Szent István EgyetemGazdaság- és Társadalomtudományi KarVállalatgazdasági és Szervezési Intézet

PROJEKTMENEDZSMENTBeadandó feladat

A Kreatív Hobby Kft. tevékenységi körének határozott időre történő kibővítése( Babzsák előállítás és forgalmazás )

Készítette:Gelencsér Adrienn (Tamás Zoltánné)Kg BA III.Kereskedelem és marketing szakEllátási lánc menedzsment szakirányLevelező tagozatNeptun: IDB772

I. A projektünk fő célja:

1990-ben alakult a Kreatív Hobby Kft. Ez idáig 2 üzletet üzemeltetett Veszprém belvárosában, de egy alapos marketingkutatás eredményeképpen és a vásárlóink visszajelzései alapján arra jutottunk, hogy igény lenne babzsákok forgalmazására. Igen divatos kiegészítője lett a XXI. századi otthonoknak ez a dekorációs kellék. Hosszas utána járás után kiderült, a megyében csak egy cég foglalkozik babzsákokkal, de az ő tevékenységi körükbe a luxus babzsákok importálása tartozik. Így mérlegelést követően megszületett a döntés. 2010 szeptemberétől kibővítjük cégünket. Egyenlőre ez határozott időre történik majd egy vállalat megrendelése alapján. Mostantól Kreatív Hobby & Beanbag Kereskedelmi és Szolgáltató Kft.-ként üzemelünk. A karácsonyi árukészletet már a Babzsákokkal szeretnék kibővíteni. A megbízás 4 hónapra szól.Mindenekelőtt elvégeztünk egy technikai megvalósíthatósági tanulmányt és egy piaci tanulmányt, melyben felmértük a lehetséges piaci fogadtatást és hogy milyen bevételek várhatóak a termék legyártása után. A legfontosabb azonban az volt, hogy egy pénzügyi megvalósíthatósági tanulmány segítségével megállapítsuk, rendelkezünk-e elegendő tőkével és igénybe tudunk-e venni valamilyen finanszírozási formát.

II. Projekt tervezés

II/1. Tevékenység meghatározása:

Babzsák előállításba és forgalmazásba szeretnénk kezdeni egy megrendelés és egy már meglévő, működő üzletbe.Ezek a termékek funkciójukat tekintve kényelmi cikkek lesznek és lakberendezési tárgyak. 1 darabos kiszerelésben értékesített, késztermék a cél.

II/2. A termékünk létrejöttéhez szükséges tevékenységek és ezek logikai-függőségi kapcsolatok meghatározása:

Mindenekelőtt szükséges, hogy beszerezzük az engedélyeket ahhoz, hogy elkezdhessük a gyártást és a cégünk tevékenységi körét is kell bővítenünk ahhoz, hogy értékesíthessük.Nem fontos megvárnunk a kézhez kapott engedélyeket, ha már meg van a bírálat, el kell hogy kezdjük megkeresni azt a helységet, ahol az előállításhoz szükséges kisebb varrodánkat kialakítjuk. Miután meg van a helység, be kell szereznünk a gépeket. Első lépésben megpályáztatjuk a varrógépeket forgalmazó cégeket. Van már elképzelésünk, hogy kik jöhetnek szóba, így egy zártkörű, meghívásos tendereztetésre kerítünk sort. Előre, alaposan leinformálható céget szeretnénk felkérni beszállításra. A kiválasztást követően megkötjük a szerződést. Mihelyst elkezdődött az üzembe helyezés, a humán erőforrás kiválasztásra fogunk sort keríteni. Ezt követi az alapanyag beszerzés és indulhat is a gyártás. A termék minőségellenőrzésére egy külsős céget kérünk fel, minden termék esetében. Az áruterítést az eddigi embereink végzik majd.4 üzlettől vettünk fel megrendelést. Egy székesfehérvári és három budapesti üzletbe fogjuk forgalmazni a babzsákokat. Előzetes számítások alapján 6 üzletet kell majd ellátnunk, napi 6 babzsákkal, ez azt jelenti, hogy naponta 36-ot kell legyártanunk.

2

Hatósági engedélyek beszerzése Helyiség kiválasztása Gép forgalmazó cégek megpályáztatása, szerződéskötés Emberi erőforrás felvétel Alapanyag beszerzés Gyártás Minőség-ellenőrzés Áruterítés

II/3. Erőforrás-allokáció és a tevékenységi időtartamok meghatározása:

Hatósági engedélyek beszerzése: 10 napHelyiség kiválasztása: 21 napGép forgalmazó cégek megpályáztatása, szerződéskötés: 15 napÜzembe helyezés: 8 napEmberi erőforrás felvétel: 5 napAlapanyag beszerzés: 3 napGyártás: 85Minőség-ellenőrzés: 2Áruterítés: 3

III.A tervezett tevékenységek jegyzéke az idő – és erőforrás értékekkel:

Ssz. Tevékenységek

Közvetlenül megelőző tevékenységek

Átfedés/várakozás +/- (nap)

Idő (nap)Emberi erőforrás (fő)

1 Engedélyek beszerzése 0 10 12 Helyiség kiválasztása 1 5 21 23 Gép forg. kiválasztás 6 15 14 Üzembe helyezés 3 -5 8 35 Emberi erőforrás felvétele 2 , 4 2 5 26 Alapanyag beszerzés 2 3 27 Gyártás 5 , 6 -1 85 88 Minőség-ellenőrzés 5 0 2 5

9 Áruterítés 7 , 8 0 3 2

III/1. Idő- és erőforrás tervek

Hatósági engedélyek beszerzése: Alapesetben elegendő erre a tevékenységre 10 nap. Ez az intervallum az igénybejelentéstől a határozatig terjed. Egy ember el tudja végezni, ez jelen esetben a cégtulajdonos. Plusz költségráfordítást nem igényel.

3

Helyiség kiválasztása:

Mindenképpen meg kell várnunk, hogy megkapjuk-e az engedélyt, csak azt követően kezdhetünk neki a kutatásnak. A helyzetünk esetében két szóba jöhető üzem van. Lévén egyenlőre csak egy négy hónapos próbamegrendelésről beszélünk, mindenképpen érdemesebb a költséghatékonyabb megoldást megtalálnunk. Jelen esetben, tekintve az projekt hosszára, bérelni fogunk egy régi kis üzemet. Ennek a bérleti díja 250.000 forint havonta. A tevékenység elvégzésére két emberre van szükségünk. Egyrészt a bérlőre (cégtulajdonos), másrészt pedig egy ügyvédre, aki a bérleti szerződést hitelesíti. Az ügyvédi honorárium: 10000 forint óránként. Terveink szerint kb. egy napos ügyintézés vár ránk, így egy átlagos nyolc órával számolva az ügyvéd díjazása 80.000 forintot fog felemészteni.

Gépforgalmazó cég megpályáztatása, kiválasztása és a szerződés kötés:

Mindenképpen szükségünk lesz a termék előállításához korszerű gépekre. 3 cég közül fogunk választani, így a meghívásos versenyeztetés mellett döntöttünk. A legkedvezőbb árajánlattal rendelkező cégtől fogjuk megvásárolni a gépeket. Mivel napi szinten 36 babzsákot kell előállítanunk, ráadásul több méretben, így mindenképpen ajánlatosabb egy összetettebb gépet választani. 4 fő alkalmazottat fogunk szerződtetni a cégünkkel, ez a kapacitás már elegendő ahhoz, hogy eltudjuk látni a megrendelőinket. Az alkalmazottak számából kiindulva minimum 5 gépet kell beszereznünk, mert azzal is muszáj kalkulálnunk, hogy esetlegesen megnő a kereslet a termékre, vagy rövidebb határidő alatt kéri a megrendelő a babzsákokat. A legjobb ajánlatot tevő céggel állapodtunk meg idő közben, így már ez költség tényező is kalkulálható. Gépenként 1.200.000 forintról beszélünk.

Üzembe helyezés:

Az üzembe helyezést egy 3 fős csapat fogja elvégezni 8 nap alatt. Külsős céggel végeztetjük el ezt a feladatot, mert a saját embereket pillanatnyilag nem tudjuk kimozdítani a munkakörükből.

Emberi erőforrás felvétele:

Mivel az új alkalmazottak feladata a varrás lesz, így azon gondolkodtunk, hogy érdemes talán egy munkaügyi központhoz fordulnunk. Az alkalmazottak 4 hónapos határozott idejű szerződéssel kerülnek foglalkoztatásra, fejenként bruttó 150.000 forintos havi bérrel. Az adókkal együtt 200.000 forintnyi kiadást kalkuláltunk per fő.Plusz könyvelőt nem kell alkalmaznunk, hiszen a Kreatív Hobby Kft. már így is egy létező cég, rendelkezünk saját könyvelővel. Azonban lévén, hogy az ő munkája több lesz, havi bruttó 40.000 forinttal növeljük a jövedelmét. A jelenlegi munkaügyis kolléga lesz a segítségemre a kiválasztásnál, de mivel nem a munkaidejében lesznek az interjúk, így ő is kap interjúnként bruttó 3000 forintot. Kb. 10 ember meghallgatását tervezzük, közülük fogjuk majd kiválasztani a négy új kollégát. A munkaügyisünk plusz elfoglaltsága még 30.000 forint költséggel növeli a projektünk kiadásait.

4

Alapanyag beszerzés:

Az alapanyag beszerzésnél nagyon óvatosnak kell lenni, mert széles a kínálat a magyar piacon.Célunk, hogy minőségi anyagokkal dolgozzunk, megfizethető áron. Az anyaglista, melyre szükségünk van, a következő:

- kordbársony,- vastagon szőtt pamutvászon,- bőrvarró cérna,- polisztirol gyöngy.

Olcsóbb és higiénikusabb a babzsákokat polisztirol gyöngyökkel feltölteni. Ez az anyag, amire az engedélyt megadják, babbal történő feltöltésre nincs már lehetőség, azonkívül a mezőgazdasági termelőknek is több pénzt kellene kifizetnünk, ha összesítjük a beszerzendő hüvelyeseket.

Ezen kívül számolnunk kell még azokkal a készletekkel, szerszámokkal, segédanyagokkal, melyek az üzem fenntartásához szükségesek. Ez függ attól is, hogy milyen szerződést sikerül kötnünk a varrógép beszállítóval. Az alapanyag beszerzése kb. 3 napot fog igénybe venni a megrendeléstől a leszállításig. Ennél a tevékenységnél úgy tudunk költséget megtakarítani, ha a már meglévő két fő áruszállítónkkal elhozatjuk az alapanyagokat. Amennyiben három körnél kevesebbet kell fordulnia a szállítónak, akkor elmondhatjuk, hogy ez az olcsóbb megoldás. Mint azt már írtam is, az üzemünk Veszprémben lesz, az alapanyagokat viszont a Tiszafüredről tudjuk csak jutányos áron beszerezni, így magas szállítási, üzemanyag költséggel kell kalkulálnunk.Elsődleges kalkulációt követően, mivel a babzsákok három méretben fognak elkészülni (S, M, L) a következő anyagmennyiséget szükséges beszerezni:

1000 db S-es babzsák ( 80 cm x 70 cm ):kordbársonyból: 3000 fmpamutvászonból: 2000 fmbőrvarró cérnából: 15000 mpolisztirol gyöngyből: 100.000 liter

1000 db M-es babzsák ( 75 cm x 100 cm):kordbársonyból: 3500 fmpamutvászonból: 3000 fmbőrvarró cérnából: 20000 mpolisztirol gyöngyből: 150.000 liter

1000 db L-es babzsák ( 100 cm x 130 cm ):kordbársonyból: 4600 fmpamutvászonból: 4000 fmbőrvarró cérnából: 30000 mpolisztirol gyöngyből: 220.000 liter

5

Gyártás:

A gyártás folyamatos lesz attól a naptól kezdve, hogy rendelkezésre áll mind az emberi, mind a technikai erőforrás. Számításaim alapján a kezdeményezés maga 4 hónapot köt le, mert a megrendelés ennyi időre szól, de a tényleges gyártási folyamat csak 85 napig fog tartani, hiszen ebbe a 120 napba bele kell kalkulálnunk a gyártást megelőző tevékenységeket is. Amennyiben zavartalanul folyik a termelés, tudjuk majd tartani a megrendelt mennyiséget.

Minőség ellenőrzés:

Amennyiben a későbbiekben is szeretnénk hasonló megrendeléseket kapni, véleményem szerint mindenképpen elsődleges szempont a minőségi munka. Ennek érdekében és az ellenőrzés szakértelmére apellálva, megbízunk egy 5 fős csapatot, akik a 85 napos gyártási idő alatt három alkalommal, véletlenszerűen ellenőrzik majd az alkalmazottak és a gépek munkáját. Az ő honoráriumuk alkalmanként 100.000 forintra rúg.

Áruterítés:

Mindenképpen a már meglévő embereink végzik. Vállalva a 3 napos kiszállítási határidőt. Ennyi idő fog eltelni az üzemből való kikerülés és a polcokra történő kihelyezés között.

Gantt - diagram:

Tevékenység 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120 130 140 150 tEngedélyek beszerzése Helyiség kiválasztása Gép forg. kiválasztás Üzembe helyezés Emberi erőforrás felvétele Alapanyag beszerzés Gyártás Minőség-ellenőrzés Áruterítés

6

IV.Időterv elemzés:

A Gantt-diagramunk elemzése során van egy dolog ami elsőre szembetűnik. Méghozzá az, hogy nem lesz elegendő a 120 nap, mert a teljes projekt időszak 143 napot ölel fel. Ebben az esetben akkor el kell majd azon gondolkodni, hogy van-e olyan tevékenység, melynek végrehajtási ideje lerövidíthető, vagy a 120 napot kell kitolnunk 150-re. Ez lenne a célszerűbb talán. A többi tevékenységhez képest, aránytalanul hosszú időt szántunk a helyiség kiválasztására. Azonban ez az időszak sem csak keresgéléssel telik, hiszen fedi a hatósági engedélyek beszerzésének időkeretét és a varrógép forgalmazók kiválasztását is elkezdjük vele párhuzamosan. Értelemszerűen a gyártásból nem tudunk lecsípni, illetve nem szeretnénk. Az mondjuk egy kivitelezhető megoldás lenne, ha növelnénk a teljesítményt. 3000 babzsák legyártására írtuk alá a szerződést. Abban az esetben, ha a 85 napos gyártási időt számítjuk, 3060 db zsák gyártható le. Megfontolt döntés volt az, hogy többletet is gyártunk, mert ha valami oknál fogva egy nap kiesik, mondjuk áramszünet miatt, akkor is biztosított az aznapi előirányzott termékszám.62 napot kellene gyártással töltenünk ahhoz, hogy tartani tudjuk a 120 napos határidőt. Azonban ha a termelés ütemén nem változtatok, akkor nem lesz meg a megrendelt darabszám. Tehát vagy megemelem a teljesítményt vagy megpróbálom a projektidőt egy hónappal kitolni. Napi 48 babzsákot kellene ahhoz legyártani, hogy 62 nap alatt meglegyen az előirányott 3000 darab. Ez azt is feltételezi egyben, hogy hétvégén is mennek a gépek és dolgoznak az alkalmazottak. A megoldást most hirtelen abban látom, hogy alkalmazni kell egy emberrel többet és a tartalékként megrendelt gépeket is munkába kell állítani. Ebben az esetben 5 fő alkalmazottal kell számolnunk. Ez fejenként 10 zsákot jelent naponta. Elérhető cél, de csak abban az esetben, ha nagyobb teljesítményű gépeket állítunk munkába, ami viszont már költségnövekedést vonz maga után.

Ebből is jól látszik, hogy az erőforrás, az idő – és a költségterv mennyire függ egymástól. Ha az egyik változik, húzza maga után a többit is.

Ha reálisan belegondolok, akkor viszont valószínű hogy még mindig okosabb dolog egy emberrel növelni az alkalmazottak számát, minthogy fizessük a megrendelő felé a kötbért, az el nem készült termékek és a szerződés szegés miatt, hiszen már aláírtuk a szerződést.

V. Költségtervezés

A költségtervezésnél tevékenység alapú költségbecslési eljárást fogok alkalmazni,mely során külön próbálom meghatározni a közvetlen költségeket, az általános projekt költségeket, egyáb általános költségeket. Ezt követően összesítve a tevékenységek összes költségét kapom meg.Vannak fix költségeink, mint például a varrógépek beszerzési ára, de például az ezek későbbi karbantartására fordított összege már nem közvetlen költségként merül fel, hanem általános projektköltségként. Első körben a paraméteres költségbecslési eljárását szerettem volna alkalmazni, de mire elértem ehhez a részhez, a költségek már nagyjából körvonalazódtak. A paraméteres költségbecslési eljárást viszont a projektkialakítási fázis korai szakaszában lehet csak használni. Abból adódóan, hogy ilyenkor a projekteredmény még csak vázlatosan van megfogalmazva, több változatban. Ebből adódóan nem kizárt egy menet közbeni erőforrás vagy időterv módosítás, ami pedig már rögtön módosítaná is a költségtervet. Így ahogy az elején írtam is, én maradtam a tevékenység alapú költségtervezésnél.

7

1.tevékenység:

Bár közzétételi, bejelentési kötelezettségünk van egy esetleges TEOR bővítés kapcsán, de ezt pillanatnyilag – tudomásom szerint – nem terheli illeték vagy egyéb hatósági, állami költség.Üzemanyag: 5000 ft .

2.tevékenység:

Bérleti díj: 250.000 ft / hónap.Ügyvédi honorárium: 80.000 ft

3.tevékenység:

Gépek: 1.200.000 ft/db

4.tevékenység:

Munkások: 8000 ft /nap / fő

5.tevékenység:

Alkalmazotti bér: 200.000 ft / fő / hóKönyvelő : 40.000 ft / hónapMunkaügyisünk plusz honoráriuma: 30000 ft

6.tevékenység:

Alapanyagok:- kordbársony: 500 ft / fm Összesen: 11.100 fm x 500 ft = 5.550.000 ft- pamutvászon: 400 ft / fmÖsszesen: 9000 fm x 400 ft = 3.600.000 ft- bőrvarró cérna: 210 ft / spurni (500 m)Összesen: 65.000 fm x 2.4 ft/m = 156.000 ft- polisztirol gyöngy: 15.000 ft / 1000 literÖsszesen: 470.000 l x 15 ft = 7.050.000 ft

Üzemanyag: 30.000 ft

7.tevékenység:

gépek fogyasztása/rezsi díj: 150.000 / hó / gép

8.tevékenység:

Alkalmanként 100.000 ft / 3 fő

9. tevékenység:

Üzemanyag: 90.000 ft / autó

8

V/1. A tevékenység alapú költségtervezésem összefoglaló táblázata:

Tevékenység sorszáma

Közvetlen költség Ált.

projektköltség

Egyéb ált. költség

Tevékenységek összes költsége

1. 0 0 5.000 5.0002. 1.000.000 80.000 0 1.080.0003. 6.000.000 0 0 6.000.0004. 192.000 0 20.000 212.0005. 800.000 90.000 0 890.0006. 16.306.000 0 30.000 16.336.0007. 600.000 0 0 600.0008. 300.000 0 23.000 323.0009. 180.000 0 16.000 196.000

Összesen 25.378.000 170.000 94.000 25.642.000

Jól látható a táblázatból, hogy az összes kiadásom 25.000.000 forint körül lesz.A megállapodásunk alapján a babzsákokért darabonként 11.340 forintot fizet a megrendelő.Kikalkulálva megállapítható, hogy a projectünk – amennyiben nagy változás nem következik be az ideje alatt – nyereséges lesz.

11.340 ft x 3000 db = 34.020.000 ft a bevételünk.

Nyereség összege = 34.020.000 – 25.642.000 = 8.378.000 ft

V/2. A project pénzáramlási terve:

A költségeink többféleképpen merülhetnek fel, időszakosan.Lesznek a teljesítéssel arányosan folyamatosan felmerülő költségeink. Ilyen például a gépek karbantartási díja, illetve a munkagépek.Az időtartam arányában folyamatosan felmerülő költségeink többek között az anyagokért kifizetett összeg és a minősé ellenőrzők honoráriuma.Pontszerűen felmerülő költségnek például az üzemanyag díjat, vagy a gépek beszerzéséért kifizetett összeget nevezzük.

9

Megnevezés I. II.Időszak

III. IV. V. Össz.

Bevételek (Ezer forintban)

8.505 8.505 0 0 17.010 34.020

Kiadások (Ezer forintban)

4.085 20.538 200 200 619 25.642

Egyenleg (Ezer forintban)

8.378

VI.Project optimalizálás

Az időtervezésnél felmerült az a probléma, hogy 120 nap alatt nem tudjuk teljesíteni a 3000 babzsák legyártását. Maximum csak abban az esetben, ha több munkaerőt alkalmazunk és a gépek számát is növeljük. Megoldásként meghívtam a megrendelő cégeket egy értekezletre. Végül abban maradtunk, hogy a határidőt kitoljuk 150 napra, viszont ebből adódóan (és mert az eredeti megállapodást sajnos nem tudjuk tartani), kötbért kell fizetnünk a megrendelőnek. Ez a megrendelt termékek értékének 10 %-a. Így 1134 forinttal kapunk kevesebbet egy babzsákért. Végeredményként 10206 forintot kapunk minden legyártott termék után.

Ebben az esetben a bevételünk a következőképpen módosul:

Megnevezés I. II.Időszak

III. IV. V. Össz.

Bevételek (Ezer forintban)

7.654,5 7.654,5 0 0 15.309 30.618

Kiadások (Ezer forintban)

4.085 20.538 200 200 619 25.642

Egyenleg (Ezer forintban)

4.976

Még így is jobban megérte, hogy kitoltuk a határidőt. Amikor a költségbecsléseket végeztem, az előírásoknak megfelelően felfelé kerekítettem az összegeket annak érdekében, hogy

10

nehogy túllépjük a költség keretet. Általában a projekt költségbecsléseknél ez szokott lenni a legnagyobb a probléma.

VII. Összegzés

Bízva abban, hogy a gazdasági és egyéb külső körülményeink nem fognak változni, nem szükséges nagyobb változtatásokat eszközölni a projekt ideje alatt és abban is bízva, hogy nem fog technikai probléma felmerülni,akkor fogjuk tudni tartani mind az erőforrás, idő - és költségtervünket is. Vannak különböző kritikus pontok az időtervünk kapcsán. Többek között már rögtön a projekt első szakaszában. Minél később kapjuk meg az engedélyeket, annál később kezdhetjük meg ily formán a működésünket.

11