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Prima di cominciare
Formazione per il Segretario di Club 1
Questa presentazione deve essere visualizzata come Presentazione in
PowerPoint. Per visualizzarla come presentazione: 1. Fare clic su 'Presentazione' nel menu nella parte
superiore della schermata.
2. Selezionare 'Dall'inizio'
Formazione per il Segretario di Club 2
Prima di cominciare
Il presente modulo online è suddiviso in 5 sezioni che possono essere completate in una unica sessione di 30-45 minuti, ovvero in sessioni diverse.
Per ulteriore assistenza, contatti il Presidente del Comitato Tecnologie Informatiche del Suo club o il Centro Didattico Lions
all'indirizzo [email protected]
Benvenuti alla Formazione per Officer di Club
Formazione per il Segretario di Club 3
Eserciziario
Fare clic qui se si desidera visualizzare l'eserciziario e stamparlo prima di proseguire.
Il presente modulo online comprende un eserciziario che La aiuterà a ottimizzare il Suo apprendimento.
Questo è organizzato in 5 sezioni corrispondenti e offre l'opportunità di prendere appunti e di ricevere ulteriori informazioni a complemento dei concetti trattati nel modulo stesso.
Formazione per il Segretario di Club 4
Eserciziario
Le responsabilità dei segretari di club variano a seconda delle regioni e delle procedure stabilite dai club.
N.B.:
Formazione per il Segretario di Club 5
Navigazione
Può passare alle varie sezioni del modulo online quando appaiono alcune icone.
Ogni diapositiva segue un programma a tempo. A operazione completata, una freccia nell'angolo inferiore destro indicherà che, quando si è pronti, si potrà fare clic e passare alla successiva diapositiva.
indica un link ad una risorsa sul sito web o a una pubblicazione LCI. Se fa clic su questa icona andrà a quella risorsa. I link saranno disponibili anche nella sezione Risorse di questo modulo online.
Facendo clic su tornerà alla diapositiva dell'Indice, così potrà riesaminare o saltare a sezioni specifiche.
Formazione per il Segretario di Club 6
Benvenuto
È stato eletto a ricoprire il ruolo di Segretario di club
Formazione per il Segretario di Club 7
Obiettivi
Il presente corso Le offrirà le informazioni di base e le risorse necessarie perché si possa preparare per il Suo nuovo incarico.
Al termine di questo corso Lei sarà in grado di:
riconoscere lo scopo di un Lions club e la sua collocazione all'interno della struttura di Lions Clubs International
illustrare sinteticamente le responsabilità di un segretario di club
accedere a ulteriori risorse, secondo necessità
Formazione per il Segretario di Club 8
Indice
Fare clic sui link di seguito riportati per passare a una specifica sezione, oppure fare clic sulla freccia per continuare alla
Sezione 1.
Sezione 1: Introduzione
Sezione 2: Il team dei leader del Suo club
Sezione 3: Responsabilità del Segretario di club
Sezione 4: Pianificare il Suo mandato
Sezione 5: Risorse
Formazione per il Segretario di Club 9
Introduzione
Benvenuto alla Sezione 1:
Introduzione
Vada alla pagina 1 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 10
Introduzione
In qualità di segretario, Lei fa parte integrante del leadership team del Suo club e opera per sostenere il presidente del club che guida il club stesso nelle attività di service a supporto della comunità locale e delle aree circostanti.
Tuttavia, è anche importante ricordare che Lei è parte di qualcosa di molto più grande.
Formazione per il Segretario di Club 11
Struttura di Lions Clubs International
1Club
Lions Clubs International è composto di una vasta rete di Lions, con i club posti al centro.
Tale struttura facilita la comunicazione e promuove il service su scala locale, regionale e mondiale.
Formazione per il Segretario di Club 12
Struttura di Lions Clubs International
1Club
La prossima diapositiva La aiuterà a completare la pagina 1 dell'eserciziario.
La preghiamo di dedicare qualche minuto a terminare questa sezione.
Formazione per il Segretario di Club 13
Struttura di Lions Clubs International
Area Costituzionale
Multidistretto
Distretto
Circoscrizione*
Zona
Club
• Un club consiste di un minimo di 20 soci
• Una zona consiste di 4-8 club
• Una circoscrizione consiste di 10-16 club *
• Un distretto è composto da almeno 35 club con 1250 soci attivi
• Alcuni distretti in una determinata area geografica formano un multidistretto
• Ogni Lions club è situato in una delle sette Aree Costituzionali, rappresentata da almeno un direttore internazionale
*facoltativo
Formazione per il Segretario di Club 14
Struttura di Lions Clubs International
Area Costituzionale
Multidistretto
Distretto
Circoscrizione*
Zona
Club
I singoli club e i loro soci
rappresentano il cuore
dell'Associazione.
Senza il loro impegno a servire la gente a livello
locale, non riusciremmo a mantenere la
nostra missione di service globale.
Formazione per il Segretario di Club 15
Come club all'interno della più vasta Associazione Internazionale di Lions Clubs, la vostra missione è:
DARE MODO ai volontari di servire la propria comunità, rispondere ai bisogni
umanitari, incoraggiare la pace e promuovere la comprensione internazionale
tramite i Lions club.
Formazione per il Segretario di Club 16
Scopo dei Lions Club
Affinché la nostra missione possa diventare realtà, i nostri club devono adoperarsi a favore di molti scopi.
Esaminiamo ora rapidamente lo Statuto e Regolamento Tipo per Club per verificare se Lei conosce tutti gli scopi di un Lions club.
Formazione per il Segretario di Club 17
Scopo dei Lions Club
Verranno visualizzate una serie di affermazioni. Selezioni "Sì" se l'affermazione descrive uno degli scopi stabiliti dei Lions club oppure "No" se non si tratta di uno degli scopi stabiliti dei Lions club.
Formazione per il Segretario di Club 18
Scopo dei Lions Club
Lo scopo dei Lions club è…
Unire i soci con i vincoli dell’amicizia, del cameratismo e della comprensione reciproca.
SÌSÌ NOSìQuesto è uno degli scopi stabiliti dei Lions club
Ecco la prima affermazione.
Fare clic su SÌ o NO
Formazione per il Segretario di Club 19
Scopo dei Lions Club
Lo scopo dei Lions club è…Incoraggiare le persone predisposte a servire la comunità senza alcun vantaggio personale economico, incoraggiare l’efficienza e promuovere alti valori di etica nel commercio, nell’industria, nelle professioni, nelle attività pubbliche e in quelle private.
SÌSÌ NOSÌQuesto è uno degli scopi stabiliti dei Lions club
Ecco la prossima affermazione.
Fare clic su SÌ o NO
Formazione per il Segretario di Club 20
Scopo dei Lions Club
Lo scopo dei Lions club è…
Interessarsi attivamente al bene civico, culturale, sociale e morale della comunità.
SÌSÌ NOSÌQuesto è uno degli scopi stabiliti dei Lions club
Fare clic su SÌ o NO
Passiamo alla prossima?
Formazione per il Segretario di Club 21
Scopo dei Lions Club
Quali di queste affermazioni NON è uno scopo stabilito dei Lions club?
Fare clic sulla risposta prescelta.
Promuovere i principi di buon governo e buona cittadinanza.
Fornire un luogo di dibattito per discussioni aperte su tutte le questioni di interesse pubblico…
Creare e promuovere uno spirito di comprensione tra i popoli del mondo.
Promuovere i leader politici che sostengono la missione dei Lions club.
OK, queste erano piuttosto facili.Ora proviamone una un po' più difficile.
Si possono esaminare tutte e 6 le affermazioni relative agli scopi all'Articolo II dello Statuto tipo dei club
Promuovere i leader politici che sostengono la missione dei Lions club s.
Formazione per il Segretario di Club 22
Scopo dei Lions Club
Come può contribuire Lei a promuovere la missione e gli scopi dei Lions club?
Scriva la risposta a pagina 2 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 23
Benvenuto alla Sezione 2:
Il leadership team del Suo club
Vada alla pagina 3 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 24
Ogni Lions club è composto da un team di leader che
sostengono le attività del club.
La prossima diapositiva La aiuterà a completare la struttura organizzativa dei club a pagina 3
dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 25
Il team dei leader del Suo club
Diamo uno sguardo alla struttura organizzativa dei Club.
1o VP
Club Members
Board of Directors
President
Segretario
Tesoriere2o VP
Immediato Past
Presidente
Soci del club
Consiglio direttivo
Presidente
Formazione per il Segretario di Club 26
Il team dei leader del Suo club
In qualità di segretario, Lei è la persona che gestisce le attività del club. È l'officer di collegamento tra il club e il distretto e con l'Associazione
Agisce sotto la supervisione del presidente e del Consiglio direttivo
1o VP
Club Members
Board of Directors
President
Segretario
Tesoriere2o VP
Immediato Past
Presidente
Soci del club
Consiglio direttivo
Presidente
Formazione per il Segretario di Club 27
Il team dei leader del Suo club
Il Consiglio direttivo è formato da:
presidente immediato past presidente vice presidenti segretario tesoriere cerimoniere (facoltativo) censore (facoltativo) presidente di comitato addetto ai soci qualsiasi altro membro del Consiglio eletto
A pagina 7 del Manuale per il Team degli Officer di Club si può trovare una descrizione di ciascun incarico.
Formazione per il Segretario di Club 28
Il team dei leader del Suo club
Esaminiamo ora rapidamente le responsabilità condivise.
Prenderà in considerazione ed
esaminerà tutte le nuove attività e norme del club
prima che vengano presentate e sottoposte all'approvazione dei soci
del club.
Farà sì che i registri, i conti e le operazioni del
club siano controllati annualmente.
Sottoporrà tutte le questioni inerenti nuove iniziative e direttive del club al relativo comitato permanente o speciale,
per la valutazione e la sua raccomandazione.
Avvalendosi di pratiche di contabilità di uso comune, manterrà almeno due (2)
conti separati.
Designerà, su indicazione del comitato finanze, una o più banche per il deposito
dei fondi del club.
Avrà il potere di modificare, annullare o revocare le decisioni di
qualsiasi officer del club.
Autorizzerà ogni spesa e non creerà alcuna passività per
il club.
Non autorizzerà spese per scopi
amministrativi di fondi raccolti in
pubblico.
Nominerà il garante per la cauzione di ogni officer del
club.
Fare clic una volta sul puzzle per far apparire le responsabilità condivise.Insieme il Consiglio direttivo…
Formazione per il Segretario di Club 29
Il team dei leader del Suo club
Che cosa può fare Lei, come segretario di club, per contribuire a far sì che il team di leader del club collabori bene al suo interno?
Scriva la risposta a pagina 4 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 30
Sviluppare competenze di leadershipR
isors
e s
up
ple
men
tari Consideri di seguire i seguenti corsi online:
Introduzione alla Leadership Lions
Ascolto efficace
Team efficaci
Ulteriori informazioni sul Centro Didattico Lions si possono trovare qui.
Il Centro Didattico Lions offre corsi online gratuiti finalizzati ad aiutare i soci a sviluppare competenze di leadership.
Formazione per il Segretario di Club 31
Benvenuto alla Sezione 3:
Responsabilità del Segretario di club
Vada alla pagina 5 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 32
Responsabilità del Segretario di club
Come persona che gestisce le attività del club e come membro del Consiglio direttivo, tra le Sue responsabilità principali figurano …
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Formazione per il Segretario di Club 33
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Responsabilità del Segretario di club
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
A quante riunioni dovrà partecipare?
Formazione per il Segretario di Club 34
Responsabilità del Segretario di club
Il programma di seguito indicato è piuttosto frequente:
Tip
i d
i ri
un
ion
i
Annualmente• Riunione per la transizione degli officer• Anniversario della charter
A seconda delle necessità• Riunioni straordinarie del Consiglio direttivo (quando
richiesto da 3 o più membri del Consiglio)• Riunioni straordinarie di club (richieste almeno 10
giorni prima)
Mensilmente• Riunione ordinaria del Consiglio direttivo • Riunione ordinaria di club
Formazione per il Segretario di Club 35
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Responsabilità del Segretario di club
Una parte importante delle Sue responsabilità è legata all'organizzazione delle riunioni.
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Diamo un'occhiata in dettaglio.
Formazione per il Segretario di Club 36
Responsabilità del Segretario di club
I suoi compiti riguardo alle riunioni consistono di 3 fasi.
1. Prima della riunione
2. Durante la riunione
3. Dopo la riunione
La preghiamo di rispondere alle domande a pagina 5 e 6 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 37
Responsabilità del Segretario di club
Notificare anticipatamente ai soci le date/gli orari delle riunioni
Insieme al presidente, creare l'ordine del giorno della riunione
Raccogliere tutta la corrispondenza da distribuire ai presidenti o membri di comitato competenti
Preparare premi o kit per nuovi soci, se necessario
Preparare l'annuario dei soci del club per prendere le presenze
Fase 1 - Prima della riunione
Formazione per il Segretario di Club 38
Responsabilità del Segretario di club
Prendere le presenze
Redigere il verbale della riunione
Documentare la presenza di eventuali oratori ospiti, visitatori non Lions e Lions in visita
Raccogliere e registrare le quote associative e consegnare ai soci le relative ricevute
Raccogliere informazioni sulle attività dai presidenti di comitati
Chiedere ai nuovi soci di compilare i moduli necessari
Fase 2 - Durante la riunione
Formazione per il Segretario di Club 39
Responsabilità del Segretario di club
Registrare le presenze
Registrare i premi consegnati
Verificare l'ammontare del denaro raccolto e registrare i pagamenti delle quote
Depositare o consegnare il denaro raccolto al tesoriere e ottenere da questi relativa ricevuta
Archiviare/distribuire una copia del verbale della riunione in seguito alla sua approvazione
Effettuare una verifica su eventuali questioni pendenti emerse nel corso della riunione
Fase 3 - Dopo la riunione
Formazione per il Segretario di Club 40
Responsabilità del Segretario di club
Il segretario deve anche prepararsi per le riunioni del Consiglio direttivo. Consultare la pagina 6 dell'eserciziario per ulteriori informazioni.
È importante ricordare che le responsabilità dei segretari di club variano a seconda delle regioni e delle procedure stabilite dai club.
È opportuno che Lei adatti i suggerimenti presenti in questo modulo alle esigenze del Suo club.
Formazione per il Segretario di Club 41
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Responsabilità del Segretario di club
Ora esaminiamo come redigere il verbale delle riunioni.
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Formazione per il Segretario di Club 42
Responsabilità del Segretario di club
La preghiamo di dedicare un po' di tempo, insieme al segretario uscente, a esaminare in che modo viene redatto il verbale al momento attuale.
• Il tipo di riunione (ordinaria, straordinaria o del consiglio direttivo)
• La data e il luogo della riunione• Il nome della persona che presiede la riunione• Se il verbale della riunione precedente è stato
approvato• Tutte le mozioni, i proponenti delle stesse e se esse
sono state approvate o respinte• Tutti i punti all'ordine del giorno e gli appelli, e se
sono stati approvati o respinti• A che ora la riunione è stata iniziata e conclusa
Normalmente, sul verbale viene indicato …
Formazione per il Segretario di Club 43
Responsabilità del Segretario di club
Il verbale serve a prendere nota di ciò che il club fa e non di ciò che i soci affermano.
Pertanto, la discussione è considerata informale e non viene trascritta.
Consultare la pagina 7 dell'eserciziario per ulteriori informazioni.
È importante che venga utilizzata la terminologia appropriata.
Formazione per il Segretario di Club 44
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Responsabilità del Segretario di club
Esamineremo ora come conservare i documenti del club.
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Formazione per il Segretario di Club 45
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Responsabilità del Segretario di club
Tra i documenti del club figurano:• La charter del club• Lo statuto e il regolamento• La storia del club• I verbali di tutte le riunioni di club e del
Consiglio direttivo• I rapporti annuali degli officer di club e dei
comitati• I rapporti sulle attività• L'annuario dei soci del club Se il Suo club non ha un sistema di conservazione dei
documenti, compresi quelli relativi alle presenze e al pagamento delle quote, è necessario metterne a punto uno ora. La preghiamo di rispondere alla domanda a pagina 8
dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 46
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Responsabilità del Segretario di club
Esamineremo ora la corrispondenza del club.
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Formazione per il Segretario di Club 47
Responsabilità del Segretario di club
Il segretario del club riceve molte informazioni, sia da LCI che da altri, relativamente ad attività di formazione, a eventi e a riunioni.
La corrispondenza può arrivare via posta regolare o elettronica, e può riguardare il presidente, il tesoriere, i presidenti di comitato e/o di progetto.
È importante che tutta la corrispondenza sia aperta, letta e distribuita tempestivamente.
Può scrivere appunti a pagina 9 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 48
Responsabilità del Segretario di club
Si raccomanda decisamente che il segretario e il presidente di club si incontrino all'inizio del mandato per discutere di come si dovrà rispondere, conservare e registrare la corrispondenza.
In alcuni club, il segretario è responsabile del notiziario e svolge un ruolo essenziale nelle relazioni pubbliche del club.
Se Lei non è responsabile di tali compiti, è importante che sia in stretto contatto con coloro che lo sono. Ciò assicura che vengano pubblicate tutte le notizie importanti del club.
Formazione per il Segretario di Club 49
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Responsabilità del Segretario di club
La redazione e l'invio dei rapporti di club è un altro compito fondamentale del segretario di club.
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Formazione per il Segretario di Club 50
Responsabilità del Segretario di club
È essenziale inviare rapporti accurati e puntuali anche ai fini dell'assegnazione del Premio Club Excellence. Tra i rapporti e i moduli di cui Lei sarà responsabile figurano:
• Rapporto Mensile Soci
• Rapporto mensile sulle attività di servizio del club
• Rapporto degli officer di club
• Modulo d'Ordine forniture di club
Formazione per il Segretario di Club 51
Responsabilità del Segretario di club
MyLCI è il sito per i rapporti utilizzato da molti club in tutto il mondo, cui si accede tramite il sito web di LCI; tutti i moduli vengono inviati utilizzando tale strumento. *
*Non tutti i distretti utilizzano MyLCI. Se il Suo distretto non lo usa, verifichi con l'attuale segretario come vengono inviati i rapporti del Suo club.
Formazione per il Segretario di Club 52
Responsabilità del Segretario di club
Utilizzare MyLCI offre molti vantaggi
È possibile:
• Inviare online i moduli mensili soci e degli officer
• Visionare, aggiornare e scaricare informazioni sui soci di club o stampare le tessere dei soci
• Registrare ogni mese le attività di service del club
• Esaminare le attività di successo svolte da altri club
Può scrivere appunti a pagina 9 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 53
Responsabilità del Segretario di club
Quando sono stati comunicati alla sede LCI i nuovi officer di club, viene inviata un'email che fornirà le informazioni su come accedere al sistema e scegliere la propria password.
Nella sezione Risorse di questo modulo di formazione troverà dei link ai video tutoriali su MyLCI e alle domande frequenti.
Nel Manuale per il Team degli Officer di Club si possono trovare ulteriori informazioni su come inviare i rapporti.
Formazione per il Segretario di Club 54
Responsabilità del Segretario di club
Non poche responsabilità.
Riesaminiamo brevemente quanto illustrato sino ad ora.
Accipicchia!
Formazione per il Segretario di Club 55
Responsabilità del Segretario di clubD
om
an
da n
. 1
Può trovare aiuto per le risposte nella sezione 3 dell'eserciziario.
a) Il tipo di riunione
b) La data e luogo della riunione
c) Chi ha detto cosa alla riunione
d) L'ora di inizio della riunione
Nei verbali delle riunioni di club normalmente si registra tutto ciò che segue tranne
Fare clic sulla risposta presceltaLa discussione non viene inserita nel verbale, vengono registrati solo i soci che hanno presentato o sostenuto una mozione.
Formazione per il Segretario di Club 56
Responsabilità del Segretario di clubD
om
an
da n
. 2
Essa viene registrata come "respinta" o "bocciata"
Può trovare aiuto per le risposte nella sezione 3 dell'eserciziario.
Fare clic sulla risposta prescelta
Se una mozione non riceve un numero sufficiente di voti, viene trascritta come
respinta.
True False
Formazione per il Segretario di Club 57
Responsabilità del Segretario di clubD
om
an
da n
. 3
Questa è l'ultima domanda.
a) Ordinare le forniture per il club
b) Programmare le riunioni
c) Leggere e distribuire la corrispondenza del club
d) Conservare i documenti del club
I segretari di club sono responsabili di tutto ciò che segue, tranne cosa?
Fare clic sulla risposta prescelta
Il presidente del club è responsabile della programmazione delle riunioni, mentre il segretario è responsabile di notificare la riunione ai partecipanti.
Può trovare aiuto per le risposte nella sezione 3 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 58
Responsabilità del Segretario di club
L'ultimo argomento da trattare relativo alle responsabilità è quello dei Suoi impegni al di là del Suo club.
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo
Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
Redigere il verbale della riunione
Mantenere i registri del club
Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club
Formazione per il Segretario di Club 59
Responsabilità del Segretario di club
L'ultimo argomento da trattare relativo alle responsabilità è quello dei Suoi impegni al di là del Suo club.
Com
itato
Con
sult
ivo d
el
DG
Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale
Il Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale è composto da • il presidente di zona • i presidenti di club e • i segretari di club all'interno della zona
Questo comitato offre consulenza al presidente di zona su questioni inerenti la zona e presenta raccomandazioni su questioni riguardanti tutti i club del distretto.
Il presidente di zona quindi condivide tali raccomandazioni con il governatore distrettuale e il comitato di distretto. La preghiamo di rispondere alla domanda a
pagina 10 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 60
Responsabilità del Segretario di clubC
om
itato
Con
sult
ivo d
el
DG
Come membro del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale, lei dovrà…
Lavorare con il presidente di zona per assicurare che ogni club della Sua zona operi in modo efficiente e segua lo Statuto e il Regolamento dell'Associazione
Promuovere la partecipazione ai congressi distrettuali, multidistrettuali e alla Convention Internazionale
Promuovere la partecipazione alle serate della charter
Discutere dei modi per aiutare i club che hanno bisogno di assistenza per far crescere l'affiliazione o per sviluppare la leadership
Promuovere varie funzioni ed eventi di club, come le riunioni interclub, l'investitura di officer di club e di nuovi soci, o cerimonie in onore dei vincitori di Premi chiave
Formazione per il Segretario di Club 61
Responsabilità del Segretario di club
Potrebbe anche dover…
Aiutare nella redazione dei rapporti, per preparare le riunioni del Comitato Consultivo
Aiutare con i preparativi se il club è stato prescelto per ospitare una riunione di zona
Com
itato
Con
sult
ivo d
el
DG
Formazione per il Segretario di Club 62
Responsabilità del Segretario di clubVan
tag
gi
Il Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale dovrebbe riunirsi almeno tre volte l'anno.
Partecipare alle riunioni…
• Consente di scambiare idee su programmi, progetti, raccolte di fondi e questioni legate all'affiliazione
• Offre un foro per stabilire rapporti di collaborazione tra i club
• Offre l'opportunità di incontrarsi con altri Lions dell'area
La preghiamo di rispondere alla domanda a pagina 10 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 63
Responsibilities of the Club SecretaryR
isors
e s
up
ple
men
tari Consideri di seguire i seguenti corsi online:
Pubbliche Relazioni
Oratoria efficace
Gestione delle riunioni
Ulteriori informazioni sul Centro Didattico Lions si possono trovare qui.
Il Centro Didattico Lions offre corsi online gratuiti finalizzati ad aiutare i soci a sviluppare competenze di leadership.
Formazione per il Segretario di Club 64
Benvenuto alla Sezione 4:
Pianificare il Suo mandato
Vada alla pagina 11 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 65
Pianificare il Suo mandato
L'obiettivo di questa sezione è di offrirLe delle indicazioni per strutturare il Suo mandato di segretario di club. Riusciremo a…
Determinare in che modo si può preparare al Suo nuovo ruolo e alle Sue nuove responsabilità
Delineare le azioni costanti che dovrà intraprendere nel corso del Suo mandato
Individuare gli elementi da considerare mentre il Suo club effettua la transizione verso il successivo team di leader
Formazione per il Segretario di Club 66
Pianificare il Suo mandato
La preghiamo di completare le pagine 11 e 12 dell'eserciziario per avere rapidamente
accesso alle responsabilità del Suo mandato.
Formazione per il Segretario di Club 67
Pianificare il Suo mandato
Prima che assuma ufficialmente l'incarico, vi sono diverse azioni che può intraprendere per prepararsi meglio.
Pre
para
rsi
al
man
dato Partecipare alla Formazione per Officer di Club
Incontrarsi con l'attuale segretario per esaminare eventuali questioni pendenti
Se utilizza MyLCI per l'invio dei rapporti, creare un account ed esaminare il materiale di formazione
Verificare che le informazioni sugli officer e sui soci nell'annuario del club, presso LCI e a livello di MD/distretto siano corrette
Collaborare con il presidente e il tesoriere del club riguardo al bilancio annuale e aiutare nel formare eventuali comitati
Formazione per il Segretario di Club 68
Pianificare il Suo mandato
Ogni mese dovrà:
Men
silm
en
te
Partecipare alle riunioni di club e del Consiglio direttivo
Presentare i rapporti mensili soci
Inviare il rapporto sulle attività
Tenere aggiornati i registri soci
Raccogliere e consegnare il denaro al tesoriere del club e ottenere da questi relativa ricevuta
Rispondere/inviare eventuali lettere o corrispondenza
Formazione per il Segretario di Club 69
Pianificare il Suo mandato
Ogni trimestre dovrà:
Tri
mest
ralm
en
te
Partecipare alla riunione di zona con il presidente di club
Riferire al presidente e al Consiglio direttivo su eventuali insolvenze e sulle azioni intraprese per riscuotere i fondi dovuti
Formazione per il Segretario di Club 70
Pianificare il Suo mandato
Due volte l'anno dovrà:
Sem
est
ralm
en
te
Confermare a LCI l'elenco dei soci in relazione all'elenco delle quote semestrali inviate al tesoriere con i documenti del club
Collaborare con il tesoriere per presentare a ogni socio un estratto conto relativo alle quote semestrali e ad altri obblighi finanziari dovuti al club (il Suo club può decidere di svolgere questo compito trimestralmente o annualmente)
Formazione per il Segretario di Club 71
Pianificare il Suo mandato
A seconda delle necessità Lei dovrà:
A s
eco
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nece
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Verificare le richieste di nuovi soci e inserirle nell'archivio del club
Presentare le informazioni sui nuovi soci a LCI
Ordinare le forniture per club e i premi attraverso LCI o un fornitore locale
Formazione per il Segretario di Club 72
Pianificare il Suo mandato
In seguito alle elezioni annuali, Lei dovrà:
Al
mom
en
to d
ell
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ele
zion
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Inviare il Rapporto officer di club (PU-101)
Ricevere e distribuire informazioni sui congressi MD/distrettuali e sulla Convention internazionale
Presentare a LCI e al Distretto le richieste di premi per i soci
Formazione per il Segretario di Club 73
Pianificare il Suo mandato
Lei continuerà a svolgere un ruolo importante per il successo futuro del club pianificando una transizione efficace.
Term
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Man
dato
Ha raggiunto il temine del Suo mandato di segretario di club.
Verificare i documenti per valutare eventuali premi Presenza perfetta e "anni di servizio"
Preparare nuovi moduli per la registrazione delle presenze per l'anno entrante
Preparare il rapporto annuale di attività, donazioni, ore ecc. per il ricevimento o la riunione di fine anno
Confermare che l'archivio del club sia aggiornato e pronto per essere trasferito al segretario entrante
Incontrarsi con il segretario entrante ed esaminare i documenti e le questioni pendenti
Formazione per il Segretario di Club 74
Pianificare il Suo mandato
Quali obiettivi spera di raggiungere durante il Suo mandato di segretario di club?
Compili un elenco a pagina 13 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 75
Pianificare il Suo mandato
Prima di concludere…
Ris
ors
e s
up
ple
men
tari Consideri di seguire i seguenti corsi online:
Definizione della missione personale
Impostazione degli obiettivi
Gestione del cambiamento
Ulteriori informazioni sul Centro Didattico Lions si possono trovare qui.
Il Centro Didattico Lions offre corsi online gratuiti finalizzati ad aiutare i soci a sviluppare competenze di leadership.
Formazione per il Segretario di Club 76
Benvenuto alla Sezione 5:
Risorse
Vada alla pagina 14 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club 77
Sono molte le cose da ricordare all'inizio del mandato di segretario di
clubIn qualsiasi momento potrà rivedere
questa intera presentazione o tornare ad una specifica sezione.
Formazione per il Segretario di Club 78
Risorse
Si possono comprendere meglio alcuni concetti e ottenere ulteriori informazioni studiando i documenti e il materiale di formazione sulle seguenti pagine web del sito di Lions Clubs International.
Pagine web :
MyLCI
Orientamento degli officer di club
Centro Risorse Leadership
Centro Didattico Lions
Risorse per i soci dei Lions club
Gestione di un Club
Formazione per il Segretario di Club 79
Risorse
Pubblicazioni : Statuti e Regolamenti
LA-1 – InternazionaleLA-2 – Tipo per clubLA-4 – Distretto
Manuale per il Team degli Officer di Club
L'Arte del riconoscimento
Video tutoriali su MyLCI:
Introduzione a MyLCI
Utilizzo del sito web MyLCI
Formazione per il Segretario di Club 80
Sono stati raggiunti gli obiettivi preposti?
In questo modulo online abbiamo:
Esaminato lo scopo del Suo club e l'importanza della posizione che i club rivestono nella struttura di Lions Clubs International
Sintetizzato le molte responsabilità che Lei ha in quanto segretario di club
Fornito dei link a risorse aggiuntive che potrebbero esserLe utili
Formazione per il Segretario di Club 81
Congratulazioni per aver completato la prima parte della Formazione per Segretari di Club.
Il passo successivo è quello di completare la formazione per segretari di club a livello distrettuale, in cui riceverà ulteriori informazioni e discuterà del
lavoro di gruppo degli officer di club, della definizione degli obiettivi e della creazione dei piani d'azione.
Formazione per il Segretario di Club 82
Grazie per aver partecipato!
Per eventuali domande, La preghiamo di contattare :