Programsko rješenje · Web viewKada zaposlenik završi unos podataka, na kraju mjeseca, klikne „zvršen unos, pošalji na odobrenje“, Projektni menadžeru to pregleda te u koliko

PRILOG 3: OPIS POSLA

Sadržaj

1 Programsko rješenje............................................................................................21.1 Opći zahtjevi............................................................................................................................ 2

1.2 Moduli Poslovno-informacijski sustava....................................................................................2

1.2.1 Korisnici i nivoi pristupa......................................................................................................2

1.2.2 Evidencija kupaca...............................................................................................................3

1.2.3 Evidencija dobavljača.........................................................................................................3

1.2.4 Kadrovska evidencija..........................................................................................................3

1.2.5 Evidencija radnog vremena................................................................................................6

1.2.6 Putni nalog.......................................................................................................................... 8

1.2.7 Evidencija ponuda..............................................................................................................9

1.2.8 Vođenje troškova po projektima........................................................................................11

1.2.9 Narudžbe kupaca i narudžbe dobavljačima......................................................................12

1.2.10 Obračun i naplata klijentima..........................................................................................13

1.2.11 Obračun i plaćanje dobavljača......................................................................................13

1.2.12 Praćenje izaslanih/naplaćenih računa...........................................................................13

1.2.13 Planiranje troškova / Tijek novca (engl. cash flow).......................................................15

1.2.14 Evidencija ugovora: osiguranja, najmovi, garancije.... PTA..........................................15

1.2.15 Obračun plaće...............................................................................................................15

1.2.16 Obračun PDV-a.............................................................................................................15

1.2.17 Poslovanje s inozemstvom...........................................................................................15

1.2.18 Osnovna sredstva.........................................................................................................16

1.3 Analiza poslovnih procesa......................................................................................................16

1.4 Instalacija poslovno-informacijskog sustava...........................................................................16

2 Edukacija zaposlenika........................................................................................16

Projekt je sufinancirala Europska unija iz Europskog fonda za regionalni razvojSadržaj ovog Poziva isključiva je odgovornost društva PROTECH AUTOMATION d.o.o.

Predmet nabave sastoji se od razvoja i implementacije programskog rješenja i edukacija zaposlenika:

1 Programsko rješenje

1.1 Opći zahtjeviPostojeće programsko rješenje poslovno-informacijskog sustava mora objedinjavati niz softverskih modula za kompletno vođenje poslovanja:

Evidencija kupaca Evidencija dobavljača Kadrovska evidencija Evidencija radnog vremena Putni nalozi Evidencija Ponuda Vođenje troškova po Projektima Narudžbe kupaca i narudžbe dobavljačima Izdavanje i zaprimanje računa Planiranje troškova / Tijek novca (engl. Cash Flow) Obračun plaće Obračun PDV-a Poslovanje s inozemstvom Osnovna sredstva Računovodstvo Poslovni izvještaji – predefinirane nadzorne ploče, analize, izvještaji, planiranje Automatizacija poslovnih procesa Povezivanje s vanjskim rješenjima

Poslovno-informacijski sustav koristi arhitekturu klijent-poslužitelj s tri razine, a sastoji se od:

Poslužitelj baze podataka Aplikacijski poslužitelj Korisničko sučelje za određene module (niže navedeno) – Web based (security

certificated)

1.2 Moduli Poslovno-informacijski sustava

1.2.1 Korisnici i nivoi pristupaKorisnički pristup mora imati više nivoa (grupa), sa konfigurabilnim podešenjem pristupa pojedinim podacima.

Grupe korisnika:

- Administrator- Računovođa – Pristup i mogućnost unosa / izmjena svih podataka – 1 korisnik- Projektni menadžer - Pristup i mogućnost unosa / izmjena svih podataka – 2 korisnika- Inženjer – Pristup web sučeljima za unos radnih sati i pripreme putnih naloga – do 50

korisnika


1.2.2 Evidencija kupacaModul podataka klijenata mora sadržavati mogućnost evidencije slijedećih podataka:

o ID klijentao Ime klijentao Adresao Porezni brojo Ime banke, IBAN, SWIFTo Carinski brojo Podatci osobe za kontakt – Mogućnost višestrukih unosa:

Ime i Prezime Funkcija e-mail telefon/mobitel

o Napomena (tekst polje za slobodan unos napomene)o Mogućnost slobodno podesivih poljao Evidencija GDPR, sa alarmom ako GDPR postupak prema klijentu nije sproveden.

Učitavanje (engl. Upload) potpisanih dokumenata, mailova sa obavijestima i privolama.

1.2.3 Evidencija dobavljačaModul podataka podizvođača mora sadržavati mogućnost evidencije slijedećih podataka:

o ID podizvođačao Ime podizvođačao Adresao Porezni brojo Ime banke, IBAN, SWIFTo Carinski brojo Podatci osobe za kontakt – Mogućnost višestrukih unosa:

Ime i Prezime Funkcija e-mail telefon/mobitel

o Napomena (tekst polje za slobodan unos napomene)o Tarifa – mogućnost višestrukih unosa sa opisom tarifeo Mogućnost slobodno podesivih poljao Evidencija GDPR, sa alarmom ako GDPR postupak prema klijentu nije sproveden.

Učitavanje (engl. Upload) potpisanih dokumenata, mailova sa obavijestima i privolama.

1.2.4 Kadrovska evidencijaPodaci koji se evidentiraju:

Osnovni osobni podaci:

o ID Zaposlenika/Podizvođačao Grupa: Zaposlenik / Podizvođačo U slučaju Podizvođač – padajući meni (engl. drop-down) Ime podizvođačao Slika (učitavanje, engl. upload bmp, jpeg....)


o Ime i Prezimeo Datum rođenja

Osobni Kontaktni detalji:

o Adresao OIBo e-mailo telefon/mobitel

Kontakt u slučaju nužde

o Ime i Prezimeo Odnos sa Zaposlenikom/Podizvođačemo Adresao OIBo e-mailo telefon/mobitel

Dodatni osobni podaci:

o Bračno stanjeo Ime i Prezime supružnikao Djeca (višestruki unos)

Ime i prezime Datum rođenja Učitavanje (engl. upload) Rodnih listova Učitavanje (engl. upload) Izvadak iz MR djece

Poslovni podaci

o Funkcijao Datum Zaposlenjao Datum Završetka Zaposlenjao Status Zaposlenjao Lokacija Radao Ugovor o radu

Zaposlenje do (treba upotrijebiti za alarm određeni broj dana prije isteka):

Učitavanje (engl. upload) skeniranog dokumentao Fiksna plaća o Terenska plaćao Evidencija GDPR, sa alarmom ako GDPR postupak prema klijentu nije sproveden.

Učitavanje (engl. upload) potpisanih dokumenata, mailova sa obavijestima i privolama.

Financijski podaci


o Ime bankeo IBAN – hr računo IBAN – devizni računo Plaćao Datum promjene plaće (mogućnost pregleda promjena)

Kvalifikacije/Tečajevi/Licence/Jezici

o Titula školovanja (mogućnost višestrukih unosa *)o Školovanje – od (*)o Školovanje – do (*)o Ime Institucije školovanja (*)o Diploma – učitavanje (eng. Upload) skeniranog dokumentao Kvalifikacije/Tečajevi/Licence (mogućnost višestrukih unosa **)o Ime Kvalifikacije/Tečajevi/Licence (**)o Ime institucije Kvalifikacije/Tečajevi/Licence (**)o Datum Kvalifikacije/Tečajevi/Licence (**)o Učitavanje (engl. Upload) certifikata Kvalifikacije/Tečajevi/Licence (**)o Jezici (mogućnost višestrukih unosa ***)

Jezik (***) Standardno vrednovanje (engl. Common reference level (***)

Iskustvo

o Prethodna zaposlenja (mogućnost višestrukih unosa *)o Ime poslodavca (*)o Od (*)o Do (*)o Opis poslova (*)o Iskustva na PTA projektima

Ime projekta (padajući meni (engl. drop-down) iz „upravljanja projektima“).)

pozicija na projektu (Izbor predefiniranih pozicija) korišteni alati (Izbor predefiniranih alata) Opis/napomena

o Iskustva na ne PTA projektima Ime projekta (upis) pozicija na projektu (Izbor predefiniranih pozicija) korišteni alati (Izbor predefiniranih alata) Opis/napomena

o CV Upload CV-a Datum zadnje promjene CV-a (treba upotrijebiti za alarm određeni broj

dana nakon zadnje promjene)Zdravstvo

o Prethodni/Periodički lječnički pregled (mogućnost višestrukih unosa *) Tip pregleda: prethodni/periodički (*) Datum pregleda (*) Uputnica – učitavanje (engl. Upload) skeniranog dokumenta (*)


Lječnička Svjedodžba - učitavanje (engl. Upload) skeniranog dokumenta (*)

Pregled Vrijedi Do (treba upotrijebiti za alarm određeni broj dana prije isteka) (*)

Napomena (*)o Mogućnost pregleda tabele pregleda za sve zaposlenikeo Posebni lječnički pregledi (rad na visini, offshore....)

Tip pregleda Datum pregleda (*) Uputnica - učitavanje (engl. Upload) skeniranog dokumenta (*) Liječnička Svjedodžba - učitavanje (engl. Upload) skeniranog dokumenta

(*) Pregled Vrijedi Do (treba upotrijebiti za alarm određenog dana broja

prije isteka) (*) Napomena (*)

o Cijepljenja Tip Cijepiva Vrijedi Od Vrijedi Do (treba upotrijebiti za alarm određenog broja dana prije isteka)

(*) Napomena (*)

o Putno osiguranje Osiguravatelj Vrijedi Od Vrijedi Do (treba upotrijebiti za alarm određenog broja dana prije isteka)

(*) Napomena (*)

Dokumentacija – učitavanje (engl. Upload) skeniranog dokumenata

o Osobna iskaznica (tipove dokumenata definirati u podešenjima) Vrijedi do (treba upotrijebiti za alarm određeni broj dana prije isteka): Upload Scaniranog dokumenta

o Putovnica Vrijedi do (treba upotrijebiti za alarm određeni broj dana prije isteka): učitavanje (engl. Upload) skeniranog dokumenta

o Vozačka Dozvola Vrijedi do (treba upotrijebiti za alarm određeni broj dana prije isteka): učitavanje (engl. Upload) skeniranog dokumenta

o Izaslani rad modul A1 učitavanje (engl. Upload) skenirane Prijave Od Do (treba upotrijebiti za alarm određeni broj dana prije isteka) (*) Učitavanje (engl. Upload) skeniranog Odobrenog modula A1 Napomena (*)

1.2.5 Evidencija radnog vremena

Evidenciju radnog vremena ispunjava zaposlenik pomoću korisničkog web sučelja. U web sučelju zaposlenik vidi samo svoje podatke.


o Automatsko popunjavanje polja (iz podataka zaposlenika) Ime i Prezime ID zaposlenika/podizvođača

o Popunjavanje/izbor polja: Mjesec i godina

Izbor projekta (nositelj troška) na kojem se radi (padajući izbor otvorenih projekata- automatski popunjava polja: Ime projekta, PTA br.projekta, Klijent br. Projekta ...), mogućnost izbora više projekata

Izbor vrste troška (WBS stavke i definirane isporuke) Sati rada po danima i po projektu Opis posla po svakom poslu Napomena –za TS za dotični mjesec

Nakon kompletiranja, slanje evidencije na Potvrdu (manageru)o Ispis „Time sheet“ – u obliku excel tablice, treba postojati mogućnost višestrukog

filtriranja po ID projekta, od-do, cijeli mjesec i slično


Kada zaposlenik završi unos podataka, na kraju mjeseca, klikne „zvršen unos, pošalji na odobrenje“, Projektni menadžeru to pregleda te u koliko nije sve u redu ne odobri i pošalje nazad na korekciju zaposleniku ili ima mogućnost da korektira i odobri evidenciju.

Jednom odobrenu evidenciju za protekli mjesec, zaposlenik ne može više mijenjati.

1.2.6 Putni nalog

Putni nalog ispunjava zaposlenik pomoću korisničkog web sučelja. U web sučelju zaposlenik vidi samo svoje podatke.

o Automatsko popunjavanje polja (iz podataka zaposlenika) Ime i Prezime ID zaposlenika/podizvođača Radno mjesto

o Popunjavanje/izbor polja: Izbor projekta (nositelj troška) za koji se je išlo na službeni put (padajući

izbor otvorenih projekata- automatski popunjava polja: Ime projekta, PTA br. projekta, Mjesto putovanja, iznos dnevnice, iznos nadoknade za korištenje osobnog automobila po km i uplaćeni predujam za tekući mjesec)

Izbor vrste troška (Projektni menadžment, Razvoj SW-HW, Start-up)

Datum polaska** Sat polaska** Datum povratka** Sat povratka**

**- na osnovi datuma i sata polaska i povratka, automatski se računa broj dnevnica

Vrsta prijevoza (izbor definiranih vrsta pr.: službeni vozilo, osobno vozilo, taxi, vlak, avion, trajekt, brod....)

Marka i model vozila Registarska oznaka vozila Početno stanje brojila kilometara vozila Završno stanje brojila kilometara vozila Popis troškova:

Datum troška Opis troška Iznos troška Količina troška Valuta troška Srednji tečaj HNB na dan obračuna Ukupan trošak u kunama

Učitavanje (engl. Upload) skeniranog računa uz trošako Automatski zbroj svih troškova: Dnevnice + korištenje osobnog vozila km +

trošak 1 + trošak n


Kada zaposlenik završi unos podataka, klikne „završen unos, pošalji na odobrenje“, Projektni menadžer to pregleda te ukoliko nije sve u redu ne odobri i pošalje nazad na korekciju zaposleniku ili ima mogućnost da korigira i odobri putni nalog.

Jednom odobreni putni nalog, zaposlenik ne može više mijenjati.

Odobreni putni nalog stoji u pripremi za obradu računovodstvu. Računovodstvo knjiži putni nalog.

1.2.7 Evidencija ponuda

Podatci koji se evidentiraju:

o ID Ponude (PTAyynnn)o Klijent (iz baze klijenata)

Nazivo Klijent zahtjevi projekta

Opis Mogućnost priloga maila i/ili ostalih dokumenata

o Cijena ponude (mogućnost više revizija/iteracija):


Opis Cijena (kn/Euro) EBITDA (kn/Euro/%) Mogućnost priloga (učitavanje, engl. upload) Excel tablice kalkulacije

cijeneo Ponuda – prilog (učitavanje, engl upload) ponude (mogućnost više

revizija/iteracija):o Datum ponudeo Datum isteka valjanosti ponude (treba upotrijebiti za alarm određeni broj dana

prije isteka)o Status ponude: Aktivna, Neprihvaćena, Prihvaćenao Ako je ponuda prihvaćena:

Cijena ponude Datum prihvaćanja ponude Učitavanje (engl. Upload) Narudžbenice Projekt ID (kod otvaranja projekta se projekt povezuje sa ponudom, a

ovdje se samo vizualizira) – U koliko nije povezani – Alarm/podsjetnik da treba otvorit projekt


1.2.8 Vođenje troškova po projektima

o ID Projekta (PTAyynnn)o Projekt vezan na ponudu (padajuća lista prihvaćenih ponuda)

Automatski se popune podatci klijentao WBS (Raščlanjena struktura poslova) odnosno dekompozicija projekta na manje

dijelove, sa budžetom svakog pojedinog dijela (kn/Euro/%)

Za svaku stavku dati mogućnost izbora višestrukih stavki „planirani termin troška – mjesec, količina troška u tom izabranom mjesecu“ – služi za planiranje troškova (tijek novca, engl. cash flow).

o Definiranje isporučevina (deliverables) Stavka WBSa (pod koju spada element isporuke)

Ime dokumenta / ili tip elementa isporučevine Opis elementa isporučevine Detalj elementa isporučevine Developer/Odgovorna osoba Jezik Broj sati ili vrijednost budžeta, budžet mora imati 2 vrijednosti:

Cijena troška PTA i cijena prema klijentu.


Troškovi se moraju vezati za projekt da bi se omogućilo kvalitetnije praćenje:

- trenutne bilance projekta (Budžet – troškovi) po svakoj pojedinoj stavci WBS-a- Krajnje bilance projekta- Naknadnu analizu po cjelokupnom projektu i po pojedinim stavkama- Stvaranje baze podataka bilanci projekata koja omogućuje kvalitetnije procjene troškova

projekta pri kreiranju ponuda novih projekata.

1.2.9 Narudžbe kupaca i narudžbe dobavljačima

Modul treba omogućiti potpunu kontrolu primljenih i poslanih narudžbi, te njihovo vezivanje za kupca, dobavljača i projekt.


1.2.10 Obračun i naplata klijentima

o Modul obračuna mora automatski prikazati sve troškove vezane za projekt (materijalne, sate razvoja....)

o Mogućnost unosa dodatnih troškova i korekcije stvarnih troškova.o Kod zatvaranja fakture, faktura se evidentira kao izdana, te se generira nalog za

plaćanje prema knjigovodstvu.

1.2.11 Obračun i plaćanje dobavljača

o Modul obračuna mora automatski prikazati sve troškove vezane za projekt (materijalne, sate razvoja dobavljača....)

o Mogućnost unosa dodatnih troškova i korekcije stvarnih troškova.o Kod zatvaranja obračuna, obračun se evidentira kao izdan, te se generira nalog za

isplatu prema knjigovodstvu.o Učitavanje (engl. Upload) računa dobavljača

1.2.12 Praćenje izaslanih/naplaćenih računa

o Lista izdanih računa sa pripadajućim podatcima (Ime firme, broj računa, iznos, datum izdavanja, br. Narudžbenice....)

o Unos statusa i datuma kad je plaćeno



1.2.13 Planiranje troškova / Tijek novca (engl. cash flow)

U svrhu praćenja poslovanja i planiranja tijek novca (engl. cash flow), prate se predviđeni troškovi. Na listu se automatski dodaju planirani troškovi iz „1.1.1 Otvaranje i Organizacija Projekta“ koji se definiraju prilikom raščlambe projekta (WBS). Osim njih mora postojati mogućnost unosa:

o Ponavljajući troškovi – ponavljaju se iz mjeseca u mjesec (plaće zaposlenika, najmovi, krediti, pretporez, leasing ....)

o Ostali planirani troškovi

1.2.14 Evidencija ugovora: osiguranja, najmovi, garancije.... PTA

Potrebna nam je lista stavki sa datumima početka i isticanja ugovora (osiguranja, najmovi, garancije itd.) sa alarmiranjem određeni broj dana prije isticanja ugovora.

1.2.15 Obračun plaće

Obračunavanje plaće mora automatski prenositi podatke iz kadrovske evidencije zaposlenika, prisutnosti i odsustvu s posla, putnih naloga, i ostalih evidencija, te unositi podatke (knjižiti) u glavnu knjigu.

Svi zakonski propisani obrasci moraju biti sastavni dio modula obračunavanja plaća

1.2.16 Obračun PDV-a

Modul Obračuna PDV-a mora omogućavati praćenje, knjiženje poreznih evidencija i generiranje potrebnih obrazaca u skladu s važećim zakonom.

1.2.17 Poslovanje s inozemstvom

Poslovno-informacijski sustav mora biti sukladan sa važećim zakonom glede različitih pravila vezanih uz porez na dodanu vrijednost i poslovanje s državama članicama EU i drugim zemljama izvan Europske unije, npr. prodaja i kupnja robe, prodaja i kupnja usluga.


1.2.18 Osnovna sredstva

Podatci koji se evidentiraju:

o Registar osnovnih sredstavao Vrijednosto Amortizacijao Praćenje periodičkih pregledao Zaduživanje i razduživanje zaposlenika

1.3 Analiza poslovnih procesa

Ponuđač će analizirati poslovne procese u cilju prilagodbe poslovno-informacijskog sustava potrebama poslovanja tvrtke Protech Automation d.o.o.

1.4 Instalacija poslovno-informacijskog sustava

Instalacija poslovno-informacijskog sustava na server / radne stanice, postavljanje baze podataka, unos korisnika programa i definiranje autorizacija i drugih parametara za rad.

Instalacija će se izvršiti na infrastrukturi (poslužitelju/serveru) naručitelja – Protech Automation d.o.o.

2 Edukacija zaposlenika

Educiranje zaposlenika Protech Automation d.o.o. u cilju upoznavanja rada na poslovno-informacijskom sustavu, u trajanju od 2 dana.


Documents

Programsko rješenje · Web viewKada zaposlenik završi unos podataka, na kraju mjeseca, klikne „zvršen unos, pošalji na odobrenje“, Projektni menadžeru to pregleda te u koliko