PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS LOGÍSTICOSeebpsa.com.co/wp-eebp/provee/procedi.pdfproceso gestiÓn administrativa y servicios logÍsticos procedimiento compras de bienes

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS LOGÍSTICOS

PROCEDIMIENTO COMPRAS DE BIENES Y

SERVICIOS

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .............................................................................................................. 2 2. ALCANCE ............................................................................................................... 2 3. DEFINICIONES ....................................................................................................... 2 4. DESCRIPCIÓN DELPROCEDIMIENTO .................................................................. 5

4.1. Gestión De Solicitudes (Carritos de Compras) ........................................................ 5 4.2. Gestión De Abastecimiento y Contratación ............................................................. 6 4.3. Entrada De Bienes/Servicios y Gestión De Pagos .................................................. 9 4.4. Procedimiento Para Contratación Abierta “Licitación” ............................................ 12

5. CRITERIOS OPERATIVOS ................................................................................... 13 6. DURACIÓN DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): ........................................................ 16 7. PRODUCTO:......................................................................................................... 16 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ....................................................................... 16 9. RELACIÓN DE FORMATOS ................................................................................. 17 10. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................... 18 11. ANEXOS ............................................................................................................... 20



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1. OBJETIVO El propósito de este procedimiento es dar instrucciones para la adquisición de bienes y servicios por invitación directa e invitación abierta de acuerdo a lineamientos del “Reglamento de Contratación” aprobado por Junta Directiva, con el fin de hacer una selección y contratación de la oferta más favorable para la Empresa de Energía del Bajo Putumayo S.A. E.S.P. (en adelante EEBP), para una prestación eficaz, eficiente y efectiva del servicio.

2. ALCANCE Inicia con: Solicitud de bienes y servicios y/o carrito de compras. Finaliza con: Evaluación y Revaluación de Proveedores/Contratistas.

El presente procedimiento aplica para todas las actividades realizadas entre la solicitud de bienes/servicios, la contratación, ejecución, liquidación del contrato u Orden de Compra/Servicio y la evaluación de desempeño.

3. DEFINICIONES CARRITO DE COMPRAS: Es el instrumento que maneja SAP Business ByDesign para realizar requerimientos de bienes para No Stock y Servicios, sin embargo por la necesidad de controlar todos las solicitudes de bienes/servicios, se hicieron ajustes en el sistema de tal manera que también se solicitan los materiales de Stock y activos COMPRAS NO STOCK: Son todos los productos consumibles que no están involucrados con la operación y que además no se controlan a través de un Inventario, es decir se contabilizan directamente al gasto. Ejemplo: elementos de Cafetería, ferretería, transporte, arrendamientos, entre otros. COMPRAS STOCK: Todos los productos involucrados en la operación, materiales que ingresan a bodega, también algunos consumibles que ingresan a inventarios. Ejemplo: Materiales eléctricos, EPP, Elementos y Equipos de Seguridad, Útiles y Papelería, entre otros. BIENES: Corresponde a la clasificación genérica para compras generales de productos tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc.). SERVICIOS: Corresponde a clasificación genérica para compras de servicios, obras, contratistas, consultoría y otros servicios. BIENES DE CONSUMO: Son todos aquellos bienes que no entran a ser parte del inventario de la EEBP y que son destinados para una utilización específica, como repuestos para el mantenimiento de equipos de cómputo y comunicación, vehículos, accesorios, materiales



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de construcción para el mantenimiento de la infraestructura de la empresa, elementos de cafetería. PEDIDO: Instrumento por medio del cual se contrata bienes y/o servicios. CONTRATO MARCO: Contrato realizado en el sistema, el cual no se imprime (instrumento de control) para la compra de bienes de consumo y/o servicios con varias entregas, permite controlar el presupuesto asignado. Para liberar las entregas se debe realizar pedido. CONTRATO EEBP: Contrato físico realizado por fuera del sistema Sap, cuando el pedido supera los quince (15) SMMLV, también cuando se requiere contratar por prestación de servicios, aun sin superar los quince (15) SMMLV. Este documento se elabora siempre que se realiza un contrato marco. INVITACIÓN DIRECTA: Para contratación superiores a quince (15) SMMLV hasta ciento cincuenta y seis (156) SMMLV, requieren mínimo de tres (3) ofertas y será facultad del Gerente General. Podrá realizarse a través de solicitud de única oferta de acuerdo a lo establecido en literal (a) del Artículo 11 del Reglamento de Contratación. INVITACIÓN ABIERTA: Se hace a través de la realización de pliegos de condiciones con evaluación por parte del Comité de Contratación y posterior aprobación de la Junta Directiva, aplica para contratación de cuantías superior a quinientos (500) SMMLV o por menor valor a juicio de la Administración. PEDIDO DIRECTO: Para cuantías hasta quince (15) SMMLV, se hace a través de una única oferta. Este tipo de contratación será facultad del Gerente General y podrá ser delegado al Subgerente Administrativo y Financiero. PROVEEDOR: Es la persona natural o jurídica, que cumple con las exigencias establecidas por la EEBP para prestar servicios o entregar bienes. PROVEEDOR DE BIENES O SERVICIOS: Personal natural o jurídica que, luego de un proceso de cotización o licitación, entrega como resultado un producto o servicio a la EEBP. PROVEEDOR DE SERVICIOS O CONTRATISTA: Personal natural o jurídica que, luego de un proceso de cotización o licitación, entrega como resultado un servicio a la EEBP. PROVEEDORES CRÍTICOS: Corresponden a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final de la EEBP. La falta, omisión, retraso o falla del producto o servicio imposibilita la prestación del servicio ofrecido por la EEBP afectando directamente la calidad e imagen de la empresa (Ver tabla 2 en este documento). PROVEEDORES NO CRÍTICOS: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final de la EEBP. No representa un mayor impacto o relevancia para la ejecución o cumplimiento de las funciones propias de la EEBP (Procesos Misionales) y la entrega del servicio en sí mismo.



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PROVEEDOR CALIFICADO: Los proveedores que obtuvieron un desempeño igual o superior al 80%, serán valorados como “CONFIABLE”, significa que es un proveedor competente y se aconseja mantener como proveedor. SAF: Subgerencia Administrativa y Financiera. SMMLV: Salarios Mínimos Mensuales Vigentes. Asignación de Objetos de Costos:

Personal: Los costos de personal se pueden asignar de manera directa o en función del tiempo dedicado a las mismas. Su estimación se puede hacer a través de aplicativos de sistemas en los cuales diariamente los trabajadores registran el tiempo dedicado a las diversas actividades de su competencia. A falta de estas aplicaciones, se pueden establecer distribuciones con base en el análisis en campo de los procesos y actividades, que se utilizan durante cierto tiempo como estándar, pero que deben ser actualizadas con cierta periodicidad.

Misceláneos: El recurso misceláneos corresponde a los conceptos generalmente denominados como “servicios generales” y referidos a costos tales como vigilancia, aseo y cafetería, seguros, servicios públicos, afiliaciones, impuestos, etc. Los drivers varían de acuerdo con el concepto. Por ejemplo la vigilancia puede ser por áreas ocupadas y vigilantes asignados; el aseo por áreas, la cafetería por número de trabajadores, el servicio público de agua por personal si es solo para baños, la energía por contadores y carga instalada, entre otros.

Materiales: Los materiales generalmente se asignan directamente a través de las aplicaciones de manejo de inventarios, direccionando las salidas de almacén individual y claramente a cada centro de actividad.

Equipos: Para las asignaciones de los conceptos de costos de equipos se requiere una información muy precisa de las depreciaciones, su identificación y su localización, por lo cual la empresa debe contar con un subsistema de activos fijos. Igualmente debe existir claridad sobre los equipos en arrendamiento o leasing. Es importante resaltar que este recurso representa una parte importante de los costos totales dadas las grandes inversiones que demanda en equipos la prestación de los servicios públicos. De allí la importancia de contar con una información confiable.

Edificios: Para efectos de la distribución de costos del recurso edificios debe contarse con la información precisa de las depreciaciones o arrendamientos y generalmente se distribuyen a los centros de actividad en proporción al área que ocupan y costos de las mismas ya que existen áreas más costosas que otras, como por ejemplo las oficinas de la administración.

Bienes y servicios para la venta: Los costos de bienes y servicios para la venta corresponden principalmente a la compra de bienes entre agentes prestadores para



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ser transformados, tratados y/o comercializados, tales como: la compra de energía. Se deben considerar también, los costos originados en operaciones entre empresas del mismo sector por uso de redes, líneas, activos compartidos y los correspondientes a contribuciones y otros conceptos, necesarios en la prestación de Servicios Públicos, tales como pagos o amortización de licencias y regalías.

Categoría de Productos: Clasificación de bienes y/o servicios de acuerdo al

porcentaje de retención a aplicar, según resolución DIAN.

4. DESCRIPCIÓN DELPROCEDIMIENTO

4.1. Gestión De Solicitudes (Carritos de Compras) Ver instructivo Gestión de Solicitudes de Bienes y Servicios (Carrito de Compras en SAP)

No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Inicio

1.

Realizar requerimiento de bienes o servicios (carrito de compras)

Realizar solicitud de bienes o servicios de acuerdo a los tiempos establecidos, previa revisión del Presupuesto de Costos y Gastos aprobados por Junta Directiva. Ingresar a SAP Business ByDesign: 1.1 En el WC Página Principal en la vista Resumen de

Autoservicios. 1.2 En la sección de Compras, seleccionar Ir de

Compras avanzado.

1.3 Confirme datos del empleado que está haciendo la compra, el destinatario de la compra.

1.4 Defina la asignación de un objeto de coste. 1.5 Defina la asignación de centros de costos (uno o

varios) donde se cargará la compra. 1.6 Especificar el lugar de entrega. 1.7 Elegir los productos o servicios que se van a

comprar, puede buscarse por medio de catálogo o por los campos de búsqueda del carrito.

1.8 Ejecutar el botón Transferir posiciones

seleccionadas. 1.9 Seleccionar tipo de elemento si es material o

servicio.

1.10 Asignar por posición los valores estimados a los productos o servicios transferidos.

1.11 Verificar la información y establecer la fecha de entrega.

1.12 Colocar comentarios internos con relación a especificaciones del producto por posición.

1.13 Enviar el carrito de compras con el botón Finalizar.

Se envía para aprobación.

Responsable del área donde se

necesita el recurso.

ID Creación del Carrito de Compras



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Nota 1: Realizar las solicitudes de acuerdo a los tiempos establecidos por la SAF, hasta 10 cada/mes para bienes y hasta el 16 cada/mes para servicios.

2

Aprobar solicitud de carrito de compras.

2.1 Desde mi Área de Responsabilidad, en la vista

Aprobaciones. 2.2 Verificar por posición y/o carrito de compras si la

asignación de Centros de Costos es correcta. 2.3 Verificar si la solicitud fue aprobada en el

Presupuesto para la vigencia. 2.4 Aprobar para continuar con el proceso o devolver

para revisión a fin realizar las respectivas

correcciones.

Gerencia General

Subgerentes

Profesional de

Calidad

ID Carrito de Compras aprobado

3

Verificar Asignación Centros de Costos

3.1 Aprobar o devolver para revisión de la asignación

de los objetos de coste, Centros de Costos y presupuesto.

3.2 Si lo envía para revisión, regresa al Jefe del área para que se realice correctamente la asignación de costos, puede generar una tarea para realizar las

aclaraciones respectivas.

Nota 1: Una vez aprobado el carrito de compras automáticamente pasa a solicitud de compra.

Profesional de Costos y

Presupuesto

Acción en el Proceso

Nota: Punto de Control “Sombreado”

4.2. Gestión De Abastecimiento y Contratación Ver instructivo Gestión de abastecimiento Proveedores/Contratistas.


4

Gestionar solicitudes de oferta de todas las solicitudes para compra de productos de stock

4.1 En el centro de trabajo Solicitudes de compras y pedidos, y la vista solicitudes de compra.

Almacenista: Verifica existencias y registra cantidades en el centro de trabajo de Aprovisionamiento y Contratación, una vez recibida la oferta del proveedor, para que la Asistente de Compras continúe con el pedido de compras.

Nota 1: Para los productos de Stock se realiza la

solicitud de oferta, se cargan las ofertas recibidas y se genera el pedido en SAP. Nota: Las cantidades susceptibles de modificación, se

manejan a través de comunicaciones internas y vía correo electrónico con los involucrados: Asistente de Compras y los responsables de la solicitud.

Almacenista (Verifica y

registra cantidades de

Stock)

Asistente de Compras

(realiza pedido)

Acción en el proceso



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5

Realizar proceso de selección del Proveedor o Contratista.

5.1 Realizar proceso de evaluación y selección de Proveedor/Contratista, diligenciando el formato de evaluación por cada oferente de acuerdo a los requisitos aplicables.

¿El valor a contratar supera los 156 SMLV?

SI: Mayor a 156 hasta 500 SMLV requerirá selección y

aprobación por el Comité de Compras. SI: Supera los 500 SMLV se requiere abrir un proceso

Licitatorio, evaluación por Comité de Compras y aprobación de Junta Directiva. La Gerencia General puede determinar abrir un proceso licitatorio, por valores inferiores a los 500 SMLV si el tipo de requerimiento así lo requiere. Realizar las actividades para contratación abierta “Licitación”.

NO: La Gerencia General selecciona el proveedor o

contratista, previo análisis de la oferta más favorable y de acuerdo a los criterios de selección establecidos en el procedimiento de “Selección, Evaluación y Revaluación de Proveedores. Tiempo máximo dos

(2) días. Nota 1: Para hacer la selección de proveedores se deberá tener en cuenta la calificación de desempeño de contratos anteriores, resultado del proceso de Evaluación y Revaluación de Proveedores. Nota 2: El acta del comité de compras deberá elaborarse en el desarrollo de la reunión y firmarse una vez termine la reunión para continuar con el proceso de contratación.

Gerencia General

Selecciona proveedor hasta 156

SMLV

Asistente de Compras Convoca

Comité de Compras y

elabora Acta

Secretaria Junta Directiva Oficio

Aprobación de Junta Directiva

F4.MPA4

Evaluación y Selección

Proveedores/Contratistas

Proveedor/Contratista

seleccionado por Gerencia

Acta Comité de Compras firmada

Oficio de aprobación por Junta Directiva

6

Realizar pedido de compra al proveedor/contratista seleccionado, a través de una orden de compra o contrato.

6.1 En el Centro de Trabajo Solicitudes de Compra

y Pedidos en la vista Nuevo Pedido de Compra, marque la opción Visualizar todo.

6.2 Indique el comprador responsable, la empresa, lugar de entrega y condiciones de pago.

6.3 Seleccione los productos a comprar, por cada posición.

6.4 Verificar y finalizar con el botón Pedir.

En la vista Anexos del pedido debe cargar los

documentos que soportan el proceso de selección del Proveedor/Contratista:

Acta de Comité de Compras (si aplica)

Oficio de aprobación de Junta Directiva (si aplica).

Oferta de proveedor con visto bueno del responsable de la solicitud, Jefe Administrativo y Gerencia cuando aplique.

Orden de Compra Bienes y/o servicios aprobada con firma por Gerencia y el


Jefe Administrativa

Asegura cumplimiento Reglamento Contratación

Asistente de Compras Asistente

Administrativa

ID Pedido de compra para aprobación.



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proveedor cuando el pedido es menor a 15SMMLV.

F4.MPA4 Evaluación y Selección Proveedores/Contratistas firmado.

Nota 1: Cuando el pedido supere los 15 SMMLV, se crea una tarea a la Asesora Jurídica, y se envía la documentación pertinente para realizar contrato EEBP.

7

Verificar y aprobar cumplimiento de requisitos Reglamento de Contratación y elaborar contrato EEBP (si aplica)

7.1 Verificar el cumplimiento de lo establecido en el Reglamento de Contratación, las respectivas aprobaciones de acuerdo al monto a contratar.

7.2 Asegurar el cumplimiento de exigencias de pólizas que aplican.

¿El pedido requiere realizar contrato EEBP?

SI:

Realizar Contrato EEBP de acuerdo a los criterios de selección establecidos y enviar al responsable del requerimiento para su revisión y ajustes finales. Nota 1: El área de contratación podrá solicitar revisión del contrato al responsable del requerimiento cuando existan diferencias de especificaciones entre lo requerido y la oferta del proveedor/contratista. Tiempo: Un (1) día hábil para revisar y solicitar los ajustes correspondientes. Tiempo estimado: Máximo dos (2) días, excepto las contrataciones que superen los 500 SMLV que tomarán máximo cinco (5) días hábiles.

NO:

Aprobar el Pedido de compra en SAP previa revisión de Orden de Compra Bienes y/o servicios. 7.3 Validar la consistencia de los documentos de

Orden de Compra o Contrato EEBP para la adquisición de bienes o servicios.

7.4 En el Centro de Trabajo Mi área de responsabilidad, en la vista de Aprobaciones.

7.5 Aprobar, devolver para revisión o rechazar el

proceso.

Nota 2: El contrato se elabora en plantilla Orfeo, se radica y se imprime para firmas del Gerente.

Asesora de Asuntos Legales y Contratación

Responsable del Requerimiento

Revisa contrato

Contrato EEBP de Bienes y/o

Servicios

F4.PR1.MPA4 Orden de

Compra de Bienes y/o servicios

8 Aprobar pedido de compra o contrato

8.1 El ordenador del gasto aprueba el pedido de compra.

8.2 En el Centro de Trabajo Mi área de responsabilidad, en la vista de Aprobaciones

8.3 Puede Aprobar o devolver para revisión. Nota 1: El contrato EEBP se entrega en la oficina administrativa para realizar oficio remisorio al proveedor, y se entrega a la Auxiliar de Gestión Documental para radicación y envío. Nota 2: Una vez recibido el contrato EEBP firmado por el Gerente, se busca el pedido y en Notas se crea comentario para proveedor donde se registra el número del contrato EEBP, se finaliza con Pedir.

Gerencia General Aprueba

Firmar Orden de Compra o

Contrato EEBP

Asistente de Compra

Finaliza con Pedir

ID Pedido Aprobado

Contrato EEBP u Orden de

Compra firmado



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Tiempo estimado: Tiempo máximo un (1) día.

9

Legalizar la orden de pedido (Orden de compra o Contrato EEBP)

9.1 Firma de la orden de pedido (Orden o Contrato) por parte del Proveedor/Contratista y constitución de pólizas. Plazo: Cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido.

9.2 Después de legalizar la orden de pedido se dará aprobación para ejecución.

Nota 1: Para agilizar el trámite de legalización se podrá enviar el contrato en medio magnético para revisión por parte del proveedor/contratista y constitución de pólizas. Nota 2: Para evitar reprocesos de errores en la constitución de pólizas, se hará una revisión previa en medio magnético y se certificarán con la póliza en documento original Tiempo estimado: Tiempo máximo seis (6) días.

¿El inicio del contrato requiere anticipo?

SI:

Realizar revisión de la forma de pago y cargar en la vista Anexos los documentos requeridos para

legalizar el anticipo.

Entregar documentación en físico al área financiera, dejando registro en el libro control de cuentas (Entregado-Recibido), para que se adelante proceso de facturación y pago del anticipo.

NO: Continua con la Actividad No 10.

Proveedor/Contr

atista

Asesor Jurídico Revisar y

aprobar pólizas

Auxiliar de

Gestión Documental Radica en

ORFEO y hace descargo con la guía (fecha

recibido)

Asistente Administrativo

Trámite de anticipo (si

aplica)

Contrato u Orden de Compra

Legalizado

F3.PR1.MPA4 Certificación de

pólizas

Soporte contable pago

de anticipo (si aplica)

10

Notificar al supervisor y/o Interventor del Contrato

10.1 Enviar una Tarea al Supervisor y/o Interventor

informándole el inicio del contrato. 10.2 Elaborar acta de inicio (si aplica) y cargarla al

sistema en la vista Anexos.

Asesor Jurídico Contratación

Notificación al Supervisor del

Contrato

Acta de inicio (Si aplica)

11

Organizar expediente en carpeta física y electrónica con todos los soportes del contrato.

11.1 Asegurar el control de documentos en el expediente del contrato

11.2 Actualizar base de datos de “Seguimiento a Contratos”.

Asesor Jurídico Contratación

Expediente del Contrato (Físico)

Base de datos de seguimiento

a Contratos


4.3. Entrada De Bienes/Servicios y Gestión De Pagos Ver Instructivo entrada de mercancías e Instructivo gestión de pagos.



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1

Verificar cantidades de lo contratado y lo entregado por el Proveedor/Contratista

1.1 Antes de realizar la Entrada de bienes y servicios de productos de stock debe validarse detalladamente los productos, cantidades y precio, entre lo contratado (Orden de Compra o Contrato EEBP) versus lo entregado. Lo anterior requiere la modificación del Pedido y surte el mismo proceso de aprobación.

Nota 1: Informar a través de una tarea a la Jefe Administrativa cuando se presenten desviaciones por debajo de lo contratado y cuando es por encima de lo contratado se envía la tarea a la Subgerente Administrativa y Financiera. Lo anterior para que se gestionen acciones de mejora que contribuyan a la mejora continua del proceso y evitar reprocesos. Nota 2: El prerrequisito para realizar la entrada a almacén es la factura del proveedor, ya que en este documento se puede constatar cantidades y costos. Cuando se presenta la situación de entrega menor a lo contratado el sistema lo asume como una entrega parcial y el pedido queda siempre EN PROCESO.

Almacenista Entrada de

productos stock

Asistente Administrativa Entrada de

productos No stock (servicios y consumibles)

y cargue de certificación/eva

luación

Acción en el

Proceso

2

Realizar entrada de bienes y servicios adjuntando la evaluación y certificación

2.1 En el Centro de Trabajo Entrada de Mercancías y Servicios, registre la entrada de productos de No

stock o consumibles. 2.2 En el Centro de Trabajo Logística de Entrada

registre la entrada de productos de stock . 2.3 En la vista Anexos del Pedido realizar el cargue de

la Certificación/Evaluación del Proveedor o contratista, emitida por parte del Jefe de Área/Supervisor /Inventor, con el informe por parte el contratista (cuando aplique)

2.4 Actualizar base de datos registrando los resultados de la evaluación de desempeño de todos Contratos y Órdenes de Compra.

Nota 1: Para realizar la entrada de los productos de no

stock, para contrato marco, se debe elaborar previamente el pedido, éste no lleva aprobación ni tampoco se hace firmar, porque ya fue aprobado el contrato marco. Nota 2: La entrada de los Activos Fijos se realiza en el Centro de Trabajo Entrada de Mercancías y Servicios, se asigna la opción centro de coste y se da la naturaleza de activo al bien, se gestiona Vo..Bo. por parte del responsable cuando se requiera verificar especificaciones técnicas. Ejemplo: materiales, herramientas y equipos. Tiempo estimado: La certificación de cumplimiento/evaluación debe ser emitida en un plazo máximo de dos (2) días.

Asistente Administrativa Entrada de No

stock (servicios y consumibles)

y cargue de certificación/eva

luación

Almacenista Entrada de

Bienes stock, activos

Jefe del Área / Supervisor

Certificación /Evaluación del bien o servicio

contratado

ID Entrada de Bienes y Servicios

contabilizada

F5.MPA4 Evaluación

Certificación Proveedores/Contratistas

F6.PR1.MPA4

Informe de Resultados

Prestación de Servicios

Base de datos de evaluación de desempeño

de Proveedor/Co

ntratista

3

Radicar Factura o cuenta de cobro

3.1 Radicar factura o cuenta de cobro para trámite de pago del bien o servicio de acuerdo a las condiciones de pago pactadas.

3.2 Entregar Factura o Cuenta de Cobro radicada (físico) al Asistente Administrativo.

3.3 Verificar que la factura cumpla con todos los requisitos exigidos para adelantar proceso de pagos

Auxiliar Gestión Documental –

Orfeo

Asistente Administrativo

Verifica factura

Factura o Cuenta de

Cobro Radicada



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(Ver lista de verificación) y que los productos, cantidades y precios coincidan con lo contratado.

3.4 Enviar factura o cuenta de cobro por medio magnético a los responsables de la certificación o de la entrada.

3.5 Cargar en ANEXOS del pedido los documentos soportes correspondiente a la factura o cuenta de cobro.

3.6 Entregar documentación en físico al área financiera, dejando registro en el libro control de cuentas (Entregado-Recibido), para que se adelante proceso de facturación y pago del anticipo.

4 Realizar Liquidación de Contratos

4.1 Liquidar contratos previa presentación del informe final de supervisión, se proyecta el Acta de liquidación del contrato y la liquidación se deberá realizar dentro de los diez (10) días hábiles a la terminación del contrato.

Tiempo estimado: El acta de liquidación se proyecta en

un plazo máximo de un (1) día, siempre que se tenga todos los soportes legales para el proceso de liquidación.

Asesor Jurídico Asuntos Legales y Contratación

Supervisor/Interv

entor del Contrato

F7.PR1.MPA4 Acta de

Liquidación del Contrato

5

Realizar facturación, contabilización y programación de pagos

4.1 Realizar facturación del bien o servicio, ya sea desde

un pedido de compra o sin pedido. 4.2 Aprobar contabilización de la cuenta por pagar. 4.3 Realizar programación de pagos de acuerdo al flujo

de caja y priorización de los mismos según los compromisos adquiridos y obligaciones contractuales.

Asistente Contable

Factura CXP

Jefe División Financiera Aprueba

contabilización CXP

Tesorera Entregar insumos

programación CXP

Subgerente

Administrativa Financiera

Programar con VoBo Gerencia

Nota crédito y resumen de

compensación

Flujo de Caja, e Informe de Cuentas por

Pagar en Proceso

Programación de pagos

Cuentas por Pagar

6

Gestionar el pago de cuentas por pagar a Proveedor/ Contratista

6.1 En el Centro de Trabajo Cuentas por pagar, por la vista Cuenta a proveedores, por la opción buscar

digitar nombre del proveedor. 6.2 Seleccione proveedor y dar click en el botón

visualizar. Se puede seleccionar varias facturas

del mismo proveedor. 6.3 En el campo mostrar seleccione posiciones

abiertas, y seleccione factura a pagar a

proveedor.

Tesorera ID Asignación

de pagos



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7

Aprobar el pago de cuentas por pagar a Proveedores/Contratistas

7.1 Aprueba el proceso de pago, en esto momento queda contabilizado.

7.2 En el Centro de Trabajo Mi área de responsabilidad, en la vista de Aprobaciones.

7.3 Puede Aprobar, devolver para revisión o rechazar el proceso.

Gerencia General ID Orden de

Pago

8

Realizar evaluación y revaluación de Proveedores/Contratistas

8.1 Realizar Evaluación/Revaluación de Proveedores/Contratistas de acuerdo a lo establecido en la GU1.MPA4 Guía Metodológica Evaluación, Selección y Revaluación de Proveedores/Contratista.

Nota 1: La evaluación de los Proveedores/Contratistas con quienes se ha celebrado contratos mayores a un (1) mes, se realiza evaluación SEMESTRAL y revaluación ANUAL.

Jefe

Administrativa

Subgerente Administrativo y

Financiera

Evaluación de desempeño de proveedores/ contratistas Consolidado

9

Comunicar los resultados de Evaluación/Revaluación a Proveedores/Contratistas

9.1 De acuerdo a lo establecido en la GU1.MPA4 Guía Metodológica Evaluación, Selección y Revaluación de Proveedores/Contratista.

El Proveedor/Contratista podrá presentar el recurso de reposición durante los siguientes cinco (5) días hábiles.

Jefe Administrativa

Correspondencia Externa o

Correo Electrónico


4.4. Procedimiento Para Contratación Abierta “Licitación”

No Actividad Responsable Registro

Inicio

1.

Realizar solicitud de elaboración de términos de

referencia para contratación, a través de una actividad administrativa.


Actividad Administrativa a través de Correo

Electrónico

2.

Elaborar pliegos de condiciones técnicas.

Tiempo máximo un (1) mes.

Responsable del requerimiento

Pliegos técnicos

3.

Elaborar términos de referencia con base en los

requisitos, pliegos de condiciones técnicas y necesidades de contratación.

Asesor Jurídico 2

Términos de Referencia

4. Revisar y aprobar términos de referencia y se emite

orden de publicación.

Gerencia General Asesor Jurídico 2 Responsable del

requerimiento

Orden de Publicación

5. Publicar términos de referencia de acuerdo al

cronograma establecido. Asesor Jurídico 2

Términos de referencia publicados



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No Actividad Responsable Registro

6.

Realizar visita de obra cuando aplique, de acuerdo

con los términos de referencia. Esta será atendida por el área responsable del requerimiento.

Oferentes


Visita de Obra

7.

Atender aclaraciones y elaborar las adendas correspondientes. Posteriormente observar a la

Gerencia para aprobación de adendas.

Asesor Jurídico 2 Responsable del Requerimiento

Adendas aprobadas

8. Radicar Ofertas en sobre cerrado. Correspondencia Radicado de ofertas del

proceso Licitatorio

9.

Elaborar Acta de Cierre del proceso licitatorio de

acuerdo al cronograma establecido, en la fecha y hora fijada en los términos de referencia.

Asistente de Gerencia

Asesor Jurídico 2

Asesor de Control Interno

Acta de Cierre de convocatoria

10.

Realizar evaluación preliminar de las propuestas

recibidas previa a la evaluación por parte del Comité de Contratación. Se remite por correo electrónico a los responsables para que se evalúe los aspectos técnicos, financieros y jurídicos. Nota 1: Adjuntar los conceptos técnicos, financieros y jurídicos de viabilidad de la propuesta.

Remite información:

Asesor Jurídico 2

Evaluación:


Subgerente Administrativo y

Financiero

Asesor Jurídico 2

Concepto técnicos de Evaluación preliminar

emitido por cada responsable

11.

Evaluar propuestas en Comité de Compras y

seleccionar al mejor oferente. Aprobar por parte de Junta Directiva previa

selección del Comité de Compras.

Convoca al Comité:


Convoca Junta Directiva:

Gerente General

Acta Comité de Compras

Aprobación por Junta

Directiva

12.

Publicar resultado del proceso licitatorio.

Cuando se declare desierta la invitación se publica

adenda, de acuerdo al cronograma.

Publica

Asesor Jurídico 2

Publicación de selección de oferente

Fin

5. CRITERIOS OPERATIVOS Gestión de Solicitudes (Carrito de Compras) ACTIVIDAD No 1: La recepción de los diferentes requerimientos de bienes y servicios relacionados y cuantificados por medio de carrito de compras se realiza con base en el Presupuesto de Ingresos, Costos y Gastos, el Plan de Compras y el Plan de Inversión



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aprobados por Junta Directiva. De no existir disponible el rubro necesario se informa a la Gerencia General para que presente a la Junta Directiva según su consideración la propuesta de traslado o adición de fondos. A continuación se presenta la tabla que estima los tiempos generales de desarrollo de las compras según el bien o servicio a adquirir:

TIPO DE PROVEEDOR

TIEMPO MÍNIMO DESDE LA SOLICITUD

HASTA LA LEGALIZACIÓN

DEL CONTRATO

BIEN O SERVICIO

Tiempo de

cotización

Entrega de bienes o servicios

Certificaciones/evaluación Pago a

Proveedores y Contratistas

Máquinas y Equipos eléctricos y electrónicos

1 mes 7 días

Según la oferta

(condiciones de entrega)

Dos (2) días después de la

recepción de los productos o la

culminación del contrato

Máximo 8 días hábiles posteriores

a la radicación

de la factura ó

De acuerdo a las

condiciones establecidas

en el contrato u Orden de Compra

Herramientas 1 mes 15

días

Materiales eléctricos

1 mes 3 días

Insumos 1 mes 3 días

Servicios profesionales de Interventoría y asesorías

1 mes 7 días

Servicios de construcción de Obras

2 meses 15

días

Servicios de capacitaciones

2 meses 3 días

Software especial 3 meses 15

días

Nota aclaratoria: El responsable del requerimiento debe planificar los tiempos de entrega por parte de proveedor/contratista de acuerdo a la complejidad del suministro (especificaciones técnicas) del bien/servicio. Ejemplo: Importaciones, fabricación de bienes. Gestión de Abastecimiento y Contratación ACTIVIDAD No 1: Se realizan las solicitudes de oferta para adquisición del bien o servicio de acuerdo a especificaciones técnicas. Nota 1: Pedido directo requiere una (1) sola cotización hasta 15 SMLV. Nota 2: Invitación directa para contratos desde 15 SMLV hasta 156 SMLV, requiere mínimo de 3 cotizaciones si hay lugar a ella. Sin embargo, se podrá contratar con una única oferta; si el proveedor es “CONFIABLE”. Nota 3: Invitación abierta cuando la cuantía sea superior a 500 SMLV, a través de Pliegos de condiciones.



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Nota 4: Para nuevos proveedores realizar el procedimiento de inscripción y registro en el Catálogo de Proveedores. Nota 5: Informar al proveedor/contratistas las condiciones para contratar previo a la presentación de la oferta y establecer un límite de tiempo máximo para entrega de cotizaciones. Nota 6: Si se cuenta con cotizaciones vigentes del bien o servicio a adquirir, no será necesario volver a solicitar cotizaciones. La EEBP ha definido que los siguientes proveedores afectan directamente la calidad del servicio de distribución y comercialización de energía eléctrica:

PROVEEDORES QUE AFECTAN DIRECTAMENTE LA CALIDAD DEL SERVICIO

TIPO DE PROVEEDOR Descripción

Energía Eléctrica Generadores

Máquinas y Equipos eléctricos y electrónicos

Transformadores (Trifásicos – Monofásicos), Medidores electrónicos o electromecánicos, Módem , Pinzas Amperimétricas,etc.

Herramientas Alicates, Destornilladores, Antenallas, Poleas, Llaves Expansivas, Hombresolo, Pértigas, , Ponchadoras, Detectores de Tensión, etc.

Materiales eléctricos Cable, Breakers, Cajas de Breakers, Fusibles, Postes en Concreto, Cortacircuitos, pararrayos Seccionadores, herrajes, etc.

Insumos Dotación en ropa de trabajo, calzado, elementos de protección personal, seguridad industrial, etc.

Servicios profesionales de interventoría y asesorías

Interventoría de Obras en las Subestaciones Eléctricas, Redes Eléctricas, Obras Civiles, etc.

Servicios de construcción de Obras

Construcción de obras de infraestructura eléctrica, Obras Civiles, etc.

Servicios de capacitaciones Capacitación en temas eléctricos, servicio al cliente y competencia del personal.

Software especial Software o aplicativos para el manejo de los sistemas distribución y comercialización que posee la EEBP.

Para contratar bienes y servicios inferiores a 500 SMLV: Para la selección de proveedores que suministran bienes, se establecen criterios asociados a la calidad, cumplimiento de especificaciones técnicas, plazos de entrega, precio y experiencia; para los proveedores de servicios se establecen otros criterios adicionales asociados al cumplimiento de normatividad en seguridad, salud en el trabajo y ambiental. Para contratar bienes y servicios superiores a 500 SMLV: Requieren invitación abierta a través de un proceso de licitación, donde se establecen los criterios de evaluación y selección; en general, cuentan con un concepto jurídico y de capacidad financiera, evaluación técnica y la evaluación de la oferta económica.



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Todo proveedor que desee participar de la selección de proveedores deberá presentar, anexar o remitir los soportes documentales, de acuerdo a lo establecido en GU1.MPA4 Guía Metodológica Evaluación, Selección y Revaluación de Proveedores/Contratista. Todo proveedor seleccionado, se registrará en el Listado de Proveedores Aprobados por la EEBP, el cual debe permanecer actualizado por el Asistente de Compras. Actualización de los soporte de la base de datos de los proveedores: Cada tres (3) meses el Asistente de Compras se encargara de gestionar la actualización de la base de datos de los proveedores considerados como críticos para la EEBP, para lo cual se solicitará a los mismos la siguiente información:

Certificado de Cámara de Comercio

Registro Único Tributario

Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía del Representante Legal Unas vez sea obtenida la anterior información, el Asistente de Compras actualiza la base de datos respectiva. ACTIVIDAD No 7: Para agilizar el proceso de contratación de bienes y servicios se elaborará Orden de Compra/Servicio hasta los 15 SMMLV y finaliza con la Evaluación/Certificación del recibo a satisfacción del bien o servicio contratado. LA CONSTITUCIÓN DE PÓLIZAS POR PARTE DEL PROVEEDOR/CONTRATISTA SERÁ OBLIGATORIA, CUANDO SE REQUIERA ANTICIPO, PAGO ANTICIPADO O CUANDO EL BIEN O SERVICIO NO TENGA GARANTÍA.

Responsable Actividad

1. Asistente de Compras Elabora la Orden de Compra/Servicios

2. Asesor Jurídico de Asuntos Legales y Contratación Revisa la Orden de Compra/Servicios

3. Gerente General Aprobar la Orden de Compra/Servicios

6. DURACIÓN DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): Treinta (30) días máximo hasta la legalización del contrato, la duración del procedimiento varía de acuerdo al tipo de requerimiento.

7. PRODUCTO: Contratación y suministro de bienes y servicios

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA



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Manual de Contratación aprobado por Junta Directiva.

GU1.MPA4 Guía Metodológica Evaluación, Selección Y Revaluación De Proveedores/Contratistas

Manual Técnico SAP No 4. Compras (No stock)

Manual Técnico SAP No 13.1. Cuentas por Pagar

Manual Técnico SAP No 2. Aprovisionamiento estratégico

9. RELACIÓN DE FORMATOS

F3.PR1.MPA4 Certificación de Pólizas

F4.PR1.MPA4 Orden de Compra/Servicio

F6.PR1.MPA4 Informe de Resultados Prestación de Servicios

F7.PR1.MPA4 Acta de Liquidación de Contratos

F4.MPA4 Evaluación y Selección Proveedores/Contratistas

F5.MPA4 Evaluación Certificación Proveedores/Contratistas



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10. DIAGRAMA DE FLUJO Flujograma 1.

Gestión de Solicitudes (carrito de compras)

Gestión de Abastecimiento y

Contratación

Entrada de bienes/servicios y gestión de pagos

1. Realizar requerimiento (carrito de compras)

2. Aprobar carrito de compras

3. Verificar asignación de Centros de Costos

4. Gestionar solicitudes de oferta de las solicitudes de compra

5. Gestionar proceso de evaluación y selección

6. Realizar pedido de compra (OC /Contrato EEBP)

7. Verificar y aprobar OC y elaborar Contrato (si aplica)

8. Aprobar Pedido de compra o contrato (Firmar documento)

9. Legalizar orden de pedido (OC o Contrato EEBP)

10. Notificar al Supervisor del Contrato o responsable

11. Organizar expediente del Contrato

OC: Orden de Compra

12. Verificar cantidades de los contratado y lo entregado.

13. Realizar entrada de

bienes y servicios

14. Radicar Factura de Venta o Cuenta de Cobro

16. Facturar y contabilizar cuenta por pagar

17. Gestionar el pago de

cuentas por pagar

18. Aprobar el pago de cuentas por pagar

19. Realizar procesos de

Evaluación/Revaluación

20. Informar resultados de Evaluación/Revaluación

15. Realizar liquidación de contratos EEBP



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Flujograma 2

25. Evaluar propuestas en comite de compras

- Aprobar por parte de la junta directiva

26. Publicar resultado del proceso licitatorio

Inicio

18. Elaborar terminos de ref erencia

17. Elaborar pliegos de condiciones tecnicas

19. Rev isar y aprobar terminos de ref erencia

20. Publicar terminos de ref erencia

21. Atender aclaraciones

22. Radicar of ertas

23. Elaborar acta de cierre

24. Realizar ev aluacion preliminar

16. Realizar solicitud de elaboracion de

terminos

Fin



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11. ANEXOS No aplica.

RELACIÓN DE VERSIONES Y NATURALEZA DE CAMBIOS

Versión Fecha Cambio

1 26/01/2011 Creación del documento.

2 09/06/2011

Se hace claridad que la selección de proveedores aplica para los proveedores de construcción de infraestructura eléctrica.

Se modifica el responsable de autorizar a los proveedores con calificaciones inferiores a siete (7) puntos, ésta estará a cargo del Subgerente Administrativo y Financiero y no por el Asesor de Control Interno.

Se hace claridad en cuento a las responsabilidades del cargo de Asistente de Compras y el Asistente administrativo.

Se hace claridad en cuento a quien posee la responsabilidad de seleccionar las ofertas favorecidas de acuerdo a lo establecido en el manual de Contratación de la EEBP.

Se aclara que la Gerencia General deberá dejar constancia de la selección de las ofertas mediante su firma en las aceptadas.

Se establece la delegación de contratación al Subgerente Administrativo y Financiero.

Se traslada la responsabilidad de la elaboración de contratos del Asistente Administrativo al Área Jurídica.

3 09/04/2015

Se ajusta procedimiento de acuerdo al nuevo Manual de Contratación aprobado por Junta Directiva bajo el Acuerdo 002/2015, se mejora el paso a paso del procedimiento, se elimina los ítems de evaluación y revaluación para documentarlo en otro procedimiento, se modifica la codificación del procedimiento y formatos de acuerdo al nuevo procedimiento de Control de Documentos.

4 24/11/2016 Se ajusta el procedimiento de acuerdo al funcionamiento del ERP SAP Business ByDesign, así mismo se alinea a la implementación de la GU1.MPA4 Guía de evaluación, selección y revaluación de Proveedores/Contratistas.

ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

Elaboró Revisó Revisó Aprobó

ANDREA VELEZ MONTENEGRO

Jefe Administrativa

MARÍA LUCILA ACOSTA A. Profesional de Calidad y PE

ANA SILVIA ZAMBRANO ROMO Subgerente Administrativo y

Financiero

KELLY OSMAN PRADO HERRERA

Gerente General

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PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS LOGÍSTICOSeebpsa.com.co/wp-eebp/provee/procedi.pdfproceso gestiÓn administrativa y servicios logÍsticos procedimiento compras de bienes