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Dinheiro público é da sua conta www.portaldatransparencia.gov.br 1
PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO
SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO
Unidade Auditada: INST.FED.DE EDUC.,CIENC.E TEC.DE PERNAMBUCO
Município - UF: Recife - PE
Relatório nº: 201504209
UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO
DE PERNAMBUCO
RELATÓRIO DE AUDITORIA
Senhor Chefe da CGU-Regional/PE,
Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 201504209, são
apresentados os resultados dos exames realizados sob atos e consequentes fatos de
gestão, ocorridos na supra-referida, no período de 1º de janeiro de 2015 a 30 de
dezembro de 2015.
I – ESCOPO DO TRABALHO
Os trabalhos foram realizados na Sede do Instituto Federal de Educação, Ciência e
Tecnologia de Pernambuco – IFPE, no período de 27 de janeiro de 2016 a 23 de
fevereiro de 2016, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço
público federal, objetivando a verificação do atendimento às recomendações contidas na
Nota de Auditoria nº 201411650/001 e o acompanhamento preventivo dos atos e fatos
de gestão ocorridos no período de abrangência do trabalho, qual seja, 01 de janeiro de
2015 a 30 de dezembro de 2015. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames,
realizados por amostragem, sobre as áreas:
- Gestão Patrimonial
II – RESULTADO DOS EXAMES
1 CONTROLES DA GESTÃO
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1.1 CONTROLES INTERNOS
1.1.1 Avaliação dos Controles Internos Administrativos
1.1.1.1 INFORMAÇÃO
Informações sobre atendimento às recomendações contidas na Nota de Auditoria
nº 201411650/001.
Fato
Objetivando a verificação do atendimento às recomendações contidas na Nota de
Auditoria nº 201411650/001 emitida ao Instituto Federal de Educação, Ciência e
Tecnologia de Pernambuco – IFPE, foi enviada à unidade a Solicitação de Auditoria nº
201504509, onde questionou-se acerca das providências adotadas.
A partir da análise das manifestações dos campi e da Reitoria, em resposta à Solicitação
de Auditoria nº 201404509, como também, de exames de auditoria realizados nos
controles internos do Campus Recife, constatou-se que não houve o atendimento pleno
às recomendações constantes da Nota de Auditoria, conforme detalhamento a seguir:
a) Recomendação nº 01 – Realizar inventário de todos os departamentos, diretoria e campi do
IFPE.
A unidade apresentou Relatório sobre os Inventários dos Campi do IFPE, documento
esse que trata da consolidação das observações e análise dos inventários dos bens
permanentes dos Campi do IFPE.
Nesse relatório consta o Memorando Circular nº 035/2015-GR, de 11 de junho de 2015,
através do qual a Reitoria solicita aos diretores Gerais dos Campi a elaboração de
inventário, em cumprimento à recomendação emitida na Nota de Auditoria.
A necessidade da realização desse fundamental procedimento de controle está previsto
na IN SEDAP 205/88, assim como, no Manual de Procedimentos Patrimoniais do IFPE.
Conforme consultas realizadas ao Sistema SUAP (Sistema Unificado de Administração
Pública), plataforma informatizada utilizada pela Reitoria e pelos Campi para o registro
e administração dos bens de almoxarifado e equipamentos permanentes, observou-se,
para essas unidades, os seguintes valores históricos dos bens de caráter permanente, em
15 de dezembro de 2015:
Tabela – Valor bens permanentes
Unidade
Valor dos bens permanentes -
dez/2015 (base histórica) %
(s/total)
Campus Recife 40.120.700,38 31,98%
IFPE/Reitoria 15.438.673,25 12,31%
Campus Barreiros 13.082.354,38 10,43%
Campus Caruaru 11.007.192,04 8,77%
Campus vitória de Santo
Antão 10.591.767,66
8,44%
Campus Belo Jardim 10.446.378,32 8,33%
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Fonte: Relatórios de movimentação patrimonial do SUAP (22 de janeiro de 2016)
Não obstante a recomendação no sentido da elaboração de inventário de bens, conforme
Nota de Auditoria, como também, a despeito da determinação da Reitoria aos campi,
objetivando o cumprimento dessa recomendação, constatou-se que os campi de Ipojuca,
Recife, Pesqueira e Garanhuns não realizaram esse procedimento de verificação de
saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, além de equipamentos e materiais
permanentes (inventário de bens).
Apresentaram inventários, em atendimento à Nota de Auditoria, os Campi Abreu e
Lima, Afogados da Ingazeira, Barreiros, Belo Jardim, Cabo de Sto. Agostinho, Caruaru,
Igarassu, Jaboatão, Olinda, Palmares, Paulista, Recife, Vitória de Sto. Antão, além da
Reitoria.
Objetivando verificar a rotina (periodicidade) de elaboração de inventários, foi pedido
aos campi e Reitoria que informassem da existência de inventários nos últimos cinco
anos.
Foram as seguintes as informações prestadas:
Quadro- Inventários realizados
Unidade Inventários realizados Observações
Abreu e Lima 2015 (eventual)
Afogados da Ingazeira 2013, 2014 e 2015 (eventual)
Barreiros Não informou
Belo Jardim 2010, 2011, 2012, 2013, 2014
e 2015 (eventual)
Cabo de Santo Agostinho 2015 (eventual)
Caruaru Não informou
Garanhuns Não informou
Igarassu 2015 (eventual) Iniciou suas atividades em
2013
Ipojuca 2011, 2012 e 2014
Jaboatão 2015 (eventual) Iniciou suas atividades em
Campus Pesqueira 7.732.552,17 6,16%
Campus Afogados da
Ingazeira 6.560.360,55
5,23%
Campus Garanhuns 5.986.663,71 4,77%
Campus Ipojuca 1.396.348,41 1,11%
Campus Igarassu 1.396.348,41 1,11%
Campus Paulista 1.080.766,15 0,86%
Campus Jaboatão dos
Guararapes 183.444,88
0,15%
Campus Cabo de Santo
Agostinho 137.111,85
0,11%
Campus Palmares 135.566,87 0,11%
Campus Olinda 109.451,68 0,09%
Campus Abreu e Lima 33.000,00 0,03%
Total 125.438.688,71 100,00%
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2014
Olinda 2015 (eventual) Iniciou suas atividades em
2014
Palmares 2015 (eventual) Iniciou suas atividades em
2014
Paulista 2015 (eventual) Iniciou suas atividades em
2014
Pesqueira Não realizou inventários nos
últimos cinco anos
Recife 2014 (anual)
Reitoria 2012, 2013 e 2015 (eventual)
Vitória de Santo Antão 2011, 2012, 2013, 2014 e
2015 (eventual)
Fonte: resposta à solicitação de auditoria nº 201504209/01
Conforme disposto no Manual de Procedimentos Patrimoniais, o inventário anual tem
como objetivo “comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de
cada Unidade Gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício, constituído do
inventário (saldo) anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício”.
Já o inventário eventual é “realizado em qualquer época por iniciativa da pessoa
legalmente investida na competência de Gestor de Patrimônio do IFPE, por
determinação da Direção Administrativa, por exigência dos órgãos fiscalizadores”.
Como se observa a partir das informações constantes no quadro Inventários realizados,
a maior parte dos campi elaborou os inventários apenas em decorrência da
recomendação expedida na Nota de Autoria (inventário eventual), demonstrando a
ausência de rotina de elaboração de inventários anuais.
Em relação aos inventários apresentados, observou-se que as comissões constituídas
para essa finalidade relataram impropriedades, consubstanciadas em situações de não
localização de bens, divergência de entre saldos físicos e contábeis, ausência de
atualização dos termos de responsabilidade, dentre outras, conforme destacado neste
relatório.
Em manifestação à ausência de elaboração de inventários, como também, de rotina
definida quanto à produção desses documentos, os gestores informaram o que segue:
O Campus Abreu e Lima, por meio do Memorando nº 04/2016, informou que:
“Trata-se de inventário eventual, por ocasião da mudança de gestão e final de exercício,
informamos que o inventário foi utilizado também como inventário anual”.
O Campus Afogados da Ingazeira, por meio do Memorando nº 17/2016, informou que:
“O Campus Afogados da Ingazeira tem estabelecido como uma prática anual a
realização de inventário desde o ano de 2013.”
O Campus Belo Jardim, através do Memorando nº 30/2016, informou o seguinte:
“Em relação ao Inventário Anual do Exercício-2015, informamos que após a conclusão
do Inventário Eventual o Campus Belo Jardim iniciou o levantamento físico para o
inventário anual, que encontra-se em andamento com conclusão prevista para
30/03/2016”.
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O Campus de Cabo de Santo Agostinho, através do Memorando nº 26/2016, informou
que:
“O Campus de Cabo de Santo Agostinho, em que pese sua autorização de
funcionamento ter sido publicada em 07/10/2013, através da Portaria nº 993/2013 –
MEC, de 07/10/2013, passou a existir enquanto Unidade Gestora no primeiro trimestre
do exercício de 2014, começando a realizar parte de suas aquisições e contratações no
final do primeiro semestre do referido ano e recebendo sua equipe de servidores
docentes e técnicos-administrativos, respectivamente, nos meses de outubro/2014 e
dezembro/2014.
Por esta razão, associada às questões relativas de transferência dos materiais e bens
adquiridos para os Campi da 3ª Expansão do IFPE por parte da Reitoria, não realizados
o inventário anual de almoxarifado e de bens no início de 2015.
No entanto, a partir dos ajustes em andamento, passaremos a realizar, de forma regular,
os inventários exigidos na Instrução Normativa nº 205/1988 – SEDAP/PR”
Por meio do Memorando nº 1/2016, o Campus de Garanhuns informou o seguinte:
“O Campus Garanhuns realizou os inventários de patrimônio e almoxarifado,
entregando os documentos à Reitoria nos anos de 2011, 2012, 2013, 2014 e 2015 (já
considerando os inventários eventuais/2015 como inventários anuais/2015)”.
Por intermédio do Memorando nº 15/2016, o Campus Olinda informou o que segue:
“O campus Olinda apresentou Inventário eventual.”
O Campus Paulista, através do Memorando nº 007/2016, informou o seguinte:
“Destacamos que este campus, por ser da III Expansão, realizou apenas um inventário –
O inventário eventual de 2015, que também foi utilizado como anual, por ter sido
concluído em novembro/2015. De fato o Campus Paulista iniciou suas atividades em
2014, mais precisamente em Outubro, e por ainda não possuir bens naquele momento,
não foi realizado inventário anual.”
Por intermédio do MEMO CVS/DAP nº 14/2016, o Campus de Vitória de Santo Antão,
informou que:
“Considerando o estoque de 2015 do Patrimônio há equipamento que não foi destinado
ao setor de recebimento final devido à adequação dos setores para recebimento.
Porém, estamos solicitando o resgate desses equipamentos para que possamos sanar
essa pendência.”
“Informo que os inventários eventuais foram revistos neste final de ano 2015 para que
pudéssemos achar e sanar as diferenças entre as contas do Setor patrimônio e as contas
do Setor contábil e que somente com o atendimento do memorando nº 65/2015
direcionado ao Contábil/DEOF é que poderá ser resolvido esta pendência.
No entanto, ao solicitar ao CEOF a confirmação do atendimento (memorando 02/2016)
do memorando 65/2015 nos foi informado – pelo memorando 04/2016 SCONT – que
não foi realizado os ajustes solicitados visto que aguardam orientações em decorrência
da adoção do novo PCASP.”
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Através de expediente não numerado, o Campus Caruaru informou o que segue:
“O campus possui inventário Anual do exercício 2011, bem como o inventário eventual
iniciado em 2015 porém não concluído pelos fatos expostos nos resultados apresentados
pela Comissão de Inventário, conforme processos 23295.015942.2015-14
(almoxarifado) e 23358.016504.2015.91 (Patrimônio), como é do conhecimento desta
PRAD.”
Por Meio do Memorando nº 42/2016, o Campus Recife, informou o seguinte:
“Informamos que o questionamento do item 1.3, estamos realizando o inventário de
bens móveis, referente ao exercício de 2015.”
O Campus Barreiros, através do Ofício nº 22/2016, informou o que segue:
“O Campus Barreiros fez o inventário de 2013 e o eventual de 2015, não temos
justificativas para o ano de 2014 que não foi elaborado.”
O Campus Pesqueira informou, através do memorando nº 048/2016, que:
“INVENTÁRIO FÍSICO/2015, foi realizado do tipo de EXTINÇÃO OU
TRANSFORMAÇÃO de modo a atender o que determina a IN nº 205/1988. Em virtude
da ocorrência da transformação dos CEFETs para Institutos Federais, através da Lei nº
11.892/2008 ocorreu a necessidade da criação de um sistema unificado de administração
para melhor atender as demandas dessa transformação, dessa forma foi criado o SUAP-
Sistema Unificado de Administração, que foi implantado no ano de 2010 onde ocorreu a
migração de todos os dados do antigo CEFET-PE e das Escolas Técnicas Federais.
Após essa migração tem sido realizada a identificação desses bens que foram migrados
do antigo sistema gerenciado pelo CEFET- PE (Sede Recife). Muito desses bens
encontra-se com a sua identificação genérica dificultando os trabalhos do Setor de
Patrimônio, dentre esses bens, verifica-se a existência de 98 bens no valor de R$
24.727,66, que estão ainda com a situação de PENDENTE no SUAP, pois não foram
identificados no momento do levantamento dos bens nos setores do Campus.”.
O Campus Ipojuca, mediante o Memorando nº 024/2016-DAP, informou que realizou
os inventários de almoxarifado e de bens móveis dos anos: 2011, 2012 e 2014.
Em relação ao Campus Belo Jardim, embora essa unidade tenha elaborado inventários
anuais nos exercícios de 2010 a 2014, ainda não finalizou o inventário relativo ao
exercício de 2015.
O Campus de Santo Agostinho, em sua manifestação, informou que apenas iniciou
atividades de aquisição de bens permanentes a partir do exercício de 2014, contudo, não
elaborou os inventários anuais de 2014 e 2015, tendo reconhecido a situação apontada.
A Reitoria, por meio do Memorando nº 11/2016, de 25 de janeiro de 2016, informou
que:
“No tocante ao item “b” que refere-se aos Inventários realizados por esta Reitoria
informamos que encontramos três registros de Inventários Anuais realizados por esta
Reitoria.
“O primeiro foi realizado no final de 2012 e teve seus trabalhos concluídos em 2013,
outro foi realizado no final do exercício de 2013 e teve seus trabalhos concluídos em
2014 e o último foi realizado em 2015.
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...
Vale ressaltar que estamos à frente desta DGB desde agosto de 2015, por isso tentamos
contato com os antigos gestores pelo Patrimônio, por isso tentamos contato com os
antigos gestores pelo Patrimônio desta Unidade Gestora, no intuito de identificar outros
inventários realizados por esta Reitoria, porém o último não se encontra mais na
Instituição e os anteriores encontram-se em período de férias.”
O Campus Igarassu por meio do Memorando nº 06/2016, de 22 de janeiro de 2016,
informou o que segue:
“Vimos informar que, em resposta ao item a do memorando supracitado, o Instituto
Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Pernambuco – Campus Igarassu deu
início as suas atividades administrativas e acadêmicas no ano de 2014, sendo elaborado
um relatório de inventário de bens do Campus Igarassu em 2015, do tipo eventual, desta
forma até o momento sendo elaborado uma única vez.”
Através do Memorando nº 10/2016, de 22 de janeiro de 2016, o Campus Jaboatão
informou:
“O inventário constitui uma ferramenta importante para o aperfeiçoamento dos
controles internos da organização, mitigando riscos de perdas, proporcionando maior
controle dos bens e atendendo de forma eficiente à legislação.
Em observância ao Memo Circular nº 058/2015-PROAD/REITORIA/IFPE que trata do
Cronograma de Realização de Inventário Eventual de Almoxarifado e Patrimônio dos
Campo do IFPE, informamos que, o Campus Jaboatão dos Guararapes, cumpriu os
prazos estabelecidos e foi realizado o seu primeiro inventário com 1 ano e quatro meses
de existência:
- Inventário de almoxarifado no dia 21/11/2015;
- Inventário de patrimônio durante os dias 28/10 e 13/11/2015;”
O campus Palmares, por meio do Memorando nº 03/2016, de 25 de janeiro de 2015,
informou:
“Iniciou-se neste Campus o inventário de patrimônio em 2015, sob o processo suap nº
23705.015065.2015-11, sendo seu primeiro inventário, pois suas atividades de
funcionamento tiveram início em 2014.”.
Não obstante o informado pelo Campus Garanhuns, no tocante à elaboração dos
inventários, até a data deste relatório, esses documentos não tinham sido encaminhados
à CGU/PE.
Em relação ao Campus Olinda, apesar de ter realizado o inventário Eventual, não
realizou os inventários anuais referentes aos exercícios de 2014 e 2015.
No tocante à justificativa do Campus Paulista, em função de sua argumentação, acata-se
a manifestação.
O Campus de Vitória de Santo Antão relatou os problemas que está enfrentando para
apresentar o inventário. Dessa forma, a situação explicitada, quanto à ausência de
apresentação de inventários, persiste.
Em relação ao Campus Caruaru, a Unidade informou elaborou inventários apenas em
relação aos exercícios de 2011 e 2015, evidenciando que não possui rotina de
elaboração anual de inventário.
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Embora o Campus Recife tenha argumentado que está elaborando o inventário de 2015,
observou-se que essa Unidade não possui rotina de execução desse levantamento de
bens, tenho em vista que nos últimos cinco exercícios, apenas há a informação de
realização de inventário no exercício de 2014.
Os Campi Barreiros e Pesqueira reconheceram em suas manifestações, a ausência de
rotina de elaboração de inventários anuais.
Não obstante às manifestações dos campi de Abreu e Lima e Afogados da Ingazeira,
essas unidades deixaram de elaborar o inventário anual regular no exercício de 2015.
Em relação aos campi Jaboatão, Palmares e Igarassu, não foram identificados
inventários em relação ao exercício de início de suas atividades (exercício de 2014).
Em relação à reitoria, essa unidade reconheceu as fragilidades na rotina de elaboração
de inventários anuais.
Em decorrência do exposto, verifica-se que o IFPE atendeu parcialmente à
recomendação, tendo em vista que a maioria dos campi apresentou inventários, contudo,
04 (quatro) dessas unidades deixaram de cumprir a recomendação.
b) Recomendação 02 – Atualizar todos os termos de responsabilidade dos bens de cada
Departamento, Diretoria e Campi do IFPE, observando o registro em nome dos
responsáveis imediatos pela guarda e uso dos bens.
Objetivando a verificação do atendimento à recomendação, foram realizadas análises
nos controles de registro de entrada de bens no Campus Recife, como também, nas
informações constantes nos inventários apresentados, conforme detalhamento a seguir:
b.1) Exames nos controles de entrada de bens patrimoniais:
Com o intuito de verificar a adequação dos registros da entrada de bens patrimoniais no
sistema Unificado de Administração Pública - SUAP, conforme disposição contida no
Manual de Procedimentos Patrimoniais do IFPE, especialmente, o estabelecido nos
subitem 32.1 e 94, foi elaborada amostra a partir de pagamentos realizados pela Reitoria
e campus para a aquisição de equipamentos e material permanente (elemento da
despesa: 33.90.52) no exercício de 2015.
O subitem 32.1 estabelece que : “O registro patrimonial compreende o cadastramento
das características do bem patrimonial no SUAP, tais como: tipo, especificações, n° de
tombamento, valor de aquisição, fornecedor, número documento de entrada, dentre
outros”.
O subitem 94 dispõe que : “ A guarda do bem patrimonial de uso individual distribuído
à Unidade Administrativa ficará sob a responsabilidade do Detentor de Carga
patrimonial, efetivo usuário do bem, desde que seja Servidor lotado na mesma Unidade
Administrativa, por meio do correspondente Termo de Recebimento ou Termo de
Responsabilidade”.
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Em decorrência de informações extraídas do Portal da Transparência, foram obtidos os
seguintes pagamentos realizados no exercício de 2015.
Tabela – Pagamentos por despesas com aquisição de equipamentos e material
permanente
Unidade UG Despesa Realizada %
IFPE REITORIA 158136 6.248.327,80 45,7%
Recife 158464 2.408.708,40 17,6%
Belo Jardim 158478 1.000.961,17 7,3%
Barreiros 158466 836.832,77 6,1%
Vitória Sto Antão 158468 809.438,27 5,9%
Ipojuca 158463 649.678,59 4,8%
Garanhuns 151910 589.224,70 4,3%
Caruaru 151909 563.535,77 4,1%
Afogados da Ingazeira 151911 279.472,96 2,0%
Pesqueira 158477 269.164,19 2,0%
Igarassu 155228 6.890,00 0,1%
Abreu e Lima 155341 0,00 0,0%
Cabo de Sto Agostinho 154849 0,00 0,0%
Jaboatão dos Guararapes 154853 0,00 0,0%
Olinda 155216 0,00 0,0%
Palmares 155171 0,00 0,0%
Paulista 155217 0,00 0,0%
Total
13.662.234,62 100,0%
Fonte: Portal da transparência
As informações acima evidenciam a totalidade de pagamentos realizados pela Reitoria e
campus em decorrência da aquisição de equipamentos e material permanente no
exercício de 2015 e a correspondente proporção de cada unidade.
Em função dessas informações, foi construída amostra em razão das aquisições de
maior representatividade financeira, conforme explicitado abaixo:
Tabela – Amostra para verificação da adequação de registro de entrada no SUAP
UG
Despesa
selecionada/amostra %
IFPE REITORIA 158136 1.759.936,93 12,88%
Recife 158464 488.466,41 3,6%
Belo Jardim 158478 198.538,78 1,5%
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Total da Amostra 2.446.942,11 17,91%
Fonte: Portal da transparência
O total da amostra selecionada, R$ 2.446.942,11, foi correspondente a 17,91% das
aquisições realizadas.
A fim de realizar os testes de auditoria, foram solicitados ao Instituto, as notas fiscais,
comprovantes de inserção dos registros no SUAP e termos de responsabilidade
emitidos, pertinentes aos pagamentos componentes da amostra.
Em análise à documentação apresentada, constatou-se que o Campus Recife não emitiu
termos de responsabilidade objetivando a guarda de seus bens patrimoniais, conforme
estabelecido no subitem 94 do Manual de Procedimentos Patrimoniais e também no
subitem nº 10 da IN 205 /SEDAP/PR.
Por meio do Memorando nº 17/2016, de 22 de janeiro de 2016, O Campus Recife
informou que: “Deixamos de disponibilizar os termos de responsabilidade,
considerando informações da Coordenação de Patrimônio por meio do e-mail anexo”
O e-mail da Coordenação de Patrimônio informa que: “Atendendo à sua consulta sobre
termos de recebimento relativos às notas de empenho nº 2014NE800221,
2014NE800227, 2014NE800238, 2014NE800244 E 2014NE800283, informo que não
encontrei nenhum dos termos solicitados, devido a não ter encontrado no birô do
Coordenador, que está de férias, nem no armário de aço onde guardamos as pastas com
os mesmos.
É possível que os termos entregues em 2 vias aos requisitantes para assinar, estejam
com os mesmos e ainda não o fizeram. Não posso cobrá-los porque os mesmos estão de
férias e só voltam no começo das aulas, ou seja, no dia 18 de fevereiro.
Quanto aos inventários realizados nos últimos 5 anos, o único que foi feito realizou-se
em fevereiro de 2012, relativo ao ano de 2011”
A manifestação da Unidade evidencia a insuficiência da rotina de controle patrimonial,
uma vez que não formalizou os termos de responsabilidade objetivando a
responsabilização e eventual indenização por desaparecimento ou dano dos bens
patrimoniais.
Também constatou-se, após exames de inspeção física realizados nos itens patrimoniais
componentes da seguinte amostra (Campus Recife), selecionada conforme critérios já
explicitados neste relatório, que o controle adotado pela unidade é insuficiente para
garantir a localização dos bens permanentes:
Quadro – Amostra para inspeção
Elemento de despesa Total de itens
selecionados
Valor total dos
itens selecionados
Proporção
itens
selecionados/
conjunto
elemento da
despesa
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Fonte: SUAP
Os bens permanentes estão localizados e distribuídos nas diversas salas componentes do
vários departamentos do IFPE, conforme organograma institucional. Contudo, não há
controle patrimonial por sala onde estão localizados os bens, de forma a permitir a
tempestiva localização de cada um deles e adequada atribuição da carga patrimonial.
Essa prática também dificulta o controle de transferência de bens entre as salas,
podendo acarretar riscos quanto à guarda desses materiais permanentes.
Essa situação contraria o estabelecido no subitem 7.12 da IN SEPAD da IN nº 205, de
28 de abril de 1988, o qual dispõe: “Cumpre ao Departamento de Administração ou
unidade equivalente no que concerne ao material distribuído, cuidar da sua
localização, recolhimento, manutenção e redistribuição, assim como da emissão dos
competentes Termos de Responsabilidade que deverão conter os elementos necessários
à perfeita caracterização do mesmo.”
Por meio do Memorando nº 36/2016, de 22 de fevereiro de 2016, o Campus Recife
proveu os seguintes esclarecimentos:
“Em relação ao controle dos bens por localização, estamos com uma comissão de
inventário dos bens permanentes, atuando para ajustar a responsabilização dos mesmos
aos responsáveis pelos setores, conforme organograma deste Campus. Quanto aos
termos de responsabilidade desatualizados a CPAT informa que as constantes mudanças
de chefias dificultam a atualização dos mesmos, bem como a falta de comunicação da
informação àquela Coordenação. Após a conclusão do relatório da Comissão de
Inventário, iremos envidar esforço para atualização dos referidos termos de
responsabilidade.”
A atualização dos termos de responsabilidade independe da conclusão dos trabalhos da
referida comissão de inventário. Essa atualização cabe ao setor de patrimônio da
Elemento de
despesa: 449052.34
- Máquinas,
equipamentos e
utensílios diversos
67 4.228.965,99, 86,81%
449052.35 –
Equipamentos de
processamento de
dados
450 2.275.062,87 75,30 %
449052.38 –
Máquinas e
ferramentas para
oficina
24 1.714.464,64 96,00%
449052.04 –
Aparelhos de
medição e
orientação
6 936.700,00 76,6%
Total da Amostra 547 9.155.193,50
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Unidade que, a partir da identificação e localização dos bens, deve emitir os respectivos
termos aos responsáveis diretos por esses ativos.
b.2) Análise dos Inventários apresentados:
Em analise aos inventários referentes ao exercício de 2015 apresentados pelos Campus
Belo Jardim, Cabo de Santo Agostinho, Afogados da Ingazeira, Barreiros, Caruaru,
Jaboatão dos Guararapes, Palmares, Igarassu, Olinda, Paulista e Abreu e Lima, além da
Reitoria, constatou-se que os termos de responsabilidade encontram-se desatualizados.
Também verificou-se outras impropriedades em decorrência das análises empreendidas
nos inventários, as quais encontram-se melhor detalhadas em campos específicos deste
relatório.
Constatou-se que os termos de responsabilidade apresentados no inventário do Campus
Igarassu não apresentam assinatura dos responsáveis.
Em relação ao inventário realizado pelo Campus Cabo de Santo Agostinho, constatou-
se que todos os bens inventariados estão com a carga contábil e física no SUAP
pertencente à Reitoria, face essa unidade não ter realizado as pertinentes transferências
ao campus. Em virtude dessa situação, o campus não elaborou confronto entre as
relações de bens constantes no SUAP e os ativos em utilização pela Unidade.
Além dessas situações particulares, observou-se nos relatos das comissões de inventário
que os termos de responsabilidade são emitidos, genericamente, em nome dos Diretores
de Departamento, Diretor de Ensino, Diretor Geral, etc., contrariamente a emissão ao
responsável direto pelos bens.
Em resposta à desatualização dos termos de responsabilidade, os campi apresentaram as
seguintes manifestações:
O Campus Afogados da Ingazeira, por meio do Memorando nº 17/2016, informou que:
“O Campus Afogados da Ingazeira vinha procedendo com o requerimento da assinatura
do termo de responsabilidade ou termo de recebimento sempre no ato da transferência
de um bem entre servidores do campus e arquivando os documentos no Setor.
Conforme solicitação de auditoria, além do procedimento já adotado, estamos
realizando a atualização de todos os termos de responsabilidade com os bens sob
responsabilidade dos servidores e a partir de agora adotaremos esta também como uma
prática anual. Atualmente apenas alguns servidores ainda encontram-se pendentes na
entrega dos Termos de Responsabilidade atualizado.”
O Campus de Cabo de Santo Agostinho, através do Memorando nº 26/2016, informou
que:
“Ratificamos os apontamentos realizados pela CGU/PE e tão logo este Campus receba a
totalidade dos bens através dos devidos Termos de Transferência, procederemos com a
emissão dos Termos de Responsabilidade a cada titular de Unidade Organizacional e/ou
servidor responsável por bens em específico.
A Coordenação de Material, Patrimônio e Serviços Gerais deste Campus, em relação
aos bens adquirido diretamente por este Campus, já se encontra emitindo os Termos de
Responsabilidade para os respectivos titulares/usuários dos mesmos”.
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Através de expediente não numerado, o Campus Caruaru informou o que segue:
“Em função da ausência de rotinas de controle e acompanhamento de movimentação
dos bens nos exercícios de 2012, 2013 e 2014, bem como a não realização dos
inventários, não foi possível acompanhar a movimentação dos bens recebidos nesta
unidade (ou transferidos para outras) nos citados exercícios.
Todos os termos serão atualizados e devidamente encaminhados aos seus responsáveis
diretos. Essa ação garantirá que cada bem seja corretamente alocado conforme
determinação na IN 205/88 SEPAD”
Por meio do memorando nº 23/2016, a Reitoria do IFPE, informou que:
“Com relação ao tópico 1.4 da solicitação de Auditoria nº 201.04209/04-CGU que trata
da ausência de atualização de termos de responsabilidades, informamos que estão sendo
tratados mediante a melhoria dos procedimentos de rotina da Coordenação de
Patrimônio e almoxarifado – CPAR desta reitoria.”
Em relação aos campi Belo Jardim, Barreiros, Jaboatão dos Guararapes, Palmares,
Igarassu, Olinda, Paulista e Abreu e Lima, observou-se que essas unidades não
apresentaram manifestação.
Em análise as manifestações apresentadas, salienta-se o seguinte:
No tocante ao Campus de Afogados da Ingazeira, a Unidade ratificou a situação
relatada, informando que adotará providências no sentido da atualização dos termos de
responsabilidade no âmbito da Unidade.
O Campus de Santo Agostinho ratificou a situação relatada quanto aos bens
inventariados apresentarem carga contábil e física no SUAP pertencente à Reitoria. Em
relação aos termos de responsabilidade, informou que está adotando providências para
a emissão desses instrumentos de controle, mas ainda não finalizou. Por isso, não sanou
a situação explicitada.
O Campus Caruaru ratificou o exposto neste relatório, no sentido da desatualização dos
termos de responsabilidade.
A Reitoria informou da adoção de providências visando a manutenção de termos de
responsabilidade atualizados, contudo não foram suficientes para sanar a situações
explicitadas.
Os resultados dos exames de auditoria demonstraram que o Instituto não implementou
rotina de atualização dos termos de responsabilidade, os quais encontram-se
desatualizados, além de não retratarem com fidelidade a efetiva responsabilidade pela
guarda dos bens.
c) Recomendação 3 - Promover o levantamento e registro de todos os bens existentes e em uso
no IFPE e que ainda não foram contabilizados, para cada Departamento, Diretoria e
campus do IFPE.
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Objetivando verificar os controles internos adotados pelo Campus Recife no tocante à
guarda e gestão dos bens permanentes integrantes de seu ativo permanente e que
constam no SUAP, foi elaborada amostra para a realização de testes de inspeção física.
Foram extraídas informações do SUAP contemplando as entradas de bens permanentes
na Unidade entre os exercícios de 2012 a 2015. A partir do tratamento dessas
informações foram obtidos os seguintes quantitativos financeiros para os diversos
elementos de despesas componentes da natureza de despesa 4.4.90.52 (equipamentos e
materiais permanentes):
Quadro - Equipamentos e materiais permanentes (2012 a 2015)
Elemento
da despesa
Descrição Valor Participação
s/ total
Participação
acumulada
449052.34 Máquinas, equipamentos e utensílios diversos 4.912.760,25 30,4% 30,4%
449052.35 Equipamentos de processamentos de dados 3.020.529,81 18,7% 49,1%
449052.38 Máquinas, ferramentas e utensílios para oficina 1.785.769,17 11,1% 60,2%
449052.42 Mobiliário em geral 1.518.983,95 9,4% 69,6%
449052.51 Peças não incorporáveis a imóveis 1.248.783,36 7,7% 77,3%
449052.04 Aparelhos de medição e orientação 1.222.710,79 7,6% 84,9%
449052.52 Veículos de tração mecânica 839.580,00 5,2% 90,1%
449052.12 Aparelhos e utensílios domésticos 597.152,33 3,7% 93,8%
449052.18 Coleções e materiais bibliográficos 480.873,96 3,0% 96,7%
449052.06 Aparelhos e equipamentos de comunicação 165.873,99 1,0% 97,8%
449052.33 Equipamentos para áudio, vídeo e foto 159.723,34 1,0% 98,8%
449052.08
Aparelhos equipamentos médicos,
odontológicos, laboratorial e hospitalar 113.064,93 0,7% 99,5%
449052.24 Equipamento, proteção, segurança e socorro 38.294,80 0,2% 99,7%
449052.10 Aparelhos e equipamentos para esportes 24.555,20 0,2% 99,8%
449052.30 Máquinas e equipamentos energéticos 9.065,50 0,1% 99,9%
449052.39 Equipamentos hidráulicos e elétricos 8.064,60 0,0% 100,0%
449052.36 Máquinas, instalações e utensílios domésticos 3.502,90 0,0% 100,0%
449052.28 Máquinas e equipamentos de natureza industrial 2.836,48 0,0% 100,0%
449052.40
Máquinas e equipamentos agrícolas e
rodoviários 700,00 0,0% 100,0%
449052.32 Máquinas e equipamentos gráficos 360,00 0,0% 100,0%
Total
16.153.185,36 100,0% 100%
Fonte: SUAP (22 de janeiro de 2016)
A tabela acima evidencia o porcentual de participação de cada elemento de despesa no
total de bens que ingressaram na unidade entre os exercícios de 2014 a 2015, como
também, de forma adicional, a participação acumulada desses elementos para efeito de
elaboração da amostra.
A partir dos elementos de despesa mais representativos em relação ao total de bens
patrimoniais da Unidade, foram elaboradas amostras de itens desses elementos,
conforme a seguir especificado:
Quadro – Amostra para inspeção
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Fonte: SUAP
Considerando o montante financeiro de bens que constam no SUAP para os exercícios
selecionados, a amostra construída foi correspondente a 56,67% da totalidade desses
bens.
Contrariando o disposto no subitem 7.13.1 da IN SEPAD nº 205, de 28 de abril de 1988,
o qual dispõe que “O número de registro patrimonial deverá ser aposto ao material,
mediante gravação, fixação de plaqueta ou etiqueta apropriada”, constatou-se que
vários desses equipamentos não estavam acompanhados dessa identificação, conforme
detalhamento abaixo:
Quadro – Equipamentos sem identificação patrimonial
Fonte: visitas in loco
Elemento de despesa Total de itens
selecionados
Valor total dos
itens selecionados
Proporção
itens
selecionados/
conjunto
elemento da
despesa
Elemento de
despesa: 449052.34
- Máquinas,
equipamentos e
utensílios diversos
67 4.228.965,99, 86,81%
449052.35 –
Equipamentos de
processamento de
dados
450 2.275.062,87 75,30 %
449052.38 –
Máquinas e
ferramentas para
oficina
24 1.714.464,64 96,00%
449052.04 –
Aparelhos de
medição e
orientação
6 936.700,00 76,6%
Total da Amostra 547 9.155.193,50
Elemento de despesa
(amostra)
Quantidade de bens
sem identificação
% em relação ao
total de bens da
amostra
449052.34 - Máquinas,
equipamentos e utensílios
diversos
60 89,55%
449052.35 - Equipamentos
de processamento de dados
30 6,66%
449052.04 - Aparelhos de
medição e orientação
4 66,66%
449052.38 - Máquinas e
ferramentas para oficina
22 91,66%
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Como se observa, quase a totalidade dos bens classificados nas categorias econômicas
“Máquinas e ferramentas para oficina” e “Máquinas, equipamentos e utensílios
diversos” estavam sem etiqueta de identificação patrimonial. A identificação desses
equipamentos foi realizada pelos servidores da Instituição (professores dos
departamentos pertinentes) que acompanharam a equipe de auditoria nos exames de
inspeção física.
Observou-se nesses exames que o tipo de etiqueta patrimonial fixada nos equipamentos
não é apropriada. Essas identificações são impressas em papel e coladas por meio de
adesivos nos bens patrimoniais. Em virtude disso, se desprendem com facilidade, como
também, são sujeitas a retiradas indevidas.
Por meio do Memorando nº 36/2016, de 22 de fevereiro de 2016, o Campus Recife
proveu os seguintes esclarecimentos:
“Considerando as informações dos Chefes de Departamentos e Coordenadores, há
fragilidade no controle de identificação dos bens, uma vez que a etiqueta utilizada não é
adequada para aplicação nos bens, pois se desprendem com facilidade, dificultando o
controle patrimonial. Diante da informação, iremos discutir a possibilidade de aquisição
de uma etiqueta, com características apropriadas e de forma padronizada para utilização
em todo IFPE.”
Pelo exposto, observa-se que o Instituto não cumpriu a recomendação.
d) Recomendação 4 - Elaborar normas e procedimentos unificados de gestão e controle
patrimonial a serem adotadas por todos os campi, direções e departamentos do IFPE,
observando para isto as normas federais.
Não obstante a implementação do Manual de Procedimentos Operacionais, o Instituto
não elaborou normas internas ou mecanismos de controle de forma uniformizada para a
guarda, a segurança e preservação dos bens patrimoniais nos departamentos do campus.
Conforme a Nota de Auditoria, “cada departamento atua de forma isolada com
mecanismos de prevenção de extravios, furtos ou roubos, ou seja, estabelecem seus
próprios mecanismos de guarda e controle, como caderno de anotações para controle
de chaves, livros de ocorrências, cadeados, etc.”
Dessa forma, o instituto não atendeu a recomendação.
e) Recomendação 5 - Realizar levantamento das situações de risco à segurança e integridade
do patrimônio do IFPE, adotando as medidas necessárias à correção dos problemas e
mitigação do risco. Para isto e no tocante à priorização das medidas, observar os critérios
de materialidade, risco e relevância, dentre outros que considere pertinentes.
Em análise às manifestações apresentadas pela Reitoria e campi do IFPE, observou-se
que essas unidades não elaboraram formalmente levantamento das situações de risco,
conforme recomendação emitida. Em suas justificativas, informaram da adoção de
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medidas visando salvaguardar o patrimônio, mas sem conexão com um levantamento
prévio dos principais riscos presentes nas unidades.
Foram as seguintes manifestações apresentadas:
- Campus Abreu e Lima - Memorando nº 11/2016
“Estamos definindo um Grupo de Trabalho para elaboração de diagnóstico das situações
de risco, através de análise SWOT, para auxiliar no planejamento das ações e no
gerenciamento dos riscos. Em tempo, informamos que estamos trabalhando com um
posto de segurança armada desde o dia 16 de dezembro de 2016.”
- Campus Belo Jardim– Memorando nº 010/2016
“O IFPE não possui uma política de Segurança Institucionalizadas. Com o objetivo de
resguardar a segurança do Campus Belo Jardim, foi celebrado contrato nº 21/2015 de
vigilância armada de ronda/~motorizada diuturnamente.
...
O Setor de Patrimônio realiza periodicamente levantamentos dos bens, nos diversos
locais do campus, atribuindo a responsabilidade pela guarda, aos servidores que fazem
uso dos bens móveis. Está sendo realizado estudo para adequação/restrição de acesso a
Instituição durante os finais de semana e feriados, bem como a intenção de
implementação de sistema de monitoramento eletrônico.
Realizamos aquisição de fechaduras biométricas para implementação gradativa, duas
delas já se encontram instaladas na Coordenação de Tecnologia da Informação.
...
Está em andamento a aquisição de um sistema antifurto para a biblioteca,
proporcionando uma maior segurança ao acervo.
...”
Campus Cabo de Santo Agostinho – Memorando nº 011/2016
“considerando a totalidade de bens existentes no Campus Cabo de Santo Agostinho e
seu valor financeiro agregado, e, na perspectiva de garantir a efetiva segurança
patrimonial, dispomos de contrato de prestação de serviços de vigilância ostensiva
armada composto de 02 (dois) postos diurnos (07h às 19h) e 02 (dois) postos noturnos
(19h às 07h), com a empresa Guardsegure Segurança Empresarial Ltda. (contrato nº
10/2015), com efetiva cobertura e controle dos acessos às dependências internas deste
Campus.
É importante destacar que o Campus Cabo de Santo Agostinho, apesar de estar
instalado em uma sede provisória, localizada na FACHUCA (autarquia municipal de
ensino superior), dispõe de estrutura administrativa exclusiva, ou seja, sem acesso por
parte de terceiros, possibilitando o melhor controle às dependências onde os bens da
instituição se encontram localizados.”
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Campus Igarassu – Memorando nº 06/2016
“
...
Informamos que para o atendimento à recomendação nº 05 da Nota de Auditoria nº
201411650/01 da CGU foram adotadas algumas ações na Instituição para mitigação dos
riscos à segurança e integridade do patrimônio do IFPE, mesmo sem a existência de
uma Política de Gerenciamento de Riscos do Campus Igarassu, cuja elaboração está
revista para o processo de planejamento de 2016, conforme memorando nº 013/2016-
DGCIGR, anexo.
...
Campus Ipojuca – Memorando nº 007/2016
“Em resposta ao item c do memorando, informamos que:
A implantação do sistema de segurança eletrônico nos corredores dos blocos
administrativos e laboratórios, mitigando os riscos de desaparecimento de bens móveis;
Foram instaladas fechaduras biométricas para nas salas de aulas e laboratórios com
objetivo de controle e segurança dos bens utilizados nas práticas pedagógicas;
Para mitigar o risco de desaparecimento dos equipamentos de tecnologia nas salas de
aulas, foram instalados armários com chaves;
Em processo de compra compartilhada foram solicitadas as sistema antifurto para
controle e segurança do acervo da biblioteca;
Criação de um regulamento específico (Regulamento interno da Biblioteca do Campus
Ipojuca), com a implementação de multa por atraso na devolução dos itens, gerando um
processo educativo por parte dos servidores e estudantes no tocante ao respeito e
atendimento aos prazos estabelecidos;
Dependência para a abertura de requerimentos na CRAD, condicionada à liberação da
CBIM quanto à existência de pendências no empréstimo dos itens do acervo.”
Campus Jaboatão – Memorando nº 010/2016
“
...
A Segurança patrimonial é o conjunto de atividades do ramo da segurança que tem
como objetivo prevenir e reduzir perdas patrimoniais em uma determinada organização.
Em relação aos bens patrimoniais medidas que já foram tomadas para manter a
segurança:
Contratação de posta de vigilância armada (1 diurno e 1 noturno) - O benefício direto
para Administração resultante da contratação constitui-se na guarda do patrimônio
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público contra ações lesivas de terceiros, como atentados às instalações, roubo ou furto
de equipamentos;
Aquisições itens de prevenção e combate a incêndio para as dependências do campus –
A aquisição atende às necessidades do Campus Jaboatão dos Guararapes, no sentido de
oferecer e manter a segurança necessária ao patrimônio do Campus contra a ocorrência
de incêndio.
Controle de acesso aos laboratórios – O acesso ao laboratório de informática só é
permitido aos alunos vinculados ao Campus Jaboatão dos Guararapes, devidamente
matriculado, sempre acompanhado de um servidor efetivo.
Medida que está sendo tomada para manter a segurança:
Controle de acesso às dependências do Campus – Apesar de encontrarmos dificuldades
por usarmos um prédio compartilhado com uma faculdade, estamos fazendo um estudo
para implantar e disciplinar os procedimentos para um efetivo controle de entrada,
circulação e saída de pessoas. O controle de visitantes será feito através de apresentação
do documento oficial com foto na portaria. Após a identificação a pessoa receberá um
crachá de visitante que deverá ser mantido em local visível e deve ser apresentado
quando solicitado.”
Campus Olinda – Memorando nº 009/2016
“Com vistas a mitigar as situações de riscos conforme orientação contida na Nota de
Auditoria nº 2014.11650/01, informamos que nosso Campus possui uma área de 1900
m², murada, todas as janelas das salas administrativas são do tipo basculante e as das
salas de aulas são de cobogó.
Além das portas os laboratórios de informática possuem uma grade de proteção.
Acrescentamos mais um posto de vigilância noturno, atualmente funcionamos com um
posto diurno e dois noturnos, diariamente, além de Portaria, para controle de fluxo de
pessoal.”
Campus Palmares – Memorando nº 003/2016
“Como funcionamos em sede provisória, as medidas de segurança e integridade do
patrimônio adotadas foram obter salas de uso exclusivo, mudar as fechaduras destas
salas e contratar postos de segurança para guarnecer o patrimônio. O Único bem
patrimonial que fica fora do bloco onde funcionamos provisoriamente é o veículo
oficial, mas que fina no estacionamentos da sede provisória e visível pela segurança do
campus.”
Campus Paulista – Memorando nº 004/2016
“Foi realizado relatório de infraestrutura pelo Coordenador da CMPS no dia
14/01/2016, cópia em anexo, apontando os pontos vulneráveis quanto a segurança do
Campus Paulista. Informamos que estamos tomando as devidas providências para
mitigação desses riscos, como por exemplo, solicitação de nota técnica da DOPE sobre
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a infraestrutura da sede provisória, e ainda, que iremos elaborar o PDI 2016, levando em
consideração estes aspectos, além de realizar a análise de riscos com base nas
constatações do relatório mencionado”
Campus Pesqueira – Memo 011/2016-DGCP
“Informamos que após levantamento das situações de riscos, foi implementado em
todos os laboratório e salas consideradas em situações de riscos, a utilização das
fechaduras biométricas com auditoria; a vigilância armada foi aumentada em numero de
homes, antes eram apenas dois postos noturnos e no presente acrescentada de mais um
posto. Informamos ainda que outras providencias necessária a segurança não foram
tomadas devido ausência de recursos orçamentários e financeiro, tais como a colocação
de grades de ferro nas janelas dos laboratórios.”
Campus Recife – Memorando nº 17/2016
“Fragilidade do acesso ao campus, tendo em vista falta de cancela na entrada de
veículos e catracas eletrônicas na entrada de pedestre, a implantação desses itens seria
de muita importância para identificação dos usuários do Campus, bem como a
implantação de câmeras de vigilância, que se encontra com processo em andamento.
Para inibir as práticas de roubo e danificação do patrimônio, contratamos um posto de
serviço de vigilância com ronda em moto, dispomos também de contrato de serviço de
portaria, buscando o atendimento ao público interno e externo. Informamos ainda, que
devido aos cortes orçamentários deixamos de receber recursos para atender compras de
equipamentos e material permanente no exercício de 2015, por esse motivo não foi
possível implementar outras medidas de segurança ao patrimônio neste Campus.”
Reitoria – Memorando nº 11/2016
“Em relação às medidas necessárias à correção dos problemas e mitigação do risco à
segurança e integridade do patrimônio do IFPE, item “c”, informamos que diversas
providências já foram adotadas no âmbito da Reitoria visando o controle e proteção do
seu Patrimônio, conforme elencamos abaixo e evidências que foram gravadas na
supramencionada mídia:
Contratação de empresa de vigilância para o ambiente interno no Anexo da Sudene,
local onde ocorreram alguns furtos citados no relatório;
Colocação de fechaduras biométricas que só permitem a entrada de pessoas
especialmente designadas, tornando dessa maneira mais fácil apuração caso venha
ocorrer qualquer desaparecimento de bens;
Contratação de recepcionista para atendimento e controle do público externo que
adentra as instalações do IFPE;
Aquisição de arquivo deslizante para acondicionamento dos materiais;
Aquisição de crachás para identificação dos servidores e prestadores de serviços;
Contratação de empresa para aplicação de películas visando impedir a visualização do
que existe no interior das salas.”
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Em decorrência do exposto, observa-se que o Instituto não cumpriu a recomendação.
##/Fato##
1.1.1.2 CONSTATAÇÃO
Ausência de Padronização de inventários
Fato
Em análise aos inventários elaborados e apresentados pelos Campi Belo Jardim, Cabo
de Santo Agostinho, Afogados da Ingazeira, Barreiros, Caruaru, Jaboatão dos
Guararapes, Palmares, Igarassu, Olinda, Paulista e Abreu e Lima, além da Reitoria,
constatou-se que esses procedimentos carecem de padronização, tendo em vista que as
unidades produziram informações similares, porém apresentadas por meio distintos,
dificultando o pleno entendimento a respeito dos trabalhos realizados.
Em relação aos bens não localizados, por exemplo, algumas unidades demonstraram o
valor unitário de cada um deles, enquanto outras apenas relacionaram, tão somente, o
quantitativo geral desses ativos não encontrados.
Constatou-se, também, que o inventário apresentado pelo Campus de Palmares, por
meio do Processo nº 23705.015065.2015-11, não apresenta informações segregadas no
tocante aos bens localizados e aos não localizados. Apenas traz informações sobre
transferência realizadas ao campus, dificultando a compreensão da situação verificada
pela comissão de inventário.
O Campus Olinda, por meio do processo nº 23736.008099.2015-83, apresentou seu
inventário, contudo as informações que basearam o levantamento dos bens não foram
extraídas do SUAP, impactando, dessa forma na fidedignidade das informações.
Segundo avaliação do inventário realizada pela diretoria de Gestão de Bens e Serviços
do IFPE, o Campus de Olinda, em seu relatório de inventário não apresentou
informações sobre o desaparecimento de três equipamentos notebook, conforme
processo nº 23736.002916.2015-91, situação que, conforme entendimento da Diretoria,
expõe a “fragilidade do relatório comparativo dos bens que se encontram registrados
no SUAP na carga patrimonial dos servidores lotados no campus com os bens que se
encontram disponíveis in loco, assim verificando se houve, por exemplo, o
desaparecimento de algum bem”.
Os inventários apresentados pelo Campus Abreu e Lima, por meio do processo nº
23295.015735/2015-61, e Campus Paulista, processo 23737.016173.2015-25, também
incorreram na mesma situação de confrontação dos bens a partir de informações não
extraídas do SUAP.
O Art. 75 do Manual de Procedimentos Patrimoniais estabelece os objetivos e
procedimentos necessários à elaboração dos inventários que, uma vez cumpridos pelos
campi, redundará na padronização do tratamento e divulgação das informações
constantes nesses documentos.
##/Fato##
Causa
Dinheiro público é da sua conta www.portaldatransparencia.gov.br 22
O Diretor de Administração deixou de coordenar de forma suficiente ações
administrativas relacionadas às áreas de materiais e patrimônio, consoante previsto no
Regimento Interno do IFPE, no sentido de adotar medidas que levassem a padronização
dos inventários.
Os gestores de patrimônio dos campi e respectivas comissões de inventários não
adotaram todas as medidas previstas no Manual de Procedimentos Patrimoniais no
tocante à elaboração dos inventários, particularmente quanto aos requisitos e exigências
previstos no subitem nºs 75 e 76 nesse normativo.
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
O Campus Abreu e Lima, por meio do Memorando nº 04/2016, de 26 de fevereiro de
2016, informou que:
“Trata-se de inventário eventual, por ocasião da mudança de gestão e final de exercício,
informamos que o inventário foi utilizado também como inventário anual”.
...
“Informamos que todos os dados trabalhados no Relatório de Inventário do Campus
Abreu e Lima, foram extraídas do SUAP, apenas o formato extraído foi diferente do
habitual, os dados foram extraídos no formato excel, segue documentos em anexo para
comprovação”.
O Campus Belo Jardim, através do Memorando nº 30/2016, de 29 de fevereiro de 2016,
informou o seguinte:
“O Campus Belo Jardim desde de 2010, utiliza o mesmo modelo para apresentação do
seu inventário Anual.”
O Campus de Cabo de Santo Agostinho, através do Memorando nº 26/2016, de 26 de
fevereiro de 2016, informou que:
“A Respeito do modelo a ser adotado para elaboração do Relatório Final do Inventario
de Bens Móveis, passaremos a utilizar o modelo recebido da Unidade de Auditoria
Interna Geral do IFPE, elaborado pela CGU/PE em 2014.”
Por intermédio do Memorando nº 15/2016, o Campus Olinda, de 25 de fevereiro de
2016 informou o que segue:
“Estamos aguardando orientação com vistas a padronização para elaboração dos
próximos Inventários”
Por meio do Memorando nº 02/2016, o Campus Palmares, 25 de fevereiro de 2016,
assim se manifestou:
“No tocante à padronização da elaboração de inventários o Campus Palmares informa
não ter suporte necessário para nortear a confecção do mesmo, baseando-se apenas no
cronograma apresentando pela Reitoria para cumprir os prazos das fases de elaboração e
neste sentido as informações sobre bens localizados e não localizados deixaram de ser
totalmente esclarecidas.
Comunicamos que todos os bens que constam no SUAP foram localizados fisicamente
no Campus, não existe nada que não foi localizado, identificado, mas os armários
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deslizantes estão fisicamente montados, porém não estão contidos no conjunto de bens
no SUAP, ou seja sem carga de responsabilidade no SUAP.”
O Campus Paulista, através do Memorando nº 007/2016, de 26 de fevereiro de 2016,
informou o seguinte:
“No que concerne a padronização do inventário, ratificamos que no relatório do
inventário, constante no processo 23737.016173.2015-25, está expressamente descrita a
metodologia utilizada para sua realização, ou seja, confronto entre os bens fisicamente
encontrados, in loco, com os bens registrados no SUAP”
Por meio do memorando nº 23/2016, a Reitoria do IFPE, 09 de março de 2016,
informou que:
“E por último, no que diz respeito à ausência de padronização dos Inventários deste
IFPE (tópico 1.5 da solicitação de Auditoria nº 2015.04209/04-CGU), vale ressaltar que
foram realizadas diversas reuniões com os Campi a fim de alinharmos a apresentação
das referidas peças de Inventário, contudo não obtivemos êxito, já que muitos Campi
não seguiram o modelo de Relatório de Inventário utilizado pela Controladoria Geral da
União e recomendado pela Pró-Reitoria de Administração através de e-mail (em anexo)
enviado no dia 20/10/2015. Portanto, esta Diretoria de Bens e Serviços compromete-se
a envidar um esforço quanto à padronização dos Inventários da Instituição e solicita um
apoio ainda maior dessa PROAD para tanto.”
Por meio do Memorando nº 31/2016-DGB/PROAD/REITORIA/IFPE, de 17 de maio de
2016, em resposta ao relatório preliminar, a Unidade apresentou a seguinte
manifestação:
“Iremos fazer no exercício de 2016 um aperfeiçoamento do trabalho realizado por esta
DGB em conjunto com a PROAD no tocante aos Inventários da Reitoria e dos Campi
que compõe este IFPE, no intuito de corrigir falhas identificadas nos Inventários
apresentados no exercício 2015 e buscarmos uma padronização na apresentação dos
referidos documentos”.
Os campi Afogados da Ingazeira, Caruaru, Jaboatão dos Guararapes e Igarassu não se
manifestaram.
##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
Em análise às manifestações apresentadas pelas Unidades, observa-se que as
informações corroboraram para a situação diagnosticada. A Reitoria, em sua
justificativa, afirmando que “foram realizadas diversas reuniões com os Campi a fim de
alinharmos a apresentação das referidas peças de Inventário, contudo não obtivemos
êxito”, demonstrou ter envidado esforços visando à padronização, mas sem sucesso.
Em resposta ao relatório preliminar, a Reitoria informou que adotará providências
visando à padronização dos inventários.
Os campi de Afogados da Ingazeira, Barreiros, Caruaru, Jaboatão dos Guararapes e
Igarassu não apresentaram manifestação para a constatação.
##/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
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Recomendação 1: A PROAD (Diretoria de Administração - Reitoria), na condição de
responsável pelo inventário consolidado do IFPE, estabelecido no Manual de
Procedimentos Patrimoniais, deve capacitar os campi para a realização do procedimento
de inventário, de modo a evitar a apresentação de informações similares de forma
diferente.
2 GESTÃO PATRIMONIAL
2.1 INVENTÁRIO FÍSICO E FINANCEIRO
2.1.1 EXISTÊNCIAS FÍSICAS
2.1.1.1 CONSTATAÇÃO
Impropriedades constatadas pelas comissões de inventários
Fato
Em resposta à recomendação nº 01 contida na Nota de Auditoria nº 201411650/01, a
qual determina a realização de inventário de bens de todos os departamentos, diretoria e
campi do IFPE, a Unidade apresentou Relatório sobre os Inventários dos Campi do
IFPE, documento esse que trata da consolidação das observações e análise dos
inventários dos bens permanentes dos Campi do IFPE.
Nesse relatório consta o Memorando Circular nº 035/2015-GR, de 11 de junho de 2015,
através do qual a Reitoria solicita aos diretores Gerais dos Campi a elaboração de
inventário, em cumprimento à recomendação emitida na Nota de Auditoria.
Apresentaram inventário referente ao exercício de 2015 os Campus Abreu e Lima,
Afogados da Ingazeira, Barreiros, Belo Jardim, Cabo de Sto. Agostinho, Caruaru,
Igarassu, Jaboatão, Olinda, Palmares, Paulista, Recife, Vitória de Sto. Antão, além da
Reitoria.
Em análise aos inventários apresentados, observou-se que as comissões responsáveis
pela elaboração desse procedimento relataram as seguintes impropriedades:
a) Bens não localizados
As comissões de inventário em seus relatórios finais apontaram que não localizaram nas
dependências das unidades bens registrados no SUAP, conforme síntese a seguir:
Tabela –Bens não localizados
Unidade Total de bens não
localizados
Total de bens
inventariados
Valor dos bens
não
inventariados
(não localizados)
Valor dos
bens
inventariados
(SUAP)
Belo Jardim 1.533 14.654 270.458,04 10.511.374,22
Barreiros 4.340 17.446 (*) 13.082.354,38
Caruaru 86 (*) (*) 11.001.304,54
Jaboatão dos
Guararapes
38 36.557,94
(*) 183.444,88
Paulista 12 1.911 4.999,40 1.080.766,15
Afogados da
Ingazeira
108 7.301 33.833,05 6.560.360,55
Reitoria 387 (*) (*) 15.438.673,25
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Fonte: Inventários apresentados
(*) não informou valores no inventário
Dentre as unidades que informaram quantidades de bens que não foram localizados,
destacam-se o Campus Belo Jardim com 1.533 ativos não encontrados, correspondentes
a R$ 270.458,04, o Campus de Barreiros com 4.340 de bens e a Reitoria do IFPE, onde
a comissão de inventário relatou que 387 bens constantes no SUAP não foram
encontrados nas dependências da Unidade.
Dentre esses 387 bens não localizados, constam inúmeros equipamentos de informática,
tais como, impressoras, scanner, e computadores notebook. Entre os equipamentos
notebook registrados no SUAP e não localizados, há nas relações apresentadas no
inventário, 45 desses bens, ao custo unitário de R$ 2.810,00, cujos registros de entrada
no SUAP ocorreu em 08 de janeiro de 2014.
b) Bens que foram localizados fisicamente, com identificação, mas não estão registrados
no SUAP
No inventário realizado pela Reitoria, conforme processo nº 23295.017443/2015-61,
consta a identificação de bens que não estão registrados no SUAP. Foram indicados 250
bens nessa situação.
##/Fato##
Causa
Os gestores de patrimônio dos campis não adotaram todas as medidas previstas no
Manual de Procedimentos Patrimoniais, de forma a garantir a total integridade dos bens
móveis registrados no SUAP.
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
a) Bens não localizados
O Campus Afogados da Ingazeira, por meio do Memorando nº 17/2016, de 26 de
fevereiro de 2016, informou que:
“Em outubro de 2015 o Setor de Patrimônio expediu os memorandos de nº 01/2015 a
13/2015 notificando todos os responsáveis pelos BENS NÃO LOCALIZADOS para
que apresentassem a localização dos mesmos.
Em resposta à notificação, foram apresentadas as localizações da maioria dos bens
apontados como NÃO LOCALIZADOS durante o inventário, confirme ANEXO I.
Apenas alguns bens realmente não foram localizados, conforme ANEXO II, entretanto
como também temos alguns bens que estavam sem TOMBO não foi possível identificar
se todos os bens apontados como não localizados são os bens que estão sem tombo.
Para solucionar esta pendência, procedemos a identificação do número de tombo dos
bens que estavam sem tombo e afixação da etiqueta para sua identificação conforme
ANEXO III.
A maioria dos bens que estavam sem tombo já foram identificados e tombados,
entretanto ainda falta identificar o número das cadeiras escolares que estão sem tombo.
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Para realizar tal identificação tem-se que fazer um levantamento de todas as cadeiras
escolares do campus e verificar quais tombos não serão encontrados e a partir disto
inferir quais são os possíveis números de tombamento das cadeiras sem placa de
identificação.
Considerando o elevado número de cadeias escolares, iniciamos o processo de
identificação para posterior tombamento, cuja previsão de conclusão é para os próximos
15 dias.
Após localização e identificação dos tombos das cadeiras escolares vai ser possível
emitir relatório conclusivo dos bens não localizados no campus e iniciar o processo de
apuração e/ou responsabilização dos responsáveis pelos bens.”
O Campus Belo Jardim, por meio do Memorando nº 30/2016, de 29 de fevereiro de
2016, informou o seguinte:
“O Campus Belo Jardim apresentou no Inventário Eventual um quantitativo de 1.533
bens não localizados, diante desta situação, a Comissão do Inventário Anual está
realizando uma busca mais minuciosa no intuito de identificar esses bens”.
O Campus Paulista, através do Memorando nº 007/2016, de 26 de fevereiro de 2016,
informou o seguinte:
“No tocante ao item que trata dos bens não localizados, informamos que o total de bens
inventariados, conforme descrito no Relatório da Comissão de inventário 2015, foi de
1.911 bens móveis. Informamos também que os 12 bens não localizados (2 mesas em L-
valor unitário R$ 749,70 e 10 cadeiras fixas 4 pés-valor unitário R$ 350,00) totalizam
um montante de R$4.999,40. Cumpre destacar que a Reitoria realizou aquisições de
bens para equipar os novos campi, adquirindo quantidade de mobiliários e
equipamentos compatíveis com as quantidades de setores administrativos, conforme
organograma estabelecido, e com as atividades que seriam desempenhadas nas novas
unidades, levando em consideração os cursos que seriam ofertados, o número de turmas,
a quantidade prevista de estudantes, entre outros. Mesmo tendo sido realizado o
planejamento o local para instalação da sede provisória, custeada pela Prefeitura
Municipal, não comportava todo o mobiliário adquirido, sendo assim, devolvemos estes
12 bens á Reitoria, estando com a mesma, a carga Contábil no SIAFI.”
Por intermédio de expediente não numerado, de 26 de fevereiro de 2016, o Campus
Caruaru, informou o seguinte:
“Os bens apontados no relatório estavam alocados na biblioteca desde a criação deste
campus. Durante o exercício de 2014 foram feitas movimentações de bens,
desmembramento de setores e departamentos no campus após a instalação de salas
modulares.
Para equipamento destas houve a mudança de localização de alguns bens que não
estavam sendo plenamente aproveitados neste setor, bens estes que foram localizados
nessas salas pelos respectivos servidores que participaram da Comissão de Inventário
Eventual realizada em 2015.
Dos livros elencados, até a emissão deste documento foram localizados 03 em posse da
biblioteca. Outrossim alguns dos itens foram retirados para manutenção (como cadeira,
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computadores, etc) e foram localizados no depósito do campus. Estas movimentações
aconteceram sem a devida comunicação ao departamento de patrimônio da Unidade.
Durante o exercício de 2016 serão tomadas ações de conscientização junto à
comunidade para que toda e qualquer movimentação de bens (empréstimos,
transferências, saídas para manutenção) sejam comunicadas ao setor de patrimônio.
Atuaremos, também, para a correta localização de alguns bens que porventura não
tenham sido localizados até a emissão deste documento.”
Por meio do memorando nº 23/2016, de 09 de março de 2016, a Reitoria do IFPE,
informou que:
“...
Primeiramente, cabe destacar que em relação ao tópico 1.1 da solicitação de Auditoria
nº 2015.04209/04 – CGU) que se refere aos bens não localizados pela Comissão de
Inventário Eventual dos Bens de Consumo da Reitoria deste IFPE, sugerimos a criação
de uma Comissão para localização desses bens não encontrados no momento do
inventário.
...”
O Campus Barreiros, por intermédio do Ofício nº 022/2016, de 02 de março de 2016,
informou o que segue:
“A antiga Escola Agrotécnica tinha um sistema de controle de Patrimônio onde
constavam bens doados e dados como baixados. Em 2012 houve a migração desse
sistema para o Sistema SUAP, e esses bens baixados apareceram como ativo no SUAP,
é um grande número, não temos certeza se é a totalidade dos demonstrados no Relatório
eventual 2015. A administração vai constituir uma comissão para sanar essas
divergências encontradas.”
b) Bens que foram localizados fisicamente, com identificação, mas não estão registrados
no SUAP.
Não houve manifestação para essa situação
Por meio do Memorando nº 31/2016-DGB/PROAD/REITORIA/IFPE, de 17 de maio de
2016, em resposta ao relatório preliminar, a Unidade apresentou a seguinte
manifestação:
“Informamos desde que tivemos acesso aos Relatórios de Inventário realizados no
exercício 2015, estamos trabalhando no sentido de sanar as impropriedades constatadas
pelas comissões de inventários, como por exemplo, na Reitoria foi instituída pela
Portaria nº 408/2016 – GR uma Comissão de Localização de Bens para identificarmos
onde estão os bens tidos como não localizados no relatório de Inventários de 2015.
Informamos, ainda, que outros aspectos citados no mencionado Relatório estão tradados
mediante a melhoria dos procedimentos de rotina da Coordenação de Patrimônio e
Almoxarifado – CPAR desta Reitoria”
##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
a) Bens não localizados
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Em relação às providências adotadas pelo Campus de Afogados da Ingazeira, conforme
sua manifestação, essas ações deverão ser submetidas a análise e parecer da Comissão
de Inventário, de forma a atestar ou não o cumprimento.
O Campus Belo Jardim, em sua manifestação informou que está empreendendo medidas
para a localização dos bens, mas até a data deste relatório, a situação relatada não foi
sanada.
Embora tenha informado que realizou a devolução dos doze bens não localizados, o
Campus Paulista não apresentou comprovação.
No tocante à manifestação do Campus Caruaru, embora a Unidade tenha informado da
localização de alguns itens, não consta em sua justificativa, análise e parecer da
comissão de inventário atestando a localização dos bens.
O Campus Barreiros informou que vai constituir Comissão para sanar as
impropriedades identificadas.
Em relação à manifestação da Reitoria quanto aos bens não localizados por
oportunidade da elaboração do inventário eventual de 2015, a Unidade informou que
“sugeriu” a criação de comissão para tratar da situação explicitada. Contudo, não adotou
providências efetivas para encontrar esses bens ou promover a apuração de
responsabilidades.
A Unidade, em resposta ao relatório preliminar, informou da criação de Comissão
destinada à localização dos bens objeto da situação explicitada neste relatório. Contudo
o IFPE não apresentou evidências das efetivas providências empreendidas para sanar
essa situação. ##/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Adotar as medidas administrativas para localização dos bens e, caso
não obtenha êxito, proceder à apuração de responsabilidades.
Recomendação 2: Incluir no SUAP os bens que foram localizados e que não estão
registrados nesse sistema, atentando para as diretrizes definidas no Manual de
Procedimentos Patrimoniais no tocante aos registros patrimoniais.
2.1.2 REGISTROS OFICIAIS E FINANCEIROS
2.1.2.1 CONSTATAÇÃO
Desfazimento de bens patrimoniais em desacordo com previsão legal
Fato
Por meio de consultas realizadas ao SUAP, constatou-se que o Campus Recife realizou
baixas, desfazimentos, de bens permanentes no exercício de 2015 no valor de R$
1.097.299,97. Salienta-se que esse montante corresponde ao valor histórico dos bens
baixados. Não foi considerada a depreciação, tendo em vista que a Unidade não tem
contabilizado e apropriado essa perda contábil.
Foram realizadas as seguintes baixas, conforme informações extraídas do SUAP:
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Quadro – Baixas realizadas em 2015
Mês Valor
Outubro 588.989,69
Novembro 217.311,43
Dezembro 290.998,44
Fonte: SUAP
As consultas ao SUAP, ao detalharem essas baixas, demonstraram as seguintes doações
realizadas pelo Campus Recife, cujos processos nº 132 e nº 135 foram selecionados para
análise:
Quadro – Doações de bens patrimoniais
Data Número Processo Tipo Valor
07/05/15 130 23295.004326.2015-38 Doação 0,01
16/06/15 132 23294.010192.2014-13 Doação 0,40
13/10/15 135 23295.001855.2013-18 Doação 954.877,94
Fonte: SUAP
Em relação à doação nº 132, as informações constantes no SUAP apontam que o
Campus Recife realizou doação de quarenta condicionadores de ar de 27.500 BTUS
(modelo 27 5I23F) à Secretaria de Juventude e Qualificação Profissional da Prefeitura
do Recife.
São as seguintes identificações patrimoniais dos equipamentos de condicionadores de
ar.
Quadro – Relação de condicionadores de ar doados
4015 4016 4026 4032 4035
4036 4043 4044 4045 4059
4060 4062 4063 4065 4066
4067 4068 4069 4071 7072
4074 4075 4076 4077 4079
4080 4081 4082 4083 4084
4086 4087 4090 4091 4093
4094 4095 4096 4100 4101
Fonte: SUAP
Já no tocante à doação nº 135, foram identificados, conforme informações constantes no
SUAP, 1.125 itens doados à Fundação Alice Figueira (CNPJ: 12.859.468/0001-15).
Esses bens totalizaram R$ 954.877,94, em valores históricos.
Em análise a essa lista de bens permanentes doados, constam mobiliário,
condicionadores de ar, microcomputadores, notebook, projetor multimídia, tornos
mecânicos, dentre outros. Vários desses equipamentos apresentam como valor
patrimonial R$ 0,01. Dessa forma o montante da doação, R$ 954.877,94, se mostra
subdimensionado.
Os valores patrimoniais correspondentes a R$ 0,01, atribuídos a todos os bens
constantes da doação nº 132 e parte dos ativos da doação nº 135, não foram obtidos
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como resultado de avaliação econômica por comissão específica criada para essa
finalidade, conforme assevera o Manual de Procedimentos Patrimoniais.
O Decreto nº 99.658, de 30 de outubro de 1990 (regulamenta, no âmbito da
Administração Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e
outras forma de desfazimento), em seu Art. 15 que:
“A doação, presentes razões de interesse social, poderá ser efetuada pelos órgãos
integrantes da Administração Pública Federal direta, pelas autarquias e fundações,
após a avaliação de sua oportunidade e conveniência, relativamente à escolha de outra
forma de alienação, podendo ocorrer, em favor dos órgãos e entidades a seguir
indicados, quando se tratar de material: (Redação dada pelo Decreto nº 6.087, de
2007).
...
III - Irrecuperável, para instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública
pelo Governo Federal, e as Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público;
(Redação dada pelo Decreto nº 6.087, de 2007).
...”
Esse normativo indica a necessidade de avaliação pelo Órgão doador da conveniência e
oportunidade da doação.
Manual de Procedimentos Patrimoniais da Unidade em seus subitens 92 e 92.1, e 92.1.1
estabelece:
“92. Quando for necessário, o Gestor de Patrimônio efetuará levantamento dos bens
passíveis de desfazimento, assim considerados aqueles classificados como ociosos,
recuperáveis, antieconômicos ou irrecuperáveis, e adotarão os seguintes
procedimentos”
“92.1 emissão de parecer técnico, contendo a relação dos bens, à Direção
Administrativa, que decidirá sobre a constituição de comissão para fins de
desfazimento.
“92.1. O processo de desfazimento, com exceção da Transferência, ficará a cargo de
comissão específica composta de no mínimo 3 (três) membros, escolhidos entre os
servidores do IFPE e designados pela Administração, que analisará, avaliará e
classificará os bens relacionados, conforme o caput deste artigo, elaborando relatório
com recomendações, sugestões, análises, avaliações e classificações, encaminhando-o
à Direção Administrativa para apreciação.”
Ainda segundo esse normativo, no subitem 93.4.4, “Para cada modalidade de
alienação (venda, doação ou permuta), deverá ser instaurado processo administrativo
específico, constituído a partir do relatório da Comissão de Desfazimento e da decisão
da Diretoria Administrativa.”
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Em análise ao processo nº 23295.001855.2013-18, apresentado pelo IFPE, como
comprovação para o desfazimento relacionado à doação nº 135, observou-se que, em 20
de fevereiro de 2013, a Fundação Alice Figueira de Apoio ao IMIP enviou expediente
ao IFPE solicitando a inclusão daquela Instituição como beneficiária no envio de bens
inservíveis.
Também constam nesse processo despachos internos transitados entre os setores
envolvidos.
Contudo, não consta no processo de desfazimento apresentado pelo Campus Recife,
comprovação da instituição de comissão específica para analisar, avaliar e classificar os
bens, conforme disposições previstas no Decreto nº 99.658 e no Manual de
Procedimentos Patrimoniais.
Também, não integra o processo de desfazimento, emissão de parecer técnico,
contendo a relação dos bens, conforme subitem 92.1 do Manual de Procedimentos.
Dessa forma, o desfazimento de bens não foi objeto de analise, avaliação de
classificação, de maneira a atestar a oportunidade e conveniência da doação,
demonstrando que os bens doados encontravam-se na condição de irrecuperáveis ou
antieconômico, únicas situações passíveis de doação a Entidades filantrópicas,
conforme Decreto nº 99.658.
Para os casos de bens considerados “bom” ou “recuperável” apenas podem ser objeto de
doação se forem destinados a outro órgão ou entidade da Administração Pública Federal
direta, autárquica ou fundacional ou para outro órgão integrante de qualquer dos demais
Poderes da União.
O desfazimento foi realizado sem estipular as condições físicas e financeiras do bens
doados.
O Manual de Procedimentos Patrimoniais do IFPE estabelece condições especiais para a
doação de bens de informática, conforme subitens 92.2.2.2 e 92.2.3, os quais
estabelecem:
...
“No desfazimento de equipamentos de informática – por doação-, a Comissão deverá
informar, mediante ofício ou meio eletrônico, desde que certificado digitalmente por
autoridade certificadora, credenciada no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira - ICP - BRASIL, à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão a existência de microcomputadores
de mesa, monitores de vídeo, impressoras e demais equipamentos de informática com
respectivo mobiliário, peças parte ou componentes, classificados como ociosos,
recuperáveis, antieconômicos ou irrecuperáveis,
....
Após a comunicação, deve a Comissão aguardar por 30 (trinta) dias manifestação da
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Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação no sentido de indicar instituição
receptora dos bens, em consonância com o Programa de Inclusão Digital do Governo
Federal”.
Dentre os bens objeto de desfazimento, constam equipamentos de informática, como
microcomputadores, monitores, impressoras e notebook. Não obstante a determinação
especial contida no Manual de Procedimentos Patrimoniais, o Campus Recife realizou o
desfazimento sem comunicar a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, quanto à disponibilidade desses bens
para fins de transferência/alienação, objetivando o reaproveitamento, prioritariamente,
desses equipamentos por outros Órgãos da União.
Em análise ao processo de desfazimento da doação nº 135, também não foi localizada
comprovação do efetivo recebimento dos bens objeto do desfazimento pela Entidade
beneficiada, a fundação Alice Figueira.
Em relação à doação nº 132, a Unidade não apresentou processo de desfazimento
regularmente instituído para esse fim.
##/Fato##
Causa
O Gestor de Patrimônio, anteriormente ao desfazimento, não efetuou levantamento dos
bens passíveis de desfazimento, assim considerados aqueles classificados como ociosos,
recuperáveis, antieconômicos ou irrecuperáveis, como também, não emitiu parecer
técnico, contendo a relação dos bens, à Direção Administrativa, a qual cabe decidir
sobre a constituição de comissão para fins de desfazimento, conforme determinação
contida no Manual de Procedimentos Patrimoniais.
O Diretor de administração não constituiu comissão específica composta de no mínimo
três membros, escolhidos entre os servidores do IFPE para analisar, avaliar e classificar
os bens objeto de desfazimento. Conforme preceitua o Manual de Procedimentos
Patrimoniais, o processo de desfazimento ficará a cargo dessa comissão. ##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
Por meio do memorando nº 36/2016, componente do Ofício nº 14/2016 de 24 de
fevereiro de 2016 (formalização da resposta à solicitação de auditoria nº
201504209/03), o Campus Recife Informou o seguinte:
- Processo de desfazimento nº 132
“Considerando a resposta do Coordenador Substituto da CPAT, o processo de nº
23294.0101192.2014-13 referente a Doação nº 132, não foi encontrado naquela
coordenação, porém o mesmo indagou a possibilidade do processo ter sido
encaminhado para assinatura do Termo de Doação. Diante das informações
apresentadas, iremos localizar o processo para apresentação em outra oportunidade.
...
“O Termo de Doação da Baixa nº 132 foi efetuado e se encontra no processo nº
23294.0101192.2014-13. O qual iremos localizar para apresentação do referido termo
de doação.”
...
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“Após a localização do processo nº 23294.0101192.2014-13, referente a Doação 132,
iremos verificar todos os procedimentos realizados em consonância com as normativas
cabíveis e encaminhar para efetuação da baixa contábil.”
...
-Processo de doação nº 135
“Quanto a Doação nº 135 ainda se encontra em fase de conclusão, o mesmo será
encaminhado à CONT para baixa contábil, quando da realização da baixa no SUAP.”
-Atribuição de valor R$ 0,01
“Tudo indica que o valor foi depreciado até zerar o valor do bem. No entanto, os
sistemas SUAP e SIAFI não permitem o registro do bem com valor zerado.”
“Considerando que os processos das Doações 132 e 135 ainda não foram concluídos,
iremos acompanhar os procedimentos processuais junto à Coordenação de Patrimônio –
CPAT, com a intenção de corroborar com os ajustes necessários ao atendimento das
recomendações da S.A. CGU 002-14/2016.”
...”
O gestor respondeu às solicitações de auditoria emitidas durante o período de execução
da ação de controle e não apresentou manifestação adicional sobre o fato apontado. ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
A Unidade em sua manifestação, no tocante à doação nº 132, ratificou a ausência de
processo de desfazimento.
Em relação à doação nº 135, a Unidade informou que o processo encontra-se em fase
conclusão. Não obstante a sua manifestação, os bens objeto da doação não se encontram
mais na Unidade, já foram baixados do patrimônio do Campus Recife.
No tocante à atribuição de valor R$ 0,01 aos bens objeto das doações nº 132 e nº 135, o
gestor informou que foi objeto de depreciação. Contudo, o registro de depreciação não é
realizado no SUAP, conforme informado em constatação específica neste relatório.
A avaliação econômica de bens destinados à doação cabe à comissão específica
regularmente instituída, conforme disposto no Manual de Procedimentos Patrimoniais.
Contudo, conforme relatado, a Unidade não instituiu a comissão. ##/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Apurar responsabilidades em relação ao desfazimento de bens
patrimoniais em desacordo com previsão legal.
2.1.2.2 CONSTATAÇÃO
Ausência de apropriação e contabilização da depreciação, causando distorção
patrimonial
Fato
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O Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público, conforme Portaria STN/SOF nº
01, de 10 de dezembro de 2014 e Portaria STN nº 700 de 10 de dezembro de 2014,
estabelece que “Os ativos imobilizados estão sujeitos à depreciação no decorrer da sua
vida útil”.
Dispõe ainda o Manual:
“A depreciação é o declínio do potencial de geração de serviços por ativos de longa
duração, ocasionada pelos seguintes fatores:
a. Deterioração física;
b. Desgastes com uso; e
c. Obsolescência.
Em função desses fatores, faz-se necessária a devida apropriação do consumo desses
ativos ao resultado do período por meio da depreciação, atendendo ao princípio da
competência.”
A apuração da depreciação deve ser feita mensalmente, a partir do momento em que o
item do ativo se tornar disponível para uso, ou seja, quando está no local e em
condição de funcionamento na forma pretendida pela administração.”
Em análise aos registros contábeis como também às informações contidas no SUAP
relativos aos bens móveis do IFPE, constatou-se que os campi, assim como a Reitoria,
não adotaram rotina de contabilização e apropriação da depreciação.
Dessa forma, os valores contábeis, assim como os registrados no SUAP, mostram-se
distorcidos, incapazes de evidenciar com fidedignidade os valores dos bens permanentes
integrantes do patrimônio das Unidades.
Conforme consultas ao SIAFI, são os seguintes os valores dos bens patrimoniais
registrados contabilmente:
Tabela – Saldos Contábeis – Bens Móveis
Unidade
Saldo Contábil
SIAFI
Reitoria 16.702.045,69
Afogados da Ingazeira 7.131.942,32
Barreiros 8.605.685,34
Belo Jardim 10.777.567,15
Caruaru 11.759.765,22
Garanhuns 7.792.378,59
Ipojuca 11.846.341,87
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Pesqueira 8.876.771,97
Recife 45.369.155,04
Vitória de Santo Antão 10.626.846,00
Palmares 131.710,87
Cabo de Sto.
Agostinho 135.511,87
Jaboatão dos
Guararapes 129.863,28
Olinda 36.572,68
Paulista 1.191.050,61
Igarassu 1.393.034,81
Abreu e Lima 33.000,00
Total 142.539.243,31
Fonte: SIAFI (17 de fevereiro de 2016)
Os valores registrados no SIAFI desprovidos de atualização pela depreciação não
refletem adequadamente a real valoração monetária dos bens, por não considerarem a
perda de valor desses ativos ao longo do tempo.
Dessa forma o montante de R$ 142.539.243,31, registrado no ativo permanente das
Unidades, não representa a efetivo valor dos bens patrimoniais
Em resposta às solicitações de auditoria emitidas durante os trabalhos de campo, os
campi apresentaram as seguintes manifestações:
- Campus Afogados da Ingazeira:
Por meio do Memorando nº 15/2016, de 16 de fevereiro de 2016, a Unidade informou
que: “A justificativa de não realização de depreciação dos bens constantes no
patrimônio do campus Afogados dar-se-á pelos seguintes motivos:
Conforme podemos verificar, o sistema utilizado pelo IFPE para controle dos bens
móveis não se mostra fidedigno para tal procedimento, com informações descontroladas
em relação ao SIAFI;
Falta de treinamento por parte da Instituição para tal procedimento;
Falta de ajustes físicos e de sistemas com relação a bens de outras unidades que não
foram realizados transferências das cargas patrimoniais e contábeis para o Campus
Afogados da Ingazeira.”
- Campus Barreiros:
Por meio do memorando 21/2016, de 16 de fevereiro de 2016, a Unidade informou que:
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“Em atendimento ao memorando e tela, justificamos ausência de reconhecimento de
depreciação dos bens constantes no SUAP e SIAFI, por falta de pessoas capacitadas
para tal ação.
No entanto, informamos que nossa contadora C.R.A.B e a servidora P.R.dos S. serão
capacitadas nos campi que já estão utilizando a ação em tela no intuito de começarmos a
depreciação de nossos bens móveis.”
- Campus Belo Jardim:
Por intermédio do memorando 20/2016, de 16 de fevereiro de 2016, a Unidade
informou o seguinte:
“No que concerne à depreciação dos bens, já fora identificado pela Chefe do Setor
Contábil do Campus Belo Jardim que o nosso sistema atual, o SUAP, não vem
calculando a depreciação dos bens segundo as Normas Brasileira de Contabilidade. A
situação já foi informada à Diretoria de Avaliação de Tecnologia (DADT) e essa por
sua vez está aguardando que as correções necessárias sejam feitas pela Instituição
desenvolvedora do software, o Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN).”
- Campus Ipojuca:
Por meio do memorando nº 15/2016, de 16 de fevereiro de 2016, a Unidade assim se
manifestou:
“Informamos que a depreciação dos bens não pé realizada pelo SUAP e no SIAFI,
devido a distorção histórica, entre o valor patrimonial do SUAP e o valor contábil do
SIAFI, provocada na transformação do CEFET em Instituto Federal de Educação,
onde o Campus Ipojuca, não executava suas compras, pois era uma unidade
descentralizada do antigo CEFET.”
- Reitoria do IFPE:
Por meio do memorando nº 15/2016, de 16 de fevereiro de 2016, a Unidade afirmou o
seguinte:
“No que concerne à ausência do reconhecimento de depreciação dos bens constantes no
SUAP e SIAFI informamos que já estamos tomando todas as providências cabíveis ao
fato, uma vez que o SUAP não vem registrando, atualmente, a depreciação conforme a
legislação vigente. Inclusive realizada no dia 12/02/2016 uma reunião entre esta DGB, a
Diretoria de Orçamento e Finanças (DOF) e a Diretoria de Avaliação e
Desenvolvimento de Tecnologia (DADT) onde foi apresentada a tabela de vida útil e
valor residual para cada conta contábil, a fim de ajustar o SUAP à Macro função nº
020330 – Depreciação, Amortização e Exaustão da Secretaria do Tesouro Nacional (em
anexo). Na ocasião, fomos informados pelo Diretor de Avaliação e Desenvolvimento de
Tecnologia que já se iniciaram os trabalhos para implantação da 3ª Versão do SUAP e
que a mesma já deve contemplar os ajustes solicitados, então ficou acertado que iríamos
aguardar o funcionamento da 3ª Versão do SUAP para verificarmos se a mesma já
segue o que reza as normas vigentes em relação à temática.”
- Campus Recife
Dinheiro público é da sua conta www.portaldatransparencia.gov.br 37
Por meio do Memorando nº 36/2016, de 22 de fevereiro de 2016, a Unidade informou
que:
“Conforme informação do Coordenador de Contabilidade, a ausência de
reconhecimento e registro da depreciação dos bens móveis constantes no SUAP e
SIAFI, ocorre pelo fato de não haver o registro automático no SUAP de atualização e
depreciação dos bens. Comprometendo dessa forma, a confiabilidade da informação.
Com propósito de solucionar o problema iremos solicitar ao DADT, Departamento
responsável pelo gerenciamento do SUAP, para que seja providenciado que o sistema
efetue o registro da depreciação dos bens automaticamente, possibilitando o registro no
SIAFI.”
- Campus Caruaru:
Por intermédio do memorando nº 08/2016, de 24 de fevereiro de 2016, a Unidade se
manifestou da seguinte forma:
“Em que pese o SUAP possuir um sistema de depreciação de bens, constatou-se
fragilidades com relação aos saldos apresentados, exemplo: total depreciado>total do
somatório de bens. Dessa forma, entendemos que esse sistema necessita de ajustes
imediatos, no âmbito sistêmico, permitindo, dessa forma, que o IFPE utilize e confie
numa metodologia uniforme.” ##/Fato##
Causa
O Diretor de Administração, no âmbito de suas competências definidas no Art. 50 do
Regimento Interno do IFPE, deixou de orientar as atividades contábeis da Unidade no
sentido de implementar rotinas de registro da depreciação, conforme estabelecido no
Manual de Procedimentos Patrimoniais, o qual assevera que “a depreciação,
amortização ou exaustão serão registrados no SUAP, bem a bem, de cada Unidade
Gestora, em consonância com o estabelecido no Manual SIAFI”
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
Por meio do Memorando nº 31/2016-DGB/PROAD/REITORIA/IFPE, de 17 de maio de
2016, em resposta ao relatório preliminar, a Unidade apresentou a seguinte
manifestação:
“Na reunião realizada com a Diretoria de Avaliação e Desenvolvimento de Tecnologias,
em 12/02/2016, foram discutidas questões de melhorias no SUAP relacionadas à
temática e ficou definido que não iria se fazer, no momento, qualquer customização da
atual versão do SUAP, tem em vista que a nova versão do SUAP (versão 3) já está
sendo implantada por aquela Diretoria e que muitas das falhas observadas na atual
versão já foram sanadas e que o Sistema não deverá mais apresentá-las na nova versão
quanto à contabilização de depreciação, desta forma, regularizando a questão
patrimonial.”
##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
As unidades que apresentaram manifestações ratificaram a ausência de reconhecimento
da depreciação dos bens patrimoniais, informando que não há rotina de apropriação e
contabilização da depreciação. ##/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
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Recomendação 1: Promover os ajustes no sistema SUAP de modo a garantir o registro
da depreciação, amortização ou exaustão de seus bens patrimoniais, incorporando essas
resultados ao SIAFI.
Recomendação 2: Capacitar os servidores envolvidos nos cálculos e registros dessas
operações (depreciação, amortização e exaustão).
2.1.2.3 CONSTATAÇÃO
Divergência entre saldos registrados no Siafi e valores constantes no Suap (registro
patrimonial da Unidade)
Fato
Objetivando confrontar os valores inscritos no Siafi, nas contas que registram os bens
móveis - tangíveis (1.2.3.1.1.00.00) e softwares-intangíveis (1.2.4.1.1.00.00), com os
correspondentes saldos constantes no Suap, foram realizadas consultas em ambos os
sistemas, em relação a todos os campus e reitoria, no tocante ao exercício de 2015.
Em análise ao resultado dessas consultas, constatou-se divergência de saldos, entre os
valores constantes no Siafi (bens móveis) e os valores dos bens permanentes (móveis e
softwares) registrados no Suap, conforme especificado a seguir:
Tabela 01 – Divergência de saldos
Unidade Bens Tangíveis
Bens
Intangíveis Total Saldo Físico
Diferença
1.2.3.1.1.00.00 1.2.4.1.00.00 Bens SUAP
Reitoria 16.702.045,69 1.702.101,77 18.404.147,46 15.438.673,25 -2.965.474,21
Afogados da Ingazeira 7.131.942,32 6.719,02 7.138.661,34 6.560.360,55 -578.300,79
Barreiros 8.605.685,34 4.142,00 8.609.827,34 13.082.354,38 4.472.527,04
Belo Jardim 10.777.567,15 45.528,90 10.823.096,05 10.446.378,32 -376.717,73
Caruaru 11.759.765,22 42.340,13 11.802.105,35 11.007.192,04 -794.913,31
Garanhuns 7.792.378,59 95.443,27 7.887.821,86 5.986.663,71 -1.901.158,15
Ipojuca 11.846.341,87 66.034,10 11.912.375,97 12.275.550,76 363.174,79
Pesqueira 8.876.771,97 52.025,40 8.928.797,37 7.732.552,17 -1.196.245,20
Recife 45.369.155,04 118.601,49 45.487.756,53 40.120.700,38 -5.367.056,15
Vitória de Santo
Antão 10.626.846,00 6.533,48 10.633.379,48 10.591.767,66 -41.611,82
Palmares 131.710,87 0,00 131.710,87 135.566,87 3.856,00
Cabo de Sto.
Agostinho 135.511,87 0,00 135.511,87 137.111,85 1.599,98
Jaboatão dos
Guararapes 129.863,28 0,00 129.863,28 183.444,88 53.581,60
Paulista 1.191.050,61 0,00 1.191.050,61 1.080.766,15 -110.284,46
Igarassu 1.393.034,81 0,00 1.393.034,81 1.396.348,71 3.313,90
Abreu e Lima 33.000,00 0,00 33.000,00 33.000,00 0,00
Total 142.502.670,63 2.139.469,56 144.642.140,19 136.208.431,68 -8.433.708,51
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Fonte: Siafi e Suap
Como depreende-se das informações sintetizadas na tabela, o montante inscrito no Siafi
para os bens móveis e softwares importou em R$ 144.642.140,19, enquanto que os
valores registrados no Suap para esses mesmos bens móveis foi correspondente a R$
136.208.431,68, para as unidades que apresentaram divergência de saldos.
A diferença de R$ 8.433.708,51 indica que o montante de bens registrados no Suap é
inferior à quantidade desses mesmos bens registrados no sistema contábil da Unidade.
Constatou que os campi do IFPE, como também a Reitoria, não realizam a conciliação
da movimentação de seus bens com o sistema contábil – Siafi. De acordo com o manual
do Siafi, constitui obrigação das unidades setoriais de contabilidade a realização de
conciliação mensal dos saldos apontados nos relatórios de movimentação de bens
móveis- RMB com os saldos existentes do Siafi.
Todas as entradas e saídas físicas de bens móveis ocorridas no âmbito das Unidades
devem estar consignadas nos relatórios de movimentação de bens móveis-RMB, cuja
conciliação de saldos com o Siafi é submetida mensalmente às unidades de
contabilidade.
A ausência de conciliação dos saldos físicos com os saldos contábeis constantes no Siafi
impõe riscos à adequada gestão patrimonial, permitindo a ocorrência de movimentação
irregular de bens patrimoniais.
Em análise ao Siafi, constatou-se restrição de conformidade contábil pela ausência ou
atraso de remessa de RMB, para todos os campus e Reitoria, indicado que essas
unidades não estão realizando a conciliação contábil de seus bens móveis.
Essa situação de divergência de saldos também foi observada pelas comissões que
elaboraram os inventários eventuais pertinentes aos campi que atenderam a
recomendação contida na Nota de Auditoria nº 201411650/01 (Campus Abreu e Lima,
Afogados da Ingazeira, Barreiros, Belo Jardim, Cabo de Sto. Agostinho, Caruaru,
Igarassu, Jaboatão, Olinda, Palmares, Paulista, Recife, vitória de Sto. Antão, além da
Reitoria).
A IN SEPAD nº 205, de 08 de abril de 1988, estabelece, no subitem 8, como um dos
objetivos do inventário de bens “o ajuste dos dados escriturais de saldos e
movimentações dos estoques com o saldo físico real nas instalações de armazenagem”.
Não obstante a essa determinação, os Campus Barreiros, Caruaru, Jaboatão dos
Guararapes, Palmares, Cabo de Santo Agostinho e a Reitoria não demonstraram em
seus inventários a comprovação do ajuste entre os saldos contábeis contidos no Siafi e
os saldos físicos registrados no Suap.
Dentre as comissões de inventário que elaboraram confronto entre os saldos físicos
constantes no Suap e os valores contábeis registrados no Siafi, as abaixo indicadas
constataram que os saldos físicos contidos no Suap estavam divergentes com os saldos
contábeis no Siafi:
Tabela – Divergência de saldos físicos/contábeis
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Unidade Saldo Físico Saldo Contábil - SIAFI
Campus Belo
Jardim
1.234.924,01 602.321,19
Igarassu 1.437.611,35 52.531,24
Paulista (*) 82.524,08
Afogados da
Ingazeira
6.518.108,70 7.071.936,82
Fonte: inventários apresentados
(*) não apresentou esse valor no inventário
##/Fato##
Causa
Os gestores de patrimônio dos campi deixaram de realizar os registros no Suap em
conformidade com os relatórios RMB´s emitidos, além de manter concomitância com o
Siafi, de acordo com o estabelecido no subitem 91.1. do Manual de Procedimentos
Contábeis.
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
Os Campi Afogados da Ingazeira, Barreiros, Belo Jardim, Ipojuca, Garanhuns,
Pesqueira e vitória de Santo Antão apresentaram formulários que argumentaram ser o
Relatórios de Movimentação de Bens Móveis.
O Campus de Vitória de Santo Antão, por meio do MEMO/01/2016, informou que “Em
atendimento ao Memorando 56/2016 PROAD/REITORIA/IFPE venho informar que o
RMB (relatório de movimentação de bens móveis) 2015 não estava sendo feito devido
haver diferenças nas contas entre Patrimônio e Financeiro. Portanto, o Patrimônio
estava esperando a conclusão do inventário 2015 para ajustes de contas e
reinicialização dos RMBs em 2016.”
A Reitoria do IFPE, por meio memorando nº 15/2016-DGB/PROAD/REITORIA/IFPE,
de 16 de fevereiro de 2016, informou que :
“...
Já em relação aos RMAs (Relatórios de Movimentação de Almoxarifado) e aos RMBs
(Relatório de Movimentação de Bens Móveis), informamos que por conta do grande
volume de aquisições de bens e materiais realizadas por esta Reitoria para os campi no
exercício de 2014, e entregues no exercício de 2015, o que demandou uma quantidade
sem precedentes de movimentações de bens e de materiais na fase de implantação dos
07 (sete) novos campi da Expansão III do IFPE, conforme já demonstrado à CGU nos
diversos processos de transferência disponibilizados àquela Controladoria, a rotina da
Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado ficou vulnerável, tendo em vista que a
equipe de coordenação durante todo o exercício de 2015 não possuía um Coordenador e
contava apenas com um servidor para a realização de todas as atividades do setor, não
sendo possível, dessa forma, o envio dos supracitados Relatórios nos moldes solicitados
pela Coordenação de Contabilidade, sendo enviados apenas os Balancetes de material
de consumo e de movimentação de bens extraídos do SUA.
...”
Por meio do memorando nº 23/2016, a Reitoria do IFPE, informou que:
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“No tocante a divergências apresentadas entre os quantitativos registrados no SUAP e
SIAFI, tema relacionado ao tópico 1.2 da Solicitação de Auditoria nº 2015.04209/04-
CGU, informamos que já foram realizadas diversas reuniões com a DOF para tratar a
questão, e na última realizada em 22/02/2016, foram definidos alguns procedimentos
(ajustes, data-base, forma) quanto ao envio do Relatório de Movimentação de
Almoxarifado (RMA) e Relatório de Movimentação de Bens (RMB) que foi apontado
como uma das principais falhas que vem gerando as divergências nos saldos das contas
do SUAP e do SIAFI.
Na reunião realizada com a DADT, em 12/02/2016, foram discutidas questões de
melhorias no módulo de Patrimônio e Almoxarifado do SUAP e ficou definido que não
iria se fazer, no momento, qualquer customização da atual versão do SUAP, tendo em
vista que a nova versão do SUAP(Versão 3) já está sendo implantada por aquela
Diretoria e que muitas das falhas observadas na atual versão já foram sandadas e que o
Sistema não deverá mais apresenta-las na nova versão.”
O Campus Recife, por intermédio do Memo. nº 36/2016, informou que:
“Estamos disponibilizando o RMA em forma de Balancete, emitido pelo SUAP,
referente aos meses de janeiro a dezembro/2015. Quanto ao RMB, o Coordenador da
CPAT, informou que a elaboração dos relatórios estão em atraso, devido a um erro
ocorrido em novembro de 2014, no entanto já estão sendo providenciados”.
O Campus Recife, por intermédio do Memorando nº 42/2016, informou, ainda, o que
segue:
“A divergência entre o saldo físico extraído do SUAP e o contábil registrado no SIAFI,
conforme informação emitida pela Coordenação de Contabilidade – CONT corresponde
em grande parte a bens adquiridos pelo antigo CEFET-PE/UF 15301, hoje
IFPE/Campus Recife/UF-158464 para utilização da antiga UNED/Ipojuca, hoje
IFPE/Campus Ipojuca.
Considerando que na época aquela unidade não atuava como UF (Unidade Gestora), as
compras eram efetuadas pelo CEFET-PE. Diante da situação apresentada, a CONT está
realizando um levantamento dos bens envolvidos para efetuar a transferência no SIAFI.
Ainda sobre esse mesmo item, a Coordenação de Patrimônio-CPAT apresenta algumas
possibilidades referente a causa da divergência, conforme pontuações a seguir:
- Erros de digitação nos Relatórios de Movimentação de Bens, anterior ao SUAP;
- Problemas operacionais no registro da migração dos dados para SUAP;
- Falta de lançamento de bens não localizados apontados nos inventários;
- Baixas efetuadas no sistema antigo e não informados no RMB, entre outras;
Diante das informações apresentada pela CONT e CPAT, informamos que a CONT já
está efetuando levantamento para que seja efetuada a transferência dos bens para o
Campus de Ipojuca e iremos solicitar a CPAT para que seja providenciado um
levantamento dos bens, buscando corrigir as falhas apontadas pela S.A CGU
2015.04209/04”
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O Campus Caruaru, por meio do Memo nº 08/2016, de 24 de fevereiro de 2016, assim
se manifestou:
“...
Em relação ao RMB, informamos que não tem sido realizado, tendo em vista as
divergências no tocante às demonstrações de dados, gerados pelo próprio SUAP.
...
”.
Por intermédio de expediente não numerado, o Campus Caruaru informou o seguinte:
“Foi comunicado aos responsáveis pelo suporte ao sistema SUAP (através de e-mails,
ofícios, etc) sobre os casos e estamos aguardando posicionamento dos envolvidos para
prosseguir com a continuidade dos trabalhos de inventário e registro de valores e
depreciação dos bens, no SIAFI.”
Por meio do Ofício nº 22/2016, o Campus Barreiros, assim se manifestou:
“A antiga Escola Agrotécnica tinha um sistema de controle de Patrimônio onde
constavam bens doados e dados como baixados. Em 2012 houve a migração desse
sistema para o Sistema SUAP, e esses bens baixados apareceram como ativo no SUAP,
é um grande número, não temos certeza se é a totalidade dos demonstrados no Relatório
Eventual de 2015. A administração vai constituir uma Comissão para sanar essas
divergências encontradas.
A situação relatada acima contribuiu para a diferença entre o valor físico e o valor
contábil. Outra questão levantada é que em 2009 todas as contas contábeis da antiga
Escola Agrotécnica, UASG 153128, foi migrada para a atual UASG 158466, e nosso
Setor de Contabilidade não tem certeza se a migração da conta que registra os valores
de bens móveis e imóveis foi efetuada de forma fiel, visto que até hoje temos
pendências relativas às outras contas.
A administração vai constituir uma comissão para realizar um levantamento a partir
dessa migração, e posteriormente sanar as diferenças encontradas entre SUAP e o
SIAFI.”
Por meio do Memorando nº 48/2016, o Campus Pesqueira informou que:
“Quanto à existência da diferença entre os saldos do SUAP e SIAFI, teremos que
analisar a origem desta diferença, ano a ano, desde a época da Unidade Descentralizada
(CEFET) até os dias atuais. No momento atual, temos uma grande dificuldade para
realizarmos esse procedimento, uma vez que nosso Contador, J. M. S. J., encontra-se de
licença para tratamento de saúde.
No entanto, assim que tivermos esse profissional de volta à ativa, iniciaremos um
trabalho em conjunto, da Contabilidade e Patrimônio, para diagnosticar e estudar meios
de solução da diferença de saldos apontada.”
Por meio do Memorando nº 30/2016, o Campus Belo Jardim informou o seguinte:
“O setor de patrimônio do Campus Belo Jardim identificou que a maioria destas
divergências se dá devido a incorporação de bens em contas contábeis diferentes das
emprenhadas. Diante desta situação, em 2013 foi aberto o processo de correção nº
23297.002953.2013-52 para ajustes nos elementos de despesa no ativo físico e
contábil.”
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O Campus do Cabo de Santo Agostinho, por meio do Memorando nº 029/2016,
informou que:
“...
02 (dois) tablets ainda serão transferidos, contabilmente, para o Campus Cabo de Santo
Agostinho, por parte do Campus Ipojuca, do total de 62 (sessenta e dois) enviados, de
forma física e pelo SUAP; 05(cinco) guilhotinas, empenhadas como material de
consumo (33.90.30.16), ao serem recebidas pelo Almoxarifado deste Campus, foram
lançadas como material permanente(44.90.52.32) no SUAP, mas, por erro operacional,
não foram devidamente reclassificadas no SIAFI quando doa atos de liquidação e
pagamento.
A coordenadoria de Contabilidade deste Campus realizará os devidos atos contábeis.
...”
O Campus Garanhuns, por meio do Memorando nº 02/2016, informou o seguinte:
“...
Já foi relatado para a Coordenação que administra o SUAP na Reitoria (anexos) alguns
erros de totalização.
...
Um dos pontos que compõe a diferença são as aquisições de software, pois o valor
pertinente a sua aquisição está disposto na totalização do SUAP, mas não aparece no
saldo contábil do SIAFI. A diferença entre o SIAFI e o SUAP é o valor pertinente a
aquisição das salas modulares e o seu corredor, pois em nenhum momento do processo
de recebimento/aquisição, nada foi tramitado para a Coordenação de Material e
Patrimônio, a fim de serem tomadas as medidas de controle patrimonial. Outra
pendência se refere a transferência de dois tablets de professores que foram removidos
para outro campus do IFPE e optaram por levar para o novo campus. Logo o valor real
do patrimônio do IFPE Campus Garanhuns em 31.12.2015 é R$ 7.878.483,87 (RMB
Dez/2015).”
O Campus Palmares, por meio do Memorando nº 002/2016, informou o seguinte:
“Esta diferença trata-se de um valor referente a transferência de 02 (dois) aparelhos
condicionadores de ar enviados pelo campus Ipojuca e que se encontram fisicamente
aqui na unidade, porém foi detectado falhas na instrução processual deste processo nº
23296.017739.2015-72 de transferências sendo sanada entre as unidades para enfim,
receber estes saldos através dos acertos contábeis, ficando desta forma manifestada a
intenção de correção pelo campus cedente do bem para regularização desta pendência,
conforme documento, em anexo”
O Campus Paulista, através do Memorando 007/2016, informou que:
“Por último, com relação a diferença de saldos apontada na tabela do item 2
informamos que, atualmente esta diferença é de R$ 3.313,60, referente aos softwares
que foram transferidos apenas no SUAP faltando a regularização contábil no SUAP pro
esta Reitoria”
Por meio do Memorando nº 025/2016, o Campus de Vitória de Santo Antão informou
que:
“Conforme informação do Setor de Contabilidade, esta demanda está sendo tratada via
Reitoria”.
Por meio do memorando nº 04/2016, o Campus Ipojuca informou que:
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“No exercício 2010 os bens foram transferidos fisicamente da UF 158464 (CEFET
UNDED RECIFE) para esta (CEFET UNED IPOJUCA 158463), mas não foi realizada
a transferência dos Bens através do SIAFI. Verificaremos, junto à Reitoria, assim como
ao Campus Recife, a melhor forma de regularizar esta pendência. Vale Salientar que o
Sistema SUAP não possui fidedignidade em se falando de depreciação realizada.”
O Campus Afogados da Ingazeira, por meio do Memorando nº 17/2016, informou que:
“Com relação a esse tópico, realçamos que desde dezembro/2015 o Setor de Patrimônio
está realizando estudo minucioso de todas as entradas de bens permanentes no SUAP e
SIAFI no período entre 2010-2016, cruzando os dados para identificar quais são as
causas para as presentes divergências entre os saldos das contas do SUAP e SIAFI.
De tal estudo, notou-se que desde a fundação do Campus em 2010 os saldos do SUAP e
SIAFI divergem. As principais causas para tais divergências são:
Transferências acidentais da carga contábil de bens para o Campus Afogados da
Ingazeira: O Campus Afogados da Ingazeira era o primeiro Campus no SUAP que
aparecia na opção de transferência da carga contábil até o surgimento do Campus Abre
e Lima.
Como esta ferramenta não possui um dispositivo para confirmar se realmente a opção é
a desejada e/ou para desfazer o procedimento caso tenha sido equivocado, os outros
Campi do IFPE frequentemente transferiam a carga contábil de bens para o Campus
Afogados equivocadamente. Atualmente identificou-se um valor total de R$ 11.373,35
em bens que foram transferidos equivocadamente para o Campus, sem contar os bens
que foram devolvidos para os Campi que realizaram a transferência.
Ausência de sincronia entre entradas no SUAP e SIAFI: observou-se que
principalmente até ameados de 2013 as entradas no SUAP e SIAFI ocorriam em meses
distintos, quando não em subcontas distintas. Isto Ocasionou grande descompasso entre
os saldos SUAP e SIAFI na época. Todos os casos estão sendo apurados para posterior
correção.
Observou-se que possivelmente o principal responsável pela divergência entre os saldos
SUAP e SIAFI em relação aos bens permanentes deve-se a uma transferência de um lote
de bens para o Campus Afogados no ato do início de suas atividades, pois encontrou-se
uma transferência de bens que foi registrada no SIAFI em dezembro/2013 no valor de
R$ 632.022,28 sem que esta tenha sido registrada no SUAP.
Efetivamente existem bens no SUAP que encontram-se no Campus Afogados, cujos
responsáveis são servidores do Campus Afogados, entretanto a carga contábil pertence à
Reitoria.
Durante o estudo que está sendo realizado procederemos a identificação destes bens
para solicitar a devida transferência da carta contábil ao campus para ajuste dos saldos
SUAP/SIAFI.
Após identificação das causas, proceder-se-á apresentação de possíveis soluções para
equiparar os saldos SIAFI/SUAP”.
O Campus Belo Jardim, através do Memorando nº 30/2016, informou o seguinte:
“O total de bens adquiridos no exercício 2015, apresenta divergência entre o saldo físico
e o contábil por dois motivos: o primeiro foi que o Setor de Contabilidade passou por
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mudanças no seu sistema de Plano de Contas – PCASP, entre os meses de dezembro de
2014 e janeiro de 2015, ficando registrada no Sistema SIAFI em dezembro de 2014 a
entrada referente a compra de módulos de sala de aula no valor de R$ 613.305,00,
porém o para o Setor de Patrimônio esta entrada passou a constar no Sistema SUAP
apenas em janeiro de 2015, causando esta divergência.
O segundo motivo se refere a transferências ocorridas entre os campi, que ainda não
haviam sido concluídas, provavelmente com a conclusão do inventário anual haverá
uma diminuição dessas diferenças”.
...
“O Setor de Patrimônio do Campus Belo Jardim identificou que a maioria destas
divergências se dá devido a incorporação de bens em contas contábeis diferentes das
empenhadas. Diante desta situação, em 2013 foi aberto o processo de correção nº
23297.002953.2013-52 para ajustes de materiais nos elementos de despesa no ativo
físico e contábil.”
Por meio do Memorando nº 31/2016-DGB/PROAD/REITORIA/IFPE, de 17 de maio de
2016, em resposta ao relatório preliminar, a Unidade apresentou a seguinte
manifestação:
“No tocante a divergência apresentadas entre os quantitativos registrados no SUAP e
SIAFI, informamos que já foram realizadas diversas reuniões com a Diretoria de
Orçamento e Finanças para tratar a questão, e na última realizada em 22/02/2016, foram
definidos alguns procedimentos (ajustes, data-base, forma) quanto ao envio do Relatório
de Movimentação de Almoxarifado (RMA) e Relatório de Movimentação de Bens
(RMB) que foi apontado como uma das principais falhas que vem gerando as
divergências nos saldos da contas do SUAP e do SIAFI.
##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
Divergência de saldos verificadas a partir de consulta aos sistemas Siafi/Suap:
Não obstante ao informado pelo Campus de Afogados da Ingazeira, Belo Jardim,
Ipojuca, Garanhuns, Pesqueira e vitória de Santo Antão, os modelos de relatório de
movimentação de bens móveis apresentados estão em desconformidade com o modelo
previsto no manual do Siafi.
No tocante ao Campus Recife, Vitória de Santo Antão e Caruaru, além da Reitoria,
essas Unidades reconheceram que não estão registrando esse importante mecanismo de
controle (RMB).
Além disso, consta restrição contábil no Siafi, para todos esses campus, indicado que as
Unidades não adotaram rotina de conciliação de saldos físicos com os contábeis, por
meio da adequada elaboração do RMB.
Em relação à diferença de Saldos, as Unidades ratificaram a situação relatada, tendo
algumas informado que iniciaram procedimentos para a regularização dessas
discrepâncias. Contudo, as medidas informadas não corrigiram o fato explicitado.
Discrepâncias de saldos verificadas nos inventários:
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Campus Afogados da Ingazeira produziu um relato histórico das causas que redundaram
na discrepância de saldos. Informou, também, que está adotando providências para a
resolução da situação apontada.
Depreende-se de sua manifestação que a Unidade não tem adotado procedimentos de
controle patrimonial, conforme estabelecido no Manual de Procedimentos Patrimoniais
do IFPE, particularmente no tocante à transferência de bens permanentes entre a
Reitoria e o campus, onde observou-se transferência contábil desvinculada da
correspondente informação no Suap.
O Campus Belo Jardim, em sua manifestação reconheceu a situação apontada, contudo,
não adotou, até a data deste relatório, providências capazes de sanar a situação
explicitada.
O Campus Paulista informou que ainda persiste diferença entre os saldos, embora tenha
afirmado que realizou ajustes entre os saldos.
O informado pelo Campus Caruaru, no sentido da comunicação aos responsáveis pelo
suporte do sistema Suap, não sana a situação apontada neste relatório.
A reitoria apontou providências que estão sendo adotadas para solucionar a divergência
de Saldos, entre o Siafi e o Suap, mas ainda não foram suficientes para sanar
completamente essa situação.
A Reitoria, em resposta ao relatório preliminar, informou da adoção de medidas e
providências destinadas a conferir o adequado tratamento dos Relatórios RMA e RMB,
conforme normativos vigentes, contudo, a situação não foi sanada.
Salienta-se que a correta formalização e utilização desses relatórios não corrigem por
completo as divergências de saldo explicitadas neste relatório, mas impedem que novas
situações dessa natureza ocorram.
Além de impedir novas situações de divergências de saldos, a Unidade tem que adotar
medidas que visem adequar os saldos constantes no Siafi e no Suap, eliminando as
divergências verificadas.
##/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Elaborar plano de ação onde estabeleça objetivos, procedimento e
prazos para a regularização das divergência de saldos.
III – CONCLUSÃO
Em face dos exames realizados, verificou-se que a Unidade não atendeu as
recomendações emitidas na Nota de Auditoria nº 201411650/001. Além disso,
constataram-se outras falhas relacionadas à gestão patrimonial do IFPE, tais como,
desfazimento de bens de bens patrimoniais em desacordo com previsão legal, ausência
de padronização de inventários, bens não localizados por comissões de inventário,
ausência de registro de depreciação e divergência de saldos patrimoniais.
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Essas ocorrências, igualmente, requerem medidas corretivas para que a Entidade possa
gerir adequadamente o seu patrimônio.
Recife/PE, 10 de agosto de 2016.