Zagreb, 20.04.23

Priprema poziva na dostavu projektnih prijedloga u grant

shemama

20.04.23

Sadržaj

• Uvod - ključni pojmovi

• Sadržaj poziva na dostavu projektnih prijedloga

• Izrada dokumentacije

• Zaključak

• Pitanja

20.04.23

Cilj prezentacije

• Edukacija djelatnika – članova jedinica za provedbu projekata i IPA provedbenih tijela - za pripremu poziva na dostavu projektnih prijedloga u grant shemama

• Identifikacija dokumenata i točaka ključnih za izradu poziva na dostavu projektnih prijedloga

20.04.23

Uvod - ključni pojmovi• Call for Proposals (CfP) – poziv na dostavu projektnih prijedloga

• Guidelines for Applicants (GfA) – upute prijaviteljima. Osnovni dokument poziva na dostavu projektnih prijedloga.

• The “Action” – projekt koji se provodi naziva se “the Action” (budući aneks I ugovora)

• Concept Note – projektni sažetak

• Application – projektni prijedlog

20.04.23

Sadržaj poziva na dostavu projektnih prijedloga

• Local publication – objava poziva

• Guidelines for Applicants (GfA) – upute prijaviteljima

• Application Form and Concept Note (obrazac

projektnog prijedloga i projektnog sažetka) – Annex I

• Logframe (logička matrica) – Annex I • Budget template (obrazac budžeta) – Annex III

20.04.23

Sadržaj poziva na dostavu projektnih prijedloga

• Special Conditions (posebni uvjeti ugovora)

• General Conditions (opći uvjeti) – Annex II

• (Contract) Award Procedures (procedure sekundarne nabave) – Annex IV

• Request for Payment (zahtjev za plaćanje) – Annex V

• FIF (financijska identifikacija) – Annex V

• LEF (pravni status) – private/public

20.04.23

Sadržaj poziva na dostavu projektnih prijedloga

• Interim Report (među-izvještaj) – Annex VI

• Final Report (završni izvještaj) – Annex VI

• Financial Report (financijski izvještaj) – Annex VI

• Expenditure Verification (revizija, ako je potrebno) – Annex VII

• Financial Guarantee (financijska garancija, ako je potrebno) – Annex VIII

• Per Diem rates table

20.04.23

Izrada dokumentacijeLocal Publication (objava poziva)

Uz opće podatke pažnju treba obratiti na:

- Nature of activities – treba sadržavati kratak opis sličan onome u općem cilju:

“…is seeking proposals for <projects that will contribute to … by means of …> in Croatia”

- Deadline date and time – moraju biti identični kao u GfA

20.04.23

Izrada dokumentacije - GfADEADLINE for submission of proposals

1. naslovna stranica2. točka 2.2.3. - Deadline for submission of Applications 3. točka 2.5.2. - Indicative time table 4. Application Form – naslovna stranica

- rok za dostavu - minimalno 90 dana od objave CfP- u slučaju pojedinačnih grantova jednakih ili manjih od EUR 100 000, minimalan rok je 60 dana

OPEN/RESTRICTED Call for Proposals (CfP)izabire se procedura otvorenog poziva - pripaziti na dijelove GfA koje je potrebno izbrisati i ažuriranje sadržaja

20.04.23

Izrada dokumentacije - GfA Logička struktura GfA:

Definicija: Akcija (projekt) se sastoji

od skupa aktivnosti.

1.2 GLOBAL OBJECTIVE

1.2 SPECIFIC OBJECTIVE(S)

1.2 Priority issues

2.1.3. Sectors or themes

2.1.3. Actions

2.1.3. Activities

20.04.23

Izrada dokumentacije - GfA 1.3 Financial Allocation

Daje sljedeće informacije:

• iznos sredstava

• min. i max. iznos granta

• traženi postotak sufinanciranja

• podatke o načinu raspodjele (po potrebi)

20.04.23

Izrada dokumentacije - GfA2.1.1. Eligibility of applicants:

Kriteriji prihvatljivosti su transparentni i nediskriminatorni. Obuhvaćaju:

- opće kriterije (nacionalnost, privatne/pravne osobe, (ne)profitnost, intermedijarnost) i - specifične kriterije važne za pojedini poziv – vrstu organizacije ili posebne tražene uvjete.

Ključno je definiranje dokumenata koji potvrđuju određene kriterije

20.04.23

Izrada dokumentacije - GfA 2.1.2. Partnerships

PARTNERI: - Partneri mogu i ne moraju biti obvezni

- Moraju zadovoljavati sve uvjete kao i prijavitelji (moguće je dodatno definirati)

- Svi troškovi partnera su prihvatljivi u projektu

- Partneri ne potpisuju ugovor (potpisuju Partnership statement” direktno s korisnikom)

20.04.23

Izrada dokumentacije - GfA 2.1.2. Partnerships

ASSOCIATES:- Aktivni su sudionici projekta- Nisu direktno financirani (prihvatljivi troškovi uključuju per diem i putovanja)- Ne moraju zadovoljiti kriterije prihvatljivosti

SUBCONTRACTORS:- Nisu ni partneri ni suradnici- Procedure pod-ugovaranja definirane su u dodatku IV (Annex IV)

20.04.23

Izrada dokumentacije - GfA 2.1.3. Eligible actions

Definira:

• Trajanje projekata, u mjesecima (min. i max.)

• Lokaciju

• Sektore (teme), akcije i aktivnosti.

• Neprihvatljive akcije i aktivnosti: moraju biti u skladu s PF, OIS, OP, FA!

• Broj mogućih prijava na CfP i broj mogućih odobrenih projekata te uvjete vezane uz partnerstva

20.04.23

Izrada dokumentacije - GfA 2.1.4. Eligibility of costs

- u skladu s obrascem budžeta.- Contributions in kind – nije prihvatljiv trošak - Popis neprihvatljivih troškova – usklađen sa PF, OIS, OP, FA- Troškovi osoblja zaposlenog na projektu, a koji su trenutni zaposlenici institucije koja se bilo kojim dijelom kontinuirano financira iz bilo kojeg dijela lokalnog ili državnog proračuna, mogu biti prihvatljivi samo kao sufinanciranje.

20.04.23

Izrada dokumentacije - GfA

2.2.1. Application

-Ukoliko postoji potreba za dodatnim dokumentima, kao što su studije održivosti, analiza troškova i koristi, razvojni planovi, itd., potrebno ih je ovdje nabrojati

Listu dokumentata potrebno je uskladiti s listom u točki 2.2.2. i kontrolnom listom u prijavnom obrascu (Application Form, sekcija V, dio B)

20.04.23

Izrada dokumentacije - GfA 2.2.3. Deadline

- U slučaju dostave poštom, ne naznačuje se vrijeme (jer poštanski žig ne pruža dokaz za vrijeme, nego samo datum)- U slučaju dostave osobno, vrijeme se naznačuje (kraj radnog vremena)

2.2.4. Further information- Mogućnost organiziranja informacijske sesije

PADOR – on-line baza podataka EK – EuropeAid ID

20.04.23

Izrada dokumentacije - GfA2.3. Evaluation and selection

(2) Concept Note & (3) Full application evaluation

- ukoliko postoji posebna lista bilo koje vrste potrebno je ovdje objasniti - moguće dodati pod-tablicu za ocjenjivanje (sub- grid). Pritom se ostavlja tablica kao u obrascu i dodaje proširena tablica koja uključuje potpitanja).

20.04.23

Izrada dokumentacije - GfA2.3. Evaluation and selection

Pod-tablica (sub-grid): - pitanja moraju biti formulirana tako da ni na koji način ne diskriminiraju ili ograničavaju prijavitelje- mora dati dodanu vrijednost – olakšati postupak ocjenjivanja- moraju biti u skladu s obrascem – ne mogu prejudicirati vrstu akcija ili aktivnosti

2.4. Supporting documents Lista obveznih dokaznih dokumenata koji dokazuju status organizacije (neovisno o listi traženoj pod 2.2.1.)

20.04.23

Izrada dokumentacije - GfA2.5.2. Indicative time table

- Informacijsku sesiju treba uskladiti s podacima danim pod 2.2.4.- Pripaziti da datumi ne padaju na neradne dane- Vrijeme se naznačuje samo pod “Deadline for submission of Application Form”.

Napomena: - Poštanska dostava: dokaz je poštanski štambilj, poštanska marka ili potvrda slanja. Rok dostave je zadan datumom. - Osobna dostava: dokaz dostave je potvrda o primitku pošiljke. Rok dostave zadan je datumom i vremenom.

20.04.23

Izrada dokumentacijeApplication Form – dodatak I (Annex I) • Rok dostave (deadline) - naslovna stranica

• obratiti pažnju na dijelove koji se brišu (prema GfA - lotovi, iznosi u drugim valutama osim EUR itd.); ažurirati sadržaj

Sadržava obrazac za pripremu koncepta (Concept Note)

20.04.23

Izrada dokumentacijeApplication Form – dodatak I (Annex I)

2. Budget for the Action i 3. Sources of funding – potrebno je ažurirati s obzirom na to da koristimo dodatni list u obrascu budžeta

Kontrolna lista (checklist, sekcija V, dio B) – mora biti usklađena sa stvarnim zahtjevima (trajanje projekta, iznos, sufinanciranje, traženi dokumenti)

Tablica procjene (assessment grid, sekcija VII) - mora biti usklađena sa stvarnim zahtjevima (step 4, eligibility verification)

20.04.23

Izrada dokumentacijeBudžet – dodatak III (Annex III)

- Obrazac budžeta treba uskladiti s GfA - izbrisati neprihvatljive troškove, dijelove koji se odnose na godinu 1 ukoliko projekti ne mogu trajati duže od 12 mjeseci, itd.

- Provjeriti da obrazac sadrži radnu tablicu (sheet) 2: Justification for the Budget; uskladiti ga s radnom tablicom (sheet) 1.

Zahtjev za plaćanje – dodatak V (Annex V)- Potrebno je unijeti adresu ugovarateljskog tijela

20.04.23

Izrada dokumentacijeSpecial Conditions (SC)

2.2. Implementation shall begin on - Potrebno je izabrati opciju već pri slanju dokumentacije na ex-ante

3.4.-3.8. – opcije pod-dodjele grantova (sub-granting) nisu dozvoljene i brišu se

4.1. Reporting - ovisno o vrsti grant sheme moguće je dodatno tražiti određene izvještaje (kvartalne, 4-mjesečne, među-izvještaje) te odrediti rokove dostave

20.04.23

Izrada dokumentacijeSpecial Conditions (SC)

4.2. Payment – potrebno je odrediti opciju plaćanja, ovisno o veličini i trajanju ugovoraNapomena: opći uvjeti ugovora (GC) impliciraju među-izvještaj uz svaki zahtjev za plaćanje. Prema opciji 1, moguće je da ugovori koji traju duže od 12 mjeseci nemaju nikakav obvezan među izvještaj. Rješenje je tražiti dodatni izvještaj u točki 4.1.

5.2. Audit i 6.1. list of annexes – potrebno je uskladiti sa stvarnim stanjem

20.04.23

Izrada dokumentacijeRevizija (expenditure verification) – dodatak VII (Annex VII), opći uvjeti ugovora (General Conditions), članak 15.6.)

- Reviziju obavlja ovlašteni revizor- Opis poslova nalazi se u dodatku VII ugovora

Revizija je obvezna uz:- svaki zahtjev za plaćanje po financijskoj godini za grantove od 750 000 EUR ili više- završni izvještaj za grantove veće od 100 000 EUR- u slučaju operativnog granta, uz svaki zahtjev za plaćanje preko 100 000 EUR za financijsku godinu

Ukoliko nema revizije, brišu se dijelovi posebnih uvjeta ugovora (SC) - članak 5.2. i članak 6.1. - dio koji se odnosi na dodatak (Annex) VII

20.04.23

Izrada dokumentacije

Financijska garancija (Financial Guarantee) – dodatak VII (Annex VIII), (opći uvjeti ugovora, članak 15.7.)

- ako je iznos pred-financiranja veći od 80% iznosa ugovora i veći od 60 000 EUR.- za nevladine organizacije: ako je iznos pred-financiranja veći od 90% iznosa ugovora i veći od 1 000 000 EUR- za javne organizacije i Vladina tijela ova provizija ne vrijedi (ali se može tražiti)

Ukoliko nema garancije, brišu se dijelovi posebnih uvjeta ugovora (SC) - članak 6.1. - dio koji se odnosi na Annex VIII

20.04.23

Zaključak

• Nadležno tijelo priprema poziv na dostavu projektnih prijedloga, kojeg objavljuje po ex-ante odobrenju DEU

• Po isteku roka za dostavu, pristupa se ocjenjivanju projektnih prijedloga

najmanje tri člana odbora s pravom glasa assessori 4 koraka postupka za financiranje se predlažu projekti sukladno redoslijedu na rang listi do iscrpljivanja raspoloživih sredstava

20.04.23

Zaključak

• Čišćenje proračuna

• Potpisivanje ugovora

• Radionice o provedbi projekata i izvještavanju

• Dobra priprema vrlo je važan preduvjet za kvalitetu projektnih prijedloga, ali i kvalitetu provedbe!

20.04.23

Komentari i

pitanja…

20.04.23

Hvala na pažnji!

Ivan Serdarušićivan.serdarusic@safu.hr