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TEMA:
Acompañamiento y apoyo a las OPF en el proceso de ejecución y rendición de cuentas, de los recursos financieros
recibidos de la DIGEPSA para el programa de Reparaciones y Mantenimiento de
Centros Educativos Públicos (Remozamiento)
Guatemala, julio 2013
Modalidad de ejecución de fondos
Transferencias de fondos a través del renglòn presupuestario 435 “Transferencias a otras instituciones sin fines de lucro”.
Base Legal:
• Acuerdo Ministerial No.1352-2012 de fecha 16 de mayo de 2012, mediante el cual se crea el “Programa de Reparaciones y Mantenimiento de Centros Educativos Públicos”
• Acuerdo Ministerial No.3667-2012 “Desconcentrar en las Direcciones Departamentales de Educaciòn la asignación, administración, ejecución y dotación de recursos financieros a los centros educativos públicos para implementar los servicios de apoyo.
• Acuerdo Gubernativo No.225-2008, “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Educación”, establece:
Artículo 15, inciso a): la DIGEPSA será la responsable de “Dotar de recursos
económicos, facilitar su adquisición y distribuir los servicios de apoyo, en
forma descentralizada para desarrollar los procesos educativos en las escuelas
oficiales públicas en general”.
Artículo 32 inciso e): La Direcciòn de planificación Educativa -DIPLAN-, dentro de sus funciones asignadas esta la de determinar y normar la construcciòn, reparación, ampliación y mantenimiento de infraestructura de los centros educativos oficiales y proponer las normas técnicas para la infraestructura escolar.
• Acuerdo Ministerial No.1096-2012 de fecha 23 de abril de 2012 “Reglamento Para Transferencias de Recursos Financieros a los Consejos Educativos y otras organizaciones de padres de familia
Instructivo de transferencias corrientes a Consejos Educativos u otras OPF:
• Ver portal ISO 9000 del MINEDUC, documentos por proceso, procesos de apoyo, servicios de apoyo, PRA-INS-03 “Transferencias Corrientes a Concejos Educativos u otras OPF”.
Proceso de ejecución de los recursos financieros para los programas de apoyo a través de transferencias corrientes a Consejos Educativos u otras OPF:
Consejo Directivo de la OPF:
• Registrar Inventario de Cuentas y ente receptor ante la Tesorería Nacional y Direcciòn de Contabilidad del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas.
• Suscribir Convenio para la transferencia de recursos financieros con DIGEPSA O DIDEDUC.
• Firmar y sellar el original y copia del recibo Oficial de transferencias de recursos financieros a Consejos Educativos u otras Organizaciones de Padres de Familia.
• Entregar el original del recibo oficial al tècnico de servicios de apoyo de la DIGEPSA y archivar copia.
• Recibir notificaciòn del tècnico de servicios de apoyo de la DIGEPSA sobre la transferencia de fondos realizada a la OPF.
• Verificar en estado de cuenta bancaria los fondos que le fueron transferidos, los cuales deben ser iguales al recibo oficial firmado con anterioridad.
• Registrar en el Libro de Caja la transferencia de fondos segùn recibo oficial entregado a la DIGEPSA.
• Planificar las compras a realizar.
• Cotizar los artículos a comprar como mínimo a dos proveedores.
• Seleccionar al proveedor.
Proveedor adjudicado con la compra:
• Emitir factura por la compra que le realiza la OPF.
Consejo Educativo de la OPF:
• Revisar la factura segùn lo cotizado y verificar que llene los requisitos legales correspondientes.
• Recibir los productos adquiridos y confrontarlos con la factura emitida por el proveedor.
• Almacenar los productos adquiridos al proveedor en un lugar adecuado.
• Pagar la factura al proveedor mediante la emisión de cheque correspondiente.
• Razonar, firmar y sellar la factura en el dorso (presidente, tesorero y secretario).
• Registra los egresos en el Libro de Caja.
• Llevar control de los materiales utilizados.
EJEMPLO LLENADO
DE FACTURA
NIT: 173445-1
Fecha: 18 de marzo de 2,013
Señor: Consejo Educativo Escuela Oficial Rural Mixta Caserìo Creec Agua Caliente
Dirección: Caserio Creek, Agua Caliente, municipio de Livingston
NIT: 7199715-6
Cantidad Descripción Precio Unitario Q. Precio Total Q.
20 Quintales de cemento gris 62.50 1,250.00
2 M3 Piedrin 3/4" X 1/2" 175.00 350.00
2 M3 Arena de rio 100.00 200.00
20 qq Hierro G40 440.00 8,800.00
50 Laminas galvanizadas de 6 pies 200.00 10,000.00
ULTIMA LINEA
SUJETO A PAGOS TRIMESTRALES
Cantidad en Letras: Veinte mil seiscientos quetzales exàctos.
20,600.00
Imp. Carol NIT:554455-3 Serie A2 del 15500 al 50000. Res. No.1-33-1540SAT de fecha 15-05-2012
Factura Serie A-2 No.32500
DISTRIBUIDORA EL BUEN PRECIOPropietario: Mario Jose Alvarado Cifuentes
5a. Avenida 5-36 Zona 2
Municipio de Livingston, del Departamento de Izabal
TOTAL Q.
Razòn o Justificación:
Firma Firma Jorge Francisco Maldonado Nombres y Apellidos Completos Representante Legal Tesorero Organización de Padres de familia Organización de Padres de Familia
___________________________________________
Secretario Organización de Padres de familia
Luis Antonio Arellano GodìnezNombres y Apellidos Completos
La presente factura ampara la compra de materiales deconstrucciòn que seràn utilizados para las reparacionesdel establecimiento educativo, correspondiente a latransferencia ùnica del año en curso , haciendo constarque los materiales fueron recibidos a entera satisfacción.
PARTE DE ATRÁS DE LA FACTURA DE REPARACIONES DEL
ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO
Jose Ventura VasquezNombres y Apellidos Completos
Sello Organización de Padres de familia
Rendición de cuentas
• Llenar el formulario siguiente:
PRA-FOR-04 (formato de rendición de cuentas de fondos transferidos).
DIRECCIÒN GENERAL DE PARTICIPACIÒN COMUNITARIA Y SERVICIOS DE APOYO -DIGEPSA-
NIT
- - -- - -- - - TRANSFERENCIA BANCARIA- - - FONDO ROTATIVO
FORMA DE PAGO
MINISTERIO DE EDUCACIÓN PRA-FOR-04Ver. 01
RENDICIÓN DE CUENTAS DE FONDOS TRANSFERIDOS A ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA
MUNICIPIO
CÓDIGO DE ESTABLECIMIENTO PRE-PRIMARIA BILINGÜE
FORMA OFICIAL NÚMERO CONVENIO NO.
NOMBRE DEL CONSEJO EDUCATIVO U OTRA OPF
CÓDIGO DE ESTABLECIMIENTO DE PÁRVULOSCÓDIGO DE ESTABLECIMIENTO DE PRIMARIACÓDIGO DE ESTABLECIMIENTO EDUCACIÓN MEDIA
A
12
3
4B
5
67
8C
9
1011
12D
13
1415
16
SALDO NO EJECUTADO
PRE-PRIMARIA BILINGÜE
SERVICIOS DE APOYO Y NÍVEL ESCOLAR VALOR RECIBIDO Q. VALOR GASTADO Q.
ALIMENTACIÓN ESCOLARÚTILES ESCOLARES
VALIJA DIDÁCTICA
TOTAL PRE-PRIMARIA BILINGÜE
ÚTILES ESCOLARES
PÁRVULOS
ALIMENTACIÓN ESCOLAR
TOTAL PÁRVULOS
VALIJA DIDÁCTICA
ÚTILES ESCOLARES
PRIMARIA
ALIMENTACIÓN ESCOLAR
TOTAL PRIMARIA
VALIJA DIDÁCTICA
OTROS
GRATUIDAD
TOTAL GENERALTOTAL OTRAS TRANSFERENCIAS
EL PRESENTE REPORTE DE EJECUCIÓN DE FONDOS ASCIENDE A LA CANTIDAD DE (En letras) :
REMOZAMIENTO
- -
PRE-PRIMARIAPÁRVULOS
NIVEL MEDIO
NIVELES NIÑOS NIÑAS DOCENTES
Nombre del Secretario Consejo Educativo u OPF Firma
LUGAR FECHA
TOTAL
* En caso no contar el Centro Educativo Público con Consejo Educativo u Organización de Padres de Familia legalmente constituídos la única firma a consignar es la del Director
PRIMARIA
* Nombre del Presidente del Consejo Educativo u OPF Firma
Nombre Tesorero Consejo Educativo u OPF Firma
sello
• Archivar en un lugar adecuado los documentos de soporte del gasto (facturas).
• Entregar al tècnico de servicios de apoyo de la DIGEPSA el formato PRA-FOR-04 “Rendición de Cuentas de Fondos Transferidos a Organizaciones de Padres de Familia.
• Publicar informe de ejecución de fondos en la cartelera del establecimiento según formato establecido.
LIBRO DE CAJA DOBLE FOLIO Y FOLIO
SENCILLO
Codigo Establecimiento 18-02-0107-43
Folio No.1
FECHA DESRIPCIÓN PARCIAL INGRESOS EGRESOS SALDOSaldo inicial Q0.00
04/02/2013
Primera transferencia de fondos, segùn recibo detransferencia de recursos financieros, No.3045 de fecha3/02/2013, recibida de la Direccion Departamental deEducacion del departamento de Izabal, correspondientea los programas de apoyo siguientes:
Q22,632.50 Q22,632.50
Alimentación Escolar Primaria Q13,062.50
Útiles Escolares Primaria Q8,250.00
Valija Didáctica Primaria Q1,320.00
15/02/2013
Cheque No.17: Jorge Mario Almeida, Factura Serie A-2No.15748, compra de artículos para la elaboracion de laalimentacion escoloar para los alumnos de primaria
Q10,000.00 Q10,000.00 Q12,632.50
15/02/2013
Cheque No.18: Jaime Salvatierra Chop, Factura Serie ANo.157, compra de utiles escolares, para los alumnosde primaria
Q8,000.00 Q8,000.00 Q4,632.50
16/02/2013
Transferencia segùn recibo de transferencia derecursos financieros, No.4302 de fecha 14/02/2013,recibida de la Direccion Departamental de Educaciòn deldepartamento de Izabal, del programa de:
Q35,440.00 Q40,072.50
Remozamiento Q35,440.00
16/02/2013
Cheque No.19: Manuel Chuc Tzic, Factura Serie CNo.1250, compra de utiles escolares para los alumnosde la primaria Q250.00 Q250.00 Q39,822.50
17/02/2013
Cheque No.20: Joel Herrera, Factura Serie P-2 No.50,compra de artículos para la elaboracion de laalimentacion escoloar para los alumnos de primaria
Q3,062.50 Q3,062.50 Q36,760.00
18/02/2013Cheque No.21: Construcciones, S.A. Factura Serie Tz-1No.13501,pago por remozamiento Q25,650.00 Q25,650.00 Q11,110.00
19/02/2013Cheque No.23: Construforte, S.A, Factura Serie R-2No.75430, pago por remozamiento. Q9,790.00 Q9,790.00 Q1,320.00
20/02/2013
Cheque No.24: Alvaro Torres Pèrez, Factura Serie DNo.3578, compra de artículos para la valija didactica
Q1,100.00 Q1,100.00 Q220.00
Nombre de la Entidad:Consejo Educativo de la Escuela Caserìo Creek Agua Caliente, Municipio de Livingston, Departamento de Izabal
LIBRO DE CAJA
MES DE FEBRERO 2013
sello DIDEDUC
CHEQUERA
Cheque No. 000548
CONSEJO EDUCATIVO EORM CASERIO CREEK AGUA
CALIENTE, LIVINGSTON, IZABAL.
Viene:Depósito:Otros:Dèbitosub-Total:Este Cheque:SALDO
3377854050
Fecha:A:Por:
Banco
Cheque No: 000548
Lugar y Fecha:Pago a orden de:Suma de:
Referecia Firma(s) Autorizada(s)NO NEGOCIABLE
Estado de Cuenta
Resguardo de Documentos:
Formulario de Rendición de Cuentasde Fondos a Organizaciones dePadres de Familia 2
Factura de proveedor compra demateriales de construcciòn
1
NOMBRE DEL DOCUMENTO FOLIO
PUBLICACIÒN DE TRANSPARENCIA DE LA EJEUCIÒN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO
Nombre Proveedor Fecha Serie Nùmero Valor Alumnos Docentes
Q20,600.00 RemozamientoDistribuidora el BuenPrecio
18/03/2013 A-2 32500 Q20,600.00 160 5 Anual Q0.00
Lugar y Fecha: Livingston, 15 de abril de 2013.
Jorge Francisco Maldonado Luis Antonio Arellano Godinez
Juan Ignacio Torres y Torres Rudy Amilcar Monterroso Soto
Presidente Josè Ventura Vasquez
Tesorero Secretario
Ejemplo: Publicaciòn de Transparencia de la ejecuciòn de los programas de apoyo
Programa al que
corresponde
Monto Recursos
Financieros Recibidos
Saldo final
Detalle Facturas CantidadPeriodo o
dias al que corresponde
Vocal I Vocal II
Consejo Educativo de la Escuela Caserìo Creek Agua Caliente, Municipio de Livingston, Departamento de IzabalCòdigo Establecimiento Educativo: 18-02-0107-43
Informe No.1 de Recursos Financieros Recibidos y Ejecutados año 2013
sello OPF
Informe mensual de avance físico y financiero de la ejecución de fondos (Art.23 del Decreto 30-2012 “Ley General del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal dos mil trece”
Entidades a las que se entregan
• Contraloría General de Cuentas
• Congreso de la República
• DIGEPSA
Responsable de la actualización de la información:
Informe correspondiente al mes de: mazo Fecha de actualización: 3 de abril de 2013
11. Monto anual de la transferencia Q. 20,600.0012. Pacto de Gobierno al que contribuye la transferencia (1) Implementar el sistema nacional de atenciòn a la infraestructura escolar.
9. Metas asociadas a la transferencia Establecimientos educativos pùblicos10. Nombre de la Entidad de la Administración Central, Descentralizada, Autónoma o Empresa Pública que otorga los recursos
Dirección General de Participación Comunitaria y Servicios de Apoyo -DIGEPSA-
7. Representante Legal de la entidad receptora de transrerencia Josè Francisco Maldonado
8. Objetivo de la transferenciaDotar de recursos Financieros a los Consejos Educativos u otras OPF para apoyar la implementaciòn del rescate,mejora y conservacion de la infraestructura educativa de los centros educativos pùblicos.
5. Números telefónicos de la entidad receptora de transferencia 758888006. Número de convenio o base legal que autoriza la transferencia 082696-2012
3. Página de internet de la entidad receptora de transferencia N/A4. Domicilio Fiscal de la entidad receptora de transferencia Aldea San Antonio, Los Amates, Izabal.
I. DATOS GENERALES1. Número de Identificación Tributaria (NIT) de la entidad receptora de transferencia 7199715-62. Código y Nombre de la entidad receptora de transferencia 7349 Concejo de Padres de Familia de la Escuela Oficial Rural Mixta, Aldea San Antonio
INFORME DE AVANCE FÍSICO Y FINANCIERO DE ENTIDADES RECEPTORAS DE TRANSFERENCIAS DE RECURSOS PÚBLICOS EN CUMPLIMIENTO AL ARTÍCULO 23 DEL DECRETO 30-2012 DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
LEY DEL PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESOS Y EGRESOS DEL ESTADO PARA EL EJERCICIO FISCAL 2013
Josè Francisco Maldonado
Programada Anual
Ejecutado Acumulado
% de EjecuciónTotal Programado
Anual
Total Transferido Acumulado
Ejecutado Acumulado
% de Ejecución
1Establecimiento educativo atendido en infraestructura
Establecimiento educativo
1 1 100% Q20,600.00 20,600.00 20,600.00 100%
II. INFORMACIÓN DE AVANCE FÍSICO Y FINANCIERO ANUAL
No. MetasUnidad de Medida
Descripción (2)
Avance Físico de la Ejecución Avance Financiero de la Ejecución
Observaciones (Justificación de variaciones)
Cantidad Monto (en quetzales)
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Financiero 0 0 20,600.00Físico 0 0 25%
0-15 16-30 31 -45 46 y más 0-15 16-30 31 -45 46 y más90 2 70 3
(1) Indicar Pacto de Gobierno: a) Pacto Hambre Cero, b) Pacto Paz, Seguridad y Justicia, c) Pacto Fiscal y Competitividad, d) otro eje de Gobierno.(2) Unidad de Medida: Se refiere al nombre de la Unidad de Medida del listado adjunto.
(3) Población Beneficiada: Debe tener relación con los objetivos y metas del convenio.Nota: Este informe se entregará a la Entidad Otorgante de los recursos, Contraloría General de Cuentas y al Congreso de la República de Guatemala. Se sugiere dentro de los 10 días hábiles luego de finalizado el mes.
Izabal Los Amates
IV. POBLACIÓN BENEFICIADA (3)
Departamento MunicipioNúmero de personas por rango de edad
Mujeres HombresObservaciones
1Establecimiento educativoatendido en infraestructura
Establecimiento educativo
III. INFORMACIÓN DE AVANCE FÍSICO Y FINANCIERO MENSUAL
No. MetasUnidad de Medida
Descripción
Ejecución
EJEMPLO DE CONTROL DE INGRESOS Y EGRESOS
GRACIAS POR SU ATENCIÒN Y QUE TENGAN UN FELIZ RETORNO