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Módulo 4
Gestão da Produção
Jurídica, Organização e
Controladoria
Organograma juridico e administrativo
Gestao da Producao
Fluxos e Procedimentos
Controladoria Juridica
Curso Gestão Legal na PráticaRealização ENA/Conselho Federal OAB
Profa. Lara Selem
Advogada, Escritora e Consultora em Gestão de ServiçosJurídicos. Executive MBA pela BW College (EUA), especialista em Gestão de Serviços Jurídicos pela FGV-EDESP (São Paulo, SP) e em Liderança de Empresas de Serviços Profissionais pela Harvard Business School (EUA). Autora de diversos livros sobre Gestão Legal.
(41) 3018-6951 www.estrategianaadvocacia.com.brRealização ENA/Conselho Federal OAB
Eficiência requer...
Planejamento
•Definir a missão
• Formular os objetivos
•Definir os planos para alcançá-los
•Programar as atividades
Organização
•Definir a missão
• Formular os objetivos
•Definir os planos para alcançá-los
•Programar as atividades
Direção
•Designar as pessoas
•Coordenar os esforços
•Comunicar
•Motivar
• Liderar
•Orientar
Controle
•Definir os padrões
•Monitorar o desempenho
•Avaliar o desempenho
•Ação corretiva
Curso Gestão Legal na PráticaRealização ENA/Conselho Federal OAB
Arquitetura Organizacional
Retrata a estrutura do escritório e seu funcionamento em
termos de divisão do trabalho, levando-se em conta as
funções e atividades necessárias para que os objetivos sejam alcançados.
Como posso distribuir a autoridade para outros tomarem decisões?
Centralização e descentralização
Como definir regras e regulamentos para controlar funcionários e processos?
Formalização, estrutura formal e informal
A quem se reportam os indivíduos e os grupos?Cadeia de comando, tipos
de autoridades
Como os diferentes cargos e atividades podem ser agrupados?
Departamentalização, setorização, células
Quantos subordinados um gestor pode comandar com eficiência?
Amplitude de comando
Curso Gestão Legal na PráticaRealização ENA/Conselho Federal OAB
Regulamento Interno
Regulamento Interno
É a “constituição federal” do escritório. Define a forma de conduta dos integrantes da equipe.
Processo de Integração do novo membro da equipe
Entrega do Regulamento Interno e apresentação do escritório, contendo o que faz, a descrição da função das pessoas que lideram e auxiliam as equipes técnicas e de apoio, das áreas de atuação do escritório, sua missão, valores, como atua, e para onde deseja ir, descrevendo-se as metas que estamos buscando, o que inclui a descrição e apresentação dos clientes.
Curso Gestão Legal na PráticaRealização ENA/Conselho Federal OAB
Índice do Regulamento Interno
História do Escritório
Princípios e Valores
Visão
Missão
Áreas de Atuação
Serviços Oferecidos
Diferenciais
Correspondentes
Endereço
Perfil da Sociedade
Perfil dos Sócios
Representação da Sociedade
Consultores
Política de Honorários
Reunião Geral da Equipe
Organograma Jurídico
Curso Gestão Legal na PráticaRealização ENA/Conselho Federal OAB
Índice do Regulamento Interno
Direitos e Responsabilidades
Sócios
Advogados
Assistentes Jurídicos
Estagiários
Licença e Férias
Indicação de Clientes
Custeio de Cursos
Critérios de avaliação
Administração
Conselho de Sócios
Gerencia Administrativo-
Financeira
Organograma Administrativo
Curso Gestão Legal na PráticaRealização ENA/Conselho Federal OAB
Índice do Regulamento Interno
Método de Trabalho
Regras Gerais de atribuição de
Trabalho Técnico
Assinatura dos trabalhos
profissionais
Procurações e
Substabelecimentos
Política de Qualidade Técnica
Normas do Escritório
Direitos Comuns
Deveres Comuns
Práticas não permitidas
Vestimenta
Apresentação de Problemas e
Soluções
O que se espera da equipe
Curso Gestão Legal na PráticaRealização ENA/Conselho Federal OAB
Fluxograma de Trabalho
Manual de Procedimentos Internos (MPI)
Os fluxogramas de trabalho para orientar o trabalho tanto das áreas Técnicas quanto das de Apoio, resultarão na elaboração do MPI.
Alguns fluxos importantes
Contratação de Honorários
Faturamento
Novo trabalho jurídico
Atendimento telefônico
Controle de prazos
Curso Gestão Legal na PráticaRealização ENA/Conselho Federal OAB
Exemplo de Fluxograma
Não
Sim
Sim
Sim
Não
Não
Início
Recepção da
Consulta
Análise
Preliminar
É possível
responder
prontamente?
Informar ao cliente
o tempo
necessário.
Elaborar a
Pesquisa
Preparar a
Resposta
Submeter ao
sócio
responsável
De
acordo
?
Revisar e/ou
completar a
Resposta
O Sócio responsável
assina
Enviar resposta ao
cliente
Necessita
de fatura?
Emitir fatura
Enviar fatura ao
cliente
Enviar cópia para a
pasta do cliente
Fim
PROCESSO: Resposta à Consulta Escrita
Prática da Advocacia
Não
Não
Não
Não
Sim
Sim
SimSim
Início
Atender a ligação
Verificar quem é e
com quem deseja
falar
Anotar na Lista de
Telefonemas do Dia
A secretária
está?
É para
sócio?
Transferir ligação
Ligação
retornou?
Consultar Sócio
Sócio
atende?
Informar
indisponibilidade e
anotar recado se
houver
Passar recado para o
destinatário
Transferir ligação
Fim
PROCESSO: Atendimento Telefônico
Exemplo de Fluxograma
Layout
Luminosidade
Conforto acústico e visual
Áreas de trabalho abertas que
propicie melhor integração e
melhor aproveitamento de
espaço
Salas de reunião
Área de integração /
convivência da equipe
Mobiliário funcional
Espaços definidos para
estagiários, secretárias,
advogados e sócios
Pool de secretárias
Bureau de impressão
Biblioteca unificada
Arquivo unificado
Espaço para treinamento
Fluxo de pessoas
Curso Gestão Legal na PráticaRealização ENA/Conselho Federal OAB
Arquivo
Digitalização e Informatização do arquivo (integração com o
controle de processos)
Definição da responsabilidade pelo arquivamento e
circulação de pastas
Definição de critérios para abertura e cadastramento de
pastas
Arquivo morto
Listagens de arquivo: movimentações, abertura, circulação e morto
Curso Gestão Legal na PráticaRealização ENA/Conselho Federal OAB
Arquivo
No arquivo do escritório está a vida dos processos, casos e
assuntos sob a responsabilidade dos advogados.
É imperioso que o controle e organização do arquivo
sejam palavras de ordem dentro do escritório.
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Atribuições do Arquivista
Recebimento, registro, guarda e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação;
Classificação e descrição dos controles necessários à guarda e conservação dos documentos;
Controle e cadastramento de pastas em softwares específicos;
Manutenção do cadastro de pastas de clientes; pesquisar e prestar informações relativas aos documentos;
Guarda, catalogação e manutenção de todas as pastas de clientes;
Atualização de arquivo morto junto aos advogados;
Controle do envio de documentos de arquivo morto para clientes (devolução ou destruição).
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Organização do Arquivo
Organizar arquivos depende de bom senso e escolha do
melhor critério.
Devem-se estabelecer os procedimentos a serem seguidos no manuseio e arquivamento dos documentos
pertencentes aos processos jurídicos e administrativos, bem
como nos pertencentes à Área Administrativa, Financeira e
de RH.
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Arquivos Digitais
C:/Jurídico
Cível
Trabalhista
Tributário
Petição Inicial
Contestação
Apelação
Reclamação Trabalhista
Contestação
Recurso Ordinário
Mandado de Segurança
Agravo de Instrumento
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Biblioteca
Informatização da Biblioteca – cadastramento de todo
acervo
Critérios para empréstimo de livros ou publicações
Clipping de artigos sobre o escritório e artigos elaborados
pela equipe
Circulação de jornais, boletins e sumários de revistas
Aquisições e classificações de novos livros
Hemeroteca
Curso Gestão Legal na PráticaRealização ENA/Conselho Federal OAB
Biblioteca
Boa parte do investimento de um escritório de
advocacia está em sua biblioteca.
É ali que estarão as fontes de pesquisa, os livros de doutrina e jurisprudência, os compêndios de legislação,
as revistas especializadas, jornais e publicações.
Curso Gestão Legal na PráticaRealização ENA/Conselho Federal OAB
Biblioteca
É ideal que a biblioteca do escritório seja centralizada,
com controle de todos os exemplares adquiridos, bem
como de seu empréstimo e devolução.
Quem cuidar da biblioteca também pode ser o
responsável por preparar o clipping de artigos publicados
sobre o escritório e/ou elaborados pela equipe, por
promover a circulação de jornais, boletins e sumários de
revistas; bem como participar nos momentos de aquisições
e classificações de novos livros.
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Hardware
Computador
Notebook
Modem
Scanner
Smartphone
Câmera digital
Pen-drive
Gravador digital
Impressora
Copiadora
HD Externo
Webcam
Microfone
Fone de ouvido
mp3/mp4 player
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Software
Editor de texto
Planilha eletrônica
Gerenciador de e-mail
Controle de Processos
Cadastro de Clientes
Gestão Financeira
CRM
GED
Controle de Biblioteca
Controle de Arquivo
Agenda eletrônica
VoIP
Apps para celular
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Infoware
Agenda do Advogado
Andamentos processuais
Jurisprudência
Minutário (contratos, peças,
pareceres)
Alocação de Horas
(advogados, equipes, escritório)
Indicadores de Desempenho
Controle bancário
Faturamento
Contas a pagar
Contas a receber
Despesas reembolsáveis
Fluxo de caixa
Relatórios customizados para
clientes
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Controladoria
Prazos
Publicações
Protocolos
Agendas
Qualidade
Conferências
Assinaturas
Formatação
InformaçãoAlimentação do Sistema de Controle Processual
Emissão de Relatórios
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