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Presentazione KMS Enel
Il Knowledge System: le componenti
Competenze
Canali Cooperazione
Community
KnowledgeMgmnt
Progettare sistemi professionali
integrati
Piattaforme tecnologiche
flessibili, non ICT driven, di facile manutenibilità
Progettare strutture e ruoli per la diffusione del knowledge (Knowledge project, knowledge roles, Learning Histories, …)
Identificare e attivare communities of practices
I contenuti del Knowledge Management System
Componente OrganizzativaI serviziai dipendenti/clienti
Modello di servizio ai dipendenti
/clienti
Servizi e processi organizzativi
Quadro normativo di riferimento
Modello Organizzativo
(Processi, strutture, etc…)
Front end
Servizi ai dipendenti/
clienti
Knowledge Management System
Il Knowledge Management System supporta da un lato la diffusione/sviluppo delle competenze delle singole famiglie professionali e dall’altro l’accesso alle informazioni, documentazione, etc… necessarie per la corretta gestione dei processi di servizio verso i dipendenti.
Base
Specialistica
In sviluppo
Matura
Riferimento professionale
Area Professionale xyzArea Professionale xyzDiversi fabbisognidi competenza
Livello di approfondimento
Base
Specialistico
Specialistico
Avanzato
Avanzato
Sistema Professionale
Gli obiettivi del progetto
Definizione delle logiche di profilazione degli utilizzatori della Definizione delle logiche di profilazione degli utilizzatori della intranet in relazione al modello di gestione della stessa e alla intranet in relazione al modello di gestione della stessa e alla necessità di collegamento/integrazione con le intranet delle necessità di collegamento/integrazione con le intranet delle società del Gruppo.società del Gruppo.
Definizione del modello di Knowledge management della Definizione del modello di Knowledge management della Funzione Risorse Umane del Gruppo come strumento per Funzione Risorse Umane del Gruppo come strumento per favorire efficienza e integrazione ai diversi livelli. favorire efficienza e integrazione ai diversi livelli.
22
11
Sottoprogetto 1
Profilazione
Gli obiettivi della Intranet di Gruppo
Supportare i processi di Supportare i processi di Knowledge ManagementKnowledge Management
all’interno del Gruppoall’interno del Gruppo
Recuperare Recuperare EfficienzaEfficienza
Migliorare la Migliorare la ComunicazioneComunicazione all’interno del Gruppo all’interno del Gruppo
Rendere accessibili a tutti Rendere accessibili a tutti Informazioni Informazioni utili e utili e
Servizi accessoriServizi accessori
Supportare la gestione di Supportare la gestione di ProgettiProgetti
Pro
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e
Il sistema di profilazione
Per Sistema di Profilazione Per Sistema di Profilazione si intende l’insieme delle si intende l’insieme delle logichelogiche e delle e delle regole operative regole operative
che consentono di strutturare l’offerta dei servizi sul Portale INTRANET che consentono di strutturare l’offerta dei servizi sul Portale INTRANET del Gruppo ENEL sulla base della segmentazione del Gruppo ENEL sulla base della segmentazione
dei potenziali utilizzatori.dei potenziali utilizzatori.
Per Sistema di Profilazione Per Sistema di Profilazione si intende l’insieme delle si intende l’insieme delle logichelogiche e delle e delle regole operative regole operative
che consentono di strutturare l’offerta dei servizi sul Portale INTRANET che consentono di strutturare l’offerta dei servizi sul Portale INTRANET del Gruppo ENEL sulla base della segmentazione del Gruppo ENEL sulla base della segmentazione
dei potenziali utilizzatori.dei potenziali utilizzatori.
Pro
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COMUNITÀ DI COMUNITÀ DI PRATICHEPRATICHE
PROCESSIPROCESSI
INQUADRAMENTOINQUADRAMENTO
TERRITORIOTERRITORIO
Le dimensioni
Aggregazioni di profili professionali che condividono luoghi di utilizzo e produzione di Aggregazioni di profili professionali che condividono luoghi di utilizzo e produzione di competenze e rappresentano i destinatari dell’insieme dei servizi forniti dal KMScompetenze e rappresentano i destinatari dell’insieme dei servizi forniti dal KMS
Processi trasversali per i quali può essere necessario creare, all’interno della Intranet, delle Processi trasversali per i quali può essere necessario creare, all’interno della Intranet, delle Aree dedicate alla condivisione di documenti, informazioni, tools ecc.Aree dedicate alla condivisione di documenti, informazioni, tools ecc.
Collocazione geografica del dipendente sul territorioCollocazione geografica del dipendente sul territorio
Insiemi di società del Gruppo accomunate dalle caratteristiche del business gestitoInsiemi di società del Gruppo accomunate dalle caratteristiche del business gestitoAREA DIAREA DIBUSINESSBUSINESS
SOCIETÀSOCIETÀ Azienda d’appartenenza del singolo dipendenteAzienda d’appartenenza del singolo dipendente
PROGETTIPROGETTI
POLICYPOLICY E’ una dimensione che consente di creare un’offerta di servizi dedicata a particolari categorie E’ una dimensione che consente di creare un’offerta di servizi dedicata a particolari categorie oggetto di specifiche politiche di gestione (talenti, neo assunti ecc.)oggetto di specifiche politiche di gestione (talenti, neo assunti ecc.)
Inquadramento dei dipendenti, in termini di livello contrattuale o di macro categorie (es: Inquadramento dei dipendenti, in termini di livello contrattuale o di macro categorie (es: Dirigenti, Quadri, Impiegati)Dirigenti, Quadri, Impiegati)
Progetti trasversali per i quali può essere necessario creare, all’interno della Intranet, delle Progetti trasversali per i quali può essere necessario creare, all’interno della Intranet, delle Aree dedicate alla condivisione di documenti, informazioni, tools ecc.Aree dedicate alla condivisione di documenti, informazioni, tools ecc.
Pro
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Un’altra possibile dimensione
Comunità Comunità di Pratichedi PraticheComunità Comunità di Pratichedi Pratiche
Le comunità di pratiche potrebbero avere al loro interno delle Le comunità di pratiche potrebbero avere al loro interno delle sottocomunità dedicate al presidio di specifici MACROPROCESSI sottocomunità dedicate al presidio di specifici MACROPROCESSI ai quali possono essere associate specifiche esigenze di ai quali possono essere associate specifiche esigenze di knowledgeknowledge
In tal caso, il portale di comunità sarà articolato in specifiche In tal caso, il portale di comunità sarà articolato in specifiche sottosezioni il cui accesso potrà essere riservato solo ai membri sottosezioni il cui accesso potrà essere riservato solo ai membri delle sottocomunità (es: nel portale della Community PO, delle sottocomunità (es: nel portale della Community PO, potrebbero essere presenti sezioni dedicate a Training, HR potrebbero essere presenti sezioni dedicate a Training, HR Planning, Relazioni Industriali ecc.) Planning, Relazioni Industriali ecc.)
Macroprocesso 1
Macroprocesso 2
Macroprocesso n
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La tipologia di servizi offerti sui portali
SERVIZI INFORMATIVI
SERVIZI INFORMATIVI
SERVIZI DI COMUNICAZIONE
SERVIZI DI COMUNICAZIONE
TOOLSTOOLS SERVIZI ACCESSORI
SERVIZI ACCESSORI
SERVIZI DI FORMAZIONE
E SVILUPPO
SERVIZI DI FORMAZIONE
E SVILUPPO
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La tipologia di servizi offerti sui portali è articolata in modo da “coprire” La tipologia di servizi offerti sui portali è articolata in modo da “coprire” tutte le principali esigenze di knowledge.tutte le principali esigenze di knowledge.
Le logiche di utilizzo della profilazioneP
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Area di business 1
Oggetto 1.1
Oggetto 1.2
Oggetto …
Area di business 2
Oggetto 2.1
Oggetto 2.2
Oggetto …
Comunità 1
Oggetto 1.1
Oggetto 1.2
Oggetto …
Comunità 2
Oggetto 2.1
Oggetto 2.2
Oggetto …
Area di business …
Oggetto ...1
Oggetto ….2
Oggetto …
Comunità ...
Oggetto ….1
Oggetto ….2
Oggetto …
Società 1
Oggetto 1.1
Oggetto 1.2
Oggetto …
Società 2
Oggetto 2.1
Oggetto 2.2
Oggetto …
Società …
Oggetto ...1
Oggetto ….2
Oggetto …
…. 1
Oggetto 1.1
Oggetto 1.2
Oggetto …
…. 2
Oggetto 2.1
Oggetto 2.2
Oggetto …
…. …
Oggetto ...1
Oggetto ….2
Oggetto …
A ciascuna dimensione è A ciascuna dimensione è associato un insieme di associato un insieme di servizi definito sulla base servizi definito sulla base delle specificità delle delle specificità delle stessestesse
Ogni dipendente va connotato attraverso le dimensioni di classificazione e, Ogni dipendente va connotato attraverso le dimensioni di classificazione e, sulla base di questa connotazione, accede al proprio “Portafoglio Servizi”sulla base di questa connotazione, accede al proprio “Portafoglio Servizi”
Comunità 1 Comunità 2 Comunità 3
Area di business 1
Inquadramento 1
Territorio 1
Area di business 2 Area di business 3
Inquadramento 2 Inquadramento 3
Territorio 2 Territorio 3
Le logiche di utilizzo della
profilazione (segue)P
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Il Portafoglio Servizi è dinamico perché, da un lato, gli insiemi di servizi legati Il Portafoglio Servizi è dinamico perché, da un lato, gli insiemi di servizi legati alle diverse dimensioni variano nel tempo e, dall’altro, il profilo del dipendente alle diverse dimensioni variano nel tempo e, dall’altro, il profilo del dipendente può variare nel tempo (es: modifiche inquadramentali, mobilità fra società del può variare nel tempo (es: modifiche inquadramentali, mobilità fra società del Gruppo ecc.)Gruppo ecc.)
PROFILO
Comunità di Pratiche
Aree di Business
Società
Inquadramento
Territorio
Progetti Processi
Policy
Area di business 1
Comunità di pratiche x
Società
Portafoglio servizi
Oggetto 1Oggetto 2
Oggetto 1Oggetto 2
Oggetto 1Oggetto 2
Inquadramento
Comunità
Le logiche di utilizzo della profilazione (segue)
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Per ogni dipendente viene creata una “scheda profilo” composta di “campi” che Per ogni dipendente viene creata una “scheda profilo” composta di “campi” che consentono di connotarlo in relazione alle dimensioni di segmentazioneconsentono di connotarlo in relazione alle dimensioni di segmentazione
Scheda Profilo Nome ------------ Cognome ------------ Ruolo ----------- Unità organizzativa ---------- Sede ----------- Inquadramento ----------- Società ----------- Area di Bus. -----------
I campi I campi sono compilati in sede di sono compilati in sede di assunzione e aggiornati assunzione e aggiornati automaticamente nel tempo sulla automaticamente nel tempo sulla base delle informazioni base delle informazioni contenute nei contenute nei sistemi informativi sistemi informativi del personale del personale
Questa Questa logica di associazione utente-portafoglio ha due pregi:logica di associazione utente-portafoglio ha due pregi:
• l’aggiornamento del portafoglio avviene in maniera automatica parallelamente l’aggiornamento del portafoglio avviene in maniera automatica parallelamente all’aggiornamento dell’insieme dei servizi legati a ciascuna delle dimensioni della all’aggiornamento dell’insieme dei servizi legati a ciascuna delle dimensioni della segmentazionesegmentazione
• iil sistema di profilazione può essere collegato all’HRMS (SAP HR) per tenere costantemente l sistema di profilazione può essere collegato all’HRMS (SAP HR) per tenere costantemente allineato il portafoglio servizi con la collocazione organizzativa occupata dalla persona nel allineato il portafoglio servizi con la collocazione organizzativa occupata dalla persona nel GruppoGruppo
Knowledge Management POKnowledge Management POSottoprogetto 2
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tIl processo operativo seguito
Individuazione dei macroprocessi / sottocomunità
Individuazione dei macroprocessi / sottocomunità
Censimento delle fonti di knowledge con i process owner
Censimento delle fonti di knowledge con i process owner
Razionalizzazione / Standardizzazione delle fonti
Razionalizzazione / Standardizzazione delle fonti
Creazione delle procedure di gestione
Creazione delle procedure di gestione
I macroprocessiK
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Il gruppo di progetto ha individuato, all’interno della Community, 8 “ambiti Il gruppo di progetto ha individuato, all’interno della Community, 8 “ambiti professionali” da indagare per individuarne le specifiche necessità di knowledge professionali” da indagare per individuarne le specifiche necessità di knowledge in relazione alle in relazione alle ATTIVITA’ SVOLTEATTIVITA’ SVOLTE e alle e alle COMPETENZECOMPETENZE necessarie per necessarie per svolgerlesvolgerle
Strutture, Organizzazione e Processi di CambiamentoStrutture, Organizzazione e Processi di Cambiamento
HR PlanningHR Planning
Sviluppo OrganizzativoSviluppo Organizzativo
Gestione DirigentiGestione Dirigenti
Gestione delle Relazioni col Personale e Rapporto di LavoroGestione delle Relazioni col Personale e Rapporto di Lavoro
Politiche Retributive e CompensationPolitiche Retributive e Compensation
TrainingTraining
Relazioni IndustrialiRelazioni Industriali
Il censimento delle fonti
Per rilevare le diverse fonti di conoscenza impiegate dai membri delle sottocomunità Per rilevare le diverse fonti di conoscenza impiegate dai membri delle sottocomunità di PO, si sono coinvolti nel lavoro esperti/process owner di tutti i macroprocessi di PO, si sono coinvolti nel lavoro esperti/process owner di tutti i macroprocessi individuati nella comunitàindividuati nella comunità
Gli strumenti utilizzati sonoGli strumenti utilizzati sono
Processi PONormative perla gestione deirapporti di lavoro
Normative e procedure amministrative per la gestione del personale
Normative e contrattualistica di settore
Budget e costo del lavoro
Sistemi classificatori e inquadramentali
Strutture, organizzazionee processi di cambiamento
Benchmarking su strutture e processi di best practice XGestione progetti organizzativi di holding XGestione di progetti di Change Management XOttimizzazione dei processi attraverso soluzioni informaticheGestione progetti organizzativi di GruppoDimensionamento degli organiciControllo consulenze organizzative e gestionaliRedazione e pubblicazione organigrammi, disposizioni e comunicazioni organizzative e note processi holding XVerifica documenti organizzativi Società del Gruppo XGestione progetti speciali XIndirizzo e gestione progetti di sviluppo SAP/HR e altri sistemi XDefinizione e gestione del sistema dei poteri e delle procure
HR Planning
Gestione budget/piano risorse di Gruppo X XAnalisi previsioni e consuntivi risorse di Gruppo X XGestione budget del personale di Holding X X
Gestione reportistica X XAlimentazione sistema di budget aziendale con i dati del Personale X X
Sviluppo organizzativo
Definizione linee guida processo di reclutamento, selezione, inserimentoStipula accordi quadro per la realizzazione di stage per il GruppoGestione rapporti con società di lavoro interinaleDefinizione linee guida processi di sviluppoGestione Job postingDefinizione sistemi di valutazione delle prestazioniGestione sistemi di valutazione delle prestazioniDefinizione sistemi di valutazione del potenzialeGestione sistemi di valutazione del potenziale
Competenze
MATRICE PROCESSI COMPETENZEMATRICE PROCESSI COMPETENZE
Associa alle diverse attività di processo le Associa alle diverse attività di processo le competenze necessarie a svolgerlecompetenze necessarie a svolgerle
Competenze
Budget e costo del
lavoro
Attività S.I. aziendali Documenti aziendali Fonti esterne
1 Gestione budget/piano risorse di Gruppo X
2 Analisi previsioni e consuntivi risorse di Gruppo X
3 Gestione budget del personale di Holding X
4 Gestione reportistica X
5Alimentazione sistema di budget aziendale con i dati del Personale X
Processo: HR Planning
Fonti di knowledge
8 SCHEDE ANALITICHE DI PROCESSO8 SCHEDE ANALITICHE DI PROCESSO
Per ogni processo, associano alle diverse attività Per ogni processo, associano alle diverse attività le fonti di conoscenza necessarie, in termini di le fonti di conoscenza necessarie, in termini di tools e di servizi informativi e di comunicazione tools e di servizi informativi e di comunicazione
interni/esterniinterni/esterni
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E’ il portfolio di “oggetti” di E’ il portfolio di “oggetti” di conoscenza utilizzati oggi nello conoscenza utilizzati oggi nello svolgimento delle attivitàsvolgimento delle attività
Nella fase di rilevazione delle fonti si sono rilevate
Fonti TO-BEFonti TO-BE
E’ l’insieme di fonti nuove che il E’ l’insieme di fonti nuove che il sistema deve mettere a sistema deve mettere a disposizione delle persone sulla disposizione delle persone sulla base delle loro necessità base delle loro necessità operative e di sviluppo operative e di sviluppo professionaleprofessionale
Fonti AS-ISFonti AS-IS
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t Il censimento delle fonti (segue)
Per ogni oggetto conoscitivo si sono definite le “Schede-Oggetto” necessarie a Per ogni oggetto conoscitivo si sono definite le “Schede-Oggetto” necessarie a caratterizzarlo in modo standardcaratterizzarlo in modo standard
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Razionalizzazione/standardizzazione delle fonti di knowledge
5
Note e suggerimenti
Potenziali utilizzatori
Strut, Org, Proc.
HR Planning
Sviluppo Org.
Gestione Dirigenti
Gest. Rel. Pers.
Politiche Retrib.
Training
Relaz. Indust.
Obbligatorio Opzionale
Giornaliero
Settimanale
Mensile
A richiesta
Nome: _ARTICOLINome: _ARTICOLI
Attributi
Titolo
Numero
Data Documento
Area Tematiche
Tipofonte
Nome fonte
Autore
Testo
Abstract
Commento
Link a docum. collegati
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Aggiornamento
Sono state anche individuate, per ogni oggetto di comunicazione, le strutture organizzative che attualmente ne producono i contenuti (owner), nell’ottica di “guidare” la definizione delle rispettive procedure di alimentazione
Contratti di lavoro Altri accordi Benchmark Banche dati Codice Etico Lettere Vertice Documenti con Linee Guida Documenti con policy Studi Manualistica SAP HR Manualistica HRA Manualistica MIPAS Atti di seminari e congressi Presentazioni Link d’interesse esterni Sezioni Intranet Case Study……………….
RI Holding/RI SocietàRI Holding/SocietàStrutt. Emittente HoldingStrutt. Emittente HoldingSvil. Org. HoldingVerticeStrutt. Emittente HoldingStrutt. Emittente HoldingStrutt. Emittente HoldingSvil Org HoldingSvil Org HoldingAPETuttiTuttiHolding/PO Soc. Sedi CentrHolding/PO Soc. Sedi CentrHolding/PO Soc. Sedi Centr…………………………….
OGGETTO OWNER
Razionalizzazione/standardizzazione delle fonti di knowledge (segue)
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Creazione delle procedure di gestione- I ruoli
1° LIVELLO
2° LIVELLO
3° LIVELLO
VPA
OFP in CPO
OFP in PO di Società
• Valida i contenuti di sua competenza;
• Fornisce le linee guida per la validazione dei contenuti la cui gestione è delegata ai livelli inferiori
• Pubblica i contenuti a lui delegati in base alle linee guida fornite dal VPA;
• Effettua la supervisione e quando necessario autorizza e pubblica contenuti di competenza degli OFP di società
• Pubblica i contenuti a lui delegati in base alle linee guida fornite dal VPA;
• Inoltra al 2° livello i contenuti la cui pubblicazione è vincolata ad una autorizzazione superiore
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Produce un nuovo
contenuto
Riceve l’informazione
Struttura XZ OFP II LIV
È di sua competenza
Rispetta leLinee guida
Riceve l’informazione
OFP II LIV
Inoltra all’OFP di Livello superiore
OFP I LIV
Rispetta leLinee guida
STOPPubblicazione del contenuto
SI SI
SI
NO
NONO
Fornisce le linee guida
VPA
Creazione delle procedure di gestione Ipotesi di processo “tipo”
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