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Seite 1 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Umfeld | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de
Projektorganisation
Lehrveranstaltung Projektmanagement
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Der Projektmanager in der Organisation (nach
Dilbert)
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Projektorganisation - Aufbau
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Erweitertes Team
Lenkungsausschuss (Auftraggeber, Auftragnehmer,
weitere Mitglieder)
Kernteam
Projektleitung ggf. mit Projektassistenz
berichtet entscheidet
Projektteam
Arbeitsgruppe
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Projektorganisation - Ablauf
Lenkungsausschuß
Ziele
Lenkungsausschuss
Ziele
Entscheidungen
Externe
Unterstützung
Projektmanagement Moderation
Organisationsberatung
Abstimmungsinstanz
Qualitätssicherung
Reflexion der Ergebnisse
Information
Abstimmungsinstanz
Qualitätssicherung
Reflexion der Ergebnisse
Information
Projektassistenz
Unterstützung
Projektleitung
Dokumentation/
Information
Projektassistenz
Unterstützung der
Projektleitung
Dokumentation und
Information
Projektleitung
Projektmanagement
Verantwortung/Projektarbeit
Koordination/Information
Projektleitung
Projektmanagement
Verantwortung für Projektarbeit
Koordination und Information
Arbeitsgruppen
Teilaufgaben Projektarbeit
Arbeitsgruppen / Teilprojekte
Teilaufgaben Projektarbeit
AG AG AG AG AG AG AG AG
Projektteam
Durchführung Projektarbeit Information
Projektteam
Durchführung Projektarbeit
Information
Entscheidungs-
vorbereitung
Moderation Moderation
Führung
Erg
ebnis
se
Ergebnisse
Beratung
Lenkung
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Projektorganisation
Die Projektorganisation ist eine zeitlich befristete und auf die Aufgabe bezogene Organisationsform.
Sie muss während des Projektverlaufes weiterentwickelt und angepasst werden und zu Projektende aufgelöst werden.
Sie legt die Aufgaben und Verantwortlichkeiten von verschiedenen Gremien und Mitarbeitern fest, z. B.:
- Der Lenkungsausschuss
- Der Projektleiter und Projektgruppe
- Projektcontroller ...
Die Projektorganisation beschreibt in diesem Zusammenhang die Aufgabenaufteilung zwischen Projekt und Primärorganisation. Hierzu bestehen unterschiedliche Formen der Implementierung (Matrix, Stab-, reine Projektorganisation, ebenso Mischformen)
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Projektorganisation - Stellen und Gremien in Projekten
Projektleiter (ist verantwortlich für das Projektmanagement)
Projektmitarbeiter (bringen Fachkompetenz in die Arbeit des Projektteams ein)
Projekt-Controller (leistet administrative und buchhalterische Unterstützung)
Projekt-Assistent (unterstützt den Projektleiter bei Dokumentation und Information)
Externer Berater (bringt zusätzliche Fach- und / oder Methodenkompetenz ein)
Auftraggeber (gibt formal den Projektauftrag und nimmt das Ergebnis ab)
Lenkungsausschuss (gibt Zielstellung frei, stellt Ressourcen zur Verfügung und trifft Entscheidungen)
Abstimminstanz (überprüft, reflektiert und verbreitet die Ergebnisse)
Projektbeteiligte (vom Projekt direkt Betroffene, die auch in Arbeitsgruppen mitarbeiten)
Projektbetroffene (von der Projektarbeit aktuell oder zukünftig betroffene Mitarbeiter)
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Einbindung des Projektes in die Primärorganisation
Reine Projektorganisation:
sämtliche Funktionen werden in einer Organisationseinheit
zusammengefasst und dem Projektleiter unterstellt
Stab- Einflussorganisation:
Eingliederung des Projektteams als Stabsfunktion; der Projektleiter
fungiert als Koordinator
Matrixprojektorganisation:
aus jeder Bereichssparte werden nach Bedarf einzelne
Organisationseinheiten beteiligt
Pool-Organisation:
Mitarbeiter/innen aus unterschiedlichen Pools ( z.B. regional,
fachlich) werden nach Bedarf Projekten zugeordnet
Projektorientiertes Unternehmen:
Führung (strategisches Zentrum), Service (funktionaler Bereich),
Projekte
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Reine Projektorganisation
Leitung
Abteilung 1 Abteilung 3 Abteilung 2 Projekt
Die Projektbeteiligten werden aus ihrem angestammten Organisationsbereich ausgegliedert und einem
selbständigen Projektbereich zugeordnet.
Der Projektleiter hat uneingeschränkte Weisungsbefugnis.
Mit Erreichung des Projektzieles wird die Projektgruppe aufgelöst.
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Reine Projektorganisation
Vorteile:
- Einheitliche Leitung und ungeteilte Zielverantwortung des Projektleiters,
was zu einer weitgehenden Identifikation von Projektleiter und Projektmitarbeitern mit
dem zu erfüllenden Projektauftrag führt.
- Die Projektmitglieder können sich voll auf das Projekt konzentrieren –
ihnen „brennt“ nichts bei der Tagesarbeit an – die Projektaufgaben sind ihre
Tagesaufgaben.
Nachteile:
- Problem der „Verwendung“ der Mitarbeiter nach dem Projekt.
- Ggf. Schwierigkeiten bei der „Wiedereingliederung“ nach
Abschluss des Projektes.
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Stab- bzw. Einflussorganisation
Projekt
Leitung
Abteilung 1 Abteilung 3 Abteilung 2
Die Projektleitung nimmt
Stabsfunktionen wahr.
Koordiniert den Projektverlauf in
sachlicher, terminlicher und
kostenmäßiger
Hinsicht, sammelt
Informationen und bereitet
sie auf.
Der PL hat keine
Weisungsbefugnisse.
Befugnisse stehen dem
Leiter des Linienbereichs zu, der das
Projekt in der Linie verantwortet.
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Stab- bzw. Einflussorganisation
Vorteile:
- lässt sich personell leicht und rasch verwirklichen, ist flexibel.
- Keine größeren organisatorischen Umstellungen, da das Projekt im Wesentlichen innerhalb der Stammorganisation abgewickelt wird.
- Die Projektmitarbeiter sind nur zeitweilig für das Projekt tätig.
- Sie bleiben fachlich und disziplinarisch ihrer jeweiligen Instanz in der Stammorganisation unterstellt.
Nachteile:
- Relativ umständlicher Entscheidungsweg
- Der Stab kann einer Instanz nur Vorschläge unterbreiten und somit nur informell Einfluss nehmen.
- Probleme können im Hinblick auf Verantwortlichkeiten entstehen; das Liniensystem der Stammorganisation bleibt dominant.
- Der Projektstab kann nur für die Qualität seiner Informationen und Maßnahmenvorschläge, nicht aber für die ordnungsmäßige Erreichung der Projektziele verantwortlich gemacht werden.
- Der Projektleiter hat keinen direkten Zugriff auf (eigene) Einsatzmittel.
- Er ist auf die Kooperationsbereitschaft der Fachabteilungen angewiesen.
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Matrix-Projektorganisation
Leitung
Abteilung 1 Abteilung 3 Abteilung 2
Projekt 2
Projekt 1
Aufteilung der Zuständigkeiten zwischen der Stammorganisation und der Projektorganisation.
Die Projektmitarbeiter bleiben disziplinarisch ihren Linienvorgesetzten
unterstellt, werden aber temporär (während der Projektarbeitsphase)
in das Projektteam delegiert.
Im Rahmen und Umfang dieser Abordnung ist der Projektleiter für sie
zuständig und für ihren Projektbeitrag verantwortlich.
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Matrix-Projektorganisation
Vorteile:
- Die Projektleitung hat eine fachliche Weisungsbefugnis.
- Der Projektleitung obliegt eine Zielverantwortung.
- Als „Botschafter“ der entsendenden Organisationsbereiche sind die Projektmitarbeiter den Interessen ihres Hauptaufgabengebietes verpflichtet und versuchen sie auch im Projekt zu erreichen.
- In der Projektarbeit muss der Projektleiter darauf achten, dass diese Interessen zu einem gemeinsamen Projektinteresse gebündelt werden.
Nachteile:
- Gefahr von Zielkonflikten: den Mitarbeitern bleibt die „fachliche Heimat“ erhalten, allerdings unterstehen sie zwei Vorgesetzten, was zu Unsicherheiten führen kann.
- Die Führungsaufgabe des Projektleiters dürfte bei der Matrix-Projektorganisationsform am schwierigsten zu erfüllen sein.
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Vergleich der drei Basis-Modelle
Weisungsbefugnisse des Projektleiters fachlich disziplinarisch
Einfluss-PO nein nein
Matrix-PO ja nein
Reine PO
ja ja
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KOMPETENZ Seite 15 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Umfeld | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de
Aufgaben und Verantwortung des Projektleiters
Planen des Gesamtprojektes und seiner Phasen, Kontrollieren des Projektverlaufes
Mitwirkung bei und ggf. Durchführung der Erstellung einer vollständigen und aussagekräftigen
Projektdefinition
Koordinieren der am Projekt beteiligten Personen
Führen, Anleiten und Motivieren der Teammitglieder
Informieren der projektbeteiligten oder betroffenen Organisationseinheiten
Durchführung und Überwachung aller Aufgaben und Maßnahmen im Rahmen der Projektdurchführung
Aufbereiten von Entscheidungsunterlagen und Herbeiführen von Entscheidungen
Vorbereitung und Durchführung besonderer Meilenstein-Sitzungen
Regelmäßiges und frühzeitiges Informieren des Lenkungsausschusses und ggf. weiterer Projektbeteiligter
durch Erstellen von Projektstatusberichten
Vorbereitung und Durchführung von Reviews
Vertreten des Projektes und seiner Mitarbeiter in übergeordneten Gremien
Der Projektleiter erhält das Recht, außergewöhnliche Sitzungen des Lenkungsausschusses einzuberufen
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KOMPETENZ Seite 16 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Umfeld | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de
Aufgaben und Verantwortung des Lenkungsausschusses
Vertretung der übergeordneten Unternehmensinteressen und der Interessen der Auftraggeber
Zentrale Koordinationsinstanz, insbesondere bei bereichsübergreifenden Projekten
Überwachung und Durchführung der Erarbeitung einer vollständigen und aussagekräftigen Projektdefinition
Überwachung aller Aufgaben und Maßnahmen im Rahmen der Projektabwicklung
Teilnahme an und Durchführung besonderer Meilenstein-Sitzungen
Bewilligung der personellen, sachlichen und finanziellen Mittel
Gestaltung der Projektorganisation
Durchführung von Reviews und Projektmanagement-Reviews
Bewertung der Projektstatusberichte und Setzen von Prioritäten
Unterstützen des Projektleiters
Treffen von Entscheidungen, wenn der Kompetenzbereich des Projektleiters überschritten wird (z.B. Freigabe, Fortführung, Erweiterung, Einstellung des Projektes
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KOMPETENZ Seite 17 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Umfeld | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de
Zusammensetzung des Lenkungsausschusses
Vertreter des Auftraggebers (intern oder extern)
Spezialisten, besondere fachliche Berater,
wenn erforderlich, Vertreter aus den höheren Leitungsebenen,
wenn erforderlich, die Vorgesetzten der beteiligten Referate / Abteilungen / Bereiche,
der Projektleiter,
wenn erforderlich, besondere Projektmitarbeiter.
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KOMPETENZ Seite 18 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Umfeld | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de
Pool-Organisation
Geschäftsfeld 1
Geschäftsführung
Geschäftsfeld 3
Projekt
Projekt
Projekt
Geschäftsfeld 2
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Pool 1
Pool 2
Pool 3
Projekt
Projekte als Kerngeschäft des Unternehmens
(bspw. Anlagenbau, Beratung, Bauwesen)
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KOMPETENZ Seite 19 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Umfeld | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de
Beispiel – Projektorganisationen
Auftraggeber:
Chef und PR
(Verantwortung für
Umsetzung)
Projektleitung
(Moderation, Führung,
Zielerreichung, Projektplanung,
Controlling, Dokumentation)
Projektgruppe:
Beteiligte und Betroffene
(Vertreter mit eindeutiger
Sachkenntnis)
kleinere Projekte
(innerhalb einer Abteilung /
eines Unternehmens im Mittelstand)
Lenkungsausschuss:
Chef, PR,
Bereichs- oder Abteilungsleitung
externe Unterstützung
Projektleitung
(Moderation, Koordination,
Projektplanung,
Controlling, Dokumentation)
Projektgruppe
(Abstimminstanz,
Fachverantwortung)
Arbeitsgruppe
(Betroffene)
größere Projekte
fachübergreifend,
länger als 1 Jahr)
Arbeitsgruppe
(Betroffene) Arbeitsgruppe
(Betroffene)
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Projektorganisation für ein QM-Projekt (Beispiel)
AGn
AG3
AG2
Lenkungsausschuss Gesamtprojekt
HV, HPR, Klinikleitungen,
Unternehmensberatungen
interne Steuerprojektgruppe
Kunde
Lenkungsausschuss Klinik 1
Klinikleitung, Personalvertretung,
Funktionsbereiche, QM-Beauftragter
(ca. 10 Personen)
Lenkungsausschuss Klinik 2
Klinikleitung, Personalvertretung,
Funktionsbereiche, QM-Beauftragter
(ca. 10 Personen)
Projektleitung Klinik 1
QM-Beauftragter, ggf. Vertreter Projektleitung Klinik 2
QM-Beauftragter, ggf. Vertreter
AG1
AGn
AG3
AG2
AG1
Projektleitung Beratungs- und
Qualifizierungsunternehmen
Projektteam
Qualifizierungsunternehmen
Coach
Berater 1 Coach
Berater 2
Qualifizierungs-
Gruppe
(ca. 10
Multiplikatoren
je Klinik)
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Beispielhafte Projektorganisation –
Projektorganisationen
Lenkungsausschuss - Auftraggeber : Vorstand , Geschäftsleitung
- Auftragnehmer : Fachabteilung (Projektteam) -Macht- und Fachpromoter
Projektleitung
Kernteam
Leitung F&E
MA 1
MA 2
MA 3
Leitung Logistik
MA 1
MA 2
MA 3
Leitung Marketing /PR
MA 1
MA 2
MA3
Leitung Vertrieb
MA 1
MA 2
MA 3
Leitung Beschaffung
MA 1
MA 2
MA 3
Rechtsabteilung
Vorgaben Überwachung
QM Tester Projektcontroller
Leitung, MA 1, MA 3, MA 2…
Planen Definition
Überwachung Informieren
Projekt
Überwachung /
Beratung
Bericht
Matrixorganisation
Überwachung /
Beratung
Feedback – Regelkreis zur Qualitätssicherung