Upload
atalo
View
71
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Projectbesturing, -uitvoering en -afronding workshop voor projectleiders. Agenda. 1. Inleiding Inventarisatie leerpunten/problemen/doelen afbakening van de workshop 3. De processen Besturing & Uitvoering Overzicht processtappen Activiteiten en producten 4. Het proces Afronding - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Up
gra
de
1 Besturen/uitvoeren/afronden project
Projectbesturing, -uitvoering en -afronding
workshop voor projectleiders
Up
gra
de
2 Besturen/uitvoeren/afronden project
Agenda
1. Inleiding o Inventarisatie leerpunten/problemen/doeleno afbakening van de workshop
3. De processen Besturing & Uitvoeringo Overzicht processtappeno Activiteiten en producten
4. Het proces Afrondingo Overzicht processtappeno Activiteiten en producten
5. Afsluitingo Resterende vragen/opmerkingeno Evaluatie/verbetersuggesties
Up
gra
de
3 Besturen/uitvoeren/afronden project
Doel workshop
• Logisch vervolg op de workshop “Voorbereiden en Inrichten van Projecten”.
• Geeft de OBV-invulling weer van de volgende stappen in het projectmanagement proces: besturen, uitvoeren en afronding van projecten.
• Geeft een verdere toelichting op het gebruik van de handboeken, tools en beschikbare sjablonen.
• WIP presenteren aan eigen projectteam
Up
gra
de
4 Besturen/uitvoeren/afronden project
Inventarisatie leerpunten
Up
gra
de
5 Besturen/uitvoeren/afronden project
Project Management: Samenvatting
Kern van projectmatig werken:• via herkenbare & herhaalbare stappen• zorgen dat alle benodigde activiteiten worden verricht, • zodanig dat met de klant & acceptanten afgesproken resultaten en Kwaliteit worden geleverd, • waarbij de uitvoering blijft binnen de met het CMT
overeengekomen budget en doorlooptijd • met adequaat risicobeheer• en dit alles op basis van commitment van alle betrokkenen
Up
gra
de
6 Besturen/uitvoeren/afronden project
Over commitment gesproken ...
U zei…? Wanneerwilt u het
gerealiseerd hebben?
Up
gra
de
7 Besturen/uitvoeren/afronden project
Processtappen Projectmanagement
1. Voorbereiden2. Inrichten
3. Uitvoeren4. Besturen
5. Afronden
bijstellen
voortgang
sturing
Plan van aanpak
Up
gra
de
8 Besturen/uitvoeren/afronden project
Project Management: omgeving
Projectteam
Projectleider
Contractmanager
Programmamanager
Afdelingshoofd
Tea
mco
ordi
nato
r
2-de echelon
Contracteigenaar
PvA RapportageOpdracht Decharge
Klant internQ
-bor
ger
Klant extern
Eindgebruiker
Up
gra
de
9 Besturen/uitvoeren/afronden project
1) Inleiding
2) Omschrijving
project
3) Producten en
diensten
4) Kwaliteit
5) Planning
6) Organisatie
Inhoud PvA
7) Informatie8) Risicomanagement9) Overige procedures
/afspraken10) Bijlagen
PMW planningCI status overzicht
Req. Documenten, etc.
Up
gra
de
10 Besturen/uitvoeren/afronden project
Minimaal beschikbaar:
• PvA met bijlagen:o Baseline PMW Planning o Startdocument(en) kostenbeheersingo Requirements document(en) o SCM statusoverzicht/plano Risico Fact Sheets (RFS)
• Resources
• Hulpmiddelen
=> KICK-OFF PROJECTt.b.v.
teambuilding en commitment
Up
gra
de
11 Besturen/uitvoeren/afronden project
Beheerscycli projectbesturing
Actviteit/taak
Fase
Project
Wie beslistWie beslist
Contract Management Team
Projectleider/
Contractmanager
Projectleider/Projectmedewerker
Gebaseerd opGebaseerd op
Contract/
projectopdracht
Plan van Aanpak
Taakopdracht
Up
gra
de
12 Besturen/uitvoeren/afronden project
Overzicht clusters Uitvoeren en Besturen project
1Taakopdracht, Standopname,Risicobeheer
5Projectgebonden
SCM
2Rapportages CtM,Beslisdocumenten
4Fase overgang
bijstellen PVA, planningBO FDO
3Req. management,Verwerken CR’s
Up
gra
de
13 Besturen/uitvoeren/afronden project
Overzicht activiteiten Uitvoeren en Besturen project
U 3.3.1 Toewijzen
taakopdracht
B 3.4.2.Standopname/
actualiseer plan
U 3.3.2 Taak
verantwoording
B3.4.3Bijstellen
planning/baseline
B 3.4.5.Bijstellen PvA
U 3.3.3Bijhouden
projectdossier
U 3.3.4Opstellen beslisdoc.
B 3.4.1Risicobeheer
B 3.4.4 Opstellen
rapportages
B 3.4.6Bijst. PvA na fase-overgang
B 3.4.7Opstellen CR
B 3.4.8Verwerken CR
B 3.4.9Bijstellen req.doc.
CR vanuit CtM
Geaccordeerd PVA
Fase overgang
1
3
2
4
5
Up
gra
de
14 Besturen/uitvoeren/afronden project
Toewijzen taakopdracht medewerker [U 3.3.1]
• Projectleider geeft (schriftelijke free format) taakopdracht(en) aan elke projectmedewerker
Vereist: • Commitment• TVB’s helder van betrokken rollen • ‘projectmatig’ + actief (team) gedrag • Voortgangsbewaking en rapportage
1Taakopdracht, Standopname,Risicobeheer
Up
gra
de
15 Besturen/uitvoeren/afronden project
opdracht
begroting
Planning/PvA
Tijd/taakverant-
woording
standopname
evaluatie
normen
rapportagevoortgang
Planning
Tracking & Oversight
Afsluiting
Taakverantwoording/Standopname (PTO): [B3.4.2/3]
Kostenbeheersing
Begroten
Plannen
Uitvoeren activiteiten
Gebruik normen
Voortgang meten
Bijstellen planning/baseline/PvA
Q-maatregelenRisico’sBudget
Taakopdrachten
1Taakopdracht, Standopname,Risicobeheer
Up
gra
de
16 Besturen/uitvoeren/afronden project
PMW Weekstaat OBV-ISO Standopname/herplanning [U3.3.2][B3.4.2]
Actualiseren planning:• Herplannen restprognose• Afwijking in doorlooptijd
1Taakopdracht, Standopname,Risicobeheer
Up
gra
de
17 Besturen/uitvoeren/afronden project
• Continu inzicht in status / restplanning• Negatieve (potentiële) afwijking direct
melden aan PjL/CtMr• Positieve afwijking alleen indien zeker• Periodieke voortgangsrapportage t.o.v.
goedgekeurde PvA/Planning/Taakopdracht
• Goedgekeurde CR kan leiden tot nieuw PvA en/of baseline planning/taakopdr.
• PTO verantwoordelijkheid van projectmedewerker en projectleider
Standopname/voortgangsbewaking [B3.4.2/3]
1Taakopdracht, Standopname,Risicobeheer
Up
gra
de
18 Besturen/uitvoeren/afronden project
Standopname : projectcommunicatie [B3.4.2/3]
• Intern (wekelijkse) projectoverleg agenda:
o Mededelingen uit CMT en derdeno Verslag vorige vergadering/status actiepunten o Per projectlid: werkzaamheden terugblik + vooruitbliko Voortgang en planning projecto Communicatie (intern/extern)o Kwaliteitsmaatregelen (Q-coördinator)o Risico’so Procesverbetering projectuitvoeringo Resume nieuwe actiepunten
• Taakopdrachten en verantwoordingo minimaal bilateraal wekelijks
1Taakopdracht, Standopname,Risicobeheer
Up
gra
de
19 Besturen/uitvoeren/afronden project
Hulpmiddelen en opleidingen PjM/PTO/PMW
Trainingen/opleidingen:• Basistraining PMW• PMW Opfriscursus• PMW voor gevorderden• Werken in projecten• Projectmanagement
Hulpmiddelen:• PMW views/templates • Hulpmiddel bij gebruik van PMW • FAQ’s PMW• Handboek Projectmanagement
PMW
1Taakopdracht, Standopname,Risicobeheer
Up
gra
de
20 Besturen/uitvoeren/afronden project
een kerntaak binnen project- en contractmanagement
Continue nagaan welke risico’s het halen van de (project)doelstellingen bedreigen en vervolgens deze risico’s
beheersen
1) op taak/individueel nivo 2) op project/contractniveau (RFS)
Risicobeheer [B3.4.1]1
Taakopdracht, Standopname,Risicobeheer
Up
gra
de
21 Besturen/uitvoeren/afronden project
Actief Risicobeheer [B3.4.1]
• PjL, CtM maar ook projectteam• Vast onderwerp in projectteamoverleg• Vast onderdeel van maandrapportage
1Taakopdracht, Standopname,Risicobeheer
Up
gra
de
22 Besturen/uitvoeren/afronden project
ProductvoorbeeldRisico Fact Sheets (RFS)
Risico 2Beschrijving Deadlines worden niet gehaald door hoeveelheid werk in de beschikbare tijdTijdstip DoorlopendSchade bij optreden Uitloop in tijd, geld.Kans van optreden Groot
Preventieve maatregelenNr Door wie Beschrijving Kosten Actie
uiterlijk1 Team Zelfdiscipline, nakomen afspraken, korte
communicatielijnen en lol in het werk houden.Nihil Doorlopend
2 Team Werkdocumenten op de gemeenschappelijke directoryhouden en n iet in privé directories.
Nihil Doorlopend
3 Team Kwaliteitsbeheersingsmaatregelen nauwgezet plannenen uitvoeren.
Onderdeelplan
Doorlopend
Correctieve maatregelenNr Door wie Beschrijving Kosten Actie
uiterlijk1 Projectleider Herplannen (uitloop). Meer resources is geen optie ivm
complexiteit en sterke afhankelijkheid tussen de op televeren producten.
Nnb Nnb
1Taakopdracht, Standopname,Risicobeheer
Up
gra
de
23 Besturen/uitvoeren/afronden project
Opdracht opstellen maandrapportage
• Maak een overzicht van onderwerpen die in de maandrapportage aan de orde moeten komen zonder gebruik te maken van de handboeken. (3 min.)
• Wissel bevindingen klassikaal uit (5 min.)
• Verschillen inventariseren t.o.v. sjabloon maandrapportage (5 min.)
2Rapportages CtM,Beslisdocumenten
Up
gra
de
24 Besturen/uitvoeren/afronden project
Opstellen rapportages [B3.4.4]
2-wekelijks Statusrapportage aan CtMr• 4 Rapportages uit PMW:
• Budgetoverzicht op act. nivo• Capaciteitsverloop (per medewerker)• Balkenplanning• Mijlpalenoverzicht
• bilateraal bespreken (PjL en CtMr)Maandelijks Voortgangsrapportage aan CMT
• Maandrapportage projecten• 4 rapportages uit PMW als bijlage• RFS’s + overzicht
Statusoverzicht CR’s + CI’s (bij CtMr)
2Rapportages CtM,Beslisdocumenten
Up
gra
de
25 Besturen/uitvoeren/afronden project
Overzicht PMW views/statusrapportages [B3.4.4]
Begroten
Plannen
Standopname
Rapportage
2Rapportages CtM,Beslisdocumenten
Up
gra
de
26 Besturen/uitvoeren/afronden project
Opstellen Beslisdocument + vaststellen consequenties [U3.3.4]
Hoe:• Opstellen Document met gevraagde besluitvorming en bijlage(n)• Ter accordering aanbieden bij CMT • Consequenties beslissing vaststellen
Eindresultaat:• Besluit door CMT• eventueel CR
Hulpmiddel: Postbank Memo (free format)
2Rapportages CtM,Beslisdocumenten
Up
gra
de
27 Besturen/uitvoeren/afronden project
Requirements Management: essentie [B3.4.9]
• Specificaties expliciet vastgelegd en gecommuniceerd
o Klantrequirementso Acceptantrequirements
• In beheer bij CtMr => Acc. RqM evt. delegeren aan PjL
• Requirement heeft in principe één (accepterende) eigenaar
• Wijziging requirements => Change Request, verwerken in alle plannen + producten
• Requirements basis voor Plan van Aanpak
3Req.
management,Verwerken CR’s
Up
gra
de
28 Besturen/uitvoeren/afronden project
Processchema RM [B3.4.9]
GoedgekeurdeChange
Requests
StartRequirementsDocumenten
Ontwerp-Proces
NieuweRequirementsDocumenten
Voor klant/accept. belangrijke ont-
werpbeslissingen
Fase-overgang
3Req.
management,Verwerken CR’s
Up
gra
de
29 Besturen/uitvoeren/afronden project
3 Soorten requirements [B3.4.9]
ING
P
roje
ct
Kla
nte
n (
dez
e
o
rgan
isat
ie/
vra
gen
de
+ E
XT
ER
N
ver
and
erin
g)
PdP /IBN
FPC Overig
Ontwerp-spec's
fase N-1
Ontwerp-spec's fase N
No
rmen
/st
and
aard
s
O
ntw
erp
Kla
nt-
Ric
htl
ijn
en
Sp
ecif
ica t
ies
Req
uir
emen
ts/
Sec
DNB
IAD Ontwikkel-
standaards
SysteemSLA
testomgeving
MeetbareAcceptatie
Criteria OBV
Maak-proces
Interpay
Architectuur
3Req.
management,Verwerken CR’s
Up
gra
de
30 Besturen/uitvoeren/afronden project
Belang van goede requirements [B3.4.9]
Wat de consultant adviseerde Wat de ingenieur ontwierp Wat Inkoop bestelde
Wat de verkoper leverde
Hoe de ontwikkelaars het bouwden
Wat werd gevraagd
3Req.
management,Verwerken CR’s
Up
gra
de
31 Besturen/uitvoeren/afronden project
RM hulpmiddelen [B3.4.7 t/m 3.4.9]
•Werkinstructies in handboek PjM en CtM
(Change Request procedure)
•Sjabloon Klant Requirements document•Sjabloon Acceptant Requirements document
•Sjabloon Change Request formulier•Sjabloon Change Request statusoverzicht
3Req.
management,Verwerken CR’s
Up
gra
de
32 Besturen/uitvoeren/afronden project
Opstellen Change Request [B3.4.7.]
Wanneer CR’s?• Bij wijziging van requirements n.a.v. knelpunten (uit
risicomanagement en/of standopname) => niet bij detaillering
• Bij grote uitloop/inloop planning of overschrijding/onderschrijding budget
• Niet inhoudelijk (meer) kunnen voldoen aan requirements/ teruggeven opdracht (concessieverzoek)
Beheer van CR’s• Formeel beheer CR’s bij CtMr ; wellicht opstellen
gedelegeerd aan PjL• Statusoverzicht CR’s ook bij CtMr in beheer
3Req.
management,Verwerken CR’s
Up
gra
de
33 Besturen/uitvoeren/afronden project
Verwerken Change Request [B3.4.8]
Wat doen:
Soorten:
• Impactanalyse/prioritering uitvoeren• Requirements• Nieuwe FPA/omvangsschatting• Budget/begroting• Doorlooptijd• Resources (inzetplanning)• Hulpmiddelen
• Herplannen na goedkeuring• Opnieuw baselinen• Bijstellen PvA/Project/Req.
• Extern (Van opdrachtgever/CtMr)• Intern (Vanuit project)
Wanneer: • Bij uitloop/overschrijding • Bij wijzigingen op Req, PvA, CI’s
3Req.
management,Verwerken CR’s
Up
gra
de
34 Besturen/uitvoeren/afronden project
Bijstellen werkplan/baseline [B3.4.3/3.4.5/3.4.9]
Nieuwe Baseline(deel)o Verwerken Change Request (int./ext.)o Door CtMr geaccordeerde CR tbv grote
uitloop/overschrijdingo Bij fase-overgango Eventueel bijstellen:
• PvA, • Begroting (FPA/omvangsschatting)• Planning• Requirements documenten, • RFS’s, • Taakopdracht(en) etc.
PMW
3Req.
management,Verwerken CR’s
4Fase overgang
bijstellen PVA, planning
BO FDO
Up
gra
de
35 Besturen/uitvoeren/afronden project
Bijstellen PvA/Requirements na fase-overgang [B3.4.6/3.4.9]
Bij Fase-overgang:• Resources regelen (inzetplanning)• Bijstellen planning/Baselinen• Bijstellen PvA• Goedkeuring vragen => beslisdocument
Bijstellen Requirements documenten:• Goedgekeurde CR’s verwerken• Klant requirements actualiseren o.b.v. resultaten uit ontwerpproces vorige fase• Acceptant requirements uit komende fase toespitsen op projectresultaat
4Fase overgang
bijstellen PVA, planning
BO FDO
Up
gra
de
36 Besturen/uitvoeren/afronden project
Bijstellen requirements na fase overgang (PBM)
4Fase overgang
bijstellen PVA, planning
BO FDO
DS
BO
FDO
TDO
Bouw
OS
OS
OS
Start Req.
OS
Klant Req. doc.’Acc.Req.doc.’
Testen
Resultaat:AangepastSysteem
CTTST FST
INV
Ontwerpspecificatie
Klant Req. doc.’’Acc.Req.doc.’’
Klant Req. doc.’’’Acc.Req.doc.’’’
Acc.Req.doc.’’’’
Acc.Req.doc.’’’’’
TOTT
Up
gra
de
37 Besturen/uitvoeren/afronden project
16. Taakopdr./med.17. Weekstaat18. Beslisdoc.
19. Act.planning20. Bijgest. Planning21. Stat. Rapp.22. Mnd. Voortg. Rapp.23. Goedgek. CR.24. CR overzicht
8. Planning Inr. Proj.9. Proj.begroting10 Startdoc. Kost.beh.11 Init. Planning12. PvA hfdst. Kwal.13. Afspr. Infrastuct.14. Proj.dossier15. Plan van Aanpak
1. Planning voorbereid. 2 Klant Req. Doc.3. Ris.Fact.Sh.4. Fin..Kaders5. Tijd kaders6. Inzetafspr.7. Proj. Opdr.
25. Funct.form./med.26. Eval.rapp. Kostbeh.27. Eval.rapp. Proj.28. Accept.doc. Prod.29. Decharge doc.
7. P.opdr.
15. PvA
1. Voorbereiden
2. Inrichten
3. Uitvoeren4. Besturen
5. Afronden
+ CtM + (PL)
PL + med.
bijstellen
voortgang
sturing
Productoverzicht Besturen/Uitvoeren project
5Projectgebonden
SCM
Up
gra
de
38 Besturen/uitvoeren/afronden project
1. Voorbereiden
2. Inrichten
3. Uitvoeren4. Besturen
5. Afronden
bijstellen
voortgang
sturing
Projectdossier
projectopdracht
Plan van aanpak
Projectdossier en beheer [U3.3.3]
Afspraken
Project geb. info
(S)CM
“Afspraken altijd schriftelijk vastleggen”
5Projectgebonden
SCM
Up
gra
de
39 Besturen/uitvoeren/afronden project
Beheer van documenten en producten (intern SCM)
• 10 bouwstenen van SCM 1 Wij hebben een SCM-PLan (VIP) 2 Wij doen SCM volgens Plan 3 Wij definiëren en identificeren onze CI’s (VIP) 4 Wij zetten onze CI's in onze bibliotheek (VIP) 5 Wij leggen de status van CI's vast 6 Wij volgen een wijzigingsverzoek- en een
probleemmeldingsprocedure voor onze CI’s 7 Wij voeren wijzigingen op CI’s gecontroleerd uit 8 Wij bouwen onze producten uit onze CI’s volgens
procedure 9 Wij hebben standaardrapportages over de status
van onze CI’s10 Wij doen SCM-controle onderzoeken
5Projectgebonden
SCM
Up
gra
de
40 Besturen/uitvoeren/afronden project
Overzicht activiteiten Afronden project (6)
Afrondenproject
A3.5.1Beoordeling
projectmedew.
A3.5.2Opst.
Evaluatierapp.Kostenbeh.
A3.5.4Verkrijgen acceptatie
eindproduct
A3.5.5Verkrijgen decharge
Eindproducten ingevoerd/overgedragen naar productie
Resultaat ingevoerden nazorg afgerond
=>Project ontbonden
A3.5.3Opst.
Evaluatierapp.project
Resultaten uit PjM processen Uitvoeren
en Besturen
Uitvoeren nazorgOverdracht
projectdossier
Up
gra
de
41 Besturen/uitvoeren/afronden project
Verkrijgen acceptatie eindproduct [A3.5.4]
Hoe:• Opstellen acceptatierapport per acceptant• Acceptanten beoordelen en accorderen• CtMr tekent voor gezien• Opnemen in projectdossier
Eindresultaat:• Acceptatieformulier per opgeleverd eindproduct/acceptant
Hulpmiddel: Sjabloon acceptatierapport Acceptatieformulier
Up
gra
de
42 Besturen/uitvoeren/afronden project
Beoordelen projectmedewerker [A3.5.1]
Hoe:• Verzamelen gegevens• Invullen sjabloon Functioneringsformulier• Bespreken met projectmedewerker• Vaststellen definitieve versie• Opleveren aan lijnmanager
Ingevuld
functionerings
formulier
Up
gra
de
43 Besturen/uitvoeren/afronden project
Evaluatie kostenbeheersing [A3.5.2]
Nacalculatie op basis van:• initiële begroting/planning (baseline +uitgangspunten)• startdocument kostenbeheersing• gerealiseerde (actuele) planning• tussentijdse bijstellingen (CR’s)• geschoond van opgetreden verstoringen/risico’s • vaststellen kengetallen (input voor metrieken)• vastleggen ervaringen, knelpunten & oplossingen tbv PBV
• Eindresultaat: evaluatiedocument kostenbeheersing
Up
gra
de
44 Besturen/uitvoeren/afronden project
Opstellen Evaluatierapport project(fase)[A3.5.3]
Hoe:Verzamelen evaluatiegegevens van:• Q-borger/Q-coördinator• Testcoördinator• Kostenbeheersing• Projectdossier• Projectteam/medewerkertevredenheid• Klanttevredenheid
Opgesteld/gereviewed door projectteam
Eindresultaat:• afgerond evaluatierapport van project of afgesloten projectfase naar CtMr.
Up
gra
de
45 Besturen/uitvoeren/afronden project
Opdracht evaluatierapport project
Opdracht : Maak een overzicht van alle punten in een
logische clustering die je in jeproject eindevaluatierapport wil behandelen.
Duur: 5 minuten
Plenair bespreken : 10 minuten
Up
gra
de
46 Besturen/uitvoeren/afronden project
Verkrijgen Decharge [A3.5.5]
Hoe:• opstellen decharge-document met: - projectresultaat - evaluatierapport - projectdossier (geschoond) - acceptatieformulieren• goedkeuring door CtMr• overdracht projectdossier
Eindresultaat:• goedgekeurd dechargedocument• opheffen projectteam
Up
gra
de
47 Besturen/uitvoeren/afronden project
16. Taakopdr./med.17. Weekstaat18. Beslisdoc.
19. Act.planning20. Bijgest. Planning21. Stat. Rapp.22. Mnd. Voortg. Rapp.23. Goedgek. CR.24. CR overzicht
8. Planning Inr. Proj.9. Proj.begroting10 Startdoc. Kost.beh.11 Init. Planning12. PvA hfdst. Kwal.13. Afspr. Infrastuct.14. Proj.dossier15. Plan van Aanpak
1. Planning voorbereid. 2 Klant Req. Doc.3. Ris.Fact.Sh.4. Fin..Kaders5. Tijd kaders6. Inzetafspr.7. Proj. Opdr.
25. Funct.form./med.26. Eval.rapp. Kostbeh.27. Eval.rapp. Proj.28. Accept.doc. Prod.29. Decharge doc.
7. P.opdr.
15. PvA
1. Voorbereiden
2. Inrichten
3. Uitvoeren4. Besturen
5. Afronden
+ CtM + (PL)
PL + med.
bijstellen
voortgang
sturing
Productoverzicht afronden project
Up
gra
de
48 Besturen/uitvoeren/afronden project
Afsluiting
• Vragen / opmerkingen• Wat zijn volgens jullie de verschillen
tussen oude en nieuwe werkwijze?• Pas de nieuwe werkwijze toe!!• Evaluatieformulier
o aanvullingeno suggesties