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Ejemplo de proceso de pagos
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Profesores:
Andrs Montoyo Manuel Marco
2011-2012 Grado en Ingeniera Informtica
! Vas de Pago ! Condiciones de pago ! Circuito de los instrumentos de cobro ms
comunes en las empresas ! Cheque ! Pagar ! Letra de Cambio ! Recibo
! Estructura de un documento de cobro ! El asistente de cobros y pagos ! Reclamaciones de facturas a clientes ! Efectos impagados ! Circuitos de Cobros y pagos
RESPUESTA ! Saber cuando vencen los plazos de nuestros clientes
y poder cobrarles las facturas.
! Para poder hacer frente a nuestros pagos con terceros (Proveedores, Personal de la empresa, Hacienda Pblica, etc.)
! La empresa pueda subsistir.
! Son los medios que ofrece el mercado para recibir el cobro de un cliente,
! O realizar un pago a un proveedor.
! Son los das de aplazamiento desde la fecha de la factura hasta la fecha de cobro pago.
! Previamente se ha acordado con el cliente o proveedor.
! Son los das en los que el cliente desea agrupar sus pagos.
Instrumentos de cobro ms comunes en las empresas
! Cheque ! Pagar ! Letra de cambio ! Recibo
! Instrumento de cobro/pago respaldado por una entidad financiera y autorizado por el emisor.
! La empresa enva mercanca al cliente.
! El cliente enva el cheque a la empresa.
! La empresa recibe el cheque y lo presenta para su cobro en una entidad financiera.
! La entidad financiera presenta el documento para su compensacin en la Cmara de Compensacin.
! La entidad financiera adeuda el importe del cheque al librador (cliente).
! Finalmente, la mencionada entidad financiera, abona la cantidad a la empresa.
VENTAJAS INCONVENIENTES
EMISOR
Flexibilidad de gestin de tesorera No est obligado a tener la cantidad disponible el mismo da de la emisin del cheque
RECEPTOR
Posibilidad de endosar el documento
Iniciativa en el pago corresponde al cliente Poca fuerza legal en el caso de impagados Retraso del pago por parte de los clientes
! Instrumento de cobro/pago similar al cheque ! ms flexible en los plazos (permite diferir la
fecha en que puede ser hecho efectivo y, por tanto, con posibilidad de descuento)
! Recepcin mercanca y comprobacin con factura y albarn.
! El cliente extiende pagar.
! La empresa recibe el pagar y puede esperar al vencimiento, endosarlo o llevarlo al descuento.
! Cobro.
VENTAJAS INCONVENIENTES
! Financiacin por descuento comercial.
! Cliente puede retrasar la emisin deliberadamente. ! Verificar la factura. ! Mayor trabajo administrativo.
! Forma de cobro/pago diferido apropiado
para clientes con crdito dudoso e importes medianos/grandes.
VENTAJAS INCONVENIENTES
! Mayor seguridad en la transaccin. ! Cuando es aceptado el efecto adquiere condicin de ttulo ejecutivo.
! Costes de emisin y cobro.
! Instrumento de cobro/pago por el que la
empresa exige al cliente una cantidad en una fecha determinada por un producto o servicio prestados.
! Se inicia con la entrega de la mercanca por parte de la empresa.
! La empresa emite el recibo.
! El cobro del recibo podr hacerse: ! Mediante domiciliacin bancaria ! Mediante soporte magntico (Norma 58)
VENTAJAS INCONVENIENTES
! Se evita el uso de papel especial. ! Tratamiento mecanizado con el banco. ! Uso flexible en el ingreso de fondos.
! Importante realizar una gestin eficiente de los datos de domiciliacin. ! Recibos cedidos al cobro al banco, fecha de valoracin un da hbil despus del vencimiento.
Cobro recibido
Facturas pendientes, abonos y asientos
Cabecera de documento de cobro
Totales, Comentarios
Cobros
Cdigo
Nombre
Direccin del destinatario de pago o factura
Persona de contacto
N. (de serie o manual)
Fecha de contabilizacin
Fecha del documento
Referencia
Registro maestro de la
empresa o proveedor
Registro maestro de cliente
Proyecto
Cobro recibido
Aadir Cancelar Aadir en serie
! Nmero de referencia de cliente/proveedor " Visualizar todas las operaciones
" Cobro no basado en factura
" Visualizar facturas con la misma direccin de factura
25
Impuestos
25
Doc. Plazo * Total Saldo vencido
Descuento Clase de documento
Total pago
101 1 de 2 * 200 180 IN 180 101 2 de 2 100 100 2% IN 98 202 1 de 1 -50 -50 RC -50 303 1 de 1 25 25 JE 25
Cabecera de documento de cobro
Importe vencido
! La factura cobrada queda cerrada ! Se realiza el asiento contable en la
contabilidad ! La deuda del Cliente se salda ! Aumenta nuestro saldo en Bancos ! La factura y el cobro quedan reconciliados en
contabilidad Cliente
1 FP
Banco
1
Factura pendiente
Cobro Medio de pago: Transferencia
! La factura pagada queda cerrada ! Se realiza el asiento contable en la
contabilidad ! La deuda con el Proveedor se salda ! Disminuye nuestro saldo en Bancos ! La factura y el pago quedan reconciliados en
contabilidad Proveedor
1 OI
Pagos efectuados Medio de pago: Transferencia
Banco
1
Factura pendiente
! El asistente de Cobros y Pagos se utiliza para crear automticamente documentos de cobro/pago basados en las facturas de clientes y proveedores pendientes en el sistema.
! Cuando se inicia el asistente de pagos, se especifican varios criterios de seleccin:
! Parmetros generales, como la fecha contable, la clase (cobro o pago), los medios de pago (cheque, transferencia bancaria, efecto) y la serie a utilizar para crear los documentos.
! Los clientes o proveedores para que el sistema compruebe y localice las facturas.
! Criterios de seleccin para los documentos que incluye el sistema.
! Las vas de pago que utiliza el sistema.
Ejecuciones de asistente
grabadas
Recomendaciones
Parmetros de documento
Interlocutores comerciales: Criterios de seleccin
Parmetros generales
Criterios de seleccin
Ejecutar
Grabar
Opciones del asistente
Car
gar
Va de pago: Criterios de seleccin
! Basndose en estos criterios, el sistema crea un informe de recomendacin que es una lista de cobros o pagos propuestos.
! Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones.
! Puede grabar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior o bien puede ejecutar los cobros o pagos.
Recomendaciones
00000150900 12131400 67291500 11
- 400,-
Criterios de seleccin
Deutsche Bank
A
El texto impreso no puede modificarse ni tacharse. Ncuenta X X X X
- Cuatrocientos - Impresin de
cheques
!Impresin de informes
!Impresin de documentos
Transferencia bancaria
Parmetros de documento
Interlocutores comerciales: Criterios de seleccin
Parmetros generales
Opciones del asistente
Va de pago: Criterios de seleccin
Documentos de pago
$
Cuaderno bancario
! Cuando ejecutamos el proceso final, el sistema crea automticamente los documentos de cobro o pago de las recomendaciones aceptadas.
! Se utiliza para realizar reclamaciones automticas a los clientes cuando no pagan sus facturas a tiempo.
! Consiste en enviar al cliente una carta (varios niveles) en la cual se reflejan las facturas pendientes, los importes y los vencimientos.
! Cuando se inicia el asistente de reclamacin, se especifican varios criterios de seleccin:
! Los parmetros generales, como el nombre de la reclamacin, la fecha de ejecucin de la reclamacin y los niveles de reclamacin que el sistema tendr en cuenta.
! Los clientes que el sistema debe comprobar para localizar las facturas que deben reclamarse.
! Seleccionar el mtodo de reclamacin: ! Una carta por factura ! Una carta por nivel de reclamacin ! Una carta por cliente
Criterios de seleccin
Informe de recomendacin
Impr
imir
Grabar
Parmetros de documento
Seleccionar Clientes
Parmetros generales
Car
gar
Ejecuciones de asistente
grabadas
Reclamacin Entrada en el registro maestro de cliente
Opciones del asistente
Recomendaciones
Registro maestro de cliente Comisiones de reclamacin
e inters de reclamacin
Condicin de reclamacin
Mtodo de reclamacin
Niveles de reclamacin 1
2 3
4
Das
! Basndose en estos criterios, el sistema crea un informe de recomendacin que es una lista de reclamaciones propuestas.
! Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones.
! Puede grabar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior o bien imprimir las reclamaciones.
! Al optar por imprimir las reclamaciones, el sistema imprime las cartas y, al mismo tiempo, almacena el nivel de reclamacin y la fecha de la ejecucin de la reclamacin en la factura de clientes.
! Tambin almacena el nivel de reclamacin ms elevado de las facturas en el registro maestro de cliente.
! Los efectos se descuentan en una entidad financiera. (nos adelantan el dinero)
! Llegado el vencimiento del efecto, el cliente no atiende el efecto y se produce el impagado.
! La entidad financiera carga el importe del efecto y los gastos originados en nuestra cuenta bancaria.
! Gestin telefnica con el cliente para renegociar el efecto impagado.
! El acuerdo obtenido puede traducirse en: ! El envo por parte del cliente de un cheque por el
importe del efecto ms los gastos originados. (se recupera todo)
! El envo por parte del cliente de un cheque por el importe del efecto. (no se recuperan los gastos del impagado)
! El libramiento de un nuevo efecto que incorpora un plazo de tiempo adicional en el vencimiento. El efecto renegociado suele incluir los gastos habidos por el impagado y cierta suma representativa de los intereses que cargamos al cliente por el aplazamiento convenido.
! Si el acuerdo no llega a un buen fin: ! El impago del efecto es definitivo, sin
posibilidad de recuperacin del importe. ! Recuperar la mercanca vendida. ! Si la venta estaba asegurada con una
compaa (por ejemplo: Crdito y Caucin), deberemos crear un expediente con dicha compaa para cobrar el % que tengamos acordado para estos casos. (suele ser el 80% del importe del efecto impagado)
- Proceso manual (proveedor a proveedor) -Proceso automtico (generacin masiva)
Informes de Situacin
Cartera de Pagos Mantenimiento cartera de pagos Historial Cartera de
Pagos
Proceso Generacin de Cartera
- Modificar datos (Vto., cuenta Bco. prevista). - Aadir manualmente. - Eliminar.
Status = G
Disponer de una trazabilidad de los diferentes status por los que pasa un pago.
Por Proveedor Por fecha Vencimiento Por Cta, Bco. prevista
Solicitar proveedor
Facturas Compras Maestro Vas de
Pago Condiciones de Pago Maestro Proveed.
Solicitar datos
Asiento Contable
Solicitar datos
Historial Cartera de Pagos
Disponer de una trazabilidad de los diferentes status por los que pasa un pago.
Emisin de Cheques Norma-34 Emisin de pagars
Ordenes de transferencias para pagos en fichero txt.
Solicitar datos
Proceso de Pagos a Proveedores
Status = P
Asiento contable de pago
Cartera de Pagos
- Banco nuestro para pago. - Hasta vto. a pagar. - Fecha contable. - Seleccionar medio de pago (Cheque, Pagar, Norma-34).
Emisin cartas a proveedores
- Proceso manual (cliente a cliente) -Proceso automtico (generacin masiva)
Informes de Situacin - Modificar datos (Vto., cuenta Bco. cliente). - Aadir manualmente. - Eliminar.
(Cheque, Pagar, Recibo, etc.)
Cartera de Cobros Historial Cartera de
Cobro
Proceso Generacin de Cartera
Status = G
Solicitar datos
Asiento Contable
Facturas Ventas Maestro Vas de
Pago Condiciones de Pago Maestro Clientes
Mantenimiento cartera de Cobros Solicitar Cliente
Por Cliente Por fecha Vencimiento Por Tipo de Cartera
Solicitar datos
Disponer de una trazabilidad de los diferentes status por los que pasa un cobro.
Historial Cartera de Cobro
Disponer de una trazabilidad de los diferentes status por los que pasa un cobro.
Norma-58
Anticipo de crdito en fichero txt
Solicitar datos
Proceso Remesa de Cobros a Clientes
Status = R Asiento contable Remesa
Cartera de Cobros
Emisin carta para el Banco
- Banco nuestro para cobro. - Seleccionar cobros - Fecha contable. - Seleccionar medio de cobro (Cheque, Pagar, Norma-58). - Seleccionar: Cobro / Descuento
Acompaamos los documentos fsicos (cheques, Pagars, Letras)
Solicitar datos
Proceso vencimiento efectos
Status = P
Al vencimiento de los efectos, se pasan a cobrados y el status = P Si un cliente no atiende el efecto a su vencimiento se produce el impagado y el status = I
MaestroBancos (Riesgo)
Asiento contable del cobro o impagado