PPRRIIRRUUNNIIKK ZZAA NNEEVVLLAADDIINNEE OORRGGAANNIIZZAACCIIJJEE

PPRRIIPPRREEMMAA II PPIISSAANNJJEE PPRROOJJEEKKTTNNIIHH PPRRIIJJEEDDLLOOGGAA PPRRIIPPRREEMMAA BBUUDDEETTAA ZZAA PPRROOJJEEKKTTEE

UUPPRRAAVVLLJJAANNJJEE PPRROOJJEEKKTTOOMM

PPrriirruunniikk zzaa nneevvllaaddiinnee oorrggaanniizzaacciijjee Izdava: Regionalni centar za okoli/ivotnu sredinu za Srednju i Istonu Evropu (REC) Ured za Bosnu i Hercegovinu (REC BiH)

Kalemova 34, 71000 Sarajevo

Telefon: (387 33) 20 91 30 Faks: (387 33) 26 30 50

E-mail: info@rec.org.ba

Web site: www.rec.org.ba

Autori: Jasna Dragani Inka ehovi Enisa Puli

tamparija: Kaligraf, Sarajevo

Sarajevo, juni/lipanj 2005

Naklada 150 primjeraka

Publikacija Prirunik za nevladine organizacije omoguena je finansijskom podrkom u sklopu projekta Podrka ekolokim nevladnim organizacijama u Bosni i Hercegovini kojeg implementira

Regionalni centar za okoli/ivotnu sredinu za Srednju i Istonu Evropu (REC), Ured za Bosnu i Hercegovinu, a finansira ga Savezno ministarstvo vanjskih poslova Republike Austrije, odnosno Austrijska agencija za razvoj i saradnju (Austrian Development Agency/Austrian Cooperation), u

skladu sa ugovorom br. 8009-01/2003.

PPRRIIRRUUNNIIKK ZZAA NNEEVVLLAADDIINNEE OORRGGAANNIIZZAACCIIJJEE

PRIPREMA I PISANJE PROJEKTNIH PRIJEDLOGA

PRIPREMA BUDETA ZA PROJEKTE

UPRAVLJANJE PROJEKTOM

PRIPREMILI: JASNA DRAGANI

INKA EHOVI ENISA PULI

REC BIH SARAJEVO, JUNI/LIPANJ 2005

Predgovor 2Uvod 3Kratak osvrt na finansiranje bh. NVO-a koji se bave zatitom okolia/ivotne sredine 41. Priprema i pisanje projektnog prijedloga 5Projektni ciklus 7Analiza problema 8Komponente prijedloga projekta 11Popratno pismo 12Naslovna strana 12Saetak projeta 12Reference NVO-a i biografija koordinatora projekta 12Opis problema/potreba 13Ciljevi 13Indikatori 14Ciljne grupe 16Aktivnosti 16Oekivani rezultati 17Logiki radni okvir (tzv. Log-Okvir) 18Evaluacija 19Prilozi 202. Priprema finansijskog projektnog prorauna (budeta projekta) 213. Upravljanje projektom (projekt menadment) 26REC program finansijske podrke bh. nevladinim organizacijama 28REC obrasci/forme za apliciranje projektnih prijedloga 33Pojmovnik 40Literatura 42

Prirunik za nevladine organizacije Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta Upravljanje projektom

1

PREDGOVOR

Nevladine organizacije (NVO) imaju kljunu ulogu u razvoju civilnog drutva u Srednjoj i Istonoj Evropi. NVO-i iz sektora zatite okolia/ivotne sredine ine jedan od najveih i najaktivnijih civilnih sektora u regionu. Radei zajedno na okolinim aktivnostima, ljudi su obnovili osjeaj za svrhu zajednice, poboljavajui okoli/ivotnu sredinu i usmjeravajui nove generacije na njihove odgovornosti za svijet oko njih. NVO-i su glavni pokretai za uee javnosti. Oni predstavljaju sponu izmeu graana i vladinog sektora.

Veoma je bitno da NVO-i shvate ulogu koju mogu imati u drutvu i na koji nain mogu najefikasnije sluiti kao intermediji izmeu vlade i graana. One mogu izgraditi razliite strukture zasnovane na principima demokratije i transparentnosti, koristei brojna pravna i informacijska sredstva, kao i medije. Stoga je potreba za podravanjem projekata vanija nego ikada. U isticanju okolinih problema NVO-i su uvijek imali znaajnu ulogu, kao osnovni elemenat demokratskog civilnog drutva u Bosni i Hercegovini (BiH). Nakon komunistikog perioda, u kome nisu imale konstantnu ulogu, i nakon ratnog perioda u kome nisu uopte postojale, ove organizacije su se ponovo aktivno ukljuile u razvoj demokratskog drutva, ali jo uvijek nedovoljno, uzimajui u obzir standarde modernih demokratskih zemalja i njihovog sistema civilnog drutva.

Ispitivajui izvore finansiranja okolinih NVO-a u BiH, jasno je da dominantnu ulogu u finansiranju nevladinog sektora jo uvijek imaju meunarodne organizacije i strane donacije. U nekim dijelovima BiH vidljiva je podrka od strane lokalnih institucija, ali taj nain finansiranja jo uvijek je nedovoljan. Neki NVO-i se pokuavaju finansirati samostalno putem pokretanja samostalnih poslova i uvoenjem lanarina, to je korak ka samoodrivosti. Zbog svih gore navedenih injenica, okolini NVO-i nisu u mogunosti da koriste svoju ulogu uz maksimalan efekat u procesu jaanja civilnog drutva. Pored problema sa kojima se dnevno susreu, postoje i pozitivni primjeri njihovog napretka u rjeavanju ovih problema, ali cijeli proces treba kontinuiranu i vrstu podrku.

Jedan od najeih instrumenata prikupljanja sredstava za rad nevladinih organizacija je priprema projektnih prijedloga i iznalaenje finansijskih sredstava za njihovu realizaciju. Opravdano se moe tvrditi da je to dominantan instrument obezbjeivanja sredstava za rad NVO-a u naoj zemlji. Po pravilu, donatori su strane fondacije i meunarodne nevladine organizacije, kao i agencije za razvoj stranih drava, odnosno njihove ambasade.

Ovaj Prirunik nastao je kao rezultat potrebe bh. NVO-a za pripremom kvalitetnih projektnih prijedloga, a u okviru projekta podranog od strane Austrijske agencije za razvoj i saradnju. Grantovi su se dodjeljivali za tri tematske cjeline: 1) izrada lokalnog ekolokog akcionog plana (LEAP-a); 2) upravljanje vodama; te 3) upravljanje otpadom i razvoj ruralnih podruja. Na pomenuti grant program konkurisalo je 107 NVO-a, sa 134 projektna prijedloga, a 16 NVO-a je dobilo finansijsku podrku, kako zbog orgranienih sredstava pomoi, tako i zbog kvaliteta projektnih prijedloga.

Nadamo se da e ovaj Prirunik biti od pomoi BiH NVO-ima u pripremi buduih prijedloga projekata i njihovoj uspjenoj implementaciji.

Ovim putem se srdano zahvaljujemo donatoru, Austrijskoj agenciji za razvoj i saradnju, to je finansijski podrala cjelokupni grant program i pripremu i tampanje ovog Prirunika.

Jasna Dragani

REC BiH , Senior projekt menader

Prirunik za nevladine organizacije Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta Upravljanje projektom

1

UVOD

Prirunik je namjenjen nevladinim organizacijama kao uputsvo za pisanje kvalitetnih projektnih prijedloga i obezbjeivanja sredstava za rad. Sadraj Prirunika pokriva tri osnovna aspekta:

1. Priprema i pisanje projektnih prijedloga, u kome se razmatraju naini, pristupi i pravila ispravnog pisanja i pripreme projektnih prijedloga;

2. Priprema finansijskog projektnog prorauna (budeta projekta) u skladu sa projektnim aktivnostima; i

3. Upravljanje projektom. Svaka fondacija/donator ima jasne smjernice koje se odnose na:

oblasti djelovanja sredstva se daju iskljuivo za rjeavanje problema iz te oblasti. Donatori vrlo rijetko mijenjaju svoje prioritete, te je preporuljivo konkurisati kod onih donatora koji se bave istom oblau kao i nevladina organizacija.

vremenski rok/period u kojem se moe aplicirati. iznos/sumu novca koja se dodjeljuje. propisanu proceduru i obrasce za apliciranje.

Sve ove informacije je potrebno imati prije nego se pristupi pisanju projekta. Donatore moemo svrstati u nekoliko grupa:

Korporacijske fondacije - korporacije koje ostvaruju veliki profit sklone su da zbog poboljanja svog imida osnivaju fondacije koje bi trebale da "vrate dio profita drutvu". To su na primjer, Microsoft, General Motors, Nike itd.

Privatne fondacije legati - one su legati porodica ili znaajnih pojedinaca/pojedinki, koji su osnovali fondacije jer ele da se bave rjeavanjem odreenih problema. Takve fondacije su na primjer Rockefeller fondacija, SOROS i dr.

Crkvene ili druge vjerske fondacije koje su inicijalno organizovane od strane vjerskih institucija ili vjernika. One obino imaju duu historiju i podrane su od strane vjerskih fondacija, ali ne uslovljavaju davanje sredstava bilo kakvom religioznom aktivnou. Takve organizacije su na primjer Caritas, Cafod i dr.

Posrednike fondacije to su organizacije osnovane sa ciljem da prikupljaju sredstva za odreena pitanja i da zatim ta sredstva dijele manjim organizacijama. Njihova uloga je posrednika i one olakavaju dobijanje sredstava manjim organizacijama. Primjeri za to su Womankind Worldwide, Global Fund for Women itd.

Dravni donatori razvijene zemlje ulau novac u manje razvijene zemlje na dva naina: jedno je preko vladinih agencija (kao to su USAID, CIDA itd.) koje ulau vee koliine novca u razvojne projekte. One e rijetko uloiti u male nevladine organizacije. Sa druge strane, manje organizacije mogu aplicirati kod ambasada razvijenih drava koje obino imaju odreenu sumu u toku godine, usmjerenu da doprinese rjeavanju lokalnih problema.

Meunarodne agencije/organizacije u koje spadaju sve agencije donatori Ujedinjenih nacija (UNIFEM, UNICEF), Evropske unije (Evropska agencija za rekonstrukciju, Evropska unija) i tako dalje. Ovakve agencije sprovode odreene projekte, ali esto ulau i u druge organizacije koje implementiraju projekte koji se uklapaju u njihovu oblast djelovanja.

Prirunik za nevladine organizacije Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta Upravljanje projektom

2

KRATAK OSVRT NA FINANSIRANJE BIH NVO-A KOJI SE BAVE ZATITOM OKOLIA/IVOTNE SREDINE

Putem raznih studija procjene potreba, pa tako i prouavajui izvore finansiranja BiH NVO-a koji se bave zatitom okolia/ivotne sredine, jasno je vidljivo da jo uvijek u finansiranju NVO sektora dominantnu ulogu imaju meunarodne organizacije i strane donacije. U nekim dijelovima BiH postoji podrka od strane domaih institucija (ministarstava, lokalne uprave i dr.), ali je taj vid finansiranja jo uvijek neznatan. Vidljivo je da je i domai privredni sektor prepoznao NVO-e kao partnere u drutvu i pronaao interes za finansiranje njihovih aktivnosti. Manji broj NVO-a pokuavaju biti samoodrivi, pokretanjem komercijalnih aktivnosti i prikupljanjem lanarine.

Samoodrivost NVO sektora u BiH je zasigurno tema o kojoj se esto i dosta govori. Iako u BiH postoji inicijativa za izradu strategije odrivog razvoja nevladinog sektora, jo uvijek je teko govoriti o realnim mogunostima samofinansiranja i samoodrivosti NVO-a. Postoji velika raznolikost u organizacijskoj strukturi i finansijskom stanju NVO-a. Njihovi budeti variraju od iznosa manjih od 2.000 KM do iznosa od preko 50.000 KM, to zavisi, kako od "starosti NVO" tako i njihove unutranje organizacije, strukture i kvalifikacije lanova i uposlenog osoblja. Sigurno je da bi razvojem jae horizontalne uvezanosti NVO-a, sve organizacije (novonastale i stare) mogle biti ravnopravni partneri u procesu demokratizacije druva. Starije i iskusnije organizacije trebale bi pruiti pomo mlaim organizacijama u pronalaenju izvora finansiranja.

Prirunik za nevladine organizacije Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta Upravljanje projektom

3

1. PRIPREMA I PISANJE PROJEKTNOG PRIJEDLOGA

Prijedlog projekta predstavlja detaljan opis aktivnosti koje treba poduzeti sa ciljem rjeavanja odreenog problema. Pisanjem prijedloga projekta, nevladine organizacije pokuavaju obezbijediti finansijska sredstva koja su im potrebna za provoenje projekta i pruanje usluga odreenoj ciljnoj grupi. To je pisani dokument koji se prezentira vanjskom svijetu, u formatu koji je prepoznatljiv i prihvatljiv. Prijedlog projekta treba da predstavi svrsishodnost ideje i stajalite organizacije vezano za odreeni problem, kao i da uvjeri institucije i pojedince da dodijele finansijsku i drugu podrku provoenju opisanih aktivnosti.

Kao takav, prijedlog projekta slui kao: a) sredstvo komunikacije sa donatorom vezano za predstavljanje projekta i finansiranje istog; b) plan za narativno i grafiko prikazivanje aktivnosti koje mogu dovesti do ispunjenja ciljeva; c) ugovor projektni prijedlog predstavlja i vrstu ugovora koja obavezuje organizaciju da u potpunosti slijedi predloene aktivnosti, te se prijedlog kao takav moe smatrati pravovaljanim ugovorom izmeu dviju strana na koji se druga strana (donator) u svakom trenutku moe pozvati.

PRIJE PISANJA PRIJEDLOGA PROJEKTA

Kako bi se izbjeglo ponavljanje greaka iz predhodnih projekata, kao i ponavljanje ideja, aktivnosti i rezultata koji su ve ostvareni, prije pisanja prijedloga projekta, potrebno je uraditi sljedee:

Intervjuisati prijanje i mogue korisnike. Razgovarajte sa korisnicima kako biste osigurali da je ono to planirate ponuditi poeljno i potrebno;

Pregledajte prethodne projektne prijedloge. Malo je vjerovatno da e donatori omoguiti sredstva za neto to je ve uraeno;

Pregledajte prethodne izvjetaje o evaluaciji projekata. Ne raunajte na to da e se projektni tim sjetiti svih greaka i podruja na kojima je potrebno poboljanje;

Prodiskutujte svoju ideju sa interesnim grupama u projektu. Imajte na umu da su svi uesnici u mogunosti i spremni da doprinesu projektnoj ideji;

Provjerite statistike podatke. Ne dozvolite drugima da otkriju netanosti i nedostatke u podacima na koje se vi oslanjate;

Konsultujte se sa strunjacima. Njihovi savjeti mogu vam biti od velike pomoi u strunom dijelu projekta;

Izvrite istraivanja itd. Sakupite to vie informacija vezanih za temu, koje vam mogu pomoi prilikom pripreme projektnog pijedloga;

Organizujte sastanke u zajednici ili forume. Upoznajte javnost sa projektnom idejom da biste bili sigurni da e biti spremni saraivati i podrati projekat.

RAZRADA IDEJE U PROJEKAT

Prije pisanja prijedloga projekta, vano je da sami sebi razjasnimo ta u stvari elimo raditi u

okviru odreenog projekta. Veoma esto se deava da se mnogi projekti odbijaju sa sljedeim obrazloenjem: Ideja projekta je dobra, ali nije dobro obrazloena ili je nejasna itd.

Prirunik za nevladine organizacije Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta Upravljanje projektom

4

U razradi ideje u projekat mogu nam pomoi sljedee smjernice: ta elimo poboljati? zbog ega smatramo da su poboljanja potrebna, ta je problem na

kojeg elimo uticati, ta su uzroci tog problema; Kakve promjene elimo potaknuti/postii? ta elimo vidjeti kao rezultat naeg rada, u

kojem omjeru i vremenskom razdoblju; ta emo uiniti? koje emo aktivnosti poduzimati i u okviru toga koje emo zadatke

obavljati; Kako emo znati da su se promjene dogodile? kako emo procijeniti jesmo li bili

uinkoviti, da li u budunosti moramo neto unaprijediti u svom radu. Koliko bi kotalo izvoenje svih naih aktivnosti? razjasniti da li je mogue pronai

sredstva za takav projekat, gdje bismo sve mogli traiti sredstva i kako emo utvrditi trokove.

PRIPREMA PRIJEDLOGA PROJEKTA - Osnovni elementi -

Elementi koji se trebaju uzeti u obzir da bismo napravili kvalitetan i uspjean prijedlog projekta su: Problem ili potreba za projektom - projekat je uspjean kada ljudi, koji ga razvijaju, u

potpunosti razumiju probleme krajnjih korisnika, kao i obim njihovih potreba; Ideja i vizija - nakon odabira odgovarajuih ideja, za daljnje razvijanje projekta potrebna je

jasna vizija koja e povezati ciljeve projekta sa konkretnim aktivnostima koje se planiraju provesti;

Prilika - projekat mora imati odgovarajui "prostor" u kojem e djelovati; potrebno je osigurati podrku unutar same organizacije kao i krajnjih korisnika;

Kapaciteti - projekat zahtijeva uspjean spoj odgovarajuih vjetina, resursa i sistematinosti u organizaciji koja provodi projekat kako bi se osiguralo postignue eljenih rezultata.

Organizacija koja razmatra projekat na ovaj nain prije svega osigurava temelje za strateko razvijanje projekta, njegove odrivosti, kako sadrajne tako i finansijske. - Pristupi pripreme projektnog prijedloga -

Razlikujemo dva pristupa pripreme projektnog prijedloga: Planski (programski) pristup Oportunistiki pristup

Planski pristup podrazumijeva da nevladine organizacije pripremaju projektne prijedloge u skladu sa svojim programom, a ne u skladu sa aktuelnim konkursom donatora. Takav pristup je mnogo kvalitetniji i podrazumijeva sljedee korake: a) provoenje potrebnih analiza (procjena potreba u zajednici, analiza problema, analiza ciljeva i dr.); b) pisanje prijedloga projekta prema standardnoj strukturi; c) istraivanje i identificiranje potencijalnih donatora u skladu s provedenim analizama; d) prilagoavanje prijedloga projekta (napisanog prema standardnoj strukturi) u skladu sa zahtjevima donatora (posebne upute/obrasci), ukoliko isti postoje; e) dostavljanju prijedloga projekta. Oportunistiki pristup Nasuprot planskom, nevladine organizacije esto koriste "oportunistiki" pristup prilikom pripremanja prijedloga projekata. Projekat se kreira vie zbog pojave novih donatora, odnosno novog kruga natjeaja postojeih donatora, a manje zbog pravih programskih prioriteta.

Prirunik za nevladine organizacije Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta Upravljanje projektom

5

Kod ovakvog naina razmatranja projekta osnovni je uslov postojanje sveobuhvatne ideje o problemima zajednice, nakon ega bi slijedilo: a) prikupljanje informacija o donatoru nakon objave natjeaja/konkursa, b) analiza problema u skladu s ciljevima donatora, c) pisanje prijedloga projekta prema zahtjevima donatora, d) predaja prijedloga projekta.

Osim manje kvalitetnog uobliavanja ideja u projekat, oportunistiki pristup dovodi u pitanje i odrivost projekta, koji zbog neprovedenih analiza/iskljuivanja prethodnih iskustava moe biti neusklaen s potrebama, naroito krajnjih korisnika, i/ili s dugoronim potrebama same organizacije. Ovakav pristup, naravno, ne predstavlja a priori "lo recept" za pisanje prijedloga projekta kojeg treba izbjegavati, jer je on kao takav realnost neprofitog sektora. Bitno je naglasiti da projekti nastali na ovaj nain mogu u zavrnici dobiti eljena sredstva, ali e takvi projekti prije svega odraavati kriterije i zahtjeve donatora.

Dijagram razliitih pristupa planiranja/pisanja projektnih prijedloga:

Prirunik za nevladine organizacije Priprema i pisanje projektnih prijedloga Priprema budeta projekta Upravljanje projektom

6

- Projektni ciklus (Project Cycle Management) - ta ukratko predstavlja projektni ciklus i u koju fazu projektnog ciklusa pripada samo pisanje prijedloga projekta?

Projektni ciklus je menaderska disciplina koja slijedi "ivotni vijek" projekta od incijalne ideje kroz provedbu pa sve do samog zavretka projekta, odnosno take obnavljanja projekta pod istim ili nesto izmijenjenim uslovima. Ciklus predstavlja korisno orue za razliite faze kroz koje je vjerovatno da e proi svaki projekat, bilo da se radi o jednostavnim projektima u okviru lokalnih zajednica ili o kompleksnim projektima koji su podrani od nekoliko inostranih donatora. Osnovni, tzv. puni model projektnog ciklusa, ukljuuje sljedee (pod) faze:

a) identificiranje Ovo je poetna faza za svaki projekat. Osnovna aktivnost je promiljanje i stvaranje moguih projektnih ideja, koje se dalje ralanjuju (tehnikama kao sto su SWOT analiza, analiza interesnih strana, analiza problema i ciljeva) kako bi se pristupilo rjeavanju problema. Nakon toga se donosi odluka o znaaju i vanosti projekta, kako za krajnje korisnike, tako i za samu organizaciju i njene potrebe. Prije same faze identificiranja, moe se pristupiti i tzv. programiranju, tokom kojega se moe analizirati situacija na nacionalnom (ili irem nivou), tj. prilike i prepreke u okviru-sektora (u ovom sluaju neprofitnog/nevladinog) vezane za odreene probleme. Prvi korak je pri tome identificiranje osnovnih problema i potreba kroz procjenu potreba u zajednici. Procjena potreba (bilo da se izvodi u lokalnoj ili iroj zajednici) predstavlja:

osnovu za razvijanje projekta, proces koji istovremeno identificira sadanje i eljeno stanje, klju za kasniju uinkovitu implementaciju projekta.

Cilj je odrediti razvojne prioritete i izvodive programske okvire za identificiranje i pripremu novih projekata, odnosno za doradu ve provedenih, u skladu s novim razvojnim prioritetima.

b) formuliranje U ovoj fazi se gore razmatrane i analizirane ideje "pretau" i operacionaliziraju u projektne prijedloge i akcijske planove. Organizacija narativno uobliava projektni prijedlog prema standardnoj strukturi prijedloga projekta. Na osnovu identificiranih pretpostavki koje mogu imati uticaj na projekat, testira se izvodljivost projekta (u sluaju kompleksnijih projekata provodi se studija izvodljivosti). Nakon prikupljanja potrebnih informacija o potencijalnim donatorima, prijedlog projekta napisan u skladu sa standardnom strukturom dodatno se prilagoava ciljevima i zahtjevima donatora.

c) procjena vrijednosti U ovoj fazi potencijalni donator procjenjuje vrijednost u kontekstu ciljeva samog donatora, isplativosti i konane svrsishodnosti za krajnje korisnike (tzv. cost-effectiveness). Uloga organizacije je pruanje daljnjih informacija koje donator moe zahtijevati za vrijeme procesa vrednovanja projekta.

d) finansiranje Tokom ove faze dolazi do zavrnog odabira projekata, odreivanja dijela ili potpunog iznosa koji je traen u prijedlogu projekta, te obje strane formalno dogovaraju daljnje modalitete provedbe projekta, ukljuujui dodatne zahtjeve kao to je izvjetavanje.

e) implementacija U skladu s ugovorima potpisanim izmeu dvije strane (i samim prijedlogom projekta), provodi se projekat. Istovremeno se obavlja stalni monitoring/revizija svih aktivnosti i zadataka, a menadment projekta obavlja korektivne akcije; aktivnosti se uskladuju sa utvrenim planom ili se, u dogovoru s donatorom, vre potrebne izmjene.

f) monitoring i evaluacija Ve se u samom prijedlogu projekta navode tehnike i mehanizmi evaluacije nakon zavretka projekta kojima se vrednuje izvedba i uinkovitost projekta, te se izvode zakljuci koji se mogu koristiti u novom

7

projektnom ciklusu (tj. pri programiranju).

Grafikon projektnog ciklusa (project cycle management)

Vratimo se sada korak unazad. Iz grafikona projektog ciklusa, vidljivo je da pisanju prijedloga projekta treba prethoditi priprema, tj. faza projektnog ciklusa identificiranje (sa ili bez programiranja). Tek tada treba pristupiti pisanju prema standardnoj strukturi i na kraju prilagoavanju projekta zahtjevima donatora, tj. fazi projektnog ciklusa formuliranje (dijelom i procjena potreba). Trajanje i temeljitost pripremnih radnji u svakoj od faza projektnog ciklusa zavisit e prije svega o veliini i kompleksnosti projekta, odnosno prijedloga projekta, te svakako i o resursima i vremenu koje organizacija ima na raspolaganju prije dobivanja finansijskih sredstava za projekat. Iako su sve pobrojane tehnike podjednako vaan preduslov za uinkovito pisanje prijedloga projekta, preporuljivo je u pripremi koristiti analizu problema i analizu ciljeva, bez obzira na sloenost projekta. Dobro sastavljeni elementi standardne strukture prijedloga projekta pod nazivom opis problema, ciljevi (opti i specifini) i aktivnosti predstavljaju "kimu" jednog kvalitetnog prijedloga projekta, na koji se onda nadovezuju i ostali elementi. Upravo ove dvije analize omoguit e i jasnije identificiranje istih, te kasnije njihovo narativno uobliavanje (logiko organiziranje misli u pismenom obliku) i povezivanje s drugim elementima u jednu cjelinu. Za kvalitetnu pripremu prijedloga projekta od velike vanosti je analiza problema i potreba ciljne grupe. - Analiza problema -

U pripremi projektnog prijedloga veoma vano je izvriti analizu problema na koji se projekat odnosi. Analiza problema je od velike vanosti za planiranje projekta, jer ima jak uticaj na kreiranje istih. To je osnova i opravdanje za kreiranje projekta. Analiza problema ukljuuje:

Provjeru predmeta analize;

8

Identifikaciju problema vezanih za predmet; popis svih problema opaanih od strane svih uesnika projekta;

Uspostavljanje uzrono-posljedine hijerarhije izmeu problema; Ilustracija uzrono posljedinih relacija u dijagramu.

Veoma je vano odrediti da li razliite grupe ljudi opaaju problem na isti nain. Svi uesnici treba da dobiju istu ansu da izraze probleme sa kojima se susreu. Problem nikada nije izolovana negativna situacija. U stablu problema izraeni su odnosi i hijerarhija izmeu svih identifikovanih problema. Svakom navedenom problemu, prethodi problem koji ga prouzrokuje i praen je problemom koji sam prouzrokuje. Na primjer: proizvodnja rie je smanjena usljed slabog navodnjavanja zemljita i usljed injenice da je prisutna neregularna nabavka sredstava za proizvodnju rie. Problem smanjene prizvodnje rie izaziva problem nedostatka hrane itd. Primjer: Dijagram problema

9

PISANJE PRIJEDLOGA PROJEKTA

Pisanje prijedloga projekta, ini se, nije teak posao, no, pisanje uspjenih prijedloga je vjetina za sebe. Postoje neka opta pravila za pisanje uspjenog prijedloga projekta. Ta pravila treba prihvatiti vie kao vodi u osmiljavanju projekta, a ne kao univerzalno "zlatno pravilo". P ja p

a iti m bsnprp czpdsakn

dos

laniranje je dugotrajan i sloen proces. Prieljkujete li uspjeh? Isplanirajte ga! Prije poetka pisanrojekta, potrebno je slijediti dole navedene korake:

a) Odrediti sadraj projekta, b) Podijeliti uloge i odgovornosti, c) Isplanirati rokove tj. ne podcijeniti vrijeme, d) Provjeriti imate li sve to vam je potrebno.

) Odrediti sadraj projekta znai definisati problem, navesti cilj projekta, isplanirati aktivnosti, odredetodologiju, navesti indikatore i oekivane rezultate. ) Ako ste odluili da e proces pripreme prijedloga projekta voditi skupina ljudi, bitno je razjasniti na amom poetku ko je odgovoran za odreene dijelove procesa. Vano je dobro planirati i razmisliti o ajracionalnijoj podjeli odgovornosti u odnosu na vrijeme i kvalitetu. Potrebno je odrediti koordinatora rojekta koji e biti upoznat sa kompletnim procesom pripreme prijedloga projekata i koji e adekvatno aspodijeliti zadatke unutar projektnog tima. Dobra raspodjela zadataka nee rezultirati nedoraenim rojektom ili dvostruko uloenim trudom.

) Upoznajte se sa svim aktivnostima koje je potrebno poduzeti da biste ispunili uslove za podnoenje ahtjeva, te osigurajte da su one obavljene kvalitetno i pravovremeno. Vremenski raspored aktivnosti omae praenju izvravanja preuzetih obaveza svakog lana projektnog tima. Vie je nego vjerovatno a e NVO-i koji nemaju puno iskustva u pisanju projekta podcijeniti vrijeme koje je potrebno. Sjetite e Murphyjeva zakona Sve to moe ii krivo, ii e. To je vrlo tano to se tie pripreme, naroito ko niste uzeli u obzir dogaaje koji vas mogu sprijeiti u podnoenju projekata prije isteka roka. to je rai rok, to se neobinije stvari dogaaju. Dobro je razmisliti o njima i planirati ih. Razliite epotrebne nezgode unitile su stotine dobrih projekata.

Ovo se moe dogoditi i vama: - Kompjuterski virus uniti dokument prije nego to ga dovrite. - tampa/printer ne radi. - Nestalo je elektrine energije zbog nevremena. - Zbog velike guve u prometu ne stignete doi do donatora prije isteka roka za prijavu

projekta. - trajk potanskih slubi. - Neko prolije kafu na jedinu kopiju projekta koju je potpisao direktor prije nego to je otiao

na godinji odmor i sl.

) Prije nego to zaponete proces podnoenja zahtjeva, provjerite imate li osoblje koje je sposobno baviti zadatak na zadovoljavajui nain, kao i finansijska sredstva (primjerice ako proces prikupljanja redstava zahtijeva putovanje, kopiranje, prevoenje i dr. trokove).

10

Prije samog poetka pisanja projektnog prijedloga, razmislite posjedujete li sljedee:

Sposobnosti/vjetine za pripremu projekta - Postoji li mogunost pohaanja obuke za sticanje tih vjetina? Moete li se obratiti nekome za pomo? Govorite li engleski jezik (ovisno o donatoru)?

Vrijeme - imate li dovoljno vremena za pisanje kvalitetnog projekta? Ne vrijedi utroiti vrijeme na projekat koji e biti loe pripremljen i ostaviti lo dojam. Moete li se osloniti na lanove tima i njihovo vrijeme?

Sredstva - imate li opremu koja vam je potrebna? Moete li posuditi/kupiti sve to vam je potrebno? Imate li finansijska sredstva (za prijevod ili put ako je to potrebno)?

Potrebne podatke - Za pripremu uspjenog zahtjeva za podrku potrebni su vam razliiti podaci i informacije koje ete koristiti u pisanju projekta. Razmislite i prikupite injenice, statistike podatke, rezultate istraivanja koji se odnose na problem koji namjeravate rijeiti.

Prijedlog projekta obuhvata sljedee komponente:

Popratno pismo (cover letter) Naslovna strana (cover page) Saetak projeta (project summary) Reference NVO-a i biografija koordinatora projekta Opis problema/potreba (problem definition, problem analysis, background) Ciljevi

- opti/dugoroni ciljevi (goals, overall objectives, general objectives) - specifini/kratkoroni ciljevi (objectives, specific objectives, project purpose)

Indikatori/oekivani uticaj (indicators /expected impact, outcomes) Ciljane grupe (beneficiaries, target groups) Aktivnosti (activities) Oekivani rezultati (expected results, outputs, products) Logiki radni okvir tzv. Log-Okvir (logical framework/log-frame) Evaluacija (evaluation) Budet/proraun projekta (budget) Prilozi (annex, appendix)

11

POPRATNO PISMO Sadri slijedee elemente: zaglavlje (memorandum organizacije), datum slanja, referentni broj, adresu primaoca, predmet pisma, kratki sadraj i potpis odgovorne osobe. Popratno pismo treba da:

bude upueno (adresirano) odreenoj osobi/organizaciji; objasni razlog obraanja donatoru; sadri traeni iznos za realizaciju projekta; sadri kratki opis o kojoj vrsti projekta se radi i ta je cilj projekta; objasni zato je ovaj projekat prioritetan za organizaciju; sadri ime osobe za budue kontakte.

Dodatni savjeti: pismo ne bi trebalo biti due od jedne A4 stranice, trebalo bi biti potpisano od strane osobe ovlatene za potpisivanje, ne treba pretjerano naglaavati poznavanje misije i ciljeva donatora i potrebno je izbjegavati patetine reenice i sl. NASLOVNA STRANA Ovaj dio treba da sadrava sljedee informacije:

Naziv projekta Informacija o NVO/Aplikantu (naziv NVO-a, registracioni broj, adresa, broj telefona, broj

faksa i e-mail) Ime koordinatora/voditelja projekta Vrijeme trajanja projekta (poetni i zavrni datum)

Posebnu panju treba obratiti na naziv projekta. Poeljno je da naziv projekta bude to krai i lako pamtljiv, jer se na taj nain ve u poetku moe pridobiti panja donatora/osobe koja procjenjuje vrijednost projekta. SAETAK PROJETA Ima veoma vanu ulogu, jer predstavlja sr prijedloga projekta. To je naroito vano kod donatora koji zaprimaju veliki broj prijedloga projekta i koji nakon itanja saetka vre prvi krug odabira. Preporuuje se napisati ne vie od jedne stranice A4 formata (ako donator nije drugaije odredio) i ukratko dati kljune informacije o slijedeem:

Opis problema/potrebe zato?, gdje? Ciljevi ta? Ciljne grupe za koga? Aktivnosti kako?, (do) kada? Ukupni trokovi projekta (uz prikaz ve dobivenih finansijskih sredstava i navoenje drugih

eventualnih donatora od koji bi se mogla traiti podrka koliko?) Napomena: Iako se saetak nalazi na samom poetku prijedloga projekta, treba ga napisati tek nakon to su uraeni svi drugi elementi standardne strukture projekta. REFERENCE NVO-a I BIOGRAFIJA KOORDINATORA PROJEKTA Ovaj dio prijedloga projekta opisuje vau organizaciju i cilj tog opisa je da izgradite svoj kredibilitet kod donatora. Opte je pravilo: piite ovo poglavlje tako, kao da donator nita ne zna o vaoj organizaciji i obavezno ukljuite i sljedee podatke:

misija i svrha postojanja organizacije; datum osnivanja organizacije;

12

nagrade i ostala priznanja u dosadanjem radu; projekti i programi koji su uspjeno realizovani; izvori finansiranja; visina budeta za prethodne godine (1-3 god.); neto po emu je NVO jedinstvena ili po emu se razlikuje od ostalih.

Uz ovaj dio, potrebno je priloiti i biografiju koordinatora projekta i drugih osoba ukljuenih u projekat. Kratke biografije trebaju sadravati: ime i prezime; kljune kvalifikacije (relevantne za projekat); opis dosadanjeg iskustva i sl. OPIS PROBLEMA/POTREBA U ovom poglavlju potrebno je odgovoriti na dva kljuna pitanja:

ta je to to se deava u vaem okruenju? Ko je identifikovao (utvrdio) problem (potrebu) i kako je to uradio?

Takoer biste trebali ukljuiti detaljne demografske i statistike podatke koji e itaocima jasno predstaviti obim i veliinu problema. Moete ukljuiti sljedee:

- opis ciljne grupe; - statistike podatke koji e dokumentovati postojanje problema (navesti i izvore podataka) ako

isti postoje; - rezultate istraivanja, evaluacija, studija; - citate ili izvode iz zvaninih dokumenata (UN, ministarstva itd.); - metode koje su koritene za utvrivanje potreba/problema; - urgentnost problema i ta e se desiti ako se nita ne preduzme; - ostale organizacije koje se trenutno bave rjeavanjem ovih potreba/problema.

Projekat ne smije rjeavati probleme same organizacije koja trai sredstva; organizacija ne smije biti subjekat projekta ve se mora govoriti o problemima/potrebama zajednice, odnosno ciljnih grupa koje su korisnici usluga organizacije. Pored toga to ukazujete na znaaj problema, treba da ukaete i na potrebu za vaim odreenim projektom. Drugim rijeima, iz analize problema, italac treba da razumije vae metode i strategije za rjeavanje problema. Vano je da zapamtite i sljedee: izbjegavajte iskaze o problemu koji su napisani suvie uopteno, uz koritenje fraza kao to su " malo se zna o... ", ili "nedostaju informacije o ... ", ili "opte je poznato", "svi znaju" itd. CILJEVI Prilikom definisanja ciljeva bitno je odgovoriti na dva kljuna pitanja:

1. ta organizacija eli postii projektom? 2. Do kakvih promjena e doi?

Veoma esto se ciljevi mijeaju sa aktivnostima. Osnovna karakteristika ciljeva, i ujedno razlika u odnosu na aktivnosti, je u tome to reenica kojom se definie cilj poinje infinitivom, npr.: unaprijediti, poveati, poboljati, ojaati, pridonijeti, smanjiti ili poticati i dr. Opti/dugoroni ciljevi Ukazuju na situaciju koja se ostvaruje kroz dugorono razdoblje i kojem e projekat samo djelomino doprinijeti. Ovi ciljevi se ne mogu okarakterisati kao precizna korist za ciljne grupe u projektu, nego vie kao dio jednog dugoronijeg programa neke zajednice.

13

Npr: Ovim projektom se tei uticati na svijest javnosti o pravilnom odlaganju i selektiranju otpada grada Jablanice i okolnih mjesta; ili poveanje svijesti lokalnih poljoprivrednika, putem edukacije o pravilnom koritenju pesticida. Iz ovog proizilazi da se poveanje svijesti javnosti u Jablanici ili poveanje svijesti lokalnih poljoprivrednika ne moe ostvariti samo jednim projektom limitiranog trajanja 1 2 godine. Osnovno je pravilo da svaki projekt ima najvie 2-3 opta cilja, ovisno o veliini projekta. Specifini/kratkoroni ciljevi To su ciljevi koji se moraju ostvariti neposredno nakon to projekat zavri ili nakon kraeg vremenskog roka od zavretka projekta. Pri odreivanju specifinih ciljeva od velike pomoi je koritenje SMART metode, to u prevodu znai da ciljevi moraju biti:

Specific to specifiniji tj. odrediti podruje djelovanja Measurable mjerljivi tj. brojano iskazani Achievable ostvarivi Realistic realni, izvodljivi Time bounded vremenski odreeni, ogranieni

Poeljno je da svaki specifini cilj zadovolji barem tri od ovih pet kriterija, prije svega da je ostvariv i da ima jasno podruje djelovanja. Zadovoljavanje ovih kriterija omoguava uinkovit monitoring i evaluaciju realizacije projekta. Mjerljivost, realnost i vremensko ogranienje ovih ciljeva moe se izraziti putem dole navedenih indikatora:

Kvantitativni indikatori (mjerljivi/direktni indikatori - varijabla je jasna i laka za izmjeriti), npr: - Broj primljenih komentara i sugestija - Broj odranih sastanaka - Broj lanaka objavljenih u medijima - Broj objavljenih publikacija - Broj primljenih poziva na skupove - Broj uesnika u projektu - Broj odranih konsultacija - Broj potpisanih ugovora

Kvalitativni indikatori (nemjerljivi/opisni/ indirektni indikatori - kod kojih je mnogo tee opisati promjene varijable), npr:

- Razumijevanje znaaja zatite biodiverziteta - Ostvareno znanje o relevantnim programima zatite biodiverziteta - Nivo primjenjivosti provedenih aktivnosti - Unapreenje kvaliteta rada - Uspostavljanje mrea, koordinacijskih tijela, unapreena saradnja - Otvorenost za saradnju i diskusiju - Komentari na odabrane teme i sl.

Pri formulisanju indikatora treba imati jasnu sliku trenutne situacije i napraviti realan opis eljene situacije u budunosti. Neophodno je provjeriti da li indikator precizno opisuje cilj, svrhu ili rezultat. Ako ne, onda je potrebno dodati druge indikatore ili pronai nove. Mogue je imati vie od jednog indikatora za jedan cilj. Pri procjeni da li indikatori za svrhu projekta ukljuuju "odrive koristi za ciljne grupe", treba provjeriti da li su ukljueni sljedei elementi:

jasan opis "proizvoda" ili "usluga" namjenjenih korisnicima; odreeni korisnici (pol, godina, etnika pripadnost, klasa) koji e imati koristi; odgovornosti pri odravanju ovih usluga i proizvoda;

14

vremenski period u kojem e ciljne grupe ostvariti dobiti. Prilikom formalisanja indikatora, bitno je navesti svrhu projekta, svaki rezultat i opte ciljeve kao to je prikazano u tabeli: ta? varijabla, elemenat koji e se promijeniti jednom kada je projekat

implementiran; kvantitet, koliko (vrijednost cilja)

Ko? ciljna grupa/e kvantitet, koliko

Gdje? mjesto Kada? vrijeme/ period, potrebno je odgovarajuce vrijeme Za opis ovog koraka, kao primjer navedena je svrha projekta "poveana proizvodnja rie":

ta? Prosjena proizvodnja rie poveana po kilogramu Varijabla Koliko? Od 2000 do 4000 kg po ha

Ko? Mala poljoprivredna postrojenja (posjed < 2ha. zemljita) u 7 sela

Ciljna grupa

Koliko? 240 Mjesto Gdje? Brko, BiH Vrijeme Kada? 2005 - 2008 Razjanjenje vanih aspekata indikatora

Zato definisati indikatore? Da bi se: -Razjasnile karakteristike opteg cilja, svrhe projekta, rezultata i aktivnosti; -Omoguilo planiranje cilja i upravljanja projektom; -Omoguilo nadgledanje cilja i evaluacija

Kakve kriterije bi trebalo zadovoljiti ?

Indikatori bi trebali biti: - Posebni kao kvalitet i kvantitet; - Neovisni (pokrivati neophodno) i pouzdani; - Neovisni jedan od drugog, svaki od njih je u vezi sa ciljem, svrhom ili rezultatom; - Verifikativni, zasnovani na pristupanim informacijama; - Osjetljivi na drutvene (ne) jednakosti (npr. poloaj ene u druvu, mladi, razliite etnike pripadosti i sl.).

Postoji li samo jedan indikator za aktivnost, rezultat, svrhu ili cilj?

esto je potrebno uspostaviti odreen broj indikatora koji e zajedno obezbijediti pouzdane informacije za ostvarivanje ciljeva, svrhe projekta ili rezultata.

Da li je uvijek mogue pronai neki indikator?

Dobar indikator obezbjeuje direktno mjerenje, npr. "poveana proizvodnja" se mjeri dodavanjem rezultata berbe. Ako je direktno mjerenje nemogue onda se moraju pronai "opunomoeni indikatori", npr. poveana zarada farmera moe biti odraena u poboljanju kunih uslova (crijep itd..)

Mogu li svi ciljevi, svrhe i rezultati biti operativni koristei sredstva indikatora?

Ponekad je teko uiniti ih operativnim, ali treba uvijek pokuavati, jer uveliko potpomau upravljanje cilja, kontrolu i evaluaciju.

15

CILJNE GRUPE Ciljne grupe su zasebna cjelina koju treba definirati u prijedlogu projekta. Iako postoji velika vjerovatnost da su mnoge karakteristike pojedinih ciljnih grupa projekta ve izraene u Opisu problema ili u Specifinim ciljevima, ovdje ih je potrebno sistematino razluiti u par reenica, tj. jasno istaknuti njihove meusobne odnose. Poeljno je to specifinije opisati ciljne grupe (ovisno o vrsti projekta, npr. dob, spol, nivo obrazovanja, radno iskustvo, psiho-socijalne karakteristike, sposobnosti, vjetine i druge razne socijalne, sektorske, geografske karakteristike). Kada se govori o ciljnim grupama jednog projekta, treba razlikovati vie nivoa:

- primarna ciljna grupa ili krajnji korisnici - pojedinci, skupine ili organizacije koji ostvaruju direktnu korist kroz projekat; najee lino koriste usluge/proizvode koji su predvieni projektom.

- sekundarna ciljna grupa - sve one zainteresovane strane koje ostvaruju indirektnu korist kroz projekat i najee ne uestvuju direktno u projektnim aktivnostima;

- tercijarna ciljna grupa - ovdje se misli na najiri kontekst pa se tako esto koriste fraze kao "civilno drutvo u BiH", "mediji", "ira javnost", "porezni obaveznici" i dr.

AKTIVNOSTI Aktivnosti podrazumjevaju konkretnu radnju na postizanju postavljenih specifinih ciljeva. Dvije osnovne komponente aktivnosti su:

Ko e provoditi pojedinu aktivnost (organizacioni aspekt) Kada e se provoditi pojedine aktivnosti (vremenski plan)

U okviru pojedinih aktivnosti definiemo zadatke kao zbir vie radnji koje je potrebno poduzeti da bi se provela odreena aktivnost. Npr.: Aktivnost 1. Oranizacija radionice Zadatak 1.1. Unajmljivanje konferencijske sale Zadtak 1.2. Priprema i slanje pozivnica Zadatak 1.3. Priprema materijala Zadatak 1.4. Unajmljivanje potrebne opreme Zadatak 1.5. Sve ostale neophodne radnje...

Plan aktivnosti bi trebao da ukljui odreene informacije i objanjenja za svaku planiranu projektnu aktivnost. Trajanje projekta se treba jasno naznaiti i treba jasno definisati zadatke koji su ukljueni u pripremanje plana aktivnosti. Izmeu ostalog, preporuujemo vam da opiete:

aktivnosti koje ete poduzeti kako biste postigli sveobuhvatni cilj i pojedinane ciljeve, zadatke koji se trebaju poduzeti za svaku aktivnost, odgovornost vaeg osoblja (ko e biti zaduen za pojedinane aktivnosti), imena vanjskih strunjaka/saradnika, volontera (ako postoje), njihove zadatke i odgovorosti; da li neke druge organizacije sarauju u implementaciji ovog projekta, lokacija i opis mjesta projekta, vrijeme implementacije projekta (koji je vremenski okvir svih planiranih aktivnosti), alternativne metode za sluaj potrebe.

Izuzetno je vana preglednost, koritenje grafike, ilustracija, ema i dijagrama. Plan aktivnosti moe se izraziti sljedeim tehnikama: 1. Gantogram ili GANTT tabela to je odnos izmeu aktivnosti/zadataka i jedinice vremena,

odnosno vremena potrebnog za provoenje svake aktivnosti/zadataka.

16

2. PLANNET (Planning Network) tehnika ukazuje na povezanost pojednih aktivnosti i zadataka sa vremenom potrebnim za provoenje, u smislu da zavretak pojedine aktivnosti ini preduslov za narednu aktivnost.

3. PERT tehnika (Programm Evaluation and Review Technique) ili tehnika mrenog planiranja prikazuje se kroz tri osnovna elementa: dogaaji, aktivnosti i mogue prepreke. Pored toga, potrebno je izraziti i oekivane rezultate, odnosno konkretne proizvode koji su mjerljivi indikatorima.

Najbolje je plan aktivnosti izraziti kroz jednostavnu tabelu sa opisanim aktivnostima, zadacima, vrememskim rasporedom i odgovornostima, kao to je pokazano u sljedeoj GANTT tabeli. Primjer GANTTograma:

Tehniku je poetkom 20.stoljea razvio Henry Lawrence Gantt, jedan od pionira naunog menadmenta koji je stremio ka unapreenju uinkovitosti radnika kroz nauna istraivanja.

RAZDOBLJE 2002. godina AKTIVNOST

(i pripadajui zadaci) 01 02 03 04 05 06 07 08 09 odgovorna

osoba 1. Vanjski rad 1.1. Intervjui s regularnim korisnicima PM,APM

1.2. Posjete lokacijama i mapiranje PM

1.3. ienje lokacija PM,VS 2. Edukativne aktivnosti

2.1. tampanje i raspodjela materijala PM,VS

2.2. Grupni sastanci APM

2.3. Prezentacije za medije APM 2.4. Identificiranje i priprema facilitatora

PM

PM Projektni menader ; APM Asistent projektnog menadera; F Facilitator; VS Vanjski saradnici

OEKIVANI REZULTATI Oekivani rezultati su konkretni proizvodi koji sumiraju konkretne aktivnosti i koji su mjerljivi kvantitativnim (brojanim) indikatorima. Npr. Aktivnost radionica > oekivani rezultat: odrana radionica za 50 uesnika

Zadatak: tampanje i podjela radnih materijala > oekivani rezultat : odtampano i podijeljeno 50 radnih materijala.

17

U grafikonu je prikazana hijerarhija cilja, zadataka, rezultata i aktivnosti.

LOGIKI RADNI OKVIR (LOG-OKVIR) Kada definiemo ciljeve (opte, specifine), indikatore, ciljane grupe, aktivnosti i oekivane rezultate, pristupamo izradi logikog radnog okvira (Log-frame). Logiki radni okvir je sredstvo za dizajniranje projekta i upravljanje istim.

- Kako razviti logian radni okvir -

Dizajniranje projekta zapoinje definisanjem kontura oblasti u okviru koje projekat djeluje i pravljenjem inventara svih za tu oblast vezanih problema. Analiza identifikovanih problema omoguava relevantnim projektnim stranama da odlue o preciznom setu problema na koje e projekat ukazivati i da odaberu kljuni problem. Faza analize: problemi ciljevi strategija Faza analize uobiajeno zapoinje osnovnom idejom dobijenom od interesnih strana a tie se postojeeg problema. Analiza bi trebala "razbiti" ovaj problem na set manjih problema. Problemi bi trebali biti izlistani u skladu sa uzrokom i efektom. Interna logika je osnova za logini radni okvir koji je napravljen u toku faze analize. To predstavlja uzrone i hijerarhijske odnose izmeu projektnih aktivnosti, rezultata projekta, projektnih ciljeva i sveukupnog cilja. Sljedei korak je dogovor projektnog tima oko strategije projekta. Ovo se postie razvijanjem serija rjeenja koja su potrebna radi postizanja ciljeva, i odabiranjem ciljeva koji e biti ukljueni u projekat i onih koji nee. Izabrana strategija i ciljevi nakon toga postaju fokus projekta i mogu se koristiti za zavretak matrice log-okvira. Posljednji korak jeste zavretak matrice log-okvira. Veoma je bitno zapamtiti da matrica log-okvira nije forma koja se treba ispuniti ve rezultat temeljne analize i rasuivanja koje se mora uraditi prije popunjavanja tabelarnih polja.

18

FORMA LOG-OKVIRA

2.1 Projekat 2.2 Indikatori uspjeha Interesne strane/ korisnici a. Cilj projekta (sveobuhvatni cilj)

ta je cilj kojem e projekat doprinijeti?

ta su kljuni indikatori koji su povezani sa sveobuhvatnim ciljem?

- Koja dugorona partnerstva e donijeti ovaj projekat? - Ko su dugoroni korisnici ovog projekta?

b. Pojedinani ciljevi projekta

ta su specifini ciljevi projekta?

ta su kvantitativni ili kvalitativni indikatori koji pokazuju da li su i do koje mjere postignuti specifini ciljevi projekta?

Ko su strateki partneri (interesne strane) koji su neophodni da bi se postigao svaki zasebni cilj?

c. Oekivani ishodi i rezultati

- ta su konkretni ishodi koji su predvidjeni radi postizanja specifinih ciljeva? - ta su predvieni efekti i koristi projekta? - Kakva poboljanja i promjene e biti proizvedeni ovim projektom?

ta su indikatori koji mjere stepen do kojeg je projekat postigao predviene rezultate i efekte?

Ko su korisnici rezultata projekta? Ko e nadalje koristiti ishode ovog projekta?

d. Aktivnosti ta su kljune aktivnosti koje se trebaju izvriti i kojim redoslijedom da bi se proizveli oekivani rezultati?

ta su metode i pristupi koji se koriste da bi se implementirala svaka od aktivnosti?

Ko e uestvovati u projektnim aktivnostima? Kakav e biti njihov doprinos?

EVALUACIJA/OCJENJIVANJE PROJEKTA Svaki prijedlog projekta mora da sadri i poglavlje o evaluaciji, koje e opisati kako e se utvrditi uspjeh ili neuspjeh u postizanju planiranih ciljeva i zadataka. Ako su vai ciljevi dobro formulisani, a vai zadaci specifini i mjerljivi, onda je lako napisati ovo poglavlje, jer tano znate ta treba ocijeniti. Treba jasno definisati tri nivoa ocjenjivanja:

1. Ocjenjivanje realizacije projekta definisati koje aktivnosti su uspjeno provedene, kako pojedine projektne komponente meusobno djeluju jedna na drugu, kako su zadovoljene potrebe krajnjih korisnika (ili evidentni nedostaci), koji su komunikacijski kanali koriteni u odnosu na korisnike/vanjske saradnike/projekte partnere/donatore, kako su direktni korisnici ukljueni u realizaciju projekta i sl.

2. Ocjenjivanje rezultata definisati na koje e ciljane grupe rezultati projekta imati direktan uticaj, koji rezulati se ele postii za svaku ciljanu grupu (poreenje na osnovu indikatora uspjeha), kako e se mjeriti ostvarivanje rezultata i koji podaci e se prikupljati i kako i sl.

3. Ocjenjivanje uticaja objasniti kako su rezultati projekta uticali na potrebe, napredak i ostvarivanje optih ciljeva i mogu li se ti uticaji izmjeriti, na koje drutvene grupe (lokalni ili dravni nivo) je djelovao projekat, koje se odluke mogu donijeti vezano za iri projektni kontekst.

19

Tehnike koje se najee koriste kod ocjenjivanja uspjenosti projekta su: upitnici, ankete, testovi, procjene, promatranja, intervjui, izvjetaji, zapisnici, ugovori, akcioni planovi, diskusione grupe itd. Nakon odabira tehnike za ocjenjivanje potrebno je:

- Ukratko objasniti svaku od tehnika, ko e je osmisliti, ko e je provoditi; - Navesti kriterije za provoenje (prethodno definisani indikatori/rezultati i izvor verifikacije za

iste); - Opisati kakvi e izvjeatji nastati kao rezultat ocjenjivanja.

BUDET (PRORAUN PROJEKTA) Proraun trokova radi se na osnovu predhodno opisanih aktivnosti koje se planiraju poduzeti. Proraun projekta ili budet projekta, s jedne strane, predstavlja ukupan iznos koji je potreban za provedbu zacrtanih aktivnosti, a sa druge strane, planske/procijenjene trokove istih. Detaljno objanjenje pripreme projektnog prorauna dato je u poglavlju br. 2. PRILOZI (ANEKSI) Bez obzira na veliinu projekta, nemogue je sve informacije o projektu i organizaciji koja priprema isti, dati u prijedlogu projekta. Zbog toga postoji dio Prilozi/Aneksi u kojem organizacija, uz prijedlog projekta prilae sve ono to moe dodatno doprinijeti kredibilitetu i ukazati na svrhu projekta. Pored obavezne popratne dokumentacije (kopija statuta i dr.), sve ono to bi donatora interesovalo, a ne treba da se nalazi u prijedlogu projekta , treba priloiti u prilogu. U aneksu/prilogu najee se nalazi: Organizaciona ema vae NVO, Spisak lanova upravnog odbora, Pismo podrke od partnera u projektu (ukoliko postoje), Finansijski izvetaj o reviziji vaeg poslovanja, Novinski lanci, programi, broure itd., Biografije kljunih saradnika u projektu, i Pismo/a preporuke.

20

2. BUDET (PRORAUN PROJEKTA)

Izrada budeta/prorauna trokova je posljednja faza u pisanju prijedloga projekta zbog toga to se isti radi na osnovu predhodno opisanih aktivnosti koje se planiraju poduzeti. Budet projekta, s jedne strane, predstavlja ukupni iznos koji je potreban za provedbu zacrtanih aktivnosti, a sa druge strane, planske/procijenjene trokove istih. Prilikom procjene trokova, bilo da se radi o kupovini odreenih stvari/sredstava ili plaanja odreenih usluga, u obzir treba uzeti trenutne trine cijene. Realno procijenjen proraun (koji je u potpunosti u skladu sa navedenim projektnim aktivnostima) prilikom ocjenjivanja projekta od strane donatora, donosi neophodne "bodove", koji su esto presudni u odluci da li taj projekt finansirati ili ne. Takoer, to se vie truda uloi da bi se uradio realan i detaljan proraun trokova, time sami sebi olakavamo praenje utroka sredstava kao i izvjetavanje (periodino i zavrno) prema davaocu finansijskih sredstava. Dakle, proraun je: plan aktivnosti > novano izraen > u specifinim kategorijama trokova > za odreeno vremensko razdoblje > sa mehanizmima za kontrolu (rauni, ugovori, potvrde, uplatnice, priznanice/potvrde o isplati, izvodi itd.) Osnov svakog prorauna ine specifine kategorije trokova koje se mogu podijeliti na:

- Trokovi osoblja - Direktni trokovi - Indirektni trokovi - Ostali trokovi

Trokovi osoblja ukljuuju:

- svo osoblje organizacije koja radi na projektu. Trokovi se mogu obraunavati po osnovu radnih dana koji e biti utroeni za rad na projektu ili na bazi mjesene plate. Primjer za obraun na bazi radnih dana: realizacija projekta je 12 mjeseci. Pomonik koordinatora projekta treba 10 dana mjeseno za rad na konkretnom projektu, to znai da njegov angaman na realizaciji projekta iznosi ukupno 120 dana. Pomnoeno sa cijenom radnog dana, dobit emo ukupan iznos, odnosno troak njegovog rada u projektu. Primjer za obraun na bazi mjesene plate: U ovom sluaju samo jedan dio njegove plate se obraunava iz projektnih sredstava po osnovu postotka (%) utroenog vremena na projektu. Na osnovu toga se odreuje proporcionalni iznos koji e se traiti kroz projekat. -Saradnike na projektu ili lanove NVO po osnovu ugovora o radu iji trokovi mogu biti svrstani u kategoriju trokova osoblja, ali se prikazuju odvojeno od plata osoblja organizacije. Kod razvrstavanja ovih trokova, treba obratiti posebnu panju, jer postoje sluajevi kada se ovi trokovi obraunavaju kao direktni trokovi projekta. Npr: predvieno je organizovanje radionice i u skladu sa tim trokovi voditelja radionice svrstavaju se u direktne trokove zajedno sa zakupom sale za sastanke, zakupom opreme, pripremom materijala itd.

Direktni trokovi su:

svi trokovi koji su direktno povezani sa projektnim aktivnostima kao to su: tampanje materijala (publikacija, broura, plakata, radnih materijala itd.); oglaavanje u dnevnim listovima i/ili drugim medijima; organizovanje radionica, treninga, sastanaka; trokovi putovanja osoblja ili saradnika (dnevnice, naknada trokova goriva, smjetaj i hrana); usluge kopiranja, itd.

Indirektni trokovi su:

oni koji su neophodni za svakodnevno funkcionisanje organizacije i uglavnom nemaju izravnu vezu sa uslugama/proizvodima ili je takvu vezu tee iskazati. To su sljedei trokovi: reijski trokovi (struja, voda, grijanje, odvoz smea), zakup uredskog prostora, potroni materijal (papir, toneri, diskete, CD, fascikle, registratori), pomono osoblje, telefon, potarina, bankovni

21

trokovi, osiguranje prostora, odravanje kompjutera u drugih uredskih maina, usluge ienja ureda itd. Zbog razlika u definisanju i primjeni indirektnih trokova, esti su nesporazumi izmeu onih koji daju sredstva i onih koja ih trae. Dosadanja iskustva pokazuju da donatori esto, ne predviaju finansiranje ove vrste trokova ili to graniavaju samo na pojedine trokove, zato je potrebno naglasiti da se odreeni trokovi mogu iskazati i kao direktni i kao indirektni. Indirektni trokovi koji se mogu prikazati i kao direktni: telefon, fax, potarina i dostava, potroni materijal, koritenje kompjutera, pomono osoblje itd.-onda kada su direktno povezani sa aktivnostima odreenog projekta. Ovi trokovi se esto ne mogu iskazati putem zasebnih rauna, ali se mogu procentualno obraunati. Npr: telefon za mjesec maj iznosi 200 KM. Koritenje telefona za xy projekt mjeseno se obraunava u procentu 30%, to iznosi 60 KM. Zbog toga je veoma vano narativno obrazloiti pojedine trokove i iskazati ih prema jasno definisanim kvantitativnim pokazateljima tj. izraziti ih u jedinicama mjere, jer se time poveava mogunost da e donator odobriti sredstva za iste. Indirektni trokovi koji se nikako ne mogu svrstati u kategoriju direktnih: zakup uredskog prostora, zakup opreme, struja, voda, odvoz smea, odravanje kompjutera u drugih uredskih maina, ienja ureda, administrativno osoblje, osiguranje prostora, itd. Osnovno pitanje je kako razvrstati indirektne trokove. Dvije metode koje se najee koriste su: 1. Sluaj po sluaj predstavlja slobodnu procjenu udjela svakog pojedinog projekta u

ukupnim indirektnim trokovima organizacije svaki projekt pokriva odreeni dio trokova organizacije;

2. pro rata osigurava da svaki projekt uestvuje u pokrivanju trokova srazmjerno trokovim koji e nastati po osnovu projektnih aktivnosti. Primjer: svi indirektni trokovi organizacije ukljuujui i trokove projekta za koji traimo sredstva iznose 20.000 KM godinje. Direktni trokovi za sve projekte ukljuujui i ovaj koji pripremamo, iznose 230.000 KM. U projektu za koji traimo sredstva, predvien je iznos od 73.600 KM za direktne trokove to ini 32% svih direktnih trokova. U skladu s tim pripada mu i 32% indirektnih trokova. tj. 6.400 KM.

Ostali trokovi su:

kupovina opreme (uredske maine, namjetaj), dalja edukacija zaposlenih i lanova NVO-a, trokovi pripremanja projekta, evaluacija projekta, prikupljanje podataka za projekt, trokovi prevoenja potrebne literature itd.

Koraci na izradi prorauna ukljuuju sljedee: -odrediti trokove osoblja;

-odrediti direktne trokove; -rasporediti indirektne trokove u skladu sa potrebama organizacije i projektnim aktivnostima; -definisati elemente prorauna: jedinica mjere, koliina, jedinini troak; -narativno obrazloiti trokove;

-navesti potencijalne ili ve osigurane izvore financiranja od strane drugih donatora; -navesti financijska /materijalna sredstva koja je sama organizacije spremna uloiti u projekt.

Osnova prorauna je tabelarni prikaz po stavkama koji sadri: opis stavke - jedinicu mjere - koliinu - jedinini utroak (uz navoenje valute u kojoj se radi obraun) i ukupni troak (uz navoenje valute-KM; EUR; USD itd.).

22

Pored toga, tabelu moemo nadopuniti dodatnim kolonama kao to su: obrazloenje troka, udio drugog/drugih donatora, kao i eventualni doprinos NVO-a. Opis mora biti detaljno i jasno definisan u kojem e se vidjeti koja je to kategorija trokova i koji su to trokovi unutar svake pojedine kategorije. Jedinica mjere se odreuje stvarnim nainom plaanja odreenog troka. Preduslov za odreivanje jedinice mjere je tano definisanje stavki u koloni opis, kao i jasno razvrstavanje trokova po kategorijama. Npr: ako je troak telefona definisan kao direktni troak, onda jedinica mjere moe biti mjesec ili impuls, a ako je definisan kao indirektni troak, jedinica mjere moe biti paual. Primjeri za iskazivanje jedinica mjere mogu biti: -za osoblje NVO-a osoba; osoba/godina; osoba/mjesec; osoba/dan -vanjski saradnici osoba/mjesec; osoba/dan -potroni materijal komad; paket; kilogram; litar -struna literatura mjesec; komad -razne publikacije, plakati, posteri, broure komad -putni trokovi, smjetaj, dnevnice osoba/dan, osoba/noenje, kilometri (za trokove goriva) -i slino... Koliina mora odgovarati jedinici mjere i vrsti aktivnosti. Jedinini troak mora biti izraen u jednoj valuti za sve proraunske stavke. Ukupni troak predstavlja tanu kalkulaciju svih predhodnih elemenata u tabeli prorauna. Obrazloenje je opisni dio u kojem treba objasniti ta je bila osnovica za obraun pojedinih

stavki. Udio drugih donatora ili doprinos NVO-a u financiranju projekta dodatna kolona za prikazivanje drugih izvora sredstava za realizaciju projekta, u sluaju da postoje drugi donatori koji e sufinansirati projekat ili da se navede doprinos NVO-a da, bez naknade za potrebe projekta, ustupa koritenje postojee opreme, koritenje uredskog prostora, volonterski rad itd. Da bi se takav doprinos NVO-a mogao proraunati, isti se izraava u trinim cijenama. Takoer je vano napomenuti da se kao dodatak osnovnom/glavnom proraunu moe izraditi i proraun po fazama u sluaju da se kompletan projekt dijeli na faze. Ako je predhodno navedeno koliko vremena (mjeseci, sedmica, dana) e trajati svaka faza i aktivnosti koje ulaze u sastav svake faze, toga se moramo drati i u ovom dodatnom proraunu. Trajanje svake faze (datum poetka i zavretka) mora biti usklaeno sa tano pripadajuim trokovima za tu fazu. Ukupni zbir trokova po svim fazama mora da se slae sa ukupnim trokovima cijelog projekta.

23

Primjer strukture prorauna u sluaju kada forma/obrazac prorauna nije propisan

OPIS Jedinica mjere

Koliina Jedinini troak (KM)

Ukupni iznos (KM)

Obrazloenje

Trokovi osoblja -koordinator -projekt menader Saradnici -strunjak za otpadne vode -prevodilac Direktni trokovi -zakup sale za radionicu -tampa postera -dnevnice za slubeno putovanje -kopiranje materijala

Osoba/mjesec

Osoba/dan

Osoba/dan Stranica Dan Komad Osoba/dan stranica

12

56

10

35 2

100 3

2550

500

60

100

15

100 2

54

0,10

6000

3360

1000

525

200 200

162

255

-60% od ukupne bruto plate -obraunati radni dani -obraunati radni dani -broj prevedinh stranica -bez popusta -sa popustom na koliinu -u skladu sa Sl. Listom BiH -materijal za 30 uesnika

Indirektni trokovi -potroni materijal -telefon/fax

Paual mjesec

12

12

80

150

960

1800

Nije mogue odrediti koliinu -22% od ukupnih trokova tel/faxa

Ostali trokovi -kupovina foto aparata -anketni listii -upitnici

Komad Komad Komad

1

600 150

350 0,30 0,50

350 180 75

-za potrebe projekta -za evaluaciju projekta

UKUPNO: --------- ---------

24

Primjer obrasca za proraun projekta REC propisane forme

Odobren proraun (Appr.Budget)

Stvarni trokovi (Actual Exp.)

DODJELJENA SREDSTVA EUR

KM EUR KM

Najamnina uredskog prostora (Office rent) Plate lanova NVO (Salaries of NGO members) Naknada za savjetnike (Fees for consultants) Putovanja (Travel) Smjetaj i hrana (Accomodations and food) Prevoz opreme (Transport of equipment) Oprema (Equipment) Potroni materijal - pribor i sl. (Supplies) Trokovi raunarske obrade (Computer services)

Usluge prevoenja (Translation services) Druge usluge (Other services) Trokovi publikacija (Publication costs) Potarina, telefon i sl. (Communication costs) Ostali trokovi (Other costs) (molimo specificirati )

Ukupno (Total)

REC pored ove osnovne tabele zahtijeva i dodatno detaljno objanenje svih stavki prorauna koje moe biti u obliku tabele ili narativni opis.

25

3. UPRAVLJANJE PROJEKTOM (PROJEKT MENADMENT)

Upravljanje projektom je sredstvo, skup metoda i tehnika koji nam moe pomoi da efikasno doemo do ciljeva i rezultata. Naizgled to je teak zadatak koji zahtijeva ekspertizu, znanje i praksu, te se moe uiniti tekim za razumijevanje, praenje ili ostvarivanje. Meutim, svako je na mnoge naine projekt menader u svakodnevnom ivotu. Npr: kupovina; ienje stana; organiziranje fudbalskog mea; pripremanje ispita; planiranje odmora itd. Svaka nevladina organizacija bi trebala odrediti jednu osobu, odnosno koordinatora/menadera koji bi bio zaduen za upravjanje projektom i odgovoran za planiranje i nadgledanje realizacije aktivnosti, raspodjelu posla unutar projektnog tima, ocjenu realizacije projekta, izvjetavanje itd. Funkcija planiranja zahtijeva od menadera da donese odluke o vanim elementima projekta kao to su ciljevi, aktivnosti, izvori i implementacija, te razradi detaljan plan upravljanja projektom. Planiranje je podjednako vano kao i organizacija i nadgledanje realizacije projekta. Pod realizacijom projekta podrazumijevamo realizaciju odreenog plana, odnosno zacrtanih aktivnosti. Nadgledanje zacrtanih aktivnosti/zadataka zahtijeva vjetinu i posveenost. Iako poznati citat tvrdi da "samo budale kontroliu stvari po redu, genij nadgleda haos", uistinu, dranje stvari pod kontrolom zahtijeva talenat, naroito kada je vie ljudi ukljueno i kada se informacije moraju razmjenjivati. Stvarni izazovi voenja projekta su:

da implementirane aktivnosti vode ka ciljevima projekta; dokumentovanje projekta; prikupljanje i dijeljenje informacija; koordiniranje i organiziranje; potovanje rokova; donoenje odluka; nadgledanje i procijenjivanje; odravanje kontakta sa partnerima; raspodjela poslova; izgradnja tima i osoblja, i bilo ta drugo to se moe pojaviti ...

Raspodjela posla je najizazovniji i najtei zadatak za menadera. Podrazumijeva proces postizanja ciljeva projekta sticanjem, zadravanjem, razvijanjem i ispravnim koritenjem ljudskih resursa unutar organizacije. Kroz posmatranja i prouavanje, menaderi moraju identifikovati vjetine koje su im na raspolaganju unutar organizacije. Ukoliko one nedostaju, menaderi bi trebali razraditi program aktivnog razvoja, ukljuujui obuku, edukaciju i optu pripremu projektnog tima za sadanji i budui rad. Kada se bez problema dospije do sredine implementacije projekta, to znai da su menaderi dobro postavili planove, projektni tim radi dobro i svi su zadovoljni postignutim rezultatima. Meutim, suoavanje sa kriznim situacijama i iznalaenje kreativnih rjeenja je znaajna vjetina upravljanja. Kada nastupi kriza, svi u projektnom timu bi se trebali ukljuiti u rjeavanje problema. Meusobna saradnja i komunikacija unutar projektnog tima je od izuzetne vanosti. Takoer je vana komunikacija i sa predstavnicima donatora, jer ukoliko problemi utiu na implementaciju i uspjeh projekta, bolje je donatora informisati na vrijeme. Donatori su vai partneri, ne neprijatelji.

26

Mnoge organizacije uglavnom vjeruju da se projekat zavrava odmah nakon to se izvede posljednja predviena aktivnost; ali projekat nije gotov sve dok se ne izvri ocjena realizacije, pripreme izvjetaji, dostave donatoru, donator odobri iste i arhiva se ne zatvori. Poeljno je ocjenu realizacije obavljati u toku provoenja projekta, kada su jo uvijek mogue ispravke i prilagoavanja, kao i na kraju projekta. Nakon ocjene realizacije projekta, pristupa se izradi izvjetaja (narativnih i finansijskih). Veina donatora zahtijeva da se tokom realizacije projekta dostavljaju izvjetaji o napretku projekta, kao i finalni izvjetaj. Izvjetaj se sastoji iz dva dijela: 1) narativnog i 2) finansijskog. Narativni izvjetaj bi trebao da obuhvata informaciju o dovrenim aktivnostima, problemima koji su se pojavili, utroku sredstava, te informaciju o bilo kojoj promjeni nastaloj tokom provedbe projekta. Predloena struktura narativnog izvjetaja:

Uvod; Ciljevi i planirane aktivnosti; Rezultati, ispunjeni ili postignuti ciljevi, uspjesi; Prepreke, problemi, promjene (zato su bile potrebne?), nauene lekcije; Povratna informacija od ciljnih grupa o projektu; Planovi za nastavak; Dodaci: kopije ili primjeri bilo kakvog materijala razvijenog i napravljenog u toku projekta

(posteri, leci, studije, novine, publikacije, itd.). Uz narativni dio potrebno je priloiti i finansijski izvjetaj. Finansijski izvjetaj treba jasno i tano da prikazuje koritenje svih fondova. Svi trokovi vezani za projekat moraju biti predstavljeni i popraeni kopijama rauna, ugovora, priznanica i dr. Najlaki nain pripreme finansijskog izvjetaja jeste jednostavna uporedba planiranog i odobrenog budeta sa stvarnim trokovima nastalim u projektu. Jako je vano da je finansijski izvjetaj dosljedan i meusobno povezan sa narativnim izvjetajem. Predloena struktura finansijskog izvjetaja:

Trokovi najamnine uredskog prostora; Plate ili stipendije lanova NVO; Trokovi naknade za savjetnike u projektu; Trokovi putovanja; Trokovi smjetaja i hrane; Oprema (kupovina ili iznamljivanje); Trokovi potronog materijala, pribora i sl.; Trokovi raunarske obrade; Trokovi usluga prevoenja; Trokovi publikacija; Potarina, telefon i sl.; i Ostali trokovi.

Savjet: Najbolje je finasijski izvjetaj predstaviti u vidu tabele.

27

REC PROGRAM FINANSIJSKE PODRKE NEVLADINIM ORGANIZACIJAMA

Regionalni centar za okoli za Srednju i Istonu Evropu (REC) je nepolitika, nestranaka, neprofitna, projektno usmjerena meunarodna organizacija ija je misija da pomogne u rjeavanju okolinske problematike u Srednjoj i Istonoj Evropi (SIE). REC takoer:

promovira saradnju izmeu nevladinih organizacija, vlada, poslovnog sektora i ostalih institucija/pojedinaca koji se bave okolinskom problematikom;

podrava slobodnu razmjenu informacija i promovira uee javnosti u donoenju odluka iz oblasti okolia.

REC su 1990. godine formirale Sjedinjene Amerike Drave, Evropska Komisija i Maarska. Danas REC ima svoju pravnu osnovu u povelji koju su potpisale vlade 28 zemalja i Evropska Komisija, kao i u meunarodnom sporazumu, potpisanom sa Vladom Republike Maarske. Glavni Ured REC-a smjeten je u mjestu Szentendre u Maarskoj, sa podrunicama i terenskim uredima u 16 zemalja korisnica: Albaniji, Bosni i Herzegovini, Bugarskoj, Hrvatskoj, ekoj, Estoniji, Maarskoj, Latviji, Litvaniji, Makedoniji, Poljskoj, Rumuniji, Srbiji i Crnoj Gori, Slovakoj, Sloveniji i Turskoj.

Ured REC-a za BiH (REC Country Office BiH) osnovan je u martu 1997. godine s ciljem da prui podrku unapreenju zatite i ouvanja okolia u BiH. U dosadanjem radu, Ured za BiH radio je na promovisanju dijaloga meu razliitim zainteresiranim stranama (vladama, nauno-istraivakim organizacijama, privredi, NVO-ima, medijima i dr.) koje uestvuju u ovoj oblasti. Imajui na umu politiku neusmjerenost, sve aktivnosti REC-a se odnose na oba BiH entiteta (Federaciju Bosne i Hercegovine, Republiku Srpsku, kao i na Brko Distrikt), te podrku svakom napretku u domenu okolia. S obzirom na veoma specifinu situaciju u BiH, decentralizaciju i odnos izmeu dva entiteta, REC je uspostavio terenske urede u Banjoj Luci (1998. godine) i Mostaru (2000. godine). U dosadanjem radu Ured za BiH je ostvario dobre kontakte sa svim sektorima koji uestvuju u ovoj oblasti, a naroito je uspjean program finansijske podrke (grantova) za ekoloke nevladine organizacije koje su registrovane kao udruenja graana ili fondacije. REC PROGRAM FINANSIJSKIH PODRKI NEVLADINIM ORGANIZACIJAMA Finansijske podrke nevladinim organizacijama osiguravaju se putem dva programa: Program namjenskog finansiranja koji se vodi u centrali REC-a Budimpeti i Program finansijske podrke na lokalnom/nacionalnom nivou koji vode lokalni uredi REC-a. Program namjenskog finansiranja usmjerava finansijsku pomo na vana regionalna pitanja zatite okolia, birajui specifine teme. Za svaku temu obazbijedi se odreena svota novca za zemlje uesnice u programu. Sve finansijske podrke se dodijeljuju na temelju objavljenog natjeaja/konkursa. Upute za izradu prijedloga prevedene su na jezik svake zemlje i prije podnoenja zahtjeva mogu se dobiti u lokalnom uredu. Prije pisanja prijedloga projekta, NVO, odnosno aplikant treba detaljno prouiti konkurs i/ili smjernice te se po potrebi konsultovati s predstavnicima REC-a. Ko moe podnijeti zahtjev Samo registrovane nevladine organizacije1 ija ja aktivnost uglavnom orijentirana na podruje zatite okolia mogu aplicirati projekat za finansijsku podrku od strane REC-a. Drugi tipovi organizacija

1 Nevladine organizacije registrovane kao udruenje graana ili fondacije FBiH i RS.

28

mogu saraivati2 s nevladinim organizacijama u projektima, ali podnosilac zahtjeva za podrku mora biti nevladina organizacija. Finansijske podrke osiguravaju kratkoronu podrku za:

nacionalne projekte koji pridonose podizanju opte svijesti u odnosu na problematiku zatite okolia, u skladu su sa nacionalnim strategijama (NEAP i dr.), ukljuuju vei broj aktera u projektu (vie NVO-a, kola, medija i dr.), te se implementiraju na irem podruju (npr. podruje cijelog kantona, meuentitetski projekti, itd.)

lokalne projekte koji pridonose podizanju opte svijesti u odnosu na problematiku zatite okolia i implementiraju se u odreenoj zajednici (saradnja sa lokalnim vlastima, kolama i dr. zainteresovanim nije obavezna ukoliko nije uslovljena konkursom).

Finansijska podrka na nacionalnom/lokalnom nivou ne moe se dodijeliti isto naunom istraivanju, religijskoj ili politikoj aktivnosti, za kupovanje nekretnina (zgrada, zemlje i dr.), te za investicije bilo kakve vrste. Kako aplicirati projektni prijedlog Prijavna procedura sadri dvije faze: prijavu koncepta projektnog prijedloga i izradu kompletnog prijedloga projekta. NVO aplikant (voditelj projekta) mora identifikovati kljune interesne grupe i ukljuiti ih u prvu fazu izrade koncepta projektnog prijedloga. Procedura apliciranja (obje faze) je detaljno objanjena u pozivu/konkursu za apliciranje projektnih prijedloga. Apliciranje koncepta/ideje projektnog prijedloga obuhvata sljedee korake: 1. Korak Identificiranje i ukljuivanje kljunih interesnih grupa (Biranje partnera) Pratei poziv za podrku projektima, nevladine organizacije bi trebale poeti od identifikacije problema na koji planira ukazati, te vidjeti da li se to uklapa u neke od oblasti/podruja opisanih u konkursu grantova. NVO-i bi takoer trebali identifikovati kljune interesne grupe/partnere (npr. lokalne vlasti (optine i dr.), poslovni/biznis sektor, akademske institucije, druge NVO-e, voe zajednica i javnost uopte) koji rade na slinim temama od znaaja za konkurs. 2. Korak Prva faza - priprema koncepta projektnog prijedloga Nevladine organizacije trebaju slijediti formular priloen u pozivu za grantove Obrazac koncepta projektnog prijedloga prilikom prijavljivanja svog prijedloga projekta (Dodatak I). Prijedlog koji se izrauje u prvoj fazi je kraa i jednostavnija forma od pisanja kompletnog prijedloga projekta. Uz projektne formulare neophodno je ukljuiti i osnovne informacije, objanjavajui glavni problem i pristup kojim se ukazuje na njega u saradnji sa identifikovanim interesnim stranama. Kao to je navedeno u formularu, NVO treba jasno da procijeni ukupan iznos potrebnih sredstava za realizaciju kompletnog projekta, a u skladu sa propozicijama konkursa. Ukljuenje kljunih interesnih grupa predstavlja vaan kriterij u fazi kompletnog projektnog prijedloga. U fazi koncepta projektnog prijedloga, od strane NVO-a se trai da jasno identifikuju interesne grupe i opiu potencijalnu ulogu svakog od njih (partnera). Potrebno je da se u fazi izrade koncepta projektnog prijedloga popuni i Izjava o saradnji (Dodatak II), koja bi trebala biti potpisana i ovjerena peatom od strane partnera. Vodea NVO je odgovorna za dostavljanje originala koncepta projekta sa svim popratnim dokumentima Uredu REC-a u Sarajevu. Prijave koncepta prijedloga projekta trebaju biti dostavljene iskljuivo potom ili lino do navedenog krajnjeg roka. Po pravilima REC-a, prijave stigle putem faks-a ili e-mail-a se ne uzimaju u razmatranje, kao ni prijave pristigle poslije krajnjeg roka ili prijave sa nepotpunom popratnom dokumentacijom (traenom konkursom). Ukoliko projekat bude izabran na dalju proceduru nakon faze koncepta projektnog prijedloga (detalji o tome ta se zahtijeva u okviru faze koncepta projektnog prijedloga su obezbjeeni u Pozivu za dostavljanje projektnih prijedloga), NVO bi trebao da slijedi tano definirane korake opisane u Smjernicama za izdradu punih/kompletnih projektnih prijedloga.

2 Saradnja sa drugim tipovima organizacija je poeljna samo ako je konkursom obavezna.

29

Kada podnijeti zahtjev Lokalni ured REC-a objavljuje natjeaj/konkurs za apliciranje prijedloga projekata u svom tromjesenom Biltenu, putem sredstava javnog informisanja, na svojoj web stranici i putem REC-ove e-mail liste. Krajnji rok za zaprimanje prijedloga projekata obino je 2-3 sedmice prije sastanka Lokalnog savjetodavnog odbora (nezavisne komisije koja ocjenjuje projekte), kako bi se osiguralo dovoljno vremena za sve eventualne nadopune i ispravke. Lokalni savjetodavni odbor odluuje o prihvatanju ili odbijanju pojedinog projekta, a lokalni ured REC-a obavjetava podnosioca prijedloga o odluci Odbora. S obzirom da REC nema stalnih fondova za dodjeljivanje NVO-ima, zahtjevi tj. projektni prijedlozi se iskljuivo dostavljaju po objavi konkursa slijedei tano definirane korake. Postupak ocjenjivanja Pri ocjenjivanju prijedloga projekata i odreivanja visine finansijske podrke na nacionalnom/lokalnom nivou uzimaju se u obzir sljedei kriteriji:

realne potrebe NVO za pomo u uspostavljanju i razvoju ustrojstva i mogunost da REC-ova podrka doprinese trajnoj uravnoteenosti i stabilnosti organizacije;

stepen do kojeg predloena aktivnost promovira uee javnosti i podizanje opte svijesti u odnosu na problematiku zatite okolia;

izvodljivost (feasibility) i odnos trokova i uinka (cost-effectiveness) prijedloga; mogunost da NVO provede projekat.

Zahtjeve ocjenjuje Lokalni savjetodavni odbor (LAB) osnovan pri svakom lokalnom uredu REC-a. Sastav odbora ine nezavisni strunjaci koji poznaju NVO zajednicu i probleme okolia ili su ak i sami predstavnici NVO-a. Formiranje LAB-a se takoer uslovljava u zavisnosti od teme konkursa (npr. otpad, vode i dr.), kada se odabiru strunjaci iz ovih podruja. Odluke o prihvaanju ili odbijanju zahtjeva, tj. projektnog prijedloga obino se donose konsenzusom. U sluaju kada to nije mogue odluke se donose veinom glasova. lanovi / predstavnici NVO-a iji projekat je apliciran na grant program ili ako uestvuju kao partneri NEMAJU PRAVO evaluacije/ocjenjivanja istog. Obavjetavanje o prihvatanju/odbijanju prijedloga projekata Svi podnosioci zahtjeva koji su zadovoljili uslove, budu obavijeteni o odluci Lokalnog savjetodavnog odbora. Ako je zahtjev odobren, pismo odobrenja alje se podnosiocu zahtjeva u kojem se informie o tanom datumu i mjestu sastanka dobitnika granta (tzv. winners meeting). Ukoliko zahtjev nije odobren, u pismu obavjetenja se navode razlozi odbijanja projekta, koje su lanovi LAB-a obrazloili tokom procesa odluivanja. Sporazum o dodjeli sredstava Sporazum o dodjeli sredstava postaje punovaan ugovor nakon to je potpisan od korisnika podrke (NVO-a) i REC-a. Sporazum o dodjeli sredstava sadrava odobreni proraun podrke, raspored isplata i metodologiju izvjetavanja prema REC-u, te ostale uslove. Sporazum o dodjeli sredstava takoer uslovljava korisnika podrke o obaveznom sprovoenju projekta na nain opisan u odobrenom projektnom prijedlogu. Odobrenje za eventualne bitne promjene u projektu mora se unaprijed, pismenim putem, zatraiti od REC-a. Odobrenje se daje u pisanom obliku. Pod bitnim promjenama smatraju se promjene u pojedinim stavkama budeta/prorauna u iznosu veem od 10%, zatim promjene u datumima provoenja projekta, te promjene u samoj prirodi projekta.

30

Isplata finansijske podrke Nevladina organizacija mora imati otvoren raun u banci. Finansijska podrka obino se prenosi u ratama/tranama s rauna REC-ovog lokalnog ureda na raun NVO. Isplata se vri u lokalnoj valuti. Isplata finansijske podrke ne moe biti izvrena u gotovini ili ekom. Prva isplata se izvri nakon primanja potpisanog sporazuma o dodjeli sredstava. Sljedee isplate slijede nakon zaprimanja i odobravanja izvjetaja. Izvjetaji U sporazumu o dodjeli sredstava opisano je koje izvjetaje je potrebno dostaviti. To su:

Izvjetaj o napretku: Taj izvjetaj se dostavlja nakon utroene prve rate. Na jednoj stranici opisuje se kako se projekat provodio do tog roka. Izvjetaj treba da obuhvata informaciju o dovrenim aktivnostima, problemima koji su se pojavili, kako se troio novac do tog datuma, te informaciju o bilo kojoj promjeni nastaloj tokom provedbe projekta. Uz narativni dio potrebno je priloiti i finansijski izvjetaj, te kopije rauna, ugovora, priznanica i dr. Lokalni predstavnici REC-a ocijenjuju izvjetaj i ako je zadovoljavajui, odobrava se sljedea isplata.

Zavrni ili konani izvjetaj: Zavrni izvjetaj se obavezno dostavlja u roku od mjesec dana od zavretka projekta. U tom izvjetaju opisuje se uspjeh projekta u postizanju zadanih ciljeva. U njemu se objanjava to je dovreno, koji su se problemi pojavili tokom implementacije projekta, koje su informacije pogodne za javno objavljivanje, te vrijednost projekta kao modela. U sluaju kupovine opreme potrebno je objasniti razloge njenog koritenja (npr. Digitalna kamera /fotodokumentacija divljih deponija/ itd.). Zavrni izvjetaj takoer mora sadravati detaljan pregled troenja finansijskih sredstava. Za svaku stavku budeta/prorauna usporeuju se stvarni trokovi s trokovima odobrenim budetom/proraunom. Svi trokovi, ukljuujui plate i stipendije, pravdaju se kopijom rauna ili priznanice. Zavrni izvjetaj podnosi se na predvienim REC obrascima. Detaljnije upute za pripremu izvjetaja dostavljaju se koordinatoru projekta poslije uplate druge rate/trane.

Finansijska podrka za nabavku opreme Podrka koja se koristi za nabavku opreme daje se pod posebnim uslovima:

Na raunu mora biti vidljivo da je REC kupac opreme. U sporazumu o dodjeli sredstava mora biti navedeno da REC ostaje vlasnik opreme u periodu

od jedne godine. Za vrijeme tog perioda REC posuuje opremu nevladinoj organizaciji, tako da treba biti navedeno da oprema mora biti vraena lokalnom uredu ako NVO prestane postojati ili ako oprema vie nije potrebna.

Uz zavrni izvjetaj, koji se predaje REC-u nakon jedne godine od nabavke opreme, NVO moe zatraiti da joj se odobri dalje koritenje opreme. Lokalni savjetodavni odbor ocijenjuje kako je NVO proveo projekat te odluuje o davanju opreme na dalje koritenje. I u sluaju da se odobri dalje koritenje, oprema mora biti vraena REC-u ako NVO prestane postojati. Prilikom ispunjavanja formi zavrnog izvjetaja, potrebno je dostaviti ispunjenu formu o nabavci opreme tzv. Equipment Accounting Form, koja je dostupna u uredu REC-a.

Pristup informacijama Svi projekti koji su dobili podrku smatraju se javnim i bilo koji podatak koji je rezultat takvog projekta mora biti dostupan javnosti. Ako je rezultat projekta publikacija, plakat ili sl. korisnik podrke treba osigurati za REC besplatne primjerke (minimalno 3 primjerka).

31

Objavljivanje dobivanja finansijske podrke Oekuje se da NVO - korisnik podrke objavi da je realizaciju projekta potpuno (ili djelimino) omoguio REC. Nevladina organizacija, korisnik podrke, mora na plakatu, u biltenu ili brouri navesti obavijest kao npr.: "Realizaciju ovog projekta omoguio je Regionalni centar za okoli/ivotnu sredinu za Srednju i Istonu Europu - Ured u BiH". Za svaki grant program, REC obezbijedi tekst i logo koji treba biti objavljen na promotivnim materijalima. Prenos prava i odricanje od odgovornosti Finansiranje projekta od strane REC-a ne znai prenos prava vlasnitva nad rezultatima projekta korisnika podrke na REC. Regionalni centar za okoli/ivotnu sredinu za Srednju i Istonu Europu - Ured u BiH ne snosi odgovornost, neposrednu ili posrednu, za tete proizale iz bilo koje aktivnosti korisnika podrke. Monitoring/revizija odobrenih projekata REC je obavezan da izvri monitoring tj. reviziju implementacije projekta u sjeditu NVO-a, kako bi se osigurala zadovoljavajua provedba. REC takoer pridrava pravo preispitivanja finansija i trokova u bilo koje vrijeme trajanja finansijske podrke ili godinu dana nakon zavretka projekta. Zbog toga se svi rauni moraju uvati godinu dana poslije zavretka projekta.

U prilogu su REC obrasci/forme za apliciranje projektnih prijedloga (koncept i puni projektni prijedlog)

32

DODATAK I OBRAZAC ZA KONCEPT PROJEKTNIH PRIJEDLOGA

Vodea NVO je odgovorna za dostavljenje originala koncepta projektnih prijedloga sa svim popratnim

dokumentima Uredu REC-a u Sarajevu. Prijave koncepta projektnih prijedloga trebaju biti dostavljene

potom do (tano navedenog datum). Prijave pristigle putem faks-a ili e-mail-a se nee uzeti u razmatranje.

Koncept projektnog prijedloga mora biti napisan na lokalnom jeziku i biti u potpunosti kompletiran ukljuujui sljedee:

A. Administrativne informacije B. Opis projekta C. Popratni dokumenti

A. Administrativne informacije

Naziv projekta:

Vremensko trajanje projekta (broj mjeseci):

Ukupan iznos koji se trai od REC-a (u EUR-ima):

Naziv NVO-a :

Registracioni broj:

Telefon:

E-mail adresa:

Fax:

Adresa:

Koordinator projekta:

Naziv osobe koja je pripremala projekat (osim koordinatora):

Naziv banke:

Vlasnik rauna:

Adresa banke:

Broj rauna SWIFT kod:

33

Dodatak A PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI PRIJEDLOG)

Naslovna strana prijedloga projekta

Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u ve obezbjeena polja.

NAZIV PROJEKTA:

Informacija o vodeoj NVO Naziv NVO-a Registracioni broj: E-mail: Broj telefona: Fax: Adresa (ukljuite i ime zemlje):

Koordinator projekta: Datumi projektnog perioda

Poetni datum:

dan - mjesec - godina Zavrni datum:

dan - mjesec - godina

Kratak opis projekta

Proizvodi koji e se razviti

Iznos koji se trai od REC-a ( )

Podaci o banci (naziv banke, adresa, vlasnik rauna, broj rauna, SWIFT kod)

Naziv banke:

Vlasnik rauna:

Broj rauna:

SWIFT kod:

Popunjava REC Datum zaprimanja Slubenik odgovoran za grant Kljune rijei

Odluka

Informacije na ovoj strani ne bi trebale prelaziti ovu stranicu

34

Dodatak B PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI PRIJEDLOG)

Logian radni okvir Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u ve obezbjeena polja. Poeljno je da log-okvir ne prelazi 1 stranicu.

2.1 Projekat 2.2 Indikatori uspjeha Interesne strane/ korisnici

a. Cilj projekta (sveobuhvatni cilj)

ta je cilj kojem e projekat doprinijeti?

ta su kljuni indikatori koji su povezani sa sveobuhvatnim ciljem?

Koja dugorona partnerstva e donijeti ovaj projekat?

Ko su dugoroni korisnici ovog projekta?

b. Pojedinani ciljevi projekta

ta su specifini ciljevi projekta?

ta su kvantitativni ili kvalitativni indikatori koji pokazuju da li su i do koje mjere postignuti specifini ciljevi projekta?

Ko su strateki partneri (interesne strane) koji su neophodni da bi se postigao svaki zasebni cilj?

c. Oekivani ishodi i rezultati ta su konkretni ishodi koji su predvieni radi postizanja specifinih ciljeva?

ta su predvieni efekti i koristi projekta? Kakva poboljanja i promjene e biti proizvedeni ovim projektom?

ta su indikatori koji mjere stepen do kojeg je projekat postigao predviene rezultate i efekte?

Ko su korisnici rezultata projekta? Ko e nadalje koristiti ishode ovog projekta?

d. Aktivnosti ta su kljune aktivnosti koje se trebaju izvriti i kojim redoslijedom da bi se proizveli oekivani rezltati?

ta su metode i pristupi koji se koriste da bi se implementirala svaka od aktivnosti?

Ko e uestvovati u projektnim aktivnostima? Kakav e biti njihov doprinos?

35

Dodatak C PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI PRIJEDLOG)

Narativni opis projekta Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u ve obezbjeena polja. Maksimalna duina teksta nije ograniena, iako je poeljno da ovaj dokumenat ne prelazi vie od 4 stranice.

NAZIV PROJEKTA:

3.a. Navoenje problema Opis problema na koji se ukazuje: 3.b. Detaljan plan projekta

Sveobuhvatni cilj projekta:

Individualni ciljevi:

Aktivnosti/Vremenski okvir:

Oekivani ishodi i rezultati:

Planirani produetak:

3.c. Interesne strane/partneri (ukoliko postoje)

Interesna strana 1 Organizacija Ime kontakt osobe i njena pozicija Adresa (ukljuite ime zemlje): Telefon i fax: E-mail: Opis uloge: Interesna strana 2 Organizacija Ime kontakt osobe i njena pozicija Adresa (ukljuite ime zemlje): Telefon i fax: E-mail: Opis uloge: Interesna strana 3 Organizacija Ime kontakt osobe i njena pozicija Adresa (ukljuite ime zemlje): Telefon i fax: E-mail: Opis uloge:

36

Dodatak D PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI PRIJEDLOG)

Pregled budeta projekta (u eurima)

Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u ve obezbjeena polja.

NAZIV PROJEKTA:

Informacija o vodeoj NVO Naziv NVO-a Registracioni broj: E-mail: Broj telefona: Fax: Adresa (ukljuite ime zemlje):

Koordinator projekta Datumi projektnog perioda

Poetni datum:

dan - mjesec - godina Zavrni datum:

dan - mjesec - godina

Sveukupni budet

Budetske stavke Faza I Faza II Budet u

1.1.1. Plate

Oprema