METODOS DE REGISTRO METODOS DE REGISTRO DE INFORMACIONDE INFORMACION

FACTURAFACTURA

Una vez se despacha la mercancía y se Una vez se despacha la mercancía y se recibe la copia de remisión debidamente recibe la copia de remisión debidamente firmada por el comprador, como prueba firmada por el comprador, como prueba de haberla aceptado a satisfacción, la de haberla aceptado a satisfacción, la empresa vendedora elabora la empresa vendedora elabora la correspondiente factura comercial. El correspondiente factura comercial. El objetivo fundamental de la factura objetivo fundamental de la factura comercial es servir de base para el cobro comercial es servir de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente. prestado al cliente.

FACTURA

Una factura comercial contiene los siguientes datos:Una factura comercial contiene los siguientes datos:• Número. Se lleva en orden consecutivo para el Número. Se lleva en orden consecutivo para el

control de las ventas.control de las ventas.• Nombre del cliente. Persona natural o jurídica a Nombre del cliente. Persona natural o jurídica a

quien se hizo la venta.quien se hizo la venta.• Nombre del vendedor. Empleado que atendió el Nombre del vendedor. Empleado que atendió el

pedido.pedido.• Fecha. Día, mes y año en que se hace a facturación.Fecha. Día, mes y año en que se hace a facturación.• Dirección donde se despachó. Lugar indicado por el Dirección donde se despachó. Lugar indicado por el

comprador donde debe enviarse la mercancía o comprador donde debe enviarse la mercancía o servicio.servicio.

• Forma de pago. Condiciones de la factura.Forma de pago. Condiciones de la factura.• Número de cédula o NIT del comprador.Número de cédula o NIT del comprador.

FACTURA

ORDEN DE COMPRAORDEN DE COMPRA

Es una solicitud formal de bien o Es una solicitud formal de bien o servicio. Contiene información sobre el servicio. Contiene información sobre el producto que se desea comprar y las producto que se desea comprar y las condiciones con las que se acepta la condiciones con las que se acepta la negociación. El objetivo de la orden es negociación. El objetivo de la orden es dejar constancia del compromiso del dejar constancia del compromiso del cliente de comprar un bien o servicio cliente de comprar un bien o servicio específico en determinadas condiciones.específico en determinadas condiciones.

Contiene la siguiente información:Contiene la siguiente información:• Número. Se lleva la orden consecutivo y permite Número. Se lleva la orden consecutivo y permite

que el comprador controle e identifique rápidamente que el comprador controle e identifique rápidamente los diferentes pedidos.los diferentes pedidos.

• Nombre del cliente. Persona natural o jurídica Nombre del cliente. Persona natural o jurídica interesada en la compra.interesada en la compra.

• Fecha de pedido. Día, mes y año en que se hace el Fecha de pedido. Día, mes y año en que se hace el pedido.pedido.

• Dirección del cliente. Lugar donde debe enviarse la Dirección del cliente. Lugar donde debe enviarse la mercancía o servicio.mercancía o servicio.

• Forma de entrega o envío. Aérea, marítima o Forma de entrega o envío. Aérea, marítima o terrestre.terrestre.

• Nombre del ordenador. Persona natural o jurídica.Nombre del ordenador. Persona natural o jurídica.• Forma de pago. De acuerdo con la cotización.Forma de pago. De acuerdo con la cotización.• Descripción del objeto. Cantidad, descripción, Descripción del objeto. Cantidad, descripción,

precios, descuentos, recargos y valor total.precios, descuentos, recargos y valor total.• Firmas responsables. Comprador y vendedor.22Firmas responsables. Comprador y vendedor.22

REMISIONREMISION

Cuando el vendedor recibe el pedido, procede Cuando el vendedor recibe el pedido, procede al despacho de la mercancía o a prestar el al despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado, la mercancía se despacha servicio solicitado, la mercancía se despacha con una remisión, en la que se relacionan los con una remisión, en la que se relacionan los bienes enviados.bienes enviados.

El objetivo fundamental de la remisión es El objetivo fundamental de la remisión es permitir al comprador la confrontación de la permitir al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitud de pedido.mercancía recibida con la solicitud de pedido.

Una remisión contiene los siguientes datos:Una remisión contiene los siguientes datos:• Número. Para el controlNúmero. Para el control• Nombre del comprador. Persona natural o Nombre del comprador. Persona natural o

jurídica.jurídica.• Datos del transportador. Empresa Datos del transportador. Empresa

encargada del transporte de la mercancía.encargada del transporte de la mercancía.• Descripción de la mercancía. Código o Descripción de la mercancía. Código o

referencia de mercancía, descripción, unidad referencia de mercancía, descripción, unidad y cantidad.y cantidad.

• Observaciones. Descripción de condiciones Observaciones. Descripción de condiciones especiales para el despacho.especiales para el despacho.

• Firma del responsable. De quien despacha, Firma del responsable. De quien despacha, de quien transporta y de quien recibe.de quien transporta y de quien recibe.

ENTRADA DEL ALMACENENTRADA DEL ALMACENEste formato se elabora en el departamento o sección Este formato se elabora en el departamento o sección de recepción del almacén o bodega y su objetivo de recepción del almacén o bodega y su objetivo fundamental es registrar la entrada de la mercancía a fundamental es registrar la entrada de la mercancía a la compañía. Este documento debe llegar con las la compañía. Este documento debe llegar con las copias del sistema de la compañía a los siguientes copias del sistema de la compañía a los siguientes lugares:lugares:

•Departamentos de comprasDepartamentos de compras•Departamento de contabilidadDepartamento de contabilidad•Sección de pagosSección de pagos•Encargado de las tarjetas de control de inventariosEncargado de las tarjetas de control de inventarios•Encargado de procesamiento electrónico de datosEncargado de procesamiento electrónico de datos

Cada compañía tiene su propio sistema, pero Cada compañía tiene su propio sistema, pero normalmente este documento se coteja con la orden normalmente este documento se coteja con la orden de compra y la factura del proveedor.de compra y la factura del proveedor.

Este documento contiene los siguientes datos:Este documento contiene los siguientes datos:• Recibido de: Nombre de la persona que envía la Recibido de: Nombre de la persona que envía la

mercancía es decir del proveedor o el comprador.mercancía es decir del proveedor o el comprador.• Cantidad. Número de unidades compradas.Cantidad. Número de unidades compradas.• Unidad. Unidad de medida comprada.Unidad. Unidad de medida comprada.• Código. Número de identificación del artículo.Código. Número de identificación del artículo.• Descripción del artículo. Características de la mercancía Descripción del artículo. Características de la mercancía

comprada.comprada.• Orden de compra. Número de orden de compra.Orden de compra. Número de orden de compra.• Factura No. Número de la factura enviada por el Factura No. Número de la factura enviada por el

proveedor.proveedor.• Uso exclusivo de contabilidad. Lo diligencia Uso exclusivo de contabilidad. Lo diligencia

exclusivamente contabilidad.exclusivamente contabilidad.• Recibido por: Nombre de la persona quien recibe el Recibido por: Nombre de la persona quien recibe el

pedido.pedido.• Registrado por: Nombre de la persona quien registra el Registrado por: Nombre de la persona quien registra el

pedido.pedido.• Observaciones: Descripción de las condiciones Observaciones: Descripción de las condiciones

especiales para el recibo y almacenamiento de la especiales para el recibo y almacenamiento de la mercancía.mercancía.

SALIDA DEL ALMACENSALIDA DEL ALMACEN

Este formato se elabora en el departamento o Este formato se elabora en el departamento o sección del despacho del almacén o bodega y sección del despacho del almacén o bodega y su objetivo fundamental es registrar la salida su objetivo fundamental es registrar la salida de la mercancía de la compañía. Este de la mercancía de la compañía. Este documento debe elaborarse una vez llega al documento debe elaborarse una vez llega al almacén una copia de un pedido de un cliente almacén una copia de un pedido de un cliente o una copia de la factura aprobada por el o una copia de la factura aprobada por el departamento de crédito y después de surtir la departamento de crédito y después de surtir la mercancía solicitada por el cliente. Su objetivo mercancía solicitada por el cliente. Su objetivo fundamental es registrar la salida de la fundamental es registrar la salida de la mercancía del almacén.mercancía del almacén.

Este documento contiene los siguientes datos:• Entregado a: Nombre de la persona o empresa a quien se

envía la mercancía es decir el comprador.• Cantidad: Número de unidades vendidas.• Unidad: Unidad de medida vendida.• Código: Número de identificación del artículo.• Descripción del artículo. Características de la mercancía

comprada.• Orden de compra: Número de orden de compra enviada por el

cliente.• Factura No: Número de factura elaborada por el cliente.• Costo por unidad: Costo del artículo vendido.• Costo total: Costo total de las unidades vendidas.• Autorizado por: Nombre de la persona quien autoriza la salida

de la mercancía del almacén.• Entregado por: Nombre de la persona de la bodega quien

entrega la mercancía.• Recibido por: Nombre de la persona quien recibe la mercancía

por parte del comprador.• Registrado por: Nombre de la persona quien registra la salida

de la mercancía del almacén.

REQUISICIÓN O SOLICITUDES REQUISICIÓN O SOLICITUDES DE OBJETOSDE OBJETOS

Es un documento que sirve para solicitar material o Es un documento que sirve para solicitar material o productos que se pueden requerir dentro de un productos que se pueden requerir dentro de un almacén, este documento debe estar debidamente almacén, este documento debe estar debidamente diligenciado y autorizado, debe tener original y diligenciado y autorizado, debe tener original y copias para:copias para:

• Los empleados que surten y despachan.Los empleados que surten y despachan.• El encargado de tarjetas o sistemas de control de El encargado de tarjetas o sistemas de control de

inventarios o de procesamiento electrónico de inventarios o de procesamiento electrónico de datos.datos.

• Contabilidad.Contabilidad.Un sistema puede necesitar una documentación de Un sistema puede necesitar una documentación de

salida aparte de la requisición. Este es conveniente salida aparte de la requisición. Este es conveniente cuando señala lo que realmente sale del almacén.cuando señala lo que realmente sale del almacén.

Este documento contiene los siguientes datos:Este documento contiene los siguientes datos:• Número de requisición. Se lleva en orden consecutivo y permite Número de requisición. Se lleva en orden consecutivo y permite

controlar e identificar rápidamente las diferentes requisiciones o controlar e identificar rápidamente las diferentes requisiciones o solicitudes.solicitudes.

• Fecha de solicitud. Día, mes y año en que se solicita el material.Fecha de solicitud. Día, mes y año en que se solicita el material.• Código del artículo. Número de identificación del artículo.Código del artículo. Número de identificación del artículo.• Descripción del artículo. Características de la mercancía Descripción del artículo. Características de la mercancía

comprada.comprada.• Unidad. Unidad de medida comprada.Unidad. Unidad de medida comprada.• Proveedor. Nombre del proveedor de la mercancía.Proveedor. Nombre del proveedor de la mercancía.• Costo Unitario. Valor del artículo.Costo Unitario. Valor del artículo.• Importe. Valor total de la mercancía.Importe. Valor total de la mercancía.• Uso exclusivo de contabilidad. Lo diligencia exclusivamente Uso exclusivo de contabilidad. Lo diligencia exclusivamente

contabilidad.contabilidad.• Entrega a: Nombre de la persona quien recibe el pedido.Entrega a: Nombre de la persona quien recibe el pedido.• Cargo. Nombre del puesto de la persona que recibe.Cargo. Nombre del puesto de la persona que recibe.• Área. Área de trabajo de la persona que recibe.Área. Área de trabajo de la persona que recibe.• Solicitado por. Nombre de la persona o punto que solicita la Solicitado por. Nombre de la persona o punto que solicita la

mercancía.mercancía.• Fecha. En que se necesita la mercancía.Fecha. En que se necesita la mercancía.• Aprobado por. Nombre de la persona quien aprueba la solicitud.Aprobado por. Nombre de la persona quien aprueba la solicitud.

CONTROL DE EXISTENCIASCONTROL DE EXISTENCIASEn el momento de efectuar una remisión, el auxiliar o En el momento de efectuar una remisión, el auxiliar o almacenista de la bodega procede a dar salida a la almacenista de la bodega procede a dar salida a la mercancía en la tarjeta de control de existencias o Kárdex. mercancía en la tarjeta de control de existencias o Kárdex. El objetivo fundamental de este documento es disponer de El objetivo fundamental de este documento es disponer de un control permanente de las entradas y salidas de cada un control permanente de las entradas y salidas de cada uno de los artículos, con el objeto de mantener actualizado uno de los artículos, con el objeto de mantener actualizado el saldo disponible para la venta.el saldo disponible para la venta.

El diseño de estas tarjetas no es estándar, cada empresa El diseño de estas tarjetas no es estándar, cada empresa puede tener su propio modelo adaptado a las necesidades y puede tener su propio modelo adaptado a las necesidades y requerimientos particulares. Cualquiera sea el modelo que requerimientos particulares. Cualquiera sea el modelo que se utilice, un buen control con información suficiente para se utilice, un buen control con información suficiente para los efectos administrativos y contables requiere de una los efectos administrativos y contables requiere de una ficha de control de existencias que contenga las siguientes ficha de control de existencias que contenga las siguientes partes: nombre del artículo, código, unidad, ubicación, partes: nombre del artículo, código, unidad, ubicación, mínimo, máximo, proveedor, fecha, comprobante, mínimo, máximo, proveedor, fecha, comprobante, cantidades, precio unitario y monto,cantidades, precio unitario y monto,

Se destina una tarjeta para cada clase de artículo y en ella se anota:Se destina una tarjeta para cada clase de artículo y en ella se anota:• Articulo. El nombre de la mercancía.Articulo. El nombre de la mercancía.• Código. Número de referencia o código asignado.Código. Número de referencia o código asignado.• Ubicación. Se escribe el lugar de ubicación que le corresponde a ese articulo en el almacén,Ubicación. Se escribe el lugar de ubicación que le corresponde a ese articulo en el almacén,• Unidad. Se refiere a la unidad de medida del artículo, como por ejemplo: bulto, caja. Juego, Unidad. Se refiere a la unidad de medida del artículo, como por ejemplo: bulto, caja. Juego,

estuche,estuche,• docena, galón, kilo, etc.docena, galón, kilo, etc.• Mínimo. Se señala la cantidad menor del artículo en existencia con la cual se pueden servir conMínimo. Se señala la cantidad menor del artículo en existencia con la cual se pueden servir con• regularidad los pedidos que realicen los clientes.regularidad los pedidos que realicen los clientes.• Máxima. Señala la cantidad ma^or de ese artículo que debe existir sin sacrificar espacio en el Máxima. Señala la cantidad ma^or de ese artículo que debe existir sin sacrificar espacio en el

almacénalmacén• ni abultar innecesariamente.ni abultar innecesariamente.• Proveedores. Lugar para anotar el nombre y dirección del proveedor del articulo,Proveedores. Lugar para anotar el nombre y dirección del proveedor del articulo,• Fecha. Columna para anotar la fecha en que se llevó a cabo la operación.Fecha. Columna para anotar la fecha en que se llevó a cabo la operación.• Comprobante, Espacio para registrar el número del comprobante que respalda la operación Comprobante, Espacio para registrar el número del comprobante que respalda la operación

realizada.realizada.• Cantidad. Sección que comprende a su vez tres columnas: la primera es para registrar las Cantidad. Sección que comprende a su vez tres columnas: la primera es para registrar las

entradas, ibentradas, ib• segunda es para las salidas, y, en la tercera se registra la existencia después de cada segunda es para las salidas, y, en la tercera se registra la existencia después de cada

operación.operación.• Precio unitario. Sección con dos columnas: en la primera se anota el predo unitario de las Precio unitario. Sección con dos columnas: en la primera se anota el predo unitario de las

entradas entradas yy• en la segunda el de las salidas de cada una de las unidades en referencia,en la segunda el de las salidas de cada una de las unidades en referencia,• Monto total. Sección que comprende tres columnas, en el debe se registra el costo de las Monto total. Sección que comprende tres columnas, en el debe se registra el costo de las

unidades queunidades que• entran, en él haber se asienta el costo de las unidades que salen según el método empleado, en entran, en él haber se asienta el costo de las unidades que salen según el método empleado, en

lala• columna de saldo se anota el costo del movimiento y representa el costo de la existencia de columna de saldo se anota el costo del movimiento y representa el costo de la existencia de

eseese• articulo.articulo.