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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1
Professionelles Projektmanagement in der PraxisVeranstaltung 6 – Teil 2 (18.06.2007):Projektkommunikationsmanagement
SS 2007
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Projektkommunikation
Mit wem muss kommuniziert werden? Stakeholder innerhalb des Projektteams Kommunikation mit Öffentlichkeit (abh. von der Projektart)
Anforderungen an Projektkommunikation klar effizient gegenseitige Verständigung schnell schriftliche Fixierung Kultur zur Weitergabe von Informationen
Welche Kommunikationstechniken sind besonders zweckmäßig? Mail Gespräche Modrierte Teammeetings Telefonkonferenzen Wiki/ Knowledge Base
Workshopteil
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Projektkommunikationsmanagement
Kommunikationsplanung Kommunikationsanforderungen
WER benötigt WANN WELCHE Informationen? Kommunikationstechnologie
WIE erhalten die Beteiligten die Informationen?
Projektkommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor
Informationsverteilung Rechtzeitige Bereitstellung
der Informationen für die Projektbeteiligten Fortschrittsberichte
Sammeln und Aufbereiten von Fortschrittsinformationen:Statusreports, Trendanalysen, Ertragswertanalysen usw.
Administrativer Abschluß Erzeugen und sammeln von Informationen, um eine
Projektphase oder den Projektabschluß zu formalisieren
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Kommunikationsplanung
Planungsziele Die Projektstakeholder müssen zeitnah, angemessen, proaktiv und
ehrlich über den Projektfortschritt und besondere Projektereignisse informiert werden
Differenzierung: Projekt-interne/-externe Kommunikation
Kommunikations-plan
Kommunikations-anforderungen
Kommunikations-technik
Beispiele:
• Projektportal• Projektinformationssystem • Projektordner mit Unterordnern• Jour fixe-Meetings • Verantwortlichkeiten regeln
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Kommunikationskonzept: Die fünf „W‘s“
Zielgruppen
Inhalte
Form/Maßnahmen
Verantwortlich
Termine
Wen
Was
Wie
Wer
Wann
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Wie?Was?
Startinformationen
Statusberichte
Entscheidungen
Erfolgsmeldungen
Ergebnisse
Projektabschluss
Roll-Out
Wen?
Kommunikations-Baukasten
Mitarbeiter
Führungskräfte
Vorstand / Steuerkreis
Lenkungsausschuss
Leiter der UE
Ressortdirektoren
Gesamtpersonalrat
Selbstverwaltung
Feedback
Externe
Intranet
Telefon
Flyer
Marktplatz
Personalvers.
PM-Portal
Bericht Pate
Intranet-Gruppe
MA-Zeitung
Brief
Gem. Laufwerk
Poster
Forum
Präsentation
Gespräche
Regelkomm.
Web-Konferenz
Messen
Presseartikel
Pressekonf.
Anzeigen
Event
Veranstaltung
Logo, Name
Projektmotto
Schw. Brett
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Kommunikationsplan
Wann? Was? Wer? Wie?
Projektbeginn
Während Projekt
Projektinhalte
Zwischen-ergebnisse
Zentrales Projektbüro
Projektleitung
Intranet
Persönlich Intranet
Wen?
Alle Mitarbeiter
Steuerkreis, LA, Leiter UE, alle Stakeholder
Projektende Ergebnisse Projektleitung Intranet Alle Mitarbeiter
Darüber hinaus weitere Info-Pflichten – abhängig von Projekt.
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Beispiel: Kommunikationsplan NIMBUS 2006 (Externe Kommunikation)Art der Kommunikation Jan. Febr. März Apr. Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez.
Tagungen Personalrat
Direktoren-RS
Webadmin/Newsletter
PIN
Lenkungsausschuss
Steuerkreis/Vorstand
Mitarbeiterzeitung
Tagung Direktoren/DLZ-Leiter
Administratoren
Intranet
Information VZB-Leiter
08.12.2006
Persönliche Kommunikation
Printmedien
Elektronische Medien
Fachberater
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Informationsverteilung
Dimensionen der Kommunikation
schriftlich
mündlich intern(innerhalb des Projektes)
extern(zum Kunden, den Medien)
formell(Berichte, Schreiben)
informell(Notizen)
vertikal(Innerh. der Org.Hierarchie)
horizontal(zwischen Gleichgestellten)
Methoden der Informationsverteilung
Teamsitzungen
Projektportal Gemeinsamer Dokumentenordner
Fax E-mail TelefonIntranet
Video-Konferenzen
Ergebnisse der InformationsverteilungProjektaufzeichnungen (z.B. Mails, Korrespondenz)Formale Projektberichte (z.B. Statusberichte)Projektdarstellungen (z.B. Präsentationen, Artikel)
Web-Konferenzen
Forum
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Beispiel: ProjektordnerBeispiel: Projektordner Korfu
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Beispiel: Projektportal NIMBUS
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Projektbesprechungen
Zum direkten Informationsaustausch Grundlage einer gezielten Projektsteuerung
– insbesondere bei Schwierigkeiten – Formen
Regelmäßige Ergebnis-gesteuerte Ereignis-gesteuerte
Projektbesprechungen
Fest vereinbarte Termine (jour fixe) für Statusbesprechungen
Zusammenkommen eines Entscheidungs-gremiums über den Start/Abschluß von
Phasen/Meilensteinen
Projekt-/Kernteam/LA kommt wegen
eines unerwarteten Ereignisses
(z.B. einer Krise) zusammenGO-/NOGO-Entscheidungen
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Regelmäßige Projektbesprechungen
Ziel: Ermittlung des Projektstatus Projektstatus-Sitzungen (PSS)
Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam Zeitpunkt: Regelmäßig,
z.B. Montags-jour-fixe, 14-tägig, monatlich Hauptaufgaben
Projektstatus feststellen Informationen austauschen Planabweichungen (Termine, Kosten, Aufwand) besprechen Diskussion von Problemen (problem of the day) Erforderliche Steuerungsmaßnahmen ausarbeiten Teamgeist fördern und Motivation steigern Stakeholder-, Risiko-, Kommunikations- und Qualitätsmanagement Vorbereitung von Lenkungsausschuss-Sitzungen
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Ergebnis-gesteuerte Projektbesprechungen
Ziel: Treffen von Entscheidungen Teilnehmer: Lenkungsausschuss, PL, Controller Zeitpunkt: Wichtige Ergebnisse liegen vor bzw. soll- ten
gemäß Planung vorliegen und sind abzunehmen Beispiele:
Abnahme von Meilensteinen Freigabe der Folgephase Unterbrechung des Projektes Abnahme (Beendigung) des Projektes
Alle zur Entscheidung anstehenden Punkte werden in Beschlussvorlagen zusammengefasst
Sitzungsergebnis: Entscheidung über das weitere Vorgehen im Projekt (GO / NOGO)
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Ereignis-gesteuerte Projektbesprechungen
Ziel: Lösung von großen, unvorhergesehenen Problemen Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam,
ggf. Spezialisten aus bestimmten Bereichenggf. Auftraggeber oder Lenkungsausschuss
Zeitpunkt: im Bedarfsfall Beispiele
Projektkrisen Plötzlich geänderte Rahmenbedingungen
(z.B. Gesetzesänderung, Marktereignis) Plötzliche Personalprobleme (z.B. Ausscheiden des PLs) Erhebliche Planungsabweichungen (Zeit, Kosten, Ergebnis)
erkennbar Erhebliche Liefer- und Bestellprobleme Schwierige entwicklungstechnische Sachprobleme
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Besprechungskultur: 10 Gebote
1. Jede Besprechung hat ein klar definiertes Ziel2. Jede Besprechung hat eine Tagesordnung3. Jede Besprechung hat die richtigen Teilnehmer4. Jede Besprechung erfordert optimale Vorbereitung5. Jede Besprechung erfordert einen Moderator6. Jede Besprechung erfordert pünktliche Teilnahme7. Jede Besprechung verläuft nach fairen Spielregeln8. Jede Besprechung hat klare Ergebnisse9. Zu jeder Besprechung gibt es am Besprechungsende (oder
zeitnah dazu) eine abgestimmte Niederschrift mit den Ergebnissen und einer To-Do-Liste
10. Jede Besprechung führt zu verbindlichen Umsetzungen
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Meetingmanagement
Meetingmanagement: Besprechungen als Management-Prozess Sorgfältige Vorbereitungen Strukturierte Durchführung nach IDEE-Prinzip
(Information, Diskussion, Entscheidung, Ergebnissicherung) Wirkungsvolle Nachbetrachtung
Checkliste: Vorbereitung Zieldefinition Teilnehmer Unterlagen ...
AbgestimmteErgebnis-
Niederschrift
am Meetingende
Checkliste: Durchführung Einstieg Spielregeln TO ...
Checkliste:Nachbetrachtung Ergebnisqualität Richtige Teilnehmer Nacharbeiten