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NIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL PRÓ-REITORIA DE GRADUAÇÃO
Departamento de Cursos e Políticas de Graduação Divisão de Políticas de Graduação
Programa de Monitoria Acadêmica da UFRGS
Dezembro de 2017.
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Elaborado, originalmente, no ano de 2015 por:
Bruna Gabriela Olmedo Olivera
Fernanda Nogueira
Julian Milone
Revisado, no ano de 2017, por:
Michele Schafer
Nayane Manaut
Ricardo Strack
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SUMÁRIO
1. FLUXOGRAMA GERAL DA MONITORIA ............................................................................ 4
2. APRESENTAÇÃO DO CRONOGRAMA DE ATIVIDADES .................................................. 5
3. ACESSO ÀS INFORMAÇÕES EXCLUSIVAS DOS DEPARTAMENTOS ............................ 8
4. SOLICITAÇÃO DE BOLSA ................................................................................................... 9
4.1 Justificativa da Solicitação ................................................................................................ 10
4.2 Solicitações Realizadas .................................................................................................... 11
4.3 Solicitações dos Semestres Anteriores ............................................................................. 11
4.4 Solicitações Atendidas e Acompanhamento dos Resultados ........................................... 12
5. AJUSTE DE DISCIPLINAS ................................................................................................. 13
6. CONFIRMAÇÃO DE DISCIPLINAS .................................................................................... 16
7. CASOS EXCEPCIONAIS DE MONITORIAS ....................................................................... 18
7.1 Inscrição dos Alunos no Processo Seletivo no Sistema de Monitorias (Casos de
Excepcionalidades Deferidos) .................................................................................................... 18
7.1.1 Modelo de Formulário .............................................................................................. 19
8. CADASTRO DE BANCA EXAMINADORA ......................................................................... 20
8.1 Classificação dos Alunos .................................................................................................. 21
9. CADASTRO DE MONITORES ............................................................................................ 23
10. EDITAR MONITORES CADASTRADOS ............................................................................ 27
10.1. Alteração de Dados Bancários ........................................................................................ 28
10.2 Desistência da Monitoria Antes do Início do Semestre Letivo ............................................ 28
10.3 Desistência da Monitoria Depois do Início do Semestre Letivo .......................................... 29
11. TERMO DE COMPROMISSO .............................................................................................. 30
12. AUSÊNCIAS ........................................................................................................................ 33
13. APROPRIAR CONCEITO DE MONITORES ....................................................................... 35
14. CLONAGEM DE MONITORES ............................................................................................ 37
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1. FLUXOGRAMA GERAL DA MONITORIA
Para entender melhor o Programa é necessário conhecer o passo a passo que comporta todas as
etapas do processo, desde a divulgação do Cronograma de Atividades até a avaliação final do aluno.
Legenda de cores:
Atividade realizada pela
PROGRAD/SEAD.
Atividade realizada pelos
Departamentos/COMGRADs.
Cadastro de Banca
Examinadora.
Atividade realizada pelo
aluno.
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2. APRESENTAÇÃO DO CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
Para dar início ao Programa Semestral de Bolsas de Monitoria os Departamentos/COMGRADs
serão informados das datas de cada atividade através de um cronograma, divulgado através de Ofício
Circular, conforme modelo abaixo (a cada semestre ocorrem alterações nas datas do Cronograma, este
exemplo se refere ao semestre letivo de 2016/2):
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3. ACESSO ÀS INFORMAÇÕES EXCLUSIVAS DOS DEPARTAMENTOS
Para efetuar a solicitação de bolsas, o usuário (servidor do Departamento/COMGRAD responsável
pela monitoria) deve efetuar o login no Portal da UFRGS. Em seguida, acessar Informações
Departamento, seguindo o caminho demonstrado na figura abaixo.
Nas Informações Exclusivas dos Departamentos o usuário deverá acessar o link da Monitoria
localizado na barra superior do Portal que dará acesso ao menu lateral. No menu lateral, deverá clicar no
ícone correspondente à ação que deseja ser efetuada.
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4. SOLICITAÇÃO DE BOLSA
Nas Informações Exclusivas dos Departamentos o usuário deverá acessar o link da Monitoria
localizado na barra superior do Portal que dará acesso ao menu lateral. No menu lateral, deverá clicar no
link Solicitação de Bolsas.
O Departamento/COMGRAD deverá selecionar o Órgão para o qual deseja efetuar a solicitação.
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A Solicitação de bolsas não é necessária na modalidade de Monitoria Presencial Voluntária, o uso
é livre, não existindo limite na sua utilização.
4.1 Justificativa da Solicitação
Nesta tela, o usuário deverá determinar o número de vagas desejado para o período no campo
Vagas Solicitadas e selecionar as Atividades, no campo Atividades, às quais as vagas estarão vinculadas.
No campo Justificativa deverá ser indicado o motivo pelo qual o Departamento/COMGRAD tem
interesse nas vagas que está solicitando, explicitando casos de disciplinas com número elevado de
reprovações, disciplinas de caráter teórico-prático ou prático e/ou disciplinas com elevada demanda de
matrículas.
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Após realizar o procedimento para cada uma das modalidades a solicitação deverá ser salva
através do botão Solicitar.
4.2 Solicitações Realizadas
Na sequência, são apresentadas as Solicitações Realizadas, sendo possível observar detalhes
sobre as mesmas, listá-las ou excluí-las.
É possível visualizar a justificativa para o pedido de bolsa ao clicar no botão Listar.
4.3 Solicitações dos Semestres Anteriores
Usando a barra de rolagem da tela, será possível visualizar as solicitações já concedidas em períodos
anteriores.
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4.4 Solicitações Atendidas e Acompanhamento dos Resultados
Após o período de solicitações, o acompanhamento do resultado da análise e distribuição de
bolsas deve ser feito pela mesma interface. Na coluna Atendidas serão informadas as bolsas
concedidas, e no campo Situação será informado o nível de aprovação ou o indeferimento.
Importante: Cabe informar que no campo Atendidas consta o valor total de bolsas que o
Departamento/COMGRADS poderá utilizar, inclusive para Clonagens e Casos de Excepcionalidade. Ou
seja, para casos de Excepcionalidade e Clonagens não há vagas adicionais.
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5. AJUSTE DE DISCIPLINAS
Para ajustar as atividades que serão oferecidas para inscrição dos alunos, o usuário deve acessar as
Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Ajuste de Disciplinas Oferecidas, que se
encontra no menu lateral.
A seguir, deverá selecionar a Modalidade.
Após, selecionar Período Letivo.
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E, em seguida, o Órgão ao qual as atividades estão vinculadas.
Na sequência, serão apresentados dois quadros. No quadro à esquerda, encontram-se as atividades
disponíveis para o oferecimento de vagas de monitoria (aparecem todas as atividades a serem
ministradas no semestre em questão). No quadro à direita, encontram-se as atividades já oferecidas
para monitoria.
Após selecionar as atividades de ensino, estas migrarão do quadro à esquerda para o quadro à
direita. A qualquer momento o usuário poderá alternar atividades de um quadro para outro. Contudo,
deverá atentar para algumas questões fundamentais:
As atividades uma vez ajustadas para o oferecimento aparecerão em cinza e poderão, sendo
selecionadas, alternar de quadro deixando de ser oferecidas. Se já houver alunos inscritos na atividade,
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ela aparecerá em vermelho indicando a impossibilidade de removê-la do quadro Atividades de Ensino
Oferecidas.
Se não houver mais necessidade de oferecer uma disciplina em que haja alunos inscritos (as que
aparecem em vermelho) para a inscrição de novos alunos, o usuário deverá bloqueá-la no link
Confirmação de disciplinas (item 6 deste tutorial) localizado no menu lateral, acessível no ícone
Monitoria.
Importante: As atividades constantes no quadro Atividades de Ensino Oferecidas estarão
automaticamente disponíveis para inscrição dos alunos via Portal do Aluno.
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6. CONFIRMAÇÃO DE DISCIPLINAS
Uma vez ajustadas as atividades do Órgão, para que os alunos possam inscrever-se, estas serão
gerenciadas no link Confirmação de Disciplinas, acessível no em Monitoria, do ambiente de Informações
Exclusivas dos Departamentos.
Na página seguinte, o usuário deverá informar o Órgão de representação:
A seguir, serão apresentadas as modalidades oferecidas:
cv
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Selecionando a modalidade, o usuário visualizará as atividades que foram oferecidas
(ajustadas), conforme indicado no item 5 , Ajuste de Disciplinas Oferecidas, para a inscrição dos
alunos.
Caso o usuário decida momentaneamente não oferecer a atividade para inscrição dos alunos, ele
deverá clicar na caixa seleção da coluna Bloqueada na linha da respectiva atividade. As atividades de
ensino que deverão ter inscrições abertas deverão ser selecionadas na coluna Selecione.
Nesta tela, o usuário poderá também verificar o número de vagas solicitadas e o número de vagas
atendidas. É importante destacar que o número de atividades não precisa ser igual ao número de vagas
atendidas, uma vez que poderá ser selecionado mais do que um monitor por disciplina.
O usuário deverá clicar em Salvar Alterações ao final.
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7. CASOS EXCEPCIONAIS DE MONITORIAS
A partir do cronograma de monitorias de 2016/1, foi inserido um período para os Departamentos/
COMGRADs, que receberam bolsas de monitorias acadêmicas, encaminharem processos para análise de
atividades de ensino consideradas excepcionalidades. Atualmente, o procedimento é necessário uma vez
que o sistema de monitorias, permite a inscrição de alunos no processo seletivo de monitorias acadêmicas
apenas para estudantes que cursaram com aprovação a atividade de ensino oferecida para monitoria.
Neste formato algumas atividades de ensino não possuem candidatos aptos, pois são oferecidas pela
primeira vez, ou são de última etapa e, até mesmo, atividades de ensino equivalentes. Nestes casos as
inscrições dos candidatos ao processo seletivo devem ser feitas manualmente pela PROGRAD.
Importante: A análise da excepcionalidade NÃO está relacionada a ampliação de bolsas de
monitorias para os Departamentos/COMGRADS.
São considerados casos excepcionais de monitoria:
1º Atividades de ensino que estão sendo oferecida pela primeira vez – Cursos novos ou
atividades de ensino novas, a partir de alterações curriculares;
2º Atividades de ensino de último semestre;
3º Atividades de ensino consideradas equivalentes para fins de monitoria. Nestes casos a
comprovação de disciplinas equivalentes, para fins de monitoria, está regulamenta no Art. 7º, parágrafos
1º e 2º, da Instrução Normativa nº03/2013 – PROGRAD/SEAD:
§ 1º Entende-se por disciplina equivalente para fins de Monitoria a atividade de ensino oferecida a
outro curso, cuja ementa abrange os conteúdos previstos na disciplina objeto da Monitoria.
§ 2º Cabe ao Colegiado do Departamento definir as equivalências para fins de monitoria entre
atividades de ensino, devendo essa informação constar no Edital de Seleção de Monitoria Acadêmica.
Nos casos 1º e 2º os alunos terão que estar matriculados na atividade de ensino, para as quais
pretendem candidatarem-se. No 3º caso o aluno deve ter cursado com aprovação a atividade de ensino
equivalente que o libera para participar da seleção de monitoria.
Os Departamentos/COMGRADs que possuem atividades de ensino consideradas casos excepcionais
devem encaminhar um processo administrativo à PROGRAD/SEAD, em período determinado pelo
Cronograma de Monitorias, contendo a documentação que comprova a excepcionalidade. A PROGRAD
e a SEAD analisam juntas os processos e a PROGRAD emite parecer que deve ser encaminhado à SEAD
para ciência.
7.1 Inscrição dos Alunos no Processo Seletivo no Sistema de Monitorias
(Casos de Excepcionalidades Deferidos)
As atividades de ensino que configuram casos de excepcionalidade, deferidos pela PROGRAD/SEAD,
deverão constar nos editais de seleção, juntamente com os requisitos para inscrição destes alunos no
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processo seletivo. Tendo em vista, que nestes casos, os alunos interessados não terão como se inscrever
através do Portal, os Departamentos/COMGRADs deverão encaminhar à PROGRAD/SEAD, por processo
administrativo a solicitação de inscrição destes alunos no processo seletivo através de formulário.
A partir das inscrições a PROGRAD encaminha os processos aos Departamentos/COMGRADs e
estes darão seguimento ao processo seletivo nas referidas atividades de ensino no sistema de
monitorias, nos links banca examinadora e se necessário em cadastrar monitor.
7.1.1 Modelo de Formulário
Formulário de Inscrição de Aluno
Monitoria Acadêmica
Departamento/COMGRAD:
Modalidade:
1) PRESENCIAL - PROGRAD: ( ) Remunerada ( ) Voluntária
2) A DISTÂNCIA – SEAD – Utilizando tecnologia EaD ( ) Remunerada
Ambiente virtual de aprendizagem a ser utilizado nas atividades de monitoria:
( ) MOODLE ( ) NAVi ( ) ROODA ( ) Outro(s) – especifique:
Atividade de Ensino:
Atividade de Ensino Liberadora para Monitoria
Nome Completo do Candidato:
Cartão UFRGS:
Curso:
RG:
Dados bancários – Banco do Brasil
Conta corrente:__________________
Agência:_______________
OBERVAÇÕES:
1) Preencher o formulário de forma legível;
2) A conta bancária indicada deve ser de uso exclusivo do monitor selecionado, não sendo possível a
indicação de conta poupança ou conta conjunta.
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8. CADASTRO DE BANCA EXAMINADORA
Para iniciar o processo de cadastramento das Bancas Examinadoras, deve-se acessar as Informações
Exclusivas dos Departamentos, clicar no link Monitoria, que se encontra no menu superior, e, em seguida,
selecionar o link Banca Examinadora.
O Departamento/COMGRAD deverá selecionar o Período Letivo:
Após, selecionar o Órgão:
E, em seguida, a Finalidade desejada para a vigência da Banca Examinadora, conforme as ilustrações
abaixo:
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Salientamos que na categoria Monitoria – PROGRAD constam tanto alunos inscritos para a
modalidade remunerada quanto voluntária.
Será aberto ao Departamento/COMGRAD um campo para seleção dos Professores que participarão
da Banca Examinadora. Pode-se selecionar o Professor a partir de seu nome próprio ou a partir do
número do cartão e após clicar no botão Adicionar.
Após a inclusão dos docentes é necessário preencher o campo Plano de Atividade, contendo as
informações do processo seletivo a ser realizado pelo Departamento/COMGRAD. Para salvar o plano de
atividades é preciso clicar no botão Alterar.
Como a banca examinadora possui validade do 1º semestre para o 2º semestre letivo, o que
possibilita a Clonagem de Monitores, não é possível excluir seus membros, apenas acrescentar nomes.
8.1 Classificação dos Alunos
Ainda na tela da Banca Examinadora, será apresentada a lista de todos os “Alunos Inscritos”
para a Monitoria, conforme a ilustração abaixo:
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O campo da coluna Situação deverá ser, OBRIGATORIAMENTE, preenchido conforme a situação de
cada aluno após a realização d processo de seleção, realizado pelo próprio Departamento/COMGRAD.
A classificação dos alunos “aptos” deverá ser menciona na coluna Classificação rigorosamente
conforme a colocação e descrita sob a forma de numeral (1,2,3,...).
Importante: Nenhum aluno poderá ficar sem sua situação discriminada.
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9. CADASTRO DE MONITORES
O cadastro dos estudantes junto ao Programa de Monitorias Acadêmicas é de responsabilidade dos
respectivos Departamentos/COMGRADs, de acordo com as vagas concedidas pela Pró-Reitoria de
Graduação. Todos os estudantes devem ter sua situação mantida atualizada no sistema, pois tal
procedimento interfere diretamente na folha de pagamento.
O processo de Cadastro de Monitores deve ser iniciado com o acesso às Informações Exclusivas dos
Departamentos. É necessário clicar no link Monitoria e, em seguida, selecionar o item Cadastro de
Monitores.
Primeiramente, o Departamento/COMGRAD deverá verificar as vagas liberadas e ocupadas e após
selecionar a Modalidade.
Logo, deverá selecionar o Período Letivo da Bolsa.
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Ao fazê-lo, os campos Data Início, Data Fim, Valor da Bolsa e Carga Horária Semanal serão
preenchidos automaticamente. O campo Data Início deverá ser ajustado para a data efetiva de início
das atividades do monitor.
O campo “Data Fim” será preenchido com a data do último dia letivo do semestre; conforme o
calendário acadêmico da universidade.
Logo após, o usuário deverá selecionar o Órgão responsável pela Bolsa, conforme abaixo:
No campo Atividades o usuário selecionará a atividade na qual o bolsista será incluído. Lembrando
que somente as atividades cadastradas em Ajuste de Disciplinas Oferecidas e Confirmação de
Disciplinas aparecerão nesta interface.
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No campo Monitor o usuário deverá selecionar o aluno desejado para ocupar a vaga da Bolsa de
Monitoria. Lembrando que aparecerão nesta interface somente os alunos que tenham se inscrito no
processo de seleção via Portal do Aluno e selecionados em Banca Examinadora.
Selecionado o monitor, os campos de identificação do aluno, bem como os referentes à sua conta
bancária, serão preenchidos automaticamente de acordo com os dados fornecidos no momento da
inscrição.
No campo Orientadores, deve-se selecionar o Professor desejado para orientar a atividade do
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bolsista. A busca deve ser feita digitando o nome do Professor, escolhendo-o entre os listados e após
deve-se clicar em Adicionar.
Para encaminhar o cadastro do Monitor, deve-se clicar e Salva Alterações.
Verificar se as datas de início e fim da monitoria são iguais para monitor e orientador!
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10. EDITAR MONITORES CADASTRADOS
Para editar os monitores já cadastrados, o usuário deve acessar as Informações Exclusivas dos
Departamentos e clicar no link Editar Monitores Cadastrados, que se encontra no menu lateral.
O Departamento/COMGRAD deverá informar, conforme imagens abaixo, a Modalidade, Período
Letivo e Órgão.
Serão exibidos os nomes de todos os alunos cadastrados, a Data de Início e a Data de Fim, período
de vigência de sua Bolsa.
Sempre que as informações referentes ao período de vigência da bolsa e ao período de
orientação do Professor Orientador forem alteradas, é necessária a emissão de um novo Termo de
Compromisso, que deve ser assinado pelas partes (Professor Orientador e aluno) e ter uma via
encaminha ao DCPGrad para arquivo.
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Clicando sobre o nome desejado, os dados do aluno serão informados abaixo da lista e será possível
realizar alterações, caso necessário.
10.1. Alteração de Dados Bancários
As alterações de Dados Bancários são sempre de responsabilidade dos Departamentos/COMGRADs
e devem ser efetuadas em Editar Monitores Cadastrados, nos campos abaixo:
Após as alterações, clicar no botão Salvar Alterações.
10.2 Desistência da Monitoria Antes do Início do Semestre Letivo
Se o aluno desistir da monitoria antes do início do semestre letivo, a opção para
Departamentos/COMGRADs neste caso é cancelar a ocupação da bolsa. Alunos cadastrados no sistema,
que desistirem da bolsa antes do início do semestre letivo devem ter a ocupação da bolsa cancelada por
Departamentos/COMGRADs, impreterivelmente, até o final da primeira semana de aula.
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10.3 Desistência da Monitoria Depois do Início do Semestre Letivo
Se o aluno desistir da monitoria depois do início do semestre letivo, a opção para
Departamentos/COMGRADs neste caso é alterar a data fim das atividades do estudante e inserir seu
conceito na monitoria.
Após o período do Cronograma Suplementar, alunos que solicitam desligamento da bolsa de
monitoria, devem ter a data fim das atividades registrada no sistema de monitorias até o dia 15 de cada
mês. Tal procedimento foi adotado para estar em consonância com o fechamento da folha de pagamento
e está de acordo com parágrafo segundo do Art. 13 da instrução Normativa nº03/2013 que regra o
Programa de Monitorias:
O monitor que optar por se desligar do Programa antes do término da vigência do termo de compromisso deve informar sua decisão ao professor orientador com antecedência mínima de 15 (quinze) dias.
É de reponsabilidade do professor orientador, informar imediatamente Departamentos/COMGRADs
sobre o desligamento dos monitores para que estes façam os devidos registros no sistema de monitorias.
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11. TERMO DE COMPROMISSO
Para visualizar o Termo de Compromisso, basta acessar as Informações Exclusivas dos
Departamentos e clicar no link Termo de Compromisso, que se encontra no menu lateral.
Para consultar, o usuário deverá informar um critério de busca, que pode ser o nome (pelo
primeiro nome, Termo inicial, ou parte do nome, Qualquer termo) ou o número do cartão e logo clicar em
Pesquisar.
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Depois, o usuário deve confirmar a opção clicando em Selecionar.
Ainda, o usuário deverá escolher qual dos Termos de Compromisso do aluno deseja visualizar (caso
o aluno tenha participado de monitorias em outros semestres, todos os Termos de compromissos
aparecerão para escolha), clicando em Termo de Compromisso.
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Encontrado o nome desejado, basta clicar em Termo de Compromisso para visualizá-lo em PDF.
Uma vez gerado o Termo de Compromisso e impresso as novas visualizações trarão sempre a data
de “Emissão” igual a data da primeira emissão.
Importante: Atentem ao prazo, estabelecido no Cronograma Semestral de Monitorias Acadêmicas,
para envio à PROGRAD de uma via do Termo de Compromisso devidamente assinado.
Os Termos de Compromisso das Monitorias Presenciais e Voluntárias não devem ser encaminhadas
via malote avulso. Os Departamentos/COMGRADs receberão processos administrativos próprios
solicitando o envio dos seus respectivos Termos de Compromissos.
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12. AUSÊNCIAS
Caso o monitor não compareça às suas atividades em período não justificado o Professor deverá
comunicar ao Departamento/COMGRAD para cadastro no sistema, o que acarretará desconto no valor da
bolsa.
Para acessar a seção de Ausências, o usuário deve acessar as Informações Exclusivas dos
Departamentos e clicar no link Ausências, que se encontra no menu lateral.
Em seguida, deverá selecionar o Órgão desejado e após o Monitor.
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Serão apresentadas as datas de início e fim do período ausência e após clique em Salvar.
Após o registro o usuário deverá salvar as alterações. Dessa forma os registros migrarão para o
campo Registros Anteriores.
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13. APROPRIAR CONCEITO DE MONITORES
Após o encerramento do período de atuação dos monitores, os orientadores devem apropriar o
conceito da monitoria. Para tal os orientadores deverão acessar o Portal do Servidor e selecionar as
opções Ensino Graduação, Professor e Informações do Professor.
Selecione Graduação e após Monitoria – Apropriação de Conceitos.
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Selecione o Período Letivo, insira o Conceito e após Salvar.
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14. CLONAGEM DE MONITORES
Para clonar monitores cadastrados, o usuário deve acessar as Informações Exclusivas dos
Departamentos e clicar no link Clonagem de Monitores, que se encontra no menu lateral.
Na tela seguinte, o Departamento/COMGRAD deverá informar a Modalidade e Órgão.
Logo, o usuário visualizará os monitores do primeiro semestre do ano em questão e poderá clonar
os que desejam seguir na monitoria. Somente será possível clonar as Atividades que foram oferecidas
pelo Departamento/COMGRAD no semestre (conforme item deste tutorial) e que esteja na lista de
solicitação do Departamento.
Para realizar a Clonagem Departamentos/COMGRADs devem observar os itens abaixo listados:
- Indica-se confirmar a permanência dos monitores junto aos Professores Orientadores antes
de realizar a Clonagem;
- Somente será possível clonar os monitores que permaneçam atuando na mesma
disciplina e sob a orientação do mesmo Professor, no mesmo Departamento/COMGRAD;
- Após a Clonagem, deve ser emitido e assinado o Termo de Compromisso e uma via do
mesmo deve ser enviada ao DCPGrad;
- É importante lembrar que a Clonagem ocupa uma vaga disponível do
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Departamento/COMGRAD no semestre em questão.
