Program Leonardo da Vinci - Czytelnia FRSEczytelnia.frse.org.pl/media/poradnik2012- · ISBN 978-83-62634-80-4 Wydawca: Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektówPoradnik dla wnioskodawców

www.leonardo.org.pl

Program Leonardo da Vinci

2

Tekst:Anna Kowalczyk, Ewa Machelska

Anna Kowalczyk, główny specjalista w zespole projektów transferu innowacji programu Leonardo da Vinci. W ciągu kilkunastoletniej pracy dla programów zagranicznych funduszy dla Polski (Brytyjski Fundusz Know-How) oraz programów unijnych (IW EQUAL, program „Uczenie się przez całe życie”) zajmowała się organizowaniem międzynarodowej współpracy ekspertów oraz działaniami upowszechniającymi.

Ewa Machelska, socjolog, filolog germański, specjalista ds. rachunkowości. Ściśle związana z MSP, od lat promuje i zachęca pracowników przedsiębiorstw do korzystania z dofinan-sowywanych form edukacji pozaformalnej. Od 2007 r. współpracuje z Narodową Agencją programu LdV w roli eksperta.

Redakcja:Anna Kowalczyk, Weronika Walasek

Projekt, opracowanie graficzne, skład:Assi Kootstra (FIJN)

Druk:Top Druk Ryszard Zelkowski

Publikacja sfinansowana ze środków Komisji Europejskiej w ramach programu „Uczenie się przez całe życie” – Leonardo da Vinci

Publikacja odzwierciedla jedynie stanowisko autora. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za umieszczoną w niej zawartość merytoryczną oraz za sposób wykorzystania zawartych w niej informacji.

Publikacja bezpłatna

ISBN 978-83-62634-80-4

Wydawca:

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” Program Leonardo da Vinciul. Mokotowska 4300-551 Warszawa tel.: 22-463 13 23 fax: 22-463 10 21 www.frse.org.pl www.leonardo.org.pl

Warszawa 2012

3

SPIS TREŚCIWprowadzenie

O upowszechnianiu i wykorzystaniu rezultatów 1. Znaczenie i cele

2. Kluczowe pojęcia

Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie 1. Rezultaty projektów mobilności

2. Plan upowszechniania i wykorzystania rezultatów

w projektach mobilności

3. Jak przedstawić plan upowszechniania we wniosku?

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w projektach współpracy wielostronnej 1. Strategia upowszechniania i wykorzystania rezultatów

2. Jak przedstawić plan upowszechniania we wniosku?

Rola Komisji Europejskiej w upowszechnianiu rezultatów projektów

5

66

6

99

14

24

26

26

38

40

4

SLOWO WSTĘPNE

Z ogromną przyjemnością przekazujemy na Państwa ręce poradnik pt. Upowszechnianie i wy-

korzystanie rezultatów projektów programu Leonardo da Vinci. Mam głębokie przeświadczenie,

że podobnie jak cała seria, także i ten poradnik okaże się niezwykle pomocny zarówno dla wnio-

skodawców, jak i osób już realizujących projekty.

Do wydania tego przewodnika doprowadziło nas pragnienie stałego podnoszenia jakości realizo-

wanych działań oraz ranga samego zagadnienia upowszechniania rezultatów przeprowadzanych

projektów. Wprawdzie obecna formuła programu Leonardo da Vinci dobiega końca, jednak po-

trzeba upowszechniania i wykorzystywania rezultatów projektów edukacyjnych będzie zawsze

aktualna. Jest to tym bardziej istotne, gdyż często waga tego aspektu działań projektowych jest

pomniejszana, przez co podejmowane działania nie przynoszą tylu korzyści, do ilu są przezna-

czone.

Tworząc niniejszą publikację, postawiliśmy sobie za cel właściwe rozłożenie akcentów, gdzie

upowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów projektów programu LdV powinno być traktowa-

ne jako priorytet. Mam nadzieję, że zawarte w niej sugestie będą pomocne dla wszystkich, którzy

zamierzają realizować projekty edukacyjne, zarówno mobilności, jak i współpracy wielostronnej

i partnerskiej. Tego sobie i Państwu życzę.

Izabela Laskowskazastępca dyrektora programu „Uczenie się przez całe życie”

program Leonardo da Vinci

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

5

WPROWADZENIE

Poradnik jest skierowany przede wszystkim do wnioskodawców programu Leonardo da Vinci, ale jego odbiorcami mogą być również osoby bądź instytucje już realizujące projekty tego programu, a także wnioskodawcy i beneficjenci innych programów edukacyjnych. Został opracowany, aby pomóc we właściwym zdefiniowaniu pojęcia rezultatów projektów oraz zrozumieniu sensu i celu ich upowszechniania i wykorzystania. Drugim, równie ważnym celem poradnika jest ułatwienie wnioskodawcom takiego przygotowania planów działań związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów, by były one najwyższej jakości i najbardziej efektywne.

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów działań projektowych często bywa słabym punktem projektów edukacyjnych. Zarówno wnioskodawcy, jak i beneficjenci wskazują na potrzebę wspar-cia w postaci informacji i szkoleń w tym zakresie. Niniejszy poradnik wychodzi naprzeciw tej potrzebie. Elementem, który go wyróżnia spośród dotychczasowych publikacji na ten temat, jest szczególne potraktowanie specyfiki dotyczącej projektów mobilności, w których identyfikacja i definiowanie rezultatów często bywają problematyczne, zaś ich upowszechnianie i wykorzysta-nie zwykle sprawia wiele trudności wnioskodawcom i beneficjentom.

Poradnik został podzielony na dwie zasadnicze części. Po wprowadzeniu, w którym przedsta-wiamy znaczenie oraz cel upowszechniania i wykorzystania rezultatów w europejskich projek-tach edukacyjnych oraz porządkujemy podstawowe pojęcia, proponujemy przejście do działu odpowiedniego dla rodzaju planowanego lub realizowanego projektu. Osobny fragment został przeznaczony dla wnioskodawców i beneficjentów projektów mobilności, a osobny dla projek-tów współpracy wielostronnej. W dziale dotyczącym projektów mobilności specjalnie wydzielona sekcja jest poświęcona definiowaniu ich rezultatów. Uwzględnia też specyfikę projektów part-nerskich. W obu działach proponujemy, w jaki sposób planować upowszechnianie i wykorzysta-nie rezultatów oraz jak prezentować działania upowszechniające we wniosku o dofinansowanie. Na zakończenie prezentujemy, w jaki sposób Komisja Europejska i podległe jej instytucje wspie-rają działania upowszechniające prowadzone w ramach projektów.

6

1. ZNACZENIE I CELESukces wart jest tego, by się nim dzielić z innymi. Szczególnie sukces odniesiony przy wspar-ciu środków publicznych. Szansa na dofinansowanie działań nie jest dana każdemu, trzeba więc zadbać o to, by krąg osób czy instytucji, które odniosą korzyść ze zrealizowanego projektu, był jak najszerszy. Co więcej, raz wypracowane rozwiązania mogą się okazać przydatne także w in-nych krajach. Podmioty z różnych krajów członkowskich Unii Europejskiej powinny zatem dzielić się między sobą efektami swoich działań, korzystać z rozwiązań już wcześniej wypracowanych, zamiast odkrywać Amerykę po raz kolejny. Swobodny przepływ wiedzy i kompetencji między kra-jami członkowskimi jest jednym z powodów inicjowania przez Komisję Europejską przedsięwzięć ponadnarodowych.

Ze względu na swoje ogromne znaczenie działania związane z upowszechnianiem i wykorzysta-niem rezultatów są przedmiotem wnikliwej oceny zarówno na etapie wnioskowania, jak i rapor-towania. Nawet doskonałej jakości rezultaty, odpowiadające na pilne potrzeby w zakresie kształ-cenia, bez odpowiedniego ich nagłośnienia i zaprezentowania potencjalnym odbiorcom, mogą okazać się bezużyteczne, zaś nakłady poniesione na ich stworzenie – mało efektywne.

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów powinno być przedmiotem troski wszystkich stron zaangażowanych w projekt oraz realizowane na wszystkich jego etapach, a także wykraczać poza ramy czasowe projektu.

Działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem mają też niebagatelne znaczenie dla samych beneficjentów, pozwalają bowiem na wypromowanie osiągniętych rezultatów we własnej instytucji, a także stwarzają szanse do nawiązywania kolejnych partnerstw z podmiotami zain-teresowanymi ich wdrażaniem. Mogą być istotnym przyczynkiem do rozwoju własnej instytucji.

2. KLUCZOWE POJĘCIADla właściwego rozumienia zagadnień związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezulta-tów projektów europejskich sprawą zasadniczą wydaje się zdefiniowanie najważniejszych pojęć.

RezultatyW świecie projektów europejskich słowo rezultaty nabrało szczególnego znaczenia. Oznacza efekty działań realizowanych w ramach projektów finansowanych ze środków unijnych, począw-szy od autostrad, a skończywszy na poprawie znajomości języka przez ucznia, który wziął udział w wymianie zagranicznej. Nieco inaczej rezultaty są definiowane przez poradniki dotyczące pro-jektów finansowanych przez Europejski Fundusz Społeczny, a inaczej przez program „Uczenie się przez całe życie”. Rezultaty projektów edukacyjnych mają swoją specyfikę, toteż na potrze-by tego poradnika przyjmujemy typologię najbardziej odpowiadającą tego rodzaju inicjatywom i w chwili obecnej najczęściej stosowaną, jednak dopasowaną do realiów programu „Uczenie się przez całe życie”.

y Rezultaty miękkie – to zmiany, jakie następują w wyniku realizacji działań projektu u osób lub instytucji, na które wpływa projekt (np. podniesienie umiejętności zawodowych, wzrost pewno-ści siebie, przełamanie bariery językowej ). Są zasadniczymi rezultatami projektów mobilności.

O upowszechnianiu i wykorzystaniu rezultatów

I

y Rezultaty twarde – to bezpośrednie efekty realizacji działań, dające się zmierzyć w konkret-nych ilościach (np. zdobycie certyfikatu potwierdzającego kwalifikacje, wdrożenie nowego roz-wiązania etc.). Pojawiają się w różnego rodzaju projektach edukacyjnych, zarówno mobilności, jak i współpracy wielostronnej.

y Produkty – materialne i trwałe efekty uzyskane w wyniku działań prowadzonych w ramach pro-jektu (programy szkoleniowe, raporty z badań etc.). W projektach współpracy wielostronnej są traktowane jako zasadnicze rezultaty projektów.

Upowszechnianie Polski termin upowszechnianie odpowiada angielskiemu dissemination, co z kolei, sięgając po łaciński źródłosłów oznacza rozsiewanie (łac. seminare – siać, rozsiewać). Upowszechnianie oznacza zatem uczynienie jakiejś rzeczy, sprawy czy idei powszechną, szeroko rozprzestrzenioną i dostępną. Wszelako nie bez znaczenia jest tu także cel tego rozprzestrzenienia, tj. zamiar trafie-nia na odpowiedni grunt, na którym „ziarno” będzie mogło zakorzenić się i wyrosnąć jako nowy byt wydający kolejne owoce.W potocznym rozumieniu upowszechnianie dotyczy zarówno rezultatów projektów, jak i idei, war-tości, informacji. Jednak z punktu widzenia celów Komisji Europejskiej zasadnicze znaczenie ma upowszechnianie rezultatów, jako działanie służące zapewnieniu ich trwałości i na tym aspekcie upowszechniania skupiamy się w niniejszym poradniku.

Upowszechnianie rezultatów projektów to wszelkie działania zmierzające do zainteresowania odpowiednich osób, grup lub instytucji rezultatami projektu, możliwościami ich wykorzystania oraz korzyściami, jakie one niosą. Upowszechnianie nie ogranicza się tylko do informowania o istnieniu określonych rezultatów. Wymaga określenia odpowiednich grup docelowych, sformuło-wania właściwego przekazu dla każdej z nich, wybrania najbardziej skutecznych sposobów dotar-cia do określonych grup i wreszcie efektywnego zrealizowania zamierzonych działań. Ich celem ma być to, by jak najwięcej osób czy instytucji odniosło możliwie trwałą korzyść z faktu, że dany projekt został zrealizowany.

Działania promocyjne i informacyjne są jednym z elementów upowszechniania. W ich przypadku jednak przedmiotem upowszechniania nie są rezultaty, a informacje, idee, wartości itp. Celem tych działań jest promowanie, informowanie oraz podnoszenie świadomości na temat celów pro-gramów, wartości związanych z mobilnością, jak również możliwości finansowania podobnych działań ze środków unijnych.W ramach konkretnego projektu działania promocyjne to takie, które mają na celu informowanie określonych grup czy środowisk o fakcie realizacji danego projektu, spodziewanych rezultatach i korzyściach, instytucjach oraz osobach zaangażowanych w projekt. Typowe działania promocyj-ne to dystrybucja ulotek, udział w targach, relacje prasowe bądź spoty telewizyjne czy radiowe.

Działania promocyjne towarzyszą upowszechnianiu rezultatów. Mogą wzmacniać jego efekty, jednakże nie wypełniają wszystkich związanych z nim celów.

Plany działań upowszechniających zazwyczaj uwzględniają zarówno upowszechnianie rezulta-tów, jak i działania promocyjne oraz informacyjne. Jednak koniecznie trzeba mieć świadomość różnicy między celami tych dwóch rodzajów działań. Jest to istotne szczególnie w przypadku pro-jektów mobilności, w których często planowane działania upowszechniające w praktyce ograni-

7

O upowszechnianiu i wykorzystaniu rezultatów

Informacji, idei, wartości REZULTATÓW

UPOWSZECHNIANIE


8

czają się do promocji projektu i instytucji wysyłającej. Faktycznego upowszechniania rezultatów i ich wykorzystania niestety w nich brakuje. Rozdział drugi poradnika poświęcony jest m.in. temu, w jaki sposób upowszechniać i wykorzystywać rezultaty charakterystyczne dla projektów mobilności.

W ramach upowszechniania należy wyraźnie odróżnić działania promocyjne, informacyjne czy uświadamiające od upowszechniania REZULTATÓW projektów. Mylenie tych pojęć jest przyczyną wielu nieporozumień i – w efekcie – niskiej oceny działań bądź ich planów we wnioskach.

Wykorzystanie rezultatów W pojęciu wykorzystanie zawiera się główny cel upowszechniania rezultatów. Rozumiemy przez nie zrobienie użytku czy też zastosowanie (ang. exploitation) powstałych w ramach projektów rezultatów przez zainteresowane osoby, grupy, instytucje dla odniesienia przez nie korzyści. Pierwszymi użytkownikami rezultatów projektów europejskich są zazwyczaj osoby i instytucje biorące w nich udział. Celem finansowania projektów unijnych jest jednak, by rezultaty działań projektowych znajdowały jak najszersze zastosowanie w praktyce, w możliwie długiej perspekty-wie czasowej. Zatem miarą efektywności środków zainwestowanych w dofinansowanie projektów może być liczba osób bądź instytucji spoza projektu, które odniosły lub odniosą korzyść z realiza-cji wspomnianych działań. Natomiast sytuacja, w której rezultaty projektu lądują na półkach jest niczym innym jak marnotrawstwem środków publicznych.

Czynnikiem wspomagającym trwałe i szerokie wykorzystanie rezultatów są właśnie działania upowszechniające, zarówno poziome, tj. szerokie informowanie i włączanie osób, grup czy in-stytucji w przygotowanie rezultatów, jak i pionowe, tj. mające na celu przełożenie rezultatów projektu na rozwiązania systemowe (np. lobbing czy też starania o akredytację).

WaloryzacjaWaloryzacja to nic innego jak upowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów. Pochodzący z ję-zyka francuskiego termin przyjął się w kontekście programu „Uczenie się przez całe życie” i jest używany zamiennie z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów. Ze względu na nieco my-lącą konotację tego terminu w języku polskim w niniejszym poradniku pozostaniemy przy pojęciu upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów (ang. dissemination and exploitation of results).

Współzależność pojęć związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów

II

W niniejszym poradniku kładziemy nacisk przede wszystkim na upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów, a więc na to, co zawiera się w niebieskiej ramce.

Promocja, informacja

Upowszechnanierezultatów

Wykorzystanierezultatów

Idee, wartości, informacje REZULTATY

Upowszechnianie Waloryzacja –Upowszechnaniei wykorzystanie

rezultatów


9

II

1. REZULTATY PROJEKTÓW MOBILNOŚCI Każdy wnioskodawca chcący zrealizować projekt finansowany ze środków unijnych staje przed problemem, jak napisać dobry wniosek, który zostanie wysoko oceniony przez ekspertów. Opa-nowanie wytycznych do tworzenia wniosków i przełożenie ich na własny pomysł stanowi nie lada wyzwanie. Tak jak odpowiedź na pytanie „Co mam zrobić, aby mój wniosek był konkurencyjny w stosunku do pozostałych?”.

Planowanie projektu oprócz wyboru grupy uczestników i analizy ich potrzeb oraz sformułowania celów do realizacji będących odpowiedzią na nie wymaga również zaplanowania oczekiwanych rezultatów. Nie ma możliwości skutecznego zrealizowania projektu, jeżeli nie wiemy, jakie efekty ma on przynieść. Trudno też wysoko ocenić wniosek, który ich nie definiuje.

We wniosku o dofinansowanie dla projektów mobilności Leonardo da Vinci sekcja poświęcona rezultatom oraz ich upowszechnianiu wydaje się jedną z prostszych do wypełnienia. Niestety wie-lu wnioskodawców, mimo całkiem zręcznie napisanych wniosków, traci sporo punktów właśnie w tym miejscu. Bardzo często wnioskodawcy skupiają swoją uwagę na działaniach upowszech-niających projekt, całkowicie pomijając przy tym rezultaty, które te działania miałyby przynieść i które powinny zostać upowszechnione. Wynika to z tego, że wnioski mobilności nie zawierają odrębnej sekcji wymagającej wskazania rezultatów. Nieuważni wnioskodawcy czytają tylko sam nagłówek sekcji (Upowszechnianie wyników), pomijając już dalsze polecenie, tj.: Prosimy okre-ślić przewidywane rezultaty oraz plany dotyczące ich upowszechniania (…). Skutkiem tego jest szczegółowe opisywanie działań upowszechniających odnoszących się do czegoś, co nie zostało zdefiniowane.

Wnioskodawcy nie powinni zapominać o tym, że zaplanowane w projekcie działania zawsze muszą przynieść jakieś efekty. Do zadań wnioskodawcy należy zatem zdefiniowanie oczekiwanych rezul-tatów oraz sposobów ich oceny tak, aby na końcu realizacji projektu móc wykazać ich osiągnięcie. Co zatem zrobić, aby właściwie wypełnić tę sekcję?Przede wszystkim należy bardzo dokładnie zastanowić się, co chcemy osiągnąć dzięki realizacji projektu i dlaczego. Najlepiej zastosować się do następującego schematu:

Potrzeby Działania Rezultaty uczestników do zrealizowania do osiągnięcia

Potrzeby uczestników warunkują cały projekt. Skupiamy się oczywiście na potrzebach zawierają-cych się w celach programu. W przypadku projektów mobilności najczęściej dotyczą one zdoby-wania nowych umiejętności zawodowych, językowych, osobistych.

Działania są wszelkimi czynnościami wykonywanymi w projekcie, które mają służyć jego pra-widłowej realizacji. Działania muszą być ukierunkowane na osiąganie zamierzonych rezultatów.

Rezultaty to najogólniej ujmując efekty zrealizowanego projektu. Dostarczają informacji o zmia-nach, jakie nastąpiły u uczestników w wyniku jego wdrożenia. Najczęściej rezultaty osiągane są

Rezultaty projektów mobilności,ich upowszechnianie i wykorzystanie

10

w trakcie trwania projektu, po realizacji kolejnych działań. Istnieją też rezultaty, które są widocz-ne dopiero po pewnym czasie od zakończenia projektu (np. znalezienie pracy przez uczestnika). Rezultaty powinny prowadzić do osiągnięcia celów projektu, a poprzez nie – celów programu. Do zadań wnioskodawcy należy samodzielne określenie rezultatów oraz metod i technik ich moni-torowania w taki sposób, aby w końcowym sprawozdaniu precyzyjnie móc wskazać ich osiągnię-cie. W tym celu konieczna jest wiedza na temat tego, co można zaliczyć do rezultatów, a co jest po prostu działaniem w projekcie. Specyfika projektów edukacyjnych, a zwłaszcza projektów mobil-ności, sprawia, że zdefinowanie rezultatów nie jest sprawą prostą. Aby pomóc wnioskodawcom w tym zadaniu, postaramy się uporządkować pojęcia i zobrazować je przykładami.

Wśród rezultatów projektów edukacyjnych, a zwłaszcza projektów mobilności, najczęściej wyróż-niamy rezultaty twarde, miękkie oraz produkty.

y Rezultaty twarde to rezultaty będące obiektem fizycznym, które są łatwo rozpoznawalne, mie-rzalne, łatwo podlegają weryfikacji. W projektach programu LdV najpopularniejszymi rezulta-tami twardymi są:

— podniesienie kompetencji językowych, np. z poziomu A2 na B1; — zrealizowanie określonej liczby godzin szkolenia; — uzyskanie nowych/dodatkowych uprawnień w określonym zakresie; — nawiązanie współpracy (międzybranżowej, ponadnarodowej) z określonymi podmiotami; — wdrożenie rozwiązań opracowanych w badaniach.Oczywiście wymieniono tutaj jedynie przykłady twardych rezultatów, są one zależne od założeń projektu.

W przypadku projektów mobilności rezultaty twarde nie są jedynymi efektami realizacji projektu. Co więcej, nie oddają one w pełni efektów realizacji danego przedsięwzięcia, bowiem nie pokazu-ją wpływu projektu na zmianę postawy lub osobowości uczestnika, jego szans na rynku pracy etc. Dlatego też w tego typu inicjatywach równie baczną uwagę należy zwrócić na tzw. rezultaty miękkie.

y Rezultaty miękkie są to rezultaty niebędące obiektami fizycznymi, niematerialne i najczęściej niemierzalne w sposób bezpośredni, ani też nie podlegają jednoznacznej weryfikacji. Jednak w projektach edukacyjnych (zwłaszcza w projektach mobilności LdV), które koncentrują się głównie na korzyściach uzyskiwanych przez uczestników w sferze edukacji formalnej bądź po-zaformalnej, bardzo często rezultaty miękkie są głównymi rezultatami.

Aby właściwie zaplanować w projekcie rezultaty miękkie, należy je uporządkować i przedstawić w logicznych grupach. Pomoże to uniknąć chaosu i wielokrotnych powtórzeń, a przede wszystkim ułatwi ekspertom ocenę jakościową wniosku. Poniżej przedstawiono przykładową próbę upo-rządkowania podziału rezultatów miękkich.

Typ rezultatu miękkiego Przykład rezultatu miękkiego

Umiejętności zawodowe — Nabycie umiejętności pracy w zespole lub pracy indywidualnej — Nabycie umiejętności korzystania z technologii informatycznych — Nabycie umiejętności zawodowych i doświadczenia w obsłudze

maszyn i urządzeń — Nabycie/podniesienie kwalifikacji zawodowych, umożliwiających

dalszą naukę lub zwiększających szansę na znalezienie pracy zgodnej z oczekiwaniami uczestników

— Podniesienie poziomu wiedzy i kompetencji w trakcie wymiany do-świadczeń

11

Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie

Umiejętności praktyczne — Umiejętność wypełniania formularzy, sporządzania dokumentów — Wzrost umiejętności sprawnego posługiwania się mapami, prze-

wodnikami, rozkładami jazdy, a także zarządzania środkami finan- sowymi i czasem wolnym

Poziom motywacji — Zwiększenie motywacji do nauki, w tym również języków obcych, zachęta do samodoskonalenia

— Zwiększenie motywacji do poszukiwania pracy — Wzrost wiary we własne możliwości — Wyższe zawodowe i osobiste aspiracje — Zwiększenie zaangażowania w wykonywane zadania

Kompetencje kulturowe — Wykształcenie kompetencji międzykulturowych: otwartości, akcep-tacji, tolerancji

— Zmiana postawy/opinii wobec odmienności kulturowej, przełama-nie stereotypów

— Poznanie historii i kultury kraju goszczącego

Kompetencje osobiste — Podniesienie poziomu samooceny — Poprawa wizerunku, autoprezentacji — Wzrost samodzielności — Większa obowiązkowość, zdyscyplinowanie — Nabycie umiejętności radzenia sobie ze stresem — Wzrost poczucia odpowiedzialności za wykonywane zadania — Nabycie umiejętności komunikacyjnych (kontakty interpersonalne)

Opracowano na podstawie Poradnika dla beneficjentów Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich, MRR, luty 2007 r.

Rezultaty a produkty projektuOprócz rezultatów twardych i miękkich w projektach wyróżnia się także produkty. Są to mate-rialne (namacalne) efekty realizacji działań w projekcie. W terminologii programu „Uczenie się przez całe życie” produkty także zaliczają się do rezultatów projektu, są ich szczególnym rodza-jem. Produkty pojawiają się w trakcie realizacji projektu w bezpośrednim następstwie działań, są mierzalne w jednostkach fizycznych. Przykładem produktu mogą być:r kursy i szkolenia;r materiały instrukcyjne dotyczące nowych podejść i metodologii;r materiały edukacyjne i szkoleniowe online (e-learning);r prezentacje, materiały wideo;r dokumentacja technik i metod kształcenia;r zbiory przepisów kulinarnych, technik budowlanych etc.;r rekomendacje dla przełożonych, władz lokalnych i oświatowych etc.r materiały do wydarzeń takich jak konferencje, kampanie społeczne i debaty .

Przykład powiązania rezultatów miękkich i twardych z produktem można przedstawić następująco:Jednym z oczekiwanych rezultatów twardych projektu jest wzrost znajomości języka angielskiego z poziomu A1 na A2. Po przygotowaniu językowo-kulturowym (np. 40-godzinny kurs) uczestnik udaje się na cztero-tygodniowe praktyki zawodowe do Anglii i mieszka tam dodatkowo u rodziny angielskiej. Jego zadaniem jest m.in. przygotowanie prezentacji multimedialnej o kulturze kraju goszczącego. Po powrocie z praktyk nauczyciel języka angielskiego przeprowadza test językowy, aby sprawdzić, czy wzrósł poziom kompeten-cji językowych uczestnika. Co uzyskaliśmy? Rezultaty twarde w postaci: podniesienia kompetencji języ-kowych; rezultaty miękkie: przełamanie bariery językowej w komunikowaniu się, wzrost pewności siebie oraz samooceny uczestnika itp.; produkty: zajęcia przygotowania językowego, prezentacja multimedialna.


12

W niektórych projektach powstają też produkty będące efektem współpracy instytucji z kilku kra-jów. Ma to miejsce szczególnie w przypadku projektów partnerskich oraz projektów wymiany doświadczeń. Materialny zapis efektów współpracy jest formą utrwalenia rezultatów projektu i służy przekazywaniu ich innym osobom niezaangażowanym w jego realizację. Takie produkty są przedmiotem dalszego upowszechniania (np. prezentacje, materiały szkoleniowe powstałe w wyniku wyjazdu zagranicznego, raporty, rekomendacje).

Przykład osiągania produktów w projekcie partnerskim:Partnerstwo sześciu szkół (Polska, Finlandia, Niemcy, Włochy, Czechy i Turcja) postanawia zrealizować pro-jekt dotyczący kształcenia w zakresie marketingu produktów regionalnych. Cele do osiągnięcia to m.in.: zwiększenie atrakcyjności kształcenia zawodowego, nawiązanie współpracy pomiędzy jednostkami eduka-cyjnymi, wzrost kompetencji zawodowych oraz językowych uczestników, poznanie dziedzictwa kulturowego krajów partnerskich (...). Projekt zakłada opracowanie planów marketingowych, by wypromować lokalne produkty na rynkach innych krajów (...).

Produkty projektu:r prezentacje multimedialne o szkołach, regionach i krajach; r broszury reklamujące produkty regionalne;r raport z badań rynków zagranicznych;r materiały dydaktyczne;r plany marketingowe.

Widać wyraźnie, że w tym projekcie produkty mają zasadnicze znaczenie i będą determinowały jakość ca-łego przedsięwzięcia. Oczywiście w projekcie zostaną osiągnięte także rezultaty twarde (np. nawiązanie współpracy międzynarodowej, przeprowadzenie szkolenia z zastosowaniem opracowanych materiałów, wzrost kompetencji językowych osób pracujących w projekcie) oraz miękkie (np. wzrost poziomu moty-wacji czy umiejętności osobistych), jednakże w tym przypadku to produkty będą zasadniczymi i trwałymi rezultatami i to one będą przedmiotem upowszechniania.

Ważne jest, aby oczekiwane rezultaty ściśle współgrały ze zdefiniowanymi potrzebami uczest-ników i założonymi celami projektu. Jeżeli zastanowimy się, co chcemy osiągnąć, realizując po-szczególne cele, to rezultaty same się nasuną jako konsekwencja zaplanowanych działań. Należy zwracać baczną uwagę na to, aby oczekiwane rezultaty były realne i rzeczywiście możliwe do osiągnięcia. Nie należy zakładać, że po zrealizowaniu miesięcznej praktyki zagranicznej wszyscy uczestnicy uzyskają zatrudnienie w swoim zawodzie, a po opracowaniu planu marketingowego regionalne produkty podbiją zagraniczne rynki, ponieważ na to ma wpływ szereg innych czynni-ków, jak np. sytuacja ekonomiczna w regionie. Dlatego też rezultaty powinny odnosić się ściśle do projektu i założonych celów. Nie warto zakładać ich oddziaływania na skalę ogólnokrajową, wystarczą rezultaty na poziomie lokalnym, ale odnoszące się do uczestników i celów projektu.

Europejska wartość dodanaProjekty współpracy międzynarodowej mają szczególny charakter. Powinny przynosić rezultaty, które nie są możliwe do uzyskania w wyniku działań jednostronnych. Wniosek powinien jedno-znacznie wskazywać na korzyści wynikające z faktu, że uczestnicy odbędą staż czy wymianę do-świadczeń za granicą, a nie we własnym kraju. Innymi słowy, działania podejmowane na szczeblu

Jak widać, w przypadku projektów mobilności produkt nie musi być głównym elementem do osiągnięcia, lecz często stanowi środek do uzyskania określonych rezultatów twardych lub miękkich. To one mają za-sadnicze znaczenie w projekcie. Kurs przygotowujący służy zapewnieniu jak najwyższej efektywności stażu zagranicznego, zaś prezentacja jest środkiem do sprawdzenia uzyskanych postępów oraz materiałem, któ-ry można wykorzystać przy upowszechnianiu rezultatów.


13

międzynarodowym powinny przynosić lepsze efekty niż działania, jakie każdy partner mógłby prowadzić w swoim kraju samodzielnie.

Pobyt uczestników za granicą powinien generować co najmniej kilka rezultatów (wartości doda-nych), takich jak np.:r zdobycie umiejętności niemożliwych do uzyskania w kraju;r doświadczenia międzykulturowe;r kontakt z żywym językiem obcym oraz przełamanie bariery językowej, co prowadzi do szybkie-

go podniesienia umiejętności językowych w porównaniu z efektami nauczania w szkole;r korzyści wynikające ze współpracy instytucji partnerskich na poziomie międzynarodowym.

Do częstych błędów wnioskodawców należy niestety pomijanie wagi europejskiej wartości do-danej, a tym samym bagatelizowanie znaczenia pobytu zagranicznego oraz przygotowania do niego. W wielu wnioskach, które zostały odrzucone przez ekspertów, można spotkać się z takimi oto stwierdzeniami:r uczestnicy nie odbędą specjalnego przygotowania językowo-kulturowego, ponieważ uczą się

w szkole języka kraju goszczącego;r uczestnicy nie mają żadnych szczególnych potrzeb, muszą zgodnie z programem odbyć prak-

tyki zawodowe.Przy czytaniu podobnych stwierdzeń jako pierwsze pojawia się pytanie o zasadność wyjazdu uczniów na staż. Jeżeli taki wniosek otrzymałby dofinansowanie, to projekt zrealizowałby do-kładnie takie same działania i osiagnął identyczne rezultaty jak dotychczasowe krajowe przed-sięwzięcia wnioskodawcy. Oznaczałoby to, że osiągnięte zostaną pewne rezultaty, ale bez żadnej wartości dodanej na poziomie europejskim.

Tymczasem pobyt za granicą ma za zadanie przyczynić się do uzyskania nowych rezultatów, a tym samym do wzbogacenia dotychczasowych działań partnerów projektu o elementy ponadnarodo-we. Cele operacyjne w projektach programu Leonardo da Vinci jasno nakazują współpracę insty-tucji z różnych krajów. Europejska wartość dodana jest więc rodzajem rezultatu, który uzasadnia wsparcie finansowe dla danego projektu.

Ewaluacja rezultatów projektuEwaluacja jest istotnym elementem planowania i zarządzania projektem. Stanowi również in-tegralną część procesu oceny wdrażania projektu oraz jego rezultatów. Ma na celu zbadanie i lepsze zrozumienie konsekwencji działań w projekcie. Ewaluacja jest użyteczna przy określaniu stopnia zgodności realizacji celów, a co za tym idzie osiągania rezultatów projektu z przyjęty-mi we wniosku założeniami. Właściwie przeprowadzana ewaluacja dostarcza danych do refleksji nad postępami realizowanych działań i wyciągania wniosków co do ich skuteczności. We wnio-sku programu LdV znajduje się sekcja poświęcona ewaluacji. Niestety bardzo często zdarza się, że wnioskodawcy przepisują z dostępnych opracowań rozmaite definicje dotyczące ewaluacji oraz jej narzędzi, nie odnosząc tego do zawartości merytorycznej wniosku lub też deklarują, że ewaluacja zostanie przeprowadzona, nie podając przy tym żadnego pomysłu odnośnie tego, co oraz w jaki sposób zostanie zmierzone. Tymczasem właśnie dzięki ewaluacji możemy jasno stwierdzić, że oczekiwane produkty i rezultaty zostały osiągnięte.

Sposoby weryfikacji rezultatówW jaki sposób zatem zorganizować dobrej jakości ewaluację rezultatów projektu LdV? Żeby stwierdzić istnienie jakiegoś faktu, należy potwierdzić, że „coś” (jakieś zdarzenie, działanie) miało miejsce. Rzeczywistość projektu jest na tyle złożona, że czasami w celu jej uporządkowania i zrozumienia musimy operować uproszczeniami. Taką rolę spełniają wskaźniki. Są one wyraże-niem celów projektu w języku liczb, dat, faktów lub relacji.


14

Szczegółowe informacje na temat planowania, etapów i narzędzi ewaluacji w projektach można znaleźć w poradniku Ewaluacja projektów. Poradnik dla wnioskodawców1.

2. PLAN UPOWSZECHNIANIA I WYKORZYSTANIA REZULTATÓW W PROJEKTACH MOBILNOŚCI

Projekty mobilności, podobnie jak niewielkie projekty partnerskie, mają dość ograniczone środki na upowszechnianie. Niemniej jednak działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem

Rezultat Metoda badawcza Wskaźnik rezultatu

Nabycie (wzrost) umiejętności Ankieta, wywiad, eksperyment Liczba osób, które uważają, że po realizacji projektu: – nabyły nowe umiejętności – nie nabyły nowych umiejętności Ocena prawidłowego wykonywania

czynności przez opiekuna/nauczyciela/eksperta

Rozwinięcie zdolności Ankieta, wywiad, obserwacja Liczba osób, które uważają,interpersonalnych że po realizacji projektu ich zdolności: – rozwinęły się – nie rozwinęły się Opinia uczestników, ocena zachowań

i postaw uczestników przez nauczyciela

Rozwinięcie kompetencji Ankieta, wywiad, obserwacja Liczba osób, które uważają, międzykulturowych że po realizacji projektu ich kompetencje międzykulturowe: – rozwinęły się – pozostały bez zmian Wyniki obserwacji zachowań i postaw

uczestników w kraju goszczącym

Zmiana postawy/opinii Ankieta, wywiad, Liczba osób, które uważają, test psychologiczny, rozmowy że po realizacji projektu: w grupie rówieśników – zmieniły opinię/postawę

wobec „innych” – nie zmieniły swojej postawy/opinii Wyniki testu obrazujące postrzeganie

stereotypów kulturowych i subiektywne odczucia uczestników

1 Ewaluacja projektów. Poradnik dla wnioskodawców, Elżbieta Bednarek, FRSE, 2008

W przypadku rezultatów twardych bardzo łatwo jest wskazać sposób weryfikacji, np. liczba cer-tyfikatów potwierdzających ukończenie przygotowania uczestników, referencji pracodawców czy dokumentów Europass.

Jeżeli chodzi o rezultaty miękkie, to niezwykle trudno jest zmierzyć osiągnięte cele, ponieważ dotyczą umiejętności, postaw oraz samooceny uczestników i najczęściej są oceniane w sposób subiektywny. Dlatego też bardzo często wnioskodawcy nie wiedzą, jakich metod i narzędzi można użyć, aby prawidłowo ocenić skuteczność powziętych działań.

W przypadku rezultatów miękkich konieczny jest ich stały monitoring oraz ewaluacja. Najczęst-szą techniką badawczą osiągniętych rezultatów miękkich jest subiektywna ocena uczestnika. Można także zastosować testy i sprawdziany końcowe, ważną rolę pełnią również obserwacje opiekunów. Poniżej przedstawiono przykładowe sposoby pomiaru rezultatów miękkich oraz pro-pozycje zastosowania wskaźników mierzalnych do ich diagnozy.


15

rezultatów są obowiązkiem wszystkich beneficjentów realizujących przedsięwzięcia finansowane ze środków unijnych.

Planowanie upowszechniania rezultatów projektów mobilności, podobnie jak samo zdefiniowa-nie tychże rezultatów, zwykle nastręcza wnioskodawcom sporych trudności.

Najczęstszym błędem jest utożsamianie upowszechniania rezultatów z promocją projektu lub instytucji beneficjenta. Skupienie się wyłącznie na działaniach promocyjno-informacyjnych nie wystarczy jednak, by osiągnąć oczekiwane efekty. W efekcie trudno o wysoką ocenę wniosku, w którym dominuje promocja, zaś faktyczne upowszechnianie rezultatów pozostaje zaniedbane.

Niniejszy rozdział powinien rozwiać wszelkie wątpliwości na temat tego, jak należy rozumieć upo-wszechnianie i wykorzystanie rezultatów w projektach mobilności.

Podobnie jak w przypadku projektów wielostronnych planując działania upowszechniające w pro-jektach mobilności, powinniśmy odpowiedzieć sobie na kilka zasadniczych pytań:r Jaki jest cel upowszechniania?r Co będziemy upowszechniać i wykorzystywać?r Do kogo należy skierować przekaz (adresaci upowszechniania)?r Jakie sposoby upowszechniania i przekazu zastosować (działania)?r Kto ma być odpowiedzialny za upowszechnianie?r Kiedy (na którym etapie projektu) je zastosować (harmonogram)?

CEL upowszechnianiaPlanując jakiekolwiek działania, trzeba zawsze mieć na względzie ich cel. Cele upowszechniania nie są tożsame z celami projektu, choć pozostają z nimi w bliskim związku. Są one dwojakiej natury. Po pierwsze, cel wyznacza fundator, któremu zależy na jak najszerszym rozpoznawaniu i oddzia-ływaniu rezultatów projektów finansowanych ze środków Komisji Europejskiej. Krąg osób bądź instytucji, które skorzystają na tym, że projekt został zrealizowany powinien być jak najszerszy. Jest to cel, który jako beneficjenci powinniśmy przyjąć wraz z dobrodziejstwem dofinansowania.

Z drugiej jednak strony należy pamiętać, że działania upowszechniające pozwalają zrealizować także cele instytucji beneficjenta, umożliwiają dotarcie do nowych osób lub grup oraz wypromo-wanie jej w środowisku lokalnym lub w regionie. Cele wyznaczone przez Komisję Europejską są zazwyczaj w znacznej mierze zbieżne z celami beneficjenta, pozwalają bowiem na rozszerzenie oddziaływania dofinansowania na osoby, które nie mogły wziąć w nim bezpośredniego udziału. Dotyczy to w szczególności szkół i placówek edukacyjnych, które same są zainteresowane tym, by realizowane przez nie projekty objęły jak najszerszy krąg uczniów/słuchaczy.

Wykorzystując działania upowszechniające, beneficjent może też próbować wpływać na lokalną społeczność, władze lokalne bądź otoczenie branżowe, przekazywać określone idee, próbować zmieniać świadomość lub podejście do określonych problemów. Należy jednak zachować daleko idący rozsądek i trzeźwość oceny własnych możliwości i nie stawiać sobie zbyt wygórowanych celów. Z pewnością naszym jednym projektem nie zmienimy świata ani nie doprowadzimy do kluczowych zmian w systemie edukacji. Traktujmy go raczej jak kroplę drążącą skałę.

CO upowszechniać i DO KOGO skierować przekaz?Zanim zaczniemy planować upowszechnianie, musimy zadać sobie pytanie, co będziemy upo-wszechniać i kto będzie odbiorcą naszego przekazu. Zakładając, że zdefiniowaliśmy już rezul-

taty naszego projektu (por. rozdz. II.1), musimy ustalić, kto może być zainteresowany, kto może odnieść korzyści z ich wykorzystania oraz kto powinien dowiedzieć się o nich i wykorzystać je w swych działaniach. Trzeba zatem określić grupy docelowe (adresatów) upowszechniania (nie zawsze są tożsame z grupami docelowymi samego projektu). Może ich być kilka, w zależności od rodzaju rezultatu. W projektach mobilności są nimi zazwyczaj uczniowie, bądź współpracownicy (zarówno z własnej jak i innych placówek), którzy nie mieli okazji uczestniczyć w projekcie, a także nauczyciele, dyrektorzy innych szkół, rodzice, inne organizacje działające w tej samej branży, inne placówki oświatowe, pracodawcy, ich stowarzyszenia i inne podmioty działające na terenie danej gminy, powiatu lub regionu, stowarzyszenia i fundacje działające na rzecz współpracy międzynarodo-wej, edukacji, młodzieży, przeciwdziałania bezrobociu itp., władze lokalne lub regionalne, wła-dze oświatowe, jak również inne osoby i podmioty specyficzne dla charakteru projektu.

Pamiętajmy, że adresatami upowszechniania są podmioty nie tylko w Polsce, ale i w krajach gosz-czących. Partnerzy zagraniczni także powinni upowszechniać rezultaty projektu dotyczące ich organizacji, np. korzyści wynikające ze współpracy międzynarodowej. Brak informacji na temat upowszechniania „po drugiej stronie” jest na ogół słabym punktem projektów.

Określenie grup docelowych upowszechniania poszczególnych rezultatów będzie miało zasad-niczy wpływ na dobór sposobów upowszechniania oraz na sformułowanie komunikatu przezna-czonego dla danej grupy. Poniższy schemat obrazuje wzajemną współzależność zasadniczych elementów strategii działań upowszechniających.

Cele Cele

Rezultaty Adresaci

Sposoby upowszechniania

Cele Cele

JAK upowszechniać?Zaraz po zdefiniowaniu rezultatów projektów mobilności nasuwa się pytanie, jak je upowszech-niać i jakie działania podejmować, by osiągnąć możliwie najszerszy efekt.

I najtrudniejsze ze wszystkich pytań: W jaki sposób podzielić się z innymi rezultatem, który z założenia może być dostępny tylko dzięki wyjazdowi za granicę? Jak podzielić się korzyścią, którą można odnieść jedynie biorąc udział w projekcie?

Jest to zadanie trudne, ale nie jesteśmy w tym względzie całkowicie bezradni. Oczywiście najważ-niejsze doświadczenia i umiejętności nabyte dzięki wyjazdom za granicę pozostaną dostępne tylko dla tych, którzy mieli możliwość wziąć udział w projekcie. To oni musieli poradzić sobie w nowym obcojęzycznym środowisku, sprostać oczekiwaniom zagranicznych pracodawców lub


16

VV

V

V

V

V

Produkty: materiały szkoleniowe, poradniki, dokumentacja doświadczeń i zgromadzonej wiedzy (np. zbiory przepisów kulinarnych, dokumentacja technik budowlanych, filmy i fotografie, wspomnienia uczestników itp.)

Adresaci upowszechniania: osoby, które nie miały możliwości bezpośred-nio uczestniczyć w wyjeździe zagranicznym: uczniowie, pracownicy, nauczyciele, dyrektorzy, również z innych instytucji, także w kraju goszczącym.


17

klientów, znaleźć się w otoczeniu odmiennym kulturowo. To dzięki wyjazdowi mieli możliwość na-być nowe umiejętności, podszlifować język, nawiązać ciekawe kontakty, zdobyć pewność siebie i motywację do dalszej nauki, wreszcie to ich pozycja na rynku pracy poprawiła się. Tych wartości nie da się w całości przekazać innym osobom. Jest to zresztą potwierdzenie założenia, że mobil-ności zagraniczne są niezwykle wartościowym doświadczeniem.

Możemy jednak próbować dzielić się tym doświadczeniem, a przynajmniej pewnymi jego aspek-tami. Wciąż jeszcze jest bardzo wiele do przekazania.

Osobna grupa rezultatów to efekty związane z organizacją beneficjenta, szczególnie istotne w przypadku projektów wymian. Przekazanie nabytej za granicą wiedzy i doświadczeń innym pracownikom (nauczycielom) jest jednym z założeń projektów wymiany doświadczeń, ale ma też znaczenie w projektach stażowych. Rezultaty działań projektowych powinny być upowszechniane przede wszystkim w ramach własnej organizacji. Powinna ona w trwały sposób korzystać z rezul-tatów zrealizowanego projektu. Oczywiście cenne jest również przekazywanie ich innym instytu-cjom tej samej branży.

Poniżej prezentujemy przykładowe działania mające na celu upowszechnianie i trwałe wykorzy-stanie rezultatów projektów mobilności. Są one podzielone w zależności od typu rezultatu oraz grupy docelowej.

Przykłady: rezultat – adresaci – sposoby upowszechniania (działania)

Projekty stażowe

Produkty: rezultaty miękkie o charakterze zawodowym: przyrost wiedzy i doświadczeń praktycznych uczestników oraz osób towarzyszących, nabycie konkretnych umiejętności

Adresaci upowszechniania: osoby, które nie miały możliwości bezpośrednio uczestniczyć w wyjeździe zagranicznym: inni uczniowie, współpracownicy, dyrektorzy, nauczy-ciele i uczniowie innych szkół, władze lokalne, oświatowe, pracodawcy etc.

Działania upowszechniające:Materiały mogą być udostępniane i prezentowane np. na stronie internetowej, poprzez prasę branżową lub w trakcie spotkań i bezpośrednich kontaktów z innymi nauczycielami i instytucjami.Powinny też być wykorzystywane w pracy z kolejnymi grupami uczniów (osób szkolonych) oraz włączone do scenariuszy zajęć.

Działania upowszechniające:

r pokazy umiejętności/prezentacjeCzęsto stosowaną praktyką są pokazy umiejętności nabytych na stażu w trakcie festynów czy uroczy-stości szkolnych lub lokalnych. Przykładem może być przygotowanie poczęstunku przez uczestników staży o profilu gastronomicznym (warto, aby do przygotowania pokazu włączyć także osoby, które nie uczestniczyły w wyjeździe, by mogły nabywać nowe umiejętności a nie tylko obserwować ich efekty).


18

Rezultaty miękkie istotne dla organizacji biorą-cych udział w projekcie: przyrost wiedzy i doświadczeń pracowników, wzrost prestiżu organizacji i poprawa jej pozycji na rynku i w lokalnym środowisku, podniesienie atrakcyjności kształcenia w placówce itp.

Adresaci upowszechniania: współpracownicy, organizacja beneficjenta, inne podobne organizacje, związki, stowarzyszenia branżowe, władze lokalne, oświatowe etc., także w krajach partnerów


r prezentacje, referaty, artykułyPrzekazanie doświadczeń zdobytych w trakcie stażu lub wymiany może nastąpić w formie prezentacji przedstawionej kolegom po fachu z własnej bądź współpracujących instytucji wraz ze zgromadzoną do-kumentacją, materiałami dydaktycznymi i szkoleniowymi. Zdobyte doświadczenia można też przekazać w formie referatu bądź artykułu dystrybuowanego wśród pracowników.

r spotkania, kontakty bezpośrednieSpotkania to jedno z bardziej efektywnych narzędzi komunikacji. W trakcie bezpośredniego kontaktu przekaz jest dużo bardziej skuteczny i przekonujący, a szansa na zainteresowanie rozmówcy rezultatem dużo większa niż w drodze wszelkich innych form komunikacji.

Projekty stażowe, wymiany doświadczeń, projekty partnerskie

Inne niezawodowe rezultaty miękkie: przełamanie bariery językowej, wzrost wrażli-wości kulturowej, wzrost samooceny, pewności siebie, pozycji na rynku pracy

Adresaci upowszechniania: osoby, które nie miały możliwości bezpośrednio uczestniczyć w wyjeździe zagranicznym: inni uczniowie, współpracownicy, rodzice, także z innych szkół, również w krajach partnerów


r przekaz osobistyNieoceniony w tym względzie jest osobisty przekaz uczestników staży bądź wymian, ich własna opo-wieść w bezpośrednim kontakcie z osobami, które nie miały okazji wyjechać. Warto zadbać o umożli-wienie takiego spotkania, prezentacji zdjęć i filmów, zrelacjonowania wrażeń i doświadczeń, pokazania różnic i podobieństw między ludźmi i kulturami, nazwania emocji i sformułowania najważniejszych lekcji wyciągniętych z doświadczenia pobytu za granicą.

r internetPodobne relacje mogłyby się również znaleźć na szkolnej stronie internetowej, na blogach, forach bądź w mediach społecznościowych. W ten sposób znacznie rozszerza się krąg potencjalnych odbiorców przekazu. Bardzo pożądana byłaby kontynuacja kontaktów z młodzieżą poznaną za granicą, dalsze pod-trzymywanie tych kontaktów np. za pośrednictwem wyżej wspomnianych mediów społecznościowych i rozszerzanie kręgu znajomych na tych, którzy nie brali udziału w wyjeździe. Internet warto też wykorzystywać do upowszechniania wszelkich pozostałych wymienionych wcześniej rezultatów projektu, jak również do samej promocji projektu.

Jeśli pokaz ze względu na specyfikę zawodu jest trudny do zorganizowania, uczestnicy mogą zaprezen-tować filmy i zdjęcia ze staży wraz z bezpośrednim osobistym przekazem wrażeń i doświadczeń z wyjazdu. Warto zorganizować wspólne zajęcia praktyczne dla uczestników stażu i pozostałych uczniów, by ci ostatni też mieli okazję zdobyć nowe umiejętności.


19

Rezultaty miękkie związane z zarządzaniem projektem: doświadczenia instytucji beneficjentów związane z realizacją projektów mobilności; wszelkie dobre praktyki oraz wynikające z wcześniejszych doświadczeń informacje, jak uniknąć błędów i jak osiągnąć efekty najwyższej jakości

Adresaci upowszechniania: inni beneficjenci oraz potencjalni wnioskodawcy, także w krajach partnerów

Działania upowszechniające:Doświadczenia takie mogą być przekazywane przy okazji spotkań, udziału w konferencjach, poprzez bezpośrednie kontakty.

Promocja i informacjaPromocja i informacja wspiera upowszechnianie rezultatów, różni się jednak od niego przede wszystkim celem oraz treścią działania. Jest nim informowanie o projekcie, jego celach, ideach, wartościach, zaangażowanych instytucjach i osobach oraz promowanie powyższych. Działania promocyjne często przenikają się z działaniami upowszechniającymi, są ich ważnym uzupełnie-niem, jednak same w sobie nie wystarczą, by spełnić wszystkie cele upowszechniania i wyko-rzystania rezultatów. Nie powinny więc pochłaniać zbyt dużej części zasobów przeznaczonych na upowszechnianie.

Typowe działania promocyjne to:r dystrybucja ulotek;r założenie strony internetowej;r informacje prasowe; r audycje w lokalnym radiu i telewizji;r stoiska na targach i festynach;r prezentacje projektu na seminariach, konferencjach, spotkaniach.

r rekomendacje zmian w organizacji Zdobyte w trakcie zagranicznego wyjazdu doświadczenia, zaobserwowane metody działania czy podej-ścia do problemów powinny przyczynić się do poprawy funkcjonowania i podniesienia jakości usług świadczonych przez instytucję beneficjenta. Wskazane jest więc, by uczestnicy wyjazdów podsumowy-wali swoje spostrzeżenia i rekomendowali odpowiednim władzom wprowadzenie dobrych praktyk we własnej organizacji.

r kontakty branżowe, prasa branżowaWspomniane wcześniej referaty, artykuły czy rekomendacje mogą być też udostępniane szerszemu gronu odbiorców za pośrednictwem kontaktów z innymi organizacjami tej samej branży (np. poprzez stowarzyszenia, izby itp.). Warto spróbować zainteresować też efektami własnej pracy czasopisma branżowe, których zasięg jest zwykle znacznie szerszy niż nasze kontakty. Jest to też doskonały sposób na promocję własnej organizacji w środowisku branżowym.

r wystąpienia na seminariach, spotkaniach tematycznych Budżet projektu mobilności zazwyczaj nie pozwala na samodzielną organizację konferencji na temat jego rezultatów, zresztą w większości przypadków byłoby to działanie niecelowe. Warto jednak wy-korzystywać obecność na wszelkich spotkaniach, seminariach i konferencjach skupiających naszych adresatów upowszechniania, by prezentować im rezultaty projektu oraz dzielić się zdobytymi doświad-czeniami i wiedzą.


20

Niektóre z powyższych sposobów działania mogą też upowszechniać rezultaty, nie tylko promo-wać projekt. Zależy to w dużej mierze od rodzaju przekazywanych treści.Działania z wykorzystaniem mediów publicznych (prasa, radio, TV) są zazwyczaj bardzo kosztow-ne, a zatem niedostępne w ramach budżetu projektu. Niemniej jednak, jeśli wynikają z faktycz-nego zainteresowania samych mediów bądź jeśli uda się takie zainteresowanie spowodować, wówczas nie pociągają za sobą zbyt wysokich kosztów i są jak najbardziej wskazane i pożądane. Sponsorowane artykuły prasowe czy audycje radiowe z pewnością nie są wartą polecenia formą promocji, szczególnie w przypadku niskobudżetowych projektów mobilności czy partnerskich. Uzupełnieniem przedstawionych wyżej przykładów działań upowszechniających i zmierzających do trwałego wykorzystania rezultatów może być zestawienie zaprezentowane w rozdziale III na str. 29-34.

KIEDY upowszechniać i KTO będzie to robił?Upowszechnianie często niestety bywa traktowane jako jednorazowe wydarzenie na zakończenie projektu. To jednak trochę za mało, biorąc pod uwagę złożoność tego procesu w przypadku pro-jektów mobilności. Działania upowszechniające rezultaty najczęściej planowane są wraz z towarzyszącymi im działa-niami promocyjnymi i informacyjnymi. W pierwszej fazie projektu przeważają te drugie. Działania informacyjne i promocyjne można zacząć jeszcze zanim projekt się rozpocznie – już sama decyzja o otrzymaniu dofinansowania jest informacją, którą można się pochwalić w lokalnym środowi-sku. Nasilenie działań informacyjnych następuje zwykle na etapie rekrutacji uczestników. Jednak zasadnicze działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów rozpoczną się w momencie, gdy one się pojawią, tzn. po zakończeniu staży bądź wymian. Działania te mogą i powinny trwać nawet po zakończeniu projektu. Idealnie, jeśli nie ograniczają się do jednego wydarzenia, lecz stanową zaplanowany i przemyślany proces zmierzający do faktycznego osią-gnięcia celów upowszechniania.

Już na etapie planowania projektu należy przygotować wstępny harmonogram działań upo-wszechniających wraz z podziałem zadań między partnerów projektu. Przedstawienie go we wniosku bardzo podniesie jego wartość. W harmonogramie warto uwzględnić wydarzenia lokalne (festyny, targi) bądź branżowe (spotkania, konferencje itp.), które można wykorzystać zarówno dla promowania projektu i jego celów, jak i upowszechniania rezultatów. Warto też już na tym eta-pie zaplanować, kto będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie kolejnych działań – szczególnie istotny jest tu podział między partnerów projektu.

Bardzo przydatny może być tutaj wykres Gantta, patrz str. 35.

Trzeba koniecznie pamiętać, że na działania upowszechniające rezultaty powinna być przewidzia-na wystarczająca ilość czasu w ramach projektu, tak by uniknąć pośpiechu i jak najskuteczniej dotrzeć do określonych grup. Nie oznacza to jednak, że muszą się one ograniczać jedynie do cza-su trwania projektu. Przeciwnie, wskazane jest, by były one kontynuowane także po zakończeniu projektu i ustaniu finansowania. Zwiększy to znacznie trwałość osiągniętych rezultatów. ZasobyKażde działanie w projekcie wymaga przeznaczenia nań określonych zasobów, zarówno jeśli chodzi o włożoną pracę i poświęcony czas, jak i fundusze konieczne do ich zrealizowania. Już na etapie planowania projektu należy je odpowiednio przewidzieć. Ograniczony budżet projektów mobilności, jak też nie zawsze wystarczające umiejętności pracowników instytucji beneficjenta


21

Projekt IVT Uczestnicy projektu to 24 uczniów trzeciej klasy (…), kształcących się w zawodzie technika ekonomisty, którzy odbędą 4-tygodniową praktykę zawodową w Wielkiej Brytanii, w Plymouth.

(fragmenty wniosku)

Cele projektu:Przeprowadzenie praktyki zawodowej, zorganizowanej w Wielkiej Brytanii ma na celu uzyskanie przez uczestników dodatkowych kompetencji zawodowych, jak również doskonalenie znajomości języka angiel-skiego, w tym szczególnie słownictwa zawodowego. Umożliwi też podniesienie umiejętności społecznych i osobistych. Zdobyte umiejętności potwierdzone zostaną dokumentem Europass Mobilność. Oczekiwane rezultaty twarde:r zdobycie dokumentu Europass Mobilność umożliwiającego potwierdzanie doświadczenia zawodowego

w CV;r uzyskanie zaliczenia praktyki zawodowej warunkującej m.in. promocję do IV klasy technikum. Oczekiwane rezultaty miękkie:r uzyskanie dodatkowych umiejętności zawodowych;r udoskonalenie umiejętności językowych, w tym szczególnie języka angielskiego dla zawodu;r zwiększenie mobilności uczestników projektu oraz zwiększenie ich szans na europejskim i krajowym

rynku pracy;r uświadomienie uczniom i ich rodzicom, że znajomość języka obcego stwarza dodatkowe szanse na rynku

pracy oraz zachęci do nauki;r wykształcenie odpowiednich postaw u uczniów: wzbudzenie i umocnienie przedsiębiorczości, konku-

rencyjności, samodzielności, otwartości, tolerancji ułatwiających wykonywanie wyuczonego zawodu za granicą i radzenie sobie w nietypowych okolicznościach;

r poznanie historii i kultury oraz warunków życia, odpoczynku i pracy mieszkańców innego kraju UE;r podniesienie jakości i atrakcyjności kształcenia zawodowego w Szkole;r zdobycie doświadczenia, które zostanie wykorzystane przy sporządzaniu kolejnych projektów.

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów (fragmenty raportu końcowego):Mobilność edukacyjna została na stałe wpisana do planu pracy Szkoły, bo stanowi innowacyjne rozwią-

pozwalają na zrealizowanie jedynie takich działań, jakie są faktycznie wykonalne w ramach do-stępnych zasobów. Tym bardziej więc należy realistycznie planować działania upowszechniające, stosownie do możliwości, jednakże dokładając wszelkich starań, by w miarę dostępnych środków miały one jak największe efekty. Szczerze zachęcamy do podejmowania działań niewymagających wysokich nakładów, ale za to skutecznych w lokalnym środowisku – bezpośrednich kontaktów, spotkań, wykorzystywania wszelkich okazji do przekazywania informacji o projekcie. Docieranie do kluczowych osób, grup czy instytucji wymaga nie tyle wysokich kosztów co raczej determina-cji, właściwej formy przekazu, umiejętności pozyskiwania zwolenników swych idei.

Działania czysto promocyjne, jakkolwiek też ważne, nie powinny jednak pochłaniać zbyt wyso-kich kosztów. Priorytetem winno być możliwie szerokie i trwałe wykorzystanie rezultatów, jako zadanie wymagające najwięcej wysiłku i znacznie trudniejsze od promocji projektu.

Możliwie dokładne oszacowanie kosztów działań upowszechniających pozwoli wnioskodawcy już na etapie przygotowywania projektu zweryfikować planowane działania oraz umieścić je w real-nym otoczeniu.

Przykłady rezultatów i ich upowszechnianiaPoniżej prezentujemy przykłady projektów mobilności, w których poprawnie zaplanowano rezul-taty oraz działania upowszechniające.


22

Projekt PLMW celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników muzealnych i szerzenia dobrych praktyk Muzeum pragnie umożliwić 8 swoim etatowym pracownikom wybranym z różnych działów uczestnictwo w stażu w instytucjach partnerskich.

(fragmenty wniosku)

Cele projektu:Praca w nowoczesnym muzeum wymaga umiejętności praktycznych: pracy zespołowej oraz komuniko-wania społecznego – tworzenia atrakcyjnej oferty kulturalnej, wykorzystywania nowoczesnych i ogól-nodostępnych technologii do przekazywania wiedzy, jak również zarządzania publicznym wizerunkiem instytucji. Odbycie stażu w instytucji partnerskiej zaowocuje zwiększeniem otwartości, wrażliwości mię-dzykulturowej i komunikatywności uczestników, rozwojem umiejętności interpersonalnych oraz spraw-

zanie w porównaniu do wieloletniej tradycji organizacji praktyk zawodowych w kraju, czy w firmie sy-mulacyjnej. Fakt ten jest i będzie w przyszłości wykorzystany w promocji Szkoły w środowisku lokalnym i regionalnym.

Działania upowszechniające (w ramach projektu i po jego zakończeniu): r zorganizowanie imprezy szkolnej Dzień praktyki zawodowej z udziałem ponad 100 uczniów. Przepro-

wadzono wykłady, prelekcje, szkolenia i przedstawiono 5 prezentacji multimedialnych przygotowa-nych przez uczestników. Udział w tych działaniach uczniów klas drugich, potencjalnych uczestników następnego stażu, umożliwił nie tylko przekazanie informacji o programie Leonardo da Vinci, ale przede wszystkim wykorzystany został w pracy dydaktyczno-wychowawczej Szkoły jako instrument motywacji do podnoszenia wyników nauki, w tym szczególnie języka angielskiego zawodowego. W Zespole Szkół Ekonomicznych Dzień praktyki zawodowej został na stałe wprowadzony do kalendarza imprez szkolnych;

r osobiste kontakty, udział nauczycieli w konferencjach organizowanych przez Kuratorium Oświaty, KO-WEZiU, konferencjach podsumowujących projekty innych szkół umożliwiły wymianę doświadczeń mię-dzy nauczycielami różnych szkół – pomoc koleżeńską w rozwiązywaniu trudnych przypadków, wymianę dokumentacji np. w zakresie Europass Mobilność;

r udostępnienie archiwum projektu na stronie internetowej Szkoły (…), zawierającego m.in.: podsumowa-nie projektu i jego rezultatów, prezentacje multimedialne przygotowane przez uczniów.

Działania promocyjne (w szkole, na rynku lokalnym i regionalnym): r publikacje w prasie lokalnej i gazetce szkolnej (…);r film nagrany i emitowany przez lokalną telewizję (…);r ulotki wręczane zaproszonym gościom i uczestnikom konferencji podsumowującej projekt; r plakat – stała ekspozycja w Szkole w gablocie specjalnie zakupionej ze środków projektu (…);r gazetki szkolne – stała ekspozycja w Szkole;r zdjęcia oraz albumy ze zdjęciami;r konferencja podsumowująca rezultaty projektu z udziałem Dyrektora Szkoły, nauczycieli, ok. 100 uczniów oraz

zaproszonych gości: Zastępcy Prezydenta Miasta ds. Społecznych, Zastępcy Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy, starszego wizytatora Kuratorium Oświaty, dyrektorów innych szkół technicznych i zawodowych z regio-nu. W konferencji wzięli udział uczniowie klas trzecich – potencjalni uczestnicy projektu stażu we Włoszech oraz klas czwartych, w tym uczestnicy projektu, którzy przedstawili 3 prezentacje multimedialne dokumentu-jące staż w Wielkiej Brytanii. Dyrektor Szkoły wręczył uczestnikom dokumenty potwierdzające odbycie stażu m.in. Europass Mobilność, certyfikat, zaświadczenie o odbyciu przygotowania językowego, (…) list referencyj-ny (relacja z konferencji znalazła się w lokalnej TV);

r praca dydaktyczna i wychowawcza Szkoły – promowanie celów programu Leonardo da Vinci wśród uczniów i rodziców jako bardzo ważny element motywujacy do nauki języka angielskiego i podnoszenia wyników w nauce;

r udział w Targach Edukacyjnych, Dniach Otwartych Szkoły oraz spotkaniach z rodzicami uczniów szkół gimanzjalnych, gdzie rozpowszechniane są informacje o rezultatach projektu.


23

nego i skutecznego podziału obowiązków w ramach zespołu zadaniowego, a jednocześnie wpłynie na podniesienie mobilności zawodowej poszczególnych pracowników.

Oczekiwane rezultaty twarde: r nabycie umiejętności promocji projektów i współpracy z mediami przy realizacji własnego projektu

(opracowanie standardów promocyjnych dla wydarzeń muzealnych);r rozszerzenie oferty muzealnej o elementy dostosowane do osób ze specjalnymi potrzebami i publiczno-

ści międzynarodowej; r porównanie zasad dotyczących udostępniania i dostosowania przestrzeni zabytkowej (rezydencji histo-

rycznych) do potrzeb osób niepełnosprawnych; r wprowadzenie badania oczekiwań i potrzeb publiczności (w tym społeczności lokalnej) względem oferty

kultualnej instytucji; r przygotowanie konferencji poświęconej polsko-francuskim związkom historycznym i artystycznym

(udział pracowników instytucji partnerskich w projektach realizowanych przez Muzeum).

Rezultaty miękkie:r poznanie międzynarodowych standardów zarządzania projektami w muzeach i wymiana doświadczeń

na tej płaszczyźnie; r podniesienie u stażystów umiejętności pracy w zespole, szczególnie międzynarodowym;r podniesienie kwalifikacji zawodowych i językowych uczestników;r podniesienie jakości i skuteczności komunikacji społecznej;r podniesienie jakości systemu zarządzania wewnątrz w kierunku wprowadzenia zasad pracy zespołowej.Produkty:r standardy promocyjne;r ankieta dot. oczekiwań i potrzeb publiczności.

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów (fragmenty wniosku):r założenie bloga, na którym stażyści będą publikowali notatki dotyczące przebiegu stażu, spostrzeże-

nia, wstępne wnioski, a także fotografie ilustrujące najciekawsze aspekty stażu. Blog będzie dostępny z poziomu wortalu Muzeum, reklamowany na portalach społecznościowych (np. Facebook), platformach partnerskich (np. Forum Edukatorów Muzealnych), w newsletterze muzealnym, za pośrednictwem sieci wewnątrzmuzealnej;

r artykuły w biuletynie dla pracowników Muzeum;r projekt wspólnej, wydanej we współpracy z partnerem brytyjskim publikacji konserwatorskiej;r publikacje w pismach branżowych, m.in. „Biuletyn Konserwatorski”, „Muzealnictwo”, „Integracja”,

„Mówią Wieki”;r zastosowanie wypracowanych standardów w trakcie spotkań z cyklu „Wychowanie do twórczości”;r upowszechnienie rezultatów w czasie konferencji edukacyjnej towarzyszącej konkursowi „Moja przygo-

da w muzeum”, której organizatorem jest Muzeum; r dzielenie się zdobytymi doświadczeniami z pozostałymi pracownikami Muzeum, praktykantami (także

z zagranicy) oraz licznymi współpracownikami (kontakty bezpośrednie).

Projekt VETPRO

(fragmenty wniosku)

Tło projektu odpowiada na problemy wzajemnej współpracy i przepływu informacji pomiędzy Powiatowym Urzędem Pracy a pracodawcami, przejawiające się w niewystarczającej jakości kontaktów pracowników PUP z pracodawcami i pozostałymi aktorami rynku pracy, niedostatecznym informowaniu pracodawców o możli-wościach, jakie daje współpraca z PUP oraz w braku wspólnego uzgodnienia oczekiwań i potrzeb związanych z poszukiwaniem pracowników. Jednym ze sposobów poprawy wyżej zarysowanej sytuacji jest sięgnięcie po wzorce wypracowane w innych krajach europejskich.


24

3. JAK PRZEDSTAWIĆ PLAN UPOWSZECHANIANIA WE WNIOSKU?W niniejszym rozdziale postaramy się udzielić odpowiedzi na najbardziej nurtujące wnioskodaw-ców pytania:r Na co zwracają uwagę eksperci?r Jakie informacje są wymagane na etapie wniosku?r Jak pisać, by uzyskać najwyższą ocenę?

Wniosek o dofinansowanie dla projektów mobilności w części dotyczącej upowszechniania wy-maga przede wszystkim określenia przewidywanych rezultatów. Sekcja wniosku dotycząca upo-wszechniania rezultatów projektu jest miejscem, gdzie te rezultaty powinny być zdefiniowane. Mamy nadzieję, że lektura wcześniejszych rozdziałów tego poradnika pomoże we właściwym zdefiniowaniu rezultatów projektów. Ekspert oceniający wniosek oczywiście musi się odnieść do tego, czy rezultaty zostały zadowalająco opisane. Brak informacji na ten temat uniemożliwia mu przyznanie wysokiej oceny tej sekcji.

Oprócz określenia rezultatów wnioskodawca proszony jest o podanie planów dotyczących ich upowszechniania i dzielenia się z innymi instytucjami, na przykład na poziomie sektorowym, lokalnym, krajowym lub międzynarodowym. Wzmianka o poziomie krajowym i międzynarodo-wym zachęca wielu wnioskodawców do nieuzasadnionego rozmachu w określaniu celów dzia-łań upowszechniających. Planowane działania muszą jednak być realistyczne, celowe i możliwe do osiągnięcia w ramach dostępnych środków, zalecane jest więc rozsądne dostosowanie zamia-rów do możliwości.

Nie oznacza to wcale, że działania te muszą być ubogie i nieefektywne. Skuteczność działań upo-wszechniających, zwłaszcza tych prowadzonych na poziomie lokalnym, nie musi wymagać wyso-kich nakładów finansowych. Ważne jest zaangażowanie i wykorzystanie wszelkich dostępnych możliwości i zasobów.

Rezultaty miękkie:r wzrost intensywności, systematyczności i jakości współpracy polskich partnerów projektu;r podniesienie jakości usług świadczonych przez PUP, Fundację i Regionalną Izbę Gospodarczo-Przemy-

słową (polskich partnerów projektu) poprzez podniesienie kwalifikacji zawodowych ich pracowników/reprezentantów;

r zwielokrotnienie bezpośrednich efektów wyjazdu (kwalifikacje uczestników) dzięki szerokiemu podzie-leniu się przez uczestników wiedzą na temat niemieckich dobrych praktyk.

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów:r publikacje na stronie internetowej projektu w przystępny sposób przedstawiające: przebieg projektu,

niemieckie dobre praktyki, różnice w porównaniu z sytuacją w Polsce, odnoszące się do szans adaptacji poszczególnych wzorców i modeli;

r wewnętrzne spotkania multiplikacyjne polegające na dzieleniu się przez uczestników wyjazdu swoimi doświadczeniami ze swoimi współpracownikami w ramach instytucji, w których funkcjonują (przyjęta metoda: prezentacja + pytania i dyskusja), kończące się ankietą ewaluacyjną;

r spotkanie podsumowujące przygotowane przez PUP i sfinansowane ze środków własnych; obecni na nim będą przedstawiciele wszystkich partnerów polskich (w tym w miarę możliwości wszyscy uczestnicy wyjazdów), w programie znajdą się prezentacje wykorzystane uprzednio na wewnętrznych spotkaniach multiplikujących; zaproszeni na nie zostaną przedstawiciele innych instytucji rynku pracy (np. ośrod-ka pomocy społecznej, środowiska akademickiego, kuratorium), w tym zwłaszcza szkół zawodowych; w agendzie znajdzie się punkt dotyczący przedstawienia konspektów pomysłów na inicjatywy uspraw-niające współdziałanie instytucji rynku pracy zainspirowane dobrymi praktykami z Niemiec.


25

Eksperci oceniający będą z pewnością brać pod uwagę celowość zaplanowanych działań. Warto więc wykazać, jakie korzyści dla wnioskodawcy oraz dla innych osób, grup bądź instytucji wyni-kają z prowadzenia działań upowszechniających.

Grupy adresatów upowszechniania powinny być zatem jasno opisane, w odróżnieniu od grupy docelowej samego projektu. Rozróżnienie grup adresatów na te, o zasięgu lokalnym (gminnym lub powiatowym), branżowym (sektorowym), regionalnym oraz krajowym lub międzynarodowym pozwoli na właściwe dostosowanie treści oraz sposobów przekazu.

Przedmiotem oceny ekspertów będzie także dobór odpowiednich form upowszechniania do okre-ślonej grupy adresatów, ich trafność oraz efektywność. Wskazana jest daleko idąca pomysłowość i różnorodność działań dla jak najszerszego oddziaływania rezultatów projektu.

Planując działania, trzeba pamiętać o odróżnieniu tych, które mają na celu upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów od działań czysto informacyjnych, bądź będących jedynie promo-cją projektu czy instytucji. Odpowiednie wyważenie tych dwóch elementów ma znaczny wpływ na ocenę wniosku w tym punkcie.

Wniosek powinien zawierać wstępny harmonogram działań upowszechniających wraz z przy-porządkowaniem osób/instytucji odpowiedzialnych za ich przeprowadzenie. Można dołączyć go do wniosku w postaci dodatkowego dokumentu. Oceniane będzie rozplanowanie w czasie działań związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów, a w szczególności to, czy w ramach projektu przewidziano na nie odpowiednią ilość czasu. Zaplanowanie kontynuacji tych działań po zakończeniu projektu z pewnością podwyższy wartość wniosku.

Eksperci będą też musieli odnieść się do tego, jakie są szanse na trwałe wykorzystanie rezulta-tów danego projektu. Wszelkie działania, które zmierzają do tego celu oraz informacje wskazują-ce na możliwość jego osiągnięcia będą więc bardzo pożądane.

Przedstawione we wniosku działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów koniecznie trzeba odnieść do posiadanego budżetu i możliwie dokładnie oszacować ich koszty. Przedstawienie we wniosku kalkulacji tych kosztów z pewnością uwiarygodni plany i podwyższy wartość wniosku.

Jak pisać?Poniższe wskazówki odnoszą się nie tylko do sekcji dotyczącej upowszechniania, ale i całego wniosku o dofinansowanie bez względu na typ projektu. Podczas przygotowywania wniosku projektowego obowiązuje zasada, by pisać w sposób jasny, zwięzły i konkretny. Informacje podane w danej sekcji powinny być spójne z pozostałymi częściami wniosku. Należy też ściśle i konkretnie odpowiadać na pytania zadawane w danej sekcji formularza, mając zawsze na uwadze ogólne cele programu i intencje fundatora. Na wysoką ocenę wniosku nie ma wpływu liczba zamieszczonych słów, lecz jakość treści w nich zawartych. Nie należy pisać wniosku w ostatniej chwili. Warto przekazać wniosek do przeczytania innej oso-bie, by wyeliminować wszelkie niejasności i niespójności.Należy pamiętać, że wszelkie informacje zawarte we wniosku po zatwierdzeniu dofinansowania stają się zobowiązaniem umownym.

26

1. STRATEGIA UPOWSZECHNIANIA I WYKORZYSTANIA REZULTATÓWStrategia upowszechniania i wykorzystania rezultatów jest ściśle powiązana z planem zasadni-czych działań w projekcie. Od samego początku prac nad konstrukcją projektu należy zastana-wiać się, jak zapewnić ich dostępność oraz trwałe wykorzystanie. Jednocześnie upowszechnianie należy postrzegać jako działanie wspierające pozostałe działania w projekcie i dostarczające ważnych informacji zwrotnych na temat realizowanych przedsięwzięć.

Strategia upowszechniania i wykorzystania rezultatów w znacznej mierze jest uzależniona od celów projektu i jego zasadniczych działań, toteż nie może być przygotowywana w oderwaniu od nich. W pierwszej kolejności wynika ona z analizy potrzeb określonej grupy docelowej, które projekt ma zaspokajać. Jest też ściśle powiązana z analizą problemów w danej dziedzinie. Już na etapie planowania działań powinniśmy mieć rozeznanie, na ile projekt jest w stanie zmienić istniejący stan rzeczy; jakie działania są konieczne, by tak się stało i jakimi sposobami można za-pewnić maksymalną trwałość rezultatów. Potrzeby grupy docelowej, a więc przyszłych użytkowni-ków rezultatów, powinny być rozpoznane i na bieżąco weryfikowane. Służą temu konsultacje oraz włączenie przedstawicieli tej grupy do działań w projekcie, np. poprzez informowanie, szkolenia czy uczestnictwo w testowaniu rezultatów. Jak widać, działania upowszechniające często prze-biegają równolegle, uzupełniają bądź wręcz pokrywają się z innymi działaniami projektu. W isto-cie jednak największa ich intensywność przypada na zakończenie projektu, kiedy produkty są już ukończone. Strategia upowszechniania i wykorzystania rezultatów obejmuje działania zarówno w trakcie trwania projektu, jak i po jego zakończeniu.

Planując strategię upowszechniania, koniecznie trzeba wziąć pod uwagę specyfikę krajów part-nerskich. W każdym z nich upowszechnianie może odbywać się w inny sposób, dostosowany do lokalnych uwarunkowań. Ważne jest jednak, aby wszyscy partnerzy byli zaangażowani w dzia-łania upowszechniające i w sposób dostosowany do specyfiki własnego kraju i własnej organiza-cji docierali do odpowiednich osób i instytucji.W projektach wielostronnych ostateczny dokument strategii upowszechniania i wykorzysta-nia rezultatów powstaje dopiero w trakcie trwania projektu. Jednak powinna ona zostać przemy-ślana jeszcze na etapie planowania projektu, a jej główne założenia przedstawione we wniosku o dofinansowanie. Już na etapie oceny wniosków jej założenia są wnikliwie badane i oceniane. Oce-nie podlegać będzie także jej realizacja na każdym etapie działań projektowych, jako że po zatwier-dzeniu projektu staje się ona integralną częścią umowy między Narodową Agencją a beneficjentem.

Planowanie strategiiZanim przystąpimy do formułowania strategii upowszechniania i wykorzystania rezultatów oraz planu i harmonogramu działań, powinniśmy odpowiedzieć sobie na zasadnicze pytania:r Jaki jest CEL upowszechniania (wskaźniki)?r CO będziemy upowszechniać i wykorzystywać?r DO KOGO należy skierować przekaz (grupy docelowe upowszechniania)?r JAKIE metody upowszechniania zastosować (działania)?r KTO będzie odpowiedzialny za realizację działań?

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w projektach współpracy wielostronnej

III


27

r KIEDY (na którym etapie projektu) je zastosować (harmonogram)?r Jakie ZASOBY jesteśmy w stanie przeznaczyć na ten cel (budżet)?r JAK MIERZYĆ efekty upowszechniania (sposoby monitorowania)?

CELE upowszechnianiaCele upowszechniania pozostają w ścisłym związku z celami projektu, jednak nie zawsze są iden-tyczne. Dla potrzeb strategii upowszechniania i wykorzystania rezultatów projektu warto je osobno zdefiniować, jako że sens formułowania strategii leży w tym, by doprowadziła do określonego celu.

O ile cele projektu są formułowane w odpowiedzi na jakiś istotny problem w środowisku zewnętrz-nym czy też – inaczej mówiąc – w odpowiedzi na konkretne potrzeby określonych grup, o tyle cele upowszechniania koncentrują się na zapewnieniu maksymalnej trwałości i rozpoznawalności re-zultatów oraz jak najszerszego i najefektywniejszego ich wykorzystania. Należy pamiętać, że cele te są istotne nie tylko z punktu widzenia fundatora, czyli Komisji Europejskiej. Działania upowszechniające służą także organizacjom realizującym projekt, umożliwiając wypromowanie stworzonych produktów, jak również samych instytucji. Można je porównać do wprowadzenia nowego produktu na rynek, stworzenia dobrej marki i pozyskania jak najszerszej klienteli. Z biz-nesowego punktu widzenia fundator daje możliwość, a nawet wymaga przeprowadzenia dzia-łań marketingowych związanych z wdrożeniem i promocją produktu. Z tego względu w planach upowszechniania i wykorzystania rezultatów często pojawiają się także działania promocyjne i informacyjne.

Cele upowszechniania powinny być SMART: Specyficzne, Mierzalne, Osiągalne, Realistyczne i Określone w czasie. Warto więc już na etapie planowania zastanowić się nad tym, jakie efekty upowszechniania określamy jako sukces i wyznaczyć odpowiednie wskaźniki.

Przykłady wskaźników: r x osób z grupy docelowej dowie się o rezultatach;r x instytucji o danym profilu otrzyma pakiet niezbędnych informacji o rezultatach,

ich zaletach i korzyściach wynikających z ich stosowania;r zainteresowanie rezultatami i ich dalszym upowszechnianiem wykaże organizacja

zrzeszająca podmioty będące naszą grupą docelową;r zainteresowanie rezultatami wykażą decydenci (władze lokalne, oświatowe etc.);r x instytucji działających w podobnym obszarze w innych krajach europejskich otrzyma informacje

o rezultatach i korzyściach wynikających z ich stosowania;r x osób/instytucji przetestuje rezultat;r x osób/instytucji wykaże zainteresowanie rezultatem;r x osób zostanie przeszkolonych wg nowej metody;r x osób zostanie przeszkolonych w zakresie prowadzenia kursów wg nowej metody.

Przykłady wskaźników podajemy w ramce powyżej. Oczywiście nie wyczerpują one wszystkich dostępnych możliwości.

CO upowszechniać? Przede wszystkim musimy zdecydować, które rezultaty projektu zamierzamy upowszechniać i wykorzystywać.

W przypadku projektów wielostronnych takich jak projekty transferu bądź tworzenia innowacji podejście do definiowania rezultatów projektu różni się znacznie od podejścia stosowanego w przypadku projektów mobilności. Najważniejsze są tu istotne, materialne rezultaty projektu, czyli produkty, i to one przede wszystkim podlegają upowszechnianiu.


28

Typowe produkty projektów współpracy wielostronnej to badania i ich wyniki, moduły szkolenio-we, nowe programy nauczania, nowe opisy kwalifikacji, materiały edukacyjne lub szkoleniowe, kursy e-learningowe itp. Wachlarz produktów, jakie powstają w wyniku projektów współpracy wielostronnej jest bardzo szeroki. Ich zdefiniowanie, ze względu na charakter tych projektów2, nie stanowi zazwyczaj problemu dla wnioskodawców, toteż nie będziemy w tej publikacji poświę-cać temu tematowi tak wiele miejsca jak w rozdziale dotyczącym rezultatów projektów mobilności.

Wątpliwości wnioskodawców projektów transferu innowacji budzi raczej kwestia decyzji, które z rezultatów należy wyszczególnić w tabelach znajdujących się we wniosku, a które mogą pozo-stać uwzględnione jedynie w opisie działań. Narodowa Agencja stoi na stanowisku, że w sekcji dotyczącej rezultatów projektu powinny się znaleźć jedynie istotne dla użytkownika, material-ne rezultaty projektu (produkty), które są zasadniczym efektem jego realizacji. Nie powinny być w niej natomiast wyszczególniane dokumenty wewnętrzne, takie jak raporty ze spotkań, raporty z działań partnerów, dokumenty planistyczne, ani też materiały promocyjne itp.

Jednak nie tylko rezultaty materialne (produkty) mogą być przedmiotem dalszego wykorzystywa-nia i upowszechniania. Mogą mu podlegać także metody prowadzonych badań, wyniki analiz, ze-brane doświadczenia i obserwacje. Często zdarza się, że są one na tyle ciekawe, że warto je upu-blicznić. Sam proces dochodzenia do określonych rezultatów, metody zarządzania i zapewnienia jakości także stanowią cenną wartość godną upowszechniania. Wielokrotnie publikowane były raporty z badania potrzeb użytkowników, ewaluacji działań upowszechniających bądź z ewaluacji produktów końcowych. Szczególnie te ostatnie są interesujące dla odbiorców i stanowią coś w ro-dzaju certyfikatu jakości wypracowanych rezultatów. Tego rodzaju rezultaty mogą i powinny być dalej upowszechniane i wykorzystywane z pożytkiem zarówno dla odbiorców, jak i beneficjenta.W wyniku realizacji projektu powstają nie tylko rezultaty materialne, ale także cały szereg rezul-tatów miękkich, jak np. specyficzne efekty uczenia się pracowników lub uczniów uczestniczących w projekcie, zmiana postaw, wzrost świadomości kulturowej, umiejętności językowych, poprawa jakości pracy itp. Pomimo trudności w pomiarze tych rezultatów pozostają one ważnym efektem realizacji projektu i jako takie również powinny być upowszechniane. Rodzaje rezultatów mięk-kich zostały szczegółowo opisane w rozdziale II.1 niniejszego podręcznika, natomiast zagadnie-niu ich upowszechniania został poświęcony rozdział II.2 dotyczący projektów mobilności.

Oprócz rezultatów upowszechnianiu podlegają także informacje o projekcie, fundatorze, instytu-cjach partnerskich, wreszcie idee, którym projekty mają służyć. W tym wypadku zazwyczaj mamy do czynienia z działaniami promocyjnymi, informacyjnymi bądź podnoszącymi świadomość na dany temat, które bardzo często towarzyszą faktycznemu upowszechnianiu rezultatów.

Od tego, co będziemy upowszechniać, będzie zależeć dobór odpowiednich grup docelowych, metod oraz czasu upowszechniania.

DO KOGO skierować przekaz?Bardzo istotne jest właściwe określenie adresatów działań upowszechniających. Grupy docelowe upowszechniania to niekoniecznie to samo, co grupy docelowe projektu.

Warto się zastanowić, kto może najbardziej skorzystać z efektów naszego projektu, kto będzie wpływać na ich trwałość i zasięg wykorzystania, bądź też, kto powinien dowiedzieć się o podej-mowanych przez nas działaniach.

2 Np. transfer innowacji polega na przenoszeniu produktów innych projektów na nowy grunt, są one zatem zdefiniowane już na wstępie.

29


Upowszechnianie rezultatów projektu zazwyczaj skierowane jest przede wszystkim do tych osób lub instytucji, które są ich potencjalnymi użytkownikami, a więc grupami docelowymi projektu. Jednakże wiele działań upowszechniających skierowanych jest także do innych grup odbiorców, np. władz lokalnych lub regionalnych, stowarzyszeń lub związków branżowych, decydentów na różnych poziomach, lokalnych pracodawców, nauczycieli i dyrektorów szkół bądź uczelni o po-dobnym profilu lub potrzebach. Grupy docelowe upowszechniania w projekcie to nic innego jak interesariusze projektu, a więc osoby i instytucje, od których w naszym projekcie coś może za-leżeć. Trzeba pamiętać, że grupy adresatów mogą być nieco odmiennie definiowane w każdym z krajów partnerskich, zależnie od specyfiki sytuacji w każdym z nich.

Warto stworzyć bazę adresatów upowszechniania z podziałem na poszczególne grupy. To znacz-nie ułatwi przygotowywanie późniejszych działań.

W zależności od rodzaju adresatów naszego przekazu będziemy formułować odrębny komunikat. Potencjalni użytkownicy powinni być jak najdokładniej poinformowani o zaletach opracowanych produktów, korzyściach, jakie niesie ich wykorzystanie, przewadze nad innymi istniejącymi na rynku rozwiązaniami. Niektórzy z nich są włączani w tworzenie i testowanie produktów, otrzymu-ją więc bardzo dokładne informacje na temat wszelkich ich funkcjonalności.

Komunikat skierowany do decydentów większy akcent będzie kładł na korzyści wynikające z za-stosowania naszych rozwiązań na poziomie systemowym, zaś informacja np. dla prasy skupiać się będzie raczej na korzyściach z realizacji projektu dla regionu, społeczności lokalnej itp. Ina-czej też będziemy informować potencjalnych partnerów bądź instytucje o podobnym charakterze. Tu akcent zostanie położony na korzyści, jakie wynikają dla instytucji z uczestnictwa w projekcie oraz z zastosowania rezultatów.W każdym przypadku należy odpowiednio dobrać sposób przekazu, stopień zwięzłości oraz trafność.

JAK upowszechniać?Metody i formy upowszechniania mogą być bardzo różne, w zależności od tego, co upowszech-niamy i do kogo kierujemy przekaz. Pomysłowość beneficjentów w tym zakresie jest ogromna. Metoda skuteczna w przypadku jednego rezultatu, może okazać się chybiona w innej sytuacji. By nasze działania były efektywne i pozwoliły uniknąć niepotrzebnych wydatków i wysiłków, bardzo istotny jest właściwy dobór sposobów upowszechniania. Trzeba je dopasować do: r celu, jaki chcemy osiągnąć; r grupy odbiorców; r rezultatu, który chcemy upowszechniać. (Patrz schemat na stronie 16)Podstawowym kryterium doboru metod jest ich skuteczność w docieraniu z określonym rezulta-tem (komunikatem) do odpowiednich grup odbiorców.

Poniżej prezentujemy wybrane przykłady działań bądź narzędzi związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów. Staramy się pokazać zarówno zalety, jak i wady każdego z nich. Pre-zentujemy także działania typowo promocyjne i informacyjne, jako że wspierają one upowszech-nianie rezultatów i zwykle ujmowane są w planach działań upowszechniających. Pamiętać trzeba, że niektóre z nich mogą pełnić rolę jednocześnie promocyjno-informacyjną, jak i upowszechnia-jącą (np. targi, konferencje, wystawy). To, czy dane działanie jest działaniem upowszechniającym rezultaty, czy tylko informacją bądź promocją, zależy od rodzaju przekazywanych treści oraz od ich faktycznego odbiorcy. Oczywiście poniższa lista nie wyczerpuje wszystkich pomysłów.


30

Narzędzia internetoweIdąc z duchem czasu, rozpoczynamy listę od narzędzi internetowych, zdobywających coraz wię-cej zwolenników i użytkowników. Podstawową zaletą tych narzędzi są relatywnie niskie koszty wobec ogromnego, nieograniczonego wręcz zasięgu.

Strona WWW – jest wciąż najbardziej powszechnym narzędziem upowszechniania w projektach europejskich. Pozwala na publikowanie wszelkich treści związanych z realizowanym projektem, pozostawiając dużo swobody w doborze formy przekazu. Można za jej pośrednictwem zarówno publikować rezultaty, jak i promować projekt oraz instytucje partnerskie. Dociera praktycznie do nieograniczonego kręgu odbiorców, przy czym koszty jej tworzenia i utrzymania są relatywnie niskie. Trzeba jednakże pamiętać o tym, że strona zawieszona w próżni nie spełni swoich zadań. Należy więc zadbać o to, by linki do strony projektu znalazły się w miejscach (witrynach inter-netowych) często odwiedzanych przez naszą grupę docelową. Licznik odwiedzin bądź pobrań umieszczonych na stronie plików będzie wskazywać na faktyczną skuteczność upowszechniania projektu i rezultatów za pomocą tego narzędzia. Zwłaszcza liczba odwiedzin strony po zakończe-niu projektu jest istotnym wskaźnikiem oddziaływania i upowszechnienia rezultatów.

Fora internetowe – umożliwiają dzielenie się wiedzą i doświadczeniem na określony temat, odpowia-danie na pytania i udostępnianie informacje innym. W projektach mogą służyć jako narzędzie wymiany doświadczeń, upowszechniania rezultatów, miejsce spotkania różnych osób: ekspertów, trenerów, użytkowników, zainteresowanych.

Blogi – dają możliwość prezentowania opinii bądź wrażeń na określony temat, pozwalając auto-rom na dużą dozę swobody i osobistego podejścia. Przydatne między innymi dla przekazywania informacji o miękkich efektach prowadzonych działań, ale też o produktach.

Media społecznościowe (Facebook, Twitter, Linkedin etc.) – podobnie jak powyższe umożliwiają dzie-lenie się w gronie zainteresowanych osób wiedzą i doświadczeniami, a także materiałami. Wzbogacając przekaz o element rekomendacji, stanowią skuteczny sposób promowania i upowszechniania rezultatów.

NewsletterNewslettery są jednym z bardziej popularnych środków dających możliwość informowania zain-teresowanych kręgów o postępach w projekcie. Pozwalają na dotarcie do ściśle określonych grup odbiorców oraz utrzymywanie ich zainteresowania przez cały czas trwania przedsięwzięcia. Od tego, do kogo trafią prezentowane treści zależy, czy to działanie ma charakter upowszechniają-cy, czy tylko promocyjny. Warto zadbać o jego dystrybucję kanałami branżowymi, poprzez fora internetowe, instytucje sieciowe etc. Newslettery mogą mieć formę elektroniczną lub tradycyjną. Biuletyny elektroniczne, poza nakładami poniesionymi na redakcję tekstów i ich edycję, są roz-powszechniane praktycznie bezkosztowo.

PublikacjeRezultaty, które nie wymagają stałego aktualizowania i wprowadzania zmian często są publiko-wane w formie papierowej. Formę graficzną oraz nakład tych publikacji trzeba dostosować do preferencji i liczebności grupy odbiorców, zwykle jednak zasadniczym ograniczeniem są zasoby finansowe partnerstwa. Trzeba pamiętać o zaplanowaniu i uwzględnieniu w kosztach dystrybucji publikacji do odpowiednich odbiorców.

Artykuły i informacje prasowePrasa (zarówno tradycyjna, jak i elektroniczna) jest medium o bardzo dużym zasięgu, umożliwia więc dotarcie do szerokich kręgów odbiorców oraz pozyskanie zainteresowania osób, do których

31


nie możemy dotrzeć bezpośrednio. Decydując się na skorzystanie z tego środka przekazu, musi-my jednak bardzo starannie dobrać rodzaj gazety (portalu) ze względu na jej potencjalnych czy-telników. Informacja skierowana do wszystkich zazwyczaj trafia do nikogo. Ważny jest również odpowiedni dobór treści i formy przekazu. Skutecznym sposobem upowszechniania rezultatów może być umieszczanie artykułów w prasie branżowej skierowanej do określonego kręgu odbior-ców zainteresowanych tematyką podejmowaną przez nasz projekt. Koszty zamieszczenia informacji w prasie (zarówno tradycyjnej, jak i elektronicznej) są na ogół bardzo wysokie, toteż trzeba bardzo dokładnie rozważyć, czy spodziewane korzyści będą odpo-wiednie do poniesionych nakładów.

Spotkania, kontakty bezpośrednieSpotkania to jedno z bardziej efektywnych narzędzi komunikacji. W trakcie bezpośredniego kon-taktu przekaz jest dużo bardziej skuteczny i przekonywający, a szansa na zainteresowanie roz-mówcy rezultatem dużo wyższa. Z punktu widzenia celu upowszechniania i wykorzystania rezul-tatów najskuteczniejszymi metodami są relacje międzyludzkie takie jak spotkania, bezpośrednie kontakty, rozmowy telefoniczne itp. Ten sposób komunikowania się jest szczególnie godny po-lecenia w przypadku prób dotarcia z informacją do decydentów, osób na wysokich stanowiskach lub osób, od których oczekujemy zmiany dotychczasowego nastawienia.

Konferencje, seminariaOrganizowanie konferencji bądź seminariów ma bardzo wiele zalet. Umożliwia bowiem zgroma-dzenie w jednym miejscu i czasie osób potencjalnie zainteresowanych rezultatami naszych dzia-łań. Konferencje, seminaria i inne tego typu spotkania dają bardzo cenną możliwość wymiany poglądów i doświadczeń między ekspertami i uczestnikami. Wadą tego typu wydarzeń są dość wysokie koszty zarówno organizacji, jak i podróży oraz ewentualnego noclegu uczestników. Planując konferencję, należy więc uwzględnić możliwości finansowe i czasowe potencjalnych uczestników. Wiadomo na przykład, że przedstawiciele biznesu bardzo niechętnie rezygnują ze swych obowiązków dla udziału w całodziennym posiedzeniu. Konieczne jest więc dopasowanie zarówno programu, jak i formy konferencji do preferencji uczestników. Dobrym rozwiązaniem może się okazać użycie nowoczesnych technologii, jak przekaz wideo czy możliwość uczestnicze-nia w wydarzeniu na odległość. Również udział w konferencjach i seminariach organizowanych przez inne podmioty może być do-skonałą okazją do upowszechniania rezultatów. Szczególnie spotkania branżowe, gromadzące spe-cjalistów bądź decydentów z dziedziny, którą zajmuje się projekt, są szansą na upowszechnianie jego rezultatów oraz znalezienie osób i podmiotów potencjalnie zainteresowanych ich wykorzysta-niem. Oczywiście w zależności od programu wydarzenia oraz treści wystąpień udział w konferencji bądź jej organizacja mogą mieć charakter upowszechniający rezultaty albo tylko promocyjny.

Targi, wystawyUczestnictwo w różnego rodzaju targach i wystawach tematycznie odpowiadających naszemu pro-jektowi pozwala na przekazanie informacji o nim relatywnie dużej liczbie osób. Trzeba jednak pa-miętać, że setki rozdanych ulotek na targach nie oznaczają skutecznego dotarcia z informacją do od-biorców. Takie wydarzenia są okazją głównie do promocji projektu, jednak stwarzają też szansę na spotkanie osób czy przedstawicieli instytucji faktycznie zainteresowanych naszymi osiągnięciami. Bardzo cenna jest wówczas możliwość bezpośredniego kontaktu i rozmowy na temat wykorzystania rezultatów projektu. Jest to też okazja do nawiązania nowych kontaktów i zapoczątkowania dalszej współpracy. Ważne jest więc, by w targach uczestniczyły osoby faktycznie zorientowane w działalno-ści partnerstwa i możliwościach wykorzystania rezultatów. Wysłanie na targi osób słabo związanych z projektem mija się z celem i sprowadza się głównie do rozdawania ulotek.


32

Prezentacje próbek, prototypów, testowanieWypracowane rezultaty wymagają zaprezentowania ich odbiorcom. Często trudno pokazać ca-łość produktu lub wszystkie jego możliwości i funkcje. Potencjalny użytkownik powinien jednak móc go wypróbować, by ocenić, czy będzie mu przydatny i czy warto go stosować. Warto zatem znaleźć odpowiedni sposób zaprezentowania produktu, np. przygotować wersję próbną bądź coś w rodzaju esencji przedstawiającej najważniejsze korzyści z jego stosowania. Bardzo istotne jest umiejętne podejście, uwzględniające potrzeby użytkownika, zawierające odpowiedź na jego pro-blemy. Prezentacja rezultatów może jednak nastąpić w określonych okolicznościach – w trakcie spotkania, szkolenia lub warsztatów, czasem możliwe jest też udostępnienie jej w sposób zdalny, z wykorzystaniem technologii informacyjno-komunikacyjnych (webcasty, podcasty, filmy wideo etc.). Możliwość wypróbowania produktu jest formą upowszechniania dającą relatywnie najwięk-sze szanse na jego wykorzystanie.

Szkolenia, warsztatyWydarzenia takie jak szkolenia czy warsztaty są nieocenioną okazją do jednoczesnego osiągnię-cia kilku bardzo cennych efektów. Umożliwiają spotkanie z potencjalnymi użytkownikami i prze-kazanie im wiedzy na temat wypracowanych rezultatów. W niewielkiej grupie osób jest okazja do zaprezentowania rezultatów i ich wypróbowania przez uczestników, przy wsparciu ze strony trenerów. Spotkania te często służą testowaniu rezultatów, a więc zbieraniu informacji zwrotnej na ich temat w celu lepszego dopasowania do potrzeb użytkowników. Są więc działaniem zarazem ewa-luującym, jak i upowszechniającym rezultaty. Ich uczestnicy mają szansę zostać pierwszymi aktyw-nymi użytkownikami rezultatów naszego projektu, jak również mogą stanowić grupę, która będzie dalej przekazywała informacje o rezultatach w swoim środowisku, a zatem wspierała nasze działania upowszechniające. Pomimo dość wysokich kosztów przygotowania i realizacji szkoleń lub warszta-tów korzyści płynące z ich organizacji zazwyczaj w pełni rekompensują poniesione nakłady.

WideoklipyMateriały na wideo mogą być bardzo ciekawą formą zaprezentowania rezultatów, jak również sposobem promocji projektu. Krótkie audycje na wideo mogą być formą szkolenia udostępnia-nego poprzez sieć w wersji przyjaznej dla komputerów osobistych bądź telefonów komórkowych czy iPodów. Aby jednak takie materiały były przydatne i odpowiednio odebrane, muszą się cha-rakteryzować wysoką jakością techniczną i walorami estetycznymi. Ich przygotowanie wymaga określonych umiejętności oraz specjalnego sprzętu, nie jest zatem zadaniem łatwym, pociąga też spore koszty.

Bazy projektówUmieszczanie projektów i ich rezultatów w europejskich bazach danych (takich jak baza ADAM dla projektów transferu innowacji oraz centralnych Leonardo da Vinci, baza EST dla projektów partnerskich, baza EVE dla projektów różnych programów edukacyjnych Komisji Europejskiej) jest skutecznym sposobem zaprezentowania projektów i ich rezultatów odbiorcom z innych kra-jów. Dzięki europejskim bazom projektów ich rezultaty mogą być wykorzystywane do tworzenia europejskich polityk w zakresie edukacji i szkoleń.

Promocja i informacja

Identyfikacja wizualna projektuTen typowo promocyjny zabieg zdecydowanie wspomaga upowszechnianie projektu i jego rezul-tatów. Charakterystyczna szata graficzna prezentowanych materiałów oraz znak graficzny (logo) ułatwiają identyfikację działań i materiałów z projektem, wskazują też na profesjonalizm i wyso-ką jakość przygotowanych rezultatów. Treści, które niesie znak graficzny lub skojarzenia, jakie

33


wywołuje powinny wzmocnić przekaz kierowany do adresatów upowszechniania. Do elementów identyfikacji wizualnej zalicza się zazwyczaj papier firmowy, szablony prezentacji, formaty doku-mentów, wizytówki, teczki konferencyjne, notatniki, a także drobne gadżety reklamowe. Należy też pamiętać o obowiązku umieszczania informacji o źródle finansowania projektu (w tym logo fundatora) oraz klauzuli wyłączającej odpowiedzialność Komisji Europejskiej za treści za-warte w materiałach.

Ulotki, broszuryUlotki bądź broszury są wciąż dość powszechnie stosowanym narzędziem informowania, głównie ze względu na relatywnie niskie koszty ich przygotowania. Służą zazwyczaj raczej jako narzędzie promocji projektu bądź instytucji, niż faktycznego upowszechniania rezultatów. Ich skuteczność zależy w znacznym stopniu od sposobu ich dystrybucji. Jeśli więc nie ma dobrego pomysłu na rozpowszechnianie ulotek czy broszury, warto rozważyć celowość poświęcania środków oraz pa-pieru na ich produkcję.

Mailing elektroniczny i tradycyjny Informacje o projekcie i jego rezultatach mogą być rozsyłane pocztą elektroniczną bądź tradycyj-ną, w zależności od preferencji odbiorców. Poczta tradycyjna pozwala na załączenie publikacji, ulotek, zaproszeń lub innych materiałów drukowanych, jest jednak znacznie bardziej kosztowna. W pewnych okolicznościach jednakże okazuje się skuteczniejsza. Trzeba zadbać o to, by nasz przekaz otrzymały te osoby w instytucji, które mogą zrobić zeń właściwy użytek. Informacja, która trafi na biurko bądź do skrzynki mailowej niewłaściwej osoby, będzie całkowicie nieskuteczna.

Press releaseWarto podejmować wszelkie wysiłki, by zainteresować redakcje wybranych tytułów prasowych naszymi osiągnięciami. Artykuły publikowane z inicjatywy redakcji nie będą obciążać naszego budżetu. Warto więc mieć przygotowany zestaw materiałów dla prasy, jak również rozsyłać krót-kie, ale treściwe noty (press release) informujące o projekcie i jego rezultatach. Muszą one być opracowane w takiej formie, by potrafiły zainteresować czytelnika efektami naszej pracy. Trzeba też włożyć pewien wysiłek w znalezienie konkretnych osób w interesujących nas redakcjach, któ-re zajmują się określoną tematyką i są w stanie ocenić, czy nasz przekaz jest wart opublikowania. Rozsyłanie press release w ciemno, na ogólny adres redakcji jest nieskuteczne.

Radio i TVZasięg radia i telewizji jest ogromny, jednak koszty publikowania informacji za ich pośrednic-twem zwykle przekraczają możliwości finansowe większości projektów. Przygotowanie odpo-wiedniego materiału wymaga również konkretnych umiejętności i możliwości technicznych. Ze względu na charakter tych mediów także oferowany czas antenowy jest bardzo krótki i umożli-wia jedynie przekazanie bardzo lakonicznej informacji o projekcie. Planując ten rodzaj przekazu, trzeba bardzo dobrze zastanowić się nad jego celowością i efektywnością poniesionych kosztów. Może się jednak zdarzyć, że redakcja umiejętnie zachęcona do zajęcia się tematem sama zapro-ponuje przygotowanie materiału na temat projektu i jego rezultatów.

Narzędzia wspomagające wykorzystanie rezultatówW zależności od rodzaju rezultatów można zastosować różne podejścia wspierające zwiększenie wykorzystania rezultatów. Należą do nich:

Mainstreaming (lobbing)W przypadku wielu rezultatów ich wykorzystanie oraz oddziaływanie jest w znacznej mierze uzależnione od stanowiska bądź zainteresowania właściwych władz. Konieczne jest wówczas


34

podjęcie działań, których celem będzie przekonanie odpowiednich osób (decydentów) o warto-ści wypracowanych rezultatów oraz o ich przydatności do rozwiązania istniejących problemów, a w konsekwencji włączenie ich do istniejących systemów bądź polityk. Działania te obejmują również lobbing, który polega na wywieraniu wpływu na władze publiczne.

Komercjalizacja W programie „Uczenie się przez całe życie” dopuszczalne jest wprowadzanie wyników projektu na rynek komercyjny. Konsorcjum może zadecydować, czy chce udostępniać produkty nieodpłat-nie, czy na zasadach komercyjnych. W przypadku niektórych typów produktów (np. szkolenia) komercjalizacja jest narzędziem umożliwiającym trwałe korzystanie z wyników projektu po jego zakończeniu, stwarza bowiem finansową motywację do stworzenia produktów wysokiej jakości i jak najszerszej ich dystrybucji.

Certyfikacja Certyfikacja jest procesem, w którym jednostka posiadająca odpowiednie uprawnienia wydaje potwierdzenie (certyfikat), że dana organizacja lub osoba są kompetentne do wykonywania okre-ślonych zadań. Wiąże się to często z okresowym sprawdzaniem jakości usług świadczonych przez certyfikowaną osobę lub organizację. Uzyskanie certyfikatu na wypracowany produkt jest dowo-dem jego jakości i znacznie zwiększa szanse na jego trwałe wykorzystanie.

Uregulowanie kwestii praw autorskich Odpowiednie uregulowanie kwestii praw autorskich między partnerami w projekcie ma zasadni-cze znaczenie dla możliwości trwałego wykorzystania rezultatów. Zawarcie odrębnej umowy nie jest obowiązkowe, ale może okazać się przydatne. W żadnym przypadku nie może ona uniemoż-liwić użycia w przyszłości produktu przez osoby trzecie, przy przestrzeganiu prawa do komercja-lizacji produktu.

KTO będzie upowszechniać?Zastanawiając się nad metodami upowszechniania, warto pomyśleć również nad tym, kto w part-nerstwie, a także poza nim, powinien być zaangażowany w te działania. Należy tu możliwie jak najlepiej wykorzystać możliwości poszczególnych partnerów, zarówno jeśli chodzi o kompeten-cje pracowników, jak i zasięg oddziaływania instytucji. Wszyscy partnerzy powinni angażować się w działania upowszechniające, a podział zadań między nimi powinien być jasny i klarowny.Koniecznie należy również zastanowić się, jakie osoby lub instytucje spoza partnerstwa, spośród głównych interesariuszy projektu mogą wspierać proces upowszechniania. Wsparcie szerszych grup i uznanie społeczne dla rezultatów projektu może sprawić, że ich upowszechnianie, a także mainstreaming będą faktycznie efektywne. Najbardziej wspierający powinien być głos samych użytkowników. Pozyskanie ich do uczestniczenia w działaniach upowszechniających będzie za-tem bardzo sensownym posunięciem. Podobne znaczenie może mieć uzyskanie pozytywnych rekomendacji oraz czynnego poparcia osób lub instytucji opiniotwórczych. Mogą to być odpo-wiednie ośrodki naukowe, stowarzyszenia branżowe, krajowe bądź europejskie, instytucje cer-tyfikujące itp. Na etapie planowania projektu warto pomyśleć o pozyskaniu takich instytucji do udziału w partnerstwie.

KIEDY upowszechniać? – HarmonogramUpowszechnianie jest procesem dynamicznym, ciągłym, trwającym przez cały czas trwania pro-jektu (a nawet przed jego rozpoczęciem i kontynuowanym po zakończeniu działań projektowych). Działania upowszechniające i zmierzające do zapewnienia wykorzystania rezultatów mają różną intensywność i rozmaity charakter na każdym z etapów projektu.

35

Strategia upowszechniania i wykorzystania rezultatów w projektach współpracy wielostronnej

t W początkowej fazie zazwyczaj ograniczają się do informacji i promowania faktu, że projekt jest realizowany i przewiduje się określone jego efekty.

t Podczas trwania projektu działania upowszechniające często są komplementarne z zasadni-czymi działaniami projektowymi. Komunikowanie się z grupami docelowymi dostarcza cennych informacji zwrotnych, umożliwiających ocenę tworzonych produktów. Jest to także dogodny czas na prezentowanie wyników badań i analiz prowadzonych na wstępnym etapie projektu.

t Najbardziej intensywną fazę działań upowszechniających stanowi zazwyczaj ostatni etap pro-jektu, kiedy rezultaty są już gotowe i możliwe do pokazania w całości. Wskazane jest także wydzielenie osobnej fazy po zakończeniu prac nad rezultatami, kiedy wszelkie działania sku-pione są przede wszystkim na ich upowszechnianiu. Takie podejście pomoże wyeliminować traktowanie przez partnerów upowszechniania jako działania na marginesie zasadniczych prac w projekcie.

t Działania upowszechniające nie powinny kończyć się wraz z zakończeniem finansowania. Za-pewnienie trwałości wykorzystania rezultatów wymaga zazwyczaj bardziej długofalowego ich promowania. Najlepszym gwarantem przedłużenia działań upowszechniających poza ramy czasowe projektu jest żywotne zainteresowanie instytucji partnerskich wdrożeniem powsta-łych rezultatów w ramach ich własnej działalności. Wykorzystując rezultaty, będą one najlepiej zmotywowane do ich promowania, dalszego udoskonalania i dostosowywania do zmian w śro-dowisku zewnętrznym.

Szczegółowy harmonogram działań upowszechniających najlepiej przygotować w formie wykresu Gantta, obrazującego rozłożenie poszczególnych sekwencji działań w czasie z uwzględnieniem osób/instytucji odpowiedzialnych za poszczególne działania.

Przykład wybranych elementów planu działań upowszechniających i promocyjnych w projekcie skierowanym do małych i średnich przedsiębiorstw

Działanie Instytucja/osoba XI XII I II III IV V VI VII VIII IX X ... odpowiedzialna

Utworzenie strony WWW Partner 2. Informowanie o projekcie Wszyscy partnerzyna spotkaniach, targach konferencjach, w których uczestniczą partnerzy

Informowanie o projekcie Partner 1., 3. i 4.w trakcie prowadzenia telefonicznej ankiety z przedstawicielami MŚP

Spotkania z władzami izb Wszyscy partnerzyzrzeszających MŚP

Prezentacja wyników raportu Partner 4.oraz przykładowego modułu szkoleniowego na dorocznym kongresie MŚP we Włoszech

Umieszczenie informacji Wszyscy partnerzyo rezultatach na portalach dla MŚP

kolor pomarańczowy: działania informacyjno-promocyjne, kolor niebieski: działania upowszechniające rezultaty

W ramach upowszechniania zawsze warto wykorzystywać rozmaite imprezy lokalne i branżowe, które odbywają się w otoczeniu projektu, a skupiają uwagę grup naszych potencjalnych użyt-kowników czy innych interesariuszy. Mowa tu o targach, wystawach, dorocznych konferencjach


36

Podsumowując: działania upowszechniające powinny stanowić integralną część planu pracy. Powinny być planowane w ścisłym powiązaniu z pozostałymi działaniami w projekcie. Mają charakter cią-gły i trwają z różną intensywnością już od początku projektu, a także po jego zakończeniu. Zaleca się, by każdy etap projektu był podsumowywany odpowiednim do jego wyników przed-sięwzięciem informacyjnym.

ZasobyUpowszechnianie wymaga zarówno czasu, jak i przeznaczenia określonych zasobów finanso-wych i ludzkich na działania z nim związane. Każde z działań należy więc odpowiednio wycenić i zapewnić na nie odpowiednią kwotę w budżecie. Również wkład pracy osób zaangażowanych w działania powinien być oszacowany i wpisany do planu pracy oraz do budżetu projektu.Trzeba jeszcze pamiętać, że środki te muszą wystarczyć na upowszechnianie w kilku krajach part-nerskich. Dlatego też skala i rozmiar działań muszą być dostosowane zarówno do specyfiki wypra-cowanych rezultatów, jak i możliwości, które są do zrealizowania w ramach określonego budżetu.

Wskazane jest więc, by zamiast stawiać sobie daleko idące acz niewykonalne cele, zastosować re-alistyczne podejście zapewniające możliwie największy efekt w stosunku do posiadanych zasobów.

Warto pomyśleć o włączeniu w działania upowszechniające także innych interesariuszy (użyt-kownicy, środowiska opiniotwórcze), których zaangażowanie i rekomendacja może znacznie pod-nieść skuteczność przekazu.

Mierzenie efektówDziałania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów, tak jak wszelkie inne po-dejmowane w projekcie, powinny podlegać systematycznemu monitorowaniu i ewaluacji w celu oceny ich jakości i efektywności, poprawności wybranych metod oraz wprowadzenia ewentual-nych korekt w dotychczasowych planach. Ewaluacja przebiegu upowszechniania ma zapewnić jego możliwie najwyższą jakość i efektywność. W efekcie bieżącej ewaluacji mogą np. zostać wprowadzone zmiany do planowanych działań, jeśli te okażą się nieodpowiednie.

By przeprowadzić miarodajną ewaluację, konieczne jest wybranie sposobu, w jaki będziemy mie-rzyć jakość i efektywność działań upowszechniających, jak również ustalenie, jaki stopień osią-gnięcia celów upowszechniania możemy uznać za zadowalający. Nie jest to zadanie łatwe, gdyż nie wszystkie efekty upowszechniania dają się zmierzyć. Jednak tam, gdzie to możliwe, powinni-śmy ustalić metody, które pozwolą ocenić, czy efekty naszych działań można uznać za satysfak-cjonujące. Wyniki tej oceny należy odnieść do wskaźników określających cele upowszechniania.

Do ilościowych sposobów pomiaru efektów upowszechniania może się zaliczać zbieranie informa-cji na temat liczby osób z grup docelowych korzystających z działań związanych z upowszechnia-niem i wykorzystywaniem rezultatów, jak np. liczba uczestników konferencji, targów czy szkoleń, liczba wejść na stronę lub pobrań dokumentów ze strony, liczba wysłanych e-maili, newsletterów, listów, liczba rozdanych ulotek, rozesłanych publikacji etc.

Trzeba jednak pamiętać, że metody ilościowe mają niewielką wartość, jeśli pozostają w oderwa-niu od informacji na temat rodzaju przekazanego komunikatu. Inną wartość ma np. informacja

czy kongresach, festynach i innych imprezach wpisanych w kalendarz lokalnych lub branżowych wydarzeń.

37


o 3000 uczestnikach targów, wśród których rozdano 500 ulotek o projekcie, podczas gdy wiado-mo, że jedynie ¼ audytorium to przedstawiciele faktycznej grupy docelowej upowszechniania, a inną wskaźnik 50 uczestników konferencji należących do ścisłej grupy docelowej, którym przed-stawiono godzinną prezentację na temat rezultatów projektu wraz z możliwością ich testowania oraz dyskusji na ich temat.

Dla odpowiedniego raportowania działań upowszechniających ważne jest właściwe ich do-kumentowanie, gromadzenie dostępnych wskaźników, ale także załączników obrazujących realizację zaplanowanych zadań (prezentacji, ulotek, broszur, artykułów, wycinków praso-wych, zdjęć, filmów, materiałów konferencyjnych, zrzutów ze stron internetowych itp.).

Należy także podejmować próby pomiarów jakościowych prowadzonych działań. Tam, gdzie to możliwe, warto stosować ankiety ewaluacyjne badające odzew ze strony grupy docelowej. Spe-cjalnie sformułowane pytania w ankiecie ewaluującej wydarzenia mogą umożliwić pomiar zaintere-sowania użytkowaniem naszych rezultatów. Ankiety często stosuje się na etapie testowania produk-tów w celu poznania opinii użytkowników i lepszego dopasowania do ich potrzeb. Pełnią wówczas podwójną rolę: służą ewaluacji produktu, jak również ocenie szans na jego wykorzystanie.

Warto także rejestrować wszelkie sytuacje, kiedy miały miejsce bezpośrednie rozmowy z poten-cjalnymi użytkownikami lub przedstawicielami instytucji z naszej grupy docelowej. W szczegól-ności odnotowywać należy przypadki, w których odpowiednie osoby lub instytucje wyraziły zain-teresowanie rezultatami i ich użytkowaniem.

Podsumowując: trzeba mieć świadomość niedoskonałości metod pomiarów. Nie wszystkie wskaźniki ilościowe pokazują faktyczną liczbę osób, do których dotarła określona informacja. Często też trudno ocenić, ile z nich należy do istotnych grup docelowych upowszechniania, i jaki jest stopień ich faktycznego zainteresowania rezultatami. Nie zawsze jest możliwe uzyskanie in-formacji zwrotnej od adresatów upowszechniania. Z tego względu mierzenie efektów upowszech-niania jest dość trudne. Zazwyczaj też dane o skuteczności upowszechniania znane są dopiero jakiś czas po zakończeniu projektu.

Metody pomiaru efektów upowszechniania powinny nie tylko wskazywać na ilość odbiorców, ale też rozróżniać jakość przekazanych informacji oraz grupę adresatów upowszechniania (w zależ-ności od jej znaczenia dla ocenianego procesu).

Przykład dobrze przeprowadzonych i wysoko ocenionych działań upowszechniających

Projekt skierowany był do przedstawicieli MŚP z Europy Wschodniej i Środkowej, którzy chcą rozpocząć lub rozwinąć współpracę z hiszpańskimi firmami, przedsiębiorców, menedżerów, a także nauczycieli i stu-dentów, którzy chcą poznać biznesowy hiszpański. Miał na celu przybliżenie języka hiszpańskiego oraz ułatwienie nawiązania i rozwoju kontaktów handlowych.

W wyniku projektu powstały: platforma internetowa zawierająca szereg narzędzi wspierających naukę ję-zyka hiszpańskiego, zbiór wiedzy na temat kultury biznesowej Hiszpanii i innych krajów uczestniczących w projekcie (w tym dokumenty i formularze praktyczne ułatwiające biznes w Hiszpanii, zgodne z aktualny-mi regulacjami prawnymi), baza danych firm zainteresowanych współpracą międzynarodową oraz serwis ułatwiający komunikację, wymianę informacji, ogłoszeń, nawiązywanie kontaktów biznesowych. Celem upowszechniania było dotarcie z informacją o rezultatach do jak największej liczby potencjalnych użytkowników we wszystkich krajach partnerskich oraz spowodowanie, by wykorzystywali je do nawiązy-wania kontaktów biznesowych z podmiotami hiszpańskimi.


38

Fragmenty oceny merytorycznej raportu końcowego:

UpowszechnianieUpowszechnianie rezultatów projektu zakrojone było na szeroką skalę i przeprowadzone we wszystkich krajach partnerskich i innych krajach europejskich. (…) W sumie potencjalnie tysiące osób usłyszały o projekcie – na spotkaniach w izbach handlowych, biurach pośrednictwa, biurach karier, organizacjach, także pozarządowych, agencjach rozwoju przedsiębiorczości (np. PARP), instytucjach edukacyjnych (szko-ły językowe, nauczanie dorosłych, uczelnie wyższe – spotkania z nauczycielami, uczniami i pracownikami administracji), konferencjach naukowych i biznesowych, zwłaszcza dotyczących rozwoju przedsiębiorczo-ści i edukacji. Spotkania te z jednej strony obejmowały kontakt z instytucjami zajmującymi się rozwojem przedsiębiorczości, a z drugiej strony także z potencjalnymi, docelowymi użytkownikami projektu. Ilość informacji zwrotnych, jakie beneficjent otrzymał, ilość użytkowników strony oraz bardzo pozytywny odbiór rezultatów projektu we wszystkich krajach partnerstwa daje podstawy, by uznać, że rezultaty zostały do-brze przyjęte przez grupę docelową i mają szansę jej służyć i się rozwijać. (…)

WskaźnikiPartnerzy starali się dotrzeć do wszystkich przewidzianych grup docelowych, co jest dość ambitnym przed-sięwzięciem. Co istotne, spośród nich, zadowolenie z rezultatów projektu wyraziło np. 70% przedsiębior-ców, z czego 40% zadeklarowało, że już użyło ich w swojej pracy, a 55% zamierza używać ich regularnie w swojej działalności. (…) Ok. 80% użytkowników strony to aktywni użytkownicy, co oznacza, że rezultaty projektu mają szansę odnieść sukces w postaci faktycznego wpływu na grupę docelową.

2. JAK PRZEDSTAWIĆ PLAN UPOWSZECHNIANIA WE WNIOSKU?Wskazówki przedstawione w poniższej części odnoszą się przede wszystkim do wniosków o do-finansowanie, ale też do raportów składanych przez beneficjentów. Próbujemy udzielić odpowie-dzi na pytania najbardziej nurtujące wnioskodawców i beneficjentów:t Na co zwracają uwagę eksperci oceniający wnioski/raporty?t Co jest oceniane na etapie wniosku, a co na etapie raportu końcowego?

Wniosek dla projektów transferu innowacji zawiera sekcję, w której należy opisać wstępne zało-żenia strategii działań upowszechniających. Niezależnie od tego zalecane jest, by przedstawić te działnia jako osobny pakiet roboczy. Należy zwrócić baczną uwagę na to, by informacje podane w obu tych częściach wniosku były spójne.

W projektach o większej skali (takich jak np. transfer innowacji) szczegółowa strategia upo-wszechniania i wykorzystania rezultatów powstaje zazwyczaj dopiero w trakcie realizacji projek-tu. Jednak już na etapie wnioskowania powinny być znane zasadnicze jej założenia. Im bardziej szczegółowo będą przedstawione plany partnerstwa dotyczące tych działań, tym większe będą podstawy do wysokiej oceny wniosku.

Wniosek o dofinansowanie powinien więc formułować cele działań związanych z upowszechnia-niem i wykorzystaniem rezultatów, ich zasięg oraz adresatów, jak również definiować konkretne zadania do wykonania w celu osiągnięcia zamierzeń. Powinien też określać, co będzie stanowiło sukces działań upowszechniających i w jaki sposób zostanie on zmierzony. Realność i skutecz-ność tych planów będzie oceniana już na etapie wnioskowania. Po zakończeniu projektu zaś oce-nie zostanie poddana ich realizacja.

Aby wstępna strategia upowszechniania przedstawiona we wniosku mogła być oceniona wysoko, powinna przede wszystkim zapewniać spełnienie głównego celu upowszechniania stawianego projektodawcom przez Komisję Europejską. Ekspert będzie więc próbował odpowiedzieć na pyta-


39

nie, czy projekt wykorzystuje dostępne środki dla zapewnienia maksymalnego efektu związane-go z upowszechnianiem, trwałym wykorzystaniem oraz oddziaływaniem rezultatów.

Dobra strategia powinna spełniać wszelkie kryteria opisane we wcześniejszych rozdziałach niniejszego poradnika. Na etapie wnioskowania oceniane będą zatem:t realistyczność celów upowszechniania i sposoby mierzenia stopnia ich osiągnięcia;t spójność strategii upowszechniania z celami projektu;t synergia działań upowszechniających z kluczowymi działaniami w projekcie (np. badaniami

potrzeb lub testowaniem rezultatów);t jakość konsorcjum i jego zdolność do przeprowadzenia planowanych działań i osiągnięcia pla-

nowanych celów upowszechniania;t adekwatność grup docelowych upowszechniania, ich ewentualne zaangażowanie w działania

projektowe;t różnorodność planowanych metod upowszechniania, pomysłowość projektodawcy;t zasięg planowanych działań (w znaczeniu geograficznym, sektorowym oraz szczebla odpo-

wiednich władz);t adekwatność planowanych działań w stosunku do celów projektu oraz do grup docelowych;t adekwatność i wykonalność harmonogramu działań upowszechniających, przewidywane wyj-

ście poza ramy czasowe projektu;t adekwatność budżetu przeznaczonego na upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w od-

niesieniu do przewidywanej skuteczności tych działań.

Na dalszych etapach realizacji projektu, w trakcie oceny kolejnych raportów, poza powyższymi kwestiami ekspert dodatkowo będzie oceniał także skuteczność oraz terminowość prowadzonych działań, jak również będzie próbował znaleźć odpowiedź na pytania:t Jaki był odzew ze strony grup docelowych?t Jak monitorowano skuteczność działań upowszechniających?t Jakie modyfikacje wprowadzono do planów działań w celu usunięcia błędów bądź maksymali-

zacji oczekiwanych efektów i czy były one właściwe?t Czy podjęto wszelkie możliwe działania, by osiągnąć jak największe efekty upowszechniania

i wykorzystania rezultatów oraz zwiększenia ich oddziaływania na otoczenie?t Czy i w jaki sposób wprowadzono rekomendacje ekspertów przekazane na wcześniejszych eta-

pach oceny projektu?

Zadaniem eksperta będzie ocena, czy zostało uczynione wszystko, co możliwe, by zwiększyć za-sięg i skuteczność upowszechniania (docierania do odbiorców oraz efektywnego wpływania na ich decyzje o wykorzystaniu rezultatów). Oceniane będzie zatem m.in. to, czy działania miały faktycznie efekt upowszechniający, czy też tylko informacyjno-promocyjny. W przypadku rezulta-tów, których zastosowanie wymaga decyzji odpowiednich władz, ocenie będą podlegać wszelkie wysiłki skierowane na przekonanie decydentów odpowiedniego szczebla. Mimo ograniczonych zasobów w projekcie takie starania powinny być podejmowane, szczególnie w przypadkach, kie-dy brak ww. decyzji miałby spowodować odłożenie rezultatów na półkę.

40

Działania Komisji Europejskiej oraz Narodowych Agencji Programu „Uczenie się przez całe życie” mają na celu zarówno promowanie idei i celów programu „Uczenie się przez całe życie”, jak i wspie-ranie procesu upowszechniania rezultatów konkretnych projektów. Wykorzystując swój zakres oddziaływania, Komisja Europejska i Narodowe Agencje podejmują działania mające na celu pre-zentowanie i promowanie osiągnięć projektów na poziomie regionalnym, krajowym oraz między-narodowym, sprzyjając tym samym wymianie doświadczeń między różnymi podmiotami zajmują-cymi się podobnymi zagadnieniami w kraju i za granicą, nawiązywaniu nowych kontaktów między instytucjami działającymi na tym samym polu. Działania Komisji Europejskiej i Narodowych Agen-cji wspierają także zmiany systemowe na poziomie narodowym i europejskim, dostarczając przy-kładów oraz danych koniecznych do tworzenia polityk w zakresie edukacji i szkoleń.

DZIAŁANIA KOMISJI EUROPEJSKIEJ

Projekty skierowane na upowszechnianiePragnąc wesprzeć działania upowszechniające projektów programów sektorowych, których skala z natury rzeczy odpowiada ich dość ograniczonym zasobom, Komisja Europejska powołała spe-cjalne akcje centralne (tj. zarządzane na poziomie Agencji Wykonawczej w Brukseli). Finansują one projekty poświęcone szczególnie działaniom związanym z upowszechnianiem i wykorzysta-niem rezultatów projektów finansowanych ze środków KE w ramach różnych programów sekto-rowych oraz zwiększeniem ich oddziaływania na poziomie europejskim. Do takich akcji należą m.in.:t Europejskie sieci instytucji (Thematic Networks) – polegające na łączeniu organizacji w mię-

dzynarodowe sieci instytucji, które mają stanowić infrastrukturę upowszechniania wiedzy i do-świadczeń na poziomie europejskim;

t Działania towarzyszące (Accompanying measures) – obejmujące różne przedsięwzięcia słu-żące upowszechnianiu i promowaniu celów oraz rezultatów projektów programu „Uczenie się przez całe życie”;

t Key Activity 4 (Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów programu “Uczenie się przez całe życie”) – mające na celu maksymalne zwiększenie wpływu działań i projektów oraz tworzenie struktur zapewniających, że rezultaty programu są szeroko uznawane i wprowadza-ne na dużą skalę.

Szczególnym działaniem mającym na celu zapewnienie trwałego wykorzystania rezultatów są projekty transferu innowacji programu Leonardo da Vinci. Rozwiązania w zakresie kształcenia i szkolenia zawodowego, które okazały się sukcesem i sprawdziły się w określonych okoliczno-ściach, po odpowiednim dostosowaniu mogą być wykorzystywane przez kolejne grupy docelo-we w innych krajach europejskich. Działanie to umożliwia szerokie zastosowanie wartościowych rozwiązań wypracowanych w ramach współpracy międzynarodowej oraz dalsze ich ulepszanie i upowszechnianie.

Bazy danych W trosce o widoczność i dostępność rezultatów powstałych w ramach współpracy międzynarodo-wej dofinansowywanej ze środków programu „Uczenie się przez całe życie” Komisja Europejska prowadzi bazy gromadzące informacje o projektach oraz ich rezultatach. Są one źródłem wiedzy o działaniach podejmowanych w ramach różnych typów projektów programu, instytucjach je re-alizujących oraz o powstałych rezultatach.

Rola Komisji Europejskiej w upowszechnianiu rezultatów projektówIV

41

t Baza EST „European Shared Treasure” zawiera informacje o działaniach i rezultatach projektów partnerskich realizowanych w ramach programów Comenius, Leonardo da Vinci i Grundtvig. Umożliwia wyszukiwanie projektów według typu akcji, kraju, typu organizacji, obszaru eduka-cyjnego itp. Rezultaty można wyszukiwać według grupy docelowej, języka, typu oraz dostępno-ści. Najciekawsze projekty wyróżnione są tytułem Star Project.

t Baza ADAM została utworzona z myślą o rezultatach wypracowanych w ramach działań projek-towych programu Leonardo da Vinci. Gromadzi przede wszystkim rezultaty projektów transfe-ru innowacji i projektów centralnych. Baza umożliwia pobranie rezultatów, które są dostępne nieodpłatnie, a także zawiera informacje o sposobach pozyskania rezultatów, które zostały skomercjalizowane. Można w niej znaleźć także dane o samych projektach, partnerach je re-alizujących, działaniach, wydarzeniach organizowanych w ramach projektów oraz publikacjach i innych materiałach powstałych w ramach działań projektowych. Baza umożliwia wyszukiwa-nie zarówno projektów, jak i rezultatów według szeregu kryteriów. Wyróżniono w niej m.in. grupy tematyczne projektów.

t Baza EVE jest elektroniczną platformą o znacznie szerszym zakresie niż wspomniane wyżej narzędzia. Prezentuje i upowszechnia na poziomie europejskim rezultaty projektów realizo-wanych w ramach różnych programów edukacyjnych finansowanych przez Dyrekcję Generalną „Edukacja i Kultura” Komisji Europejskiej, takich jak „Uczenie się przez całe życie”, „Młodzież w działaniu”, „Kultura” oraz „Europa dla obywateli”, jak również w ramach odpowiadających im programów realizowanych przed rokiem 2007.

Konferencje, wydarzenia, publikacje na temat dobrych praktykKomisja Europejska organizuje także konferencje mające na celu informowanie o możliwościach ubiegania się o środki na projekty bądź upowszechnianie ich rezultatów. Narodowe Agencje czę-sto są proszone o zarekomendowanie projektów, które są szczególnie warte upowszechniania i zaprezentowania na tych spotkaniach. Najlepsze projekty oraz ich rezultaty prezentowane są na stronach internetowych Komisji Euro-pejskiej oraz w rozlicznych publikacjach. W ten sposób najlepsze inicjatywy mają szansę dotrzeć do zainteresowanych osób i instytucji na forum krajowym i międzynarodowym oraz zostać wyko-rzystane przez szerszy krąg potencjalnych użytkowników. Są one dostępne zarówno w formie pa-pierowej, jak i na stronie internetowej, w specjalnie utworzonym do tego celu katalogu publikacji dobrych praktyk: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/index_en.html.

Działania Narodowej Agencji Programu „Uczenie się przez całe życie” w Polsce

Konferencje, monitoringi tematyczne Narodowa Agencja organizuje szereg spotkań i konferencji, w których często uczestniczą przed-stawiciele projektów realizowanych w ramach programu „Uczenie się przez całe życie” poprosze-ni o to, by podzielili się doświadczeniami zdobytymi w trakcie międzynarodowej współpracy oraz zaprezentowali rezultaty projektów.

Szczególnym rodzajem spotkań wspierających upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów pro-jektów są tzw. monitoringi tematyczne, na które zapraszani są przedstawiciele projektów reali-zowanych w wybranym obszarze tematycznym, w ramach różnych akcji i programów. Spotkania takie służą nie tylko upowszechnianiu rezultatów projektów, ale także wymianie doświadczeń podmiotów je realizujących, nawiązaniu nowych kontaktów między instytucjami działającymi w podobnym obszarze oraz inspirowaniu do podejmowania kolejnych inicjatyw w określonej tematyce.



42

Upowszechnianie dobrych praktykPolska Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” publikuje mapę dobrych prak-tyk, na której można znaleźć przykłady najlepszych projektów programu „Uczenie się przez całe życie” oraz bliższe informacje o tych inicjatywach. Wydawane są również broszury, raporty synte-tyczne oraz zeszyty tematyczne, w których prezentowane są najlepsze projekty.

Przykładem szczególnie ciekawego i owocnego w nowe inspiracje krajowego monitoringu tematycznego może być konferencja pt. Technologie informacyjno-komunikacyjne (TIK) w rozwijaniu kompetencji zawo-dowych i społecznych osób z mniejszymi szansami, która odbyła się 6 września 2012 r. w Centrum Nauki Kopernik w Warszawie. Zgromadziła ona przedstawicieli różnorodnych podmiotów realizujących projekty różnych programów sektorowych poświęcone tematowi zwiększania umiejętności wykorzystywania tech-nologii cyfrowych w edukacji i szkoleniach skierowanych do osób z mniejszymi szansami. Wzięli w niej udział także przedstawiciele władz oświatowych, Ministerstwa Edukacji Narodowej, Ministerstwa Admi-nistracji i Cyfryzacji oraz Narodowego Instytutu Audiowizualnego. Uczestnicy wypracowali rekomendacje pozwalające na zwiększenie dostępu do nowych technologii TIK dla grup defaworyzowanych.


43

Dotychczas opublikowano zeszyty tematyczne podsumowujące i prezentujące rezultaty projek-tów programu „Uczenie się przez całe życie”, dotyczące takich dziedzin, jak: rozwijanie kom-petencji społecznych i obywatelskich; rozwijanie kompetencji matematycznych i podstawowych kompetencji naukowych i technicznych; zwiększanie szans edukacyjnych; kreatywność i inno-wacje, dialog międzykulturowy; nauczanie i uczenie się języków oraz rozwój przedsiębiorczości. http://waloryzacja.llp.org.pl/przyklady-dobrej-praktyki http://waloryzacja.llp.org.pl/dokumenty

Ciekawe projekty są też prezentowane na łamach kwartalnika Europa dla Aktywnych, który poru-sza problematykę związaną z polityką młodzieżową Unii Europejskiej, edukacją międzykulturo-wą, programami edukacyjnymi i informacją młodzieżową.

Szczególne miejsce wśród publikacji dobrych praktyk programu „Uczenie się przez całe życie” zajmują pozycje prezentujące rezultaty projektów programu Leonardo da Vinci. W ramach tego programu powstaje wiele materialnych rezultatów, które mogą być wykorzystywane przez ko-lejne grupy użytkowników. Narodowa Agencja stara się więc w możliwie najszerszym zakresie upowszechniać najlepsze z nich poprzez stronę internetową (blok Wasze projekty) oraz publika-cje takie jak biuletyny programu Leonardo da Vinci, broszury prezentujące projekty realizowane przez instytucje określonego typu, bądź kompendia projektów.

Biuletyny programu Leonardo da Vinci prezentują najciekawsze rezultaty projektów zrealizowa-nych w ramach tego programu w wybranej dziedzinie. Publikacje te mają na celu upowszechnianie najlepszych praktyk dotyczących tematyki, której poświęcony jest dany numer biuletynu, przybli-żają też ogólny kontekst prezentowanych rozwiązań. Dotychczas ukazały się biuletyny poświę-cone: poradnictwu zawodowemu, projektom językowym, zdrowiu publicznemu, sytuacji kobiet i pracowników 50+ na rynku pracy, e-learningowi, stażom w przedsiębiorstwach, rolnictwu, a także rozwiązaniom i narzędziom szkoleniowym przeznaczonym dla małych i średnich przedsiębiorstw.


44

Broszury z cyklu „Szanse, korzyści, rozwój…” prezentują przykłady najciekawszych projektów zrealizowanych przez podmioty z wybranych grup beneficjentów, wypowiedzi koordynatorów projektów oraz ich uczestników. Pokazują korzyści, jakie można odnieść, realizując projekty w ramach programu Leonardo da Vinci, oraz zachęcają nowe podmioty do podejmowania podob-nych działań. Ukazały się dotychczas broszury adresowane do: pracodawców, ich związków i sto-warzyszeń, organizacji pozarządowych, placówek doskonalenia nauczycieli, szkół wyższych oraz jednostek administracji publicznej.

Projekty programu Leonardo da Vinci podsumowywane są też corocznie w kom-pendiach projektów programu Leonardo da Vinci, zawierających opisy wszyst-kich przedsięwzięć zatwierdzonych do realizacji w ramach każdego konkursu. Dostarczają one danych na temat instytucji realizujących projekty oraz ich part-nerów zagranicznych, a także zawierają zestawienia danych statystycznych oraz indeksy ułatwiające wyszukiwanie instytucji i projektów.

KonkursyKonkursy dla beneficjentów są jednym ze skuteczniejszych sposobów na zaprezentowanie do-świadczeń z realizacji projektów, jak również ich rezultatów, a tym samym na ich jeszcze szersze upowszechnianie. Stanowią szczególną zachętę do zaprezentowania efektów projektów na fo-rum krajowym bądź europejskim. Wręczenie nagród odbywa się zazwyczaj w trakcie szczególnie prestiżowego wydarzenia czy konferencji, co stanowi okazję do dotarcia z informacją o nagro-dzonych projektach lub rezultatach do szczególnych osób lub grup. Towarzyszy temu zazwyczaj specjalna publikacja prezentująca wyróżnione inicjatywy bądź rezultaty, stanowiąca szczególnie atrakcyjny materiał upowszechniający.

Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” organizuje co roku konkurs pn. EDU-inspiracje, zachęcający do prezentowania doświadczeń z europejskich projektów edukacyjnych. Jego celem jest wyłonienie najlepszych działań projektowych programu „Uczenie się przez całe ży-cie”. Każda edycja konkursu ma swoje hasło pozwalające na przyjrzenie się rezultatom projektów z określonej perspektywy. Hasło konkursu 2012 brzmiało: Rozwijanie kompetencji uczenia się. http://waloryzacja.llp.org.pl/content/konkurs-eduinspiracje-2012


45

Innymi przykładami podobnych wydarzeń mogą być konkursy organizowa-ne przez zespół programu Leonardo da Vinci – na najciekawszą stronę in-ternetową projektu z roku 2010 oraz wcześniejszy konkurs artystyczny dla uczestników projektów mobilności programu LdV. Nagrodzone prace zosta-ły opublikowane w minialbumie Tak było! Staż Leonardo widziany oczami uczestników.

Działania międzyagencyjnePolska Narodowa Agencja programu „Uczenie się przez całe życie” uczestniczy w licznych dzia-łaniach podejmowanych wspólnie z Agencjami z innych krajów. Mają one na celu zwiększenie oddziaływania rezultatów projektów realizowanych w wybranej tematyce także w innych kra-jach europejskich. Międzyagencyjne sieci tematyczne takie jak NetECVET, New Skills Network, EQF, QALLL, Inclusion etc. pracują nad wyszukaniem i upowszechnianiem najlepszych praktyk dotyczących tematów najbardziej newralgicznych z punktu widzenia najnowszych trendów roz-woju innowacji w dziedzinie kształcenia i szkolenia zawodowego. Rezultaty projektów działają-cych w tych obszarach są prezentowane na licznych konferencjach i spotkaniach z ekspertami i przedstawicielami instytucji odpowiedzialnych za wprowadzanie nowych rozwiązań do polity-ki na szczeblu krajowym i europejskim. Informacje o efektach działań międzyagencyjnych oraz o wybranych przykładach projektów w danej tematyce można znaleźć na stronach inicjatyw mię-dzyagencyjnych, a także w bazie ADAM.


46

Bibliografiar Bednarek, E. (2008) Ewaluacja projektów. Poradnik dla wnioskodawców, Warszawa: FRSE. r Evaluation of mechanisms for the dissemination and exploitation of the results arising from

programmes and initiatives managed by the Directorate-General for Education and Culture. An Executive Summary for the Directorate-General for Education and Culture (DGEAC) of the Euro-pean Commission (2006), ECOTEC Research & Consulting Ltd.

r Jarnuszkiewicz, A. (2009) Fundusze Europejskie nr 2/2009. r Mazur-Barańska, A., Laskowska, I. (2009) Jak powstaje projekt – od pomysłu do realizacji. Po-

radnik dla wnioskodawców projektów wielostronnych, Warszawa: FRSE. r McCoshan, A., McDonald, N., Drozd, A., Allen, K. (2008) Cost-effectiveness Analysis of Disse-

mination and Exploitation Actions. A Final Report to DG Education and Culture of the European Commission under the framework contract on evaluation and related services, ECOTEC Research & Consulting Ltd.

r Miłoń, E. (2012) DEOR bez tajemnic, czyli jak promować rezultaty projektów, aby inni na tym skorzystali, Warszawa: FRSE.

r Podręcznik wskaźników POKL 2007-2013 (2008), Ministerstwo Rozwoju Regionalnego.r Poradnik dla beneficjentów Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich

(2007), Ministerstwo Rozwoju Regionalnego.r Program „Uczenie się przez całe życie”. Przewodnik 2012 (2011) Komisja Europejska.r Rudnik, M., Kornacki, J., Czynsz, R., Janczewski, J. (2010) Poradnik dotyczący upowszechniania

i mainstreamingu w projektach innowacyjnych PO KL, Krajowa Instytucja Wspomagająca, Cen-trum Projektów Europejskich.

r Sharing Success. A Dissemination and Exploitation Handbook for Everyone Involved in the Life-long Learning Programme (2008), ECOTEC Research & Consulting Ltd.

r “Valorise or Vaporise”. State of the art – dissemination and exploitation in the EU-Projects. Survey Report, C-E.N.T.E.R. – Competence, Cooperation and Communication in the C-E.N.T.E.R. of Dissemination and Exploitation of EU Project Results (2010).

Przydatne linki

Waloryzacja: EC http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/valorisation/index_en.htm

Prawo Własności Intelektualnej http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/valorisation/ipr_en.htm

Waloryzacja FRSE http://waloryzacja.llp.org.pl/

Documents

Program Leonardo da Vinci - Czytelnia FRSEczytelnia.frse.org.pl/media/poradnik2012- · ISBN 978-83-62634-80-4 Wydawca: Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu