-
Profiel
Directeur Bedrijfsvoering
3 september 2018
Opdrachtgever
Ronduit Onderwijs
Voor meer informatie over de functie
Jeannette van der Vorm, adviseur Leeuwendaal
Telefoon (088) 00 868 00
Voor sollicitatie
www.leeuwendaal.nl
Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke
toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.
http://www.leeuwendaal.nl/
-
Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 2 van 12
Inhoudsopgave
1 De organisatie 3
2 De functie van Directeur Bedrijfsvoering 5
3 De gewenste capaciteiten 7
4 De arbeidsvoorwaarden 8
5 De selectieprocedure 9
Bijlage I: Functiebeschrijving
Dit document is bedoeld om inzicht te verschaffen in de
belangrijkste taken, verantwoordelijkheden en eisen,
die gelden voor de functie van Directeur Bedrijfsvoering bij
Ronduit.
Wellicht ten overvloede vermelden we dat overal waar “hij”
staat, natuurlijk ook “zij” gelezen kan worden.
-
Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 3 van 12
1 De organisatie
Ronduit is de stichting voor openbaar primair onderwijs in
Alkmaar. Ronduit heeft 10 basisscholen
met in totaal 17 locaties, 1 school voor SBO en 1 (V)SO-school
met 3 SO- en 7 VSO-locaties
verspreid in Noord-Holland. Met ruim 600 medewerkers wordt
onderwijs op maat geboden voor
3750 kinderen, waarvan een deel kinderen en jongeren met gedrag
en/of psychische problemen.
Ronduit kent een omzet van ca. € 30 miljoen.
Ronduit staat voor ondernemend, verantwoordelijk en
resultaatgericht onderwijs. Een missie die
herkenbaar en aantrekkelijk is voor ouders en kinderen,
inspirerend voor leerkrachten en passend
bij de samenleving van nu. De drie begrippen betreffen alle
geledingen van het onderwijs: het
bestuur zowel als directies van scholen, leerkrachten zowel als
leerlingen.
Bij die missie hoort dat de medewerkers van Ronduit de kinderen
de normen en waarden van goed
burgerschap als vanzelfsprekend aanleren. De scholen bevorderen
een ondernemende houding bij
de leerlingen en dragen zo bij aan een actieve en kritische
levensstijl, plezier in eigen kunnen en
het ontwikkelen van talenten. Dit gaat hand in hand met het
spelenderwijs bijbrengen van
verantwoordelijkheden, met als uiteindelijke doel kinderen te
leren hun grenzen te verleggen,
doelen te bereiken en het beste uit zichzelf te halen. Het
streven naar een hoog leerrendement, op
welk gebied dan ook, is de sleutel tot talent-ontwikkeling. Zij
staan ronduit voor kwalitatief goed
openbaar onderwijs.
De hoofdlijnen van het strategisch beleidsplan 2015-2019 zijn: •
Kind van de 21e eeuw: leren voor
de toekomst • Experts in het onderwijs: passie, ambitie en
inspiratie • Maatschappelijk relevant:
samen ondernemen.
De dagelijkse verantwoordelijkheid voor de organisatie is in
handen van de bestuurder. Onder zijn
leiding regelen en coördineren de medewerkers van het
bestuursbureau veel bovenschoolse
zaken. Daarnaast bereiden zij beleid voor en geven zij
uitvoering aan het vastgestelde beleid op
het terrein van met name onderwijskundig beleid,
personeelszaken, financiën, huisvesting en ICT.
Verder fungeren zij als vraagbaak voor zowel interne als externe
partijen. Het bestuursbureau
omvat een afdeling Bedrijfsvoering en een afdeling Onderwijs
& Kwaliteit en telt in totaal ca. 14 fte.
Het strategisch team van het bestuursbureau bestaat in de nieuwe
structuur uit de bestuurder, de
directeur Onderwijs en Kwaliteit en de te werven Directeur
Bedrijfsvoering. Deze laatste functie
betreft een nieuwe functie. De directeur Bedrijfsvoering krijgt
een brede portefeuille gericht op
ondersteunende processen in de organisatie. De
verantwoordelijkheidsgebieden zijn Financiën,
HRM, ICT en facilitair, Huisvesting en een deel van de planning
en control-cyclus (waar het
afgeleide informatie van onderwijskundige informatie
betreft).
De directeur Bedrijfsvoering stuurt de coördinatoren aan die met
hun team verantwoordelijk zijn
voor de dagelijkse gang van zaken. Op het gebied van huisvesting
zal de directeur zich met name
ook op strategisch niveau en deels met de tactische uitvoering
bezig houden. Ronduit werkt samen
met een extern bureau dat de onderhoudsplanning op operationeel
niveau uitvoert.
Binnen het bestuursbureau is veel expertise aanwezig. Het bureau
is goed georganiseerd en er
werken betrokken medewerkers. De cultuur is open en informeel.
Een belangrijke opdracht voor de
directeur Bedrijfsvoering bestaat uit het nog beter onderling
verbinden van de verschillende
aandachtsgebieden en afdelingen om zo de slagkracht van het
bestuursbureau te versterken. Door
meer samen te werken, meer gebruik te maken van elkaars kennis,
informatie en systemen en dus
efficiënter te werken.
-
Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 4 van 12
De te werven directeur Bedrijfsvoering zal zich, samen met de
directeur Onderwijs en Kwaliteit,
onder meer gaan richten op het verbeteren van de samenhang
tussen de twee afdelingen en de
onderlinge samenwerking.
Het organogram van de organisatie ziet er als volgt uit:
-
Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 5 van 12
2 De functie van Directeur Bedrijfsvoering
De afdeling Bedrijfsvoering heeft als kerntaken:
Zorg dragen voor een kwalitatief hoogwaardige
bedrijfsvoering.
Zorg dragen voor goede administratieve en interne
controleprocessen, in cyclische processen.
Ontwikkelen van beleid voor de aandachtsgebieden van de
afdeling.
Zorg dragen voor een adequate ondersteuning van de scholen op
het gebied van financiën,
personeel, facilitaire zaken, huisvesting en ICT.
Op de afdeling Bedrijfsvoering werken medewerkers (ongeveer 10
fte) die tactische en/of
operationele werkzaamheden uitvoeren. De afdeling kent een
coördinator HR, een recent
aangestelde coördinator financiën met een voortgezet onderwijs
achtergrond, een controller en een
coördinator ICT. De personeelsadministratie en de
salarisadministratie zijn uitbesteed, evenals het
maken van onderhouds- en huisvestingsplannen en een aantal
facilitaire zaken waaronder
onderhoud.
De belangrijkste resultaten van de directeur Bedrijfsvoering
zijn:
Een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van het strategisch
beleid i.s.m. de directeur
Onderwijs en Kwaliteit.
Creëren van meer samenhang tussen de verschillende
afdelingen.
Bijdragen aan het uitvoeren van het beleid en operationele
werkzaamheden binnen de
organisatie.
Bijdragen aan kwaliteitsverbetering en – bewaking.
Leiding geven aan de afdeling en zorg dragen voor de
professionalisering van de
medewerkers binnen de afdeling.
Systematisch werken aan de eigen professionele ontwikkeling.
(Zie bijlage I voor de uitgebreide functiebeschrijving).
De organisatie wil een slag in professionaliteit maken. Daar is
al veel in gebeurd, maar er zijn nog
verdere stappen te zetten. Er leven genoeg ideeën binnen het
team en aan bevlogenheid is geen
gebrek. Van de nieuwe directeur Bedrijfsvoering wordt verwacht
dat hij aan de “doe-kracht” van het
team bijdraagt. Daarnaast geeft hij ook gezond tegenspel, zeker
als dat de uitvoeringskracht ten
goede komt.
Belangrijk is dat de nieuwe directeur Bedrijfsvoering goed kan
denken vanuit de behoeften van de
scholen en in staat is relaties op te bouwen in de organisatie.
Hij ziet dwarsverbanden, ontdekt rode
draden, kijkt breed. Hij ziet verbetermogelijkheden en bedenkt
een oplossingsstrategie met focus
en pakt daarop door. Hij is analytisch en komt in beweging; hij
is gericht op doen en uitvoering. Zijn
analytische kwaliteiten zet hij om in een oplossingsstrategie.
Hij houdt de collega’s op een prettige
manier scherp. De te werven directeur Bedrijfsvoering is een
teamspeler, en is gericht op
samenwerking.
Hij heeft verstand van zaken op het gebied van Financiën,
Huisvesting, HRM en ICT. De directeur
is verbindend op alle niveaus en denkt strategisch: hij richt
zich op de grote lijnen en niet op de
details. Voor de verschillende aandachtsgebieden zijn
gespecialiseerde collega’s in dienst. De
directeur Bedrijfsvoering schakelt hen in en zorgt voor
verbinding tussen de verschillende
medewerkers. Hij houdt het overzicht en bewaakt hierbij een
consistente lijn in de manier van
ondersteuning aan de lijn en werkt vanuit behoeften.
-
Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 6 van 12
Voor huisvesting is een extern bureau verantwoordelijk voor de
operationele (onderhouds-) vragen.
De directeur Bedrijfsvoering wordt verantwoordelijk voor de
strategische en tactische
huisvestingsvraagstukken.
Vanuit de scholen is er vraag naar een directeur Bedrijfsvoering
die hen begeleidt, ondersteunt en
faciliteert met kennis en expertise. Iemand die de verschillen
tussen de scholen, tussen regulier en
(voortgezet) speciaal onderwijs en bijv. de verschillen in
financiering begrijpt en zich realiseert dat
de behoeften per school verschillen. Met name het speciaal
onderwijs kent een complexe
regelgeving en financieringsstructuur door de rol van passend
onderwijs en de
samenwerkingsverbanden. De scholen voor speciaal onderwijs zijn
daarnaast gevestigd in
gebieden van verschillende samenwerkingsverbanden die deels een
andere financieringsstroom en
- structuur hebben. Dit vraagt om een goed analytisch vermogen.
De directeuren van de scholen
voor speciaal onderwijs vragen daarom om specifieke
ondersteuning. De directeur Bedrijfsvoering
is voor de directeuren primair en speciaal onderwijs het
aanspreekpunt voor alle aspecten rondom
de bedrijfsvoering. Zij vragen van de directeur Bedrijfsvoering
dat hij getuigt van een integrale blik,
aansluit bij hun vragen, goed inzicht in de cijfers en de
bedrijfsvoering geeft en de koppeling maakt
tussen HR en financiën.
Hij neemt de directeuren mee in het voorgenomen beleid,
communiceert hierover, ondersteunt hen
en zorgt voor modernisering van de bedrijfsvoeringsprocessen. Op
het gebied van onderhoud en
facilitaire vragen valt er nog wel wat te verbeteren; de
directeur bedrijfsvoering is scherp op de
uitvoering en de controle ervan. Hij creëert bewustwording over
relevante wetgeving en de
gevolgen hiervan op financieel vlak. Hij stroomlijnt de
bedrijfsprocessen met in het achterhoofd de
leerling in de klas die van dit alles uiteindelijk beter
wordt.
-
Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 7 van 12
3 De gewenste capaciteiten
Kennis en ervaring:
U beschikt over WO werk en denkniveau met minimaal een relevante
HBO opleiding.
U heeft een achtergrond in financiën en/of bedrijfsvoering.
U heeft ervaring in de aansturing van medewerkers.
Ervaring met het professionaliseren/stroomlijnen van
bedrijfsvoeringsprocessen.
Brede kennis van meerdere aspecten van de bedrijfsvoering,
waaronder financiën, HRM, ICT
en huisvesting. U beschikt over een brede, integrale blik op de
verschillende onderdelen van
de bedrijfsvoering vanuit een financiële, analytische
insteek.
U beschikt over de capaciteiten om de bedrijfsvoering functie
goed vorm te geven en integrale
bedrijfsprocessen te realiseren.
Brede kennis van de financiële wet- en regelgeving en
(landelijke) ontwikkelingen hiervan.
Kennis van het begrotingsproces binnen een
(onderwijs-)organisatie.
Ervaring met het werken in een organisatie met autonome
professionals.
Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen, implementeren en
verdedigen van beleid.
Vaardigheid in het adviseren en coachen.
Vaardigheid in het organiseren en begeleiden van
werkprocessen.
Uiteraard beschikt u over affiniteit met onderwijs.
Persoonskenmerken:
U bent een energieke, doortastende persoonlijkheid. U combineert
empathie met zakelijkheid.
U bent analytisch, behoudt het overzicht, ziet dwarsverbanden en
bezit slagkracht.
U bent gericht op verbetering en ziet kansen.
U heeft oog voor de vragen van medewerken en de scholen.
U heeft een verbindende en motiverende leiderschapsstijl. U
stimuleert medewerkers, u bent
benaderbaar en mensgericht.
U bent gericht op samenwerken en een teamspeler.
U bent gewend op een professionele, resultaatgerichte manier te
werken.
U bent communicatief zeer vaardig, zowel mondeling als
schriftelijk. U hebt een open en
toegankelijke houding.
-
Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 8 van 12
4 De arbeidsvoorwaarden
Standplaats is Alkmaar.
Het betreft een functie van 0,8 fte. Inschaling conform cao
Primair Onderwijs (schaal 13, afhankelijk
van kennis, ervaring en arbeidsverleden, max. bruto jaarsalaris
op full time basis ca. € 78.200,--)
In eerste instantie wordt een jaarcontract geboden dat bij
gebleken geschiktheid zal worden
omgezet in een vast dienstverband.
-
Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 9 van 12
5 De selectieprocedure
De selectie kent twee fasen:
1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal.
In week 40 vinden de gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal
met kandidaten plaats.
Geschikte kandidaten worden op papier gepresenteerd aan de
opdrachtgever. De
opdrachtgever beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor
een eerste gesprek.
2 Selectie door Ronduit.
Een aantal kandidaten voert daarna in week 41 een eerste gesprek
met de selectiecommissie.
De tweede ronde met de adviescommissie vindt plaats in week
42.
Een assessmentonderzoek kan deel uitmaken van de procedure.
Voor de te benoemen kandidaat vindt een pre-employment onderzoek
plaats door de Validata
Group.
-
Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 10 van 12
Bijlage I: Functiebeschrijving
Resultaatgebied 1
Levert een bijdrage aan de ontwikkeling van het strategisch
beleid van de onderwijsinstelling door:
Levert inhoudelijke bijdragen aan de totstandkoming van het
strategisch beleid.
Is verantwoordelijk voor de bedrijfsmatige planning en control
cyclus en de afstemming hiervan
in de agendaplanning op stichtingsniveau.
Verbindt met de directeur onderwijs & kwaliteit , de
onderwijskundige en de bedrijfsmatige
planning en control cyclus van de stichting en ondersteunt de
scholen bij de planning en
control cycli op schoolniveau.
Initieert en stimuleert vernieuwing van het beleid op het gebied
van bedrijfsvoering van de
instelling, de benodigde randvoorwaarden.
Levert bijdragen aan het beleid van de scholen op het gebied van
personeel, financiën, ict, en
huisvesting op basis van door analyse verkregen inzichten in de
vraag van de scholen.
Adviseert gevraagd en ongevraagd de bestuurder over beleidszaken
op het gebied van
onderwijs en de agendplanning.
Is lid van het strategisch team van Ronduit dat onder
voorzitterschap staat van de bestuurder.
Is adviserend lid van de directie overleggen PO en VSO.
Resultaatgebied 2
De functionaris draagt bij aan het uitvoeren van het beleid en
operationele werkzaamheden binnen
de organisatie. De functionaris:
Volgt interne en externe ontwikkelingen op het vakgebied en
beoordeelt deze op relevantie
voor het strategisch beleid van Ronduit.
Stelt de jaarlijkse documenten van de bedrijfsmatige planning
& control cyclus op.
Ontwikkelt, in overleg met de directeur Onderwijs &
Kwaliteit, (strategische) beleidsvoorstellen
voor de aandachtsgebieden, waarvoor de afdeling bedrijfsvoering
verantwoordelijk is.
Ontwikkelt processen en instrumenten die noodzakelijk zijn voor
het optimaal functioneren van
de bedrijfsmatige planning en control cyclus, ten behoeve van de
stichting en
belanghebbenden buiten de stichting.
Is verantwoordelijk voor alle processen op de beleidsterreinen
die vallen onder de afdeling.
Initieert en geeft leiding geven aan (multidisciplinaire)
projecten.
Neemt deel aan relevante lokale, regionale en/of landelijke
netwerken.
Beoordeelt de schoolbegrotingen op het onderwijskundig beleid
van de scholen (inclusief
passend onderwijs) en adviseert over aanpassingen.
Bewaakt de medezeggenschapsprocedures en geschillenprocedures
uit volgens de
reglementen en adviseert de bestuurder hierover.
Geeft gevraagd advies aan de raad van toezicht en/of zijn
auditcommissie over de uitvoering
van het financieel beleid en de bedrijfsmatige planning &
control cyclus.
Zorgt voor een efficiënte advisering en ondersteuning van de
directeuren van de scholen van
Ronduit.
Draagt er zorg voor dat er binnen de gegeven formatie voldoende
beschikbaarheid is voor
hulpvragen van schooldirecties.
Ontwikkelt kennis over effectieve manieren van advisering en
ondersteuning van scholen.
-
Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 11 van 12
Resultaatgebied 3
In het kader van kwaliteitsverbetering en – bewaking heeft de
functionaris de volgende
werkzaamheden. De directeur Bedrijfsvoering:
Is belast met en is verantwoordelijk voor de voorbereiding en de
uitvoering van het
kwaliteitsbeleid en de verplichte jaarlijkse documenten
((meer)jarenbegroting,
jaarverslag/jaarrekening, (meerjaren)formatieplan).
Verzamelt, aggregeert en analyseert de aangeleverde
sturingsinformatie vanuit de
beleidsterreinen die vallen onder bedrijfsvoering ten behoeve
van de integrale kwaliteitssturing
en de bijbehorende managementrapportages/het schoolprofiel.
Analyseert en beoordeeld binnen de vastgestelde kaders de
bedrijfsmatige resultaten, waar
onder de resultaten per school, spreekt naar aanleiding daarvan
de directeur daarop aan en
neemt maatregelen.
Stelt (delen van) (voortgangs)rapportages/-notities op ten
behoeve van bestuur, toezicht en
schooldirecties.
Resultaatgebied 4
Geeft leiding aan het de afdeling door:
Stuurt medewerkers van de afdeling aan, inhoudelijk en
hiërarchisch.
Ontwikkelt en borgt de kwaliteit van de afdeling en haar
medewerkers.
Draagt zorg voor een goede communicatie binnen de afdeling en
vanuit de afdeling naar
buiten.
Borgt het met de bestuurder overeengekomen niveau van
bedrijfsvoering en dienstverlening
naar de directeuren van de scholen.
Plant en organiseert het werk van de afdeling.
Onderhoudt goede relaties met voor de organisatie relevante
interne en externe partijen, zoals
de GMR, RvT, collega schoolbesturen en de gemeente Alkmaar.
Voert gesprekken met medewerkers in het kader van de
gesprekkencyclus.
Resultaatgebied 5
Draagt zorg voor de professionalisering van de medewerkers
binnen de afdeling.
Werkt systematisch aan de eigen professionele ontwikkeling.
Bevoegdheden, kader & verantwoordelijkheden
Beslist bij/over:
De strategische beleidsadviezen.
Het nemen van beslissingen over meerjaren
beleidsvoorstellen.
De inhoud van de ontwerpbegroting, meerjarenramingen en
werkplannen.
Over het ontwikkelen en bijstellen van de begrotingscyclus en
bij de beoordeling van de
rechtmatigheid van bestedingen.
Over de inhoud van de adviezen op financieel-economisch-,
facilitair- en ICT-gebied aan de
bestuurder.
Bij het geven van leiding aan het personeel van de afdeling.
-
Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 12 van 12
Kader:
Het door de bestuurder geformuleerde en vastgestelde
strategische beleid,
financiële wet- en regelgeving van belang voor de opstelling van
de begroting en wijze van toezicht;
voor huisvesting, beheer en onderhoud relevant zijnde wet- en
regelgeving en veiligheids- en
inspectierichtlijnen zijn van belang bij de uitvoering van de
werkzaamheden;
Overige relevante wet- en regelgeving.
Verantwoording:
Aan de bestuurder voor wat betreft de bruikbaarheid van het
beleid op de onderscheiden
beleidsterreinen en de bijdrage aan de ontwikkeling van het
strategische beleid en het leiding
geven aan de afdeling.
Kennis en vaardigheden
Brede kennis van de financiële wet- en regelgeving en
(landelijke) ontwikkelingen hiervan.
Kennis van relevante wet- en regelgeving en ontwikkelingen op de
onderscheiden
beleidsterreinen.
Kennis van het begrotingsproces binnen de organisatie.
Kennis van informatievoorzienings- en automatiseringsmethoden,
-technieken en –processen.
Inzicht in de taak, werkwijze en besluitvormingsprocessen van
Ronduit.
Inzicht in taak, organisatie en werkwijze van de
onderwijsinstelling en de financieel-
economische en bestuurlijke context en consequenties daarvan,
alsmede de vaardigheid om
het begrotingsproces binnen de organisatie daarop af te
stemmen.
Inzicht in vraagstukken en problemen die zich op werkterreinen
in het onderwijs afspelen en de
samenhang daarin.
Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen, implementeren en
verdedigen van beleid.
Vaardig in het adviseren en coachen.
Vaardig in het organiseren en begeleiden van werkprocessen.
Vaardig in het onderhouden van contacten en omgaan met
conflictsituaties.
Vaardig in het plannen, organiseren en coördineren van
werkzaamheden.
Communicatieve vaardigheden.
Contacten
Met de bestuurder en de directeur Onderwijs over het om beleid
op de onderscheiden
beleidsterreinen en de belangen van de afdeling te behartigen en
te verdedigen, nieuwe
ontwikkelingen uit te dragen en adviezen te verstrekken.
Met de collega’s binnen het stafbureau over (verbeter)plannen
met financiële c.q. personele
interventies en consequenties om nader af te stemmen.
Met derden over aangelegenheden op de onderscheiden
beleidsterreinen om informatie te
geven, te onderhandelen en afspraken te maken.
Met de externe accountant over de controle aanpak, uitvoering en
bevinden om tot afstemming
te komen.
Met derden om de stichting en/of de scholen te
vertegenwoordigen.
