PRESENTACION DE TESIS

República Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educación Superior

INSTITUTO UNIVERSITARIO EXPERIMENT ALTECNOLOGÍADE LA VICTORIA

LA VICTORIA - EDO. ARAGUA.DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN

Propuesta de un Sistema de Control Interno para Optimizar la Gestión de Crédito y Cobranzas de la Empresa Autos Servicios Panto, C.A. Ubicada en Carrizal Edo. Miranda.

Trabajo especial de Grado como requisito para optar al Titulo de Técnico Superior Universitario en la Especialidad de Administración Mención Costos.

PGA-3452-08

Bachiller(es) Rodríguez Lissette C.I V-14683906 Vivas Desireé C.I V-16369144 Tutor: Prof. Enrique Lugo

La Victoria, Octubre 2008.

Empresa Autos servicios PANTO, C.A.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En función de la problemática planteada anteriormente se presentan las interrogantes que generan el desarrollo de esta investigación:

¿Cuál es la gestión de créditos y cobranzas aplicables en la empresa Auto Servicios Panto C.A.?

¿Cómo es el control interno en las cuentas por cobrar de la empresa Auto Servicios Panto, C.A.?

¿Es adecuado el sistema de control interno en la gestión de crédito y cobranza que utiliza la empresa Auto Servicios Panto, C.A.?

CAPITULO I

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

OBJETIVO GENERAL

JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION

Esta investigación se considera importante porque en ella se destaca claramente como influye la presencia de un excelente sistema de control interno para optimizar la gestión de crédito y cobranza de la empresa Auto Servicios Panto, C.A. para obtener éxitos tanto en el proceso administrativo, financiero y contable así como en la prestación de todos sus servicios.

ALCANCES

LIMITACIONES

OBJETIVOS ESPECIFICOS

CAPITULO II

MARCO TEORICO

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION

COPELAND, Y (2007) Diseño de un Control Interno para la Empresa Muebles Miracielos C.A. Ubicada en la Ciudad de Los Teques, Estado Miranda. Castillo, Castellano y Ramírez (2006), realizaron un trabajo titulado “Evaluación de la Administración de Cobranza de la Empresa Industrial PANA,C.A”

BASES TEORICAS

Chavenato, I. (2006) La administración es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social.

A. Redondo (2005) Las Cuentas por Cobrar son acreencias a favor de la empresa y representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamiento de prestamos, son créditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en vienes o valores mas líquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto puede ser comprobado.

Catacora (2006) las cuentas y efectos por cobrar provenientes de las cuentas de bienes o servicios esta formado por aquellas cuyo origen son las ventas a crédito de bienes o servicios

Brito J. (2007) Las cuentas por cobrar: “Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier clase de bienes o servicios”.

Gitman (2006) expresa que: “las políticas de crédito de una empresa establecen lineamientos para determinar si se otorga un crédito a un cliente y por cuanto se le debe conceder”.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

GERENTE GENERAL

JEFE DE

ADMINISTRACION

JEFE DE

TALLER

JEFE DE

CONTABILIDAD

ASISTENTE DE

ADMINISTRACION

ASISTENTE DE

CONTABILIDAD

JEFE DE VENTAS

CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

TIPO DE INVESTIGACION

PROCEDIMIENTO E INSTRUMENTOS

VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DE LOS INSTRUMENTOS

ANÁLISIS DE LOS DATOS

POBLACIÓN MUESTRA

Población Cantidad

Gerente General 01

Jefe de ventas 01

Jefe de Administración 01

Jefe de Taller 01

Jefe de contabilidad 01

Asistente de administración 01

Asist. de Contabilidad 01

Total 07

Muestra Cantidad

Jefe de ventas 01

Jefe de contabilidad 01

Asist. de administración 01

Asist. de contabilidad 01

Total 04

CAPITULO IV

SISTEMA ACTUAL

De acuerdo a los datos obtenidos mediante el instrumento de recolección de datos, en este Capítulo se describirán los diversos objetivos planteados para proponer un sistema de control interno que le permita a la empresa Auto Servicios Panto, C.A; optimizar la gestión de crédito y cobranzas.

VENDEDOR VENTAS ADMINISTRACION

Factura

Gestiona

el cobro

Efectivo

Gestiona

El cobro

Cliente cancela factura

Efectivo

Cheque

Entrega Factura Original

Cheque

Efectivo

3

Cheque

Planilla deDeposito

MBDG

2

Planilla de 3Deposito

MCXC

DEL BANCOCLIENTE

NO

SI

BANCO

LEYENDADG= Diario GeneralMCXC= Mayor Cuentas por cobrarMN= Mayor Banco


Factura

Gestiona

el cobro

Efectivo

Gestiona

El cobro


Efectivo

Cheque


Cheque

Efectivo

3

Cheque

Planilla deDeposito

MBDG

2


MCXC

DEL BANCOCLIENTE

NO

SI

BANCO


Factura

Gestiona

el cobro

Efectivo

Gestiona

El cobro


Efectivo

Cheque


Cheque

Efectivo

3

Cheque

Planilla deDeposito

MBDG

2


MCXC


Factura

Gestiona

el cobro

Efectivo

Gestiona

El cobro


Efectivo

Cheque


Cheque

Efectivo

3

Cheque

Planilla deDeposito

MBDG

2


MCXC

DEL BANCOCLIENTE

NO

SI

BANCO

LEYENDADG= Diario GeneralMCXC= Mayor Cuentas por cobrarMN= Mayor Banco

EMPRESA: Auto Servicios Panto PROCESO ACTUAL DE COBRANZASELABORADO POR: Rodríguez y Vivas 2008

FLUJOGRAMA DEL PROCESO ACTUAL DE COBRANZAS

¿La empresa utiliza un sistema automatizado para la realización y registro de sus operaciones?

alternativa frecuencia porcentaje

Si 0 0

No 4 100

Total 4 100

Uso de sistema automatizado

100%

0%

SiNo

Grafico 1:

Uso de sistema automatizadoEl 100% de los encuestados respondieron que el sistema utilizado por la empresa para el registro de sus operaciones no es automatizado, ya que las operaciones son realizadas en forma manual. Este sistema no permite registrar las transacciones oportunamente y tener información actualizada, o que afecta la veracidad de la misma.

¿El personal encargado de realizar la venta es el mismo que gestiona la cobranza?

Alternativa frecuencia porcentaje

Si 4 100

No 0 0

Total 4 100

Segregación de funciones de venta y cobranza

100%

0%

SiNo

Grafico 2:

Segregación de funciones de venta y cobranza.De acuerdo a los datos obtenidos mediante el grafico el 100 por ciento de las personas encuestadas respondieron que la misma persona que realice la venta es la misma que gestiona la cobranza. De acuerdo a estas respuestas, se determina que no existe una adecuada segregación de funciones.

¿Se exige el cumplimiento de los plazos de crédito?

Alternativa Frecuencia Porcentaje

Si 0 0

No 4 100

Total 4 100

0%

100%

NoSi

Cumplimiento de los Plazos de Crédito

Grafico 3:

Cumplimiento de los plazos de crédito.El total de las personas encuestadas respondieron que no se exige el cumplimiento de los plazos de créditos. Esto genera que los clientes no tengan ningún tipo de presión para efectuar los pagos oportunamente, lo cual afecta el cobro oportuno de las facturas vencidas.

¿Existe una segregación en las funciones de los empleados en las actividades de aprobación de créditos, facturación, manejo de las cuentas por cobrar y registros contables?


Si 0 0

No 4 100

Total 4 100

0%

100%

SiNo

Segregación de funciones

Grafico 4:

Segregación de funciones.El 100 por ciento de las personas entrevistadas respondieron que no existe una adecuada segregación de funciones en estas actividades, lo que demuestra la ausencia de control necesaria para minimizar los riesgos.

¿Existen formularios para la solicitud de créditos?


Si 0 0

No 4 100

Total 4 100

Uso de Formulario para la solicitud de crédito

0%

100%

SiNo

Grafico 5:

Uso de Formulario para la solicitud de crédito. El 100 por ciento de los entrevistados respondió que no existen en la empresa formularios para realizar la solicitud de los créditos, ya que los mismos se realizan verbalmente, lo que demuestra una debilidad en el proceso de otorgamiento de créditos ya que no existe un documento que soporte la soporte la solicitud de crédito realizada por el cliente.

¿Los Formularios que utiliza la empresa para respaldar sus operaciones están debidamente prenumerados?


Si 4 100

No 0 0

Total 4 100

Formulario Debidamente Prenumerados

100%

0%

SiNo

Grafico 6

Formulario Debidamente Prenumerados. En relación a esta interrogante el total de las personas entrevistadas respondieron que si se encuentra debidamente prenumeradas las facturas y demás formularios. Esto permite tener un control adecuado de las operaciones que se realicen.

¿Se han otorgado descuentos por pronto pago a clientes que no han cancelado sus facturas en el lapso estipulados?


Si 4 100

No 0 0

Total 4 100 Grafico 7:

Concesión Inadecuada de Descuentos por Pronto Pago De acuerdo a esta pregunta, el 100 por ciento de los encuestados respondieron que si se ha otorgado descuentos por pronto pago a clientes que no han cumplido con el tiempo establecido para otorgarles el descuento. Esto demuestra que los descuentos por pronto pago no están siendo adecuadamente concedidos y que por lo tanto no se

cumple con el objetivo de agilizar las cobranzas de las facturas antes de la fecha de vencimiento, lo que constituye una deficiencia del

proceso.

Tabla 14 Concesion Inadecuada de Descuentos por Pronto pago

100%

0%

Si

No

¿Existe un manual de políticas, normas y procedimiento para la concesión de los créditos y el proceso de cobranza?


Si 0 0

No 4 100

Total 4 100

Tabla 15 Manual de Normas y Procedimientos

0%

100%

Si

No

Grafico 8:

Manual de Normas y Procedimientos

Como se puede apreciar en el grafico, el 100 por ciento de los

encuestados respondieron que no existe ningún tipo de manuales de

políticas, Normas y Procedimientos que guíen la

concesión de los créditos y las cobranzas. Esto indica que no hay

paso específico a seguir, lo que trae como consecuencia un

desconocimiento de las funciones relacionadas con el otorgamiento de los créditos y realización de las

cobranzas

¿Se concilian mensualmente las cuentas por cobrar con la cuenta control mayor general?


Si 4 100

No 0 0

Total 4 100

Tabla 17 Conciliacion de las cuentas por cobrar

100%

0%

Si

No

Grafico 9:

Concialición de las cuentas por cobrar La totalidad de las personas respondieron que se realiza una conciliación de las cuentas por cobrar con la cuenta del mayor general mensualmente. Esto indica que la empresa efectúa una conciliación que le permite comparar y verificar el monto de las cuentas por cobrar con el mayor general

¿Se realiza análisis de antigüedad de saldos de cuentas por cobrar a clientes?


Si 1 25

No 3 75

Total 4 100

Tabla 18 Analisis de Antigüedad de Saldos

25%

75%

Si

No

Grafico 10:

Análisis de antigüedad de saldos

Como se puede apreciar en el grafico el 75 por ciento de los encuestados afirmaron que no se efectúa análisis

de antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar a

clientes, lo que evita que se tenga conocimiento sobre

las cuentas que están vencidas para poder realizar

las gestiones de cobranza necesarias.

DEBILIDADES FORTALEZAS

1. No se realiza Provisión de cuentas incobrables, que cargue en cada periodo las pérdidas por cuentas incobrables.

1. Se realizan conciliaciones de las cuentas por cobrar con la cuenta de control del mayor.

2. No se cuenta con un manual donde se establezca políticas y procedimientos para la concesión de los créditos y realización de las cobranzas.

2. La empresa cuenta con un Representante Legal que se encargue de gestionar las cuentas por cobrar morosas.

3. El crédito no se otorga en función de la capacidad de pago del cliente.

3. La empresa incentiva a los clientes en el pago de sus deudas a través de un descuento por pronto pago.

4. No se realiza un adecuado estudio a los clientes para la concesión de los créditos.

4. Completa disponibilidad del personal.

Una vez aplicado el cuestionario de control interno se pudo determinar cuales son las debilidades y fortalezas que presenta el proceso de crédito y cobranza de la empresa Auto Servicios Panto, C.A

CAPITULO V

LA PROPUESTA

PRESENTACION DE LA PROPUESTA

FUNDAMENTACION DE LA PROPUESTA

JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA

OBJETIVO DE LA PROPUESTA

ESTRUCTURA

DE

LA PROPUESTA

POLITICAS

OTORGAMIENTOS DE CREDITO

COBRANZAS

PROCEDIMIENTOS

VENTAS

ADMINISTRACION

GERENCIA GENERAL

ALMACEN Y DESPACHO

CONTROL INTERNO

Para optimizar el Proceso de Crédito y Cobranza de la empresa Auto Servicios Panto C.A se debe tomar una serie de controles internos que minimizaran los riesgos de las operaciones dentro del ciclo, los cuales son representando en los siguientes cuadros:

Controles Internos Claves Riesgo de no Aplicarse los Controles

1. Existencia de una solicitud de crédito 1. No se conoce el número de solicitante.

2. Existencia de políticas y procedimientos adecuados.

2. Se realicen las operaciones sin tener lineamiento de las actividades.

3. Resguardo de la documentación que soporta las cuentas por cobrar y su respectivo archivo de acuerdo a orden numérico correlativo.

3. Extravío de las facturas o cualquier otro documento que las transacciones contables.

4. Establecer una adecuada delimitación de responsabilidad a cada uno de los involucrados en las funciones de venta y cobro.

4. Desconocimiento de las funciones que le corresponden a los involucrados en dichos procesos, ocasionaría deficiencias e irregularidades en los mismos.

EMPRESA: Auto Servicios Panto C.A.PROCESO PROPUESTO DE COBRANZAS

ELABORADO POR: Rodríguez y Vivas 2008

FECHA __/__/__

RELACION DE COBRANZA

FECHA

RECIBO DE COBRO

FACTURA CLIENTE MONTO DCTO. INTERESES DEPOSITO Nº

CHEQUE Nº BANCO

Observaciones_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Elaborado por_____________________________ Recibido por____________________________

FORMULARIO PROPUESTO DE RELACION DE COBROS

FECHA __/__/__

Hemos recibido de: ______________________________________________________________________________________________________________La cantidad de : _______________________________________________________________ Bs.F _____________________________Efectivo ( ) Cheque ( ) Nº de cheque _________________________________Banco:_____________________________________Factura Nº _________________________________Descuento ____________________________________ Intereses Moratorios _______________________________________________Vendedor _________________________________________________ Zona ________________________________________________

____________________

FIRMA

FORMULARIO PROPUESTO RECIBO DE COBRO

Nº XXXX

ORDEN DE VENTA______________________________________________________________________________________________________________________FECHA, __ __/___/____CLIENTE____________________________________________________________PEDIDO POR: ______________________ DIRECCION_____________________

COD. CANTIDAD DESCRIPCION COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

TOTAL____________OBSERVACIONES_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________ AUTORIZADO POR

FORMATO PROPUESTO ORDEN DE VENTA

FECHA __/__/__

CLIENTE DIRECCION

CIUDAD: ESTADO TELEFONO FAX

RIF NIT. Nº DE REGISTRO MERCANTIL

CLIENTE NUEVO SI ( ) NO( ) ANTIGÜEDAD DE LA EMPRESA

REFERENCIAS COMERCIALES

1)NOMBRE O RAZON SOCIAL: TELEFONO AÑOS

DIRECCION:


DIRECCION:


DIRECCION:

REFERENCIAS BANCARIAS

1)REFERENCIAS BANCARIAS AÑOS



APROBADO ( ) RECHAZADO ( )

OBSERVACIONES:___________________________________________________________________ __________________FIRMA DEL CLIENTE AUTORIZADO PORNota: Debe consignar para el estudio del crédito los documentos exigidos como soporte

FORMULARIO PROPUESTO DE SOLICITUD DE CREDITO

NIT.RIF.

NOTA DE DESPACHO DE MERCANCIA

FECHA__/__/__

CLIENTE

PEDIDO POR ORDEN DE VENTA Nº:

COD. CANTIDAD DESCRIPCION COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

TOTAL__________OBSERVACIONES_____________________________________________________________________________________________________________

__________________ AUTORIZADO POR

FORMULARIO PROPUESTO NOTA DESPACHO DE MERCANCIA

NIT.RIF.

FECHA__/__/__

CLIENTE: DIRECCION:

TELEFONO: NOMBRE DEL VENDEDOR:

CONDICIONES DE PAGO:

COD. CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO UNITARIO TOTAL

SUB TOTAL IVA TOTAL

OBSERVACIONES_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________ _______________FIRMA Y SELLO VENDEDORNOTA: Sujeto a cambio de precio

FORMULARIO PROPUESTO DE NOTA DE PEDIDO

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