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Projektmanagement neu gedacht
Evolutionsbasierte Kommunikation
22.02.2011 1
Jochen SchwarzmannDiplom Wirtschaftsinformatiker (Univ.)Geschäftsführer viviSystems GmbH
www.vivisystems.de
Persönliche Erfahrungen zum Thema
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Kommunikationsflüsse als Kern-ErfolgsfaktorIn Projekten und Prozessen
Der Anfang
• Studium Wirtschaftsinformatik
• Architekt für Informationssysteme: Systeme, in denen Menschen (und Maschinen) zur Erreichung bestimmter Ziele Informationen austauschen
• Gut gerüstet von der Uni in die Realität
• Technik: Betriebliche Informationssysteme
• Prozesse: Büro- und Verwaltungsautomation
• Faktor Mensch: Organisationspsychologie
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In der Praxis: Hohe Komplexität
• Projektmethoden• Expertenwissen gebündelt• Aber: Eine Lösung für alle – ohne
der jeweiligen sehr individuellen Situation gerecht zu werden
• Aber: Oft nur Rahmenvorgaben, wenig konkrete Anleitung
• Prozessmethoden • Methoden helfen,
Kontext zu erkennen (Konsistenz, Vollständigkeit)
• Aber: Modelle abstrahieren• Aber: Change Management ist
sehr schwierig
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K unde
V eran-s ta ltungs-
serv ice
Kataloge
sonstige Angebote
Terminänderungen
StornoRahm
envertrag
AnmeldungAnfrage Warteliste
V ertrieb
Antrag Warteliste löschenWarteliste gelöschtBenachrichtigung KundeReaktion Kunde
RückfragenBestätigung
Absage
Beantragung WartelisteAufnahme in Warteliste
Anfrage StornierungAntwort Kunde
Stornierung
Anfrage Terminänderung
Antwort Kunde
Terminänderung
Storno TeilnehmerBestätigung StornoEinladung
Tra iner
Verfügbarmachung Infrastruktur
Verpflegung/ Unterkunft
Übergabe Seminarunterlagen
Durchführung Training
Ausgabe Beurteilungsbögen
Beurteilung
Rech
nungsdate
n
Ver
anst
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ngsd
aten
Vor
bere
itung
Ver
anst
altu
ng
P rodukt-bere ichs-
le ite r
Vorschlag Trainingsmodifikation
Genehmigung Trainingsmodifikation
Ideen neues Training
Freigabe Konzepterstellung
Entwickelte Konzepte
Freigabe Trainingsentwicklung
Konzeption
erarbeitete Unterlagen
Antrag auf Medienbeschaffung
Genehmigung
Ideen zu neuen Trainings
Ergebnis Prüfung
Info über abgeschlossene Entwicklung
A rch iv
Einlagerung
Q ualitä ts -beauftrag ter
G eschäfts -le itung
Aushändigung
Quittierung
Bestätigung Vernichtung
QM-HandbuchÄnderungen
Bestätigung EmpfangVerfahrensanweisungenArbeitsanweisungen
Auditierung
Maßnahmenkatalog
Überwachung
Archivierung E
rgebnisse
Q-ZieleKontrolleKorrektur- und Vorbeugemaßnahmen
Wirkungen
Daten
Sem
inar
ange
bot
Bericht Trainingsdurchführung
Daten Trainingsdurchführung
Arbeitsanweisungen
Abrechnung/ Gehalt
Info Arbeitsanweisungen
R echnungs-w esen
Pro
visi
on
Tra
inin
gsun
terla
gen
Nachfrage Seminarvereinbarung
Antwort Seminarvereinbarung
Rechnung
Reklamation
Korrigierte
Rechnung
Zahlung
Rückfrage Rechnungsdaten
Antwort Rechnungsdaten
In der Praxis: Eine Methode für alle
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Ein Vorgehen für alle gleichpasst meist nicht richtig!
In der Praxis: Ständige Veränderung
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Alle 9-12 Monate grundlegende Änderungen!
Nachhaltigkeit?
• Wurde wirklich Nachhaltigkeit erzeugt?
• War nicht oft schon im Moment der Fertigstellung vieles wieder veraltet?
• Umwelt/ Märkte/ Technologien ändern sich schnell – wie können wir da mitkommen?
• Personen/ Richtungs-entscheidungen ändern sich –wie kann man trotzdem Konstanz hineinbringen?
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InterneÄnderungen
Äußeres Umfeld
NeueTechnologien
Neue Leistungen
Was ist zu tun?
• Probleme in Projekten/ Prozessen akzeptieren?• Es ist halt so, dass es mehr kostet?• Es ist halt so, dass es länger dauert?• Es ist halt so, dass die notwendige
Qualität nicht erreicht wird?
• Nein, denn• Es schwächt immer die Leistungs-
fähigkeit des gesamten Unternehmens!• Wertvolle Energie und Produktivität
geht verloren!
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Welche Ansätze gibt es?
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Mehr Regeln? Streckenplanung
dezentralzentral
Verkehrsreglung
Mehr zentraleVorgaben?
Lernen von der Natur! Pheromone
Neu (andersherum) denken?
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Dezentrale Ansätze: Bsp. Flugsimulator
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Steuerung Feedback
Viele steuern gleichzeitig gemeinsam
IT-Unterstützung: Bsp. Schach
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Selbst lernen Selbst lernende Systeme nutzen
Mehr Vertrauen in die Praxis als in die Theorie!
• Eher von den Experten lernen, die unmittelbar in die Abläufe involviert sind,… als sie immer wieder „von außen“ durch Veränderungen verunsichern?
• Vielleicht ist es richtiger, jeden Tag einige kleine evolutionäre Schritte zu machen,
… als immer wieder große Umwälzungen überzustülpen?
• Vielleicht ist es besser auch mal etwas auszuprobieren, … als lange zu diskutieren, ob der eine oder der andere Weg richtig ist?
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Der Experte im Mittelpunkt
Evolution
Reengineering
Ebene 1: Operativ
• Contentobjekte neu denken!• Inhalte, Kooperation• Objekte schaffen, die auf ihr
eigentliches Ziel ausgerichtet sind
• Prozessobjekte neu denken!• Kontext, Transaktionen, Muster• Kommunikation hochwertig
unterstützen, so dass die gemeinsame Arbeit einfacher und effektiver wird
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Ursprung: Erstellung von PapierdokumentenHeute: Container für Inhalte?
Ursprung: TabellenkalkulationHeute: Beziehungen zwischen Objekten?
„Kupferdraht der Kommunikation“
Ebene 2: Landkarten der Kommunikation
• GPS statt Vermessung• Echte Daten• Weniger Fehler• Klarheit• Auslastungsprofile• Dynamische Anpassung
• Satellitenkarte der Kommunikation• Störungen erkennen• Entwicklungen erkennen
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GPS
Landkarte Wetterkarte
Vermessung
Ebene 3: Mustererkennung und Assistenz-Systeme
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Evolutionäre Algorithmen
Fahrerassistenz-systeme
Empfehlungssysteme analog Online-Shops
Infrastruktur schaffen:IT-Unterstützung auf allen 3 Ebenen
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Probleme in Projekten und Prozessen angehen:Bessere Kommunikation, mehr Leistungsfähigkeit!
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viviSystems GmbHGistlstr. 33D- 82049 Pullach
T +49- 89-9054 2756F +49- 89-9054 2774