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Municipio El Marqués, Querétaro C-M4.01
SISTEMA MUNICIPAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA
Contraloría
FECHA OPERATIVA
19 Noviembre de 2013
Módulo IV. Control de Auditorias y Procesos Administrativos
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS DE CONTRALORÍA
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
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C.P. Felipe de Jesús Esperón Vilchis
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Contralor C.P. Felipe de Jesús Esperón
Vilchis
Director General del SMDIF
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ÍNDICE
_____________________________________________________
Objetivo General 2
Objetivo Específico 2
Alcance o Ámbito de Aplicación 3
Marco Normativo 3
Políticas 5
Normas 9
Descripción del Procedimiento 10
Procedimiento Registrado en el Consejo Interno de Armonización Contable
166
Visto Bueno Firma
Lic. Enrique Vega Carriles Presidente Municipal
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OBJETIVO GENERAL
_____________________________________________________
El Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués
Qro. (SMDIF), tiene como principal objetivo, atender a los habitantes del Municipio brindando
una atención de calidad y calidez, dirigiendo los servicios y realizando un conjunto de
acciones tendientes a mejorar las condiciones de carácter social para el desarrollo integral del
individuo; en materia de salud, alimentación, jurídica, desarrollo comunitario, adultos mayores,
discapacidad física y mental, particularmente a los sectores más vulnerables, bajo estos
instrumentos de asistencia social, así como la eficiente administración de los recursos
humanos, materiales y financieros.
OBJETIVO ESPECÍFICO
_____________________________________________________
Optimizar, eficientar y minimizar tiempos de revisión a las Áreas Administrativas y Operativas
del SMDIF, así como de coordinación para las auditorías llevadas a cabo por Organismos
Fiscalizadores externos y brindar un servicio de calidad a estos, basados en la mejora
continúa.
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ALCANCE o ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
__________________________________________________________
Brindar un Servicio Público de Calidad por parte del Ente Público del Sistema Municipal para
el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués, Querétaro, a las Áreas
Administrativas y Operativas del SMDIF así como a las Instancias Fiscalizadoras externas y
Ciudadanos, minimizando tiempos de revisión o sus requerimientos.
MARCO NORMATIVO
__________________________________________________________
La Contraloría Interna del Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del
Municipio de El Marqués, Querétaro, se sujetará a lo ordenado en:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, vigente.
Constitución Política del Estado de Querétaro, vigente.
Ley que Crea el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de
Querétaro, vigente.
Ley de Fiscalización del Estado de Querétaro, vigente.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Querétaro,
vigente.
Ley de Entrega-Recepción del Estado de Querétaro, vigente.
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Ley General de Contabilidad Gubernamental, vigente.
Ley para el Manejo de los Recursos Públicos del Estado de Querétaro, vigente.
Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios
del Estado de Querétaro, vigente.
Ley Estatal de Acceso a la Información Gubernamental en el Estado de
Querétaro, vigente.
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Querétaro, vigente.
Ley Orgánica Municipal del Estado de Querétaro, vigente.
Ley de Planeación del Estado de Querétaro, vigente.
Decreto que Crea el Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia
del Municipio de El Marqués, Querétaro, vigente.
Reglamento Interior del Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia
del Municipio de El Marqués, Querétaro, vigente.
Demás aplicables de acuerdo al objeto de la Contraloría del SMDIF, vigentes.
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POLÍTICAS
__________________________________________________________
No. Concepto Descripción
1 POLÍTICAS
1.- AUDITORÍAS Y RESPONSABILIDADES
ADMINISTRATIVAS:
I. Toda Auditoría interna a las Unidades
Administrativas y Operativas, debe estar
aprobada por el Director General del
SMDIF (Programa Anual de Auditorías).
II. El Contralor Interno del SMDIF, durante el
transcurso del ejercicio fiscal, podrá
proponer los cambios al Programa Anual
de Auditorías, los cuales deben ser
autorizados por el Director General del
SMDIF.
III. Todas las actuaciones de la Contraloría,
así como las contestaciones de las Áreas
Administrativas y Operativas del SMDIF,
deberán llevarse a cabo por escrito.
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2.- ENTREGA RECEPCIÓN:
I. Deberán presentar el Acta de Entrega-
Recepción desde el Titular del SMDIF,
hasta el nivel jerárquico correspondiente a
Jefe de Departamento o sus equivalentes,
y a los demás Servidores Públicos que por
la naturaleza e importancia de sus
funciones deban realizar el acto de
entrega recepción.
II. En un lapso no mayor a quince días
hábiles, contados a partir de la fecha de
separación del empleo, cargo o comisión,
los Servidores Públicos salientes deberán
realizar el acto de entrega recepción.
3.- MANIFESTACIÓN DE BIENES:
I. Los Servidores Públicos del SMDIF,
deberán presentar Manifestaciones de
Bienes INICIAL, dentro de los sesenta
días naturales siguientes a la toma de
posesión del cargo, empleo o comisión de
que se trate, desde el nivel jerárquico
correspondiente a Jefe de Departamento
o sus equivalentes y a los demás
Servidores Públicos que por la naturaleza
e importancia de sus funciones.
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4.-ACCESO A LA INFORMACIÓN GUBERNAMENTAL:
I. El solicitante de la información deberá
presentar ante la Unidad de Información
Gubernamental del SMDIF, mediante
escrito o por correo electrónico, una
solicitud que deberá contener lo siguiente:
a) Unidad de Información Gubernamental
del sujeto obligado al que dirige.
b) El nombre del solicitante de la
información.
c) El domicilio o cuenta de correo
electrónico para recibir notificaciones.
Si el solicitante desea que se le
notifique por medios electrónicos
deberá manifestarlo expresamente.
d) En las solicitudes al SMDIF, el
domicilio que se señale deberá estar
en el territorio del mismo.
e) Le descripción clara y precisa de la
información solicitada, procurando
citar a la Unidad Administrativa que la
tiene bajo su resguardo la información.
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II. En el caso de que el solicitante de la
información gubernamental actúe en
representación de un tercero, deberá
acreditar la representación que ostenta.
III. En ningún caso, la entrega de información
estará condicionada a que se motive o
justifique su utilización, ni se requerirá
demostrar interés alguno. Los empleados
públicos encargados de proporcionar la
información pública se abstendrán de
preguntar o cuestionar los motivos de la
solicitud, de lo contrario se harán
acreedores a las sanciones que establece
la Ley.
IV. La Unidad de Información Gubernamental
del SMDIF, deberá sellar una copia de la
solicitud de información Gubernamental,
incluyendo la fecha y hora de recepción,
la cual hará las veces de acuse de
recibido, y deberán entregar al solicitante.
En el caso de que la solicitud se presente
por medios electrónicos, el sistema
informático de los sujetos obligados
deberá generar una respuesta electrónica
en la que igualmente se establezca la
fecha y hora de recepción, la cual hará las
veces de recibido.
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V. EL Titular de Acceso de Información
Gubernamental del SMDIF (Contralor o
Responsable de Acceso a la Información
Gubernamental), deberá entregar al
solicitante de información, en un término
no mayor de quince días hábiles, la
contestación correspondiente.
2 Normas En Proceso.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO __________________________________________________________
PROCESO DE REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS:
Contralor:
Elabora el Programa Anual de Auditorías internas para a las Áreas
Administrativas y Operativas del SMDIF del año próximo siguiente y lo envía
para su aprobación al Director General, a más tardar el 1 de diciembre del
año anterior al de su aplicación.
Director
General:
En día hábil, recibe la propuesta del Programa Anual de Auditorías Internas a
las Áreas Administrativas y Operativas del SMDIF, lo revisa y en su caso, se
efectúan las adecuaciones correspondientes, procediendo a autorizar dicho
Programa a más tardar el 21 de diciembre del año anterior al de su aplicación.
Contralor:
Notifica al titular o responsable de la Unidad Administrativa u Operativa, el
inicio de la Auditoria, donde se requiere información y documentación inicial,
con cinco días hábiles de anticipación al inicio de la auditoría, de acuerdo con
el Programa de Auditoría del año.
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Contralor y/o
Auditores y,
Personal del
Área Auditada:
Para efectos de formalizar el inicio de la auditoría, elaboran un Acta de Inicio
de la Auditoría, donde firman los participantes, en la fecha establecida en el
Programa Anual de Auditorías.
Contralor y/o
Auditores:
Durante el transcurso de la Auditoría y en días hábiles, efectúan las
revisiones y solicita información adicional, elabora el informe inicial donde se
describen las observaciones y recomendaciones determinadas, de acuerdo
con las fechas establecidas en el Programa Anual de Auditorías.
Contralor:
Cinco días hábiles al término de la fecha establecida en el Programa Anual de
Auditorías, revisa el informe inicial de observaciones y recomendaciones y en
su caso, efectúa las correcciones correspondientes, procediendo a enviar el
Informe Inicial de Observaciones y Recomendaciones a las Unidades
Administrativas y Operativas, de acuerdo a la fecha del Programa Auditoría
Anual.
Titular o Resp.
Áreas Admvas.
y Operativas:
En días hábiles, recibe Informe Inicial de Observaciones y Recomendaciones,
procediendo a contestar para la solventación correspondiente, dentro de los
siguientes diez días hábiles a la recepción.
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Contralor y
Auditores:
En día hábil, recibe contestación a las Observaciones y Recomendaciones del
Informe Inicial, procediendo a evaluar las contestaciones y se elabora el
Informe Final de las Observaciones y Recomendaciones, para su envió a la
Unidad Administrativa u Operativa y en su caso, al Área Jurídica de la
Contraloría, dentro de los siguientes diez días de la recepción de las
contestaciones.
Dir. General,
Titular o Resp.
Áreas Admvas.
y Operativas
Recibe Informe Final de las Observaciones y Recomendaciones, para su
consideración y seguimiento, archivando al siguiente día hábil.
Contralor y
Auditores:
Archivan en expediente el Informe Final de la Auditoría, en copia simple, al
día hábil siguiente del acuse de recibido por las Áreas receptoras.
Fin de Procedimiento:
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PROCESO DE COORDINACIÓN DE AUDITORÍAS EXTERNAS:
Director
General:
Durante el transcurso del año, recibe notificación para inicio de auditorías
externas por parte de Organismos Fiscalizadores externos, tales como la
ESFE (Entidad Superior de Fiscalización del Estado de Querétaro),
Contraloría del Estado de Querétaro, ASF (Auditoria Superior de la
Federación), Secretaría de la Función Pública, Despachos de Contadores
Públicos y lo envía a la Contralor para su coordinación, máximo al día hábil
siguiente de la notificación.
Contralor:
Recibe por parte de la Dirección General, la notificación del inicio de
auditorías externas, para su coordinación y solicita información a las Áreas
Administrativas y Operativas para proporcionar a los Auditores Externos, el
día hábil siguiente de la notificación y solicitud de información.
Titular o Resp.
Áreas Admvas.
y Operativas:
Por conducto de la Contraloría, durante la auditoría externa, recibe
requerimientos de información de los Auditores Externos, procediendo a
contestar para la solventación correspondiente y turna a la Contraloría, en un
lapso de tres días hábiles.
Contralor y/o
Auditores:
Recibe información de las Áreas Administrativas y Operativas y máximo al día
siguiente se proporciona información a los Auditores Externos, lo cual se
desarrolla durante el transcurso de la auditoría, en cualquier día hábil del año.
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Auditores
Externos:
Reciben información por parte del Contraloría, efectúan las revisiones y
emiten el Informe Inicial de las Observaciones y/o Recomendaciones, para su
entrega a la Dirección General del SMDIF, durante el transcurso de la
auditoría, en cualquier día hábil del año.
Director
General:
Durante el transcurso de la auditoría, recibe Informe Inicial de Observaciones
y/o Recomendaciones por parte de Auditores Externos y lo turna a la
Contraloría, máximo al día siguiente hábil.
Contralor:
Recibe por parte de la Dirección General el Informe Inicial de Observaciones
y/o Recomendaciones de los Auditores Externos y lo envía a las Áreas
Administrativas y Operativas, máximo al día siguiente de su recepción.
Titular o Resp.
Áreas Admvas.
y Operativas:
Recibe Informe Inicial de las Observaciones y Recomendaciones,
procediendo a enviar propuestas de contestación para la solventación
correspondiente y envía a la Contraloría, máximo dentro de los cinco días
hábiles de la recepción del informe.
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Contralor y
Auditores/
Abogado de
Contraloría:
Reciben propuestas de contestaciones para la solventación de observaciones
y recomendaciones, las analiza y en su caso se corrigen, procediendo a
enviar a los Auditores Externos para su solventación, en cualquier día hábil
del año.
Auditores
Externos:
Reciben contestación de observaciones y recomendaciones, para su
evaluación y emiten el Informe Final de Observaciones y Recomendaciones,
para su envió al Director General del SMDIF, esto en cualquier día hábil del
año.
Director
General:
Recibe Informe Final de Observaciones y Recomendaciones, lo turna a la
Contraloría, para que desarrolle el Procedimiento Administrativo de
Responsabilidades, al día siguiente de la recepción del informe.
Contralor:
Recibe Informe Final para llevar a cabo el Proceso Administrativo de
responsabilidades.
Procede a archivar documentación de copia simple de la auditoría en
expediente, en día hábil siguiente de recibido.
Fin de Procedimiento.
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PROCESO DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS, DERIVADO DE AUDITORÍAS
INTERNAS O EXTERNAS:
Contralor:
Recibe Informes Finales de Observaciones por parte del Órgano Interno de
Control o de Órganos Fiscalizadores Externos y lo turna al Abogado Jurídico
de la Contraloría, para el desarrollo del procedimiento, al día hábil siguiente
de la recepción de los informes.
Abogado
Jurídico:
Recibe Informes Finales de Observaciones por parte del Órgano Interno de
Control o de Órganos Fiscalizadores Externos, los evalúa, procediendo a
iniciar el cuadernillo de investigación y elabora propuesta del requerimiento de
justificaciones a los probables Servidores o Ex-servidores Públicos
responsables, para su solvetación, turnándolo para su firma al Contralor. Al
día hábil siguiente.
Contralor
En día hábil, recibe propuesta de requerimiento de justificación, lo evalúa y en
su caso, efectúa los cambios correspondientes, lo envía a los probables
Servidores o Ex-servidores Públicos, al día hábil siguiente.
Servidores o
Ex-servidores
Públicos :
Reciben requerimiento de justificaciones, procediendo a recabar la
información para dar contestación a las observaciones determinadas y enviar
a la Contraloría, dentro de los 15 días hábiles de la recepción de
requerimiento.
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Contralor:
Recibe contestación de los Servidores o Ex-servidores Públicos a las
observaciones y lo turna al Abogado Jurídico de la Contraloría Interna para su
evaluación y determinación, al siguiente día hábil de la recepción de la
contestación.
Abogado
Jurídico:
Recibe contestación de los Servidores o Ex-servidores Públicos a las
observaciones y efectúa su análisis, elabora la propuesta de determinación de
sanciones o en su caso de solventación, la cual turna al Contralor, dentro de
los siguientes diez días hábiles de la recepción de la contestación.
Contralor:
Recibe propuesta de determinación de sanciones o en su caso de
solventación, evaluando cada una de ellas y en su caso, procede a efectuar
los cambios correspondientes y se envía a los Servidores o Ex-servidores
Públicos para su aplicación, dentro de los siguientes cinco días hábiles de la
recepción de las propuestas.
Procede a archivar documentación de original del proceso de
responsabilidades administrativas en expediente el mismo día hábil de
recepción de respuestas.
Fin de Procedimiento.
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PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA:
Titular o Resp.
Áreas Admvas.
y Operativas:
Emiten oficio dirigido al Contralor del SMDIF, solicitando su participación en
la Entrega-Recepción, cualquier día hábil durante el año.
Contralor:
Durante el transcurso del año, recibe oficio solicitud para participar en la
Entrega-Recepción correspondiente, gira instrucciones para que asista un
representante de la Contraloría, máximo al día siguiente hábil de su
recepción de la solicitud.
Auditores y/o
Asesor Jurídico:
Recibe instrucción vía oficio para participar en el Acta de Entrega-
Recepción en día hábil.
Serv. Público
Entrantes y
Salientes,
Testigos y
Repres. de
Contraloría:
Participan en el Acta de Entrega-Recepción, el día hábil de la fecha del
evento.
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Contralor y/o
Repres. de
Contraloría:
Proceden a archivar el Acta Entrega-Recepción y se registra en Control de
Actas, al día hábil después del evento.
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PROCESO DE MANIFESTACIÓN DE BIENES ANUAL:
Contraloría
Edo. Qro.:
En la primera semana del mes de octubre de cada año, envía al Contralor
del SMDIF, la relación de los Servidores Públicos del SMDIF, obligados a la
presentación de la Manifestación de Bienes Anual.
Contralor:
Recibe en la primera semana del mes de octubre de cada año, la relación de
los Servidores Públicos obligados a presentar la Manifestación de Bienes
Anual y emite al día siguiente hábil de la recepción, oficio de Notificación a
los Servidores Públicos del SMDIF, obligados a presentar su Declaración
Anual de bienes.
Servidores
Públicos del
SMDIF:
En la primera semana del mes de octubre de cada año, reciben Oficio de
Notificación, por parte del Contralor del SMDIF y proceden durante el mismo
mes de octubre de cada año a presentar su Declaración Anual de Bienes vía
internet o en su caso en forma impresa. Una vez que tienen el acuse de
recibido de la presentación de la Manifestación de Bienes Anual, le
proporcionan una copia simple al Contralor del SMDIF, durante el mes de
octubre y en día hábil de cada año.
Municipio El Marqués, Querétaro C-M4.01
SISTEMA MUNICIPAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA
Contraloría
FECHA OPERATIVA
19 Noviembre de 2013
Módulo IV. Control de Auditorias y Procesos Administrativos
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS DE CONTRALORÍA
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Contralor
C.P. Felipe de Jesús Esperón Vilchis
Contralor
C.P. Felipe de Jesús Esperón Vilchis
Contralor C.P. Felipe de Jesús Esperón
Vilchis
Director General del SMDIF
Dr. Román Bolaños González
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Contralor del
SMDIF:
Recibe por parte de los Servidores Públicos del SMDIF, durante el mes de
octubre de cada año y en día hábil, copia simple de la presentación de la
Manifestación de Bienes Anual y procede el primer día hábil del mes de
noviembre de cada año, a emitir oficio a la Contraloría del Estado de
Querétaro, donde proporciona la información de la presentación de
Manifestación de Bienes Anual de cada Servidor Público del SMDIF,
Contraloría
Edo. Qro.:
Recibe el primer día hábil del mes de noviembre de cada año, oficio del
Contralor del SMDIF, donde se informa la presentación de la Manifestación
de Bienes Anual de cada Servidor Público y da acuse de recibido.
Contraloría
del SMDIF:
Archiva en expediente, el original del acuse de recibido del oficio, por parte
de la Contraloría del Gobierno del Estado de Querétaro, conjuntamente con
las copias simples de presentación de Manifestación de Bienes de los
Servidores Públicos del SMDIF, al día hábil siguiente del acuse de recibido
por parte de la Contraloría del Estado de Querétaro.
Fin del Procedimiento.
Municipio El Marqués, Querétaro C-M4.01
SISTEMA MUNICIPAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA
Contraloría
FECHA OPERATIVA
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Módulo IV. Control de Auditorias y Procesos Administrativos
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS DE CONTRALORÍA
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Contralor
C.P. Felipe de Jesús Esperón Vilchis
Contralor
C.P. Felipe de Jesús Esperón Vilchis
Contralor C.P. Felipe de Jesús Esperón
Vilchis
Director General del SMDIF
Dr. Román Bolaños González
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PROCESO DE CONTESTACIÓN DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN GUBERNAMENTAL:
Ciudadano:
En cualquier día hábil del año, solicita vía internet en correo electrónico o
mediante comunicado por escrito al Titular de Acceso de Información
Gubernamental del SMDIF (Contralor o Responsable de Acceso a la
Información Gubernamental), información sobre algún dato operativo o
financiero correspondiente al SMDIF de El Marqués Querétaro.
Contralor o
Responsable:
Recibe en cualquier día hábil del año, solicitud de información operativa o
financiera del SMDIF y procede máximo al día hábil siguiente a enviar oficio
de solicitud de la información al Área correspondiente.
Área Operat.
o Financiera
del SMDIF:
Recibe solicitud de información por parte del Contralor o Responsable de
Acceso a la Información Gubernamental y procede ese mismo día hábil a
recabar la información y contesta en un máximo de cuatro días hábiles a
partir de recepción de la solicitud.
Contralor o
Responsable:
Recibe por parte de la Área Operativa o Financiera, la contestación de la
información solicitada por el Ciudadano, procede a evaluar y a elaborar la
respuesta, en un periodo que no excede de 15 días hábiles a partir de la
recepción de solicitud del Ciudadano.
Municipio El Marqués, Querétaro C-M4.01
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Contraloría
FECHA OPERATIVA
19 Noviembre de 2013
Módulo IV. Control de Auditorias y Procesos Administrativos
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS DE CONTRALORÍA
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
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C.P. Felipe de Jesús Esperón Vilchis
Contralor
C.P. Felipe de Jesús Esperón Vilchis
Contralor C.P. Felipe de Jesús Esperón
Vilchis
Director General del SMDIF
Dr. Román Bolaños González
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Ciudadano:
Recibe contestación en un plazo no mayor a 15 días hábiles, por parte del
Titular de Acceso a la Información Gubernamental del SMDIF.
Contralor o Responsable:
Archiva en expediente, las copias simples de la respuesta al Ciudadano, al
día hábil siguiente de la contestación.
Fin del Procedimiento.