PROCESO DE LEGALIZACIÓN

-RAISE-

AIESEC EN COLOMBIA IGIP

CONTENIDO

Generación de Convenio Físico

1. Generación de Convenio

Físico

2. Generación de Convenio por START

General Normal Raise Process

Docs RaiseTN Form Writting Standard

GenerateTN-ID Upload TN and Docs

https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?

key=0AlTfAQqxWOyTcERfZzYzV3RMZldnWDI4VjBtamJvVGc

Complete the Gdoc.

Agreement Upload

Send Docs to the MC

Update Send Date

LCLC LC

LC

Upload JQ, Agreement,RUT

MC Upload Invoice

Docs to the MC

Sign agreement and sending to the LC

Invoice filedTN Available

GENERACIÓN DE CONVENIO FÍSICO

1. La empresa debe estar en PODIO ya que se debe crear previamente cuando se

llama como "Pista" y "Cita".

2. Firmar en la Empresa el JQ y pedir RUT.

Generación de Convenio Físico

2. Antes de pedir el Convenio: El miembro del LC debe Subir JQ y generar TN ID en

MyAiesec.

Para esto Recordemos que el éxito de un intercambio depende de la claridad de la

Información que se coloque en la TN FORM.

(Se debe colocar información básica que se encuentra en el documento "TN Form Writing Standard " en

PODIO IGIP Knowledge)

Generación de Convenio Físico

• Aclarar expectativas del intercambio en términos de: JD, condiciones de vida, legalidad en Colombia, pagos extras para EVITAR problemas de calidad.

• Adicionar la siguiente información en la parte que dice: Additional information a potential candidate may require for the Internship

1.Please check all the Visa process in this link: http://www.myaiesec.net/content/viewwiki.do?contentid=10219640#show

2.Please read with attention the letter to trainee that is in the link.

3.According to Colombian law, you must be registered under local health services. AIESEC will provide you with all the information and support on this topic since we have national agreement with insurance company. The cost is a monthly payment of $90.000 COP ($45 USD) and must be paid by the trainee.

4.Regarding the Colombian law, you must get the Foreign ID Card in order to be registered in Colombia during your internship. The cost is a unique payment of $149.650 COP (75USD) and must be paid by the trainee.

5.In the event of having to renew your VISA, you will pay the cost of it.

Generación TN Form: Tener en cuenta

*Crear TN form en PODIO en la herramienta Raising y Legalidad con la información básica.

3. Luego el VP o Account Manager debe Completar la información del sig GDOC para

generar Convenio:

https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AlTfAQqxWOyTcERfZzYzV3RMZldnW

DI4VjBtamJvVGc

Generación de Convenio Físico

*El Documento en PDF será subido directamente a PODIO desde la oficina Nacional por medio del usuario "VISAS

AIESEC" en la TN form correspondiente.

Generación de Convenio Físico

4. Enviar Documentos Físicos al MC.

Colocar el sobre a nombre de AIESEC en Colombia. Dirección: Crr 11 # 78-73. Para

confirmar Tel: 5400330 Ext. 3375.

Rut, JQ, 3 Copias con Firma Original del Convenio.

Generación de Convenio Físico

Cuando se haga el envío por correspondencia, favor relacionar la notificación del envío en PODIO: herramienta "Recepción y Envío de Documentos".

*El MC se encargará de completar la Información cuando se reciba el documento en la Oficina Nacional.

Generación de Convenio Físico

5.Luego de tener los documentos listos el VP debe Subirlos Escaneados en PODIO: (JQ, Convenio Firmado, RUT).

Generación de Convenio Físico

6. Cuando se tiene toda la documentación legalizada con Firmas y soportes el MC genera la factura. (Se subirá a Podio en la Herramienta "Raising y Legalidad")

7. Corresponde al VP subir el Escaner del soporte de pago del 50 % de la CUA.

8. Después de verificar el pago el MC pasará la TN a status Available.

Generación de Convenio Físico

9. Completar el perfil de la TN en PODIO en la herramienta "TN Supply Colombia".

Generación de Convenio Físico

1. Si el TN Taker ya Firmo el Convenio, y los documentos están listos para enviar a la oficina Nacional. Se puede enviar Vía Email el Scan del convenio Firmado, RUT y JQ a la MCVP y así se agilizara el proceso de Facturación.

2. Si ya se genero Factura y fue Radicada en la Empresa, pueden enviar el Scan de la Factura Radicada para colocar más rápido la Forma en Available.

Claves para agilizar el Proceso¡¡¡

GENERACIÓN DE CONVENIO POR START

http://co.aiesec.org/start/

Automáticamente se genera el convenio general en el sistema

Docs Raise«TN Form Writting Standard»

LC

GenerateTN-ID

LCLC

Assign TN-ID y/o EP-ID to JQ

LC

CUA, MA, CSMSign AgreementMCX-MCF-MCP

Ask for Invoice

New Invoice Upload Docs

General START Raise Process

1. La empresa debe estar en PODIO ya que se debe crear previamente cuando se llama como "Pista" y "Cita".

2. Ir a http://co.aiesec.org/start/ para iniciar la generación del convenio.

Generación de Convenio START

A continuación encontrarán el Link de Diferentes tutoriales que explican como hacer los procesos a nivel local por parte de VPs y Trainees:

A. Registro Organización:

http://www.youtube.com/watch?v=6Fm1dzUbXL4

lA

Para que el proceso sea más ágil, la empresa debe tener en un Archivo Digital Formato el Escáner del Certificado de Cámara y

Comercio de la organización. La plataforma los registra y para ingresar deben digitar el NIT

como USUARIO y la contraseña que crearon.

B. Crear y Firmar JQ (Lo hace el TN Taker) http://www.youtube.com/watch?v=39G53S8qpWo

La empresa entra a la Plataforma, y en compañía con el Vendedor crea el JQ. Cuando se confirma la creación del JQ inmediatamente busquen el Icono para que la empresa pueda firmarlo.

1

2

C. Ver TN ID y EP ID (Lo hace el LC)http://www.youtube.com/watch?v=ZExJRTi95Hw

Si el TN Taker ya firmó el JQ, el VP debe subir la Forma a la plataforma MyAiesec para generar el TN ID y asignarlo al JQ.

D. Editar Convenio (Lo hace el LC)

http://www.youtube.com/watch?v=XxXfYciuJNA

El VP debe entrar a modificar el Convenio y colocar los datos de Precios (CUA, Margen Administrativo y Subsidio de Manutención) con los cuales se cerró la Negociación. TENGAN CUIDADO A LA HORA DE INGRESAR CIFRAS, DEBEN IR SIN PUNTOS NI COMAS (1400000).

E. Firmar Convenio (Lo hace el TN TAKER Y MC) http://www.youtube.com/watch?v=AEo3Qlwecc8A

Cuando se genera el Convenio Corresponde a la Empresa Revisar el convenio y Firmarlo, para que luego sea firmado por el MC)

F. Generación de Pago Factura (Lo hace TN Taker) http://www.youtube.com/watch?v=TOrlkKbIopI

Finalmente cuando todo el MC halla firmado el Convenio se generará la Factura para realizar el pago por medio de PagosOnline. *Si la empresa no va a pagar Vía ONLINE, el VP debe enviar un correo a administrativo@co.aiesec.org y a la MCVP IGIP solicitando Factura. La factura será subida a PODIO en el espacio de Rasing y Legalidad.

3.Luego de la generación de documentos en START, los archivos Subirlos Escaneados en PODIO: (JQ, Convenio Firmado, RUT) en el espacio de Raising y Legalidad .

Generación de Convenio START

4. Corresponde al VP subir el pantallazo del pago del 50 % de la CUA o el soporte de pago.

5. Después de verificar el pago, el MC pasará la TN a status Available.

6. Completar los datos en PODIO de la TN en la herramienta TN Supply Colombia.

Generación de Convenio START

Cualquier duda por favor comunicarse con:

Julieth Perdono Manager de

Estandarizaciónvisas.aiesec@gmail.com

GRACIAS...