Productive Conference

～ 生産的な会議のすすめ ～

2009/03/07 T_Onoda

http://www.idipj.com/esprit/

Contents ~ Productive Conference ~

• 会議のイメージ

• システム開発における会議の例

• 会議とは？

• 生産的な会議に向けて

• 会議の準備 – 会議の目的

– ゕジェンダ

– スーパーバズ

• 会議当日の進め方 – 活性化

– 決定事項への仕組みづくり

• 会議の締め括り

あなたが思う会議のメージ ~ Productive Conference ~

皆さんは〃「会議」に対してどんなメージを持っているだろうか？

「話し合っても無駄」

「言いだしっぺが損をする。黙っている方が得」

「時間がもったいない」…。

好ましいとはいえないこんな考えを持つ人は〃かなり多いのではないか？

もし会議の参加者全員がそう考えていたらどうなるだろう…？

会議は沈黙が支配し〃仮に意見が出たとしても「オレに言わせれば」という

第3者的な立場からの 無責任な“評論”ばかりになるかも知れない。

ようやく出た提案に対しても〃「できない〃無理〃難しい」といった

非生産的な意見のみが浴びせられるはずだ。

こうした雰囲気の中では〃おそらく効果を発揮できないだろう

稼動々評価

開発

設計

全体計画

システム開発における会議の例 ~ Productive Conference ~

提案書の検討々審査会議

メンバー構成会議

プロジェクト計画検討会議

要件定義検討会議

技術検討会議

開発計画書の検討々審査会議

個別見積りの検討々審査会議

仕様変更対策会議

リスク対策会議

プロジェクト完了報告会

テスト

要件定義

左記の図は、

一般的なシステム開発における、

会議の例を示した図である。

いずれの会議においても、

生産的、創造的な議論はせず、

単なる「報告と連絡」に終始している

会議が多い。

会議とは？ ~ Productive Conference ~

多くの企業で行われている会議には〃共通の問題がある。 「報告連絡」しか行わず〃 何らかの結論を生み出す生産的な場になっていないところが多いのである。 参加者同士が様々な観点から互いに質問したり〃 指摘をすることがなく〃 一人ひとりが順番に状況報告をしておしまい〃という状況に陥っている。 このような〃「無駄で不毛なやりとり」を延々と繰り返していると〃 メンバーのやる気を失わせることはもちろん プロジェクトの破綻にもつながりかねない。 会議は本来〃「課題の発見もしくは解消」〃 「企画の立案や練り込み」などによって〃 開催前と比較して何らかの現実的な違いを作る場〃機会である。 会議とは報告や連絡の場ではなく〃皆で何でも話し合い〃 創造的なアイデアが出る場でなければならないことをまず心して欲しい。

生産的な会議にむけて ~ Productive Conference ~

議題の当事者ではない参加者は〃会議の準備をどうしても怠りがちです

そうした参加者へは〃スーパーバザが徹底的に

スーパーバイズ（監督）し〃準備を促す。

事前準備の習慣ができると会議の時間は飛躍的に短くなる

ステップ① 会議の目的、日時、場所、参加者の決定

ステップ② 当日必要な資料、データの洗い出しと準備

ステップ③ 参加者の事前準備に対するスーパーバズ

ステップ① 会議の目的、日時、場所、参加者の決定

ステップ② 当日必要な資料、データの洗い出しと準備

会議の準備 ~ Productive Conference ~

会議は開催日よりもずっと前から始まっているものであり〃

会議の成否はその準備段階で決まるといっても過言ではないほどだ。

準備段階におけるステップは3つある。

(1)会議を開く目的〃また日時〃場所〃参加者などを決定し〃関係者にもれなく通知する

(2)当日必要な資料〃データなどを洗い出し〃準備する。

(3)参加者の事前準備に対するスーパーバズ（監督）を行う

まず会議を開く前に〃その目的を参加者に周知させる。

具体的には〃4W2H＝「いつ（開催日時）〃どこで（開催場所）〃誰が（主催者）〃

何を（目的として）〃どれくらい（所要時間）〃どのように（開催方法）」

開催するかを参加者に伝える。

会議の準備 ~ Productive Conference ~

次に必要な資料やデータは何か〃誰がいつまでに収集し〃

どのように参加者に配布するのか〃参加者が会議までに準備〃

用意することは何かを明確にし〃参加者と準備担当者に伝える。

このような準備が整っていないと〃

当日に会議の趣旨や状況説明に多くの時間を使うことになり〃

最も必要な「これからどうするか？」を

十分話すことがないまま時間切れとなってしまう。

また資料やデータが不足していると〃

感情論や思いつきの議論に終始し〃時間を浪費してしまう。

会議の準備 ~ Productive Conference ~

準備の手抜きをするのは〃人間の習性である。

手抜きしようと思わなくても〃日常業務の忙しさゆえ準備はおろそかになりがちだ。

しかしこれを矯正しなければ〃会議は永遠に生まれ変わらない。

会議当日〃参加者に「準備していない」と言わせないためには〃

準備段階を「スーパーバズ」することが肝要である。

スーパーバズとは〃何かを期限までに 約束どおりに

必ず実行するよう監督することを指す。

スーパーバザは事前準備の責任者として〃主催者とは別に選任することが望ましい。

参加者に対するスーパーバズは〃会議の目的〃日時〃場所などの

連絡を行った時点からスタートします。

会議目的や議題を理解したか〃事前資料は届いたか〃それらを読んだか〃

自分の主張をするためのデータを揃えたかなどを〃きちんと確認する。

まだしていないことがあれば実行期限を約束してもらい〃

会議当日までにすべてを完了するよう監督し、

会議当日に「資料を読んでいない」という参加者が いたら〃

本人の責任だけではなく〃スーパーバザにも責任を負ってもらう。

「何度も言ったが〃準備してくれなかった」という言い訳は通らない。

引き続き スーパーバザを務めさせ〃

約束を守らない人へのスーパーバズを次の会議からの自己課題にしてもらう。

会議当日の進め方 ~ Productive Conference ~

実際に会議を進めるために〃「フゔシリテータ」役を任命する。

フゔシリテータはいわば司会役だが〃以下の責務がある。

々会議を活性化させ意義のある結論を導き出す

々決定事項を実行するための仕組みを作る

2つの重要なステップを担う

ステップ④ 会議の活性化

ステップ⑤ 決定事項を実行する仕組みづくり

１〄会議の目的を全員に提示し、意図する結果を皆で確認 ２〄満足な条件が得られるまでは何度も繰り返すことを伝える ３〄開始時間々完了時間を正確に守る事を参加者に要請

１〄全員がストレートに何でも話せる状態を作る ２〄参加者が沈黙している時は、発言を促す ３〄参加者の感情に振り回されない

１〄決定事項の実行責任者と支援者、支援方法の明確化 ２〄現実的な日程と実行プラン ３〄決定事項を実行する期日になった際の コミュニケーション方法

会議の目的や完了時間を示す

参加者の発言や議論をコントロールする

実行責任者や実行プランを決定する

会議の締め括り ~ Productive Conference ~

会議中〃フゔシリテータはスピーデゖに話を進めるべきだ。

だらだらとした議論は参加者の集中力を奪うからである。

スピードが速すぎると〃参加者が質問や提案のタミングを

逃すことも起こり得るが〃この問題はある議題の締めくくりなどのタミングで〃

「ここまでのところで何か言いたいことや質問は無いか？」 と

参加者に聞くことで回避できる。

参加者からの質問や提案は〃

フゔシリテータが気づいていないことや具体化させていないことを明らかにしてくれる。

また決定事項を行動に移すための実行プランを皆で検討するための大切な材料でもある。

そして会議の最後には参加者の協力に感謝し〃

会議の終了を宣言することも忘れてはならない。

終了が明確でない会議は〃下手をすると達成感よりも徒 労感を生み出してしまう。

全員の協力で満足のいく結果や〃具体的な実行プランを導き出せたことに感謝を述べ

完了を宣言する。これは次の会議への積極的な 参加を促すためにも有効である。

まとめ ~ Productive Conference ~

生産的な会議とは、参加者が高い意識を持って望むことである。

その為に、事前の準備を周到に行い、開催までの間に１人１人の意欲を高める

そして、会議の場では目標や問題に対して、

方向感を定め参加者全員が、参加意義を感じれるように心がける。

議題に対して、現実的な決定事項を選定し達成までの道筋を描く。

みなさん 良い会議を！

終わり