arbetsuppgifter i

projektet som t.ex. arbetsledning,

mötesplanering, uppföljning,

dokumentation, information och

kommunikation till olika intressen-

ter.

Projektledaren i

samråd med styr-

gruppen.

Referensgrupp

Representanter för enheter

som berörs eller innehar

viktiga kunskaper om pro-

jektet.

Kan också kompletteras med

representanter för fack och

patientföreningar.

Finnas tillgänglig enligt

fördefinierade kriterier.

Fungera som bollplank och eventu-

ell testgrupp för projektgruppen.

Projektledare

Expert

Kompetenstillskott för att

lösa enskilda problem

Varierar från projekt till

projekt.

Varierar från projekt till projekt,

men ska vara väl definierat till tid

och arbetsinsats.

Projektledare

Sida 14 (17)





Dokumentmallar Dokumentmallarna är stöd i styrning av projekt. Korrekt ifyllda fungerar de

som beslutsunderlag vid varje BP.

Dokumentmallarna är också ett stöd för projektarbetet. Rubrikerna är på-

minnelser om arbetsuppgifter som behöver beaktas i projektet. Det är inte

meningen att man ska skriva text under varje rubrik, utan bara där det tillför

något till projektet. Vi rekommenderar att alla rubriker från mallarna bibe-

hålls, men utan text under (eller med kommentar att rubriken inte behövs i

det aktuella projektet). Då har man beaktat frågan och tagit ett medvetet

beslut.

Mall Beskriver Syfte Besluts-

underlag

för

Skriven av Skriven för

Behovs-

beskrivning

Behovet som uppfylls av

projektet:

Syfte

Bakgrund

Projektägare

Finansiering

Förväntat resultat

Önskade resurser

Grov tidplan för pro-

jektet.

Plan för Initieringsfas.

Att beskriva bakgrund,

syfte och nytta med

behov/ projektidé och

hur den kan vara möj-

lig att genomföra.

Att vara underlag för

att starta initieringen av

projektets genomfö-

rande.

BP0 Idégivare Projektägare

samt Pro-

jektberedande

gruppen

Projektdirektiv

Förväntat resultat för

fas och projekt.

Projektets mål.

Ramar – tid och kost-

nad för fas och projekt

Effektmål

Finansiering

Förutsättningar

Avgränsningar

Projektägare och styr-

grupp.

Länkar till andra pro-

jekt och uppdrag.

Plan för Etablerings-

fas.

Att från projektägarens

sida beskriva och av-

gränsa uppdraget med

avseende på

projektets förvän-

tade resultat

tids- och kostnads-

ramar

övriga restriktioner

och handlingsra-

mar.

Att informera om pro-

jektets bakgrund och

förväntade nytta.


att starta etableringen

av projektet.

BP1 Projektägare Styrgrupp

Projektledare

Mottagare

Ev. andra

intressenter

För regionalö-

vergripande

projekt: Ut-

vecklingsrådet

Sida 15 (17)






underlag

för


Projektplan Mål och delmål

Förväntat resultat

Ramar i detalj (Tid-

plan, Budget, Resurs-

behov)

Avgränsningar

Förutsättningar

Beslutspunkter

Genomförandeplan

Projektorganisation

Riskanalys

Länkar till andra akti-

viteter, projekt och

uppdrag.

Kommunikationsplan

Kvalitetsplan

Att ge en beskrivning

på hur projektet ska

genomföras inom dess

ramar och förutsätt-

ningar som beskrivs i

projektdirektivet upp-

fylla projektets mål.

Att för projektägaren

beskriva konsekven-

serna av lämnat direk-

tiv.

Att definiera och av-

gränsa åtagandet i

projektet.

Att påvisa projektets

risker.

Att vara en överens-

kommelse mellan pro-

jektledaren och pro-

jektägaren.

BP2 Projektledare i

samråd med

projektägare,

eventuell

styrgrupp och

eventuell

projektgrupp.

Projektägare

Styrgrupp

Projektgrupp

Resursägare

Mottagare

Ev. andra

intressenter

Nyttokalkyl Anger projektets kostnader

och nytta i relation till

verksamhetens mål och

anger när i tiden kostnader

och nytta uppstår.

Visa att de nyttoeffek-

ter som projektet ger

upphov till ligger i linje

med verksamhetens

mål och motiverar

projektets kostnader.

BP2 Projektledare Projektägare

Styrgrupp

Mottagare

Överens-

kommelse för

realisering av

nytta

Hur, var och när projektets

resultat ska tas tillvara för

att den kalkylerade nyttan

ska realiseras

Säkerställa att det finns

en överenskommelse

mellan projektägare

och mottagare om hur

och när projektets leve-

rans ska tas omhand.

BP2 Mottagare Projektägare

Styrgrupp

Mottagare

Resurs-

kontrakt Allmän projektinfo

Beskrivning av upp-

draget.

Tidsramar

Kostnad

Rapportering

Att projektledaren kan

säkerställa att lånad

resurs finns tillgänglig

under projektets gång

inom avtalad tidsram

och kostnad samt att

informera resurs och

resursägare om upp-

dragets utformning.

BP2 Projektledare Resursägare

Resurs

Sida 16 (17)






underlag

för


Uppföljnings-

rapport Statusen på projekt,

vilket innebär både

progress och avvikel-

ser gentemot plan

Uppföljning av planer

Listar problem och

möjligheter

Orsak till beslut

Att ge löpande läges-

rapportering till styr-

grupp och på samman-

fattande nivå till pro-

jektägaren.

Att vara ett beslutsun-

derlag för styrgruppen

inför planlagda be-

slutspunkter.

BP3 och

BP4

Projektledare Styrgrupp

Projektägare

Projektgrupp

Resursägare

Ev. andra

intressenter

Slutrapport Utfall gentemot plan

för mål och ramar

Vad Region Norrbot-

ten har tjänat på pro-

jektet

Erfarenheter och ob-

servationer

Förslag på förbättring-

ar i processer och

framtida projekt

Att ge slutlig avrappor-

tering av projektet.


godkännande och av-

slut av projektarbetet.

Att beskriva nyttiga

erfarenheter till kom-

mande projekt.

Att föreslå fortsatt

arbete, som ska säker-

ställa att projektets

resultat tas om hand.

BP5 Projektledare Styrgrupp

Projektägare

Projektgrupp

Resursägare

Ev. andra

intressenter

Beslut

(Är en mall

under fliken

Systemförvalt-

ning i ”Nytt

dokument från

Regionmall”)

Förslag till beslut.

Avstämning mot verk-

samheten.

Konsekvenser

Att förtydliga innehåll i

en beslutspunkt.

Att beskriva konse-

kvenserna av ett icke-

beslut eller ett avveckl-

ingsbeslut.

Att dokumentera be-

slut.

Alla BP Projektledare Styrgrupp

Projektägare

Termer Term Beskrivning

Avvecklingsfas En fas i projektet där man mäter det uppnådda projektresultatet. Alla lösa trådar i projektet ska

också tas om hand samt att alla erfarenheter ska dokumenteras.

Etableringsfas Fas i projektet där man specificerar projektets mål och planerar för hur man ska nå det, både gäl-

lande tid, budget, aktiviteter, resurser och så vidare.

Initieringsfas Fas i projektet där möjligheterna för en idé eller behov undersöks, både avseende teknik, marknad

och resurser.

Mottagare Den roll som tar ansvaret för projektets slutprodukt vid beslutspunkt 4 (BP4) och sedan bibehåller

ansvaret efter att projektet är avslutat. Kan vara en kund eller chef i linje- eller förvaltningsorga-

nisationen. Bör ingå i projektet på något vis, förslagsvis styrgrupp eller referensgrupp.

Sida 17 (17)





Term Beskrivning

Projektdokument Dokument som beskriver styrningen av ett projekt, alltså beskriver beslut, planer och aktiviteter.

Projektkatalog En förteckning över en verksamhets eller delar av en verksamhets projekt, pågående, avslutade

och ännu ej initierade (På idéstadiet).

Projektmedlem Roll som ingår som resurs till ett projekt.

Projektportfölj En förteckning över en verksamhets eller delar av en verksamhets pågående aktiva projekt.

Projektägare Roll som finansierar projektet och som ansvarar för att projektet passar in i verksamhetens planer.

Uppstartsmöte Ett möte som ska hållas strax efter det att beslutspunkt 2 (BP2) är taget. På mötet görs detaljpla-

nerna för projektet och ansvar fördelas på de olika projektmedlemmarna. Det ska verka till att alla

har en gemensam syn på projektets mål och därigenom skapa motivation och sammanhållning i

projektet.

Documents

Projektmodell - PROJEKTiL · Kommunikationsplan Syfte Syftet med kommunikationsplanen är att rätt person ska bli informerad vid rätt tillfälle, via lämplig informationskanal